Unidad 3 Registro de operaciones

3.1 La partida Doble

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas,

movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble

es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuación patrimonial

La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor

pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el

que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u

hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien,

debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.

Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble:

“Quien recibe debe a quien entrega”

“No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en

movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a

un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que

señala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dándose la contrapartida, como

característica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podría existir equilibrio. No

pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se

afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.

La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor

negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor positivo

corresponde a un debito.

Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser

igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el

crédito.

En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los debitos y los créditos

de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los créditos de los

debitos el resultado debe ser cero.

Esto permite conservar el equilibrio que también profesa la ecuación patrimonial. Si los debitos

representan lo que se tiene, los créditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo

y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación patrimonial (Activo es

igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio)

La técnica contable de hoy día, esta fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el

aumento y disminución de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente

económico.

Esta técnica la podemos representar de la siguiente manera:

Débitos Créditos

Aumento de activos Disminuciones del Activo

Disminuciones del Pasivo Aumento de pasivos

Disminuciones del Patrimonio Aumento de patrimonio

Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:

1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)

2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por si solos,

debe proceder de algún lado)

3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (El la base del equilibrio de la ecuación

patrimonial)

4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta así como se

crea se debe también eliminar de la misma forma)

La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo, pero fue en

realidad un monje de la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de

Aritmética, Geometría, Proportioni et Proportionalita” hace referencia al “Método Veneciano”

de teneduría de libros que posteriormente pasa a llamarse Método de la partida doble.

3.2 Clasificacion de las Cuentas de Balance

Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su estructura CLASIFICACIÓN POR SU FUNCIÓN: a) Cuentas reales o de balanceb) Cuentas nominales o de resultadoc) Cuentas de orden

 CLASIFICACIÓN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS

 CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR

Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances

 

CUENTAS AUXILIARESSon las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales CUENTAS REALES O DE BALANCE Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios. En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas. Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la empresa cuando pasó por un punto del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografía muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un Estado Financiero estático.

3.3 Clasificacion de las Cuentas de Resultados

 CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vídeograbación del resultado de la explotación económica del objeto social de la empresa durante un período contable. Es por tanto un estado dinámico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma. CUENTAS DE ORDEN Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando.

 Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas iguales, las de naturaleza débito debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra". 

NORMAS SOBRE LAS CUENTAS DE ORDEN

  Registros en las cuentas de orden. En el registro de las cuentas de orden se deben observar las siguientes normas:

1. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por derechos

contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden

derivar derechos.

2. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por responsabilidades

contingentes" los compromisos o contratos que se relacionen con

posibles obligaciones.

3. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especificas

según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como

contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.

4. Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto

para omitir el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con

las normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.

5. Tratándose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los

principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en

normas especiales.

6. Al finalizar cada período o cada mes, según el caso, para

reconocer el efecto de la inflación, se deben ajustar las cuentas de

orden no monetarias, afectando la respectiva cuenta de orden por

contra. [D2649,1993. Art 110]

 

 

NATURALEZA DE  LAS CUENTAS  

Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus características particulares que las diferencia unas de otras, estas diferencias radican en la naturaleza de su saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente:  

CLASE   CUENTAS  

NATURALEZA

DEL SALDO

AUMENTA

CON LOS

DISMINUYE

CON LOS

Real   Activo   Deudor Débitos Créditos

Real  

Complementaria

de activo

Acreedor Créditos Débitos

Real   Pasivo   Acreedor Créditos Débitos

Real   Patrimonio   Acreedor Créditos Débitos

Nominal   Ingresos   Acreedor Créditos Débitos

    Operacionales      

Nominal   Costos   Deudor Débitos Créditos

Nominal   Gastos Operacionales   Deudor Débitos Créditos

Nominal   Ingresos no   Acreedor Créditos Débitos

    operacionales      

Nominal   Gastos no operacionales   Deudor Débitos Créditos

De Orden   Deudoras   Deudor Débitos Créditos

De Orden   Acreedoras   Acreedor Créditos Débitos

 

3.4 Registro de Operaciones en Diario y Mayor

REGISTRO DE OPERACIONES

1.- Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotación en el debe.

2.- Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotación en el haber.

3.- La cuenta del capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotación en el haber.

Como las cuentas del activo empiezan con un cargo, es natural que para aumentar su saldo se debe cargar.

En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar.

Principios que deben observarse:

a) Los aumentos del activo se cargan

b) Las disminuciones del activo se abonan

c) Los aumentos del pasivo se abonan

d) Las disminuciones del pasivo se cargan

e) Los aumentos del capital se abonan

f) Las disminuciones del capital se cargan

Reglas del cargo y del abono:

Se debe cargar:

- Cuando aumenta el activo

- Cuando disminuye el pasivo

-Cuando disminuye el capital

Se debe abonar:

- Cuando aumenta el pasivo

- Cuando aumenta el capital

Conclusiones de las reglas del cargo y del abono:

1. La cuantas del activo empiezan con un cargo, aumenta cargándolas, disminuyen abonándolas, y su saldo es deudor.

2. Las cuantas del pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas y su saldo es acreedor.

3. La cuanta del capital empieza con un abono, aumenta abonándola, disminuye cargándola, y su saldo por lo general es acreedor.

