unidad ii el proceso administrativo - rene legue
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UNIDAD II
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Prof: René Legue Cárdenas
Administrador Publico
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN:
•La planeación implica calcular las condiciones y las circunstancias
futuras, y con base en esas estimaciones, tomar decisiones sobre que
trabajo debe realizar el administrador y todos aquellos que están bajo
su responsabilidad.
• Consideremos que esta función la componen tres niveles o tipos
distintos:
Planeación estratégica
Planeación táctica
Planeación operativa
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
ORGANIZACIÓN:
• Para realizar el trabajo administrativo, es necesario conjuntar los
recursos de manera sistemática; esta función se conoce como
organización.
• Implica poner atención a la estructura de relaciones entre los
puestos y los individuos que lo ocupan, así como vincular la
estructura con la dirección estratégica general de la organización.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
DIRECCION:
• A lo largo de los años, esta función se ha clasificado de diversas
maneras, que incluyen el termino liderazgo.
• El fundamento de dirigir o liderar es el proceso de intentar influir en otras
personas para alcanzar los objetivos de la organización.
• Significa motivar a los subalternos, interactuando con ellos de manera
eficaz en situaciones colectivas, y comunicándose de manera estimulante
sobre los esfuerzos para cumplir sus tareas y alcanzar las metas
organizacionales.
CONTROL:
• La esencia de esta función consiste en regular el trabajo de
quienes un administrador es responsable.
• La regulación podría realizarse de distintas formas, incluyendo el
de establecimiento anticipado de estándares de desempeño, la
supervisión continua( en tiempo real) del desempeño y, de manera
significativa, la evaluación del desempeño general.
• Los resultados de la evaluación se retroalimentan al proceso de
planeación.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
ADMINISTRAR
PLANEACION
CONTROL ORGANIZACION
DIRECCION
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
FUNCIONES ADMINISTARTIVAS
ROLES ADMINISTRATIVOS
Henry Mintzberg , baso su sistema de clasificación en estudios de
investigación sobre la forma en que los administradores emplean su
tiempo en el trabajo y se oriento hacia los “roles”, que él denominó
“ conjuntos organizados de conductas”.
Mintzberg organizó su tipología de los roles administrativos en tres
categorías principales (interpersonal, de información, y de decisión) cada
una de las cuales contiene roles específicos.
Este sistema comprende en total 10 roles.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
Roles interpersonales
•Representante•Líder•Enlace
Roles de información•Monitor•Divulgador•Vocero
Roles de Decisión•Emprendedor•Mediador de conflictos•Asignador de recursos•Negociador
Roles administrativos
TIPOS DE ROLES ADMINISTRATIVOS
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
ROLES INTERPERSONALES
Los papeles interpersonales se componen de tres clases de
conductas y, de acuerdo con Mintzberg, se derivan directamente de la
autoridad formal que la organización le otorga al administrador; a
saber:
1. El rol de representante:
• Esta serie de conductas implica un énfasis en actividades
protocolarias, como atender una labor de asistencia social, dar la
despedida a un empleado que se jubila, etc.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
2. El rol de líder:
• En el sistema de Mintzberg, este papel es esencial el de influir en
los demás o en dirigirlos.
• Es el conjunto de responsabilidades que las personas
comúnmente asocian con el trabajo del administrador, ya que la
organización le otorga a este la autoridad formal sobre el trabajo
de otros individuos.
• De acuerdo con el grado que los administradores traduzcan esa
autoridad en influencia real, ejercerán lo que se denomina
comportamiento de liderazgo.
3. El rol del enlace:
• Este papel destaca los contactos en que el administrador tiene con
las personas externas a la cadena de mando de la autoridad formal.
• Tales contactos incluyen no solo a los otros administradores dentro
de la empresa, sino también a muchos individuos fuera de ella; por
ejemplo, clientes, proveedores, funcionarios gubernamentales y
administradores de otras organizaciones.
•Asimismo destaca interacciones horizontales, en contrataste con las
interacciones verticales del administrador y resalta el hecho de que
una parte importante del trabajo de los administradores consiste en
servir como intermediario en su propia unidad, y otras unidades y
grupos.
•El rol de enlace se aplicaría a la situación en que un gerente de
marketing interactúa con clientes clave para saber acerca de sus
reacciones ante las nuevas ideas de producto
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
ROLES DE INFORMACION
Esta serie de conductas se constituyen sobre las relaciones
interpersonales que el administrador establece, y destaca la importancia
de Internet para que el administrador establezca contactos y los
mantenga.
