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Metodología de ejecución de la Auditoría de Gestión.
Etapas de la Auditoría de Gestión.
1. Exploración Y Examen Preliminar
Comprende el estudio que, previsto a la ejecución de la auditoría, se debe
realizar de la entidad, para la conocer los siguientes aspectos:
1. Estructura organizativa y funciones.
2. Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe
valerse de los correspondientes diagramas.
3. Características de la producción o del servicio.
4. Capacidad de producción o servicio instalada.
5. Plan de producción o servicios.
6. Sistemas de costos, centros de costos, áreas de responsabilidad, los
presupuestos de gastos y su comportamiento.
7. Fuentes de abastecimientos de las materias primas y materiales
fundamentales.
8. Destino de la producción terminada o de los servicios prestados.
9. Cantidad total de trabajadores, agrupados por categorías ocupacionales, con
sus respectivas calificaciones.
10. Existencia de las normas de consumo y cartas tecnológicas, así como ficha de
costo actualizada.
11. Existencia de normas de trabajo.
12. Revisar las informaciones que obra en el expediente único que contiene
resultados de las auditorías, inspecciones, comprobaciones, y verificaciones
fiscales, anteriores.
13. Verificación de las fuentes de financiamiento;
14. Evaluación del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo, para lo
cual se tendrá en cuenta:
15. Conocer los sistemas de información establecidos y si son oportunos y
dinámicos.
16. Comprobar el cumplimiento de los principios del Control Interno.
17. Incluir todas las verificaciones que procedan arribar conclusiones respecto a la
eficacia del Control Interno; y
18. Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del
Control Interno.
19. Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados
Financieros, que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su
situación financiera y los resultados de sus operaciones sí como el
cumplimiento de las disposiciones económico - financieras.
20. Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas
automatizados de los procesamientos de la información.
21. Analizar el comportamiento de los indicadores económicos fundamentales de
la entidad.
22. Revisar Informes Económicos y otros documentos que brinden información
general sobre la situación de la entidad.
23. Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, Técnicos,
y demás trabajadores vinculados con la entidad, incluido las organizaciones
política y de masas; y
24. Efectuar un recorrido por las áreas que conformen la entidad, a fin de observar
el funcionamiento en su conjunto.
Para conocer algunos de los aspectos antes señalados, podrán utilizarse
fuentes externas si se considera necesario. Al concluir la misma el Jefe de Auditoría
deberá evaluar la conveniencia de emitir un informe preliminar que resuma la
situación del control. Este será aconsejable cuando se considere que la duración de la
auditoría pueda prolongarse, con vista a permitir que la administración comience a
adoptar medidas, lo que al decidirse contribuirá a aligerar el informe final.
Planeamiento
Una vez realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para efectuar
el planeamiento de la auditoría, que deberá incluir, entre otros:
El análisis de los elementos obtenidos en la exploración, que deberá conducir a:
Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por las
expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones
y materias críticas;
Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas; y
Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar
Definición de los objetivos específicos de la auditoría.
Estos objetivos serán presentados a la autoridad facultada, para que de su
aprobación; y determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran.
Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se
determinará:
Cuántos auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y
Qué otros técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.
Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos
trazados. Estos deberán confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por
el jefe de auditoría y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de área.
Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría, así como el
presupuesto.
Ejecución
En esta etapa, como indica el título, de donde se ejecuta propiamente la
auditoría, por lo que se deberá:
Verifica toda la información obtenida verbalmente; y
Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.
Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado
por los auditores y especialistas deberán tener en cuenta:
1. Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los
incumplimientos y las desviaciones;
2. Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria.
3. Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del
incumplimiento.
4. Presentar especial atención para que la auditoría resulte económica, eficiente y
eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, así como que sirva de
instrumentos para coadyuvar a la toma de decisiones a la toma de decisiones
inteligentes y oportunas:
5. El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la
base de los objetivos definidos en el planeamiento.
6. El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la
unidad de auditoría debidamente facultado; y
7. Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en
cuenta: Condición, criterio, efecto y causa.
Informe
El contenido del Informe de Auditoría de Gestión debe expresar de forma
clara, concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de
dirección.
