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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA

OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

“DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA

AUMENTAR EFICIENCIA EN LOS PROCESOS DE ORGANIZACIONES”

AUTORES:

JOHNATAN FABRICIO CRUZ GONZÁLEZ

Y

MARÍA FERNANDA QUIZHPE BRIONES

TUTOR DE TESIS:

CPA. SIXTO RONQUILLO BRIONES

GUAYAQUIL, ENERO 2018

ii

Ficha Repositorio Ciencia y Tecnología

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO: “DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA AUMENTAR EFICIENCIA EN LOS PROCESOS DE ORGANIZACIONES.”

AUTORES: Johnatan Fabricio Cruz González

María Fernanda Quizhpe Briones

TUTOR: CPA Sixto Ronquillo Briones

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Contaduría Pública Autorizada

FECHA DE PUBLICACIÓN: Enero 2018 N° DE PÁG: 82

ÁREA TEMÁTICA: Administrativo-Financiero

PALABRAS CLAVES: Manuales, Sistema, Administración, Control Interno, Procedimientos,

Normas. RESUMEN:

Las empresas hace muchos años vienen implementado un sistema de control interno el cual

permite tener la seguridad que las operaciones sigan su curso y se manejen debidamente y con

esto se evite los robos y alguna irregularidad que se pueda presentar, con frecuencia las empresas

vienen presentando inconvenientes como; acceso a áreas no correspondidas por parte del

personal, autorizaciones de forma verbal, falta de mecanismos informáticos, escaza capacitación

al personal, entre otras, por esto, se pretende diseñar un manual de procedimientos administrativo

y de control interno, para que de esta manera pueda tener eficiencia en los procesos y disminuir

perdidas. Las empresas a evaluar son aquellas que se dedican a la actividad comercial, con la

finalidad de realizar un diseño de un manual de procedimientos administrativo y de control

interno dirigido a elevar la eficiencia de los procesos en las organizaciones. El control interno

necesita de la retroalimentación y actualización constante del mismo, llegando al punto de saber

los montos en efectivo que ahorraría el aplicar las acciones de control implementadas. En el

análisis de la veracidad de las acciones de control interno, las cuales se realizan en las sesiones

del Consejo de Dirección, invita a los trabajadores con más experiencia en la organización, para

aportar con sus criterios en la toma de medidas para rectificar las medidas a tomar.

N° DE REGISTRO (en base de datos): CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON AUTOR/ES:

Johnatan Fabricio Cruz González


Teléfonos:

0985016434

0931458855

Mail:

[email protected]

[email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:

Nombre: Secretaría de la Facultad

Teléfono: 042206950 - 042596830

Mail: [email protected]

✓ X

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-

mailto:[email protected]

iii



ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado CPA. Sixto Ronquillo Briones, tutor del trabajo de titulación

certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Johnatan Fabricio Cruz

González con C.I. 0919839977 y María Fernanda Quizhpe Briones con C.I. 0931458855, con

mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO.

Se informa que el trabajo de titulación: “Diseño De Manual De Procedimientos

Administrativos Para Aumentar Eficiencia En Los Procesos De Organizaciones” ha sido

orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio PLAGIARISM

quedando el 8% de coincidencia.

_______________________________

CPA. Sixto Ronquillo Briones

Tutor de Tesis

iv




CERTIFICACIÓN DEL TUTOR

Envío a Ud. El Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación

“DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA

AUMENTAR EFICIENCIA EN LOS PROCESOS DE ORGANIZACIONES”

del estudiante JOHNATAN FABRICIO CRUZ GONZÁLEZ Y MARÍA FERNANDA

QUIZHPE BRIONES indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la

normativa vigente:

✓ El trabajo es el resultado de una investigación.

✓ El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

✓ El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

✓ El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo

de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión

final.

Atentamente,

CPA. Sixto Ronquillo Briones

Tutor de Tesis

v




LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL

USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADEMICOS

Yo, JOHNATAN FABRICIO CRUZ GONZÁLEZ con C.I. 0919839977 y MARÍA

FERNANDA QUIZHPE BRIONES con C.I. 0931458855, certifico que los contenidos

desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA AUMENTAR EFICIENCIA EN

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIONES” son de mi absoluta propiedad y

responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA

SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso

de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente

obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del

mismo, como fuera pertinente.

JOHNATAN FABRICIO CRUZ GONZÁLEZ

C.I. 0919839977

MARÍA FERNANDA QUIZHPE BRIONES

C.I. 0931458855

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas

en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros

educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de

artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad

académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos

académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los

derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita,

intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

vi

Dedicatoria

A Dios, por darme la sabiduría para tomar las mejores decisiones en cada paso que he

dado en el logro de este objetivo.

Mis padres, Marlon Cruz y Yolanda González, por su apoyo incondicional e infinito a lo

largo de mi vida.

Mis abuelos, por haberme inculcado principios y valores desde mi infancia, por ese amor

que no tiene límites y por impulsarme siempre a ser mejor cada día, a pesar de las

adversidades.

Mi hermano, Néstor, por apoyarme siempre que lo necesité.

Finalmente, agradezco a la mujer que fue un pilar fundamental durante toda mi formación,

aquella que nunca dejó que me rindiera en los momentos adversos, que compartió conmigo

buenos y malos momentos; que ha sido mi mano derecha, mi refugio en momentos de

tristeza, el motivo de mis alegrías y el motor que me impulsa día a día a continuar mi lucha

en el camino hacia el éxito, mi querida compañera, amiga y adorada María Fernanda Quizhpe

Briones.


vii

Dedicatoria

A Dios, por haberme permitido llegar hasta esta etapa de mi vida y estar conmigo en cada

paso que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente para poder lograr mis objetivos.

Mi madre, Nancy Briones, por sus consejos y valores, pero sobre todo por la motivación

constante, lo que me ha permitido ser una persona de bien; pero más que nada, por su amor

incondicional.

Mi hermana Gisella, por ser el principal cimiento para la construcción de mi vida

profesional, por sentar en mí las bases de responsabilidad y deseos de superación, en ella

tengo el espejo en el cual me quiero reflejar, pues sus virtudes infinitas y su gran corazón, me

han llevado a admirarla cada día más.

Mi hermana Karen, por ser ejemplo y ayuda fundamental en mi vida, porque siempre

estuvo dispuesta para acompañarme en cada extensa y agotadora noche de estudio.

Mis amigos Johnatan Cruz, Allison Andrade, Arnaldo Contreras, Antonio Mera y Daniella

Garzón por el apoyo mutuo en nuestra formación profesional.

Mi tutor, CPA Sixto Ronquillo Briones, por la asesoría en el desarrollo de esta tesis.


viii

Agradecimiento

Le agradezco a Dios, por la vida y la salud, por ser mi fortaleza en los momentos difíciles

y por ser el ser supremo sobre el que gira mi vida.

A mi querida Universidad de Guayaquil, a la Facultad de Ciencias Administrativas y en

especial a todos aquellos maestros de la Escuela de Contaduría Pública Autorizada que

fueron parte en mi proceso de formación académica, los cuales me supieron guiar con sus

consejos y experiencia.

A mi tutor, CPA Sixto Ronquillo Briones, por haberme guiado en el desarrollo de esta

tesis.

A mis compañeros de aula, especialmente a mis amigos Jason Guanoluisa, Allison

Andrade, Arnaldo Contreras, Antonio Mera y Jesús López, por su apoyo incondicional.


ix

Agradecimiento

Doy gracias a Dios por su infinito amor y misericordia conmigo, a mi familia por

apoyarme en cada decisión y proyecto, a mi universidad y a mi facultad por prepararme para

convertirme en una profesional en la carrera que tanto me apasiona, a cada maestro que hizo

parte integral de esta formación y gracias a todas las personas que fueron partícipes de este

sueño, de manera directa e indirecta.


x




“Diseño de Manual de Procedimientos Administrativos para aumentar eficiencia en

los Procesos de Organizaciones.”

Autores:


y


Tutor:

CPA Sixto Ronquillo Briones

Resumen

Las empresas hace muchos años vienen implementado un sistema de control interno el cual

permite tener la seguridad que las operaciones sigan su curso y se manejen debidamente y así

se evite los robos y alguna irregularidad que pueda presentarse, con frecuencia las empresas

vienen presentando inconvenientes como; acceso a áreas no correspondidas por parte del

personal, autorizaciones de forma verbal, falta de mecanismos informáticos, escaza

capacitación al personal, entre otras por tal motivo se pretende diseñar un manual de

procedimientos administrativo y de control interno, y de esta manera tener eficiencia en los

procesos y disminuir perdidas. Las empresas a evaluar son aquellas que se dedican a la

actividad comercial, con el objetivo de realizar un diseño de un manual de procedimientos

administrativo y de control interno dirigido para elevar la eficiencia en los procesos en

organizaciones. El estudio fue de carácter experimental correlacional de tipo cuantitativo, con

un método deductivo cuyo resultado y por medio del análisis estadístico la hipótesis propuesta

fue aceptada. La población escogida es seis empresas comerciales, las cuales por medio de sus

administradores o gerentes se tendrá la información oportuna de lo que se viene ejecutando en

la institución, la técnica utilizada es la encuesta que permitió recolectar información y datos

relevantes para su posterior examen. El control interno necesita de la retroalimentación y

actualización constante del mismo, llegando al punto de saber los montos en efectivo que

ahorraría el aplicar las acciones de control implementadas. En el análisis de la efectividad de

las acciones de control interno, las cuales se realizan en las sesiones del Consejo de Dirección,

invitar a los trabajadores de más experiencia en la empresa, para que aporten con sus criterios

en la toma de medidas para rectificar las medidas a tomar.

Palabras claves: MANUALES, SISTEMA, ADMINISTRACIÓN, CONTROL INTERNO,

PROCEDIMIENTOS, NORMAS.

xi

UNIVERSITY OF GUAYAQUIL

FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES

SCHOOL OF AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTING

“Design of Manual of Administrative Procedures to Increase Efficiency in the

Processes of Organizations."

Authors:


And


Tuthor:

CPA Sixto Ronquillo Briones

Abstract

The companies have been implementing an internal control system for many years, which

allows us to ensure that the operations follow their course and are managed properly and thus

avoid theft and any irregularity that may arise, often companies have problems such as; access

to unrequited areas by staff, verbal authorizations, lack of computer mechanisms, lack of staff

training, among others for this reason is intended to design a manual of administrative

procedures and internal control, and thus have efficiency in the processes and decrease losses.

The companies to be evaluated are those that are engaged in commercial activity, with the aim

of designing a manual of administrative procedures and internal control aimed at increasing

the efficiency of processes in organizations. The study was of correlation experimental nature

of quantitative type, with a deductive method whose result and through statistical analysis the

proposed hypothesis was accepted. The chosen population is six commercial companies, which

through their managers or managers will have timely information of what is running in the

institution, the technique used is the survey that allowed to collect information and relevant

data for further examination. The internal control needs constant feedback and updating,

reaching the point of knowing the amounts in cash that would be saved by applying the control

actions implemented. In the analysis of the effectiveness of the internal control actions, which

are carried out in the meetings of the Board of Directors, invite the more experienced workers

in the company, so that they contribute with their criteria in the taking of measures to rectify

the Measures to take.

