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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

A LA COMPAÑÍA MACHDEPORTES CIA. LTDA., DEDICADA A

ACTIVIDADES DE RADIODIFUSIÓN Y PRODUCCIÓN DE

PROGRAMAS DE RADIO, UBICADA EN EL SECTOR NORTE DEL

DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.

AUTORA:

JESSICA DAYANA MARTÍNEZ CORTEZ

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA.

DIRECTOR:

DR. CPA CÉSAR A. PASQUEL C. MSC.

[email protected]

D.M DE QUITO, NOVIEMBRE DEL 2015

ii

Martínez Cortez, Jessica Dayana (2015). Propuesta de un Sistema

Administrativo y Financiero a la Compañía MACHDEPORTES CIA.

LTDA., dedicada a actividades de radiodifusión y producción de programas

de radio, ubicada en el sector norte del Distrito Metropolitano de Quito.

Trabajo de investigación para optar por el título de Ingeniera en

Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada Facultad de

Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 282 p.

iii

DEDICATORIA

Al forjador de mi camino, mi padre celestial, por permitirme llegar a este momento especial de mi

vida, quién con su bendición supo guiar mi camino y me ha enseñado que en la vida se debe ser

fuerte y no desmayar, ser perseverante para alcanzar mis metas, y hacer de mí una persona feliz y

que ama todo lo que hace.

A mi abuelito que en paz descanse, que ha sido mi ángel protector y fuente de inspiración en mis

estudios para convertirme en la profesional que siempre quiso que sea, y sé que en lo más alto del

cielo se siente feliz por mí por ser valiente y enfrentarme a todo reto que me he propuesto.

A mi madre, porque todo se lo debo a ella, siempre ha estado pendiente de mí, y me ha entregado

su amor incondicional sin esperar algo a cambio, gracias por ser mi mayor regalo y darme la

confianza en cada momento de mi vida.

iv

AGRADECIMIENTO

Mis agradecimientos más sinceros a la Universidad Central del Ecuador, por su acogida y

ayudarme a enriquecer conocimientos y principios imperecederos de calidad educativa.

A mi Director de tesis, Dr. César Pasquel, por su paciencia, apoyo, consejos, conocimientos

impartidos, y por la confianza brindada durante el desarrollo y conclusión de mi tesis.

Al Sr. Roberto Omar Machado, por haberme apoyado y facilitado la información necesaria de

MACHDEPORTES para el desarrollo de la tesis.

A mis compañeros de la carrera, que siempre me estuvieron extendiendo la mano cuando necesité

de su ayuda, y me brindaron su amistad.

A todas las personas en general que contribuyeron de alguna manera a alentarme en este

anhelado sueño.

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, JESSICA DAYANA MARTÍNEZ CORTEZ, en calidad de autora del trabajo de investigación

realizado sobre “Propuesta de un Sistema Administrativo y Financiero a la Compañía

MACHDEPORTES CIA. LTDA., dedicada a actividades de radiodifusión y producción de

programas de radio, ubicada en el sector norte del Distrito Metropolitano de Quito”, por la presente

autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que

me pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de

investigación.

Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, a 17 de noviembre del 2015

JESSICA DAYANA MARTÍNEZ CORTEZ

C.C. 172556104-5

vi

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS

vii

AUTORIZACIÓN DE LA COMPAÑÍA

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................. vi

AUTORIZACIÓN DE LA COMPAÑÍA ......................................................................................... vii

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiii

LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiv

ANEXOS xvi

RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. xvii

ABSTRACT .................................................................................................................................. xviii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1

CAPITULO I ...................................................................................................................................... 3

1. Generalidades ................................................................................................................ 3

1.1. Antecedentes de la compañía ......................................................................................... 3

1.2. Reseña Histórica ............................................................................................................ 4

1.3. Base Legal ..................................................................................................................... 5

1.4. Misión ............................................................................................................................ 9

1.5. Visión ........................................................................................................................... 10

1.6. Objetivo Institucional .................................................................................................. 10

1.7. Valores Corporativos ................................................................................................... 10

1.8. Organigrama ................................................................................................................ 11

1.8.1. Definición .................................................................................................................... 11

1.8.2. Organigrama Estructural .............................................................................................. 11

1.8.2.1. Definición .................................................................................................................... 11

1.9. Portafolio de servicios ................................................................................................. 12

1.10. Análisis del entorno ..................................................................................................... 14

1.10.1. Micro Ambiente ........................................................................................................... 14

1.10.1.1. Clientes ........................................................................................................................ 14

1.10.1.2. Competencia ................................................................................................................ 14

1.10.1.3. Proveedores ................................................................................................................. 15

1.10.2. Macro ambiente ........................................................................................................... 15

1.10.2.1. Factores Políticos ......................................................................................................... 15

1.10.2.2. Factores Económicos ................................................................................................... 16

1.10.2.3. Factor Social ................................................................................................................ 20

1.10.2.4. Factor Tecnológico ...................................................................................................... 24

ix

1.11. Matriz FODA ............................................................................................................... 25

CAPITULO II .................................................................................................................................. 26

2. Situación Actual .......................................................................................................... 26

2.1. Estudio Analítico ........................................................................................................ 26

2.1.1. Evaluación del área administrativa .............................................................................. 26

2.1.1.1. Cuadro Resumen .......................................................................................................... 35

2.1.1.2. Matriz de evaluación de riesgos .................................................................................. 37

2.1.1.3. Narrativa del manejo administrativo............................................................................ 40

2.1.2. Evaluación del manejo de Talento Humano ................................................................ 41

2.1.2.1. Cuadro Resumen .......................................................................................................... 55

2.1.2.2. Matriz de Evaluación ................................................................................................... 57

2.1.2.3. Narrativa del manejo de Talento Humano ................................................................... 58

2.1.3. Evaluación del proceso de Adquisiciones y Cuentas por Pagar .................................. 58

2.1.3.1. Cuadro Resumen .......................................................................................................... 71


2.1.3.3. Narrativa del manejo de adquisiciones y cuentas por pagar ........................................ 74

2.1.4. Evaluación del manejo de Tesorería y bancos ............................................................. 74

2.1.4.1. Cuadro Resumen .......................................................................................................... 87


2.1.4.3. Narrativa del manejo de Tesorería y bancos ................................................................ 90

2.1.5. Evaluación del manejo de ventas y cuentas por cobrar ............................................... 91

2.1.5.1. Cuadro Resumen ........................................................................................................ 104

2.1.5.2. Evaluación de la matriz de riesgos ............................................................................ 106

2.1.5.3. Narrativa del manejo de ventas y cuentas por cobrar ................................................ 107

2.1.6. Evaluación del manejo de activos fijos...................................................................... 108

2.1.6.1. Cuadro Resumen ........................................................................................................ 117

2.1.6.2. Matriz de evaluación de riesgos ................................................................................ 119

2.1.6.3. Narrativa del manejo de activos fijos ........................................................................ 120

2.1.7. Evaluación del área contable-financiera .................................................................... 120

2.1.7.1. Cuadro Resumen ........................................................................................................ 131

2.1.7.2. Matriz de evaluación de riesgo .................................................................................. 133

2.1.7.3. Narrativa del manejo contable – financiero ............................................................... 134

2.2. Conclusión General ................................................................................................... 134

CAPITULO III ............................................................................................................................... 135

3. Marco Teórico ........................................................................................................... 135

3.1. COSO II - Marco de gestión Integral de riesgos del negocio .................................... 135

3.1.1. Definición de Control Interno Según COSO ............................................................. 135

x

3.1.2. Componentes de Control Interno ............................................................................... 135

3.1.2.1. Ambiente Interno ....................................................................................................... 135

3.1.2.2. Establecimiento de objetivos ..................................................................................... 135

3.1.2.3. Identificación de eventos ........................................................................................... 135

3.1.2.4. Evaluación de riesgos ................................................................................................ 136

3.1.2.5. Respuestas a los riesgos ............................................................................................. 136

3.1.2.6. Actividades de Control .............................................................................................. 136

3.1.2.7. Información y comunicación ..................................................................................... 136

3.1.2.8. Supervisión ................................................................................................................ 136

3.2. Teoría Administrativa ................................................................................................ 136

3.2.1. Antecedentes .............................................................................................................. 136

3.2.2. Definición e importancia ........................................................................................... 137

3.2.3. Tipos de sistemas en las organizaciones .................................................................... 137

3.2.4. Características de los sistemas ................................................................................... 138

3.3. Los Sistemas Administrativos ................................................................................... 140

3.3.1. El Proceso Administrativo ......................................................................................... 140

3.3.1.1. Planificación .............................................................................................................. 140

3.3.1.2. Organización .............................................................................................................. 142

3.3.1.3. Dirección ................................................................................................................... 142

3.3.1.4. Control ....................................................................................................................... 142

3.3.2. El Liderazgo .............................................................................................................. 144

3.3.3. Comunicación ............................................................................................................ 145

3.3.4. Herramientas del sistema administrativo ................................................................... 146

3.3.4.1. Flujogramas ............................................................................................................... 146

3.4. Los Sistemas Financieros .......................................................................................... 148

3.4.1. Definición de administración financiera .................................................................... 148

3.4.2. Objetivos de la administración financiera ................................................................. 148

3.4.3. Eficiencia en la estructura financiera ......................................................................... 149

3.4.4. Responsabilidad del administrador financiero ........................................................... 149

3.4.5. Gestión Financiera- Contable .................................................................................... 149

3.4.5.1. La contabilidad en las finanzas .................................................................................. 149

3.4.5.2. Definición y Objetivo de la contabilidad ................................................................... 149

3.4.5.3. El ciclo contable ........................................................................................................ 150

3.4.5.4. Ecuación contable ...................................................................................................... 150

3.4.5.5. Condiciones contables ............................................................................................... 151

3.4.5.6. El manejo de cuentas contables ................................................................................. 151

3.4.5.7. Los Estados Financieros ............................................................................................ 153

xi

3.4.5.8. Estado de Pérdidas y Ganancias ................................................................................ 154

3.4.5.9. Balance General o Estado de Situación Financiera ................................................... 154

3.4.5.10. Estado de Cambios en el Patrimonio ......................................................................... 154

3.4.5.11. Estado de Flujo del Efectivo ...................................................................................... 154

3.4.6. El Análisis Financiero................................................................................................ 155

3.4.6.1. Razones Financieras .................................................................................................. 155

3.4.6.1.1. Clasificación de las razones financieras .................................................................... 155

3.4.6.1.1.1. Razones de liquidez ................................................................................................... 156

3.4.6.1.1.2. Razones de actividad ................................................................................................. 157

3.4.6.1.1.3. Razones de endeudamiento ........................................................................................ 158

3.4.6.1.1.4. Razones de rentabilidad ............................................................................................. 159

3.4.6.2. Métodos de análisis financieros ................................................................................. 160

3.4.6.2.1. Método Vertical ......................................................................................................... 160

3.4.6.2.2. Método Horizontal ..................................................................................................... 160

CAPITULO IV ............................................................................................................................... 161

4. Propuesta de un Sistema Administrativo Financiero ................................................. 161

4.1. Modelo de un Sistema Administrativo ...................................................................... 161

4.1.1. Estructura Organizacional Propuesta ......................................................................... 162

4.1.1.1. Organigrama Estructural ............................................................................................ 162

4.1.1.2. Organigrama Funcional ............................................................................................. 163

4.1.2. Procedimientos Administrativos ................................................................................ 172

4.1.2.1. Selección del Personal y Reclutamiento .................................................................... 172

4.1.2.2. Contratación ............................................................................................................... 180

4.1.2.3. Capacitación .............................................................................................................. 189

4.1.2.4. Supervisión ................................................................................................................ 195

4.1.2.5. Control de Asistencia y Permanencia ........................................................................ 200

4.1.2.6. Control de Permisos ................................................................................................... 203

4.1.2.7. Control de Vacaciones ............................................................................................... 208

4.1.2.8. Nómina ...................................................................................................................... 210

4.2. Modelo de un Sistema Financiero ............................................................................. 215

4.2.1. Caja Chica .................................................................................................................. 216

4.2.2. Bancos ....................................................................................................................... 221

4.2.3. Compras ..................................................................................................................... 226

4.2.4. Activos Fijos .............................................................................................................. 230

4.2.5. Ventas ........................................................................................................................ 234

4.2.6. Cobranzas .................................................................................................................. 237

4.3. Registro de la información ......................................................................................... 239

xii

4.4. Presentación de Estados Financieros ......................................................................... 243

4.5. Análisis Financiero .................................................................................................... 245

CAPITULO V ................................................................................................................................ 249

5. Caso Práctico ............................................................................................................. 249

5.1. Proceso de Selección del Personal y Reclutamiento ................................................. 249

5.2. Proceso de Contratación ............................................................................................ 252

5.3. Proceso de Capacitación ............................................................................................ 255

5.4. Proceso de Supervisión .............................................................................................. 257

5.5. Proceso de Control de Permisos ................................................................................ 258

5.6. Proceso de Control de Vacaciones............................................................................. 259

5.7. Proceso de Nómina .................................................................................................... 260

5.8. Proceso de Caja Chica ............................................................................................... 262

5.9. Proceso de Compras .................................................................................................. 263

5.10. Proceso de Egresos .................................................................................................... 265

5.11. Proceso de Activos Fijos ........................................................................................... 265

5.12. Proceso de Ventas ...................................................................................................... 267

5.13. Proceso de Cobranzas ................................................................................................ 268

5.14. Proceso de Ingresos ................................................................................................... 269

5.15. Proceso de Registro de la Información ...................................................................... 270

5.16. Proceso de Estados Financieros ................................................................................. 275

5.17. Proceso de Análisis Financiero .................................................................................. 278

CAPITULO VI ............................................................................................................................... 280

6. Conclusiones y Recomendaciones ............................................................................. 280

6.1. Conclusiones .............................................................................................................. 280

6.2. Recomendaciones ...................................................................................................... 280

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 282

xiii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.1 Matriz Foda ...................................................................................................................... 25

xiv

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Conformación de Capital .................................................................................................. 5

Figura 1.2 Organigrama ................................................................................................................... 11

Figura 1.3 Riesgo País ...................................................................................................................... 16

Figura 1.4 Producto Interno Bruto ................................................................................................... 17

Figura 1.5 Contribución al Crecimiento ........................................................................................... 18

Figura 1.6 La Inflación ..................................................................................................................... 18

Figura 1.7 Inflación mensual por ciudades ...................................................................................... 19

Figura 1.8 Incidencia en la inflación de las divisiones de productos ............................................... 19

Figura 1.9 El desempleo ................................................................................................................... 20

Figura 1.10 Estructura de la Población Económicamente Activa .................................................... 21

Figura 1.11 Indicadores de Educación ............................................................................................. 22

Figura 1.12 Migración ...................................................................................................................... 23

Figura 1.13 Centros Poblados .......................................................................................................... 23

Figura 1.14 Tendencias Demográficas ............................................................................................. 24

Figura 2.1 Cuadro de Ponderación de Riesgos................................................................................. 38

Figura 2.2 Matriz de evaluación de riesgos ...................................................................................... 39

Figura 2.3 Matriz evaluación de riesgos .......................................................................................... 57

Figura 2.4 Matriz de evaluación de riesgos ...................................................................................... 73

Figura 2.5 Matriz de evolución de riesgos ....................................................................................... 89

Figura 2.6 Matriz de avaluación de riesgos .................................................................................... 106

Figura 2.7 Matriz de evaluación de riesgos .................................................................................... 119

Figura 2.8 Matriz de evaluación de riesgo ..................................................................................... 133

Figura 3.1 Fase de Planificación .................................................................................................... 141

Figura 3.2 Etapas del Control ......................................................................................................... 142

Figura 3.3 Cualidades de un líder ................................................................................................... 144

Figura 3.4 Proceso de Toma de Decisiones ................................................................................... 145

Figura 3.5 Simbología .................................................................................................................... 148

Figura 3.6 El Ciclo Contable .......................................................................................................... 150

Figura 4.1 Organigrama estructural ............................................................................................... 162

Figura 4.2 Organigrama funcional ................................................................................................. 163

Figura 4.3 Flujograma de procedimiento de contratación .............................................................. 188

Figura 4.4 Flujograma de procedimiento de capacitación ............................................................. 193

Figura 4.5 Flujograma de procedimiento de capacitación ............................................................. 194

Figura 4.6 Flujograma de procedimiento de supervisión ............................................................... 199

Figura 4.7 Flujograma de procedimiento de supervisión ............................................................... 200

Figura 4.8 Flujograma de procedimientos control de asistencia y permanencia ............................ 203

xv

Figura 4.9 Flujograma del procedimiento del control de permisos ................................................ 207

Figura 4.10 Flujograma de procedimientos de control de vacaciones ........................................... 210

Figura 4.11 Flujograma del procedimiento creación de caja chica ................................................ 218

Figura 4.12 Flujograma del procedimiento de reposición de caja chica ........................................ 220

Figura 4.13 Flujograma del procedimiento de ingresos ................................................................. 224

Figura 4.14 Flujograma del procedimiento de egresos .................................................................. 225

Figura 4.15 Flujograma de procedimientos de compras ................................................................ 229

Figura 4.16 Flujograma de procedimientos de compras ................................................................ 230

Figura 4.17 Flujograma de procedimientos de archivos fijos ........................................................ 233

Figura 4.18 Flujograma de procedimiento de ventas ..................................................................... 236

Figura 4.19 Flujograma de procedimiento de cobranzas ............................................................... 239

Figura 4.20 Flujograma de procedimientos de registro de la información .................................... 242

Figura 4.21 Flujograma de procedimientos de presentación de estados financieros...................... 245

Figura 4.22 Flujograma de procedimiento de análisis financiero .................................................. 248

xvi

ANEXOS

Anexo A Modelo de Encuesta realizada al Área Administrativa ................................................... 284

Anexo B Modelo de Encuesta realizada al Área de Talento Humano ........................................... 286

Anexo C Modelo de Encuesta realizada al Área de Tesorería y Bancos ....................................... 289

Anexo D Modelo de Encuesta realizada al Área Adquisiciones y Cuentas por pagar .................. 291

Anexo E Modelo de Encuesta realizada al Área de Ventas y Cuentas por cobrar ......................... 293

Anexo F Modelo de Encuesta realizada al Área de Activos Fijos ................................................. 295

Anexo G Modelo de Encuesta realizada al Área de Contabilidad y Finanzas ............................... 297

Anexo H Áreas de Trabajo ............................................................................................................. 299

xvii

RESUMEN EJECUTIVO

PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO A LA COMPAÑÍA

MACHDEPORTES CIA. LTDA., DEDICADA A ACTIVIDADES DE RADIODIFUSIÓN Y

PRODUCCIÓN DE PROGRAMAS DE RADIO, UBICADA EN EL SECTOR NORTE DEL

DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.

La propuesta de un Sistema de Control Administrativo y Financiero, ayudará a la compañía

MACHDEPORTES CIA. LTDA., a mejorar su situación actual, para lo cual se inició encuestando

a todo el personal de la compañía, de manera que se obtenga información concisa para conocer los

problemas que atraviesa la entidad en todas sus áreas.

Una vez que se analizó los riesgos, y se planteó controles, contribuyó para la elaboración de la

propuesta, la cual ofrece una restructura organizacional, políticas, procedimientos, flujogramas los

cuales servirán de mucha ayuda para conocer de forma más detallada y descriptiva lo que se debe

hacer dentro de la compañía, para lo cual se puso en práctica el sistema que se desea implementar,

para que le sirva como punto de partida a la compañía y de base para futuras actualizaciones en sus

procesos.

Esta propuesta contribuirá para que MAHDEPORTES CIA. LTDA., disponga de un buen sistema

de control interno administrativo que fomente la eficiencia en las operaciones, y un sistema de

control interno financiero que establezca los mecanismos, procedimientos y registros que

conciernen a la salvaguarda de recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad

de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan.

PALABRAS CLAVES

- Control Interno

- Sistema Administrativo

- Sistema Financiero

- Políticas

- Procedimientos

- Proceso

xviii

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

La compañía ha venido desarrollando problemas internos de tipo administrativo -financiero, que

se han originado a lo largo del tiempo, ya que no ha podido concretar un marco de procesos

estables, de tal manera que se han interrumpido varias actividades.

El presente tema “Propuesta de un Sistema Administrativo y Financiero a la Compañía

MACHDEPORTES CIA. LTDA., dedicada a actividades de radiodifusión y producción de

programas de radio, ubicada en el sector norte del Distrito Metropolitano de Quito”, tiene

importancia relativa al proponer un sistema mejorado del control interno de los procesos

administrativos financieros que permita desarrollar sus actividades, de una forma ordenada y

adecuada, optimizando todos los recursos de la compañía, así mismo.

En el capítulo 1, se dará a conocer las generalidades de la compañía objeto de estudio, con la

finalidad de situar al lector sobre el negocio, organismos que regulan la compañía, misión, visión,

objetivos institucionales, valores corporativos, y portafolio de servicios publicitarios que

actualmente maneja la compañía, a su vez se analizará su ambiente interno y externo que permita

conocer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas a las que está expuesta

MACHDEPORTES.

En el capítulo 2, se realizará un estudio de la situación actual de la compañía que permita evaluar

riesgos en las diversas áreas como: administración- talento humano, adquisiciones y cuentas por

pagar, tesorería y bancos, ventas y cuentas por cobrar, activos fijos, contabilidad- finanzas, con el

fin de conocer las debilidades encontradas y ayude a proponer controles para mejorar el sistema

actual de control interno dentro de la compañía.

En el capítulo 3, se enlazará todos los elementos conceptuales acordes al tema de investigación,

con el objetivo de puntualizar temas relevantes que sirvan de ayuda para conocer cómo debe ser el

manejo administrativo y financiero dentro de la compañía, cómo base de control interno.

En el capítulo 4, se realizará la propuesta de un sistema de control interno administrativo y

financiero a MACHDEPORTES CIA. LTDA., que integre una estructura organizacional sólida, el

cual ayude a conocer las funciones, responsabilidades y delegación de autoridad en todas la áreas

administrativas y operativas de la compañía, indicando los procesos que deberán seguir en cada

área planteando objetivos a perseguir de cada área de trabajo, las políticas que se debe implementar

y los documentos que deberá utilizarse.

2

En el capítulo 5, se realizará un caso práctico que implique transacciones diarias que son cotidianas

en la compañía, con la finalidad de comprobar que el sistema de control interno propuesto fue

óptimo y se aplique en base a lo descrito en el capítulo 4.

El capítulo 6, finalmente incluirá conclusiones y recomendaciones en base a todo el trabajo

investigativo realizado a la compañía MACHDEPORTES, con el fin de que toma las medidas

necesarias para implementar dicho sistema.

Se anexará documentación de la compañía, las encuestas realizadas al personal, y fotografías de la

compañía para conocer internamente su trabajo.

3

CAPITULO I

1. Generalidades

1.1. Antecedentes de la compañía

MACHDEPORTES CIA. LTDA. nace a raíz de un problema familiar, inesperadamente el Sr.

Roberto Omar Machado Sandretti, muy reconocido por su fama periodística se ve obligado a dejar

“NUEVA EMISORA CENTRAL”, que fue una compañía que la creó con su padre el Sr. Efraín

Machado , y que pensó ahí terminar sus días profesionales.

Sin embargo esta situación que la tomó personalmente como un desafío, dio el puntapié inicial para

MACHDEPORTES, teniendo el apoyo de sus hijos Roberto Carlos Machado y Esteban Sebastián

Machado, que precisamente se habían graduado como periodistas en ese entonces, lo cual le hizo

tomar fuerza para impulsar el proyecto .

A raíz de su salida de “NUEVA EMISORA CENTRAL” el Sr. Roberto Omar Machado recibió

muchas propuestas personales de otros medios, lo cual no le permitiría tener un programa junto a

sus hijos y con las personas que en ese entonces se comprometieron para trabajar con él si la

compañía se creaba.

Es así que en el 2010 se consiguió un espacio en RADIO LATINA 88.1 FM, y se llegó a un

acuerdo con el Gerente de dicha radio el Sr. Mauricio Olivo hoy ya fallecido, brindándole la

posibilidad de transmitir programaciones futbolísticas en el horario de 08:00 a 11:00 am y de 17:00

a 19:00pm, no como compañía sino como persona natural. Aquella oportunidad fue un buen tiempo

para el Sr. Roberto Omar Machado, era un trabajo que le ayudó a mantenerse financieramente,

producto de sus ahorros del trabajo de toda su vida, le permitió darle un espacio de 6 meses para

continuar con el proyecto o terminarlo, porque era así de fácil la situación.

Felizmente el trabajo que logró en RADIO LATINA ,tuvo una gran acogida en la gente, hubo un

apoyo desde el principio, y como consecuencia de esto se tuvo un crecimiento vertiginoso y

sostenido con un buen raiting de sintonía, también se hicieron trasmisiones del campeonato

ecuatoriano de fútbol, y fue un año importante para consolidar este proyecto, guiarlo y tratar de

materializarlo, se fue juntando más gente alrededor de este proyecto como familia, gente que ha

estado muchos años en el periodismo, que su apoyo y su aporte ha sido importante para aquello.

4

Con enorme trabajo, esfuerzo y con una grande ilusión logró sacar adelante ese primer año, y

cuando terminó el contrato de un año en RADIO LATINA, había visto que se necesitaba un mayor

espacio, es decir plasmar en realidad la radio que se tenía en NUEVA EMISORA CENTRAL,

darle la alternativa a la gente que podía seguir escuchando todo el día información deportiva como

se lo hacía en dicha radio, con una cobertura total de trasmisiones nacionales e internacionales, y se

empezó a buscar una posibilidad de dónde dirigir todo el esfuerzo y todo el proyecto, y todo esto se

logró a través de la radio actual 92.9 FM, luego de un acercamiento con el Dr. Galo Enríquez

gerente propietario, se llegó a un acuerdo y desde ahí es que en el 2012 se dio vida jurídica a la

compañía y se ha ido desarrollando este proyecto que ha ido creciendo, ha ido sosteniéndose, que

ha llegado en poco tiempo a ser la primera emisora deportiva en la capital ecuatoriana, con un buen

raiting de sintonía, y con la aceptación de la gente.

1.2. Reseña Histórica

La compañía MACHDEPORTES CIA. LTDA., se constituyó bajo escritura pública otorgada ante

el Dr. Jaime Andrés Acosta Holguín Notario Vigésimo Octavo del Distrito Metropolitano de Quito,

el 04 de Abril de 2012, fue aprobada por la Superintendencia de Compañías, mediante resolución

SC.IJ.DJC.Q.12.002108 de 27 de Abril 2012.

En las escrituras públicas comparecen al otorgamiento del contrato de constitución de una

compañía limitada el Sr. Roberto Omar Machado Sandretti, el Sr. Roberto Carlos Machado

Villacres y el Sr. Esteban Sebastián Machado Villacres de nacionalidad ecuatoriana, mayores de

edad, domiciliados en la ciudad de Quito, quienes comparecen por sus propios derechos y por

consiguiente hábiles para contratar y obligarse, con la voluntad de unir sus capitales.

El domicilio principal de la compañía es el Cantón Quito, Provincia de Pichincha, sin perjuicio de

que se pueda establecer sucursales o agencias en uno o más lugares dentro o fuera de la República

del Ecuador. Para lo cual la compañía tendrá un plazo de duración de cincuenta (50) años a partir

de la fecha en que queda constituida por su inscripción en el Registro Mercantil, pudiendo

disolverse anticipadamente por causa legal o por resolución de la Junta General convocada para el

efecto.

El objeto social de la compañía está enfocada a:

1) Actividades de radiodifusión y producción de todo tipo de programas en radio, prensa y

televisión.

5

2) Producción y comercialización de programas de contenidos informativos, noticiosos,

culturales, educativos, deportivos, publicitarios y de entretenimiento.

3) La prestación de toda clase de servicios y asesoramiento en radiodifusión

4) Representación de sociedades o firmas nacionales y/o extranjeras que tengan objeto similar

a la de esta sociedad, en cualquier modalidad, agente, asociado, socio, representante, con

exclusividad o sin ella y en general la gestión de negocios relacionada con el objeto.

El capital social de la compañía es de mil quinientos 00/100 (US $1.500,00) dólares de los Estados

Unidos de América, dividido en mil quinientas participaciones sociales de un dólar (US $1,00) de

los Estados Unidos de América cada una.

Figura 1.1 Conformación de Capital

En: http://appscvs.supercias.gob.ec/portaldeinformacion/consulta_cia_menu.zul

1.3. Base Legal

MACHDEPORTES CIA. LTDA., está relacionada con los siguientes organismos de control:

-Superintendencia de Compañías

La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y

económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y

liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por

la Ley. (Superintencia de Compañías, 1964)

Identificación Nombre Transacción Fecha de Resolución Tipo Inversión Valor

1704442019

MACHADO

SANDRETTI

ROBERTO OMAR

CONSTITUCIÓN 27/04/2012 NACIONAL 150.00

1713731170

MACHADO

VILLACRES

ROBERTO

CARLOS


1713731089

MACHADO

VILLACRES

ESTEBAN

SEBASTIAN


TOTAL: 1,500.00

6

Bajo este organismo la compañía deberá presentar dentro del primer cuatrimestre de cada año su

información en el portal web www.supercias.gob.ec donde deberá ingresar el siguiente juego de

estados:

- Estado de Situación Financiera

- Estado del Resultado Integral

- Estados de Flujo del Efectivo

- Estado de Cambios en el Patrimonio

- Notas a los Estados Financieros

- Además deberá incluir documentos anexos como:

- Nómina de socios o accionistas

- Informe del representante legal de la compañía sobre los Estados Financieros

- Ministerio de trabajo

El ministerio de trabajo debe ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación entre

oferta y demanda laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y ser el ente

rector de la administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las

remuneraciones del Sector Público. (Ministerio de Relaciones Laborales, 1925)

Bajo este organismo la entidad enviará la siguiente información:

- Registro de contratos

- Registro décimo tercero sueldo

- Registro décimo cuarto sueldo

- Actas de finiquito

- Registro de utilidades

- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se

fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia,

subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma

parte del sistema nacional de Seguridad Social. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 1928)

7

Bajo este organismo el patrono deberá:

- Registrar avisos de entrada o salida

- Reporta novedades como cambios o modificaciones de sueldo, modificación de números

de días de trabajo, horas extras.

- Pago de planillas de aportaciones, fondos de reserva, préstamos quirografarios e

hipotecarios.

- Servicio de Rentas Internas

El determinado organismo tiene por objeto contribuir a la construcción de la ciudadanía fiscal, mediante

la concienciación, la promoción, la persuasión y la exigencia del cumplimiento de las obligaciones

tributarias, en el marco de principios y valores, así como de la Constitución y la Ley para garantizar una

efectiva recaudación destinada al fomento de la cohesión social. (Servicio de Rentas Internas, 1997)

MACHDEPORTES como agente de retención del IVA, y del impuesto a la renta, deberá cumplir

con las siguientes obligaciones que se detalla a continuación:

- Declaración del IVA mensual (formulario 104)

- Declaración del Impuesto a la renta mensual (formulario 103)

- Presentación del anexo transaccional simplificado ATS

- Presentación de la declaración del Impuesto a la renta anual (formulario 101)

- Anexo RDEP

- Municipio de Quito

MACHDEPORTES al ser una persona jurídica, con establecimiento en la jurisdicción

metropolitana de Quito, está obligada a pagar el impuesto de patente municipal y el impuesto del

1,5 por mil sobre los activos totales.

Para el pago de la patente municipal lo establece la ordenanza municipal, estableciendo una tarifa

del impuesto anual en función del patrimonio, y para el pago de impuesto del 1,5 por mil sobre los

activos totales, la base de cálculo será el activo total del año calendario anterior y el período

financiero correrá del 1 de enero al 31 de diciembre. Este impuesto se pagará hasta 30 días después

de la fecha límite establecida para la declaración del impuesto a la renta.

8

Leyes

MACHDEPORTES CIA. LTDA., está sujeta a normas, leyes, reglamentos, estatutos, bajo las

cuales desempeña la actividad para la cual fue constituida, entre ellas se puede mencionar las

siguientes:

- Ley de Compañías

La ley de compañías permite conocer los requisitos necesarios que las compañías deben cumplir al

momento de su creación tales como:

- Personas que pueden asociarse

- El capital

- Derechos, obligaciones y responsabilidades de los socios

- La administración

- Y, las sanciones que deberá cumplir si se presentan irregularidades.

MACHDEPORTES CIA. LTDA., toma en cuenta algunos artículos referentes a las compañías de

responsabilidad limitada, determinadas en la sección V de la presente ley.

- Ley de Régimen Tributario Interno

MACHDEPORTES, aplica los conceptos contenidos en esta ley, para responder ante la autoridad

tributaria en el desarrollo de sus actividades dentro del país, tales como:

-Impuesto a la Renta, que por obligación la ley exige el pago del mismo, en base a los ingresos

gravados de conformidad a lo que estipula esta ley.

-Impuesto al valor agregado, que grava los valores de transferencia de dominio o la importación de

bienes muebles de naturaleza corporal, en todas las etapas de comercialización, a más de ello indica

las tarifas que se debe aplicar.

En el caso de la compañía, deberá gravar sus servicios con tarifa 12% de acuerdo al artículo 56, por

ello se convierte en sujeto pasivo, y quien lo administrará será el Servicio de Rentas Internas.

9

Además se aplicará las disposiciones generales de la presente ley, la cual hace referencia al cobro

de multas y sanciones que deberá pagar la compañía si no presenta a tiempo sus declaraciones, y

como deberá ser presentados los comprobantes de venta y de retención.

- Código del Trabajo

Este código regula las relaciones entre empleadores y trabajadores, aplicando las diversas

modalidades y condiciones de trabajo, MACHDEPORTES CIA. LTDA., se acoge a las

disposiciones del mismo.

Cabe recalcar que esta compañía es generadora de fuentes de trabajo, lo cual debe considerar el

trabajo como un derecho y un deber social, por tanto exige el cumplimiento de las obligaciones

como empleador y sus prohibiciones.

- Código de Comercio

Todas las compañías tienen que sujetarse de manera obligatoria a este código, el caso de

MACHDEPORTES CIA. LTDA. no es la excepción, ya que debe regirse bajo las condiciones del

mismo para realizar sus operaciones mercantiles, y desempeñar sus actos de comercio.

- Ley Orgánica de Comunicación

Esta compañía es considerada un medio de comunicación social al participar en una frecuencia de

radio, para lo cual deberá cumplir con normas mínimas para difundir información, y deberá tener

en cuenta los principios, derechos y la regulación de contenidos que contempla la ley.

1.4. Misión

Es la expresión perdurable de los propósitos que distinguen a una compañía de otras compañías

similares. La misión se crea, empieza por la visión a largo plazo. Donde existe una creación física

(misión) existe siempre una creación mental previa (visión). La misión es el motor, lo que hace que

la gente se mueva hacia la visión. (Torres Hernández, 2015, pág. 79)

La misión de MACHDEPORTES CIA. LTDA., es ofrecer información a diario sobre contenidos

deportivos a los oyentes de Quito, Ecuador, a través de la señal en la frecuencia 92.9 FM, desde

los diferentes escenarios donde se produce la noticia.

10

1.5. Visión

Es el enunciado que expresa hacia dónde desea llegar la organización en el futuro, dice la manera en

que la compañía se concibe a sí misma en el futuro; es decir, es la imagen que se crea conscientemente

para representar el futuro. Su declaración sigue a la definición del giro o negocio. (Torres Hernández,

Zacarías, 2014, pág. 75)

MACHDEPORTES CIA. LTDA., tiene como visión ser una compañía competitiva en los medios

de comunicación nacional más grandes del país, manteniendo el liderazgo en la opinión deportiva,

y reconocida por su laboriosidad con altos estándares de calidad para oyentes de la frecuencia.

1.6. Objetivo Institucional

Conseguir una frecuencia propia para ampliar los temas de información periodística, y tener

independencia en la opinión.

Objetivos Específicos

- Trabajar profesional y éticamente en la producción de información deportiva

- Promover el deporte en la comunidad

- Establecer una comunicación constante con los oyentes

- Poseer liderazgo en la opinión deportiva

- Mantener altos estándares de calidad

1.7. Valores Corporativos

Honestidad: Siempre con sus clientes y con la compañía

Respeto: Hacia las personas, las culturas

Ética: En el trabajo diario

Verdad: En la información que se trasmite

Responsabilidad: En el periodismo

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1.8. Organigrama

1.8.1. Definición

Son la representación gráfica de una organización, También se llaman cartas o gráficas de

organización. Se utilizan para indicar, además de la línea jerárquica, las relaciones de autoridad y

responsabilidad, la división de funciones, los canales de autoridad y de comunicación y las

relaciones existentes entre los diferentes departamentos o secciones de la empresa. (Fernández

Verde & Fernández Rico, 2010, pág. 13)

1.8.2. Organigrama Estructural

1.8.2.1. Definición

Presenta cada puesto de la organización de arriba hacia abajo, a partir del titular en la parte

superior, es decir, representa los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. (Fernández

Verde & Fernández Rico, 2010, pág. 14)

MACHDEPORTES, no cuenta con organigramas definidos, sin embargo los puestos de trabajo se

pueden describir de la siguiente forma:

Figura 1.2 Organigrama

12

1.9. Portafolio de servicios

En cuanto al portafolio de servicios para el mercado de negocios se presenta el siguiente tarifario y

programaciones de MACHDERPOTES 92.9 FM

1. DE PRIMERA.- La información deportiva con dinámica y optimismo entrevistas, comentarios y

la opinión con experiencia de lunes a viernes de 6:30 a 8:00 horas. Derechos del anunciante 3

comerciales y una mención. Valor mensual……………………...…..……………………… $

920,00

2. LOS ESPECIALISTAS.- Análisis, comentarios la opinión a fondo sobre temas de actualidad en

el deporte, de lunes a viernes de 8:00 a 11:00 horas. Derechos del anunciante 3 comerciales por

programa. Valor mensual………………………………………...…………...……………$ 1.400,00

3. “LOS CAPOS DEL FÚTBOL”.- Un grupo selecto de ex - cracks de nuestro fútbol para

comentar, opinar con la pasión que lo hicieron en los campos de juego.

De lunes a viernes de 11h00 a 12h30, con 3 comerciales diarios. Valor

mensual…………………………………...………………………………………………..$ 1.500,00

4. LOS ESPECIALISTAS.- Toda la información de las diferentes disciplinas del deporte,

comentarios, entrevistas, invitados especiales, de lunes a viernes de 12:30 a 15:00 horas. Derechos

del anunciante 3 comerciales. Valor mensual……………………………………….……. $ 1.200,00

5. MACH MUNDIAL.- Todo el deporte mundial en una revisión ágil, del fútbol, tenis,

automovilismo, boxeo, básquetbol y mucho más, 60 minutos de actualidad de lunes a viernes de

15:00 a 16:00 horas. Derechos del anunciante 3 comerciales. Valor mensual………………$ 900,00

6. DE 6 A 7: Jalal y Rodrigo están de lunes a viernes de 16:00 a 17:00 con un programa que

aborda lo cotidiano desde el humor de una manera irreverente y sarcástica. Es un programa

interactivo. Derechos del anunciante 3 comerciales y una mención. Valor

mensual…………..……… $ 1200,00

7. SOBRE LA PELOTA.- Estadísticas, análisis, polémica, anécdotas y mucho más del fútbol

nacional e internacional, de lunes a viernes de 17:00 a 19:00 horas. Derechos del anunciante 4

comerciales.Valor mensual………………………...…………………………………… $

1.300,00

13

8. STUDIO ESTADIO.- La revisión de la jornada, la opinión del deporte en todas sus facetas,

entrevistas e invitados, de lunes a viernes de 19:00 a 21:00 horas. Derechos del anunciante 4

comerciales.Valor mensual……………………………………………………..……………$ 900,00

9. LO MEJOR DE MACH.- Al terminar el día presentamos un resumen ágil y dinámico de lo

mejor en la información nacional e internacional, de las noches de lunes a viernes 21:00 a 22:00

horas. Derechos del anunciante 3 comerciales. Valor mensual……………….………..……………$

500,00

10. CAMPEONATO NACIONAL DE FUTBOL.- Transmisión en vivo y en directo desde los

diferentes estadios del país., 4 o 5 partidos por fecha. Derechos del anunciante, 10 menciones-

comerciales por partido.Valor mensual…………………………………………………... $ 2.200,00

11. BENDITA PELOTA.- Programación dominical de 7:00 a 10:30 horas. Programa invitación al

fútbol, Concursos, premios, curiosidades y anécdotas. Música Deportiva. Derechos del anunciante,

5 comerciales por audición.Valor mensual…………………………...…………………….. $ 500,00

12. MINUTO FINAL.- Programación dominical de 18:00 a 21:00 horas. Concluida la jornada

realizamos el resumen más completo, resultados, estadísticas, los goles y los protagonistas de la

fecha. Fútbol internacional. Derechos del anunciante, 5 comerciales por audición. Valor mensual

……………………………..……………………………………………...…………………$ 500,00

13. PAQUETE PREMIUM.- 10 Comerciales diarios de lunes a viernes repartidos en la

programación deportiva entre las 6:30 y 20:00, 4 comerciales los días sábados y 4 comerciales los

días domingos. Valor mensual ………………………………………..………...…………$ 2.800.00

Pues bien como pudimos apreciar, la presentación del portafolio se basa en la imaginación y

talento creativo, en un texto fresco, original, claro, convincente, y sobre todo en la experiencia que

se tiene en esta actividad, por lo cual la capacidad de innovación es constante en este medio y su

actualización en el portafolio de productos a variado de un año a otro por las tendencias que se

quiere hacer en el mercado.

