universidad central del ecuador facultad de ciencias ... · referencias del autor: verónica...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PARA EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL Y
PLURINACIONAL DEL MUNICIPIO DE CAYAMBE, AL PROCESO
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS
AUTORA: VERÓNICA ALEXANDRA ALVAREZ CONZA
TUTOR: ING. MSC. RENATO ESTEBAN REVELO OÑA
QUITO DM, MAYO DEL 2016
REFERENCIAS DEL AUTOR: Verónica Alexandra Alvarez Conza,
REFERENCIAS DEL TUTOR: ING. MSC. Renato Esteban Revelo Oña,
Alvarez Conza, Verónica Alexandra (2016). Levantamiento, diseño y
caracterización de procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado
Intercultural y Plurinacional del Municipio de Cayambe, al proceso de
dirección de planificación institucional. Trabajo de Titulación, modalidad
proyecto de investigación para la obtención del Título de Ingeniera en
Administración de Empresas. Carrera de Administración de Empresas.
Quito: UCE. 79 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
vi
URKUND
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
Dedico está tesis con mucho cariño a mis padres Miguel y
Elsa por su apoyo firme e incondicional en el tiempo que me
propuse llegar a mi meta, por haberme dado la motivación e
inspiración para ser mejor.
A mi querida hermana Adriana quién fue una persona muy
importante en mi vida la cual me brindo siempre su apoyo y
amor incondicional y que desde el cielo me protege guía para
que los retos de mi vida salgan bien.
A mi pequeña sobrina y hermanos por su compañía y afecto
que me brindan siempre.
Verónica Alexandra Alvarez Conza
ix
AGRADECIMIENTOS
A mi padre Miguel Álvarez por su apoyo siempre y sus mejores deseos para
que logre alcanzar mis metas propuestas.
A mi madre Elsa Conza por enseñarme a ser fuerte e inculcarme buenos
valores
Al Ingeniero Esteban Revelo por haber brindado sus conocimientos,
paciencia y por haber hecho posible esta gran oportunidad de la tesis
A mis hermanos Jessica Álvarez, Miguel Álvarez, Lady Álvarez por estar
siempre dándome su apoyo y cariño.
A mi sobrina Deymi Mora por su cariño y amor, bien pueda tomar de mí un
ejemplo.
Verónica Alexandra Alvarez Conza
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ..................................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ................................... iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN ........................................................................................................................ v
URKUND .............................................................................................................................. vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ................................................................................ vii
DEDICATORIA .................................................................................................................. viii
AGRADECIMIENTOS ......................................................................................................... ix
LISTA DE FIGURAS .......................................................................................................... xv
ANEXOS ............................................................................................................................. xvi
RESUMEN ......................................................................................................................... xvii
ABSTRACT ...................................................................................................................... xviii
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 1
1. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 3
1.1 Generalidades del Cantón Cayambe ........................................................................ 3
1.1.1 Historia de Cayambe .......................................................................................................... 3
1.2 Características de Cayambe .......................................................................................... 4
1.2.1 Datos generales del cantón ................................................................................................. 4
1.2.2 Extensión territorial ............................................................................................................ 5
1.2.3 Clima de Cayambe ............................................................................................................. 5
1.2.4 Población ............................................................................................................................ 6
1.2.5 Barrios que integran ........................................................................................................... 6
1.2.6 Economía del Cantón Cayambe ......................................................................................... 7
1.3 Municipio ..................................................................................................................... 8
1.3.1 Definición de Municipio .................................................................................................... 8
xi
1.3.2 Autonomía Municipal ........................................................................................................ 8
1.4 Gobierno Municipal del Cantón Cayambe ................................................................... 9
1.4.1Autoridades del Municipio de Cayambe ............................................................................. 9
1.4.2 Análisis FODA GADIPMC ............................................................................................. 10
1.4.3 F.O.D.A ............................................................................................................................ 10
1.5 Modelo de Gestión del Gobierno Municipal del Cantón Cayambe ........................... 11
1.5.1 Importancia....................................................................................................................... 11
1.5.2 Características .................................................................................................................. 11
1.5.3 Visión ............................................................................................................................... 11
1.5.4 Misión .............................................................................................................................. 11
1.5.5 Objetivo general ............................................................................................................... 12
1.5.6 Objetivos estratégicos ...................................................................................................... 12
1.5.7 Principios institucionales .................................................................................................. 12
1.5.8 Políticas generales ............................................................................................................ 13
1.5.10 De la Estructura Orgánico – Funcional .......................................................................... 14
1.5.11 Procesos Gobernantes .................................................................................................... 15
1.5.12 Procesos de Apoyo ......................................................................................................... 15
1.5.13 Procesos Agregadores de Valor ..................................................................................... 15
1.5.14 Procesos de Asesoría ...................................................................................................... 16
1.5.14.1 Misión ........................................................................................................................ 16
1.5.14.2 La Dirección de Planificación Institucional ................................................................ 17
1.6 Marco Legal ................................................................................................................ 18
1.7 Caracterización de Procesos ....................................................................................... 18
1.7.1 Elementos ......................................................................................................................... 19
1.7.2 Objetivos .......................................................................................................................... 20
1.7.3 Ventajas ............................................................................................................................ 20
1.7.4 Desventajas ...................................................................................................................... 20
1.7.5 Importancia....................................................................................................................... 21
1.8 La identificación y secuencia de los procesos. ........................................................... 21
1.8.1 Proceso ............................................................................................................................. 21
1.8.2 Procedimientos ................................................................................................................. 21
1.8.3 Diferencia entre proceso y procedimiento ........................................................................ 22
xii
1.8.4 Características de los procesos ......................................................................................... 22
1.8.5 Selección de los procesos ................................................................................................. 22
1.8.7 Pasos para el levantamiento de procesos .......................................................................... 23
1.8.8 Mapa de procesos ............................................................................................................. 24
1.8.9 Esquema mapa de procesos Municipio de Cayambe ....................................................... 25
1.8.11 Esquema mapa de procesos Planificación Institucional ................................................. 25
1.8.11 Diagrama de flujo ........................................................................................................... 26
1.8.12 Características de los diagramas de flujo ....................................................................... 26
1.8.13 Recomendaciones ........................................................................................................... 27
1.8.14 Simbología diagrama de flujo ........................................................................................ 28
1.8.15 Indicadores ..................................................................................................................... 29
1.8.16 Pasos generales para establecer indicadores en un proceso ........................................... 29
2. MARCO METODOLÓGICO .......................................................................................... 30
2.1Diseño de la investigación ........................................................................................... 30
2.2 Tipo de investigación ................................................................................................. 30
2.3.1 Población .......................................................................................................................... 31
2.3.2 Muestra ............................................................................................................................. 31
2.3.3 Técnicas y proceso para la recopilación de la información .............................................. 31
2.3.5 Técnicas y análisis de los datos ........................................................................................ 33
3. PROPUESTA DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS .......................................... 34
3.1 Objetivo de la propuesta ............................................................................................. 34
3.2 Introducción de la propuesta....................................................................................... 34
3.3 Mapa de procesos del Municipio de Cayambe ........................................................... 36
3.4 Mapa de procesos Dirección de Planificación Institucional ....................................... 37
3.5 Propuesta de Levantamiento de los Procesos ............................................................. 38
3.6 Caracterización de procesos de planificación al subproceso Planificación y Ejecución
.......................................................................................................................................... 60
3.6.1 Propósito .......................................................................................................................... 60
3.6.2 Alcance ............................................................................................................................. 60
3.6.3 Responsable del Proceso .................................................................................................. 60
3.6.4 Intervinientes del Proceso ................................................................................................ 60
xiii
3.6.5 Definiciones ..................................................................................................................... 60
3.6.6 Políticas ............................................................................................................................ 61
3.6.7 Documentos ...................................................................................................................... 61
3.6.8 Registros ........................................................................................................................... 61
3.6.9 Procedimientos ................................................................................................................. 62
3.6.10 Diagrama de Flujo Propuesto Planificación y Ejecución ............................................... 63
3.6.11 Indicadores ..................................................................................................................... 64
3.6.12 Anexos ............................................................................................................................ 64
3.7 Caracterización de procedimientos de planificación subproceso monitoreo y control
.......................................................................................................................................... 65
3.7.1 Propósito .......................................................................................................................... 65
3.7.2 Alcance ............................................................................................................................. 65
3.7.3 Responsable del Proceso .................................................................................................. 65
3.7.4 Intervinientes del Proceso ................................................................................................ 65
3.7.5 Definiciones ..................................................................................................................... 65
3.7.6 Políticas ............................................................................................................................ 65
3.7.7 Documentos ...................................................................................................................... 66
3.7.8 Registros ........................................................................................................................... 66
3.7.9 Procedimientos ................................................................................................................. 67
3.7.10 Diagrama de flujo propuesto de planificación al subproceso monitoreo y control ........ 68
3.7.11 Indicadores ..................................................................................................................... 69
3.7.12 Anexos ............................................................................................................................ 69
3.8 Caracterización de procesos de planificación urbana y rural subproceso monitoreo y
control ............................................................................................................................... 70
4.8.1 Propósito .......................................................................................................................... 70
3.8.2 Alcance ............................................................................................................................. 70
3.8.3 Responsable Del Proceso ................................................................................................. 70
3.8.4 Intervinientes Del Proceso ............................................................................................... 70
3.8.5 Definiciones ..................................................................................................................... 70
3.8.6 Políticas ............................................................................................................................ 71
3.8.7 Documentos ...................................................................................................................... 71
3.8.8 Registros ........................................................................................................................... 71
xiv
3.8.9 Procedimientos ................................................................................................................. 72
3.8.10 Diagrama de flujo propuesto proceso planificación urbana y rural subproceso monitoreo
y control .................................................................................................................................... 73
3.8.11 Indicadores ..................................................................................................................... 74
3.8.12 Anexos ............................................................................................................................ 74
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................... 75
Conclusiones ..................................................................................................................... 75
Recomendaciones ............................................................................................................. 76
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 77
xv
LISTA DE FIGURAS
Figura N° 1 Historia de Cayambe .......................................................................................... 3
Figura N°2 Volcán Cayambe .................................................................................................. 4
Figura N° 3 Grupos Étnicos ................................................................................................... 5
Figura N°4 Ubicación Geográfica .......................................................................................... 6
Figura N° 5Ubicación Geográfica .......................................................................................... 7
Figura N° 6 Principales actividades que generan mayor ingreso ........................................... 7
Figura N° 7 Proceso vs procedimiento ................................................................................. 22
Figura N° 8Pasos Levantamiento de Procesos ..................................................................... 24
xvi
ANEXOS
Anexo A Estatuto Organico por Procesos ............................................................................ 80
Anexo B Aprobación de la Culminación de Levantamiento de la Información del Municipio
de Cayambe .......................................................................................................................... 81
Anexo C Organigrama Estructural GADIPMC .................................................................... 82
xvii
LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PARA EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL Y
PLURINACIONAL DEL MUNICIPIO DE CAYAMBE, AL PROCESO
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL.
RESUMEN
La presente investigación está enfocado en determinar un mejoramiento continuo para el
Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de
Cayambe, al proceso Dirección de Planificación Institucional, actualmente no se cuenta con
una caracterización de procesos por lo que es necesario emplear una solución elaborando
una Caracterización de Procesos, que nos permita, obtener un registro detallado y
actualizado de las diferentes actividades que realizan los funcionarios en el proceso,
precisando actividades, definiendo responsabilidades, constituyendo mecanismos de
coordinación, organización con el propósito de lograr los objetivos de manera eficiente y
eficaz.
En efecto como resultado final la caracterización de procesos es de factible utilización, no
es necesaria mucha inversión económica y no crea dificultades para ser captadas e
implementadas.
PALABRAS CLAVES: PROCESO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL/
MUNICIPIO DE CAYAMBE/ LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
/INDICADORES DE GESTIÓN/ FLUJOGRAMAS / CADENA DE VALOR
xviii
COLLECTION, DESIGN AND CHARACTERIZATION OF PROCESSES FOR
THE GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO INTERCULTURAL Y
PLURINACIONAL DEL MUNICIPIO DE CAYAMBE, TO THE INSTITUTIONAL
PLANNING MANAGEMENT PROCESS.
ABSTRACT
The present research is focused on determining a continuous improvement for the Gobierno
Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de Cayambe, to the
process of Institutional Planning, there is currently no process characterization, so it is
necessary to use a solution to elaborate a Process Characterization, which allows us to
obtain a detailed and updated record of the different activities performed by the officials in
the Process, specifying activities, defining responsibilities, creating coordination
mechanisms, organization with the purpose of achieving the objectives efficiently and
effectively.
As a final result, the process characterization is feasible, it is not necessary much economic
investment and does not create difficulties to be captured and implemented.
KEYWORDS: INSTITUTIONAL PLANNING PROCESS / CAYAMBE
MUNICIPALITY / INFORMATION SURVEY / MANAGEMENT INDICATORS /
FLOWGRAMS / VALUE CHAIN
1
INTRODUCCIÓN
Para el desarrollo de la presente investigación se enfocará en plantear una Caracterización
de Procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del
Municipio de Cayambe, al Proceso Dirección de Planificación Institucional con el objeto de
contar con el apoyo de una guía clara y específica que garantice la óptima operación y
desarrollo de las actividades.