Keywords: Manuals, System, Administration, Internal Control, Procedures, Standards.

xii

Índice de Contenido

Dedicatoria ........................................................................................................................... vi

Agradecimiento ................................................................................................................. viii

Resumen ................................................................................................................................ x

Abstract ................................................................................................................................ xi

Introducción .......................................................................................................................... 1

1 Capítulo i. El problema ................................................................................................... 3

1.1 Planteamiento del problema .................................................................................... 3

1.2 Formulación y sistematización del problema .......................................................... 5

1.3 Objetivos de la investigación ................................................................................... 6

1.4 Justificación del proyecto ........................................................................................ 7

1.5 Delimitación de la investigación ............................................................................. 8

1.6 Hipótesis y Variables ............................................................................................... 9

1.7 Operacionalización de las variables ...................................................................... 10

2 Capitulo ii Marco de Referencia ................................................................................... 11

2.1 Antecedentes de la investigación ........................................................................... 11

2.2 Marco teórico ......................................................................................................... 12

2.3 Marco contextual ................................................................................................... 16

2.4 Marco conceptual .................................................................................................. 17

2.5 Marco legal ............................................................................................................ 22

3 Capitulo iii. Marco Metodológico................................................................................. 25

3.1 Diseño de la investigación ..................................................................................... 25

3.2 Tipos de investigación ........................................................................................... 27

3.3 Población y Muestra .............................................................................................. 28

xiii

3.4 Técnicas e instrumentos ......................................................................................... 28

3.5 Análisis de los resultados ...................................................................................... 29

4 Capítulo iv. Propuesta ................................................................................................... 38

5 Conclusiones y recomendaciones ................................................................................. 62

5.1 Conclusiones .......................................................................................................... 62

5.2 Recomendaciones .................................................................................................. 63

6 Bibliografía ................................................................................................................... 64

7 Anexo N°1 – Entrevista ................................................................................................ 66

8 Anexo N°2 – Encuesta .................................................................................................. 67

xiv

Índice de tablas

Tabla 1 Identificación de los elementos que constituyen causa y efecto del problema de

investigación. ........................................................................................................................ 5

Tabla 2 Operacionalización de las variables. ...................................................................... 10

Tabla 3 Resultados de la encuesta: Pregunta 1 ................................................................. 32





xv

Índice de figuras

Figura 1 Delimitación de la investigación ............................................................................ 9

Figura 2 Eficiencia en los procesos. .................................................................................... 32

Figura 3 Manual de funciones, procesos y procedimientos. ............................................... 33

Figura 4 Tareas revisadas. ................................................................................................... 34

Figura 5 Capacitación del personal. .................................................................................... 35

Figura 6 Detección de irregularidades. ............................................................................... 36

1

Introducción

El presente proyecto de investigación estará basado en identificar cuáles son las falencias

que está presentado Almacenes de WAN y con esto evitar que continúen presentándose

irregularidades. En Almacenes de WAN, se reservan su derecho de confidencialidad, por lo

tanto, se abstuvieron en otorgar mayor información abierta por parte del administrador a

quien va dirigida la entrevista, los problemas que vienen presentando son medidos de manera

general dentro de las organizaciones relacionadas a ella como son las seis empresas

comerciales, las cuales se pudo obtener información estrictamente limitadas por parte de cada

gerente la cual va dirigido la encuesta. Existe en el área de bodega el libre paso de cualquier

trabajador que labore en la organización sin tener un debido sistema que regularice esta área,

la falta de formalidad a la hora de autorizar algún cambio o traslado de la bodega, y que solo

sea de manera verbal, y no con la persona adecuada encargada de este proceso se da en

algunos casos que diferentes autoridades aprueban esto sin pertenecer al sitio donde se

ejecuta estos cambios, la falta de equipos informáticos y software en esta área es otro

problema que se tiene al que atrasen los procesos de facturación, falta de un documento

donde se soporte todas la operaciones que se deben realizar, entre otros problemas. Todo lo

mencionado hace que las organizaciones presenten pérdidas al no contar con el debido

control interno que es necesario que se establezca en una organización.

Por tal motivo para resolver este problema se va a diseñar un manual de procedimientos

tanto administrativo y de control interno en el cual abarca cada uno de los pasos que se debe

seguir para elevar la eficiencia en los procesos al momento de su implementación en el área

establecida.

El desarrollo del proyecto de investigación cuenta ampliamente de cuatro capítulos los

cuales se detallan a continuación:

2

El capítulo I: Se presenta la problemática, causas y efectos, formulación y sistematización,

objetivos, justificación del problema, delimitación, hipótesis con sus respectivas variables.

El Capítulo 2: Se encuentra; los antecedentes de la investigación, el marco teórico, marco

conceptual, donde se detalla aspectos relacionados a los sistemas de control; el marco

contextual donde se puede observar información acerca de las empresas comerciales; y por

último el marco legal donde se puntualiza todas las normas y regulaciones que deben

aplicarse en este trabajo.

Capítulo 3: Constituye el diseño de investigación, los resultados obtenidos y la

interpretación de los mismos, por medio de las técnicas e instrumentos de investigación que

será a través de entrevistas y encuestas al personal de la entidad, y con esta información se

tendrá un análisis e identificar cuáles son los factores que presentan inconvenientes a la

entidad.

Capítulo 4: Se presenta la propuesta que es la implementación de un manual de

procedimientos administrativo y de control interno, cuyo objetivo fundamental este dirigido a

elevar la eficiencia de los procesos,

Y finalmente se establecen conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación.

3

1 Capítulo i. El problema

1.1 Planteamiento del problema

La economía mundial actual, se caracteriza por la globalización de las principales

actividades, la desaparición de empresas absorbidas por el gran monopolio, la aparición de

nuevos productos novedosos, las tecnologías de la información atravesando las economías y

permeando la política de los estados; estos factores de la economía mundial se mezclan con

otros no menos importantes y que tienen que ver con los deseos y expectativas de los clientes,

las normas de la contabilidad y de los Estados Financieros; elementos que le plantean a las

administraciones un reto transcendental si quieren mantenerse en el mercado, por lo que el

control interno viene a ser un complemento que cierra las brechas que puedan existir al robo

y al resto de las falencias e irregularidades que con frecuencia son observadas en las

organizaciones y empresas, y que al final de cada etapa darán al traste con el cumplimiento

de los objetivos y el incremento de la rentabilidad en cada uno de los procesos.

La empresa seleccionada es Almacenes de WAN quienes se reservan su derecho de

confidencialidad, por lo tanto, los dueños no quisieron dar información de forma abierta y

sólo se obtuvo de forma limitada por parte del administrador. Dentro de las violaciones que

con más frecuencia se observan en las organizaciones y que no tienen nada que ver con la

utilización de determinados niveles de financiamiento, se encuentran:

• Acceso a las áreas de bodegas de personal que no pertenecen a la empresa, en otros

casos se encuentran trabajadores de la empresa dentro de los almacenes, pero que

corresponden a otras áreas y no se justifica su presencia en las áreas de

almacenamiento, en fin, se puede resumir como la ausencia total de los niveles de

acceso a estas áreas.

4

• Autorización verbal o mediante el envío de papelitos, que autorizan la extracción

de determinados recursos de la bodega, evidenciándose la falta de modelos

estandarizados o el poco uso de los modelos que existen.

• En algunos casos, los ejecutivos autorizan la extracción de recursos a los cuales,

por su actividad no tienen fundamento alguno para su autorización, por ejemplo, en

una de las empresas comerciales, el gerente de talento humano, autoriza la

extracción de determinados artefactos de bodega, este renglón no se corresponde

con el tipo de actividad que este ejecutivo desarrolla.

• Los muebles y otros objetos clasificados como activos fijos tangibles, se trasladan

de un área a otra sin la debida autorización por los superiores, mientras que existen

otros medios, propiedad de los trabajadores que están dentro de las oficinas de la

empresa.

• Falta de equipos informáticos y de impresión, para desempeñar la funciones en el

área de bodegas, como es la facturación.

• Falta de software para el área de almacenes que haga más viable y más humano el

trabajo de los empleados.

• Escasa preparación y capacitación de los trabajadores de las áreas vitales de la

empresa, como es el caso de los almacenes y del área contable y financiera.

• La falta de metodologías, o de cualquier otro documento normativo sobre el cual se

puedan montar o implementar determinadas acciones de control dirigido

fundamentalmente a los recursos en bodegas.

• Talones de cheques sobre los buros sin la debida custodia por parte del auxiliar

contable o del financiero.

La identificación de las irregularidades y falencias expuestas anteriormente, constituyen la

base para plantear la siguiente tabla de causa y efecto:

5

Tabla 1

Identificación de los elementos que constituyen causa y efecto del problema de investigación.

Causas. Efectos.

Ausencia total de carteles que planteen los

niveles de acceso a las áreas.

Sustracción indebida, robo de recursos,

cambio de un recurso por otro, sabotaje,

entre otros eventos no deseados.

Crea las condiciones para incentivar los

hábitos de corrupción en el personal de estas

áreas.

No utilización de modelos estandarizados

para autorizar los movimientos de los

recursos.

No permite fijar las responsabilidades ante

desvío o faltante de recursos en las áreas.

Cheques en blanco, carentes de la debida

custodia.

Perdida de cheques, cobros por banco de los

mismos, con los perjuicios financieros que

ocasiona a la empresa.

Falta de procedimiento administrativo de

control interno.

Ocurrencia sistemática y frecuente, de

hechos nocivos a la economía de la

empresa.

1.2 Formulación y sistematización del problema

Las organizaciones objeto de esta investigación, no cuentan dentro de sus herramientas de

administración, con la existencia de un manual de procedimientos de control interno que le

permita corregir a tiempo o anteponerse a la ocurrencia de hechos o acontecimientos no

deseados y que atenten contra el cumplimiento de los objetivos trazados para la etapa por los

dueños o socios de las organizaciones, en esta dirección surge la necesidad impostergable

dirigida a diseñar un procedimiento administrativo de control interno se traduzca en elevar la

eficiencia de los procesos y lograr los resultados o el cumplimiento de las metas trazadas.

Formulación.

¿De qué manera el diseño de un manual de procedimiento administrativo de control

interno, elevaría la eficiencia en cada uno de los procesos y áreas de las organizaciones?

6

Sistematización.

¿Cómo la exposición de los referentes teóricos y metodológicos, podrán incidir en el

resultado y en el entendimiento posterior de los postulados que se recogen en el presente

proyecto de investigación?

¿Por qué la inexistencia de un manual de procedimientos administrativo de control interno

constituye una de las causas fundamentales del incremento de las falencias e irregularidades

en el uso de los recursos de las organizaciones?

¿En qué medida el levantamiento de los resultados a alcanzar en el diagnostico pudieran

servir de base para la elaboración del manual de procedimientos administrativo de control

interno?

1.3 Objetivos de la investigación

Objetivo general.

Diseño de un manual de procedimientos administrativo y de control interno dirigido a

elevar la eficiencia en los procesos de las organizaciones.

Objetivos Específicos.

a) Exponer los elementos y criterios teóricos y metodológicos, que sustentan el

presente proyecto de investigación.

b) Diagnosticar la existencia y funcionamiento de medidas o acciones relacionadas

con el control interno en las organizaciones.

c) Analizar el origen y consecuencias de las irregularidades y falencias detectadas en

el desarrollo del diagnóstico.

d) Implementación de un manual de procedimientos administrativo dirigido a la

implementación del control interno.

7

1.4 Justificación del proyecto

Justificación teórica.

La justificación teórica se sustenta en que el diseño del procedimiento de control interno

administrativo, se nutre de las bibliografías más importantes relacionadas con el tema, hace

un recorrido por las definiciones y demás temas sobre los cuales se basa el proyecto, revisa

referentes empíricos que se han editado en relación al control interno, y el mismo proyecto se

puede convertir en un referente para otros proyectos toda vez que demuestra la viabilidad de

los procedimientos de control interno para nuestras empresas, ya sean públicas o privadas.

Justificación práctica.

La justificación práctica de este proyecto, está basada en la necesidad que tienen las

empresas de implementar sistemas efectivos de control interno administrativo, ya que del

control que ejerza la gerencia sobre los medios, depende en gran medida la supervivencia de

la organización, por lo que el control interno evita el estancamiento de las actividades y el

surgimiento de irregularidades y falencias que lastran el desempeño de las empresas. En este

sentido, el control interno se ajusta a los requerimientos de las áreas, es un control sencillo y

su implementación no requiere de erogar sumas significativas de dinero y surte a la

administración de información útil y actualizada, convirtiéndose en una herramienta

importante para la gerencia en la toma de decisiones.

Justificación Metodológica.

La justificación metodológica se sustenta, en el hecho mismo de diseñar un procedimiento

administrativo de control interno, el cual le establece a la empresa los métodos y demás

elementos relacionados con la actividad, se plantean los objetivos, se hace referencia al

alcance del procedimiento y los responsables de su aplicación, control y supervisión.

De igual manera, se utilizan métodos de la investigación, los cuales se reflejan a

continuación:

8

a) Método de observación científica: Con la utilización de este método se podrá

validar muchas de las respuestas a la guía de encuestas, la observación de los

sucesos relacionados con el control interno en la empresa, ayudará a conformar la

propuesta de diseño de procedimiento de control interno administrativo.

b) Método deductivo: Con la utilización de este método viabilizara el diseño del

manual de procedimiento administrativo dirigido al control interno, el cual da

respuesta a las exigencias de la empresa y en línea con los lineamientos

establecidos por los organismos de control, mediante la consulta de resoluciones,

circulares, decretos y leyes que rigen los sistemas de control interno en el Ecuador.

c) Método estadístico: Con este método se contribuye a un mejor análisis de los datos

recogidos en el diagnóstico, su análisis y cálculo de los porcientos

correspondientes.

d) Método descriptivo: Con este método se realiza una descripción de los hechos y

acontecimientos existentes en las empresas y organizaciones, lo cual es como

tomar una fotografía de la situación que presentaba el control interno en ese

momento.

También se utilizará la investigación de campo, ya que la misma permite la recolección de

los datos en las áreas de las propias instalaciones en organizaciones, sus oficinas y áreas de

almacenamiento y bodegas.

1.5 Delimitación de la investigación

Delimitación temporal.

