Estructura de contenidos:

1. Cargar la aplicacin

2. Entorno de Trabajo

3. Crear un Proyecto

4. Organizar Ventana

5. Formatos

6. Administrar Tareas

7. Unidades

8. Edicin de tareas

9. Organizar las tareas

10. Vincular/Desvincular tareas

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cisvirtual@ucv.edu.pe

7 Generalidades de MS Project

Introduccin

Estimado estudiante:

En esta oportunidad le damos la bienvenida a esta nueva unidad de

aprendizaje, donde aprender los fundamentos bsicos para controlar Microsoft

Project.

Los proyectos no solo necesitan expresarse en costos sino tambin en tiempos.

Ms Project es una herramienta clave en la planificacin de las actividades. Como

profesionales de ingeniera, se debe llegar a la exactitud de los procesos.

Iniciaremos con el reconocimiento de los procesos bsicos del entorno en MS

Project y la gestin de las actividades denominadas tareas.

Te deseamos xitos en el desarrollo de esta Unidad.

COMPUTACION III 221

MS PROJECT

MS Project 2007 es el software perteneciente a la suite Microsoft Office que se encarga

del Diseo y Control de Proyectos. Consideremos como proyecto a todo lo que implica

realizar tareas, que demandan un tiempo y costo. Pueden ser simples (Ej. pintar una

casa) o complejos (Ej. Construccin de un edificio)

CARGAR LA APLICACION

ENTORNO DE TRABAJO

COMPUTACION III 222

CREAR UN PROYECTO

Se puede crear de las siguientes formas:

PLANTILLA EN BLANCO

Por defecto se genera al cargar MS Project, pero si desea forzar una plantilla de

proyecto en blanco

USANDO UN PROYECTO EXISTENTE

Abre un archivo existente y genera uno nuevo con las modificaciones que se le

realicen.

PLANTILLA CON MODELO

Existen instaladas en su PC y recuperan datos modelos sobre diversos proyectos para

ser ajustados en sus valores.

COMPUTACION III 223

NOTA:

Se pueden incrementar si guarda algunos de sus proyectos en la ruta indicada y con

formato de Plantilla

COMPUTACION III 224

PLANTILLA DE INTERNET

Microsoft proporciona ayuda y/o material adicional a todos sus productos. Existen

plantillas en lnea listas para ser descargadas.

COMPUTACION III 225

ORGANIZAR VENTANAS

Normalmente se tiene ms de un ventana del proyecto o varios proyectos abiertos y

nos vemos obligados a organizarlos.

FORMATOS

Microsoft Project carga con una vista llamada Diagrama de Gantt que dispone de una

hoja con datos y una barra grfica. Ambos pueden sufrir cambios en su apariencia.

Formatos al texto

Seleccionar las celdas y utilizar la barra de formatos de texto o el men Formato.

COMPUTACION III 226

Formatos a las barras

COMPUTACION III 227

COMPUTO III 228

ADMINISTRAR TAREAS

Es la descripcin detallada de una accin o suceso importante en la ejecucin de un

proyecto. La secuencia y enlaces de las tareas se denominan Programacin de Tareas.

Toda tarea tiene asociado un tiempo. Se recomienda conocer bien los procesos para no

omitir detalles.

Tipos de Tarea

Tarea simple

Es la descripcin detallada de la accin o suceso. Siempre tiene asociado un tiempo.

Tarea de Resumen

Es una tarea que se genera a partir de una organizacin estructurada de las tareas.

Siempre muestran un valor a partir de las tareas contenidas.

Hito

Es una tarea que dura 0. Es decir, solo sirve para indicar un hecho relevante en la

programacin.

UNIDADES DE TIEMPO

Por defecto, las tareas tienen 1 da (el signo ? significa un valor estimado) pero se

pueden asignar valores sub-mltiplos (minuto: mins, hora: h) y mltiplos (semana:

sem, mes: ms) . Considere que: 60mins = 1h, 8h=1d, 5d=1sem, 4sem=1ms.

Ej.

COMPUTO III 229

EDICION DE TAREAS

CREAR TAREAS

Ubicarse en una celda de la columna Nombre de tarea, escribir y pulsar ENTER. Por

defecto, todas las tareas duran 1 da y comienzan el mismo da de su creacin.

