w w w . i n a c a p . c l

Evaluación de Resultados

w w w . i n a c a p . c l

Introducción

La Evaluación de Resultados es un proceso que tiene por finalidad detectar desviaciones respecto de lo planificado (objetivos y metas), estudiar las causas que las originan e implementar acciones correctivas y ajustes.

Esta tarea debe ser ejecutada por la alta gerencia, la cual debe evaluar si las cosas se están haciendo bien o no, y definir las acciones a tomar en cada caso.

La Ejecución de la Estrategia (Unidad 5) no es un proceso fácil, requiere de mucho esfuerzo y aprendizaje. Por lo tanto, es normal que las empresas realicen ajustes a sus planes estratégicos.

¿La Estrategia Reactiva es parte de estos ajustes?

w w w . i n a c a p . c l

Etapas de la Evaluación

Controlar

Ajustar

Decidir Evaluar

Medir

Planear

w w w . i n a c a p . c l

Etapas de la Evaluación

• Planear: Diseñar Plan Estratégico; Misión, Visión, Objetivos y Metas. Definir Estrategia para alcanzar Objetivos y Metas.

• Controlar: Que las cosas se “hagan bien” y de acuerdo a lo planificado en base a pautas, procedimientos y políticas. Para controlar debo supervisar en terreno y en tiempo real (“estar ahí”).

• Medir: Medición de los resultados reales y del desempeño a través de buenos indicadores.

• Evaluar: Comparar resultados reales v/s esperados. Analizar información, causas y posibles soluciones o acciones a implementar.

• Decidir: Determinar la acción correctiva a aplicar, o mantener el plan, reforzarlo etc…

• Ajustar: Implementar y ejecutar las acciones correctivas.

w w w . i n a c a p . c l

Planear

La Planeación corresponde a todo lo que hemos revisado en las unidades anteriores.

Es trazar el Plan Estratégico de la empresa.

Los objetivos y metas definidos en el Plan serán la base para comparar los resultados reales obtenidos por la empresa.

w w w . i n a c a p . c l

Controlar

• Control: Considerada una de las cuatro funciones básicas de la Administración.

• Esencial en todo proceso administrativo.• Controlar se relaciona con una supervisión continua que

oriente y canalice los esfuerzos de la empresa hacia el logro de metas y objetivos.

• El Control se refiere a la serie de etapas que tienden a asegurar que el resultado real se ajuste al planeado, a través de mediciones y seguimiento continuo.

• Podemos controlar variables cuantitativas (presupuestos, metas $…) o cualitativas (calidad, procedimientos…).

• Las mediciones cualitativas las podemos cuantificar, asignándoles valores.

w w w . i n a c a p . c l

Medir

Para saber si las metas y objetivos definidos en el Plan se están cumpliendo, y la estrategia se esta llevando a cabo según lo planeado; debemos recabar información relevante.

Esa información relevante la obtenemos a partir de mediciones, seguimientos y monitoreos.

No se trata de llenarse de registros y mediciones sino de seleccionar parámetros efectivos para conocer el desempeño de la empresa.

w w w . i n a c a p . c l

Medir

¿Qué medir?

Principalmente medimos los objetivos y metas planteados en el Plan Estratégico, a través de indicadores parciales o totales de avance, ventas, costos etc… (valores cuantificables)

Sin embargo, existen otras mediciones que indicarán si la estrategia esta siendo bien implementada y/o esta siendo efectiva, para lo cual se utilizan los indicadores estratégicos.

La selección de los indicadores estratégicos es clave; en el sentido que debe ser efectiva en medir lo realmente importante. (lo que le da valor a mi empresa, que refuerza la ventaja competitiva)

w w w . i n a c a p . c l

Medir¿Qué medir?

Un buen indicador estratégico es el que mide lo que realmente genera ventaja competitiva, de tal forma que la medición de éste me sirva para saber si la estrategia escogida se está logrando o no.

Muchas empresas tienen muchos indicadores, pero no necesariamente están alineados con medir lo que les agrega valor (están mal enfocados).

Ej: Empresa con una estrategia de crecimiento en diversificación de productos; los indicadores deben orientarse a medir la capacidad de innovación y velocidad de lanzamiento de nuevos productos.