Básicamente para desarrollo de las funciones en, el Municipio de Cayambe al Proceso de
Planificación Institucional surgió la necesidad de implantar una caracterización de procesos
y procedimientos con el fin de incrementar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las
actividades y tareas.
El diseño de una caracterización de procesos es importante en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de Cayambe ya que describe
las actividades que deben emplearse a través de las funciones que desempeñan en cada
departamento que permitan lograr los niveles de calidad operativa y funcional de servicio.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de
Cayambe se enfocará en la mejora de la eficacia y eficiencia de los servicios que brinda a la
ciudadanía relativo al aspecto social, con la aplicación de una propuesta de un
Levantamiento, Diseño y caracterización de Procesos con el objetivo de obtener resultados
provechosos, para la optimización del servicio municipal, en bien de la comunidad del
cantón Cayambe.
La estructura para esta tesis consistió en el desarrollo con mayor profundidad de las
siguientes etapas:
2
El primer resumen abarca el desarrollo del marco teórico justificando la investigación, por
consiguiente, contrastando las generalidades del cantón Cayambe además aplicando el
modelo de gestión del GADIP, especificando su importancia, principios y características,
marco legal redactando adecuadamente el concepto de procesos, diagrama de procesos y
cadena de valor.
En el resumen del punto dos se emplea la metodología aplicada, específicamente el diseño
de la investigación, tipo de investigación la población la muestra y las técnicas y procesos,
es importante tener en cuenta estos elementos básicos para el desarrollo del proceso de la
investigación para comprobar la hipótesis de la investigación.
En el tercer resumen se desarrolla la propuesta de una caracterización de procesos
aplicando el levantamiento de información, elaboración de matrices las cuales todos los
procedimientos descritos en la caracterización de procesos están acompañados de una
matriz nombrada “levantamiento de actividades”, esta matriz ofrece un esquema para
inventariar secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular para
luego elaborar los flujogramas priorizando cada uno de ellos, también en su desarrollo se
muestra el objetivo de la propuesta con una clara aplicación de los procesos.
Finalmente, se tendrá una idea clara de la investigación estableciendo la mejor alternativa
aceptable en la propuesta de la caracterización de procesos y con las conclusiones y
recomendaciones lógicas que son una proposición final de este argumento de investigación
alcanzar los objetivos del proceso de Planificación Institucional.
La comprensión adecuada de esta guía denominada caracterización de procesos permitirá a
los funcionarios a realizar mejoras o cambios en el proceso de Dirección de Planificación
Institucional para tener resultados efectivos.
3
1. MARCO TEÓRICO
1.1 Generalidades del Cantón Cayambe
1.1.1 Historia de Cayambe
Figura N° 1 Historia de Cayambe
En: (www.google.imagenes)
La vida política de Cayambe ha transcurrido en medio de varias vicisitudes, por los
continuos cambios de la parroquia a cabecera cantonal. Según Ley del Congreso de la Gran
Colombia, de 25 de Junio de 1.824, publicada en la Gaceta de Colombia No. 124, del 4 de
Julio del mismo año, Cayambe es Cabecera del cuarto cantón de la Provincia de Imbabura;
los otros son Ibarra, Capital de la Provincia, Otavalo y Cotacachi. Al disolverse la Gran
Colombia, se puede deducir que Cayambe vuelve a ser parroquia de Otavalo. El 17 de mayo
de 1.851, se vuelve a crear el Cantón Cayambe. (Asociación de Municipalidades
Ecuatorianas, 2016)
Parece que por pedido de sus pobladores se le restituye el nombre ancestral y querido de
Cayambe, según consta en la Ley de División Territorial de 17 de abril de 1.884. En
posteriores divisiones territoriales, el cantón queda constituido con las parroquias de El
Quinche, Guayllabamba, Otón, Cangahua, Malchingui, Tocachi, Tabacundo y Olmedo.
Desde el año 1.900, se incluye la parroquia La Esperanza. El 21 de Septiembre de 1.911 se
desmiembra al Cantón Cayambe para la creación del Cantón Pedro Moncayo.
4
Nuevas desmembraciones territoriales se realizan por la separación de las parroquias
de El Quinche, en 1.934, y Guayllabamba, en 1.946. (Asociación de Municipalidades
Ecuatorianas, 2016)
1.2 Características de Cayambe
La población del cantón Cayambe está compuesta en por 62% de mestizos, 34% de
indígenas, 2% afros y 2% de blancos. Los mestizos en su mayoría son inmigrantes de todas
las regiones del Ecuador, en especial de la costa y del austro. (Ulcuango, 2012)
1.2.1 Datos generales del cantón
Localización
El cantón Cayambe está situado al norte de la
provincia de Pichincha, a 40 minutos de la ciudad de
Quito. Su inconmensurable acervo cultural, histórico
y natural lo convierten en un lugar formidable para la
práctica del turismo científico, comunitario y de
aventura. Cayambe posee el único nevado en el
planeta que se encuentra ubicado justamente en la
Mitad Del Mundo. (Asociación de Municipalidades
Ecuatorianas, 2016)
Figura N°2 Volcán Cayambe
En: (Asociación de Municipalidades Ecuatorianas)
Grupos étnicos
A los alrededores del cerro de Cusin habita la etnia Kichwa Cayambe que se encuentran
repartidos en varias comunidades entre ellas los Pijal, Gualavi, Angla, entre otras. En las
faldas del cerro nacen una cantidad de vertientes que alimentan a la laguna de San Pablo. La
referencia histórica más destacada del pueblo Kayambi se remonta a las luchas de
resistencia frente a la expansión del imperio Inca. Un aspecto importante de la historia
Kayambi, se refiere a la tradición protagónica de la mujer, que adquiría la denominación de
Quilago . (Asociación de Municipalidades Ecuatorianas, 2016)
5
Cuando asumía el liderazgo del cacicazgo. Una de las Quilago,
convertida en héroe de la lucha contra los Incas, fue la jefa de
Cochasquí, asumiendo el cargo de Cacique al enviudar muy joven.
El Pueblo Kayambi, actualmente constituido en torno a su Consejo
de Coordinación, con sede en la ciudad de Cayambe. (Asociación de
Municipalidades Ecuatorianas, 2016)
Figura N° 3 Grupos Étnicos
En: (Asociación de Municipalidades Ecuatorianas)
1.2.2 Extensión territorial
Extensión territorial: 1350 km2, el cantón Cayambe se encuentra ubicado en la
provincia de Pichincha, aproximadamente a 75 Km al nororiente de la ciudad de
Quito, sobre los 2.700 msnm. Conforme los datos del INEC, el cantón tiene una
superficie aproximada de 1.350 Km2; el mismo que representa el 14,21% de la
superficie total de la Provincia de Pichincha; el 3,08% de la Zona de Planificación 2
y; se ubica sobre la línea ecuatorial. En términos generales, El cantón Cayambe
limita al norte con la provincia de Imbabura, específicamente con el Gobierno
Municipal de Otavalo, al sur limita con el distrito metropolitano de Quito y la
provincia de Napo, al este con las provincias de Napo y Sucumbíos y al oeste con el
Gobierno Municipal de Pedro Moncayo. (Ulcuango, 2012).
1.2.3 Clima de Cayambe
El clima es cálido y templado en Cayambe. En invierno hay en Cayambe mucha
más lluvia que en verano. La temperatura media anual en Cayambe se encuentra a
13.5 °C. La precipitación es de 873 mm al año. El mes más seco es julio, con 18
mm. 110 mm, mientras que la caída media en abril. El mes en el que tiene las
mayores precipitaciones del año. El mes más caluroso del año con un promedio de
13.7 °C de mayo. El mes más frío del año es de 13.2 °C en el medio de julio.
(Climate Data Org, 2015)
6
Límites
Norte: Provincia de Imbabura
Sur: DM Quito
Este: Provincia del Napo
Oeste: Cantón Pedro Moncayo.
Figura N°4 Ubicación Geográfica
En: (Asociación de Municipalidades Ecuatorianas, 2016)
1.2.4 Población
Población
100.129 mil hab (2016)
102.015 mil hab (2017 proyección )
Urbana
45,5%
Rural
54,5%
Mujeres
51,1%
Hombres
48,9%
PEA 59,6% ( 3,2% de la PEA De la provincia
de Pichincha)
En: (INEC Censo de Población y Vivienda 2010)
1.2.5 Barrios que integran
Parroquias Urbanas:
Cayambe, Ayora, Juan Montalvo
Parroquias Rurales:
Ascazubí, Cangahua, Otón, Sta. Rosa de Cusubamba, Olmedo.
7
1.2.6 Economía del Cantón Cayambe
Para (Ulcuango, 2012) “La economía del cantón Cayambe está basada en varias actividades
productivas como son la agricultura, ganadería, servicios, etc”.
Figura N° 5Ubicación Geográfica
En: (www.google.imagenes)
“En la agricultura sus principales productos son: las flores, la cebolla larga, papas,
hortalizas, trigo, cebada, etc.”
En la ganadería su población principalmente se dedica a la crianza de ganado vacuno de
leche, ganado ovino, ganado porcino, ganado equino, aves de corral y animales menores.
En torno a estas actividades existen servicios que complementan la economía del cantón.
(Ulcuango, 2012)
Cayambe es reconocido por la producción florícola. Las rosas ecuatorianas son
comercializadas en especial a Estados Unidos, Rusia, Los Países Bajos, Canadá, Italia,
Ucrania y España.
Figura N° 6 Principales actividades que generan mayor ingreso
En: (INEC, Censo Económico 2015)
8
1.3 Municipio
1.3.1 Definición de Municipio
Una persona de Derecho Público constituida por una comunidad humana, asentada en un
territorio determinado, que administra sus propios y peculiares intereses, y que depende
siempre, en mayor o menor grado, de una entidad pública superior, el Estado Provincial o
Nacional. (Freire, 2012)
Citando (Freire, 2012) al autor Carlos Quintana al abordar la definición de Municipio
recoge los elementos de la institución municipal, no solamente los formales, sino materiales
y manifiesta que “El Municipio es la institución jurídica, política y social, que tiene como
finalidad organizar a una comunidad en la gestión autónoma de sus intereses de convivencia
primaria y vecinal, que está regida por un concejo o ayuntamiento, y que es con frecuencia,
la base de la división territorial y de la organización política del Estado.
1.3.2 Autonomía Municipal
Según (Ministerio de Coordinación de la Política y Gobiernos Autónomos
Descentralizados, 2010) La autonomía política, administrativa y financiera de los gobiernos
autónomos descentralizados y regímenes especiales prevista en la Constitución comprende
el derecho y la capacidad efectiva de estos niveles de gobierno para regirse mediante
normas y órganos de gobierno propios, en sus respectivas circunscripciones territoriales,
bajo su responsabilidad, sin intervención de otro nivel de gobierno y en beneficio de sus
habitantes. Esta autonomía se ejercerá de manera responsable y solidaria. En ningún caso
pondrá en riesgo el carácter unitario del Estado y no permitirá la secesión del territorio
nacional. Art.5
La autonomía política es la capacidad de cada gobierno autónomo descentralizado para
impulsar procesos y formas de desarrollo acordes a la historia, cultura y características
propias de la circunscripción territorial. Se expresa en el pleno ejercicio de las facultades
normativas y ejecutivas sobre las competencias de su responsabilidad; las facultades que de
manera concurrente se vayan asumiendo; la capacidad de emitir políticas públicas
territoriales; la elección directa que los ciudadanos hacen de sus autoridades mediante
sufragio universal, directo y secreto; y, el ejercicio de la participación ciudadana.
9
(Ministerio de Coordinación de la Política y Gobiernos Autónomos Descentralizados, 2010,
pág. 11)
(Freire, 2012) Es de fundamental importancia desentrañar el verdadero sentido de la palabra
autonomía. Este término proviene del griego antiguo y se compone de dos voces: “autos”
que significa propio, y “nomos” que significa ley, es decir autonomía es la potestad de
dictar su propia ley.
1.4 Gobierno Municipal del Cantón Cayambe
Es responsable del desarrollo en su territorio cantonal; y, en esa medida se ha planteado
construir participativamente la visión de un cantón a eliminar las iniquidades sociales y las
brechas económicas y tecnológicas entre sus ciudadanos y ciudadanas, tal como queda
sentado lo determina en su Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial vigentes, es
prioritario consolidar, profundizar y ampliar el proceso participativo que viene
implementando. (Churuchumbi, 2015)
Con otros que posibiliten avanzar en la gestión democrática y contribuir a la construcción
del poder ciudadano, a través de un Sistema de Participación Ciudadana.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Cayambe, es una entidad de gobierno
seccional que administra el cantón de forma autónoma al gobierno central. La
municipalidad está organizada por la separación de poderes de carácter ejecutivo
representado por el alcalde, y otro de carácter legislativo conformado por los miembros del
concejo cantonal. (Churuchumbi, 2015)
1.4.1Autoridades del Municipio de Cayambe
Alcalde: Lic. Guillermo Churuchumbi
Vicealcaldesa: Sra. Dolores Silva de Almeida
Concejal: Lic. Fausto Jarrín
Concejal: Ing. Luis Maldonado
Concejal: Sr. Francisco Tipanluisa
Concejal: Ing. Ángel Campuez
Concejal: Lic. Aníbal Gordón
Concejal: Ing. Katty Espín
10
1.4.2 Análisis FODA GADIPMC
El análisis de las características, internas y externas que influyen en la institución permitirá
elaborar un estudio estratégico en el que se demuestren las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas.