Para la ejecución de la investigación se tomó como referencia el período abarcado desde

marzo del año 2016 y hasta marzo del presente año, incorporando empresas comerciales

ubicados en el centro de la ciudad, mediante la determinación de la población y el cálculo de

la muestra.

9

Figura 1 Delimitación de la investigación

Delimitación espacial.

El proyecto se realizó mediante la aplicación de encuestas y aplicando una pequeña guía

de observación, en las áreas de las empresas objeto del presente proyecto.

1.6 Hipótesis y Variables

El diseño de un manual de procedimientos administrativos, elevaría la eficiencia de los

procesos en las organizaciones.

Variable Independiente.

Manual de procedimientos administrativos.

Variable Dependiente.

Elevación de la eficiencia de los procesos en las organizaciones.

10

1.7 Operacionalización de las variables

Tabla 2

Operacionalización de las variables.

Variables Definición

Conceptual

Definición

Operacional

Dimensión Indicador Ítems o

preguntas

Instrumentos Técnicas

Independiente.

manual de

procedimientos

administrativo y

de control interno

Consiste en seguir ciertos

pasos o acciones de

control,

predefinidos para

desarrollar una labor de

manera eficaz y lograr

los objetivos propuestos.

Actividades dirigidas

a la protección y

mejor empleo de

todos los recursos,

humanos, materiales

y financieros.

Se aplica a

todas las

actividades y

procesos de la

empresa.

La no ocurrencia

de falencias e

irregularidades en

el período.

¿Se mantiene

seguimiento de

las operaciones

realizadas por los

colaboradores en

la institución?

Guías. Entrevista.

Dependiente.

Elevación de la

eficiencia de los

procesos en las

organizaciones.

Está vinculada a utilizar

los medios disponibles

de manera racional para

llegar a una meta. Se

trata de la capacidad de

alcanzar un objetivo con

el menor tiempo posible

y con el mínimo de los

recursos.

Poner los recursos

donde más resultados

y rendimiento

produzcan y que se

reviertan en

utilidades para la

empresa.

Se aplica a

todas las

actividades y

procesos de la

empresa.

Cumplimiento de

los objetivos

contra los

recursos previstos

a utilizar.

¿Considera que el

control interno

que se tiene

implementado

logra tener

eficiencia en

todos los

procesos?

Guías. Encuesta

11

2 Capitulo ii Marco de Referencia

2.1 Antecedentes de la investigación

Las empresas a lo largo de los tiempos han venido implementando sistemas o mecanismos

que le permitan tener una mejor vigilancia en todos los procesos que se lleven a cabo en la

organización para salvaguardar sus recursos y de esta manera poder cumplir con los objetivos

propuestos.

Para poder desarrollar la investigación se ha considerado tener de referencias de

investigaciones acorde al tema a tratar con el propósito de proporcionar información oportuna

que aporte al estudio, los cuales se detallan a continuación:

La investigación desarrollada por Escobar (2014) titulada: “Propuesta de procedimientos

de control interno administrativos financieros aplicados a la empresa Incoreacables Cia

Ltda”; Al implementar procedimientos del control interno el propósito que se tiene es que a

través de herramientas se tenga una valoración periódica de las funciones, desempeño, y

procesos que se llevan a cabo en la organización. Cuando se implementa un sistema de

control interno se tendrá procedimientos que regulen el comportamiento de un grupo idóneo

de personas, observando las debilidades y deficiencias que pudieran estar ocurriendo. El

objetivo principal que se tiene respecto a esto es aplicar normas y procedimientos para que

estos agilicen las actividades desarrolladas por cada colaborador y de esta forma que se tenga

eficiencia y eficacia en la entidad.

La investigación desarrollada por Tituaña (2016) titulada: Sistema de procedimientos de

control interno administrativos y financieros, aplicados a la empresa Selectfood S.A., ubicada

en la ciudad de Quito”; El control interno representa la herramienta acerca de los

procedimientos llevados a cabo en la organización, y esto ayuda a las actividades

administrativas-financieras mantener bajo un control adecuado, con el propósito de mantener

un grado de seguridad razonable de cada uno de los procesos realizados en la organización.

12

Cuando se tiene implementado en la empresa, se tiene como resultado; la información de

manera correcta con seguridad en su contenido, salvaguardar los activos, y la eficiencia de las

operaciones realizadas en cada área o departamento.

De acuerdo al estudio realizado por Carreño (2012) titulada: “Diseño de procedimientos

de control administrativo y contable para mejorar los rendimientos financieros de la

microempresa Xi Ferreterías”; Con el diseño de procedimientos de control administrativo y

contables es necesario adaptar normas, políticas, y procedimientos con el propósito de reducir

problemas que pudieran presentarse por la falta de directrices implementadas para cada

actividad, y etas deben ser revisadas y evaluadas para evitar que se esté realizando las tareas

de manera errónea y además poder detectar la ineficiencia. Con esto se tendrá una mejor

operación y se tomara las medidas necesarias en el caso que se amerite para realizar cambios,

para que el funcionamiento de las operaciones sea me manera óptima.

2.2 Marco teórico

Teoría clásica de Control.

(Taylor, 1911) Implantó cuatro situaciones respecto al control, y estas forman parte de las

medidas que debe desarrollar un administrador. Esta metodología de Tylor y su predecesores

se formalizaron para poder dar a conocer, sus métodos mecanicistas (p. 29)

1. Principio de planeación: sustituye los criterios de los obreros, la espontaneidad

y la forma de pensar empírica, en el lugar donde se labora por mecanismos

establecidos por procesos mecanizados y científicos.

2. Principio de preparación: se enfoca en seleccionar de forma científica del

personal laboral según las aptitudes, capacitarlos, y adaptarlo para que su

producción sea óptima. Cuando se capacite al personal será necesario que se dé

instrucciones de las máquinas y herramientas de producción, y se tenga la

formación física tanto de los subordinados como los materiales que se utilizan.

13

3. Principio de control: se implementa el manejo adecuado de las operaciones

realizadas en la empresa, considerando las normas ya establecidas según la

planificación anunciada. Tanto los directivos como los colaboradores deben

trabajar de manera conjunta, y se tendrá como resultado la eficiencia de cada

actividad realizada.

4. Principio de ejecución: por medio de la ejecución se organiza las tareas

realizadas por los colaboradores, y estas se encuentren regidas de manera

disciplinaria.

Taylor replicaba que era importante que se realice un cambio de los principios, para que se

pueda cambiar la forma de pensar de los colaboradores como directivos.

Taylor señala que cuando se muestren conflictos por parte de los subordinados y directivos

ocasionados por las utilidades, mantuvo que esta energía debería ser utilizada para la

producción, ya que al enfocarse en esto el índice subirá y por lo tanto se incrementara de

manera proporcional las utilidades y esto beneficiara a las dos partes. Esta filosofía se

encuentra vinculada la relación del empleado como del gerente al ellos tener el mismo interés

productivo.

La metodología que Taylor fundamento se basa en la investigación relacionada al tiempo

de manufactura y producción, aquí pudo estar a la mira y hacer asimilaciones de las funciones

que se realizaba, y evaluando los movimientos y tiempos y con esto creo la metodología más

rápida y eficiente para que se pueda desarrollar cada función.

Teoría del Coso.

“El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission” reconocido

extensamente como “COSO”, hizo su publicación en 1992, esta fue un propuesta nueva

donde se enfocaba en la aplicación del control interno, y así dio a conocer su teoría y fue

implementándose en las organizaciones hasta el momento.

14

El control interno tiene prioridades y estas contribuyen al COSO, mencionadas a

continuación:

Elaborar una estructura donde se integre y unifique el concepto con la práctica, donde se

realice el diseño, implementación y optimización del sistema de control interno.

Comprender el sistema del control, realizados en los procesos que se encuentran

vinculados a la junta, organización, y el sector laboral, con el propósito de tener la

confidencialidad de la información y así se puedan alcanzar las metas de la entidad.

Una de las principales funciones del control interno es mantenerse vinculado con la

gerencia, y direccionado alguna área o departamento específico y vigilar de esta manera cada

operación realizada, pero debe estar vinculado a los objetivos de la organización, los

mecanismos del control interno y los grados organizacionales. (p.20)

Teoría de control en Normas Auditoria.

Normas OCEX Órganos de control externo (1992) “Las normas de los OCEX instituye

una designación del control interno de acuerdo al tipo de auditoria: por medio de métodos y

procedimientos atendidos por la dirección con la finalidad de demostrar seguridad razonable

del cumplimiento de los objetivos específicos”.

“Auditoría financiera: por medio de esta auditoria se protegen los activos dando a

conocer con seguridad que cada registro contable que se ha tendido esta de manera

correcta y adecuada.

“Auditoría de cumplimiento de legalidad: en esta auditoria se aplicara cada ley y

regulación que predisponga la empresa.

“Auditoría operativa: al aplicar esta auditoria servirá de apoyo para que cada una de

las tareas que ejecuta el auditor sea de manera óptima.

15

Importancia del control interno

Es necesario que las organizaciones tengan implementado un control interno que les

permita tener la seguridad y confiabilidad de la información que es llevada cabo por distintas

operaciones que se realicen.

Con esta implementación la información de las actividades elaboradas ayudará a:

1. Que cada recurso que es utilizado en la entidad sea de manera adecuada que

permita poder evaluarlo por medio de la documentación que sirva de respaldo y

constatar cada recurso que se ha utilizado.

2. Tener información que presente un grado de seguridad razonable y que permita

a los directivos tener la confiabilidad de dicha información para que estos

puedan tomar decisiones de la información procedente de algún departamento.

3. Poder identificar de forma inmediata los riesgos o irregularidades por las que se

puede estar presentando y actuar para poder corregirlas y tener precaución de

que no se vuelvan a presentar.

4. Tener el cumplimiento de las normas y procedimientos que debe seguir cada

persona que labora y de esta manera tener eficiencia en cada proceso.

Componentes del Control Interno

(The Bottom Line , 2011) TBL indico que: “Los componentes del control interno se

relacionan entres sí, e integrados a los procesos de gestión” (p.5)

Se tiene cinco componentes del control interno, mencionados a continuación:

1. Ambiente de control

2. Evaluación de riesgos

3. Actividades de control

4. Información y comunicación

5. Supervisión o Monitoreo

16

Método de evaluación

Para la evaluación del control interno se presentan los siguientes métodos:

• Coso I

Committee of Sponsoring Organizations de la Treadway Commission. (Comité

de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión de normas).

• Coso II

Committee of Sponsoring Organizations de la Treadway Commission. (Comité


• Coso III

• Committee of Sponsoring Organizations de la Treadway Commission. (Comité


• CORRE

Control de los recursos y los riesgos.

• MICIL

Marco integrado de control interno para Latinoamérica.

• COBIT

Modelo para auditoría y control de sistemas de información.

2.3 Marco contextual

Almacenes de WAN quien se reserva su derecho de confidencialidad y limitados a dar

información abierta, mantienen como actividad principal el comprar y vender productos o

artículos y estos destinados a ser comercializados al mercado y con esto se obtiene una

rentabilidad satisfactoria.

Por lo cual la investigación se encuentra dirigida hacia las empresas comerciales; son

cerca de 6 empresas en la cual encontramos tiendas comerciales como: Distribuidora Romero

– Reyes, Docu Hogar, Almacén Elca, Comercial Continental, Comercial Femar,

17

Distribuidora Orusa. Quienes por medio de sus respectivos gerentes se pudo obtener

información limitada. Almacenes de WAN, dedicada a esta actividad; se encuentra ubicada

en el centro de la ciudad de Guayaquil.

2.4 Marco conceptual

Administración

Conlleva al conjunto de actividades dirigidas a aprovechar los recursos de forma eficiente

y eficaz con la finalidad de cumplir los objetivos o metas de la organización, la

administración contiene sub-actividades en el proceso administrativo y este se encuentra por

cuatro etapas o funciones mencionadas a continuación:

• Planeación

• Organización

• Ejecución

• Control

Planeación

Es la primera función administrativa que sirve como base para las otras funciones, en esta

función se puede establecer anticipadamente los objetivos que se deben cumplir y que se debe

hacer para poder cumplirlos. En la planeación iniciará por formar los objetivos e implementar

el plan más conveniente para alcanzarlos. La planeación establece dónde se pretende llegar,

qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.

Organización

Es un medio de orden y cooperación de manera constante de los recursos humanos que

necesitan mantener bajo un sistema organizado y de esta manera lograr los objetivos, y

mejoras en el trabajo.

Ejecución

18

Para llevar a cabo las actividades que surjan de etapas de planeación y organización, es

importante que se tomen decisiones para cada uno de los miembros, las medidas que se

toman para poner en acción a estos grupos está en dirigir, desarrollar, instruir, ayudar al

personal a mejorarse lo mismo que su trabajo, por medio de su propia creatividad y

compresión. Esto consiste en dirigir las operaciones mediante por el esfuerzo de los

empleados, y como resultado se tendrá altos niveles de productividad a través de la

motivación y supervisión.