No obstante, adicionalmente, deberá considerarse lo siguiente:
1. Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los
específicos que fueron definidos en la etapa "Planeamiento".
2. Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del
incumplimiento, es decir el efecto económico de las ineficiencias prácticas
antieconómicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarán, también
de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de
cumplimiento de las 3 " Ë " y su interrelación.
3. Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones
vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse
4. Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no
comprometiéndose la auditoría con situaciones futuras que puedan producir en
la entidad.
5. Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el
precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así
como un resumen de responsabilidades. También puede utilizarse gráficos
para garantizar una mejor asimilación por parte del destinatario.
6. Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe
reflejar el hallazgo más relevante de forma amena, diáfana, precisa y concisa
que motive su lectura.
La Auditoría Financiera
Es un examen sistemático de los libros y registros de un organismo social; con
el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los
resultados de éstas para poder informar sobre los mismos. La auditoría financiera
mira el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. Por
ejemplo: los informes de auditoría de estados financieros son medios para satisfacer a
bancos, proveedores, accionistas, entre otros., a esta técnica le interesan los
desperdicios, errores, fraudes pasados, entre otros., y se enfocan a la mera situación
financiera.
Objetivos de la Auditoría Financiera.
Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los
principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar
una opinión acerca del manejo financiero.
La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los
estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la
información contable y del usuario, con la finalidad de establecer su razonabilidad,
dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la
información posee. El informe o dictamen que presenta el contador público
independiente otorga fe pública a la confiabilidad de los estados financieros y por
consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó.
Para cumplir lo anterior, el trabajo de auditoría implica, como finalidad
inmediata proporcionar al propio auditor los elementos de juicio y de convicción que
le permiten sustentar de una manera objetiva su dictamen. Esto conduce a que en cada
caso determine, según las circunstancias, las pruebas que necesita para cumplir
profesionalmente su trabajo.
La Auditoría Financiera se efectúa en forma externa, por su amplia utilidad de
validar la información financiera frente a terceros, pero esto no implica que no pueda
efectuarse en forma interna, aunque esto no es usual por lo restringido de su uso.
Procedimientos y criterios de auditoria
Procedimientos
Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un
grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen
mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su
opinión.
Es la combinación de dos o más técnicas, mientras que la conjugación de dos
o más procedimientos de auditoria derivan los programas de auditoria, y al conjunto
de programas de auditoria se le denomina plan de auditoría.
Criterios
Los criterios de Auditoría Financiera se definen entonces, como las normas y
principios de contabilidad prescritos por la Contaduría general de la Nación, que
viene a ser el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y
circunscriben la información contable.
Objetivos en el Análisis del Estudio del Balance General y el Estado de
Ganancias y Pérdidas.
Al estudiar las normas de auditoría concluye que el Contador Público debe
efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la
empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar
a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad
que ha de dar a sus pruebas de auditoría.
El estudio de la evaluación del control interno, tienen como objeto primario la
formulación de un programa de auditoría, que al ejecutarse permite al Contador
Público emitir un dictamen sobre los estados financieros.
El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de control
interno, es averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del
sistema de control interno existente, como base para determinar el alcance del
examen. La revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la
auditoría sino que continúan en el transcurso de ella.
Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificación que pueda
recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos
se deben comunicar por medio de memorándum de sugerencias, conteniendo las
deficiencias localizadas en la organización del negocio.
Muestreo estadístico en auditoria
Consiste en la aplicación de un procedimiento de cumplimiento sustantivo a
menos de la totalidad en las partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de
transacción (muestra), que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna
característica del saldo o la transacción y que permite llegar a una conclusión en
relación con las características.
Como consecuencia de lo anterior, se puede concluir que la técnica de la
selección para muestre en auditoria está basada en la selección al azar o aleatoria, que
es la que asegura que todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene
la misma posibilidad de ser seleccionadas.
Al diseñar una muestra de auditoria, el auditor considerará los siguientes aspectos
para definirla:
Los objetivos de la auditoría
El universo
El riesgo y la certidumbre
Error tolerable
Error esperado en el universo
Las técnicas de muestreo.