4. Las cuantas del capital o de resultados; gastos de venta y gastos de administración, siempre se cargan y, por tanto, su saldo será deudor.

5. Las cuentas del capital o de resultados; gastos y productos financieros y otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar y, por tanto, su saldo podrá ser deudor o acreedor.

Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones:

Para registrar las operaciones, en primer lugar se deben analizar, es decir, se debe determinar la variación que sufren las cuentas afectadas y, después, se deben aplicar las reglas del cargo y del abono.

Modo de expresar correctamente los asientos de diario:

Para distinguir la contraposición que guarda la cuenta de cargo como respecto de la de abono a esta ultima se le antepone en forma expresa, no escrita.

Observaciones que se aplican a las alteraciones del balance:

1.- A todo aumento del activo corresponde:

a) Una disminución en el activo mismo

b) Un aumento en el pasivo

c) Un aumento en el capital

2.- A toda disminución del pasivo corresponde:

a) Una disminución en el activo

b) Un aumento en el pasivo mismo

c) Un aumento en el capital

3.- A toda disminución de capital corresponde:

a) Una disminución en el activo

b) Un aumento en el pasivo

c) Un aumento en el mismo capital

Partida doble:

La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que producen las operaciones en los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma del pasivo como el capital.

Balanza de comprobación:

Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor correspondientes, respetando los principios de la partida doble. La balanza de comprobación se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de cada mes, con objeto de facilitar la preparación de la balanza de comprobación que se presenta a fin de año. La balanza de comprobación debe contener los siguientes datos:

1.- Nombre del negocio

2.- Nombre del documento, o sea, balanza de comprobación

3.- Folio del mayor de cada cuenta

4.- Nombre de las cuentas

5.- Movimientos deudor y acreedor de las cuentas

6.- Saldo deudor y acreedor de las cuenta

En la balanza de comprobación deben aparecer los movimientos de las cuentas que estén saldadas.

Al formular la balanza de comprobación y saber si se realizo correctamente los saldos deudor y acreedor deben ser los mismos, así como los de debe y haber, tomando en cuanta que los saldos y movimientos pueden se diferentes.

Errores en la balanza de comprobación:

1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobación

2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el mayor

3. Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del mayor.

4. Haber cargado abonado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del diario.

5. Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en los asientos de diario.

5. Haber registrado en las cuentas del mayor únicamente el cargo o el abono de uno o varios asientos de diario.

Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobación:

1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del diario.

2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra.

3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra.

¿QUE ES EL ESQUEMA DE MAYOR?

El libro es aquel en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo y capital.

Al libro mayor se deben trasladar por orden progresivo de fechas los asientos del libro de diario.

El libro mayor también es conocido con el nombre de libro de segunda anotación, pues los datos que aparecen en él provienen del libro diario, del cual se copian las cuentas, los valores y las fechas.

El Mayor es el libro que recoge de forma ordenada todas las cuentas que se llevan en la empresa.

No es un libro obligatorio para los empresarios, pero resulta imprescindible.

Existen diferentes modelos o rayados

Cuenta:

Fecha

Concepto

Numero

Debe

Haber

Saldo

O también D Cuenta H .

La función del libro mayor.

La función del libro mayor consiste en clasificar las operaciones por cuentas, de tal manera que pueda conocer el movimiento y saldo de cada una de ellas. En el mayor no se describen las operaciones de forma ordenada y minuciosa de las operaciones efectuadas por el negocio está en el libro diario y complementa con el movimiento y saldo de cada una de las cuentas que contiene el libro de mayor.

Los saldos de las cuentas del libro mayor sirven de base para la formación de los estados finales, tales como la balanza de comprobación, el balance general y el estado de resultados; y además para comprobar el movimiento de los mayores auxiliares.

LIBRO DE DIARIO

El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en el se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad.

Dependiendo del sistema de información contable, algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes.

Un registro es un tipo de dato estructurado formado por la unión de varios elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales (enteros, real, carácter) o bien otras estructuras de datos. A cada uno de estos elementos se le llama campo.

El primer registro de unas operaciones hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que vaya realizando durante el periodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro consta de dos columnas la del debe y la del haber. Para que los registros sean validos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

En el diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente nos paga 5,000.00 que nos debía, los cuales cobramos por caja.

3.5 Balanza de Comprobacion

Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los debitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.No obstante, tenemos que resaltar que dentro del ámbito de la contabilidad y gestión financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra serie de balances, además del citado de comprobación. En concreto, también se tiene que llevar a cabo la elaboración de los balances de situación, de pérdidas y ganancias o el abreviado.De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro objetivo mostrar en todo momento la situación económica por la que está atravesando la empresa en cuestión. El segundo, como su propio nombre indica, es con el que se conoce si aquella tiene bien pérdidas o bien beneficios. Y finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas pérdidas y ganancias de una PYME (Pequeña y Mediana Empresa).

El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.Además de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo balance de comprobación tiene que contar con una estructura clara, concisa y fácilmente comprensible. De esta manera, se establece que siempre aquel tiene que contar con los siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber.Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboración que se compone de dos pasos básicamente: el realizar todas las sumas para cada cuenta de las anotaciones, tanto las del deber como las del haber, y lograr el correspondiente saldo para los dos mencionados apartados también.Es decir, la elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y el haber). Por último,las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales.