unified mail archiv (uma) rechtsrahmen und administration mailarchivlösung mit beweiswerterhaltung...
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Unified Mail Archiv (UMA)Rechtsrahmen und Administration
Mailarchivlösung mit Beweiswerterhaltung aus der Box
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09:30 Kurzvorstellungsrunde
09:35 Kurzvorstellung Securepoint GmbH mit Produktportfolio
09:45 Einführung in die Securepoint UMA: vertrieblich und rechtlich
10:30 Pause
10:45 Einführung Technik (Bitcount, SMTP, POP3, IMAP)
12:15 Mittagspause
13:15 Einführung Webinterface
14:45 Pause
15:00 Konfiguration Modi / Admin- und Userinterface
16:30 Pause
16:45 Sichern der Konfiguration, Backup, Fragen und Antworten
17:30 Abschlusstest
Gegen 18.00 Uhr: Ende der Veranstaltung
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Agenda
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Die Securepoint GmbH als Hersteller
– Firmenvorstellung –– Produktzirkel –
– Alleinstellungsmerkmale –
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Securepoint GmbH
Deutsches Unternehmen
Mehr als 10 Jahre IT-Security-Erfahrung: gegründet 1997
Hauptsitz Lüneburg, Geschäftsstelle in Potsdam und Vertriebsbüro Stuttgart
60 hochqualifizierte Mitarbeiter
Entwicklung/Support durch eigene deutsche Security-Software-Spezialisten
1.300 aktive Fachhandelspartner in DACH
Indirekter Vertrieb über Fachhandel/Systemhäuser
Zur Zeit am schnellsten wachsender Hersteller in Europa
4Intel® ESAA
MEMBER
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Wir sichern einfach Ihre Welt der Daten
Securepoint UTM-/VPN-Produkte: Ganzheitlicher Netzwerkschutz und sichere Filialanbindung
Securepoint UMA: E-MailArchiv GDPdU konform inkl. Beweiswerterhaltender Langzeitspeicherung nach TR-03125 des BSI
Securepoint Document Signer: Softwarelösung zum signieren, prüfen von Signaturen, ver- und entschlüsseln von Dateien
OTP ID Control Server: Sicherer Zugang mittels Einmalpasswort / OTP
Securepoint VoIP: Einfach mit Sicherheit günstiger telefonieren
SecurepointProduktwelt
Securepoint Operation Center:
Zentrales Management aller Securepoint Produkte wieUTM- und VPN-Systeme, NAC, UMA und alles
was ein Webinterface hat.
Securepoint WLAN und Network Access Controller: Konfigurationsfreier Internet-Zugriff und WLAN-Management für Mitarbeiter, Gäste und Besucher
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Securepoint Support
Ist persönlich … & … technisch
= excellent!
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Secuerpoint UMA
Securepoint Unified Mail Archive
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Motivation: Archivierung zum Schutz vor Datenverlust
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Wertvolle und wichtige Dokumente, Verträge und Depeschenwurden schon immer besonders geschützt…
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Motivation: Archivierung zum Schutz vor Beweiswertverlusten
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- manipulationssicher -
- revisionssicher -
- gesetzeskonform –
- einfach -
- günstig -
- sicher -
Securepoint UMA
UMA
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Securepoint UMA:Überblick
Transparent in das Netzwerk integriert. Keine Änderungen erforderlich.
Zugang über Vier-Augen-Prinzip.
Zugriff auf denMailserver und das E-
Mail-Archiv.
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Securepoint UMA: Features
Transparent in das Netzwerk zu integrieren
Einfache Administration/Wartung über WebInterface
Integrierte Datensicherheit/Verschlüsselung
Integration an Active Directory oder LDAP Verzeichnisdienste
Supervisor Mode nach Vier-Augen-Prinzip
Indizierung der E-Mails und Anhänge zur Suche im Archiv
Userbasierter Readonly-Zugriff via Browser-Interface oderIMAP E-Mail Client (z.B. Outlook, Thunderbird, etc.)
Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung nach Technischer Richtlinie 03125 des BSI (TR-eSOR) und DIN – in Evaluierung nach Protection Profile ArchiSafe und Zertifizierung nach TR-eSOR
Qualifizierte externe Zeitstempel
Prüfung aller Zertifikate
inside
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Was die Kunden bisher tun …
E-Mailnachrichten werden empfangen und versendet …meistens ohne Archivierungskonzept oder Richtlinienwenn „archiviert“ wird, dann durch kopieren von *.pst-Dateien auf einfache Datenträger
keine Revisionssicherheit
Fehleranfälligkeit
manipulierbar
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UMA
Was die Kunden tun sollen …
MAILSERVER
INTERNET
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https://www.bsi.bund.de/ContentBSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html
Archivlösung nach TR 03125 des BSI (TR-eSOR)
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… in DIN-Normung!
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Rechtliche Grundlagen der TR(Bundesrecht)
Rechtliche Grundlagen
Rechtliche Themen
AO
BDSG
BetrVG
BGB
HGB
GDPdU
GoBS
GoB
SigG, SigV
ZPO
Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität
Schutz vor Verlust
Schutz vor unberechtigtem Zugriff
Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs
Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht
Beteiligungsrechte der Mitarbeiter
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Nahrungsmittelfertigung nach Markteinführung 2 Jahre
Morphine und Medikamente nach Verkaufsende 3 Jahre
Finanzaudit bei AG nach Prüfung 4 Jahre
Biologische Produkte nach Fertigung 5 Jahre
Einfuhr-/Exportunterlagen, Frachtbriefe, Geschäftsbriefe 6 Jahre
Protokolle, Gutachten, Zollbelege, Angebote, Preislisten 6 Jahre
Handelsbriefe, Schriftwechsel, Reklamationen, Verträge 6 Jahre
Gehaltslisten, Personaldaten, Rechnungen, Prozessakten 10 Jahre
Journale, Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Kontoauszüge 10 Jahre
Behandlungsakten, Grundbuchauszüge, Lieferscheine 10 Jahre
Medizinische Aufzeichnungen bei Kindern 21 Jahre
Giftige Inhaltsstoffe nach Audit-Ende 30 Jahre
Röntgenbehandlung, Krankengeschichte, Haftungsfälle 30 Jahre
Lebensversicherungspolicen >100 Jahre
Personenstandsdaten 110 Jahre
Gerichtsurteile, Baupläne dauerhaft
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Aufbewahrungspflichten
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Securepoint UMA: Storagevarianten / Zeitstempel
Local Storage (interne Festplatte) mit und ohne Hardware-RAID(Festplatten sind austauschbar)
automatische Backup Mechanismen konfigurierbar
gezieltes Restore durch Privacy Officer
Qualifizierter Zeitstempeldienst von AuthentiDate inklusive
AuthentiDate International AG ist akkreditierter
Anbieter durch die Bundesnetzagentur und betreibt ein Trust Center
nach den strengen Auflagen des
Signaturgesetzes.
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Securepoint UMA: Dynamic Single User Authentication
Active Directory Anbindung
Dynamic User Detection (DyUDe)
Eigenes Archiv je Nutzer
Automatischer Webclient-Zugang je Nutzer
Integration per IMAP in alle IMAP-fähigen (Fat-) E-Mail-Client Umgebungen
Integrierter Archive Mail Reader
Schreibender Archivzugriff nur durch Revisoren (Vier-Augen-Prinzip mit Privacy Officer)
Indexierung des Content inkrementell konfigurierbar
Automatisierbare Löschfristenvorgabe
Löschmechanismus über Indexierte Inhalte möglich
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UMA ist einfacher Bestandteil des internen Netzes
Das UMA steht nicht wie in den anderen Szenarien physikalisch vor dem Mail Server. Die Appliance ist als Server im internen Netzwerk angeschlossen. Da E-Mails die Appliance nicht passieren, ruft das UMA die Mails vom Mailserver ab.
Dazu muss auf dem Exchange Server ein Hub Konto eingerichtet sein, in dem von jeder eingegangenen und versendeten Mail eine Kopie hinterlegt wird. Auch E-Mails, die über die MAPI Schnittstelle versendet werden, werden in dieses Konto kopiert. Auf diese Weise werden alle E-Mails vom UMA archiviert.
Integrationsszenarien 1/3Modus „Hub“
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UMA steht im bridged Modus zwischen Router und Mailserver
E-Mails kommen per SMTP am Router an und werden an den internen Mailserver geleitet. Dabei passieren die E-Mails das UMA.
