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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
“AUDITORIA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DAC
TRADING S.A., DEDICADA A LA VENTA DE EQUIPOS
BIOMÉTRICOS PARA ASISTENCIA Y CONTROL DE PERSONAL”
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA
AUTORIZADA
AUTORA: MARCIA ALEXANDRA GALARZA ALBIÑO
DIRECTOR DE TESIS: DR. JOSÉ VILLAVICENCIO ROSERO
QUITO, DM. MAYO 2012
ii
DEDICATORIA
A mis padres Jorge y Marlene, por haberme inculcado buenas costumbres y valores con su gran sabiduría, por su apoyo incondicional y por ser el motor que me impulsa a
seguir adelante en medio de todas las adversidades.
A mis hermanos Jorge y Anthony, que siempre me han acompañado y me han brindado el apoyo necesario para
cumplir la meta que me he propuesto.
A mi tutor, el Dr. José Villavicencio Rosero, quien con su acertada dirección, valiosa orientación y alto nivel de
conocimientos ha sido pilar fundamental para la consecución del presente trabajo.
Marcia Alexandra Galarza Albiño.
iii
AGRADECIMIENTO
A Dios, por iluminar y guiar mi camino, por bendecir cada paso que he dado en mi vida, para de esta manera lograr
una de las metas que me he propuesto.
A la Universidad Central del Ecuador, mi adorada Facultad de Ciencias Administrativas por ser el templo de mi educación, fiel testigo de mi crecimiento profesional.
Además, dejo constancia de gratitud al Ing. Andrés Moreno
Villacis por haber abierto las puertas de su empresa
Marcia Alexandra Galarza Albiño.
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Galarza Albiño Marcia Alexandra en calidad de autor del trabajo de tesis
realizada sobre “Auditoria De Gestión Aplicada A La Empresa Dac Trading S.A.,
Dedicada A La Venta De Equipos Biométricos Para Asistencia Y Control De
Personal”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR,
hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que
contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Quito, 02 de mayo del 2012
__________________________
Srta. Alexandra Galarza
AUTORA
C/I No. 020157498-5
v
Quito 5 de mayo del 2011 Doctor Wellington Ríos DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS De mi consideración:
Por medio de la presente tengo a bien comunicar que se autoriza a la Srta. MARCIA ALEXANDRA GALARZA ALBINO, con cédula de identidad N° 020157498-5 a que realice el proyecto de tesis en nuestra empresa; con el tema "AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DAC TRADING S.A., DEDICADA A LA VENTA DE EQUIPOS BIOMÉTRICOS PARA ASISTENCIA Y CONTROL DE PERSONAL" Atentamente, Andrés Guillermo Moreno Villacis 010183459-6 GERENTE GENERAL Brazil N 40 - 38 y Charles Darwin • Centro de Negocios Kaufer 4 to Piso Ofi # 7 • [email protected] P H : 5 9 3 . 2 . 6 0 3 2 3 1 1 • 5 9 3 . 2 . 6 0 1 3 1 5 8 • 5 9 3 . 2 3 3 1 9 7 1 7
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PÁGS.
CARÁTULA
DEDICATORIA ................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO ........................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ........................... iv
CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ................................ v
ÍNDICE DE CONTENIDOS .................................................................. vi
ÍNDICE DE ANEXOS .......................................................................... xiii
RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................... xiv
ABSTRAC ........................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ................................................................................. 1
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PÁGS.
CAPITULO I
1. ASPECTOS GENERALES ........................................................... 5
1.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 5
1.2 ANTECEDENTES ............................................................................................... 6
1.1.1. Base legal de la empresa ................................................................................... 6
1.1.2. Diagnóstico Situacional ...................................................................................... 8
1.2.1.1 Análisis FODA ................................................................................................ 8
1.2.1 Objetivos de la Empresa ................................................................................... 12
1.3 LA EMPRESA .................................................................................................... 13
1.3.1 Reseña Histórica ................................................................................................ 13
1.3.2 Organigramas .................................................................................................... 14
1.3.2.1 Organigrama Estructural................................................................................ 16
1.3.2.2 Organigrama Funcional ................................................................................. 18
1.3.2.3 Organigrama de Personal .............................................................................. 26
CAPITULO II
2. ASPECTOS TEÓRICOS .............................................................. 29
2.1. DEFINICIONES SOBRE AUDITORIA ................................................................. 29
2.2. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA .................................................................... 30
2.3. CLASES DE AUDITORIA .................................................................................. 30
2.3.1 Según la Extensión de Pruebas .......................................................................... 30
2.3.1.1 Auditoría Financiera ...................................................................................... 30
2.3.1.2 Auditoria Operativa ........................................................................................ 30
2.3.1.3 Auditoria Forense .......................................................................................... 31
viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PÁGS.
2.3.1.4 Auditoria Administrativa ................................................................................. 31
2.3.1.5 Auditoria de Sistemas .................................................................................... 31
2.3.1.6 Auditoría Ambiental ....................................................................................... 31
2.3.1.7 Auditoría de gestión ....................................................................................... 32
2.3.1.7.1 Definición ................................................................................................... 32
2.3.1.7.2 Características........................................................................................... 36
2.3.1.7.3 Alcance de la Auditoria. ............................................................................. 39
2.3.1.7.4 Objetivos ................................................................................................... 39
2.3.1.7.5 Importancia ................................................................................................ 40
CAPITULO III
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ...................................... 42
3.1. MISIÓN ............................................................................................................... 42
3.1.1. Características de la Misión ................................................................................ 43
3.1.2. Importancia de la Misión ..................................................................................... 43
3.2. VISIÓN. ............................................................................................................... 44
3.2.1 Importancia de la Visión ......................................................................................... 44
3.3. OBJETIVOS ........................................................................................................ 45
3.4. OBJETIVOS GENERALES ................................................................................. 45
3.5. POLÍTICAS EN GENERAL .................................................................................. 46
3.6. ESTRATEGIAS ................................................................................................... 46
3.7. OBJETIVOS DE LAS ÁREAS ............................................................................. 46
3.7.1. Área de compras locales ..................................................................................... 46
3.7.2. Área de Recursos Humanos ............................................................................... 47
3.7.3. Área de Ventas ................................................................................................... 47
3.7.4. Área Contable-Financiera.................................................................................... 48
ix
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PÁGS.
3.8. POLÍTICAS DE DAC TRADING S.A.................................................................... … 48
3.9. ESTRATEGIAS DE DAC TRADING S.A. ............................................................ … 49
3.10. PRINCIPIOS Y VALORES DE DAC TRADING S.A. ........................................... …. 49
3.10.1. Principios de DAC TRADING S.A. ............................................................................ 49
3.10.2. Valores de DAC TRADING S.A. ............................................................................... 50
CAPITULO IV
4. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA
EMPRESA DAC TRADING S.A. .................................................. 52
4.1. FASE I PLANIFICACIÓN..................................................................................... 52
4.1.1. Planificación Preliminar ....................................................................................... 52
4.1.2. Planificación Específica ....................................................................................... 53
4.2 FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO .................................................................. 54
4.2.1 Programación ...................................................................................................... 54
4.2.2 Control interno administrativo .............................................................................. 55
4.2.3 Medición riesgos de auditoría .............................................................................. 65
4.2.4 Aplicación de técnicas y procedimientos ............................................................. 67
4.2.5 Papeles de trabajo .............................................................................................. 68
4.2.6 Hallazgos de auditoría ......................................................................................... 69
4.3. FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ................................................... 71
4.4. FASE IV SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN CONTINUA ...................................... 71
x
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PÁGS.
CAPÍTULO V
5. APLICACIÓN PRACTICA ............................................................ 73
5.1. FASE I PLANIFICACIÓN..................................................................................... 73
5.1.1. Planificación Preliminar ....................................................................................... 73
5.1.1.1. Carta Oferta ................................................................................................... 73
5.1.1.2. Contrato de Auditoría…………………………..………………………………... 78
5.1.1.3. Cronograma de Actividades……………………………………..…………….. 81
5.1.1.4. Programa de Trabajo Preliminar……………………………………………… 82
5.1.2. Planificación Específica…………………………………………………………….. 83
5.1.2.1. Memorándum de Planificación………………………………………............... 83
5.1.2.2. Carta de Presentación…………………………………………………………... 97
5.1.2.3. Carta de Requerimientos……………………………………………………….. 98
5.1.2.4. Carta de Compromiso……………………………………………………. ……. 100
5.2. FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO……………………………………………… 103
5.2.1. Programación………………………………………………………………………… 103
5.2.1.1 Programas de Trabajo……………………………………………..……………… 103
5.2.2. Control interno administrativo………………………………………………………. 110
5.2.2.1. Cuestionario de Control Interno proceso 1RH Reclutamiento……………… 110
5.2.2.2. Cuestionario de Control Interno proceso 2RH Selección………..………….. 111
5.2.2.3. Cuestionario de Control Interno proceso 3RH Inducción………..………….. 112
5.2.2.4. Cuestionario de Control Interno proceso 4RH Contratación………………. 113
5.2.2.5. Cuestionario de Control Interno proceso 5RH Ingreso a la Nómina……… 114
5.2.2.6. Cuestionario de Control Interno proceso 6RH Capacitación………………. 115
5.2.2.7. Cuestionario de Control Interno proceso 7RH E. del Desempeño………… 116
xi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PÁGS.
5.2.3. Medición de Riesgos…………………………………………………….……………… 118
5.2.3.1. Proceso 1RH Reclutamiento……………………………….…………..…..……… 118
5.2.3.2. Proceso 2RH Selección…………………………………….…………..…………. 119
5.2.3.3. proceso 3RH Inducción……………………………………..……….….................. 120
5.2.3.4. proceso 4RH Contratación……………………………….….……………………… 121
5.2.3.5. Proceso 5RH Ingreso a la Nómina…………………………...…………..……..... 122
5.2.3.6. Proceso 6RH Capacitación……………………………………...…………………. 123
5.2.3.7. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño…………………….…….................... 124
5.2.4. Aplicación de técnicas y Procedimientos…………………………..…..………..….... 125
5.2.4.1. Proceso 1RH Reclutamiento………………………………………….………….. 125
5.2.4.2. Proceso 2RH Selección……………………………………………….………….. 126
5.2.4.3. proceso 3RH Inducción……………………………………………....……………. 127
5.2.4.4. proceso 4RH Contratación………………………………………..…..……………. 127
5.2.4.5. Proceso 5RH Ingreso a la Nómina………………………………….…………….. 128
5.2.4.6. Proceso 6RH Capacitación…………………………………………...…………… 128
5.2.4.7. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño………………………………………. 129
5.2.5. Papeles de Trabajo…………………………………………………………………….. 130
5.2.5.1. Proceso 1RH Reclutamiento……………………………………..………………... 130
5.2.5.2. Proceso 1RH Reclutamiento…………………………………………..…………… 131
5.2.5.3. Proceso 2RH Selección……………………………………………………………. 132
5.2.5.4. Proceso 2RH Selección……………………………………………..……………... 133
5.2.5.5. Proceso 2RH Selección……………………………………………….……………. 134
5.2.5.6. Proceso 2RH Selección……………………………………………….……………. 135
5.2.5.7. Proceso 3RH Inducción…………………………………………….……………….. 136
5.2.5.8. Proceso 4RH Contratación…………………………………………...…………….. 137
5.2.5.9. Proceso 4RH Contratación…………………………………………...…………..… 138
5.2.5.10. Proceso 5RH Ingreso a la Nómina………………………………….……………... 139
5.2.5.11. Proceso 5RH Ingreso a la Nómina……………………………….….…………….. 140
5.2.5.12. Proceso 6RH Capacitación……………………………………….…..……............ 141
xii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PÁGS.
5.2.5.13. Proceso 6RH Capacitación ............................................................................ 142
5.2.5.14. Proceso 6RH Capacitación ............................................................................ 143
5.2.5.15. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño ..................................................... 144
5.2.5.16. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño ..................................................... 145
5.2.5.17. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño ..................................................... 146
5.2.6. Hallazgos de Auditoria ....................................................................................... 147
5.2.6.1. Proceso 1RH Reclutamiento ......................................................................... 147
5.2.6.2. Proceso 2RH Selección ................................................................................. 148
5.2.6.3. Proceso 4RH Contratación ............................................................................ 149
5.2.6.4. Proceso 6RH Capacitación ............................................................................ 150
5.2.6.5. Proceso 6RH Capacitación ............................................................................ 151
5.2.6.6. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño ..................................................... 152
5.3. FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO ................................................................. 153
5.3.1. Informe de Auditoría de Gestión .......................................................................... 153
5.3.2. Indicadores de Gestión ....................................................................................... 162
5.4. FASE IV SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN CONTINUA ...................................... 163
5.4.1. Informe de Evaluación Continua.......................................................................... 163
CAPÍTULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................ 168
6.1. CONCLUSIONES ............................................................................................... 168
6.2. RECOMENDACIONES ....................................................................................... 170
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................. 172
xiii
ÍNDICE DE ANEXOS
DOCUMENTOS:
ANEXO 1: ACTA DE CONSTITUCIÓN EMPRESA DAC TRADING S.A.
ANEXO 2: CERTIFICADO DE DEPÓSITO DE INTEGRACIÓN DE CAPITAL
ANEXO 3: MATRIZ DE LA ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCIÓN
ANEXO 4: RESOLUCIÓN SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
ANEXO 5: REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES DAC TRADING S.A.
EQUIPOS:
ANEXO 6: IMPRESORAS DE TARJETAS
ANEXO 7: EQUIPOS DE CONTROL DE ASISTENCIA Y ACCESO
ANEXO 8: IMPRESORAS Y LECTORES DE CÓDIGO DE BARRAS
MATRICES:
ANEXO 9: MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA “DAC TRADING S.A”,
DEDICADA A LA VENTA DE EQUIPOS BIOMÉTRICOS PARA ASISTENCIA Y
CONTROL DE PERSONAL.
TOPIC:
MANAGEMENT AUDIT APPLIED TO THE COMPANY “DAC TRADING S.A”,
WHICH SELLS BIOMETRIC EQUIPMENT FOR ASSISTANCE AND CONTROL OF
STAFF.
El presente proyecto consiste en la aplicación de una Auditoría de Gestión a la
empresa Dac Trading S.A., que a través de índices de gestión busca medir la
eficiencia en las operaciones, considerando las actividades que se realizan dentro
de la misma agrupadas en procesos, permitiéndonos de esta manera tener una
visión de las fortalezas y debilidades, así como, también conocer el funcionamiento
interno para emitir una opinión y en base a un seguimiento lograr un cambio
favorable en la organización. En la aplicación de la auditoria veremos cómo se hace
énfasis en el departamento de Recursos Humanos, específicamente en los 7
procesos que conllevan el integrar a nuevos trabajadores a la empresa; los mismos
que son: reclutamiento, selección, inducción, contratación, ingreso a la nómina,
capacitación y evaluación del desempeño.
PALABRAS CLAVE:
1. AUDITORIA
2. ÍNDICES
3. PROCESOS
4. PERSONAL
5. CAPACITACIÓN
6. MANUALES
xv
ABSTRAC
TOPIC:
MANAGEMENT AUDIT APPLIED TO THE COMPANY “DAC TRADING S.A”,
WHICH SELLS BIOMETRIC EQUIPMENT FOR ASSISTANCE AND CONTROL OF
STAFF.
This project involves the implementation of management audit to the company Dac
Trading SA, that through management index seeks to measure the efficiency of
operations, considering the activities conducted within the same processes grouped,
thus allowing us a glimpse of the strengths and weaknesses, and also know the inner
workings to give an opinion and based on track to achieve a favorable change in the
organization. In the application of the audit we´ll see how the emphasis in Human
Resources department, specifically in seven processes that involve the integration of
new workers to the corporation, which includes recruitment, selection, induction,
recruitment, admission to payroll, training and performance evaluation.
1
INTRODUCCIÓN
La situación actual que viven las empresas, demanda que éstas sean cada vez más
competitivas y podría asegurar que un adecuado desarrollo organizacional puede
convertirse en una ventaja competitiva.
Este trabajo trata de enfocarse en el recurso más importante dentro de las
organizaciones, el Recurso Humano, se desea establecer una propuesta de
mejoramiento del sistema de gestión en los métodos de selección de personal, así
como también procedimientos administrativos, aplicados a la empresa de servicios
DAC TRADING. S.A., como un medio para satisfacer la necesidad y requerimiento
de la Gerencia, además de dotar a la empresa de una herramienta para desarrollar
su gestión, siempre enfocados a la sinergia departamental, la misma que lleve a
cumplir con los objetivos institucionales.
Para la elaboración de esta propuesta se tomó en cuenta puntos importantes de la
empresa, como también se obtuvo información que nos permita conocer el desarrollo
administrativo de la misma, por ello es importante conocer los diferentes
mecanismos que faciliten realizar tal acción, el presente trabajo contiene algunos de
estos requerimientos y se los detalla de la forma más comprensible. Para lograr este
objetivo se requirió de varias fuentes informativas de las cuales se extrajo lo
considerado más importante y de mayor utilidad práctica.
Para tales efectos, el proyecto de investigación se ha estructurado en seis capítulos,
a saber:
CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN: en él se expone la importancia de los sistemas
biométricos como sistemas de identificación y se realiza una breve descripción de la
Empresa, su marco legal que respalda su accionar y su direccionamiento estratégico
actual, se realiza un análisis situacional del entorno administrativo de la institución, y
se presenta su estructura organizacional a través de sus organigramas.
2
CAPÍTULO II. ASPECTOS TEÓRICOS: en esta parte se presenta una descripción
de aspectos fundamentales teóricos, definiciones de lo que es la auditoria en
general, la importancia de ésta, las distintas clases de auditoría de las cuales se
hace un desarrollo más amplio de la Auditoría De Gestión sus características,
alcance, objetivos, importancia e indicadores de gestión.
CAPÍTULO III. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: en él se realiza una
descripción importante sobre la misión, visión de DAC TRADING. S.A., sus objetivos
institucionales, políticas, valores corporativos, estrategias, objetivos de las diferentes
áreas de trabajo; aspectos importantes que sirvieron como referencia para
encaminar mi trabajo de manera precisa al área de Recursos Humanos.
CAPÍTULO IV. AUDITORIA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DAC
TRADING. S.A.: se señala la propuesta general que permitirá a la empresa mejorar
la calidad de sus actividades administrativas, sobre todo en el área de Recursos
Humanos, una estructura que lleva consigo 4 fases: Fase I Planificación, Fase II
Ejecución Del Trabajo, Fase III Comunicación De Resultados y Fase IV Seguimiento
O Evaluación Continua. Donde se destaca el informe COSO, El marco integrado
CORRE, el marco integrado MISIL; estos dos últimos hacen énfasis en los riesgos
de auditoría, como medirlos y como contrarrestarlos. Así también se habla de los
hallazgos de auditoría y sus elementos.
CAPÍTULO V. APLICACIÓN PRÁCTICA: se expone la implementación de la
auditoría de gestión en esencia a la empresa DAC TRADING S.A., en el área de
recursos humanos, como respuesta a la siguiente hipótesis “Que las actividades
que realiza la empresa se desarrollen conforme a los políticas, normas y
procedimientos establecidos y cumpliendo las disposiciones legales vigentes”…
Y en vista de que la empresa no cuenta en la actualidad con un Manual de
procedimientos administrativos como una herramienta útil y flexible, que tenga por
objetivo analizar el cumplimiento de los diferentes aspectos legales, técnicos y
prácticos y además guíe el buen desarrollo de la misma, se han planteado
procedimientos orientados a los 7 procesos para contratar nuevo personal, y en
base a las recomendaciones crear políticas y procedimientos básicos para el buen
accionar de la institución que generen una correcta coordinación entre los
3
departamentos y la debida comunicación entre ellos, a fin de producir los elementos
necesarios para la toma de decisiones.
Cabe recalcar que la empresa ha dado siempre más importancia al campo de ventas
en cuánto a capacitaciones respecta.
CAPÍTULO VI. Lo conforman las conclusiones y recomendaciones entre las
principales se puede mencionar que el establecimiento de políticas y procedimientos
adecuados ayuda a que se efectúe un adecuado control interno y como
recomendación la empresa debe establecer programas de capacitación para el
personal de manera constante, sin distinciones jerárquicas, en aras del bienestar
común y; enfocados a logro de los objetivos de la empresa, ya que un empleado
capacitado es un elemento valioso de productividad, eficacia y eficiencia.
Y posteriormente la bibliografía y anexos.
5
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1 INTRODUCCIÓN
La identificación biométrica es la verificación de la identidad de una persona basado
en las características de su cuerpo o de su comportamiento, utilizando su mano, el
iris de los ojos, su voz o su cara para el reconocimiento facial.
Los equipos biométricos son una herramienta muy poderosa para identificar
personas, de todos los sistemas de identificación existentes las huellas dactilares
son las únicas legalmente reconocidas como prueba fidedigna de identidad, es un
sistema que además de ser efectivo es cómodo de aplicar.
Los relojes para el control de asistencia surgieron en 1988 cuando WillardBundy
invento el primer sistema con este propósito, con el paso del tiempo estos relojes
han pasado por varias transformaciones, hasta llegar a los relojes biométricos.
Con más de cien años los relojes de control de asistencia han venido en diferentes
formas y han tenido diferentes nombres, pero su propósito siempre ha sido el mismo:
tener un control sobre la asistencia de los trabajadores. Con los adelantos de la
tecnología algunas de las empresas han podido hacerse de sistemas muy efectivos
para los controles de asistencia, para tal fin los relojes biométricos son la mejor
opción ya que estos equipos pueden estar encaminados a una cualidad física en
particular, de esta manera es posible ver lectores de huellas digitales, escáneres
para las manos o cámaras para el análisis de rasgos faciales.
Los sistemas biométricos están creciendo en popularidad debido a su facilidad de
uso y a las ventajas que posee como por ejemplo que las huellas son únicas e
irrepetibles ya que no existen dos personas con el mismo patrón de huellas, ni
siquiera en el caso de gemelos, cosa que no sucede con las tarjetas de
identificación, otra de las ventajas es que una cualidad de tipo biométrico no puede
ser olvidada mientras que las tarjetas de identificación pueden ser extraviadas y las
claves olvidadas, en nuestro medio quizá la ventaja más importante es su precio y la
facilidad de uso que se da a estos equipos.
6
1.2 ANTECEDENTES
1.2.1 Base legal de la Empresa
Dac Trading se constituyó legalmente el veintisiete de noviembre del 2008, mediante
resolución N~ 08.Q.IJ.005113, dedicándose fundamentalmente a la importación,
exportación, compra venta, cambio, consignación, permuta, diseño, instalación,
montaje, mantenimiento y reparación de productos de identificación, equipos
biométricos, equipos de código de barras y en general todo tipo de equipos
tecnológicos. La compañía tiene un plazo de duración de cincuenta años contados
desde la fecha de inscripción de la escritura de fundación en el registro mercantil, el
mismo que podrá prorrogarse por otro de igual o menor duración una vez que sea
resuelto por la Junta General de Accionistas, la empresa es de nacionalidad
ecuatoriana y su domicilio principal está establecido en la ciudad de Quito.
UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE DAC TRADING S.A.
7
El capital autorizado de la compañía es de mil seiscientos dólares de los Estados
Unidos de América (US$1.600.00), el capital suscrito y pagado es de ochocientos
dólares de los Estados Unidos de América (US$800.00), dividido en ochocientas
acciones ordinarias y nominativas de un dólar de los Estados Unidos de América
(US$1.00) de valor nominal cada una, capital que podrá ser aumentado por
resolución de la junta General de Accionistas, mediante la emisión de acciones
ordinarias o preferidas, el mismo que se encuentra al siguiente detalle:
ACCIONISTAS CAPITAL
SUSCRITO
CAPITAL
PAGADO
NUMERO DE
ACCIONES
Carmela Leonor
Moreno Villacis
US $400.00 US $400.00 400
Juan Sebastián
Alvarado Moreno
US $400.00 US $400.00 400
TOTALES US $800.00 US $800.00 800
Los accionistas poseen todos los derechos, obligaciones y responsabilidades que se
determinan en la ley de Compañías, la entidad estará gobernada por la Junta
General de accionistas y administrada por el Gerente General.
Entre las atribuciones que tiene la Junta General de accionistas se encuentran:
Designar, suspender y remover al Presidente y al Gerente General.
Velar por la buena marcha de los negocios de la compañía, estableciendo
políticas financieras, administrativas, económicas y de gestión.
Conocer los estados financieros, informes de los administradores, de los
comisarios y el presupuesto de la compañía.
Resolver acerca del destino de las utilidades.
Dictar los reglamentos internos que regirán a la compañía.