Otro de los temas que no hay que dejar de lado es que para poder salir al aire se debe contratar la

frecuencia con MUSICA Y SONIDO, lo cual al no contar con una frecuencia propia dificulta tener

un comentario libre en la producción de programas deportivos, ya que se debe rendir cuentas a

dicha compañía.

14

1.10. Análisis del entorno

1.10.1. Micro Ambiente

1.10.1.1. Clientes

El poder negociador que maneja la compañía es bastante bueno, pues maneja un listado extenso de

clientes tanto del sector privado, como del sector público, además se lleva un trato personalizado

con los clientes, indicándoles las ventajas de publicitar en la compañía con las diferentes tarifas de

las programaciones que maneja MACHDEPORTES, una vez que se llega a un acuerdo para

transmitir las cuñas publicitarias se procede a firmar un contrato estableciendo cláusulas en las

cuales se detalla los derechos, las fechas que se publicita y el valor del servicio. Lo interesante del

manejo de los clientes es el demostrar un trato preferencial y esto se consigue a través de

enganches en los precios, ofreciéndoles importantes descuentos o bonificaciones en la emisión de

la publicidad (menciones comerciales).

1.10.1.2. Competencia

El número de competidores en el sector es muy reducido, actualmente las compañías que se

dedican a producción de programas deportivos son RADIO LA RED, RADIO LA DEPORTIVA,

FUTBOL FM, SONORAMA, CRE SATELITAL, RADIO QUITO PLATINIUM, RADIO

CATÓLICA, RADIO LA OTRA, RADIO CARAVANA, RADIO SUPER K, ÚNICA

DEPORTIVA, UNIVERSAL, por lo que MACHDEPORTES se ve afectado, ya que el grado de

competencia es riesgoso por la simpatía que el público demuestra a los diferentes locutores.

A su vez existe competencia desleal de FUTBOL FM, porque en los diferentes medios se habla de

ciertos perjuicios al radiodifusor tanto en temas personales como profesionales, por ingratitud o

resentimientos que hubieron cuando el Sr. Roberto Omar Machado contrató sus servicios al Sr.

Luis Miguel Baldeón, actual locutor de la radio mencionada.

En cuestión de precios existe una diferenciación, ya que la competencia reduce el valor de la

emisión de la publicidad e incrementa el número de menciones comerciales, y esto afecta ya que

las compañías buscan tarifas cómodas, sin contemplar el raiting de sintonía de cada radio. Sin

embargo no hay que dejar de lado la amenaza de entrada de nuevos competidores, ya que si en este

sector entran más compañías la competencia aumentará y provocará menor rentabilidad, lo que

obligará a tener menores pautas y en consecuencia bajarán los precios y sustancialmente aumento

en los costos.

15

En cuanto al empleo de la tecnología como instrumento para competir es muy bajo, la compañía no

dispone de los equipos propios ni necesarios para poder brindar un servicio de calidad, ya que los

recursos tecnológicos son otorgados por los dueños de la frecuencia y no son equipos altamente

calificados. En cuanto a la capacidad del talento humano para operar equipos con los que

actualmente cuenta la compañía son técnicos expertos, lo cual no dificulta la utilización de los

mismos.

1.10.1.3. Proveedores

El poder de negociación con nuestros proveedores es bueno, se cuenta con proveedores frecuentes

que ofrecen sus servicios, y a su vez hay convenios favorables para cada compañía en cuestión de

canjes entre compañías, esto consiste en que una compañía provea de algún servicio a cambio de

que la radio difunda anuncios publicitarios. La capacidad de pago de la compañía es inmediata no

transcurre más de 15 días, lo cual permite que haya confianza en la cancelación de sus facturas.

1.10.2. Macro ambiente

1.10.2.1. Factores Políticos

Estos podrían afectar a la compañía, ya que actualmente existen organismos que regulan las

actividades de todos los medios de comunicación y generan un tipo de incertidumbre, un clima

inestable debido a las tendencias regulatorias que han sido modificadas en los últimos años.

MACHDEPORTES opera sus actividades en territorio ecuatoriano, por lo cual debe cumplir con

normas, leyes y disposiciones contemplados por la Constitución del Ecuador, Ley Orgánica de

Comunicación (LOC), Reglamento a la ley de comunicación, entre otras. Y Por tanto el Estado se

convierte en un cliente más.

No hay que perder de vista el riesgo legal-gubernamental que es un producto directo

del proceso político en marcha ya que pueden suscitarse cambios referentes al comercio, al

régimen laboral, subsidios, tecnología y a políticas monetarias y de desarrollo. Un ejemplo de esto

es lo ocurrido con el Código de Trabajo, lo cual mediante registro oficial N° 483 del lunes 20 de

abril del 2015, fue reformado debido a lo expuesto con la Ley Orgánica para la Justicia Laboral y

Reconocimiento de trabajo en el hogar.

Otro punto que se debe considerar es el Riesgo País, esto no es más que el grado de confianza que

muestra un Estado para que personas extranjeras, naturales o jurídicas, inviertan en esa nación.

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos16/acto-de-comercio/acto-de-comercio.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/renla/renla.shtml

16

Figura 1.3 Riesgo País

En: http://www.bce.fin.ec/index.php/indicadores-economicos

Análisis:

Como se observa en la Figura 1.3. Riesgo País, desde abril del 2015 a mayo del 2015 los puntos de

comparación han disminuido de 701 a 667, esto quiere decir que mientras menor sea el índice, la

confianza tiende a aumentar porque se considera que tiene más capacidad de pago para sus deudas.

1.10.2.2. Factores Económicos

Estos factores son de gran impacto lo cual debemos analizar las expectativas de desempeño para las

diferentes actividades que se desarrollan en el Ecuador, para esto debemos evaluar el

comportamiento de la economía ecuatoriana para el año 2015.

PIB (Producto Interno Bruto)

17

Figura 1.4 Producto Interno Bruto

En:http://contenido.bce.fin.ec/documentos/Estadisticas/SectorReal/Previsiones/IndCoyuntura/Es

tMacro062015.pdf

Análisis:

La tendencia de la economía ecuatoriana muestra un escenario de mayores dificultades para el año

2015. Los inconvenientes para cubrir el financiamiento público, la falta de inversión privada y la

caída del precio del petróleo que se dio en el segundo semestre de 2014. Esta situación ha llevado a

que se dé un incremento del endeudamiento público.

De manera general, las proyecciones para el PIB ecuatoriano en el año 2015 se ubican en valores

cercanos al 4%. Los resultados para el año 2015 dependerán de la efectividad de las medidas

restrictivas.

Actividades Económicas

18

Figura 1.5 Contribución al Crecimiento


tMacro062015.pdf

Análisis

Uno de los sectores que contribuye al crecimiento es el de Correo y Comunicaciones, para lo cual

la compañía está enfocada.

La Inflación

Figura 1.6 La Inflación

En:http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/webinec/Inflacion/2015/InflacionAbril2015/

Presentacion_IPC_abril15.pdf

19

Análisis:

Como se pudo apreciar, en lo que respecta del año 2014 la tasa inflacionaria fue de 3,23%, y para el

2015 se proyectó a 4,32%, lo que origina un crecimiento normal, manteniendo la estabilidad de los

años anteriores.

Figura 1.7 Inflación mensual por ciudades



Análisis:

Como se pudo observar las ciudades donde existen más variaciones en los precios son Quito y

Guayaquil. Los efectos pueden ser negativos ya que pueden suscitarse ciertos efectos como el

desaliento de ahorro y de la inversión debido a la incertidumbre sobre el valor futuro del dinero.

Figura 1.8 Incidencia en la inflación de las divisiones de productos



20

Análisis:

Los bienes y servicios diversos tienden a una inflación del 0,0348%, lo cual es un porcentaje

moderado para este sector, si comparamos con alimentos y bebidas no alcohólicas su porcentaje de

inflación incrementó debido a las condiciones climáticas lo que demoró el abastecimiento de

ciertos productos, mientras que en el transporte se explica el incremento de precios porque los

Gobiernos Autónomos Descentralizados fijaron nuevas tarifas.

Endeudamiento Fiscal

Ecuador en este año 2015, vuelve a un endeudamiento agresivo debido a las fuentes de

financiamiento, las ventas petroleras y las recaudaciones de impuestos. Lo cual afecta directamente

a todas las actividades económicas.

1.10.2.3. Factor Social

Tendencias Sociales

El conocimiento del estilo de vida y comportamientos del consumidor, focaliza la gran aceptación

y la acogida de la audiencia en la provincia de Pichincha cantón Quito, logrando una participación

de la población de forma ordenada y civilizada permitiendo que se disponga de información y

programación que contribuya a mejorar la comunicación y el conocimiento de los individuos en el

fútbol profesional, lo que ha influenciado de manera exitosa la imagen empresarial de la compañía.

Empleo y Desempleo

Figura 1.9 El desempleo


tMacro062015.pdf

21

Figura 1.10 Estructura de la Población Económicamente Activa


tMacro062015.pdf

Análisis:

Se puede observar que en marzo de 2015, la tasa de empleo adecuado representó el 53.5%, la tasa

de empleo inadecuado el 41.0%, la tasa de desempleo el 4.8% y finalmente, en mínimo porcentaje

los empleados no clasificados el (0,6%), lo cual nos ayuda a conocer cuál es la estabilidad laboral

en nuestro país.

Con respecto a los niveles de ocupación en las actividades de servicios, podemos observar que el

porcentaje ha disminuido entre marzo 2014 del 4% a marzo 2015 3,7%, lo cual indica el

comportamiento que tendrían personas de 15 años y más que trabajaron al menos una hora en la

semana de referencia o aunque no trabajaron, tuvieron trabajo (ocupados); o bien aquellas personas

que no tenían empleo pero estaban disponibles para trabajar y buscan empleo (desocupados).

Niveles de educación

22

Figura 1.11 Indicadores de Educación

En: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/web-inec/ECV/ECV_2015/

Análisis:

Este factor ayuda a evaluar un creciente interés por los resultados de la calidad de la educación.

Como se puede observar hasta la última estadística 2014 se presenta un avance en la educación

referente a personas matriculadas entre 15 a 17 años de edad, tales sistemas surgen principalmente

en razón de la necesidad de saber si los estudiantes realmente están adquiriendo los conocimientos,

competencias, actitudes y valores necesarios para desempeñarse con éxito en la sociedad y para

convivir armónicamente en comunidad, en este caso Ecuador contribuye al sistema educativo y se

ha ido fortaleciendo con el tiempo.

Patrones de Migración

23

Figura 1.12 Migración


Análisis:

En cuanto a los patrones de migración, no se evidencia un porcentaje alto referente al

desplazamiento de personas de un lugar a otro. En cuanto a la migración interna vemos que en la

Sierra hay un alto porcentaje de migración, ya que comúnmente se da estos casos por el cambio de

residencia de una provincia a otra.

Centros Poblados

Figura 1.13 Centros Poblados

En: http://www.ecuadorencifras.gob.ec/censo-de-poblacion-y-vivienda/

Análisis:

La ciudad de Quito es uno de los lugares más poblados, por lo cual es más factible llegar a difundir

programas deportivos en este cantón, las características del mismo tienden al gusto de población

tanto mujeres como hombres.

Total

(Población

de 10 años y

más)

Población no

migrante (%)

Población

migrante (%)

Total

(Población

migrante de

10 años y

más)

Migración

interna (%)

Migración

externa (%)

Nacional 12.733.158 88,8 11,2 1.424.167 87,1 12,9

Urbano 8.703.393 88,4 11,6 1.012.639 84,8 15,2

Rural 4.029.765 89,8 10,2 411.528 92,6 7,4

Total 12.733.158 88,8 11,2 1.424.167 87,1 12,9

Sierra 5.771.817 88,1 11,9 685.301 86,2 13,8

Costa 6.320.951 90,1 9,9 627.277 88,4 11,6

Amazonía 617.020 82,8 17,2 105.967 85,3 14,7

Galápagos 23.371 75,9 24,1 5.622 94,1 *

Nivel de desagregación

geográfica

MigraciónMigración interna y externa de la

población

Área

Región

Natural

24

Tendencias Demográficas

Figura 1.14 Tendencias Demográficas


Análisis:

Como se puede apreciar en la región Sierra emplean un tiempo adecuado para escuchar programas

de radio, lo cual es idóneo para la actividad en la que se enfoca la compañía.

1.10.2.4. Factor Tecnológico

La evolución tecnológica y de los mercados, la globalización, la integración de la sociedad y las

tecnologías de información y comunicación, entre otros factores, obliga a que las

telecomunicaciones en el Ecuador estén a la par con la evolución y sus influencias en el medio que

le rodea, estableciendo políticas claras, elaborando planes, proyectos y acciones concretas que

permitan fortalecer a los sectores existentes, desarrollar otros y especialmente a las áreas

marginadas con el objeto de mejorar la calidad de vida de los habitantes y garantizar un desarrollo

armónico de la sociedad.

La Ley Especial de Telecomunicaciones en su Capítulo III, Artículo 24 establece que:

Plan nacional de desarrollo.- (Sustituido inc. 2 por el Art. 7 de la Ley 94, R.O. 770, 30 VIII-95).- El

Plan nacional de desarrollo de las Telecomunicaciones tiene por finalidad dotar al país de un sistema

de telecomunicaciones capaz de satisfacer las necesidades de desarrollo, para establecer sistemas de

comunicaciones eficientes, económicas y seguras (Registro Oficial 996 de 10-ago-1992, 2011)

Con el logro de este plan, todos los ecuatorianos que se manejen en una sociedad de información y

del conocimiento, utilizarán herramientas como la internet con cobertura a nivel nacional, el

Leer, escuchar

música, ver TV,

descansar

Nacional 15,0

Urbano 16,0

Rural 13,0

Total 15,0

Sierra 12,0

Costa 17,0

Amazonía 11,0

Galápagos 14,0

Área

Nivel de desagregación

geográfica

Región

Natural

25

gobierno actualmente ha invertido en investigación y desarrollo 0,75% del PIB, aunque es un

porcentaje mínimo pero contribuye al desarrollo tecnológico del país.

1.11. Matriz FODA

Tabla 1.1 Matriz Foda

MATRIZ DE DIAGNÓSTICO FODA

ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Asistencia personalizada al cliente Amplia demanda

Personal con amplia experiencia Participación con el gobierno en cuanto al

servicio que se presta

Buena imagen de la compañía Diversificación de los servicios

Innovación en los servicios Fidelidad de los clientes

Excelente relación con los clientes Abrir el mercado a otras provincias

DEBILIDADES AMENAZAS

Falta de un sistema administrativo y

Financiero

Expansión de la competencia

No tiene normas ni políticas escritas Mejoramiento en los servicios de la

competencia

Procesos y procedimientos mal estructurados

Limitaciones del Estado con respecto a la

difusión de información.

Inadecuada estructura organizacional Inestabilidad política y económica

Falta de mecanismos de toma de decisiones Decremento sostenido del PIB

No tiene establecidos organigramas Competencia con mejor tecnología

26

CAPITULO II

2. Situación Actual

2.1. Estudio Analítico

La metodología que se usó para el presente estudio será mediante la aplicación del método COSO

II (ERM), que servirá para evaluar el manejo administrativo y financiero actual, aplicando

encuestas al personal de MACHDEPORTES, cabe mencionar que las preguntas son cerradas con el

fin de obtener respuestas precisas que faciliten un resultado verídico de la investigación, y poder

realizar un análisis que ayude a establecer el nivel de riesgo y confianza, determinar deficiencias y

formular controles (matriz de riesgo).

2.1.1. Evaluación del área administrativa

A continuación se analiza cada una de las respuestas, mediante la aplicación de encuestas a todo el

personal que integra MACHDEPORTES:

1.- ¿Está definida la organización de la compañía en un reglamento previamente aprobado?

Análisis.- A través de la siguiente pregunta, el 89% del personal de la compañía menciona que no

hay ningún tipo de reglamento de trabajo aparte del Código de Trabajo.

27

2.- ¿Existe una estructura orgánica y funcional? (organigrama)

Análisis.- el 100% del personal, indica que no existe una estructura orgánica y funcional que

indique la distribución de áreas ni de los trabajadores que conforman.

3.- ¿Se encuentran asignadas formalmente las responsabilidades a todos los trabajadores de la

compañía, y de igual forma existe delegación de autoridad?

Análisis.- El 83% de las personas indica que no se asigna formalmente las responsabilidades a las

personas, lo que dificulta tener un control dentro de la organización.

28

4.- ¿El personal que labora en la compañía reúne los requisitos de conocimientos y habilidades para

ejecutar los trabajos de manera adecuada?

Análisis.- El 78% de los trabajadores afirma que el personal que maneja la compañía actualmente

reúne las condiciones necesarias para desempeñar su trabajo, la mayoría de ellos trabajan varios

años para el Sr. Roberto Omar Machado y conocen a la perfección las actividades que deben

cumplir.

5.- ¿El personal que labora en la compañía es seleccionado mediante concurso?

Análisis.- El 89% de los trabajadores determinó que no existe algún sistema de contratación pues

todos los que integran la compañía son conocidos desde muchos años atrás por el Sr. Roberto Omar

Machado y es él quien los contrata.

29

6.- ¿Cuenta el personal con los recursos suficientes para desarrollar efectivamente las actividades

asignadas?

Análisis.- Los datos revelan que el 89% afirma que la compañía cuenta con los recursos suficientes

para poder laborar, lo cual es bueno ya que los trabajadores pueden desarrollar sus actividades con

normalidad.

7.- ¿Se cuenta con un plan de capacitación para el personal?

Análisis.- El 94% de los trabajadores determina que no existe algún plan de capacitación, ya que no

se ha instruido a sus trabajadores, ni en su inicio ni en la actualidad.

30

8.- ¿Se evalúa al personal de la compañía?

Análisis.- El 72% de los trabajadores indica que no existe ningún tipo de evaluación al personal,

hay una confianza plena en el personal por lo que indican que no es necesario.

9.- ¿Existe un código de ética o normas de ética que deben observar los empleados y éstas son de

su pleno conocimiento?

Análisis.- El 94,4% de los trabajadores determina que no existen normas de ética que esté a

disposición de todos los empleados de la entidad.

31

10.- ¿Proporciona la compañía motivación o incentivo a su personal para aportar valor agregado al

trabajo, y lograr las metas de la compañía?

Análisis.- El 94,4% de los trabajadores mencionan que no existe ningún tipo de motivación al

personal o incentivos al personal, aunque 1 de los trabajadores menciona que es el único que ha

recibido durante su tiempo de trabajo bonificaciones.

11.- ¿La compañía cuenta con políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del

objetivo de cada área?

Análisis.- El 94% de los trabajadores indica que la compañía no cuenta con políticas, normas y

procedimientos para el cumplimiento del objetivo de cada área, lo cual es malo ya que sin esto no

hay un proceso de gestión adecuado en cada área.

32

12.- ¿Se concientiza al personal de la compañía sobre la honestidad que deben tener para admitir

equivocaciones y poderlas corregir en forma oportuna?

Análisis.- El 100% del personal afirma que hay un compromiso mutuo de los trabajadores con la

compañía y que se trata de tener los mínimos errores para cumplir eficientemente con su trabajo.

13.- ¿Se propicia las condiciones y el ambiente adecuado al personal, en el desempeño de sus

funciones?

Análisis.- Los resultados arrojan que no se propicia las condiciones y el ambiente adecuado al

personal, en el desempeño de sus funciones, lo cual es bueno para mantener un buen clima laboral.

33

14.- ¿Existe mecanismos para la toma de decisiones?

Análisis.- El 94% de los trabajadores aseguran que se desconoce que existan mecanismos de toma

de decisiones en la organización, ya que las decisiones son tomadas en forma implícita y se

soluciona rápidamente porque los problemas que maneja la compañía son muy simples y

cotidianos.

15.- ¿El nivel directivo tiene los conocimientos necesarios para tomar la mejor decisión?

Análisis.- El 94% de los trabajadores determina que el nivel directivo no tiene los conocimientos

necesarios para tomar la mejor decisión, ya que no se le da la importancia del caso.

34

16.- ¿Existe apoyo de las diferentes áreas para controlar los procesos administrativos?

Análisis.- El 72% de los trabajadores menciona que no hay apoyo de las diferentes áreas para

controlar los procesos administrativos, debido a que no está bien estructurada la organización.

17.- ¿Existe comunicación con el personal de las demás áreas?

Análisis.- El 94% de los empleados asegura que el área administrativa no tiene comunicación con

las demás áreas lo que le dificulta conocer sus necesidades o problemas.

35

18.- ¿Se supervisa y monitorea que todos los empleados estén en su puesto de trabajo?

Análisis.- El 94% dice que no hay una supervisión ni monitoreo a los empleados en las horas de

trabajo, todo se base en la confianza, lo cual es malo ya que no existe ningún tipo de control.

19.- ¿Se monitorea constantemente el tiempo ocupado para la ejecución de las tareas?

Análisis.- El 94% de los trabajadores dice que no se monitorea el tiempo ocupado para la ejecución

de las tareas, lo cual es malo ya que no se puede identificar si el proceso tiene demoras, si hay

tiempo ocioso, etc. para poder tomar acciones correctivas.

2.1.1.1. Cuadro Resumen

Mediante el siguiente cuadro resumen se pretende detallar los resultados de las encuestas, lo cual

servirá para analizar los riesgos, si las respuestas dan como resultado “SI” se califica con la

puntuación de 1 y las que dicen “NO” puntuación de 0. Las cuales servirán para la aplicación de la

fórmula del nivel de confianza y el nivel de riesgo.

36

CUADRO RESUMEN

SI NO POND CALIF

1.- ¿Está definida la organización de la compañía en un

reglamento previamente aprobado? X 1 0

2.- ¿Existe una estructura orgánica y funcional?

(organigrama) X 1 0

3.- ¿Se encuentran asignadas formalmente las

responsabilidades a todos los trabajadores de la compañía,

y de igual forma existe delegación de autoridad? X 1 0 Personal desconoce

4.- ¿El personal que labora en la compañía reúne los

requisitos de conocimientos y habilidades para ejecutar los

trabajos de manera adecuada? X 1 1

5.- ¿El personal que labora en la compañía es

seleccionado mediante concurso?

X 1 0

Son escogidos por

referencias propias del

presidente de la

compañía

6.- ¿Cuenta el personal con los recursos suficientes para

desarrollar efectivamente las actividades asignadas? X 1 1

7.- ¿Se cuenta con un plan de capacitación para el

personal? X 1 0

Desde los inicios de la

compañía nunca se

instruyo al personal

8.- ¿Se evalúa al personal de la compañía? X 1 0

Se basa en la

confianza del nivel

directivo

9.-¿Existe un código de ética o normas de ética que deben

observar los empleados y éstas son de su pleno

conocimiento? X 1 0

10.-¿Proporciona la compañía motivación o incentivo a su

personal para aportar valor agregado al trabajo, y lograr las

metas de la compañía? X 1 0

11.- ¿La compañía cuenta con políticas, normas y

procedimientos para el cumpliento del objetivo de cada

área? X 1 0

Todas las políticas que

maneja no son escritas

12.- ¿Se concientiza al personal de la compañia sobre la

honestidad que deben tener para admitir equivocaciones y

poderlas corregir en forma oportuna? X 1 1

13.- ¿Se propician las condiciones y el ambiente adecuado

al personal, en el desempeño de sus funciones? X 1 0

14.-¿Existen mecanismos para la toma de decisiones? X 1 0

15.- ¿El nivel directivo tiene los conocimientos necesarios

para tomar la mejor decisión? X 1 0

Se toman decisiones

sin la menor

racionalidad

16.- ¿Existe apoyo de las diferentes áreas para controlar

los procesos administrativos? X 1 0

17.- ¿Existe comunicación con el personal de las demás

áreas? X 1 0 De manera informal

18.- ¿Se supervisa y monitorea que todos los empleados

estén en su puesto de trabajo? X 1 0

19.- ¿Se monitorea constantemente el tiempo ocupado

para la ejecución de las tareas? X 1 0

TOTAL 3 16 19 3

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

RESPUESTA PREGUNTAS OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACIÓN

SUPERVISIÓN Y MONITOREO

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS

EVALUACIÓN DE RIESGOS

RESPUESTA A LOS RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

37

Aplicación de la Fórmula del nivel de confianza

A continuación se presenta la tabla que sirve para el cálculo de riesgos:

Nivel de confianza

NC= Calificación X 100 = 3 X 100 = 16

Ponderación 19

Interpretación: El nivel de confianza indica que es bajo

Nivel de riesgo

NR= 100 – NC

NR=100-16 = 84%

Interpretación: En nivel de riesgo es alto

2.1.1.2. Matriz de evaluación de riesgos

Para trabajar en la matriz de riesgos, se evalúo de la siguiente manera:

PONDERACIÓN

Bajo

Medio

Alto

NIVEL

15-50

51-75

76-95

38

Figura 2.1 Cuadro de Ponderación de Riesgos

En: (Ministerio de Finanzas, 2001)

Importancia

El riesgo identificado está

relacionado con la relevancia

del factor en la gestión

institucional.

(10) cuando el factor de riesgo es

muy importante

(5) cuando el factor de riesgo

tiene importancia media o

moderada

(1) Cuando el factor de riesgo no

sea significativo en la gestión

Probabilidad

Es la posibilidad de

ocurrencia del riesgo, que

puede ser medida con

criterios de frecuencia (por

ejemplo, número de veces en

un tiempo determinado) o

factibilidad, teniendo en

cuenta la presencia de

factores internos y externos

que pueden propiciar el

riesgo.

(3) Muy probable

(2) Probable

(1) Improbable

ImpactoSe entiende las consecuencias

o la magnitud de sus efectos.

(3) Alto

(2) Medio

(1) Bajo

39

Figura 2.2 Matriz de evaluación de riesgos

COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL

Estructura organizativa/

Asignación de autoridad y

responsabilidad

Estructura organizacional y

responsabilidades asignadas

informalmente y

desconocimiento de la delegación

de autoridad

1,2,3

La falta de una estructura

organizacional lleva a una

sobregestión, y falta de

comunicación

10 3 3 ALTO

Proponer un

organigrama

estructural y

funcional definiendo

las funciones a

cumplir cada área

1 2 1 BAJO

Compromiso de

competencia

El personal que labora no es

seleccionado mediante concurso5

Al no seleccionar al personal

mediante concurso no se puede

verificar las habilidades, carácter y

competencias que tenga para el

puesto

5 3 2 MODERADO

Políticas para

reclutamiento y

selección del

personal

1 1 1 BAJO

Compromiso de

competenciaFalta de un plan de capacitación 7

Sin una formación adecuada, los

empleados, tanto nuevos como los

actuales no reciben la información

y no desarrollan el conjunto de

habilidades necesarias para llevar a

cabo sus tareas en su máximo

potencial.

5 2 1 BAJOElaborar un plan de

capacitación1 1 1 BAJO

Compromiso de

competencia y cultura de

riesgo

Falta de evaluación al personal 8

No se puede medir el rendimiento

global del empleado, ni la manera

en que el empleado cumple con sus

actividades

10 3 2 ALTO

Proponer

procedimientos para

evaluar

integralmente el

desempeño laboral

1 1 1 BAJO

Integridad y valores éticos

No existe un código de ética o

normas en conocimiento del

personal

9

La falta de normas éticas pone en

riesgo la cultura organizacional y la

buena conducta

10 3 2 ALTO Normar al personal 1 1 1 BAJO

Integridad y valores éticosNo hay un plan de motivación o

incentivos10

No se crea un buen clima

organizacional5 3 2 MODERADO

Proponer planes que

ayuden a una mejor

adaptación al

empleado

1 2 1 BAJO

ESTABLECIMIENTO

DE OBJETIVOSObjetivos estratégicos

La empresa no cuenta con

políticas, normas y

procedimientos para el objetivo

de cada área

11

Al no disponer de esta herramienta

no se podrá orientar la conducta de

los integrantes de la empresa,

unificando los criterios de

desempeño y cursos de acción que

deberán seguirse para cumplir con

los objetivos trazados.

10 2 3 ALTO

Proponer un manual

de políticas que

ayuden a las demás

áreas al logro de los

objetivos

institucionales

1 2 1 BAJO

EVALUACIÓN DE

RIESGOS

Correlación entre

acontecimientos

No se propicia las condiciones ni

el ambiente adecuado al personal

en el desempeño de sus funciones

13No se puede trabajar de la mejor

manera10 2 3 ALTO

Mejorar las

condiciones de

trabajo

1 2 1 BAJO

RESPUESTA A LOS

RIESGOSSelección de respuestas

No existen mecanismos de toma

de decisiones, y el nivel directivo

no tiene los conocimientos

necesarios para tomar decisiones

14,15

Si no existen mecanismos de toma

de decisiones ni conocimientos en

como tomar decisiones no se podrá

actuar ante cualquier riesgo que

tenga la empresa

10 3 3 ALTOAsesoramiento

externo1 2 2 BAJO

ACTIVIDADES DE

CONTROL

Tipo de actividades de

control

No hay apoyo de las demás áreas

para controlar los procesos

administrativos

16

Al no tener un apoyo de las demás

áreas no se puede evaluar ni

corregir las actividades de los

subordinados

10 2 2 ALTO

Responsabilizar a

alguien de las

diferentes áreas para

un mejor control

1 1 1 BAJO

INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓNInformación y comunicación

No existe comunicación con el

personal de las demás áreas17

Al no tener una buena

comunicación dificulta conocer las

necesidades y problemas de las

demás áreas

10 2 2 ALTOMejorar la

comunicación1 1 1 BAJO

SUPERVISIÓN Y

MONITOREOEvaluaciones independientes

No hay una persona que supervise

y monitoree a las demás áreas,

que estén en su puesto de trabajo,

ni el t iempo empleado en la

ejecución de tareas

18,19

Al no supervisar ni monitorear a

los empleados se crea un desorden

en la organización

5 2 1 BAJO

Establecer un

responsable, y

evaluar el t iempo

empleado

1 1 1 BAJO

AMBIENTE DE

CONTROL

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

40

2.1.1.3. Narrativa del manejo administrativo

Uno de los temas que se vive en la compañía es el desconocimiento por parte de la gerencia con

respecto a la manera de como dirigir su compañía y como decidir en el entorno del negocio. Pues

bien esto es y ha sido una debilidad desde el inicio desde sus actividades, lo cual a nivel de

estructura nunca hubo una comprensión del proceso de dirigir y asignación de funciones, lo que

lleva a un mal manejo en sus estructuras administrativas.

Otro de los problemas que se presenta es la falta de seriedad en el organigrama empresarial, como

sabemos un organigrama constituye la columna vertebral de toda compañía y sin ella es muy difícil

tener una organización establecida, división de funciones, niveles de jerarquía, líneas de autoridad,

responsabilidad y comunicación y sobre todo las relaciones existentes entre los diferentes puestos

de trabajo. Actualmente la compañía necesita una gran cantidad de decisiones y operaciones se

desarrollen eficientemente para que sumadas den los resultados esperados. Sin embargo no se debe

perder de vista, otras debilidades que se han desarrollado a lo largo de sus actividades, por no

seguir un debido proceso como:

- El personal que labora no es seleccionado mediante concurso

- Falta de un plan de capacitación

- Falta de evaluación al personal

- No existe un código de ética o normas en conocimiento del personal

- No hay un plan de motivación o incentivos

- La compañía no cuenta con políticas, normas y procedimientos para el objetivo de cada

área

- No existen mecanismos de toma de decisiones, y el nivel directivo no tiene los

conocimientos necesarios para tomar decisiones

- No se propicia las condiciones ni el ambiente adecuado al personal en el desempeño de

sus funciones

- No hay una persona que supervise y monitoree a las demás áreas, que estén en su

puesto de trabajo, ni el tiempo empleado en la ejecución de tareas.

41

2.1.2. Evaluación del manejo de Talento Humano

1.- ¿En la contratación del personal. Se firma un contrato desde el primer día de labores?

Análisis.- De acuerdo a los resultados, se observa que el proceso de contratación no es el más

adecuado, de acuerdo a lo que contestó el responsable del área mencionaba que la gran mayoría del

personal no firma aún su contrato de trabajo.

2.- ¿El personal con que cuenta la compañía es el suficiente?

Análisis.- De acuerdo a la respuesta del encargado de Talento Humano, podemos ver que

actualmente no se cuenta con el personal suficiente para laborar, ya que no se evalúa la necesidad

de una persona para la creación de un nuevo cargo.

42

3.- ¿Se realiza evaluaciones tanto optativas como psicológicas para los aspirantes?

Análisis.- Como podemos observar la compañía carece de instrumentos que ayuden a evaluar las

aptitudes y conocimientos a los nuevos aspirantes.

4.- ¿En el proceso de selección, se escoge como aspirantes a personas con parentesco de los

empleados de la compañía?

Análisis.- De acuerdo al resultado obtenido, la compañía tiene claro que no se debe contratar a

personas con parentesco dentro de nómina, sin embargo hay personas familiares del Sr. Roberto

Carlos Machado que mantienen un contrato mercantil, pero es totalmente diferenciado del proceso

de nómina.

43

5.- ¿Existe un encargado dentro de la compañía de instruirle al nuevo aplicante?

Análisis.- De acuerdo a la respuesta que dio el encargado de Talento Humano, nos menciona que

siempre se pone a alguien que le enseñe dependiendo del área que fuere contratado.

6.- ¿Existe un control adecuado de la asistencia del personal, así como de la hora de entrada y

salida, al menos una vez al mes?

Análisis.- No se cuenta con un control adecuado de la asistencia del personal, así como de la hora

de entrada y salida, ya que explicaba el encargado de nómina que por temas de horarios rotativos le

era imposible controlar esto.

44

7.- ¿Se lleva a cabo un control de permisos en la compañía?

Análisis.- Como podemos observar los resultados arrojan que no se lleva un control de permisos en

la entidad, ya que no hay una documentación firmada para ello.

8.- ¿Se lleva un control adecuado de vacaciones?

Análisis.- No se maneja ningún tipo de control adecuado, sólo se recibe una carta del personal

cuando se quiere tomar los días de vacaciones, y sólo se autoriza verbalmente la salida sin ningún

tipo de documentación por escrito.

45

9.- ¿Los avisos de entrada y salida son elaborados inmediatamente?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se elaboran los avisos de entrada y salida son elaborados

inmediatamente, lo que da cumplimiento a lo que determina la ley.

10.- ¿Se realiza liquidaciones de haberes en el tiempo que dispone la ley?

Análisis.- Según lo que dice el encargado de nómina, actualmente si se realiza en un tiempo

prudencial no mayor a 15 días el pago de haberes al personal que ya no integre la compañía.

46

11.- ¿Se autoriza el pago por persona independiente al preparador de nómina?

Análisis.- La nómina es autorizada por el Gerente General para proceder al pago.

12.- ¿Todos los empleados cuentan con los beneficios sociales establecidos por la ley?

Análisis.- Todos los empleados cuentan con los beneficios sociales establecidos por la ley, se les

afilia desde el primer día de trabajo.

47

13.- ¿Las provisiones por beneficios sociales se realizan en forma mensual?

Análisis.- De acuerdo a los resultados obtenidos, todos los meses se hace las provisiones

respectivas de los beneficios sociales que deben recibir los empleados.

14.- ¿Existen prestaciones adicionales para los empleados diferentes a las establecidas por la ley?

Análisis.- Si existen prestaciones adicionales para los empleados diferentes a las establecidas por la

ley, lo cual es una fortaleza ya que otorga beneficios internos a sus empleados.

48

15.- ¿Se ha formulado objetivos específicos para el área de Talento Humano?

Análisis.- El resultado indica que no se han formulado objetivos específicos para el área de Talento

Humano, por lo que deberán plantearse objetivos claros para el cumplimiento eficiente de sus

actividades.

16.- ¿El área se actualiza en cambios de ley que puedan ocurrir en materia laboral?

Análisis.- Según los resultados podemos afirmar que en el área si se instruye en cuanto a los

cambios de ley que puedan darse con el tiempo, lo cual es importante para no caer en temas de

demandas, multas, etc.

49

17.- ¿Todos los documentos del personal son manejados de la mejor manera?

Análisis.- Los resultados afirman que todos los documentos del personal son manejados de la mejor

manera, lo cual es una fortaleza ya que facilita el manejo individual de las carpetas de los

empleados.

18.- ¿Se imprime mensualmente los roles de pago individuales y general, y éstos son debidamente

firmados?

Análisis.- De acuerdo a los resultados obtenidos, se puede observar que si se imprime los roles y

son respectivamente firmados al momento del pago.

50

19.- ¿Existe una fecha límite para presentar la nómina?

Análisis.- De acuerdo a la respuesta del encargado de Talento Humano, podemos ver que no existe

una fecha límite para presentar la nómina, lo cual es una debilidad ya que dificulta a la persona que

debe revisar la nómina y no se estaría cumpliendo el proceso de la mejor manera.

20.- ¿Al existir algún tipo de problema en el manejo del personal, se informa inmediatamente al

nivel directivo?

Análisis.- De acuerdo al resultado, si se informa al nivel directivo de algún problema que se tenga

con el manejo del personal, por lo que da oportunidad para resolverlo a tiempo.

51

21.- ¿El encargado de hacer la nómina tiene los conocimientos necesarios para realizarlo?

Análisis.- De acuerdo a la respuesta del encargado de Talento Humano, afirma que tiene los

conocimientos necesarios para realizarlo, lo cual evita problemas en el proceso.

22.- ¿Se controla que no se excedan los límites para pago de planillas del IESS?

Análisis.- El área controla que no se excedan los límites para el pago de las planillas del IESS, lo

cual es una fortaleza porque la compañía evita caer en multas por retrasos.

52

23.- ¿Se informa al personal los descuentos que van a percibir en el mes?

Análisis.- Se observa que el área cumple con avisar a los empleados de los descuentos que van a

percibir en el mes.

24.- ¿Se comunica a tiempo a la gerencia en caso de existir algún cálculo mal hecho en la nómina?

Análisis.- El resultado afirma que si se comunica a tiempo a la gerencia en caso de existir algún

cálculo mal hecho en la nómina, lo cual es una fortaleza para evitar problemas futuros.

53

25.- ¿Se verifica que los pagos de nómina estén de acuerdo al rol de pagos emitido?

Análisis.- De acuerdo al resultado obtenido si se verifica que los pagos de nómina, estén de acuerdo

al rol de pagos emitido, por lo que si hay un monitoreo constante para cumplir con el proceso.

26.- ¿Se verifica que el personal que ya no labora en el mes no conste en la nómina?

Análisis.- El resultado arroja que si se verifica que el personal que ya no labora en el mes no conste

en la nómina para no tener errores en la presentación.

54

27.- ¿Se verifica que la información del sistema del IESS, coincida con los roles de pago?

Análisis.- Si se verifica que la información del sistema del IESS, coincida con los roles de pago,

con el objeto de que no haya un mal manejo de la misma.

55


CUADRO RESUMEN

SI NO POND CALIF

1.- ¿En la contratación del personal. Se firma un contrato

desde el primer día de labores?X 1 0

El personal antiguo ni

el actual tiene firmado

un contrato de trabajo

2.- ¿El personal con que cuenta la empresa es el

suficiente? X 1 0

3.- ¿Se realiza evaluaciones tanto optativas como

psicológicas para los aspirantes? X 1 0

4.- ¿En el proceso de selección, se escoge como

aspirantes a personas con parentesco de los empleados de

la compañía? X 1 1

5.- ¿Existe un encargado dentro de la compañía de

instruirle al nuevo aplicante? X 1 1

6.- ¿Existe un control adecuado de la asistencia del

personal, así como de la hora de entrada y salida, al menos

una vez al mes? X 1 0

7.- ¿Se lleva a cabo un control de permisos en la entidad?

