UNIDADES DE ARCHIVOViviana Martinez Cervera

Giseth Fernanda Fierro Carmona

Adriana Lucia Trujillo

Jenny Milena Garcia Franco

C.A.D AIAJenny milena garcia franco

El centro de administración documental CAD de AIA S.A. Es una unidad estrategica de apoyo para la gestion de la compañía

Esta organizado de acuerdo a los estándares y normatividad definida por el AGN

AIA cuenta con su PGD desde el año 2011, a partir del cual se normalizaron todos sus proceso documentales así:

PRODUCCION• Planeación de

formatos

RECEPCION• Correspondenci

a• facturación

DISTRIBUCION

• Mensajería interna

• Mensajería externa

TRAMITE• Flujos de trabajo• Apoyo archivos

de gestion

ORGANIZACIÓN• Clasificación• Ordenación

CONSULTA• Atención y

servicio al cliente

CONSERVACIÓN• Activo• Semi activo• histórico

DISPOSICIÓN FINAL

• TRD• TVD

SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL AIA

AIA tiene un software de gestion documental creado a su medida desde el año 2012 con características tan importes como

Parametrizable de acuerdo a las necesidades de la organización Compatible con las otras herramientas tecnológicas que permite realizar

conexiones con otras bases de datos

Desde su implementación ha traído grandes ventajas para la compañía como reducción de costos, procesos, volumen documental, minimiza riesgos

Para que este software cumpliera a cabalidad con el objetivo inicial, y garantizar la seguridad, inalterabilidad y confidencialidad se crearon permisos de acceso de acuerdo a cargos, funciones y perfiles de acceso, además de realizar seguimiento a pistas de auditoria mediante log de acceso

SENA – CENTRO AGROPECUARIO “LA GRANJA”

Adriana Lucia Trujillo Tamayo

El PGD tiene como finalidad promover la racionalización y organización de los documentos y promover su conservación y consulta

Los procesos que administra esta unidad de archivo son

PLANEACIONcreación y diseño

documentos, análisis de procesos

PRODUCCIONforma, formato ,

estructura, finalidad, área competente

GESTION Y TRAMITEdistribución, descripción,

disponibilidad, recuperación y

acceso

ORGANIZACIÓN• Clasificación• Ordenación• Descripción

TRANSFERENCIAtransferir los

documentos durante las fases de archivo,

SOFTWARE QUE ADMINISTRA EL ARCHIVO DEL SENA

El SENA desde el año 2006 inició la implementación de forma gradual desde la Dirección General del aplicativo ON BASE para el trámite, control y consulta de las comunicaciones oficiales a nivel nacional, sus funciones principales son tramitar, controlar y consultar comunicaciones La implementación de este aplicativo trajo las siguientes

Ventajas: Ejecuta rápidamente los tramites de los documentos que se procesan Proporciona información cierta y rápida de los documentos que se

requieren Realiza el control de los documentos que se crean, procesan y archivan Facilita la organización y mantenimiento de los archivos Establece control racional y ordenado de los documentos que se

manejan Garantiza en forma permanente la conservación, organización y acceso

fácil de los documentos archivados.

SOFTWARE QUE ADMINISTRA EL ARCHIVO DEL SENA

La implantación de un sistema integral de gestión documental (Onbase) es un paso decisivo de la organización dentro de su política de calidad y mejora continua. Este sistema garantiza el valor evidencial de los documentos que se gestionan con aplicaciones ofimáticas.

La conservación de los documentos electrónicos se hace de acuerdo a las tablas de retención documental que maneja la entidad. La planificación de la preservación comienza al inicio de la vida del documento, que en el caso de los electrónicos se remonta a la concepción del sistema.

La valoración de los documentos se determina de acuerdo a la retención que se haga del mismo, esta se comienza hacer en los primeros estadios del ciclo de vida de los documentos, a veces incluso antes de ser creados

El archivo de la UCC es una dependencia adscrita a la Secretaria General, que vigila el desarrollo de las Políticas de Gestión de Documentos, el funcionamiento del Sistema de Archivos y el cumplimiento del Reglamento General de Archivo de la institución.