Designar, suspender, remover al comisario o cualquier otro funcionario cuyo
cargo hubiese sido creado por el estatuto.
8
La representación legal de la compañía tanto judicial como extrajudicial,
corresponderá al Gerente General, quien tendrá amplias facultades a fin de
que represente a la sociedad en todos sus asuntos relacionados con el giro
del negocio.
El presidente de la compañía será designado por la Junta General de
accionistas y ejercerá el cargo por un periodo de dos años.
Cada año la Junta General de accionistas elegirá un comisario quien tendrá
derechos ilimitados de inspección y vigilancia sobre las operaciones sociales
de la compañía en su gestión, deberes y obligaciones según lo dispuesto en
la ley de Compañías.
1.2.2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
1.2.2.1 Análisis F.O.D.A.
¿Qué es el FODA?
El FODA es un análisis basado en las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas presentes en la organización.
Este análisis se lo realiza observando y describiendo las características del negocio
de la organización y del mercado en el cual opera, permite detectar las fortalezas de
la empresa, las oportunidades del mercado, las debilidades de la empresa y las
amenazas en el entorno.
Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al
negocio, programa o proyecto de otros de igual clase, describen los recursos y las
destrezas que ha adquirido la empresa.
Las oportunidades son aquellas situaciones externas positivas que se generan en el
entorno y que una vez identificadas puedes ser aprovechadas.
Describen los posibles mercados, nichos de negocios que están a la vista pero que
si no son reconocidos a tiempo se convierten en una desventaja competitiva.
9
Las debilidades son los problemas internos, que una vez identificados y
desarrollando una adecuada estrategia pueden y deben eliminarse. Describen los
factores en los cuales poseemos una posición desfavorable respecto a nuestra
competencia.
Las amenazas son situaciones negativas externas al negocio, programa o proyecto,
que pueden atentar contra el mismo, por lo que es necesario diseñar una estrategia
adecuada para poder sostenerla. Describen los factores que pueden poner en
peligro la supervivencia de la organización, pero que si son identificadas a tiempo
pueden convertirse en oportunidades.
Con estos antecedentes se puede concluir que el análisis FODA consiste en realizar
un estudio de las fortalezas para utilizarlas, de las oportunidades para
aprovecharlas, de las debilidades para eliminarlas con la adopción de estrategias
adecuadas y de las amenazas para sostenerlas.
¿Para qué sirve el análisis FODA?
El análisis FODA nos ofrece datos de salida para conocer la situación real en que se
encuentra la empresa, así como el riesgo y oportunidades que existen en el mercado
y que afectan directamente al funcionamiento del negocio.
10
A continuación describo la matriz FODA de la empresa Dac Trading S.A.
F.O.D.A DAC TRADING S.A.
FORTALEZAS DEBILIDADES
1.- Posicionamiento en el mercado 1.- No existe una correcta segregación de funciones dentro de la organización
2.-Experiencia, conocimiento del negocio por parte del factor humano de la empresa
2.- No existe una adecuada selección, incorporación e inducción de personal.
3.-Crecimiento continuo de la empresa 3.- Infraestructura inadecuada para desarrollar el normal funcionamiento de las actividades que tienen relación con el bodegaje.
4.- Las marcas que comercializamos ofrecen a la empresa un alto reconocimiento y cuentan con un alto nivel de aceptación en el mercado nacional e internacional.
4.- No existe un manual de procedimientos ni políticas internas en la organización.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1.- Variedad de productos, que están acorde con las nuevas tecnologías que exige actualmente la sociedad.
1.- Falta de un adecuado control interno en todas las áreas de la organización.
2.- Mercado aun no explotado en su totalidad. 2.- En la actualidad existen empresas que están incursionando en este campo.
3.- Desarrollo de nuevas estrategias de venta y distribución del producto
3.- Grandes empresas con las que nos toca competir.
4.- Posibilidad de expandirnos a otras provincias del país.
4.- Demanda de mercado en disminución
11
FORTALEZAS
Posicionamiento en el mercado
Experiencia, conocimiento del negocio por parte del factor humano de la
empresa
Crecimiento continuo de la empresa
Las marcas que comercializamos ofrecen a la empresa un alto
reconocimiento y cuentan con un alto nivel de aceptación en el mercado
nacional e internacional.
OPORTUNIDADES
Variedad de productos, que están acorde con las nuevas tecnologías que
exige actualmente la sociedad.
Mercado aun no explotado en su totalidad.
Desarrollo de nuevas estrategias de venta y distribución del producto
Posibilidad de expandirnos a otras provincias del país.
DEBILIDADES
No existe una correcta segregación de funciones dentro de la organización
No existe una adecuada selección, incorporación e inducción de personal.
Infraestructura inadecuada para desarrollar el normal funcionamiento de
las actividades que tienen relación con el bodegaje.
No existe un manual de procedimientos ni políticas internas en la
organización.
AMENAZAS
Falta de un adecuado control interno en todas las áreas de la
organización.
En la actualidad existen empresas que están incursionando en este
campo.
Grandes empresas con las que nos toca competir.
12
Diagnóstico
En el análisis realizado se puede observar que la empresa cuenta con fortalezas
como: posicionamiento en el mercado, experiencia y conocimiento del negocio,
marcas que son reconocidas lo cual nos brinda un reconocimiento tanto a nivel
nacional como internacional.
La experiencia con la que cuenta la empresa en el ámbito comercial es fundamental
ya que gracias a ello ha logrado mantenerse en el mercado, la tecnología de los
productos que se comercializan es una de las oportunidades con las que cuenta la
empresa, aunque corre también el riesgo de quedar rezagada con las constantes
innovaciones tecnológicas de la que existen actualmente.
Una de las principales debilidades que posee la empresa es que no existe una
adecuada segregación de funciones, por lo tanto el personal no está completamente
involucrado con el giro del negocio, el espacio físico en el que se desarrollan las
actividades comerciales no es el adecuado especialmente en lo relacionado con
bodega.
Con respecto a la competencia existen algunas empresas que ofrecen productos
similares pero no de la misma calidad, ni los mismos diseños, esto sin embargo
puede convertirse en una desventaja puesto que los precios varían de acuerdo a la
calidad del producto, puede también ser una ventaja puesto que la empresa cuenta
con diferentes áreas como son: Identificación, Tarjetas PVC, Biométricos, RFID,
lo cual nos hace más fuertes en el mercado porque la competencia no posee todas
estas áreas.
1.2.3 Objetivos de la Empresa
La compañía tendrá por objeto principal: la importación, exportación, compra, venta,
cambio, comisión, consignación, permuta, diseño, instalación, mantenimiento y
reparación de productos de identificación, equipos biométricos, equipos de código de
barra y en general todo tipo de equipos tecnológicos.
La importación, exportación, compra, venta, cambio, comisión, consignación,
permuta, diseño, instalación, mantenimiento y reparación de sistemas, equipos y
materiales de tecnología, para lo cual podrá contratar a técnicos nacionales y
extranjeros.
13
1.3 La Empresa
1.3.1 Reseña Histórica
Dac Trading S.A., comenzó a funcionar en el año 2001 al mando del Ing. Andrés
Moreno, quien ha trabajado en el campo tecnológico desde 1996, hasta que en el
año 2000 formo parte de la fundación de ELO TOUCH SYSTEMS LATIN AMERICA,
una división de ELO USA, en la cual trabajo el canal de distribución de la marca para
Centro América y el Caribe. Luego de un año y medio de trabajo con mucho éxito al
posicionar la marca ELO TOUCH en el mercado latinoamericano decidió
encaminarse a nuevos rumbos en el área tecnológica especializada en
identificación.
En el 2001 junto un grupo de trabajo con mucha experiencia en SupplyChain y
Soluciones Tecnológicas en áreas especializadas de Auto ID, además realizo
partnersihip con varias empresas de primera línea en el desarrollo de software en el
área de identificación, biométricos y equipos móviles. Desde entonces Dac Trading
S.A. se ha involucrado en proyectos tecnológicos de control de asistencia,
identificación y código de barras.
Hoy en día Dac Trading se ha consolidado con la distribución directa de algunas de
las marcas más prestigiosas del mercado, servimos tanto a integradores como al
cliente final en el segmento comercial, industrial y de gobierno, contamos con
técnicos especializados y certificados en las marcas que distribuimos. Entre las
marcas que comercializamos se destacan:
Zebra
Unitech
Fargo
Hid
Tsc
Evolis
Zksoftware
Armor
Cim (CardImaging Master)
Ai ( Auto ID Intel)
DatacardGroup
Magicard
Digital Identification
TopazSystems Inc.
Motorola
Star
DatamaxO’neil
Epson, entre otros.
14
Dac Trading S.A. se especializa en cuatro áreas específicas:
1. Identificación, Sistemas de Identificación de Personal, Personalización de
Tarjetas,
2. Tarjetas PVC, Consumibles, Lector de Tarjetas, Accesorios de Identificación.
3. Biométricos, Equipo de Control de Asistencia y Control de Acceso e
Identificación.
4. RFID, Seguridad de Equipos, Control de Inventario con Sensores de Radio
frecuencia.
1.3.2 Organigramas
Concepto General
“Organigrama es el cuadro de organización que muestra ordinariamente los
agrupamientos de las actividades básicas en departamentos y otras unidades y
también las principales líneas de autoridad y responsabilidad entre estos
departamentos y unidades.”1
“Expresión grafica de una organización con sus distintas relaciones de autoridad y
funcionalidad entre varias unidades administrativas que la conforman.”2
Los organigramas muestran la organización oficial y la describen tal como está en un
momento determinado.
Con los conceptos antes mencionados puedo concluir que en toda organización es
necesaria una representación gráfica que nos permita visualizar de manera clara y
precisa cada una de las áreas que forman parte de la entidad, para de esta manera
identificar los niveles de autoridad y responsabilidad.
1 VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Octubre 2002, pág. 195
2 VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Octubre 2002, pág. 195
15
Ventajas de los Organigramas:
Adquirir un conocimiento más profundo de la organización y poder sugerir
reformas.
Detectar la duplicación de funciones.
Revisar los puestos de trabajos actuales y de ser el caso realizar las
modificaciones necesarias.
Reconocer los obstáculos que se dan en materia de agrupaciones
homogéneas.
Facilitan la introducción de mejoras en la organización.
Desventajas de los Organigramas:
Puede ser demasiado complejo y de esta manera no facilita su adecuada
interpretación.
Pierden actualidad muy pronto.
Los costos de preparación, mantenimiento y estudio de los organigramas
pueden ser superiores a los beneficios que se deriven de los mismos.
16
1.3.2.1 Organigrama Estructural
Concepto:
“El organigrama estructural representa el esquema básico de una organización, lo
cual permite conocer de una manera objetiva sus partes integrantes; es decir; sus
unidades administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellas”3
Este organigrama es el que nos permite visualizar a la entidad en conjunto, sus
áreas, niveles de autoridad y responsabilidad.
3VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Octubre 2002, pág. 219
17
A continuación se presenta el organigrama estructural de la empresa DAC TRADING S.A. (Situación propuesta):
DAC TRADING S.A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (Situación Propuesta)
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO TÉCNICO
DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
VENDEDORES
TÉCNICOS FACTURACIÓN TESORERÍA CONTABILIDAD ADQUISICIONES RECURSOS HUMANOS
ASISTENTE DE VENTAS
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
18
1.3.2.2 Organigrama Funcional
Concepto:
“El organigrama funcional parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad
administrativa se detalla las funciones principales básicas. Al detallar las funciones
se detalla se inicia por las más importantes y luego se registran las de menor
importancia, en este tipo de organigrama se determina que es lo que se hace, pero
no como se lo hace.”4
Este organigrama nos permitirá entonces, conocer las funciones que se realizan
pero no quienes la realizan y la manera de como se lo hace.
4VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Octubre 2002, pág. 220
19
Partiendo del organigrama estructural (situación propuesta) de la empresa DAC TRADING S.A., se presenta el organigrama
funcional:
DAC TRADING S.A. ORGANIGRAMA FUNCIONAL (Situación Propuesta)
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS 1
DIRECTORIO 2
GERENCIA GENERAL 3
SECRETARIA 3.1
DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE
5
DEPARTAMENTO DE VENTAS
6
DEPARTAMENTO TÉCNICO
7
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
4
RECURSOS HUMANOS
4.1
ADQUISICIONES 4.2
CONTABILIDAD 5.1.
TESORERÍA 5.2.
FACTURACIÓN 5.3.
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
5.1.1
VENDEDORES 6.1.
TÉCNICOS 7.1.
ASISTENTE DE VENTAS
6.1.1.
20
FUNCIONES DEL PERSONAL
1. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
Determinar los lineamientos de las políticas que regirán a la
entidad.
Nombrar al Presidente y al Gerente General, así como también
establecer sus deberes y obligaciones.
Conocer y aprobar los Estados Financieros.
Determinar la manera como serán repartidas la utilidades.
Decidir respecto al aumento o disminución del capital.
2. DIRECTORIO
Vigilar la buena marcha de la entidad.
Presidir la Junta General.
Subrogar al Gerente General en todas sus atribuciones y
funciones, en caso de falta temporal o ausencia definitiva del
mismo.
3. GERENCIA GENERAL
Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Entidad.
Realizar evaluaciones constantes acerca del cumplimiento de
funciones.
Responder por los bienes, valores, información y archivos de la
Entidad.
Coordinar las funciones administrativas.
Establecer, plantear y desarrollar metas a corto, mediano y largo
plazo.
Diseñar políticas, planes y objetivos para la entidad y ponerlos a
consideración del directorio.
21
3.1 SECRETARÍA
Receptar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la
Gerencia General, así como cautelar y mantener actualizado el
archivo general y confidencial correspondiente.
Efectuar y atender llamadas telefónicas, mantener actualizada la
agenda diaria de la Gerencia General, coordinando las reuniones y
citas respectivas.
Tomar dictados, redactar documentos variados de acuerdo a
instrucciones.
Efectuar el requerimiento y distribuir los útiles de oficina de la
Gerencia General, efectuando el control de los mismos.
4. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Verificar que se cumplan los procedimientos establecidos para
cada una de las Áreas.
Coordinar la implementación de sistemas y controles que permitan
el eficiente funcionamiento de las operaciones de cada
Departamento.
Ayudar en la programación, formulación e integración del
presupuesto anual institucional.
Control de un adecuado uso del espacio físico.
Adquisición y entrega de uniformes para el personal
Contacto con proveedores.
Coordinación de Recursos Humanos.
22
4.1 RECURSOS HUMANOS
Establecer los lineamientos de perfil y diseño de puestos de
trabajo.
Reclutar y seleccionar al personal, determinando los términos y
condiciones de trabajo.
Asesorar y participar en la formulación de políticas que regirán a
todo el personal de la entidad.
Realizar evaluaciones periódicas respecto al desempeño del
personal.
Sugerir programas de capacitación para el personal.
4.2 ADQUISICIONES
Verificar la exactitud, calidad y cantidad de los bienes y servicios
que se reciben, es decir que estén acorde a lo solicitado.
Contar con una base de datos de los principales proveedores de
bienes y servicios, previa investigación de precios, calidad y
cantidad.
Programar la adquisición de bienes y servicios acorde a las
necesidades de la entidad.
23
5. DEPARTAMENTO FINANCIERO
Implementar un sistema de registro contable para de esta manera
contar con información actualizada.
Elaborar informes contables y presupuestos para su posterior
aprobación.
Determinar la metodología de control y seguimiento del proceso
contable.
Establecer controles sobre los pagos realizados.
Constituir fondos para el manejo de gastos menores.
5.1 CONTABILIDAD
Preparar y remitir información de manera oportuna a los
organismos de control respectivos.
Establecer un plan de cuentas que servirá para la correcta
clasificación y análisis de la información.
Entregar informes de manera confiable y oportuna a los directivos
de la entidad para facilitar la toma de decisiones.
Llevar un registro actualizado de la información obtenida para
efectos de control.
Correcta emisión de documentos de comprobantes contables.
24
5.2 TESORERÍA
Manejar un libro auxiliar de operaciones, de manera clara y
actualizada.
Custodiar los bienes valores que le se han encomendadas y
utilizarlos de manera apropiada.
Recaudar dinero por cada una de las operaciones que se lleven a
cabo en la entidad, como por ejemplo ventas en efectivo.
Realización de cheques tanto para los clientes internos como para
los externos.
5.3 FACTURACIÓN
Entregar cotizaciones de productos.
Elaborar la factura definitiva una vez aprobada la orden de venta
realizada por el vendedor, la misma que debe estar numerada de
forma secuencial mediante el sistema.
Verificar que los precios estén acorde con las lista de precios
vigentes.
Verificar la concordancia de los saldos contables con libros
auxiliares de facturación.
25
6 DEPARTAMENTO DE VENTAS
Contacto permanente con los clientes.
Realizar proformas, cotizaciones y una vez aprobadas por el cliente
emitir la orden de venta para su posterior facturación.
Verificar la existencia de los productos que se ofrecen y estar
pendiente de los pedidos realizados.
Monitorear a los clientes de manera constante para de esta manera
conocer si están satisfechos con los servicios prestados y los bienes
vendidos.
Trato cordial hacia los clientes tanto internos como externos.
Realizar un informe de manera semanal respecto a las ventas
realizadas.
26
1.3.2.3 Organigrama de Personal
Concepto:
“El organigrama de posición o de personal sirve para representar en forma objetiva
la distribución del personal en las diferentes unidades administrativas, se indica el
número de cargos y la clasificación en el caso de haberla”.5
5VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Octubre 2002, pág. 221
27
DAC TRADING S.A. ORGANIGRAMA DE PERSONAL (Situación Propuesta)
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS - Carmen Leonor Moreno - Juan Sebastian Alvarado
-
DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL Maria Cristina Moreno
SECRETARIA Srta, Maga Estrella
DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO TÉCNICO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
RECURSOS HUMANOS Augusto Bueno
ADQUISICIONES Jose Rosero
CONTABILIDAD Lic. Carmen Ramirez
TESORERÍA Lcdo. Edgar
Castillo
FACTURACIÓN Emilia Estrada
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
Srta. Alexandra Galarza
VENDEDORES Jorge Lema Pablo Caiza Luis Chauca
TÉCNICOS Sergio Male
Mauricio Rosero
ASISTENTE DE VENTAS
Esteban Dreer
29
CAPITULO II
ASPECTOS TEÓRICOS
2.1. DEFINICIONES SOBRE AUDITORÍA
Según Mendivil Víctor:
“Auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de
los estados financieros, es la revisión misma de los registros y fuentes de
contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados
financieros emanados de ellos” 6
Según la Asociación Americana de Auditoria:
“La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva
las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros
acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de
correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen,
así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios
establecidos para el caso.”7
Según ArensAlvin:
“Auditoria es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en información
para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y
los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla una persona independiente y
competente.” 8
Una vez analizados los conceptos anteriores se puede concluir que: La auditoría es
un examen objetivo, sistemático y profesional con posterioridad a las operaciones
que realizan las entidades a los estados financieros, así como también a los
procedimientos administrativos que posee una entidad, con la finalidad de emitir
conclusiones y recomendaciones para el desarrollo de la misma.
6 MENDEVIL E, Víctor M, Elementos de Auditoria, ECAFSA, 2002, pág. 15
7 COOK John W, Auditoria, Tercera Edición, pág. 5
8 ARENS Alvin A, Auditoria un enfoque integral, Decimo primera Edición, México 2007, pág. 4
30
2.2. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA
“La auditoría es importante ya que se deberá estudiar y evaluar el control interno
(gerencial o administrativo) con el fin de determinar la confiabilidad y el límite fijado
para los procedimientos del examen de auditoría, en el proceso de descubrir y
evaluar debilidades aparentes e informes sobre la situación encontrada.”9
La auditoría es importante porque mediante la evaluación y anales permite obtener
una seguridad de que los datos presentados reflejan la situación real de la entidad,
también se puede determinar el grado de eficiencia y eficacia con que se desarrollan
las tareas administrativas, el correcto uso de los recursos con los que cuenta y de
esta manera emitir conclusiones y recomendaciones para una adecuada toma de
decisiones.
2.3. CLASES DE AUDITORIA
2.3.1. Según la extensión de las pruebas
2.3.1.1 Auditoria Financiera
Es un examen objetivo, sistemático y profesional que se realiza a los registros de las
operaciones financieras de la empresa, lo ejecuta un auditor independiente
aplicando los procedimientos de auditoría para determinar hallazgos sustentados en
papeles de trabajo con la finalidad de emitir un dictamen sobre la razonabilidad de
los estados financieros.
2.3.1.2. Auditoria Operativa
Una auditoria operacional es una revisión de cualquier parte del proceso y métodos
de operación de una entidad con el propósito de evaluar su eficiencia y eficacia.
Va más allá de las funciones contables y trata de actividades no financieras que
finalmente se manifiestan en los registros contables de la entidad.
La auditoría operacional tiene como propósito revisar y apreciar operaciones y
procedimientos, tiene relación además con la gerencia, de los problemas operativos
que necesitan ser corregidos con el fin de obtener la mayor eficiencia y economía
de las operaciones.
9 ILAFIC, Auditoria Operacional, Administrativa y de rendimiento, Quito-Ecuador, pág. 22
31
2.3.1.3 Auditoria Forense
Es el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se enfocan a la
prevención y detección de delitos como el fraude financiero, lavado de dinero y
activos, la corrupción, entre otros, lo realizan profesionales como contadores
públicos, abogados.
2.3.1.4 Auditoria Administrativa
Es un examen en el cual se analiza, verifica, evalúa el cumplimiento y correcto
funcionamiento de las fases del proceso administrativo, con la finalidad de emitir
recomendaciones para el adecuado funcionamiento de la entidad.
Esta auditoría tiene que ver con la evaluación de la forma en que la administración
cumple sus objetivos, desempeña las funciones gerenciales de planeación,
organización, dirección y control.
2.3.1.5 Auditoria de Sistemas
Es la revisión y evaluación que realiza un profesional a los controles, sistemas,
procedimientos de informática, de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia
y seguridad. Consiste en el análisis de la entrada, procesamiento, almacenamiento y
salida de la información, lo que le ofrece al auditor la oportunidad de llevar a cabo
un trabajo más selectivo sobre las actividades que involucran un gran número de
transacciones para de esta manera poder tomar las decisiones más adecuadas.
2.3.1.6 Auditoria Ambiental.
Consiste en la revisión, estudio y pruebas del impacto ambiental que una empresa
puede producir, es la evaluación que se realiza a los procesos industriales con la
finalidad de comprobar el grado de cumplimiento de la protección ambiental
establecida dentro del marco legal y detectar posibles situaciones de riesgo con la
finalidad de emitir recomendaciones preventivas y correctivas.
32
2.3.1.7 AUDITORIA DE GESTIÓN
2.3.1.7.1 Definición
La auditoría de gestión “es un examen independiente con el fin de proveer una
evaluación e informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades
han descargado sus responsabilidades de administrar de manera fiel, eficiente y
efectiva.”10
“La auditoría de gestión es la evolución de planes, programas, proyectos y
operaciones de la organización a fin de medir e informar sobre el logro de los
objetivos previstos, la utilización de los recursos destinados a cada programa en
forma económica, eficiente y la responsabilidad con que los servidores cumplen con
las normas.” 11
“Es la evaluación multidisciplinaria, independiente, con enfoque de sistemas, del
grado y forma de cumplimiento de los objetivos de la organización, de las relaciones
con su entorno, así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas
para el logro más adecuado de sus fines y mejor aprovechamiento de sus recursos.”
12
“Es el examen sistemático y profesional efectuado por un equipo multidisciplinario,
con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados, así como, la
eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a
sus objetivos y metas: de determinar el grado de economía, efectividad y eficiencia
en el uso de los recursos disponibles, establecer los valores éticos de la
organización, el control y prevención de la afectación ecológica, medir la calidad de
los servicios, obras o bienes ofrecidos y el impacto socio-económico derivado de sus
actividades.” 13
10
MALDONADO E. Milton K, Auditoria de gestión, pág. 18 11
SÁNCHEZ Luis Enrique, Modulo de Auditoría de Gestión, Cali Colombia 2002 12
MALDONADO E. Milton K, Auditoria de Gestión, pág. 18 (Academia Mexicana de auditoría Integral) 13
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, Septiembre 2007, Tercera Edición, pág. 36
33
Con los conceptos antes expuestos puedo concluir que la auditoría de gestión es un
examen objetivo, sistemático, realizado por un profesional enfocado a evaluar el
desempeño de una entidad en sus diferentes áreas, si los recursos de los que
dispone son utilizados de manera correcta, la forma en la que la gerencia cumple
con los objetivos planteados y la manera en cómo se consiguen las metas
propuestas.
