unidad iii · 2014-05-12 · unidad iii: mapeo de información semana 9 a. presentaciÓn para...
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Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 1
Unidad III MAPEO DE INFORMACIÓN
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Unidad III: Mapeo de información
Semana 9
A. PRESENTACIÓN
Para conformar la estructura sobre la que se desarrollará un documento técnico, primero se determina cuál es
la información más importante que se desea comunicar, para posteriormente, organizarla en bloques. Una
vez que se ha determinado con qué información se dispone, ¿qué clase de bloques se desarrollarán y en qué
tipo de mapas se integrarán?
A continuación se describirán los tipos de información y bloques clave a utilizar en los diferentes mapas de
información. Asimismo, se explicará el procedimiento, proceso, estructura, concepto, principio y clasificación.
La manera en que se organizarán los bloques depende del tipo de mapa a utilizar.
B. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
El alumno identificará la importancia de los tipos de información y bloques claves en el mapeo de información.
El alumno analizará las reglas para aplicar los bloques clave en cualquier tipo de texto.
C. TEMA Y SUBTEMAS
3. MAPEO DE INFORMACIÓN
3.6 Tipos de información y bloques clave.
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D. MAPA MENTAL: UNIDAD III
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E. CONTENIDO
3.6 Tipos de información y bloques clave
Los conceptos de tipos de información y bloques clave son esenciales para el
método mapeo de información, cuando se aplica para escribir todo tipo de
documentación. Estos conceptos permiten a los escritores reunir, analizar,
organizar y presentar información. Estos dos conceptos y las reglas para
aplicarlos son apropiados para escribir cualquier tipo de información, sin
importar qué tan compleja o técnica sea.
La mayoría de los trabajos escritos con este método de escritura requieren
tanto de un conocimiento teórico de los tipos de información, como de una
habilidad práctica para esbozar los bloques clave.
Bloques clave. Son bloques de información que ayudan al escritor a recopilar y
analizar el contenido crítico y lo presentan de la manera más adecuada para el
lector. A cada tipo de información se asocian uno o más bloques clave. El
bloque clave es el bloque más importante del mapa y contiene la información
fundamental. El resto de los bloques se llaman bloques de apoyo y auxilian a
la mejor comprensión del contenido del bloque clave.
Existen bloques clave específicos asociados a cada uno de los siete tipos de
información. También existen algunas reglas para esbozar bloques clave. Las
siguientes lecciones describen con todo detalle los tipos de información y los
bloques clave asociados a ellos.
Ejemplo de uso
Un escritor que tomó un seminario de Mapeo de Información necesitaba escribir
un instructivo para armar aparatos de sonido. El escritor estaba familiarizado
con los bloques clave y usó este conocimiento para analizar el proyecto y
determinar dónde empezar.
¿Conoces los diferentes tipos de información y bloques clave?
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Análisis del escritor:
La parte más importante de este proyecto es cómo hacerlo, por ello,
voy a usar el tipo de información “procedimiento”.
Escogeré un bloque clave de entre aquellos asociados con ese tipo
de información.
Esbozaré el bloque clave apropiado que represente la mayor parte
de la información que el lector necesita para armar un aparato de
sonido.
Ya que el bloque clave de procedimiento será el más importante,
colocaré alrededor bloques de apoyo para crear un mapa de
procedimiento.
Mapas de procedimiento
Mapas de procedimiento:
Bloques clave
Los bloques clave del mapa de procedimiento pueden ser:
Tabla de procedimiento (con bloques lineales).
Tabla de decisión o Tabla “Si... Entonces...” (con bloques de
alternativas).
Hoja de trabajo (formatos para vaciar información).
Lista de verificación (check list).
Tabla de procedimientos extendida.
Diagrama de flujo.
A continuación se explica y se ejemplifica cada uno de los bloques clave.
Tabla de procedimiento
1. La tabla de procedimiento contiene tareas a realizar ordenadas en una
secuencia lógica.
Se debe presentar con:
Un bloque de apoyo antecedente que contenga la frase
introductoria o las condiciones iniciales para realizar el procedimiento.
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El título de la tabla.
La tabla de procedimiento.
Puede contener bloques de apoyo adicionales con ejemplos y/o contraejemplos.
Recomendaciones:
Conservar la regla de 7 más/menos 2 divisiones.
Iniciar cada frase con un verbo en imperativo (conecte, reemplace,
etc.).
