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UNIVERSIDAD CENTRAL DE ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST CÍA. LTDA. EN LA
CIUDAD DE QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTORA: SIMBAÑA ALOBUELA GINA ARACELI
TUTORA: DRA. GEOCONDA ELIZABETH TRUJILLO CALERO
QUITO, NOVIEMBRE 2016
REFERENCIAS DE LA AUTORA: Gina Araceli Simbaña Alobuela, g-
REFERENCIAS DEL TUTORA: Geoconda Elizabeth Trujillo Calero,
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Sistema, Control Interno, Finanzas
Simbaña Alobuela, Gina Araceli (2016). Propuesta de un Sistema de Control
Interno Administrativo y Financiero para la Empresa EmpleFast Cía. Ltda. en
la ciudad de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto de
investigación para la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Carrera de Contabilidad y
Auditoría. Quito: UCE. 116 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, GINA ARACELI SIMBAÑA ALOBUELA en mi calidad de autor del trabajo de
investigación o Tesis realizada sobre, “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA
EMPLEFAST CÍA. LTDA. EN LA CIUDAD DE QUITO” por la presente autorizo a la
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que
me pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos
o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponde, con excepción de la presente autorización
seguirán vigente a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8,19
y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su reglamento.
En la ciudad de Quito, a los 28 días del mes noviembre de 2016
____________________________
Gina Araceli Simbaña Alobuela
C.C
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, GEOCONDA ELIZABETH TRUJILLO CALERO, en calidad de tutora del trabajo
de titulación, PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST CÍA.
LTDA. EN LA CIUDAD DE QUITO elaborado por la GINA ARACELI SIMBAÑA
ALOBUELA, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad Central de Ecuador, APRUEBO, en consideración que
el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico
y epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe, en virtud de
continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del
Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 28 días del mes de noviembre de 2016
____________________________
Mgst. Geoconda Elizabeth Trujillo Calero
C.C:
vi
DEDICATORIA
Dedico este trabajo de titulación a las personas
que me mostraron su apoyo incondicional
durante este tiempo de formación académica y
profesional. A Dios por haberme permitido
llegar hasta este momento cumbre de mi vida.
A mis padres, a mis hermanos, a mi esposo e hija
quienes son la prioridad más importante de mi
vida, y quienes siempre tuvieron fe en mí y en
mis conocimientos y siempre me brindaron su
apoyo incondicional.
Finalmente a mis profesores que estuvieron
apoyándome de una u otra manera y han sabido
ser ejemplo de constancia y sabiduría.
Gina Araceli Simbaña Alobuela
vii
AGRADECIMIENTO
Agradezco primero a Dios por acompañarme todos
los días en mis proyectos y permitirme llegar a
finalizar un objetivo más en esta etapa de mi vida.
Agradezco a mis padres ya que son ellos quienes
han sido el pilar fundamental para llegar hasta este
momento, siendo un apoyo constante durante mi
trayectoria estudiantil.
Agradezco a mi esposo y a mi hija por apoyarme
para continuar con mis estudios y cumplir con mis
metas y sueños de superación.
A la Universidad y a sus profesores por ser un apoyo
y guía durante la formación de mi carrera.
A mi directora de tesis, la Dra. Geoconda Elizabeth
Trujillo Calero por ser mi guía en la obtención de
este título.
Al Dr. Fabián Vásconez Pinto Gerente de
EmpleFast Cía. Ltda., por permitirme realizar mi
trabajo de investigación en su empresa. Y a la Sra.
Jenny Torres por su colaboración en cuanto a la
información.
Gina Araceli Simbaña Alobuela
viii
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
AUTORIZACIÓN DEL LA EMPRESA ......................................................................... v
DEDICATORIA .............................................................................................................. vi
AGRADECIMIENTO .................................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................ viii
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xiv
ANEXOS ....................................................................................................................... xvi
RESUMEN ................................................................................................................... xvii
ABSTRACT ................................................................................................................ xviii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA EMPLEFAST CIA. LTDA. .................... 2
1.1. Generalidades ......................................................................................................... 2
1.1.1. Definición .............................................................................................................. 2
1.1.2. Importancia ............................................................................................................ 2
1.1.3. Objetivo ................................................................................................................. 3
1.1.4. Funciones ............................................................................................................... 3
1.1.5. Recursos ................................................................................................................. 4
1.2. Clasificación de la empresa .................................................................................... 4
1.3. Servicios que ofrece la empresa ............................................................................. 5
1.4. Base legal de la empresa ......................................................................................... 5
1.5. Constitución de la empresa ..................................................................................... 6
1.5.1. Nombre y ubicación de la empresa ........................................................................ 6
1.6. Organismos de control ............................................................................................ 7
1.6.1. Superintendencia de Compañías ............................................................................ 7
1.6.2. Servicios de Rentas Internas .................................................................................. 8
ix
1.6.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ............................................................. 9
1.6.4. Ministerio de Relaciones Laborales ....................................................................... 9
1.7. Reseña histórica .................................................................................................... 10
1.8. Filosofía empresarial ............................................................................................ 10
1.8.1. Misión .................................................................................................................. 10
1.8.2. Visión ................................................................................................................... 11
1.8.3. Objetivo ............................................................................................................... 11
1.8.4. Principios y valores .............................................................................................. 11
1.9. Estructura organizacional ..................................................................................... 11
1.9.1. Organigrama estructural ...................................................................................... 11
1.9.2. Organigrama funcional ........................................................................................ 12
1.9.3. Descripción de funciones .................................................................................... 13
2. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA EMPLEFAST CÍA. LTDA. ... 14
2.1. Análisis situacional ............................................................................................... 14
2.2. Macroambiente ..................................................................................................... 14
2.2.1. Aspecto Económico ............................................................................................. 14
2.2.2. Aspecto político y legal ....................................................................................... 18
2.2.3. Aspecto social ...................................................................................................... 19
2.2.4. Aspecto tecnológico ............................................................................................. 20
2.3. Microambiente ...................................................................................................... 20
2.3.1. Clientes ................................................................................................................ 21
2.3.2. Proveedores .......................................................................................................... 22
2.3.3. Competencia ........................................................................................................ 22
2.3.4. Productos sustitutos. ............................................................................................ 23
2.3.5. Nuevos competidores. .......................................................................................... 23
2.4. Matriz Externa ...................................................................................................... 23
2.4. Análisis interno ..................................................................................................... 26
2.4.1. Metodología. ........................................................................................................ 26
2.4.2. Encuesta ............................................................................................................... 26
2.5. Matriz interna ....................................................................................................... 38
2.6. Análisis FODA ..................................................................................................... 41
2.6. Matriz estratégica ................................................................................................. 42
x
3. MARCO TEÓRICO .............................................................................................. 44
3.1. Los Sistemas ......................................................................................................... 44
3.1.1. Sistema de Control Administrativo ..................................................................... 44
3.1.2. Sistema de Control Financiero ............................................................................. 45
3.2. Control Interno ..................................................................................................... 45
3.2.1. Antecedentes ........................................................................................................ 45
3.2.2. Definición ............................................................................................................ 46
3.2.3. Importancia .......................................................................................................... 46
3.2.4. Objetivos .............................................................................................................. 47
3.2.5. Tipos de control interno ....................................................................................... 47
3.2.6. Componentes del Control Interno ........................................................................ 48
3.2.7. Métodos para documentar el control interno ....................................................... 52
3.3. Modelos de control interno: COSO ...................................................................... 58
3.3.1. COSO ................................................................................................................... 58
3.3.2. COSO I ................................................................................................................ 58
3.3.3. COSO II ............................................................................................................... 59
3.3.4. COSO III .............................................................................................................. 60
3.3.5. MICIL .................................................................................................................. 61
3.3.6. COBIT ................................................................................................................. 62
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST CIA.
LTDA. ............................................................................................................................ 64
4.1. Propuesta administrativa y financiera .................................................................. 71
4.2. Filosofía empresarial ............................................................................................ 77
4.2.1. Objetivo ............................................................................................................... 81
4.2.2. Alcance ................................................................................................................ 81
4.2.3. Políticas de control interno .................................................................................. 81
4.2.4. Responsables ........................................................................................................ 81
4.2.5. Procedimientos: selección de proveedores .......................................................... 82
4.2.6. Diagrama de flujo ................................................................................................ 83
4.2.7. Documento de control .......................................................................................... 84
4.3. Compra de materiales ........................................................................................... 85
4.3.1. Objetivo ............................................................................................................... 85
xi
4.3.2. Alcance ................................................................................................................ 85
4.3.3. Políticas de control interno .................................................................................. 85
4.3.4. Responsables ........................................................................................................ 85
4.3.5. Procedimientos: compra de materiales ................................................................ 86
4.3.6. Diagrama de flujo ................................................................................................ 87
4.3.7. Documento de Control ......................................................................................... 88
4.4. Sistema de Control Interno Financiero ................................................................. 89
4.4.1. Objetivo ............................................................................................................... 89
4.4.2. Alcance ................................................................................................................ 89
4.4.3. Políticas de control interno .................................................................................. 89
4.4.4. Responsables ........................................................................................................ 90
4.4.5. Procedimientos: Caja chica .................................................................................. 90
4.4.6. Diagrama de flujo ................................................................................................ 91
4.4.7. Documento de control .......................................................................................... 92
4.5. Caja: Arqueo de caja............................................................................................. 93
4.5.1. Objetivo ............................................................................................................... 93
4.5.2. Alcance ................................................................................................................ 93
4.5.3. Políticas de control interno .................................................................................. 93
4.5.4. Responsables ........................................................................................................ 93
4.5.5. Procedimientos: arqueo de caja ........................................................................... 94
4.5.6. Diagrama de flujo ................................................................................................ 95
4.5.7. Documento de control .......................................................................................... 96
4.6. Bancos: Conciliación bancaria ............................................................................. 97
4.6.1. Objetivo ............................................................................................................... 97
4.6.2. Alcance ................................................................................................................ 97
4.6.3. Políticas de control interno .................................................................................. 97
4.6.4. Responsables ........................................................................................................ 97
4.6.5. Procedimientos: conciliación bancaria ................................................................ 98
4.6.6. Diagrama de flujo ................................................................................................ 99
4.6.7. Documento de control ........................................................................................ 100
4.7. Cuentas por cobrar: clientes ............................................................................... 101
4.7.1. Objetivo ............................................................................................................. 101
xii
4.7.2. Alcance .............................................................................................................. 101
4.7.3. Políticas de control interno ................................................................................ 101
4.7.4. Responsables ...................................................................................................... 101
4.7.5. Procedimientos: cuentas por cobrar ................................................................... 102
4.7.6. Diagrama de flujo .............................................................................................. 103
4.7.7. Documento de control ........................................................................................ 104
4.8. Cuentas por pagar: proveedores ......................................................................... 105
4.8.1. Objetivo ............................................................................................................. 105
4.8.2. Alcance .............................................................................................................. 105
4.8.3. Políticas de control interno ................................................................................ 105
4.8.4. Responsables ...................................................................................................... 105
4.8.5. Procedimientos: cuentas por pagar proveedores ................................................ 106
4.8.6. Diagrama de flujo .............................................................................................. 107
4.8.7. Documento de control ........................................................................................ 108
4.9. Gestión Financiera .............................................................................................. 110
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 112
Conclusiones .................................................................................................................. 112
Recomendaciones .......................................................................................................... 113
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 114
ANEXOS ...................................................................................................................... 117
xiii
LISTA DE TABLAS
Nº Tabla Pág.
Tabla 1 Capital suscrito .................................................................................................... 6
Tabla 2 Producto interno bruto. ...................................................................................... 15
Tabla 3 Ventas de servicios a las siguientes empresas. .................................................. 15
Tabla 4 Tasa de inflación anual. ..................................................................................... 16
Tabla 5 Variación de precios de los servicios ................................................................ 16
Tabla 6. Tasa de interés activa........................................................................................ 17
Tabla 7 Préstamos realizados. ........................................................................................ 17
Tabla 8 Tasa de interés ................................................................................................... 18
Tabla 9 Depósitos realizados .......................................................................................... 18
Tabla 10 Reformas tributarias ........................................................................................ 19
Tabla 11 Tasa de desempleo ........................................................................................... 20
Tabla 12 Clientes ............................................................................................................ 21
Tabla 13 Proveedores potenciales USD ......................................................................... 22
Tabla 14 Competencia .................................................................................................... 23
Tabla 15 Matriz externa .................................................................................................. 24
Tabla 16 Empleados de la empresa ................................................................................ 26
Tabla 17 Estructura organizativa .................................................................................... 27
Tabla 18 Empresa cuenta con objetivos, metas y estrategias ........................................ 28
Tabla 19 Comunica a personal de la misión, visión y valores ....................................... 29
Tabla 20 Planes operativos y estratégicos ...................................................................... 30
Tabla 21 Empresa cuenta con un manual de procedimiento y responsabilidades .......... 31
Tabla 22 Evalúa al personal periódicamente .................................................................. 33
Tabla 23 Liderazgo que se aplica en el trabajo por parte del gerente ............................ 34
Tabla 24 Gestión financiera ............................................................................................ 35
Tabla 25 Gastos .............................................................................................................. 37
Tabla 26 Matriz interna .................................................................................................. 39
Tabla 27 Matriz estratégica ............................................................................................ 42
Tabla 28 Encadenamiento causa-efecto ......................................................................... 80
Tabla 29 Estado de Situación Financiera ..................................................................... 110
Tabla 30 Estado de Resultados de la Empresa ............................................................. 111
xiv
LISTA DE FIGURAS
Nº Figura Pág.
Figura 1 Funciones de la empresa. .................................................................................. 3
Figura 2 Recursos de la Empresa. ................................................................................... 4
Figura 3 Logo de la empresa. .......................................................................................... 7
Figura 4 Superintendencia de Compañías. ...................................................................... 7
Figura 5Servicio de Rentas Internas. ............................................................................... 8
Figura 6 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. ....................................................... 9
Figura 7 Ministerio de Relaciones Laborales. ................................................................. 9
Figura 8 Organigrama estructural de la empresa. .......................................................... 12
Figura 9 Organigrama funcional de la empresa............................................................. 12
Figura 10 Estructura organizativa.................................................................................. 27
Figura 11 Conoce políticas, objetivos y estrategias ...................................................... 28
Figura 12 Comunicación de la misión, visión y valores................................................ 29
Figura 13 Planificación de actividades .......................................................................... 30
Figura 14 Manual de procedimientos ............................................................................ 31
Figura 15 Selección de personal .................................................................................... 32
Figura 16 Evaluación del personal ............................................................................... 33
Figura 17 Liderazgo....................................................................................................... 34
Figura 18 Componentes de control interno. .................................................................. 49
Figura 19 Símbolos Tradicionales ................................................................................ 54
Figura 20 Símbolos Modernos. .................................................................................... 55
Figura 21 Comparación COSO I Y COSO II. .............................................................. 59
Figura 22 COSO III. ..................................................................................................... 61
Figura 23 MICIL. ......................................................................................................... 62
Figura 24 Cubo COBIT. ................................................................................................ 63
Figura 25 Organigrama estructural propuesto ......................................................... 72
Figura 26 Organigrama funcional .............................................................................. 73
Figura 27 Filosofía empresarial ..................................................................................... 77
Figura 28 Diagrama selección de proveedores .............................................................. 83
xv
Figura 29 Diagrama compra de materiales. ................................................................... 87
Figura 31 Diagrama Caja chica ..................................................................................... 91
Figura 33 Diagrama arqueo de caja. .............................................................................. 95
Figura 35 Diagrama conciliación bancaria .................................................................... 99
Figura 37 Diagrama cuentas por cobrar ..................................................................... 103
Figura 39 Diagrama cuentas por pagar. ...................................................................... 107
xvi
ANEXOS
Anexo A RUC de la empresa ....................................................................................... 117
Anexo B Patente de la empresa .................................................................................... 119
Anexo C Fotos de la oficina ......................................................................................... 120
Anexo D Fotos de la bodega ........................................................................................ 122
xvii
“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST CIA. LTDA. EN LA
CIUDAD DE QUITO”
RESUMEN
La investigación realizada en el presente trabajo se desarrolla en la empresa EmpleFast
Cía. Ltda., dedicada a prestar servicios varios de limpieza y mensajería, la misma que se
mantiene por más de una década ofertando estos servicios.
El principal problema es la ausencia de un sistema de control interno administrativo y
financiero el cual ha sido motivo de pérdidas financieras significativas para la compañía,
y por lo mismo una decreciente fuente de trabajo para sus empleados, por varios años ha
trabajado con sistemas empíricos administrativos que no son los suficientes para crecer
organizacionalmente. Además de las limitaciones en las actividades de la empresa como
por ejemplo la duplicación de tareas, segregación de funciones, manejo del personal, y
entrega de información. Por lo tanto se tiene previsto una propuesta de un sistema de
control interno enfocado a las áreas administrativas y financieras de la empresa, el mismo
que contribuye a un buen manejo de actividades y procesos.
El trabajo de investigación contempla un análisis y aplicación del sistema de control
interno, estableciendo políticas y procedimientos de acuerdo a los requerimientos
analizados en dichas áreas, con el cual se busca aumentar la participación en el mercado
para garantizar la estabilidad económica para los empleados, proveedores y organismos
de control.
PALABRAS CLAVES: CONTROL INTERNO/ POLÍTICAS/ PROCEDIMIENTOS/
FUNCIONES.
xviii
“INTERNAL ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL CONTROL PROPOSAL
FOR THE EMPLEFAST CÍA. LTDA. COMPANY., IN QUITO”
ABSTRACT
The research submitted in this document was carried out at EmpleFast Cía. Ltda. devoted
to giving Assistance of Cleaning and Messaging for longer than decade. The main current
problem coming up here is the absence of an Internal Administrative and Financial
Control, which has caused significant economic losses for the company as well as
reduction of work for the employees.