X 1 0

No hay

documentación

firmada de los

permisos

8.- ¿Se lleva un control adecuado de vacaciones? X 1 0

9.- ¿Los avisos de entrada y salida son elaborados

inmediatamente?X 1 1

10.- ¿Se realiza liquidaciones de haberes en el tiempo que

dispone la ley? X 1 1

11.- ¿Se autoriza el pago por persona independiente al

preparador de nómina? X 1 1

12.- ¿Todos los empleados cuentan con los beneficios

sociales establecidos por la ley? X 1 1

13.- ¿Las provisiones por beneficios sociales se realizan en

forma mensual? X 1 1

14.- ¿Existen prestaciones adicionales para los empleados

diferentes a las establecidas por la ley? X 1 1

15.- ¿Se ha formulado objetivos específicos para el área de

Talento Humano? X 1 0

16.- ¿El área se actualiza en cambios de ley que puedan

ocurrir en materia laboral? X 1 1

17.- ¿Todos los documentos del personal son manejados de

la mejor manera? X 1 1

18.- ¿Se imprime mensualmente los roles de pago

individuales y general, y éstos son debidamente firmados? X 1 1

19.- ¿Existe una fecha límite para presentar la nómina? X 1 0

20.- ¿Al existir algún tipo de problema en el manejo del

personal, se informa inmediatamente al nivel directivo? X 1 1

21.- ¿El encargado de hacer la nómina tiene los

conocimientos necesarios para realizarlo? X 1 1

22.- ¿Se controla que no se excedan los límites para pago

de planillas del IESS? X 1 1

23.- ¿Se informa al personal los descuentos que van a

percibir en el mes? X 1 1

24.- ¿Se comunica a tiempo a la gerencia en caso de

existir algún cálculo mal hecho en la nómina? X 1 1

25.- ¿Se verifica que los pagos de nómina estén de

acuerdo al rol de pagos emitido? X 1 1

26.- ¿Se verifica que el personal que ya no labora en el

mes no conste en la nómina? X 1 1

27.- ¿Se verifica que la información del sistema del IESS,

coincida con los roles de pago? X 1 1

TOTAL 19 8 27 19







PREGUNTASRESPUESTA

OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL


EVALUACIÓN

56



Nivel de confianza

NC= Calificación X 100 = 19 X 100 = 70 %

Ponderación 27

Interpretación: El nivel de confianza indica que es medio

Nivel de riesgo

NR= 100 – NC

NR=100-70 = 30%

Interpretación: En nivel de riesgo es bajo

PONDERACIÓN

Bajo

Medio

Alto

NIVEL

15-50

51-75

76-95

57

2.1.2.2. Matriz de Evaluación

Figura 2.3 Matriz evaluación de riesgos


Políticas y prácticas en

materia de recursos humanos

El personal no firma el contrato

de trabajo desde el primer día de

laborales

1

Si no se firma un contrato de

trabajo pueden sucitarse problemas

legales

10 3 3 ALTO

Procedimientos

para le manejo de

contratación

1 2 2 BAJO

Estructura organizativa

No se cuenta con el personal

suficiente para el manejo

adecuado de las actividades

2

Al no contar con el personal

suficiente pueden generarse

demoras en los procesos

5 3 2 MODERADO Contratar personal 1 1 1 BAJO



No se realizan evaluaciones tanto

optativas como psicológicas para

los aspirantes

3

Al no evaluar a los nuevos

aspirantes, no se podrá conocer las

aptitudes que se tenga para

desempeñar el cargo

3 2 3 MODERADO

Políticas para

evaluación del

personal

1 1 1 BAJO



No existe un control adecuado de

la asistencia del personal, así

como de la hora de entrada y

salida,control de permisos en la

entidad,vacaciones

6,7,8

Si no se maneja adecuadamente, no

se puede asegurar que las

actividades reales se ajusten a las

planificadas

5 3 3 ALTO

Políticas de

control,uso de un

reloj biométrico,

formatos de manejo

1 1 1 BAJO

ESTABLECIMIENTO

DE OBJETIVOSObjetivos relacionados

No se han formulado objetivos

específicos para el área de talento

humano

15

Si no se formulan objetivos

específicos para el área no se

establecerán los mecanismos

necesarios para un buen control

5 2 3 MODERADO

Determinar los

objetivos a

cumplirse

1 1 1 BAJO

EVALUACIÓN DE

RIESGOS

Correlación entre

acontecimientos

No hay una fecha límite para

presentación del rol de pagos19

Si no se fija una fecha límite se

retrasaran los demás procesos10 2 1 MODERADO Fijar fecha 1 1 1 BAJO


AMBIENTE DE

CONTROL

58

2.1.2.3. Narrativa del manejo de Talento Humano

En cuanto al área de Talento Humano no se evidencia altos niveles de riesgo, sin embargo no se

debe perder de vista que hay que implementar controles a las deficiencias encontradas en cada

actividad, ya que genera una probabilidad de que afecte a la compañía, las cuales son:

- El personal no firma el contrato de trabajo desde el primer día de laborales

- No se cuenta con el personal suficiente para el manejo adecuado de las actividades

- No se realiza evaluaciones tanto optativas como psicológicas para los aspirantes

- No existe un control adecuado de la asistencia del personal, así como de la hora de entrada

y salida, control de permisos en la entidad, vacaciones

- No se han formulado objetivos específicos para el área de Talento Humano

- No hay una fecha límite para presentación del rol de pagos

2.1.3. Evaluación del proceso de Adquisiciones y Cuentas por Pagar

1.- ¿Se maneja solicitudes de compra para todos los compromisos de compra importantes?

Análisis.- De acuerdo a los resultados obtenidos, el área no recepta solicitudes de compra para los

compromisos de compra, ya que solo se efectúan las compras de manera informal.

59

2.- ¿Están autorizadas las compras por la gerencia con un documento formal?

Análisis.- De acuerdo con el resultado, no están autorizadas las compras, únicamente se las autoriza

las compras verbalmente sin ningún tipo de soporte ni firma de respaldo, según lo mencionado por

el encargado de adquisiciones.

3.- ¿Se solicita cotizaciones antes de iniciar con el proceso de compras?

Análisis.- El resultado arroja que no se solicita cotizaciones antes de iniciar el proceso de compras,

lo cual es una debilidad ya que no hay una comparación entre proveedores que les permita evaluar

precios, calidad, etc.

60

4.- ¿Se confronta las facturas con los pedidos que se hace?

Análisis.- Los resultados revelan que no se confronta las facturas con los pedidos, por lo que

representa una debilidad en el proceso.

5.- ¿En caso que la documentación de soporte no esté disponible, se aprueba las facturas por un

responsable?

Análisis.- Si hay un responsable que apruebe la compra, pero solo lo hace verbalmente.

61

6.- ¿En caso de devoluciones, se lleva un control de las notas de crédito recibidas?

Análisis.- Los resultados muestran que sí se lleva un control de las notas de crédito recibidas, lo

cual facilita el proceso de devolución a los proveedores.

7.- ¿Están las facturas y notas de crédito sujetas a aprobación final escrita antes de registrarlas

como cuentas por pagar?

Análisis.- El resultado revela que si hay una aprobación final de las facturas y notas de crédito

sujetas a aprobación final escrita.

62

8.- ¿Existe políticas que se relacionen con proveedores?

Análisis.- No existe políticas que se relacionen con proveedores, por lo cual dificulta el manejo de

este proceso.

9.- ¿Se archiva de manera adecuada los documentos que demuestren el pago de obligaciones con

terceros?

Análisis.- Los resultados revelan que si hay un archivo adecuado de los documentos que

demuestren el pago de obligaciones con terceros, lo cual es una fortaleza ya que el archivo es

esencial en toda organización.

63

10.- ¿Los cheques son girados a nombre de la persona o compañía que entregó la factura?

Análisis.- El resultado arroja que los cheques si son girados a nombre de la persona o entidad que

entregó la factura, lo cual es una fortaleza para evitar que se generen problemas al momento del

pago.

11.- Los proveedores aportan para el cumplimiento del objetivo de compras?

Análisis.- Según los resultados, los proveedores si aportan para el cumplimiento del objetivo de

compras, lo cual es una fortaleza.

64

12.- ¿Se verifica los bienes y (donde sea práctico) servicios recibidos, al momento de su

recepción?

Análisis.- De acuerdo a los resultados, si hay una verificación de los bienes o servicios que

entregan los proveedores, lo cual si se establece controles adecuados para saber si lo que se recibe

reúne las condiciones necesarias de compra.

13.- ¿Existe una buena liquidez en la compañía para la adquisición de un bien o un servicio?

Análisis.- Si cuenta con buena liquidez la compañía para la adquisición de un bien o un servicio, lo

que facilita la confianza del proveedor y mantener una buena relación.

65

14.- ¿Se cuenta con un análisis de precios?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se cuenta con un análisis de precios, lo que ayuda a que lo

presupuestado este bien desarrollado.

15.- ¿Se verifica el retiro de las retenciones emitidas al proveedor?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se verifica el retiro de las retenciones emitidas al proveedor,

lo cual es una fortaleza para la compañía.

66

16.- ¿Al realizar una compra, se verifican que los datos de la factura estén correctos?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se verifican que los datos de la factura estén correctos,

debido a que la gerencia exige que si haya un control de lo que el proveedor entrega con lo que está

facturado.

17.- ¿Antes de pagar cualquier factura o comprobante, se revisa los valores a pagar?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se revisa los valores a pagar, debido a que siempre se

presenta un detalle al gerente de los pagos que se deben realizar.

67

18.- ¿El área de compras emite reportes de las compras a gerencia para que sea revisado?

Análisis.- La tabulación indica que no se emite reportes de las compras a gerencia para que sea

revisado, solamente se entrega en un papel informal los valores a cancelar de cada proveedor.

19.- ¿Existe un adecuado control con respecto a las fechas de vencimiento de las obligaciones

contraídas?

Análisis.- Los datos revelan que si se lleva un adecuado control con respecto a las fechas de

vencimiento de las obligaciones contraídas, debido a que no se demoran en pagar más de 15 días

sus cuentas.

68

20.- Se concilia periódicamente los registros auxiliares de cuentas por pagar contra la cuenta de

mayor general?

Análisis.- Los datos revelan que si se reconcilia periódicamente los registros auxiliares de cuentas

por pagar contra la cuenta de mayor general, lo que la información obtenida es verídica.

21.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación entre el área de compras y la gerencia?

Análisis.- Los resultados obtenidos arrojan que no hay una adecuada comunicación y coordinación

entre el área gerencial y el de compras, debido a que sólo hay relaciones informales.

69

22.- ¿Los proveedores proporcionan información oportuna acerca de sus productos?

Análisis.- Los resultados afirman que los proveedores proporcionan información oportuna acerca

de sus productos, por lo que hay una buena relación.

23.- ¿Los proveedores informan promociones, descuentos, de lo que ofrecen?

Análisis.- Los resultados demuestran que los proveedores informan promociones, descuentos, de lo

que ofrecen lo que facilita interactuar de mejor manera.

70

24.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado con algún proveedor?

Análisis.- Los resultados indican que si se comunica a la gerencia problemas que se hayan

presentado con algún proveedor, con el fin de que se solucione de la mejor manera.

25.- ¿Se efectúa comparaciones de las compras hechas mes a mes?

Análisis.- Los resultados indican que no se efectúa comparaciones de las compras hechas mes a

mes, por lo que no se toma la debida importancia del caso dentro de la compañía.

71


CUADRO RESUMEN

SI NO POND CALIF

1.- ¿Se manejan solicitudes de compra para todos los

compromisos de compra importantes?X 1 0

El manejo de compras

es informal

2.- ¿Están autorizadas las compras por la gerencia con un

documento formal?X 1 0

3.- ¿Se solicita cotizaciones antes de iniciar con el proceso

de compras?X 1 0

4.-¿Se confronta las facturas con los pedidos que se hace? X 1 0

5.- ¿En caso que la documentación de soporte no esté

disponible, se aprueba las facturas por un responsable?X 1 1

6.- ¿En caso de devoluciones, se lleva un control de las

notas de crédito recibidas?X 1 1

Sin ningún documento

por escrito

7.- ¿Están las facturas y notas de crédito sujetas a

aprobación final escrita antes de registrarlas como cuentas

por pagar?

X 1 1

8.- ¿Existe políticas que se relacionen con proveedores? X 1 0

9.-¿Se archivan de manera adecuada los documentos que

demuestren el pago de obligaciones con terceros?X 1 1

10.- ¿Los cheques son girados a nombre de la persona o

compañía que entregó la factura?X 1 1

11.- ¿Los proveedores aportan para el cumplimiento del

objetivo de compras?X 1 1

12.- ¿Se verifica los bienes y (donde sea práctico)

servicios recibidos, al momento de su recepción?X 1 1

13.- ¿Existe una buena liquidez en la compañía para la

adquisición de un bien o un servicio?X 1 1

14.- ¿Se cuenta con un análisis de precios? X 1 1

15.- ¿Se verifica el retiro de las retenciones emitidas al

proveedor?X 1 1

16.- ¿Al realizar una compra, se verifican que los datos de

la factura estén correctos?X 1 1

17.- ¿Antes de pagar cualquier factura o comprobante, se

revisa los valores a pagar?X 1 1

18.-¿El área de compras emite reportes de las compras a

gerencia para que sea revisado?X 1 0

19.- ¿Existe un adecuado control con respecto a las fechas

de vencimiento de las obligaciones contraídas?X 1 1

20.- ¿Se reconcilia periódicamente los registros auxiliares

de cuentas por pagar contra la cuenta de mayor general?X 1 1

21.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación

entre el área de compras y la gerencia?X 1 0

La gerencia muchas

veces cumple la

función de hacer

compras sin informar

al área

22.- ¿Los proveedores proporcionan información oportuna

acerca de sus productos?X 1 1

23.- ¿Los proveedores informan promociones, descuentos,

de lo que ofrecen?X 1 1

24.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan

presentado con algún proveedor?X 1 1

25.- ¿Se efectúa comparaciones de las compras hechas

mes a mes?X 1 0

TOTAL 17 8 25 17

PREGUNTASRESPUESTA

OBSERVACIONES



AMBIENTE DE CONTROL






EVALUACIÓN

72



Nivel de confianza


Ponderación 25


Nivel de riesgo

NR= 100 – NC

NR=100-68 = 32%


PONDERACIÓN

Bajo

Medio

Alto

NIVEL

15-50

51-75

76-95

73



COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO # DESCRIPCIÓN DEL RIESGO IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RESULTADO RIESGO INHERENTE CONTROLES IMPORTANCIA PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO RESIDUAL

Filosofía de gestión de

riesgos

No se cuenta con una solicitud de

compra, ni están autorizadas las

compras por la gerencia de

manera formal

1,2

Al no contar con un formato

establecido no se podrán autorizar

las compras

1 3 2 6 BAJO

El gerente revisará

las compras y

autorizará; y el

encargado de

compras tendrá la

obligación de

solicitar a las demás

áreas que llenen un

formato específico

1 1 1 BAJO


riesgos

No se solicitan cotizaciones antes

de iniciar con el proceso de

compras

3

Si no se pide cotizaciones no se

puede evaluar los precios entre

varios proveedores, lo cual dificulta

la toma de decisión para buscar la

mejor alternativa

5 3 2 30 MODERADO

El encargado del

área pedirá

cotizaciones y

evaluará la mejor

alternativa

1 1 1 BAJO


riesgos

No se confronta las facturas con

los pedidos que se hacen4

Si no se compara las facturas con

los pedidos, no se puede detectar

posibles errores

5 3 3 45 ALTO

El encargado del

área se asegura de

verificar lo que las

demás áreas

soliciten

1 2 2 BAJO



No existe políticas que se

relacionen con proveedores8

Si no hay políticas escritas no se

puede controlar de la mejor manera 10 3 3 90 ALTO Manual de políticas 5 2 1 BAJO

RESPUESTA A LOS

RIESGOSSelección de respuestas

No se emite reportes de las

compras a gerencia para que sean

revisado

18

Si no se emiten reporte a gerencia,

no se podrá tomar decisiones sobre

el manejo

10 2 1 20 MODERADO

Gerencia solicitará

mes a mes un

reporte

1 1 1 BAJO

INFORMACIÓN Y


No existe una adecuada

comunicación y coordinación

entre el área de compras y la

gerencia

21

Si no hay una adecuada

comunicación y coordinación entre

el área de compras y la gerencia no

se podría recibir los mensajes

adecuados en su debido tiempo y no

se podría conocer las necesidades

10 2 2 40 ALTO

Reuniones

mensuales entre el

área de compras y

gerencia para llegar

a un conceso de lo

que se necesita

comprar mes a mes

5 1 1 BAJO

SUPERVISIÓN Y

MONITOREOEvaluaciones independientes

No se efectúan comparaciones de

las compras hechas mes a mes25

Al no comparar las compras

hechas mes a mes no se puede

medir el grado de endeudamiento

10 2 2 40 ALTO

Monitoreo mes a

mes de las compras

efectuadas

1 1 1 BAJO


AMBIENTE DE

CONTROL

74

2.1.3.3. Narrativa del manejo de adquisiciones y cuentas por pagar

Las compras es el intercambio de un bien o servicio a cambio de efectuar el pago al proveedor,

para este proceso la compañía presenta el siguiente manejo:

- La relación con los proveedores es buena, la fecha máxima de pago es 15 días una vez

entregado el servicio o mercadería.

- Los proveedores mantienen compromiso alto con la compañía, y hacen la entrega

inmediata del pedido de mercadería o servicio.

El problema con el proceso de compras es que no hay un seguimiento de precios que le permita

evaluar precios a través de cotizaciones, el único respaldo de la cancelación de una factura es sacar

copia de los cheques, no se emite reportes a gerencia, no existe una adecuada comunicación y

coordinación entre el área de compras y la gerencia, no se efectúa comparaciones de las compras

hechas mes a mes, no existe políticas que se relacionen con proveedores.

2.1.4. Evaluación del manejo de Tesorería y bancos

1.- ¿El movimiento de caja se deja para importes mínimos?

Análisis.- El resultado indica que caja solamente se deja para importes mínimos.

75

2.- ¿El custodio del fondo de caja chica presenta los justificantes respectivos?

Análisis.- Se determina que el custodio responsable de la caja chica si presenta los debidos

sustentos de caja chica, y todo está debidamente autorizado por el SRI.

3.- ¿Se extiende cheques para renovar el fondo a la orden del custodio del fondo?

Análisis.- El resultado indica que si se extiende cheques para renovar el fondo a la orden del

custodio.

76

4.- ¿Se aprueba oficialmente los adelantos hechos del fondo de caja chica?

Análisis.- Si se aprueban oficialmente los adelantos hechos del fondo, lo que es necesario para el

respectivo manejo.

5.- ¿Es razonable el importe del fondo de caja chica?

Análisis.- Si es razonable el importe del fondo de caja chica y éste no supera los $80 dólares en el

mes.

77

6.- ¿Se hace resúmenes de los documentos de sustento de los desembolsos?

Análisis.- Los resultados indican que no existen resúmenes de los documentos de sustento de los

desembolsos, según mencionaron los encargados solo se entrega los documentos de soporte a

contabilidad.

7.- ¿Se prepara los cheques únicamente con evidencia de que la validez de las transacciones ha sido

confirmada, según los procedimientos de la compañía respecto a cuentas por pagar, planillas y

reembolso de fondos fijos?

Análisis.- Los datos arrojan que si se prepara los cheques únicamente con evidencia de que la

validez de las transacciones ha sido confirmada, según los procedimientos de la compañía respecto

a cuentas por pagar, planillas y reembolso de fondos fijos.

78

8.- ¿Los cheques que por su naturaleza no están sujetos a los procedimientos normales, son

autorizados por un funcionario responsable?

Análisis.- Los resultados indican que los cheques que por su naturaleza no están sujetos a los

procedimientos normales, son autorizados por un funcionario responsable, por lo cual en este caso

quién elabora y autoriza es el Sr. Roberto Carlos Machado (gerente general de la compañía) sin

pedir autorización a nadie.

9.- ¿Se controla la secuencia numérica de los cheques?

Análisis.- Los datos afirman que hay un control de la secuencia numérica de los cheques, se

menciona que la chequera no está en manos de nadie a más que del Sr. Roberto Carlos Machado.

79

10.- ¿Los cheques anulados están sujetos a control?

Análisis.- Los resultados indican que los cheques anulados están sujetos a control, se mencionó que

los cheques anulados son entregados a contabilidad para que ellos elaboren un informe de cheques

anulados y los registren.

11.- ¿Están debidamente resguardadas las chequeras en blanco?

Análisis.- Los resultados arrojan que si están debidamente resguardadas las chequeras en blanco, se

mencionó que están guardadas bajo llave en custodia del Sr. Roberto Carlos Machado.

80

12.- ¿Se realiza conciliaciones bancarias, de manera mensual?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se realiza conciliaciones bancarias, de manera mensual.

13.- ¿Las conciliaciones son revisadas y aprobadas por un funcionario responsable?

Análisis.- Las conciliaciones bancarias no son revisadas ni aprobadas por un funcionario

responsable.

81

14.- ¿El registro de ingreso y salida de dinero es controlado a través de alguna documentación

interna?

Análisis.- Los resultados revelan que no hay una documentación interna para el registro de ingreso

y salida del efectivo.

15.- ¿Existe políticas adecuadas para el manejo de caja chica y bancos?

Análisis.- No existe políticas que regulen el manejo de caja chica y bancos en la compañía por lo

que dificulta el manejo adecuado de tesorería y bancos.

82

16.- ¿Se ha formulado objetivos claros para el manejo adecuado de tesorería y bancos?

Análisis.- Se evidencia de que no se ha formulado objetivos claros para el manejo adecuado de

tesorería y bancos, por lo cual debería tomarse importancia para definir claramente los objetivos a

cumplirse.

17.- ¿Se verifica que al momento de entregar un cheque no haya errores ni manchones?

Análisis.- Siempre se verifica que al momento de entregar un cheque no haya errores ni

manchones, con el objeto de que no haya cheques devueltos a la compañía.

83

18.- ¿Se verifica que el saldo del banco sea el disponible para cancelar cualquier deuda?

Análisis.- Se afirma que si se verifica que el saldo del banco sea el disponible para cancelar

cualquier deuda, para no entregar cheques sin disponibilidad de fondos.

19.- ¿Se prevé que haya suficiente dinero en caja chica para responder a cualquier emergencia?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se prevé que haya suficiente dinero en caja chica para

responder a cualquier emergencia, se mencionó que el custodio lleva un buen control.

84

20.- ¿Se prepara los cheques en forma tal que dificulten posteriores alteraciones no autorizadas?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se prepara los cheques en forma tal que dificulten

posteriores alteraciones no autorizadas, debido a que este proceso lo hace el Sr. Roberto Carlos

Machado.

21.- ¿Se controla que se tenga los suficientes cheques en blanco para pagar?

Análisis.- Si se controla que se tenga los suficientes cheques en blanco para pagar, lo importante de

esto es que se disponga en un momento de urgencia.

85

22.- ¿Se elabora un resumen mensual de las transferencias recibidas de los clientes?

Análisis.- De acuerdo a los resultados si se elabora un resumen mensual de las transferencias

recibidas de los clientes, aunque son anotados en un cuaderno simple y no se utiliza mecanismos de

registro como Excel.

23.- ¿Se comunica a las demás áreas cuando hay retenciones de pago?

Análisis.- No se comunica a las demás áreas cuando hay retenciones de pago, por lo cual el Sr.

Roberto Carlos Machado actúa con autonomía.

86

24.- ¿Hay un constante monitoreo de los cheques que han sido cobrados, de las transferencias

recibidas, y de los débitos reflejados en las cuentas bancarias a diario?

Análisis.- El resultado arroja que si hay un constante monitoreo de los cheques que han sido

cobrados, de las transferencias recibidas, y de los débitos reflejados en las cuentas bancarias a

diario.

87


CUADRO RESUMEN

SI NO POND CALIF

1.- ¿El movimiento de caja se deja para importes mínimos? X 1 1

2.- ¿El custodio del fondo de caja chica presenta los

justicantes respectivos?X 1 1

3.- ¿Se extiende cheques para renovar el fondo a la orden

del custodio del fondo?X 1 1

4.- ¿Se aprueba oficialmente los adelantos hechos del

fondo? X1 1

5.- ¿Es razonable el importe del fondo de caja chica? X 1 1

6.- ¿Se hace resúmenes de los documentos de sustento de

los desembolsos? X 1 0

7.- ¿Se prepara los cheques únicamente con evidencia de

que la validez de las transacciones ha sido confirmada,

según los procedimientos de la compañía respecto a

cuentas por pagar, planillas y reembolso de fondos fijos? X 1 1

8.- ¿Los cheques que por su naturaleza no están sujetos a

los procedimientos normales, son autorizados por un

funcionario responsable? X 1 1

9.- ¿Se controla la secuencia numérica de los cheques? X 1 1

10.- ¿Los cheques anulados están sujetos a control X 1 1

11.- ¿Están debidamente resguardadas las chequeras en

blanco? X 1 1

12.- ¿Se realiza conciliaciones bancarias, de manera

mensual? X 1 1

13.- ¿Las conciliaciones son revisadas y aprobadas por un

funcionario responsable? X 1 0

14.- ¿El registro de ingreso y salida de dinero es controlado

a través de alguna documentación interna? X 1 0

15.- ¿Existe políticas adecuadas para el manejo de caja

chica y bancos? X 1 0

16.- ¿Se ha formulado objetivos claros para el manejo

adecuado de tesorería y bancos? X 1 0

17.- ¿Se verifica que al momento de entregar un cheque

no haya errores ni manchones? X 1 1

18.-¿Se verifica que el saldo del banco sea el disponible

para cancelar cualquier deuda? X 1 1

19.- ¿Se prevé que haya suficiente dinero en caja chica

para responder a cualquier emergencia? X 1 1

20.- ¿Se prepara los cheques en forma tal que dificulten

posteriores alteraciones no autorizadas? X 1 1

21.- ¿Se controla que se tenga los suficientes cheques en

blanco para pagar? X 1 1

22.- ¿Se elabora un resumen mensual de las transferencias

recibidas de los clientes? X 1 1

Se anota en un

cuaderno

23.- ¿Se comunica a las demás áreas cuando hay

retenciones de pago? X 1 0 Existe autonomia

24.- ¿Hay un constante monitoreo de los cheques que han

sido cobrados, de las transferencias recibidas, y de los

débitos reflejados en las cuentas bancarias a diario? X 1 1

TOTAL 18 6 24 18






PREGUNTASRESPUESTA

OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL


EVALUACIÓN

88




Ponderación 24


Nivel de riesgo

NR= 100 – NC

NR=100-75 = 25%


PONDERACIÓN

Bajo

Medio

Alto

NIVEL

15-50

51-75

76-95

89


Figura 2.5 Matriz de evolución de riesgos



riesgos

No se hacen resúmenes de los

documentos de sustento de los

desembolsos de caja chica

6Al no hacer resúmenes dificulta el

manejo ágil de la información1 3 2 BAJO

Formato de

liquidación de caja

chica

1 1 1 BAJO


riesgos

Las conciliaciones no son

revisadas y aprobadas por un

funcionario responsable

13

Al no estar aprobadas las

conciliaciones bancarias no hay un

control adecuado del saldo contable

vs el saldo del estado de cuenta

5 3 2 MODERADOGerente aprueba

conciliaciones1 2 1 BAJO


riesgos

El registro de ingreso y salida de

dinero no son controladas a

través de alguna documentación

interna

14

Al no tener documentación interna

no se puede respaldar el ingreso y

salida del efectivo

5 3 2 MODERADO

Comprobantes de

ingresos y egreso

que respalden la

transacción

1 1 1 BAJO



No existen políticas adecuadas

para el manejo de caja chica y

bancos

15

Al no contar con políticas

adecuadas para el manejo de caja

chica y bancos no se puede

conseguir un proceso estable

10 3 3 ALTO Manual de políticas 5 2 1 BAJO

ESTABLECIMIENTO


No se han formulado objetivos

claros para el manejo adecuado de

tesorería y bancos

16Si no se cuenta con objetivos claros

no se puede lograr un buen proceso10 2 2 ALTO Definir objetivos 5 2 1 BAJO

INFORMACIÓN Y


No se comunica a las demás áreas

cuando hay retenciones de pago23

Al no tener una buena

comunicación con las demás áreas

se genera un ambiente autónomo

10 2 2 ALTOInteracción con las

demás áreas5 1 1 BAJO


AMBIENTE DE

CONTROL

90

2.1.4.3. Narrativa del manejo de Tesorería y bancos

Caja Chica:

- El fondo que maneja la compañía es de $80,00 que son destinados por lo general a

movilizaciones, alimentación, y bienes menores.

- La persona encargada de caja chica informa al gerente para la reposición de dicho fondo

- No hay un formato de liquidación de caja chica que ayude a contabilidad a saber el detalle

de gastos efectuados.

- Los gastos de caja chica son respaldados en su mayoría

Bancos:

- En este proceso se debe coordinar el movimiento del efectivo, actualmente se maneja el

ingreso y salida de dinero de la siguiente manera:

- La salida de dinero sólo es autorizada por el Gerente de la compañía.

- El Sr. Roberto Carlos Machado tiene un buen control en el manejo de la chequera.

- La compañía no emite comprobantes de ingresos y egreso del efectivo

- El único respaldo de ingreso del efectivo son las anotaciones en el cuaderno del gerente de

MACHDEPORTES

- Se realiza conciliaciones bancarias mes a mes, pero éstas no son revisadas y aprobadas por

un funcionario responsable

- No existe políticas adecuadas para el manejo de caja chica y bancos

- No se ha formulado objetivos claros para el manejo adecuado de tesorería y bancos

- No se comunica a las demás áreas cuando hay retenciones de pago

91

2.1.5. Evaluación del manejo de ventas y cuentas por cobrar

1.- ¿Todas las ventas que se realiza son mediante contrato?

Análisis.- Los resultados revelan que todas las ventas que realiza la compañía son bajo contrato,

con el fin de que haya un acuerdo de voluntades que genere derechos y obligaciones.

2.- ¿Se revisa periódicamente las órdenes de pautaje?

Análisis.- Los resultados revelan que si se revisa periódicamente las órdenes de pautaje, esto con el

fin de verificar lo que el cliente requiere en las fechas indicadas, lo que quiere que se transmita y en

el programa que se deberá pautar.

92

3.- ¿Se da aviso de transmisión de pautas publicitarias al momento de receptar la orden de pautaje?

Análisis.- Si se da aviso de transmisión de pautas publicitarias al momento de receptar la orden de

pautaje, ya que de esta manera se puede transmitir a tiempo las cuñas publicitarias.

4.- ¿Se prepara la factura de venta en el mes en que se transmite la publicidad en la radio?

Análisis.- Si se emite la factura de venta en el mes en que se transmite la publicidad en la radio, con

el objetivo de cumplir con el contrato.

93

5.- ¿Se emite las facturas en orden secuencial?

Análisis.- Los resultados señalan que no se emite las facturas en orden secuencial, debido a que

muchas veces se imprime mal la factura, o hay clientes que piden que se cambie la fecha de

facturación como en el caso de las agencias de publicidad que el destino de entrega de la factura es

en otra provincia, y no la pueden contabilizar a tiempo.

6.- ¿Se cuenta con procedimientos para el registro de estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de

recuperación y, en su caso tienen creada alguna provisión?

Análisis.- Los resultados indican que si se cuenta con procedimientos para el registro de

estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de recuperación, y que se provisiona a lo que determina

la ley que es el 1%.

94

7.- ¿Se archiva de manera adecuada los documentos que demuestren el cobro a clientes?

Análisis.-Según los resultados se evidencia que si se archiva de manera adecuada los documentos

que demuestren el cobro a clientes.

8.- ¿Son fáciles de identificar los cobros con las facturas emitidas?

Análisis.- Si son fáciles de identificar los cobros con las facturas emitidas, ya que se dispone de un

buen archivo en la compañía.

95

9.- ¿Existe políticas relacionadas con clientes?

Análisis.- Los resultados arrojan que no existen políticas relacionadas con clientes, menciona la

encargada del manejo que no hay políticas escritas.

10.- ¿El encargado tiene completo conocimiento del área?

Análisis.- Los resultados arrojan que la encargada no reúne los conocimientos necesarios, por lo

que es necesario tener un plan de capacitación para poder resolver este problema.

96

11.- ¿Los clientes aportan para el cumplimiento del objetivo de ventas?

Análisis.- Los datos revelan que los clientes si aportan para el cumplimiento del objetivo de ventas,

lo que representa un punto a favor, ya que fortalece la relación cliente- compañía.

12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se quiere vender en el año?

Análisis.- Los datos revelan que si se pronostica anualmente cuánto se quiere vender en el año, lo

cual es una fortaleza para el cumplimiento de la misión, visión de la compañía.

97

13.- ¿En caso de anular algún documento utilizado para soportar los ingresos, éste se adjunta a fin

de mantener la secuencia y control numérico?

Análisis.- Los resultados arrojan que en el caso de anular algún documento utilizado para soportar

los ingresos, éste se adjunta a fin de mantener la secuencia y control numérico, lo cual es una

fortaleza para evitar pérdida de documentación.

14.- ¿Se estudia los clientes, previo a emitir una autorización de crédito?

Análisis.- Si se estudia los clientes, previo a emitir una autorización de crédito, el encargado del

área menciona que sólo se otorga créditos a las agencias de publicidad no más de 60 días de

emisión de la factura.

98

15.- ¿En caso de error de facturación se elabora notas de crédito, las cuales son debidamente

aprobadas?

Análisis.-Los resultados indican que en caso de error de facturación si se elabora notas de crédito,

las cuales son debidamente aprobadas por el gerente, con el fin de que se mantenga al tanto de lo

ocurrido.

16.- ¿Se verifica que las facturas estén correctamente llenadas?

Análisis.- Según los resultados si se verifica que las facturas estén correctamente llenadas, a más de

ello señala que son comparadas con la orden de transmisión y de acuerdo a eso se procede a

facturar.

99

17.- ¿Se analiza las posibilidades de recuperación de cartera en general?

Análisis.- Si se analiza las posibilidades de recuperación de cartera en general, lo cual es una

fortaleza ya que garantiza la seguridad a la compañía.

18.- ¿Hay un adecuado control de la rotación de cartera?

Análisis.- Los resultados arrojan que no hay un adecuado control de la rotación de cartera, lo cual

es una debilidad ya que no se puede determinar el período promedio de cobro.

100

19.- ¿Se concilia periódicamente los auxiliares y la cuenta de mayor correspondiente?

Análisis.- Los resultados demuestran que si se concilia periódicamente los auxiliares y la cuenta de

mayor correspondiente, con el fin de tener un detalle efectivo para las cuentas.

20.- ¿Se prepara mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos?

Análisis.- No se prepara mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos,

como se mencionó el encargado de esta área solamente se guía en las facturas físicas que se

mantiene en el archivo para saber quién adeuda y quién no.

101

21.- ¿Se controla que se reciba retenciones a tiempo?

Análisis.- Los resultados indican que si se controla que se reciba retenciones a tiempo, lo cual

facilita el manejo de la cartera.

22.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación entre el área de ventas y la gerencia?

Análisis.- Los resultados revelan que si existe una adecuada comunicación y coordinación entre el

área de ventas y la gerencia, lo cual es una fortaleza para las dos áreas.

102

23.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado con algún cliente?


presentado con algún cliente, lo cual es una fortaleza ya que se espera buscar la mejor solución

posible.

24.- ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza?

Análisis.- Si existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza, esto se lo

realiza mes a mes con el objetivo de determinar morosidad.

103

25.- ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar?

Análisis.- Los resultados revelan que no hay confirmación periódica por escrito de los saldos por

cobrar, lo cual representa una debilidad ya que no se mantiene al tanto a los clientes de los valores

pendientes de pago.

104


CUADRO RESUMEN

SI NO POND CALIF

1.- ¿Todas las ventas que se realizan son mediante

contrato?X 1 1

2.- ¿Se revisa periódicamente las órdenes de pautaje? X 1 1

3.- ¿Se da aviso de transmisión de pautas publicitarias al

momento de receptar la orden de pautaje?X 1 1

4.- ¿Se prepara la factura de venta en el mes en que se

transmite la publicidad en la radio?X 1 1

5.- ¿Se emite las facturas en orden secuencial? X 1 0

6.- ¿Se cuenta con procedimientos para el registro de

estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de

recuperación y, en su caso tienen creada alguna provisión? X 1

1

7.-¿Se archiva de manera adecuada los documentos que

demuestren el cobro a clientes?X 1 1

8.- ¿Son fáciles de identificar los cobros con las facturas

emitidas?X 1 1

9.- ¿Existe políticas relacionadas con clientes? X 1 0

10.- ¿El encargado tiene completo conocimiento en el

área?X 1 0

11.- ¿Los clientes aportan para el cumplimiento del

objetivo de ventas?X

1 1

12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se quiere vender en

el año?X

1 1

13.- ¿En caso de anular algún documento utilizado para

soportar los ingresos, este se adjunta a fin de mantener la

secuencia y control numérico?

X 1 1

14.- ¿Se estudia los clientes, previo a emitir una

autorización de crédito? X 1 1

15.- ¿En caso de error de facturación se elaboran notas de

crédito, las cuales son debidamente aprobadas?X 1 1

16.- ¿Se verifica que las facturas estén correctamente

llenadas?X 1 1

17.- ¿Se analiza las posibilidades de recuperación de

cartera en general?X

1 1

18.- ¿Hay un adecuado control de la rotación de cartera? X 1 0

19.- ¿Se concilia periódicamente los auxiliares y la cuenta

de mayor correspondiente?X 1 1

20.- ¿Se prepara mensualmente informes de cuentas por

cobrar por antigüedad de saldos?X 1 0

Se guían en las

facturas físicas que se

mantiene en el archivo

para saber quién

adeuda y quién no

21.- ¿Se controla que se reciban retenciones a tiempo? X 1 1


entre el área de ventas y la gerencia?X 1 1


presentado con algún cliente?X 1 1

24.- ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre

vencimientos y cobranza?X 1 1

25.- ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito de

los saldos por cobrar? X 1 0

TOTAL 19 6 25 17

PREGUNTASRESPUESTA

OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL







EVALUACIÓN


105




Ponderación 25

Interpretación: El nivel de confianza indica que es alto

Nivel de riesgo

NR= 100 – NC

NR=100-76 = 24%


PONDERACIÓN

Bajo

Medio

Alto

NIVEL

15-50

51-75

76-95

106

2.1.5.2. Evaluación de la matriz de riesgos

Figura 2.6 Matriz de avaluación de riesgos



riesgos

No se emiten las facturas en

orden secuencial5

Si no se sigue un orden secuencial al

momento de facturar se generarán

problemas de registro de la

información

1 3 2 BAJO

Dejar 5 facturas en

blanco mes a mes

para evitar que se

pierda el secuencial

y se pueda facturar

lo que no se pudo

con fecha del mes

que corresponda

1 1 1 BAJO



No Existe políticas relacionadas

con clientes9

Si no hay políticas fijadas no se

podrá llevar un manejo eficaz y

eficiente




El encargado no tiene completo

conocimiento en el área10

Si el encargado no tiene amplios

conocimientos en el área, generará

una información poco confiable,

generará demoras en los procesos

5 2 1 BAJOPlan de

capacitación1 1 1 BAJO

Controles de los sistemas de

información

No hay un adecuado control de la

rotación de cartera18

Si no ha un adecuado control de la

rotación de la cartera, es probable

que no se tome adecuadas

decisiones

10 2 2 ALTO

Evaluar mediante

indicadores

financieros el

impacto

5 2 1 BAJO


información

No se preparan mensualmente

informes de cuentas por cobrar

por antigüedad de saldos

20

Si no se prepara mensualmente un

informe, la empresa no podrá

establecer medidas para reducir el

riesgo de cobro

5 3 2 MODERADO Elaborar informes 1 2 1 BAJO

SUPERVISIÓN Y

MONITOREO

Comunicación de

deficiencias

No se realiza una confirmación

periódica por escrito de los saldos

por cobrar

25

Si no se realiza una confirmación

por escrito de los saldos por cobrar,

los clientes no se podrán informar

de sus deudas

5 3 2 MODERADO

El encargado de

ventas y cobranzas

será quién se

encargue de

informar a los

clientes por escrito

los valores que

adeudan

1 1 1 BAJO


AMBIENTE DE

CONTROL

ACTIVIDADES DE

CONTROL

107

2.1.5.3. Narrativa del manejo de ventas y cuentas por cobrar

Esta compañía esta segmentada al mercado de consumo y al mercado de negocio, lo cual ha

llevado a transmitir en base a la honestidad y profesionalismo los diferentes programas deportivos,

brindando calidad en el servicio, atrayendo a la mayor cantidad de audiencia y teniendo el más alto

raiting de sintonía.