Los tres roles de información específicos que Mintzberg identifico son los
siguientes:
1. El rol del monitor:
• Este tipo de conducta implica la búsqueda continua de información
que los administradores requieren para mantenerse al tanto de los
avances cruciales que podrían afectar el trabajo de su unidad o del
suyo propio.
• El monitoreo, como se señalo antes, en general tiene que ver con
información escrita y hablad, así como hechos “sencillos” y
“complejos”.
• Un administrador que pasa largo rato en la sala informal del lobby
charlando con otros colegas con la finalidad de reunir datos sobre
un nuevo desarrollo industrial seria un ejemplo de este rol.
2. El rol divulgador:
• El administrador no solo recibe información sino también la envía.
Con frecuencia envía información que el receptor desea, pero que
sin la ayuda del administrador le sería difícil adquirir.
.
• El supervisor que se entera de los planes de
reorganización de su área y comunica dicha información a
sus subalternos estaría actuando en su rol de divulgador.
3. El rol de vocero:
• Con frecuencia se solicita al administrador que manifieste los
puntos de vista de la unidad de la cual es responsable.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
• En los niveles administrativos inferiores, de manera habitual esto
significa representar a la unidad ante otros individuos o grupos dentro
de la organización; en los niveles administrativos superiores, este rol
del vocero interno también podría completarse con un componente
externo, en el cual la organización y sus actividades e intereses a
menudo deben manifestarse al mundo exterior.
• Cuando el administrador de la región occidente se reúne con otros
gerentes regionales y muestra las visiones y perspectivas del
personal de venta de su región sobre que tan probable es que
funcione el nuevo plan de incentivos de ventas propuesto, esta
desempeñando un rol de vocero.
ROLES DE DECISION
La ultima categoría de roles en este sistema de clasificación se relaciona
con los requerimientos para la toma de decisiones del trabajo de un
administrador. Mintzberg distinguió cuatro roles de decisión:
1. El rol del emprendedor:
• Los administradores no únicamente toman decisiones rutinarias en
su trabajo, sino que a menudo se comprometen en actividades para
explorar nuevas oportunidades o iniciar nuevos proyectos.
• Esta conducta emprendedora dentro de la organización suele
implicar una serie de decisiones menores que permiten la evaluación
continua respecto de seguir adelante con las nuevas empresas o
abandonarlas.
• Este tipo de comportamiento conlleva cierto grado de riesgo, aunque el
riesgo a menudo se limita o minimiza por la secuencia de decisiones.
• Suponga por ejemplo una gerente de producción de bajo nivel que
propone una idea para una nueva unidad organizacional de ventas, que
analiza con sus colegas y luego, con base en sus reacciones, la modifica
y la presenta a la administración del nivel superior. Esta administradora
estará manifestando una conducta que va más allá de sus
responsabilidades cotidianas.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
2. El rol mediador de conflictos:
• Los administradores inician sus propias actividades, pero también
deben ser capaces de responder ante los conflictos o disturbios.
• En este papel el administrador a menudo actúa como juez, como
solucionador de problemas o moderador de conflicto.
• La finalidad de este rol es, por supuesto, evitar que los asuntos
problemáticos pequeños crezcan y compliquen.
• Si usted como administrador enfrentara una situación donde sus
trabajadores no estuvieran de acuerdo en quién debería realizar una
tarea particularmente desagradable, pero necesaria, e interviniera
para resolver la situación, estaría funcionando como un mediador de
conflictos.
3. El rol de asignador de recursos:
• Como los recursos de todo tipo casi siempre son limitados en lasorganizaciones, una de las principales responsabilidades de losadministradores es decidir cómo distribuir los recursos que estánbajo su responsabilidad.
• Las decisiones de asignación tiene un efecto directo en eldesempeño de una unidad, y un efecto indirecto al comunicar ciertostipos de información a los miembros de la unidad.
• El administrador de los servicios de la recepción en un gran hotel,quien decide cuántas y cuáles cajeras se asignarán para cada turno,está operando un rol de asignador de recursos.
4. El rol de negociador:
• Este tipo de comportamiento administrativo se refiere al hecho deque a menudo se le llama al gerente para que realice acuerdos conpersonas de otras unidades o de otras organizaciones (dependiendodel nivel del puesto administrativo).