Mediante la auditoría de gestión se busca emitir un informe donde se exprese las
conclusiones y recomendaciones para que la empresa llegue a cumplir con los
objetivos y metas que se ha propuesto en base a las seis “E”: Economía, Eficiencia,
Eficacia, Ecología, Equidad y Ética, para facilitar la adecuada toma de decisiones.
Economía: se refiere a la adquisición de los insumos al menor costo, cantidad y
calidad adecuados así como el momento y lugar indicado.
Para medir la disponibilidad financiera que posee la empresa para cubrir sus deudas
se aplicara el siguiente indicador de economía:
CAPITAL DE TRABAJO = ACTIVO CORRIENTE
PASIVO CORRIENTE
Eficiencia: se basa en el manejo correcto de los recursos, ya sean humanos,
materiales, financieros, tecnológicos con el desarrollo de las actividades de la
empresa. Es la relación existente entre los bienes o servicios producidos o
entregados y los recursos utilizados para este fin.
Para medir la eficacia en las operaciones de la empresa se aplicaran los siguientes
indicadores de eficiencia, los mismos que nos permitirán medir el grado de
aceptación de nuestros productos así como también la asistencia del personal a su
lugar de trabajo:
34
ASISTENCIA AL TRABAJO = ASISTENCIA DEL PERSONAL
DÍAS LABORABLES
ACOGIDA DE LOS PRODUCTOS = VENTAS TOTALES
DEVOLUCIONES
Eficacia: es la relación que existe entre los resultados obtenidos y los objetivos
propuestos por la empresa. Permite a demás reforzar las fortalezas y aprovechar las
oportunidades, así como también disminuir las debilidades y amenazas.
Entre otros se aplicaran los índices de rentabilidad global, rendimiento de ventas,
cumplimiento de programa de ventas:
RENDIMIENTO DE VENTAS = UTILIDAD NETA x 100
VENTAS NETAS
RENTABILIDAD GLOBAL = UTILIDAD NETA
ACTIVO TOTAL
CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE VENTAS = VENTAS REALES
VENTAS PROGRAMADAS
35
Ecología: hace referencia a las políticas medioambientales que una empresa debe
cumplir para proteger y conservar el medio ambiente.
En este punto se considerara la medida en que se contribuye con el medio
ambiente, para ello se considerara el buen uso de los recursos o el desperdicio de
los mismos:
BUEN USO DE LOS RECURSOS = TRABAJADORES QUE UTILIZAN BIEN LOS RECURSOS
TOTAL DE EMPLEADOS
Equidad: tiene que ver con la distribución homogénea de los recursos financieros en
relación a la prestación del bien o servicio.
Entre otros se revisará el índice de gastos de capacitación de personal:
GASTOS DE CAPACITACIÓN = GASTOS DE CAPACITACIÓN
N TOTAL DE PERSONAL CAPACITADO x 100
Ética: se refiere a que el trabajador debe actuar en base a su moral y conducta
individual cumpliendo con las obligaciones asignadas.
Con este indicador podremos medir el cumplimiento responsable de cada uno de los
trabajadores de la entidad.
PUNTUALIDAD EN EL TRABAJO = TRABAJADORES ATRASADOS
TOTAL DE TRABAJADORES
36
2.3.1.7.2 Características de la Auditoria de Gestión
Una de las características de la auditoría de gestión es que es sistemática ya que
para el desarrollo de la misma se debe cumplir las fases del proceso como:
1. Conocimiento Preliminar
2. Planificación
3. Ejecución
4. Comunicación de Resultados
5. Seguimiento
Otras de las características es que la auditoría de gestión se puede evaluar
mediante la aplicación de indicadores de gestión.
¿Qué es un indicador de gestión?
Los indicadores de gestión son una “expresión cuantitativa del comportamiento de
las variables de un producto o un proceso en una organización. Se clasifican en
indicadores de gestión financieros, los calculados en base a los estados financieros,
y los indicadores de procesos, que determinan la eficiencia, la eficacia y la
efectividad.”14
“Un indicador es la herramienta fundamental para evaluar el grado y la forma de
cumplimiento de los objetivos de una entidad, así como el grado y forma de
desempeño por parte de sus servidores.” 15
“Un indicador es la unidad que en la Auditoria de Gestión cumple con el objetivo de
establecer parámetros para evaluar los resultados de la gestión de una institución.
Debido a que estos expresan una relación cuantitativa entre dos cantidades de un
mismo proceso o procesos diferentes que permiten obtener un resultado porcentual,
del mismo que pueden derivarse resultados útiles para la toma de decisiones.” 16
Los indicadores son necesarios para poder mejorar, si no se mide lo que se hace, no
se puede controlar, si no se puede controlar no se puede dirigir y si no se puede
dirigir no se puede mejorar.
14
ESTUPINAN G., Rodrigo, Análisis Financiero y de Gestión, Edición 2006, Pág. 279 15
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Guía para la elaboración de Indicadores de gestión, Pág. 1 16
PÉREZ SALAZAR, Pablo, Gestión por Procesos, Junio 2005, Pág. 10
37
Los indicadores de gestión constituyen los signos vitales de cualquier entidad y su
permanente supervisión permitirá garantizar información real, oportuna y precisa de
aspectos como la eficiencia, efectividad, economía, ecología, equidad y ética de las
actividades desarrolladas en la empresa.
Se debe tener en cuenta también que los indicadores de gestión son un medio y no
un fin, ya que el indicador es un apoyo para saber cómo se encuentra la empresa y
su principal objetivo es poder evaluar el desempeño de la misma mediante
parámetros establecidos en relación con las metas y tomar las decisiones debidas
de los resultados obtenidos.
Para medir una actividad es necesario conocer: ¿Que medir?, ¿Dónde medir?,
¿Cuándo hay que medir?, ¿Quién debe medir?, ¿Contra qué medir?, ¿Que se
lograra con los resultados?
Al elaborar un indicador de gestión es importante verificar si existe información
suficiente, confiable y oportuna para así poder comparar entre la situación actual y
las situaciones programadas.
Los indicadores de gestión poseen algunos atributos como los siguientes:
EXACTITUD.- La información debe presentar la situación real de la empresa.
FRECUENCIA.- Se refiere a cuan a menudo se repetirá la realización de los
indicadores, cada cuanto tiempo se va a cotejar la realidad con el indicador.
FORMA.- la información puede presentarse de diferentes maneras como
grafica o numérica, cuantitativa o cualitativa, resumida y detallada.
TEMPORALIDAD.- se refiere a que la información presentada puede ser de
hechos pasados, presente o futuros.
EXTENSIÓN.- Es el alcance a analizar de las diferentes áreas, se debe tener
claro que es lo que se va a medir, la gestión global de toda una entidad, parte
de ella o alguna área en especial.
38
OPORTUNIDAD.- Lo importante que la información que permita obtener el
indicador cumpla con los requisitos de calidad tales como: veracidad,
pertinencia y oportunidad, la misma que debe estar respaldada.
ORIGEN.- Puede originarse dentro o fuera de la empresa, establecer de
donde se obtendrá la información para obtener el indicador como el sistema
de información, datos estadísticos u otros.
RELEVANCIA.- La información es relevante si es necesaria para una
situación particular.
La auditoría de gestión es objetiva ya que es un examen imparcial con una actitud
mental independiente, sin influencias personales ni políticas por parte del auditor,
con el fin de proporcionar una evaluación sobre el desempeño de las actividades
realizadas por la empresa.
Las actividades que se realizan en una organización requieren cuantificarse, es
decir, medirse; esa medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan
dentro de un proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado.
Los indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestión, son de dos
tipos:
a) Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen
periódicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento
básico.
b) Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las
amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite además
evaluar, con un enfoque de planeación estratégica la capacidad de gestión de
la dirección y de más niveles de la organización.
Los indicadores de gestión son universalmente conocidos y utilizados para medir la
eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la
misión institucional.
39
2.3.1.7.4 Alcance de la Auditoria de Gestión
Para determinar el alcance de la auditoría de gestión es importante que el auditor
conozca y evalué el sistema de control interno para de esta manera obtener las
evidencias suficientes y a juicio profesional dar un informe que contenga
conclusiones y recomendaciones.
Debe existir limitación en al alcance del trabajo de auditoría de gestión por lo cual el
auditor debe ponerse de acuerdo con los administradores de la empresa en la fase
de conocimiento preliminar, para definir con absoluta claridad el objeto del examen
para así determinar las pruebas, la selección de la muestra, la metodología a
aplicarse en los programas de auditoría para la obtención de evidencia suficiente y
competente, así como garantizar que el examen cubra las actividades más
importantes de la entidad y poder dar su opinión sobre los hallazgos encontrados a
fin de corregir las deficiencias identificadas y determinar recomendaciones para
promover mejoras en el progreso y bienestar de la entidad
2.3.1.7.6 Objetivos de la Auditoria de Gestión
Determinar si se han llevado a cabo las tareas asignadas por los directivos de
la empresa
Determinar el grado de cumplimiento de los indicadores de gestión.
Comprobar la confiablidad de la información y de controles establecidos.
Recomendar planes de acción e implementación dirigidas a mejorar el control
interno y promover su eficiencia y efectividad en las operaciones.
Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos de manera eficiente,
eficaz y económica por parte del personal que desempeña en la empresa.
Efectuar el seguimiento a las recomendaciones planteadas por el auditor
luego de la realización de la auditoría de gestión.
40
2.3.1.7.7 Importancia
La auditoría de gestión es muy importante porque ayuda a la administración a
reducir costos y aumentar utilidades ya que permite realizar una evaluación del
desempeño del personal que trabaja en la empresa orientada a mejorar la eficiencia,
efectividad y economía en el buen uso de los recursos, llegando a establecer
conclusiones y recomendaciones para la toma de decisiones oportunas, solucionar
problemas futuros que existan en la empresa y de esta manera alcanzar los
objetivos planteados por la entidad.
La auditoría de gestión a las entidades determina el grado de efectividad en el logro
de las metas y objetivos programados, los recursos utilizados para alcanzar dichos
resultados y el nivel de eficiencia; estos elementos constituyen la base para realizar
una auditoría de gestión con un enfoque integral.
La importancia de la auditoría de gestión, se refleja también al pronunciarse sobre
los aspectos de legalidad, economía, eficiencia, efectividad y transparencia en el
empleo de los recursos y bienes públicos, humanos, materiales, financieros,
tecnológicos, ambientales, de tiempo y sobre los resultados de la gestión
institucional.
42
CAPITULO III
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
CONCEPTO
Según K.J.Hatten la dirección estratégica es el proceso mediante el cual una
organización formula objetivos y está dirigido a la consecución de los mismos.
Una estrategia es el medio, la forma para obtener los objetivos de una entidad, es el
arte de combinar el análisis interno y el conocimiento utilizado por los dirigentes para
crear valores de los recursos que controlan.
Por tanto la dirección estratégica se puede definir como el arte de poner en práctica
todos los componentes de una entidad para de esta manera asegurar la
supervivencia de la misma en el tiempo.
La dirección estratégica puede dividirse en tres partes:
1 Definición de la misión o filosofía de la entidad
2 Definición de la visión.
3 Definición de objetivos, ya sean a corto, mediano o largo plazo para lograr la
consecución de la misión.
3.1 MISIÓN
La misión es la razón de ser de la entidad, el motivo por el cual existe, por que define
lo que pretende cumplir en su entorno, lo que pretende hacer y para quien lo va a
hacer, esto es, definir la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar y los
productos o servicios a ofertar.
43
3.1.1 Características de una misión
Las características que debe tener una misión son:
amplia,
concreta,
motivadora y posible.
Con la misión conoceremos el negocio al que se dedica la empresa en la actualidad,
y hacia qué negocios o actividades puede encaminar su futuro, por lo tanto también
debe ir de la mano con la visión y los valores.
Existen algunos tipos de misión como por ejemplo:
1. Misiones muy amplias: este tipo permite dejar unos márgenes de actuación
muy flexibles a la empresa, lo que puede ocasionar confusión, porque los
miembros de la empresa no tienen muy claro la visión de la organización.
2. Misiones muy estrechas: el limitar la capacidad de desarrollo a futuro de la
organización, permite que ésta se centre en una sola dirección, evitando
confusiones.
3.1.2 Importancia de la misión
Es esencial que la misión de la empresa se plantee adecuadamente porque permite:
Definir una identidad corporativa clara y determinada, que ayuda a establecer
la personalidad y el carácter de la organización, de tal manera que todos los
miembros de la empresa la identifiquen y respeten en cada una de sus
acciones.
Aporta estabilidad y coherencia en las operaciones realizadas, el llevar una
misma línea de actuación provocará credibilidad y fidelidad de los clientes
hacia la empresa.
La misión también nos indica el ámbito en el que la empresa desarrolla su
actuación, permitiendo tanto a clientes internos como externos conocer el
área que abarca la empresa.
44
La misión de una entidad es la respuesta a la pregunta:
¿Para que existe la organización? Bajo este parámetro a continuación se
presenta la misión de la empresa Dac Trading S.A.
Distribuir y comercializar sistemas de identificación de personal, equipos de
control de asistencia y control de acceso, dentro del mercado nacional.
3.2 VISIÓN
La visión se define como el camino que nos muestra la situación futura que desea
tener la entidad, hacia donde se dirige a lo largo del tiempo o que es aquello en lo
que pretende convertirse, se refiere a lo que quiere crear, la imagen futura de la
organización.
3.2.1 Importancia de la visión
La visión es una fuente de inspiración para el negocio, representa la esencia que
guía la iniciativa, de él se extraen fuerzas en los momentos difíciles y ayuda a
trabajar por un motivo y en la misma dirección a todos los que se comprometen en el
negocio, el correcto planteamiento de la visión es esencial para conseguir lo que la
empresa quiere.
La visión de una empresa responde a la siguiente pregunta:
¿Qué queremos que sea la organización en los próximos años?, en base a lo
mencionado se presenta la visión de la empresa Dac Trading S.A.:
En un lapso de 5 años ser reconocidos a nivel nacional como una empresa líder en
la introducción de nuevas tecnologías y alcanzar la primera posición dentro del
mercado en todas nuestras líneas de productos.
45
3.3 OBJETIVOS
Los objetivos son la partición de la misión, existen objetivos internos o institucionales
y externos o sociales, pudiendo ser cada uno de ellos a corto, mediano y largo plazo.
Los objetivos deben servir a la entidad, por tanto, deben cumplir con las siguientes
características:
Claridad.- debe estar claramente definido, de tal manera que evite la duda
en todos quienes deben cumplirlos.
Flexibilidad.- con la finalidad de ser, modificados si las circunstancias lo
requieren.
Medibles y Mesurables.- en un lapso de tiempo para poder determinar con
precisión y objetividad su cumplimiento.
Realistas.- deben ser factibles de lograrse.
Coherentes.- deben definirse tomando en cuenta que deben servir a la
entidad, no deben contradecirse.
Motivadores.- los objetivos deben ser definidos de una manera que se
constituyan en un elemento motivador, en un reto para las personas
responsables de su cumplimiento.
3.4 OBJETIVOS GENERALES
Los objetivos generales de la compañía Dac Trading S.A. son:
Incrementar sus ventas en un 20 % en un periodo de dos años.
Ampliar el mercado a nivel nacional dentro de los próximos 5 años.
Crear un adecuado sistema de comunicación entre todos los
departamentos de la entidad.
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3.5 POLÍTICAS EN GENERAL
Dentro de las políticas podemos enumerar las siguientes:
Obtener mayor rentabilidad a través de una excelente oferta de nuestros
productos, para mejorar la demanda.
Invertir en estudios de mercado antes de extendernos a nivel nacional.
Liderar el mercado de una manera eficiente para de esta manera
satisfacer las necesidades de los clientes.
3.6 ESTRATEGIAS
Dentro de las estrategias tenemos:
Lanzar una nueva marca de producto, sin que esto signifique sacar del
mercado las actuales.
Incluir nuevos atributos al producto; como por ejemplo; un nuevo diseño,
nuevos empaques, colores.
Incluir nuevos servicios al cliente, como mayor asesoría en el momento de
la compra, facilidades de pago, garantías más extendidas.
3.7 OBJETIVOS DE LAS ÁREAS
Cada una de las áreas que componen la entidad debe orientar sus actividades hacia
el cumplimiento de los objetivos, los mismos que detallo a continuación:
3.7.1 Área de compras locales
Verificar el cumplimiento, capacidad y disponibilidad adquisitiva por parte
de nuestros proveedores.
Asegurar la recepción de materiales adecuados y en la cantidad requerida.
Adquirir a precio justo, en la cantidad necesaria y de manera puntual la
mercadería.
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Cuidar que solo se mantenga el inventario pertinente para cubrir las
necesidades de nuestros clientes.
Investigar sobre cambios tecnológicos que puedan ocasionar el uso de
nuevos equipos y materiales de mejor calidad para cubrir los
requerimientos de los clientes.
3.7.2 Área de Recursos Humanos
Implementar programas de capacitación y actualización para el personal,
estableciendo los recursos materiales, humanos, financieros así como el
tiempo necesario para su desarrollo.
Realizar una correcta aplicación de las disposiciones referentes al proceso
de contratación de personal.
Remitir al departamento financiero de manera oportuna la información
referente a los conceptos de ingresos y deducciones.
Incentivar el aprendizaje constante creando condiciones de crecimiento
personal, profesional y social.
Fortalecer el trabajo en equipo.
3.7.3 Área de Ventas
Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes.
Vender los productos en el orden de prioridades previamente establecidos.
Visitar a los clientes de acuerdo a la agenda establecida.
Informar a los clientes sobre cambios en el producto, nuevos usos, demora en
la entrega y cualquier cambio significativo.
Asesar técnicamente a los clientes.
Actuar como vínculo entre la entidad y los clientes para gestionar nuevas
propuestas de negocios.
Participar en exposiciones para promocionar nuevos productos.
Preparar un informe semanal respecto a quejas y reclamos de los clientes.
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3.7.4 Área Contable-Financiera
Dirigir, coordinar, gestionar y supervisar las actividades del proceso
administrativo financiero en forma integrada.
Elaborar el presupuesto para cada ejercicio económico.
Llevar los registros y realizar las operaciones contables derivadas de la
ejecución del presupuesto institucional.
Mantener actualizados los registros contables, así como la documentación
de respaldo, para la consolidación de los estados financieros.
Aplicar procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo
transparente de los recursos.
Dirigir todo lo relacionado con la elaboración de normas, procedimientos,
manuales y de más instrumentos de uso financiero y administrativo.
Administrar el recurso humano de acuerdo a lo establecido por el Consejo
Directivo.
Tramitar los pagos al personal, así como cualquier otra obligación
financiera de la institución.
3.8 POLÍTICAS
Las políticas son enunciados que orientan y encausan el pensamiento en la toma de
decisiones.
Dac Trading cuenta con las siguientes políticas:
Cumplir con los requerimientos de calidad en los productos y servicios.
Establecer medios adecuados que faciliten las operaciones crediticias y
garanticen el cumplimiento de las mismas.
Cuidar el entorno de trabajo así como los materiales que le han sido
entregados a cada uno de los trabajadores.
Impulsar el desarrollo de la capacidad personal y profesional de los
recursos humanos mediante programas de formación.
Velar por la mejora de los indicadores de crecimiento, productividad,
rentabilidad, responsabilidad social para conservar el prestigio de la
entidad.
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3.9 ESTRATEGIAS
Dentro de las estrategias aplicadas por la entidad tenemos:
Buscar nuevas innovaciones del producto en cuanto a diseños y nuevas
características.
Establecer precios que permitan atraer nuevos clientes, fidelizar a los
existentes y mantener un nivel de ventaja frente a la competencia.
Consolidar la exclusividad de nuestros productos.
Implementar nuevos servicios al cliente que le brinden una mayor
satisfacción, mediante la atención personalizada de quejas y reclamos,
nuevas garantías para los equipos, facilidades de pago y descuentos,
adecuada asesoría el momento de realizar la compra.
Facilitar el acceso a catálogos virtuales que logren atraer la atención de
los consumidores, ofreciendo una descripción amplia de nuestros
productos.
Crear descuentos especiales por cantidades adquiridas y por otras
maneras de dar a conocer nuestros productos.
3.10 PRINCIPIOS Y VALORES
3.10.1 PRINCIPIOS
Los principios de Dac Trading S.A. son los siguientes:
Respeto: a cada miembro que labora en la entidad independientemente de
sus costumbres, religión y manera de pensar, así como también a todos
nuestros clientes.
Equidad: la decisión de la entidad de dar a cada quien lo que merece
teniendo en cuenta sus condiciones y su compromiso con las labores
encomendadas, un trato justo y preferente a todos nuestros clientes.
Confianza: basada en el desenvolvimiento de las relaciones individuales y
grupales, creando un sentido de seguridad y estabilidad, incluye el
compromiso de calidad, eficiencia y puntualidad con nuestros clientes.
Calidad: garantizar a los clientes una atención oportuna, continua y objetiva
mediante la implementación de estrictos controles a los productos y servicios.
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3.10.2 VALORES
Los valores de la empresa son los pilares más importantes de cualquier
organización. Con ellos se define a sí misma, porque los valores de una
organización son los valores de sus miembros, y especialmente los de sus
dirigentes.
Están orientados hacia las personas que laboran en la entidad, establecidos por el
propio personal y fortalecido a través del tiempo.
Los valores de Dac Trading S.A. son los siguientes:
Honestidad: orientada a cumplir con rectitud las tareas específicas a cada
uno encomendadas.
Profesionalismo: desempeño eficiente de las actividades que realiza cada
miembro de la entidad.
Responsabilidad: capacidad para reconocer y afrontar las consecuencias
derivadas de sus acciones, así como el cumplimiento de las actividades y
plazos establecidos.
Integridad: constituye la base del comportamiento y la garantía de construir
relaciones fundamentadas en el respeto, la honradez e imparcialidad hacia
clientes, proveedores y todos quienes forman parte de la entidad.
Actitud de Servicio: brindar a los clientes atención cordial y oportuna, con el
afán de satisfacer sus necesidades y requerimientos en cuanto a información
o asesoramiento técnico.
52
CAPITULO IV
AUDITORIA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DAC
TRADING S.A.
4.1 FASE I PLANIFICACIÓN
La planificación se constituye en la primera fase del proceso de la Auditoria de
Gestión; de la calidad de la misma dependerá la consecución de los objetivos
propuestos y la correcta aplicación de recursos en el desarrollo de la misma, por lo
que debe ser realizada cuidadosamente, considerando las mejores alternativas y
métodos apropiados para su ejecución.
La fase de planificación en la auditoría de gestión, comprende desde el conocimiento
preliminar hasta la formulación del programa de auditoría.
Si el análisis está dirigido a un área específica, las pruebas de auditoría se
concentrarán en la misma, evitando generalidades que propicien pérdida de tiempo y
de recursos
4.1.1 Planificación Preliminar
En esta fase se configura la forma en la que se realizara el trabajo y se profundizara
el conocimiento del área en base a la información obtenida en la Entidad.
Para tal propósito se revisara la información permanente, se realizará la visita previa
a la entidad para establecer el estado de las actividades y determinar la oportunidad
de realizar la acción de control lo que permitirá la designación del equipo de trabajo.
La asignación del equipo de trabajo se realizara en base a las necesidades descritas
en el informe de conocimiento preliminar, atendiendo a la naturaleza de la entidad,
considerando su visión, misión y objetivos.
53
Esta asignación del equipo de trabajo a más de auditores puede incluir a otros
profesionales como administradores, analistas de sistemas entre otras disciplinas
afines.
Con el fin de obtener un conocimiento preliminar de la entidad se identificaran
algunos aspectos como:
Naturaleza jurídica, objetivos, finalidad establecidos en la base legal de la
constitución.
La misión, visión y objetivos, determinados en la planificación de la
entidad.
La composición del recurso humana, infraestructura, sistemas de
información, administrativa, financiera, operativa y tecnológica.
4.1.2 Planificación Específica
En la planificación específica se establece el alcance del examen de auditoría, así
como los procedimientos a aplicarse por cada componente, la forma en la que se
desarrollara el trabajo y los responsables.
Es el proceso de recopilación de la información y verificación de los hechos lo cual
servirá como base para conocer las características de la entidad y para la ejecución
del examen.
La verificación de los hechos mediante la información recopilada puede revelar la
existencia de áreas críticas, lo que se dejara como constancia en los papeles de
trabajo.
54
4.2 FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO
Esta fase inicia con la realización de programas específicos que serán aplicados a
cada uno de los componentes del área q se examina, es aquí donde se desarrolla la
auditoria al identificar los hallazgos, es en esta etapa donde se obtiene evidencia
suficiente y competente en base a los procedimientos que respaldaran el informe de
auditoría, así como las conclusiones y recomendaciones que se emitan.