Control

El control abarca el proceso donde se debe vigilar o supervisar los procesos basándose en

los objetivos y normas obtenidas de la planeación. Para tener la seguridad que cada trabajo se

está realizando satisfactoriamente se debe tener un buen plan donde se tenga la distribución

de las actividades, componentes del plan y la ejecución.

Los factores para un buen control son los siguientes:

• Eficiencia

• Resultado

• Productividad

• Disponibilidad de recursos

Origen del control interno

El control interno se da luego de la implementación de la contabilidad, según lo

establecido por Tituaña (2016) señala: “El comienzo del control interno, se da con la partida

doble donde se enuncia no hay deudor sin acreedor y viceversa, en donde se tomó la medida

de control para salvaguardar los intereses de la entidad” (p.16).

Control interno

El control interno se entiende por el plan que tiene la organización donde se cuenta con

métodos y procedimientos, que dan la seguridad que los activos se encuentran protegidos, y

19

cuentan con seguridad razonable al tener la efectividad de las operaciones, confidencialidad

de la información, cumplimiento de las normas. La implementación del control interno

permite que se tomen decisiones por parte de los directivos en el cual ayudará a cumplir cada

uno de los objetivos se tengan planteado y de esta forma la confianza de la información

brindada.

Importancia del control interno

Es necesario que las organizaciones tengan implementado un control interno que les

permita tener la seguridad y confiabilidad de la información que es llevada cabo por distintas

operaciones que se realicen.

Con esta implementación la información de las actividades elaboradas ayudará a:

1. Que cada recurso que es utilizado en la entidad sea de manera adecuada que

permita poder evaluarlo por medio de la documentación que sirva de respaldo y

constatar cada recurso que se ha utilizado.

2. Tener información que presente un grado de seguridad razonable y que permita

a los directivos tener la confiabilidad de dicha información para que estos

puedan tomar decisiones de la información procedente de algún departamento.

3. Permite poder identificar de forma inmediata los riesgos o irregularidades por

las que se puede estar presentando y actuar para poder corregirlas y tener

precaución de que no se vuelvan a presentar.

4. Se tendrá el cumplimiento de las normas y procedimientos que debe seguir

cada persona que labora y de esta manera tener eficiencia en cada proceso.

Clasificación del control interno

Se debe considerar que al implementar el control interno en la organización este se

encuentra destinado a cada área o departamento, pero en cada una de ellas se realiza un

control distinto y por tal motivo se tiene la siguiente clasificación:

20

1. Control interno administrativo

2. Control interno financiero

3. Control interno contable

Control interno administrativo

Comprenden al plan, método y procedimientos que se encuentren relacionados a la

eficiencia de las operaciones y contando con los registros de estos procedimientos

debidamente con la autorización de transacciones, siguiendo con el cumplimiento de las

políticas de la entidad.

Control interno financiero

El control interno financiero abarca todos los procedimientos que se deben seguir según el

régimen establecido en la organización, y además se encuentra vinculado con los recursos

que se manejan teniendo exactitud y confiablidad de la información, por medio de reportes,

informes y que se encuentren de forma adecuada. Con todo lo mencionado se consiguiera

salvaguardar los activos y contar con la seguridad de cada registro que se ha llevado a cabo.

Control interno contable

Basado principalmente a salvaguardar los activos por medio del monitoreo de cada una de

las transacciones contables realizadas, y se tiene la seguridad que sus cifras y operación se

encuentren de manera correcta. Presentando la información contable de manera confiable.

Como se detalla a continuación:

• La información contable contribuye para la realización de los estados

financieros bajo los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

• Es importe que la administración mantenga el uso autorizado a su personal para

que se pueda acceder a los activos.

• Se debe hacer la comparación de los activos, para identificar si alguno de ellos

pudiera presentar alguna contrariedad.

21

Tipos de control

Se encuentran 3 principales:

1. Control preliminar

2. Control concurrente

3. Control de retroalimentación

Control preliminar

Representa a los recursos humanos, materiales, financieros, o técnicos; dentro de los

recursos humanos, para que puedan cumplir con los requisitos de acuerdo a la estructura

organizacional. Al referirse a los materiales son los que compensan la calidad y estos se

requerirán en algún determinado momento y lugar. También se tiene que disponer de recursos

financieros y por medio se asegura que se suministren de manera adecuada.

Control concurrente

Regula las actividades para que de esta forma se puedan cumplir con los objetivos pero

implementado el control concurrente a cada actividad manejada por la administración, y así

bajo el monitoreo que se tenga se identificara si cada actividad que se ejecute se encuentra

bajo las políticas, normas y procedimientos señaladas por la organización.

Control de retroalimentación

Se encuentra direccionada a mejorar los procesos, cuando se ha tomado acciones

correctivas o cuando sea necesario tomar estas acciones, y tenerlas de referencia para las

acciones futuras que se piensas aplicar. En la empresas al aplica este método incluye lo que

son; presupuestos, control de calidad y evaluación del desempeño, etc.

22

2.5 Marco legal

Normas de control interno

De acuerdo con (2015) señala:

Tienen como objetivo impulsar su aplicación, y de eta manera tener un mejor

sistema de control interno y de la gestión pública, relacionado al manejo de los

recursos estatales y el logro de los objetivos de la organización.

Forman parte del marco que reglamenta y garantiza las acciones de titulares,

servidoras y servidores de la institución de acuerdo a su competencia y en función de

la naturaleza jurídica de la entidad, y para que se desarrollen, consignen y apliquen y

de esta manera contar con la seguridad razonable y se conserve su patrimonio. (p.

38).

Normas Internacional de Contabilidad

Identificadas también por sus siglas NIC expuestas por el IASB (Junta de Normas

Internacionales de Contabilidad), son las normas que fueron creadas para normalizar

la información, y mantener la exactitud de sus información financiera reflejada en el

conjunto completo de estados financieros.

Conformadas por:

1. Las Normas Internacionales de Contabilidad NIC, modificadas por IASC y

mejoradas por IASB.

2. Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

3. Las interpretaciones CINIIF

4. Las Interpretaciones SIC

Normas Internacionales de Información Financiera

Conocidas también por la abreviatura NIIF o por las siglas IFRS (International Financial

Reporting Standards) en inglés; fue emita por IASB (Junta de Normas Internacionales de

23

Contabilidad) con el objetivo que por medio de sus normas se mantenga la información

contable bajo una estructura uniforme y que pueda ser comprendida con una presentación de

calidad a nivel mundial. Con esta implantación de las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF) en el conjunto de estados financieros, la información será comparable,

transparente y fielmente presentada, y permitirá que se tomen las decisiones que sean

necesarias por parte de los participantes.

Normas Internacionales de Auditoria

NIA 315 Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante

el conocimiento de la entidad y de su entorno

La norma 315 identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante

el conocimiento de la entidad y de su entorno, establece a los asociaciones de control que son

los auditores externos, y ellos cuentan con la obligación de identificar y examinar como se

viene manejando el control interno en la entidad.

El control interno de la entidad

Por el control interno el auditor facilita la identificación de errores potenciales y aquellos

aspectos que estuvieran afectando los riesgos material, además al diseño de la naturaleza, en

el instante de ejecutar los procesos llevados en una auditoria. (Ref.: Apartados A42)

Entorno de control

Contiene las funciones de la administración o dirección. Así como también las cualidades,

percepción, y el accionar de los responsables de la administración entidad relacionada al

control interno y su importancia. El entorno influye seriamente sobre el control de sus

miembros. (Ref.: Apartados A69)

De acuerdo al Art. 8 objeto del sistema de control

Mediante el sistema de control, fiscalización y auditoría se examinarán, verificarán y

evaluarán las siguientes gestiones: administrativa, financiera, operativa; y cuando

24

corresponda gestión medio ambiental de las instituciones del Estado y la actuación de sus

servidores. En el examen, verificación y evaluación de estas gestiones, se aplicarán los

indicadores de gestión institucional y de desempeño y se incluirán los comentarios sobre la

legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y programas evaluados. (Ley

Orgánica De La Contraloría General Del Estado, 2015)

De acuerdo al Art. 9 concepto y elementos del control interno

El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y

el personal de cada institución que proporciona seguridad razonable de que se protegen los

recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del

control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el

cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales

objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el

cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias

de control. El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá

como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo

de la Contraloría General del Estado. (Ley Orgánica De La Contraloría General Del Estado,

2015)

25

3 Capitulo iii. Marco Metodológico

3.1 Diseño de la investigación

Una vez que ya se ha establecido el planteamiento del problema, se ha determinado el

alcance de la información, y se precisó la hipótesis. Es cuando se debe seleccionar el diseño

de la investigación y cuando esta ya está establecido se podrá cumplir con los objetivos del

estudio, y por consiguiente diseñar el plan de acuerdo al estudio abordado.

De acuerdo con (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014) señala que:

Cuando ya se puntualizó el planteamiento del problema, el alcance del estudio, y se

ha formulado la hipótesis (o no se cuentan con estas debido a la naturaleza del

estudio), es cuando el investigador debe contestar las preguntas de investigación de

manera práctica u concreta, y cumplir con los objetivos planteados. Con esto se debe

seleccionar uno o más diseños de la investigación, y adaptarlos de acuerdo al

contexto del estudio. Al referirse al plan o estrategias que permitirá obtener la

información que sea necesaria para con esto poder resolver el planteamiento del

problema. (p. 128).

Diseños experimentales

De acuerdo a Hernández, Fernández y Baptista (2014) señalan:

Este término tiene dos acepciones, una general y otra particular. Al referirse a la

acepción general se trata de realizar una acción, para luego observar la consecuencia

de esto. Este término es bastante coloquial, por lo tanto se hablara de “experimentar”

esto es ocasionado por ejemplo cuando se mezcla dos sustancias químicas y se

puede observar la reacción que se consiguió. Esto quiere decir que es necesario que

sea manipulado intencionalmente para analizar lo que causo sus resultados.

26

La acepción particular, es más con sentido científico del término, es cuando se da la

manipulación intencionalmente de una o más variables independientes y observar las

consecuencias que tiene sobre una o más variables dependientes.

Estos diseños experimentales el investigador los utiliza cuando pretende observar el

efecto que causó la manipulación de alguna situación en particular. (p. 129).

Estudio correlacionales

Este estudio consiste en conocer la relación o asociación que tenga dos o más

conceptos, categorías o variables referentes algún contexto. Por lo regular se tiene la

relación de dos variables, pero frecuentemente suele presentarse la relación entre

tres, cuatro o más variables. (p. 93).

Método inductivo

Para Hernández Sampieri (2006) “El método inductivo se utiliza en los principios

descubiertos a casos particulares, a partir de un enlace de juicios”.

El método inductivo con el soporte de un instrumento ayuda a analizar información, pero

para esto es necesario la recopilación de la información, examinando algún hecho concreto y

así poder llegar a la conclusión general sobre aquello.

La investigación es de carácter experimental correlacional de tipo cuantitativo, utilizando

el método inductivo y por medio de los resultados se tendrá el análisis estadístico y con esto

se aceptará la hipótesis.

El enfoque que se implementó en la investigación es el enfoque cuantitativo, de acuerdo a

Hernández, Fernández y Baptista (2010) indica:

Es un conjunto de procesos de manera secuencial por lo tanto es necesario que no se

salte algún paso, ya que el orden es riguroso, sin embargo pude que se tenga que

redefinir alguna fase. Parte de una idea que va acotándose y cuando ya es delimitada,

se deriva de los objetivos y la pregunta de investigación, y se hace la revisión de la

27

literatura. De las preguntas se forma la hipótesis con sus respectivas variables, y es

cuando se desarrolla el plan o diseño para poder comprobar dicha hipótesis, y se

evalúa los datos preferibles por métodos estadísticos, para poder concluir de acuerdo

a la hipótesis. (p. 4).

3.2 Tipos de investigación

Estudios exploratorios


Los estudios exploratorios el objetivo principal es estudio algún tema específico o

problema de investigación que haya sido poco estudiado, en este presenta dudas al

no ser tratado. Es decir, cuando en la literatura revela que hay guías no investigadas,

ideas vagamente vinculadas al problema, o si se pretender hacer el estudio pero bajo

la propia perspectiva. (p. 91).

Estudios descriptivos


Busca especificar propiedades y características importantes de cualquier fenómeno

que se analice. Describe tendencias de un grupo o población. Lo que se pretende en

este estudio es medir o recolectar información ya esta pudiera estar de manera

independiente o conjunta e identificar como se relacionan estas. (p. 92).