Esta herramienta nos permitirá un diagnóstico claro de la situación de la institución,
examinando y observando las características internas y externas para luego tomar la mejor
decisión en la cual se describe en la siguiente matriz:
1.4.3 F.O.D.A
FORTALEZAS
Control de la Gestión Municipal.
Reconocimiento al trabajo de emprendedores Cayambeños.
OPORTUNIDADES
Coordinación y Cooperación con el Gobierno Central.
Rendición de Cuentas
DEBILIDADES
No cuentan con una caracterización de procedimientos.
Falta de transparencia pública
AMENAZAS
Falta de experiencia de Funcionarios.
Desconocimiento ciudadano de información acerca de beneficios, obras y servicios.
11
1.5 Modelo de Gestión del Gobierno Municipal del Cantón Cayambe
1.5.1 Importancia
El Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de
Cayambe planifica, organiza, dirige y controla la ejecución de obras y prestación de
servicios, en la jurisdicción cantonal, forjando un ambiente de responsabilidad y eficacia
institucional para la ciudadana; generando un desarrollo sustentable con participación
ciudadana en el marco del respeto de los derechos individuales y colectivos. (Churuchumbi,
2015)
1.5.2 Características
Gestionar oportuna y eficientemente la operatividad de las actividades del Despacho de
Alcaldía, en el ámbito administrativo, que permita incrementar sostenidamente la capacidad
de respuesta hacia la demanda de información oficial del Despacho, hacia los usuarios
internos y externos de la municipalidad. (Churuchumbi, 2015)
El levantamiento de procesos es necesario para la retroalimentación de una entidad y de
esta manera ajustarse a las exigencias y requerimientos de los usuarios, así como también
para establecer alternativas de crecimiento y mejora continua al contar con información
oportuna y confiable.
1.5.3 Visión
El Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de
Cayambe, en el año 2019, será el líder en la gestión administrativa seccional de la
provincia, basando su accionar en la participación ciudadana, la interculturalidad, la
plurinacionalidad, la transparencia, la responsabilidad y la solidaridad, para alcanzar juntos
el buen vivir, logrando el desarrollo económico y contribuyendo al fomento de la actividad
productiva del cantón. (Churuchumbi, 2015)
1.5.4 Misión
“El Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de
Cayambe planifica, organiza, dirige y controla la ejecución de obras y prestación de
servicios, en la jurisdicción cantonal, forjando un ambiente de responsabilidad y eficacia
institucional para la ciudadana; generando un desarrollo sustentable con participación
12
ciudadana en el marco del respeto de los derechos individuales y colectivos”.
(Churuchumbi, 2015)
1.5.5 Objetivo general
El Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de
Cayambe, tiene como objetivo general, lograr el desarrollo integral del territorio del cantón,
mejorando la calidad de vida de sus habitantes mediante la satisfacción de sus necesidades,
con un servicio institucional eficiente y la construcción oportuna de las obras, promoviendo
así un desarrollo equitativo del cantón, en el ámbito económico, social, cultural y ambiental.
(Churuchumbi, 2015)
1.5.6 Objetivos estratégicos
Son objetivos estratégicos del Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y
Plurinacional del Municipio de Cayambe:
1. Ejercer la autonomía consagrada y garantizada en la Constitución de la
República y demás leyes conexas.
2. Procurar el bienestar de la colectividad, contribuyendo al desarrollo
productivo y la protección de los intereses locales.
3. Planificar e impulsar el desarrollo físico del Cantón, en sus áreas urbanas y
rurales, en coordinación con los distintos niveles de gobierno.
4. Acrecentar el espíritu de nacionalidad, el civismo y la confraternidad de los
habitantes vivir (sumak kawsaypak).
5. Promover el desarrollo integral del territorio del cantón. (Churuchumbi,
2015)
1.5.7 Principios institucionales
Indica Son principios de gestión del Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y
Plurinacional del Municipio de Cayambe:
Honestidad. - El desempeño personal de las y los servidores municipales
debe ser probo, privilegiando la honradez en todos sus actos, que demanden
la atención de los requerimientos ciudadanos. (Churuchumbi, 2015)
13
Responsabilidad. - El ejercicio de un cargo o puesto de trabajo exige
acciones efectivas en las tareas o responsabilidades asignadas, desde una
óptica ética y profesional. (Churuchumbi, 2015)
Transparencia.- Garantizando el acceso a las fuentes de información sin
ningún tipo de restricción; y, exigiendo a todas y todos sus funcionarios, se
sometan a la rendición de cuentas que la ley prevé. (Churuchumbi, 2015)
Solidaridad. - A través de la atención inmediata de necesidades y
requerimientos de la ciudadanía, siempre respetando los derechos
individuales y colectivos.
Eficacia.- Satisfaciendo de manera óptima y oportuna las demandas
ciudadanas. (Churuchumbi, 2015)
Interculturalidad.- Garantizando una interacción entre personas de un
origen y cultura distintos, en igualdad de condiciones; considerando
elementos de la diversidad cultural relacionadas con las costumbres, saberes,
prácticas de las personas o grupos de personas identificadas en el cantón.
(Churuchumbi, 2015)
Plurinacionalidad.- Garantizando el pleno ejercicio de los derechos de
todas las nacionalidades que cohabitan en el cantón. (Churuchumbi, 2015)
1.5.8 Políticas generales
1. Ética Política
a) Desarrollar valores de honradez, solidaridad, responsabilidad social,
participación, creatividad, superación y respeto mutuo. (Churuchumbi, 2015)
b) Combatir las prácticas de corrupción, en todas sus expresiones con medios
legales y de presión ciudadana, dentro y fuera de la Municipalidad; y,
c) Otorgar participación de la población de las parroquias y comunidades, en la
planificación ejecución y control de la actividad Municipal. (Churuchumbi,
2015)
2. Participación Ciudadana
a) Garantizar la participación ciudadana en la planificación, ejecución y control
de la gestión municipal.
14
3. Desarrollo Institucional
a) Establecer planes de capacitación y profesionalización que permitan dar
estabilidad al talento humano municipal, para garantizar una administración
técnica y profesional, que coadyuve a la consecución de los objetivos
institucionales. (Churuchumbi, 2015)
4. Relaciones Institucionales
a) Coordinar permanente con los diferentes GADS y niveles de gobierno, para
la atención oportuna de las necesidades del Cantón. (Churuchumbi, 2015)
b) Integrar e intercambiar experiencias con los diferentes GADS del país, a
través de sus entes gremiales como son el Consorcio de Gobiernos
Provinciales del Ecuador (CONGOPE), la Asociación de Municipalidades
Ecuatorianas (AME) y el Consejo Nacional de Gobiernos Parroquiales
Rurales del Ecuador (CONAGOPARE). (Churuchumbi, 2015)
1.5.9 Ámbito de acción y competencia
“La Estructura Orgánico - Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural
y Plurinacional del Municipio de Cayambe, rige y regula las actividades, funciones y
responsabilidades de los funcionarios y servidores públicos de la institución, siendo
aplicable a todas y cada una de las Direcciones y unidades administrativas del gobierno
municipal”. (Churuchumbi, 2015)
1.5.10 De la Estructura Orgánico – Funcional
La Estructura Orgánico - Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado intercultural
y Plurinacional del Municipio de Cayambe, se conforma por los siguientes procesos:
15
1.5.11 Procesos Gobernantes
“Son los que orientan la gestión institucional a través de la formulación de políticas y la
expedición de normas e instrumentos, para poner en funcionamiento a la organización se
integra por”: (Churuchumbi, 2015)
Concejo Municipal.
Alcaldía
Las entidades desconcentradas y adscritas a la Alcaldía, son los siguientes:
1. Consejos cantonales;
2. Cuerpo de Bomberos;
3. EMAPAAC;
4. Unidad Ejecutora para la Protección de Derechos; y,
5. Registro de la Propiedad
1.5.12 Procesos de Apoyo
El Proceso de Apoyo, es aquel que facilita el cumplimiento de las acciones de los demás
procesos, proporcionando los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos a
efectos de permitir el desarrollo de todas las actividades delegadas a las unidades
administrativas del gobierno municipal. (Churuchumbi, 2015)
El Proceso de Apoyo, se encuentra integrado por las siguientes Direcciones:
1. Secretaría General y de Concejo;
2. Dirección Administrativa;
3. Dirección Financiera;
4. Dirección de Administración de Talento Humano; y,
5. Dirección de Compras Públicas.
1.5.13 Procesos Agregadores de Valor
“Son aquellos que determina e implementa políticas, administran y controlan la generación de los
productos y servicios destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misión institucional
en función de las competencias del nivel gobierno; denotan su especialización y constituyen la
razón de ser de la institución”. (Churuchumbi, 2015)
16
El proceso agregador de valor, comprende las siguientes Direcciones:
1. Dirección de Desarrollo Integral del territorio
2. Dirección de Planificación Urbana y Rural
3. Dirección de Avalúos y Catastros
4. Dirección de Obras Públicas
5. Dirección de Desarrollo Económico y Turismo
6. Dirección de Gestión Ambiental
7. Dirección de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial
8. Dirección de Tecnologías de la Información
9. Dirección de Desarrollo Intercultural.
10. Dirección de Participación Ciudadana y Gestión Comunitaria
(Churuchumbi, 2015)
1.5.14 Procesos de Asesoría
“El proceso de asesoría, constituye la asistencia técnico consultivo del gobierno municipal,
para la toma de decisiones por parte de las autoridades; y, para la aplicación de los
programas asignados a los restantes procesos”. (Churuchumbi, 2015)
El Proceso de Asesoría, se encuentra integrado por los siguientes departamentos
administrativos:
1. Dirección de Planificación Institucional;
2. Procuraduría Síndica;
3. Dirección de Comunicación Intercultural; y,
4. Auditoría Interna.
1.5.14.1 Misión
“Facilitar y promover los procesos de innovación institucional y fortalecer la cultura
institucional para que la Municipalidad, alcance los objetivos estratégicos institucionales,
satisfaga las demandas de la comunidad y enfrente los desafíos del entorno”.
(Churuchumbi, 2015)
17
1.5.14.2 La Dirección de Planificación Institucional
Tendrá las siguientes funciones:
1. Definir e implementar modelos de gestión institucional;
2. Monitorear y evaluar la gestión interna municipal, procurando eficiencia y
eficacia en los procesos administrativos; (Churuchumbi, 2015)
3. Analizar los planes nacionales, regionales, provinciales y cantonales;
estudiar las estadísticas correspondientes y preparar informes que permitan
al Alcalde o Alcaldesa, adoptar medidas de mejoramiento de la gestión;
4. Controlar que se mantengan actualizadas las estadísticas generales de las
actividades de desarrollo del cantón, a cargo de la Dirección de Desarrollo
Integral del Territorio; (Churuchumbi, 2015)
5. Controlar, evaluar y coordinar la ejecución de los convenios de asistencia
técnica suscritos por la Municipalidad;
6. Diseñar y elaborar, planes, programas y proyectos para ejecución de la
Dirección; (Churuchumbi, 2015)
7. Elaborar, implementar y mantener actualizado el tablero de mando e
indicadores de gestión del Gobierno Municipal;
8. Sugerir medidas correctivas para evitar la desviación de los programas de
trabajo de las distintas Direcciones del nivel operativo;
9. Asesorar técnica, política y administrativamente al Alcalde o Alcaldesa, de
manera directa e inmediata; (Churuchumbi, 2015)
10. Realizar el acompañamiento permanente a la máxima autoridad, tanto en la
planificación de actividades de trabajo (diarias y semanales); como también
mediante la logística, movilización y seguridad;
11. Realizar un seguimiento a los compromisos institucionales asumidos por la
máxima autoridad, en sus diferentes actividades;
12. Realizar el seguimiento y monitoreo de los planes, programas y proyectos de
inversión que la municipalidad emprenda.