No usar ejemplos demasiado detallados.
Si el procedimiento es muy complejo, no explicarlos en una sola
tabla.
Evitar detalles innecesarios.
Agregar observaciones en una columna a la derecha de la tabla, si
es necesario.
Cuando existan acciones que pueden realizarse en forma
simultánea, citarlas en orden de importancia o del tiempo que
requieren.
Revisar la consistencia en la redacción de los pasos.
Si es necesario, agregar ilustraciones.
Ejemplo de tabla de procedimiento
Método de los siete pasos para el mejoramiento de procesos:
Paso Acción
1 Defina el proyecto.
2 Estudie la situación actual.
3 Analice las causas potenciales.
4 Implemente una solución.
5 Verifique los resultados.
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6 Estandarice la mejora.
7 Haga planes para el futuro.
Tabla de decisión
2. La tabla de decisión es muy similar a la tabla de procedimiento pero incluye,
además, condiciones.
Se debe presentar con las siguientes características:
Lectura horizontal, de izquierda a derecha.
En la primera columna la condición “Si...”
En la segunda columna, la decisión “Entonces...”
Esta tabla puede formar parte de una tabla de procedimiento.
Recomendaciones:
Conserva la regla de siete más/menos dos divisiones.
Aunque no requiera un orden particular, es conveniente colocar primero
lo que ocurre con más frecuencia o lo más importante.
Agrupa las tablas de decisión de acuerdo con alguna categoría como:
tipo de falla, diagnóstico preliminar, etc.
Conserva las ramificaciones en divisiones sucesivas, cuando esté
dentro de otra tabla.
Ubica la tabla en el lugar en que sea más útil para el lector, es decir, en
el momento en que se toman las decisiones.
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Ejemplo de tabla de decisión
Pasos para verificar los resultados de una solución:
Si… Entonces:
Los datos obtenidos después
de implementar la solución
indican mejora con respecto a
la situación inicial.
Haga que la solución propuesta se convierta
en permanente.
Los datos obtenidos después
de implementar la solución
indican resultados iguales o
más deficientes que la
situación inicial.
Busque otra solución factible.
Hoja de trabajo
3. La hoja de trabajo consiste en un formato que debe llenarse.
Se debe presentar con:
Un título.
Una serie de frases a completar por el lector que sigue el procedimiento
relacionado en la hoja.
La hoja puede requerir una tabla de decisiones.
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Ejemplo de hoja de trabajo
Fragmento de hoja para el pago de impuesto sobre la renta:
Lista de verificación
4. La lista de verificación (también llamada check list) sirve para asegurarse
de que se siguió correctamente un procedimiento. Su presentación es similar a
la tabla de procedimientos, pero contiene espacios (cuadros o círculos, por
ejemplo) para marcar las actividades que ya se han realizado, generalmente
con símbolos como: .
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Ejemplo de lista de verificación
Lista de verificación para analizar la accesibilidad de un sitio Web:
Tabla de procedimiento extendida
5. La tabla de procedimiento extendida consiste en una combinación de varias
tablas de procedimiento. Se utiliza para agregar anotaciones que no son
generales sino relativas a un paso en particular. Pueden usarse también dentro
de la hoja de trabajo.
Ejemplo de tabla de procedimiento extendida
La siguiente tabla indica cómo clasificar y distribuir el correo matutino. Observa
que aparece una tabla dentro de otra tabla:
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Diagrama de flujo
6. El diagrama de flujo consiste en una serie de bloques de acciones y
decisiones. Se debe presentar con:
Bloques de acciones
Bloques de decisiones
Debe contener frases o preguntas completas. Cada bloque debe explicarse por
sí solo.
Ejemplo de diagrama de flujo
Diagrama de flujo para distribuir el correo matutino:
Mapas de proceso
Mapas de proceso:
Bloques clave
Los bloques clave del Mapa de Proceso pueden ser:
Descripciones.
Tabla de etapas.
Tabla del tipo “Cuando.../Entonces...”
Diagrama de bloques.
Diagrama de ciclo
Diagrama “Cuando...” o “Si...”
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Diagrama de flujo.
A continuación se explicará cada uno de los bloques clave.
Descripción
1. Una descripción es un conjunto de enunciados que enumera los pasos del
proceso.