For some years, the company has been using hopeless and not very technical
administrative systems of organization to raise itself competitive. Besides, the company
has also released some difficulties like working twice as much as it should be, multiplying
and distributing more and different functions and responsibilities. There from, there has
been pesonnel management and submitting information inconveniences. For this reason.
The company is expecting to have an Internal Control Proposal focused on Administrative
and Financial Areas which help lead a much better development of the internal activities
and processes.
The present investigation has been carried out to upply and analyze the Internal Control
of Systems setting new policies and procedures that match with the requirements pointed
out in order to raise the participation in the market and so, they can guarantee the
economical stability for the employees, supliers and organisms of control.
KEY WORDS: INTERNAL CONTROL/ POLICIES/ PROCEDURES/ FUNCTIONS.
1
INTRODUCCIÓN
El control interno es una herramienta indispensable para dirigir y supervisar las
actividades que se realizan en las diferentes áreas de la empresa, y la ejecución oportuna
de estas ayuda a alcanzar los objetivos propuestos. El presente trabajo de investigación
se realiza para proponer un sistema de control interno para el área administrativa y
financiera de la empresa EmpleFast Cía. Ltda. Con la aplicación de esta propuesta se
pretende una adecuada gestión dentro de las unidades de mayor importancia de la empresa
EmpleFast Cía. Ltda.
La aplicación de esta propuesta de sistema de control interno facilitara a la empresa y sus
directivos mantenerse en el camino hacia el logro de sus mentas, así como lograr que los
procesos se realicen de acuerdo a la normativa, políticas y procedimientos planteados para
poder alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa.
Los temas referentes a los antecedentes de la empresa, con el fin de obtener un
conocimiento previo y amplio de su definición, objetivo, actividad económica, base legal,
historia y direccionamiento estratégico.
El análisis de la situación actual de la empresa en el que se analizó los factores del macro
ambiente y los factores del micro ambiente, con los que se determinaron las oportunidades
y amenazas así como también las debilidades y fortalezas dando como resultado la matriz
FODA.
Las principales teorías en las que se sustenta el estudio como sistema, control interno,
métodos para documentar el control interno y modelos de control interno, para que la
investigación no sean empírica.
La propuesta del sistema estableciendo las políticas de control interno, procedimientos
para el área administrativa y financiera.
Las conclusiones y recomendaciones se describen tomando en cuenta toda la
investigación realizada en el presente trabajo.
2
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA EMPLEFAST CIA. LTDA.
1.1. Generalidades
Existen varios puntos de vista para definir una empresa, ya que se identifica como una
institución del empresario o como una unidad de beneficio cuyo único sentido es la
obtención de un excedente económico; pero también se describe como una organización
con un objeto en común conformado por un conjunto de personas que realizan un esfuerzo
combinado.
Esta es interpretada por algunos autores, como una entidad que está compuesta por un
capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización o prestación
de servicios a la colectividad. Hoy en día las empresas son organizaciones modernas
formadas por unidades administrativas y dirigidas cada una de ellas por un responsable.
1.1.1. Definición
Por consiguiente EmpleFast Cía. Ltda., es una empresa que está conformada por un
capital y trabajo que mediante la combinación de factores realiza actividades de
prestación de servicios complementarios a la colectividad para satisfacer las necesidades
de los clientes y obtener un excedente económico.
1.1.2. Importancia
EmpleFast, es una empresa representada por un factor de unión de todos aquellos que la
conforman y están destinados a trabajar por un objetivo en común. También, es una fuente
de empleo para muchas personas mediante los servicios que ofrece, generando bienestar
a las familias. Además, satisface las necesidades que presenta la sociedad y al mismo
tiempo es un generador de ingresos y riqueza que se distribuye equitativamente
propiciando el desarrollo económico y social.
3
1.1.3. Objetivo
EmpleFast como toda empresa tiene como objetivo fundamental obtener el mayor
rendimiento de las operaciones mediante el uso adecuado de los recursos. Además, de
generar puestos de empleo, crecer económicamente, satisfacer necesidades, lograr una
participación en el mercado y ser una empresa líder dentro las actividades.
1.1.4. Funciones
Las principales funciones que realiza la empresa EmpleFast Cía. Ltda., son las siguientes:
Figura 1 Funciones de la empresa.
4
1.1.5. Recursos
Los recursos que tiene la empresa EmpleFast para el cumplimiento de los objetivos son:
Figura 2 Recursos de la Empresa.
1.2. Clasificación de la empresa
Se puede clasificar dentro de los siguientes grupos:
Por el tamaño: EmpleFast se encuentra ubicada dentro de las pequeñas y
medianas empresas PYMES, considerada como una empresa pequeña de acuerdo
a las características propias, pero con la meta de llegar a ser una empresa más
grande.
Por el sector al que pertenecen: Es una empresa privada, ya que el capital
pertenece a los accionistas de la empresa.
Por la constitución legal: EmpleFast Cía. Ltda., es una empresa de
responsabilidad Limitada, ya que está formada con un mínimo de dos socios y un
máximo de quince socios, quienes responden hasta el monto de las aportaciones
individuales.
5
Por la actividad: la actividad es la prestación de servicios, debido a que se dedica
a la venta de servicios de mensajería y limpieza.
1.3. Servicios que ofrece la empresa
La limpieza es una necesidad para el convencional desarrollo de la vida diaria, la lleven
a cabo o no empresas especializadas. Sin embargo, los servicios de limpieza aparecen hoy
en día y cada vez más como una necesidad en las empresas. Esta necesidad se amplía a
toda una serie de edificios y locales, ya sean públicos o privados.
Toda empresa o institución requiere de servicios de limpieza para las oficinas en donde
los empleados deben trabajar a gusto y la empresa debe proyectar una imagen adecuada.
Así como también, necesitan mantener comunicación con otras empresas o clientes
dependiendo la actividad económica, un servicio de mensajería mejora las relaciones
empresariales.
Los servicios de mensajería se han utilizado durante siglos. Inicialmente, un servicio de
mensajería dependía de mensajeros que entregaban telegramas y otros mensajes a pie, a
caballo, o en bicicleta. En la actualidad los servicios de mensajería ayudan a las empresas
y a las personas a transportar documentos importantes, paquetes y otros artículos de
manera más rápida y confiable.
La empresa EmpleFast Cía. Ltda., convirtió estas necesidades en una oportunidad de
trabajo, en las actividades de servicios como las de: limpieza y mensajería, con el objetivo
principal de comercializarlos.
1.4. Base legal de la empresa
De acuerdo, a la ley reformatoria al código de trabajo, que regula la actividad de
intermediación laboral y la de tercerización de servicios complementarios.
Se denomina tercerización de servicios complementarios, aquella que realiza una persona
jurídica constituida de conformidad con la Ley de Compañías, con el personal propio,
para la ejecución de actividades complementarias al proceso productivo de otra empresa.
6
La relación laboral operará exclusivamente entre la empresa tercerizadora de servicios
complementarios y el personal por ésta contratado en los términos de la Constitución
Política de la República y la ley. Constituyen actividades complementarias de la usuaria
las de vigilancia, seguridad, alimentación, mensajería, mantenimiento, limpieza y otras
actividades de apoyo que tengan aquel carácter (Ministerio de Trabajo, 2012).
1.5. Constitución de la empresa
La empresa EmpleFast Cía. Ltda., se constituyó el 24 de noviembre del 2006, mediante
resolución N° 4287 con fecha de resolución 06 de noviembre del 2006 y se publicó el 04
de diciembre del 2006 mediante el periódico El Telégrafo, expediente N° 156882. La
compañía inicia actividades con un capital suscrito de $10.000,00.
Tabla 1 Capital suscrito
Identificación Nombre Transacción Fecha de
Resolución Valor
1702504364 Vásconez Pinto Néstor
Oswaldo
Constitución 06/11/2006 9998,00
1714964093 Vásconez Hinojosa David
Patricio
Constitución 06/11/2006 1,00
1709632143 Vásconez Pinto Pedro Fabián Constitución 06/11/2006 1,00
Subtotal 10.000,00
Nota: Superintendencia de Compañías.
1.5.1. Nombre y ubicación de la empresa
Bajo el tipo de responsabilidad limitada con el nombre de “SISTEMA DE SERVICIOS
VARIOS EMPLEFAST CIA. LTDA.”, RUC: 1702062357001.
Cuya actividad económica es la de realizar actividades complementarias de:
a. Alimentación
b. Mensajería
c. Limpieza.
7
Se encuentra ubicada en la provincia de Pichincha, ciudad de Quito, parroquia San Isidro
del Inca, calle los líquenes 320 y frutillas.
Figura 3 Logo de la empresa.
Nota: EmpleFast Cía. Ltda.
1.6. Organismos de control
1.6.1. Superintendencia de Compañías
La Superintendencia de Compañías es el organismo encargado de vigilar y controlar las
actividades, el funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías. Es la
Institución que por mandato constitucional y legal controla a las sociedades anónimas,
compañías de responsabilidad limitada, de economía mixta, y compañías en comandita
por acciones. Además, es quien dicta los reglamentos para la aplicación de la ley de
compañías.
Figura 4 Superintendencia de Compañías.
Nota: Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, (2016).
Las compañías bajo el control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías del
Ecuador deberán remitir bajo el primer cuatrimestre del año, los siguientes documentos:
Estados financieros
Informe o memoria presentado por el representante legal a la junta general de
accionistas o socios.
8
Informe del o los comisarios, del consejo de vigilancia u otro órgano de
fiscalización interna, presentados a la junta general de accionistas o de socios.
Informe de auditoría externa, en el caso de estar obligada a contratarla.
Nómina de administradores y/o representantes legales con la indicación de los
nombres y apellidos completos y denominación del cargo de los mismos.
Nómina de accionistas o socios inscritos en el libro de acciones y accionistas
o de participaciones y socios, a la fecha del cierre del estado financiero.
Copia legible del Registro Único de Contribuyentes (RUC) vigente.
Copia certificada del acta de la junta que aprobó los estados financieros.
Información sobre el número de personal ocupado en sus compañías,
clasificándolo como: Directivos; Administrativos; De producción; Otros
1.6.2. Servicios de Rentas Internas
Figura 5Servicio de Rentas Internas.
Nota: Sistema de Rentas Internas, (2016).
El Servicio de Rentas Internas es la entidad responsable de administrar, controlar y
regular los tributos de las rentas generadas de fuente ecuatoriana. Además, es la encargada
de establecer el vínculo de relación entre el fisco y el contribuyente a través de la difusión
y la capacitación respecto de las obligaciones tributarias.
Atiende y resuelve los reclamos y consultas que se presenten de conformidad a la Ley.
Identifica a cada uno de los contribuyentes por medio del Registro Único de
Contribuyentes que tiene por función registrar e identificar a los contribuyentes con fines
impositivos y como objeto proporcionar información a la administración tributaria.
Las obligaciones que deben cumplir:
Obtención del RUC
Presentar Declaraciones: del impuesto al valor agregado, impuesto a la Renta,
pago del anticipo a la renta, de retenciones en la fuente del impuesto a la renta,
del impuesto a los consumos especiales, Presentar anexos.
9
1.6.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Figura 6 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Nota: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, (2016).
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y
funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad,
universalidad, equidad y eficiencia. Es la encargada de aplicar el Sistema de Seguro
General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social.
Obligaciones que debe cumplir el empleador:
Celebrar el contrato de trabajo.
Inscribir el contrato de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales.
Afiliar al trabajador al seguro social a partir de su primer día de trabajo.
Pagar el sueldo básico de $366,00.
Asumir el porcentaje de 11,15% que corresponde al empleador por seguridad
social.
Pagar las horas extras y suplementarias.
Pagar los décimos tercero y cuarto.
Pagar los fondos de reserva y utilidades.
1.6.4. Ministerio de Relaciones Laborales
Figura 7 Ministerio de Relaciones Laborales.
Nota: Ministerio de Relaciones Laborales, (2016).
10
El Ministerio de Relaciones Laborales es el organismo encargado de regular las
actividades y políticas laborales, protege los derechos fundamentales de los empleados y
trabajadores que prestan servicios en las distintas empresas legalmente constituidas.
Las relaciones de carácter laboral en el país están reguladas por el Código de Trabajo,
quienes protegen y mantienen la armonía entre empleadores y trabajadores. Así como, el
cumplimiento de los derechos y obligaciones del recurso humano que mantiene cada
empresa.
1.7. Reseña histórica
EmpleFast Cía. Ltda., inicio actividades en el año 2006 con el objetivo de prestar servicios
varios de mensajería, limpieza, y alimentación, pero al transcurrir del tiempo y notar que
la prestación de los servicios de alimentación no generaba la rentabilidad esperada se
limitaron a prestar únicamente los servicios de limpieza y mensajería.
Fue fundada bajo el espíritu emprendedor del Dr. Fabián Vásconez Pinto quien desde el
inicio ha desempeñado el cargo de gerente general de la compañía. Hasta el momento
lleva una década en funcionamiento tiempo en el cual se ha preocupado por prestar un
excelente servicio a los clientes, tratando de mantenerse en el mercado y obtener una
mejor posición en el área de servicios.
1.8. Filosofía empresarial
1.8.1. Misión
Prestar servicios de calidad procurando siempre mejorar los procesos que permitan ser
mejor que la competencia, trabajando directamente con los clientes exigiendo la
eficiencia máxima e incorporando nuevos mecanismos que ayuden a alcanzar el propósito
planteado.
11
1.8.2. Visión
Ser una empresa con reconocimiento debido a los valores y transparencia en el manejo
de la relación cliente – proveedor. Logrando mediante estándares de calidad e innovación
constante en nuestros servicios la plena satisfacción en la eficiencia del uso de recursos
físicos y en la eficiencia en el tipo del servicio, garantizando la retroalimentación positiva
de nuestros clientes.
1.8.3. Objetivo
El objetivo de la empresa es vender los servicios que ofrece que son los servicios de
mensajería y limpieza a las empresas o instituciones públicas o privadas, para obtener
una rentabilidad y satisfacer necesidades.
1.8.4. Principios y valores
La empresa EmpleFast Cía. Ltda., resalta la relevancia de los principios, ya que son
pilares fundamentales dentro y fuera de la organización. Además, de ser grandes fuerzas
impulsoras dentro del trabajo y cultura organizacional.
1.9. Estructura organizacional
1.9.1. Organigrama estructural
Al actual organigrama de la Empresa EmpleFast Cía. Ltda., le faltan áreas que son
imprescindibles dentro de la organización.
12
Junta General de
Socios
Gerencia General
Departamento de
Limpieza
Departamento de
Mensajería
Figura 8 Organigrama estructural de la empresa.
Nota: EmpleFast Cía. Ltda.
Es necesario ampliar algunos aspectos dentro de la estructura organizacional, delimitar
las funciones y establecer las relaciones organizativas mediante procesos, facilitando la
distribución adecuada de las funciones e implementando nuevos departamentos con el
respectivo personal operativo.
Por ello, se desarrollara una propuesta dentro del Capítulo IV respecto a la filosofía
organizacional en la que va constar el organigrama estructural con los cambios ya antes
mencionados.
1.9.2. Organigrama funcional
Junta General de Socios
A
Gerencia General
B
Departamento de
Limpieza
C
Departamento de
Mensajería
D
Figura 9 Organigrama funcional de la empresa.
Nota: EmpleFast Cía. Ltda.
13
1.9.3. Descripción de funciones
A. Junta general de accionistas :
Será el presidente proclamado quien representara a la compañía en todos los
negocios y contratos con terceros en relación con el objeto de la sociedad.
Tomar decisiones conjuntamente con el gerente general
Examinar, aprobar o improbar los balances y las cuentas que debe rendir el
gerente.
B. General:
Toma de decisiones estratégicas relacionadas con el crecimiento de la misma
Responsable de administrar y dirigir la totalidad de la empresa
Coordina y controla las actividades administrativas
Firmar cheques de la compañía
Seleccionar al personal para las áreas de trabajo
Realizar los informes cuando los socios lo soliciten.
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente al personal.
C. Limpieza:
Ejecuta el servicio de limpieza
Adquiere los suministros y materiales de limpieza
Supervisa y controla el área del servicio
Coordina con los clientes
D. Mensajería:
Ejecuta el servicio de mensajería
Adquiere los suministros y materiales
Supervisa y controla el área del servicio
Coordina con los clientes
14
2. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA EMPLEFAST CÍA. LTDA.
2.1. Análisis situacional
Según Orozco (2009), el análisis situacional de una organización es:
El proceso que estudia el entorno del mercado y las posibilidades comerciales de la
empresa. Se suele referenciar, separadamente, en dos capítulos, uno corresponde al entorno
externo de la empresa, en tanto que, ésta, se enfoca en el otro capítulo, el cual considera
sus fortalezas y debilidades internas. Fuente especificada no válida.
En una empresa u organización es muy importante analizar la situación histórica y actual
tanto externo e interno. Es decir, las oportunidades y amenazas están relacionadas con el
micro ambiente y macro ambiente, mientras las fortalezas y debilidades se vinculan con
las fuerzas internas de la empresa. El resultado del análisis interno y externo se resume
en FODA.
Para el análisis situacional de la empresa EMPLEFAST CÍA. LTDA., se considera los
antecedentes organizacionales y visita preliminar a las instalaciones que ayudaron a
evidenciar los siguientes acontecimientos.