13. Las demás que le sean asignadas por la máxima autoridad.
(Churuchumbi, 2015)
18
1.6 Marco Legal
Las resoluciones regulatorias y leyes definen sobre los cuales el Municipio de Cayambe
delimita y determina los alcances de participación política. El proceso de Dirección de
Planificación Institucional, hace empleo de las siguientes normatividades en disposiciones
internas y externas:
Ley Orgánica de Finanzas Públicas
Reglamento de la ley Orgánica de la Contraloría del Estado
Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
Plan anual de Política Pública PAPP
Ministerio de Relaciones Laborales
(Churuchumbi, 2015) Con fecha 03 de junio de 2014, se aprueba la reforma a la Ordenanza
que cambia de nombre de Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón
Cayambe, por el de Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del
Municipio de Cayambe, estableciendo como principios de la gestión municipal el principio
de la interculturalidad y el principio de la plurinacionalidad; mismos que deben ser
aplicados.
Según el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
Los gobiernos autónomos descentralizados provinciales son personas jurídicas de derecho
público, con autonomía política, administrativa y financiera. Estarán integrados por las
funciones de participación ciudadana; legislación y fiscalización; y, ejecutiva, previstas en
este Código para el ejercicio de las funciones y competencias que le corresponden.
(Ministerio de Coordinación de la Política y Gobiernos Autónomos Descentralizados, 2010,
pág. 30)
1.7 Caracterización de Procesos
Una excelente manera de planificar los procesos y de ahí en adelante su gerenciamiento, es
mediante la caracterización o descripción de cada uno de ellos. Al caracterizar el proceso, el
líder, clientes, proveedores y el personal que participa de la realización de las actividades,
adquieren una visión integral, entienden para qué sirve lo que individualmente hace cada
uno, por lo tanto, fortalece el trabajo en equipo y la comunicación. Esto favorece de manera
contundente la calidad de los productos y servicios. (Cordoba Tobon, 2008)
Según (Cordoba Tobon, 2008) La caracterización es la identificación de todos los factores
que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto, es la base misma para
gerenciarlo.
19
Estos elementos son: Misión, líder, límites, clientes, productos, subprocesos, insumos,
proveedores, base documental, indicadores, cargos involucrados y los recursos físicos y/o
tecnológicos.
1.7.1 Elementos
Líder: Es la persona que le ha sido asignada la responsabilidad y autoridad de
gerencia el proceso. Recordemos que esta persona puede ser el jefe de alguna de las
áreas o departamentos que intervienen en el proceso. (Cordoba Tobon, 2008)
Clientes: Son tantos los internos como los externos que reciben directamente los
productos y/o servicios que genera el proceso. Normalmente aquí se indican
nombres de empresas, clientes individuales si es del caso y nombres de las áreas o
procesos internos.
Productos: Son los entregables del proceso y que no serán objeto de ninguna otra
transformación por parte del proceso que lo genera y que son entregados a los
clientes. Evitar describir productos o semielaborados que son para el mismo
proceso, pues quiere decir que todavía requieren que se les agregue valor para que
otro cliente externo o interno esté dispuesto a pagar por ellos (Cordoba Tobon,
2008).
Subprocesos: Son las grandes etapas que el proceso requiere realizar para
transformar los insumos o materias primas en los productos.
Insumos: Son las materias primas y materiales directos que el proceso necesita
para obtener sus productos.
Proveedores: Son las entidades internas y externas que entregan los insumos.
Base documental: Son todos aquellos manuales, reglamentación legal,
especificaciones de los clientes, procedimientos documentados que se requieren
para un adecuado control y garantizar que los productos obtenidos cumplen los
requisitos del cliente, de la misma empresa, del sector y de los entes
gubernamentales. (Cordoba Tobon, 2008)
Indicadores: Son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del
proceso. También se les conoce como puntos de control.
Estos indicadores deben diseñarse para asegurar los resultados (indicadores de
producto), para controlar el proceso en sí (indicadores de proceso) e indicadores a la
entrada o inicio (indicadores de insumos).
Los indicadores de producto y de insumos miden normalmente la eficacia (calidad,
oportunidad, seguridad, costo) y los de proceso miden eficiencia (cantidad
producida por horas hombre u horas máquina, aprovechamiento de materiales,
desperdicios, rendimientos, defectos por unidad de producción, etc). (Cordoba
Tobon, 2008)
Cargos involucrados: Es la identificación o relación de los cargos que intervienen
en las diferentes atapas del proceso.
Recursos: Para identificar los equipos, maquinaria, software, hardware que el
proceso requiere para obtener los productos y servicios. (Cordoba Tobon, 2008)
20
1.7.2 Objetivos
Ser una herramienta conveniente de información para los otros procesos y usuarios
Mejorar los servicios mediante un análisis de la forma en que se realizan las tareas
Ahorro de tiempo de la ejecución de las actividades
Evaluar las actividades efectuadas para evitar declinaciones en cuanto al desarrollo
de las mismas
Utilización de mejor manera los recursos humanos y materiales disponibles.
1.7.3 Ventajas
Ayuda al control del cumplimiento de las actividades sin permitir arbitrariedad.
Facilita el incremento de eficiencia
Una guía necesaria para una mejor organización y clasificación de las actividades y
el personal
Facilita a que el nuevo personal se adapte y entrene
Representan una guía práctica de consulta, preparación y orientación
Examina los procedimientos de forma secuencial de acuerdo a los puestos de
responsabilidad permitiendo reingeniería de los procesos
Ayuda a prevenir conflictos de funciones
Permiten la continuidad y lógica en los procedimientos a través del tiempo
La información que contienen se convierten en una fuente constante de trabajo a
desempeñar
Son herramientas muy útiles para la capacitación del personal
1.7.4 Desventajas
Representan una guía, pero no una solución a todos los problemas del departamento
Si no se actualiza pierde efectividad
Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
21
1.7.5 Importancia
La caracterización de procesos permitirá que todos sepan que hacer en el día a día y sobre
todo cómo hacerlo para beneficio final del proceso y de los usuarios permitiendo así una
mayor eficiencia en los trámites diarios.
La caracterización de procesos debe de establecerse las funciones de cada puesto de trabajo
y la jerarquía interna para que cada funcionario sepa cuál es su rol dentro de la institución y
como puede promover ideas.
Se deberá incluir también formatos o modelos de cartas o emails para que todas las
comunicaciones que la empresa haga hacia afuera tengan un mismo formato y se le dé así a
la empresa una identidad propia y cultura que la distinga y sea compartida por todos los
miembros de la misma.
1.8 La identificación y secuencia de los procesos.
1.8.1 Proceso
Un proceso es un conjunto de actividades y recursos lógicos que se relacionan entre si
transforman elementos de entrada en elementos de salida aportando valor añadido para el
cliente o usuario.
El propósito de todo proceso es ofrecer al usuario un servicio que cubra sus necesidades,
que satisfaga sus expectativas, con el mayor rendimiento en costo, servicio y calidad, con
los recursos necesarios pueden incluir: personal, finanzas, instalaciones, equipos técnicos,
métodos.
1.8.2 Procedimientos
Un procedimiento es la forma específica de llevar a término un proceso o una parte del
mismo. Los resultados deseados en los procesos dependen de los recursos, la habilidad y
motivación del personal involucrado en el mismo, mientras los procedimientos son
sólo una serie de instrucciones elaboradas para que las siga una persona o conjunto
de personas. (Macias Garcia & Alvarez Delgado, 2007)
22
1.8.3 Diferencia entre proceso y procedimiento
Figura N° 7 Proceso vs procedimiento
En: (Guía Basada en procesos)
1.8.4 Características de los procesos
Frecuentemente se convive e interactúa con muchos procesos los cuales imprimen la
dinámica a cada proceso. Al reflexionar sobre la empresa como un sistema en constante
transformación se encuentra que los procesos son:
Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervención del otro.
Se interceptan los unos con los otros y se retroalimentan en forma permanente.
Se agregan valor entre sí.
Tienen cabeza iniciación que puede ser a su vez la finalización o cola de otros.
Bien ejecutados facilitan la ejecución exitosa de los demás procesos.
Cruzan líneas organizacionales, frecuentemente tienen que ver con más de una
dependencia.
Algunos tienen un impacto más alto que otros sobre la organización y los usuarios.
1.8.5 Selección de los procesos
En el proceso Dirección de Planificación Institucional toda unidad o servicio se realizan
multitud de actividades y tareas diferentes. Cada una de ellas forman parte de procesos,
pero, a menudo, éstos no se conocen, por lo que se carece de un conocimiento real de la
situación de cada tarea dentro del proceso y, por tanto, de las consiguientes posibilidades de
mejora. La identificación de los procesos se puede realizar por diversos métodos. Ejemplos:
1. Relacionando las tareas que realizan las personas. Luego, se clasifican se reúnen y se
establecen a cada proceso.
23
2. Identificando los procesos, a partir de los resultados finales (producto o servicio
prestado). De cada resultado o producto final se analiza de dónde viene, cómo ha sido
realizado, quién lo ha hecho, y así, sucesivamente. ( Gil Ojeda & Vllejo García, 2008)
3. Estableciendo los procesos principales (claves u operativos) de acuerdo a la misión de la
Unidad y, a partir de aquí, buscar el resto de procesos. Para la identificación es útil
preguntarse por:
El objetivo.
Las entradas.
Las salidas.
Los recursos.
El procedimiento y/o sus especificaciones.
Una vez identificados, se documentarán aquellos procesos (estratégicos, clave y de
soporte) que se consideren necesarios. En todo caso, los procesos clave u operativos
deberán estar documentados. ( Gil Ojeda & Vllejo García, 2008)
1.8.6 Levantamiento de Procesos
El levantamiento y descripción de los procesos es una forma de representar la realidad de la
manera más exacta posible, a partir de la identificación de las diferentes actividades y tareas
que se realizan en un proceso para lograr un determinado resultado o producto. ( Pepper
Bergholz, 2011)
Éste constituye un elemento clave del trabajo en calidad. A partir de aquí podemos ver lo
que hacemos y cómo lo hacemos, utilizando y aplicando sobre esta información el análisis,
los cambios y rediseños orientados a mejorar los resultados. ( Pepper Bergholz, 2011)
1.8.7 Pasos para el levantamiento de procesos
Se puede considerar como un soporte de información que pretende recabar todas aquellas
características relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama, así
como para la gestión del proceso.
24
A continuación, se presenta una serie de pasos que se desarrolla de cada una de ellas, de
manera secuencial, permite llevar a cabo una actividad ordenada ahondando cada factor
crítico que garantiza la sinergia entre los conceptos, su funcionalidad y su aplicación.
Figura N° 8Pasos Levantamiento de Procesos
1.8.8 Mapa de procesos
Representación gráfica que identifica los procesos que una Unidad desarrolla, y sus
principales interrelaciones, ofreciendo una visión de conjunto del sistema de gestión de la
Unidad. (Servicio de evaluación planificación y calidad Universidad Politecnica de
Valencia, 2011)
Luego de haberse identificado y detallados todos los procesos se organiza en un mapa de
procesos. Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de los
procesos de una organización.
Mediante este tipo de gráfico o esquema podemos tomar en cuenta y evaluar tareas
actividades o pasos que a menudo que se desarrollan continuamente y que de una forma
afectan a los resultados finales.
25
1.8.9 Esquema mapa de procesos Municipio de Cayambe
U
S
U
A
R
I
O
Gobernantes
Asesoría
Habilitantes
Agregadores de
Valor
U
S
U
A
R
I
O
1.8.11 Esquema mapa de procesos Planificación Institucional
ALCALDE
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
CONTROL
INTERNO
ANALISTA DE
PLANIFICACIÓN
US
UA
RIO
US
UA
RIO
26
1.8.11 Diagrama de flujo
El diagrama de flujo es una de las herramientas más extendidas para el análisis
de los procesos. La visión gráfica de un proceso facilita la comprensión integral
del mismo y la detección de puntos de mejora. El diagrama de flujo es la
representación gráfica del proceso. (Macias Garcia & Alvarez Delgado, 2007,
pág. 9)
Una vez elaborado el diagrama de flujo, se puede utilizar para detectar
oportunidades de mejora o simples reajustes y, sobre el mismo, realizar una
optimización del proceso. El diagrama de flujo se emplea, en estos casos, para
visualizar la secuencia de los cambios a ejecutar.
El diagrama de flujo se debe elaborar al mismo tiempo que se realiza la
descripción del proceso, con ello se facilita el trabajo de la comisión y la
comprensión del proceso. Se debe comenzar por establecer los puntos de
partida y final del proceso. Posteriormente se identifican y clasifican las
diferentes actividades que forman el proceso a realizar, la interrelación
existente entre todas ellas, las áreas de decisión, etc. Todo este entramado se
representa mediante la simbología predefinida según el tipo de diagrama.
(Macias Garcia & Alvarez Delgado, 2007, pág. 10)
1.8.12 Características de los diagramas de flujo
Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto, dejan
de ser prácticos. (Gómez Ceja, 2002)
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los
rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o
detalles principales.
Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el
nuevo procedimiento. (Gómez Ceja, 2002).
27
El diagrama de flujo es una representación esquemática del proceso. Cada uno del proceso
se representa por un símbolo determinado con información interrelacionada.
Mediante el diagrama de flujo las actividades implicadas en el proceso de Planificación
Institucional se las describe detallando el vínculo secuencial ente ellas, permitiendo
comprender las actividades que conectan los puntos de inicio y de fin del proceso.