Mails, die aus dem internen Netzwerk ins Internet verschickt werden, passieren nach dem Mailserver das UMA. Das Gleiche gilt für Nachrichten innerhalb des internen Netzes.
Dabei werden alle Mails in dem UMA gespeichert.
Verwenden die Netzwerkrechner den Microsoft Mailclient Outlook und wird als Mailserver der Microsoft Exchange Mailserver verwendet, werden diese Mails nicht aufgezeichnet, da in dieser Konstellation Mailserver und Mailclients die Microsoft eigene E-Mail Schnittstelle MAPI über ein RPC Protokoll benutzen. 24
Integrationsszenarien 2/3Modus „Transparent“
Internet
Mailserver
Router
Interne PC
Interne PC
UMA im transparentenModus
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UMA steht zwischen Router und Mailserver und holt E-Mails aus dem Internet ab.
Das UMA holt Mails von einem externen E-Mail Provider ab. Dazu können die Protokolle IMAP, POP3 und ähnliche genutzt werden.
Die abgeholten Mails werden archiviert und an den internen Mailserver weitergeleitet.
Der Versand der E-Mails funktioniert identisch. Die Mails erreichen den internen Mailserver und dieser überträgt sie an das UMA. Das UMA sendet die Mails per SMTP an den externen Provider Server.
Auch hier besteht das Problem, dass interne Mails zwischen MS Outlook und MS Exchange Server nicht archiviert werden, weil diese Komponenten die MAPI Schnittstelle benutzen. 25
Integrationsszenarien 3/3Modus „Forward“
Internet
Mailserver
Router
Interne PC
Interne PC
UMA im weiterleiten Modus
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Administration über WebInterface
Zugriff auf das Archiv via WebInterface
Zugriff auf das Archiv via Outlook
Securepoint UMA: Die Zugriffsmöglichkeiten
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Für Administratoren:Der Status auf der Startseite
Network Traffic
CPU Usage
Memory Usage
Storage Usage
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Zeit Status
Entropie
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Für Administratoren:Das Setup im SOC
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Für Administratoren:Das Backup – einfach automatisch
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Kategorien, bei denen der Gesetzgeber Archivierungspflichten definiert hat:
Buchführung – Personalsachen – Medizinische Dokumentation – Bankunterlagen – Akten der Verwaltung – Gerichtsakten
Fallen Teile Ihrer E-Mailkommunikation (auch interne) in eine dieser Kategorien?
Nutzen Sie E-Mailpostfächer?
Wollen Sie Ihren E-Mailserver einfach entlasten?
Haben Sie jemals ein Angebot per E-Mail angefordert?
Haben Sie jemals ein Angebot per E-Mail bekommen?
Haben Sie jemals eine Rechnung per E-Mail bekommen?
Haben Sie jemals mit Kunden Vertrags Inhalte per E-Mail abgestimmt?
Haben Sie schon ein signiertes Dokument erhalten?
Werden bereits elektronisch signierte Dokumente empfangen?
Wollen Sie sich einfach gegen Klagen wehren, wenn Sie faktisch nichts getan haben?
Haben Sie Mitarbeiter mit eigenen E-Mailpostfächern? 30
Kommunikationsarten undKategorien
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Haben Sie einen Provider für Ihren E-Mailserver?
Steht bereits ein E-Mailserver bei Ihnen im Hause?
Wie viele Postfächer sind im Active Directory registriert?
Wird in absehbarer Zeit die Zahl der Mitarbeiter und damit die Anzahl der Postfächer steigen?
Wie groß ist Ihr Mailvolumen pro Monat?
Welche Protokolle nutzt der Kunde (POP3 / IMAP)?
Wie hoch ist der Traffic derzeit in GB (Tag / Woche / Monat / Jahr)?
Wie hoch ist die Anzahl eingehender und ausgehender E-Mails?
Wie hoch ist das Wachstum im Monat um wie viel MB / GB / TB?
(inklusive durch Nutzer gelöschte E-Mails?)
Gibt es Peaks durch Mailings / Rechnungsversand (Tag / Woche / Monat / Jahr)?
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Infrastruktureller Bereich
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Benötigen Sie eine Rackversion für den Serverschrank?
Genügt ein Software RAID oder soll ein Hardware RAID eingesetzt werden?
Sollte ein redundantes System eingesetzt werden, um Ausfallzeiten durch Wartungsfenster zu minimieren?
Wohin werden die Backups gesichert?