2.2. Macroambiente
El estudio de los factores externos está divido en macro ambientes y micro ambiente. Es
decir, todas las empresas están expuestas a factores como el ambiente político,
económico, social, tecnológico y hasta ambiental. (Chaquilla, 2013)
2.2.1. Aspecto Económico
“El sistema económico es la estructura de producción, asignación de recursos
económicos, distribución y consumo de bienes y servicios en una economía” (Centro de
Investigadores Económicas (CINVE), 2015)
15
a) PIB:
El PIB es el valor monetario de los bienes y servicios finales producidos por una economía
en un período determinado. Además, es un indicador representativo que ayuda a medir el
crecimiento o decrecimiento de la producción de bienes y servicios de cada país. Este
indicador refleja la competitividad de las empresas. En el año 2011 el Producto Internos
Bruto (PIB) tiene un incremento, pero a partir del año 2012, ha ido decreciendo hasta
llegar el 1,42%, que pertenece al año 2017. En la siguiente tabla se puede apreciar cómo
va cambiando este porcentaje:
Tabla 2 Producto interno bruto.
Años: 2013 -2017 Indicadores 2013 2014 2015 2016 2017
Tasa de variación del PIB a precio
constante
4,60% 3,40% 1,00% -1,9% 1,42
Nota: Banco Central del Ecuador, 2015
Análisis.- El producto interno bruto más alto fue en el año 2011, mientras el más bajo fue
el año 2016. Una de las razones es la disminución del precio del barril del petróleo,
apreciación del dólar frente a otras monedas, entre otros elementos económicos externos.
Tabla 3 Ventas de servicios a las siguientes empresas.
Clientes Servicios Valor Anual %
Ministerio de Finanzas Limpieza 10.200,00 27%
Torres Alpallana Limpieza 8.000,00 21%
Torres la Carolina Mensajería 6.000,00 16%
FAE Limpieza 2.500,00 7%
Condominios el Dorado Limpieza 1.300,00 3%
Centro Comercial Quitus Limpieza 2.000,00 5%
Corporación Nacional de
Telecomunicaciones Limpieza. Mensajería 2.200,00 6%
Facultad De Ciencias Económicas Limpieza 1.900,00 5%
Fabrilfame Mensajería 1.800,00 5%
Otras empresa Limpieza. Mensajería 1.500,00 4%
Total 37.400,00 100
% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016
La empresa ha incrementado las cuentas por cobrar el año 2016, muchas de las empresas
han decidido negociar el pago por partes, por la falta de liquidez. Este año, el monto a
16
cobrar asciende a $37.400. Este indicador refleja la competitividad de las empresas. Es
una AMENAZA.
b) Inflación
La inflación es medida estadísticamente que revisa la causa del desequilibrio existente
entre la producción y la demanda por la subida de precios de la mayor parte de los
productos y servicios, y, una pérdida del valor del dinero para poder adquirirlos o hacer
uso de ellos. Fuente especificada no válida.. A continuación se presenta la inflación del
año 2014, 2015, 2016 y mayo 2017.
Tabla 4 Tasa de inflación anual.
Diciembre-31-2017 1,10%
Diciembre-31-2016 1,12%
Diciembre-31-2015 3.38 %
Diciembre-31-2014 3.67 % Nota: Banco Central del Ecuador, 2015
Análisis.- La tasa de inflación para el año 2014 fue de 3,67%, mientras para el año 2017
(mayo) es 1,10%. Si bien se ha reducido de un año a otro, según las estadísticas del Banco
Central del Ecuador. Esta variables es el incremento de los precios (bienes y servicios) de
una economía, por lo general, se aplican algunas metodologías para el cálculo que se
refleja y se utiliza el índice de precios.Fuente especificada no válida.
Los efectos que produce una inflación es, pérdida del poder adquisitivo del dinero, valor
que tiene la moneda, en ese caso no se puede comercializar los servicios de mensajería y
limpieza.
Tabla 5 Variación de precios de los servicios
Servicios Precio 2015 Precio 2016 Variación
Limpieza de edificios Metro Cuadrado 3 4,25 42%
Mensajería Kilogramos 0,9 1,1 22% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016
Los precios de los servicios en relación al año 2015 – 2016 se han incrementaron sobre
la tasa de inflación anual del 1,12%, por ejemplo, la limpieza se incrementa en 42% en
17
referencia al año 2015. Aunque la tasa de inflación haya decrecido, para la empresa esta
variable es una FORTALEZA.
c) Tasas de interés (activa y pasiva)
Tasa Activa
La tasa de interés activa son las que aplican las instituciones financieras al momento de
otorgar créditos a personas naturales y jurídicas. Es decir, el monto de intereses que
representa la ganancia en las operaciones crediticias.
Tabla 6. Tasa de interés activa
Dic-13 Dic-14 Dic-15 Dic-16 Jun-16
8,17% 8,19% 9,22% 8,10% 7,72 Nota: Banco Central del Ecuador, 2015
Análisis.- La tasa activa se ha disminuidos frente a los anteriores años, llegando a igualar
con el porcentaje de la tasa de interés que se ejecutó el préstamo.
Tabla 7 Préstamos realizados.
Institución financiera %
Interés Tiempo meses Valor 2015 2016 %
Banco del Pichincha 14,50% 36 10.000,00 1.700 1.750 2,94% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016
La empresa ha realizado un préstamo de 15.000.00 dólares al Banco de Pichincha en el
año 2015; con un plazo de 5 años a una tasa de interés del 17% anual, dicho valor fue
destinado para adquirir suministros de limpieza para las actividades operativas. La
empresa canceló $1.700 de interés. Si bien, los montos varían por los costos impuestos al
servicio bancario, para los próximos créditos existen mayor rigor y análisis de las
entidades bancarias antes de emitir el crédito solicitado. Esta variable es una
AMENAZA, porque la empresa casi siempre requiere de préstamos bancarios para
adquirir suministros limpieza, que muchas veces no se puede cumplir con facilidad.
18
Tasa Pasiva
La tasa pasiva es la que paga las instituciones financieras por los depósitos que realizan
las personas naturales como jurídicas. Y el monto de intereses resultante que pague por
los ahorros o el dinero que posea en la banca privada como pública.
Tabla 8 Tasa de interés
dic-13 dic-14 dic-15 dic-16 Junio-17
4,53% 5,18% 5,14% 5,12 4,80%
Nota: Banco Central del Ecuador, 2015
Análisis.- La tasa pasiva de diciembre 2015 al 2016 se ha incrementado favorablemente
un 0,02 %, esto significa que las empresas que inviertan a plazo fijo podrán obtener un
valor mayor de ingresos por interés.
Tabla 9 Depósitos realizados
Institución financiera %Interés Monto 2015 2016 %
Banco del Pichincha 5% 1.000,00 51,4 51,2 -0,389% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016
La empresa cuenta con ingresos por intereses con el Banco del Pichincha. Con la cantidad
de $1.000,00 anuales en la entidad financiera; recibe por concepto de interés del 5,14%
un valor de $51,4 y $51,2 para el 2016. Para la empresa, esta variable es una
OPORTUNIDAD.
2.2.2. Aspecto político y legal
a) Reformas tributarias
Art. 37.- Las sociedades constituidas en el Ecuador, así como las sucursales de sociedades
extranjeras domiciliadas en el país, que obtengan ingresos gravables estarán sujetas a la tarifa
impositiva del veinte y dos por ciento (22%) sobre la base imponible. (Ministerio de Trabajo,
2012).
19
Tabla 10 Reformas tributarias
Declaración
Años
2.014 2.015 2.016
Impuesto a la Renta 3.000,00 3.500,00 2.000,00
Variación 17% -43%
Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016
El año 2014, pagó $3.000; para el 2016 llega a declarar $ 2.000. Es decir menos el 43%
frente al primer año. Uno de los objetivos de esta medida es incentivar las inversiones
para mejorar la competitividad del negocio. Esta variable representa una
OPORTUNIDAD.
b) Reformas laborales
Art. 15.- En todo contrato de plazo indefinido, debe existir un tiempo de prueba, con una
duración máxima de noventa días. Únicamente para el caso de los contratos de servicio
doméstico o trabajo remunerado del hogar, el período de prueba será de hasta quince días.
Durante el período de prueba, cualquiera de las partes puede dar por terminado
libremente.
La empresa cuenta con un total de 12 trabajadores a inicios del 2016; y, todos los contratos
de los colaboradores son a plazo indefinido, esto quiere decir, que todos tiene un tiempo
mayor a tres meses, que es el tiempo de prueba y mayor a un año se convierte a contrato
indefinido. Esta variable es una AMENAZA, las condiciones del negocio limitan
contratar profesionales con experiencia.
2.2.3. Aspecto social
El crecimiento poblacional en el Ecuador ha aumentado; y, esto requiere de programas,
políticas y normativas en el aspecto social como; generación de empleo, programas de
salud, educación, vivienda, entre otros aspectos. Otro factor importante a considerar es la
migración de la población rural a las grandes ciudades. En la actualidad, los factores
económicos y políticos han limitado inversiones en el campo social. Y esto ha generado
que el desempleo aumente debido a los despidos del personal de las empresas privadas y
públicas.
20
Tabla 11 Tasa de desempleo
Tasa de desempleo Tasas
Diciembre 30 -2016 5,7%
Diciembre -30-2015 5.48 %
Diciembre -30-2014 4.65 %
Diciembre -30-2013 4.55 %
Diciembre -30-2012 4.60 %
Nota: Banco Central del Ecuador, 2015
Se puede observar que para diciembre 2016 la tasa de desempleo se ha incrementado al
5,7% frente al año 2015 que era 5,48%. La situación económica que vive el país ha hecho
que la empresa también reduzca personal de 20 a 12 personas. Por aquello, esta variable
es una AMENAZA.
2.2.4. Aspecto tecnológico
a) Equipamiento tecnológico
El aspecto tecnológico es una variable a considerar para la competitividad de la empresa.
Una entidad educativa debe aprovechar el acceso al internet para proyectar los productos
y servicios. El 18,1% de los hogares tiene al menos un computador portátil, 9,1 puntos
más que lo registrado en 2010. Mientras el 27,5% de los hogares tiene computadora de
escritorio. La empresa debe analizar este indicador para planificar un presupuesto de
mercadotecnia.
Según el INEC, en el año 2013, el 32,0% de las personas usó Internet como fuente de
información; 31,7% como medio de educación y aprendizaje. Esto permite identificar que
la ciudadanía accede a productos y servicios vía online. Esta variable es una
OPORTUNIDAD
2.3. Microambiente
El análisis de factores micro ambientales se consideran aspectos tales como identificar la
cantidad y la calidad de recursos y capacidades de una compañía y las maneras de construir
habilidades únicas y distintivas o específicas cuando se examinan las fuentes de la ventaja
competitiva. (Chaquilla, 2013, pág. 2)
21
El análisis del micro ambiente se realiza para determinar la capacidad de negociación que
tiene EMPLEFAST CÍA. LTDA., y de cómo puede captar la atención de los clientes
potenciales, evaluarse con los competidores y negociación con los proveedores para
garantizar la competitividad dentro del mercado. Además de medir las oportunidades y
amenazas del negocio, se considera las diferentes áreas relacionados con las fuerzas
competitivas. En el ambiente externo (microambiente) se identifica situaciones las
siguientes situaciones:
2.3.1. Clientes
La empresa EMPLEFAST CÍA. LTDA., está enfocado a administrar clientes potenciales
siendo mayoría las pequeñas y medianas empresas que requieren servicios de limpieza y
mensajería para cumplir con los requerimientos de los propietarios de hoteles,
condominios y administradores de las instituciones públicas. Los clientes son
considerados como un factor indispensable a nivel empresarial. Así, se fomenta el interés
de este importante grupo clientes que confían en los servicios que oferta la empresa. Los
clientes potenciales se mencionan en la siguiente tabla:
Tabla 12 Clientes
Clientes Productos y
Servicios
Ventas
Anuales %
Ministerio de Finanzas Limpieza 7.000,00 9%
Torres Alpallana Limpieza 5.000,00 6%
Torres la Carolina Mensajería 7.000,00 9%
FAE Limpieza 2.000,00 2%
Condominios el Dorado Limpieza 9.000,00 11%
Centro Comercial Quitus Limpieza 5.000,00 6%
Corporación Nacional de
Telecomunicaciones
Limpieza.
Mensajería 4.900,00 6%
Facultad De Ciencias Económicas Limpieza 7.500,00 9%
Fabrilfame Mensajería 3.800,00 5%
Unidad Educativa la Salle Limpieza 4.500,00 6%
Edificio el Batán Limpieza 6.200,00 8%
Condominios Kennedy Limpieza 9.500,00 12%
Otras empresas Limpieza 10.200,00 13%
Total 81.600,00 100
% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA, 2016
22
Los clientes potenciales de la empresa son pequeñas empresas o personas naturales
(viviendas) 13%, Condominios Kennedy 12%; Dorado 11%. La comercialización de
servicios de limpieza y mensajería requieren cumplir con las normativas de los
organismos de control. La cartera de los clientes ha disminuido frente al año 2015, por la
situación económica del país, esta variable es una AMENAZA.
2.3.2. Proveedores
Los proveedores de la empresa tienen un rol importante para las actividades de limpieza
principalmente. Por esta razón, es necesario negociar a largo plazo; para abastecerse
interrumpidamente. Los proveedores forman parte de la gestión operativa; la garantía,
costos, calidad y entrega en los tiempos establecidos son variables a considerar. Los
principales proveedores son:
Tabla 13 Proveedores potenciales USD
Proveedores Valor Frecuencia %
Fábrica de Escobas del Ecuador 5.000,00 21,28%
Importadora Limpiatodo 3.000,00 12,77%
Limpieza Total 1.000,00 4,26%
Distribuidora Hernández 1.500,00 6,38%
Desinfex 2.700,00 11,49%
Franelas.com 3.300,00 14,04%
Pica 5.000,00 21,28%
Otros 2.000,00 8,51%
Total 23.500,00 100% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA, 2016
Los proveedores potenciales son: Fabrica de escobas y trapeadores con 21,28%, PIKA,
S.A 21,28%, Franelas.com 14,04%. La empresa está diversificando los proveedores para
no depender solo de ellos. Es una OPORTUNIDAD.
2.3.3. Competencia
La competencia de servicios de limpieza y mensajería es representativa; existen empresas
con personería jurídica y natural que opera en la ciudad de Quito. Los administradores de
la empresa deben analizar las perspectivas del mercado, donde la competencia siempre
23
está innovando. Existe una guerra de precios entre empresas similares que limita
participar en el mercado. Es decir, entran a competir con precios bajos-
Tabla 14 Competencia
Competencia Participación del mercado %
Empresa de Limpieza Prohogar 30,00%
Caterexpress Cía Ltda 20,00%
Grupo Repcon S.A 28,62%
Personal Cleaner 8,41%
WorkForce 7,00%
Emplefast Cía. Ltda. 6,00%
Total 100% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA, 2016
Las empresas más representativas en este sector es Prohogar 30%. Toda empresa similar
es una AMENAZA.
2.3.4. Productos sustitutos.
La actividades de limpieza no es sustituible, pero si los productos, que según la marca,
características, concentración se selecciona. En el mercado, existe un sinnúmero de
productos como: desinfectantes, cloro, entre otros. Desde ese punto de vista es una
OPORTUNIDAD.
2.3.5. Nuevos competidores.
En el mercado de limpieza y mensajería siempre existirá la entrada de nuevas empresas
para satisfacer la demanda de los clientes. La regulación está dada por Superintendencia
de Compañías, Economía Popular y Solidaria, Secretaría Técnica de Cualificaciones,
Ministerio de Relaciones Laborales, entre otros. Desde esta perspectiva es una
AMENAZA.
2.4. Matriz Externa
La matriz externa examina las áreas externas de la institución, así como de las
implicaciones estratégicas de los conceptos funcionales importantes y describir las
oportunidades y amenazas.
24
Tabla 15 Matriz externa
Factores externos claves
Oportunidades Valor Clasificación Valor
ponderado
O1 La tasa inflación tiene tendencia constante 0,05 1 0,05
O2 Aumento de la tasa pasiva en las instituciones financieras 0,07 1 0,07
O3 Las normativas como la Economía Popular y Solidaria favorece a las
actividades de limpieza, mensajería, entre otros 0,09 2 0,18
O4 Existe una diversificación de clientes 0,1 2 0,2
O5 La infraestructura tecnológica a nivel nacional se ha fortalecido. 0,09 2 0,18
O6 Existen proveedores de productos de limpieza. 0,07 2 0,14
Total 0,47 0,82
Amenazas Valor Clasificación Valor
ponderado
A1 El PIB, en el sector de servicios está debilitado. 0,05 3 0,15
A2 Incremento de la tasa activa limita a acceso al crédito 0,07 4 0,28
A4 Las leyes laborales limita la contratación de nuevos empleados 0,05 4 0,2
A5 Disminución de clientes para el servicio de limpieza. 0,09 4 0,36
A6 Existencia de empresas que brindan los mismos servicios y productos
(actividades de limpieza). 0,09 4 0,36
A7 Los precios de la empresa restan competitividad en el mercado. 0,08 4 0,32
A8 Las leyes de seguridad social, ha creado competencia formal. 0,1 3 0,3
0,53 1,97
Total 1 2,79
25
Valor
0,0 Sin importancia
1,0 Muy importante
Clasificación del factor externo clave
2 Oportunidad Alta
1 Oportunidad Baja
4 Amenaza Alta
3 Amenaza Baja
Valor Ponderado
4 Más alto posible
Las estrategias de la empresa aprovechan en forma eficaz las oportunidades
existentes y reduce al mínimo los factores potenciales de las amenazas externas.
2,5 Promedio
1 Más bajo posible
La estrategia de la empresa no aprovecha las oportunidades ni evita las amenazas.
De acuerdo al análisis de la matriz externa hay un 53% aproximado de amenazas y un 47% de oportunidades. Esto quiere decir, que la
empresa debe utilizar estrategias muy eficientes para mejorar la situación actual. La ponderación es 2.79 está por encima del promedio
industrial 2,5.