Estudios explicativos

De acuerdo con Hernández, Fernández, y Baptista (2014) indican:

En este estudio no solo se trata de la descripción de conceptos, o establecer la relación

entre ellos, se encuentran encaminados a responder las causas de eventos y fenómenos físicos

o sociales. Su principal acción es explicar por qué sucede un fenómeno, en qué condiciones

se encuentra y por qué se relaciona dos o más variables. (p. 95).

28

En el estudio se adopta la investigación descriptiva y por medio de ella, recolectar la

información que sea necesaria para poder medir la información de manera conjunta

describiendo las tendencias de algún grupo de la población.

3.3 Población y Muestra

Población

De acuerdo con Hernández, Fernández, y Baptista (2010) indican “Una población es el

conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones” (p. 174).

La población escogida es de seis empresas comerciales, las cuales por medio de sus

gerentes se tendrá la información oportuna de lo que se viene ejecutando en la institución y

de esta manera identificar las deficiencias que podrían estar ocurriendo y alguna otra

información adicional.

Muestra

De acuerdo con Hernández, Fernández, y Baptista (2010) indican “La muestra es un

subgrupo de la población de interés sobre el cual se recolectaran datos, y que tiene que

definirse o delimitarse de antemano con precisión, este deberá ser representativo de dicha

población. (p. 173).

La muestra en este caso será la misma que la población, es decir seis empresas

comerciales donde se entrevistará al gerente por cada tienda, brindando la información

correspondiente, ayudando a identificar como se están manejando los procesos y con esto se

concluya proporcionando un análisis general de la situación.

3.4 Técnicas e instrumentos

Técnica

La técnica en un trabajo de investigación es el medio por el cual se obtiene información, y

a través de esto ayuda a obtener información precisa, para que luego de su recolección

puedan ser examinados.

29

La técnica seleccionada es la encuesta, y a través de esta herramienta se obtendrá la

información por una serie preguntas estructuradas de acuerdo al tema que se quiera abordar, y

luego de esto medir la información con datos estadísticos e identificar alguna que este

perjudicando a la entidad. La encuesta fue dirigida a los seis gerentes de las empresas

comerciales seleccionadas.

Instrumento

Según (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014) indica: “Es el Instrumento de medición

recurso que utiliza el investigador para registrar información o datos sobre las variables que

tiene en mente.”

El instrumento que se utiliza en la investigación es la entrevista y a través del dialogo que

se tiene con un administrador o empleado en Almacenes de WAN se podrá obtener

información por medio de preguntas establecidas el participante.

3.5 Análisis de los resultados

Entrevista

Dirigida a un administrador o empleado de Almacenes de WAN.

1) ¿Cómo se desarrollan las operaciones en el lugar de trabajo?

Las operaciones son ejecutadas por medio de un manual de procedimiento

establecido en la institución donde se puede observar y verificar como de debe

realizar cada actividad según el puesto de trabajo en que se encuentren. Estos

manuales proporcionan la información que sea necesario en el caso de presentar

dudas y al mismo tiempo estas tareas se realizan de manera eficiente.

2) ¿Por lo regular se actualiza la estructura organizacional con el propósito de

identificar la responsabilidad el grupo de trabajo?

Esto sucede cuando se ha realizado cambios de los puestos de trabajo con el fin

de identificar la persona responsable que se encuentre en algún área o

30

departamento específico. Y mantener al tanto a toda la organización de los

cambios de jerarquía que se tiene, e identificarlos de manera inmediata.

3) ¿Se encuentran las políticas de la organización bien definidas de acuerdo a

la actividad realiza en cada departamento?

Las políticas de la empresa se encuentran establecidas de manera general,

proporcionando los lineamientos necesario para que se los colaboradores

involucrados cumplan aquellas políticas. Pero están establecidas de manera

general es decir para toda la institución y no específicamente para cada

departamento.

4) ¿Cada cuánto tiempo se capacita al personal para mantenerlo actualizado

de los cambios ocurridos?

El personal de la empresa es capacitado cada seis meses, sin embargo suele

realizarse cambios en la empresa por toma de decisiones de manera inmediata, y

es cuando se aplica el personas es avisado de estos cambios. Pero por lo regular

es cada seis meses e informar las situaciones de acontecen a la entidad.

5) ¿Se tiene un debido control del acceso a áreas donde es necesario

mantenerlas restringidas por personal ajeno que no labora ahí?

No se cuenta con restricciones, todo el personal puede acceder a cualquier área

que lo disponga. Al tener información relacionadas a otras áreas.

6) ¿Se mantiene seguimiento de las operaciones realizas por los colaboradores

en la institución?

Las operaciones solo mantienen algún tipo de seguimiento cuando se trata de

algún proceso que sea necesario evaluarlo de manera primordial, las demás

operaciones no mantienen seguimiento y estas se evalúan en el momento se

requiera alguna de esta información.

31

7) ¿Los colaboradores realizan alguna otra actividad adicional a su operación

establecida?

Los colaboradores si realizan alguna otra tarea fuera de sus funciones pero esto

se da cuando se requiera el apoyo de alguno de ellos y es cuando realizan doble

función y de esta manera avanzar con las actividades desarrolladas en la entidad

que se encuentren atrasadas o se requiera con prisa para alguna situación en

particular.

8) ¿Cada operación realizada cuenta con su respectivo comprobante que

permita evidenciar y dar soporte a cada una de las actividades?

Todas las operaciones si se encuentran con su respectivo comprobante y

soporte, permitiendo contratar cada tarea o actividad que se ha efectuado esto

más que nada sirve para cuando se requiera prestar atención de alguna

transacción que haya sido generada y por medio de los comprobantes identificar

cifras, fechas, la descripción de lo que se realizó y esto sirve en el caso de algún

problema que pudiera presentarse, y demostrar por medio de esto la prueba de

lo que se efectuó.

32

Encuesta

Dirigida al Gerente de cada empresa comercial.

1. ¿Considera que el control interno que se tiene implementado logra tener eficiencia

en todos los procesos?

Tabla 3

Resultados de la encuesta: Pregunta 1

Alternativa Respuesta Porcentaje

Muy frecuentemente 0 0%

Frecuentemente 0 0%

Ocasionalmente 6 100%

Raramente 0 0%

Nunca 0 0%

Total 6 100% Nota: Repuestas obtenidas de acuerdo a las encuestas realizadas.

Figura 2 Eficiencia en los procesos.

Interpretación

Según las respuestas obtenidas el 100% de los encuestados manifestaron que

ocasionalmente se tiene la eficiencia por parte del control interno que se tiene implementado.

Puede tratarse que el control interno no se está aplicando en todos los proceso o se enfoca

más en otros por lo que se necesario que el control interno abarque cada una de las

operaciones.

100%

Eficiencia en los procesos

Muy frecuentemente

Frecuentemente

Ocasionalmente

Raramente

Nunca

33

2. ¿Las operaciones realizadas en la empresa se manejan bajo un manual de

funciones, procesos y procedimientos?

Tabla 4




Frecuentemente 3 50%

Ocasionalmente 0 0%

Raramente 0 0%

Nunca 0 0%


Figura 3 Manual de funciones, procesos y procedimientos.

Interpretación

De acuerdo a las evidencias, el 50% reveló que muy frecuentemente se hace el uso de

estos manuales, mientras el 50% restante dijo que frecuentemente. Esto es algo positivo, por

tal motivo esto es muy beneficioso que se lleve para que las tareas u operaciones se realicen

bajo un debido orden y la estructura correcta y así tener la eficiencia de cada una de estas

tareas ejecutadas.

50%50%

Manual de funciones, procesos y procedimientos

Muy frecuentemente

Frecuentemente

Ocasionalmente

Raramente

Nunca

34

3. ¿Las tareas realizadas diariamente son revisadas al momento de su entrega?

Tabla 5




Frecuentemente 0 0%

Ocasionalmente 0 0%

Raramente 6 100%

Nunca 0 0%


Figura 4 Tareas revisadas.

Interpretación

El 100% manifestó que raramente se revisas las tareas realizadas, esto se realiza solo

cuando alguna información se requiere de forma inmediata para algún fin específico, es

necesario que se revise la información que se entregue para verificar que las cifras, fechas, u

transacción se encuentre bajo los parámetros determinados por la entidad.

100%

Tareas revisadas

Muy frecuentemente Frecuentemente Ocasionalmente

Raramente Nunca

35

4. ¿Cree que la capacitación que se le brinda al personal ha mejorado su rendimiento

y la elaboración sus funciones?

Tabla 6




Frecuentemente 6 100%

Ocasionalmente 0 0%

Raramente 0 0%

Nunca 0 0%


Figura 5 Capacitación del personal.

Interpretación

De acuerdo a los encuestados han manifestado con el 100% que frecuentemente con estas

capacitaciones se ha podido tener un mejor rendimiento en las operaciones por lo tanto las

funciones con esta capacitación han mejorado. La capacitación al personal resulta un punto

muy para beneficioso y así los mantiene al tanto de los cambios o actualizaciones que se han

producido en algún periodo específico.

100%

Capacitación del personal

Muy frecuentemente Frecuentemente Ocasionalmente

Raramente Nunca

36

5. ¿Por medio del control interno se ha podido detectar las irregularidades y se ha

podido tomar acciones correctivas?

Tabla 7




Frecuentemente 0 0%

Ocasionalmente 6 100%

Raramente 0 0%

Nunca 0 0%


Figura 6 Detección de irregularidades.

Interpretación

Todos los encuestados han respondido que ocasionalmente el control interno ha podido

contrarrestar las irregularidades y se ha tenido dificultad en la toma de decisiones de manera

inmediata. Se puede identificar que el control interno que se tiene no aporta del todo. El

control interno se encuentra dirigido a poder monitorear todo aspecto de la empresa, sin

embargo, en este caso no se está manejando de tal forma y esto ocasiona dificultades al

momento de la toma de decisiones.

100%

Detección de Irregularidades

Muy frecuentemente

Frecuentemente

Ocasionalmente

Raramente

Nunca

37

Validación de la hipótesis

Posteriormente, luego de haber procedido con el desarrollo y análisis individual de las

preguntas planteadas, se especifica que los resultados de las mismas conllevan hacia la

hipótesis “El diseño de un manual de procedimientos administrativos, elevaría la eficiencia

de los procesos en las organizaciones”, por lo tanto se procederá con el desarrollo de la

propuesta la cual será la solución del problema que se implanto al inicio de la investigación.

38

4 Capítulo iv. Propuesta

Para el diseño de un manual de procedimientos administrativo y de control interno, cuyo

objetivo fundamental este dirigido a elevar la eficiencia de los procesos en los seis almacenes

como: Docu Hogar, La Yapa, Estuardo Sanchez, Elca, Juan Eljuri, Unihogar, quienes se

limitaron a dar información abierta por parte de cada uno de sus gerentes y a la cual va

dirigida la encuesta. Fue necesario considerar las informaciones recogidas en el diagnostico

por un lado y por otro complementarlo con los referentes teóricos, metodológicos y empíricos

tratados en el presente proyecto.

La aplicación de los pasos del manual que se propone y su posterior ajuste y actualización,

debe estar precedido del análisis por parte de los gerentes y ejecutivos de la empresa, así

como de la participación de aquellos trabajadores con más tiempo de experiencia dentro de la

organización, los cuales con sus criterios pueden aportar de manera significativa al

enriquecimiento de este producto.

Como todo manual de procedimientos, tiene que cumplir con una serie de pasos los cuales

se exponen en el siguiente detalle:

1. Información general del manual y de la empresa.

2. Objetivo del manual.

3. Alcance del mismo.

4. Nivel de aprobación y responsables de su aplicación y cumplimiento.

5. Organigrama de la empresa.

6. Planteamiento de los objetivos generales de la empresa a cumplir en determinada etapa.

7. Funciones de las áreas y procesos identificados en el organigrama.

8. Medidas de control interno a implementar asociado al tipo de recursos que protege.

9. Implementar los distintos tipos de chequeos al cumplimiento de las medidas.

39

10. Implementar los diferentes tipos de informaciones a elaborar por los resultados de los

chequeos.

11. Periodicidad para la actualización del manual.

12. Relación de modelos a implementar por las seis organizaciones.

40

El manual diseñado y que se propone a las empresas, se relaciona a continuación:

Logotipo que

identifica a la

empresa.

Manual de Procedimientos Administrativos

y de Control Interno.

Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 01 de 22

Generales del manual y de la empresa.

• Cantidad de folios:

• Cantidad de áreas:

• Cantidad de almacenes o bodegas:

• Cantidad de trabajadores asociados a los almacenes y bodegas:

• Importe de los activos circulantes:

Objetivo del manual:

a) Proveer de una seguridad razonable sobre los recursos de la empresa, mediante la

implementación de medidas administrativas y de control interno, que redunden en

mejores resultados y beneficios económicos y disminución de las pérdidas de la

organización.

