unidad ii
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La Detección de los Proyectos en las OrganizacionesTRANSCRIPT
Msc. Claudio Miguel Hernández.
Ingeniería de Sistemas.
Gerencia y Planificación de Proyectos.
UNIDAD II
LA DETECCIÓN DE PROYECTOS EN
LAS ORGANIZACIONES
Msc. Claudio Miguel Hernández.
Ingeniería de Sistemas.
Gerencia y Planificación de Proyectos.
INTRODUCCIÓN
Detección
Saber que existe
Estar consciente de que seremos
los encargados de llevarlo a cabo
La identificación de un proyecto se produce en dos
ámbitos diferentes:
1. Proyectos Internos: El objeto es para la
propia compañía que promueve el proyecto.
2. Proyectos Externos: Se encuentran fuera de
la propia empresa, en el mercado exterior.
Normalmente las organizaciones tienen, o al
menos deben tener, un Plan Estratégico a largo
plazo, que identifique los campos de acción en los
que debe desarrollarse (interna y externamente).
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LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Las estrategias son el cómo de los proyectos; son aquellas
actividades que permiten alcanzar o realizar cada proyecto.
Un plan de acción es la traducción final de la estrategia, es su forma
de ponerlo en práctica.
Planeación Estratégica: Es el proceso mediante el cual
quienes toman decisiones en una organización obtienen,
procesan y analizan información pertinente interna y
externa, con el fin de evaluar la situación presente de la
empresa, así como su nivel de competitividad con el
propósito de anticipar y decidir sobre su direccionamiento
hacia el futuro.
Un plan de acción es la traducción final
de la estrategia, es su forma de ponerlo
en práctica.
Proyectos
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LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Factores Externos
Factores Internos
Formulación de la estrategia¿Qué decido hacer?
1. ANÁLISIS DEL ENTORNO(Oportunidades / Amenazas)
¿Qué podría hacer?
2. ANÁLISIS INTERNO(Fortalezas / Debilidades)
¿Qué puedo hacer?
3. RESPONSABILIDAD SOCIAL¿Qué debería hacer?
4. VALORES / ASPIRACIONES (Directivos / Empresarios)
¿Qué quiero hacer?
Estrategia Económica
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LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
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Positivos
(Para alcanzar objetivos)Negativos
(Para alcanzar objetivos)
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A
Fortalezas
Oportunidades Amenazas
Debilidades
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Fortalezas Debilidades
Estrategias DO
Estrategias FA Estrategias DA
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LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
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PROYECTOS INTERNOS
Como consecuencia de un “Plan Estratégico”, aparecen proyectos que hay que
llevar a cabo, probablemente con objetivos bien definidos.
Además, en el día a día, se presentan necesidades que tienen que ser cubiertas
mediante la realización de proyectos oportunos, en donde es probable que los
objetivos no estén tan bien definidos como los anteriores y pueden ser más bien
deseos motivados por la urgencia de disponer de, o actualizar, o instalar, entre
otros. Todo esto puede surgir como consecuencia de:
Demandas del
Mercado
Peticiones de
los clientes
Avances
tecnológicos
Directrices
internas
Requisitos
Legales
Nuevos
productos
Cambio de
estructura
Formación
Actualizar /
Desarrollar
sistemas
Mercadeo
Procesos y
procedimientos
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Priorización de Proyectos
Tomando en cuenta los dos escenarios antes descritos, es recomendable el
nombramiento de un Comité por parte de la Alta Dirección. Pasos:
1. Listar todos los proyectos.
2. Determinar con claridad y honestidad la necesidad y oportunidad de cada proyecto.
3. Establecer fechas y presupuestos aproximados para su realización.
4. Analizar la viabilidad de cada proyecto.
5. Establecer el riesgo asociado a cada proyecto.
6. Clasificar los proyectos de peor a mejor en base a los criterios de ponderación definidos.
7. Seleccionados los proyectos más importantes, incluirlos en el Plan Estratégico o, si se
trata de las necesidades que surgen del día a día, empezar aquellos cuya realización no
presente problemas para los recursos limitados (presupuesto).
PROYECTOS INTERNOS
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Clasificación de los Proyectos
Razones consideradas para eliminar proyectos:
Falta de recursos (personas, dinero, tiempo, habilidades).
Objetivos del proyecto no alineados con los objetivos a largo plazo de la
empresa (también pueden incluirse en el plan estratégico).
Falta de apoyo al proyecto dentro de la propia organización.
Resultados del proyecto que pueden entrar en contradicción con las políticas de
la empresa o afectar su imagen.
Extemporaneidad del proyecto.
Entrar en conflicto con otros proyectos.
Un riesgo que no se puede asumir.
PROYECTOS INTERNOS
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Clasificación de los Proyectos
Razones consideradas para priorizar proyectos:
Rentabilidad alta.
Tiempo de salida del producto objeto del proyecto al mercado.
Riesgos mínimos en su desarrollo.
Coincidencia con los objetivos del Plan Estratégico.
Incremento de la imagen comercial de la compañía como consecuencia del
proyecto.