26
2.4. Análisis interno
El análisis interno está compuesto tanto de fortalezas como las debilidades de la
organización por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. “Y los cambios
fundamentales del proceso de diagnóstico se centran en la esencia general del giro del
negocio en variables de funcionamiento de direccionamiento estratégico, planificación,
organización, ejecución y control”. (Arizabaleta, 2012, pág. 23)
2.4.1. Metodología.
Para obtener información de la gestión administrativa y financiera se utiliza el método
descriptivo. La técnica a utilizar son las encuestas que se realiza a los empleados que
desempeñan laboran administrativas y financieras:
Tabla 16 Empleados de la empresa
Detalle N°
Gerente 1
Vendedor 1
Contador 1
Asistente Administrativa 1
Asistente Contable 1
Personal operativo 8 Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA, 2016
La población de ser encuetado es 4 empleados (2 administrativos y financieros), al ser
menor a 30, se utiliza el estudio no probabilístico por conveniencia. Hay que recalcar que
el contador es externo.
2.4.2. Encuesta
Es una técnica que se utiliza para obtener información para conocer la situación actual de
la empresa en la gestión administrativa y financiera. Ver anexo A (Formato de la
encuesta).
27
a) Gestión administrativa.
La gestión cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el
afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre
que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción
administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el
nivel de éxito organizacional. (Hidalgo, 2014, pág. 13)
La gestión administrativa integra una serie de elementos que ayudan a conseguir
objetivos planteados en todos los aspectos de la empresa, para el desarrollo de esta etapa
se debe recoger a todos los involucrados y fijando lo que se quiere hacer, con qué medios
se lo va a realizar (recursos) y en qué tiempo se va a conseguir. A continuación se
presenta la tabulación e interpretación de la encuesta.
Pregunta N° 1 ¿La estructura organizativa se encuentra debidamente establecida y
comunicada?
Tabla 17 Estructura organizativa
Detalle Respuesta Frecuencia
Sí 1 25%
No 3 75%
Total 4 100%
Figura 10 Estructura organizativa
El 80% de las personas encuestadas afirman que no existe una estructura organizacional;
es decir, la empresa cuenta con organigramas básicos, los mismos no son conocidos, ni
comunicados por el gerente de la empresa, se considera una DEBILIDAD.
80%
20%
Respuesta Frecuencia
28
Pregunta N° 2 ¿La empresa cuenta con objetivos, metas y estrategias previamente
establecidas?
Tabla 18 Empresa cuenta con objetivos, metas y estrategias
Detalle Respuesta Frecuencia
Sí 2 50%
No 2 50%
Total 4 100%
Figura 11 Conoce políticas, objetivos y estrategias
El 50% de los empleados afirma que no conoce los objetivos, metas y estrategias,
mientras que el 50% conoce de la existencia de dichos elementos; se define como
DEBILIDAD.
50%50%
Sí No
29
Pregunta N° 3 ¿Se comunica a personal de la misión, visión y valores bajo los cuales
funciona el negocio?
Tabla 19 Comunica a personal de la misión, visión y valores
Detalle Respuesta Frecuencia
Sí 1 25%
No 3 75%
Total 4 100%
Figura 12 Comunicación de la misión, visión y valores
El 75% del personal emite que la misión, visión y valores no son comunicados a todos
los involucrados en la empresa, mientras que el 25% si conoce la existencia de estos
elementos, se establece como una DEBILIDAD.
25%
75%
Sí No
30
Pregunta N° 4 ¿Existe planes operativos y estratégicos en la empresa?
Tabla 20 Planes operativos y estratégicos
Detalle Respuesta Frecuencia
Sí 0 0%
No 4 100%
Total 4 100%
Figura 13 Planificación de actividades
El 100% de las personas encuestadas emite que no se realiza una planificación para el
desarrollo de las actividades; al ser un proceso relevante para asignar correctamente los
recursos; se considera una DEBILIDAD.
0%
100%
Sí No
31
Pregunta N° 5 ¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos y
responsabilidades?
Tabla 21 Empresa cuenta con un manual de procedimiento y responsabilidades
Detalle Respuesta Frecuencia
Sí 0 0%
No 4 100%
Total 4 100%
Figura 14 Manual de procedimientos
El 100% del personal encuestado afirma que la empresa no cuenta con un manual de
procedimientos, al ser un instrumento guía para el correcto desarrollo de las actividades,;
se define como DEBILIDAD.
0%
100%
Sí No
32
Pregunta N° 6 ¿Se selecciona al personal de acuerdo a aspectos técnicos, profesional,
honestidad y que no tenga impedimento legal para desempeñar el cargo?
Detalle Respuesta Frecuencia
Sí 2 50%
No 2 50%
Total 4 100%
Figura 15 Selección de personal
El 50% emite que fue seleccionada seleccionado de acuerdo con la capacidad técnica,
profesional, honestidad y legalidad, mientras que el 50% desconoce el sistema; al ser esta
actividad clave para el desempeño de las actividades, se define como FORTALEZA.
50%50%
Sí No
33
Pregunta N° 7 ¿Se evalúa al personal periódicamente?
Tabla 22 Evalúa al personal periódicamente
Detalle Respuesta Frecuencia
Sí 4 100%
No 0 0%
Total 4 100%
Figura 16 Evaluación del personal
El 100% de los entrevistados son evaluados de manera periódica; el efecto de esta medida ayuda en algo al
cumplimiento de las tareas asignadas diariamente, se considera una FORTALEZA.
100%
0%
Sí No
34
Pregunta N° 8 ¿El liderazgo que se aplica en el trabajo por parte del gerente,
considera cómo?
Tabla 23 Liderazgo que se aplica en el trabajo por parte del gerente
Detalle Respuesta Frecuencia
Autoritario 3 75%
Participativo 1 25%
Total 4 100%
Figura 17 Liderazgo
El 75% de los encuestados afirma que el liderazgo que se aplica en el trabajo es
autoritario; y, el 25% emite que es democrático; se considera una FORTALEZA.
b) Gestión financiera
La gestión financiera es la integración de las actividades contables y tributarias que
interviene en las cuentas de los Estados Financieros. Conocer la salud financiera de la
empresa es clave, para tomar decisiones sobre inversión, financiamiento, capital de
trabajo, liquidez, solvencia, entre otros aspectos. Por esta razón se realiza el análisis
vertical y horizontal.
75%
25%
Autoritario Participativo
35
Tabla 24 Gestión financiera
Estado de Situación Financiera. Ingresar Fecha Ingresar Fecha Análisis Vertical Análisis Horizontal
31-dic-2015 31-dic-2016 31-dic-2015 31-dic-2016 Importe Variación
Activo Corriente
Efectivo y equivalentes 1.651,69 789,74 3,24% 1,18% -861,95 -0,52
Inventarios 1.500,00 3.250,00 2,94% 4,84% 1.750,00 1,17
Ctas y Doc x Cobrar 22.000,00 37.400,00 43,17% 55,72% 15.400,00 0,70
Crédito Tributario a favor IVA 282,25 154,45 0,55% 0,23% -127,80 -0,45
Total Activo Corriente 25.433,94 41.594,19 49,91% 61,97% 16.160,25 0,64
Activo Fijo
Muebles y Enseres 1.500,00 1.500,00 2,94% 2,23% 0,00 0,00
Maquinaria y Equipo 4.131,48 4.131,48 8,11% 6,16% 0,00 0,00
Equipos de Computación 3.036,00 3.036,00 5,96% 4,52% 0,00 0,00
Vehículos 12.000,00 12.000,00 23,55% 17,88% 0,00 0,00
Otros activos 800,00 800,00 1,57% 1,19% 0,00 0,00
Depreciación Acum.Activo Fijo 4.055,15 4.055,15 7,96% 6,04% 0,00 0,00
Total Activo Fijo 25.522,63 25.522,63 50,09% 38,03% 0,00 0,00
Total activos 50.956,57 67.116,82 100% 100% 16.160,25 0,32
Patrimonio 8.967,91 8.833,59 17,60% 17,34% -134,32 -0,01
Pasivo Exigible a corto plazo
Ctas y Doc x pagar proveedores 12.690,73 23.500,00 24,90% 35,01% 10.809,27 0,85
Ctas y Doc x pagar accionistas 12.465,41 15.164,23 24,46% 22,59% 2.698,82 0,22
Obligaciones Financieras 1.700,00 1.750,00 3,34% 2,61% 50,00 0,03
Obligaciones con el SRI 93,72 23,33 0,18% 0,03% -70,39 -0,75
Obligaciones Im. Renta 2.000,00 3.500,00 3,92% 5,21% 1.500,00 0,75
Obligaciones con el IESS 483,19 984,45 1,47% 501,26 1,04
Obligaciones con Empleados 1.247,40 2.494,80 3,72% 1.247,40 1,00
Participaciones por pagar empl. 1.308,21 2.616,42 3,90% 1.308,21 1,00
Total Pasivo Exigible a corto plazo 31.988,66 50.033,23 62,78% 74,55% 18.044,57 0,56
Pasivo Exigible a largo plazo
Ptmos Instituciones Bancarias 10.000,00 8.250,00 19,62% 12,29% -1.750,00 -0,18
Total Pasivo Exigible a corto plazo 10.000,00 8.250,00 19,62% 12,29% -1.750,00 -0,18
Total pasivos 41.988,66 58.283,23 82% 87% 16.294,57 0,39
Total Pasivos + Patrimonio 50.956,57 67.116,82 100% 104% 16.160,25 0,32
36
En el análisis vertical se demuestra las siguientes evidencias en función del activo:
El efectivo y equivalentes para el año 2016 cayó de 3,24% al 1,18%.
La cuenta inventarios subió de 2,94% al 4,84%.
Las cuentas por cobrar subió de 43,17% al 55,72%.
Las cuentas de los activos corrientes tuvieron serios inconvenientes para mantenerse al
mismo nivel del 2015.
La situación económica que vive el país, redujo las ventas, menos clientes contrataron los
servicios y las cuentas por cobrar se incrementaron que ayudaron al desfinanciamiento
para cumplir con las obligaciones mensuales y anuales.
Los activos fijos no tuvieron mayor trascendencia en la variación, sin embargo, a falta de
contratos tuvieron que permanecer en bodega, creando un apalancamiento financiero al
no poder cumplir con las obligaciones operativas.
En la cuenta de los pasivos, es claro el retraso de pago con los proveedores que paso de
24,90% al 35,01%.
De los empleados pasó de 2,45% al 3,72%; que por falta de liquidez se tuvo que negociar
para pagar con las entradas del año 2017.
Las obligaciones con el SRI, IESS, también tuvo que pagarse con intereses al no cumplir
a tiempo algunos meses del año.
El patrimonio no sufrió cambios o variaciones en los dos años operativos.
En el análisis horizontal, se evidencia que la cuenta efectivo, equivalentes se redujo en
un 0,57% e inventario se incrementó en 1,17%. Los pasivos también aumentaron en 56%
frente al año 2015. En conclusión la salud financiera de la empresa para el año 2016, no
es de las mejores, según el gerente de la empresa, se considera una DEBILIDAD.
37
Tabla 25 Gastos
Ingresar Fecha Ingresar Fecha Análisis Vertical Análisis Horizontal
Cuenta de pérdidas y ganancias 31-dic-2015 31-dic-2016 31-dic-2015 31-dic-2016 Importe Variación
Ventas 112.000,00 81.600,00 100,00% 100,00% -30.400,00 27,14%
Costo de Ventas 65.669,00 42.669,00 58,63% 52,29% -23.000,00 35,02%
Margen bruto 46.331,00 38.931,00 41,37% 47,71% -7.400,00 15,97%
Sueldos y Salarios 19.087,37 19.087,37 17,04% 23,39% 0,00 0,00%
Beneficios Sociales 4.607,40 4.607,40
Aportes al IESS y Fondos Reserva 1.360,00 4.168,08 1,21% 5,11% 2.808,08 206,48%
Mantenimiento y reparaciones 509,50 270,80 0,45% 0,33% -238,70 46,85%
Promoción y Publicidad 320,00 691,95 0,29% 0,85% 371,95 116,23%
Combustibles 1.035,90 3.520,26 0,92% 4,31% 2.484,36 239,83%
Seguros y Reaseguros 157,50 157,50 0,14% 0,19% 0,00 0,00%
Suministros y Materiales 1.005,40 1.503,38 0,90% 1,84% 497,98 49,53%
Transporte 677,64 1.182,54 0,61% 1,45% 504,90 74,51%
Agua Luz Tlf 85,19 73,35 0,08% 0,09% -11,84 13,90%
Impuestos y Contribuciones 2.000,00 3.500,00 1,79% 4,29% 1.500,00 75,00%
Depreciación Activos 4.055,15 4.055,15 3,62% 4,97% 0,00 0,00%
Provisión Cuentas Incobrables 440,00 748,00 0,39% 0,92% 308,00 70,00%
Intereses y Comisiones 1.700,00 1.750,00 1,52% 2,14% 50,00 2,94%
Total Gastos 37.041,05 45.315,78 33,07% 55,53% 8.274,73 22,34%
Ganancia del Ejercicio 9.289,95 -6.384,78 8,29% -7,82% -15.674,73 168,73%
38
En el análisis horizontal se evidencia:
Una reducción de las ventas en 27,14%.
El gerente había tomado decisiones para disminuir los costos operativos y redujo un
35,02%.
Sin embargo, los gastos se incrementaron en 15,97%, que limita mantener la rentabilidad
del año 2015.
Es decir, existe una pérdida de $6.384,78 para el año 2016. Desde esa perspectiva es una
DEBILIDAD.
2.5. Matriz interna
La matriz interna examina las áreas internas de la empresa, así como de las implicaciones
estratégicas de los conceptos funcionales importantes para describir las fortalezas y
debilidades.
39
Tabla 26 Matriz interna
Factores internos claves
Fortalezas Valor Clasificación Valor ponderado
F1 Existen políticas para realizar las actividades de limpieza y mensajería 0,08 2 0,16
F2 Las competencias del personal se basan en la experiencia. 0,02 1 0,02
F3 Acceso a fuentes de financiamiento 0,02 1 0,02
F4 Tratan de cumplir con las obligaciones con (SRI, IESS, MRL) 0,08 1 0,08
F5 El auxiliar contable cuenta un software contable. 0,08 2 0,16
F6 Tienen los equipos de limpieza necesario. 0,02 2 0,04
F7 El gerente de la empresa tiene experiencia en el sector de servicios. 0,03 2 0,06
F8 Se elaboran estados financieros 0,08 1 0,08
F9 Tienen un contador externo que supervisa las actividades financieras 0,05 1 0,05
F10 Se evalúa las actividades administrativas y contables. 0,02 1 0,02
Debe ser el 60% 0,48 0,69
Debilidades Valor Clasificación Valor ponderado
D1 La estructura organizacional no está actualizada 0,05 3 0,15
D2 La misión, visión, objetivos y estrategias no están siendo comunicados adecuadamente 0,05 3 0,15
D3 En la empresa no existe una planificación anual y estratégica. 0,1 4 0,4
D4 Ausencia de manuales de funciones y procedimientos. 0,07 4 0,28
D5 No se elabora presupuestos anuales. 0,08 4 0,32
D6 Incremento de los inventario de suministros y materiales de limpieza 0,05 4 0,2
D7 Disminución de cartera de clientes 0,07 4 0,28
D8 Las cuentas por cobrar se incrementaron frente al año 2015 0,03 4 0,12
D9 No se aplica indicadores financieros para medir la salud financiera de la empresa. 0,02 4 0,08
Debe ser el 40% 0,52 1,98
Total 1 2,67
40
Valor
0,0 Sin importancia
1,0 Muy importante
Clasificación del factor externo clave
4 Debilidad Alta
3 Debilidad baja
2 Fortaleza alta
1 Fortaleza baja
Valor Ponderado
4 Más alto posible
La empresa responde de manera sorprendente a las fortalezas y debilidades presentes
en el sector de servicios.
2,5 Promedio
1 Más bajo posible
La estrategia de la empresa no aprovecha las fortalezas para evita las debilidades.
De acuerdo a la matriz interna de la empresa se puede ver claramente que más del 52% son elementos relacionados con la debilidad y el 48%
son fortalezas. Esto significa que está por encima del promedio industrial de 2,5 con una ponderación de 2,67 en términos absolutos. La
empresa debe poner muchos énfasis en fortalecer ciertas variables con estrategias, políticas, relacionados con la oferta de servicios de limpieza
y mensajería.
41
2.6. Análisis FODA
La identificación de fortalezas y debilidades de las compañías, así como las oportunidades y
las amenazas, se considera como una actividad común de las empresas. Lo que suele ignorarse
es que la combinación de estos factores puede requerir de distintas decisiones estratégicas.
(Serna, 2010, pág. 89)
En la matriz FODA se plasman las principales fortalezas y debilidades que se derivaron del
análisis interno, las oportunidades y amenazas del análisis externo, con la realización de este
tipo de matriz se pueden crear estrategias para aprovechar los aspectos positivos y desechar
los negativos, además es una visualización amplia de la situación actual de la empresa. (Orlich,
2010)
Fortalezas: son aquellas capacidades que se encuentran en la empresa y que le
permite tener una buena imagen con respecto a la competencia.
Debilidades: son los factores que ocasionan desfase en la realización de las
actividades que realizan en la empresa y ocasionan un ámbito desfavorable frente
a la competencia.
Oportunidades: son factores que proviene del sector externo y que resultan
positivo para las empresas para lo cual deberá realizar el respectivo análisis.
Amenazas: son factores que proviene del sector externo y que se deberá realizar
un análisis respectivo para poder identificarlos y tratar de eliminarlos debido a
que perjudican a las empresas.
42
2.6. Matriz estratégica
Tabla 27 Matriz estratégica
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1.-La tasa inflación tiene tendencia
constante
A1.-El PIB, en el sector de servicios está
debilitado.