Actualmente MACHDERPORTES se ubica en la siguiente posición ranking de radioyentes:

1. Fútbol FM

2. Música y sonido (Mach Deportes)

3. La deportiva

4. Única deportiva

5. La Red

6. Sonorama

7. CRE Satelital

8. Universal

9. Hot 106 radio fuego

Todo esto se ha logrado con la experiencia y capacidad del personal que labora en

MACHDEPORTES, por cual es la principal razón del giro del negocio para obtener ingresos. Pues

bien las ventas en la compañía son transacciones comerciales que se realiza con los clientes, lo cual

se otorga un servicio publicitario en la radio (cuñas) a cambio de una promesa de pago o

equivalente de dinero, o combinación de éstos. Las consideraciones en el manejo de ventas de la

compañía muestran los siguientes escenarios tanto positivos como negativos:

-MACHDEPORTES CIA. LTDA., mantiene un nicho de mercado establecido, y a su vez existe

una buena relación con los clientes.

- Las ventas son realizadas apenas el cliente solicite una orden de trasmisión de publicidad,

previa a la firma del contrato.

- El archivo de la facturación es bueno, ya que se separa en archivo de facturas pendientes de

cobro y otra de facturas ya cobradas.

- No se emite las facturas en orden secuencial

- No existe políticas relacionadas con clientes

- El encargado no tiene completo conocimiento del área

- No hay un adecuado control de la rotación de cartera

108

- No se prepara mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos

- No hay comunicación con los clientes una vez vencido el tiempo de cobro

- No se realiza conciliaciones periódicas de las facturas emitidas y los cobros efectuados por

los clientes.

2.1.6. Evaluación del manejo de activos fijos

1.- ¿Se maneja registros auxiliares para cada una de las clasificaciones de activos fijos?

Análisis.- Según el resultado, se maneja registros auxiliares para cada una de las clasificaciones de

activos fijos, lo cual es una fortaleza para evaluar el comportamiento en conjunto de los activos

fijos de similares características.

2.- ¿Se cuadra por lo menos una vez al año los auxiliares con el mayor general, con respecto a

costo y depreciación acumulada?

109

Análisis.- Los resultados arrojan que si se cuadra por lo menos una vez al año los auxiliares con el

mayor general, con respecto a costo y depreciación acumulada, lo que representa una fortaleza para

llevar un mejor control.

3.- ¿Se cuenta con un reglamento o políticas para el manejo de los activos fijos?

Análisis.- Los resultados revelan que no se cuenta con un reglamento o políticas para el manejo de

los activos fijos, lo cual es una debilidad debido a que no puede llevar un tratamiento adecuado a

los activos fijos.

4.- ¿Se tiene bajo custodia los títulos de propiedad de los activos fijos?

Análisis.- Si se tiene bajo custodia los títulos de propiedad de los activos fijos, lo cual es una

fortaleza ya que se tiene un respaldo de propiedad del activo fijo.

110

5.- ¿Los activos fijos se deprecian en forma mensual?

Análisis.- El resultado muestra que los activos fijos si se deprecian en forma mensual, lo cual

garantiza una información más adecuada mes a mes sobre el comportamiento de los activos fijos en

el tiempo de uso.

6.- ¿Existe un responsable que autorice las compras, ventas o baja y cancelaciones de activos fijos?

Análisis.- El resultado revela que si existe un responsable que autorice las compras, ventas o baja y

cancelaciones de activos fijos, se mencionó que la persona que lo hace es el Sr. Roberto Carlos

Machado.

111

7.- ¿Los activos fijos están debidamente codificados y con etiqueta para identificar fácilmente?

Análisis.- El resultado arroja que los activos fijos no están debidamente codificados y con etiqueta

para identificar fácilmente, lo cual representa un riesgo futuro ya que si la compañía crece e

invierte en activos fijos se puede perder el control de ello.

8.- ¿Está reglamentado las tasas para depreciar los activos fijos?

Análisis.- Los resultados arrojan que si son adecuadas las tasas para depreciar los activos fijos, lo

cual es una fortaleza ya que se deprecia dentro de los porcentajes que establece el SRI.

112

9.- ¿Es uniforme el método y las tasas de depreciación aplicadas de un año a otro?

Análisis.- Los resultados indican que si es uniforme el método y las tasas de depreciación aplicadas

de un año a otro, lo cual es una fortaleza ya que no varía el cálculo.

10.- ¿Se cumple con el debido tratamiento a los activos fijos de tal manera que cumplan con los

objetivos del proceso?

Análisis.- Los resultados revelan que no se cumple con el debido tratamiento a los activos fijos de

tal manera que no se cumple con los objetivos del proceso, lo cual es una debilidad ya que no se

toma la debida importancia.

113

11.- ¿Se determina por escrito las personas responsables de la custodia y mantenimiento de los

activos fijos asignados?

Análisis.- Los resultados arrojan que no se determina por escrito las personas responsables de la

custodia y mantenimiento de los activos fijos asignados, lo cual es una debilidad ya que así no se

controla que los activos fijos se encuentren en buen estado.

12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en activos fijos?

Análisis.- Los resultados revelan que no se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en

activos fijos, lo cual es una debilidad ya que no se podrían remplazar activos fijos obsoletos.

114

13.- ¿Se efectúa periódicamente una verificación física de los activos fijos?

Análisis.- De acuerdo al resultado obtenido no se efectúa periódicamente una verificación física de

los activos fijos, lo cual representa un riesgo de inseguridad a la compañía.

14.- ¿Existe métodos para verificar que se haya recibido y registrado adecuadamente los activos

adquiridos?

Análisis.- Los resultados obtenidos de la evaluación indican que no existen métodos para verificar

que se haya recibido y registrado adecuadamente los activos adquiridos, lo cual puede generar

problemas en el uso.

115

15.- ¿Se protege adecuadamente los bienes de la compañía, incluyendo su aseguramiento?

Análisis.- Los resultados arrojan que no se protegen adecuadamente los bienes de la compañía,

incluyendo su aseguramiento, lo cual es una debilidad ya que deberían contratar a una aseguradora

contra posibles riesgos que estén expuestos los activos fijos como robo.

16.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación con la gerencia en cualquier proceso que

involucre el tratamiento de activos fijos?

Análisis.- Los resultados revelan que no existe una adecuada comunicación y coordinación con la

gerencia en cualquier proceso que involucre el tratamiento de activos fijos, lo cual es una debilidad

ya que no se informa adecuadamente y no se pueden tomar las mejores decisiones.

116

17.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado en el momento de depreciar un

activo fijo?

Análisis.- Los resultados revelan que si se comunica a la gerencia problemas que se hayan

presentado en el momento de depreciar un activo fijo, con el fin de conocer cualquier ajuste que se

quiera hacer.

18.- ¿Se supervisa y monitorea adecuadamente la asignación de activos fijos, traslado o descargo

por deterioro de los mismos?

Análisis.- Los resultados arrojan que no se controla adecuadamente la asignación de activos fijos,

traslado o descargo por deterioro de los mismos, por lo cual es necesario tomar las medidas

necesarias para evitar problemas futuros.

117


CUADRO RESUMEN

SI NO POND CALIF

1.- ¿Se maneja registros auxiliares para cada una de las

clasificaciones de activos fijos?X 1 1

2.- ¿Se cuadra por lo menos una vez al año los auxiliares

con el mayor general, con respecto a costo y depreciación

acumulada?

X 1 1

3.- ¿Se cuenta con un reglamento o políticas para el

manejo de los activos fijos?X 1 0

4.- ¿Se tiene bajo custodia los títulos de propiedad de los

activos fijos?X 1 1

5.- ¿Los activos fijos se deprecian en forma mensual? X 1 1

6.- ¿Existe un responsable que autorice las compras,

ventas o baja y cancelaciones de activos fijos?X 1 1

7.- ¿Los activos fijos están debidamente codificados y con

etiqueta para identificar fácilmente?X 1 0

8.- ¿Está reglamentado las tasas para depreciar los activos

fijos?X 1 1

9.- ¿Es uniforme el método y las tasas de depreciación

aplicadas de un año a otro?X 1 1

10.- ¿Se cumple con el debido tratamiento a los activos

fijos de tal manera que cumplan con los objetivos del

proceso?

X 1 0

11.- ¿Se determina por escrito las personas responsables

de la custodia y mantenimiento de los activos fijos

asignados?

X 1 0

12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en

cuanto a activos fijos?X 1 0

13.- ¿Se efectúa periódicamente una verificación física de

los activos fijos?X 1 0

14.- ¿Existe métodos para verificar que se hayan recibido

y registrado adecuadamente los activos adquiridos?X 1 0

15.- ¿Se protege adecuadamente los bienes de la

compañía, incluyendo su aseguramiento?X 1 0


con la gerencia en cualquier proceso que involucre el

tratamiento de activos fijos?

X 1 0


presentado en el momento de depreciar un activo fijo?X 1 1

18.- ¿Se supervisa y monitorea adecuadamente la

asignación de activos fijos, traslado o descargo por

deterioro de los mismos?

X 1 0

TOTAL 8 10 18 8

PREGUNTASRESPUESTA

OBSERVACIONES


AMBIENTE DE CONTROL






EVALUACIÓN


118




Ponderación 18

Interpretación: El nivel de confianza indica que es bajo

Nivel de riesgo

NR= 100 – NC

NR=100-44 = 56%

Interpretación: En nivel de riesgo es medio

PONDERACIÓN

Bajo

Medio

Alto

NIVEL

15-50

51-75

76-95

119






No se cuenta con un reglamento o

políticas para el manejo de los

activos fijos

3

Si no se cuenta con un reglamento

o políticas para el manejo de los

activos fijos no se puede controlar

de la mejor manera los activos fijos

de la empresa



riesgos

Los activos fijos no están

debidamente codificados y con

etiqueta para identificar

fácilmente

7

Si no se codifica ni se etiqueta a los

activos fijos puede tener un riesgo

futuro ya que si la empresa crece e

invierte en activos fijos se puede

perder el control de ello.

10 2 3 ALTOCodificar y etiquetas

los activos fijos1 2 2 BAJO

ESTABLECIMIENTO


No se cumple con el debido

tratamiento a los activos fijos de

tal manera que cumpla con los

objetivos del proceso

10

Si no se cumple con el debido

tratamiento pueden haber pérdidas

muy grandes para la empresa

10 2 3 ALTO

Determinar

objetivos a

cumplirse

1 2 2 BAJO

Acontecimientos

No se determinan por escrito las

personas responsables de la

custodia y mantenimiento de los

activos fijos asignados

11

Si no se asignan responsables para

la custodia del activo fijo la

empresa puede sufrir despilfarros

10 2 3 ALTOAsignación de

responsables1 1 1 BAJO

Acontecimientos

No se pronostica anualmente

cuánto se desea invertir en cuanto

a activos fijos

12

Si no se pronóstica inversiones en

activos fijos la empresa no podría

funcionar de la mejor manera ya

que no se podría reemplazar

activos fijos obsoletos

5 2 2 MODERADOPresupuesto de

activos fijos1 1 1 BAJO

Evaluación de posibles

respuestas

No se efectúa periódicamente una

verificación física de los activos

fijos

13

Si no se realiza una verificación

física se presenta el riesgo de

inseguridad en la empresa en

relación a sus activos fijos

10 2 3 ALTOVerificaciones

físicas constantes1 2 1 BAJO

Evaluación de posibles

respuestas

No existen métodos para verificar

que se hayan recibido y registrado

adecuadamente los activos

adquiridos

14

Si no se hace una verificación al

momento de adquirir un activo fijo

habría problemas de uso y de

información contable

10 2 3 MODERADO

Cotejar los activos

fijos con los

aspectos contables

1 1 2 BAJO

ACTIVIDADES DE

CONTROL

Controles específicos de la

entidad

No se protegen adecuadamente

los bienes de la empresa,

incluyendo su aseguramiento

15

Si no se asegura a los activos no se

puede prevenir riesgos futuros

como robos

5 2 2 MODERADO Ninguno 5 2 2 MODERADO

INFORMACIÓN Y



comunicación y coordinación con

la gerencia en cualquier proceso

que involucre el tratamiento de

activos fijos

16

Si no existe una buena

comunicación y coordinación con

la gerencia sobre el tratamiento de

activos fijos no se podría tomar las

mejores decisiones

10 2 3 ALTOComunicación

constante1 2 1 BAJO

SUPERVISIÓN Y

MONITOREO

Actividades permanentes de

supervisión

No se supervisa y monitorea

adecuadamente la asignación de

activos fijos, traslado o descargo

por deterioro de los mismos

18

Si no se supervisa ni monitorea

adecuadamente no se pueden

establecer guias de acción para un

buen control

10 2 3 ALTO Guias de accción 1 2 1 BAJO


AMBIENTE DE

CONTROL

RESPUESTA A LOS

RIEGOS

IDENTIFICACIÓN DE

EVENTOS

120

2.1.6.3. Narrativa del manejo de activos fijos

Los activos fijos que dispone la compañía son: muebles y enseres, equipo de computación, equipos

de trasmisión, equipo de oficina y vehículos, las deficiencias se presentan de la siguiente manera:

1. No se cuenta con un reglamento o políticas para el manejo de los activos fijos

2. Los activos fijos no están debidamente codificados y con etiqueta para identificar

fácilmente

3. No se cumple con el debido tratamiento a los activos fijos de tal manera que cumpla

con los objetivos del proceso

4. No se determina por escrito las personas responsables de la custodia y mantenimiento

de los activos fijos asignados

5. No se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en cuanto a activos fijos

6. No se efectúa periódicamente una verificación física de los activos fijos

7. No existe métodos para verificar que se haya recibido y registrado adecuadamente los

activos adquiridos

8. No se protege adecuadamente los bienes de la compañía, incluyendo su aseguramiento

9. No existe una adecuada comunicación y coordinación con la gerencia en cualquier

proceso que involucre el tratamiento de activos fijos

10. No se supervisa y monitorea adecuadamente la asignación de activos fijos, traslado o

descargo por deterioro de los mismos

2.1.7. Evaluación del área contable-financiera

1.- ¿Existe políticas para la ejecución de los procesos?

Análisis.- El resultado indica que no existe políticas para la ejecución de los procesos, lo cual es

necesario para el correcto manejo.

121

2.- ¿Existe una adecuada segregación de funciones en cuanto a autorización, registro y custodia del

área de contable financiera?

Análisis.- Los resultados arrojan que no existe una adecuada segregación de funciones en cuanto a

autorización, registro y custodia del área de contable financiera, por lo que es importante definir en

la organización las responsabilidades que debe tener el encargo del área.

3.- ¿Se genera reportes de estados financieros en forma periódica?

Análisis.- Los resultados revelan que si se genera reportes de estados financieros en forma

periódica, pero se menciona que solamente se presente el estado de resultados y el estado de

situación financiera, lo cual sería necesario que se presente el juego completo en forma mensual

para tomar mejor las decisiones.

122

4.- ¿Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con

el documento idóneo correspondiente?

Análisis.- Los resultados arrojan que las cifras existentes en los estados, informes y reportes

contables si se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente, lo cual es una

fortaleza para un correcto manejo del archivo.

5.- ¿Se cuenta con catálogo de cuentas actualizado?

Análisis.- Los resultados arrojan que si se cuenta con catálogo de cuentas actualizado, se mencionó

que es codificado en base a lo que establece la superintendencia de compañías, lo cual es una

fortaleza para facilitar la presentación ante el organismo de control.

123

6.- ¿El encargado determina los impuestos que deben causarse, y posteriormente pide la aprobación

de la gerencia para subir la declaración?

Análisis.- Los resultados arrojan que el encargado si determina los impuestos que deben causarse, y

posteriormente pide la aprobación de la gerencia para cargar la declaración al sistema del SRI, lo

cual es importante ya que la gerencia está consciente de los valores que deben cancelarse.

7.- ¿Las declaraciones son preparadas y conciliadas con el registro contable?

Análisis.- Los resultados demuestran que las declaraciones si son preparadas y conciliadas con el

registro contable, lo cual es una fortaleza ya que es verídica la información.

124

8.- ¿Se tiene calendarizadas las obligaciones fiscales y monitoreadas su cumplimiento?

Análisis.- Los datos revelan que si se tiene calendarizado las obligaciones fiscales y monitoreadas

su cumplimiento, lo cual es necesario ya que se evita de tener multas e intereses en las

declaraciones.

9.- ¿Al cierre, se analiza los gastos susceptibles de periodificación contable por el responsable de

contabilidad?

Análisis.- Los datos revelan que sí se analiza los gastos susceptibles de periodificación contable por

el responsable de contabilidad, lo cual es importante para el correcto manejo.

125

10.- ¿Existe delimitación de responsabilidades así como de procesos dentro del Área?

Análisis.- Los resultados revelan que no existe delimitación de responsabilidades así como de

procesos dentro del Área, lo cual es una debilidad al momento de actuar ante posibles eventos.

11.- ¿Se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los documentos contables?

Análisis.- Los resultados revelan que si se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los

documentos contables, se mencionó que los documentos son guardados bajo llave para evitar

alteraciones en la información lo cual es una fortaleza.

126

12.- ¿Opera la autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos?

Análisis.- Los resultados revelan que si se opera la autorización a diferentes niveles para contraer

pasivos y garantizarlos, pero no se firma ningún documento todo es informal.

13.- Se cumple con el debido tratamiento del manejo contable de tal manera que cumpla con los

objetivos del proceso?

Análisis.- Los resultados indican que si se cumple con el debido tratamiento del manejo contable de

tal manera que cumpla con los objetivos del proceso, por lo que es buena la información que se

entrega.

127

14.- ¿Es utilizada la información como herramienta de análisis?

Análisis.- Los resultados revelan que no es utilizada la información como herramienta de análisis,

se menciona que sólo se da lectura de los balances, pero no sirve como herramienta de toma de

decisiones lo cual es una debilidad.

15.- ¿La compañía maneja presupuestos?

Análisis.- Los resultados indican que la compañía si maneja presupuestos, lo cual es una fortaleza

para saber cómo actuar durante un año proyectado.

128

16.- ¿Se utiliza métodos de análisis financieros que permitan evaluar el comportamiento de las

cuentas?

Análisis.- Los resultados revelan que no se utiliza métodos de análisis financieros que permitan

evaluar el comportamiento de las cuentas, lo cual es una debilidad ya que no se puede tomar

decisiones.

17.- ¿Se da cumplimiento con los requerimientos establecidos por la Superintendencia de

Compañías?

Análisis.- Los resultados indican que si se da cumplimiento con los requerimientos establecidos por

la Superintendencia de Compañías, lo cual es una fortaleza ya que no se corre el riesgo de tener

problemas con este organismo de control.

129

18.- ¿Se revisa la documentación antes de contabilizar los hechos ocurridos?

Análisis.- Los resultados indican que si se revisa la documentación antes de contabilizar los hechos

ocurridos, lo cual es una fortaleza ya que no se corre el riesgo de error.

19.- ¿Antes de entregar los Estados Financieros, se prepara un informe con notas contables?

Análisis.- Los resultados revelan que antes de entregar los Estados Financieros, no se prepara un

informe con notas contables, lo cual es una debilidad ya que no se puede tener una información

apropiada para dar lectura a los balances.

130

20.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado en el momento de presentación

de balances?


presentado en el momento de presentación de balances, lo cual es una fortaleza ya que se pueden

tomar las medidas correctivas a tiempo.

21.- ¿Existe un monitoreo continuo por parte de la gerencia en el cierre periódico de balances?

Análisis.- Los resultados indican que si existe un monitoreo continuo por parte de la gerencia en el

cierre periódico de balances, lo que hay un compromiso de hacer bien las cosas.

131


CUADRO RESUMEN

SI NO POND CALIF

1.- ¿Existe políticas para la ejecución de los procesos? X 1 0

2.- ¿Existe una adecuada segregación de funciones en

cuanto a autorización, registro y custodia del área contable

financiera? X 1 0

3.- ¿Se genera reportes de balances en forma periódica? X 1 1 Solo los básicos

4.-¿Las cifras existentes en los estados, informes y

reportes contables se encuentran soportadas con el

documento idóneo correspondiente? X 1 1

5.- ¿Se cuenta con catálogo de cuentas actualizado? X 1 1

6.- ¿El encargado determina los impuestos que deben

causarse, y posteriormente pide la aprobación de la

gerencia para subir la declaración? X 1 1

7.- ¿Las declaraciones son preparadas y conciliadas con el

registro contable? X 1 1

8.- ¿Se tiene calendarizadas las obligaciones fiscales y

monitoreado su cumplimiento? X 1 1

9.- ¿Al cierre, se analiza los gastos susceptibles de

periodificación contable por el responsable de contabilidad?X 1 1

10.- ¿Existe delimitación de responsabilidades así como de

procesos dentro del departamento? X 1 0

11.- ¿Se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los

documentos contables? X 1 1

12.- ¿Opera la autorización a diferentes niveles para

contraer pasivos y garantizarlos? X 1 1 De forma informal

13.- ¿Se cumple con el debido tratamiento del manejo

contable de tal manera que cumpla con los objetivos del

proceso? X 1 1

14.- ¿Es utilizada la información como herramienta de

análisis? X 1 0

15.- ¿La compañía maneja presupuestos? X 1 1

16.- ¿Se utiliza métodos de análisis financieros que

permitan evaluar el comportamiento de las cuentas? X 1 0

17.- ¿Se da cumplimiento con los requerimientos

establecidos por la Superintendencia de Compañías? X 1 1

18.- ¿Se revisa la documentación antes de contabilizar los

hechos ocurridos? X 1 1

19.- ¿Antes de entregar los estados financieros, se prepara

un informe con notas contables? X 1 0


presentado en el momento de presentación de balances? X 1 1

21.- ¿Existe un monitoreo continuo por parte de la gerencia

en el cierre periódico de balances? X 1 1

TOTAL 15 6 21 15

PREGUNTASRESPUESTA

OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL







EVALUACIÓN


132




Ponderación 21


Nivel de riesgo

NR= 100 – NC

NR=100-71 = 29%


PONDERACIÓN

Bajo

Medio

Alto

NIVEL

15-50

51-75

76-95

133

2.1.7.2. Matriz de evaluación de riesgo

Figura 2.8 Matriz de evaluación de riesgo




No existen políticas para la

ejecución de los procesos 1

Al no tener políticas fijadas no se

puede tener un adecuado control 10 3 3 ALTO Manual de políticas 5 2 1 BAJO




segregación de funciones en

cuanto a autorización, registro y

custodia del área contable

financiera y No existe

delimitación de responsabilidades

así como de procesos dentro del

departamento 2,1

Al no tener asignadas funciones y

responsabilidades no se puede

cumplir con un adecuado proceso 10 3 3 ALTO

Determinar

funciones y

asignación de

responsabilidades 1 2 1 BAJO

IDENTIFICACIÓN DE

EVENTOS Técnicas de evaluación

No se utilizan métodos de análisis

financieros que permitan evaluar

el comportamiento de las cuentas,

y no se utilizada la información

como herramienta de análisis 14,16

Si no se utiliza herramientas de

análisis no se puede evaluar el

comportamiento de los estados

financieros 10 3 3 ALTO

Herramientas de

análisis financieros

como indicadores

financieros, método

de evaluación

horizontal y

vertical 1 2 1 BAJO

ACTIVIDADES DE

CONTROL


información

Antes de entregar los estados

financieros, no se prepara un

informe con notas contables 19

Si no se entrega las información

con notas contables no se puede

conocer a detalle la información

para tomar decisiones 10 3 3 ALTO

Informes con notas

contables 1 2 1 BAJO


AMBIENTE DE

CONTROL

134

2.1.7.3. Narrativa del manejo contable – financiero

Actualmente se viven preocupaciones frente a la administración financiera y su gestión, ya que esto

depende mucho de las habilidades que tengan las personas en las diferentes áreas y los procesos

que se lleven a cabo para obtener información financiera de calidad, y la inexistencia de un sistema

de control financiero provoca que no se conozca los avances de los procesos en su totalidad en

cuanto a la generación de reportes de información contable, pues no se puede medir el grado de

beneficio de los mismos para la compañía.

Otro de los problemas en la organización es que el administrador financiero del negocio no usa

herramientas de análisis frente al control, las inversiones, la efectividad del manejo de los recursos,

en la confiabilidad de la información financiera, pero sobre todo en la toma de decisiones.

2.2. Conclusión General

En la evaluación realizada a la compañía MACHDEPORTES, se puede observar que el punto

donde exige más atención es el área administrativa, esta situación se debe a que el área no ha

creado controles así como establecimiento de normas, políticas a nivel general, de igual manera no

hay un grado de comunicación con cada uno de sus colaboradores de la compañía para conocer sus

problemas internos en cada área.

Como consecuencia de la no existencia de controles el resto de áreas tampoco poseen reglamentos

específicos para su actividad cotidiana, lo que implica no cumplir al 100% con un debido proceso y

no se tenga establecidos objetivos a cumplirse.

Las encuestas realizadas lograron determinar este riesgo por lo que es necesario corregir los errores

mencionados, para un correcto y eficiente funcionamiento de la misma.

135

CAPITULO III

3. Marco Teórico

3.1. COSO II - Marco de gestión Integral de riesgos del negocio

3.1.1. Definición de Control Interno Según COSO

El Control Interno es un proceso ejecutado por el personal de la entidad, diseñado para cumplir

objetivos específicos, integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos

burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el

resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable

para el logro de objetivos. (Commission Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway, 2004)

3.1.2. Componentes de Control Interno

3.1.2.1. Ambiente Interno

El ambiente interno abarca el modo de una organización, que influye en la conciencia de sus

empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros componentes de la gestión de riesgos

corporativos, proporcionando disciplina y estructura.

3.1.2.2. Establecimiento de objetivos

Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas y una

condición previa para la identificación eficaz de eventos, la evaluación de sus riesgos y la respuesta

a ellos es fijar los objetivos, que tiene que estar alineados con el riesgo aceptado por la entidad, que

orienta a su vez los niveles de tolerancia al riesgo de la misma. (Commission Committee of

Sponsoring Organizations of the Treadway, 2004)

Los objetivos se fijan de manera estratégica, estableciendo con ellos una base para los objetivos

operativos, de información y de cumplimiento.

3.1.2.3. Identificación de eventos

La dirección identifica los eventos potenciales que, de ocurrir, afectarán a la entidad y determinan si

representan oportunidades o si pueden afectar negativamente a la capacidad de la compañía para

136

implantar la estrategia y lograr los objetivos con éxito. (Commission Committee of Sponsoring

Organizations of the Treadway, 2004)

Cuando la dirección identifica eventos contempla una serie de factores internos y externos que

pueden dar lugar a riesgos y oportunidades.

3.1.2.4. Evaluación de riesgos

La evaluación de riesgos permite a una entidad considerar la amplitud con que los riesgos

potenciales impactan en la consecución de los objetivos. (Commission Committee of Sponsoring


3.1.2.5. Respuestas a los riesgos

Una vez que se evalúa los riesgos la dirección determina como responder a ellos. Las respuestas

puede ser evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo.

3.1.2.6. Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se lleva a

cabo las respuestas de la dirección a los riesgos.

3.1.2.7. Información y comunicación

La información identifica, capta y comunica de una forma y en un marco de tiempo que permiten a

las personas llevar a cabo sus responsabilidades. (Commission Committee of Sponsoring


3.1.2.8. Supervisión

La gestión de riesgos corporativos se supervisa- revisando la presencia y funcionamiento de sus

componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a cabo mediante actividades permanentes de

supervisión, evaluaciones independientes o una combinación de ambas técnicas. (Commission

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway, 2004)

3.2. Teoría Administrativa

3.2.1. Antecedentes

137

Administración quiere decir encargarse del destino, de una compañía, organización, ciudad o

pueblo con la finalidad de alcanzar sus objetivos o propósitos de su progreso y bienestar. De tal

manera la administración ha ido evolucionando tan rápido que tiene otros equivalentes tales como

gestión, gerencia, dirección.

3.2.2. Definición e importancia

Definición

Administración es una práctica social que se esquematiza como el manejo de los recursos de una

organización a través del proceso administrativo de planeación, coordinación, dirección

organización y control. (Ramírez Cardona, 2010, pág. 5)

La administración no es más que una ciencia y técnica que se ocupa de planificar, organizar, dirigir

y controlar los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, para

obtener el máximo beneficio posible dependiendo de los fines que persiga la organización.

Importancia

La administración de una compañía consiste fundamentalmente en el manejo de los sistemas, es así

que los procedimientos, formas o métodos son los principales elementos para llevar a cabo las

actividades, siendo así es necesario aplicar una metodología de trabajo a las actividades y

relaciones humanas para lograr un medio de interacción y coordinar de una forma ordenada y

progresiva; no se debe perder de vista que el éxito de una compañía, se debe a la buena

administración que posea.

3.2.3. Tipos de sistemas en las organizaciones

Dentro de un organismo social es de fundamental importancia tener en cuenta los siguientes tipos

de sistemas:

-Sistemas de apoyo a ejecutivos Sistema a nivel estratégico:

*Pronóstico de tendencia de ventas

*Plan operativo

*Pronóstico de presupuestos

*Planeación de utilidades

*Planeación de personal

138

-Sistemas de apoyo Sistemas a nivel administrativo:

a la toma de decisiones o *Administración y análisis de ventas

Sistemas de información gerencial *Control y programación de inventarios

*Elaboración del presupuesto anual

*Análisis de costos

*Análisis de la inversión de capital

*Análisis de la fijación de precios y rentabilidad

-Sistemas de conocimiento Sistemas a nivel de conocimiento:

*Procesamiento

*Calendarios

-Sistemas de procesamiento Sistemas a nivel operativo:

de transacciones *Seguimiento y procesamiento de pedidos (Ventas)

*Administración del efectivo y negociaciones (Finanzas)

*Nómina, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar

(Contabilidad)

*Compensaciones, Capacitación y desarrollo de registro de

Empleados (Talento Humano)

3.2.4. Características de los sistemas

En cuanto al tipo de sistemas:

- Sistemas Transaccionales:

Agilizar las tareas operacionales de la organización.

Registro de las transacciones diarias (entradas y salidas de información).

Nivel operativo

139

- Sistemas de trabajo de conocimiento:

Auxilian a los trabajadores del conocimiento en la creación de conocimiento nuevo en

la compañía.

- Sistemas de información gerencial:

Nivel de administración de orientación interna

Maneja decisiones estructuradas o semi-estructuradas

Está orientado a reportes de control

Maneja datos del presente y pasado

Son poco flexibles y poca capacidad analítica

- Sistemas de apoyo a ejecutivos:

Para el nivel estratégico de la organización

Por lo general no resuelven problemas específicos

Capacidad generalizada de cómputo y comunicaciones para una gama cambiante de

problemas

Caros de adquirir o desarrollar

En cuanto a su función:

Función de ventas y marketing:

Ventas: se debe contactar clientes, vender los productos o servicios, tomar pedidos, y llevar el

registro.

Marketing: se debe identificar clientes para los productos o servicios, determinar necesidades de los

clientes para satisfacerlas.

Función de Finanzas y Contabilidad:

Finanzas: se debe administrar los activos financieros de la compañía tales como efectivo ,

inversiones, etc.

140

Contabilidad: llevar los registros contables y a su vez administrar los registros financieros

(desembolsos, ingresos, depreciaciones, nómina, entre otras).

Función de Talento Humano:

Llevar registros de los empleados, habilidades, desempeño en el trabajo, capacitaciones, apoyo al

desarrollo profesional.

3.3. Los Sistemas Administrativos

La administración sistemática es el conjunto de conocimientos que se integraron mediante esquemas,

calificaciones, métodos, reglas o leyes; en tanto que la administración sistemática se refiere a la teoría

de las interacciones del individuo y los grupos con su medio tanto interno como externo. (Torres

Hernández, Zacarías, 2014, pág. 60)

En la actualidad la mayoría de compañías cuentan con procesos y procedimientos administrativos

ya escritos, que muestran el camino al mejor desempeño mediante modelos o métodos que faciliten

el desempeño en el trabajo. Los procedimientos y procesos debe ser específicos a las operaciones,

para garantizar la coordinación de esfuerzos, tales como: control, autoridad, puestos, organigrama,

responsabilidad, incentivos, eficiencia o productividad.

3.3.1. El Proceso Administrativo

El proceso administrativo se define como: el conjunto de fases o etapas sucesivas mediante los

cuales se lleva a cabo la administración y son las mimas que se interrelacionan y forman un proceso

integral. (Sánchez Delgado, Maricela, 2014, pág. 60)

3.3.1.1. Planificación

Se representa el inicio y es la base del proceso administrativo. Sin ésta lo que se realice en la

organización, dirección, y control no tienen razón de ser. Las actividades de planificación indican

qué se desea lograr en la compañía, y con qué medios planea alcanzarlos.

Según el autor (Sánchez Delgado, Maricela, 2014, pág. 80), indica que la planificación establece un

esfuerzo coordinado, ya que da dirección a los administradores como a los que no lo son; y a su vez

reduce la incertidumbre. En resumen los propósitos de la planificación, disminuyen el riesgo de

fracaso, evita errores, administra los recursos, y asegura el éxito en el futuro.

141

Tipos de Planificación:

Planificación estratégica.- nos pronostica el futuro, a un gerente le sirve para:

Enfrentarse con seguridad a las contingencias futuras

Corregir errores inevitables

Ayudarlo a tomar decisiones

Planificación Táctica.- Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio de la compañía,

en las áreas específicas de actividad de las que se integra la compañía, se establece generalmente a

corto y mediano plazo, orientando hacia la administración de recursos buscando la efectividad.

Planificación operativa.- Se desarrolla dentro de los lineamientos sugeridos por la planificación

estratégica y la táctica, trata básicamente de las tareas específicas que deben realizar las personas

de cada una de sus unidades operativas, conducida o ejecutada por los jefes de menor rango

jerárquico, sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión, generalmente es a corto

plazo. En conclusión: Los administradores del negocio deben desarrollar planes para períodos

cortos y centrarse en tareas de rutina.

Figura 3.1 Fase de Planificación

En: (Cipriano Luna González, 2014)

Investigación

Visión

Misión

Valores

Objetivos

Pronósticos

Estrategias

Políticas

Programas

Procedimientos

Presupuestos

Proceso o Fases de la

Planificación

142

3.3.1.2. Organización

La organización tienen como objeto fundamental organizar los recursos de la compañía

coordinando la actividad de trabajo para que se dé un orden; la organización se encarga de definir

una estructura correcta para las compañías (niveles jerárquicos) para el funcionamiento eficiente de

sus integrantes, eliminando duplicidad de funciones en la departamentalización. Se dice que la

organización es un medio para lograr lo planificado.

La base de una buena organización es que toda la estructura de la compañía tenga una adecuada

división de trabajo, y pueda ser representada gráficamente a través de organigramas, y sus

actividades, procesos o funciones mediante diagramas de flujo.

3.3.1.3. Dirección

La dirección toma importancia al liderazgo, y las maneras de guiar. Siendo así se puede decir que

es el corazón de la administración, ya que por medio de ésta se logra motivar a los Talento Humano

de la compañía y al propio ejecutivo, aplicando el proceso de comunicación logrando un buen

clima dentro de la compañía, colaborador y directivo.

3.3.1.4. Control

Es la última fase del proceso administrativo, aquí se verifica si todo lo que se hizo en las anteriores

etapas ocurre de conformidad con el plan aceptado, por lo general determina las medidas

correctivas para corregir las desviaciones detectadas.

Etapas del control

Figura 3.2 Etapas del Control


No Si

Continuación del proceso del

trabajo

Retroalimentación con

acciones correctivas

Establecimiento de

estándares de desempeño Medición del desempeño Comparación Determinación de la desviación

Dentro de los límites

143

El control como sistema

Un sistema de control es aquel que sirve para mantener las características de los productos de un

sistema de referencia dentro de un rango de tolerancia predeterminado, es decir, tenemos un sistema

de referencia que queremos controlar. Este sistema persigue la eficacia para la compañía, es decir se

concibe como el instrumento para mantenerla en condiciones de eficiencia. (Cipriano Luna

González, 2014, pág. 117)

Clases de Control

Están dirigidas a las áreas de:

- -De producción.- (únicamente compañías industriales), lo cual vigila cómo son las

actividades de producción, para conocer si se está cumpliendo los programas que tenga la

compañía.

- -Finanzas.- el objetivo de toda compañía es tener utilidades, lo que conduce a que se lleve

controles financieros que ayuden a reducir costos y hacer un buen uso de los recursos. La

forma más adecuada de llevar este tipo de control en esta área es analizando con razones

financieras, ya que son necesarios para verificar el desempeño general de la compañía,

detectando posibles fortalezas y debilidades, los balances utilizados para el análisis son el

Estado de Resultados y de Situación Financiera.

- -De administración.- Para alcanzar los objetivos departamentales, los administradores

necesitan y dependen de los subordinados, y para ello es necesario llevarlo a cabo mediante

una supervisión.

- -De ventas.- La base de este control es llevar un pronóstico de ventas, y a su vez tomar en

cuenta la fuerza de ventas de la compañía, hacer un levantamiento de pedidos, y total de

ventas de un período.

- -Generales.- es el control a todas aquellas áreas como: reclutamiento y selección del

personal.

144

3.3.2. El Liderazgo

Es el proceso de motivar y ayudar a los demás a trabajar con entusiasmo para alcanzar los

propósitos de la organización. Es también las personas que ayudan a un equipo o grupo a identificar

hacia dónde se dirige y luego los motiva para alcanzar sus metas. Sin el liderazgo una compañía

seria solamente una confusión de recursos, es decir se requiere de éste para desarrollar al máximo

estos recursos y de esta forma la compañía logra lo que pretende. (Cipriano Luna González,

2014, pág. 117)

Figura 3.3 Cualidades de un líder


El liderazgo ayuda en la resolución de conflictos, porque se lleva la responsabilidad de tomar

decisiones frente a un problema determinado al interior de un equipo de trabajo, por ello, el líder

debe tener claro el procedimiento para la toma de decisiones, el cual debe ser igualmente conocido

por todo el equipo.

Deseo de triunfar Entusiasmo Agresividad

Creatividad

Autoconfianza

Habilidad

Claridad de expresión

Firmeza

Buen juicio

Seriedad Inteligencia Honradez

Decisión

Sentido de

urgencia

respecto de su

trabajo y

profesión

Características de un líder

145

Figura 3.4 Proceso de Toma de Decisiones


3.3.3. Comunicación

La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital importancia, para poder

expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones; de la misma manera se vuelve imperiosa

dentro de las compañías.

Para una buena comunicación se debe tener en cuenta:

- Integridad: la comunicación debe servir como unión en las compañías.

- Equilibrio: debe establecerse un plan de comunicación, en el que participa todos los

Talento Humano.

- Claridad: el mensaje debe ser claro de tal forma que no existan barreras

- Aprovechamiento de la organización informal: la administración utiliza la organización

informal que le permita suplir canales de información en la organización formal

- Difusión: en las compañías la manera de difundir preferiblemente la información es por

escrito.

- Moderación: La comunicación deber ser precisa.

Implantación

Reconocer la necesidad de una decisión

Establecer el criterio de decisión

Establecer prioridades, consideraciones, y límites para el criterio

Identificar todas las alternativas adecuadas

Evaluar cada alternativa respecto al criterio

Seleccionar la mejor alternativa

146

3.3.4. Herramientas del sistema administrativo

3.3.4.1. Flujogramas

El Flujograma o diagramas de flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones,

movimientos o relaciones de todo tipo por medio de símbolos.

Objetivo

El objetivo es la forma de trabajar de un Área tanto que se puede elaborar uno por cada actividad y

otra diferente de manera que se vea los procedimientos de los otros Áreas, compañías u

organizaciones consideradas como principales herramientas en cualquier método es importante que

se haga secuencial y cronológica, ya que así se dará absoluta transparencia en el momento de

transmitir un mensaje.

Importancia

Ayuda a representar gráficamente un procedimiento, y permite la visualización de la distribución

del trabajo de manera equilibrada, actualmente son considerados en la mayoría de compañías como

un instrumento en la realización de cualquier método y sistemas.

Características:

Sintética.- la representación de un sistema o proceso deberá quedar resumida en una hoja, ya que

los diagramas extensos dificultan la comprensión, por lo que es necesario que sean prácticos.

Simbolizada.- Se debe utilizar simbología adecuada en el diseño de los procesos o actividades.