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA – SEDE NEIVA -

Giseth Fernanda Fierro Carmona

El PGD es el proyecto bandera en el que se han establecido cinco programas orientados a desarrollar las estrategias que permiten una proyección en el mediano y largo plazo en materia de gestión de documentos. 

Planificar, administrar y controlar los documentos que son recibidos o producidos sin importar el soporte, asegurando la correcta disposición final y aplicando prácticas y principios de racionalización y economía que contribuyan a elevar los estándares de servicio a la comunidad universitaria.

PROCESOS QUE ADMINISTRA EL ARCHIVO DE LA UCC

RECEPCION• Correspondenci

a• Facturación• Objetos

postales

DISTRIBUCION

• Mensajería interna

• Mensajería externa

TRAMITE• Flujos de trabajo• Apoyo archivos

de gestion• Actualización

bases de datos.

ORGANIZACIÓN• Clasificación• Ordenación• inventario

CONSULTA• Atención y

servicio al cliente

CONSERVACIÓN• Activo• Semi activo• histórico

DISPOSICIÓN FINAL

• TRD• TVD

SOFTWARE DEL ARCHIVO DE LA UCC

Oracle Web Center contenido – WCC- es una plataforma abierta con servicios generalizados que apoyan los procesos de negocio. Consolida el contenido no estructurado de través de diversos sistemas para que pueda ser gestionado de forma centralizada y luego lo expone desde herramientas de productividad de escritorio, aplicaciones de negocios, y dispositivos móviles.

Es eficiente, oportuno y pertinente

Maneja funciones como Radicación, distribución, creación y almacenamiento de comunicaciones, almacenamiento y custodia, consulta y préstamo

Su implementación generó grandes ventajas tales como seguridad en la información, ahorro de tiempo, multiconsulta, control de cambios y revisiones, colaboración, indexación de metadatos, integración con los otros sistemas, fácil distribución, work flow, y grandes ahorros económicos

LA seguridad de la información se garantiza mediante la encriptación de datos, red cerrada, firmas escaneadas, permisos especial para creación, aprobación y firma

DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL-DPS

Viviana Martinez Cervera

La organización física de los grupos documentales se realiza de acuerdo con el Cuadro de Clasificación de archivo, el cual indica las series y subseries, por ningún motivo se deberán crear Grupos Documentales o abrir carpetas en forma indiscriminada sin que estos obedezcan a los establecidos en las Tablas de Retención Documental.Deberán ordenarse en forma cronológica de la fecha más antigua a la más recienteCuando se proceda a archivar documentos, se tendrá especial cuidado de verificar que efectivamente han cumplido su trámite, que se trata de originales o copias, según sea el caso, que cumplen con todos los requisitos exigidos a los documentos en especial de las firmas originales. Cuando se encuentren manuscritos o documentos en trámite, se verificará que existe el documento definitivo y se destruirán los preliminares, las copias sobrantes y cualquier documento duplicado o sin firmas.

PGD

Existe un PGD llamado sistema integral de ORFEO, que administra los siguientes procesos:

RECEPCIONventanilla

DISTRIBUCION

Alistamiento

TRAMITERadicación

CONSULTATodas las

dependencias

ORGANIZACIÓNArchivo

CONSERVACIONArchivo

DISPOSICION FINAL

Archivo

PRODUCCIONGestion

documental

SOFTWARE QUE ADMINISTRA EL ARCHIVO

El software que administra el archivo del departamento para la prosperidad social-DPS se llama sistema DOCMA, que tiene funciones tan importantes como administrar categorías, grupos, logs, secciones, usuarios.

Tiene muchas características, entre las principales podemos mencionar mensajes, esquemas de navegación, transferir expedientes, prestamos, consulta, indexación, tareas etc.

La implementación de esta herramienta trajo consigo grandes ventajas pues permite la administración, control y actualización del repositorio documental, definir la estructura documental, facilita el almacenamiento, controla el ingreso de información y usuarios además de agilidad en consulta.

Para todos los documentos custodiados por esta

unidad de archivo, los lineamientos y normas establecidas

garantizan la seguridad, integridad e inalterabilidad de los

mismos, tanto en control de acceso como en condiciones

de almacenamiento adecuadas.