O2.-Aumento de la tasa pasiva en las
instituciones financieras
A2.-Incremento de la tasa activa limita a
acceso al crédito
O3.-Las normativas como la Economía
Popular y Solidaria favorece a las actividades
de limpieza, mensajería, entre otros
A3.-Las leyes laborales limita la contratación
de nuevos empleados
O4.-Existe una diversificación de clientes A4.-Disminución de clientes para el servicio
de limpieza.
O5.-La infraestructura tecnológica a nivel
nacional se ha fortalecido.
A5.-Existencia de empresas que brindan los
mismos servicios y productos (actividades de
limpieza).
O6.-Existen proveedores de productos de
limpieza.
A6.-Los precios de la empresa restan
competitividad en el mercado.
A7.-Las leyes de seguridad social, ha creado
competencia formal.
FORTALEZAS Estrategias F.O. Estrategias F.A.
F1.-Existen políticas para realizar las actividades de limpieza y
mensajería
E1.- Determinar objetivos para el área
administrativa y financiera (O4) (F7)(F8)
E2.-Diseñar la estructura organizacional y
filosofía empresarial (A5) (F2)
E3.- Diseñar planes operativos y estratégico
para la empresa (A5) (F7)
F2.-Las competencias del personal se basan en la experiencia.
F3.-Acceso a fuentes de financiamiento
F4.-Tratan de cumplir con las obligaciones con (SRI, IESS, MRL)
F5.-El auxiliar contable cuenta un software contable.
F6.-Tienen los equipos de limpieza necesaria.
F7.-El gerente de la empresa tiene experiencia en el sector de
servicios.
F8.-Se elaboran estados financieros
F9.-Tienen un contador externo que supervisa las actividades
financieras
F10.-Se evalúa las actividades administrativas y contables.
43
Tabla 27 Matriz estratégica (continuación)
OPORTUNIDADES AMENAZAS O1.-La tasa inflación tiene tendencia constante A1.-El PIB, en el sector de servicios está debilitado.
O2.-Aumento de la tasa pasiva en las instituciones
financieras
A2.-Incremento de la tasa activa limita a acceso al
crédito
O3.-Las normativas como la Economía Popular y
Solidaria favorece a las actividades de limpieza,
mensajería, entre otros
A3.-Las leyes laborales limita la contratación de
nuevos empleados
O4.-Existe una diversificación de clientes A4.-Disminución de clientes para el servicio de
limpieza.
O5.-La infraestructura tecnológica a nivel nacional
se ha fortalecido.
A5.-Existencia de empresas que brindan los mismos
servicios y productos (actividades de limpieza).
O6.-Existen proveedores de productos de limpieza. A6.-Los precios de la empresa restan
competitividad en el mercado.
A7.-Las leyes de seguridad social, ha creado
competencia formal.
Debilidades Estrategias D.O. Estrategias D.A.
D1.- La estructura organizacional no está
actualizada
E4.- Realizar flujogramas para los
procedimientos administrativos y financieros
(D4)(D5) (O4)(O6)
E5.- Proponer la construcción de una página
web, aplicación web, (D7)(D8) (O4)(O6)
E6.- Delegar actividades de cobranzas a una
empresa experta con un porcentaje de
comisiones (A5)(D7) )(D8)
E7.- Proponer un plan de mejora para la salud
financiera. (A6) (D9)
D2.- La misión, visión, objetivos y estrategias no
están siendo comunicados adecuadamente
D3.-En la empresa no existe una planificación anual
y estratégica.
D4.-Ausencia de manuales de funciones y
procedimientos.
D5.-No se elabora presupuestos anuales.
D6.-Incremento de los inventario de suministros y
materiales de limpieza
D7.-Disminución de cartera de clientes
D8.-Las cuentas por cobrar se incrementaron frente
al año 2015
D9.-No se aplica indicadores financieros para medir
la salud financiera de la empresa.
44
3. MARCO TEÓRICO
3.1. Los Sistemas
Desde el punto de vista estratégico los autores Andreu, Ricart, Valor lo definen:
Como el conjunto formal de procesos que, operando con un conjunto estructurado de datos
estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa y para las actividades de
dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones
necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con
su estrategia (Fernández, 2006).
Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo
común. Aunque existe una gran variedad de sistemas, la mayoría de ellos pueden
representarse a través de un modelo formado por cinco bloque básicos elementos de entrada,
elementos de salida, sección de transformación, mecanismos de control y objetivos
(Fernández, 2006).
En consecuencia, se puede definir a un sistema como un conjunto de datos, procesos, y/o
actividades que están organizados para desempeñar las funciones de la empresa y
conseguir sus objetivos.
3.1.1. Sistema de Control Administrativo
Charles T. Horngren, Gary L. Sundem,William O. Stratton mencionan que:
Un sistema de control administrativo es una integración lógica de técnicas para reunir y usar
información para tomar decisiones de planeación y control, motivar el comportamiento de los
empleados y evaluar el rendimiento.
Los propósitos de un sistema administrativo son los siguientes: a) Comunicar con claridad los
objetivos de la organización, b) Asegurar que los administradores y empleados entiendan las
acciones específicas que se requieren de ellos para alcanzar las metas organizacionales, c)
Notificar los resultados de las acciones a toda la organización, d) Garantizar que los
administradores pueden adaptarse a cambios en el ambiente.
Un sistema de control administrativo bien diseñado, da apoyo, coordina el proceso de toma de
decisiones y motiva a los individuos de toda la organización para que actúen en forma
concertada.
El principal componente de un sistema de control administrativo son los objetivos de la
organización. Porque la atención del sistema de control administrativo se centra en motivar
decisiones que ayuden a que se logren los objetivos de la organización (Horngren, Sundem, &
William, 2006).
45
Un sistema administrativo son los procesos o técnicas destinados al cumplimiento de los
objetivos de la organización que da apoyo y coordinación para la toma de decisiones.
3.1.2. Sistema de Control Financiero
Guerra, Guillermo en su libro cita lo siguiente:
El sistema de control financiero es necesario para dar seguimiento al comportamiento del
negocio. El flujo de caja mensual que se ha proyectado para el año venidero forma parte del
proceso de planificación, así como el estado de ingresos para el año venidero y los balances
proyectados. El componente primario de un sistema de control financiero es el sistema
contabilidad y de registros que permita comparar el estado actual del negocio (mensual,
trimestral, etc.), los flujos de caja, los gastos y otras medidas del comportamiento financiero
que se han proyectado.
El sistema de control financiero permite al administrador observar el impacto financiero de
cambios en una empresa o actividad sobre la operación total y el logro de los objetivos del
negocio. El sistema de control financiero también enfatiza áreas del negocio en las cuales hay
bajo o excesivo cumplimiento de las proyecciones financieras que estaban planificadas
(Guerra, 1992).
Un sistema de control financiero nos permite conocer los cambios en las operaciones que
realiza en la empresa y realizar proyecciones financieras que faciliten el logro de los
objetivos permitiéndonos conocer el estado actual del negocio.
3.2. Control Interno
3.2.1. Antecedentes
Los medios para vigilar las operaciones financieras en las compañías emergieron
espontáneamente en la sociedad, una de las primeras medidas de control fue la práctica
de la partida doble y a partir de este surgió el Control Interno.
Finalizando el siglo XIX los empresarios y hombres de negocios se preocuparon por
formar y establecer sistemas adecuados para proteger los intereses propios, y como
consecuencia del importante crecimiento operario de las entidades se creó sistemas y
procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, comenzando a sentirse
la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios. El control interno
fue creado para detectar fraudes y tratar de controlar el manejo de los fondos y bienes
para la buena administración de las entidades.
46
3.2.2. Definición
Para De Lara, María Isabel. (2007), el Control Interno es:
El control interno se define como el plan de organiacion y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren qjue los activos están debidamente protegidos, que los registro
contables son didedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se
cumplen según las directrices marcadas por la Dirección (pág. 21).
Por otra parte, Huilca, Daniela. (2010), define al control interno como:
Las políticas, principios y procedimientos adoptados por la administración para lograr las
metas y objetivos planificados y con el fin de salvaguardar los recursos y bienes económicos,
financieros, tecnológicos a través de su uso eficiente y aplicando la normativa vigente, así
como las políticas corporativas establecidas (pág. 1).
El control interno es un proceso que lo efectúa la directiva de la entidad con la
colaboración de la gerencia y demás personal, que está diseñado para proporcional
seguridad razonable relacionada con el logro de los objetivos. Dentro de la empresa forma
parte del control de gestión constituido por el plan de organización, asignación de
deberes y responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y
métodos encaminados a proteger los activos. Así como también obtener información
confiable y segura para lograr el cumplimiento de las políticas administrativas.
3.2.3. Importancia
La importancia radica en ser el apoyo para el logro de los objetivos de una organización
o entidad, ya que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información con
el fin de generar un informe confiable y ayudar a que los recursos disponibles sean
utilizados de forma eficiente y basados en criterios que permitan asegurar su integridad,
custodia y registro oportuno, en los respectivos sistemas.
Sin embargo, Pont, Joan y Rocafort, Alfredo. (1997), manifiestan que:
La importancia del control interno varía con la complejidad y dimensión de la empresa, su
actividad principal y los entornos a que se ve sometida. Sin embargo, existen unas
condiciones de eficacia esenciales para lograr un sistema de control interno satisfactorio, que
pueden considerarse las siguientes: a) Objetivos y planes bien definidos, b) Estructura
organizativa sólida, c)Procedimientos efectivos y documentados, d) Sistemas de autorización
47
y registro, e) Competencia e integridad del personal, f) Un órgano de supervisión y vigilancia
(pág. 28).
3.2.4. Objetivos
El control interno fue creado con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos de la
organización, sin embargo este sistema tiene los siguientes objetivos del control interno:
Prevenir el fraude
Obtener información confiable, segura y oportuna.
Identificar errores
Proteger y salvaguardar los bienes y activos de la entidad
Promover la eficiencia del personal
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Detectar los riesgos
Cumplir con las leyes y regulaciones
3.2.5. Tipos de control interno
Bueno, María Isabel. (2007), identifica dos tipos de controles que se caracterizan como:
a. Controles Contables: son aquellos que comprenden los metodos y
procedimientos cuya misión es salvaguardar los bienes activos y la fiabilidad de
los registros contrables.
b. Controles Administrativos: se relacionan con la normativa y los procedimientos
existentes en una empresa, estan vinculados a la eficiencia operativa y al
acatamiento de las políticas de la Direccion.
De acuerdo al momento de su aplicación los tipos de control son los siguientes:
a. Controles Previos: son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se
utilizan para analizar las operaciones proyectadas, con el propósito de determinar
la veracidad, legalidad y en conformidad con los planes, programas y
presupuestos.
48
Es recomendable realizar un control interno previo, ya que no afecta a las
actividades de la empresa, sin embargo este no garantiza que en el futuro no haya
riesgos o que genere mayores costos que afecten los presupuestos.
b. Controles Concurrentes: son los controles que se desarrollan al momento de
realizar una actividad. En la actualidad existen sistemas computarizados que son
programados para detectar errores y facilitar el control, aunque el más adecuado
sería la supervisión directa.
c. Controles Posteriores: son los que se llevan a cabo cuando las actividades ya
fueron realizadas, evalúan los resultados de las actividades, y los niveles de
eficiencia, eficacia, y efectividad en la utilización de los recursos.
3.2.6. Componentes del Control Interno
El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados, como
consecuencia del manejo de la administración por parte de las entidades, están integrados
por procesos administrativos que son:
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de control
Información y Comunicación
Supervisión y Seguimiento
El control interno, consiste en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el
cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que
reaccionan dinámicamente a las condiciones cambiantes (Romero, 2012).
Todas las empresas sin importar el tamaño o la actividad a la que se dedican poseen los
mismos componentes y la utilización depende de la entidad, ya que son ellos quienes
dan la dirección y pautas para que funcione el control interno y evaluar los procesos.
49
Figura 18 Componentes de control interno.
Ambiente de Control
Es la atmosfera que envuelve a toda la organización, en la que se encuentran los atributos
individuales, integridad y valores éticos que los empleados requieren para cumplir con
las responsabilidades propias. Es la primera línea de defensa en la organización y la base
para todos los demás componentes del control interno.
Características
Provee disciplina y estructura de las actividades del negocio,
Asigna autoridades y responsabilidades,
Ayuda a organizar y desarrollar al personal
Establece políticas y procedimientos
Influye en la cultura organizacional
Ejerce influencia en el diseño de sus actividades y en la determinación de sus
objetivos.
En el ambiente de control, es posible distinguir los factores estructurados de la organización:
un esquema orgánico acompañado por la asignación de autoridad y responsabilidad; una
efectiva segregación de funciones, comúnmente, reflejada en el sistema de autorización de las
operaciones; en los manuales de funciones, y manuales de procedimientos operacionales; y,
50
en las políticas y procedimientos para la administración del personal. También en el ambiente
de control ocurren otro factores no estructurados, cuyo desarrollo depende de las personas y
de sus creencias, tales como; filosofía y el estilo de operaciones; experiencia de vida; y, el
fomento de un clima ético en el negocio, más allá del simple respeto dela ley (Fonseca, 2011).
Evaluación de riesgos
Es el segundo componente en el que se identifican y analizan los riesgos relevantes para
el logro de los objetivos. Además es la base para mejorar los riesgos, así como también
es el mecanismo para identificar y manejar los riesgos que están asociados con los
cambios que influyen en el entorno de la organización. Es imprescindible que la
organización establezca la misión y objetivos, para poder identificar los factores de riesgo
que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos.
Proceso para analizar el riesgo:
Estimación de la importancia del riesgo y efectos.
Evaluación de la probabilidad de ocurrencia
Establecimiento de acciones y controles
Evaluación periódica.
Además, se debe tener en cuenta el riesgo de auditoria que puede ser inherente, de control,
o de detección.
51
Actividades de control
Estas se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos de la entidad, están
orientadas hacia la identificación y análisis de los riesgos que amenazan la misión y los
objetivos de la organización. A continuación alguna de las actividades:
Aprobación o Autorización
Verificación e Inspección
Supervisión y entrenamiento.
Segregación de funciones
Revisión de indicadores de gestión.
Están son realizadas por la gerencia y el equipo de la organización, pueden ser de forma
manual o computarizada, administrativas u operacionales, generales, específicas, y
preventivas.
Información y Comunicación
Están dispersos en toda la entidad de manera amplia, la información debe ser identificada
y comunicada a tiempo a los funcionarios para que cumplan con las responsabilidades.
Por tanto, la información debe poseer adecuados canales de comunicación que permita
conocer a quienes integran la empresa. También son necesarios los canales de
comunicación externa para proporcionar información a terceros y los organismos de
control. Es responsabilidad de la dirección que la información sea enviada en forma clara
y eficiente.
Supervisión y Seguimiento
La gerencia es quien debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los
componentes del sistema de control, es decir tiene la responsabilidad de instalar
desarrollar, y supervisar un sistema de control interno adecuado para la revisión y
evaluación sistemática de los componentes y elementos que lo conforman.
52
Con el propósito de identificar las debilidades del control para innovarlos, eliminarlos o
realizar nuevos controles. Para un adecuado seguimiento se debe tomar en cuenta lo
siguiente:
Evidencia de que el control interno está funcionando.
Que la información esté relacionada y se puede efectuar comparaciones.
Si las actividades son adecuadas, efectivas y confiables.
3.2.7. Métodos para documentar el control interno
Son necesarios para el análisis de las actividades de la empresa y para observar el
cumplimiento de las normas establecidas. Se puede utilizar los métodos de forma
combinada para un mejor desempeño. Existen tres métodos para documentar el
conocimiento del control interno por parte del auditor que es:
Método descriptivo
Método de cuestionarios
Método gráfico.
Método descriptivo
Este método consiste en narrar los procedimientos de control interno, los cuales pueden
estar divididos en actividades, departamentos, empleados, cargos o registros contables.
Presenta una descripción del sistema y de los procesos de control utilizados por el
personal en las diversas unidades administrativas que conforman la organización.
Además, debe detallar por escrito los métodos, registros y formas contables que utiliza la
empresa, quienes lo manejan o custodian.
Método de cuestionario
Este método emplea el uso de cuestionarios que contienen un listado de preguntas con las
cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno y
deben ser aplicados a cada una de las áreas determinadas por el auditor.
53
Para la elaboración de las preguntas el auditor debe conocer los puntos en donde se
puedan presentar deficiencias, para así formular las preguntas claves que le permita
evaluar a la empresa, es decir que el cuestionario indicara la existencia de medidas de
control si su respuesta es afirmativa, y, si las respuestas son negativas señalaran las
debilidades del sistema.
Método gráfico
Es la representación gráfica, simbólica y secuencial de los procesos, actividades,
operaciones, movimientos, o procedimientos ejecutados en cada uno de los
departamentos operacionales de la entidad.
Flujograma
La técnica de flujograma conocida también como diagrama es una herramienta muy
valiosa que servirá como ilustración grafica de las operaciones y procedimientos dados
en un sistema.
Los flujogramas utilizan una variedad de símbolos definidos donde cada uno representa un
paso del proceso, y la ejecución de dicho proceso es representado mediante flechas que van
conectando entre ellas los pasos que se encuentran entre el punto de inicio (comienzo) y punto
de fin del proceso (final). Una característica importante de los diagramas de flujo es que sólo
pueden poseer un único punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso
(Definición, 2012).
La utilización de los diagramas de flujo es de gran importancia porque permiten la
visualización de las actividades y distribuye el trabajo. Además, el análisis de este ayuda
a comprender el sistema de información de las operaciones y procedimientos de la
empresa.