De forma visible a un sistema o un proceso.- la diagramación nos permite observar paso a paso un

sistema , lo que debe ser comparado con rasgos o detalles principales de un área.

Tipos de Flujogramas

Formato vertical.- Se debe realizarlo de arriba hacia abajo, en una lista ordenada de las operaciones

de un proceso de información.

Formato Horizontal.- En él la secuencia de operaciones va de izquierda a derecha.

147

Formato panorámico.- Se procesa la información de forma horizontal y vertical, de distintas

acciones simultáneas y con la participación de un puesto o Área que el formato vertical no

registra.

Formato arquitectónico.- describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el área de

trabajo.

Diseño y elaboración de los Flujogramas

Para reconocer cada proceso se debe seguir algunos pasos empezando a identificar los puntos

iniciales y finales, el nombre del Área, el nombre de quien preparo el diafragma, número de

puestos involucrados. Debemos seguir cautelosamente los pasos para identificar cada columna con

el nombre de puestos o personas que realiza cada uno de los pasos, se puede representar con formas

o documentos representados o con toda transparencia se puede hacer el buen uso del juicio.

Siempre que se cree una forma se le debe agregar al original y copia un triángulo negro en el lado

derecho de la esquina inferior, es conveniente agregar el nombre de la forma en cada momento que

aparezca.

Tanto el original como las copias siempre tienen que estar en el mismo orden, debe ser ubicado en

lado superior derecho un número, en el original siempre el número uno y en las copias números

ascendentes, siempre se debe presentar en cada paso los tramites que intervienen. Se deben

representar por medio de rectángulos o forma de cuadros, deben ser lo más parecido posible, toda

forma debe demostrar cual ha sido su origen, para que su Gerente de Área firme la información que

se le ha dado.

148

Figura 3.5 Simbología

En: http://www.asme.org/

3.4. Los Sistemas Financieros

3.4.1. Definición de administración financiera

La Administración Financiera es aquella que cuida de los recursos financieros de la compañía, ésta

se centra en dos aspectos importantes como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la

Administración Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al

mismo tiempo.

3.4.2. Objetivos de la administración financiera

La administración financiera tiene por objetivo:

149

Captar los recursos necesarios para que la compañía opere en forma eficiente.

Asignar valores a la compañía de acuerdo a sus necesidades.

Optimizar recursos financieros.

Minimizar la incertidumbre de la inversión.

Maximización de las utilidades.

Ayuda a tomar decisiones provechosas para los dueños de la compañía

3.4.3. Eficiencia en la estructura financiera

La eficiencia en la estructura financiera nos enseña a poder sobrellevar a la compañía al éxito con

comparaciones con las compañías de igual o similares características, para poder lograr un mejor

diagnóstico y tener en cuenta mejoras para un buen funcionamiento.

3.4.4. Responsabilidad del administrador financiero

La tarea de un administrador financiero consiste en preparación de pronósticos y planificación,

decisiones financieras e inversiones de mayor importancia, coordinación y control y forma de tratar

los mercados financieros.

3.4.5. Gestión Financiera- Contable

3.4.5.1. La contabilidad en las finanzas

Los aspectos contables y financieros son muy diferentes, pero ambos van de la mano, se puede

decir que las finanzas son el análisis de los datos que servirán para tomar decisiones, pero para ello

debe estar correctamente estructurada la contabilidad, ya que proporciona la información necesaria

para las buenas decisiones administrativas.

3.4.5.2. Definición y Objetivo de la contabilidad

Según el autor (Equipo Vértice, 2011, pág. 9) nos dice que:

Algunos autores como Vivenzo Masi, consideran que la contabilidad tiene como objeto medir

cualitativa como cuantitativamente el patrimonio de las compañías, organizando la financiación y la

inversión de la compañía. Otros autores como, Gino Zapa, consideran que lo importante es que la

contabilidad sirva para medir o determinar el resultado económico de una compañía.

150

La contabilidad es una ciencia que se ha convertido en una ayuda para poder tener un mejor

control de las actividades financieras y económicas de manera cronológica, podemos decir que la

contabilidad es un instrumento de medición de transacciones para cuantificarlas y resumirlas en

Estados Financieros que servirán para la toma de decisiones.

3.4.5.3. El ciclo contable

Figura 3.6 El Ciclo Contable

En: (Eduardo, 2013, pág. 7)

El ciclo contable nos ayuda a tener un panorama de todo lo que debemos hacer, como se muestra

en el gráfico de este autor el ciclo contable inicia desde la obtención de los hechos económicos,

para luego registrar cada una de las transacciones, para así generar los libros diarios, obtener la

mayorización de las cuentas contables del cual podremos desglosar en libros auxiliares que

permitan reflejar de mejor manera la información, una vez reunidas estas condiciones podremos

elaborar nuestros balances como lo son: balance general, estado de resultados, estado de situación

financiera, estado de cambios en el patrimonio, y el estado de flujo del efectivo. Los cuales nos

ayudaran a tomar decisiones.

3.4.5.4. Ecuación contable

La teoría de partida doble se base en alguien que entrega algo y a su vez en alguien que recibe. El

total de activo es igual al pasivo más el patrimonio. La ecuación contable debe permanecer siempre

en equilibrio.

151

Activo: Lo que tiene propiedad y derechos

Pasivo: Las obligaciones

Patrimonio: Los derechos de los propietarios

3.4.5.5. Condiciones contables

Las condiciones para un buen manejo contable repercuten en los siguientes aspectos:

Se debe obtener información de manera oportuna, de tal manera se diseñe políticas

empresariales, para así tener oportunidades de análisis, y un control eficiente.

Se deberán diseñar prácticas de trabajo simples y provechosas para todos los niveles de la

compañía, y a su vez establecer procedimientos.

3.4.5.6. El manejo de cuentas contables

Los dos principales estados son el de situación financiera, y el estado de pérdidas y ganancias, ya

que reflejan la totalidad de los movimientos de las cuentas utilizadas. Dentro del estado de

situación financiera, tenemos al activo, pasivo y patrimonio, y cada una de ellas se subdivide en

rubros para el control, como son:

Activo (cuenta principal)

Activo Corriente.- dentro de este rubro tenemos aquellas partidas que son movimientos

continuados en las operaciones de un negocio, y son fáciles de convertirlas en efectivo

generalmente en un plazo menor a un año.

Dentro de este grupo podemos dividirlo en disponible que son cuentas de dinero más líquido como

caja chica, bancos; en exigible que representan valores a recibir por actividades propias del negocio

como es cuentas por cobrar; en realizable artículos que pueden ser vendidos como el caso de las

mercaderías en las compañías industriales; y por último en diferido que son pagos anticipados y

pueden convertirse en gastos, generalmente tienen vencimiento menores a un año.

Activo No corriente.- son aquellos rubros que tiene susceptibilidad de convertirse en dinero en un

periodo mayor a un año, como lo son los activos fijos que se caracterizan por una larga duración

de vida y se consumen lentamente por su uso y tiempo, éstos pueden ser depreciados obteniendo un

valor de recuperación. Dentro de este grupo también se encuentran los activos intangibles como

152

inversiones a largo plazo, o gastos de organización, etc., y su forma de recuperar es mediante

amortizaciones.

El Pasivo (cuenta principal)

El pasivo corriente.- son cuentas cuyos vencimientos son menores a un año, y son deudas que se

originan por operaciones inmediatas a corto plazo, tales como: nómina por pagar, impuestos por

pagar, obligaciones patronales o cuentas por pagar a proveedores.

El pasivo no corriente.- son obligaciones pagaderas a mayor tiempo, es decir a largo plazo tales

como hipotecas por pagar.

Patrimonio.- Es la aportación de los inversionistas más las utilidades que puedan generar o menos

las pérdidas.

Dentro del estado de pérdidas y ganancias tenemos a los ingresos y gastos que tenga un negocio,

los ingresos son propios de las ventas que se efectuaron y sirven para generar utilidades, y en los

gastos pueden dividirse de la siguiente manera:

Gastos de administración.- son las partidas para una eficiente administración como sueldos,

obligaciones patronales, impuestos, depreciaciones.

Gastos de Ventas.- en esta cuenta se agrupan las partidas por concepto de gestión de ventas como:

sueldos y comisiones a vendedores.

Gastos Financieros.- dentro de esta cuenta se acumula los valores devengados por intereses y

comisiones bancarias concedidas por préstamos.

Otras de las cuentas reflejadas en el estado de pérdidas y ganancias, son la utilidad neta que refleja

los resultados, participación de trabajadores que se obtiene del 15% de la utilidad neta y el

impuesto a la renta que el 22%.

La importancia del manejo de las cuentas contables es que puede facilitar el manejo con el fin

de que sea lo más claro y completo posible, para lo cual es necesario de un manual de

instrucciones.

153

3.4.5.7. Los Estados Financieros

Una de las metas del ciclo contable es la elaboración de Estados Financieros contables, éstos son la

presentación de los cambios y resultados que se han dado en una compañía durante un período de

tiempo. Su objetivo es ayudar a la gerencia a poder tomar decisiones.

Según la NIIF para PYMES, nos dice que un juego completo de Estados Financieros incluye:

-Un estado de situación financiera a la fecha de presentación (Sección 4)

-Un estado de del resultado integral para el período en que se informa, mostrando el total de la

partida de ingresos como gastos que ayuden a determinar el resultado,

-Un estado de resultados separado, que demuestre cada una de las partidas de ingresos y gastos de

forma más amplia, Otra información (Sección 5)

-Un estado de cambios en el patrimonio del período sobre el que se informa. (Sección 6)

-Un estado de flujos del efectivo (Sección 7)

-Notas a los Estados Financieros, que comprenden un resumen de las políticas contables

significativas y otra de información explicativa.

Cada uno de estos estados tiene el mismo nivel de importancia, y se debe identificar claramente

con notas, ya que se distinguirá de otra información contenida en el mismo documento, a su vez la

presentación de los estados deberá contener:

- EL nombre de la entidad que informa y cualquier cambio en su nombre desde el final del

período precedente

- Si los Estados Financieros pertenecen a la entidad individual o a un grupo de entidades

- La fecha del final del período en que se informa y el período cubierto por los Estados

Financieros,

- La moneda de presentación

- El grado de redondeo, si lo hay, practicado al presentar los importes en los Estados

Financieros.

154

3.4.5.8. Estado de Pérdidas y Ganancias

El estado de pérdidas y ganancias es un informe de las operaciones de un período contable, este

estado revela ingresos y gastos desde el 1 de enero al 31 de diciembre de un determinado año.

Generalmente la presentación del mismo deber incluir la identificación de la compañía, nombre del

estado (Estado de resultado o Estado de Pérdidas y Ganancias), Ventas o ingresos netos, costo de

ventas, utilidad bruta, gastos de ventas, gastos de administración, utilidad operacional, gastos

financieros, participación trabajadores, impuesto a la renta, utilidad neta o del ejercicio.

3.4.5.9. Balance General o Estado de Situación Financiera

Este estado informa la situación de los activos, pasivos y patrimonio de la compañía a una fecha

determinada. El período comprende al 31 de diciembre del año en que se informa. Este estado

presente el principio de ecuación contable que es:

Activo= Pasivo + Patrimonio

La forma de presentación se empieza con: El nombre de la compañía, el nombre del estado

(Balance General o Estado de Situación Financiera), la fecha de elaboración, la presentación de las

cuentas activo, pasivo, y patrimonio, con su respectiva clasificación y valores, cabe resaltar que se

debe mantener el mismo orden del catálogo de cuentas o plan de cuentas.

3.4.5.10. Estado de Cambios en el Patrimonio

Este estado tiene como finalidad detallar los cambios ocurridos desde el comienzo hasta la

terminación de un período contable, los casos más comunes donde pueden suscitarse cambios.

Es el estado financiero que tiene como propósito mostrar, explicar, las modificaciones

experimentadas por las cuentas de patrimonio, durante un período determinado, tratando de explicar

y analizar dichas variaciones con sus causas y consecuencias. (Córdoba Padilla, Marcial, 2012,

pág. 92)

3.4.5.11. Estado de Flujo del Efectivo

Es aquel que muestra las salidas y entradas de efectivo y el movimiento de sus equivalentes, dentro

de un período determinado.

155

En este flujo se debe tener en cuenta las actividades de operación que es el efectivo percibido e

invertido, las actividades de inversión que refiere a todos los gastos en inversiones y de

financiamiento que es el dinero percibido por préstamos, las emisiones de acciones o pago de

dividendos.

3.4.6. El Análisis Financiero

El análisis financiero es un instrumento de trabajo, tanto para el cuerpo directivo de una entidad,

mediante el cual se pueden obtener índices y relaciones cuantitativas de las diferentes variables que

conforman un estado financiero, y que han sido registrados en la contabilidad, el uso del mismo nos

sirve para un diagnóstico, evaluación y decisión como parte de la gestión y administración

financiera el negocio.

3.4.6.1. Razones Financieras

De acuerdo a los requerimientos de los usuarios de la información, y la forma de analizar el

contenido de los Estados Financieros, existen herramientas analíticas que debe usar un

administrador financiero, para tomar decisiones racionales en relación a los objetivos de la

compañía, establecidas en el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados, cuyas

razones deberán ser comparadas a través del tiempo.

Las razones financieras evalúan el rendimiento de la compañía aplicando fórmulas a la información

financiera para calcular una razón que nos ayuda a tener una interpretación del valor de dicha

razón.

Según (Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 99), nos dice:

El método de análisis mediante el cálculo de las razones o indicadores es el procedimiento de

evaluación financiera más extendido. Se basa en la combinación de dos o más grupos de cuentas,

con el fin de obtener un índice cuyo resultado permita inferir característica especial de dicha

relación.

3.4.6.1.1. Clasificación de las razones financieras

Las razones financieras están clasificadas en múltiples maneras, pero la mayor importancia se le da

a la rentabilidad de la compañía con la explicación de los indicadores de solvencia, liquidez,

eficiencia, pero en realidad se puede utilizar muchas razones o índices calculados con base a los

156

Estados Financieros de un negocio, teniendo en cuenta que no todos son importantes a la hora de

diagnosticar una situación o evaluar un resultado, los grupos en los que podemos clasificarlos son:

Razones de liquidez

Razones de actividad

Razones de endeudamiento

Razones de rentabilidad

3.4.6.1.1.1. Razones de liquidez

Son aquellos que evalúan la capacidad de la compañía para satisfacer sus obligaciones en el corto

plazo. Implica por tanto, la habilidad para convertir activos en efectivo. Las razones de liquidez

reflejan la capacidad de una compañía hacer frente a sus obligaciones a corto plazo conforme se

vencen, a partir de ellas se pueden obtener muchos elementos de juicio sobre la solvencia de

efectivo actual de la compañía y su capacidad para permanecer solvente en caso de situaciones

adversas. (Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 100)

En conclusión lo que se busca con este indicador es comparar las obligaciones de corto plazo con

los recursos de corto plazo, disponibles para satisfacer dichas obligaciones.

Entre los indicadores de liquidez tenemos:

- Capital de trabajo de neto

Este se refiere a la inversión que una compañía hace en activos tales como: efectivo, cuentas por

cobrar en el corto plazo (activos corrientes) menos los pasivos corrientes.

Capital de trabajo neto= Activo Corriente – Pasivo Corriente

- Razón de Liquidez

Este indicador muestra la capacidad que tiene la compañía para cumplir sus obligaciones a corto

plazo, su fórmula es la siguiente:

Razón de liquidez = Activo Corriente/ Pasivo Corriente

Se supone que mientras mayor sea el resultado, habrá mayor capacidad de la compañía para pagar

sus deudas.

157

- Prueba ácida

Esta razón es parecida a la razón de liquidez, pero en este cálculo se excluye al inventario ya que es

la cuenta menos líquida de los activos corrientes, la fórmula entonces quedaría de la siguiente

manera:

Prueba ácida = (Activo Corriente – Existencias)/ Pasivo Circulante

La prueba ácida proporciona una mejor medida de liquidez, generalmente solo cuando el inventario

de una compañía no tiene la posibilidad de convertirse en efectivo con facilidad. Si el inventario es

líquido, la prueba ácida es solo una medida aceptable de la liquidez general de la compañía.

(Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 101)

3.4.6.1.1.2. Razones de actividad

Estas razones son también llamadas indicadores de rotación, miden la velocidad en que algunas

cuentas son fáciles de convertir en ventas o efectivo, entre éstas tenemos:

- Rotación de inventarios

Mide la liquidez del inventario en número de veces que rota en un período determinado, su fórmula

es:

Rotación de inventarios = Costo de ventas / Inventario

- Rotación de cartera

Este indicador mide el número de veces que las cuentas por cobrar se recuperan en un período

determinado y su fórmula es:

Rotación de cartera= Ventas a crédito / Cuentas por cobrar

El indicador de cartera permite conocer la rapidez de la cobranza, pero es útil para evaluar si dicha

rotación está de acuerdo con las políticas de créditos fijadas por la compañía. (Córdoba Padilla,

Marcial, 2012, pág. 103)

158

- Período promedio de cobro

Es el promedio de tiempo que se requiere para recuperar las cuentas por cobrar, la fórmula es la

siguiente:

Período promedio de cobro = Cuentas por cobrar / (Ventas anuales/ 360)

Esta fórmula arroja el resultado del número de veces de rotación de las cuentas por cobrar, una vez

obtenido dicho valor podemos conocer los días que se requieren para recaudar las cuentas o

documentos por cobrar dividiendo los Días/ Rotación.

-Período promedio de pago

Es la cantidad promedio de tiempo que se requiere para cumplir las obligaciones de la cuenta por

pagar, calculando de la siguiente manera:

Período promedio de pago= Cuentas por cobrar / (Compras anuales / 360)

- Rotación de activos

Este indicador establece la eficiencia en el empleo de los activos para generar ventas, su fórmula

es:

Rotación de activos = Ventas / Activos

3.4.6.1.1.3. Razones de endeudamiento

Razones de estructura de capital y solvencia, que miden el grado en el cual la compañía ha sido

financiada mediante deudas. Estas razones indican el monto de dinero de terceros, que se utiliza - para

generar utilidades. (Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 104)

- Niveles de endeudamiento

Mide la proporción del total de los activos que maneja la compañía, aportados por los acreedores,

de la siguiente manera:

Nivel de endeudamiento= Pasivo total / Activo Total

159

- Razón pasivo a capital

Es la relación de pasivos a largo plazo frente a lo que aportan los dueños de la compañía, así:

Razón pasivo a capital = Pasivo a largo plazo / Capital contable

3.4.6.1.1.4. Razones de rentabilidad

Miden la eficiencia de la administración a través de los rendimientos generados sobre las ventas y

sobre la inversión. Las razones de rentabilidad, también llamadas de rendimiento se emplean para

controlar los costos y gastos en que debe incurrir y así convertir las ventas en ganancias o utilidades.

(Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 105)

En conclusión mide las razones para analizar y evaluar las ganancias de la compañía comparado

con las ventas, activos y la inversión (capital).

Margen de utilidades operacionales

Indica el porcentaje de las utilidades ganadas frente al valor de ventas, así:

Utilidad operativa/ Ventas

Margen neto de utilidad

Es el porcentaje que queda en las ventas después de deducir los gastos incluyendo los impuestos, su

fórmula es:

Utilidad operativa / Ventas

Rendimiento de la inversión

Determina la relación de producir utilidades con los activos disponibles, así:

Utilidades netas después de impuestos / Activos totales

Rendimiento del capital común

Indica el rendimiento que se sobre el capital, de la siguiente manera:

Utilidad neta / Capital común

160

3.4.6.2. Métodos de análisis financieros

3.4.6.2.1. Método Vertical

Es un procedimiento estático que consiste en analizar Estados Financieros como el balance general

y el estado de resultados, comparando las cifras de un solo período en forma vertical. (Córdoba

Padilla, Marcial, 2012, pág. 96)

El objetivo de este análisis es determinar el porcentaje que represente cada cuenta.

3.4.6.2.2. Método Horizontal

En este método se compara los Estados Financieros homogéneos, en dos o más período

consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas de un

período a otro, conociendo los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o

negativos, se define cuáles merecen mayor atención por ser significativos para la toma de

decisiones. (Córdoba Padilla, Marcial, 2012, pág. 96)

En el análisis horizontal se busca determinar la variación absoluta o relativa que haya sufrido cada

partida en un período respecto a otro (en números).

161

CAPITULO IV

4. Propuesta de un Sistema Administrativo Financiero

4.1. Modelo de un Sistema Administrativo

En cuanto al actual desenvolvimiento de la compañía MACHDEPORTES CIA. LTDA., en su área

administrativa, muestra deficiencias en su organización, delegación de funciones y división de

trabajo, principalmente, por lo cual ha sido necesario establecer una estructura organizacional

adecuada que le permite desarrollar sus actividades en forma óptima, ya que no se encuentran

segregadas las funciones.

162

4.1.1. Estructura Organizacional Propuesta

4.1.1.1. Organigrama Estructural

Figura 4.1 Organigrama estructural

Gerencia de Producción

Área Administrativa Locución

Operación Talento Humano

Ventas y Cobranzas

Junta General de Socios

Presidencia

Gerencia General

Secretaría Asesoría Legal (Abogado)

Adquisiciones y cuentas por

pagar

Mensajería

Estaciones

Área Financiera

Gerencia Administrativa-Financiera

Contabilidad

163

4.1.1.2. Organigrama Funcional

Figura 4.2 Organigrama funcional

Descripción de Funciones:

Descripción del cargo: Junta General de Socios

Depende / reporta a: No aplica

Supervisa a: Presidencia

G.P. Patricio Machado


Pdte. Roberto Omar

Machado

G.G. Roberto Carlos

Machado

Sra. Margarita

Salazar Abg. Andrés Romero

G.A.F. Sebastián Machado

Área Administrativa Sr. Danilo Acosta/ Giovanny

Camporverde/Jorge Luis

Lasso/Oscar Iván Lasso/ Darío

Miranda/Néstor Razo/Pablo

Serrano/Freddy Tobar

Sr. Mauricio Zúñiga

Srta. Jessica Martínez Srta. Jessica Martínez/

Sr. Pablo Cabrera

Srta. Pamela Laica Sr. Hernán Guerra

Sr. Mauricio Vargas

Área Financiera

Srta. Pamela Laica

164

Naturaleza del Puesto: Es el órgano supremo de gobierno de la compañía, por lo tanto tendrá

poder para administrar y fiscalizar la marcha del negocio, así mismo tomará decisiones sobre el

recorrido de sus actividades.

Descripción de Funciones y Actividades:

- Determinar los objetivos de la compañía en el corto, mediano o largo plazo

- Competencia para deliberar y adoptar acuerdos por mayoría, según lo establecido en los

estatutos de la compañía

- Velar por la presentación y aprobación de los balances, y cuentas anuales

- Determinar la amortización de acciones (pago de dividendos) cuando se disponga de

utilidades líquidas

- Nombrar al presidente y gerente de la compañía

- Aprobar reglamentos de la compañía

- Tomar decisiones en cuanto a disoluciones anticipadas

- Determinar el aumento o disminución del capital

Descripción del cargo: Presidencia

Depende / reporta a: Junta General de Socios

Supervisa a: Gerencia General

Naturaleza del Puesto: Dirigir y controlar el funcionamiento de la compañía, y a su vez

representar a la compañía en todos los negocios y contratos con terceros, también convocará y

presidirá las reuniones de la junta directiva.


- -Ejercer la representación legal de la compañía

- -Suscribir las actas de las sesiones, y a su vez hacer cumplir las decisiones adoptadas por la

Asamblea y la Junta directiva.

- -Presentar a la Junta General de Socios un informe mensual de las actividades de la

compañía

- Velar por el cumplimiento de los objetivos y cumplimiento de las políticas de la compañía

- Reemplazar al Gerente General en causa de ausencia o impedimento

- Adoptar las medidas de orden interno que juzgue convenientes para la buena marcha

165

- Suscribir conjuntamente con el Gerente General y los demás funcionarios que corresponda,

los Estados Financieros

Descripción del cargo: Gerencia General

Depende / reporta a: Presidencia

Supervisa a: Área Administrativa Financiera y al Área de Producción

Naturaleza del Puesto: El Gerente General será el Representante Legal de la compañía y tendrá a

su cargo la dirección y la administración del negocio.


- Velar por el cumplimiento de todos los requisitos legales que afecten a los negocios y

operaciones

- Organizar el régimen interno de la sociedad, usar el sello de la misma, expedir la

correspondencia y cuidar que la contabilidad esté al día

- Representar a la sociedad y apersonarse a su nombre y representación ante las autoridades

judiciales, administrativas, laborales, municipales, y demás en cualquier lugar de la

República del Ecuador.

- Expedir constancias y certificaciones respecto del contenido de las actas de la Junta

General de Socios, de libros contables y registros de la sociedad

- Presentar a la Junta General de Socios mensualmente los Estados Financieros básicos como

estado de resultados y balance general, y al final del año el juego completo de Estados

Financieros para su aprobación

- Nombrar y remover funcionarios y empleados

- Dirigir la contabilidad, velando que se cumplan las normas legales que la regulan

- Manejar cuentas bancarias según sus atribuciones

- Realizar toda clase de gestiones, actos y contratos

- Todas las demás contenidas en los estatutos y la Ley de Compañías

Descripción del cargo: Asesoría Legal

Depende / reporta a: Gerencia General

Supervisa a: Ninguno

166

Naturaleza del Puesto: Coordinar las acciones jurídicas y brindar soporte legal a la organización


- Defensa de los intereses de MACHDEPORTES en todo tipo de procedimientos judiciales,

en cualquier ámbito de su jurisdicción

- Ocuparse de la redacción de contratos del personal y su legalización en el Ministerio de

Relaciones Laborales

- Asesoramiento y actuación en todo tipo de operaciones inmobiliarias, especialmente en

caso de compra venta y arrendamiento de inmuebles.

- Asesoramiento fiscal y tributario con respecto a las declaraciones y obligaciones tributarias

que maneja la compañía

- Reclamaciones de todo tipo de deudas y obligaciones contractuales

- Intervención en todo tipo de negociaciones laborales, y la redacción de contratos con

clientes.

Descripción del cargo: Secretaría



Naturaleza del Puesto: Brindar apoyo incondicional a la gerencia


- Recepción, registro y distribución de la correspondencia de gerencia

- Mantenimiento de los archivos de contratos suscritos por la compañía con terceros

- Atención diaria de las agendas de la gerencia

- Recepción de mensajes telefónicos de la gerencia

- Ocuparse del fondo de caja chica

- Mantener actualizados los archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas

y anuladas, clasificándolas por número correlativo y por meses.

- Elaboración de escritos que solicite la gerencia

167

Descripción del cargo: Gerencia Administrativa Financiera


Supervisa a: Todas las áreas administrativas y financieras de menor jerarquía

Naturaleza del Puesto: Dirigir las áreas administrativas y financieras para fortalecer la acción y

gestión empresarial


- Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la marcha de la compañía en aspectos

administrativos y financieros

- Determinar con apoyo de la Gerencia General los lineamientos y políticas de trabajo de la

compañía

- Coordinar las actividades específicas que permitan el funcionamiento adecuado de los

procedimientos de apoyo administrativo y financiero

- Controlar al personal y evaluar su rendimiento y eficiencia

- Controlar el uso adecuado de los activos fijos de la compañía

- Administrar adecuadamente el Fondo de Caja Chica

- Supervisar el mantenimiento adecuado, cuidado, y reparación de la oficina y muebles de la

compañía

- Revisar los informes financieros, así como la exactitud de cada uno de los rubros, la

procedencia de los gastos y en general supervisar la correcta administración económica de

la compañía

- Estudiar e informar a la gerencia sobre las necesidades financieras de la compañía

- Amortizar los pagos de las obligaciones financieras que mantengan la compañía

Descripción del cargo: Contabilidad

Depende / reporta a: Gerente Administrativo Financiero

Supervisa a: No tiene personal a su cargo

Naturaleza del Puesto: Realizar labores de registro, preparación y control de las operaciones

contables de la institución

168


- Mantener el soporte físico de las transacciones económicas y financieras de la compañía

- Revisar documentación de acuerdo a los requisitos legales y registrar los hechos

económicos contables de la compañía

- Manejar los asuntos tributarios con el SRI

- Encargarse del control de activos fijos

- Coordinar reclamos a proveedores

- Responsable de revisar y subir información al IESS, y de generar planillas

correspondientes para la cancelación de aportes, fondos de reserva, prestamos

- Contabilización del rol de pagos emitido por Talento Humano

- Aprobar el cálculo de las liquidaciones de haberes, décimo tercero, décimo cuarto y

utilidades emitido por Talento Humano.

- Elaboración de los Estados Financieros anuales, con su respectivo análisis financiero, y

encargarse de cumplir con la superintendencia de compañías en la presentación de los

mismos.

- Preparar un informe mensual a la gerencia sobre los rubros de los Estados Financieros, con

notas contables.

Descripción del cargo: Ventas y cobranzas

Depende / reporta a: Gerencia Administrativa Financiera


Naturaleza del Puesto: Control de cartera de la compañía


- Facturación de las cuñas publicitarias a los clientes

- Realizar un reporte de cartera mensualmente e informar al área contable- financiera

- Informar a los clientes sobre las deudas que manejan con la compañía y a su vez entregar

estados de cuenta

- Recibir la cancelación de cuentas por cobrar y entregar al mensajero los valores para ser

depositado en la cuenta de la compañía

169

Descripción del cargo: Adquisiciones y cuentas por pagar



Naturaleza del Puesto: Organizar, coordinar, controlar la adquisición y entrega de los bienes o

servicios, así mismo de la documentación o elementos necesarios que se requieran para el

desarrollo normal de las actividades.


- Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la compañía

- Solicitar cotizaciones para la compra de equipos, servicios, y materiales requeridos

- Elaborar y tramitar órdenes de compra aprobadas por Gerencia

- Preparar a la gerencia un programa mensual de compras

- Realizar el presupuesto de compras de la compañía

- Recibir los bienes o servicios que se haya adquirido, verificando que se cumpla de acuerdo

al pedido

- Realizar estudios de nuevos proveedores con una evaluación de precios.

Descripción del cargo: Talento Humano



Naturaleza del Puesto: Realizar labores relacionadas con el registro, control e información de los

empleados de la institución


- Mantener actualizado el archivo del personal

- Realizar los roles de pagos

- Informar a contabilidad los valores que se reconocerán en nómina, previa autorización

- Encargarse del proceso de contratación del personal

- Autorizar vacaciones, y permisos al personal

170

- Controlar las marcaciones del personal e informar al Gerente Administrativo Financiero de

los incumplimientos en el horario de trabajo ya sean por atraso o faltas injustificadas

- Encargarse del cálculo de las liquidaciones de haberes, décimo tercero, décimo cuarto,

utilidades y enviar a contabilidad para su aprobación

- Subir la información respectiva de las liquidaciones de haberes, décimos y utilidades al

Ministerio de Relaciones Laborales y encargarse de las legalizaciones

Descripción del cargo: Mensajería

Depende / reporta a: Gerencia Administrativo Financiero


Naturaleza del Puesto: Bajo supervisión inmediata realiza labores de distribución y búsqueda de

correspondencia, materiales y documentos diversos fuera de la compañía


- Recoger retenciones de los clientes en las horas y las rutas designadas

- Realizar depósitos bancarios de los fondos que recibiere de otros Áreas

- Cancelar valores por concepto de servicios básicos

Descripción del cargo: Gerencia de Producción


Supervisa a: Locución, Operación y Estaciones

Naturaleza del Puesto: Manejar las operaciones diarias de la compañía


- Elaborar la parrilla programática y aprobar los programas radiales

- Establecer los horarios, los estilos y los contenidos de cada uno de los programas que se va

a trasmitir

- Organizar al equipo de trabajo (locutores, operadores y programadores)

- Responsable de la contienda de las cuñas publicitarias

171

- Evaluar los contenidos radiales

- Realizar y revisar las producciones internas y externas de la radio

- Coordinar las etapas de producción en vivo

Descripción del cargo: Locución

Depende / reporta a: Gerencia de Producción


Naturaleza del Puesto: Presentar las noticias en la radio


- Presentar programas y anunciar los números que los integran, presentar y efectuar el enlace

de continuidad de los informativos de radio

- Conducir o animar con su relación oral la continuidad de cualquier programa que se emita

a través de la radiodifusión

- Difundir avisos comerciales, mensajes publicitarios o de propaganda

- Realizar la locución y o doblajes publicitarios

- Difundir relatos, entrevistas o reportajes según lo programado por la Gerencia de

Producción

- Transmitir noticias aisladas desde el lugar de los hechos

Descripción del cargo: Operación



Naturaleza del Puesto: Control técnico en la producción de programas de radio


- Operación y control de programas en vivo

- Grabación, Edición y Montaje de Programas grabados

- Encendido y apagado de los equipos de trasmisión o enlace

172

- Encendido y apagado de equipos de computadores automatizados

- Grabación, Edición y montaje de audios para microprogramas documentales o cuñas

publicitarias

Descripción del cargo: Estaciones



Naturaleza del Puesto: Brindar soporte al área de producción


Instalación, reparación y mantenimiento de:

- Computadores

- Consolas y plantas de sonido

- Equipos enlace y trasmisores

- Instalaciones eléctricas

- Instalación y actualización de software

4.1.2. Procedimientos Administrativos

4.1.2.1. Selección del Personal y Reclutamiento

Introducción

Proceso mediante el cual se escoge y elije postulantes para ocupar puestos existentes en la

compañía, los cuales deberán reunir una serie de requisitos que se ajuste a las necesidades y

características del puesto.

Objetivos

- -Identificar los pasos a seguir en el proceso de selección y reclutamiento del personal

- -Proporcionar guías metodológicas y prácticas para desarrollar de forma efectiva la

selección de candidatos al puesto.

173

- -Definir las actividades y lineamientos para la selección y reclutamiento del personal, a fin

de escoger y elegir entre un conjunto de candidatos o postulantes a las personas más

adecuadas para para ocupar los cargos a cubrirse en la organización.

Alcance

Contemplar todo el procedimiento para la selección y reclutamiento del personal, que va desde la

identificación de necesidades de contratar personal hasta la selección del personal idóneo.

Políticas

1. La selección y reclutamiento del personal, se efectuará en un marco de estricta ética,

adjuntando los méritos de los postulantes

2. Los perfiles del personal lo determinarán el Gerente General

3. La forma de apertura del proceso de reclutamiento será publicando en los medios de

mayor circulación, el perfil ocupacional del puesto vacante deberá contener las funciones

del puesto, experiencia, conocimientos, aptitudes y característica del personal requeridas

4. El proceso de selección será el resultado de un análisis de la hoja de vida de los

postulantes

5. Todo candidato deberá someterse a una prueba psicológica, evaluación médica, y

evaluación técnica del puesto, el encargo de Talento Humano será el encargado de la

conducción de dicho proceso

6. Los aspirantes al cargo deberán desarrollar una entrevista con el responsable de Talento

Humano

7. Se deberá informar vía telefónica o correo electrónico los resultados del proceso de

selección y reclutamiento del personal

Personas que intervienen

- Gerente General

- Encargado de Talento Humano

- Gerente Administrativo Financiero

Documentación

La documentación que se utilizará en el proceso será:

- Solicitud del personal

174

- Perfil del cargo

- Solicitud de empleo

SOLICITUD DE PERSONAL

Nombre:

Cargo:

Área:

Fecha:

Cargo Solicitado:

Justificación del cargo (indique trabajo a realizar, si es o no un reemplazo, lugar de trabajo):

Fecha de recibido: Aprobación: Fecha de aprobación

Observaciones:

Fecha de recibido: Aprobación: Fecha de aprobación

Observaciones:

Firma:

SOLICITUD DEL PERSONAL

INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE

INFORMACIÓN DEL PERSONAL SOLICITADO

PARA USO GERENCIAL

Firma:

PARA USO DE RECURSOS HUMANOS

175

PERFIL DEL CARGO

176

SOLICITUD DE EMPLEO

Fecha:

Nombre:

Dirección:

Cédula No. Celular Teléfono: (1) (2).

Posición que desea ocupar: Sueldo mínimo deseado:

¿Quién lo refirió a esta Empresa?

Lugar de Nacimiento: Nacionalidad:

Fecha de Nacimiento: Edad:

Estatura: Peso: Tipo de Sangre:

Estado Civil: Soltero: _________ Casado: ___________ Divorciado: _______ Viudo: ________ Unido: _________

Nombre del esposo (a): Ocupación:

Nombre de la empresa donde labora : Teléfono de la oficina:

Número de personas que residen con Ud. Cantidad de Hijos:

Nombre: _____________________ Edad: _________ Nombre: _____________________ Edad: _________



¿Recibe Ud. O su esposo (a) alguna entrada adicional además de su sueldo?

Fecha de su último exámen Físico:

Nombre de su madre: ____________________________________________ Ocupación: _____________________

Nombre de su padre: _____________________________________________ Ocupación: _____________________

¿Tiene Ud. Relaciones o parentezco con algún empleado de esta empresa?

En caso afirmativo: Nombre: Parentezco:

Año

Primaria

Secundaria

Universidad

Otras Escuelas:

Idiomas que domina:

Materias en las que se ha especializado:

SOLICITUD DE EMPLEO

1. DATOS PERSONALES

(Enumere a continuación los Hijos)

2. EDUCACIÓN

Nombre de la Escuela Título Obtenido

177

Programas o sistemas que domina: Word Excel PowerPoint Outlook

Algún otro que no esté incluido:

Computadoras ___________________ Fax _____________ Otras _______________

Posee Vehiculo

Referencias: - (No incluya parientes)

Posición Fecha Inicio Fecha Salida

¿Por qué dejó el

Empleo?

Empresa

Jefe

Empresa

Jefe

Empresa

Jefe

¿Está usted dispuesto a someterse a un exámen psicotécnico? Sí ________ No ________

El hecho de haber llenado esta solic itud no implica que necesariamente será empleado, si no que la misma será considerada para determinar su elegibilidad.

DOCUMENTACIÓN QUE DEBEN ACOMPAÑAR ESTA SOLICITUD:

1. Exámenes Médicos 2. Dos (2) fotos (carnet) 3. Fotocopia de cédula / Seguro Social

4. Licencia de conducir 5. Licencia de Conducir Tipo Comercial

Explique en pocas palabras por qué desea trabajar en esta empresa:

Firma del Solicitante: ______________________________

Resultado del exámen: Entrevista:

Otras pruebas:

Período de prueba:

Aprobado por: Fecha de Entrada:

IMPORTANTE


3. OTROS DATOS

Nombre Dirección Teléfono

4. EXPERIENCIA DE TRABAJO

PATRONES ANTERIORES

178

Descripción del Proceso Selección del personal y Reclutamiento:

N° Descripción Responsable

1 Solicita que se cubra un vacante, para lo cual llena el

formulario de Solicitud del personal

Gerente de Área

2 Recibe el formulario, verifica y envía a Gerencia General

para su aprobación

Encargado de Talento Humano

3 Recibe el formulario para la aprobación. Si aprueba lo envía

a Talento Humano para que se proceda con la selección y

reclutamiento, caso contrario lo rechaza

Gerente General

4 Recibe el formulario firmado lo revisa y entrega al Gerente

de Área el formulario Perfil del cargo


5 Recibe el formulario, llena datos correspondientes y

nuevamente los envía a Talento Humano

Gerente de Área

6 Recibe el formulario y lo revisa Encargado de Talento Humano

7 Realiza la publicación del vacante, en los diarios de mayor

circulación


8 Recepta carpetas de los postulantes Encargado de Talento Humano

9 Selecciona las carpetas de acuerdo al perfil profesional Encargado de Talento Humano

10 Informa al Gerente de Área sobre los candidatos idóneos y

envía las hojas de vida


11 Recibe y revisa las hojas de vida de los postulantes Gerente de Área

12 Reelige las carpetas e informa a Talento Humano Gerente de Área

13 Llama a los candidatos, entrega la solicitud de empleo Encargado de Talento Humano

14 Llena la solicitud de empleo y envía Aplicante

15 Recibe solicitud, , los entrevista y procede a tomar pruebas

psicológicas y técnicas


16 Evalúa las pruebas y el perfil requerido, y procede a sacar un

listado de las personas que reúnen las condiciones de

conocimiento y aptitudes al puesto que se desea contratar, y

procede a llamarlos para una entrevista con el Gerente de

Área


17 Recibe la lista de candidatos para volverlos a entrevistar Gerente de Área

18 Entrevista a los candidatos seleccionados, y elije a uno de

ellos, y finalmente lo envía con el Gerente General

Gerente de Área

19 Entrevista al candidato y dispone la contratación Gerente General

179

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

SELECCIÓN DEL PERSONAL Y RECLUTAMIENTO

1/2

GERENTE DE ÁREAENCARGADO DE RECURSOS

HUMANOSGERENTE GENERAL

NO

SI

Se crea vacante

Inicio

Llena solicitud del

personal

Solicitud del personal

Revisa Solicitud del personal

Aprueba

Firma y entregaSolicitud del personal

aprobada

Envía Formulario de

Perfil de cargo

Formulario de perfi l

de cargo

Publica en diarios

Recepta carpetas con

hojas de vida

Selecciona las

mejores carpetas

A

Llena formato y envía

180

4.1.2.2. Contratación

Introducción

Procedimiento en el cual se lleva a cabo para formalizar la relación laboral con un nuevo empleado

por medio de la firma de un contrato donde se acepta las obligaciones y responsabilidades de la

compañía y el candidato idóneo.