• El administrador que se encuentra en esta situación de decisión esresponsable de saber qué recursos pueden o no comprometerse endeterminadas soluciones negociadas.
• La persona del equipo negociador que ayuda a establecer unanueva empresa conjunta con una compañía externa estaríafuncionado en el rol negociador.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
DIMENSIONES DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO
Otra forma bastante útil para procurar un mejor entendimiento del trabajo
administrativo consiste en realizar las dimensiones de los puestos
administrativos.
La investigadora británica Rosemary Stewart desarrollo un enfoque
particular al respecto. Stewart propuso que cualquier trabajo administrativo
(y, de hecho, cualquier actividad en cualquier parte de una organización) se
caracteriza con base en tres dimensiones.
Las exigencias que se le hacen,
Las restricciones que se le imponen y
Las opiniones que se le permiten.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
Exigencias:
• Esta dimensión de la tarea administrativa se refiere a lo que debe
hacer quien ocupa un puesto especifico.
• Existen dos tipos de “demandas”: las actividades o lo deberes que
deben realizarse, y los estándares o niveles mínimos de desempeño
que se tienen que alcanzar.
• Las exigencias proceden de fuentes diversas, como la organización en
toda su extensión, el jefe inmediato o la forma en que están
organizadas las actividades laborales.
• Los tipos de demandas habituales incluirían conductas como asistir a
las reuniones necesarias, cumplir con los términos de entrega
programados y seguir ciertos procedimientos, entre otras.
Restricciones:
• Las “restricciones” son los factores que limitan la respuesta del
administrador ante demandas diversas. Una restricción común para
cualquier administrador es la cantidad de tiempo disponible para
realizar una actividad.
• Otras restricciones habituales se incluirían en presupuesto, tecnología,
actitudes de los subalternos y normas legales.
• El punto importante es cualquier labor administrativa tiene una serie de
restricciones y, por ende, una clave para desempeñar esas tareas de
manera eficaz es conocer las limitaciones para lograr una buena
comprensión en la forma en que podría minimizarse, superarse o
afrontarse
Opciones:
• Esta dimensión destaca el hecho de que a pesar de las exigencias y
las restricciones, en cualquier labor administrativa siempre hay lugar
para tener cierta conducta discrecional.
• Por lo tanto, son varias las actividades que el administrador podría
realizar, pero que no tiene que realizar.
• Las “opciones” comprenden la forma en que debe llevarse a cabo
una actividad, que trabajo debería hacerse además del
absolutamente requerido, quien efectuara ciertas tareas especificas,
y que iniciativas, de otra forma prohibitivas, se emprenderán de entre
las posibilidades casi infinitas.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
Puesto A:
Gerente del equipo
del proyecto
Puesto B:
Gerente de restaurante
de comida rápida
Exigencias
• Desarrollar un nuevo producto con
notable atractivo para el mercado.
•Efectuar reuniones formales de avances
con su jefe una vez por semana
•Viajes frecuente a otros sitios de la
compañía
• Mantener agradable la apariencia del
establecimiento
•Reducir al máximo los desperdicios de
los empelados
•Cumplir con los estándares de rapidez
en el servicio
Restricciones
•Plazo de 12 meses para desarrollar el
producto
•Limite presupuestal de 1 millón
•Sin opción para seleccionar a los
miembros del equipo
• La educación formal de la mayoría de
los empleados es limitada
• Hay pocos incentivos monetarios para
compensar el desempeño sobresaliente
•Normas federales y estatales sanitarias
y de seguridad
Opciones
• La estructura organizacional del equipo
para el proyecto
•Secuencia de la tareas del proyecto
•Asignaciones presupuestarias
• Selección del empleado que será
promovido a supervisor
•Programar turnos y actividades
•Publicidad local para las promociones
Dos puestos administrativos con distintas exigencias, restricciones y opciones
¿QUE HABILIDADES NECESITAN LOS ADMNISTRADORES?
Como cualquier otra actividad humana, la administración implica el
ejercicio de las habilidades, es decir, de capacidades altamente
desarrolladas así como de competencias.