Wie oft sollen Backups erstellt werden?
Haben Sie an den dafür erforderlichen Speicherbedarf gedacht?
HINWEIS:
Eine E-Mail wird mit Faktor 1,7 Ihrer Größe ins Archiv gelegt. Soll sie ins Beweisarchiv, muss zusätzlich der Faktor 3 angewendet werden.
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Konkretes Sizing des UMA
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Haben Sie jemals ein Angebot per E-Mail bekommen?
Haben Sie jemals eine Rechnung per E-Mail bekommen?
Haben Sie jemals mit Kunden Vertrags Inhalte per E-Mail abgestimmt?
Haben Sie schon ein signiertes Dokument erhalten?
Wollen Sie sich gegen Klagen wehren, wenn Sie faktisch nichts getan haben?
Haben Sie Mitarbeiter mit eigenen E-Mailpostfächern?
… ein „JA“ rechtfertigt die Beschaffung der
Securepoint UMA
Ein „Ja“ als Verkaufshilfe …
UMA
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![Page 31: Unified Mail Archiv (UMA) Rechtsrahmen und Administration Mailarchivlösung mit Beweiswerterhaltung aus der Box](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/55204d6f49795902118c0969/html5/thumbnails/31.jpg)
Verarbeitungsgeschwindigkeit der E-Mails: annähernd irrelevant
Kapazität des Speichermediums: WICHTIG!
Software-RAID vs. Hardware-RAID (RAID =„Redundant Array of Independent Disks“, also „Redundante Anordnung unabhängiger Festplatten“ = Ausfallsicherheit)
Tisch-Version vs. Rack-Version
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Wie groß muss meine UMA sein?
UMA 100 / 100 UMA 200 / 210 UMA 300 UMA 400
![Page 32: Unified Mail Archiv (UMA) Rechtsrahmen und Administration Mailarchivlösung mit Beweiswerterhaltung aus der Box](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/55204d6f49795902118c0969/html5/thumbnails/32.jpg)
Ein Unternehmen hat eine 20 User (Mailbox) Lizenz erworben und hat auch 20 User im Exchange aktiviert. Nun verlassen 5 der User das Unternehmen und es werden 5 neue User eingestellt.
Das Unternehmen muss eine neue Lizenz erwerben, da ja bereits 20 Mailboxen archiviert wurden und nun 5 neue dazu kommen. Ansonsten werden die neuen 5 Mailboxen nicht mehr archiviert. Das Unternehmen braucht nun mindestens eine 25 User Lizenz.
Rechenbeispiel
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![Page 33: Unified Mail Archiv (UMA) Rechtsrahmen und Administration Mailarchivlösung mit Beweiswerterhaltung aus der Box](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/55204d6f49795902118c0969/html5/thumbnails/33.jpg)
Lizenzablauf: Karenzzeit 7 Tage unter alten Bedingungen
Inbetriebnahme: 7 Tage unter kleinsten Bedingungen (5 user)
Falsche Lizenz: Gehe zu Punkt 1, wenn keine alte Lizenz vorhanden,gehe zu Punkt 2
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Lizenzverhalten
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Securepoint UMA
UMA
Security made by Securepoint, mit Governikus LZA 38
![Page 35: Unified Mail Archiv (UMA) Rechtsrahmen und Administration Mailarchivlösung mit Beweiswerterhaltung aus der Box](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/55204d6f49795902118c0969/html5/thumbnails/35.jpg)
- manipulationssicher -
- revisionssicher -
- gesetzeskonform –
- einfach -
- günstig -
- sicher -
Securepoint UMA
UMA
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![Page 36: Unified Mail Archiv (UMA) Rechtsrahmen und Administration Mailarchivlösung mit Beweiswerterhaltung aus der Box](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/55204d6f49795902118c0969/html5/thumbnails/36.jpg)
… alles klar, oder:
… fragen Sie jetzt…
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![Page 37: Unified Mail Archiv (UMA) Rechtsrahmen und Administration Mailarchivlösung mit Beweiswerterhaltung aus der Box](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062622/55204d6f49795902118c0969/html5/thumbnails/37.jpg)
… vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Securepoint GmbHSalzstraße 121335 Lüneburg
Tel.: +49 4131 2401 – 0Fax: +49 4131 2401 – 50
Web: http://www.securepoint.de
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