Alcance del manual:

a) Las políticas y demás indicaciones, disposiciones, medidas; abarcan el 100 % de

las áreas y procesos, estén dentro o fuera de la empresa, sin exclusión de

trabajadores y directivos.

Nivel de aprobación y responsables de su aprobación y cumplimiento:

a. El gerente general, en reunión de trabajo y de conjunto con el Consejo de

Dirección, aprueba el presente manual.

b. El gerente financiero implementara las acciones necesarias para la aplicación de

las disposiciones y demás medidas recogidas en el manual.

c. El resto de los gerentes, acatarán y cumplirán íntegramente todos los elementos

contentivos en el presente manual.

d. Los trabajadores cumplirán con las disposiciones y demás elementos de control

que se implementan en el presente manual.

41

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 02 de 22

e. Los auditores internos de la empresa, tendrán en cuenta dentro de su revisión la

metodología que se implementa en el presente manual, realizando las observaciones

pertinentes al mismo.

Organigrama de la empresa:

El organigrama se elabora con el objetivo de identificar las áreas y procesos que componen la

empresa, y su apertura se puede realizar hasta el nivel de departamentos o talleres, la estructura

que se propone es horizontal recogiendo solo hasta el nivel de las gerencias, quedando de la

siguiente manera:

Planteamiento de los objetivos generales de la empresa a cumplir en determinada etapa:

El objetivo trazado se enfoca desde el punto de vista de la empresa en su conjunto,

enunciándose de la siguiente manera:

a) Incrementar los niveles de ventas en un 2 %, así como incrementar los niveles de

utilidades en un 4 % en comparación con los resultados alcanzados durante el año

anterior.

Luego de identificado el objetivo general, se procede a establecer los objetivos específicos de

cada una de las áreas determinadas en el organigrama, sería el aporte de cada una de ellas al

cumplimiento del objetivo general de la empresa, los objetivos específicos por áreas o

procesos se enuncian a continuación:

Gerente

General.

Gerente Contable

– Financiero.

Gerente Técnico

– Comercial.

Gerente Logístico

y de Servicios.

42

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 03 de 22

Proceso contable y financiero:

a) Identificación de los niveles de gastos que no reportan beneficios económicos a la

empresa.

b) Implementación de medidas encaminadas a la eliminación gradual de estos gastos hasta

su eliminación total.

c) Gestionar los flujos de efectivos necesarios para mantener los niveles de compra de las

mercaderías necesarias para la venta.

Proceso Técnico y Comercial:

a) Mantener la disponibilidad de los equipos de transporte de distribución de las

mercaderías por encima del 95 %.

b) Incrementar la captación de nuevos clientes en un 4 % en relación al cierre del año

anterior.

c) Implementar políticas dirigidas a lograr la fidelización de los clientes actuales.

d) Cumplir con las cifras aprobadas para el presupuesto de gasto para el año en cuestión.

Proceso de logísticas y de servicios:

a) Mantener una adecuada política de rotación de los inventarios, eliminando la aparición

de inventarios ociosos y de lento movimiento.

b) Cumplir con las compras previstas de las mercaderías que garanticen el proceso

ininterrumpido de la comercialización de las mismas.

c) Cumplir con las cifras aprobadas para el presupuesto de gasto para el año en cuestión.

Funciones de las áreas y procesos identificados en el organigrama.

La identificación de las funciones a realizar por las áreas o procesos identificados en el

organigrama, resulta importante como parte de evitar que determinadas funciones se solapen

entre un departamento y otro, de esta manera permite también establecer las responsabilidades

pertinentes, las funciones por áreas se muestran a continuación:


43

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 04 de 22

1. Contabilizar de manera rápida y oportuna, los diferentes hechos económicos que

acontezcan en la empresa.

2. Emitir al cierre de cada mes los Estados Financieros correspondientes, entregando

copia de los mismos a los órganos rectores.

3. Realizar las aportaciones al Servicio de Rentas Internas en las fechas establecidas,

de esta forma se evitan contravenciones y multas.

4. Recibir anualmente o en el tiempo que se establezcan las diferentes auditorias que

declaren la trazabilidad y transparencia de los saldos reportados en los Estados

Financieros.

5. Presentar y mantener cuentas bancarias operables en bancos, presentando un

riguroso control sobre los saldos de las mismas.

6. Mantener los saldos en cuentas por cobrar según los términos establecidos en los

contratos de ventas, en su defecto, mantener estos saldos por debajo de los 30 días.

7. Emitir informes sobre el estado de los activos, pasivos, así como del patrimonio de

los dueños de la empresa, esta información se emite mensualmente con el objetivo

de que sea analizada por los gerentes y tomar decisiones sobre las posibles

desviaciones que se puedan identificar.

8. Mantener actualizado la ejecución de los presupuestos de gastos de las diferentes

áreas, alertar sobre los posibles sobre giros de las partidas del presupuesto,

tomando las medidas necesarias para evitar la sobre ejecución.

9. Calcular y proceder al pago de los salarios a los trabajadores en los términos

establecidos de común acuerdo administración y trabajadores.

10. Realizar las correspondientes declaraciones al IESS en relación a las aportaciones

de los trabajadores.

11. Mantener actualizados y controlados los saldos ejecutados en los contratos con los

suministradores.


1. Realizar los mantenimientos previstos, al parque de equipo automotor, que permita

cumplir con el plan de transportación de carga previsto.

44

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 05 de 22

2. Chequear periódicamente el plan de consumos de combustible, asociado a la

transportación, evitando la paralización de los equipos por falta de plan de diésel

para el traslado de las mercaderías.

3. Chequear y muestrear el uso que se le da a los equipos automotores, revisando las

horas en las cuales los equipos son paralizados y parqueados.

4. Revisar y actualizar las políticas relacionadas con los créditos comerciales.

5. Analizar semanalmente la situación de los clientes con créditos morosos, la edad de

las deudas y los importes que se adeudan.

6. Realizar las gestiones de cobro necesarias, proyectando un flujo de efectivo a

recaudar por este concepto.

7. Revisar y actualizar los contratos por venta de las mercaderías y productos,

introduciendo las clausulas necesarias que permitan el retorno del efectivo.

8. Realiza informes del resultado de la gestión del proceso, el cual debe ser discutido y

analizados en secciones del Consejo de Dirección.

9. Control de la facturación y archivo de la tercera copia de las facturas por un período

de 5 años.


1. Revisar las normas de almacenamiento y de seguridad de los almacenes y bodegas,

iluminación, ventilación y sistemas contra incendios.

2. Efectuar las recepciones de las mercaderías en el tiempo establecido, cuidando que

exista coincidencia entre lo recibido con lo facturado, en cuanto a descripción,

cantidad y la calidad de la mercadería.

3. Velar por las condiciones de las estibas, asegurando se aplique el sistema de gestión

de almacenes aprobado, permitiendo que las mercaderías roten en el ciclo previsto.

45

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 06 de 22

4. Agilizar los contratos por la compra de mercaderías, que permita el flujo normal de

las mimas a las diferentes áreas de ventas.

5. Garantizar que se reciban diariamente las existencias de mercaderías en los puntos

de venta, aplicando técnicas de inventarios como son los máximos y mínimos, para

garantizar que no exista déficit de recursos en las tiendas o establecimientos.

6. Realiza informes del resultado de la gestión del proceso, el cual debe ser discutido y

analizados en secciones del Consejo de Dirección.

7. Garantizar los insumos necesarios para el proceso de gestión de la administración y

los trabajadores.

8. Chequea el cumplimiento del presupuesto de gasto aprobado al proceso, cuidando

de que no se produzcan sobre giros en el mismo.

9. Gestiona los contratos por los servicios básicos necesarios para el normal

desempeño de las funciones de la empresa.

10. Realiza toma física de las mercaderías y demás productos en almacén o bodega,

para prever la ocurrencia de faltantes y sobrantes.

Medidas de control interno a implementar asociado al tipo de recursos que protege.

Se identifican en cada una de las áreas los puntos vulnerables, propensos o susceptibles a la

comisión de irregularidades, en este caso quedaría de la siguiente forma:


Área: Contabilidad - Caja.

Recursos: Dinero en efectivo y cheques en blanco.

46

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 07 de 22

• El dinero en efectivo y los cheques en blanco tienen que ser guardados en cajas de

seguridad con combinaciones o con otro elemento que resguarde dichos medios

contra robos.

• La puerta de acceso a la caja y las ventanas deben tener rejas que garanticen la

integridad del local.

• El local de la caja, debe contar con sistemas de alarmas contra intrusos.

• El auxiliar contable a cargo de la caja debe tener acta de responsabilidad material,

sobre los medios y efectivos asignados para la actividad. El modelo de acta de

responsabilidad (CC – 1) se recoge en el listado de modelos al final del manual.

• El auxiliar contable tiene que tener en su poder y tiene que ser de su dominio, el

monto de efectivo aprobado para las operaciones de caja, entre estas operaciones se

encuentran: pagos de refrigerios, pagos de servicios de importes que no excedan de

los 50.00 dólares, pagos de pasajes de bus y otros viáticos, todos los servicios

debidamente amparados en facturas.

• El auxiliar contable tiene que tener en su poder, documento emitido con el nombre

y apellidos, cargo y firma del funcionario que autoriza la ejecución de los gastos de

caja.

• Semanalmente prepara un reembolso de los fondos utilizados, el cual entrega al

área financiera para que emita el cheque y poder reintegrar a caja los efectivos

utilizados.

• Atendiendo a la importancia de los recursos existentes en esta área, se recomienda

la ubicación de un extintor cuya capacidad debe estar en correspondencia con las

exigencias de los inspectores del Cuerpo de Bomberos de la localidad.

• Para la estandarización del documento que firma el funcionario, al cual se le anexa

la factura por los servicios, se propone un formato de documento que se recoge en

listado al final del manual.

47

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 08 de 22

• Para todo tipo de gastos que se pretenda cobrar por caja, se establece un término de 3

días hábiles desde la emisión de la factura, una vez cumplido este tiempo, se pierde

el derecho a cobrar dichos importes. Igual proceder se aplica para los gastos de viaje

en funciones de trabajo.

• Se establece la prohibición de entregar dinero para la ejecución de servicios, a

trabajadores y funcionarios que tengan en su poder algún vale anterior y que no haya

cancelado el mismo en caja.

• A la entrada del local de la caja, tiene que existir un cartel que refleje el nivel de

acceso a la misma, este cartel tiene que reflejar los siguientes datos: a) Nombres y

apellidos del funcionario, b) Cargo del funcionario, c) Fecha de vigencia.

• No se entregan talones de cheques al técnico financiero hasta tanto no haya agotado

el talón anterior, la entrega de estos talones se hará por un acta de entrega –

recepción cuyo modelo se recoge al final del manual.

Área: Contabilidad – Cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Recursos: Facturas de por ventas y facturas por compras.

• Revisar antes de continuar la tramitación de las facturas, que las mismas estén

debidamente firmadas y selladas, en el caso de que las facturas no sean emitidas por

un sistema electrónico, pues es necesario revisar todos los cálculos, incluyendo el

cálculo del IVA.

48

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 09 de 22

• Elabora expediente de pago para las facturas en cuentas por pagar.

• Refleja en las facturas pagadas la palabra: PAGADO, haciendo referencia al # de

cheque y la fecha del mismo.

• Elabora archivo activo para los expedientes de pago por suministrador por un

periodo de un año natural, luego pasa al archivo pasivo por un periodo de 6 años.

• Realiza el cuadre de los expedientes en cuentas por pagar con el saldo del submayor

y el saldo de la cuenta en los Estados Financieros.

• Realiza conciliaciones con los suministradores, cuyos cheques emitidos, luego de

transcurridos más de 30 días, no han sido afectados por banco.

• Controla y archiva las facturas de cuentas por cobrar por cliente y en orden

cronológico.

• Realiza cuadre de las facturas por clientes, contra el submayor y contra el saldo de la

cuenta en los Estados Financieros.

• Las facturas cobradas se refleja la palabra: COBRADA, haciendo referencia al # de

cheque y la fecha del mismo.

• Elabora archivo activo para los expedientes de cuentas por cobrar a clientes, por un

periodo de un año natural, luego pasa al archivo pasivo por un periodo de 6 años.

• Realiza conciliaciones con los clientes, los cuales no han cumplido con el pago de

las facturas, reflejando en la conciliación las causas del no pago y el nuevo

compromiso.

• Emite informaciones a la gerencia general sobre el estado de las cuentas por pagar y

las cuentas por cobrar, en el caso de esta última concilia el informe con el área de

comercial.

• Elabora expediente por las cuentas incobrables, el cual somete a aprobación del

Consejo de Dirección de la empresa.