PROYECTOS INTERNOS
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PROYECTOS EXTERNOS
En muchas ocasiones, las empresas se ven obligadas a ofertar
proyectos a realizar en el exterior de la propia empresa o a
través de terceros. Es el caso típico de las empresas de
servicios, constructoras y de producción.
Como consecuencia, tiene que hacer un esfuerzo comercial
,para conseguir esos proyectos o identificarlos.
La contratación es uno de los procesos más importante en el
desarrollo de proyectos externos,
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PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Los proyectos estratégicos son el resultado de analizar las opciones estratégicas y
de dar prioridad a cada una de éstas, seleccionando o identificando proyectos
como condición para lograr los objetivos y por ende su misión y visión.
Los proyectos estratégicos son vitales, calificándose como factores claves de éxito
en la empresa.
Entre algunos proyectos estratégicos se pueden mencionar por ejemplo:
Modernización
tecnológica
Reingeniería
Organizacional Optimización de
Procesos
Plan de
Mercadeo
Calidad
Total
Servicio
al Cliente
Plan de
Capacitación
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PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Los proyectos estratégicos tienen relación directa con los respectivos objetivos y
las áreas funcionales. Las matrices de correlación podrían contribuir a este
análisis.
Objetivos
Proyectos Obj. 1 Obj. 2 Obj. 3 Obj. 4
…
… Obj. n
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
…..
Proyecto n
Áreas
Proyectos
Área
Financiera
Área
Mercadeo
Área
Administración
Área
RRHH
…
… Otros
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
…..
Proyecto n
Matriz de
Correlación de
Objetivos
Matriz de
Correlación de
Áreas Funcionales
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PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Para cada proyecto deben definirse las estrategias y los responsables de cada
estrategia. El responsable puede ser una unidad o una persona.
Nombre del Proyecto: Responsable
Estrategia 1
Estrategia 2
Estrategia 3
….
Estrategia n
Proyecto Estratégico Responsable: ___________________________
Unidad: ________________________________
Estrategia Básica
1. Indicador de Éxito Global
QuiénCon qué
recursos
Posibles
Dificultades
Inicio Fin
¿Qué hacer? ¿Cuándo?Resultados
Esperados
2. Tareas3. Tiempo
4. Metas 5. Responsable 6. Recursos 7. Limitaciones
Plan Operativo
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PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Previamente a la etapa de desarrollo y puesta en marcha, es fundamental que los
proyectos sean conocidos por los diferentes niveles de la organización, es decir,
diseñar un programa para la “venta interna del proyecto”, siendo éste una
estrategia de mercadeo corporativo que tiene entre algunos objetivos:
a) Consolidar el proceso de comunicación interna.
b) Estimular el compromiso de los colaboradores.
c) Facilitar la medición de resultados.
d) Estimular la retroalimentación y monitorear el plan.
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GESTIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS
Cuando se han definido necesidades para la mejora de los procesos y sistemas,
estas iniciativas deben priorizarse en proyectos formales y justificables.
Cada proyecto debe incluirse en una matriz, en donde los proyectos con
beneficio alto y que son relativamente fáciles de llevar a cabo deben
seleccionarse primero. Aquellos con un beneficio alto pero con una compleja
aplicación, deben analizarse para definir su desarrollo y prioridad.
Para cada uno de los proyectos, el equipo de trabajo realiza una calificación
semicualitativa, en la escala (01-10) asignando el Impacto que tiene en la
organización (procesos, recursos humano, sistemas, etc.), y calificando la
relación Costo / Riesgo.
La matriz de proyectos debe ser administrada por un Comité de Proyectos, debe
actualizarse constantemente y cada vez que se incluya un nuevo proyecto.
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GESTIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0
I
M
P
A
C
T
O 1
2
3
5
8
4
9
7
6
Prioridad Alta
Prioridad Media
Prioridad Baja
Proyectos:
1.
2.
3.
4.
5.
.
..
…
….
Cartera de
Proyectos
Ficha
Técnica
- Código.
- Descripción.
- Objetivos.
- Justificación.
- Alcance / Limitaciones.
- Recursos.
- Cronograma.
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FACTORES DE RIESGO EN LOS PROYECTOS
F A
C
T
O
R
E
S
Alcance del proyecto. Tamaño del equipo de trabajo.
Líder del proyecto y dueños de los procesos involucrados.
Alineación con la estrategia de negocio.
Conocimiento de negocio por del equipo de trabajo.
Compromiso, roles y responsabilidades.
Recursos (Tecnológicos, Humanos, Financieros, entre otros).
Requerimientos. Impacto en los procesos y estándares.
Duración del proyecto. Metodología para el desarrollo del proyecto.
Impacto en la estructura organizativa.
Dependencia con otros proyectos.
Entregables (aplicativos, sistemas, licencias, documentación, entre otros).
Ubicación del equipo de trabajo
Experiencia del proveedor Calidad de información Horas totales de esfuerzo.
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CASO DE ESTUDIO: MATRIZ FODA
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