Al efectuar sus pruebas sustantivas y de cumplimiento sobre los saldos y el
control interno, el auditor no selecciona todas las operaciones procesadas durante el
ejercicio, ya que el coste del examen sería astronómico y la entrega del informe se
demoraría durante meses; utiliza técnicas de muestreo: al examinar una muestra
representativa de un amplio grupo de operaciones homogéneas se pueden obtener
conclusiones acerca de todo el grupo.
El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden
inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o
población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominada
muestra.
La teoría de probabilidades nos dice que una muestra seleccionada de un gran número
de partidas similares tiende a mostrar las mismas características que reflejaría el
examen de la serie completa.
Fases
Definición de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que
deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas;
especificar las comprobaciones que se efectuarán, los elementos a utilizar y lo que se
entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en el programa de auditoría.
Selección de muestras. Consiste en definir el método a seguir para determinar las
unidades concretas que formarán parte de la muestra.
Calcular la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de unidades a
seleccionar y que formarán la muestra.
Evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos.
La selección de las muestras se puede realizar de la forma siguiente:
1. Muestras en bloque: incluye generalmente todas las partidas de un período
determinado o todas las partidas de una sección de cuentas por orden
alfabético.
2. Muestreo al azar: En este muestreo todas las partidas que forman el universo
deben tener la misma probabilidad de ser seleccionadas.
3. Muestreo estratificado: Significa clasificar la población en estratos y
posteriormente aplicar el muestreo en cada estrato, principalmente el muestreo
en bloque.
Entrevistas
Un auditor de calidad usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar
a cabo la auditoría (ejecución), como también para analizar y reportar los resultados.
El entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditoría de
calidad. Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y técnicas para definir
los procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar resultados. Un auditor de
calidad para determinar si el auditado las está utilizando correctamente y de manera
efectiva. Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los
equipos de auditoría; por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipación
para realizarlas.
Esto incluye:
1. Selección cuidadosa de los entrevistados
2. Coordinación, por parte del equipo de auditoría, de la elaboración del
calendario con suficiente anticipación para asegurar la participación de los
entrevistados y evitar una posible duplicación.
3. Revisión de la información disponible
4. Revisión de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las
entrevistas.
5. Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación
6. Diagrama causa y efecto
Encuesta
Es un instrumento de recolección de información que se realiza utilizando un
formato de cuestionario conformado por un conjunto de preguntas.
La encuesta se emplea básicamente para investigar, indagar o sondear sobre
un asunto determinado y/o para medir, una o más variables dentro de una
investigación o estudio, dentro de una población objetivo que reúna las condiciones
requeridas de acuerdo con el objeto del proyecto o tema. Las encuestas pueden ser
útiles para recopilar la información pertinente para la auditoría. Pueden ser enviadas
por correo u otro método a las personas, organizaciones, firmas privadas y otras
personas que se supone conocen el programa o área de la auditoria, en la cual se
interesa o pueden ser aplicadas directamente por los auditores.
Las personas que contesten las encuestas pueden estar asociadas con el
programa o área de la auditoria directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios,
administradores, contratistas o simplemente como posibles fuentes de información
que podrían servir de ayuda en la labor de auditoria.
Diagrama de Flujo
Es una representación reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en
términos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes. Muestra
el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre si por ¨tuberias¨ y
¨depósitos¨ de datos, y permite describir el movimiento de los datos a través del
sistema.
Describe lugares de origen y destino de datos- transformaciones a las que son
sometidos los datos- lugares en los que se almacenas los datos dentro del sistema- los
canales por donde circulan los datos.
Las técnicas del diagrama de flujo de datos, es una representación gráfica que
permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información en la
organización bajo estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes
con la finalidad de optimizarlos, reflejándolos en el sistema propuesto.
Sistema de Control Interno
El sistema de control interno es el plan de organización adoptado dentro de
una empresa para salvaguardar sus activos y asegurar el adecuado registro de las
transacciones comerciales. El trabajo, en base al análisis de los circuitos
administrativos y contables, se dirige a la evaluación de dicho sistema, verificando
que los controles funcionen y cumplan con su objetivo.
El control interno junto con la categorización de objetivos, los componentes y
criterios para la efectividad, y las discusiones asociadas, constituyen la estructura
conceptual del tema.