Obtención de Evidencia
La evidencia puede ser física, documental, testimonial y debe ser evaluada para el
desarrollo de los hallazgos, para ello deben cumplir la evidencia debe ser suficiente;
es decir; recopilar hechos reales, adecuados y convincentes, debe ser confiables,
esto es que deben reflejar la situación real de la entidad o área examinada, debe ser
relevante; es decir; la relación entre la evidencia y su utilización, la información que
se utilice para demostrar un hecho, será relevante si guarda una relación lógica con
ese hecho.
4.2.1 Programación
Los programas para la auditoría de gestión describen específicamente como se
deben llevar a cabo las actividades durante la ejecución del examen, contienen una
relación ordenada de forma secuencial y lógica de los diferentes procedimientos a
desarrollarse en relación a los objetivos propuestos, en cada uno de los procesos o
actividades a examinarse.
Los programas para una auditoria constituyen los pasos que deben seguirse para su
análisis, en términos de eficacia, eficiencia, economía, legalidad e impacto; por lo
tanto, se formularán con cierta flexibilidad que permita modificaciones cuando se
necesite profundizar en los hallazgos encontrados y generar recomendaciones
aplicables, oportunas y pertinentes que ayuden a la entidad auditada a corregir las
deficiencias.
55
4.2.2 Control Interno Administrativo
La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable.
La evaluación al sistema de control interno en auditoría de gestión está dirigida a los
sistemas y procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en
forma eficiente, efectiva y económica, tomando en consideración los componentes
del control interno: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control,
información, comunicación y seguimiento.
El control interno es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el
resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar seguridad
razonable en la consecución de los objetivos de la entidad.
La evaluación del control interno debe realizarse de tal manera que proporcione al
auditor una base para determinar el nivel de confianza en relación a las actividades
de control establecidas, lo cual permitirá determinar la naturaleza, alcance y
oportunidad para la aplicación de pruebas y procedimientos de auditoría.
Para evaluar el control interno existen métodos como: el método descriptivo o
narrativo, flujogramas y cuestionarios.
El método Narrativo consiste en describir de forma escrita los procedimientos que se
han observado, sus características y aspectos más importantes, por lo general estas
descripciones se refieren a funciones, procedimientos, registros, archivo y procesos;
ser realizan a través de entrevistas a los responsables de las actividades, por
observación directa o mediante el análisis de documentos.
El método de Cuestionario consiste en realizar una serie de preguntas a los
encargados de la realización de las actividades correspondientes de las áreas
identificadas, se aplica mediante el empleo de cuestionarios previamente
elaborados, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de
las operaciones y quien tiene a su cargo las funciones.
56
La evaluación del control interno como medio de identificación de riesgos y áreas
críticas, garantiza la independencia de la acción de auditoría.
Son consideradas como áreas críticas aquellas que presenten deficiencias de control
por la inexistencia de los mismos o por que los existentes no funcionan o son
innecesarios, seleccionando siempre las de mayor trascendencia o importancia
relativa. También se debe tomar en cuenta la naturaleza de las operaciones, la
complejidad y los riesgos que involucra: resultados de auditorías anteriores y el
criterio del auditor sobre la gestión de la entidad.
Informe COSO, Comité de la Organización de Patrocinio de la Comisión de
Marcas.
En el año de 1992, como respuesta a la incertidumbre conceptual y de la aplicación
del control interno, se publica el Informe “COSO” definiendo un nuevo marco
conceptual del control interno, capaz de integrar los diferentes conceptos logrando
así que se cuente con un marco conceptual común.
En este sentido amplio el control interno según el método COSO se puede definir
como: un proceso ejecutado por la administración u otro personal de la entidad
diseñado para proporcionar seguridad razonable en cuanto a la consecución de los
objetivos en cuanto a efectividad y eficiencia de las operaciones así como al
cumplimiento de las leyes aplicables y la confiabilidad de la información financiera.
El control interno que plantea el informe COSO consta de cinco componentes
interrelacionados entre sí e integrados al proceso de gestión:
1. Ambiente de Control:
Este primer componente refleja la ética de una entidad respecto al comportamiento
de sus miembros, la responsabilidad con la que realizan sus actividades y la
importancia que le proporcionan al control interno.
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Los principales factores del ambiente de control son:
La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y manuales de
procedimientos.
La filosofía y estilo de la dirección
La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso
de cada uno de los integrantes de la entidad.
La manera de asignar responsabilidades.
2. Evaluación de Riesgos:
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan
las actividades de las entidades, a través de la investigación y análisis de los riesgos
relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la
vulnerabilidad del sistema.
Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes
de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la
organización como de la actividad.
Antes de realizar la evaluación de riesgos es necesario establecer objetivos, aunque
si bien ellos no son un componente de control interno, constituyen un requisito previo
para el funcionamiento del mismo.
Los objetivos por lo general se relacionan con las operaciones, información
financiera y con su cumplimiento.
58
Al establecer objetivos, una entidad puede identificar factores críticos de éxito y
determinar los criterios para medir el rendimiento, por lo tanto los objetivos de control
deben ser adecuados, completos, razonables y deben integrarse a los globales de la
institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
Una estimación de su importancia
Una evaluación de la probabilidad
Una definición del modo en que habrán de manejarse.
3. Actividades de Control:
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en
cada una de las etapas de la gestión, partiendo del conocimiento de los riesgos, se
establecen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.
Existen diversos tipos de control los cuales pueden ser preventivos o correctivos,
manuales o automatizados, gerenciales o directivos
4. Información y
5. Comunicación:
La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo
adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades, una
comunicación efectiva debe producirse en un sentido amplio, fluyendo hasta abajo, a
través y hacia arriba de la entidad
Es imprescindible que todos los miembros de la organización cuenten con
información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en
coordinación con los demás, orientadas hacia el logro de los objetivos.
59
Marco Integrado- CORRE Control de los Recursos y los Riesgos Ecuador.
Con pequeñas modificaciones al concepto general del informe COSO al control
interno se lo define como : un proceso efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de:
La honestidad y responsabilidad
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Fiabilidad de la información
Cumplimiento de leyes y normas.
Componentes de CORRE
1. Ambiente Interno de Control:
El entorno de control marca las pautas de comportamiento de una organización y
tiene una influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al
control. La base del CORRE son los valores, la conducta la ética, la integridad.
Algunos de los factores que integran el ambiente interno de control son:
a) Integridad y valores éticos.
b) Filosofía y estilo de la alta dirección
c) Estructura organizativa
d) Autoridad asignada y responsabilidad
e) Gestión de capital humano
2. Establecimiento de Objetivos
Los objetivos deben establecerse antes que la dirección pueda identificar
potenciales eventos que afecten a su consecución, se debe tomar en consideración
que la dirección debe establecer un proceso para fijar objetivos y que los objetivos
seleccionados estén en línea con la misión y visión de la entidad, además de ser
consecuente con el riesgo aceptado.
60
Es a partir de los objetivos que se facilita la gestión de los riesgos empresariales
mediante la identificación de los eventos externos e internos, los factores que
integran este componente son:
1. Objetivos estratégicos
2. Objetivos específicos
3. Relación entre objetivos y componentes
4. Consecución de objetivos
5. Riesgo aceptado y niveles de tolerancia
3. Identificación de Eventos
Se entiende por riesgo a la probabilidad de que un evento ocurra y afecte
severamente el cumplimiento de los objetivos. Los riesgos también se pueden
clasificar de una manera general en cuatro grandes tipos:
a. Riesgo de mercado
b. Riesgo de crédito
c. Riesgo operacional
d. Riesgo de reputación
Los siguientes elementos integran este componente:
1. Factores internos y externos
2. Identificación de eventos
3. Categoría de eventos
4. Evaluación del Riesgo
La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los
eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos, la dirección evalúa
estos acontecimientos desde una doble perspectiva, probabilidad e impacto y
normalmente usa una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos.
61
Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,
individualmente o por categoría, en toda entidad, los riesgos se evalúan con doble
enfoque, riego inherente y riesgo residual.
Riesgo Inherente.- es aquel que se enfrenta a una entidad en ausencia de acciones
de la dirección para modificar su probabilidad o impacto; es decir; siempre existirán
haya o no controles, debido a la naturaleza de las operaciones.
Riesgo Residual.- es aquel que permanece después de que la dirección desarrolle
sus respuesta a los riesgos.
Los siguientes factores se incluyen en este componente:
1. Estimación de probabilidad o impacto
2. Evaluación de riesgos
3. Riesgos originados por los cambios
5. Respuesta al Riesgo
Para decidir una respuesta a los riesgos, la dirección debe evaluar su efecto sobre la
probabilidad e impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, seleccionando
aquella que situé el riesgo residual dentro de la tolerancia del riesgo establecido.
En el tratamiento de la información de riesgo global o cartera de riesgo, la dirección
determina si el riesgo residual concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.
6. Actividades de Control
Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la
dirección y otros miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como
respuesta a los riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos.
Las actividades de control no pueden generalizarse y deberán ser la respuesta a la
medida de la necesidad de los objetivos y los riesgos de cada organización.
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Este componente tiene los siguientes factores:
1. Integridad de las decisiones sobre riesgos.
2. Principales actividades de control
3. Controles sobre los sistemas de información
7. Información y Comunicación
El componente dinámico del CORRE es la información y comunicación, que por su
ubicación en la pirámide comunica el ambiente de control interno.
Es importante el establecimiento de una comunicación eficaz en un sentido amplio,
que facilite una circulación de la información en varias direcciones, es decir
ascendente, transversal, horizontal y descendente. La dirección superior debe
transmitir un mensaje claro a todo el personal sobre la importancia de las
responsabilidades de cada uno en materia de compartir la información con fines de
gestión y control.
8. Supervisión y Monitoreo
Se vuelve necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno,
evaluando la calidad de su rendimiento, dicho seguimiento tomara la forma de
actividades de supervisión continua, de evaluaciones periódicas o una combinación
de las anteriores.
El CORRE diseñado y aplicado en la ejecución de la operaciones de una entidad
evoluciona con el paso del tiempo y de igual manera los cambios en los métodos
para ejecutar las operaciones.
Este componente permite evaluar si continua funcionando de manera adecuada o es
necesario realizar cambios.
63
Los factores que integran este componente son:
1. Supervisión permanente
2. Supervisión interna
3. Evaluación externa.
MICIL – Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano
En primera instancia fue creado por requerimientos de auditores externos como base
para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y
registradas, a partir de su evaluación con el desarrollo de las funciones de control y
auditoria profesional las organizaciones han llegado a crear y constituir las
direcciones ejecutivas de auditoría interna (DEAI), cuya principal actividad está
dirigida a la evaluación del control interno orientado hacia la evaluación de los
riesgos respecto al eficiente uso de los recursos, el eficaz logro de los objetivos para
los cuales se creó la entidad.
Componentes y Factores Básicos del MICIL
Como base para el desarrollo y definición del marco Integrado de Control Interno
Latinoamericano, se utiliza la estructura del sistema COSO la cual consiste en
identificar sus componentes principales, los mismos que se encuentran
interrelacionados con el proceso de las operaciones de las empresas u organismos.
Existe la posibilidad de realizar adecuaciones a la realidad y requerimientos de las
organizaciones, las que serán introducidas al desarrollar los factores que integran los
cinco componentes del control interno.
Los niveles administrativos de las entidades tienen la responsabilidad de realizar un
análisis del diseño del control interno que está funcionando y sus componentes
básicos y disponer de una base que justifique la necesidad de incorporar mejoras y
realizar un análisis completo.
64
Lo más importante es iniciar el proceso de diseño, aplicación y evaluación externa
para obtener el resultado que permitirá en un futuro validar las mejoras introducidas
para el mejoramiento de la entidad, para cada componente del control interno y las
actividades importantes consideradas en el proceso.
Componentes del MICIL
“El Marco Integrado de Control Interno incluye los cinco componentes del control
interno que constituyen la base para considerar la pirámide con similares contenidos
en los cuatro costados, en una demostración de la solidez del control interno para el
funcionamiento participativo, organizado, sistematizado, disciplinado y sensibilizado
del recurso humano para el logro de los objetivos de la entidad. Los componentes
del control interno son los requisitos básicos para el diseño y funcionamiento del
MICIL de un entidad o actividad importante.”
Estos componentes son:
1. Ambiente de Control
2. Evaluación de Riesgos
3. Actividades de Control
4. Información y Comunicación
5. Supervisión y Monitoreo
1. Ambiente de Control.- abarca las características de la entidad y establece la
base para considerar y atender los riesgos, incluso la filosofía de control y los límites
de los riesgos, la integridad y los valores éticos en que funcionan.
2. Evaluación de Riesgo.- analiza los riesgos, su probabilidad e impacto para
determinar de qué manera son manejados.
3. Actividades de Control.- se establecen e implementan normas y procedimientos
para garantizar que se apliquen eficazmente las respuestas a los riesgos.
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4. Información y Comunicación.- la información relevante se identifica, captura y
comunica la información en la forma y momento que permita a la personas cumplir
sus responsabilidades. Una comunicación efectiva debe producirse en un sentido
amplio, fluyendo hacia abajo, a través y hacia arriba de la entidad.
5. Supervisión y Monitoreo.- la totalidad de la administración de riesgos
corporativos debe ser monitoreada y de ser el caso deben efectuarse las
modificaciones necesarias, este monitoreo se lleva a cabo mediante actividades
permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la
vez.
4.2.3 Medición de Riesgos de Auditoria
“El riesgo de Auditoria puede definirse como la posibilidad de emitir un informe de
auditoría incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas
que modificarían el sentido de la opinión vertida en el informe”
La realización de una auditoría de gestión siempre estará expuesta a presentar
errores y omisiones que según su importancia podrían llegar a afectar los resultados
presentados en el informe de auditoría, es por esto que en la planificación debe
considerarse maneras razonables para poder identificar errores de importancia
relativa, los mismos que pueden ser de tres clases:
Riesgo Inherente
Riesgo de Control
Riesgo de detección
Riesgo Inherente.- es el riesgo que se encuentra presente durante todo el
desarrollo de la auditoria, se refiere a la posibilidad de que ocurran errores
significativos derivados de las características de la entidad.
“El riesgo de auditoría está totalmente fuera de control del auditor, difícilmente se
pueden tomar acciones que tiendan a eliminarlo porque es propio de la operación
del ente.”
66
El riesgo inherente afecta directamente la cantidad de evidencia necesaria para
obtener satisfacción de auditoría que permita validar una afirmación de integridad,
veracidad y exposición.
Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente, mayor será la cantidad de evidencia
de auditoría necesaria.
Riesgo de Control.- está asociado con la posibilidad de que los procedimientos de
control interno, no puedan prevenir o detectar los errores o irregularidades
significativos de manera oportuna. El auditor es quien determina el riesgo de control
para precisar el grado en que los controles internos permiten evitar o detectar
errores importantes, para determinar el riesgo de control el auditor debe evaluar el
diseño de los controles y la efectividad con que estos operan.
En términos generales se puede decir que si los controles vigentes son fuertes, el
riesgo de que existan errores o irregularidades no detectados por los sistemas de
control es mínimo, y en cambio, si los controles son débiles, el riesgo de control será
alto, pues los sistemas no estarán capacitados para detectar los errores o
irregularidades que pudieren suceder y la información procesada tampoco será
confiable.
Riesgo de Detección.- es el riesgo de que el auditor no detectara una declaración
incorrecta importante que pudiera existir, es decir, que los errores en el sistema de
control interno no detectados por la administración tampoco sean reconocidos por el
auditor.
El riesgo de control es totalmente controlable por la labor del auditor y depende
exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de
auditoría. Para la determinación del riesgo de auditoría es necesario aplicar una
ecuación como la siguiente:
67
Dónde:
RA: Riesgo de Auditoria
RI : Riesgo Inherente
RC: Riesgo de Control
RD: Riesgo de Detección
4.2.4 Aplicación de técnicas y Procedimientos
Las técnicas de auditoría son los procedimientos de investigación y demostración
que le permitan obtener la evidencia suficiente y competente para sustentar el
informe y la elaboración de los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Las
técnicas a aplicarse deben definirse en la planificación de la auditoria, cuando y de
qué manera serán aplicadas. Para la aplicación y combinación de técnicas y
procedimientos es indispensable el criterio del profesional auditor, entre las técnicas
más utilizadas se encuentran:
Observación.- se refiere a la verificación visual de una actividad o proceso
para determinar aspectos relevantes.
Comparación.- es una técnica ocular que permite determinar las similitudes o
diferencias en dos o más hechos u operaciones, se compara las operaciones
de la entidad auditada, los resultados de la auditoria, criterios técnicos y
prácticas establecidas.
Indagación.- es la obtención de información verbal mediante averiguaciones
o conversaciones directas con funcionarios de la entidad o terceros sobre las
operaciones, en especial aspectos no documentados.
Rastreo.- técnica ocular que permite el seguimiento y control de una
operación, dentro de un proceso o de un proceso a otro con el fin de conocer
y evaluar su ejecución.
RA = RI* RC * RD
68
Encuesta.- es otra técnica verbal en la que se utilizan encuestas realizadas a
los funcionarios de la entidad auditada o a terceros mediante el uso de
cuestionarios, cuyos resultados deben ser posteriormente tabulados.
Entrevista.- consiste en aplicar entrevistas a funcionarios de la entidad para
obtener información que posteriormente será confirmada y documentada.
Confirmación.- es una comunicación por escrito de parte de los funcionarios
que ejecutan las operaciones o fuentes ajenas a la entidad auditada para
comprobar la autenticidad de los registros, documentos, cifras u operaciones.
Análisis.- es una técnica de verificación escrita que consiste en la separación
y evaluación crítica y objetiva de los elementos que conforman una operación,
actividad, transacción o proceso y así establecer su concordancia con criterios
normativos y técnicos.
Comprobación.- permite verificar la existencia, legalidad y autenticidad de las
operaciones realizadas por una entidad, a través del examen de la
documentación de respaldo.
Tabulación.- consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en el área
auditada, que permitan llegar a conclusiones.
Inspección.- incluye el examen físico y ocular de activos, documentos,
valores y otros, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad.
Revisión Selectiva.- es una técnica documental que consiste en una revisión
o examen de una parte del universo de datos u operaciones, con el fin de
separar y analizar aspectos que no son normales y que requieren atención y
evaluación especial durante la auditoria.
4.2.5 Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo de auditoría constituyen el soporte del trabajo llevado a cabo
por el auditor, contienen los comentarios, conclusiones y recomendaciones incluidos
en su informe; así como las evidencias del cumplimiento del debido proceso de
auditoría.
Los papeles de trabajo, vinculan la labor realizada por el auditor durante las etapas
de planeamiento y ejecución de la auditoría con el producto final de la misma, el
informe de auditoría.
69
Los papeles de trabajo se acumularan como evidencia y respaldo del informe, en el
caso de que el auditor reciba pruebas verbales o de otra naturaleza, por ello es
preferible que se obtenga confirmaciones escritas para que tenga mayor validez.
Constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los
procedimientos por el seguidos de las comprobaciones parciales que realizo y de las
conclusiones a las que llego, puede incluir programas de trabajo, documentos de la
entidad, cartas de confirmación, comentarios preparados por el auditor.
Dentro de los objetivos de los papeles de trabajo se encuentran:
Defender el contenido del informe preparado por el auditor
Cumplir con las normas de auditoria
Acumular evidencias tanto de los procedimientos de auditoría aplicados, como
de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse su opinión
del manejo de la entidad.
El propósito de los papeles de trabajo es que sirve de fuente para probar y explicar
en detalle los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en el
informe de auditoría. Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con
la indicación de su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo
de su tarea; son el vínculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecución y del
informe de auditoría, por tanto contendrán la evidencia necesaria para fundamentar
los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el
informe.
4.2.6 Hallazgos de Auditoria
Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza
entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área,
actividad u operación, generalmente se refiere a debilidades en los controles
internos detectados por el auditor, abarca hechos y otro información obtenida por el
mismo que merecen ser comunicados, es decir, reúne toda la información que a
juicio del auditor permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden
en la gestión de recursos en la entidad que merecen ser comunicados en el informe
a los funcionarios responsables y otras personas interesadas.
70
Los hallazgos deben poseer algunos requisitos validos como:
Importancia relativa
Que sea basado en hechos reales y evidencias precisas
Que sea objetivo, es decir, que lo podamos establecer claramente.
Que sea convincente
Los elementos de los hallazgos de auditoría son:
1. Condición: comprende lo que sucede o se da en realidad dentro de la
entidad, refleja la situación actual encontrada por el auditor al examinar un
área o actividad, la cual tiene que ser descrita con toda claridad y objetividad
a fin de observar qué criterios se cumplen, cuales no se cumplen y cuales
están siendo cumplidos parcialmente.
2. Criterio: es un parámetro de comparación de la situación ideal, el estándar, el
cumplimiento de normas o principios administrativos, con lo que el auditor
mide la condición; es también; la meta que la entidad está tratando de
alcanzar o representa la unidad de medida que permite evaluar la condición
actual.
3. Causa: se refiere a los motivos o razones fundamentales por los cuales se dio
la desviación o se produjo el incumplimiento de un criterio o norma, es decir,
todo lo que origino el problema existente con el fin de poder adoptar las
acciones correctivas necesarias para superar dicha situación y evitar que la
misma se vuelva a repetir.
4. Efecto: es el resultado negativo, real o potencial que se desprende de la
condición encontrada, el efecto puede representar principalmente una perdida
en términos monetarios o una disminución de la eficiencia o eficacia de las
operaciones realizadas, su importancia radica en que de este se derivan las
recomendaciones o acciones correctivas sugerida por el auditor.
71
4.3 FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
En esta fase se preparara el informe final del trabajo realizado durante la auditoria,
que presentara además de las deficiencias encontradas, el peso del incumplimiento
de los criterios establecidos y su efecto, así como también, las causas y condiciones
en el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión de la entidad
auditada y el adecuado uso de los recursos que esta posee.
En esta fase se debe mantener informada a la administración de la entidad
permanentemente sobre las observaciones encontradas durante la ejecución del
examen con la finalidad de obtener los justificativos y comentarios pertinentes antes
de la elaboración del informe final.
4.4 FASE IV SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN CONTINUA
Esta fase se lleva a cabo luego de realizada la auditoria con el fin de comprobar
hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los cometarios y
recomendaciones presentadas en el informe, considerando cualquier circunstancia,
como por ejemplo si la administración de la entidad permanece bajo el mismo
personal.
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben sujetarse
a un estricto seguimiento ya que no solo se orienta a corregir las fallas detectadas,
sino a aportar elementos de crecimiento para la entidad, lo cual hace posible
verificar que las acciones se lleven a cabo en los términos y fechas establecidos con
cada responsable del área, función, proceso, programa o recurso revisado, facilitar la
toma de decisiones y constatar las acciones que se llevaron a cabo para
implementar las recomendaciones y hacer un nuevo informe sobre el grado y forma
como se atendieron
73
CAPITULO V
APLICACIÓN PRÁCTICA
5.1 FASE I PLANIFICACIÓN
5.1.1 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
5.1.1.1 CARTA DE OFERTA
PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORIA
Quito, Agosto 28 del 2010
Sra. Doctora Cristina Moreno GERENTE GENERAL DAC TRADING S.A. Presente.
De mi consideración:
Nos es grato presentarle a usted nuestros servicios como auditores independientes,
por lo cual pongo a consideración la siguiente propuesta profesional para realizar la
AUDITORIA DE GESTIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE RECURSOS
HUMANOS, de la compañía DAC TRADING S.A. por el año 2010.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
74
A. ANTECEDENTES
GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA.; fue constituida legalmente en el año 2001,
inscrita en el Registro Mercantil con el número 033127, con personería jurídica,
autonomía administrativa y financiera, patrimonio propio; la misma que está bajo el
control de la Superintendencia de Compañías. Es una empresa en donde, prima las
buenas normas de educación, ética profesional, responsabilidad, moral y sobre todo
honestidad. La misma que brinda Servicios Profesionales de Auditoría Externa,
Asesoría, Consultoría y Capacitación a las Empresas calificadas por la
Superintendencia de Compañías.
GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA. se crea con la finalidad de Asesorar a las
instituciones tanto del sector público como privado, convirtiendo las desventajas en
ventajas, el desconocimiento en conocimiento para conectar el afán de superación
de las corporaciones con la arrolladora corriente de perfeccionamiento empresarial,
que permita el desarrollo institucional y de sus asociados en términos ajustados a la
excelencia y calidad total.