SELECCIÓN DEL PERSONAL Y RECLUTAMIENTO

2/2

GERENTE DE ÁREAENCARGADO DE RECURSOS

HUMANOSGERENTE GENERAL

A

Informa candidatos

Llama a candidatosRevisa carpetas e

informa

Hojas de vida

Entrega Solicitud de

empleo

Toma pruebas, evalúa,

y envía l istado

Recibe listado, los

vuelve a entrevistar

Selecciona un solo

candidato idóneo

Recibe

Entrevista final y

dispone contratación

Fin

181

Objetivos

- -Contratar personal altamente calificado para cubrir aquellos puestos donde se requiere

asistencia

- -Establecer un acuerdo mutuo entre trabajador y empleador sobre las condiciones de

trabajo, delimitando derechos y obligaciones.

Alcance

Este procedimiento será de aplicación desde la revisión de la documentación que proporciona el

candidato hasta la legalización del contrato

Políticas

1.-Son trabajadores de MACHDEPORTES CIA. LTDA., todas aquellas que laboren bajo relación

de dependencia con previa firma de un contrato de trabajo, los cuales son de carácter obligatorio

dentro de la compañía, los tipos de contratos que manejará la compañía son:

Contrato Indefinido con período de prueba.- según la ley de justicia laboral elimina el contrato a

plazo fijo, para lo cual toda persona que ingresen a trabajar en MACHDEPORTES, sólo podrán

hacerlo con la firma de un contrato indefinido de trabajo, este contrato se lo realizará para

garantizar la dependencia de trabajo después de los 90 días del período de prueba.

En el caso de que el candidato o empleador dentro del plazo de período de prueba den por

terminado la relación laboral deberán hacerlo mediante un escrito para control del Área de Talento

Humano con las respectivas firmas que aprueben la salida del trabajador, para poder dar por

terminado libremente sin ninguna responsabilidad para con la otra.

En los casos de contrato indefinido que apliquen jornada parcial permanente, se lo deberá

especificar dentro del contrato de trabajo, este contrato aplica a locutores, comentaristas deportivos

que laboren en la compañía menos de las 8 horas diarias establecidas en el Código de Trabajo, para

lo cual este contrato se deberá formalizarse necesariamente por escrito y en él deben figurar el

número de horas ordinarias de trabajo en el día, al mes o al año contratadas y su distribución.

2.- Los contratos de trabajo deberán ser registrados en la página principal del Ministerio de

Relaciones Laborales, las cuales deberán ser inscritas las mismas cláusulas estipuladas por escrito

para no tener ningún tipo de problema, una vez subida la información será responsabilidad del

182

encargado de Talento Humano imprimir la plantilla del contrato y hacer firmar la constancia al

trabajador, dicho formato deberá contener:

- Tipo de contrato

- Región en la que se celebra el contrato de trabajo, provincia, cantón

- Jornada laboral especial

- Datos del empleado

- El inicio de labores

- Grupo ocupacional y cargo del trabajador

- Remuneración

- Jornada mensual (horas)


- Gerente General


Documentación

- -Contrato de individual de trabajo

- -Ficha personal

Documentación complementaria

Para admitir el trabajador en la compañía debe acercarse con:

- Copia a color de la cédula de identidad

- Copia de último certificado de votación

- Hoja de vida que incluya copias de los cursos, títulos obtenidos

- 2 Certificados de Honorabilidad

- Certificado médico

- Dos fotografías tamaño carnet

- Partida de matrimonio, en caso que se lo requiera

- Partida de nacimiento de hijos, en caso que se lo requiera

183

CONTRATO DE TRABAJO

En la ciudad de ______________, a los _______ días del mes de ___________ del año _____,

comparecen, por una parte ____________________ (Escriba los nombres completos del

EMPLEADOR. Si se trata de una persona jurídica colocar el nombre de la compañía, seguida de la

frase “debidamente representada por [nombre del representante legal”] ) portadora de la cédula de

ciudadanía N° _____________ (Escriba la cédula de identidad del EMPLEADOR) en calidad de

EMPLEADOR; y por otra parte, el/la señor(a/ita) ___________________ (Escriba el nombre del

TRABAJADOR), portador de la cédula de ciudadanía N°_______________ (Escriba el número de

cédula de ciudadanía del TRABAJADOR) en calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son

ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de _______________ (ciudad de domicilio de las partes) y

capaces para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar este CONTRATO

DE TRABAJO A PLAZO INDEFINIDO con sujeción a las declaraciones y estipulaciones

contenidas en las siguientes cláusulas:

Al EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se los denominará conjuntamente como “Partes”

e individualmente como “Parte”.

PRIMERA.- ANTECEDENTES:

El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su

actividad necesita contratar los servicios laborales de un_________________ (ingresar cargo

requerido).

SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO:

El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades contrata al TRABAJADOR en calidad

de____________________ (Ingresar cargo del TRABAJADOR). Revisados los antecedentes de

_____________________________ (Escriba los nombres completos del TRABAJADOR), éste

declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño del cargo indicado, por lo que en

base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, El

EMPLEADOR y el TRABAJADOR proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo.

184

TERCERA.- JORNADA Y HORARIO DE TRABAJO:

EL TRABAJADOR cumplirá sus labores en la jornada ordinaria máxima, establecida en el artículo

47 del Código de Trabajo, de lunes a viernes en el horario de ___________________ (detalle las

horas de la jornada de trabajo), con descanso de __________________________ (detalle la hora de

descanso, ejemplo: una hora para el almuerzo), de acuerdo al artículo 57 del mismo cuerpo legal, el

mismo que declara conocerlo y aceptarlo.

Las Partes podrán convenir que el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y suplementario

cuando las circunstancias lo ameriten, para lo cual se aplicará las disposiciones establecidas en el

artículo 55 de este mismo Código.

El horario de labores podrá ser modificado por el empleador cuando lo estime conveniente y acorde

a las necesidades y a las actividades de la compañía, siempre y cuando dichos cambios sean

comunicados con la debida anticipación, conforme el artículo 63 del Código del Trabajo.

Los sábados y domingos serán días de descanso forzoso, según lo establece el artículo 50 del

Código de la materia.

CUARTA.- REMUNERACIÓN:

El Empleador, de acuerdo a los artículos 80 y 83 del Código de Trabajo, cancelará por concepto de

remuneración a favor del trabajador la suma de ______________________________________

(colocar la cantidad que será la remuneración en letras y números, ejemplo: SEISCIENTOS

DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, USD 600,00), mediante__________

(detallar la forma de pago, ejemplo: acreditación a la cuenta bancaria del trabajador, efectivo,

cheque).

Además, el Empleador cancelará los demás beneficios sociales establecidos en los artículos 97, 111

y 113 del Código de Trabajo, conforme el Acuerdo Ministerial No. 0046 del Ministerio de

Relaciones Laborales. Asimismo, el Empleador reconocerá los recargos correspondientes por

concepto de horas suplementarias o extraordinarias, de acuerdo a los artículos 49 y 55 del Código

de Trabajo, siempre que hayan sido autorizados previamente y por escrito.

QUINTA.- PLAZO DEL CONTRATO:

El presente contrato, conforme el artículo 14 del Código de Trabajo, es de plazo indefinido.

185

Este contrato podrá terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Código de Trabajo en

cuanto sean aplicables para este tipo de contrato.

SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO:

El TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratado en las

instalaciones ubicadas en __________________ (Escriba la dirección de la compañía), en la ciudad

de _______ (Ingresar la ciudad), provincia de _________ (Ingresar Provincia y barrio) para el

cumplimiento cabal de las funciones a él encomendadas.

SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES:

En lo que respecta a las obligaciones, derechos y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se

sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV “De las

obligaciones del Empleador y del Trabajador”, a más de las estipuladas en este contrato.

OCTAVA.- LEGISLACIÓN APLICABLE:

En todo lo no previsto en este Contrato, las partes se sujetan al Código del Trabajo.

NOVENA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:

En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente

Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo entre las Partes, estas se someterán a los

jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al procedimiento

oral determinados por la Ley.

DÉCIMA.- SUSCRIPCIÓN:

Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena

validez de lo estipulado, firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor.

Suscrito en la ciudad de ____________ (Escriba la ciudad), el día_______ del mes de

_______________ del año _________.

EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR

186

FICHA PERSONAL

Nombres completos:

Apellidos completos:

Cédula de identidad:

Nacionalidad:

Dirección:

Fecha de nacimiento:

Estudios terminados:

Teléfono:

Móvil:

Correo electrónico:

Estado civil:

N° de hijos

Cuenta bancaria:

Nombre del titular:

Contrato:

Tipo de contrato:

Fecha de inicio:

Horas semanales:

Horario:

Área:

Responsable:

Cargo que tendrá:

Email de la empresa:

Salarario a percibir:

Observaciones:

Firma del Trabajador Firma y sello de la empresa

1.- A COMPLEMENTAR POR EL TRABAJADOR

FICHA PERSONAL

2.- A COMPLEMENTAR POR LA EMPRESA

187

Descripción del Proceso de Contratación


1 Solicita y revisa información del candidato a contratar Encargado de Talento Humano

2 Si la información está completa verifica referencias,

caso contrario informa al candidato


3 Se registra los datos en el formulario de “Ficha

personal”


4 Se archiva documentos en la carpeta del empleado Encargado de Talento Humano

5 Redacta el contrato de trabajo e imprime 3 ejemplares Encargado de Talento Humano

6 Se envía los contratos al Gerente General para que

revise y firme los contratos elaborados


7 Recibe copias, los revisa y los firma Gerente General

8 Envía a Talento Humano la documentación firmada Gerente General

9 Recibe contrato con las copias para luego registrar y

subir al Ministerio de Relaciones Laborales la

información del contrato y legalizarlo


10 Finalmente imprime el extracto del contrato de trabajo

y envía al gerente


11 Firma y envía Gerente General

12 Recibe y avisa al trabajador Encargado de Talento Humano


CONTRATACIÓN

1/2

ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS GERENTE GENERAL

NO

SI

INICIO

SOLICITA Y REVISA

INFORMACIÓN

CORRECTA

VERIFICA REFERENCIAS

LLENA FORMULARIO

A

ARCHIVO

B

188

Figura 4.3 Flujograma de procedimiento de contratación


CONTRATACIÓN

2/2

ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS GERENTE GENERAL

NO

SI

A

REDACTA CONTRATO

IMPRIME 3

EJEMPLARES Y ENVIA

CONTRATOS FIRMADOS

REGISTRA EN EL MRL

IMPRIME EXTRACTO

Y ENVÍA

EXTRACTO FIRMADO

DA AVISO AL

TRABAJADOR PARA LA

FIRMA

FIN

CONTRATOS

CORRECTA

FIRMA Y ENVÍA

EXTRACTO

FIRMA Y ENVÍA

B

189

4.1.2.3. Capacitación

Introducción

Es el procedimiento que orienta a los empleados al conocimiento, y las habilidades necesarias para

desempeñar su trabajo.

Objetivos

- Adaptar a la persona a su puesto de trabajo

- Lograr eficiencia y mejorar las labores

Alcance

Este procedimiento inicia con la identificación de necesidades de capacitación y llega a la

evaluación de la misma

Políticas

1. MACHDERPORTES CIA. LTDA., deberá establecer programas anuales de capacitación a

sus empleados con el objeto de actualizar sus conocimientos, aptitudes, habilidades, que les

permita elevar su nivel profesional, este plan lo elaborará cada Área de acuerdo a sus

necesidades.

2. La compañía celebrará contratos con entidades privadas especializadas en otorgar

capacitaciones y adiestramiento a empleados

3. El nivel directivo procurará dar espacio dentro o fuera de la compañía para asistir a dichos

eventos de capacitación para su personal

4. Los empleados que participen en este proceso deberán contemplar las indicaciones de cada

instructor, ser participativos y cumplir con el plan de actividades

5. El encargado de Talento Humano será quien proporcione el material didáctico y equipo

necesario para las capacitaciones

6. Talento Humano será el encargado de dar aviso a los empleados sobre la realización del

evento, lo cual involucra la participación obligatoria.


- Gerente General

190


- Gerente de Producción


Documentación

- Plan de capacitación

- Registro de asistencia

- Evaluación de la capacitación

PLAN DE CAPACITACIÓN

CURSO PARTICIPANTES TOTAL

OBJETIVO

CAPACITACIÓN

INSTITUCIÓN

O PERSONAS

QUE PUEDAN

DICTAR INTERNA EXTERNA PROGRAMADO EJECUTADO

ADMINISTRATIVO -FINANCIERO

PRO DUCCIÓ N

PARA USO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA/PRODUCCIÓN

FECHA RECIBIDO: APROBACIÓN: FECHA DE APROBACIÓN:

OBSERVACIONES:

FIRMA:

PARA USO GENERAL


OBSERVACIONES:

FIRMA:

PLAN DE CAPACITACIONES

191

EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

TEMA

LUGAR

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

4.1 El facilitador o docente tiene dominio, conocimiento de la materia, facilitando el aprendizaje de los participantes. 1 2 3 4 5

4.2 El facilitador o docente ha expuesto los temas con claridad, repondiendo adecuadamente a las inquietudes planteadas. 1 2 3 4 5

4.3 El facilitador o docente ha desarrollado el curso de manera amena, participativa, mostrando capacidad pedagógica. 1 2 3 4 5

4. EVALUACION DEL FACILITADOR O DOCENTE

5. OBSERVACIONES:

3. EVALUACION DE UTILIDAD Y APLICABILIDAD

3.1 La capacitación le ha aportado conocimientos nuevos cumpliendo con sus expectativas de aprendizaje.

3.2 Los conocimientos adquiridos son útiles y aplicables en el campo personal y /o laboral como herramienta para la mejora.

3.3 La capacitación le proporcionó los conocimientos y/o información planteada de acuerdo con los objetivos y contenidos de la

misma.

2.1 La capacitación está estructurada de modo y comprensible, siendo adecuado su contenido teórico y práctico.

2.2 La duración de la capacitación ha sido adecuada y se ha ajustado a laos contenidos y objetivos de la misma.

2.3 El material entregado en la capacitación en la capacitación ha sido útil, adecuado, claro y acorde con los objetivos y contenidos

de la misma.

1.2 Los contenidos de la capacitación responden a los objetivos planteados y satisfacen las expectativas de la misma.

1.3 El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido adecuado.

2. EVALUACION DE LA METODOLOGIA

Marque una X el valor que mejor refleje su opinión frente a las siguientes afirmaciones, teniendo en cuenta: 5= COMPLETAMENTE DE

4= DE ACUERDO; 3= NI DE ACUERDO NI EN DESACUERDO; 2= EN DESACUERDO; 1= COMPLETAMENTE EN DESACUERDO.

1. EVALUACION DEL CONTENIDO:

1.1 Los objetivos de la capacitación fueron presentados al inicio de la misma y éstos se han cumplido satisfactoriamente.

FECHA

FACILITADOR O DOCENTE

DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE

EVALUACION DE CAPACITACIONES

192

Descripción del Proceso de Capacitación


1 Identifica las necesidades del personal de la

compañía

Gerente de Área

2 Elabora el Plan de Capacitación Encargado de Talento Humano

3 Envía el plan de capacitación para aprobación Encargado de Talento Humano

4 Recibe el plan de capacitación, si está de acuerdo

firma y entrega al Gerente General, caso contrario

informa a Talento Humano

Gerente Administrativo Financiero

5 Recibe el plan de capacitación, firma y envía a

Talento Humano

Gerente General

6 Recibe el plan de capacitación, si existe personal

interno que pueda dar capacitación informa, caso

contrario contrata a un compañía que brinde el

servicio


7 Informa al empleado encargado de dictar el curso

internamente y al personal de su participación en la

capacitación


8 Si la capacitación es interna, entrega al instructor el

registro de asistencia para anotar la participación del

personal, caso contrario se solicitará la entrega de

copias de certificados de la capacitación recibida


9 Recibe el registro de asistencia, certificados de

evidencia de la capacitación


10 Hace llenar al capacitado el formato de evaluación, y

se envía


11 Recibe documento de evaluación de la capacitación Gerente de Área

12 Revisa la evaluación de su personal y emite un

informe sobre la evaluación y entrega a Talento

Humano

Gerente de Área

13 Recibe el documento de la evaluación y el informe y

los archiva


193

Figura 4.4 Flujograma de procedimiento de capacitación


CAPACITACIÓN

1/2

JEFE DE ÁREA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOSGERENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROGERENTE GENERAL

NO

SI

SI

NO

IDENTIFICA

NECESIDADES

ELABORA PLAN DE

CAPACITACIÓN Y

ENVIA

PLAN DE

CAPACITACIÓN

APRUEBA

FIRMA Y ENVIA

PLAN DE

CAPACITACIÓN

FIRMA Y ENVIA

INICIO

PLAN DE

CAPACITACIÓN

APROBADO

EXISTE

PERSONAL

INFORMA QUIEN

DICTA LA

CAPACITACIÓN

AVISA AL PERSONAL

A

CONTRATA

INSTRUCTOR

194

Figura 4.5 Flujograma de procedimiento de capacitación


CAPACITACIÓN

2/2

JEFE DE ÁREA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOSGERENTE ADMINISTRATIVO


NO SI

ES

INTERNA?

ENTREGA REGISTRO

DE ASISTENCIA

PIDE CERTIFICADOS

AL INSTRUCTOR

A

HACE LLENAR AL

INSTRUCTOR

RECEPTA

DOCUMENTOS

HACE LLENAR AL

PERSONAL Y ENVIA

EVALUACIÓN DE

DESEMPEÑO

ELABORA INFORME

Y ENVÍA

INFORME Y

EVALUACIÓN

ARCHIVA

FIN

195

4.1.2.4. Supervisión

Introducción

Este procedimiento tiene por objetivo evaluar integralmente el desempeño laboral en un período

dado.

Objetivos

- Vigilar que las actividades se estén cumpliendo en base a los procedimientos a seguir

- Supervisar que cada uno de los individuos de cada puesto de trabajo realicen su trabajo en

forma eficiente.

Alcance

El procedimiento de supervisión es de aplicación desde la identificación de objetivos de cada Área

hasta la evaluación del desempeño del personal.

Políticas

1. Talento Humano deberá entregar permanentemente un documento de registro de

observaciones del personal, para ser llenado y conocer cuál es el desempeño laboral de

cada área

2. Será responsabilidad de cada trabajador obedecer las instrucciones del Gerente de Área

sobre las tareas que debe cumplir

3. Los responsables de cada área deberán aplicar la investigación de campo para elaborar el

entorno laboral

4. El encargado de Talento Humano tendrá la facultad de determinar acciones de acuerdo al

resultado del desempeño del personal, tales como: bonificaciones, aumento de sueldo,

bonificaciones e informará al Gerente General sobre las medidas que se tomarán.



- Gerente de Producción


196

Documentación

- Registro de observaciones del personal

- Evaluación del desempeño

REGISTRO DE OBSERVACIONES DEL PERSONAL

Área:

Cargo:

Fecha:

Nombre:

Tipo de observación:

Persona que cubre el reemplazo de ser necesario

Firma del jefe inmediato

Área:

Cargo:

Fecha:

Nombre:




Área:

Cargo:

Fecha:

Nombre:





197

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Nombre:

Puesto:

Evaluador:

Antigüedad:

Nivel de logro:

Generales

De equipo

Personales

Definición: Comentarios:

Puntuación:


Puntuación:


Puntuación:


Puntuación:


Puntuación:


Puntuación:

Puntuación total:

Firmas:

Evaluado Evaluador

6.- ÁREA DE MEJORA

7.- PROPUESTA ACCIONES CONCRETAS

8.- COMENTARIOS DEL EVALUADO:

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

1.- OBJETIVOS ANUALES DEL PUESTO:

2.- COMPETENCIAS TÉCNICAS

3.- COMPETENCIAS GENERALES

4.- ACTITUD DE LA TAREA COTIDIANA

5.- COMENTARIOS GENERALES

198

Descripción del Proceso de Supervisión


1 Definir los objetivos del Área Gerente de Área

2 Comunicar los objetivos a los empleados Gerente de Área

3 Verificar asistencia física del personal Gerente de Área

4 Registrar novedades en el Registro de observaciones del

personal

Gerente de Área

5 Entregar el Registro de observaciones del personal a

Talento Humano

Gerente de Área

6 Recibe el Registro de observaciones del personal y

archiva en las carpetas de los empleados


7 Determina las acciones correctivas e informa Encargado de Talento Humano

8 Aplica acciones correctivas Gerente de Área

9 Supervisa que se apliquen las acciones correctivas Gerente de Área

10 Si existen errores aplica medidas inmediatas para la

solución, caso contrario evalúa el desempeño de cada

empleado

Gerente de Área

11 Registra la evaluación en el formulario Gerente de Área

12 Entrega el formulario a Talento Humano Gerente de Área

13 Recibe el formulario Evaluación del desempeño y

archiva en las carpetas personales


14 Realiza un informe para determinar las acciones de

competencia de cada empleado


199

Figura 4.6 Flujograma de procedimiento de supervisión


SUPERVISIÓN

1/2

GERENTE DE ÁREA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS

NO

SI

DEFINE OBJETIVOS

COMUNICA LOS

OBJETIVOS A LOS

EMPLEADOS

VERIFICA ASISTENCIA DEL

PERSONAL

REGISTRA NOVEDADES

EMITE REGISTRO DE

OBSERVACIONES Y

ENVÍA

APLICA ACCIONES

CORRECTIVAS

SUPERVISA LA

APLICACIÓN

EXISTE

ERRORES

A

INICIO

REGISTRO DE

OBSERVACIONES

ARCHIVO

DETERMINA ACCIONES

CORRECTIVAS

FIN

200

Figura 4.7 Flujograma de procedimiento de supervisión

4.1.2.5. Control de Asistencia y Permanencia

Introducción

Este procedimiento está orientado a regular la asistencia y permanencia del personal en su puesto

de trabajo, de acuerdo con la jornada laboral y horarios establecidos


SUPERVISIÓN

2/2

GERENTE DE ÁREA ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS

APLICA SOLUCIONES

EVALUA DESEMPEÑO DEL

PERSONAL

ELABORA FORMULARIO Y

ENVIA

EVALUACIÓN DE

DESEMPEÑO

ARCHIVO

INFORME FINAL DE

RESULTADOS

A

FIN

201

Objetivos

- Establecer las normas y procesos de control de asistencia, permanencia y puntualidad del

personal

- Supervisar la permanencia y realizar reportes en base a las marcaciones registradas a través

del reloj biométrico para el control de asistencia y horas extras del personal

Alcance

Este procedimiento inicia con el registro de entrada a la compañía, la supervisión de la

permanencia del personal, y llega hasta el registro de salida del mismo.

Políticas

1. La jornada laboral de todos los trabajadores del Área Administrativo y Financiero tienen

una horario de 8 horas diarias en el horario de 08:00am a 17:00am con el derecho de 1

hora de almuerzo, y para los que operan en el Área de Producción su horario es de 4 horas

diarias es decir 20 horas semanales, en los diferentes horarios de la mañana, tarde o noche,

de acuerdo al horario del contrato.

2. El sistema de control de asistencias y puntualidad del trabajo será a través del reloj

biométrico que lo controlará el encargado de Talento Humano de manera mensual, cabe

resaltar que el personal deberá timbrar al inicio de sus labores y al final

independientemente del Área al que pertenezca.

3. Para el registro de entrada se tomará en cuenta una tolerancia de 15 minutos a partir de las

horas señaladas, esto sólo aplicará al personal administrativo y financiero quienes tienen un

horario establecido

4. El personal deberá permanecer en su puesto de trabajo durante el período de labor

5. El Gerente de Área será el encargado de supervisar la permanencia del personal a diario


- Gerente de Área


Documentación

Se utilizará el reporte de marcaciones del reloj biométrico

202

Descripción del Proceso de Control de Asistencia y Permanencia


1 Registra la hora de ingreso y salida de la compañía en el

reloj biométrico

Trabajador

2 Emite el reporte mensual de las marcaciones y envía Encargado de Talento

Humano

3 Revisa las observaciones y supervisa la permanencia del

personal en el control de asistencias que lleva a diario

Gerente de Área

4 Informa a Talento Humano si hay observaciones ya sean

por permisos, faltas, enfermedad, u otro acontecimiento

que le impidió al trabajador el timbrar

Gerente de Área

5 Recepta las observaciones y procede a modificar el reporte

de marcaciones

Encargado de Talento

Humano

6 Emite el informe de asistencia final Encargado de Talento

Humano

203

Figura 4.8 Flujograma de procedimientos control de asistencia y permanencia

4.1.2.6. Control de Permisos

Introducción

Procedimiento orientado a regular los permisos y licencias durante la jornada de trabajo


CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIAS

1/1

TRABAJADORENCARGADO DE RECURSOS

HUMANOSGERENTE DE ÁREA

REGISTRA HORA DE

INGRESO

EMITE REPORTE

MENSUAL DE

MARCACIONES

REVISA OBSERVACIONES

REPORTE MENSUAL DE

MARCACIONES

SUPERVISA LA

PERMANENCIA

EMITE INFORME DE LAS

NOVEDADES

INICIO

INFORME DE LAS

NOVEDADES

MODIFICA REPORTE DE

MARCACIONES

EMITE INFORME DE

ASISTENCIA FINAL

FIN

204

Objetivos

- Establecer las normas de control de permisos y licencias a los trabajadores

- Controlar que los permisos estén debidamente justificados

Alcance

El procedimiento de control de permisos es de aplicación desde la solicitud de autorización de

licencias o permisos, hasta el registro de salida o retorno.

Políticas

1. Los permisos los concede el Gerente de cada Área, y sólo podrán ser en caso de

enfermedad, calamidad doméstica, y alguna situación especial de manera forzosa, y sólo

podrán hacerse mediante solicitud.

2. El personal podrá pedir permisos de la siguiente manera:

- Permiso de horas a descontar según el caso

- Permiso con cargo a vacaciones

- Permiso de un día o más a descuento del rol

- Previa justificación que no aplique descuentos

3. Para considerar una falta justificada se deberá presentar:

- En el caso de enfermedad un certificado médico sellado por el Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social

4. Se descontará las faltas injustificadas de la siguiente manera:

- Falta de un medio día de labores, descuento de un día de remuneración

- Falta de un día completo de trabajo, pierde dos días de remuneración

- Falta de dos o más días de labores, sin derecho a semana integral.

5. Si las faltas injustificadas son continuas, la compañía podrá solicitar Visto Bueno al

Ministerio de Relaciones Laborales

205

6. Para otorgar permisos por calamidad doméstica y situaciones especiales, el trabajador

deberá acercarse a Talento Humano a justificar con lo siguiente, dependiendo el caso:

- Acta de defunción del familiar del trabajador hasta segundo grado de consanguinidad

- Certificado médico del conyugue o dependientes sólo en caso de accidentes graves

- Denuncia respectiva cuando el trabajador haya sido afectado directa o significativa en

sus bienes

7. Los permisos remunerados se dará en los siguientes casos:

- Necesidad de atención médica, con el respectivo certificado del IESS, que respalde las

horas que utilizó para el efecto

- Por descanso médico autorizado por el IESS

- La ausencia por maternidad y lactancia, con el certificado otorgado en el IESS


- Gerente de Área


Documentación

Autorización por escrito de la licencia o permiso

206

AUTORIZACIÓN DE LICENCIA O PERMISO

Apellidos y nombres:

C.I.:

Fecha:

Cargo:

Departamento:

Enfermedad Asunto Personal

Calamidad doméstica Otro:

Maternidad

Total días solicitados

Desde Hasta

A descontar del rol:

Fundamentación:.

Firma del solicitante:

AUTORIZACIÓN DE LICENCIA O

PERMISOS

MOTIVO POR:

207

Descripción del Proceso de Control de Permisos


1 Solicita permiso Trabajador

2 Proporciona al empleado el Formulario de Autorización de

Licencia o Permiso

Encargado de Talento

Humano

3 Llena y firma el formulario de Autorización de Licencia o

Permiso

Trabajador

4 Entrega el formulario Trabajador

5 Recibe el formulario Gerente de Área

6 Si autoriza firma el formulario y entrega a Talento Humano Gerente de Área

7 Recibe el formulario, firma, archiva y comunica al empleado Encargado de Talento

Humano

8 Registra la salida y de retorno en el reloj biométrico Trabajador

Figura 4.9 Flujograma del procedimiento del control de permisos


CONTROL DE PERMISOS

1/1

TRABAJADORENCARGADO DE RECURSOS

HUMANOSGERENTE DE ÁREA

NO

SI

INICIO

SOLICITA PERMISO Y

PIDE FORMULARIO

PROPORCIONA

FORMULARIO

LLENA, FIRMA Y

ENTREGA

RECIBE FORMULARIO

APRUEBA

FIRMA Y ENVÍA

FIRMA Y COMUNICA

FORMULARIO

APROBADO

ARCHIVA

REGISTRA SALIDA

FIN

208

4.1.2.7. Control de Vacaciones

Introducción

Procedimiento orientado a controlar las vacaciones del personal

Objetivos

- Definir actividades para programar y autorizar las vacaciones que tienen derecho el

personal

- Llevar un control acerca de las vacaciones del personal

Alcance

Este procedimiento de control de vacaciones es de aplicación desde el análisis y planificación de

las vacaciones del personal

Políticas

1. Deberá programar anualmente las vacaciones del personal

2. Si el trabajador no puede hacer uso de sus vacaciones en el período programado, el Gerente

de Área deberá informar a Talento Humano por escrito


- Gerente de Área


Documentación

- Solicitud de Vacaciones

209

SOLICITUD DE VACACIONES

Descripción del Proceso de Control de Vacaciones


1 Analizar y planificar el período de vacaciones del personal Gerente de Área

2 Informa al empleado el período de vacaciones que le

corresponde

Gerente de Área

3 Llena solicitud de vacaciones Trabajador

4 Entrega el formulario al Gerente de Área Trabajador

5 Recibe la solicitud Gerente de Área

6 Firma y envía a Talento Humano Gerente de Área

7 Recibe la solicitud Encargado de Talento Humano

8 Firma, archiva la solicitud y comunica al empleado Encargado de Talento Humano

9 Registra la salida Trabajador

Apellidos y nombres:

C.I.:

Fecha:

Cargo:

Departamento:

Solicito autorización para tomar días de vacaciones a partir del (dd/mm/aa)______________

hasta el ____________________

Firma del que aprueba Firma del que autoriza


210

Figura 4.10 Flujograma de procedimientos de control de vacaciones

4.1.2.8. Nómina

Introducción

El procedimiento de nómina está orientado a coordinar la recepción, registro y control de la

documentación correspondiente al pago de remuneraciones de conformidad con las disposiciones

legales


CONTROL DE VACACIONES

1/1

GERENTE DE ÁREA TRABAJADORENCARGADO DE RECURSOS

HUMANOS

INICIO

Analiza y planifica

Informa Período de

vacaciones

Aprueba y envía

Llena solicitud de

vacaciones y envía

Recibe formulario

Recibe formulario

ARCHIVA

Registra salida

FIN

211

Objetivos

- Contar con los mecanismos sistematizados para la elaboración de la nómina

- Establecer lineamientos para el pago oportuno y correcto de remuneraciones

Alcance:

Este procedimiento es de aplicación desde el informe del reloj biométrico para el cálculo de la

nómina del personal hasta la entrega del rol de pagos al empleado

Políticas:

1. El Encargado de Talento Humano deberá analizar la información, registros, controles, y

cálculos en la nómina

2. El pago de la nómina se realizará mediante cheque

3. No habrá anticipos quincenales, el único abono será la final de cada mes

4. Se deberá enviar la aprobación de la nómina al Gerente Administrativo Financiero

5. La presentación de la nómina será antes de dos días al finalizar el mes

Personas que intervienen:



Documentación

- Rol de Pagos General

- Rol de Provisiones

- Roles individuales

212

ROL DE PAGOS GENERAL

ROL DE PROVISIONES

50% 100%

FONDOS DE

RESERVABONOS

ROL DE PAGOS

OTROS INGRESOSSUELDO

SEGÚN DIAS

TRABAJADOS

HORAS EXTRASCARGODIAS

TRABAJADOS

SUELDO

SEGUN

CONTRATO

I N G R E S O S

TOTAL INGRESOS

N°- APELLIDOS NOMBRE CEDULATIPO

CONTRATO

ROL DE PAGOS

TOTA

L

DESC

UENTO

S

IMP.RENTAPRESTAMOS

IESS

DESCUENTOS

SUB T

OTA

L

AP. IESSPRESTAMO

EMPRESA

RETENCION

JUDICIAL

SEGURO

MEDICO

PRIVADO

OTROS

DESCUENTOS

ROL DE PROVISIONES

DECIMO

TERCERO

DECIMO

CUARTO

FONDO DE

RESERVAVACAC.

IESS

PATRONAL

TOTAL

BENEFICIOS

SOCIALES

N°- APELLIDOS NOMBRE CEDULA

213

ROL INDIVIDUAL

NO. CEDULA:

MES DE:

1 NOMBRE DEL EMPLEADO

TIPO DE CONTRATO

INGRESOS

SUELDO DEL MES

HORAS EXTRAS RECARGO 50% No Hs

HORAS EXTRAS RECARGO 100% No Hs

TOTAL INGRESOS

EGRESOS

APORTE INDIVIDUAL IESS 9.45%

PRESTAMO EMPRESA

RETENCION JUDICIAL

SEGURO MEDICO PRIVADO

OTROS DESCUENTOS

IMPUESTO A LA RENTA

PRESTAMOS AL IESS

TOTAL DESCUENTOS

TOTAL ROL DE PAGOS

FONDOS DE RESERVA

ALIMENTACION

BONIFICACIONES

OTROS PAGOS

--------------

TOTAL PAGADO AL TRABAJADOR -$ =========

MACHDEPORTES CIA. LTDA.

ROL DE PAGOS

ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME

214

Descripción del Proceso de Nómina


1 Emite el informe del personal del sistema biométrico y

revisa los descuentos para el rol


2 Realiza el rol, firma y entrega para revisión Encargado de Talento Humano

3 Recibe el rol de pagos, revisa si esta correcto aprueba,

caso contrario informa a Talento Humano

Gerente Administrativo

Financiero

4 Envía rol de pagos al Gerente General quien tiene la

facultad de emisión de cheques para el pago de la

nómina


5 Emite cheques y firma, y remite a encargado de

Talento Humano

Gerente General

6 Recibe cheques Encargado de Talento Humano

7 Imprime los roles de pagos individuales y entrega los

roles a cada uno de los empleados para que firmen


215

Flujograma del procedimiento de nomina

4.2. Modelo de un Sistema Financiero

Para el modelo de un sistema de control interno financiero, se aplicará el diseño de políticas y

procesos que ayuden a un manejo más eficiente y eficaz


NÓMINA

1/1

ENCARGADO DE RECURSOS

HUMANOS

GERENTE ADMINISTRATIVO


NO

SI

INICIO

Emite informe del

biométrico

Realiza el rol, firma y envía Recibe

Aprueba?

Envía rol de pagosRecepta

Revisa firma y envía Recepta rol general

Emite cheques y envíaRecibe e imprime roles

individuales

Hace firmar a los

trabajadores

FIN

216

4.2.1. Caja Chica

Introducción

El procedimiento de caja chica está orientado al manejo constante para hacer pagos menores o de

cuantía pequeña de manera urgente

Objetivos

- Establecer el manejo y administración de los fondos

- Brindar la funcionabilidad adecuada para efectos operativos

Alcance

El procedimiento del manejo de caja chica empieza desde la creación del fondo hasta la reposición

del mismo

Políticas

1. La creación del fondo de caja chica debe ser autorizada por el Gerente General

2. El fondo de caja chica tendrá una asignación máxima de $80,00 (ochenta dólares con

00/100 dólares americanos)

3. La reposición de caja chica deberá ser tramitada por la Secretaria responsable del manejo,

una vez que haya utilizado al menos el 80% del valor autorizado

4. La Secretaria encargada del fondo deberá llevar el control de los gastos en los que incurra

la compañía y de la misma forma adjuntar los documentos de respaldo

5. Los gastos de caja chica únicamente se destinarán para:

- Compra de suministros y materiales de oficina

- Fotocopias, fletes, accesorios o repuestos en general

- Gastos de suma urgencia en los cuales no puedan ser pagados con cheque

6. No se podrá utilizar el fondo de caja chica en:

- Cambio de cheques personales o de terceros

- Por préstamos a empleados para gastos personales

- Para devoluciones de valores

7. La Secretaria a cargo del fondo deberá utilizar todos los formatos previamente enumerados

para el control de este fondo

217

8. Los cheques correspondientes al reembolso de caja chica deberán salir a nombre del

mensajero quien será el responsable de cambiar el cheque y entregar dicho valor a la

Secretaria a cargo

9. Al menos se hará un arqueo de caja chica en el mes del efectivo y comprobantes que se

tengan


- Gerente General


- Mensajero

Documentación

- Formulario Liquidación de gastos de caja chica

LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE CAJA CHICA

Período del __________ Al_______ mes______ año______

Serie N°

Total

Resumen

Monto asignado

(-) Gastos

Saldo en caja

Valor a reponer

TESORERO APROBADO POR

GERENTE GENERAL

APROBADO POR


FINANCIERO

LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA

Comprobante

N° Fecha Nombre Descripción Valor

218

Descripción del Proceso de Creación de caja chica


1 Realizar el oficio para la creación de caja chica y entrega

al Gerente General


Financiero

2 Recibe oficio, aprueba, y firma Gerente General

3 Elabora el cheque y firma para entregarlo al Gerente

Administrativo Financiero conjuntamente con el oficio

aprobado

Gerente General

4 Recibe oficio aprobado y entrega al mensajero el cheque Gerente Administrativo

Financiero

5 Recibe el cheque y cambia el cheque en el banco y

entrega el valor en efectivo a la custodia

Mensajero

6 Recepta el dinero y procede a guardar bajo llave Secretaria

Figura 4.11 Flujograma del procedimiento creación de caja chica


CREACIÓN DE CAJA CHICA

1/1


FINANCIEROGERENTE GENERAL MENSAJERO SECRETARIA

NO

SI

INICIO

Realiza oficio y envía

Recibe documentos y

entrega cheque

Aprueba?

Recibe Oficio

Elabora cheque y envía con

oficio

Cambia cheque en el

banco y entrega

Recibe cheque

Recibe dinero

FIN

219

Descripción del Proceso Reposición de Caja Chica


1 Llena el formulario de liquidación de gastos de caja

chica

Secretaria

2 Adjunta facturas de respaldo y entrega Secretaria

3 Recibe el formulario y las facturas y revisa, si esta

correcto aprueba y envía al Gerente General para que

emita el cheque


Financiero

4 Recibe aprobación en el formulario, revisa y emite el

cheque para entregarlo

Gerente General

5 Recibe cheque con el formulario, y entrega a la

secretaria


Financiero

6 Recibe documentos y cheque, y entrega al mensajero Secretaria

7 Recibe el cheque y cambia el cheque en el banco y

entrega el valor en efectivo a la custodia

Mensajero

8 Recepta el dinero y procede a guardar bajo llave Secretaria

220

Figura 4.12 Flujograma del procedimiento de reposición de caja chica


REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

1/1

SECRETARIAGERENTE ADMINISTRATIVO


NO

SI

NO

SI

INICIO

Formularios y

respaldos

Revisa

Es correcto?

Recibe formulario

aprobado

Es correcto?