Simbología del flujograma
Se los utiliza en la graficación de las rutinas de procedimientos. Pueden clasificarse en
dos clases:
54
Símbolos tradicionales
Figura 19 Símbolos Tradicionales
Operación
Inspección
Transporte
Demora
Almacenamiento
55
Símbolos modernos
Figura 20 Símbolos Modernos.
Descripción de los símbolos
Operación: se utiliza este símbolo cuando ocurre un cambio o un avance en la
actividad. Unos autores lo representan con un rectángulo o con un círculo para
representar esta acción dentro del diagrama.
Título del puesto y/o unidad administrativa
Alternativa de decisiones
Formulario, documento, etc…
Recibir, autorizar, elaborar pagar, entregar, chequear, etc.
Conector en la misma hoja
Conector en otra hoja
Operación-inspección
56
Transporte- Movimiento: flecha ancha que representa el envío de un
documento.
Punto de decisión: diamante, se coloca en la parte del procedimiento en la que se
debe tomar una decisión.
Inspección: sirve para indicar que el flujo del procedimiento se ha detenido y
comprobar si está avanzando de acuerdo a lo planificado. Algunos autores lo
representan por medio de un círculo grande, o por un cuadrado que representa la
acción de una operación.
Documentación: rectángulo con la parte inferior en forma de onda, utilizado para
indicar que una actividad tiene información registrada en documentos.
Espera- Demora: su símbolo es la letra D en mayúscula que se utiliza cuando un
ítem o persona debe esperar, o cuando un ítem se coloca en almacenamiento
provisional.
57
Archivo- Almacenamiento: triangulo invertido que representa a un artículo
almacenado o a un documento archivado.
Conector: circulo pequeño que indica que el output de una parte del diagrama
servirá para el input de otro diagrama.
Dirección del flujo: flecha que indica la dirección y el orden del proceso, además
indica el movimiento de un símbolo a otro.
Transmisión: es una flecha quebrada utilizada para identificar cuando ocurre la
transmisión inmediata de la información.
Límites: representado por un circulo alargado para indicar el inicio o el fin de un
proceso.
58
3.3. Modelos de control interno: COSO
3.3.1. COSO
COSO es una organización voluntaria del sector privado establecida en los EE UU,
dedicada a proporcionar liderazgo intelectual referente a la gestión del riesgo
empresarial (ERM), el control interno, y la disuasión del fraude. Las organizaciones son:
La Asociación Americana de Contabilidad
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados
Ejecutivos de Finanzas Internacional
El Instituto de Auditores Internos
La Asociación Nacional de Contadores (ahora el Instituto de
Contadores Administrativos
Fue fundada en 1985, promovida por las malas prácticas empresariales para estudiar los
factores que pueden dar lugar a información financiera fraudulenta y establecer
recomendaciones a las organizaciones.
COSO define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la
administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad
razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización (Romero, 2012).
3.3.2. COSO I
Publicado en el año del 1992 como el primer informe “Internal Control - Integrated
Framework” denominado COSO I cuyo objetivo es facilitar a las entidades a evaluar y
mejorar los sistemas de control interno, incorporando esta metodología en las políticas,
reglas y regulaciones dentro de las actividades de control para alcanzar sus objetivos.
Según, COSO el Control Interno es un proceso llevado a cabo por la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías
(Asociación Española para la Calidad (AEC), 2012):
59
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables (Asociación
Española para la Calidad (AEC), 2012).
La estructura del COSO I
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Monitoreo
3.3.3. COSO II
A fines de septiembre del año 2004, se publicó el “Enterprise Risk Management -
Integrated Framework” (COSO II) Marco integrado de Gestión de Riesgos el cual amplia
el concepto de control interno sobre la identificación, evaluación y gestión de riesgos.
Este enfoque toma aspectos importantes que el COSO I no considera como son el
establecimiento de objetivos, identificación al riesgo y respuesta al riesgo.
Figura 21 Comparación COSO I Y COSO II.
60
Estructura del COSO II (ERM)
Ambiente de control
Establecimiento de objetivos
Identificación de eventos
Evaluación de riesgos
Respuesta a los riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión
Los ocho componentes están relacionados entre sí y alineados con los objetivos
estratégicos, operativos, de información y de cumplimiento. Además, son realizados por
el director, la gerencia y todos los miembros de la organización.
3.3.4. COSO III
En mayo de 2013 el Comité COSO publicó la actualización del Marco Integrado de
Control Interno, cuyos objetivos son: aclarar los requerimientos del control interno,
actualizar el contexto de la aplicación del control interno a muchos cambios en las
empresas y ambientes operativos, y ampliar su aplicación al expandir los objetivos
operativos y de emisión de informes (AUDITOL, 2013).
En consecuencia, esta versión introduce un marco integrado de gestión de riesgos que
pretende mejorar la agilidad de los sistemas de gestión para adaptarse a los entornos,
además de fijar una mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de sus
objetivos.
61
Figura 22 COSO III.
3.3.5. MICIL
El marco integrado de control interno fue desarrollado por los requerimientos de los auditores
externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y
las registradas, a partir de la evaluación. Con el desarrollo de las funciones de control y
auditoría profesional las organizaciones han llegado a crear y constituir las “Direcciones
ejecutivas de auditoría interna” (DEAI) de las entidades y empresas, cuya principal actividad
está dirigida a la evaluación del control interno orientado hacia la evaluación de los riesgos
respecto al eficiente uso de los recursos, el eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó
la entidad (Enriquez, 2014).
Es aplicable a las medianas y pequeñas organizaciones tomando en consideración los
recursos humanos, financieros, económicos y tecnológicos. Elaborado en el año 2016
este modelo se basa en el COSO I orientado a facilitar la consecución de los objetivos de
la organización, la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la
información financiera y de gestión, protección de los activos y cumplimiento de las
disposiciones legales.
62
Figura 23 MICIL.
3.3.6. COBIT
Es una herramienta de tecnología de información para uso de las entidades, desarrollado
por ISACA. Proporciona buenas prácticas para los procesos de negocios y la información
resultante, este modelo enlaza los objetivos del negocio con los objetivos de tecnologías
de información proporcionando métricas para evaluar la confiabilidad o grado de
dependencia que el negocio puede tener en un proceso al alcanzar los objetivos.
Se aplica a los sistemas de información de toda la empresa, incluyendo los computadores
personales y las redes. Está basado en la filosofía de que los recursos TI necesitan ser
administrados por un conjunto de procesos naturalmente agrupados para proveer la
información pertinente y confiable que requiere una organización para lograr los
objetivos (BitCompany, 2015).
64
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST
CIA. LTDA.
Después de analizar la situación actual de la empresa, donde se evidencia una reducción
de los ingresos, por varios factores, entre ellos, la falta de una estructura organizacional,
deficiencia en las cuentas por cobrar, no se mide la salud financiera entre otros. A
continuación se aplica el cuestionario de control interno al área financiera y
administrativa:
EMPLEFAST CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO
REF:
Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando responde No la ponderación será el
indicador para medir el riesgo.
Ambiente de Control
No
.
FACTORES DE CONTROL CLAVE REF
RESPUESTAS POND CALF
Observaciones
PREGUNTAS. SI = X NO = 0 N/A
Demuestra compromiso con la
integridad y los valores éticos
1. ¿El personal demuestra compromiso con la
integridad y valores éticos? 1 3 4 3
2. ¿Se aplica parámetros y normativas internas
de la empresa? 2 2 4 2
Ejerce responsabilidad de supervisión - -
3. ¿El contador supervisa el trabajo del asistente contable?
1 3 4 3
4.
¿Hay una comunicación fluida entre los
responsables del área operativo,
administrativo y financiero?
2 2 4 2
Establece estructura, autoridad, y
responsabilidad - -
5. ¿Existe una estructura organizativa definida
en la empresa? 1 3 4 3
6. ¿La empresa cuenta con indicadores para
medir la salud financiera de la empresa? 0 4 4 4
7. ¿Se elabora presupuestos en la empresa? 1 3 4 3
8. ¿Las funciones y responsabilidades del personal están documentadas?
0 4 4 4
Demuestra compromiso para la
competencia laboral - -
11. ¿El personal administrativo y financiero demuestra capacidad, aptitud y actitud
hacia las tareas?
4 0 4 -
12. ¿Se evalúa el desempeño del personal al final de un periodo (mensual - anual)?
1 3 4 3
Hace cumplir con la responsabilidad - -
13.
¿Existe sistemas de reconocimientos por el
logro de objetivos administrativos y financieros?
0 4 4 4
14. ¿Existe metas, objetivos definidos en el
área administrativo y financiero? 0 4 4 4
Total 48 35,0
Elaborado por: Revisado por:
Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016
65
EMPLEFAST CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO
REF:
Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando responde No la
ponderación será el indicador para medir el riesgo.
Evaluación del riesgo
N
o
FACTORES DE CONTROL
CLAVE REF RESPUESTAS Observacione
s PREGUNTAS. SI = X NO = 0 N/A POND CALF
Especifica objetivos relevantes
1.
¿La administración de la empresa ha
establecido objetivos y metas
corporativos?
1 3 4 3
2.
¿Las estrategias son comunicadas a
los empleados de la empresa
periódicamente?
1 3 4 3
4. ¿Los objetivos empresariales se
alienan al de los empleados? 0 4 4 4
5. ¿El contador hace las tareas de un
financiero? 2 2 4 2
Identifica y analiza los riesgos - -
6. ¿Se identifica y se analiza los riesgos
potenciales existentes en la empresa? 0 4 4 4
Evalúa el riesgo de fraude - -
7.
¿La administración verifica y notifica
el riesgo de pérdida, faltante de
productos o montos económicos?
4 0 4 -
8. ¿Existen auditorias o sistema de
control interno en la empresa? 0 4 4 4
9. ¿Se respaldan los documentos de las
transacciones contables y tributarias? 3 1 4 1
Identifica y analiza cambios
importantes - -
10
.
¿Los empleados de la empresa toman
decisiones son consultar al gerente? 0 4 4 4
11
.
¿El contador y asistente contable tiene
la potestad de realizar pagos,
inversiones u otras actividades
financieras?
0 4 4 4
12
.
¿Existe una rotación de personal en la
empresa? 3 1 4 1
Total 44 30
Elaborado por: Revisado por:
Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016
66
EMPLEFAST CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO
REF:
Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando responde No la
ponderación será el indicador para medir el riesgo.
Actividades de control
No
FACTORES DE CONTROL
CLAVE REF
RESPUESTAS
Observaciones
PREGUNTAS. SI =
X
NO =
0 N/A POND CALF
Selecciona y desarrolla
actividades de control
1.
¿Existen formatos para un control
de ingresos, salidas, compras,
ventas de productos y servicios de
limpieza?
2 2 4 2
2.
¿Las actividades administrativas y
financieras poseen indicadores de
gestión?
0 4 4 -
4. ¿Existe fondos de caja chica en la
empresa? 4 0 4 4
5.
¿Las conciliaciones son
contrastadas con los libros de
contabilidad?
4 0 4 4
6.
¿La contabilización de ingresos,
egresos se realiza en un sistema
contable?
4 0 4 4
7.
¿Existe una comunicación con el
bodeguero para cruzar
información?
4 0 4 4
8. ¿Se da un seguimiento al uso de los
activos fijos? 1 3 4 1
9. ¿La empresa posee fondos de
seguridad para tiempo de crisis? 1 3 4 1
10. ¿Existe política para la venta a
crédito? 0 4 4 -
Selecciona y desarrolla controles
generales sobre tecnología - -
11. ¿Se dispone de una infraestructura
tecnológica actualizada? 3 1 4 3
12. ¿Existe claves para la seguridad
financiera? 2 2 4 2
13.
¿El personal administrativo y
contable esta capacitados en las
TIC´s?
1 3 4 1
Se implementa a través de
políticas y procedimientos - -
14.
¿El personal administrativo y
financiero cumplen con las tareas
asignadas a tiempo?
0 4 4 -
Usa información Relevante - -
15.
¿Las decisiones en la empresa se
toman en función de la información
financiera?
1 3 4 1
Total 56 27
Elaborado por: Revisado por:
Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016
67
EMPLEFAST CIA.
LTDA
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO
REF:
Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando responde
No la ponderación será el indicador para medir el riesgo.
Información y comunicación
N
o.
FACTORES DE CONTROL CLAVE
REF
RESPUESTAS OBSERVACION
ES PREGUNTAS. SI = 1
NO =
0 N/A POND CALF
Comunica internamente
1.
¿El área operativa y administrativa
suministra información diariamente a
contabilidad? 2 2 4 2
2.
¿Los reportes e informes están
debidamente respaldados al enviar a
contabilidad? 2 2 4 2
3. ¿Los estados financieros se realizan
mensualmente? 0 4 4 4
4. ¿El gerente utiliza información contable
y financiera para tomar decisiones? 0 4 4 4
5.
¿Existe un intercambio de información
en el tiempo requerido entre todas las
áreas de la empresa? 1 3 4 3
6. ¿Considera que la información emitida
por el asistente contable es entendible? 0 4 4 4
Comunica externamente - -
8.
¿Las sugerencias, quejas son recogidas
y comunicadas a los empleados
administrativos y financieros? 0 4 4 4
9. ¿El contador labora bajo dependencia? 0 4 4 4
1
0.
¿El asistente contable cumple a
cabalidad las actividades contables y
tributarias? 2 2 4 2
1
1.
¿Existe problemas legales con el IESS,
SRI, MRL u otros? 1 3 4 3
Total 40 32 Elaborado por: Revisado por:
Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016
68
EMPLEFAST CIA.
LTDA
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO
REF:
Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando
responde No la ponderación será el indicador para medir el riesgo.
Supervisión y monitoreo
No.
FACTORES DE
CONTROL
CLAVE REF
RESPUESTAS Observacione
s
PREGUNTAS. SI = 1 NO = 0 N/A POND CALF
Conduce
evaluaciones
continuas y/o
independientes
1.
¿Se realiza
supervisiones,
controles
continuamente a las
actividades
administrativas y
financieras?
1 3 4 3
2.
¿El gerente es
quien realiza las
evaluaciones
administrativas y
financieras?
4 0 4 -
Evalúa y
comunica
deficiencias
- -
3.
¿Las deficiencias y
errores son
corregidas
oportunamente?
1 3 4 3
4.
¿Existe métodos,
mecanismos o
procedimientos
para corregir
errores?
0 4 4 4
Total 16 10
Elaborado por: Revisado por:
Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016
69
EMPLEFAST CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE
CONTROL INTERNO
REF
Componentes Ponderació
n Total
Calificación
Total
Nivel de
Confianza Nivel de Riesgo
Ambiente de control 48 35 72,92% 27,08%
Evaluación de riesgos 44 30 68,18% 31,82%
Actividades de control 56 27 48,21% 51,79%
Información y comunicación 40 32 80,00% 20,00%
Supervisión y monitoreo 16 10 62,50% 37,50%
Total 204 134,0 66% 34,31%
Zona Crítica 10% - 30% Situación de Debilidad
Zona de Oportunidad 31% - 60% Debilidad Discreta
Zona de Éxito 61% - 95% Situación de Fortaleza
Lo que implica que el sistema de control interno es; un nivel de confianza del 66%,
zona de oportunidad – debilidad discreta; y un nivel de riesgo de 34,31,83%, también
una debilidad discreta.
Elaborado por: Revisado por:
Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016
0,00%10,00%20,00%30,00%40,00%50,00%60,00%70,00%80,00%
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervición y monitoreo
Informe de control interno
Nivel de Riesgo Nivel de Confianza
70
EMPLEFAST CIA.
LTDA
HOJA DE HALLAZGO REF
Ambiente de control
En este componente se evidencia la integridad, valores éticos, competencia de las
personas, experiencia, dedicación, filosofía empresarial. La empresa carece de
instrumentos que ayuden desconcentrar actividades administrativas y financieras.
Evaluación de riesgos
Es aquella que evalúa los objetivos financieros, administrativos y de cumplimiento
donde se identifica el riesgo inherente, auditoria y de control. La salud financiera de
la empresa cíclica cuando los factores externos tienen consecuencias (dinamismo
económico) en las operaciones de limpieza y mensajería de la empresa.
Actividades de control
El manifiesto de las políticas, sistemas, procedimientos, no ayudan a cumplir las
tareas, metas, objetivos; porque, no están desarrolladas y documentadas en la empresa.
Información y Comunicación
Se analiza la información, que sea adecuada y oportuna. El gerente de la empresa no
tiene apertura o predisposición para gestionar una comunicación efectiva, horizontal
con el resto de niveles administrativos y financieros.
Supervisión y monitoreo de actividades
Es la retroalimentación que se ejerce al cumplimiento de las políticas, estrategias,
objetivos se determina que es una debilidad al no haber sistemas, hojas de control,
indicadores que ayuden a fortalecer la salud financiera de la empresa.
71
EMPLEFAST CIA.
LTDA
HOJA DE HALLAZGO REF
Conclusión:
La gerencia de la empresa ha sustentado la empresa en base a la experiencia, mas no
en las herramientas administrativas, financieras y tecnológicas. Sin embargo, ha
conquistado clientes, opera con normalidad, genera ingresos y se está operando.
Momentos, donde la economía limita, reduce la capacidad operativa, pase ciertos
apuros económicos al no cumplir obligaciones a tiempo, incremento de cuentas por
pagar, busca financiamiento, con el propósito de mantener a la empresa.
Recomendaciones
Las mejorar administrativas y financieras permiten trabajar bajo parámetros,
objetivos, normas y estrategias para alinear a los empleados, motivarlos, reconocer la
labor, con el fin asignar recursos de acuerdo a las necesidades.
Diseñar una estructura organizacional
Determinar y describir funciones y responsabilidades
Desarrollar un plan estratégico donde se incluya misión, visión, objetivos,
planes operativos y estratégicos
Levantar procedimientos de las actividades administrativas y financieras para
aplicar en la empresa.