Ej.

SELECCIONAR TAREAS

Arrastrar sobre los Items de las tareas (Item, es el Nmero de Fila)

INSERTAR TAREAS

Seleccionar la tarea a partir de la cual se insertar la tarea nueva. Pulsar la tecla

INSERT

COMPUTO III 230

ELIMINAR TAREAS

Seleccionarlas y pulsar la tecla SUPR

DINAMICA DE TAREAS

Seleccionar tareas y pulsar CTRL+C (Copiar) o CTRL+X (Cortar) para llevar a la

memoria del computador. Ubicarse en posicin deseada para trasladar el contenido en

memoria y pulsar CTRL+V (Pegar)

COMPUTO III 231

BUSCAR UNA TAREA

Permite facilitar la ubicacin de una tarea que responda a un criterio de bsqueda.

REEMPLAZAR EN TAREAS

Permite sustituir expresiones que coincidan con un criterio de bsqueda especfico.

COMPUTO III 232

ORGANIZAR LAS TAREAS

Es una tcnica que consiste en agrupar tareas Simples dentro de tareas Resumen. Una

tarea puede cambiar de Simple a Resumen o viceversa si se le aplica formato de

Sangras.

Para aplicar sangras se deber: (a) Visualizar la Barra de Formatos, (b) Seleccionar

las tareas involucradas, (c) Clic en Aumentar Sangra () o en Disminuir Sangra ().

DATOS EXTERNOS

Los datos que se muestran como registros (en filas) en alguna aplicacin de Microsoft

Office pueden ser Pegados o Importados a un Proyecto.

DATOS PEGADOS

COMPUTO III 233

VINCULAR/DESVINCULAR TAREAS

Por defecto, las tareas comienzan el mismo da que fueron creadas. Para vincularlas se

necesita seleccionar a todas las tareas (clic en Nombre de tarea) y clic en botn

Vincular tareas en la barra de herramientas Estndar. Si desea anular el vnculo,

deber hacer clic en botn Desvincular tareas. Por defecto se vinculan de manera

secuencial (debe acabar una tarea para que se inicie la otra)

COMPUTO III 234

COMPUTO III 235

RECONOCIENDO A MS PROJECT

01. Cargar Ms Project

02. Definir una lista de tareas y su duracin

Definir el tema a exponerse 2 das

Comunicar a ponentes 5 das

Enviar invitaciones 3 das

Confirmar invitaciones 10 das

Buscar local 2 das

Alquilar equipos 2 das

Decorar el local 1 das

Alquilar servicios de seguridad 1 das

Realizacin del Evento 1 das

Fin 0 das

03. Crear la lista de tareas en Ms Project

04. Agregar una tarea de resumen llamada PROYECTO-EVENTO y vincular

secuencialmente

> Clic en la tarea Definir el tema de a exponerse

> Pulsar tecla INSERT y escribir PROYECTO-EVENTO

> Arrastrar desde el tem 2 hasta el tem 10 para seleccionar las tareas

> Aplicar sangra

> Clic en columna Nombre de tarea para seleccionar todas las tareas

> Clic en Vincular tareas

COMPUTO III 236

05. Programar el proyecto para que inicie el primer lunes del mes siguiente con

respecto a la fecha actual. Ej.

06. Verificar que la hoja y diagrama utilizan un calendario Estndar de trabajo (Lun,

Mar, Mie, Jue, Vie de 09:00 a.m.-01:00 p.m. y 03:00 p.m.-07:00 p.m.)

COMPUTO III 237

06. Verificar la incidencia del calendario utilizado en la fecha de inicio y fin del proyecto

Calendario Estndar

DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB

09:00

a.m.-

01:00

p.m.

09:00

a.m.-

01:00

p.m.

09:00

a.m.-

01:00

p.m.

09:00

a.m.-

01:00

p.m.

09:00

a.m.-

01:00

p.m.

03:00

p.m.-

07:00

p.m.

03:00

p.m.-

07:00

p.m.

03:00

p.m.-

07:00

p.m.

03:00

p.m.-

07:00

p.m.

03:00

p.m.-

07:00

p.m.