1.8.13 Recomendaciones
Mantener un Diagrama de Proceso simples, usando los símbolos básicos que se
acaban de mencionar.
A medida que su experiencia crece, use otros símbolos más gráficos para
representar los pasos. Sea uniforme en cuanto al nivel de detalle mostrado.
“Recuerde que un Micro diagrama de procesos muestra pequeños detalles. Nombre
de cada paso del proceso usando palabras que resulten comprensibles para todo el
mundo. Añada flechas para mostrar la dirección del flujo de los pasos en el
proceso”. (Charlin Stein, 2012)
Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba
abajo o de izquierda a derecha. No se olvide de identificar su trabajo. Incluya el
título de proceso, la flecha en que se hizo el diagrama y los nombres de los
integrantes del equipo. (Charlin Stein, 2012).
28
1.8.14 Simbología diagrama de flujo
SIMBOLO REPRESENTA
Inicio o finalización
de un programa
NOMBRE
Terminal
Proceso
Actividad general
que se lleva a cabo en
un proceso
SubprocesoRepresenta procesos
ya determinados
DecisiónMuestra la decisión
ante posibles opciones
Documento
Indica un documento
que entre o salga del
proceso
Datos
Representa
cuanquier tipo de
datos que ingresas a
traves de perifericos
Datos externosSe emplea para
almacenar datos
ReferenciaPosibilita las
conexiones entre si
Linea de Flujo
Une los símbolos e
indica el
cumplimiento de las
operaciones
29
1.8.15 Indicadores
En la práctica, un indicador permite medir el avance de una actividad,
proyecto, programa, objetivo o política pública en un momento determinado;
así como evaluar la relación entre variables cualitativas y/o cuantitativas de
las organizaciones, con el objeto de mostrar la situación actual, los
retrocesos y los avances en las actividades, proyectos, programas, objetivos
o políticas públicas en un momento determinado. (Secretaria Nacional de
Planificación y Desarrollo, 2012)
Indicadores de gestión: la función principal de los indicadores de gestión es
medir el avance y logro de los procesos y actividades de una institución u
organización. Se entiende por gestión al proceso mediante el cual la institución
asegura la obtención de recursos, y su empleo eficaz, y eficiente para el
cumplimiento de sus objetivos operativos. (Secretaria Nacional de Planificación
y Desarrollo, 2012)
1.8.16 Pasos generales para establecer indicadores en un proceso
1° Reflexionar sobre la misión del Proceso
2° Determinar la tipología de resultados a obtener y las magnitudes a medir
3° Determinar los indicadores representativos de las magnitudes a medir
4° Establecer los resultados que se desean alcanzar para cada indicador definido
5° Formalizar los indicadores con los resultados que se desean alcanzar
30
2. MARCO METODOLÓGICO
2.1Diseño de la investigación
Según Bernal Cesar (2006)El diseño de investigación está determinado por el tipo de
investigación que va a realizarse y por la hipótesis que va a probarse durante el desarrollo
de la investigación. (pág. 144)
Investigación no experimental en la cual los estudios que se realizan sin la manipulación
deliberada de variables y en los que sólo se observan los fenómenos en su ambiente para
después analizarlos. (Hernández Sampieri, 2012)
2.2 Tipo de investigación
Para la realización del presente estudio el tipo de investigación que se utiliza es
exploratoria, ya que se precisa emplear técnicas de recopilación de información tomando en
cuenta que el tema ha sido poco explorado.
Permite para el problema investigativo extraer datos de información que permiten una
visión más clara y precisa, mediante entrevistas y observaciones se llevó a cabo el
levantamiento de la información a cada uno de los técnicos sobre el proceso que
desempeñan en el departamento de planificación Institucional.
Los estudios exploratorios nos permiten aproximarnos a fenómenos desconocidos,
con el fin de aumentar el grado de familiaridad y contribuyen con ideas respecto a la
forma correcta de abordar una investigación en particular. Con el propósito de que
estos estudios no se constituyan en pérdida de tiempo y recursos, es indispensable
aproximarnos a ellos, con una adecuada revisión de la literatura. En pocas ocasiones
constituyen un fin en sí mismos, establecen el tono para investigaciones posteriores
y se caracterizan por ser más flexibles en su metodología, son más amplios y
dispersos, implican un mayor riesgo y requieren de paciencia, serenidad y
receptividad por parte del investigador. (Grajales Guerra, 2000)
En la investigación se obtendrá información relevante de cada uno de los técnicos del
departamento involucrados en el proceso Dirección de Planificación Institucional
31
relacionando con investigaciones previas realizadas por el (GADIPMC) y por consiguiente
emprender un trabajo profundo para contar con una investigación más precisa.
2.3.1 Población
De acuerdo con (Francia Naranjo, 1998), la población es el conjunto de todos los elementos
a los cuales se refiere la investigación. Se puede definir también como el conjunto de todas
las unidades de muestreo.
2.3.2 Muestra
Es la parte de la población que se selecciona, de la cual realmente se obtiene la información
para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuarán la medición y la observación de
las variables objeto de estudio.
La población a quienes se dirige la investigación la constituyen 4 personas que representan
el departamento de Dirección de Planificación Institucional por lo tanto no se determinó
una muestra representativa, en efecto cada uno ejecuta un proceso en donde obtendremos
resultados de aplicación, mediante el Levantamiento, Diseño y Caracterización de procesos
para el Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional de Cayambe; al
proceso Dirección de Planificación Institucional.
Nombre Función
1. Vicente Revelo Ruiz
2. Leandro Castro
3.Nanci Bautista
4.Ana María Lanchimba
Director de Planificación Institucional
Monitoreo Control
Monitoreo Control
Secretaria
2.3.3 Técnicas y proceso para la recopilación de la información
Para recopilar los datos necesarios para el diagnóstico de la situación del proceso Dirección
de Planificación Institucional es importante seleccionar un instrumento, es un recurso que
utiliza el investigador para registrar información o datos sobre la variable que tiene en
mente.
32
Este instrumento debe ser confiable y valido para obtener resultados óptimos. El
instrumento que se escogió es de una matriz y una entrevista para la elaboración de la
caracterización de funciones para recolectar los datos del proceso Dirección de
Planificación Institucional
Durante la entrevista se formularon preguntas directas a los que intervienen en el Proceso
de Dirección de Planificación Institucional, para obtener información relevante detallada
acerca de las actividades que realizan cada uno de ellos.
La revisión de registros tiene lugar cuando un investigador examina y extrae información
de documentos que contienen datos sobre la actividad. Los registros revisados en una
investigación pueden ser públicos o privados.
El Levantamiento, Diseño y Caracterización de procesos para el Gobierno Autónomo
Descentralizado Intercultural y Plurinacional de Cayambe; al proceso Dirección de
Planificación Institucional para lo cual se emplearán las siguientes técnicas dentro del
proceso:
Entrevista
Análisis de documentos
Matrices
Flujogramas
Por consiguiente, para el desarrollo de ciertos capítulos se reunió información de fuentes
primarias y fuentes secundarias
Recopilación de información de fuentes primarias
Son aquellas que reúnen la información escrita que existe sobre el tema, ya sean
estadísticas del gobierno, libros, datos de la propia institución y otras.
Recopilación de información de fuentes secundarias
Las fuentes primarias están constituidas por el propio usuario, de manera que para
obtener información de él es necesario entrar en contacto directo.
33
Luego de obtener la información necesaria del departamento involucrado en la
investigación se empieza a sistematizar la información en efecto para poder relacionar las
operaciones en el proceso.
2.3.5 Técnicas y análisis de los datos
El Levantamiento, Diseño y Caracterización de procesos para el Gobierno Autónomo
descentralizado Intercultural y Plurinacional (GADIP) de Cayambe; proceso Dirección de
Planificación Institucional, en el análisis de la información recogida se lo efectuara a través
de técnicas precisas, como el uso de matrices analíticas, que permitirán sistematizar la
información mediante los siguientes pasos:
Revisar datos de información
Sistematizar la información
Tabular la información
Analizar la información
Conclusiones
34
3. PROPUESTA DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
3.1 Objetivo de la propuesta
Proporcionar a la Dirección de Planificación Institucional un instrumento claro y sencillo
que les permita una óptima definición de los puestos de trabajo, incluyendo todas aquellas
funciones propias del mismo y de las facultades necesarias para llevarlas a cabo con éxito.
Permitir la ejecución de un trabajo más competitivo, para alcanzar las metas de las
direcciones y unidades.
3.2 Introducción de la propuesta
Tomando en cuenta como referencias las conclusiones señaladas en el Capítulo II, las
definiciones contenidas en el marco metodológico del presente documento, se sugiere como
alternativa de solución a la problemática del Proceso de Dirección de Planificación
Institucional, la implementación de una caracterización de procedimientos para éste
departamento.
Una vez concluida la elaboración de una caracterización se recomienda, para facilitar su
implantación que sea autorizado por la alta administración de la organización. La
autorización es un aspecto que debe aparecer en toda caracterización de políticas y
procedimientos. Luego de la autorización, se procede con la distribución de la
caracterización, se aconseja entregarlo en ediciones completas a los administradores o jefes
del departamento.
Esta propuesta se argumenta básicamente en la utilización de teorías que
permite a las instituciones lograr estructuras más planas, sencillas, y
flexibles; propicia el trabajo en equipo y la medición de resultados en
las unidades organizacionales. Esta forma de sistematizar el trabajo facilita
además implantar una cultura de servicio en las instituciones, puesto que al
diseñar los procesos se pueden focalizar las acciones institucionales hacia las
necesidades y expectativas de los usuarios. (Rivera Tello, 2012)
35
Las Instituciones organizadas por procesos presentan estructuras lógicas y
ordenadas que permiten agilizar las actividades, mejorar los bienes, mejorar
el servicio, y sobre todo, permite detectar a tiempo posibles fallas y
corregirlas antes de que el bien y/o servicio final se brinde al usuario y se
facilite la prestación de los servicios con los niveles de calidad y
efectividad requeridos. (Rivera Tello, 2012)
Los métodos utilizados para llevar a cabo un proceso de mejoramiento
oscilan entre programas muy estructurados que utilizan desde herramientas
de control estadístico de procesos, hasta sistemas de sugerencias sencillos
que dependen de sesiones de Lluvias de ideas y análisis en trozos informales
de papel. (Rivera Tello, 2012)
Entre las herramientas comunes que se usan para resolver problemas y
lograr un mejoramiento continuo se encuentran los Diagramas de flujo de
procesos, análisis de Pareto, diagramas de tendencias, histogramas,
diagramas de dispersión, diagramas de causa-efecto, lista de verificación,
entre otros. (Rivera Tello, 2012)
36
3.3 Mapa de procesos del Municipio de Cayambe
PROCESOS GOBERNANTES
C
O
L
E
C
T
I
V
I
D
A
D
Concejo Municipal
PROCESOS DE ASESORÍA
C
O
L
E
C
T
I
V
I
D
A
D
Alcaldía
Dirección de Planificación Institucional
Procuraduría SíndicaDirección de
Comunicación Intercultura
Auditoría Interna
PROCESOS DE APOYO
Secretaría General y de Concejo
Dirección Administrativa
Dirección Financiera
Dirección de Administración de Talento Humano
Dirección de Compras Públicas
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR
Dirección de Desarrollo Integral del
territorio
Dirección de Planificación
Urbana y Rural
Dirección de Avalúos y Catastros
Dirección de Obras Públicas
Dirección de Desarrollo
Económico y Turismo
Dirección de Gestión
Ambiental
Dirección de Transporte Terrestre, Tránsito y
Seguridad Vial
Dirección de Tecnologías de la
Información
Dirección de Desarrollo
Intercultural
Dirección de Participación Ciudadana y
Gestión
37
3.4 Mapa de procesos Dirección de Planificación Institucional
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
RECURSOS
Documentos que
presentan las
Direcciones.
Informes, Oficios
Base de Datos
ENTRADAS
Coordinación para
iniciar diferentes
actividades de
trabajo (diarias
semanales).
Reuniones con los
directores cuando el
Alcalde pide
Información sobre
obras y servicios.
Seguimiento de
direcciones en el
Cumplimiento del
PAPP
ENTRADAS
Oficios que llegan por
parte de: Alcaldía,
Direcciones, Concejales.
Oficios de Insistencia por
parte de los Concejales.
Seguimiento a la Ejecución
de Procesos
Oficiar a las direcciones
para una reunión de trabajo
para saber en qué estado
está los proyectos de
inversión.
SALIDAS
Toma de
decisiones por
parte de las
autoridades
38
3.5 Propuesta de Levantamiento de los Procesos
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GADIP CAYAMBE
Fecha aprobación:
23/7/2015
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CÓDIGO
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN SP-ASE-01-01-01
MONITOREO Y
CONTROL SP-ASE-01-01-02
PLANIFICACIÓN
URBANA Y RURAL
MONITOREO Y
CONTROL SP-ASE-01-02-01
39
Matriz N°1 Planificación y Coordinación para iniciar diferentes actividades de trabajo
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
JEFE :
Planificación
Vicente Revelo Ruiz
Alcalde
SUPERVISA A: Dirección de Planificación Institucional
SUBROCESO:
ACTIVIDAD:
Planificación y Ejecución
Coordinación
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
1.