Aplicar indicadores de gestión y financieros para medir la salud financiera
Comprobar si el estudio realizado mejora en algo la salud financiera de la empresa.
4.1. Propuesta administrativa y financiera
Una propuesta consiste en diseñar, documentar acciones que permita disminuir el riesgo
al: disminuir los gastos operativos, cumplir con las normativas, políticas, gestionar las
cuentas exigibles de los estados financieros y analizar constantemente la salud financiera
de la empresa.
72
GERENCIAGERENCIA
SERVICIOS LIMPIEZA -
MENSAJERÍA
SERVICIOS LIMPIEZA -
MENSAJERÍA
CONTABILIDAD -
FINANCIERO
CONTABILIDAD -
FINANCIEROVENTAS -LOGÍSTICAVENTAS -LOGÍSTICA
APOYO
ADMINISTRATIVO
APOYO
ADMINISTRATIVO
GESTIÓN EMPRESARIAL
ESTRATEGIA OBJETIVOS
ACTIVIDAD - METAS
JUNTA DE SOCIOS
JUNTA DE SOCIOS
Figura 25 Organigrama estructural propuesto
73
GERENCIA
Fijar objetivos, estrategias
y administrar el negocio
GERENCIA
Fijar objetivos, estrategias
y administrar el negocio
Personal de Limpieza -
mensajería
Realizar actividades diarias
de limpieza y mensajería
Personal de Limpieza -
mensajería
Realizar actividades diarias
de limpieza y mensajería
Auxil iar contable – Contador
Contabil izar, ingresos, egresos diarios
y cumplir con las obligaciones de
organismos de control.
Auxil iar contable – Contador
Contabil izar, ingresos, egresos diarios
y cumplir con las obligaciones de
organismos de control.
Vendedor
Organizar y distribuir
material publicitario,
traslado del personal al lugar
de trabajo
Vendedor
Organizar y distribuir
material publicitario,
traslado del personal al lugar
de trabajo
Asistente administrativo
Apoyar al gerente con el
control del personal y
obligaciones
Asistente administrativo
Apoyar al gerente con el
control del personal y
obligaciones
SOCIOS
Tomar decisiones
empresariales
SOCIOS
Tomar decisiones
empresariales
Figura 26 Organigrama funcional
74
EMPLEFAST CIA.
LTDA
Responsabilidades y
funciones
Código:
Fecha: 01/10/2016
Información general del puesto
Nombre del puesto: Gerente
Reporta a: Junta de socios
Supervisa a: Vendedor, Asistente administrativo, Personal de limpieza
- Mensajería y Asistente Contable - Contador
Objetivo del puesto
Administrar y tomar decisiones gerenciales para generar rentabilidad
sustentada en la empresa
Funciones
Toma de decisiones estratégicas relacionadas con el crecimiento de la misma
Rendir cuentas justificadas de su gestión
Responsable de administrar y dirigir en su totalidad a toda la empresa
Coordina y controla las actividades administrativas
Desarrollar estrategias para alcanzar los objetivos y metas
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente al personal
Firmar cheques de la compañía
Ser el representante de la empresa en actos comerciales y administrativos
Analizar los estados financieros para la toma de decisiones
Aprobar proyectos, normativas, políticas que favorezcan al crecimiento de la
empresa
Respetar y hacer respetar los valores, misión y visión de la empresa
Convocar a reuniones para analizar la situación empresarial de la empresa
Aprobar los montos para el presupuesto anual de la empresa
Participar en los procesos de servicios contables y auditorias
Aprobar el plan de marketing para mejorar la competitividad de la empresa
Formación
Nivel de Educación Superior en las carreras de Administración de Empresas,
Economía, Finanzas o afines
Experiencia
Experiencia en puestos similares de 2 a 4 años
Aptitudes
Trabajo en equipo, responsabilidad, y atención.
Firma: Autorizada
75
EMPLEFAST CIA. LTDA Responsabilidades y
funciones
Código:
Fecha: 01/10/2016
Información general del puesto
Nombre del puesto: Asistente Contable – Contadora
Reporta a: Gerencia
Supervisa a: Ninguno
Objetivo del puesto
Registrar ingresos y egresos en un sistema contable para generar informes
contables para tomar decisiones empresariales.
Funciones
Pago a proveedores
Nóminas y Planillas
Pago de impuestos.
Créditos y cobranzas a clientes
Registrar los ingresos y egresos en el sistema contable
Registrar las actividades contables que se realiza en el área contable
Aplicar arqueos de caja diariamente
Realizar conciliaciones bancarias
Almacenar documentos de respaldos contales y auditorias.
Emitir reportes contables para el pago de proveedores
Emitir reportes para el pago de proveedores y de las cuentas por cobrar
Presentar informes para la toma de decisiones financieras.
Elaborar los estados financieros de la empresa.
Procesar, codificar y contabilizar los diferentes ingresos y egresos de
adquisiciones de activos fijos.
Registrar las facturas de las ventas de servicios contables
Elaborar comprobantes de ingreso y de salida.
Elaborar cheques para el pago de empleados, proveedores y servicios
Revisar y aplicar las normas aceptadas de contabilidad
Formación
Nivel de Educación Superior en las carreras de Administración de Empresas,
Economía, Finanzas o afines
Experiencia
Experiencia en puestos similares de 2 a 4 años
Aptitudes
Trabajo en equipo, responsabilidad, y atención.
Firma: Autorizada
76
EMPLEFAST CIA. LTDA Responsabilidades y
funciones
Código:
Fecha: 01/05/2012
Información general del puesto
Nombre del puesto: Asistente Administrativo
Reporta a: Gerente
Supervisa a: Ninguno
Objetivo del puesto
Emitir informes financieros, administrativos y contables para la toma de
decisiones en la empresa diariamente y anualmente
Funciones
Proponer misión, visión, valores y principios empresariales
Aplicar una comunicación horizontal en los niveles jerárquicos de la
empresa
Controlar la cartera vencida y montos a cobrar
Revisar el cronograma de pagos
Realizar el reporte diario de cobranzas
Analizar la cartera vencida
Llevar el control de los depósitos e ingresos
Aplicar herramientas de mejora para la gestión administrativa
Recibir reportes contables y administrativos para analizarlos y enviarlos a
gerencia
Aplicar liderazgo participativo en la empresa
Realizar reuniones con el personal interno y externo mensualmente.
Formación
Nivel de Educación Superior en las carreras de Administración de Empresas,
Economía, Finanzas o afines
Experiencia
Experiencia en puestos similares de 2 a 4 años
Aptitudes
Trabajo en equipo, responsabilidad, y atención.
Firma: Autorizada
77
4.2. Filosofía empresarial
Valores
Principio
Objetivos Misión Visión
Estrategias
Mapa estratégico
Balanced ScoreCard
EMPLEFAST CIA.
LTDA
Figura 27 Filosofía empresarial
78
Objetivos
Medir constantemente la salud financiera de la empresa.
Gestionar las cuentas por cobrar (cobranzas).
Negociar con los proveedores interno y externo para cancelar las deudas.
Apoyar a la gestión de ventas en desarrollar y construir una plataforma
tecnológica.
Coordinar reuniones con el asistente contable, a administrativo para elaborar
estados financieros
Valores corporativos
Puntualidad
Honestidad
Responsabilidad
Solidaridad
Principios corporativos
Trabajo en Equipo
Compromiso en el Servicio
Cultura de Calidad
Cultura de Innovación
Desarrollo y Bienestar del Recurso Humano
Políticas de la empresa
Elaborar estados financieros mensualmente.
La contabilización de ingresos y egresos debe tener un corte al 25 de cada mes.
Las cuentas por cobrar solo debe ser 10% de las ventas.
Los pagos se realizaran cada 15 después del corte contable.
El vendedor debe elaborar presupuestos de comercialización.
Delegar funciones para que tomen decisiones empresariales.
79
Misión propuesta:
Empresa soluciona problemas de aseo, mensajería de hogares, oficina, piscinas, empresas
públicas y privadas los 365 días al año.
Visión propuesta:
Proponemos soluciones a los problemas, no realizamos limpieza y mensajería.
Estrategias
Se presenta en el mapa estratégico.
80
Tabla 28 Encadenamiento causa-efecto
Perspectiva Encadenamiento causa – efecto Objetivo Estrategias -
Medidas
Financiero
Incrementar en 5 al 8% el margen de
rentabilidad de la empresa sobre ventas.
ROA –ROE,
liquidez,
Rentabilidad $200
Clientes
Comunicar y dar seguimiento al cliente pos
venta de los servicios de limpieza y mensajería
Recuperar la carteara
de clientes $100
Proceso
Internos
Descentralizar actividades administrativas y
financieras para agilitar, asignar y proveer
recursos al operativo
Procedimientos,
funciones, estructura
organizacional y
gestión de cobranzas
$200
Aprendizaje
y tecnología
Contar con personal competente y certificado
en actividades de limpieza y mensajería
Sitio web, redes
sociales $600
Incrementar y mantenr la
rentabilidad entre el 5 al
8%
Recuperación clientes
o cartera
Estructura
organizacional y
filosofía empresarial
Procedimientos
administrativos y
financieros
Plataforma
tecnológico sitios web
Competencias y
certificaciones laborales
SETEC
Mayor empoderamiento
del vendedor
Servicios precios referencial Comunicación
comercial mediante
plataforma
tecnológica
81
4.2.1. Objetivo
Establecer los procedimientos necesarios para seleccionar a los proveedores, con el fin de
establecer una buena relación comercial y contribuir con la toma de decisiones.
4.2.2. Alcance
Los procedimientos de este sistema aplican a todos los proveedores de productos,
materiales, suministros y maquinaria necesarios para el desempeño normal de las
actividades de la empresa EMPLEFAST CÍA. LTDA.
4.2.3. Políticas de control interno
Todos los bienes que la empresa adquiera deberán provenir de los proveedores
que hayan pasado el proceso de selección.
El gerente general es el responsable de las negociaciones con los proveedores
y será quien firme los contratos y acuerdos de compra.
Solicitar cotizaciones para poder evaluar a los proveedores de acuerdo a
criterios de calidad, plazos de entrega, seriedad y precios.
Seleccionar al o los proveedores más idóneos que puedan cubrir nuestros
requerimientos.
Realizar los procedimientos de este sistema cuando exista la necesidad.
4.2.4. Responsables
Gerente general
Jefe de compras
82
4.2.5. Procedimientos: selección de proveedores
EMPLEFAST CIA. LTDA.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 JEFE DE COMPRAS
Buscar proveedores para adquirir los bienes
necesarios para cumplir con el objeto de la
empresa.
2 JEFE DE COMPRAS Solicitar a los proveedores cotizaciones
3 JEFE DE COMPRAS Recibir las cotizaciones de cada proveedor.
4 JEFE DE COMPRAS Analizar las mejores propuestas para evaluar los
precios del bien ofertado.
5 JEFE DE COMPRAS
Solicitar y recibir una muestra o demostración
para evaluar la calidad el cumplimiento, seriedad
y entrega a los proveedores
6 JEFE DE COMPRAS Realizar un informe con los resultados de los
criterios evaluados.
7 JEFE DE COMPRAS Enviar el informe al gerente general
8 GERENTE GENERAL Aprobar la negociación, y acuerdo de compra.
9 GERENTE GENERAL Firmar el acuerdo con el proveedor seleccionado.
83
4.2.6. Diagrama de flujo
Selección de Proveedores
ProveedoresJefe de Compras Gerente
Inicio
Firma el acuerdo
con el proveedor
seleccionado
Recibe las
cotizaciones
Entrega las
Cotizaciones
Solicita
Cotizaciones
Realiza un informe
con resultados
Fin
Analiza las mejores
Propuestas
Solicita y Recibe la
muestra o
Demostración
Busca Proveedores
Recibe el informe
Figura 28 Diagrama selección de proveedores
84
4.2.7. Documento de control
EMPLEFAST CIA.
LTDA
DOCUMENTO DE
CONTROL
Quito DM, 12 de enero del 2017
Señor
Luis Medina
Gerente Comercial
Distribuidora Génesis
Asunto: Solicitud de cotización:
Hemos observado con agrado sus catálogos, nos han parecido adecuados y por eso muy
cordialmente le solicito me coticen los siguientes productos:
Desinfectantes
Detergentes
Etc.
Adicionalmente deseo conocer la forma de pago, el medio utilizado para el despacho y el
tiempo de entrega.
Atentamente,
………………
Fabián Vásconez
Gerente General
85
4.3. Compra de materiales
4.3.1. Objetivo
Establecer los procedimientos necesarios para realizar las compras de materiales que se
utilizan para cumplir el objeto de la empresa.
4.3.2. Alcance
Los procedimientos de este sistema inician con la orden de requisición y llega hasta el
envió de facturas a la unidad financiera.
4.3.3. Políticas de control interno
Todas las compras deben estar respaldadas por su respectiva requisición y
orden de compra.
La orden de requisición se realizara después del informe de bodega.
La orden de requisición deberá especificar de forma clara las características
de los materiales o productos a ser adquiridos.
El gerente general será el responsable de aprobar la requisición de compras.
El jefe de la unidad de compras deberá elaborar la orden de compra y esta debe
estar numerada en forma consecutiva.
Los proveedores son seleccionados previamente por el gerente general, para
acortar el sistema de compra.
Será la unidad financiera quien realice los respectivos pagos.
Todo será documentado y archivado para su sustento.
4.3.4. Responsables
Gerente general
Jefe de la unidad de compras
Proveedor
86
4.3.5. Procedimientos: compra de materiales
EMPLEFAST CIA. LTDA.
COMPRA DE MATERIALES
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 JEFE DE COMPRAS Genera la orden de requisición y la
envía al gerente general.
2 GERENTE GENERAL Aprueba la orden de requisición.
3 JEFE DE COMPRAS Realiza la orden de compra y lo
envía al proveedor.
4 JEFE DE COMPRAS Realizar la compra y recibir los
materiales solicitados.
5 JEFE DE COMPRAS Recibir facturas y documentos de
soporte
6 JEFE DE COMPRAS
Enviar las facturas y documentos de
soporte recibidos a la unidad
financiera para su contabilidad.
87
4.3.6. Diagrama de flujo
Compra de Materiales
GerenteJefe de Compras Contabilidad
Inicio
Realiza la orden de
compra y la envía
al Proveedor
Fin
Recibe el informe
Genera la orden de
Requisición Aprueba la Orden
Recibe las facturas
y la envía a
Contabilidad
Realiza la compra
y recibe los
materiales
Figura 29 Diagrama compra de materiales.
88
4.3.7. Documento de Control
EMPLEFAST CIA. LTDA
REQUISICIÓN DE COMPRA
RUC:1792062357001
Departamento que solicita: N.-….
Fecha de pedido: Fecha de entrega:
CANTIDAD UNIDAD ARTÍCULOS
Elaborado por: ……………….………… Recibido por: ………………………..
Autorizado por:………………………………….
89
4.4. Sistema de Control Interno Financiero
Caja chica
4.4.1. Objetivo
Establecer un sistema que promueva la eficiencia de las operaciones con respecto a gastos
imprevistos y de menor cuantía.
4.4.2. Alcance
Los procedimientos de este sistema inician con la apertura de caja chica y llega hasta el
archivo de los documentos de soporte.
4.4.3. Políticas de control interno
Establecer una persona responsable quien realizara los pagos y exigirá los
comprobantes respectivos.
El monto del fondo de caja chica será de $150,00 y será reembolsable cuando
se ha gastado el 70% del valor asignado.
Todos los pagos deben estar respaldados por sus respectivos comprobantes.
La persona encargada deberá presentar obligatoriamente el resumen de caja
chica.
El fondo de caja chica se utilizara para gastos de menor cuantía que tengan
que ver con el giro del negocio, además no podrá ser utilizado para la
concesión de anticipo de sueldos.
El contador de la empresa será quien autorice la reposición del fondo de caja
chica luego de haber verificado que las operaciones realizadas sean
equivalentes al valor de los desembolsos ejecutados.
El contador será el encargado de registrar contablemente la reposición de caja
chica y de archivar los documentos de soporte.
Para evitar malversación de los fondos se realizara arqueos sorpresivos y
periódicos por parte del contador.
90
4.4.4. Responsables
Jefe de la unidad financiera
Responsable de caja chica
Contador
4.4.5. Procedimientos: Caja chica
EMPLEFAST CIA.
LTDA.
CAJA CHICA
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 JEFE DE LA UNIDAD FINANCIERA Autoriza la apertura de caja chica
2 CONTADOR
Entrega el fondo establecido a la
persona responsable y realiza el
registro de apertura de caja chica
3 RESPONSABLE DEL FONDO DE
CAJA CHICA
Recibe el fondo establecido y
será quien se encargué de
registrar todo el movimiento del
fondo.
4 RESPONSABLE DEL FONDO DE
CAJA CHICA
Realizará los pagos hasta el
monto establecido y enviará la
documentación a contabilidad
5 CONTADOR
Recepta los documentos para
verificación, registro contable, y
asignación de reposición de caja
chica.
6 CONTADOR Archiva los documentos
91
4.4.6. Diagrama de flujo
Caja Chica
ContadorJefe de la Unidad
Financiera
Encargado de Caja
Chica
Inicio
Fin
Genera la orden de
Requisición
Recibe las facturas
y la envía a
Contabilidad
Recibe el informe
Realiza la orden de
compra y la envía
al Proveedor
Recibe el informe
Realiza la compra
y recibe los
materiales
Realiza la orden de
compra y la envía
al Proveedor
Realiza la orden de
compra y la envía
al Proveedor
Realiza la orden de
compra y la envía
al Proveedor
Figura 30 Diagrama Caja chica
92
4.4.7. Documento de control
EMPLEFAST CIA. LTDA.