Las habilidades son el resultado de una combinación de aptitud,
educación, capacitación y experiencia.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
Técnicas
•Conocimientoespecializado (incluyendocomo y cuandousar las habilidades
INTERPERSONALES
• Sensibilidad
•Persuasión
•Empatía
Conceptuales
• Racionamiento lógico
•Criterio
•Capacidad analítica
Se han identificado tres tipos de habilidades primordiales para las tareas
administrativas, en particular para el componente de liderazgo en la
administración; a saber: habilidades técnicas, interpersonales y conceptuales
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
HABILIDADES INTERPERSONALES
HABILIDADES TECNICAS
Las habilidades técnicas entrañan el conocimiento especializado sobre
procedimientos, procesos, equipos y similares, e incluye las destrezas
relacionadas con saber cómo y cuándo utilizar ese conocimiento.
Las investigaciones muestran que estas habilidades en especial son
importantes en las etapas iniciales de la formación administrativa, cuando
el liderazgo hacia los empleados de menor nivel es parte de la función, y
uno de los retos de ser un administrador consiste en ganarse el respeto de
aquellos a quienes se dirige.
HABILIDADES INTERPERSONALES
Se ha demostrado que las habilidades interpersonales como sensibilidad,
persuasión y empatía son muy importantes en todos los niveles de la
administración, aunque lo son mas en los niveles bajo y medio.
Un amplio estudio realizado sobre el avance de las carreras, encontró
evidencia de que tales habilidades, medidas en su etapa inicial utilizando
métodos de valoración sicológica, era un factor que predecía el avance de
las carreras que ocurría 20 años después en las jerarquías
administrativas.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
Sin embargo, aunque se haya demostrado que la falta de estas
habilidades limita de ante mano el desarrollo administrativo, incluso ante la
presencia de otras habilidades, es poco probable que las habilidades
referidas por si solas garanticen en éxito administrativo significativo.
Los ejecutivos que ascienden con rapidez a final de cuentas se
“descarrilan” o se estancan en sus carreras administrativas, aun cuando
parecen haber comenzado con niveles aceptables de habilidades
interpersonales.
Los lideres administrativos
potenciales comparten
básicamente ciertos rasgos:
Quienes no triunfaron por
Completo:
Quienes triunfaron:
Son inteligentes con registros de
seguimiento
destacado
Han sido exitosos pero, en general,
tan sólo en un área o en un tipo
especifico de trabajo.
Tiene registros de seguimiento
diversos, habilidad demostradas
en muchas situaciones diferentes y
buenos conocimientos del negocio
o la industria
Sobrevivieron a situaciones
estresantes
A menudo se les describe como
temperamentales o volubles.
Durante crisis, podrían controlar su
temperamento frente a sus
superiores, pero mostrarse hostiles
con compañeros y subalternos.
Mantiene la postura en situaciones
difíciles, son predecibles durante la
crisis, y se les considera serenos y
confiables.
Tiene unos cuantos defectos Ocultan los problemas mientras
tratan de solucionarlos. Si no es
posible escoger el problema, tienden
a exteriorizar actitudes defensivas e,
incluso a culpar a otros por ello
Cometen pocos errores, pero
cuando lo hacen, los admiten y los
manejan con aplomo y dignidad.
Los lideres administrativos
potenciales comparten
básicamente ciertos
rasgos:
Quienes no triunfaron por
Completo:
Quienes triunfaron:
Son ambiciosos y están
orientados hacia la solución
de
problemas
Quizás intenten concentrarse en una
sola posición, ignorando las
posibilidades futuras; podrían elegir al
personal incorrecto o negar el talento
que los demás tengan; tal vez
dependan mucho de un solo mentor,
poniendo en duda su propia habilidad
para la toma de decisiones
Al mismo tiempo que se enfocan
en la solución de los problemas,
mantiene su mente concentrada
en la siguiente posición, ayudan a
desarrollar sucesores
competentes, y buscan asesoría
en muchas fuentes
Tiene buenas habilidades
interpersonales
Se les podría considerar agradables
aunque maliciosos o directos sin tacto,
Oscos y arrogantes. A las personas no
les agrada trabajar con ellos.
Pueden llevarse bien con distintas
clases de personas, son francos
sin ser ofensivos, se les considera
directos y diplomáticos
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter
HABILIADADES CONCEPTUALES
A menudo llamadas destrezas cognoscitivas o complejidad cognoscitiva,
las habilidades conceptuales tal como el razonamiento lógico, el criterio y
las capacidades analíticas son elementos de predicción relativamente
confiables sobre la eficacia administrativa.
Estas habilidades suelen ser factor principal que determina quien llega a
los mas altos niveles de la organización.
FUENTE: Administración, Hitt Black Porter