Ej: Empresa con una estrategia en diferenciación en servicio; los indicadores deben orientarse a medir la satisfacción y percepción de los clientes.

w w w . i n a c a p . c l

Medir¿Cómo Medir?

En el caso de mediciones cuantitativas (metas y objetivos financieros) es más fácil, ya que se miden resultados parciales y se proyectan en el tiempo.

En el caso de mediciones cualitativas (objetivos estratégicos) se debe definir si es necesario medir cada evento o sólo una muestra.

Las mediciones cualitativas se cuantifican; se pueden acreditar por un período de tiempo o asignar un nivel de satisfacción o calificación.

Ej: Evaluación desempeño docente en INACAP.Ej: Acreditaciones de institución superior.Ej: Acreditaciones de calidad.

w w w . i n a c a p . c l

Medir¿Cómo Medir?

Existen indicadores de causa y efecto, y ambos deben incluirse en el sistema de medición.

El componente “efecto” mide los resultados financieros y de satisfacción de los clientes.

El componente “causal” se orienta a la causa, el origen que pudiera significar un efecto a futuro.

Los indicadores causales se relacionan con procedimientos internos de la empresa, prácticas y aprendizajes de los empleados.

De esta forma, los indicadores causales permiten contar con alertas tempranas.

w w w . i n a c a p . c l

Medir

¿Cuándo Medir?

Idealmente se debe medir en forma continua.Los actuales sistemas de información y apoyo permiten

monitorear el desempeño en forma permanente.

La medición de la calidad o del servicio (cualitativos) deben llevarse a una medición cuantificable o de valores, también puede medirse indirectamente en forma permanente.

En cualquier caso, la información precisa y oportuna es esencial para detectar pronto los problemas y modificar las conductas sin incurrir en costos mayores.

w w w . i n a c a p . c l

Medir

Pasos a seguir en el proceso de Medición:

1. Construcción de Indicadores de Desempeño2. Identificación de información básica para alimentar los

indicadores3. Definición de la periodicidad del levantamiento de

información4. Selección de técnicas para el rastreo del indicador.5. Identificación de actores involucrados en el monitoreo.6. Elaboración de informe de Seguimiento o Monitoreo

w w w . i n a c a p . c l

Evaluar

Evaluar es considerar y estudiar las posibles medidas y acciones correctivas a tomar; teniendo como base antecedentes valiosos de desempeño.

Si el desempeño, es el esperado o incluso mejor, se mantendrá el plan de acción o se realizarán ajustes menores.

La evaluación nos permite determinar, de forma sistemática y objetiva, la eficiencia de la estrategia y de la ejecución de misma; a partir de los resultados obtenidos.

Nos entrega información relevante para tomar decisiones respecto a modificaciones en la estrategia, acciones correctivas o replanteamientos generales y específicos.

La Evaluación debe ser PERMANENTE y SISTEMÁTICA.

Para esto se debe realizar un seguimiento constante (monitoreo), cuyo objetivo primordial es proporcionar a los administradores y principales interesados retroalimentación oportuna de los avances registrados en cuanto al logro de los resultados esperados.

w w w . i n a c a p . c l

Evaluar

Vital es en este período de evaluación encontrar posibles causas de las desviaciones de los resultados esperados.

La causa de la desviación puede tener un origen en un mal planteamiento, una estrategia inadecuada o una mala ejecución.

Si el origen es un mal planteamiento, los objetivos o metas deben replantearse o redefinirse.

Si la estrategia no esta siendo efectiva en el logro de los objetivos, se debe rediseñar.

Si la ejecución no se está llevando a cabo de la mejor forma, se deben revisar los siete puntos (unidad 5), poniendo especial énfasis en una reestructuración organizacional.

w w w . i n a c a p . c l

Decidir

La decisión va muy ligada a la evaluación, ya que en función de la información y las alternativas de acción y ajustes, debemos optar por aquellas mas convenientes.

w w w . i n a c a p . c l

Ajustar

Una vez decididos los ajustes a realizar para resolver las desviaciones, deben ser implementados.

Es un proceso similar a la ejecución de la estrategia, se revisan los siete puntos de la unidad.