Unidad 12: La documentación y los trámites ante la

Administración Pública

1. Los contratos administrativosSon contratos administrativos aquellos en los que interviene la administración pública como tal Administración, es decir, es un contrato celebrado por un organismo público y que tiene como finalidad satisfacer necesidades de interés general

Para que exista contrato administrativo deben darse los requisitos:

• El sujeto. Ha de ser una persona jurídica pública• El objeto: la organización o el funcionamiento de un

servicio público para el interés general• El régimen jurídico especial. (Cláusulas exorbitantes)• La forma: documento administrativo• La jurisdicción competente: la contencioso-

administrativa

1.1. Los contratos de las Administraciones Públicas

La Ley de Contratos Públicos distingue entre dos tipos de contratos públicos:

• Contratos administrativos: son los que celebran los organismos de la Administración Pública y que están sometidos a la Ley de Contratos Públicos

• Contratos privados: son los que celebran entidades que dependen de la Administración Pública pero que están sometidos a la normativa mercantil como cualquier empresa privada

1.2. Los tipos de contratos administrativos

En función de su finalidad pueden ser:• Contrato de obras: tiene por objeto la

realización de una obra que responda a las necesidades especificadas por la entidad del sector público contratante. Por obra se entiende el resultado de un conjunto de trabajos de construcción (creación de un inmueble, reforma, reparación, demolición, etc) o de ingeniería civil (construcción de un puente)

• Contrato de concesión de obras públicas: Es aquel que tiene por objeto la realización por el concesionario de algunas de las prestaciones que constituyen el objeto del contrato de obra. La contraprestación para el concesionario consiste en el derecho a explotar la obra o dicho derecho acompañado de un precio. Por ejemplo: una empresa construye una autopista de peaje y durante un tiempo se beneficia de la explotación económica del peaje

• Contrato de gestión de servicios públicos: se encarga a una empresa la gestión de un servicio cuya prestación había sido asumida como propia de su competencia por la Administración. Por ejemplo, se encarga a una empresa la gestión del servicio de recogida de basuras de un municipio

• Contrato de suministros: Tiene por objeto la adquisición, el arrendamiento financiero, el arrendamiento con o sin opción de compra de productos o bienes muebles. Ejemplo: cuando una Administración renueva su parque informático (ordenadores e impresoras), contratos de gasoil para calefacciones de una consejería, ect

• Contrato de servicios: su objeto son prestaciones consistentes en el desarrollo de una actividad o dirigidas a la obtención de un resultado distinto de una obra o un suministro. Por ejemplo: una comunidad autónoma contrata a una empresa para que le preste servicios de mantenimiento informático en las dependencias administrativas autonómicas

• Contrato de colaboración entre el sector público y el sector privado: se encarga a una entidad privada, por un período determinado, la realización de una actuación global e integrada que comprenda alguna de las prestaciones de los anteriores contratos públicos. Por ejemplo: se encarga a una empresa privada la construcción y la explotación económica de un albergue juvenil

• Los órganos de contratación son organismos que tienen la capacidad de seleccionar a una persona física o jurídica para que ejecute una obra, preste un servicio o suministre un bien, y que, con esta finalidad, inician el procedimiento de contratación y adjudican el contrato. Normalmente están asistidos por una mesa de contratación, que es un órgano competente para valorar las ofertas y realizar la propuesta de adjudicación del contrato, y que puede tener, en determinados casos, el apoyo de un comité de expertos o de un organismo técnico

1.3. El procedimiento de la contratación públicaEn el proceso general de la contratación pública intervienen dos agentes:

• El contratante: organismo público que contrata mediante los órganos de contratación

• El contratista: empresa que se ha hecho con la adjudicación. Las condiciones para ello son: – Capacidad de obrar– No prohibición de contratar con la Administración Pública– Solvencia económica, financiera y técnica o profesional– Clasificación de empresas como contratista

La estructura del proceso de un contrato público es la siguiente:

– Publicidad– Licitación– Selección del adjudicatario– Formalización del contrato

2. Los documentos de la AdministraciónLos documentos administrativos son los documentos escritos que utilizan los organismos públicos para comunicarse con los ciudadanos. Finalidades:

• Finalidad informativa: la Administración comunica a los ciudadanos informaciones que son de su interés

• Finalidad de dejar constancia: la Administración debe dejar constancia de la resolución de los actos administrativos que emite, en forma de registros accesibles a los ciudadanosLos documentos deben cumplir ciertas características:

• Validez• Efectos jurídicos

Los documentos administrativos pueden ser de varios tipos atendiendo a la información:

• Documentos de transmisión: comunican a los ciudadanos informaciones sobre circunstancias o hechos que pueden ser de su interés:– Notificación: se comunica al ciudadano el contenido y el alcance

de un acto administrativo– Oficio: documento oficial de comunicación– Nota interna: documento de uso interno que sirve para la

comunicación entre diversos organismos de una misma Administración

– Publicación : se comunica a los ciudadanos de forma general sobre un acto administrativo