Emite cheque

Formulario aprobado y

cheque

Revisa

Formulario aprobado y

cheque

FIN

Adjunta respaldos

Llena liquidación de

gastos de caja chica

221

4.2.2. Bancos

Introducción

El procedimiento de bancos permite registrar las operaciones financieras y controlar los fondos que

la compañía mantenga en una cuenta bancaria

Objetivos

- Definir los pasos necesarios para el control de la cuenta bancaria

- Determinar los saldos disponibles en la cuenta bancaria para tener el control sobre las

mismas

Alcance

El procedimiento de bancos es de aplicación desde el ingreso de dinero hasta el registro de los

desembolsos

Políticas

1. Debe existir un control de los ingresos y egresos de la cuenta bancaria

2. Los pagos se realizarán por las siguientes razones:

- Para la compra de bienes, tales como: suministros, mercadería

- Por el pago de servicios profesionales

- Por la utilización de los servicios básicos

- Pagos a agencias de publicidad

- Pagos al personal que labora en la compañía por concepto de sueldos

3. Todo pago se hará con cheque

4. Toda salida de dinero deberá estar respaldado con el respectivo comprobante tales como:

facturas, notas de débito, liquidaciones de compra

5. Tendrá facultad para manejar la chequera el Gerente General de la compañía

6. Se deberá realizar conciliaciones bancarias en forma mensual, comparando los saldos

contables con los estados de cuenta

222

7. Todos los cobros a clientes serán receptados mediante transferencia a la cuenta bancaria, y

sólo en casos de pagar valores en cheque serán depositados el mismo día de haber recibido

el cobro.



- Gerente General

- Contador

- Tesorero

Documentación

- Comprobantes de ingreso

- Comprobantes de egreso

COMPROBANTE DE INGRESO

No. No. 001

POR

CIUDAD Y FECHA

RECIBIDO DE:

POR CONCEPTO DE:

LA SUMA EN LETRAS:

ELABORADO: APROBADO CONTABILIZADO FIRMA Y SELLO DEL

BENEFICIARIO


223

COMPROBANTE DE EGRESO

Descripción del Proceso de Ingresos


1 Recepta cheque de los clientes, y entrega al mensajero Tesorero

2 Recibe cheque, deposita en la cuenta bancaria de la

compañía, y entrega comprobante de depósito

Mensajero

2 Recibe comprobante de depósito y entrega Tesorero

3 Registra depósito e imprime el comprobante de ingreso Contador

4 Firma y envía para su revisión Contador

5 Recibe el comprobante de ingreso, revisa, firma y envía al

contador


Financiero

6 Recibe y archiva el comprobante de ingreso, con el deposito Contador

No.

POR $.

CIUDAD Y FECHA

PAGADO A:

POR CONCEPTO DE:

LA SUMA EN LETRAS:


BENEFICIARIO


224

Figura 4.13 Flujograma del procedimiento de ingresos


INGRESOS

1/1

MENSAJERO TESORERO CONTADORGERENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

NO

SI

INICIO

Recepta cheques

Es

correcto?

Imprime

comprobante

Recibe y deposita

Entrega depositoRecibe depósitos y

registra

Firma y envía

Comprobante de

ingreso

Firma y envíaComprobante de

ingreso

ARCHIVA

FIN

225

Egresos


1 Llena y envía comprobantes de egreso y facturas con su

respectivo comprobante de retención

Encargado de adquisiciones

2 Recibe, revisa y aprueba los valores a pagar y entrega al

Gerente General


Financiero

3 Recibe y revisa, si es correcto realiza el giro del cheque y

envía con los documentos aprobados

Gerente General

4 Recepta y envía a contabilidad el comprobante, cheque, las

facturas con las retenciones


Financiero

5 Recibe documentos, registra en el sistema contable, archiva,

envía cheque al tesorero

Contabilidad

6 Recibe cheque y cancela a los proveedores Tesorero

Figura 4.14 Flujograma del procedimiento de egresos


EGRESOS

1/1

ENCARGADO DE ADQUISICIONES GERENTE GENERALGERENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROCONTABILIDAD TESORERO

NO

SI

NO

SI

INICIO

Llena comprobante

de egresos y adjunta

documentación

Es

correcto?

Recibe

documentos

Archiva

Aprueba

Recibe

documentos

Es correcto?

ApruebaRecibe

documentos

Registra

Recibe cheque

Cancela a

proveedores

FIN

226

4.2.3. Compras

Introducción

El procedimiento de compras permite el control en la adquisición de bienes de naturaleza corporal

o servicios para uso interno

Objetivos

- Garantizar una adecuada adquisición para cualquiera de las actividades en las cuales la

compañía necesite de un bien o un servicio

- Establecer lineamientos para controlar el proceso de adquisición de la compañía.

Alcance

El procedimiento de compras es de aplicación desde la elaboración de la solicitud de compra hasta

el registro contable.

Políticas

1. El Encargado de Adquisiciones y Cuentas por pagar, será responsable de solicitar

cotizaciones a los proveedores

2. Las Compras deberán soportarse por el formulario de “Solicitud de compra”, el mismo

que será aprobado por el Gerente Administrativo Financiero

3. El Gerente Administrativo Financiero considerará por lo menos dos cotizaciones de

proveedores para autorizar la adquisición de suministros o materiales, y los servicios que se

desee

4. El encargado deberá realizar comparaciones entre las facturas con los pedidos que se hace

5. El encargado deberá emitir un reporte a la gerencia sobre las compras realizadas mes a mes

6. Toda adquisición debe estar respaldada con facturas autorizadas por el SRI.

7. El encargado del área es responsable de emitir los comprobantes de retención no mayor a 5

días de entrega la factura por el proveedor.



- Encargado de Adquisiciones

227

- Contador

- Mensajero

Documentación

- Solicitud de compra

SOLICITUD DE COMPRA

HOJA de GASTOS

Nº orden Fecha

Nombre Nombre

Domicilio

Teléfono Teléfono

Unidades Precio

Total 0,00

Autorizado por

Fecha entrega

Domicilio

Descripción

SOLICITUD DE COMPRA

DATOS COMPRADOR DATOS VENDEDOR

228

Descripción del Proceso de Compras


1 Elabora solicitud de compra y envía Encargado de Adquisiciones

2 Recibe, aprueba, firma y envía Gerente Administrativo

Financiero

3 Recibe solicitud de compra aprobada y envía

escaneada la orden a los proveedores

Encargado de Adquisiciones

4 Reciben la orden, envían factura, y entregan

mercancía o brindan el servicio según se requiera

Proveedores

5 Recibe mercadería o el servicio, revisa y firma la

factura


6 Emiten el comprobante de retención y envía al

mensajero a dejar dentro de los 5 días hábiles


7 Recibe retenciones y entrega al proveedor Mensajero

8 Recibe las retenciones, firma y sella los

comprobantes y entrega al mensajero

Proveedor

9 Recibe y entrega al Área de Adquisición los

comprobantes de retención

Mensajero

10 Recibe y envía al Área contable la factura del

proveedor y la retención


11 Recibe, registra y archiva Contador

229

Figura 4.15 Flujograma de procedimientos de compras


COMPRAS

1/2

ENCARGADO DE ADQUISICIONESGERENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROPROVEEDOR MENSAJERO CONTADOR

NO

SI

INICIO

Elabora solicitud de

compra

Es correcto?

Solicitud de compra

Aprueba

Solicitud aprobada

Escanea y envía a los

proveedores

Reciben orden y

entregan el pedido

Factura

Revisa y firma

1

230

Figura 4.16 Flujograma de procedimientos de compras

4.2.4. Activos Fijos

Concepto:

El procedimiento de activos fijos está orientado a controlar y registrar los bienes de la compañía.

Objetivos:

- Establecer lineamientos para la utilización, preservación y ubicación de los activos

fijos.

- Garantizar la adecuada adquisición de los activos que ingresen a la compañía, asegurando

el cuidado y salvaguarda de los mismos.


COMPRAS

2/2

ENCARGADO DE ADQUISICIONESGERENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROPROVEEDOR MENSAJERO CONTADOR

1

Elabora retenciónRetención

Retención

Reciben y sellan

Copia de Retención

sellada

Copia de Retención

sellada

Adjunta factura del

proveedor y retenciónFactura y retención

Registra

Archiva

FIN

231

Alcance:

- El procedimiento de activos fijos es de aplicación desde que el contador registra la

solicitud de compra hasta llenar el formulario de control de activos fijos

Políticas:

1. El Gerente General, considerará por lo menos tres cotizaciones de proveedores

para adquirir un activo fijo.

2. Mantener un archivo actualizado con la información de los activos fijos, personas

responsables de la custodia y unidades administrativas donde se encuentran.

3. Se llevará un registro auxiliar de control de activos fijos, el cual deberá

compararse frecuentemente con el Mayor General de contabilidad

4. La compañía, establecerá y mantendrá un sistema de identificación por código

para los activos fijos.

5. Los cambios de ubicación o reubicación interna de los activos fijos, deben ser

autorizados por el Gerente General.

6. La compañía llevará a cabo el control de activos fijos, efectuando en forma

periódica, una vez al año, la verificación de su existencia y condiciones físicas.

7. La custodia directa de los activos fijos será responsabilidad del trabajador desde el

momento en que haya sido asignado para ejercer las actividades inherentes a su

cargo.

8. Se deberá reportar cualquier situación que implique deterioro, destrucción de los

activos fijos que estén a cargo del custodio.

9. El trabajador responderá por pérdidas, daños, o mal uso de los activos que le

fueron asignados.

10. Cuando el empleado entregue su cargo se verificará el estado físico de los activos

fijos que le fueron asignados y se dejará un acta como constancia.

11. Contabilidad es quien se encargará del monitoreo de los activos fijos


- Gerente General


- Contador

232

Documentación

- Solicitud de compra

- Control de activos fijos

- Acta de custodia

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Descripción del Proceso de Activos Fijos


1 El contador recibe y registra la solicitud de compra Contador

2 Reporta la compra del activo fijo y entrega junto con la

copia de la factura

Contador

3 Recibe la copia y recibe reporte de la compra del activo

fijo, y revisa si la factura está correcta


4 Si es correcto, pide una autorización al Gerente General

para asignar código al activo fijos


5 Aprueba o rechaza la asignación del código Gerente General

6 Recibe la aprobación, asigna código, coloca la etiqueta de

identificación y registra en el formulario “Control de

Activos Fijos”


7 Recibe y realiza un acta para entregar al custodio

(personal) quien responderá por el activo fijo

Contador

8 Recibe el acta de entrega de activo fijo, firma y envía

nuevamente a contabilidad

Custodio

9 Recibe y Archiva Contador

HOJA de GASTOS

Nº Fecha

Código Descripción Marca Modelo Fecha de adquisición Serie/Placa Costo de adquisición Responsable asignado


Observaciones

233

Figura 4.17 Flujograma de procedimientos de archivos fijos


ACTIVOS FIJOS

1/1

CONTADOR GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO GERENTE GENERAL CUSTODIO

NO SI

NO

SI

INICIO

Registra solicitud de

compra

Es correcto?

Control de activos

fijos

Reporta compra y entrega

copia de factura

Revisa

Solicita autorización de

asignación de código

Recibe aprobación

Aprueba?

Asigna código y registra en

el formulario

Elabora acta para

entregar al custodioActa de custodia

Firma y envíaArchiva

FIN

234

4.2.5. Ventas

Concepto:

El procedimiento de ventas está orientado a mantener las relaciones comerciales con los clientes y

satisfacer sus necesidades.

Objetivos:

- Establecer lineamientos para la prestación del servicio

- Desarrollar políticas para determinar las condiciones de pago.

Alcance:

El procedimiento de ventas es de aplicación desde que el cliente solicita la emisión de la

publicidad, hasta el registro de la venta en el sistema y archivo de la documentación.

Políticas:

1. Mantener una base de datos actualizada de los clientes.

2. El Gerente de General realizará la búsqueda de clientes potenciales y mantendrá su

fidelización a través de las relaciones comerciales.

3. Las ventas son de contado, previa la firma de un contrato

4. En el caso de canjes publicitarios, el Gerente General deberá indicar a la encargada de

facturación, la forma del canje.

5. La encargada de clientes mantendrá un expediente para cada cliente, con los datos del

mismo, detalle de la transacción, forma y plazos de pago.

6. El Encargado de Ventas y Cobranzas, emitirá un informe trimestral sobre las ventas

realizadas, además de un análisis de cartera.

7. Las facturas deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible, una vez el pago

total y efectivo de la misma.

8. Las compañías que son agencias deberán enviar el documento de emisión de cuñas

publicitarias para la respectiva facturación

Personal que intervienen:

- Contador

235

- Encargado de Ventas y Cobranzas

Documentación:

- Factura

- Formulario de Orden de Transmisión de cuñas publicitarias

Descripción de Procesos


1 Solicita la emisión de cuñas publicitarias Cliente

2 Prepara el formulario de transmisión de cuñas publicitarias

y envía escaneado

Encargado de Ventas y Cobranzas

3 Recibe formulario, y envían confirmación por correo Cliente

4 Realiza factura y envía Encargado de Ventas y Cobranzas

5 Recibe Factura y recibe publicidad en la hora indicada,

cancela el valor total al Encargado de Ventas y

Cobranzas, y envía retención

Cliente

6 Recibe retención, verifica, firma y sella Encargado de Ventas y

Cobranzas

7 Envía adjunto la factura de venta con la retención Encargado de Ventas y Cobranzas

8 Recibe documentos y registra en el sistema Contador

9 Archiva Contador

236

Figura 4.18 Flujograma de procedimiento de ventas


VENTAS

1/1

CLIENTEENCARGADO DE CRÉDITOS Y

COBRANZASCONTADOR

NO

SI

INICIO

Solicita emisión de

cuñas publicitarias

Es correcto?

Recibe Factura

Prepara formulario

Recibe formulario y

envía confirmación

Recibe confirmación

Prepara factura y envía

Prepara retención Recibe Retención

Factura y retención

Ingresa al sistema

Archiva

FIN

237

4.2.6. Cobranzas

Concepto:

El procedimiento de cobranzas está orientado a controlar la cartera de clientes y diseñar estrategias

para alcanzar el cobro de los créditos otorgados.

Objetivos:

- Administrar y controlar la cartera de los clientes

- Determinar acciones encaminadas a recuperar las cuentas que no han sido cobradas

Alcance:

El procedimiento de cobranzas es de aplicación desde la entrega de estado de cuenta al cliente hasta

la recepción de cobro

Políticas:

1. Mantener un expediente por cada cliente, el mismo deberá constar:

- Nombre

- RUC

- Dirección

- Teléfonos

- Detalle de las facturas que han sido emitidas

2. El Encargado de Ventas y Cobranzas programará semanalmente la recaudación de la

cartera

3. El Encargado de Ventas y Cobranzas realizará un reporte de las cuentas pendientes de

cobro, y realizará un análisis de los vencimientos de la cartera

4. El Encargado de Ventas y Cobranzas dará aviso a los clientes vía mail, o teléfono de los

saldos o abonos pendientes de cobro con el objetivo de verificar el estado de cuenta

emitido.

238

Documentación:

-Estados de Cuenta de Clientes

Descripción del Proceso de Cobranza


1 Elabora y envía “Estado de Cuenta de Clientes”

para recordar el vencimiento de pagos.

Encargado de Ventas y

Cobranzas

2 Recibe “Estado de Cuenta de Clientes”, e informa si

es correcto valida información, y confirma fecha de

cobro

Cliente

3 Aprueba y gestiona el cobro. Si no se recibe

cheques, realiza llamadas para recordar el pago


Cobranzas

4 Recibe comunicación y emite el pago Cliente

5 Recibe cheque


Cobranzas

239

Figura 4.19 Flujograma de procedimiento de cobranzas

4.3. Registro de la información

Concepto:

El procedimiento de registro de información está orientado a llevar un control sobre las

transacciones, en forma cronológica y ordenada, en términos monetarios, para proporcionar

información que permite la elaboración de Estados Financieros.


COBRANZAS

1/1

ENCARGADO DE CRÉDITOS Y COBRANZAS CLIENTE

NO

SI

SI

NO

Es correcto?

INICIO

Elabora y envía estados

de cuenta

Recibe estados de

cuenta

Valida informaciónAprueba y gestiona

cobro

Se efectuó el

cobro?

Realizada Llamadas y

recuerda al cliente

Recibe comunicación y

emite el cheque o

transferencia

Recibe cobro

FIN

240

Objetivos:

- Captar y registrar oportunamente las operaciones económicas.

- Proporcionar información confiable y segura.

Alcance:

El procedimiento de registro de información es de aplicación desde que se recibe los documentos

fuente hasta la mayorización en el sistema contable

Políticas:

1. El contador registrará la información en un tiempo máximo de 2 días, en el sistema

contable, todas las transacciones referentes a la actividad comercial de la compañía.

2. El registro de las operaciones deberán efectuarse de acuerdo a las Normas Internacionales

de Información Financiera (NIIF) para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES).

3. Toda transacción deberá estar respaldada por documentos fuente, que representarán las

operaciones realizadas por la compañía.

4. El Contador verificará la validez de los documentos que respalden las transacciones.

5. El Gerente Administrativo Financiero revisará y aprobará los registros contables que

efectúe el Contador.


- Gerente Administrativo Financiero.

- Contador.

Documentación:

La documentación que utiliza el procedimiento de registro de información:

1. Documentación fuente

241

Descripción del Proceso de Registro de Información


1 Recibe documentos fuente de información contable. Contador

2 Revisa la validez de los documentos. Contador

3 Si los documentos están correctos analiza las cuentas

que intervienen, y registra en el sistema contable

Contador

4 Revisa si es correcto, si lo está imprime comprobante

de diario y envía, caso contrario elabora un asiento

de ajuste y adjunta al envío.

Contador

5 Recibe comprobante de diario y si lo hubiera diario

de ajuste, aprueba, firma y envía.


Financiero

6 Recibe comprobante de diario y lo archiva Contador

7 Mayoriza en el sistema contable la transacción Contador

242

Figura 4.20 Flujograma de procedimientos de registro de la información


REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

1/1

CONTADOR GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

NO

SI

SI

NO

SI

NO

SI

Es correcto?

INICIO

Recibe documentación

fuente

Revisa validez

Es correcto?

Comprobante de diario

normal y/o ajustado

Es correcto?

Aprueba, firma y envíaComprobantes aprobados

Archiva

FIN

Mayoriza en el sistema

Registra en el sistema

contable

243

4.4. Presentación de Estados Financieros

Concepto:

El procedimiento presentación de Estados Financieros está orientado a suministrar información

confiable sobre la situación financiera, el rendimiento económico, flujos de efectivo de la entidad,

y cambios en las políticas, para facilitar la toma de decisiones.

Objetivos:

- Generar Estados Financieros con información razonable, confiable y oportuna.

- Proporcionar la situación financiera y rendimiento económico como resultado de la

administración llevada a cabo por la gerencia.

Alcance:

El procedimiento de elaboración y presentación de Estados Financieros es de aplicación desde la

mayorización de las transacciones hasta la elaboración de notas contables

Políticas:

1. El Contador imprimirá los Estados Financieros, los mismos que incluirán:

- Estado de Situación Financiera.

- Estado de Resultado

- Estado de Cambios en el Patrimonio.

- Estado de Flujo de Efectivo.

- Notas a los Estados Financieros.

2. Los Estados Financieros serán aprobados por la Junta General de Socios.

3. La entidad mantendrá la uniformidad en la presentación y clasificación de las

partidas en los Estados Financieros de un período a otro, para que la información pueda ser

comparable.

4. El contador presentará a fin de cada mes un informe del estado de resultados y el estado de

situación financiera con notas contables, y al final de un año contable el juego completo de

Estados Financieros.

244


- Gerente General.


- Contador

- Junta General de Socios

Documentación:

- Estado de Situación Financiera

- Estado de Resultados

- Estado de Cambios en el Patrimonio

- Estado de Flujo de Efectivo

- Notas a los Estados Financieros

Descripción del Proceso Presentación de Estados Financieros


1 Selecciona datos del sistema y genera Estados

Financieros y entrega.

Contador

2 Recibe Estados Financieros y verifica. Gerente Administrativo-

Financiero

3 Si existen inconsistencias en los datos de los Estados

Financieros informa sobre ajustes al Contador, caso

contrario presenta al Gerente General.

Gerente Administrativo-

Financiero

4 Recibe Estados Financieros, firma y presenta. Gerente General

5 Recibe Estados Financieros. Si aprueban, firman y

entregan, caso contrario lo devuelven para su

corrección


6 Recibe Estados Financieros y archiva. Contador

245

Figura 4.21 Flujograma de procedimientos de presentación de estados financieros

4.5. Análisis Financiero

Concepto:

El procedimiento de análisis financiero está orientado a evaluar la situación económica y financiera

de la compañía para la toma de decisiones.

Objetivos:

- Evaluar la posición financiera y los resultados de las operaciones a través de indicadores.

- Interpretar los resultados obtenidos al aplicar los indicadores para facilitar la toma de

decisiones de la Junta General de Socios y la Administración.

|


PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

1/1

CONTADORGERENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROGERENTE GENERAL JUNTA GENERAL

NO

SI

NO

SI

Es correcto?

INICIO

Selecciona datos del

sistema y genera estados

Juego de estados

financieros

Aprueban?

Archiva

FIN

Informa los ajustes

Firma y presenta

Juego de estados

financieros

Juego de estados

financieros

Juego de estados

financieros Firman

246

Alcance:

El procedimiento de análisis financiero es de aplicación desde que el contador entrega los Estados

Financieros hasta la toma de decisión sobre la marcha de la compañía y archivo del informe.

Políticas:

1. El Gerente Administrativo Financiero realizará el análisis financiero a través de índices.

2. Para realizar el análisis se tomará en cuenta los Estados Financieros de períodos

consecutivos.

3. La Junta General de Socios se basará en el análisis financiero para la toma de decisiones y

definición de políticas.

4. El Gerente General, presentará a la Junta General de Socios un informe sobre el

desempeño de la compañía, a través del análisis e interpretación de los índices.

5. El análisis financiero, a través de indicadores, se realizará en un tiempo máximo de 5 días.


- Junta General de Socios.

- Gerente General.


- Contador.

Documentación:

- Estados Financieros

- Informe sobre el desempeño de la compañía

247

Descripción del Proceso de Análisis Financiero


1 Entrega Estados Financieros Contador

2 Recibe Estados Financieros, realiza análisis

financiero y entrega.


Financiero

3 Recibe análisis financiero e interpreta. Gerente General

4 Realiza un informe sobre el desempeño de la

compañía firma y entrega a la Junta de Socios.

Gerente General

5 Recibe el informe sobre desempeño de la

compañía, aprueban, toman decisiones, definen

políticas y envían.

Junta de Socios

6 Recibe informe, hace cumplir las políticas y

archiva documento.

Gerente General

248

Figura 4.22 Flujograma de procedimiento de análisis financiero


ANÁLISIS FINANCIERO

1/1

CONTADORGERENTE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROGERENTE GENERAL JUNTA GENERAL

NO

SI

INICIO

Entrega estados

financieros

Juego de estados

financieros

Archiva

FIN

Realiza el análisis

financieroInforme de análisis

Informe final

Aprueban?

Toman decisiones y

definen políticas

Informe de políticas a

cumplirse

Hace cumplir

Interpreta el análisis

financiero

249

CAPITULO V

5. Caso Práctico

La aplicación práctica del sistema administrativo y financiero, se realizó en base a supuestos que

por lo general ocurre día a día en el desenvolvimiento de MACHDEPORTES, como por ejemplo

situaciones como ventas, compras, adquisiciones de activos fijos, contratación de un nuevo

empleado, etc.

Esta aplicación práctica sirvió para verificar si el sistema administrativo y financiero es óptimo

para la compañía, a continuación se presentan actividades que pueden suceder en la compañía para

desarrollar los procesos antes descritos.

5.1. Proceso de Selección del Personal y Reclutamiento

1 de septiembre 2015.- La compañía requiere contratar a un nuevo empleado en el área de ventas,

con un sueldo de $400,00 a plazo fijo, ingresa a trabajar el mismo día mencionado.

Nombre: Sebastian Machado

Cargo: Gerente Administrativo - Financiero

Área: Gerencia

Fecha: 01/09/2015

Cargo Solicitado: Ventas

Justificación del cargo (indique trabajo a realizar, si es o no un reemplazo, lugar de trabajo):

Para contratar a una persona por motivos de renuncia de la persona que antes ocupó el cargo.

Fecha de recibido: 01/09/2015 Aprobación: X Fecha de aprobación 01/09/2015

Observaciones:

Ninguna

Fecha de recibido: 01/09/2015Aprobación: X Fecha de aprobación 01/09/2015

Observaciones:

Ninguna

Firma:

SOLICITUD DEL PERSONAL

INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE

INFORMACIÓN DEL PERSONAL SOLICITADO

PARA USO GERENCIAL

Firma:


250

La solicitud ha sido aprobada por Talento Humano y por la Gerencia, luego el encargado de

Talento Humano (véase en el organigrama funcional) procede a llenar el formulario de Perfil de

cargo:

Recibe el formulario Talento Humano, se procede a publicar en los diarios de mayor circulación, y

se escoge al postulante idóneo, el mismo que llenará el siguiente formulario:

Fecha: 01/09/2015 Departamento: Gerencia Administrativa-Financiera

Nombre del cargo: Ventas

Jornada de trabajo:8 horas diarias

Asignación Salarial: $ 400,00

Tipo de contrato: A plazo indefinido

Encargado del proceso de ventas y cuentas por cobrar.

Información y nivel profesional:

Tercer Nivel, o cursando los últimos niveles de universidad

Experiencia Laboral:

Mínima 2 años

Funciones: Periodicidad:

sin límite

Valores

1.Personalidad Responsabilidad, trabajo bajo presión

Manejo de ventas y cobranzas

Excel, Word

2. Metodológicas Sistemas de Facturación

Ninguno

PERFIL DEL CARGO

1.- IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

2.- OBJETO GENERAL DEL CARGO

4.- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

5. COMPETENCIAS

3.- REQUISITOS MÍNIMOS

Facturación, reporte de cartera mensual, informe a clientes,

cobros a clientes

Informáticas

Conocimiento de idiomas

Específicos herramientas

Inherentes conocimientos

Actitudes, Talentos

252

5.2. Proceso de Contratación

Una vez dado cumplimiento al proceso de selección y reclutamiento, se debe dar inicio al proceso

de contratación, por tal motivo se procede a verificación de referencias, y a llenar la ficha de

personal:

Una vez llenado se procede a elaborar el contrato de trabajo:

Nombres completos:

Apellidos completos:

Cédula de identidad: 1711764906

Nacionalidad: Ecuatoriana

Dirección: Carapungo, mz 12 N28

Fecha de nacimiento: Quito

Estudios terminados: Hasta tercer nivel

Teléfono: 0984036598

Móvil: 2434567

Correo electrónico: [email protected]

Estado civil: Soltera

N° de hijos 0

Cuenta bancaria: Ninguna

Nombre del titular: Ninguna

Contrato:

Tipo de contrato: A plazo indefinido

Fecha de inicio: 01/09/2015

Horas semanales: 8

Horario: 08:00 am 17:00pm

Área: Ventas

Responsable: Gerente Administrativo- Financiero

Cargo que tendrá: Asistente

Email de la empresa: [email protected]

Salario a percibir: $ 400,00

Observaciones: Ninguna

Firma del Trabajador Firma y sello de la empresa

1.- A COMPLEMENTAR POR EL TRABAJADOR

FICHA PERSONAL

2.- A COMPLEMENTAR POR LA EMPRESA

Ana Lucia

Torres Gonzalez

253

CONTRATO DE TRABAJO

En la ciudad de Quito, a los 01 días del mes de septiembre del año 2015, comparecen, por una parte

Sr. Roberto Carlos Machado Villacres portadora de la cédula de ciudadanía N° 1711704303 en

calidad de EMPLEADOR; y por otra parte, el/la señor(a/ita) Ana Lucia Torres González, portador

de la cédula de ciudadanía N°1711764906 en calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son

ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de Quito y capaces para contratar, quienes libre y

voluntariamente convienen en celebrar este CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO INDEFINIDO

con sujeción a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes cláusulas:

Al EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se los denominará conjuntamente como “Partes”

e individualmente como “Parte”.

PRIMERA.- ANTECEDENTES:

El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su

actividad necesita contratar los servicios laborales de un asistente de ventas y cobranzas.

SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO:

El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades contrata al TRABAJADOR en calidad

de asistente de ventas y cobranzas. Revisados los antecedentes de Ana Lucia Torres González, éste

declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño del cargo indicado, por lo que en

base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, el

EMPLEADOR y el TRABAJADOR proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo.

TERCERA.- JORNADA Y HORARIO DE TRABAJO:

EL TRABAJADOR cumplirá sus labores en la jornada ordinaria máxima, establecida en el artículo

47 del Código de Trabajo, de lunes a viernes en el horario de 08:00am hasta 17:00pm, con

descanso de 1 una hora para el almuerzo, de acuerdo al artículo 57 del mismo cuerpo legal, el

mismo que declara conocerlo y aceptarlo.

Las Partes podrán convenir que el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y suplementario

cuando las circunstancias lo ameriten, para lo cual se aplicará las disposiciones establecidas en el

artículo 55 de este mismo Código.

254

El horario de labores podrá ser modificado por el empleador cuando lo estime conveniente y acorde

a las necesidades y a las actividades de la compañía, siempre y cuando dichos cambios sean

comunicados con la debida anticipación, conforme el artículo 63 del Código del Trabajo.

Los sábados y domingos serán días de descanso forzoso, según lo establece el artículo 50 del

Código de la materia.

CUARTA.- REMUNERACIÓN:

El Empleador, de acuerdo a los artículos 80 y 83 del Código de Trabajo, cancelará por concepto de

remuneración a favor del trabajador la suma de CUATROCIENTOS DÓLARES DE LOS

ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, USD 400,00, mediante cheque.

Además, se cancelará los demás beneficios sociales establecidos en los artículos 97, 111 y 113 del

Código de Trabajo, conforme el Acuerdo Ministerial No. 0046 del Ministerio de Relaciones

Laborales. Asimismo, el Empleador reconocerá los recargos correspondientes por concepto de

horas suplementarias o extraordinarias, de acuerdo a los artículos 49 y 55 del Código de Trabajo,

siempre que hayan sido autorizados previamente y por escrito.

QUINTA.- PLAZO DEL CONTRATO:

El presente contrato, conforme el artículo 14 del Código de Trabajo, es de plazo indefinido.

Este contrato podrá terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Código de Trabajo en

cuanto sean aplicables para este tipo de contrato.

SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO:

El TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratado en las

instalaciones ubicadas en Av. Colón y 9 de octubre, en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha

para el cumplimiento cabal de las funciones a él encomendadas.

SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES:

En lo que respecta a las obligaciones, derechos y prohibiciones del empleador y trabajador, éstos se

sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV “De las

obligaciones del Empleador y del Trabajador”, a más de las estipuladas en este contrato.

255

OCTAVA.- LEGISLACIÓN APLICABLE:

En todo lo no previsto en este Contrato, las partes se sujetan al Código del Trabajo.

NOVENA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:

En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente

Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo entre las Partes, éstas se someterán a los

jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al procedimiento

oral determinados por la Ley.

DÉCIMA.- SUSCRIPCIÓN:

Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena

validez de lo estipulado, firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor.

Suscrito en la ciudad de Quito, el día 01 del mes de septiembre del año 2015.

EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR

Una vez llenado, se procede a la legalización en el MRL, y se imprime constancia.

5.3. Proceso de Capacitación

02 septiembre del 2015.- Se contrata a la compañía PWC, para dar una capacitación del sistema

de facturación

Para iniciar el proceso, el encargado de Talento Humano elaborará el plan de capacitación, el cual

deberá estar aprobado:

256

Una vez elaborado el plan de capacitación, se da aviso a la Srta. Anabel Torres, para que asista al

lugar y fecha indicados en el plan aprobado, una vez que concluya la capacitación, el encargado de

Talento Humano pedirá certificados al instructor, y consecuentemente entregará a la Srta. el

formulario de Evaluación de Capacitaciones para que sea llenado:

CURSO PARTICIPANTES TOTAL

OBJETIVO

CAPACITACIÓN

INSTITUCIÓN

O PERSONAS

QUE PUEDAN

DICTAR INTERNA EXTERNA PROGRAMADO EJECUTADO

ADMINISTRATIVO -FINANCIERO

PRO DUCCIÓ N

PARA USO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA/PRODUCCIÓN


Si 02/09/2015

OBSERVACIONES:

Ninguna

FIRMA:

PARA USO GENERAL


Si

OBSERVACIONES:

FIRMA:

02/09/2015

02/09/2015 02/09/2015

PWC En el

área de

trabajo

No De 08:00am

10:am

Si

PLAN DE CAPACITACIONES

Capacitación

del sistema de

facturación

2 horasAnabel Torres1

TEMA

LUGAR

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

4.1 El facilitador o docente tiene dominio, conocimiento de la materia, facilitando el aprendizaje de los participantes. 1 2 3 4 5

4.2 El facilitador o docente ha expuesto los temas con claridad, repondiendo adecuadamente a las inquietudes planteadas. 1 2 3 4 5

4.3 El facilitador o docente ha desarrollado el curso de manera amena, participativa, mostrando capacidad pedagógica. 1 2 3 4 5

5. OBSERVACIONES:

3. EVALUACION DE UTILIDAD Y APLICABILIDAD

3.1 La capacitación le ha aportado conocimientos nuevos cumpliendo con sus expectativas de aprendizaje.

3.2 Los conocimientos adquiridos son útiles y aplicables en el campo personal y /o laboral como herramienta para la mejora.

3.3 La capacitación le proporcionó los conocimientos y/o información planteada de acuerdo con los objetivos y contenidos de la

misma.

4. EVALUACION DEL FACILITADOR O DOCENTE

1. EVALUACION DEL CONTENIDO:

1.2 Los contenidos de la capacitación responden a los objetivos planteados y satisfacen las expectativas de la misma.

1.3 El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido adecuado.

2. EVALUACION DE LA METODOLOGIA

2.1 La capacitación está estructurada de modo y comprensible, siendo adecuado su contenido teórico y práctico.

2.2 La duración de la capacitación ha sido adecuada y se ha ajustado a laos contenidos y objetivos de la misma.

2.3 El material entregado en la capacitación en la capacitación ha sido útil, adecuado, claro y acorde con los objetivos y contenidos

de la misma.

EVALUACION DE CAPACITACIONES

1.1 Los objetivos de la capacitación fueron presentados al inicio de la misma y éstos se han cumplido satisfactoriamente.

Capacitación del sistema de facturación FECHA

FACILITADOR O DOCENTE Juan Romero empresa

DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE PWC

02/09/2015

Marque una X el valor que mejor refleje su opinión frente a las siguientes afirmaciones, teniendo en cuenta: 5= COMPLETAMENTE DE ACUERDO;

4= DE ACUERDO; 3= NI DE ACUERDO NI EN DESACUERDO; 2= EN DESACUERDO; 1= COMPLETAMENTE EN DESACUERDO.

257

Una vez llenado, la Srta. Anabel Torres, entrega a la encargada de Talento Humano (véase en el

organigrama funcional), el formulario con el cuál hará un informe de evaluación e indicará en este

caso que lo aprendido cumple con el objetivo de saber acerca del sistema de facturación, y que este

proceso fue exitoso.

5.4. Proceso de Supervisión

03 septiembre del 2015.- Se realiza una evaluación del desempeño al área de producción, con el

objetivo de verificar si se está transmitiendo de la mejor manera.

Para dar inicio el Gerente de producción (véase en el organigrama funcional), luego de haber

mencionado los objetivos a cumplirse con anterioridad, llena la siguiente hoja de observaciones:

Se envía a Talento Humano el registro de observaciones, y se determina que debe darse aviso con

1 día de anticipación cuando no pueda asistir el empleado a su trabajo, cualquiera que sea el

motivo, el Gerente de Producción toma en cuenta y evalúa el desempeño:

Área: Producción

Cargo: Gerente de Producción

Fecha: 03/09/2015

Nombre: Dario Miranda


Persona que cubre el reemplazo de ser necesario Danilo Acosta



No informó que no podía asistir el día

03/09/2015 a los estudios de la radio

258

En este caso el informe que deberá entregar a Talento Humano será bueno, ya que si se han

solucionado la acción de competencia de este empleado.

5.5. Proceso de Control de Permisos

04 septiembre del 2015.- El Sr. Dario Miranda solicita permiso de enfermedad, con certificado del

IESS.

El Señor Dario Miranda se acerca a Talento Humano y solicita formulario, y llena a continuación:

Nombre: Danielo Acosta

Puesto: Locutor

Evaluador: Patricio Machado

Antigüedad: 2 años

Nivel de logro:

Generales Indicar falta con anticipación

De equipo

Personales


Falta a su horario de trabajo Mejoró

Puntuación: 10



Comunicación Mejoró

Puntuación: 10



Más interacción Mejoró

Puntuación: 10

El trabajador acató las acciones correctivas

Producción

Ninguna

Hay más predisposición

Puntuación total: 30

Firmas:

Evaluado Evaluador

6.- ÁREA DE MEJORA

7.- PROPUESTA ACCIONES CONCRETAS

8.- COMENTARIOS DEL EVALUADO:

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

1.- OBJETIVOS ANUALES DEL PUESTO:

2.- COMPETENCIAS TÉCNICAS

3.- COMPETENCIAS GENERALES

4.- ACTITUD DE LA TAREA COTIDIANA

5.- COMENTARIOS GENERALES

259

Una vez llenado, entrega al Jefe de producción, el cual autoriza la salida, y se queda con el

formulario para enviarlo a Talento Humano. Para el efecto el Señor Miranda timbra su salida en el

reloj biométrico.

5.6. Proceso de Control de Vacaciones

05 septiembre del 2015.- La Sra. Margarita Salazar solicita vacaciones del 06/09/2015 al

21/09/2015.

A continuación como la trabajadora está informada de los días que puede tomarse llena el siguiente

formulario:

Apellidos y nombres: Dario Miranda

C.I.:

Fecha:

Cargo: Locutor

Departamento: Producción

Enfermedad X Asunto Personal

Calamidad doméstica Otro:

Maternidad

Total días solicitados

Desde 04/09/2015 Hasta

A descontar del rol: No

Fundamentación:.

El Señor presentó certificado del IESS

Firma del solicitante:

AUTORIZACIÓN DE LICENCIA O

PERMISOS

MOTIVO POR:

1725647390

04/09/2015

05/09/2015

260

Una vez llenada la solicitud, la misma es aprobada por el Gerente General, y es enviada a Talento

Humano para su archivo, y se indica que puede salir y la trabajadora registra salida en el reloj

biométrico.

5.7. Proceso de Nómina

28 septiembre del 2015.- Se elabora la nómina correspondiente al mes de septiembre, el reporte de

nómina arroja que hay 5 atrasos de la Srta. Pamela Laica, los cuales se descontarán 5 dólares por

cada atraso.

A continuación se realiza el rol de pagos, con las observaciones que arroja el reporte del sistema

biométrico:

Apellidos y nombres: Margarita Salazar

C.I.: 1735484674

Fecha: 05/09/2015

Cargo: Secretaria

Departamento: Ninguno

Solicito autorización para tomar 15 días de vacaciones a partir del 05/09/2015

hasta el 20/09/2015

Firma del que aprueba Firma del que autoriza


261

Una vez realizado el rol, se procede a enviar al Gerente Administrativo Financiero para su

aprobación, el mismo que dio el OK para pagarse, y así mismo se envía al Gerente para emisión de

cheque, y se imprimirá los roles individuales para hacer firmar.