• En el área de archivo de la información tiene que existir un cartel declarando los

niveles de acceso aprobados, evitando con esto la perdida malintencionada de

documentos.

49

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 10 de 22

• Se elabora acta de responsabilidad sobre los trabajadores de esta área, buscando la

confidencialidad de la información.

• Como es un área donde se generan volúmenes de papel importantes, pues es

necesaria la ubicación de un extintor, cuyas capacidades y tipos, serán evaluados

según lo recogido en la Ley de Defensa Contra Incendios, de conjunto con el

Honorable Cuerpo de Bomberos al cual se subordina el área poblacional.

Área: Contabilidad – Activos Fijos Tangibles.

Recursos: Activos Fijos Tangibles.

• Todos los activos fijos tangibles de la empresa tienen que estar enumerados, en lugar

visible.

• En cada área de la empresa tiene que existir un expediente, que contenga entre otros,

los siguientes datos: a) Nombre del área, b) código del área, c) fecha del documento,

d) número del activo fijo tangible, e) descripción, f) fecha de alta, g) fecha de baja,

h) número del documento por el cual se le dio baja, i) importe del activo fijo

tangible, j) nombre y apellidos del responsable de los medios, k) firma del

responsable, l) sello del área contable.

• De igual manera se establece, ya que en la mayoría de los casos el jefe del área firma

el acta de responsabilidad sobre los activos fijos tangibles, que al mismo tiempo el

jefe del área elabore actas de responsabilidad sobre los medios individuales de los

trabajadores, quedando solo su responsabilidad sobre los medios colectivos, de esta

manera, ante la pérdida de un determinado medio de uso individual, pues se

establece a declarar la responsabilidad material, en la cual el implicado indemniza a

la empresa el valor del medio.

• Los activos fijos tangibles, que son propiedad de los trabajadores, tienen que tener

acta de aprobación del área contable, de esta manera el área contable tiene el

conocimiento de la existencia de otros medios que no son propiedad de la empresa.

50

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 11 de 22

• En el área contable tiene que existir una copia del acta de responsabilidad igual a la

que existe en las áreas.

• El cuadre de la cuenta se realiza por la suma de los importes recogidos en todas las

actas, con el saldo de la cuenta en el submayor y en los Estados Financieros, por lo

que sí existe un acta que no esté firmada, pues se corre el riesgo de que en esa área

exista problemas con el control sobre los activos fijos tangibles.

• En el primer mes de cada año, se realiza un inventario del 100 % de los activos fijos

tangibles, con este inventario se procede a imprimir nuevamente el acta de

responsabilidad y la firma de la misma.

• Se elabora un plan de chequeo anual, en el cual se reflejan mes por mes y área por

área, el 10 % a chequear de los medios, lo mismo puede ser el 10 % de las áreas o el

10 % de los activos fijos tangibles. Una propuesta de este modelo se refleja al final

del manual.

• Al final de cada chequeo se emite un informe con los resultados del chequeo,

entregando copia del mismo al responsable del área, así como al gerente general y

archivando el informe en el área contable. Tener en consideración que en la mayoría

de las empresas, los saldos de los activos fijos tangibles en los Estados Financieros

son representativos.

• La descripción de los activos fijos tangibles en las actas de responsabilidad, tiene que

recoger, para el caso de los equipos electrodomésticos, el número de serie del

mismo, color, entre otros datos que no permitan que el medio se cambie por otro.

• En el área contable tiene que existir un acta de firmas, con los nombres y apellidos

de los funcionarios que pueden autorizar el movimiento de los activos fijos tangibles

por diferentes causas, entre las que se pueden encontrar: a) Enviados a reparar, b)

Traslados Internos entre las áreas, c) bajas.

Área: Contabilidad – Inventarios.

Recursos: Mercaderías, materiales para insumo, y otros productos.

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Logotipo que

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empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 12 de 22

• Se reciben del área de bodega o de almacenes, con una frecuencia diaria, la

documentación por los movimientos de los diferentes inventarios, ya sean por

consumos, salidas a la venta o por recepción. Al recibir la documentación diaria y

actualizar los saldos contables, permitirá a la administración tomar decisiones sobre

las existencias.

• En el área de inventarios, el auxiliar contable tiene que tener un acta con las firmas

de los funcionarios autorizados para extraer los recursos, por lo que los documentos

de salida que vienen amparados con estas firmas se comparan con las autorizadas

para verificar la correspondencia de las mismas.

• Los documentos tanto de entrada como de salida, tienen que reflejar en la última

columna las existencias de inventarios una vez realizada la operación, esto permitirá

que el auxiliar contable, una vez cargado el documento a la contabilidad, verifique

que las existencias en contabilidad coinciden con las existencias en almacén, en caso

contrario no puede pasar ningún otro documento hasta tanto depure la diferencia.

• Independientemente de la descripción que tengan los productos en factura, el área

contable verificara que el área de almacenes complemente la descripción con detalles

de los productos, por ejemplo: Según factura (juego de destornilladores), según

almacén (juego de destornilladores de 6 piezas de paleta color amarillo)

• El área contable elabora plan de chequeo o toma física del 10 % mensual de los

inventarios, en la ejecución de este plan participan las áreas contables y de

almacenes de manera conjunta. En este chequeo las tarjetas de estiba son rayadas con

lápiz color rojo, reflejando la firma de la persona que realizo la revisión, así como la

fecha.

• De igual manera, el gerente contable – financiero designara a un trabajador del área,

diferente del técnico que controla los inventarios, para la ejecución de la toma física,

otro método que se puede emplear es el de enviar el listado de los productos a

chequear al almacén sin las existencias y que sea el almacén quien llene este espacio,

confrontando luego el área contable con las existencias en el balance.

52

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empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 13 de 22

• También se elabora plan de chequeo de las herramientas que están en poder de los

trabajadores, abarcando todas las áreas y todos los meses del año.

• Se elaboran y chequean las actas de responsabilidad de los trabajadores sobre las

herramientas, este documento tiene copia en poder del trabajador e igual copia en

poder del área contable.

• La suma de los importes de las actas serán el cuadre con la cuenta en el submayor y

en el saldo que muestran los Estados Financieros.

• Igualmente se verifica que las descripciones de las herramientas en el acta de

responsabilidad, de cada uno de los trabajadores, tengan la mayor cantidad de

detalles posibles, para evitar que las mismas puedan ser cambiadas por otras de

peores condiciones físicas.

Área: Contabilidad – Rol de pagos.

Recursos: Efectivos.

• El técnico contable recibe del auxiliar de talento humano, el rol de pago en la fecha

establecida y acordada entre la administración y los trabajadores.

• Se ejecutan los pagos en las fechas fijadas.

• El auxiliar contable tiene la responsabilidad de muestrear si los trabajadores en

nóminas, presentan los debidos contratos, si los salarios fijados se corresponden con

los salarios aprobados, esta operación es mucho más sencilla en aquellas

organizaciones con pocos trabajadores.

Área: Contable – Efectivo en banco y efectivo en caja.


• Mensualmente se realizara la conciliación bancaria, comparando el saldo según los

estados de cuenta del banco con los saldos según libros, determinando las diferencias

y depurando las mismas.

• La conciliación bancaria servirá de referente para el cuadre de la cuenta de efectivo

en banco, en el Balance de Comprobación y en los Estados Financieros.

• Diariamente el financiero envía al auxiliar contable, los documentos recogidos en el

banco para su cotejo y posterior contabilización.

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Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 14 de 22

• De igual manera, el financiero entrega fotocopia de los cheques emitidos al auxiliar

contable, para su conciliación con el técnico que contabiliza la cancelación de las

cuentas por pagar, con esto se busca que todos los documentos emitidos sean

contabilizados.

• Recibe del área de la caja, los documentos que sustentan las extracciones de

efectivo por los conceptos ya relacionados. Estos fondos utilizados son

reembolsados inmediatamente a caja para asegurar la operatividad de la misma, se

recomienda realizar en el mes 4 reembolsos y uno al cierre del mes, garantizando

que todos los gastos menores recogidos por caja se contabilicen dentro del período.

• El auxiliar contable elabora submayor donde refleja las operaciones de caja,

realizando al cierre del mes un arqueo de los fondos existentes y comparando su

resultado con los del submayor.

• Se establece por lo menos una vez al mes, el arqueo sorpresivo de los fondos,

evitando con esto que el trabajador de la caja utilice indebidamente estos recursos

con fines personales.

• El modelo de arqueo de caja que se propone se encuentra al final del manual.

Área: Finanzas – Efectivo en Banco.


• El financiero de la empresa tiene que velar por el uso adecuado de los saldos en

bancos, en tal sentido, revisa la correspondencia entre el importe del cheque

elaborado con el importe de los documentos que lo sustentan.

• El talonario de cheques que se encuentra utilizando, debe estar debidamente

protegido en caja fuerte.

• El financiero, está en la obligación de fotocopiar los cheques por los pagos antes de

ser entregados al suministrador, este cheque fotocopiado es entregado al técnico

contable que lleva el control contable de los saldos de banco y caja para su

conciliación posterior con cobranzas.

54

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empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 15 de 22

• El financiero debe tener elaborado un acta de responsabilidad, sobre la custodia de

los cheques que tiene bajo su poder y está en la obligación de denunciar de manera

inmediata la pérdida de uno de los cheques.

• El acceso al área del financiero tiene que estar limitado y restringido, para evitar la

sustracción o perdida de documentos de valor como es el caso de los cheques o de

otros documentos bancarios como la letra de cambio o el pagare.

• Tramita con el banco los depósitos de los efectivos, así como el resto de la

correspondencia. El documento bancario recibido por el depósito del efectivo tiene

que ser entregado al contable que lleva las operaciones de caja y banco para

efectuar las correspondientes contabilizaciones.

• Tramita con el banco, las irregularidades que se puedan detectar en la

documentación entregada por este organismo a la empresa, como puede ser el caso

de débitos y créditos indebidos.


Área: Técnica.

• Controlar el combustible utilizado en las transportaciones de las mercancías, para

esto se necesita conocer la capacidad de los tanques de los equipos, así como

realizar la prueba de consumo de Lts/kms, esta prueba se realiza

independientemente de los índices que trae de fábrica el equipo y se recomienda

repetir la misma cada 6 meses.

• El marcaje de las llantas y baterías con número o letras, de manera que evite el

cambio de las mismas por otras con mayores desgastes.

• El área técnica tendrá control de los equipos mediante la elaboración de

expedientes, en el cual se registraran todas las incidencias de los equipos, se

asentarán las llantas y baterías que ha sido necesario reponer por fecha, los tipos de

mantenimiento recibidos y el combustible y lubricantes consumidos, de igual

manera las piezas que se han cargado por concepto de reparaciones.

• Realizarán controles sobre el parqueo de los equipos una vez terminada la jornada

laboral, evitando con esto el trasiego indebido de los mismos.

55

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 16 de 22

• Se designará un trabajador, el cual estará encargado del autochequeo de las

existencias de los activos fijos tangibles y de las herramientas según actas de

responsabilidad de los trabajadores, comunicando al jefe del proceso de la acción

realizada.

Área: Comercial.

• En el caso de que para la emisión de facturas no se utilice un sistema informático,

pues el control de los talones de la misma se remitirá al área contable, la cual

entregará al área comercial según las necesidades de esta última y mediante un

modelo de entrega y recepción, que permita fijar responsabilidades.

• Emitirá diariamente al área de almacenes o bodega, las existencias de las

mercaderías en los puntos de ventas o tiendas, para mantener el abastecimiento de

las mismas y evitando no ingresar por la falta de determinado recursos.

• Entregará diariamente al área de caja del proceso contable y financiero, los

efectivos por las ventas del día, cuadrando los mismos con las facturas de venta, el

mismo procedimiento se aplica para las ventas mediante cheques.

• Entregará diariamente al área contable, las facturas por las ventas a crédito.

• Mensualmente o según el tiempo que se convenie por la administración, se

realizarán las conciliaciones y cobro de los saldos en cuentas por cobrar, producto

de los créditos concedidos a clientes.

• Se designará un trabajador, el cual estará encargado del autochequeo de las

existencias de los activos fijos tangibles y de las herramientas según actas de

responsabilidad de los trabajadores, comunicando al jefe del proceso de la acción

realizada.

• Verificará que los sistemas contra incendios estén en correspondencia con lo

planteado en la Ley de Defensa Contra Incendios, de igual manera, que los

inspectores del Honorable Cuerpo de Bomberos hayan certificado cumplir con

dichos requerimientos, en todos los puntos de ventas y tiendas de la empresa.

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Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 17 de 22


Área: Almacenes y bodegas.

Recursos: Mercaderías, materiales y otros productos.

• Las puertas y ventanas de las áreas que componen los almacenes y bodega, deben

estar protegidas con rejas, de igual manera deben contar con sistemas contra

intrusos, sistemas de cámaras y videos.