4+4=8 4+4=8 4+4=8 4+4=8 4+4=8

(8hr/d * 5d=40 hr/sem)

COMPUTO III 238

Calendario Turno Noche

DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB

11:00

p.m.-

12:00

a.m.

11:00

p.m.-

12:00

a.m.

11:00

p.m.-

12:00

a.m.

11:00

p.m.-

12:00

a.m.

11:00

p.m.-

12:00

a.m.

12:00

a.m.-

03:00

a.m.

12:00

a.m.-

03:00

a.m.

12:00

a.m.-

03:00

a.m.

12:00

a.m.-

03:00

a.m.

12:00

a.m.-

03:00

a.m.

04:00

a.m.-

08:00

a.m.

04:00

a.m.-

08:00

a.m.

04:00

a.m.-

08:00

a.m.

04:00

a.m.-

08:00

a.m.

04:00

a.m.-

08:00

a.m.

1 1+3+4=8 1+3+4=8 1+3+4=8 1+3+4=8 3+4=7

(1 h/sem + 8 h/d * 4d/sem + 7h/sem=40 hr/sem)

Calendario Turno Noche

DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB

12:00

a.m.-

12:00

a.m.

12:00

a.m.-

12:00

a.m.

12:00

a.m.-

12:00

a.m.

12:00

a.m.-

12:00

a.m.

12:00

a.m.-

12:00

a.m.

12:00

a.m.-

12:00

a.m.

12:00

a.m.-

12:00

a.m.

24 24 24 24 24 24 24

( 24 h/d * 7d/sem= 168 h/sem)

COMPUTO III 239

07. Crear nuestro propio calendario laboral llamado EVENTO

Calendario EVENTO

DOM LUN MAR MIE JUE VIE SAB

08:00

a.m.-

09:00

a.m.

07:00

a.m.-

12:00

p.m.

07:00

a.m.-

12:00

p.m.

07:00

a.m.-

12:00

p.m.

07:00

a.m.-

12:00

p.m.

06:00 06:00 06:00 06:00

COMPUTO III 240

p.m.-

10:00

p.m.

p.m.-

10:00

p.m.

p.m.-

10:00

p.m.

p.m.-

10:00

p.m.

1 5+4=9 4 0 5+4=9 5 5+4=9

(1 h/sem + 9 h/d * 3d/sem + 4h/sem + 5h/sem=37 hr/sem)

08. Aplicar este calendario al proyecto y diagrama

09. Configurar la escala para mostrarse a 03 niveles en Meses-Semanas-Das

COMPUTO III 241

10. Configurar las barras de tareas para que se muestre distintas.

COMPUTO III 242

COMPUTO III 243

11. Configurar la moneda a NUEVOS SOLES del Per

00. Declarar una lista de recursos y sus tasas como se detalla a continuacin

Nombre Tipo

Unid

ad

Inic

ial Grupo

Capaci

dad

Tasa

Estndar

Tasa

Extra

Costo/

Uso

JAIME

Trab

ajo J

ORGANIZ

ADOR 100% 20 20 0

ROSA

Trab

ajo R

ORGANIZ

ADOR 100% 30 30 0

FLOR

Trab

ajo F

ORGANIZ

ADOR 100% 30 30 0

GLADYS

Trab

ajo G

ORGANIZ

ADOR 100% 10 10 0

JOSE

Trab

ajo J TECNICO 100% 50 75 0

EQUIPO DE

SONIDO

Mate

rial E

0

500

PAPEL BOND

Mate

rial

MILL

AR P 30 0

COMPUTO III 244

LLAMADAS

Cost

o L 0

EXPOSITOR

Trab

ajo E 100% 100 0 200

12. Verificar que se costos se acumulan por Prorrateo (se calcular conforme vaya

utilizndose el recurso)y que trabajarn al ritmo del calendario usado (se trabajar

respetando los das no laborables).

13. Asignar los recursos usando la Hoja de datos de la vista Gantt

14. Si desea agregar ms de un recurso a una misma tarea, puede hacerlo desde la

ventana de Informacin de la tarea.

Ej. Agregar a la tarea Realizacin del Evento el recurso EQUIPO DE SONIDO

COMPUTO III 245

15. Agregar la columna de Costo y verificar el presupuesto necesitado

16. Verificar