Se tiene como propósito principal trabajar conjuntamente con la administración,
asumiendo una razonable responsabilidad condiciendo en la investigación junto con
las personas afines al área de Recursos Humanos; logrando de esta manera
transmitir ideas generales y específicas, determinado la necesidad de establecer
nuevos enfoques de control, que definen a su vez el establecimiento de novedosos
parámetros de responsabilidad para funcionarios y empleados con la finalidad de
evitar en ciertos momentos posibles desconfianza, descoordinación en las funciones,
conflicto de intereses, pérdida de imagen corporativa, difidencia de los clientes,
financieras e inversionistas.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
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GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., tiene más de nueve años en el mercado y
como referencia de nuestro trabajo podemos citar las siguientes empresas en las
que damos nuestros servicios:
ECUSPORT CIA. LTDA. (Reebok)
DISBEN S.A. (comercializadora de bebidas)
ECM CONCEPT M. CIA. LTDA. ANON (GUESS)
CARLOS VERGARA CONSTRUCTORES
TBS CIA. LTDA.
TELEFÓNICA DEL ECUADOR (MOVISTAR)
KFC ( franquicias)
INMOBILIARIA ROMEO Y JULIETA S.A.
AFEX DEL ECUADOR S.A. (SEGUROS)
COMERCIALIZADORA TELEX (Etafashion)
Entre otras.
B. ENFOQUE DEL TRABAJO
El enfoque de trabajo está diseñado para responder a los niveles técnicos más altos
y cumplir con las necesidades de información que requiere DAC TRADING S.A.,
asegurando de esta manera que el esfuerzo durante nuestra auditoria se concentre
en los aspectos significativos de las operaciones, logrando obtener un informe
pormenorizado de nuestro trabajo.
C. OBJETIVOS DEL TRABAJO
Contamos con personal altamente calificado y con la experiencia necesaria adquirida
a través de años de servicio en empresas e instituciones de renombre nacional, por
lo cual los objetivos de trabajo están garantizados de una manera eficiente, creativa
y oportuna.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
76
Nuestra filosofía es proporcionar soluciones profesionales a nuestros clientes en el
control y administración empresarial por lo que a los compromisos que asumimos,
asignamos todos los recursos profesionales necesarios para entregar un servicio
integral de calidad y resultados que la moderna administración requiere, y además a
costos verdaderamente competitivos. Por lo que nos permitimos estableces objetivos
muy puntuales que son:
Ofrecer servicios de Auditoría Externa de los Estados Financieros, y el alma
administrativa de la organización.
Emprender e incentivar la implementación de programas de capacitación
dirigidos a funcionarios y empleados, para dotarlos de información básica e
instrumentos adecuados para el desarrollo adecuado de sus competencias
profesionales.
Brindar asesoramientos Administrativos, Financieros y Tributarios
propendiendo a la consecución de los objetivos empresariales con Eficiencia,
Efectividad y Economía.
D. INFORMES A PRESENTAR
Como resultado del trabajo, formularemos y presentaremos un informe de auditoría
de Gestión que incluirá comentarios y recomendaciones sobre aquellas debilidades
o deficiencias que hayamos observado en los controles internos, procedimientos de
contratación de personal y sistemas de información. Así mismo un informe de
evaluación del cumplimento de las recomendaciones emitidas. Previamente a su
emisión, se comentará personalmente las observaciones en los niveles de dirección
adecuados, para de esta manera establecer los correctivos que el caso amerite.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
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Adicionalmente, GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., y su equipo de trabajo
estará dispuesto a proporcionarle el asesoramiento que usted requiera en los
campos antes mencionados, siempre enmarcados como es nuestra filosofía dentro
de los términos legales, profesionales, éticos y morales.
E. HONORARIOS
Los honorarios están estimados con base al tiempo que incurrieron a diversos
niveles de responsabilidad, los que se han determinado en $ USD. 5000.00 (CINCO
MIL con 00/100 dólares), lo que no incluyen IVA. Proponemos que los honorarios
sean cancelados de la siguiente manera:
50% a la aprobación de nuestra propuesta
50% a la presentación de los informes correspondientes.
F. PLAZO
El plazo aproximado para la ejecución de la auditoria descrita es de tres meses
calendarios, contado a partir de la aprobación de la propuesta y forma del contrato.
En caso de requerir información adicional no dude en comunicarse con nosotros.
Agradezco la oportunidad y seguros de poder brindarles nuestros servicios y
colaborar con la organización y control efectivo de su institución, nos suscribimos de
usted.
Muy Atentamente,
Dr. José Villavicencio Rosero
Socio de Auditoria GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA.
REGISTRO SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS No. SE9856-663
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
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5.1.1.2 CONTRATO DE AUDITORIA
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
COMPARECIENTES: A la celebración del presente contrato comparecen, por una parte la compañía
GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., representada por el Sr. Dr. José Villavicencio
Rosero, en su calidad de Socio de Auditoria, que para efectos del presente contrato se
denomina GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA.; y por otra parte DAC TRADING
S.A., legalmente representada por la Sra. Doctora, Cristina Moreno en su calidad de
GERENTE GENERAL, que para efectos de este documento se denominará EL
CONTRATISTA; quienes libre y voluntariamente convienen en suscribir el presente
contrato el tenor de las siguientes cláusulas:
PRIMERA.- ANTECEDENTES
GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., es una empresa que tiene como una de las
actividades establecidas en el objeto social, la de brindar asesoría financiera,
administrativa, tributaria y contable, presupuestos, auditoria, asesoría legal, entre
otras; a personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, para lo cual cuenta
con el personal profesional capacitado e idóneo en cada área, especialmente la de
Recursos Humanos. EL CONTRATISTA en conocimiento de los servicios que presta
GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., ha decidido contratar las prestaciones
profesionales para el área de Recursos Humanos.
SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO
Con estos antecedentes, en forma libre y voluntaria EL CONTRATISTA, acepta los
servicios profesionales que brinda GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., a fin de
que a partir de la suscripción del presente contrato realice todos los actos señalados
y acordados con la firma. Como es la de implementar controles, detectar hallazgos y
establecer por medio de los respectivos informes las recomendaciones aptas para el
mejoramiento del área de Recursos Humanos y por ende para el bienestar
institucional.
79
TERCERA.- PRECIO
Las partes han acordado que por los servicios profesionales que GALARZA &
ASOCIADOS CIA. LTDA., brinden al CONTRATISTA, detallados y especificados en
la segunda cláusula y en la carta oferta, de éste último pague el valor de $ USD.
5000.00 (CINCO MIL con 00/100 dólares), sin incluir, IVA los mismos que serán
pagados de la siguiente manera: 50% a la firma de este contrato y 50% en la
presentación de los informes de auditoría.
El CONTRATISTA, deberá girar un cheque a nombre de GALARZA & ASOCIADOS
CIA. LTDA., debiendo este último entregar la factura correspondiente.
CUARTA.- PLAZO
El presente contrato tiene una duración de aproximadamente 3 meses, 90 días
contados a partir de la fecha de suscripción de este contrato.
QUINTA.- CONDICIONES
Para el mejor desempeño y cumplimiento del trabajo contratado EL CONTRATISTA,
deberá poner a disponibilidad de GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., todos los
demás documentos en forma oportuna, base de datos, registros del personal y más
documentación que deberán reflejar en forma veraz y completa la situación de la
empresa.
El trabajo que GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA. debe realizar está señalado
en la cláusula número dos de este documento y velado por la carta oferta, en tal
virtud, única y exclusivamente se efectuará dichos trabajos; sin embargo, en el caso
de que se requiera contratar la realización de otras asesorías o trabajos adicionales,.
Estos serán establecidos en documento aparte, en el que se fijará el valor de la
tarifa.
80
SEXTA.- NATURALEZA DEL TRABAJO
El presente contrato es eminente civil, en tal virtud no tiene incidencia o vínculo
laboral de ninguna naturaleza, por lo tanto el personal profesional y administrativo de
GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., que labora en las instalaciones del
CONTRATISTA, no tiene relación laboral con este y le corresponde a GALARZA &
ASOCIADOS CIA. LTDA., cubrir sus remuneraciones y demás beneficios.
SÉPTIMA.- DOMICILIO, JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA
Las partes fijan su domicilio en esta ciudad de Quito y se someten a la jurisdicción y
competencia del Tribunal de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de
Quito, quienes dictarán el laudo arbitral de derecho, de acuerdo con la ley de
arbitraje y conciliación vigente.
Las partes afirman y ratifican en el contenido del presente contrato y para constancia
firman tres ejemplares de igual tenor y valor, en
Quito, 19 de octubre del 2011.
Dr. José Villavicencio Rosero
SOCIO DE AUDITORIA GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA. REGISTRO SUPERINTENDENCIA DE
COMPAÑÍAS No. SE9856-663
Dra. Cristina Moreno GERENTE GENERAL DAC TRADING
S.A. RUC: 1725558719001
81
5.1.1.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
DAC TRADING S.A.
ACTIVIDADES HORAS
PRESUPUESTADAS
Planificación de la Auditoria de Gestión 6
Programación de la Auditoría de Gestión. 10
Evaluación del Control Interno Administrativo. 7
Medición de Riesgos de Auditoría. 5
Aplicación de Técnicas y Procedimientos, Elaboración 100
de Papeles de Trabajo, Hallazgos de Auditoría.
Comunicación de Resultados. 10
Total Horas Presupuestadas 138
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5.1.1.4 PROGRAMA DE TRABAJO PRELIMINAR
Srta. Alexandra Galarza JEFE DE EQUIPO DE AUDITORIA
REG. Superintendencia de Compañías No. 020157498-5
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
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TOTALES 8 H. 8H.
DAC TRADING S.A.
VER ANEXOS: 1-2-3-4-5
1
2
3
4
5
6
83
5.1.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
5.1.2.1 MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
1. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL:
Realizar una auditoría de gestión para que nos permita determinar la eficacia,
eficiencia y efectividad con que se cumplen los objetivos, políticas, metas de la
organización y de esta manera cumplir con la misión y visión establecidas.
EMPRESA: DAC TRADING S.A.
Actividad:
Venta de equipos biométricos para asistencia y control de personal
Dirección: Av. Brasil N40-38 y Charles Darwin
Teléfonos: (593) 2-6032311
Período: Del 01 al 31 de Diciembre del 2010
Realizado por: Alexandra Galarza
Colaboradores: Dr. José Villavicencio
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
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1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad
de los procedimientos internos.
Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las
operaciones de la Compañía, estableciendo procedimientos para adherirse a
sus planes.
Verificar que se cumplan con los principios de economía, eficiencia, eficacia,
efectividad y equidad.
Verificar que la entidad cumpla con normas y demás disposiciones legales y
técnicas.
Realizar un análisis eficiente que permita detectar posibles errores.
Verificar la existencia de objetivos y planes realistas.
Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores
nacionales.
Examinar las funciones y responsabilidades de cada uno de los empleados de
la empresa, incluidos los principales funcionarios.
Evaluar las políticas de control dadas por la compañía a sus subordinados y el
grado de concientización que poseen los mismos.
2. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
2.1. RESEÑA HISTÓRICA:
Dac Trading S.A. se constituyó legalmente el 27 de noviembre del 2008, mediante
resolución N~ 08.Q.IJ.005113, dedicándose fundamentalmente a la importación,
exportación, compra venta, cambio, consignación, permuta, diseño, instalación,
montaje, mantenimiento y reparación de productos de identificación, equipos
biométricos, equipos de código de barras y en general todo tipo de equipos
tecnológicos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
85
La compañía tiene un plazo de duración de cincuenta años contados desde la fecha
de inscripción de la escritura de fundación en el registro mercantil, el mismo que
podrá prorrogarse por otro de igual o menor duración una vez que sea resuelto por
la Junta General de Accionistas, la empresa es de nacionalidad ecuatoriana y su
domicilio principal está establecido en la ciudad de Quito.
2.2. TIPO DE EMPRESA:
Dac Trading S.A. Es una sociedad anónima que cuenta con un capital autorizado
de mil seiscientos dólares de los Estados Unidos de América (US$1.600.00), el
capital suscrito y pagado es de ochocientos dólares de los Estados Unidos de
América (US$800.00), dividido en ochocientas acciones ordinarias y nominativas de
un dólar de los Estados Unidos de América (US$1.00) de valor nominal cada una,
capital que podrá ser aumentado por resolución de la junta General de Accionistas,
mediante la emisión de acciones ordinarias o preferidas.
2.3. CIRCUNSTANCIAS ECONÓMICA Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO
La mayoría de las compras están a cargo del jefe comercial, existiendo
Comité de Compras bajo el nivel específico de autorización.
Las políticas de ventas están a cargo del Departamento Comercial.
Durante el año 2010 adquirieron equipos biométricos para lograr una mejor
captura y distribución de la información, situación que requiere de un análisis
específico ya que es un sistema nuevo y pocas personas saben manejarlo
dentro de la empresa.
La compañía tiene una participación en el mercado de sus productos de 65%
con respecto a la competencia, sin embargo se están estableciendo tácticas
de mercadeo modernas para contrarrestarlas y aprovechar la apertura
económica decretada por el gobierno.
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2.4. POLÍTICAS Y PRACTICAS ADMINISTRATIVAS-FINANCIERAS
La Compañía utiliza entre otros, las siguientes políticas y prácticas administrativas-
contables:
Cumplir con los requerimientos de calidad en los productos y servicios.
Establecer medios adecuados que faciliten las operaciones crediticias y
garanticen el cumplimiento de las mismas.
Cuidar el entorno de trabajo así como los materiales que le han sido
entregados a cada uno de los trabajadores.
Impulsar el desarrollo de la capacidad personal y profesional de los recursos
humanos mediante programas de formación.
Realizar evaluaciones permanentes a todos los procesos de la organización,
en todas las áreas que la conforman.
Velar por la mejora de los indicadores de crecimiento, productividad,
rentabilidad, responsabilidad social para conservar el prestigio de la entidad.
2.5. OBJETO SOCIAL
Su objeto y actividad principal consiste en brindar servicios en el sector de la
tecnología, enfocados a prestar facilidad y comodidad a los clientes atención
cordial y oportuna, con el afán de satisfacer sus necesidades y requerimientos
en cuanto a información o asesoramiento técnico respecta, excepto
tercerización y actividades prohibidas por la ley.
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2.6. PUNTOS CLAVE
Objetivo Estratégico Estrategia
Incremento de Ventas Establecer precios que permitan atraer nuevos clientes, asegurar a los existentes y mantener un nivel de ventaja frente a la competencia.
Demostrar y dar una imagen de crecimiento al cliente que confía en la compañía para la adquisición de nuestros productos o servicios.
Dar a conocer a los clientes los proyectos nuevos que se están planificando y priorizar la compra de equipos a crédito.
Detalle los nombres del personal clave del cliente:
Personal clave Cargo actual Formación
académica
Años de
experiencia
Andrés Guillermo Moreno
Villacis Presidente Ingeniero 10 años
Cristina Moreno Villacis Gerente General Doctora 6 años
Juan Alvarado Moreno Accionista Doctor 6 años
Carmela Moreno Accionista Ingeniera 6 años
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2.7 Filosofía y estilo operativo de la administración: (enfoque de la
administración para tomar y administrar riesgos de negocio, actitudes hacia la
presentación de la información financiera, forma del manejo de gerencia)
La importación, exportación, compra, venta, cambio, comisión, consignación,
permuta, diseño, instalación, mantenimiento y reparación de productos de
identificación, equipos biométricos, equipos de código de barra y en general todo
tipo de equipos tecnológicos, para lo cual podrá contratar a técnicos nacionales y
extranjeros. Fusión con ELO TOUCH SYSTEMS LATIN AMERICA, una división de
ELO USA, en la cual trabajo el canal de distribución de la marca para Centro
América y el Caribe. Luego de un año y medio de trabajo con mucho éxito al
posicionar la marca ELO TOUCH en el mercado latinoamericano decidió
encaminarse a nuevos rumbos en el área tecnológica especializada en
identificación. Un grupo de trabajo con mucha experiencia en SupplyChain y
Soluciones Tecnológicas en áreas especializadas de Auto ID, además realizo
partnership con varias empresas de primera línea en el desarrollo de software en el
área de identificación, biométricos y equipos móviles. Desde entonces Dac Trading
S.A. se ha involucrado en proyectos tecnológicos de control de asistencia,
identificación y código de barras.
2.7.1 FACTORES ECONÓMICOS GENERALES Y CONDICIONES DEL ENTORNO
QUE AFECTAN AL NEGOCIO DE LA ENTIDAD
Mercados
DAC TRADING S.A. se encuentra enfocada en el mercado de la venta de
equipos biométricos de asistencia, identificación y código de barras en la
ciudad de Quito.
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El mercado de la compañía es de alta demanda por lo que se espera que la
oferta ayude a captar cliente con más frecuencia que se interesen en la
compra por catálogo, o por vía internet; como lo hacen otras empresas, por lo
que, se hace necesario direccionar los servicios de una manera tal que no
cuente la competencia, respetando las normas respectivas y el medio
ambiente. Así también preocuparse por la estabilidad política y económica del
país: factores como la inflación que pueden afectar significativamente los
índices de ventas y por ende los ingresos de la institución.
Productos y servicios
La empresa Dac Trading S.A. se especializa en cuatro áreas específicas que
son:
Identificación: Sistemas de Identificación de Personal, Personalización
de Tarjetas,
Tarjetas PVC: Consumibles, Lector de Tarjetas, Accesorios de
Identificación.
Biométricos: Equipo de Control de Asistencia y Control de Acceso e
Identificación.
RFID, Seguridad de Equipos, Control de Inventario con Sensores de
Radio frecuencia.
Hoy en día la entidad cuenta con un canal sólido de ventas tanto con
integradores como con clientes finales, en el segmento comercial, industrial y
de gobierno.
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Clientes claves
Hoy en día Dac Trading S.A. se ha consolidado con la distribución directa de
algunas de las marcas más prestigiosas del mercado, sirviendo tanto a integradores
como al cliente final en el segmento comercial, industrial y de gobierno, la empresa
cuenta con técnicos especializados y certificados en las marcas que distribuye.
Proveedores claves
Entre los principales proveedores tenemos:
Zebra, Unitech, Fargo,Hid, Zksoftware, Armor, Cim (CardImaging Master), Ai ( Auto
ID Intel), DatacardGroup, Magicard, DigitalI dentification, TopazSystems Inc.,
Motorola, Star, DatamaxO’neil, Epson, EloTouchSystems, IR (ingersoll Rand),
Secugen (BiometricSolutions), etc.
Ambiente general de negocios
Actualmente el ambiente general del negocio se encuentra en una etapa ascendente
ya que ha crecido aceleradamente en el mercado de la tecnología.
2.7.2 POLÍTICAS DE PERSONAL DE LA COMPAÑÍA
Sistemas de remuneración y evaluación del personal
La compañía realiza el manejo de su nómina mediante roles de pagos individuales,
cuyos valores son acreditados a las respectivas cuentas bancarias de cada uno de
los empleados de la compañía.
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Relaciones con el personal y principios éticos
La administración de la nómina lo maneja el Departamento Financiero de la
Compañía.
Comunicación
Al tratarse de una empresa nueva en el mercado, el nivel de comunicación es
apropiado entre los departamentos, sin embargo se debe poner énfasis en el área
de Recursos Humanos.
3. ÁREAS SIGNIFICATIVAS
Cada una de las áreas que componen la entidad, son significativas trabajando en
sinergia, éstas deben orientar sus actividades hacia el cumplimiento de los objetivos,
los mismos que se detalla a continuación:
Área de compras locales
Verificar el cumplimiento, capacidad y disponibilidad adquisitiva por parte
de nuestros proveedores.
Asegurar la recepción de materiales adecuados y en la cantidad requerida.
Adquirir a precio justo, en la cantidad necesaria y de manera puntual la
mercadería.
Cuidar que solo se mantenga el inventario pertinente para cubrir las
necesidades de nuestros clientes.
Investigar sobre cambios tecnológicos que puedan ocasionar el uso de
nuevos equipos y materiales de mejor calidad para cubrir los
requerimientos de los clientes.
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Área de Recursos Humanos
Implementar programas de capacitación y actualización para el personal,
estableciendo los recursos materiales, humanos, financieros así como el
tiempo necesario para su desarrollo.
Realizar una correcta aplicación de las disposiciones referentes al proceso
de contratación de personal.
Remitir al departamento financiero de manera oportuna la información
referente a los conceptos de ingresos y deducciones.
Incentivar el aprendizaje constante creando condiciones de crecimiento
personal, profesional y social.
Fortalecer el trabajo en equipo.
Área de Ventas
Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes.
Vender los productos en el orden de prioridades previamente establecidos.
Visitar a los clientes de acuerdo a la agenda establecida.
Informar a los clientes sobre cambios en el producto, nuevos usos, demora
en la entrega y cualquier cambio significativo.
Asesar técnicamente a los clientes.
Actuar como vínculo entre la entidad y los clientes para gestionar nuevas
propuestas de negocios.
Participar en exposiciones para promocionar nuevos productos.
Preparar un informe semanal respecto a quejas y reclamos de los clientes.
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Área Contable-Financiera
Dirigir, coordinar, gestionar y supervisar las actividades del proceso
administrativo financiero en forma integrada.
Elaborar el presupuesto para cada ejercicio económico.
Llevar los registros y realizar las operaciones contables derivadas de la
ejecución del presupuesto institucional.
Mantener actualizados los registros contables, así como la documentación
de respaldo, para la consolidación de los estados financieros.
Aplicar procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo
transparente de los recursos.
Dirigir todo lo relacionado con la elaboración de normas, procedimientos,
manuales y de más instrumentos de uso financiero y administrativo.
Administrar el recurso humano de acuerdo a lo establecido por el Consejo
Directivo.
Tramitar los pagos al personal, así como cualquier otra obligación
financiera de la institución.
4. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL
El manejo del personal, es algo muy complejo, el control de asistencia y en
cuanto perjudica al ámbito administrativo de la entidad requiere una atención
especial.
Riesgo Control: No hay segregación de funciones.
Riesgo Inherente: Manipulación de datos.
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Atrasos frecuentes
Riesgo Control: No hay revisión por el personal especializado en esta función.
Riesgo Inherente: retraso en las actividades y procesos continuos.
Faltas injustificadas
Riesgo Control: No existe control administrativo frecuente y eficaz.
Riesgo Inherente: pérdidas en tiempo y dinero afectando los intereses de la
empresa.
5. ALCANCES Y LIMITACIONES
Se aplicará una auditoría de Gestión al área de Recursos Humanos a diciembre 31
de 2010.
DAC TRADING S.A. tiene proyectados algunos cambios en el momento de nuestra
visita, los cuales pueden afectar la determinación de la naturaleza, oportunidad y
alcance de las pruebas de auditoría.
6. PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR
Durante el desarrollo de la auditoría se llevaran a cabo los siguientes procedimientos
y técnicas:
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Procedimientos:
Realizar un recorrido por las instalaciones para observar el desarrollo de las
actividades y operaciones de la entidad.
Evaluación y estudio del sistema biométrico de asistencia.
Evaluación y estudio del sistema de control interno.
Realización de investigaciones y verificación de las operaciones
administrativas del personal de la empresa.
Técnicas:
Inspección, Observación, Indagación, rastreo, comparación.
7. VISITAS
Visita Preliminar
Visita durante el Desarrollo del Trabajo
Visita Final
Visita Posterior
9. PRESUPUESTO DEL TIEMPO
ACTIVIDAD PERSONAL TIEMPO EN HORAS
Visita preliminar Dr. José Villavicencio Rosero 4 HORAS
Memorando de Planificación Srta. Alexandra Galarza 5 HORAS
Carta Compromiso Sra. Vanessa Jiménez 1 HORA
Programas de auditoria Dr. Félix Soria Tejada 40 HORAS
Ejecución de la Auditoria Srta. Alexandra Galarza 70 HORAS
Informe de Auditoria Srta. Alexandra Galarza 40 HORAS
TOTAL HORAS 160 HORAS
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9. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORIA
POR PARTE DEL CLIENTE:
NOMBRES CARGO FIRMA
Andrés Guillermo Moreno Villacis Presidente
Cristina Moreno Villacis Gerente General
Juan Alvarado Moreno Accionista
POR PARTE DE LA FIRMA AUDITORA:
NOMBRES CARGO FIRMA
Dr. José Villavicencio Rosero Socio de Auditoria
Dr. Félix Soria Tejada Supervisor de Auditoria
Srta. Alexandra Galarza Jefe de Equipo de Auditoria
Sra. Vanessa Jiménez Asistente de Auditoria
Srta. Alicia Gavilánez Auxiliar de Auditoria
10. FECHAS DE LAS REUNIONES
ACTIVIDAD PERSONAL RESPONSABLE
FECHA
Conclusiones de la Visita preliminar Dr. José Villavicencio Rosero
25/10/2011
Planificación de trabajo Srta. Alexandra Galarza 28/10/2011
Ejecución del Trabajo de Auditoría de Gestión Sra. Vanessa Jiménez 01/11/2011
Programas de auditoria Dr. Félix Soria Tejada 15/11/2011
Discutir el informe final Srta. Alexandra Galarza 15/12/2011
Entrega de Informe de Auditoria Dr. José Villavicencio Rosero
15/01/2012
Srta. Alexandra Galarza JEFE DE EQUIPO DE AUDITORIA
REG. Superintendencia de Compañías No. 020157498-5
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5.1.2.2 CARTA DE PRESENTACIÓN
CARTA DE PRESENTACIÓN
Quito, 20 octubre de 2011
Sra. Cristina Moreno Villacis.