Resumen de fondo de caja
Fecha Detalla Cantidad Valor unitario Valor total
Responsable del fondo:_________________
Visto bueno:_________________________
93
4.5. Caja: Arqueo de caja
4.5.1. Objetivo
Establecer un sistema que ayude a verificar la exactitud de los valores en efectivo
destinados al fondo de caja chica, con la finalidad de constatar si la existencia física de
los valores es igual a los saldos establecidos.
4.5.2. Alcance
Los procedimientos de este sistema inician con la constatación física por parte del
contador y llega hasta el archivo del arqueo de caja.
4.5.3. Políticas de control interno
La constatación física la realiza el contador de la empresa de forma imprevista.
Realizar verificaciones de los valores en efectivo mediante arqueos de caja
periódicos.
Cualquier diferencia encontrada deben ser justificada y cubierta de inmediato
para evitar una futura sanción.
De encontrar alguna irregularidad, comunicar al jefe inmediato para la toma
de medidas correctivas.
Dejar constancia del arqueo de caja por medio de la denominada acta de
arqueo que será firmada por las personas que intervinieron.
Todo documento deberá ser archivado.
4.5.4. Responsables
Jefe de la unidad financiera
Contador
94
4.5.5. Procedimientos: arqueo de caja
EMPLEFAST CIA.
LTDA.ARQUEO DE CAJA
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 CONTADOR , JEFE DE LA
UNIDAD FINANCIERA
Realiza la constatación física sin
previo aviso.
2 CONTADOR Elabora el acta de arqueo.
3 CONTADOR , JEFE DE LA
UNIDAD FINANCIERA Legalizan el acta mediante firmas.
4 CONTADOR Realiza el registro contable, en el caso
de encontrar diferencias.
5 CONTADOR Archiva el acta de arqueo.
95
4.5.6. Diagrama de flujo
Caja: Arqueo de Caja
ContadorJefe de la Unidad
Financiera
Inicio
Fin
Elabora el acta de
arqueo
Archiva el acta de
arqueo
Realiza
constatación Física
sin previo aviso
Le legalizan el
Acta mediante
firmas
Si existe errores,
realiza el registro
contable
Figura 31 Diagrama arqueo de caja.
96
4.5.7. Documento de control
EMPLEFAST CIA.
LTDA.ARQUEO DE CAJA
Responsable…
Fecha:…
Delegada:…
Hora:…
Billetes
Cantidad Denominación Valor
Suman:
Monedas
Cantidad Denominación Valor
Suman:
Comprobantes
Fecha Concepto Valor
Suman:
Total según arqueo de caja:
Saldo contable:
Diferencia: Los valores en efectivo y los comprobantes que ascienden a un total de $... Que fueron
contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfacción
Firma:…
Firma delegado:…
97
4.6. Bancos: Conciliación bancaria
4.6.1. Objetivo
Establecer un sistema que facilite conocer la exactitud de los saldos reales que mantiene
la empresa en la entidad bancaria, con la finalidad de verificar su conformidad y
determinar si existen operaciones pendientes de registro.
4.6.2. Alcance
Los procedimientos de este sistema inician con la solicitud del estado de cuenta a la
entidad bancaria y llega hasta el registro de las novedades encontradas.
4.6.3. Políticas de control interno
Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas por el contador de la
empresa.
Realizar las conciliaciones bancarias de forma periódica mensual.
Realizar verificaciones de los movimientos realizados por la empresa y por la
entidad bancaria.
De encontrar alguna diferencia comunicar a la entidad bancaria.
Determinar los saldos ajustados, estos deben ser iguales.
Todo documento deberá ser archivado.
4.6.4. Responsables
Contador
98
4.6.5. Procedimientos: conciliación bancaria
EMPLEFAST CIA.
LTDA.CONCILIACIÓN
BANCARIA
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 JEFE DE LA UNIDAD
FINANCIERA
Solicita el estado de cuenta a la entidad
bancaria
2 CONTADOR Verifica los movimientos registrados por la
empresa y la entidad bancaria.
3 CONTADOR
Realizar la conciliación bancaria mediante la
comparación del estado de cuenta y el saldo
del libro bancos de la empresa.
4 CONTADOR
Determinar el saldo ajustado de Bancos, y el
saldo ajustado en libros. Estos deben ser
iguales
5 CONTADOR Registrar en los libros el resultado de la
conciliación.
6 CONTADOR Registra las novedades encontradas.
99
4.6.6. Diagrama de flujo
Caja: Arqueo de Caja
ContadorJefe de la Unidad
Financiera
Inicio
Fin
Realiza la
conciliación
Bancaria
Solicita el estado
de cuenta al banco
Verifica los
movimientos
registrados por la
empresa y el banco
Comparar el estado
de cuenta con el
libro bancos de la
empresa
Determinar los
saldos ajustados
Registro Contable
Figura 32 Diagrama conciliación bancaria
100
4.6.7. Documento de control
EMPLEFAST CIA.
LTDA
CONCILIACIÓN
BANCARIA
SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA
+DEPÓSITOS EN TRANSITO
SALDO CONCILIADO SEGÚN ESTADO DE CUENTA:
SALDO SEGÚN EL LIBRO BANCOS
+NOTAS DE CRÉDITO
-NOTAS DE DEBITO
SALDO CONCILIADO SEGÚN LIBO BANCOS:
FIRMA CONTADOR: …………
101
4.7. Cuentas por cobrar: clientes
4.7.1. Objetivo
Establecer un sistema que facilite y ayude a regular el cobro de los servicios prestados a
los clientes de la empresa.
4.7.2. Alcance
Los procedimientos de este sistema inician con la generación de la factura y llega hasta
el registro contable correspondiente.
4.7.3. Políticas de control interno
Los cobros se realizaran una vez concluido el servicio prestado según lo
acordado en el contrato, el mismo que contiene el monto y tiempo pactado.
El contador será el encargado de emitir las facturas correspondientes a los
clientes de la empresa.
Los pagos los realizara el cliente de acuerdo a su conveniencia mediante
cheques o transferencias bancarias.
Los cobros realizados mediante cheque serán recibidos únicamente por el
mensajero de EMPLEFAST CIA. LTDA. de acuerdo al horario establecido
por el cliente.
Los cheques recibidos de los clientes deben ser depositados inmediatamente
en la cuenta corriente del banco de la empresa.
Los abonos o pagos deben ser registrados por contabilidad.
Los recibos de cancelación solo se emitirán cuando el cliente realice el pago
total adeudado a la empresa, el cual deberá ser sellado como cancelado.
Todo documento deberá ser archivado.
4.7.4. Responsables
Contador
102
4.7.5. Procedimientos: cuentas por cobrar
EMPLEFAST CIA.
LTDA.CUENTAS POR COBRAR
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 CONTADOR Emite la factura al cliente por la venta
de los servicios, y lo registra
2 CONTADOR Entrega la factura al cliente
3 CONTADOR Realiza el seguimiento de los cobros
o abonos.
4 CONTADOR Si es cobrada por completo, sellar las
facturas con la palabra “cancelado”
5 CONTADOR Realiza el comprobante de ingreso y
Archivar la copia de la factura.
103
4.7.6. Diagrama de flujo
Cuentas por Cobrar: Clientes
ContadorJefe de la Unidad
Financiera
Inicio
Fin
Solicita que se
realice la factura
Entrega la factura
al cliente
Realiza los
seguimiento de
cobros o abonos
Sellar las facturas
con la palabra
CANCELADO
Emite la factura
por el servicio
prestado
Realiza el
comprobante de
ingreso y lo archiva
Figura 33 Diagrama cuentas por cobrar
104
4.7.7. Documento de control
Comprobante de ingreso
N°:……..
Día:…… Mes…… Año:…..
Nombre:…………
Ingreso por lo siguiente: Deber Haber Total
Totales $ $
Cuenta Sub cuenta
Realizado por: Aprobado por: Beneficiario
105
4.8. Cuentas por pagar: proveedores
4.8.1. Objetivo
Establecer un sistema que facilite y ayude a regular los pagos correspondientes a los
proveedores, encargados del abastecimiento de materiales y suministros utilizados para
el giro del negocio.
4.8.2. Alcance
Los procedimientos de este sistema inician con la recepción de las facturas y llega hasta
el registro contable correspondiente.
4.8.3. Políticas de control interno
Todas las compras realizadas sin importar el monto deben estar respaldadas
por los comprobantes correspondientes.
Los cheques de pagos a proveedores serán emitidos únicamente por el jefe de
la unidad financiera.
Los pagos a proveedores serán realizados únicamente en los días y horario
establecidos.
Los pagos los realizara mediante cheques o transferencias bancarias.
Todo documento deberá ser archivado.
4.8.4. Responsables
Contador
Jefe de la unidad financiera
106
4.8.5. Procedimientos: cuentas por pagar proveedores
EMPLEFAST CIA. LTDA.
CUENTAS POR PAGAR:
PROVEEDORES
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 CONTADOR
Recibe las facturas y documentos de
soporte de la unidad de compras
2 CONTADOR Revisa las facturas y realiza su
registro.
3 CONTADOR
Realiza el comprobante de retención y
lo envía al proveedor.
4 JEFE DE LA UNIDAD
FINANCIERA
Revisa los documentos y el registro.
5 CONTADOR
Emite el cheque de pago de acuerdo a
lo establecido en la compra.
6 CONTADOR Elabora el comprobante de egreso
7 CONTADOR Envía el cheque al proveedor
8 CONTADOR Archiva los documentos.
107
4.8.6. Diagrama de flujo
Cuentas por Pagar: Proveedores
Jefe de la Unidad
FinancieraContador
Inicio
Fin
Recibe las facturas
y documentos
soportes
Revisa las facturas
y realiza el registro
Revisa los
documentos y el
registro
Envía el cheque al
proveedor
Elabora el
comprobante de
retención y envía al
proveedor
Emite el cheque
de pago y
comprobante
de egreso
Registra y Archiva
Figura 34 Diagrama cuentas por pagar.
108
4.8.7. Documento de control
Comprobante de egreso
N°:……..
Día:…… Mes…… Año:…..
Nombre:…………
Egreso por lo siguiente: Deber Haber Total
Totales $ $
Cuenta Sub cuenta
Realizado por: Aprobado por: Beneficiario
109
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
N°:………
RUC:1792062357001
Día:……. Mes:….. Año:……
Comprobante de pago. Materia de retención
Monto
Retención
N° Cod. Fecha
Totales
Realizado por: Aprobado por: Beneficiario
110
4.9. Gestión Financiera
Las estrategias considerar es:
Gestión de cobranzas y apoyar al vendedor con la aplicación de sitio web.
Tabla 29 Estado de Situación Financiera
Estado de Situación Financiera de la empresa
EMPLEFAST CIA. LTDA
Ingresar
Fecha
Ingresar
Fecha
Ingresar
Fecha Ingresar
Fecha
31-dic-2015 31-dic-2016 31-dic-2017 31-dic-2018
Activo Corriente
Efectivo y equivalentes 1.651,69 789,74 829,23 870,69
Inventarios 1.500,00 3.250,00 3.087,50 2.933,13
Ctas y Doc x Cobrar 22.000,00 37.400,00 33.660,00 30.294,00
Credito Tributario a favor
IVA 282,25 154,45 162,17 170,28
Total Activo Corriente 25.433,94 41.594,19 37.738,90 34.268,09
Activo Fijo
Muebles y Enseres 1.500,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00
Maquinaria y Equipo 4.131,48 4.131,48 4.131,48 4.131,48
Equipos de Computación 3.036,00 3.036,00 3.036,00 3.036,00
Vehículos 12.000,00 12.000,00 12.000,00 12.000,00
Otros activos 800,00 800,00 800,00 800,00
Depreciación Acum. Activo
Fijo 4.055,15 4.055,15 4.055,15 4.055,15
Total Activo Fijo 25.522,63 25.522,63 25.522,63 25.522,63
Total Activos 50.956,57 67.116,82 63.261,53 59.790,72
Patrimonio 8.967,91 8.833,59 10.425,67 11.865,05
Pasivo Exigible a corto plazo
Ctas y Doc x pagar
proveedores 12.690,73 23.500,00 22.325,00 21.208,75
Ctas y Doc x pagar
accionistas 12.465,41 15.164,23 13.647,81 12.283,03
Obligaciones Financieras 1.700,00 1.750,00 1.522,50 1.324,58
Obligaciones con el SRI 93,72 23,33 22,16 21,06
Obligaciones Im. Renta 2.000,00 3.500,00 2.800,00 2.184,00
Obligaciones con el IESS 483,19 984,45 935,23 888,47
Obligaciones con Empleados 1.247,40 2.494,80 2.370,06 2.251,56
Participaciones por pagar
empl. 1.308,21 2.616,42 2.485,60 2.361,32
Total Pasivo Exigible a corto
plazo 31.988,66 50.033,23 46.108,36 42.522,75
Pasivo Exigible a largo plazo
Ptmos Instituciones
Bancarias 10.000,00 8.250,00 6.727,50 5.402,93
Total Pasivo Exigible a corto
plazo 10.000,00 8.250,00 6.727,50 5.402,93
Total Pasivos 41.988,66 58.283,23 52.835,86 47.925,67
Patrimonio + Pasivos 50.956,57 67.116,82 63.261,53 59.790,72
111
Se procede a gestionar las cuentas por cobrar e utilizar los materiales que se encuentran
en bodega o almacenado en la empresa. Además, el dinero recuperado es para cumplir
con proveedores, empleados.
Tabla 30 Estado de Resultados de la Empresa
Estado de Resultados de la empresa
EMPLEFAST CIA. LTDA
Ingresar
Fecha
Ingresar
Fecha
Ingresar
Fecha
Ingresar
Fecha
Cuenta de pérdidas y
ganancias 31-dic-2015 31-dic-2016 31-dic-2017 31-dic-2018
Ventas 112.000,00 81.600,00 84.864,00 89.107,20
Costo de Ventas 65.669,00 42.669,00 40.535,55 40.535,55
Margen bruto 46.331,00 38.931,00 44.328,45 48.571,65
Sueldos y Salarios 19.087,37 19.087,37 19.087,37 19.087,37
Beneficios Sociales 4.607,40 4.607,40 4.607,40 4.607,40
Aportes al IESS y Fondos
Reserva 1.360,00 4.168,08 4.168,08 4.168,08
Mantenimiento y reparaciones 509,50 270,80 270,80 270,80
Promoción y Publicidad
(Gastos mejora) 320,00 691,95 1.791,95 1.000,00
Combustibles 1.035,90 3.520,26 3.520,26 3.520,26
Seguros y Reaseguros 157,50 157,50 157,50 157,50
Suministros y Materiales 1.005,40 1.503,38 1.503,38 1.503,38
Transporte 677,64 1.182,54 1.123,41 1.067,24
Agua Luz Tlf 85,19 73,35 73,35 73,35
Impuestos y Contribuciones 2.000,00 3.500,00 3.500,00 3.500,00
Depreciación Activos 4.055,15 4.055,15 4.055,15 4.055,15
Provisión Cuentas Incobrables 440,00 748,00 336,60 302,94
Intereses y Comisiones 1.700,00 1.750,00 1.522,50 1.324,58
Total Gastos 37.041,05 45.315,78 45.717,75 44.638,05
Ganancia del Ejercicio 9.289,95 -6.384,78 -1.389,30 3.933,60
Margen de Rentabilidad 8% -8% -2% 4%
Con la propuesta de construir una plataforma tecnológica, redes sociales se busca
gestionar las ventas, más la documentación, comunicación de la estructura
organizacional, filosofía empresarial se busca alcanzar la rentabilidad en el año 2015.
112
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
1. El sistema de control interno ayuda a detectar irregularidades y errores que
permitirán proponer soluciones a través de la fijación de políticas y
procedimientos administrativos y financieros que contribuyen a que la empresa
alcance sus objetivos y a su vez brinde un cierto grado de seguridad dentro de los
mismos.
2. La falta de atención a los reclamos y sugerencias a sus clientes es parte de las
debilidades de la empresa por lo que si realiza una buena gestión basándose en un
control interno se podrá atender con mayor efectividad y recuperar la cartera de
clientes.
3. EmpleFast carece de una buena imagen corporativa que no le permite llegar a la
visión de sus clientes, por esta razón de proceder a construir una plataforma
tecnológico y presentar una estructura y filosofía empresarial..
4. La inexistencia de un sistema de control interno en la empresa EmpleFast Cía.
Ltda., ha generado algunos problemas dentro de los procedimientos
departamentales que conlleva a un manejo incorrecto de los recursos y que a su
vez provoca un bajo nivel de eficiencia, por lo que al aplicarse mejoraría su grado
de eficiencia, ya que su mayoría se encuentra en el estándar medio.
5. El cumplimiento de las políticas, procedimientos y reglamentos ayudaran a medir
la eficiencia y eficacia del control interno, y las acciones seguidas a estas nos
conlleva a la mejora continua de la competencia laboral, el crecimiento en los
recursos humanos y económicos.
113
Recomendaciones
Al gerente:
Utilizar los estados financieros propuestos, para medir la salud financiera
mensualmente.
Comunicar la estructura organizacional en el cual se delimite las funciones y se
establezca responsabilidades, que permitirá en caso de ausencia de las máximas
autoridades de acuerdo a la estructura asumir responsabilidades a quien
corresponda, además se obtendrá una eficiencia en los procedimientos de cada
unidad administrativa y financiera.
Aplicar nuevas estrategias al analizar el FODA.
Asistente contable.
Aplicar los procedimientos propuestos con la finalidad de lograr una participación
eficiente y eficaz en las diferentes áreas que tiene la empresa..
Asistente administrativo
Implantar objetivos, misión, visión, y valores que ayuden a los empleados y
directivos a comprometerse con la empresa.
114
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