• Verificará que los sistemas contra incendios estén en correspondencia con lo

planteado en la Ley de Defensa Contra Incendios, de igual manera, que los

inspectores del Honorable Cuerpo de Bomberos hayan certificado cumplir con

dichos requerimientos, en todos los puntos de ventas y tiendas de la empresa.

• En relación al personal, el jefe de almacén o bodegas debe constar con un acta de

responsabilidad sobre las mercaderías, materiales y demás productos que forman

las estibas almacenadas.

• El despachador del almacén, debe tener un documento con las firmas de los

ejecutivos autorizados, a aprobar las extracciones de productos, en este sentido se

debe buscar que exista correspondencia entre el perfil del ejecutivo y el tipo de

inventario que autoriza. Ejemplo: El jefe del proceso de contabilidad y finanzas,

autoriza materiales tales como material de oficina, de cómputo, entre otros de igual

perfil.

• En el almacenamiento de las estibas, tener en cuenta lo indicado en las normas de

almacenamiento, relacionado con no almacenar en el mismo local productos como

pinturas, diluentes, entre otros con componentes químicos, cerca de productos

alimenticios o medicamentos; de igual forma considerar las condiciones referentes

a temperatura e iluminación.

• En las recepciones y salida de productos, comprobar que exista correspondencia

entre los documentos y los productos, en cuanto a: a) descripción, b) cantidad, c)

calidad y condiciones físicas.

• En las áreas de almacenamiento se debe indicar de manera clara y legible, los

niveles de acceso, evitando así la entrada de personal ajeno a los almacenes.

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Logotipo que

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de Control Interno.

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Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 18 de 22

• Realizar conteos periódicos de las existencias, evitando de esta manera la

ocurrencia de faltantes y sobrantes de medios.

• El acceso a las áreas de los almacenes por parte de los trabajadores debe realizarse

sin bolsos, carteras o cualquier aditamento de similares características.

Implementar los distintos tipos de chequeos al cumplimiento de las medidas:

a) Como regla general, en la reunión ordinaria mensual del Consejo de Dirección, se

debe analizar el cumplimiento y efecto de la aplicación de las medidas de control

interno administrativo.

b) Cada tres meses se aplicará la técnica del control cruzado, donde ejecutivos y

trabajadores de un área, realizarán chequeos de los recursos y de la aplicación,

cumplimiento y efectos de las medidas implementadas.

Implementar los diferentes tipos de informaciones a elaborar por los resultados de los

chequeos:

a) Las informaciones elaboradas por cada uno de los procesos, identificados en el

organigrama y que mensualmente, se entregan al gerente general para

posteriormente ser discutidos en sesión del Consejo de Dirección, deben ajustarse a:

b) Ser entregados en los primeros cinco días de cada mes, de esta manera, se pueden

tomar las medidas correctoras, las cuales pueden surtir efectos en lo que resta del

propio mes.

c) En la estructura del informe, se deben considerar entre otros, los siguientes

elementos:

• Detalles de la acción de control.

• Responsable de su cumplimiento.

• Fecha de ejecución de la acción.

• Irregularidades o falencias identificadas en la acción de control.

• Importe de las pérdidas o posibles pérdidas generadas.

• Medidas tomadas.

• Nombre y apellidos de la persona que elabora – Cargo.

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identifica a la

empresa.

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Control Interno.

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Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 19 de 22

Nombre y apellidos de la persona que aprueba – Cargo.

Periodicidad para la actualización del manual:

La actualización y revisión de los elementos que componen el manual se realizan en

correspondencia con las necesidades, así como de las irregularidades y falencias detectadas

durante la aplicación de las medidas de control interno.

El surgimiento de nuevos elementos que amenazan el control interno, también constituyen

razones para proceder a la actualización inmediata del manual, se considera que el entorno

en el cual se desenvuelven las empresas se ve afectado por los continuos cambios en el

mercado, la sociedad y la política.

Relación de modelos a implementar por las empresas y organizaciones:

Los modelos a aplicar y que sirven de soporte al manual se exponen a continuación:

a) Acta de responsabilidad del auxiliar o técnico contable que trabaja en las

operaciones con la caja.

Nombre de la empresa:______________________________________________________

Nombre del área:___________________________________________________________

Yo:____________________________________, trabajador del área de la caja, estoy

consciente de mi responsabilidad por la custodia de los bienes entregados para el desarrollo

de las actividades de la empresa.

Fondo asignado: $_________________

Otros recursos entregados, detallar:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Fecha: Sello:

______________________________ ______________________________________

Nombre y apellidos y firma trabajador Nombre y apellidos y firma de administración.

Logotipo ACTA DE RESPONSABILIDAD MATERIAL Código: CC - 1

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de Control Interno.

Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 20 de 22

b) Modelo de solicitud de entrega de efectivo para gastos menores.

Logotipo SOLICITUD DE ENTREGA DE EFECTIVO PARA

GASTOS MENORES.

Código: CC – 2

Área:

Descripción del servicio:

Importe autorizado:

No. de factura:

Nombre y apellidos del trabajador: Nombre y apellidos del funcionario

que autoriza:

Firma:

Fecha: No. del vale.

c) Modelo para la entrega y recepción de los talones de cheques al área de finanzas.

Logotipo ENTREGA Y RECEPCIÓN DE TALONES DE

CHEQUES.

Código: CC – 3

Fecha Del No ____ al No _____ Cantidad

de folios

Observaciones.

Nombre y apellidos del que recibe: Nombre y apellidos del que entrega:

Firma:

Fecha: No. del vale.

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Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 21 de 22

d) Plan de chequeo anual de los activos fijos tangibles.

Logotipo PLAN DE CHEQUEO ANUAL DE LOS

ACTIVOS FIJOS TANGIBLES.

Código: CAFT – 1

Nombre de la empresa:

Áreas: Cantidad de

medios

E F M A M J J A S O N D

Nombre y apellidos del que elabora: Nombre y apellidos del que aprueba:

Firma: Firma:

Fecha: Fecha:

e) Modelo de arqueo de los fondos en caja.

Logotipo ARQUEO DE LOS FONDOS EN CAJA. Código: CAC – 1

Nombre de la empresa:

Fecha del arqueo:

Hora de inicio:

Hora de terminación:

Detalles del efectivo

Billetes de 50.00 x ____ = _____

20.00 x ____ = _____

10.00 x ____ = _____

5.00 x ____ = _____

Total de billetes $

61

Logotipo que

identifica a la

empresa.



Empresa: ___________________________

Nro. del Manual:

Nro. de revisión:

Fecha:

Folios: 22 de 22

Monedas de 1.00 x ____ = ____

0.50 x ____ = ____

0.25 x ____ = ____

0.10 x ____ = ____

0.05 x ____ = ____

0.01 x ____ = ____

Total de monedas $_____

Total de efectivos $_____

Efectivo a reembolsar $_____

Fondo aprobado para las operaciones $______

Diferencia (Faltante o sobrante) $______

Nombre y apellidos del trabajador de la caja: Nombre y apellidos del que realiza el

arqueo:

Firma: Firma:

No. de cedula: No. de cedula:

Cargo: Cargo:

62

5 Conclusiones y recomendaciones

5.1 Conclusiones

El desarrollo del proyecto de investigación, estuvo marcado y caracterizado por el

necesario recorrido por los elementos teóricos, mediante el análisis de los principales

conceptos, definiciones y otros factores que sirvieron de soporte para el entendimiento de la

problemática; el complemento para el avance de la investigación, lo constituyó las

metodologías de la investigación, todo lo anterior permitió llegar a las conclusiones

siguientes:

A pesar de la amplia información, bibliografías, conocimientos empíricos que existen en

torno al control interno administrativo; no se ha logrado la suficiente conciencia por parte de

los gerentes y dueños, en que con un eficiente sistema de control interno se logran mayores

resultados económicos, ya que se eliminan las pérdidas por robos, fraudes, desvíos de

recursos, inventarios ociosos y caducos, con envejecimiento tecnológico, que son cargados

finalmente al resultado de la organización.

Un efectivo sistema de control interno, el cual empieza con el diseño de un manual,

concientiza a los trabajadores y funcionarios, así como los ejecutivos, de cuál es su

responsabilidad en relación a la salvaguarda de los recursos y del patrimonio de los dueños y

demás accionistas de la empresa.

El control interno necesita de la retroalimentación y actualización constante del mismo,

llegando al punto de conocer los montos en efectivo que ahorraría el aplicar las acciones de

control implementadas.

Por último, el diseño del manual de control interno no es efectivo, si la administración no

controla mensualmente el cumplimiento de las acciones recogidas, para esto es necesario la

comparación de los niveles de pérdidas ocurridas en años anteriores, con las que van

ocurriendo con la implementación del diseño propuesto.

63

5.2 Recomendaciones

El análisis de los elementos expuestos en las conclusiones, permiten realizar el

planteamiento de las recomendaciones, quedando como sigue:

La capacitación de los gerentes a los distintos niveles, los dueños de empresas y

compañías; en relación a los componentes del control interno es necesaria, por un lado crea

conciencia de su necesidad y del incremento de los resultados productivos y por ende los

económicos y por otro lado, se convierte en un elemento de lucha contra la corrupción y las

indisciplinas de la sociedad que afectan a las empresas.

Discutir del diseño del manual con los trabajadores, escuchar sus criterios y

posteriormente reelaborar sus funciones recogidas en sus expedientes laborales e

incorporando las funciones que están recogidas en el manual de control interno.

En el análisis de la efectividad de las acciones de control interno, las cuales se realizan en

las sesiones del Consejo de Dirección, invitar a los trabajadores de más experiencia en la

empresa, para que aporten con sus criterios en la toma de medidas para rectificar las medidas

a tomar.

Implementar que con una frecuencia mensual, en una de las reuniones con los

trabajadores, se les dé a conocer si hubo algún hecho de robo o fraude detectado por la

aplicación de las medidas del manual, las afectaciones provocadas a la empresa, tanto en

físico como en dinero y cuáles fueron las medidas tomadas por la administración contra el

infractor.

Actualizar el manual periódicamente, atendiendo a los cambios que se vayan produciendo

hacia el interior de la empresa, como hacia el exterior de la misma. En este punto se refleja el

número de la actualización.

64

6 Bibliografía

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http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/745/1/T-UCE-0003-57.pdf

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+procedimientos+de+control+interno&hl=es-

419&sa=X&ved=0ahUKEwij29Wb5o7WAhXFKWMKHRXSCRAQ6AEISjAI#v=o

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65

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%20YOVANA%20VILLALTA.pdf

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Haimann, T. (1998). Analisis Metodologico del Control y Auditoria Interna.

Hurtado, & Toro. (1998). Metodología de Investigación: Dirección de

Investigación. IASB. (2011). Normas Internacionales de Auditoria y

Aseguramiento.

IASB. (2011). Normas Internacionales de Auditoria y Aseguramiento de la

Información.

66

7 Anexo N°1 – Entrevista

Entrevista dirigida a un administrador o empleado de Almacenes de WAN.

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Escuela de Contaduría Pública Autorizada

Entrevista

1) ¿Cómo se desarrollan las propuestas en el lugar de trabajo?

2) ¿Por lo regular se actualiza la estructura organizacional con el propósito de identificar

la responsabilidad el grupo de trabajo?

3) ¿Se encuentran bien definidas las políticas de la organización de acuerdo a la

actividad realizada en cada departamento?

4) ¿Cada cuánto tiempo se capacita al personal para mantenerlo actualizado de los

cambios ocurridos?

5) ¿Se tiene un debido control del acceso a áreas donde es necesario mantenerlas

restringidas por personal ajeno que no labora ahí?

6) ¿Se mantiene seguimiento de las operaciones realizadas por los colaboradores en la

institución?

7) ¿Los colaboradores realizan alguna otra actividad adicional a su operación

establecida?

8) ¿Cada operación realizada cuenta con su respectivo comprobante que permita

evidenciar y dar soporte a cada una de las actividades?

67

8 Anexo N°2 – Encuesta

Encuesta dirigida al Gerente de cada empresa comercial.

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Escuela de Contaduría Pública Autorizada

Encuesta

1. ¿Considera que el control interno que se tiene implementado logra tener eficiencia en

todos los procesos?

2. ¿Las operaciones realizadas en la empresa se manejan bajo un manual de funciones,

procesos y procedimientos?

3. ¿Las tareas realizadas diariamente son revisadas al momento de su entrega?

4. ¿Cree que la capacitación que se le brinda al personal ha mejorado su rendimiento y la

elaboración sus funciones?

5. ¿Por medio del control interno se ha podido detectar las irregularidades y se ha podido

tomar acciones correctivas?

universidad de guayaquil facultad de ciencias...

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