Ejemplo: Proceso Digestivo
El proceso digestivo comprende una etapa de preparación del alimento, que
tiene lugar en la boca; otra de tratamiento del alimento mediante una serie de
acciones físicas y químicas que se efectúan en el estómago y primera parte del
intestino; una tercera en que los componentes útiles y asimilables se separan
de los residuos e ingresan en la sangre; y por último la fase en la que esos
desechos son excretados del cuerpo.
Tabla de etapas
2. La tabla de etapas refleja la secuencia en la cual se van dando los eventos.
Ejemplo: Proceso Digestivo
Etapa Descripción
1. Preparación Tiene lugar en la boca.
2. Tratamiento Acciones físicas y químicas que se efectúan en
el estómago y primera parte del intestino.
3. Separación Los componentes útiles y asimilables se
separan de los residuos e ingresan en la
sangre.
4. Excreción Los desechos son excretados por el cuerpo.
Tabla “Cuando.../ Entonces...”
3. La tabla “Cuando.../Entonces...” relaciona los eventos que ocurren sin
intervención del lector. Dentro de la tabla debe continuarse la redacción de los
títulos de manera concordante.
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Ejemplo: Proceso de aprobación
Cuando... Entonces...
1 La calificación de alumno sea
menor que 6.0
El alumno estará
suspendido.
2 La calificación del alumno sea
mayor o igual que 6.0
El alumno estará
aprobado.
Diagrama de bloques
4. Los diagramas de bloques explican el proceso a través de rectángulos y
flechas. Son muy utilizados en las certificaciones ISO.
Ejemplo: Proceso de Contratación
Diagrama de ciclo
5. El diagrama de ciclo es semejante al diagrama de bloque, pero se cierra o
se repite en algún momento, para señalar precisamente la existencia de un ciclo
repetitivo.
Ejemplo:
Entrevista Registro Documentación
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Diagrama “Cuando...” o “Si...”
6. El diagrama “Cuando...” o “Si...”explica cómo se pasa de una etapa a otra,
cómo funciona.
Ejemplo de diagrama “Cuando...”:
Ejemplo de diagrama “Si...”:
Diagrama de flujo
7. El diagrama de flujo describe las diferentes secuencias posibles de un
proceso. Ejemplo:
Mapas de estructura
Mapas de estructura:
Bloque clave
En virtud de que el mapa de estructura tiene como objetivo describir la forma en
que un objeto (físico o abstracto) está construido, su bloque clave obligatorio es
el diagrama. Puede tener como bloques de apoyo: tablas de partes, funciones,
definiciones, etc.
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Ejemplo
A continuación se muestra un ejemplo de mapa de estructura, con su bloque
clave de diagrama.
Componentes de una cámara digital
Mapas de concepto
Mapas de concepto:
Bloques clave Los mapas de concepto pueden tener como bloques clave:
Definición.
Atributos.
Características.
Estos mapas suelen ser los primeros que se enuncian en un documento.
Bloques de apoyo
Los bloques de apoyo usuales para los mapas de concepto son:
Ejemplos.
Contraejemplos.
En este documento encontrarás muchos ejemplos de mapas de concepto.
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Ejemplo
En el siguiente mapa de concepto se explica lo que son las oportunidades
iguales de empleo. El bloque clave es la Definición. Los bloques de apoyo son:
Introducción, Ejemplo 1, Ejemplo 2 y Contraejemplo:
Mapas de principio
Mapas de principio:
Bloques clave
Los bloques clave de un mapa de principio deben contener alguno de los
siguientes:
Reglamento o parte de él.
Políticas.
Estándares.
¿En este texto, qué parte sería un ejemplo de mapa de concepto?
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Normas.
Referencias.
Bloques de apoyo
Los bloques de apoyo pueden ser:
Casos en que se aplica.
Excepciones.
Ejemplo
Aquí se muestra un ejemplo de mapa de principio, con su bloque clave que en
este caso es Política:
Mapas de hecho
Mapas de hecho:
Bloques clave
En virtud de que los mapas de hechos simplemente presentan evidencias, sus
bloques clave pueden ser:
Descripción.
Antecedentes.
Gráfico de la situación.
Problema.
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Propuesta de solución.
Ejemplos
Algunos ejemplos de mapas de hechos son:
Tabla de la distribución Normal.
Especificaciones de materiales o equipos.
Descripción de medidas.
Simbología utilizada.