50% 100%

FONDOS DE

RESERVABONOS

1 ACOSTA ARBOLEDA DANILO VLADIMIR 1708070998 PARCIAL COMENTARISTA 17 788,82 447,00 - - - 447,00

2 CAMPOVERDE JIMBO GIOVANNY VICENTE 1710843762 PARCIAL RELATOR 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90

3 LASSO MACHADO OSCAR IVAN 1704679545 PARCIAL COMENTARISTA 15 432,00 216,00 82,30 48,70 - 346,99

4 MACHADO SANDRETTI PATRICIO LORENZO 1702740992 PARCIAL COMENTARISTA 15 432,00 216,00 82,30 48,70 - 346,99

5 MACHADO VILLACRECES ESTEBAN SEBASTIAN 1713731089 COMPLETO RELATOR 30 3.000,00 3.000,00 - - 249,90 3.249,90

6 MIRANDA SANDRETTI DARIO RAUL 1706265822 PARCIAL COMENTARISTA 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90

7 RAZO TIPAN NESTOR RAMIRO 1707977532 PARCIAL RELATOR 15 477,06 238,53 68,91 39,56 - 346,99

8 SALAZAR CEVALLOS MARGARITA DEL ROCIO 1709150906 COMPLETO SECRETARIA 30 440,00 440,00 - - - 440,00

9 SERRANO SANCHO PABLO DAVID 1714333463 PARCIAL COMENTARISTA 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90

10 TOBAR BUITRON FREDY MAURICIO 1708968167 PARCIAL RELATOR 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90

11 VARGAS SAEZ MAURICIO XAVIER 1714300785 COMPLETO TECNICO EN ESTACIONES 30 370,78 370,78 - - - 150 520,78

12 CRUZ MOLINA RAUL FERNANDO 1703806081 PARCIAL COMENTARISTA 15 477,06 238,53 66,25 35,22 28,32 368,33

13 ZUÑIGA VERDEZOTO RICHARD MAURICIO 1717819534 PARCIAL RELATOR 19 477,06 302,14 13,06 31,80 28,91 375,91

14 LAICA FLORES BELEN PAMELA 1723307193 COMPLETO SECRETARIA 30 354,00 354,00 - - - 354,00

15 LASSO CHARPENTIER JORGE LUIS 1713889747 PARCIAL COMENTARISTA 15 477,06 238,53 68,91 39,56 28,90 375,90

16 AYALA SANCHEZ CARLA DANIELA 1717825275 PARCIAL RELATOR 15 477,06 238,53 68,91 39,56 - 346,99

17 TORRES GONZALEZ ANA LUCIA 1711764906 COMPLETO ASISTENTE 30 400,00 400,00 - 400,00

7.654,16 726,24 441,31 451,65 150,00 9.423,37 TOTALES


CONTRATOCARGO

DIAS

TRABAJADOS

SUELDO

SEGUN

CONTRATO

I N G R E S O S

TOTA

L INGRESO

SROL DE PAGOS

OTROS INGRESOSSUELDO

SEGÚN DIAS

TRABAJADOS

HORAS EXTRAS

1 ACOSTA ARBOLEDA DANILO VLADIMIR 1708070998 PARCIAL COMENTARISTA 42,24 - - 42,24 404,76

2 CAMPOVERDE JIMBO GIOVANNY VICENTE 1710843762 PARCIAL RELATOR 32,79 - - 32,79 343,11

3 LASSO MACHADO OSCAR IVAN 1704679545 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 - 22,88 - 55,67 291,32

4 MACHADO SANDRETTI PATRICIO LORENZO 1702740992 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 200,00 109,8 - 342,59 4,40

5 MACHADO VILLACRECES ESTEBAN SEBASTIAN 1713731089 COMPLETO RELATOR 283,50 - 54,56 795,71 1.133,77 2.116,13

6 MIRANDA SANDRETTI DARIO RAUL 1706265822 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 - - 32,79 343,11

7 RAZO TIPAN NESTOR RAMIRO 1707977532 PARCIAL RELATOR 32,79 - 22,88 - 55,67 291,32

8 SALAZAR CEVALLOS MARGARITA DEL ROCIO 1709150906 COMPLETO SECRETARIA 41,58 50,00 22,88 - 84,24 198,70 241,30

9 SERRANO SANCHO PABLO DAVID 1714333463 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 - - 32,79 343,11

10 TOBAR BUITRON FREDY MAURICIO 1708968167 PARCIAL RELATOR 32,79 - 105,00 - 137,79 238,11

11 VARGAS SAEZ MAURICIO XAVIER 1714300785 COMPLETO TECNICO EN ESTACIONES 35,04 - - 79,48 114,52 406,26

12 CRUZ MOLINA RAUL FERNANDO 1703806081 PARCIAL COMENTARISTA 32,13 - - 32,13 336,20

13 ZUÑIGA VERDEZOTO RICHARD MAURICIO 1717819534 PARCIAL RELATOR 32,79 - - 32,79 343,12

14 LAICA FLORES BELEN PAMELA 1723307193 COMPLETO SECRETARIA 33,45 80,00 22,88 25,00 - 123,54 284,87 69,13

15 LASSO CHARPENTIER JORGE LUIS 1713889747 PARCIAL COMENTARISTA 32,79 100,00 - 132,79 243,11

16 AYALA SANCHEZ CARLA DANIELA 1717825275 PARCIAL RELATOR 32,79 - - 32,79 314,20

17 TORRES GONZALEZ ANA LUCIA 1711764906 COMPLETO ASISTENTE 37,80 - - 37,80 362,20

833,65 430,00 105,00 201,32 25,00 54,56 1.082,97 2.732,50 6.690,86 TOTALES


CONTRATOCARGO

AP. IESSPRESTAMO

EMPRESA

RETENCION

JUDICIAL

SEGURO

MEDICO

PRIVADO

OTROS

DESCUENTOS

ROL DE PAGOS

TOTA

L

DESC

UENTO

S

IMP.RENTAPRESTAMOS

IESS

DESCUENTOS

SUB T

OTA

L

1 ACOSTA ARBOLEDA DANILO VLADIMIR 1708070998 PARCIAL COMENTARISTA 37,25 14,75 37,24 18,63 54,31 162,17

2 CAMPOVERDE JIMBO GIOVANNY VICENTE 1710843762 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19

3 LASSO MACHADO OSCAR IVAN 1704679545 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19

4 MACHADO SANDRETTI PATRICIO LORENZO 1702740992 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19

5 MACHADO VILLACRECES ESTEBAN SEBASTIAN 1713731089 COMPLETO RELATOR 250,00 29,50 249,90 125,00 364,50 1.018,90

6 MIRANDA SANDRETTI DARIO RAUL 1706265822 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19

7 RAZO TIPAN NESTOR RAMIRO 1707977532 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19

8 SALAZAR CEVALLOS MARGARITA DEL ROCIO 1709150906 COMPLETO SECRETARIA 36,67 29,50 36,65 18,33 53,46 174,61

9 SERRANO SANCHO PABLO DAVID 1714333463 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19

10 TOBAR BUITRON FREDY MAURICIO 1708968167 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19

11 VARGAS SAEZ MAURICIO XAVIER 1714300785 COMPLETO TECNICO EN ESTACIONES 30,90 29,50 30,89 15,45 45,05 151,78

12 CRUZ MOLINA RAUL FERNANDO 1703806081 PARCIAL COMENTARISTA 28,33 14,75 28,32 14,17 41,31 126,88

13 ZUÑIGA VERDEZOTO RICHARD MAURICIO 1717819534 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 28,91 14,46 42,16 129,19

14 LAICA FLORES BELEN PAMELA 1723307193 COMPLETO SECRETARIA 29,50 29,50 29,49 14,75 43,01 146,25

15 LASSO CHARPENTIER JORGE LUIS 1713889747 PARCIAL COMENTARISTA 28,92 14,75 28,90 14,46 42,16 129,19

16 AYALA SANCHEZ CARLA DANIELA 1717825275 PARCIAL RELATOR 28,92 14,75 - 14,46 42,16 100,28

17 TORRES GONZALEZ ANA LUCIA 1711764906 COMPLETO ASISTENTE 33,33 29,50 - 16,67 48,60 128,10

735,14 324,50 672,63 367,57 1.071,84 3.171,68 TOTALES


CONTRATOCARGO

ROL DE PROVISIONES

DECIMO

TERCERO

DECIMO

CUARTO

FONDO DE

RESERVAVACAC.

IESS

PATRONAL

TOTAL

BENEFICIOS

SOCIALES

262

5.8. Proceso de Caja Chica

06 septiembre del 2015.- Se solicita reposición de caja chica, y se emite cheque.

A continuación la encargada del fondo de caja chica llena el formulario de liquidación de caja chica

adjunta comprobantes de respaldo, y recibe aprobaciones:

Como se aprobó, rápidamente se entrega cheque a nombre del mensajero para que lo cambie en el

banco y reciba en efectivo a la secretaria:

Período del __________06/08/2015 Al___06____mes__09____año___2015___

Serie N°

1 07/08/2015 001 001-1234 PACO Suministros de oficina 27,00

2 15/08/2015 001 001-2234 COREDCA Suministros de oficina 12,00

3 18/08/2015 001 001-3234 Panaderia la Union Atenciones sociales 9,00

4 22/08/2015 001 001-4234 Servientrega Correspondencia 2,50

5 06/09/2015 001 001-5234 Servientrega Correspondencia 2,50

Total 53,00

Resumen

Monto asignado 80,00

(-) Gastos (53,00)

Saldo en caja 27,00

Valor a solicitar (53,00)

TESORERO APROBADO POR

GERENTE GENERAL

APROBADO POR


FINANCIERO

LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA

Comprobante

N° Fecha Nombre Descripción Valor

CUATROCERODOSCUATROCEROUNO

BANCO PRODUBANCO 10-040 CUENTA Nº 6186178700CHEQUE PAGADERO EN CUALQUIERA DE NUESTRAS OFICINAS

000 322 0 60 CHEQUE Nº 9959

53,00 PAGUESE A: Hernan Guerra

LA ORDEN DE Cincuenta y tres dólares ----------------- US. DOLARES

Quito, 2015-09-06

FECHA


AV. COLON Y 9 DE OCTUBRE

02/12/2014 sb03b04NO INVADIR LA ZONA INFERIOR CON RASGOS CALIGRAFICOS NI SELLOS

CIUDAD

FIRMA

11000662 ^10040060 ̂ 3.3E+09 5 55229

263

5.9. Proceso de Compras

Después de haber escogido entre las mejores cotizaciones, la compañía MACHDERPORTES CIA.

LTDA., contrata a la compañía PWC, para dar una capacitación del sistema de facturación, por

$200,00 más IVA.

En este caso como ya se dio cumplimiento a escoger entre las mejores cotizaciones, se deberá

elaborar una Solicitud de compra por parte del encargado de adquisiciones y cuentas por pagar

(véase en el organigrama funcional).

Una vez que ya se recibió completamente el servicio, el proveedor envía la siguiente factura:

HOJA de GASTOS

Nº orden Fecha

Nombre Nombre

Domicilio

Teléfono 2455890 Teléfono 2678495

Unidades Precio

1,00 224,00

Total 224,00

Autorizado por

Fecha entrega

SOLICITUD DE COMPRA

001 2 de septiembre de 2015


PWC

Domicilio Av. Colón y 9 de octubre Av. Amazonas

Descripción

Gerente Adm. Financiero

2 de septiembre de 2015

MACHDEPORTES

Contratación del servicio de capacitación en tema de sistema de facturación

264

Una vez que ha sido aprobada la factura, elaboran retenciones, firman y sellan:

001-001-1234

2455890 02/09/2015

15 días

17/09/2015

Cantidad Unidad Valor total

1 $ 200,00 $ 200,00

Observaciones:

Base imponilbe 12% 200,00$

Base imponilbe 0% -$

I.V.A 12% 24,00$

Proveedor Cliente Total a Pagar en Dolares 224,00$

Descripción Valor unitario

Capacitación del sistema de facturación en MACHDEPORTES $ 200,00

Logotipo

Cliente FACTURA

Número de factura

Fecha de factura

Condiciones de pago (Días)

Fecha de vencimiento

PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda

Av. Amazonas

2678495

AV COLÓN Y 9 DE OCTUBRE

MACHDEPORTES CIA. LTDA

HOJA de GASTOS

RUC 1792374197001

SR(ES) PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda FECHA DE EMISIÓN 02/09/2015

RUC 1728593054001 TIPO DE COMPROBANTE DE VENTA Factura

DIRECCIÓN Av. Amazonas N° COMPROBANTE DE VENTA 001-001-1234

EJERCICIO

FISCAL

BASE

IMPONIBLEIMPUESTO

%

RETENCIÓN

VALOR

RETENIDO

2015 200,00 IRF 2% 4,00

TOTAL 4,00

Firma agente de retención Agente retenido

COMPROBANTE DE RETENCIÓN



001-001-1284TELEF: 2455890


AUT SRI

265

5.10. Proceso de Egresos

07 septiembre del 2015.- Se paga la factura a PWC, de la compra realizada el 02 de septiembre del

2015.

A continuación el encargado de adquisiciones (véase en el organigrama funcional), elabora el

siguiente comprobante de egreso:

Una vez elaborado, el mismo es aprobado y receptado por contabilidad, y finalmente el Gerente

General emite el siguiente cheque:

Finalmente se cancela al proveedor.

5.11. Proceso de Activos Fijos

08 septiembre del 2015.- Se compra un vehículo por $18000,00 más IVA, a CHEVROLET.

A continuación se adjunta los documentos ya realizados por el encargado de adquisiciones:

No. 001

POR $. 220,00

CIUDAD Y FECHA

PAGADO A:

POR CONCEPTO DE:

LA SUMA EN LETRAS:


BENEFICIARIO

Capacitación del sistema de facturación a la nueva trabajadora


Quito, 07 septiembre del 2015

PWC

doscientos veinte dólares con 00/100

CUATROCERODOSCUATROCEROUNO

BANCO PRODUBANCO 10-040 CUENTA Nº 6186178700CHEQUE PAGADERO EN CUALQUIERA DE NUESTRAS OFICINAS

000 322 0 60 CHEQUE Nº 9960

220,00 PAGUESE A: PWC

LA ORDEN DE Doscientos veinte dólares con 00/100 ----------------- US. DOLARES

Quito, 2015-09-07

FECHA


AV. COLON Y 9 DE OCTUBRE

02/12/2014 sb03b04NO INVADIR LA ZONA INFERIOR CON RASGOS CALIGRAFICOS NI SELLOS

CIUDAD

FIRMA

11000662 ^10040060 ̂ 3.3E+09 5 55229

266

001-001-1226

2455890 08/09/2015

15 días

23/09/2015


1 $ 18.000,00 $ 18.000,00

Observaciones:

Base imponilbe 12% 18.000,00$


I.V.A 12% 2.160,00$

Proveedor Cliente Total a Pagar en Dolares 20.160,00$



CHEVROLET

Av. Prensa

2667495Logotipo

Cliente FACTURA

Número de factura

Fecha de factura




VEHÍCULO SAIL , MODELO SEDAN, MOTOR 1,4 LITROS, 102HP $ 18.000,00

HOJA de GASTOS

RUC 1792374197001

SR(ES) Chevrolet FECHA DE EMISIÓN 02/09/2015


DIRECCIÓN Av. Amazonas N° COMPROBANTE DE VENTA 001-001-1226

EJERCICIO

FISCAL

BASE

IMPONIBLEIMPUESTO

%

RETENCIÓN

VALOR

RETENIDO

2015 18000,00 IRF 1% 180,00

TOTAL 180,00





001-001-1285TELEF: 2455890


AUT SRI

HOJA de GASTOS

Nº orden Fecha

Nombre Nombre

Domicilio

Teléfono 2455890 Teléfono 2667495

Unidades Precio

1,00 20.160,00

Total 20.160,00

Autorizado por

Fecha entrega

Gerente Adm. Financiero

8 de septiembre de 2015

MACHDEPORTES

Vehículo Sail, modelo SEDAN, motor 1,4 litros, 102 hp

CHEVROLET

Domicilio Av. Colón y 9 de octubre Av. Prensa

Descripción

SOLICITUD DE COMPRA



267

Una vez entregado la documentación, contador registra solicitud, y Gerente Administrativo

Financiero, pide autorización de código como en este caso todo es correcto, se aprueba y se asigna

la siguiente etiqueta con código número:

Se registra en el siguiente formulario:

Una vez llenado se llena un acta de custodia, en la cual se indique que se asigna el activo fijo al Sr.

Sebastián Machado, el cual se hará cargo del vehículo, firma y se entregará al contador.

5.12. Proceso de Ventas

19 septiembre del 2015.- El cliente PUBLIPOINT, solicita emisión de una cuña publicitaria, su

contrato está por $500,00 por cada cuña que se desea transmitir en el mes.

A continuación se prepara formulario de emisión de cuñas publicitarias:

Una vez confirmado por el cliente, se procede a elaborar factura:

AF000012SDAN

MACHDEPORTES

HOJA de GASTOS

Nº Fecha

Código Descripción Marca Modelo Fecha de adquisición Serie/Placa Costo de adquisición Responsable asignado Observaciones

AF000012SDAN Vehículo CHEVROLET SEDAN 08/09/2015 PQE-MCV-789 18000,00 Sebastian Machado Nuevo



ORDEN DE CONTRATACIÓN N° 000367

RUC 1791379097001 PAG. 1

SEÑORES: MACHDEPORTES CIA. LTDA. SIRVASEN EMITIR POR EL MES DE SEPTIEMBRE

POR CUENTA DE: PUBLIPOINT

HORARIO PROGRAMA DERECHOS TEMAS DURACIÓN DESCRIPCIÓN CUÑAS VALOR

07:00 A 10:30 am Bendita Pelota sábado, domingo, lunes, martes 1 30 seg CAMPAÑA IMAGEN INSTITUCIONAL 1 500,00

SUBTOTAL 500,00

IVA 60,00

TOTAL FACTURA 560,00

PUBLIPOINT

268

Una vez aprobada por el cliente, el mismo envía junto con la retención:

Como todo está correcto, se finaliza el proceso de ventas, y se envía a contabilidad para el registro.

5.13. Proceso de Cobranzas

25 septiembre del 2015.- Se realiza la gestión de cobro a la compañía PUBLIPOINT.

A continuación se elabora el estado de cuenta del cliente:

001-001-1988

244790 19/09/2015

30 días

19/10/2015


1 $ 500,00 $ 500,00

Observaciones:

Base imponilbe 12% 500,00$


I.V.A 12% 60,00$

Elaborado por Cliente Total a Pagar en Dolares 560,00$




AV. COLÓN Y 9 DE OCTUBRE

RUC 1792374197001

TELEF: 2667495

Cliente FACTURA

Número de factura

Fecha de factura

AV. 12 DE OCTUBRE

PUBLIPOINT


Publicidad emitida en el mes de septiembre $ 500,00

HOJA de GASTOS

RUC 1791379097001

SR(ES) Machdeportes Cia. Ltda. FECHA DE EMISIÓN 19/09/2015


DIRECCIÓN Av. Colón y 9 de octubre N° COMPROBANTE DE VENTA 001-001-1988

EJERCICIO

FISCAL

BASE

IMPONIBLEIMPUESTO

%

RETENCIÓN

VALOR

RETENIDO

2015 500,00 IRF 1% 5,00

TOTAL 5,00



PUBLIPOINT

AV. 12 DE OCTUBRE

001-001-7374TELEF: 244790


AUT SRI

269

En este caso se envió y se validó la información con el cliente, el mismo que indicó que el pago se

realizará con fecha 26 de septiembre del 2015.

5.14. Proceso de Ingresos

26 de septiembre del 2015.- El cliente PUBLIPOINT envía cheque por $4975,00 el mismo que

fue depositado en la cuenta corriente de la compañía.

A continuación el contador registra el depósito y aprueba el comprobante de ingreso:

FECHA FACTURA

VALOR A

COBRAR ABONO SALDO

11/08/2015 1700 1.800,00 800,00 1.000,00

13/08/2015 1801 1.550,00 0 1.550,00

30/08/2015 1803 1.870,00 0 1.870,00

19/09/2015 1988 555,00 0 555,00

TOTALES 5.775,00 800,00 4.975,00

ESTADO DE CUENTA EMPRESA PUBLIPOINT

MACHDEPORTES

ESTADO DE CUENTA DE CARTERA VENCIDA

AÑO 2015

No. No. 001

POR 4.975,00$

CIUDAD Y FECHA

RECIBIDO DE:

POR CONCEPTO DE:

LA SUMA EN LETRAS:


BENEFICIARIO


Quito, 26 septiembre del 2015

PUBLIPOINT

Pago fc 1700,1801, 1803, 1988

Cuatro mil novecientos setenta y cinco dólares con 00/100

270

5.15. Proceso de Registro de la Información

30 septiembre del 2015.- A continuación se registrará solo por consecuencias de este ejercicio a

esta fecha las transacciones antes mencionadas, cabe mencionar que la documentación ya ha sido

revisada y respectivamente aprobada:

1.- Registro en el sistema contable la compra a PWC, y el pago:

271

2.- Registro de la liquidación de gastos de caja chica:

3.-Registro de la reposición del fondo de caja chica:

272

4.-Compra de vehículo a CHEVROLET:

5.-Venta a PUBLIPOINT y registro de retención:

273

6.- Cobro a PUBLIPOINT:

274

7.- Registro de nómina:

8.- Registro de rol de provisiones:

275

5.16. Proceso de Estados Financieros

30 septiembre del 2015.- En esta misma fecha al ya haber sido registrado y mayorizado, se

procede a imprimir los balances, que servirán para toma de decisiones, se deberá asumir que los

Estados Financieros ya han sido aprobados:

278

5.17. Proceso de Análisis Financiero

Finalmente después de verificar que los balances son correctos, utilizaremos los instrumentos como

método de evaluación financiera, a esta misma fecha:

-Solvencia:

Activo Corriente / Pasivo Corriente

276.241,71

SOLVENCIA ----------------- 3,14

88.014,83

Interpretación:

Muestra el potencial de la empresa para cubrir sus obligaciones con vencimientos de hasta tres

años.

-Capital de trabajo:

Activo Corriente-Pasivo Corriente

CAPITAL DE

TRABAJO 276.241,71

- 88.014,83 =

188.226,88

Interpretación:

Indica la capacidad financiera de la compañía para continuar con sus actividades bajo el supuesto

de que sus obligaciones de corto plazo se hayan cubierto con activo corriente.

-Solidez:

Pasivo Corriente/Activo Total

88.014,83

I.SOLIDEZ

------------------

- 0,24

362.824,53

Interpretación:

Establece el margen de seguridad que tienen los acreedores en el activo total.

-Índice Patrimonial:

Patrimonio/ Activo Total

274.809,70

I.PATRIMONIAL

----------------

-- 0,76

362.824,53

279

Interpretación:

Expresa la propiedad neta de los accionistas, socios, o propietarios de los activos totales.

-Apalancamiento:

Patrimonio / Pasivo

240.629,82

APALANCAMIENTO

-----------------

- 2,73

88.014,83

Interpretación:

Establece niveles de dependencia del patrimonio respecto del pasivo total, niveles de riesgo tanto

acreedores, como de accionistas.

-Endeudamiento:

Pasivo/ Patrimonio

88.014,83

I.ENDEUDAMIENTO

-------------------

- 0,37

240.629,82

Interpretación:

Indica cuantas veces el patrimonio está comprometido en el pasivo corriente.

-Rentabilidad sobre el activo total:

Utilidad neta/ Activo Total

31929,54

R. INVERSION ---------------------- 8,80%

362.824,53

Interpretación:

Indica el potencial de la utilidad sobre el activo total.

-Rentabilidad Patrimonial:

31.929,54

R. INVERSION

-------------------

- 13,27%

240.629,82

Interpretación:

Indica el potencial de la utilidad sobre el capital propio.

280

CAPITULO VI

6. Conclusiones y Recomendaciones

6.1. Conclusiones

1.-La carencia de un Sistema de Control Administrativo- Financiero, ha generado problemas en el

funcionamiento de la compañía, y se logró determinar a través de la metodología COSO II los

riesgos de cada área, con el fin de fijar políticas en la compañía para los procesos de: selección y

reclutamiento, contratación, capacitación, supervisión, control de asistencia, permisos, vacaciones,

nómina, caja chica, bancos, compras, cuentas por pagar, activos fijos, ventas, cobranza, registro de

la información, elaboración y presentación de Estados Financieros, y análisis financiero.

2.- La propuesta atendió la necesidad de establecer controles, que maximicen la operatividad, y

que genere información financiera útil para la toma de decisiones, a su vez mejorar la interrelación

entre las áreas funcionales de la organización a través de la integración y seguimiento al

desempeño de cada una de estas, a fin de que se realice una gestión eficiente.

3.-La falta de procedimientos de control interno administrativa- financiera ha originado que tanto el

nivel directivo como los empleados no dispongan de la información necesaria para el desempeño

de funciones en cada cargo generando inseguridades en la compañía, por lo cual es necesario un

sistema de control interno administrativo que abarcará el flujo de trabajo que es base del sistema (lo

que hay que hacer) y un sistema de control financiero que hace referencia al flujo de información

que son las operaciones generadoras de datos, que capturados y procesados originan información

que sirve para tomar decisiones para coordinar, controlar y medir el desempeño de la organización.

6.2. Recomendaciones

1.- Implementar el presente sistema de control interno administrativo- financiero, ya que incidirá en

el éxito de MACHDEPORTES CIA. LTDA., ya que mediante la puesta en marcha establecerá los

lineamientos a seguir con el fin de que corra menores riesgos al momento de tomar una decisión.

2.- Aplicar los sistemas de control para cada área, ya que es un elemento fundamental para

proporcionar un ambiente interno adecuado, en el que las actividades que desarrollan sus miembros

contribuyen al logro de los objetivos; lo cual toda la estructura será eficiente si permite esa

consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización.

281

3.- Con la aplicación del sistema de control interno administrativo- financiero quedarán

identificadas de mejor manera los procesos de cada área, lo cual es importante ya que evita

sobrecarga de funciones, además como se mencionaba la falta de procesos administrativos -

contables financieros genera retraso en la emisión de reportes e información económica y

financiera, lo cual al aplicar este sistema dará solución a sus problemas.

282

BIBLIOGRAFÍA

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Torres Hernández, Z. (2015). Administración estratégica (1a ed.). México: Larousse.

Torres Hernández, Zacarías. (2014). Teoría General de la Administración (2a ed.). México:

Larousse.

Anexo A Modelo de Encuesta realizada al Área Administrativa

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

ENCUESTA AL ÁREA ADMINISTRATIVA DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.

Objetivo.- Conocer la situación actual del Área Administrativa con el fin de evaluar posibles

riesgos.

Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una de las

opciones presentadas para cada pregunta.

6.- ¿Cuenta el personal con los recursos suficientes para desarrollar efectivamente las actividades

asignadas?

7.- ¿Se cuenta con un plan de capacitación para el personal?

8.- ¿Se evalúa al personal de la compañía?

9.-¿Existe un código de ética o normas de ética que deben observar los empleados y éstas son de su

pleno conocimiento?

10.-¿Proporciona la compañía motivación o incentivo a su personal para aportar valor agregado al

trabajo, y lograr las metas de la compañía?

1.- ¿Está definida la organización de la compañía en un reglamento previamente aprobado?

2.- ¿Existe una estructura orgánica y funcional? (organigrama)

3.- ¿Se encuentran asignadas formalmente las responsabilidades a todos los trabajadores de la

compañía, y de igual forma existe delegación de autoridad?

4.- ¿El personal que labora en la compañía reúne los requisitos de conocimientos y habilidades para

ejecutar los trabajos de manera adecuada?

5.- ¿El personal que labora en la compañía es seleccionado mediante concurso?

11.- ¿La compañía cuenta con políticas, normas y procedimientos para el cumpliento del objetivo de

cada área?

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17.- ¿Existe comunicación con el personal de las demás áreas?

18.- ¿Se supervisa y monitorea que todos los empleados estén en su puesto de trabajo?

19.- ¿Se monitorea constantemente el tiempo ocupado para la ejecución de las tareas?

14.-¿Existen mecanismos para la toma de decisiones?

15.- ¿El nivel directivo tiene los conocimientos necesarios para tomar la mejor decisión?

16.- ¿Existe apoyo de las diferentes áreas para controlar los procesos administrativos?

12.- ¿Se concientiza al personal de la compañia sobre la honestidad que deben tener para admitir

equivocaciones y poderlas corregir en forma oportuna?

13.- ¿Se propician las condiciones y el ambiente adecuado al personal, en el desempeño de sus

funciones?

Anexo B Modelo de Encuesta realizada al Área de Talento Humano

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ENCUESTA AL ÁREA DE TALENTO HUMANO DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.

7.- ¿Se lleva a cabo un control de permisos en la entidad?

8.- ¿Se lleva un control adecuado de vacaciones?

9.- ¿Los avisos de entrada y salida son elaborados inmediatamente?

10.- ¿Se realiza liquidaciones de haberes en el tiempo que dispone la ley?

11.- ¿Se autoriza el pago por persona independiente al preparador de nómina?

2.- ¿El personal con que cuenta la empresa es el suficiente?

3.- ¿Se realiza evaluaciones tanto optativas como psicológicas para los aspirantes?

4.- ¿En el proceso de selección, se escoge como aspirantes a personas con parentesco de los

empleados de la compañía?

5.- ¿Existe un encargado dentro de la compañía de instruirle al nuevo aplicante?

6.- ¿Existe un control adecuado de la asistencia del personal, así como de la hora de entrada

y salida, al menos una vez al mes?

Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Talento Humano con el fin de

evaluar posibles riesgos.

Indicación.- Favor responda a las preguntas presentadas a continuación sólo marcando una

de las opciones presentadas para cada pregunta.

1.- ¿En la contratación del personal. Se firma un contrato desde el primer día de labores?

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12.- ¿Todos los empleados cuentan con los beneficios sociales establecidos por la ley?

13.- ¿Las provisiones por beneficios sociales se realizan en forma mensual?

14.- ¿Existen prestaciones adicionales para los empleados diferentes a las establecidas por

la ley?

15.- ¿Se ha formulado objetivos específicos para el área de Talento Humano?

21.- ¿El encargado de hacer la nómina tiene los conocimientos necesarios para realizarlo?

22.- ¿Se controla que no se excedan los límites para pago de planillas del IESS?

23.- ¿Se informa al personal los descuentos que van a percibir en el mes?

24.- ¿Se comunica a tiempo a la gerencia en caso de existir algún cálculo mal hecho en la

nómina?

25.- ¿Se verifica que los pagos de nómina estén de acuerdo al rol de pagos emitido?

16.- ¿El área se actualiza en cambios de ley que puedan ocurrir en materia laboral?

17.- ¿Todos los documentos del personal son manejados de la mejor manera?

18.- ¿Se imprime mensualmente los roles de pago individuales y general, y éstos son

debidamente firmados?

19.- ¿Existe una fecha límite para presentar la nómina?

20.- ¿Al existir algún tipo de problema en el manejo del personal, se informa

inmediatamente al nivel directivo?

SI NO

SI NO

26.- ¿Se verifica que el personal que ya no labora en el mes no conste en la nómina?

27.- ¿Se verifica que la información del sistema del IESS, coincida con los roles de pago?

Anexo C Modelo de Encuesta realizada al Área de Tesorería y Bancos

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10.- ¿Los cheques anulados están sujetos a control?

11.- ¿Están debidamente resguardadas las chequeras en blanco?

12.- ¿Se realiza conciliaciones bancarias, de manera mensual?

13.- ¿Las conciliaciones son revisadas y aprobadas por un funcionario responsable?

5.- ¿Es razonable el importe del fondo de caja chica?

6.- ¿Se hace resúmenes de los documentos de sustento de los desembolsos?

7.- ¿Se prepara los cheques únicamente con evidencia de que la validez de las transacciones ha sido

confirmada, según los procedimientos de la compañía respecto a cuentas por pagar, planillas y

reembolso de fondos fijos?

8.- ¿Los cheques que por su naturaleza no están sujetos a los procedimientos normales, son

autorizados por un funcionario responsable?

9.- ¿Se controla la secuencia numérica de los cheques?

ENCUESTA AL ÁREA DE TESORERIA Y BANCOS DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.

Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Tesorería y Bancos con el fin de evaluar

posibles riesgos.



1.- ¿El movimiento de caja se deja para importes mínimos?

2.- ¿El custodio del fondo de caja chica presenta los justicantes respectivos?

3.- ¿Se extiende cheques para renovar el fondo a la orden del custodio del fondo?

4.- ¿Se aprueba oficialmente los adelantos hechos del fondo?

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15.- ¿Existe políticas adecuadas para el manejo de caja chica y bancos?

14.- ¿El registro de ingreso y salida de dinero es controlado a través de alguna documentación

interna?

21.- ¿Se controla que se tenga los suficientes cheques en blanco para pagar?

22.- ¿Se elabora un resumen mensual de las transferencias recibidas de los clientes?

23.- ¿Se comunica a las demás áreas cuando hay retenciones de pago?

24.- ¿Hay un constante monitoreo de los cheques que han sido cobrados, de las transferencias

16.- ¿Se ha formulado objetivos claros para el manejo adecuado de tesorería y bancos?

17.- ¿Se verifica que al momento de entregar un cheque no haya errores ni manchones?

18.-¿Se verifica que el saldo del banco sea el disponible para cancelar cualquier deuda?

19.- ¿Se prevé que haya suficiente dinero en caja chica para responder a cualquier emergencia?

20.- ¿Se prepara los cheques en forma tal que dificulten posteriores alteraciones no autorizadas?

Anexo D Modelo de Encuesta realizada al Área Adquisiciones y Cuentas por pagar

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12.- ¿Se verifica los bienes y (donde sea práctico) servicios recibidos, al momento de su recepción?

13.- ¿Existe una buena liquidez en la compañía para la adquisición de un bien o un servicio?

1.- ¿Se manejan solicitudes de compra para todos los compromisos de compra importantes?

2.- ¿Están autorizadas las compras por la gerencia con un documento formal?

3.- ¿Se solicita cotizaciones antes de iniciar con el proceso de compras?

4.-¿Se confronta las facturas con los pedidos que se hace?

5.- ¿En caso que la documentación de soporte no esté disponible, se aprueba las facturas por un

responsable?

6.- ¿En caso de devoluciones, se lleva un control de las notas de crédito recibidas?

7.- ¿Están las facturas y notas de crédito sujetas a aprobación final escrita antes de registrarlas como

cuentas por pagar?

8.- ¿Existe políticas que se relacionen con proveedores?

9.-¿Se archivan de manera adecuada los documentos que demuestren el pago de obligaciones con

terceros?

ENCUESTA AL ÁREA DE ADQUISICIONES Y CUENTAS POR PAGAR DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.

Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Adquisiciones y Cuentas por Pagar con el fin de




10.- ¿Los cheques son girados a nombre de la persona o compañía que entregó la factura?

11.- ¿Los proveedores aportan para el cumplimiento del objetivo de compras?

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14.- ¿Se cuenta con un análisis de precios?

25.- ¿Se efectúa comparaciones de las compras hechas mes a mes?

20.- ¿Se reconcilia periódicamente los registros auxiliares de cuentas por pagar contra la cuenta de

mayor general?

21.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación entre el área de compras y la gerencia?

22.- ¿Los proveedores proporcionan información oportuna acerca de sus productos?

23.- ¿Los proveedores informan promociones, descuentos, de lo que ofrecen?

24.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado con algún proveedor?

15.- ¿Se verifica el retiro de las retenciones emitidas al proveedor?

16.- ¿Al realizar una compra, se verifican que los datos de la factura estén correctos?

17.- ¿Antes de pagar cualquier factura o comprobante, se revisa los valores a pagar?

18.-¿El área de compras emite reportes de las compras a gerencia para que sea revisado?

19.- ¿Existe un adecuado control con respecto a las fechas de vencimiento de las obligaciones

contraídas?

Anexo E Modelo de Encuesta realizada al Área de Ventas y Cuentas por cobrar

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1.- ¿Todas las ventas que se realizan son mediante contrato?

2.- ¿Se revisa periódicamente las órdenes de pautaje?

3.- ¿Se da aviso de transmisión de pautas publicitarias al momento de receptar la orden de pautaje?

4.- ¿Se prepara la factura de venta en el mes en que se transmite la publicidad en la radio?

12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se quiere vender en el año?

5.- ¿Se emite las facturas en orden secuencial?

6.- ¿Se cuenta con procedimientos para el registro de estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de

recuperación y, en su caso tienen creada alguna provisión?

7.-¿Se archiva de manera adecuada los documentos que demuestren el cobro a clientes?

8.- ¿Son fáciles de identificar los cobros con las facturas emitidas?

9.- ¿Existe políticas relacionadas con clientes?

ENCUESTA AL ÁREA DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.

Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Ventas y Cuentas por Cobrar con el fin de




10.- ¿El encargado tiene completo conocimiento en el área?

11.- ¿Los clientes aportan para el cumplimiento del objetivo de ventas?

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13.- ¿En caso de anular algún documento utilizado para soportar los ingresos, este se adjunta a fin de

mantener la secuencia y control numérico?

14.- ¿Se estudia los clientes, previo a emitir una autorización de crédito?

25.- ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar?

20.- ¿Se prepara mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos?

21.- ¿Se controla que se reciban retenciones a tiempo?

22.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación entre el área de ventas y la gerencia?

23.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado con algún cliente?

24.- ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza?

15.- ¿En caso de error de facturación se elaboran notas de crédito, las cuales son debidamente

aprobadas?

16.- ¿Se verifica que las facturas estén correctamente llenadas?

17.- ¿Se analiza las posibilidades de recuperación de cartera en general?

18.- ¿Hay un adecuado control de la rotación de cartera?

19.- ¿Se concilia periódicamente los auxiliares y la cuenta de mayor correspondiente?

Anexo F Modelo de Encuesta realizada al Área de Activos Fijos

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3.- ¿Se cuenta con un reglamento o políticas para el manejo de los activos fijos?

4.- ¿Se tiene bajo custodia los títulos de propiedad de los activos fijos?

5.- ¿Los activos fijos se deprecian en forma mensual?

6.- ¿Existe un responsable que autorice las compras, ventas o baja y cancelaciones de activos

fijos?

ENCUESTA AL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.

Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Activos Fijos con el fin de evaluar

posibles riesgos.



1.- ¿Se maneja registros auxiliares para cada una de las clasificaciones de activos fijos?

2.- ¿Se cuadra por lo menos una vez al año los auxiliares con el mayor general, con respecto

a costo y depreciación acumulada?

7.- ¿Los activos fijos están debidamente codificados y con etiqueta para identificar

fácilmente?

8.- ¿Está reglamentado las tasas para depreciar los activos fijos?

9.- ¿Es uniforme el método y las tasas de depreciación aplicadas de un año a otro?

10.- ¿Se cumple con el debido tratamiento a los activos fijos de tal manera que cumplan con

los objetivos del proceso?

11.- ¿Se determina por escrito las personas responsables de la custodia y mantenimiento de

los activos fijos asignados?

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17.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado en el momento de

depreciar un activo fijo?

18.- ¿Se supervisa y monitorea adecuadamente la asignación de activos fijos, traslado o

descargo por deterioro de los mismos?

12.- ¿Se pronostica anualmente cuánto se desea invertir en cuanto a activos fijos?

13.- ¿Se efectúa periódicamente una verificación física de los activos fijos?

14.- ¿Existe métodos para verificar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los

activos adquiridos?

15.- ¿Se protege adecuadamente los bienes de la compañía, incluyendo su aseguramiento?

16.- ¿Existe una adecuada comunicación y coordinación con la gerencia en cualquier proceso

que involucre el tratamiento de activos fijos?

Anexo G Modelo de Encuesta realizada al Área de Contabilidad y Finanzas

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ENCUESTA AL ÁREA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS DE MACHDEPORTES CIA. LTDA.



Objetivo.- Conocer la situación actual del Área de Contabilidad y Finanzas con el fin de


8.- ¿Se tiene calendarizadas las obligaciones fiscales y monitoreado su cumplimiento?

9.- ¿Al cierre, se analiza los gastos susceptibles de periodificación contable por el

responsable de contabilidad?

10.- ¿Existe delimitación de responsabilidades así como de procesos dentro del

departamento?

11.- ¿Se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los documentos contables?

1.- ¿Existe políticas para la ejecución de los procesos?

2.- ¿Existe una adecuada segregación de funciones en cuanto a autorización, registro y

custodia del área contable financiera?

3.- ¿Se genera reportes de balances en forma periódica?

4.-¿Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran

soportadas con el documento idóneo correspondiente?

5.- ¿Se cuenta con catálogo de cuentas actualizado?

6.- ¿El encargado determina los impuestos que deben causarse, y posteriormente pide la

aprobación de la gerencia para subir la declaración?

7.- ¿Las declaraciones son preparadas y conciliadas con el registro contable?

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18.- ¿Se revisa la documentación antes de contabilizar los hechos ocurridos?

19.- ¿Antes de entregar los estados financieros, se prepara un informe con notas contables?

20.- ¿Se comunica a la gerencia problemas que se hayan presentado en el momento de

presentación de balances?

21.- ¿Existe un monitoreo continuo por parte de la gerencia en el cierre periódico de

balances?

13.- ¿Se cumple con el debido tratamiento del manejo contable de tal manera que cumpla

con los objetivos del proceso?

14.- ¿Es utilizada la información como herramienta de análisis?

15.- ¿La compañía maneja presupuestos?

16.- ¿Se utiliza métodos de análisis financieros que permitan evaluar el comportamiento de

las cuentas?

17.- ¿Se da cumplimiento con los requerimientos establecidos por la Superintendencia de

Compañías?

12.- ¿Opera la autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos?


Anexo H Áreas de Trabajo

Producción

Operación

Estaciones

Gerencia

Secretaría

Contabilidad

Adquisiciones y Cuentas por pagar

Ventas y Cuentas por cobrar

universidad central del ecuador facultad de ciencias ...€¦ · iii dedicatoria al forjador de mi...

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