El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de
desempeño y rentabilidad, prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar
información financiera confiable, y a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y
regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. En suma puede
ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y
sorpresas a lo largo del camino.
Las exigencias de los negocios y su complejidad exigen de la auditoria una mayor
profundidad y planeación de los trabajos en la evaluación del control interno así como
una adecuada apreciación de los temas a evaluar donde, de manera general no pueden
faltar a nuestro criterio elementos como:
El tamaño de la empresa o negocio.
Características de la actividad fundamental.
Organización interna de la entidad.
Naturaleza de la entidad.
Problemas específicos.
Requisitos legales.
Analizar los estados financieros.
En la actualidad el control interno se ha dividido para su evaluación en cinco
componentes interrelacionados, derivados de la manera en como la administración
realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración. Aunque los
componentes se aplican a todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas
pueden implementarlos de forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser
menos formales o menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña
puede tener un control interno efectivo.
Auditoría Operacional.
Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o
parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversión o
contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas. Su
propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados
por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones
evaluadas relacionadas básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y
economía. Es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, además
de evaluar la calidad de las operaciones.
Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en
forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo. Políticas y
procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los
recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la Organización se han
alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
La Auditoria Operacional formula y presenta una opinión sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad
y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante
modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva, desarrolla la
habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican síntomas
adversos evidente en la eficiente administración.
Objetivos y Alcance de la Auditoría Operacional.
El Objetivo de la Auditoria Operativa es identificar las áreas de reducción de
Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines
constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas, en base a lo cual se determina
que:
1. La Auditoria Operativa determina si la función o actividad bajo examen
podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva.
2. Uno de los objetivos de la Auditoria es el de determinar si la producción del
departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan
variados informes, presupuestos y pronósticos que así como también los
Estados Financieros.
3. La Auditoria Operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia
importante de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas.
4. La Auditoria Operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan
realizado durante el ejercicio.
5. Determinar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa.
6. Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la
cantidad, calidad y las clases de compras si se hubiesen realizado.
Metodología de la Auditoría Operacional
No existe aun una metodología que aplique un auditor operativo en la
realización de su labor; al auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su
experiencia como auditor.
Básicamente se aplica cuatro características de la auditoría operativa:
1. Familiarización: Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la
actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados.
2. Verificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de
transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de
esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea
necesario par que represente razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al
realizar la verificación los auditores usualmente están interesados en tres temas:
calidad, periodo correcto y costo.
3. Evaluaciones y Recomendación: Las recomendaciones deben hacerse solamente
cuando el auditor está totalmente seguro; como resultado de su examen y examen.
4. Informar De Los Resultados A La Dirección: el Auditor debe reservarse para la
conclusión del examen. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y
mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los
hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia
que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una
aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General como de la Operativa.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Las normas de auditoria generalmente aceptadas, pueden clasificarse como
siguen:
Normas Generales o Personales
Normas relativas a la Ejecución del Trabajo
Normas relativas a la información y al dictamen
Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los
principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los
auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas
garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.
Las NAGAS tienen su origen en los boletines emitidos por el comité de
Auditoria de Instituto Americano de Contadores públicos de los estados Unidos de
Norteamérica en el año 1948.
Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y
se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona
humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor
La auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento
técnico y pericia como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser
contador Público para ejercer la función de auditor, sino que además se requiere tener
entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditor. Es decir además de los
conocimientos técnicos obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicación
práctica en el campo de una buena dirección y supervisión.
Este adiestramiento, capacitación y práctica constante forma la madurez del
juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes
intervenciones, encontrándose recién en condiciones de ejercer la auditoria como
especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por cuanto no garantizará
calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las normas para
regular su actuación.
En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener
independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad
profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones
(políticas, religiosas, familiares, entre otros.) y subjetividades (sentimientos
personales e intereses de grupo).
Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuación profesional. Si
bien es cierto, la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no
solamente debe serlo, sino también parecerlo, es decir, cuidar su imagen ante los
usuarios de su informe, que no sólo es el cliente que lo contrató sino también los
demás interesados (bancos, trabajadores, estados, pueblo, entre otros.)