• Documentos de constancia: dejan constancia o acreditan de forma eficaz ciertas circunstancias sobre los actos administrativos o sobre los hechos que los pueden determinar:– Certificado: acredita de forma oficial la existencia de un acto

administrativo– Acta: recoge lo sucedido en una reunión en un organismo público

• Documentos de decisión: un organismo público comunica una resolución de su competencia, y esto lo deben conocer los ciudadanos:– Acuerdo: se transmite en un documento la decisión

que adopta la Administración sobre un acto administrativo o sobre un hecho relevante

– Resolución: se transmite la decisión de la Administración cuando finaliza un procedimiento administrativo

• Documentos de juicio: informes que emiten los organismos públicos para dar una opinión sobre alguna circunstancia o para valorar un hecho que hay que valorar. Pueden ser:– Según la obligación respecto a su cumplimiento:

vinculantes y no vinculantes– Según la obligación respecto a su solicitud:

preceptivos o facultativos

2.2. Los documentos de los ciudadanos

Los ciudadanos tienen la capacidad de comunicarse con la Administración Pública a través de los siguientes documentos:

• Alegación: documento con el que el ciudadano puede aportar datos, evidencia, informaciones o documentos que considera que puede influir en la resolución

• Denuncia: el ciudadano deja constancia ante un organismo público de una información o de un hecho de especial relevancia que puede llegar a originar el inicio de un procedimiento administrativo

• Solicitud: el ciudadano realiza una petición a un organismo público de una información o de un hecho de especial relevancia que puede llegar a originar el inicio de un procedimiento administrativo

• Recurso: solicita a un organismo público la revisión de un acto que no le beneficia

3. Los archivos y los registros públicosArchivos públicos

Las funciones de los archivos y los registros son:– Reunir información relevante de forma organizada para su consulta y

utilización posterior– Proporcionar información a las mismas administraciones o a los

ciudadanos para que surtan efectos jurídicos oportunos. Tipos

• Archivos administrativos: corresponden a la primera fase de la vida de un documento, cuya vigencia no es superior a cinco años

• Archivos centrales: recogen los documentos de diversos archivos administrativos cuando estos ya no se utilizan. Su permanencia es de diez años

• Archivos intermedios: reciben los documentos de los archivos centrales cuando estos ya no son prácticamente consultados por nadie. La permanencia es de treinta años, si no han perdido vigencia jurídica. Aquellos que sean de especial interés pasarán al archivo histórico

• Archivo General de la Administración Civil: recoge la documentación generada por la Administración General del Estado y tiene una vigencia de veinticinco años

3.2. Los registros públicos

Son registros en los que se almacenan y se deja constancia documental en libros oficiales de actos, derechos y obligaciones que tienen repercusión jurídica para los ciudadanos. Los registros públicos se clasifican en:

• Registro Civil: se inscriben todos los actos que afectan al estado civil de los ciudadanos como personas físicas (nacimientos, matrimonios, defunciones y representaciones legales y tutelas)

• Registro de la Propiedad: su función es el registro de títulos de propiedad de bienes inmuebles y de los derechos y las obligaciones que llevan asociados (hipotecas, usufructos, embargos…)

• Registro Mercantil: se registran las informaciones y los documentos relevantes a nivel económico y contable de empresas y sociedades que tengan la obligación de utilizar el Registro Mercantil para depositar la información al respecto

4. El derecho a la informaciónComo miembros de la sociedad los ciudadanos tienen un conjunto de derechos respecto a la información en su relación con las Administraciones Públicas:

• El derecho a la participación de los ciudadanos en la Administración Pública: cuando un organismo público está desarrollando un procedimiento administrativo, los ciudadanos afectados por él, los interesados, tienen derecho de audiencia

• El derecho a la atención: derecho a ser atendidos y asistidos por el personal

• El derecho de acceso a registros y archivos: los ciudadanos tienen derecho a acceder a la consulta de aquella documentación que les pueda afectar o sea de su interés, teniendo en cuenta ciertos límites con relación al derecho a la intimidad

• El derecho a la información: la Administración Pública pone a disposición de los ciudadanos un buen número de canales por los que estos pueden recibir información: en persona, por teléfono, por correo electrónico y otras vías telemáticas.

La Administración dispone de oficinas de información y atención al ciudadano, donde es atendido en sus intereses, asesorado y orientado respecto a los trámites que desea realizar. También tienen una función, muy importante, como punto de recepción de quejas, reclamaciones y sugerencias

Existe la necesidad de que las Administraciones Públicas y los Gobiernos de cualquier ámbito territorial, actúen en un marco de transparencia informativa, garantizando el acceso a la información. La normativa que desarrolla esto es la Ley de transparencia, cuyos objetivos son:

• Incrementar y reforzar la transparencia en la actividad pública: están obligadas a realizar una publicidad activa para garantizar la divulgación y la comprensión de las normas y las acciones de gobierno

• Reconocer y garantizar a los ciudadanos el acceso a la información

• Establecer las obligaciones de buen gobierno que deben cumplir los responsables públicos, las exigencias y responsabilidades que los cargos públicos deben observar