Planificación y
Coordinación para
iniciar diferentes
actividades de trabajo
(diarias s emanales)
Direcciones Direcciones No medible Semanal Oficio, Memorándum
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD
1.1.
Inicio de actividades
para empezar cierta
actividad
Direcciones Direcciones No medible Semanal Oficio, Memorándum
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD
40
Matriz N° 2 Reuniones de Avance y cumplimiento de las actividades con funcionarios
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Vicente Revelo Ruiz
Dirección de Planificación Institucional
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Planificación y Ejecución
Alcalde
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
2.
Reuniones de Avance y
cumplimiento de las
actividades con los
funcionarios
Direcciones Direcciones No medible Semanal Oficio, Memorándum
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD
2.1Cumplimiento de la
semana pasadaDirecciones Direcciones No medible Semanal No contiene
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD
2.1
Evaluación y
cumplimiento de la
semana pasada
Direcciones Direcciones No medible Semanal No contiene
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD
41
Matriz N° 3 Reuniones con el Alcalde y Directores
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Vicente Revelo Ruiz
Dirección de Planificación Institucional
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Planificación y Ejecución
Alcalde
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
3.Reuniones con los
Alcaldes y DirectoresDirecciones Direcciones No medible Cada Semana Oficio, Memorándum
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
Ordenanzas Resoluciones
COOTAD
3.1
Reuniones con los
directores cuando el
Alcalde pide
Información sobre
obras y servicios
Direcciones Alcalde No medible Cada Semana
Doc. de las Direcciones
de acuerdo a su
competencia
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
Ordenanzas Resoluciones
COOTAD
3.2
Seguimiento de
direcciones en el
Cumplimiento del
PAPP
Direcciones Direcciones No medibleOficios, Cuadro de
Mando, PAPP
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
Ordenanzas Resoluciones
COOTAD
42
Matriz N° 4 Sumillo de documentos
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Vicente Revelo Ruiz
Dirección de Planificación Institucional
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Planificación y Ejecución
Alcalde
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
4. Sumillo de documentos DireccionesAlcalde o
DirectoresNo medible Diarias Oficio, Memorándum
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD
4.1
Revición que esten
sustentados los
documentos
DireccionesAlcalde o
DirectoresNo medible Diarias Oficio, Memorándum
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD
43
Matriz N° 5 Seguimiento a las direcciones en el Cumplimiento del PAPP
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Vicente Revelo Ruiz
Dirección de Planificación Institucional
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Planificación y Ejecución
Alcalde
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
5.Seguimiento a las
DireccionesDirecciones
Alcalde o
DirectoresNo medible semanal
Apuntes, Doc. Que
presentan las
Direcciones
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD, Ordenanzas
5.1Conciliar con los
directoresDirecciones
Alcalde o
DirectoresNo medible semanal
Apuntes, Doc. Que
presentan las
Direcciones
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD, Ordenanzas
Matriz N° 6 Seguimiento Interno
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Vicente Revelo Ruiz
Dirección de Planificación Institucional
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Planificación y Ejecución
Alcalde
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
6 Seguimiento InternoDirección de
planificación
Dirección de
planificaciónNo medible Diarias Informes, Oficios
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD, Ordenanzas
6.1
Seguimiento dentro del
área de Dirección de
planificación
Dirección de
planificación
Dirección de
planificaciónNo medible Diarias Informes, Oficios
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD, Ordenanzas
6.2
Seguimiento y
Cumplimiento de cada
técnico
Dirección de
planificación
Dirección de
planificaciónNo medible Diarias Informes, Oficios
PAPP(Plan anual de
Política Pública,
COOTAD, Ordenanzas
45
Matriz N° 7 Atención a los Sumillos establecidos
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Leandro Castro
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Ejecución
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
1.
Oficios que llegan por
parte de: Alcaldía,
Direcciones,
Concejales.
Oficios de Insistencia
por parte de los
Concejales
Direcciones del
municipio,
Concejales,
Entidades fuera
de Cayambe,
AME
Conejales
Direcciones
Personas
externas al
municipio
3 días Diario
Oficios o
memorándums de
contestación
LOSEP,MRL
1.1
Informar de los
documento sumillados
por parte del Director
de planificación
Institucional
Director de
planificación
Institucional
Direcciones,
concejales,
Máxima
Autoridad
4 días Diario
Cronograma de
Actividades,
Memorándum
LOSEP
46
Matriz N° 8 Ejecución de Procesos
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Leandro Castro
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Ejecución
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
2.2Seguimiento a la
Ejecución de Procesos
Direcciones del
municipio,
Concejales,
Entidades fuera
de Cayambe,
AME
Conejales
Direcciones
Personas
externas al
municipio
3 días 1Leyes, reglamentos,
Normativas Vigentes
Ordenanzas Municipales,
Leyes Vigentes
47
Matriz N°9 Proyecto sobre Eventos
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Leandro Castro
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Ejecución
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
3
Proyecto relacionados
con la dirección
Planificación
Institucional
Dirección de
planificación
Institucional
Otras
Dirección de
Planificación
Institucional
1 días MensualTodos los reglamentos
y leyes vigentes
Todos los reglamentos y
leyes vigentes
48
Matriz N° 10 Revisión de Documentos de Contestación
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Leandro Castro
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Ejecución
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
4
Revisión de los Oficios
de contestación por
Dirección
Varias
DireccionesDirecciones 2 DÍAS Mensual Doc. Sustentando todo
Contestación que se base
en normas vigentes
49
Matriz N° 11 Proyecto de Propuesta
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Leandro Castro
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Ejecución
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
5Propuesta a base de
una necesidad
De Acuerdo a la
necesidad
Conejales
Direcciones
Personas
externas al
municipio
No aplica No aplica Doc. Sustentando todo
Base Legal, Leyes
Reglamentos, Normas
Vigentes.
5.1
Hay una necesidad en
el área (Si es necesario
en el departamento)
De Acuerdo a la
necesidad
Conejales
Direcciones
Personas
externas al
municipio
No aplica No aplica Doc. Sustentando todo
Base Legal, Leyes
Reglamentos, Normas
Vigentes.
50
Matriz N° 12 Asesoramiento al Director de Planificación Institucional
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Leandro Castro
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Ejecución
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
6
Seguimiento a las
recomendaciones
Efectuadas en
Exámenes Especiales
establecidos a
Direcciones
Máxima
Autoridad y
Dirección de
Planificación
Institucional
Dirección 2 al mesmensual
Doc. Sustentando todo
Ley Orgánica de Finanzas
Publicas, Reglamento de
la ley Orgánica de la
Contraloría del Estado
6.1 Oficios de Insistencias
Máxima
Autoridad y
Dirección de
Planificación
Institucional
Dirección 2 al mes mensual Doc. Sustentando todo
Ley Orgánica de Finanzas
Publicas, Reglamento de
la ley Orgánica de la
Contraloría del Estado
6.2 Oficios de sanciónMáxima
AutoridadDirección Informes, Oficios LOSEP, COOTAD
51
Matriz N° 13 Asesorar las Direcciones
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación
Leandro Castro
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Ejecución
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
7 Asesora las direcciones
Ley de
Contabilidad
gubernamental
Dirección,
Concejales1 días Diario
Información , Base de
DatosArt. 84 Rublos Contables
52
Matriz N° 1 Reunión con Planificación Urbana y Rural
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación Urbana y Rural
Nanci Bautizta
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Control
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
1
Oficiar a las
direcciones para una
reunión de trabajo para
saber en qué estado
está los proyectos de
inversión.
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 15 días Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
1.1 Levantar información
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 1 día Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
53
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
1.3Recopilación de la
información
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 1 día Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
1.4Sistematización de la
información
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 1 día Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
1.5Manejar un cuadro de
mando
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 1 día Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
54
Matriz N° 2 Presentación de Información
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación Urbana y Rural
Nanci Bautizta
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Control
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
2
Presentación de
Información para la
reunión
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 15 días Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
2.1
Levantar información
de que proyectos que
tienen las direcciones
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 15 días Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
2.2Recopilación de la
información
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 1 día Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
2.3Sistematización de la
información
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 1 día Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, PAPP
55
Matriz N° 3 Evaluación de los Planes de Política Públicas
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación Urbana y Rural
Nanci Bautizta
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Control
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
3
Evaluación de los
planes anuales de
políticas públicas
seguimiento y
evaluación
Dirección de
Planificación
Institucional
Alcaldía 30 días Todos los días
Informes
Consolidados,
memorándum, Oficios
COOTAD, Ordenanzas
3.1
Levanta un informe
técnico de lo que está
evaluando
Dirección de
Planificación
Institucional
Alcaldía 1 día Todos los días
Informes
Consolidados,
memorándum, Oficios
COOTAD, Ordenanzas
3.2Sumilla a las
Direcciones
Dirección de
Planificación
Institucional
Direcciones 1 día Todos los días
Informes
Consolidados,
memorándum, Oficios
COOTAD, Ordenanzas
3.3Presente un informe
mensual
Dirección de
Planificación
Institucional
Direcciones 1 día Todos los días
Informes
Consolidados,
memorándum, Oficios
COOTAD, Ordenanzas
56
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
3.4Reunión temas
pendientes
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 34 días Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, Ordenanzas
3.5Elaboración de
Cuadros, Estadísticas
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 35 días Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, Ordenanzas
3.6Informes de las
evaluaciones
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía 1 día Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, Ordenanzas
3.7Actualizar Tablero de
mando
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, Ordenanzas
3.8 Actualizar el PAP
Dirección de
obras Publicas y
Planificación
Alcaldía Todos los días Oficios, Memorándums COOTAD, Ordenanzas
57
Matriz N° 4 Levantamiento de Información
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación Urbana y Rural
Nanci Bautizta
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Control
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
4Levantamiento de
Información
Direcciones,
Concejales, Gente
Externa,
Instituciones
Alcaldía
1 día
dependiendo
de la
información
Todos los días Oficios Memorándum
COOTAD, Código
Orgánico de Finanza
Públicas
4.1Temas de planificación
Institucional
Direcciones,
Concejales, Gente
Externa,
Instituciones
Alcaldía
2 día
dependiendo
de la
información
Todos los días Oficios Memorándum
COOTAD, Código
Orgánico de Finanza
Públicas
4.2 Temas del PAP
Direcciones,
Concejales, Gente
Externa,
Instituciones
Direcciones
3 día
dependiendo
de la
información
Todos los días Oficios Memorándum
COOTAD, Código
Orgánico de Finanza
Públicas
58
Matriz N° 5 Seguimiento de Peticiones del Alcalde
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación Urbana y Rural
Nanci Bautizta
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Control
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
5Seguimiento de
peticiones del AlcaldeDirecciones Alcaldía
1 vez a la
semanaTodos los días Contratos, Memos COOTAD, PAPP
5.1Proyectos
emblemáticosDirecciones Alcaldía
2 vez a la
semanaTodos los días Contratos, Memos COOTAD, PAPP
5.2
Reuniones con
beneficiados del
proyecto
Direcciones Alcalde2 vez a la
semanaTodos los días Contratos, Memos COOTAD, PAPP
5.3 Seguimiento Direcciones Direcciones3 vez a la
semanaTodos los días Contratos, Memos COOTAD, PAPP
59
Matriz N° 6 Proforma Presupuestaria
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES
GADIP CAYAMBE
VERSIÓN: 1.0
Fecha aprobación:23/07/2015
PROCESO:
FUNCIONARIO:
SUPERVISA A:
Planificación Urbana y Rural
Nanci Bautizta
SUBPROCESO:
JEFE INMEDIATO
Monitoreo y Control
Vicente Revelo Ruiz
Nro. ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE TIEMPOS FRECUENCIA REGLAMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
6Proforma
Presupuestaría del 2016
Direcciones
Participación
Ciudadana
Alcalde 8 horas 2 semanal
Estimaciones
Presupuestarias,
Oficios, Proyecto de
las direcciones
COOTAD, PAPP,
Ordenanzas Código
Orgánico de Finanzas
Públicas
6.1
Seguimiento a la
evaluación del
Presupuesto 2016
Direcciones
Participación
Ciudadana
Alcalde 8 horas semanal
Estimaciones
Presupuestarias,
Oficios, Proyecto de
las direcciones
COOTAD, PAPP,
Ordenanzas Código
Orgánico de Finanzas
Públicas
6.2
Seguimiento a las
Direcciones para el
presupuesto
Direcciones
Participación
Ciudadana
Alcalde 9 horas
Estimaciones
Presupuestarias,
Oficios, Proyecto de
las direcciones
COOTAD, PAPP,
Ordenanzas Código
Orgánico de Finanzas
Públicas
CARACTERIACIÓN DE PROCESOS
Página 60 de 100
PROCESO: Planificación SUBPROCESO: Planificación y Ejecución CÓDIGO:SP-ASE-01-01-01
Fecha aprobación: 23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
60
3.6 Caracterización de procesos de planificación al subproceso Planificación y
Ejecución
3.6.1 Propósito
Planificar las actividades con las Direcciones, seguimiento en el cumplimiento del PAPP.
3.6.2 Alcance
El proceso está dirigido a normalizar y estandarizar las distintas actividades que desarrolla
la
Dirección de Planificación Institucional.
3.6.3 Responsable del Proceso
Planificación y Ejecución
3.6.4 Intervinientes del Proceso
Planificación y Ejecución
Monitoreo y Control
Secretaria
3.6.5 Definiciones
Sumilla Documentos: Es aquella anotación que una persona escribe o inserta en un
documento, en la que se hace una observación sobre dicho documento o se da una
instrucción para que alguien le dé el trámite que corresponda.
Seguimiento Interno: El seguimiento y evaluación participativo sirve a dos propósitos:
como instrumento de apoyo para mejorar la eficiencia y efectividad de la gente en el
manejo de actividades; y como proceso educativo mediante el cual los participantes puedan
CARACTERIACIÓN DE PROCESOS
Página 61 de 100
PROCESO: Planificación SUBPROCESO: Planificación y Ejecución CÓDIGO:SP-ASE-01-01-01
Fecha aprobación: 23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
61
tomar conciencia e incrementar su comprensión de los diferentes factores que influyen en
sus vidas. Con el logro de estos dos aspectos, aumenta el control de la gente sobre el
proceso de desarrollo.
3.6.6 Políticas
Directivos, ejecutivos, funcionarios, empleados y trabajadores del gobierno municipal,
cuentan con un documento en el que se pueda tener una visión clara, precisa y detallada de
la estructura, funciones, responsabilidades y competencias de sus diferentes departamentos.
Además, permite difundir las funciones y responsabilidades de cada una de las Direcciones,
así como informar a los funcionarios y/o empleados de la municipalidad, los canales de
comunicación entre ellas.
3.6.7 Documentos
PAPP (Plan Anual de Política Pública)
LOSEP: Ley Orgánica del Servicio Público
Resolución Administrativa No.011-2015-DA-GADIPMC
COOTAD
3.6.8 Registros
Nombre Formato Retención Disposición
Planificación y Ejecución Digital Hasta enviar
a Director de
planificación
Institucional
aprobada
Archivar
CARACTERIACIÓN DE PROCESOS
Página 62 de 100
PROCESO: Planificación SUBPROCESO: Planificación y Ejecución CÓDIGO:SP-ASE-01-01-01
Fecha aprobación: 23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
62
3.6.9 Procedimientos
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Planificación y
Ejecución
Planificación y
Coordinación
para iniciar
diferentes
actividades de
trabajo (diarias
semanales)
Evaluación y Cumplimiento de
actividades de la semana pasada
2 Planificación y
Ejecución
Reuniones de
Avance y
cumplimiento
de las
actividades
con
funcionarios
Reuniones con los directores
cuando el Alcalde solicita
información sobre las obras y
servicios.
3 Planificación y
Ejecución
Sumilla
documentos
Revisa y analiza que los
|oficios estén sustentados
4 Planificación y
Ejecución
Seguimiento a
las
Direcciones
procurando
eficiencia y
eficacia en el
cumplimiento
del PAPP
Seguimiento, Control y
cumplimiento del PAPP
5 Planificación y
Ejecución
Seguimiento
dentro del área
de Dirección
de
planificación
Supervisar y controlar todas las
actividades dentro del área de
Dirección de planificación
CARACTERIACIÓN DE PROCESOS
Página 63 de 100
PROCESO: Planificación SUBPROCESO: Planificación y Ejecución CÓDIGO:SP-ASE-01-01-01
Fecha aprobación: 23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
63
3.6.10 Diagrama de Flujo Propuesto Planificación y Ejecución
Nombre del Subproceso: Planificación y Ejecución
DirecciónAlcaldía Secretaría Control Interno
Fase
INICIO
1.Planificación y Coordinación para iniciar diferentes
actividades
1.1Evaluación y
Cumplimiento de
actividades de la
semana pasada
2.Reuniones de Avance y
cumplimiento de las actividades con
funcionarios
Cumple actividades
3.Reuniones con los directores cuando el
Alcalde solicita información (Obras,
servicios)
1.Revisa los documentos, oficios
2.Informa de los documentos sumillados
Revisión y análisis de los
oficios
5.Sumilla documentos
6.Seguimiento a las Direcciones procurando
eficiencia y eficacia en el cumplimiento
del PAPP
7.Seguimiento dentro del área de
Dirección de planificación
Fin
Si
No
Revisa que los oficios que
estén sustentados
2.Informa sobre reuniones que se
lleven a cabo
3.Recibe Documentos,
Oficios
3.1Entrega Documentos,
Oficios
Si
No
1.Realiza la Agenda
4. Reuniones con el Alcalde para dar información a la
ciudadanía(temas especificos)
PAPP, Informe Técnico
Recopila y analiza
información
Cuadro de Mando, PAPP
CARACTERIACIÓN DE PROCESOS
Página 64 de 100
PROCESO: Planificación SUBPROCESO: Planificación y Ejecución CÓDIGO:SP-ASE-01-01-01
Fecha aprobación: 23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
64
3.6.11 Indicadores
3.6.12 Anexos
Oficio
Memorándum
Cuadro de Mando
PAPP
Informe Técnico
Nombre Número de Sumillo de documentos
Descripción Indicador que mide el cumplimiento de oficios sumillados
Fórmula
Frecuencia
Estándar
Responsable
de Medición
Responsable
de Análisis
Revisión de
oficios(6) /
Documentos
sumillados (3)
Diario 2
Director de
planificación
Institucional
Control Interno
y analista de
planificación
Nombre Numero de Oficios; Monitoreo, Seguimiento, Evaluaciones,
Asesoría
Descripción Indicador mide el cumplimiento efectivo de oficios de insistencia
Fórmula
Frecuencia
Estándar
(Sobre 10)
Responsable de
Medición
Responsable de
Análisis
Sumatoria de
Oficios que
llegan por parte
de: Alcaldía,
Direcciones,
Concejales
Mensual 8 Control
INTERNO
Director de
Planificación
Institucional
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 65 de 100
PROCESO: Planificación
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-01-02
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
65
3.7 Caracterización de procedimientos de planificación subproceso monitoreo y
control
3.7.1 Propósito
Realizar un proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar información para hacer
seguimiento a las recomendaciones efectuadas en exámenes establecidos a Direcciones.
3.7.2 Alcance
Este proceso supone un seguimiento periódico del avance técnico correspondiente a las
Direcciones, por medio del cual se comparan el desempeño y los resultados efectivos con
los planes.
3.7.3 Responsable del Proceso
Monitoreo y Control
3.7.4 Intervinientes del Proceso
Monitoreo y Control
Director de Planificación Institucional
3.7.5 Definiciones
Monitoreo: Realizar verificaciones constantes para comprobar que la
implementación avanza como se planificó
3.7.6 Políticas
Directivos, ejecutivos, funcionarios, empleados y trabajadores del gobierno municipal,
cuentan con un documento en el que se pueda tener una visión clara, precisa y detallada de
la estructura, funciones, responsabilidades y competencias de sus diferentes departamentos.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 66 de 100
PROCESO: Planificación
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-01-02
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
66
3.7.7 Documentos
PAPP (Plan Anual de Política Pública)
LOSEP: Ley Orgánica del Servicio Público
Ley Orgánica de Finanzas Publicas
Ordenanzas Municipales
COOTAD
3.7.8 Registros
Nombre Formato Retención Disposición
Monitoreo y Control Digital Hasta enviar
a Director
aprobado
Archivar
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 67 de 100
PROCESO: Planificación
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-01-02
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
67
3.7.9 Procedimientos
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Control
Interno
Atención a los
sumillos establecidos
por parte del Director
de Planificación
Institucional
Informar de los documento sumillados
por parte del Director de planificación
Institucional.
2 Control
Interno Ejecución de Procesos Seguimiento a la Ejecución de Procesos
3 Control
Interno
Proyectos sobre
eventos
Realiza Proyectos relacionados con la
dirección Planificación Institucional
4
Control
Interno
Formativos
Revisión documentos
de contestación.
Revisión de los Oficios de contestación
por Dirección.
5 Control
Interno Proyectos
Proyecto de propuesta de una
característica de procedimiento
6 Control
Interno
Asesora al Director de
Planificación
Institucional
Brinda el apoyo necesario en temas
que el director de planificación lo
requiera.
7 Control
Interno
Ejecución del
Cumplimiento de las
recomendaciones de
Auditoria Interna
Externa
Cumplimiento de las recomendaciones
de Auditoria Interna Externa.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 68 de 100
PROCESO: Planificación
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-01-02
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
68
3.7.10 Diagrama de flujo propuesto de planificación al subproceso monitoreo y control
Nombre del Subproceso: Monitoreo y Control
Control InternoAlcaldía DirectorSecretaria
Fase
INICIO
1.Recibe Oficios que llegan por parte de:
Alcaldía, Direcciones, Consejales.
1.1 Revisa Oficios de Insistencia por
parte de los Consejales
1.2Informa de los documentos sumillados
Revisa que los oficios que estén
sustentados
Revisión y análisis de los
oficios
No
Si
2.Seguimiento a la Ejecución de
Procesos
3.Realiza Proyectos sobre eventos
4.Revisión documentos de
contestación
5.Elaboración de propuesta de una Caracterización de
Procesos
6.Asesora al Director de
Planificación Institucional
7.Ejecución del Cumplimiento de las
recomendaciones de Auditoria Interna
Externa
Fin
Sumilla oficios
Recibe Documentos,
oficios
1.1.1Revisa los documentos,
oficios
1.Recibe Documentos,
Oficios
2.Entrega Documentos,
Oficios
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 69 de 100
PROCESO: Planificación
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-01-02
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
69
3.7.11 Indicadores
3.7.12 Anexos
Oficios o memorándums de contestación
Doc. Sustentando
Base de Datos
Nombre Número de Oficios Monitoreo, Seguimiento, Evaluaciones,
Asesoría
Descripción Indicador mide el cumplimiento efectivo de oficios de insistencia
Fórmula
Frecuencia
Estándar
(Sobre 10)
Responsable de
Medición
Responsable de
Análisis
Sumatoria de
Oficios que
llegan por parte
de: Alcaldía,
Direcciones,
Concejales
Mensual 8 Control
INTERNO
Director de
Planificación
Institucional
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 70 de 100
PROCESO: Planificación Urbana y Rural
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-02-01
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
70
3.8 Caracterización de procesos de planificación urbana y rural subproceso monitoreo
y control
4.8.1 Propósito
Realizar Seguimiento y Monitoreo de los planes y programas de Obras públicas y
planificación Urbana y Rural.
3.8.2 Alcance
Este proceso inicia con la recolección y presentación de información sobre proyectos que
tienen las direcciones, finaliza con la continuación al proceso de la Proforma
Presupuestaría.
3.8.3 Responsable Del Proceso
Analista de Planificación
3.8.4 Intervinientes Del Proceso
Analista de Planificación
Director
3.8.5 Definiciones
Certificación presupuestaria: Comprometer el dinero o recursos para ejecutar una
actividad o compra de un bien o servicio.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 71 de 100
PROCESO: Planificación Urbana y Rural
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-02-01
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
71
3.8.6 Políticas
Se debe entregar información antes de iniciar las reuniones para tratar temas de
avances de proyectos.
3.8.7 Documentos
PAPP (Plan Anual de Política Pública)
LOSEP: Ley Orgánica del Servicio Público
Ley Orgánica de Finanzas Publicas
Ordenanzas Municipales
COOTAD
3.8.8 Registros
Nombre Formato Retención Disposición
Analista de planificación Digital Hasta enviar
a Director de
Planificación
Archivar
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 72 de 100
PROCESO: Planificación Urbana y Rural
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-02-01
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
72
3.8.9 Procedimientos
No. Responsable Actividad Descripción
INICIO
1 Analista de
Planificación
Reunión con la
Planificación
Urbana Rural
Oficiar a las direcciones para una
reunión de trabajo para saber en qué
estado está los proyectos de
inversión.
2 Analista de
Planificación
Presentación
de Información
Levantar información
Recopilación de la información
Sistematización de la información
Manejar un cuadro de mando
3 Analista de
Planificación
Evaluación de
los planes de
política
publicas
Levanta un informe técnico de lo
que esta evaluado
Presente un informe mensual
Reunión temas pendientes
Elaboración de Cuadros, Estadísticas
Informes de las evaluaciones
Actualizar Tablero de mando
Actualizar el PAPP
4 Analista de
Planificación
Levantamiento
de Información
Recopila analiza datos sobre temas
de planificación Institucional y
Temas del PAPP
5 Analista de
Planificación
Seguimiento de
peticiones del
Alcalde
Seguimiento y evaluación sobre
Proyectos emblemáticos
Reuniones con beneficiados del
proyecto
6 Analista de
Planificación
Proforma
Presupuestaría
Seguimiento a la evaluación del
Presupuesto 2016
Seguimiento a las Direcciones para
el presupuesto.
FIN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 73 de 100
PROCESO: Planificación Urbana y Rural
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-02-01
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
73
3.8.10 Diagrama de flujo propuesto proceso planificación urbana y rural subproceso
monitoreo y control
Nombre del Subproceso: Monitoreo y Control
Analista de PlanificaciónDirectorDirección de obras
Publicas y Planificación
Urbana Rural
Fase
INICIO
1.Oficiar a las direcciones para una reunión de
trabajo
2. Presentación de Información para la
reunión Sobre temas de estados
de proyectos
3.Evaluación de los planes de política
publicas
Recibe información para una reunión
Realiza reuniones para saber en que estado están los
proyectos de inversión.
Entrega información para la reunión
2.1 Recopila y analiza
informaciónRecibe información
Información Correcta No
Si
4.Levantamiento de Información
5. Seguimiento de peticiones del
Alcalde
6.Proforma Presupuestaría
6.1Seguimiento a las Direcciones
para el presupuesto
Cumple actividades
Fin
Si
No
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Página 74 de 100
PROCESO: Planificación Urbana y Rural
SUBPROCESO: Monitoreo y Control
CÓDIGO:SP-ASE-01-02-01
Fecha aprobación:
23/07/2015
VERSIÓN: 1.0
74
3.8.11 Indicadores
3.8.12 Anexos
Oficios
Memorándums
Informes Consolidados
Contratos
Estimaciones Presupuestarias
Nombre Tiempo de Seguimiento Monitoreo de los planes y programas de
Obras públicas y planificación Urbana y Rural
Descripción Indicador mide el cumplimiento de los planes y programas de
Obras públicas y planificación Urbana y Rural
Fórmula
Frecuencia
Estándar
(Sobre 10)
Responsable
de Medición
Responsable
de Análisis
Sumatoria de
Evaluación de
los planes
anuales de
políticas públicas
seguimiento y
evaluación
Diario 5 Analista de
Planificación
Director de
Planificación
Institucional
75
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Al finalizar la investigación levantamiento, diseño y caracterización de procesos para el
Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional del Municipio de
Cayambe, al proceso dirección de planificación institucional se detallan las siguientes
conclusiones:
En el desarrollo de la investigación se determinó que en el proceso de Dirección de
Planificación Institucional resulta difícil llevar a cabo las actividades que
desempeñan los funcionarios debido a que no cuentan con una caracterización de
procedimientos para identificar condiciones y elementos que hacen parte importante
del proceso.
Al proponer un levantamiento, diseño y caracterización al proceso Dirección de
Planificación Institucional, nos daremos cuenta de actividades o tareas que se
repiten, de aquellas que toman más tiempo o demandan mayores recursos, de los
pasos que son innecesarios, redundantes o superficiales, de los pasos que resultan,
prescindibles o imprescindibles.
Es indispensable que la institución posea en base a la caracterización de procesos,
una línea base de los procedimientos esenciales a fin de que el personal pueda
manejar los procesos de manera técnica y de esta forma se alcance a cristalizar los
objetivos institucionales.
76
Recomendaciones
Las recomendaciones son en base a las conclusiones que se afirman anteriormente, se
expresan a continuación:
Implementar y utilizar de manera adecuada la caracterización de procesos en el
Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional de Cayambe ya
que es indispensable debido a que influirá en la satisfacción de la comunidad a
partir de la realización de actividades encaminadas a erradicar o mitigar problemas
sociales que afectan a la misma.
Aplicar esta caracterización de procedimientos ya que se tendrá una visión más
clara de las actividades el cual ayudara a brindar un servicio eficiente y eficaz,
realizando acciones productivas a favor del crecimiento y desarrollo de la
comunidad de Cayambe, además como organización gubernamental prestadora de
servicio es requisito que este posea su caracterización de procesos para su efectivo
funcionamiento.
Es de suma importancia que se hagan actualizaciones, y controles de la
caracterización de procesos para conocer los resultados de la mejora o cambios que
puedan ocurrir en el proceso de Dirección de Planificación Institucional en el
Gobierno Autónomo Descentralizado Intercultural y Plurinacional de Cayambe
77
BIBLIOGRAFÍA
Asociación de Municipalidades Ecuatorianas. (2016). Cantones del Ecuador. Recuperado
el 5 de Enero de 2016, de Cantones del Ecuador:
http://www.ame.gob.ec/ame/index.php/ley-de-transparencia/68-mapa-cantones-del-
ecuador/mapa-pichincha/289-canton-cayambe
Bernal Torres, C. (2006). Metodología de la investigación (2a ed.). México: Pearson
Educación.
Climate Data Org. (25 de Noviembre de 2015). Datos Climaticos Mundiales. Obtenido de
Clima Cayambe: http://es.climate-data.org/location/12716/
Cordoba Tobon, C. H. (12 de Abril de 2008). Gerencia de Procesos. Recuperado el 15 de
Enero de 2016, de http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com:
http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/5-5-
Caracterizacion
Charlin Stein, M. A. (15 de Marzo de 2012). Diagrama de flujos:Metodología para su
desarrollo. Recuperado el Diciembre de 2015, de http://es.slideshare.net:
http://es.slideshare.net/acharlin/metodologia-para-emplear-diagramas-de-flujo
Churuchumbi, G. (11 de Diciembre de 2015). Resolución Administrativa No.011-2015-DA-
GADIPMC. Obtenido de Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
del Gobierno Autónomo Descentralizado de Cayambe: http://app.sni.gob.ec/sni-
link/sni/PORTAL_SNI/data_sigad_plus/sigadplusordenanzaaprob/1760003680001_
ESTATUTO%20ORG%C3%81NICO%20POR%20PROCESOS%202015%20VER
SION%2023_20-04-2015_01-07-50.pdf
Francia Naranjo, G. (1998). Modelo de simulación en muestreo (2a ed.). Bogotá:
Universidad de La Sabana.
Freire, C. (29 de Junio de 2012). Auditoría de gestión a los recursos humanos del Gobierno
Municipal de Cayambe. Tesis de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría, 192.
Quito, Ecuador.
78
Gil Ojeda , Y., & Vllejo García, E. (15 de Marzo de 2008). Guía para la identificación y
análisis de los procesos. Recuperado el 25 de Febrero de 2016, de
http://www.uma.es/publicadores/gerencia_a/wwwuma/guiaprocesos1.pdf
Gómez Ceja, G. (2002). Sistemas Administrativos Ánalisis y Diseño. Mexico: McGRAW-
HILL. Recuperado el 5 de Marzo de 2016
Grajales Guerra, T. (2000). Tipos de investigación. Recuperado el 11 de Noviembre de
2015, de http://tgrajales.net/investipos.pdf
Hernández Sampieri, R. (Octubre de 2012). Metodología de la Investigación. Recuperado
el 12 de Febrero de 2017, de Metodología de la Investigación:
https://competenciashg.files.wordpress.com/2012/10/sampieri-et-al-metodologia-
de-la-investigacion-4ta-edicion-sampieri-2006_ocr.pdf
Macias Garcia, M., & Alvarez Delgado, J. (Septiembre de 2007). Guía para la
Identificación y Análisis de Procesos. Recuperado el 9 de Enero de 2016, de
http://servicio.uca.es/personal/guia_procesos
Ministerio de Coordinación de la Política y Gobiernos Autónomos Descentralizados. (19 de
Octubre de 2010). Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y
Descentralización. Recuperado el 18 de Febrero de 2016, de Código Organico
Territorial: http://www.finanzas.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2012/09/CODIGO_ORGANIZACION_TERRITORIA
L.pdf
Pepper Bergholz, S. (Junio de 2011). Levantamiento y descripción de los procesos.
Recuperado el 12 de Diciembre de 2015, de
http://www.medwave.cl/link.cgi/Medwave/Series/GES03-A/5057
Rivera Tello, P. A. (2012). Procesos y negocios del Ecuador. Recuperado el Viernes de
Enero de 2016, de Levantamiento de Procesos Institucionales:
http://procenec.blogspot.com/2012/10/levantamiento-de-procesos.html
Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo. (2012). Guía de Planificación
Institucional. Recuperado el 15 de Marso de 2016, de Guía Metodológica de
Planificación Institucional: http://www.planificacion.gob.ec/wp-
79
content/uploads/downloads/2016/03/GUIA-DE-PLANIFICACION-
INSTITUCIONAL.pdf
Servicio de evaluación planificación y calidad Universidad Politecnica de Valencia.
(Octubre de 2011). Manual de Gestión de Procesos. Recuperado el 15 de Febrero
de 2016, de http://www.upv.es/orgpeg/web/manual_gestion_procesos.pdf
Ulcuango, R. (15 de Octubre de 2012). Cayambe en la mitad del Mundo. Recuperado el 25
de Noviembre de 2015, de http://ciudadcayambe.blogspot.com/2012/10/blog-
post.html: http://ciudadcayambe.blogspot.com
80
ANEXOS
Anexo A Estatuto Organico por Procesos
81
Anexo B Aprobación de la Culminación de Levantamiento de la Información del
Municipio de Cayambe
82
Anexo C Organigrama Estructural GADIPMC
CONSEJO
MUNICIPAL
ALCALDIA
VICEALCALDIA
JEFATURA DE
DESPACHO
CONSEJOS
CANTONALES
CUERPO DE
BONBEROS
EMAPAAC
UNIDAD
EJECUTORA
PARA LA
PROTECCIÓN DE
DERECHOS
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
PROCADURIA
SINDICA
DIRECCIÓN DE
COMUNICACIÓN
INTERCULTURAL
AUDITORIA
INTERNA
SECRETARIA
GENERAL Y DE
CONSEJO
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN
DE TALENTO
HUMANO
DIRECCIÓN DE
COMPRAS
PÚBLICAS
GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
ATENCIÓN AL
USUARIO
ARCHIVO GENERAL
TRANSPORTE Y
MECÁNICA
BIENES Y
SERVICIOS
PRESUPUESTO Y
CONTABILIDAD
RENTAS
TESORERIA Y
RECAUDACIONES
PLANIFICACIÓN
COMPENSACIÓN
Y BENEFICIOS
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
Y REGIMEN
DISCIPLINARIO
BIENESTAR
LABORAL,
SEGURIDAD Y
SALUD
OCUPACIONAL
PROCESOS
PRECONTRACTALES Y
CONTRACTUALES
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO
INTEGRAL DEL
TERRITORIO
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN
URBANA Y RURAL
DIRECCIÓN DE
AVALÚOS Y
CATASTROS
DIRECCIÓN DE
OBRAS PÚBLICAS
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO
ECONOMICO Y
TURISMO
DIRECCIÓN DE
GESTIÓN
AMBIENTAL
DIRECCIÓN DE
TRANSPORTE,
TERRESTRE
TRANSITO Y
SEGURIDAD VIAL
DIRECCIÓN DE
TECNOLOGIAS
DE LA
INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO
INTERCULTURAL
DIRECCIÓN DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
COMUNITARIA
ESTUDIOS Y
PROYECTOS
PARA EL
DESARROLLO
EVALUACIÓN
DEL PLAN DE
DESARROLLO Y
ORDENAMIENTO
TERRITORIAL
GESTIÓN DE LA
COOPERACIÓN
DISEÑO DE
INFRAESTRUCTURA
CONTROL DEL USO
Y OCUPACIÓN DEL
SUELO URBANO
CONTROL DEL USO
Y OCUPACIÓN DEL
SUELO RURAL
COMISARIA DE
COSNTRUCCIONES
CATASTRO
URBANO
CATASTRO
RURAL
UNIDAD DE
GEOMÁTICA
CONSTRUCCIÓN Y
MANTENIMIENTO DE
OBRA PÚBLICA
SISTEMAS
HÍDRICAS
FISALIZACIÓN
PRODUCCIÓN
ALTERNATIVA Y
EMPRENDIMIENTOS
TURISMO
COMERCIO Y
SISTEMAS DE
MERCADOS
SANEAMIENTO Y
SOSTENIBILIDAD
AMBIENTAL
PREVENCIÓN Y
CONTROL DE LA
CONTAMINACIÓN
COMISARÍA
AMBIENTAL
TRÁNSITO Y
TRASPORTE
SEGURIDAD VIAL
SOPORTE Y
SOFWARE
INFRAESTRUCTU
RA Y
CONECTIVIDAD
EDUCACIÓN
INTERCULTURAL
Y RECREACIÓN
ESCUELA
MUNICIPAL
INTERCULTURALIDAD
Y
PLURINACIONALIDAD
GESTIÓN
COMUNITARIA
PRESUPUESTOS
PARTICIPATIVOS
RENDICIÓN DE
CUENTAS
CIUDADANAS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DE
SC
ON
CE
NT
RA
DO
S Y
A
DSC
RIT
OS
GO
BE
RN
AN
TE
SA
SE
SO
RIA
AG
RG
AD
OR
ES
DE
VA
LO
RA
PO
YO