Gerente General
DAC TRADING S.A.
Presente.-
De mi consideración:
La firma de auditoría “GALARZA&ASOACIADOS CIA. LTDA.” contratada por DAC TRADING S.A.
se encuentra realizando la Auditoria de Gestión, del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010.
Las personas que formaran parte del equipo de auditoría, coordinando la realización del área de
recursos humanos son las siguientes:
Socio de Auditoria: Dr. José Villavicencio Rosero.
Supervisor de Auditoria: Dr. Félix Soria Tejada.
Jefe de Equipo de Auditoria: Srta. Alexandra Galarza Albiño
Asistente de Auditoria: Sra. Vanessa Jiménez
Auxiliar de Auditoria: Srta. Alicia Gavilánez
Para la realización del trabajo de Auditoría de gestión en el Área de Recursos humanos se ha
determinado un total de 160 horas, las mismas que se dispondrán en cada una de las fases de
auditoría.
Atentamente,
Dr. José Villavicencio Rosero
Socio de Auditoria
GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA.
REGISTRO SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS No. SE9856-663
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
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5.1.2.3 CARTA DE REQUERIMIENTOS
CARTA DE REQUERIMIENTOS
Quito, 25 de Octubre del 2011
Sra.
Cristina Moreno
GERENTE DAC TRADING S.A.
Presente.
De mi consideración:
En relación con la auditoría de gestión ha ser aplicada en el área de Recursos Humanos, de la
empresa DAC TRADING S.A. por el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010, adjunto
sírvase encontrar el detalle de requerimientos de auditoría los mismos que serán atendidos por el
personal de la Compañía.
Otras necesidades de información y requerimientos que surjan durante el avance del trabajo, serán
comunicadas en forma oportuna. La información requerida debe ser entregada preferentemente en
flash memory o en el mejor de lo casos en CD.
Cualquier explicación adicional estaremos gustosos de proporcionarla.
Atentamente,
Dr. José Villavicencio Rosero
Socio de Auditoria
GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA.
REGISTRO SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS No. SE9856-663
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
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REQUERIMIENTOS
ÁREA ADMINISTRATIVA:
1. Escritura de Constitución de la empresa.
2. Registro único de contribuyentes (RUC).
3. Patente de Funcionamiento.
4. Planificación Estratégica.
5. Organigramas: Estructural y funcional actualizados.
6. Normatividad interna (políticas institucionales).
7. Manual de funciones actualizado.
8. Manuales descriptivos de procedimientos sobre las principales operaciones aplicables
al año terminado en diciembre 31 de 2009.
9. Reglamentos internos aprobados con sus respectivas modificaciones (si las hubiere).
10. Informes de Auditoría Administrativa correspondiente al año terminado al 31 de
diciembre de 2009 de DAC TRADING S.A.
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS:
1. Listado en medio magnético del personal que labora en la empresa:
Personal amparado por contrato a prueba.
Personal amparado por contrato indefinido (personal de planta).
2. Informe anual de faltas y atrasos del personal.
3. Detalles de los procesos de contratación de nuevo personal.
4. Registros del año 2009 de asistencia del personal a la empresa.
5. Equipos de computación
6. Acceso a Internet
7. Suministros de Oficina
8. Acceso a Impresora, fax.
9. Espacio físico suficiente (oficinas)
ÁREA DE CONTABILIDAD:
1. Listado del personal liquidado y jubilado y actas de finiquito de DAC TRADING S.A.
correspondientes al año 2009.
2. Roles de pago de los empleados.
3. Balances al año 2010 para efecto de índices de carácter financiero si fueren necesario
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100
5.1.2.4 CARTA COMPROMISO
Quito, 22 de Octubre del 2011 Señores
JUNTA DIRECTIVA
DAC TRADING S.A.
Presente.-
De nuestra consideración.
Pongo es su conocimiento que la firma de Auditoría “Galarza & Asociados Cia. Ltda.”
realizará el examen de Auditoría de gestión en el área de recursos humanos por el
periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2010. Por medio de
la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro
entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoría será realizada con el objetivo
de establecer las respectivas recomendaciones que garanticen la excelencia y
mejora del control interno, determinación de la existencia, y lo adecuado de controles
administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de
productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las áreas de
funcionabilidad.
Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo a criterios de auditoría de gestión y
normas razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes, dichas
normas requieren que planeemos y desarrollemos la auditoría en el área de recursos
humanos y detectar manifestaciones erróneas importantes que afecten a la
administración de la institución.
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101
Una auditoría incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que
soporta el proceso de selección de personal. Una auditoría también incluye evaluar
las políticas y objetivos empresariales importantes hechos por la gerencia.
En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una
auditoría, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de control de
personal y control interno, hay un riesgo inevitable de que aún algunas
presentaciones erróneas puedan permanecer sin ser descubiertas.
Además de nuestro dictamen, esperamos proporcionarles un informe de seguimiento
sobre las recomendaciones emitidas, referente a cualquier debilidad sustancial en
los sistemas de control interno del área de Recursos Humanos y que llamen nuestra
atención.
Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los informes de
personal incluyendo la adecuada revelación, corresponde a la administración de la
compañía. Esto incluye el mantenimiento de registros de asistencia y de controles
internos adecuados, la selección y aplicación de políticas administrativas, y la
salvaguarda de los intereses de la compañía. Como parte del proceso de nuestra
auditoría, pediremos de la administración, confirmación escrita referente a las
presentaciones hechas a nosotros en relación con la auditoría.
Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán
a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se
requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros honorarios que se facturarán a
medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas
asignadas al trabajo más gastos directos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
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102
Las cuotas por hora individuales varían según el grado de responsabilidad
involucrado y la experiencia y pericia requeridas.
Esta carta será efectiva para años futuros a menos que se cancele, modifique o
substituya.
Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión
y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de gestión aplicada al área de
Recursos Humanos.
ATENTAMENTE,
Sra. Vanessa Jiménez
ASISTENTE DE AUDITORIA
C/I. 172541417-7
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5.2 FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO
5.2.1 PROGRAMACIÓN
5.2.1.1 PROGRAMAS DE TRABAJO
PROGRAMA DE TRABAJO No. 1
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
Pasos Procedimiento a Ejecutarse H. Pr. H. Re
Dif. Responsable Ref. P.T
Planificación de la Auditoria de Gestión 7 6 1
AGP
RH-001
Programación de la Auditoria de Gestión 14 13 2
PT
RH-001
Evaluación del Control Interno 9 11 2
CI
RH-001
Medición de Riesgos de Auditoria 6 6 0
MR
RH-001
Aplicación de Técnicas y Procedimientos, Elaboración de papeles de Trabajo, Hallazgos de
Auditoria
Proceso 1RH
RECLUTAMIENTO
Cuando un departamento necesita cubrir uno o
más puestos, solicitara al Departamento de Recursos Humanos que proceda al reclutamiento
de candidatos
El Departamento de Recursos Humanos a fin de
conseguir un número adecuado de candidatos que reúnan las condiciones establecidas acudirá a
fuentes de reclutamiento como: anuncios de prensa, internet o agencias de colocación.
PT RH-001
1/7
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PROGRAMA DE TRABAJO No. 1
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
Pasos Procedimiento a Ejecutarse H. Pr. H. Re
Dif. Responsable Ref. P.T
1
A. Evaluar si se ha realizado un análisis para establecer si las necesidades de
personal reportados son reales o urgentes
5 6 1 PT
RH-001
2 B. Determinar si los métodos a través de
los cuales se recluta al personal son
confiables y adecuados 5 6 1
PT RH-002
Proceso 2 RH
SELECCIÓN
Se analizan los currículos y se clasifican de acuerdo a una valoración preestablecida, se
consideraran aspectos como formación académica, capacitación, experiencia.
De acuerdo a estos resultados se escoge a varias
personas a las que se aplicaran pruebas de conocimientos, psicológicas y de
comportamiento
Al final se preparara una entrevista de selección, en la que se dará a conocer el puesto y el perfil
requerido. En este paso se evaluara la actitud y
aptitud del candidato, además de verificar las referencias presentadas.
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PT RH-001
2/7
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PROGRAMA DE TRABAJO No. 1
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
Pasos Descripción H. Pr. H. Re
Dif. Responsable Ref. P.T
1
Establecer si los parámetros de evaluación y ponderación para el análisis de las hojas de vida
son adecuados y si las personas seleccionadas, presentan la mejor puntuación y cumplen con los
requisitos determinados.
6 8 2 PT
RH-003
2
Revisar que los contenidos de las pruebas
técnicas y psicológicas se hayan diseñado de
acuerdo a los puestos solicitados y que su aplicación genere resultados útiles.
8 9 1 PT
RH-004
3
Determinar si existe evidencia de las entrevistas realizadas, indagar si en ésta se indican las
características y funciones de las labores a
desempeñar.
5 4 1 PT
RH-005
4
Revisar si existe evidencia sobre la verificación
de referencias personales y laborales presentadas por los candidatos en sus hojas de
vida
6 6 0 PT RH-006
Proceso 3 RH
INDUCCIÓN
Una vez seleccionado el candidato, será
oportunamente comunicado, cuando inicie sus
actividades, acerca de la normativa interna, deberes y derechos, sus actividades, las
personas con las que debe ejecutarlas, se presentara formalmente a sus compañeros de
trabajo para facilitar su interrelación.
1 Verificar si el candidato seleccionado ha sido comunicado oportunamente y determinar si en
efecto se da a conocer las normativas, políticas, reglamentos y demás información relativa a la
entidad y las funciones a su cargo.
6 5 1 PT RH-007
PT RH-001
3/7
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106
PROGRAMA DE TRABAJO No. 1
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
Pasos Descripción H. Pr. H. Re
Dif. Responsable Ref. P.T
Proceso 4 RH
CONTRATACIÓN
Se realizara un contrato laboral donde se
indicaran los términos de contratación, tales como: el puesto que ocupara el trabajador,
funciones, sueldo, horario de trabajo y demás
clausulas previstas el mismo que deberá ser debidamente legalizado.
Los contratos serán realizados bajo la modalidad de Contrato a Prueba, durante 90 días, tiempo
en el que se determinara la eficiencia y aptitud del trabajador de tal forma que el contrato
pasara a ser definitivo, caso contrario puede
darse por terminado dentro de ese plazo.
1 Revisar el archivo donde se encuentran los
contratos y verificar si estos han sido realizados
de manera oportuna y si están formalizados y legalizados
6 7 1
PT
RH-008
2 Determinar si se realiza una evaluación de
desempeño durante el tiempo de prueba; estableciendo el nivel de contratos finalizados en
este tiempo.
6 5 1
PT RH-009
PT RH-001
4/7
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PROGRAMA DE TRABAJO No. 1
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
Pasos Descripción H. Pr. H. Re
Dif. Responsable Ref. P.T
Proceso 5 RH
INGRESO A NÓMINA
El ingreso debe ser desde el primer día en cumplimiento de a las regulaciones existentes, al
igual que la afiliación al seguro social. Se debe
dar a conocer a demás los beneficios que otorga la entidad, el pago de horas extras y demás
señalados en la legislación vigente.
Los sueldos se determinaran en base a las funciones a desempeñar y a la jerarquía del
puesto.
1 Verificar que la normativa respecto a la afiliación
y beneficios del personal en nomina se cumpla.
6 7 1
PT
RH-010
2 Determinar si los sueldos son adecuados en
relación a las funciones, carga horaria y nivel de responsabilidad.
6 5 1
PT RH-011
PROCESO 6 RH
CAPACITACIÓN
Es indispensable establecer sistemas de
capacitación para lograr un mejor desempeño, conocimiento, habilidades y destrezas.
Además es necesario incorporar programas de
formación en el caso de ascensos
PT RH-001
5/7
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PROGRAMA DE TRABAJO No. 1
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
Pasos Descripción H. Pr. H. Re
Dif. Responsable Ref. P.T
1 Determinar si en los manuales existentes en la
entidad se establecen programas de capacitación para todo el personal.
4 4 0 PT
RH-012
2 Revisar si existe evidencia sobre cursos de
capacitación impartidos a los empleados y si se han aplicado programas de ascensos
6 5 1 PT RH-013
3
Verificar si la capacitación se ha orientado a mejorar el desempeño de las actividades del
personal, así como, a desarrollar sus destrezas y habilidades
6 6 0 PT
RH-014
PROCESO 7 RH
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Se realizara periódicamente una evaluación del
desempeño de las labores de los integrantes de cada una de las unidades de la entidad.
Los aspectos a evaluar son las actitudes y
aptitudes del personal, el grado de cumplimiento
de objetivos, la calidad del trabajo realizado, la experiencia adquirida, valores y aportes para el
mejoramiento de la entidad.
1
Verificar la existencia de evaluación al
desempeño realizada en cada una de las unidades que conforman la entidad y determinar
la utilidad de los parámetros empleados para
medir la eficiencia de cada uno de los integrantes de Área.
8 8 0
PT
RH-015
PT RH-001
6/7
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Srta. Alexandra Galarza JEFE DE EQUIPO DE AUDITORIA
REG. Superintendencia de Compañías No. 020157498-5
PROGRAMA DE TRABAJO No. 1
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
Pasos Descripción H. Pr. H. Re
Dif. Responsable Ref. P.T
2 Confirmar si los resultados han sido analizados y
si las decisiones tomadas a través de estos han
sido adecuadas 5 4 1
PT RH-016
3 Revisar la existencia de observaciones y recomendaciones, verificar que hayan sido
comunicadas de manera oportuna. 6 8 2
PT RH-017
Elaboración del Informe de Auditoria 10 10 0 IAG
RH-001
TOTAL DE HORAS 146 149 3
PT RH-001
7/7
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
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110
5.2.2 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
5.2.2.1 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO PROCESO RH1
RECLUTAMIENTO
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DAC TRADING S.A.
111
5.2.2.2 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO PROCESO RH2
SELECCIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
112
5.2.2.3 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO PROCESO RH3
INDUCCIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
113
5.2.2.4 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO PROCESO RH4
CONTRATACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
114
5.2.2.5 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO PROCESO RH5
INGRESO A LA NÓMINA
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
115
5.2.2.6 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO PROCESO RH6
CAPACITACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
116
5.2.2.7 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO PROCESO RH7
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
117
DETERMINACIÓN DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
La ponderación de la evaluación del control interno se presenta a continuación:
DETERMINACIÓN DE CONTROL INTERNO
Ponderación 0 a 20 21 a 30 31 a 50 51 a 60
OBSERVACIONES
Calificación Malo Regular Bueno Excelente
CUESTIONARIO
CII RH-001
Reclutamiento 40
El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la ausencia de manuales de funciones, y la no aplicación de políticas.
CII RH-002
Selección 30
El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la ausencia de manuales de funciones, y la no aplicación de políticas.
CII
RH-003 Inducción
30
El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la ausencia de manuales de funciones, y la no aplicación de políticas.
CII
RH-004 Contratación 40
El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la ausencia de manuales
CII
RH-005 Ingreso a la
nómina 40
El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la ausencia de manuales y la falta de criterio en cuanto al análisis de aumentos salariales.
CII
RH-006 Capacitación
40
El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la con la ausencia de manuales de funciones y de actividades de motivación al personal.
CII
RH-007 Evaluación del
desempeño 30
El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la deserción de manuales de funciones, no llevar una evaluación de desempeño periódico, y la falta de planificación para contrataciones futuras
118
5.2.3 MEDICIÓN DE RIESGOS
5.2.3.1 PROCESO RH1 RECLUTAMIENTO
EMPRESA: DAC TRADING S.A. REALIZADO POR: Srta. Alexandra Galarza
PROCESO RH1: Reclutamiento
RIESGO
RA% = RI% x RC% x RD%
Explicación
RIESGO INHERENTE Establece el nivel de susceptibilidad de ocurrencia de errores significativos; en este caso hemos determinado un 25% de probabilidad, según el análisis efectuado a los sistemas de control existentes.
Donde: RA: Riesgo de Auditoría. RI: Riesgo Inherente. RC: Riesgo de Control. RD: Riesgo de Detección. Según la ponderación obtenida para el desarrollo de esta auditoría el riesgo será: RA = RI% x RC% x RD% RA = 0.25 x 0.3333 x 0.15 RA = 1,25%
El riesgo de auditoría se ha determinado en un 1,25% el cual puede considerarse como un porcentaje aceptable, los procedimientos aplicados permitirán identificar deficiencias en base a las que se propondrán las recomendaciones adecuadas.
RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 60 - 40 = 20 RC: 100% - 66.67% = 33.33%
RIESGO DE DETECCIÓN Se ha estimado un 15% de probabilidad de ocurrencia de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores existentes, en base a la forma como se han diseñado estos procedimientos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
MR RH-001
1/1
119
5.2.3.2 PROCESO RH2 SELECCIÓN
EMPRESA: DAC TRADING S.A. REALIZADO POR: Srta. Alexandra Galarza
PROCESO RH2: Selección
RIESGO
RA% = RI% x RC% x RD%
Explicación
RIESGO INHERENTE Establece el nivel de susceptibilidad de ocurrencia de errores significativos; en este caso hemos determinado un 18% de probabilidad, según el análisis efectuado a los sistemas de control existentes.
Donde: RA: Riesgo de Auditoría. RI: Riesgo Inherente. RC: Riesgo de Control. RD: Riesgo de Detección. Según la ponderación obtenida para el desarrollo de esta auditoría el riesgo será: RA = RI% x RC% x RD% RA = 0.18 x 0.40 x 0.13 RA = 0,94%
El riesgo de auditoría se ha determinado en un 0,94% el cual puede considerarse como un porcentaje aceptable, los procedimientos aplicados permitirán identificar deficiencias en base a las que se propondrán las recomendaciones adecuadas.
RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 50 - 30 = 20 RC: 100% - 60% = 40%
RIESGO DE DETECCIÓN Se ha estimado un 13% de probabilidad de ocurrencia de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores existentes, en base a la forma como se han diseñado estos procedimientos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
MR
RH-002 1/1
120
5.2.3.3 PROCESO RH3 INDUCCIÓN
.
EMPRESA: DAC TRADING S.A. REALIZADO POR: Srta. Alexandra Galarza
PROCESO RH3: Inducción
RIESGO
RA% = RI% x RC% x RD%
Explicación
RIESGO INHERENTE Establece el nivel de susceptibilidad de ocurrencia de errores significativos; en este caso hemos determinado un 14% de probabilidad, según el análisis efectuado a los sistemas de control existentes.
Donde: RA: Riesgo de Auditoría. RI: Riesgo Inherente. RC: Riesgo de Control. RD: Riesgo de Detección. Según la ponderación obtenida para el desarrollo de esta auditoría el riesgo será: RA = RI% x RC% x RD% RA = 0.14 x 0.40 x 0.16 RA = 0,90%
El riesgo de auditoría se ha determinado en un 0,90% el cual puede considerarse como un porcentaje aceptable, los procedimientos aplicados permitirán identificar deficiencias en base a las que se propondrán las recomendaciones adecuadas.
RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 50 - 30 = 20 RC: 100% - 60% = 40%
RIESGO DE DETECCIÓN Se ha estimado un 16% de probabilidad de ocurrencia de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores existentes, en base a la forma como se han diseñado estos procedimientos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
MR RH-003
1/1
121
5.2.3.4 PROCESO RH4 CONTRATACIÓN
.
EMPRESA: DAC TRADING S.A. REALIZADO POR: Srta. Alexandra Galarza
PROCESO RH4: Contratación
RIESGO
RA% = RI% x RC% x RD%
Explicación
RIESGO INHERENTE Establece el nivel de susceptibilidad de ocurrencia de errores significativos; en este caso hemos determinado un 8% de probabilidad, según el análisis efectuado a los sistemas de control existentes.
Donde: RA: Riesgo de Auditoría. RI: Riesgo Inherente. RC: Riesgo de Control. RD: Riesgo de Detección. Según la ponderación obtenida para el desarrollo de esta auditoría el riesgo será: RA = RI% x RC% x RD% RA = 0.08 x 0.20 x 0.32 RA = 0,51%
El riesgo de auditoría se ha determinado en un 0,51% el cual puede considerarse como un porcentaje aceptable, los procedimientos aplicados permitirán identificar deficiencias en base a las que se propondrán las recomendaciones adecuadas.
RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 50 - 40 = 10 RC: 100% - 80% = 20%
RIESGO DE DETECCIÓN Se ha estimado un 32% de probabilidad de ocurrencia de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores existentes, en base a la forma como se han diseñado estos procedimientos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
MR RH-004
1/1
122
5.2.3.5 PROCESO RH5 INGRESO A LA NÓMINA
EMPRESA: DAC TRADING S.A. REALIZADO POR: Srta. Alexandra Galarza
PROCESO RH5: Ingreso a la Nómina
RIESGO
RA% = RI% x RC% x RD%
Explicación
RIESGO INHERENTE Establece el nivel de susceptibilidad de ocurrencia de errores significativos; en este caso hemos determinado un 18% de probabilidad, según el análisis efectuado a los sistemas de control existentes.
Donde: RA: Riesgo de Auditoría. RI: Riesgo Inherente. RC: Riesgo de Control. RD: Riesgo de Detección. Según la ponderación obtenida para el desarrollo de esta auditoría el riesgo será: RA = RI% x RC% x RD% RA = 0.18 x 0.3333 x 0.13 RA = 0,78%
El riesgo de auditoría se ha determinado en un 0,78% el cual puede considerarse como un porcentaje aceptable, los procedimientos aplicados permitirán identificar deficiencias en base a las que se propondrán las recomendaciones adecuadas.
RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 60 - 40 = 20 RC: 100% - 66.67% = 33.33%
RIESGO DE DETECCIÓN Se ha estimado un 13% de probabilidad de ocurrencia de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores existentes, en base a la forma como se han diseñado estos procedimientos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
MR RH-005
1/1
123
5.2.3.6 PROCESO RH6 CAPACITACIÓN
EMPRESA: DAC TRADING S.A. REALIZADO POR: Srta. Alexandra Galarza
PROCESO RH6: Capacitación
RIESGO
RA% = RI% x RC% x RD%
Explicación
RIESGO INHERENTE Establece el nivel de susceptibilidad de ocurrencia de errores significativos; en este caso hemos determinado un 21% de probabilidad, según el análisis efectuado a los sistemas de control existentes.
Donde: RA: Riesgo de Auditoría. RI: Riesgo Inherente. RC: Riesgo de Control. RD: Riesgo de Detección. Según la ponderación obtenida para el desarrollo de esta auditoría el riesgo será: RA = RI% x RC% x RD% RA = 0.21 x 0.3333 x 0.17 RA = 1,19%
El riesgo de auditoría se ha determinado en un 1,19% el cual puede considerarse como un porcentaje aceptable, los procedimientos aplicados permitirán identificar deficiencias en base a las que se propondrán las recomendaciones adecuadas.
RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 60 - 40 = 20 RC: 100% - 66.67% = 33.33%
RIESGO DE DETECCIÓN Se ha estimado un 17% de probabilidad de ocurrencia de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores existentes, en base a la forma como se han diseñado estos procedimientos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
MR RH-006
1/1
124
5.2.3.7 PROCESO RH7 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
EMPRESA: DAC TRADING S.A. REALIZADO POR: Srta. Alexandra Galarza
PROCESO RH7: Evaluación del Desempeño
RIESGO
RA% = RI% x RC% x RD%
Explicación
RIESGO INHERENTE Establece el nivel de susceptibilidad de ocurrencia de errores significativos; en este caso hemos determinado un 19% de probabilidad, según el análisis efectuado a los sistemas de control existentes.
Donde: RA: Riesgo de Auditoría. RI: Riesgo Inherente. RC: Riesgo de Control. RD: Riesgo de Detección. Según la ponderación obtenida para el desarrollo de esta auditoría el riesgo será: RA = RI% x RC% x RD% RA = 0.19 x 0.50 x 0.17 RA = 1,62%
El riesgo de auditoría se ha determinado en un 1,62% el cual puede considerarse como un porcentaje aceptable, los procedimientos aplicados permitirán identificar deficiencias en base a las que se propondrán las recomendaciones adecuadas.
RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 60 - 30 = 30 RC: 100% - 50% = 50%
RIESGO DE DETECCIÓN Se ha estimado un 17% de probabilidad de ocurrencia de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores existentes, en base a la forma como se han diseñado estos procedimientos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
MR RH-007
1/1
125
5.2.4 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS
Las técnicas aplicadas para la realización de la Auditoría de Gestión en el Área de
Recursos Humanos, de nuestro cliente DAC TRADING S.A. se presentan a
continuación:
5.2.4.1 PROCESO RH1 RECLUTAMIENTO
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
126
5.2.4.2 PROCESO RH2 SELECCIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
127
5.2.4.3 PROCESO RH3 INDUCCIÓN
5.2.4.4 PROCESO RH4 CONTRATACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
DAC TRADING S.A.
128
5.2.4.5 PROCESO RH5 INGRESO A LA NÓMINA
5.2.4.6 PROCESO RH6 CAPACITACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
DAC TRADING S.A.
129
5.2.4.7 PROCESO RH7 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Srta. Alexandra Galarza JEFE DE EQUIPO DE AUDITORIA
REG. Superintendencia de Compañías No. 020157498-5
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
130
5.2.5 PAPELES DE TRABAJO
5.2.5.1 PROCESO 1RH RECLUTAMIENTO
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
131
5.2.5.2 PROCESO 1RH RECLUTAMIENTO
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
132
5.2.5.3 PROCESO 2RH SELECCIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
133
5.2.5.4 PROCESO 2RH SELECCIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
134
5.2.5.5 PROCESO 2RH SELECCIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
135
5.2.5.6 PROCESO 2RH SELECCIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
136
5.2.5.7 PROCESO 3RH INDUCCIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
137
5.2.5.8 PROCESO 4RH CONTRATACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
138
5.2.5.9 PROCESO 4RH CONTRATACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
139
5.2.5.10 PROCESO 5RH INGRESO A LA NÓMINA
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
140
5.2.5.11 PROCESO 5RH INGRESO A LA NÓMINA
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
141
5.2.5.12 PROCESO 6RH CAPACITACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
142
5.2.5.13 PROCESO 6RH CAPACITACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
143
5.2.5.14 PROCESO 6RH CAPACITACIÓN
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
144
5.2.5.15 PROCESO 7RH EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
145
5.2.5.16 PROCESO 7RH EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
146
5.2.5.17 PROCESO 7RH EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Srta. Alexandra Galarza JEFE DE EQUIPO DE AUDITORIA
REG. Superintendencia de Compañías No. 020157498-5
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
DAC TRADING S.A.
147
5.2.6 HALLAZGOS DE AUDITORIA
5.2.6.1 PROCESO 1RH RECLUTAMIENTO
PROCESO No. 1RH Reclutamiento
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
NO. DE PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN HALLAZGO/ELEMENTOS REF. P/T
2
Determinar si los métodos a través de los cuales se recluta al personal son confiables y adecuados.
CONDICIÓN Los medios empleados para la realización del proceso de reclutamiento de personal, no son los más adecuados y suficientes, debido a que no se ha podido convocar al personal más idóneo. CRITERIO Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar la necesidad de reclutar personal, contemplando la utilización de diversos medios, que actualmente no han sido considerados. CAUSA Debido a los altos costos en los que se incurre al convocar personal a través de medios como anuncios de prensa o agencias de colocación de empleo, no ha sido posible reclutar a un número considerable de personas, para de éstas poder escoger a las más idóneas. EFECTO No siempre ha sido posible convocar a un número adecuado de personas, a través de los medios utilizados actualmente, por lo que el reclutamiento del personal se ha dificultado, debido a que varias de las personas no cumplen con los requisitos establecidos, presentando información que no corresponde a la realidad y por lo tanto, no se han desempeñado de la mejor manera.
PT RH-002
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
HAG RH-001
1/1
148
5.2.6.2 PROCESO 2RH SELECCIÓN
PROCESO No. 2RH Selección
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010 NO. DE
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DEL HALLAZGO REF. P/T
4
Revisar si existe evidencia sobre la verificación de referencias personales y laborales presentadas por los candidatos en sus hojas de vida confiables y adecuados
CONDICIÓN Actualmente no se ha realizado la verificación de las referencias personales y laborales señaladas en las hojas de vida de los candidatos seleccionados. CRITERIO Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar el requerimiento de verificar los datos señalados como referencias que abalicen la calidad humana y profesional del postulante. CAUSA Se ha constatado que el personal encargado de la ejecución de este procedimiento no ha cumplido con esta disposición, debido a que desconoce este requisito. EFECTO Al no verificar la información presentada en las hojas de vida acerca de referencias del personal, puede ocasionar que se pase por alto posibles alteraciones a datos personales y laborales, así como la inexistencia de los mismos, proporcionando información errónea o incierta.
PT RH-006
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
HAG RH-002
1/1
149
5.2.6.3 PROCESO 4RH CONTRATACIÓN
PROCESO No. 4RH Contratación
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
NO. DE PROCEDIMIE
NTO DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DEL HALLAZGO
REF. P/T
2
Determinar si se realiza una evaluación de desempeño durante el tiempo de prueba; estableciendo el nivel de contratos finalizados en este tiempo.
CONDICIÓN Existe un nivel elevado de salidas del personal que se encuentra en periodo de prueba, principalmente se realiza por mutuo acuerdo, al momento en el que el empleado o el empleador manifiestan su inconformidad en distintos aspectos. CRITERIO Es prudente brindar al trabajador un ambiente de estabilidad laboral que permita el desempeño de sus funciones de forma continua y eficiente, logrando así cumplir con los objetivos para los cuales fue contratado. CAUSA La principal causa identificada es la dificultad de los trabajadores para adaptarse rápidamente a los requerimientos de sus funciones como cumplimiento de horarios y situaciones de trabajo bajo presión, observándose este problema principalmente en el personal operativo y técnico que pese a haber sido inducido adecuadamente, no siempre se encuentra preparado para asumir un cambio repentino en sus labores. EFECTO La constante rotación del personal obliga a iniciar el ciclo desde el reclutamiento hasta la contratación del personal, incurriendo así en elevados costos para realizar una nueva contratación, como para proceder a liquidar al anterior trabajador, así como retrasos en la realización de las actividades.
PT RH-009
HAG RH-003
1/1
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
150
5.2.6.4 PROCESO 6RH CAPACITACIÓN
PROCESO No. 6RH Capacitación
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010 NO. DE
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DEL HALLAZGO REF. P/T
1
Determinar si existen manuales en la entidad donde se establecen programas de capacitación para todo el personal.
CONDICIÓN Los cursos de capacitación realizados al personal, no cubren las necesidades de un buen número de trabajadores que no se han visto involucrados en estos procesos. CRITERIO No existen manuales en la organización por lo que se hace más grande la necesidad de implementar políticas sobre programas de capacitación de forma periódica, orientados a mejorar los procesos. CAUSA Actualmente se enfatiza la experiencia del personal que labora un mayor tiempo en la Entidad y que generalmente ocupan puestos de Dirección, para la capacitación de personal nuevo y comunicación de actualizaciones, ya que éstos tienen mayor facilidad de acceso a los programas de capacitación. EFECTO El no capacitar adecuadamente al personal puede derivar en la inseguridad de que el trabajo se realice correctamente, demoras o estancamientos en los procesos, al desconocer el funcionamiento de nuevas actualizaciones incorporadas y por lo tanto, uso inadecuado de recursos.
PT RH-012
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
HAG RH-004
1/1
151
5.2.6.5 PROCESO 6RH CAPACITACIÓN
PROCESO No. 6RH Capacitación
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
NO. DE PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DEL HALLAZGO REF. P/T
2 Revisar si existe evidencia sobre cursos de capacitación impartidos a los empleados y si se han aplicado programas de ascensos
CONDICIÓN Únicamente se han realizado cuatro cursos de capacitación en el año en el que se realiza el examen de auditoría y éstos han sido dirigidos a personal de mayor jerarquía. CRITERIO Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se establezca que todo el personal tiene derecho a acceder a los programas de capacitación realizados, los mismos que deberán efectuarse de forma periódica. CAUSA Debido a los altos costos que representa inscribir a todo el personal en los cursos de capacitación previstos, éstos no se han realizado constantemente y no ha sido posible incluir, sino al personal responsable de un Área de Trabajo. EFECTO Es posible que el trabajo no se esté realizando como fue planeado o de la mejor manera posible, ya que si el encargado comprendió algún aspecto de la capacitación de forma errónea, esta será transmitida a todos los trabajadores, ocasionando mayores gastos que se destinarán a corregir el error, de igual manera puede darse el caso de que el Jefe de Área omita situaciones conocidas por él, como en el caso del uso de tecnología, que para otros niveles puede significar algo totalmente nuevo.
PT RH-013
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
HAG RH-005
1/1
152
5.2.6.6 PROCESO 7RH EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PROCESO No. 7RH Evaluación del desempeño
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010 NO. DE
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DEL HALLAZGO REF. P/T
1
Verificar la existencia de evaluación al desempeño realizada en cada una de las unidades que conforman la entidad y determinar la utilidad de los parámetros empleados para medir la eficiencia de cada uno de los integrantes de Área.
CONDICIÓN Actualmente se registran quejas por parte de los encargados de las diferentes áreas de la Entidad, acerca de retrasos y faltas por parte de los trabajadores. CRITERIO Al no existir los reglamentos internos no se puede controlar el horario de trabajo que debe ser cumplido, además no se contemplan documento alguno donde se señale que cualquier retraso o falta debe ser justificada y autorizada por el personal de Recursos Humanos. CAUSA La causa identificada es la dificultad para que los funcionarios de Recursos Humanos realicen un control constante de las actividades realizadas, debido al numeroso personal existente. EFECTO Al registrase constantes retrasos se generan tiempos ociosos para la realización de actividades, lo que implica retrasos en el flujo normal de los procesos; además, el personal se encuentra transgrediendo una norma establecida de carácter disciplinario.
PT RH-015
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
HAG RH-006
1/1
153
5.3 FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
5.3.1 INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
Quito, 15 de Enero del 2012
Sra. Doctora
Cristina Moreno
GERENTE GENERAL DAC TRADING S.A.
Presente.
De mi consideración:
Hemos efectuado la Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos, por el
periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010, de conformidad a
lo acordado en el contrato de servicios suscrito anteriormente, la ejecución de esta
auditoría se realizó durante los días del 20 de octubre del 2011 al 15 de enero de
2012.
Nuestra Auditoría de Gestión fue realizada para determinar el cumplimiento de la
normativa vigente, eficacia en el logro de los objetivos planteados; la eficiencia y
economía en el uso de recursos utilizados y que las operaciones a las que
corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y
reglamentarias, políticas y demás normas aplicables.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
IAG RH - 001
154
1. MOTIVO DE LA AUDITORÍA
La Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos, se realizó en cumplimiento
al contrato de servicios profesionales suscrito entre la firma Auditora
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda. y la Empresa DAC TRADING S.A.
Entre los motivos de esta auditoría de gestión mencionamos los siguientes:
Orientar a la organización hacia una adecuada planificación.
Interés por los directivos por alcanzar un ambiente laboral que privilegie la
participación de todo el personal.
Deseo de los directivos de medir y evaluar la productividad del personal para
incrementar el nivel de competitividad de la empresa.
Interés por los directivos por identificar el tiempo de trabajo innecesario que
disminuyen la productividad en la empresa.
Evaluar con indicadores de gestión los procesos de la organización.
Evaluar los procesos para un mejoramiento continuo, para asegurar la
entrega del servicio de manera que satisfaga a los clientes.
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
Los objetivos de esta auditoría de gestión son los siguientes:
Analizar las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa
frente al mercado competitivo.
Verificar el manejo eficiente de los recursos.
Aplicar índices de gestión.
Velar por el desarrollo óptimo de manuales de funciones y así encaminar de
mejor manera el cumplimiento de normativas, políticas, tanto externas como
internas aplicables al Área de Recursos Humanos.
Determinar la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones realizadas
en el Área de Recursos Humanos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
155
3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos, se realizó período
comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2010. Se evaluaron los
procedimientos aplicados en las actividades realizadas, el uso adecuado de recursos
y manejo de la documentación de soporte de las operaciones.
4. EQUIPO DE AUDITORÍA
El equipo de trabajo que participó durante el desarrollo de la Auditoría de Gestión se
conformó de la siguiente manera:
Socio de Auditoria: Dr. José Villavicencio Rosero.
Supervisor de Auditoria: Dr. Félix Soria Tejada.
Jefe de Equipo de Auditoria: Srta. Alexandra Galarza Albiño
Asistente de Auditoria: Sra. Vanessa Jiménez
Auxiliar de Auditoria: Srta. Alicia Gavilánez
5. INDICADORES UTILIZADOS
Para verificar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas se aplicó
indicadores de gestión.
6. RESULTADOS GENERALES
En base a indicadores de gestión y haciendo énfasis en el área de recursos
humanos de la empresa DAC TRADING S.A., se procedió a la presentación de los
mismos, tomando como referencia para cada uno, los procesos que conllevan a la
contratación de nuevo personal.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
156
6.1 Gestión Administrativa
Resumen de las Principales Deficiencias Encontradas en el área de Recursos
Humanos:
PROCESO No. 1RH Reclutamiento Cuando un departamento necesita cubrir uno o más puestos, solicitara al Departamento de Recursos Humanos que proceda al reclutamiento de candidatos. El Departamento de Recursos Humanos a fin de conseguir un número adecuado de candidatos que reúnan las condiciones establecidas acudirá a fuentes de reclutamiento como: anuncios de prensa, internet o agencias de colocación. Procedimiento No. 2 Determinar si los métodos a través de los cuales se recluta al personal son confiables y adecuados.
HALLAZGO No. 1 INDICADORES
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
CONDICIÓN Los medios empleados para la realización del proceso de reclutamiento de personal, no son los más adecuados y suficientes, debido a que no se ha podido convocar al personal más idóneo. CRITERIO Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar la necesidad de reclutar personal, contemplando la utilización de diversos medios, que actualmente no han sido considerados. CAUSA Debido a los altos costos en los que se incurre al convocar personal a través de medios como anuncios de prensa o agencias de colocación de empleo, no ha sido posible reclutar a un número considerable de personas, para de éstas poder escoger a las más idóneas. EFECTO No siempre ha sido posible convocar a un número adecuado de personas, a través de los medios utilizados actualmente, por lo que el reclutamiento del personal se ha dificultado, debido a que varias de las personas no cumplen con los requisitos establecidos, presentando información que no corresponde a la realidad y por lo tanto, no se han desempeñado de la mejor manera.
Los medios empleados para reclutar personal no son adecuados; no se ha considerado la aplicación de otras alternativas, debido a los altos costos que éstos implican.
Para el reclutamiento de personal, se recomienda la utilización de diversos medios para solicitar personal; es necesario verificar otras opciones como bolsas de empleo de Universidades, agencias de colocación, así como revisar otras bases de datos existentes en internet y anuncios en medios de comunicación masivos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
157
PROCESO No. 2RH Selección Se analizan los currículos y se clasifican de acuerdo a una valoración preestablecida, se consideraran aspectos como formación académica, capacitación, experiencia. De acuerdo a estos resultados se escoge a varias personas a las que se aplicaran pruebas de conocimientos, psicológicas y de comportamiento. Al final se preparara una entrevista de selección, en la que se dará a conocer el puesto y el perfil requerido. En este paso se evaluará la actitud y aptitud del candidato, además de verificar las referencias presentadas. Procedimiento No. 4 Revisar si existe evidencia sobre la verificación de referencias personales y laborales presentadas por los candidatos en sus hojas de vida confiables y adecuados
HALLAZGO No. 2 Indicadores
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
CONDICIÓN: Actualmente no se ha realizado la verificación de las referencias personales y laborales señaladas en las hojas de vida de los candidatos seleccionados. CRITERIO: Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar el requerimiento de verificar los datos señalados como referencias que abalicen la calidad humana y profesional del postulante. CAUSA: Se ha constatado que el personal encargado de la ejecución de éste procedimiento, no ha cumplido con esta disposición debido a que desconoce este requisito. EFECTO: Al no verificar la información presentada en las hojas de vida acerca de referencias del personal, puede ocasionar que se pase por alto posibles alteraciones a datos personales y laborales así como la inexistencia de los mismos, proporcionando información errónea o incierta.
Referencias presentadas RP= 39.17%
Del total de
hojas de vida
revisadas, se
constató que en
el 39,17% de
éstas han sido
verificadas las
referencias
personales y
laborales
señaladas.
La verificación de las referencias personales y laborales presentadas en las hojas de vida de los postulantes, no se ha efectuado en varias ocasiones, debido al desconocimiento de los responsables de su realización.
Es importante verificar las referencias presentadas por los candidatos en su currículos, para evitar que los datos presentados hayan sido alterados o modificados para presentar una ventaja inexistente; mediante la indagación se podrá conocer las verdaderas razones por las que trabajador terminó la relación laboral anterior.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
158
PROCESO No. 4RH Contratación Se realizara un contrato laboral donde se indicaran los términos de contratación, tales como: el puesto que ocupara el trabajador, funciones, sueldo, horario de trabajo y demás clausulas previstas el mismo que deberá ser debidamente legalizado. Los contratos serán realizados bajo la modalidad de Contrato a Prueba, durante 90 días, tiempo en el que se determinara la eficiencia y aptitud del trabajador de tal forma que el contrato pasara a ser definitivo, caso contrario puede darse por terminado dentro de ese plazo.. Procedimiento No. 2 Determinar si se realiza una evaluación de desempeño durante el tiempo de prueba; estableciendo el nivel de contratos finalizados en este tiempo.
HALLAZGO No. 3 Indicadores
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
CONDICIÓN: Existe un nivel elevado de salidas del personal que se encuentra en periodo de prueba, principalmente se realiza por mutuo acuerdo, al momento en el que el empleado o el empleador manifiestan su inconformidad en distintos aspectos. CRITERIO: Es prudente brindar al trabajador un ambiente de estabilidad laboral que permita el desempeño de sus funciones de forma continua y eficiente logrando así cumplir con los objetivos para los cuales fue contratado. CAUSA: La principal causa identificada es la dificultad de los trabajadores para adaptarse rápidamente a los requerimientos de sus funciones como cumplimiento de horarios y situaciones de trabajo bajo presión observándose este problema principalmente en el personal operativo y técnico que pese a haber sido inducido adecuadamente no siempre se encuentra preparado para asumir un cambio repentino en sus labores. EFECTO: La constante rotación del personal obliga a iniciar el ciclo desde el reclutamiento hasta la contratación del personal incurriendo así en elevados costos necesarios para realizar una nueva contratación como para proceder a liquidar al anterior trabajador, así como retrasos en la realización de las actividades.
Salidas del Personal
SP= 37.50%
El 37,50% de
los
trabajadores
contratados
finalizan sus
actividades
durante el
periodo de
prueba.
Actualmente existe un elevado nivel de rotación, principalmente en el personal que se encuentra en periodo de prueba, debido muchas veces a la presión y complejidad de sus labores.
Es necesario brindar al trabajador un ambiente agradable de trabajo, capacitarlo adecuadamente, para que éste realice sus actividades de la mejor manera posible, darle a conocer sus obligaciones por escrito, prestar apoyo al personal nuevo y dirigir sus labores junto con personal más experimentado.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
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PROCESO No. 6RH Capacitación Es indispensable establecer sistemas de capacitación para lograr un mejor desempeño, conocimiento, habilidades y destrezas. Además es necesario incorporar programas de formación en el caso de ascensos Procedimiento No. 1 Determinar si en los manuales existentes en la entidad se establecen programas de capacitación para todo el personal.
HALLAZGO No. 4 Indicadores
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
CONDICIÓN: Los cursos de capacitación realizados al personal, no cubren las necesidades de un buen número de trabajadores que no se han visto involucrados en estos procesos. CRITERIO: No existen manuales en la organización por lo que se hace más grande la necesidad de implementar políticas sobre programas de capacitación de forma periódica, orientados a mejorar los procesos CAUSA: Actualmente se enfatiza la experiencia del personal que labora un mayor tiempo en la Entidad y que generalmente ocupan puestos de Dirección, para la capacitación de personal nuevo y comunicación de actualizaciones ya que éstos tienen mayor facilidad de acceso a los programas de capacitación. EFECTO: El no capacitar adecuadamente al personal puede derivar en la inseguridad de que el trabajo se realice correctamente, demoras o estancamientos en los procesos al desconocer el funcionamiento de nuevas actualizaciones incorporadas y por lo tanto uso inadecuado de recursos.
Capacitación al
personal
CP= 45.33%
Por cada
trabajador de la
Empresa, se han
invertido apenas
un 45,33% de las
horas previstas
para su
capacitación.
Las horas destinadas para la capacitación de los empleados de la Empresa son insuficientes, priorizando la experiencia de otros funcionarios para la formación del personal
Es necesario invertir mayor tiempo en la capacitación del personal, ya que los cursos que se realicen motivarán al trabajador a aplicar sus nuevos conocimientos en los procesos desempeñados, fomentando además el uso eficiente de recursos.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
160
PROCESO No. 6RH Capacitación Es indispensable establecer sistemas de capacitación para lograr un mejor desempeño, conocimiento, habilidades y destrezas. Además es necesario incorporar programas de formación en el caso de ascensos Procedimiento No. 2 Revisar si existe evidencia sobre cursos de capacitación impartidos a los empleados y si se han aplicado programas de ascensos.
HALLAZGO No. 5 Indicadores
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
CONDICIÓN: Únicamente se han realizado cuatro cursos de capacitación en el año en el que se realiza el examen de auditoría y éstos han sido dirigidos a personal de mayor jerarquía. CRITERIO: Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se establezca que todo el personal tiene derecho a acceder a los programas de capacitación realizados, los mismos que deberán efectuarse de forma periódica. CAUSA: Debido a los altos costos que representa inscribir a todo el personal en los cursos de capacitación previstos, éstos no se han realizado constantemente y no ha sido posible incluir, sino al personal responsable de un Área de Trabajo. EFECTO: Es posible que el trabajo no se esté realizando como fue planeado o de la mejor manera posible ya que si el encargado comprendió algún aspecto de la capacitación de forma errónea, esta será transmitida a todos los trabajadores, ocasionando mayores gastos que se destinarán a corregir el error, de igual manera puede darse el caso de que el Jefe de Área omita situaciones conocidas por él como en el caso del uso de tecnología, que para otros niveles puede significar algo totalmente nuevo.
Trabajadores
Capacitados
TTC=
35.33%
Del total de
trabajadores
estables en
la Entidad,
únicamente
el 35,33% de
ellos han
sido
capacitados.
Los programas de capacitación que se han impartido durante el período han sido dirigidos en su mayoría a funcionarios y responsables de las áreas de la Entidad, quienes a su vez transmiten la información a los demás trabajadores que conforman cada departamento.
Los programas de capacitación deben ser impartidos obligatoriamente a todo el personal, puede aplicarse técnicas más avanzadas y menos costosas como son el acceso a cursos on – line o por medio de videoconferencias, de forma que los trabajadores puedan participar de forma activa de estos procesos y despejar cualquier duda existente, fomentando además la interrelación de grupos de trabajo.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
161
Atentamente, Dr. José Villavicencio Rosero
Socio de Auditoria GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA.
REGISTRO SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS No. SE9856-663
PROCESO No. 7RH Evaluación del Desempeño Se realizara periódicamente una evaluación del desempeño de las labores de los integrantes de cada una de las unidades de la entidad. Los aspectos a evaluar son las actitudes y aptitudes del personal, el grado de cumplimiento de objetivos, la calidad del trabajo realizado, la experiencia adquirida, valores y aportes para el mejoramiento de la entidad. Procedimiento No. 1 Verificar la existencia de evaluación al desempeño realizada en cada una de las unidades que conforman la entidad y determinar la utilidad de los parámetros empleados para medir la eficiencia de cada uno de los integrantes de Área.
HALLAZGO No. 6 Indicadores
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
CONDICIÓN: Actualmente se registran quejas por parte de los Encargados de las diferentes Áreas de la Entidad acerca de retrasos y faltas por parte de los trabajadores. CRITERIO: Al no existir los reglamentos internos no se puede controlar el horario de trabajo que debe ser cumplido, además no se contemplan documento alguno donde se señale que cualquier retraso o falta debe ser justificada y autorizada por el personal de Recursos Humanos. CAUSA: La causa identificada es la dificultad para que los funcionarios de Recursos Humanos realicen un control constante de las actividades realizadas, debido al numeroso personal existente. EFECTO: Al registrase constantes retrasos se generan tiempos ociosos para la realización de actividades, lo que implica retrasos en el flujo normal de los procesos; además el personal se encuentra transgrediendo una norma establecida de carácter disciplinario.
Faltas y atrasos
del personal FA=
11.11%
Se ha
determinado un
nivel de
ausentismo y
retrasos en
aproximadamente
el 11,11% de los
trabajadores.
Se ha determinado un nivel elevado de retrasos y faltas no justificadas por parte de los trabajadores, ya que no ha sido posible establecer un control exacto sobre el horario de ingreso y salida de los empleados y así detectar de forma más adecuada este incumplimiento y aplicar medidas correctivas.
Para un mejor control de los horarios de entradas y salidas de los trabajadores, se recomienda la implementación de dispositivos de control de asistencia, como la incorporación de claves o medios biométricos para registrar las horas específicas de ingreso a laborar; a fin de mes se debe verificar los atrasos mantenidos en todo el mes por cada funcionario y se establecen las sanciones respectivas.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
162
5.3.2 INDICADORES DE GESTIÓN (para más detalle ver ANEXO 9)
EMPRESA DAC TRADING S.A.
Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza
Área: Recursos Humanos
Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010
INDICADOR FÓRMULA/DESARROLLO REF. P/T
INTERPRETACIÓN
Referencias presentadas
Referencias verificadas RP= Total de hojas de vida verificadas 47 RP= 120 RP= 39.17%
PT RH-006
Del total de hojas de vida revisadas, se constató que en el 39,17% de éstas han sido verificadas las referencias personales y laborales señaladas.
Salidas del Personal
Salidas Período de Prueba SP= Total Trabajadores en Período de Prueba 15 SP= 40 SP= 37.50%
PT RH-009
El 37,50% de los trabajadores contratados finalizan sus actividades durante el periodo de prueba.
Capacitación al personal
Total de Horas de Capacitación Impartidas
CP= Total de Horas de Capacitación Estimadas
34 CP= 75 CP= 45.33%
PT RH-012
Por cada trabajador de la Empresa, se han invertido apenas un 45,33% de las horas previstas para su capacitación.
Trabajadores Capacitados
No. Total de Personal Capacitado TTC= No. Total de Personal de Planta 59 TTC= 167 TTC= 35.33%
PT RH-013
Del total de trabajadores estables en la Entidad, únicamente el 35,33% de ellos han sido capacitados.
Faltas y atrasos del personal
No. de Trabajadores x No. de Horas Perdidas FAP = No. de Trabajadores x No. de Horas de Trabajo 60 * 320 FAP= 60 * 2880
FAP= 11.11%
PT RH-015
Se ha determinado un nivel de ausentismo y retrasos en aproximadamente el 11,11% de los trabajadores.
163
5.4 FASE IV SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN CONTINUA
5.4.1 INFORME DE EVALUACIÓN CONTINUA
INFORME DE EVALUACIÓN CONTINUA
Quito, 15 de febrero del 2012
Sra. Doctora
Cristina Moreno
GERENTE GENERAL DAC TRADING S.A.
Presente.
De mi consideración:
Hemos concluido el examen de Auditoría de Gestión en el Área de Recursos
Humanos por el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de
2010 realizado desde el 20 de octubre del 2011 al 15 de enero del año 2012.
Hemos retornado para efectuar el seguimiento a las recomendaciones establecidas
en el informe de auditoría. Para la realización de esta revisión se han empleado 40
horas, comprendidas del 01 al 15 de febrero de 2012, el equipo de auditoría que
intervino durante la realización del seguimiento se conformó por:
Socio de Auditoria: Dr. José Villavicencio Rosero.
Supervisor de Auditoria: Dr. Félix Soria Tejada.
Jefe de Equipo de Auditoria: Srta. Alexandra Galarza Albiño
Asistente de Auditoria: Sra. Vanessa Jiménez
Auxiliar de Auditoria: Srta. Alicia Gavilánez
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
IEC RH - 001
164
Del seguimiento efectuado se han determinado recomendaciones no cumplidas, las
que se presentan a continuación.
PROCESO No. 1RH Reclutamiento Cuando un departamento necesita cubrir uno o más puestos, solicitara al Departamento de Recursos Humanos que proceda al reclutamiento de candidatos. El Departamento de Recursos Humanos a fin de conseguir un número adecuado de candidatos que reúnan las condiciones establecidas acudirá a fuentes de reclutamiento como: anuncios de prensa, internet o agencias de colocación. Procedimiento No. 2 Determinar si los métodos a través de los cuales se recluta al personal son confiables y adecuados.
HALLAZGO No. 1
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
COMENTARIO DEL
RESPONSABLE
CONDICIÓN
Los medios empleados para la realización del proceso de reclutamiento de personal, no son los más adecuados y suficientes, debido a que no se ha podido convocar al personal más idóneo. CRITERIO
Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar la necesidad de reclutar personal, contemplando la utilización de diversos medios, que actualmente no han sido considerados. CAUSA
Debido a los altos costos en los que se incurre al convocar personal a través de medios como anuncios de prensa o agencias de colocación de empleo, no ha sido posible reclutar a un número considerable de personas, para de éstas poder escoger a las más idóneas. EFECTO
No siempre ha sido posible convocar a un número adecuado de personas, a través de los medios utilizados actualmente, por lo que el reclutamiento del personal se ha dificultado, debido a que varias de las personas no cumplen con los requisitos establecidos, presentando información que no corresponde a la realidad y por lo tanto, no se han desempeñado de la mejor manera.
Los medios empleados para reclutar personal no son adecuados; no se ha considerado la aplicación de otras alternativas, debido a los altos costos que éstos implican.
Para el reclutamiento de personal, se recomienda la utilización de diversos medios para solicitar personal; es necesario verificar otras opciones como bolsas de empleo de Universidades, agencias de colocación, así como revisar otras bases de datos existentes en internet y anuncios en medios de comunicación masivos.
Actualmente se están analizando la aplicación de otras alternativas, para lo cual se ha elaborado un presupuesto que se ha entregado a los directivos de la entidad para su aprobación, además se investiga la confiabilidad de otras bases de datos para proceder a su utilización.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
165
PROCESO No. 4RH Contratación Se realizara un contrato laboral donde se indicaran los términos de contratación, tales como: el puesto que ocupara el trabajador, funciones, sueldo, horario de trabajo y demás clausulas previstas el mismo que deberá ser debidamente legalizado. Los contratos serán realizados bajo la modalidad de Contrato a Prueba, durante 90 días, tiempo en el que se determinara la eficiencia y aptitud del trabajador de tal forma que el contrato pasara a ser definitivo, caso contrario puede darse por terminado dentro de ese plazo.. Procedimiento No. 2 Determinar si se realiza una evaluación de desempeño durante el tiempo de prueba; estableciendo el nivel de contratos finalizados en este tiempo.
HALLAZGO No. 3
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
COMENTARIO DEL
RESPONSABLE
CONDICIÓN: Existe un nivel elevado
de salidas del personal que se encuentra en periodo de prueba, principalmente se realiza por mutuo acuerdo, al momento en el que el empleado o el empleador manifiestan su inconformidad en distintos aspectos. CRITERIO: Es prudente brindar al
trabajador un ambiente de estabilidad laboral que permita el desempeño de sus funciones de forma continua y eficiente logrando así cumplir con los objetivos para los cuales fue contratado. CAUSA: La principal causa
identificada es la dificultad de los trabajadores para adaptarse rápidamente a los requerimientos de sus funciones como cumplimiento de horarios y situaciones de trabajo bajo presión observándose este problema principalmente en el personal operativo y técnico que pese a haber sido inducido adecuadamente no siempre se encuentra preparado para asumir un cambio repentino en sus labores. EFECTO: La constante rotación del
personal obliga a iniciar el ciclo desde el reclutamiento hasta la contratación del personal incurriendo así en elevados costos necesarios para realizar una nueva contratación como para proceder a liquidar al anterior trabajador, así como retrasos en la realización de las actividades.
Actualmente existe un elevado nivel de rotación, principalmente en el personal que se encuentra en periodo de prueba, debido muchas veces a la presión y complejidad de sus labores.
Es necesario brindar al trabajador un ambiente agradable de trabajo, capacitarlo adecuadamente, para que éste realice sus actividades de la mejor manera posible, darle a conocer sus obligaciones por escrito, prestar apoyo al personal nuevo y dirigir sus labores junto con personal más experimentado.
Al momento el personal de Recursos Humanos se encuentra diseñando un esquema de actividades que serán realizadas gradualmente por el trabajador para que poco a poco pueda adaptarse a las exigencias de su trabajo.
GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.
Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326
Quito-Ecuador
166
Atentamente, Dr. José Villavicencio Rosero
Socio de Auditoria GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA.
REGISTRO SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS No. SE9856-663
PROCESO No. 7RH Evaluación del Desempeño Se realizara periódicamente una evaluación del desempeño de las labores de los integrantes de cada una de las unidades de la entidad. Los aspectos a evaluar son las actitudes y aptitudes del personal, el grado de cumplimiento de objetivos, la calidad del trabajo realizado, la experiencia adquirida, valores y aportes para el mejoramiento de la entidad. Procedimiento No. 1 Verificar la existencia de evaluación al desempeño realizada en cada una de las unidades que conforman la entidad y determinar la utilidad de los parámetros empleados para medir la eficiencia de cada uno de los integrantes de Área.
HALLAZGO No. 6
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
COMENTARIO DEL
RESPONSABLE
CONDICIÓN: Actualmente se registran quejas por parte de los Encargados de las diferentes Áreas de la Entidad acerca de retrasos y faltas por parte de los trabajadores. CRITERIO: Al no existir los reglamentos internos no se puede controlar el horario de trabajo que debe ser cumplido, además no se contemplan documento alguno donde se señale que cualquier retraso o falta debe ser justificada y autorizada por el personal de Recursos Humanos. CAUSA: La causa identificada es la dificultad para que los funcionarios de Recursos Humanos realicen un control constante de las actividades realizadas, debido al numeroso personal existente. EFECTO: Al registrase constantes retrasos se generan tiempos ociosos para la realización de actividades, lo que implica retrasos en el flujo normal de los procesos; además el personal se encuentra transgrediendo una norma establecida de carácter disciplinario.
Se ha determinado un nivel elevado de retrasos y faltas no justificadas por parte de los trabajadores, ya que no ha sido posible establecer un control exacto sobre el horario de ingreso y salida de los empleados y así detectar de forma más adecuada este incumplimiento y aplicar medidas correctivas.
Para un mejor control de los horarios de entradas y salidas de los trabajadores, se recomienda la implementación de dispositivos de control de asistencia, como la incorporación de claves o medios biométricos para registrar las horas específicas de ingreso a laborar; a fin de mes se debe verificar los atrasos mantenidos en todo el mes por cada funcionario y se establecen las sanciones respectivas.
Al momento el mecanismo a emplearse para el control de la asistencia de los empleados se encuentra en proceso de implementación, ya a que no ha sido posible instalarlo inmediatamente debido a los costos que representa.
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CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
Con respecto a la aplicación de auditoría en el área de recursos humanos, de la
empresa DAC TRADING S.A., me permito concluir lo siguiente:
6.1.1 El adecuado planeamiento de la auditoría de gestión, sin ninguna duda,
facilita la determinación de la efectividad, eficiencia y economía del Área de
Recursos Humanos de la empresa DAC TRADING S.A.
6.1.2 La preparación de programas de auditoría, la aplicación de técnicas, pruebas
y obtención de evidencias de auditoría permiten la elaboración de hallazgos
de auditoría, aplicando recomendaciones para el mejoramiento continuo de la
empresa y en especial al área de Recursos Humanos.
6.1.3 En la actualidad existen factores influyentes para que las empresas en
general no realicen la Auditoría de Recursos Humanos, tales como: no es una
exigencia legal, el desconocimiento de métodos de auditoría que permiten
evaluar el sistema ó una guía técnica para que sea implementada.
6.1.4 Al realizar el diagnóstico del sistema administrativo de la empresa se
encontraron falencias, las mismas que pueden ser solventadas con la
implementación de procesos estratégicos que van a facilitar el control y
organización en la institución, especialmente en el área de Recursos
Humanos.
6.1.5 Realizar una evaluación del desempeño del personal que trabaja en la
empresa ayudará a la administración sustancialmente en la toma de
decisiones oportunas, solucionar problemas futuros que existan en la
empresa y alcanzar los objetivos planteados por la entidad.
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6.1.6 Las medidas correctivas para optimizar la gestión de los recursos humanos,
sólo se puede llevar a cabo si se analiza e interpreta correctamente el
contenido de los informes de la auditoría de gestión.
6.1.7 La supervisión o monitoreo llevadas a cabo en forma permanente y/o puntual
asegura el seguimiento de las medidas correctivas adoptadas por el área de
Recursos Humanos, hasta obtener la eficiencia y eficacia del área.
6.1.8 Mediante la aplicación de la Auditoría de Gestión, es posible realizar ajustes,
si fuera el caso, a los planes y programas del área de Recursos Humanos
para su gerenciamiento óptimo.
6.1.9 El Establecimiento de políticas y procedimientos ayuda a que se efectúe un
adecuado Control Interno, que se constituye en un plan de organización de
todos los métodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los intereses de la compañía.
Verificar con exactitud y confiabilidad la información financiera y
Promover la eficiencia de los procesos que conllevan a la contratación de
nuevo personal.
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6.2 RECOMENDACIONES
Como producto del análisis de las conclusiones y a fin de mejorar la calidad de las
acciones de la empresa se presentan las recomendaciones siguientes:
6.2.1 El Manual de Procedimientos y funciones es la guía que explica cómo realizar
un proceso, los responsables y su alcance, por consiguiente y con el fin de
optimizar los recursos humanos, y financieros de la empresa se ha necesario
la implementación de Procesos Administrativos y Financieros, como una
herramientas flexible y útil que norme y guíe el accionar de la empresa para
competir exitosamente, permanecer, crecer y establecerse en el segmento de
mercado en donde está su accionar, con niveles aceptables de productividad
y competitividad, obteniendo una mayor respuesta para satisfacer los
requerimientos de los clientes así como el logro de los objetivos propios de la
empresa.
6.2.2 Se recomienda a las autoridades de DAC TRADING S.A. el análisis de este
documento como una herramienta de apoyo que le ayudará a desarrollar
adecuadamente los procesos administrativos y financieros, que son el pilar de
una empresa, ya que involucra a todas las instancias de la organización.
6.2.3 La empresa debe enfocar sus esfuerzos de manera equitativa, preocuparse
de la capacitación de todo el personal, y gracias a esta iniciativa, se logre un
mejoramiento continuo del desempeño de sus colaboradores, en base al
desarrollo de las habilidades y destrezas que cada empleado posee
colaboradores, en un ambiente que lo estimule y compense el esfuerzo
realizado.
6.2.4 DAC TRADING S.A., es una empresa que cuenta con una adecuada
infraestructura, por ser una empresa joven tiene muchas oportunidades de
crecer corporativamente, Una adecuada dirección por parte del jefe inmediato
superior y su consecuente seguimiento garantizarán que el resultado sea
óptimo.
171
6.2.5 Que siendo la auditoría de gestión una herramienta de la evaluación de la
efectividad, eficiencia y economía de los recursos humanos y siendo éstos los
más importantes de la institución, recomendamos su aplicación forma
trimestral, a fin de obtener el mayor provecho de esta actividad profesional.
6.2.6 Siendo importante para la empresa en estudio evaluar su sistema de
administración de recursos humanos y teniendo en consideración que no
cuenta con una herramienta técnica para hacerlo, se recomienda utilizar el
modelo de auditoría de recursos humanos que se propondrá en el capítulo V.
6.2.7 Se recomienda que la persona encargada de auditar el sistema de
administración de personal, sea ajena a este, a efecto de garantizar la
segregación de funciones que ayuda a la objetividad de los resultados y a
obtener los mejores beneficios de la auditoría aplicada y velar los intereses de
la institución.
6.2.8 Se recomienda a la administración, establecer programas de capacitación
para el personal de manera constante, sin distinciones jerárquicas, en aras
del bienestar común y; enfocados a logro de los objetivos de la empresa, ya
que un empleado capacitado es un elemento valioso de productividad,
eficacia y eficiencia.
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BIBLIOGRAFÍA
LIBROS:
VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Quinta edición. Editorial
Gráficas Vásquez, Quito-Ecuador año 2002
MENDIVIL E., Víctor M., Elementos de Auditoria, Quinta Edición Editorial
ECAFSA México año 2002
COOK, John W., Auditoría de Gestión, Tercera Edición Editorial McGRAW-
HILL Buenos Aires-Argentina año 2008.
ARENS, Alvin A., Auditoria un enfoque integral, Décima primera Edición,
Editorial Hall Hispanoamericana México año 2007.
MALDONADO E, Milton Auditoría de gestión, Tercera Edición, Editorial ABYA
YALA Quito-Ecuador año 2008.
SÁNCHEZ, Luis Enrique, Modulo de Auditoría de Gestión Cali Colombia año
2002.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión
Tercera Edición Quito-Ecuador Septiembre 2007.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Guía para la elaboración de
Indicadores de gestión Tercera Edición Quito-Ecuador Septiembre 2007
PÉREZ SALAZAR, Pablo, Gestión por Procesos, Cuarta Edición, Editorial
Norma, Sangolqui Ecuador Junio 2005.
JOHN WILLIGHAN, Auditoria, Conceptos y Métodos; Editorial Mc Gran Hill.
173
TESIS:
.
Ing. ANCHAPAXI CARRILLO EDWIN, Auditoria de Gestión aplicada a la
compañía “INAEXPO S.A.”
Ing. GUZMÁN JIMÉNEZ YADIRA, Auditoria de Gestión aplicada la Empresa
de Lubricantes y Accesorios RJ 2000 Cía. Ltda.
INTERNET:
http.//google.com.ec/elrecursohumano
http.//es.wikipedia.org/wiki/auditoría de gestión
http.//es monografias.com/Índices de gestión
www.glooge.com.ec.//Betzaida Guadalupe Reyes Santiago-La organización:
conceptos, principios y la división del trabajo
www.librosvirtuales.com.//An ABC Manager’s Primer – Gary M. Cokins – Edit.
John Wiley & Sons, Inc. – 1992 Modelos de ABC/ABM – Samuel Cogan –
Qualitymark Editora – 1997 Activity Based Costing for Small and Mid Sized
Businesses D. Hicks – Edit. John Wiley & Sons – 2012
A continuación se presenta, los principales equipos que comercializa la empresa
DAC TRADING S.A.:
ANEXO 6: IMPRESORAS DE TARJETAS
DATA CARDS
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ANEXO 9
Matriz de Indicadores de gestión
A continuación se detalla los indicadores de gestión empleados en la auditoria, aplicada al área de Recursos Humanos, de la empresa DAC
TRADING S.A., junto con su objetivo, fórmula, resultado y recomendación.
Nº INDICADOR FÓRMULA OBJETIVO VALOR RECOMENDACIÓN
1 Referencias presentadas
Referencias verificadas RP= Total de hojas de vida verificadas 47 RP= 120
Medir el porcentaje de las referencias personales y laborales presentadas en las hojas de vida de los postulantes
39.17%
Es importante verificar las referencias presentadas por los candidatos en su currículos, para evitar que los datos presentados hayan sido alterados o modificados para presentar una ventaja inexistente; mediante la indagación se podrá conocer las verdaderas razones por las que trabajador terminó la relación laboral anterior.
2 Salidas del Personal
Salidas Período de Prueba SP= Total Trabajadores en Período de Prueba 15 SP= 40
Muestra el nivel de rotación del personal a prueba en el desarrollo de sus actividades.
37.50%
Es necesario brindar al trabajador un ambiente agradable de trabajo, capacitarlo adecuadamente, para que éste realice sus actividades de la mejor manera posible, darle a conocer sus obligaciones por escrito, prestar apoyo al personal nuevo y dirigir sus labores junto con personal más experimentado.
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Nº INDICADOR FÓRMULA OBJETIVO VALOR RECOMENDACIÓN
3 Nivel de compromiso
Total trabajadores NC= Estilo de liderazgo de la empresa 200 NC= 50
Medir el porcentaje de personas que se siente comprometido con la empresa al conocer la visión.
4 %
Se debe difundir la visión al personal para que sientan el compromiso de alcanzar los objetivos a largo plazo propuestos por la empresa.
4 Capacitación al personal
Total de Horas de Capacitación Impartidas
CP= Total de Horas de Capacitación Estimadas
34 CP= 75
Mostrar las horas destinadas para la capacitación de los empleados de la Empresa funcionarios para la formación del personal
45.33%
Es necesario invertir mayor tiempo en la capacitación del personal, ya que los cursos que se realicen motivarán al trabajador a aplicar sus nuevos conocimientos en los procesos desempeñados, fomentando además el uso eficiente de recursos.
5 Trabajadores Capacitados
No. Total de Personal Capacitado TTC= No. Total de Personal de Planta 59 TTC= 167
Medir el porcentaje de capacitación que reciben los empleados.
35.33%
Los programas de capacitación deben ser impartidos obligatoriamente a todo el personal, puede aplicarse técnicas más avanzadas y menos costosas como son el acceso a cursos on – line o por medio de videoconferencias.
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Nº INDICADOR FÓRMULA OBJETIVO VALOR RECOMENDACIÓN
6 Faltas y Atrasos del Personal
No. de Trabajadores x No. de Horas Perdidas
FA= No. de Trabajadores x No. de Horas de Trabajo
60 * 320 FA= 60 * 2880 19200 FA= 172800
Muestra el nivel elevado de retrasos y faltas no justificadas por parte de los trabajadores,
11.11%
Para un mejor control de los horarios de entradas y salidas de los trabajadores, se recomienda la implementación de dispositivos de control de asistencia, como la incorporación de claves o medios biométricos para registrar las horas específicas de ingreso a laborar; a fin de mes se debe verificar los atrasos mantenidos en todo el mes por cada funcionario y se establecen las sanciones respectivas.
7 Guía de actuación
No. De empleados que conocen la misión GA= Total trabajadores 130 GA= 200
Mostrar el porcentaje de las personas que conocen la misión, sirviendo de guía para el logro de las actividades.
65%
Se debe difundir la misión al personal para que sean participes de los objetivos a corto plazo.
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Nº INDICADOR FÓRMULA OBJETIVO VALOR RECOMENDACIÓN
8 Cumplimiento de objetivos
No. De Objetivos alcanzados CO= No. Objetivos Planteados 10 CO= 20
Exponer el grado cumplimiento de objetivos propuestos por la empresa
50%
Se debe indicar los objetivos propuestos para cada año e inculcarles la participación total del personal.
9 Costo de la Capacitación
Total Costo CC= Total trabajadores 1500 CC= 200
Exponer el costo por empleado en unidad monetaria, que se invierte la empresa en la capacitación del personal.
$ 7.50
Cualquiera sea el sistema que apoye el control de esta gestión debe considerar todas las combinaciones de información posibles de manera tal que cuando se elaboren los reportes de gestión, este sea lo más real y automático posible. Una medición por persona, por centro de costo, por período, etc.
10 Accidentabilidad
Laboral
No. De días perdidos AL= Total Trabajadores 30 AL= 200
Muestra el porcentaje de accidentes u horas perdidas laborales a causa de un incidente laboral.
15%
Reducir los costos asociados a este concepto y lograr la reducción a cero de los días sin accidentes. Es común ver en las empresa “llevamos X días sin accidentes” lo que en la práctica se considera uno de los IGRH más visibles porque está permanentemente monitoreado por toda la organización.
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Nº INDICADOR FÓRMULA OBJETIVO VALOR RECOMENDACIÓN
11 Cumplimiento de tareas
Tareas cumplidas por el personal CT= Tareas asignadas al personal 10 CT= 30
Expresar la cantidad de tareas desarrolladas por el personal
33.33% Incentivar al personal para el desarrollo de tareas de forma eficiente y eficaz.
12 Tiempo de trabajo por tareas
No. De horas trabajadas TTT= Tareas cumplidas por el personal 8 TTT= 10
Medir el grado de cumplimiento con respecto a las tareas realizadas
80% Incentivar al personal para obtener productividad alta en los siguientes períodos.
13 Relación entre los proveedores
No. De proveedores año actual RP= No. De proveedores año anterior 50 RP= 65
Medir el porcentaje de proveedores actuales de la empresa
76.92%
Se debería analizar la relación entre proveedores-empresa y conocer el efecto de disminución de los mismos.