Ejemplo (fragmento)
Estadísticas sobre alcoholismo en México
Introducción El alcoholismo es la enfermedad Biopsicosocial
por excelencia, participa en muchos de los hechos
violentos que se suceden dentro de la familia, es
causa primordial de desintegración de ésta y
maltrato a la mujer y a los niños. Los accidentes
viales con frecuencia alarmante se originan por el
abuso que se hace del alcohol, dentro del ámbito
laboral origina accidentes y es causa importante
de pérdidas humanas y económicas que
repercuten en el ingreso tanto general del país
como en el de la familia.
Estadísticas Las estadísticas nos muestran que la Cirrosis
hepática es la sexta causa de mortalidad general
en la república, con una tasa de 23.7x 100 000
habitantes. Lo que repercute en el presupuesto de
las instituciones, como lo que sucede en el
Hospital General de México, O.D. en donde es la
primera causa de mortalidad en la población de 15
a 64 años.
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Mapas de clasificación
Mapas de clasificación:
Bloques clave
En virtud de que los mapas de clasificación describen clases, categorías o
límites entre objetos o ideas, sus bloques clave pueden ser:
Listas.
Tablas de clasificación.
Tablas de comparación y contraste (benchmark).
Árboles de clasificación.
A continuación se explica y se ejemplifica cada uno de ellos.
Listas
1. Una lista de clasificación consta de:
Una oración o frase introductoria.
Un conjunto de elementos agrupados de acuerdo con algún criterio.
Orden en las listas
Las listas pueden ordenarse por uno o más de los siguientes criterios:
Orden numérico.
Orden alfabético.
Orden cronológico.
Orden jerárquico.
De lo concreto a lo abstracto.
De lo conocido a lo desconocido.
De lo sencillo a lo complejo.
De lo específico a lo general.
De lo general a lo específico.
Utiliza siempre el orden que sea más claro para el lector e indícalo al inicio de la
lista, siempre que sea pertinente.
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Ejemplo de lista de clasificación
Para facilitar su análisis, el software se clasifica generalmente en tres grandes
rubros:
Lenguajes de programación.
Programas de aplicación.
Sistemas operativos.
Programas de aplicación.
Sistemas operativos.
Tabla de clasificación
2. Una tabla de clasificación consta de:
Una oración o frase introductoria.
Una tabla organizada bajo dos o más atributos de clasificación.
Ejemplo de tabla de clasificación
En este ejemplo los tipos de errores se clasifican de acuerdo con su fuente más
probable y su localización:
Tabla de comparación y contraste
3. Una tabla de comparación y contraste (o tabla benchmark) es una tabla de
clasificación que señala con claridad semejanzas y diferencias.
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Ejemplo de tabla de comparación
Tabla comparativa de sistemas operativos:
Árbol de clasificación
4. Un árbol de clasificación se compone de:
Una o más frases introductorias.
Un diagrama que muestra gráficamente la forma cómo se relacionan
los diversos elementos.
Ejemplo de árbol de clasificación
Árbol de clasificación de tipos:
¿De qué tema podrías hacer una tabla de comparación?
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F. CONCLUSIÓN
Todo documento técnico requiere desarrollarse sobre una estructura previamente determinada, en función de
la información que se desea difundir, misma que se organiza en bloques. Cuando se ha identificado el tipo de
información que se posee, se decide qué clase de bloques se utilizarán y en qué categoría de mapas se
incluirán.
Es fundamental considerar que el tipo de mapa a utilizar, definirá la manera en las que se organizarán y
estructurarán los bloques de información del documento técnico.
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G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS
Smith-Worthington, D., & Jefferson, S. (2011). Technical writing for success. Mason, OH: South-
Western, Cengage Learning.
H. GLOSARIO
Término Significado
Árbol de clasificación Un árbol de clasificación es una forma de representar el
conocimiento obtenido en el proceso de aprendizaje
inductivo.
Benchmark Conjunto de procedimientos que permiten evaluar el
rendimiento y funcionamiento de un sistema informático
por comparación con otros índices conocidos.
Contraejemplo Se refiere a encontrar una excepción a una regla
generalmente aceptada.
Estándar Es un patrón o modelo que sirve como referencia.
También puede considerarse como sinónimo de común
o representativo.
Inducción Tipo de razonamiento que va de lo particular a lo
general.
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I. FUENTES DE INFORMACIÓN
a) Bibliográficas
González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID.