universidad de guayaquil facultad de ciencias …repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/37584/1/tesis...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA: DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS EN

COFFEE BREAK S.A.

AUTORES:

CORREA PILOSO JORDY KEVIN

HERRERA BONILLA YOMIRA STEFANIA

TUTORA: ING. CPA. GRACE ADALID LUNA YEROVI, MGT.

GUAYAQUIL, ENERO 2018

ii

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

Ficha de registro de tesis

TÍTULO : Diseño de un manual de control interno de inventarios en Coffee Break S.A

AUTORES:

Correa Piloso Jordy Kevin

Herrera Bonilla Yomira Stefanía

TUTORA: Ing. Cpa Grace Luna Yerovi, MGT

REVISOR: Ing. Arturo Ordoñez Peña, MAE

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Contaduría Pública Autorizada

GRADO OBTENIDO:

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 84

ÁREAS TEMÁTICAS: Manual de control interno - Optimización de recursos - Gestión de

inventarios - Costos y Gastos – Coso Erm

PALABRAS CLAVES: Manual, control interno, método descriptivo, analítico, diseño,

inventario

RESUMEN: El presente trabajo de investigación propone un diseño de manual de control

interno de inventarios en Coffee Break S.A; según el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos

(INEC, 2017), la industria con mayor número de establecimientos es la que se dedica a la

elaboración de productos de panadería, representando el 25,6% de los ingresos totales que

perciben las pymes que desarrollan sus actividades en Guayaquil, que en cifras monetarias

equivale a $ 67.330 millones de dólares. El objetivo principal es diseñar un manual de control

interno de inventarios para optimizar su gestión, para lo cual se utilizó el método descriptivo y

analítico además de aplicar las técnicas de recolección de información, cuyo resultado es que el

manual de control interno de inventarios beneficiará a la empresa Coffee Break en cuanto a

mejoras en la eficiencia de sus empleados así como la reducción de costos y gastos innecesarios.

N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL:

ADJUNTO PDF SI ( X ) NO ( )

CONTACTO CON AUTORES:



Teléfono:

0978933475

0980176693

E-mail:

[email protected]

[email protected]

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN:

Directora de la carrera CPA

Nombre: Ing. Leonor Morales, MSC.

Teléfono: 0999429855

E-mail: [email protected]

iii



ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA

Unidad de Titulación

CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrada Ing. Cpa Grace Adalid Luna Yerovi, Mgt, tutora del trabajo de titulación

certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Correa Piloso Jordy Kevin,

Herrera Bonilla Yomira Stefanía con C.I. Nº. 0941355893 y 0951977800, con mi respectiva

supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de Contaduría Pública

Autorizada.

Se informa que el trabajo de titulación: “Diseño de un manual de control interno de inventarios en

Coffee Break S.A” ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa

antiplagio Urkund quedando el 7% de coincidencia.

-------------------------------------------------------------- Ing. Cpa Grace Adalid Luna Yerovi

C.I. Nº. 0908201627

iv



ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA


Certificado del tutor

Habiendo sido nombrada, Ing. Cpa Grace Adalid Luna Yerovi, Mgt., como tutora de tesis de

grado como requisito para optar por el título Contaduría Pública Autorizada presentado por:

CORREA PILOSO JORDY KEVIN C.I. 0941355893

HERRERA BONILLA YOMIRA STEFANIA C.I. 0951977800

Tema: Diseño de un manual de control interno de inventarios en Coffee Break S.A.

Certifico que:

ING. CPA. LUNA YEROVI GRACE ADALID, MGT.

TUTORA DE TESIS

v



ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA


LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO

COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS

Nosotros, Correa Pilos Jordy Kevin, Herrera Bonilla Yomira Stefanía con C.I. Nº. 0941355893,

0951977800 certificamos que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título

es “Diseño de un manual de control interno de inventarios en Coffee Break S.A” son de nuestra

absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA

ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*,

autorizamos el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial

de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que

haga uso del mismo, como fuera pertinente.

--------------------------------------------------------------

Jordy Kevin Correa Piloso

C.I. Nº. 0941355893

--------------------------------------------------------------

Yomira Stefanía Herrera Bonilla

C.I. Nº. 0951977800

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

vi

Dedicatoria

A Dios que nos ha permitido lograr culminar una etapa de nuestra vida fundamental, a

nuestras madres, padres y demás familiares, por la motivación y el apoyo incondicional brindado

a cada momento ha sido de gran orgullo luchar y seguir adelante el largo camino que tuvimos

que pasar para conseguir nuestro objetivo anhelado.



vii

Agradecimiento

A la institución la Universidad de Guayaquil que nos brindó esta oportunidad de superación, a

los profesionales por su organización y preparación del alumnado, de manera muy especial a la

tutora ING. CPA. LUNA YEROVI GRACE ADALID, MGT. Quien supo orientar con su tiempo

y conocimiento en este trabajo.



viii



CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

Diseño de manual de control interno de inventarios en Coffee Break S.A

Autores: Correa Piloso Jordy Kevin


Tutor de Tesis: Ing. Cpa. Luna Yerovi Grace Adalid, Mgt.

Resumen

El presente trabajo de investigación propone un diseño de manual de control interno de

inventarios en Coffee Break S.A; según el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC,

2017), la industria con mayor número de establecimientos es aquella cuya actividad comercial es

la producción de bienes de consumo en panaderías, representando el 25,6% de los ingresos totales

que perciben las pymes que desarrollan sus actividades en Guayaquil, que en cifras monetarias

equivale a $ 67.330 millones de dólares. El objetivo principal es diseñar un manual de control

interno de inventarios para optimizar su gestión, para lo cual se utilizó el método descriptivo y

analítico además de aplicar las técnicas de recolección de información, cuyo resultado es que el

manual de control interno de inventarios beneficiaria a la empresa Coffee Break en cuanto a

mejoras en la eficiencia de sus empleados así como la reducción de costos y gastos innecesarios.

Palabras Claves: manual, control interno, método descriptivo, analítico, diseño, inventario.

ix



CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

Diseño de manual de control interno de inventarios en Coffee Break S.A

Autores: Correa Piloso Jordy Kevin


Tutor de Tesis: Ing. Cpa. Luna Yerovi Grace Adalid, Mgt.

Abstract

The present research proposes a design of manual for internal control of inventories in Coffee

Break S.A; according to the National Institute of Statistics and Census (INEC, 2017), the industry

with the largest number of establishments is which is dedicated to the production of bakery

products, representing 25.6% of the total income received by SMEs that develop its activities in

Guayaquil, which in monetary terms equals $ 67,330 million dollars. The main objective is to

design a manual of internal control of inventories to optimize their management, for which the

descriptive and analytical method were used. In addition, there were applied techniques of

information collection, the result of which is that the manual of internal control of inventories will

benefit the company Coffee Break in terms of improvements in the efficiency of its employees as

well as the reduction of unnecessary costs and expenses.

Keywords: Manual, internal control, descriptive method, analytical, design, inventory.

x

Tabla de contenido

Ficha de registro de tesis ................................................................................................................. ii

Certificado porcentaje de similitud ................................................................................................ iii

Certificado del tutor ....................................................................................................................... iv

Licencia gratuita intransferible ....................................................................................................... v

Dedicatoria ..................................................................................................................................... vi

Agradecimiento ............................................................................................................................. vii

Resumen ....................................................................................................................................... viii

Abstract .......................................................................................................................................... ix

Tabla de contenido .......................................................................................................................... x

Índice de Figuras .......................................................................................................................... xiv

Índice de Tablas ............................................................................................................................ xv

Introducción .................................................................................................................................... 1

Capítulo 1: El problema .................................................................................................................. 2

1.1 Planteamiento del problema ...................................................................................................... 2

1.2 Formulación y sistematización de la investigación ................................................................. 4

1.2.1 Formulación de la investigación. .................................................................................................... 4

1.2.2 Sistematización de la investigación. .............................................................................................. 4

1.3 Justificación ............................................................................................................................. 4

xi

1.3.1 Justificación teórica. .......................................................................................................................... 4

1.3.2 Justificación práctica. ........................................................................................................................ 5

1.3.3 Justificación metodológica. .............................................................................................................. 5

1.4 Objetivos de la investigación ................................................................................................... 5

1.4.1 Objetivo general. ................................................................................................................................ 5

1.4.2 Objetivos específicos. ........................................................................................................................ 6

1.5 Delimitación de la investigación.............................................................................................. 6

1.6 Hipótesis .................................................................................................................................. 7

1.6.1 Variable independiente. .................................................................................................................... 7

1.6.2 Variable dependiente. ........................................................................................................................ 7

1.6.3 Operacionalización de las variables. .............................................................................................. 9

Capítulo 2: Marco Referencial ...................................................................................................... 10

2.1 Antecedentes de la investigación ........................................................................................... 10

2.2 Marco teórico ......................................................................................................................... 12

2.2.1 Control interno. .............................................................................................................. 12

2.2.1.1 Importancia del control interno. .................................................................................. 12

2.2.1.2 Objetivos del control interno. ....................................................................................... 12

2.2.1.3 Beneficios del control interno. ..................................................................................... 13

2.2.2 Manual de inventarios. ................................................................................................... 13

2.2.3 Inventario. ...................................................................................................................... 14

xii

2.3 Marco contextual ................................................................................................................... 14

2.4 Marco conceptual ................................................................................................................... 20

2.5 Marco legal ............................................................................................................................ 21

Capitulo III: Marco Metodológico ................................................................................................ 31

3.1. Diseño de la investigación ..................................................................................................... 31

3.2. Tipo de investigación ............................................................................................................. 33

3.3. Población y muestra ............................................................................................................... 34

3.4. Técnicas e instrumentos de investigación .............................................................................. 35

3.5. Análisis de resultados ............................................................................................................ 36

Capítulo IV: Propuesta .................................................................................................................. 53

4.1. Título ...................................................................................................................................... 53

4.2. Justificación de la propuesta .................................................................................................. 53

4.3. Descripción de responsabilidades de cada cargo ................................................................... 53

4.4. Beneficio de la propuesta ....................................................................................................... 56

4.5. Costo de la propuesta ............................................................................................................. 56

4.6. Desarrollo de la propuesta. .................................................................................................... 57

4.7. Foda de la empresa Coffee Break S.A. .................................................................................. 70

4.8. Organigrama Propuesto ......................................................................................................... 71

Conclusión .................................................................................................................................... 73

Recomendación ............................................................................................................................. 74

xiii

Referencias bibliográficas ............................................................................................................. 75

Apéndice A: Modelo de encuesta ................................................................................................. 80

Apéndice B: Modelo de entrevista ................................................................................................ 82

Apéndice C: carta de autorización ................................................................................................ 84

xiv

Índice de Figuras

figura 1: Árbol del problema de Coffee Break S.A. ....................................................................... 7

Figura 2 Organigrama de la empresa Coffee Break S.A. ............................................................. 19

Figura 3 Gestión de riesgos empresariales.................................................................................... 22

Figura 4. Flujograma de procesos para la realización de una venta ............................................. 32

Figura 5. Coffee Break S.A con nombre comercial Caramel Coffee ........................................... 35

Figura 6. Organización del área de trabajo ................................................................................... 37

Figura 7. Funciones y responsabilidades de cada empleado......................................................... 38

Figura 8. Valoración sobre el desempeño del administrador ........................................................ 39

Figura 9. Complejidad sobre la transferencia de productos. ......................................................... 40

Figura 10. Valoración sobre la toma física de inventarios ............................................................ 41

Figura 11. Cumplimiento eficiente de las recetas ......................................................................... 42

Figura 12. Diseño de manual de control de inventarios................................................................ 43

Figura 13. Descuadre de inventarios ............................................................................................. 44

Figura 14. Nivel de importancia sobre identificación de inventarios ........................................... 45

Figura 15. Manipulación incorrecta de ítems "servilletas" y "café" ............................................. 46

Figura 16. Manual de Procedimiento: Inventario Bodega ............................................................ 69

figura 17 Organigrama Propuesto. ................................................................................................ 72

xv

Índice de Tablas

Tabla 1.Causas y Consecuencias ..................................................................................................... 3

Tabla 2 Operacionalización de las variables ................................................................................... 9

Tabla 3.Componentes del COSO ERM 2017 ............................................................................... 22

Tabla 4 .Principios del COSO ERM 2017 .................................................................................... 23

Tabla 5 .Parámetros de Ventas...................................................................................................... 26

Tabla 6. Clasificación Nacional .................................................................................................... 26

Tabla 7.Poblacion de Coffee Break S.A ....................................................................................... 34

Tabla 8. Organización del área de trabajo .................................................................................... 37

Tabla 9. Funciones y responsabilidades de cada empleado .......................................................... 38

Tabla 10. Valoración sobre el desempeño de cada empleador ..................................................... 39

Tabla 11. Complejidad de transferencia de productos .................................................................. 40

Tabla 12.Valoración sobre la toma física de inventarios .............................................................. 41

Tabla 13. Cumplimiento eficiente de las recetas .......................................................................... 42

Tabla 14. Propuesta de diseño de manual de inventarios ............................................................. 43

Tabla 15. Descuadres de sistemas ................................................................................................. 44

Tabla 16. Nivel de importancia sobre identificación de inventarios ............................................ 45

Tabla 17.Manipulacion incorrecta de items "cafe" y "servilletas" ............................................... 46

Tabla 18.Resumen de las responsabilidades de los gerentes y empleados con el control interno 53

Tabla 19. Costos de suministros ................................................................................................... 56

Tabla 20. Costos de honorarios ..................................................................................................... 57

Tabla 21. Costos totales ................................................................................................................ 57

Tabla 22. Responsables Y Actividades Proceso Bodega COFFEE BREAK S.A. ....................... 68

xvi

Tabla 23. Análisis situacional FODA ........................................................................................... 70

Tabla 24. Análisis situacional FODA ........................................................................................... 71

1

Introducción

El control interno que debe existir sobre los inventarios es algo indispensable en toda

empresa, ya sea micro, pymes o gran empresa. Dentro de la empresa Coffee Break S.A durante el

período 2017 no se manejaba ningún tipo de manual que pudiese ayudar a los empleados de la

misma a mejorar la gestión sobre los inventarios. Este proyecto plantea el diseño de un manual

de control interno de inventarios con el único fin de dar pautas a los empleados en el proceso de

manejo de inventarios de modo que se optimice el uso de ingredientes en la elaboración de

productos, así como una mejora en el proceso de facturación de los productos disponibles para la

venta.

En el primer capítulo, se plantea la problemática, justificación, objetivos, hipótesis, variables,

sobre el efecto que tendrá en la empresa Coffee Break S.A si se diseñara un manual de control

interno en sus inventarios. En el segundo capítulo, se indica el marco referencial como lo son: los

antecedentes de la investigación, marco teórico, marco contextual, marco conceptual, y marco

legal, sobre el control interno de inventarios.

En el tercer capítulo, se puede observar el diseño de investigación, el marco metodológico, el

tipo de investigación, de que población se ha tomado una muestra para realizar la investigación,

que técnicas e instrumentos se usaron y el análisis del resultado. Y por último en el cuarto

capítulo desarrollamos la propuesta de diseño de manual de control interno de inventarios

indicando su justificación y el desarrollo de la misma.

2

Capítulo 1: El problema

1.1 Planteamiento del problema

Según un artículo expuesto por la ONU (2017) las pymes son responsables de una generación

de empleo e ingresos importantes en todo el mundo y se las reconoce como un factor clave en la

reducción de la pobreza y el fomento del desarrollo. En México constituyen el 52% del producto

interno bruto (PIB) y generan el 72% del empleo, por lo que todo trabajo que implique a estas

unidades productivas adquiere importancia, puesto que puede tener un amplio campo de acción.

Sin embargo, a pesar de crear empleo, las pymes hacen frente a muchas dificultades en su

funcionamiento diario y crecimiento, el acceso a financiación es uno de los obstáculos

principales que afectan de manera desproporcionada a estos negocios en crecimiento, así como la

falta de controles en su área de inventarios.

De acuerdo con un artículo publicado por CFN (2013) en Ecuador el programa Progresar

generará más ecuatorianos emprendedores, más crédito y más desarrollo. Esto, pues proporciona

la confianza necesaria a los empresarios y el sistema financiero que de esta forma democratizará

el crédito e incentivará el cambio de la matriz productiva.

Las empresas ecuatorianas mantienen un conocimiento de la actividad comercial que

desempeñan, pero no de los procesos de control, planificación y gestión en bodega para

clasificar, localizar, mantener y registrar el inventario que posee, sin conocer que este elemento

es el activo más importante dentro de los resultados consolidados en los estados financieros, por

lo que al persistir el problema de no desempeñar actividades de control interno de los bienes no

se podrá disponer de información correcta y fehaciente respaldada en los libros contables y

documentos de soporte.

Según el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos INEC (2017) la industria con mayor

3

número de establecimientos es la que se dedica a la elaboración de productos de panadería,

representando el 25,6% de los ingresos totales que perciben las pymes que desarrollan sus

actividades en Guayaquil, que en cifras monetarias equivale a $ 67.330 millones de dólares.

Basándose en estas cifras, se llega a la conclusión de que la empresa sometida al estudio de caso

se encuentra en un sector del mercado con oportunidades de crecimiento económico.

El estudio dará a conocer las falencias que tiene la empresa Coffee Break S.A. ubicada en el

Km 2 1/2 Vía Puntilla Centro de Convenciones UEES, a consecuencia de la falta de un manual

de control interno en el área de inventarios. Su actividad económica es la venta de productos de

dulce, sal, bebidas frías o calientes en cafeterías. Desde su reinicio de actividades económicas, ha

permanecido un año en el mercado sin contar con un manual de procedimientos contables para

un buen control de los recursos económicos, variabilidad del mercado, el crecimiento constante

de la competencia y le exige a los administradores de manejar con mayor eficiencia su

inventario.

Tabla 1.

Causas y Consecuencias

CAUSAS CONSECUENCIAS

Falta de controles específicos en área de

inventarios Descuadre de inventarios de materia prima y producto

terminado

No existe segregación de funciones Sobrecargo de trabajo, ineficiencia en las actividades.

Errores de facturación Elaboración tardía en las declaraciones.

Transferencias erróneas de productos del

inventario entre las bodegas del local.

Existe demora en la presentación de los estados

financieros, la información no es fiable.

Exceso de costos y gastos para elaboración de

receta y presentación de productos.

Incumplimiento de presupuesto de compra generando

gastos innecesarios.

Nota. Información basada en los problemas que ocurren en la empresa

Mediante el análisis se determina que se necesita de una guía y los parámetros necesarios para

mejorar la coordinación y control, llevando a su vez un manejo eficiente de los recursos

4

económicos.

Coffee Break S.A. diseñará dentro de su estrategia organizacional un manual de control

interno en el área de inventarios, que ayudará a tener un mejor control en los inventarios y así

permitirá una mayor eficiencia para la toma de decisiones.

1.2 Formulación y sistematización de la investigación

1.2.1 Formulación de la investigación.

¿Qué efecto tendrá el diseño de un manual de control interno de inventarios en Coffee Break

S.A. para el 2018?

1.2.2 Sistematización de la investigación.

¿De qué forma un manual de procedimientos puede mejorar el manejo del control interno en el

área de inventarios?

¿Cómo afecta la inexistencia de un manual de control interno de inventarios en el proceso de

toma de decisiones?

¿Cuál es el propósito del control interno en el manejo de inventarios de la empresa?

1.3 Justificación

1.3.1 Justificación teórica.

La presente investigación tiene como finalidad diseñar un control interno, la misma que

beneficiará directamente a la empresa Coffee Break y aquellas personas que sean propietarias de

este tipo de negocio. La empresa requiere tener un control adecuado y fiable de sus transacciones

comerciales y financieras, de tal forma que pueda medir el resultado al término del periodo con

una información veraz.

5

1.3.2 Justificación práctica.

De este modo la presente investigación ofrecerá una planificación administrativa en la cual

toda empresa con actividades comerciales tenga la posibilidad de mejorar su organización interna

determinando el adecuado abastecimiento y rotación de inventario, con la finalidad de promover

el crecimiento de las mismas con los objetivos claros que guiaran al éxito, de esta manera la

empresa Coffee Break será más competitiva.

Un correcto control permitirá a las empresas de servicio de cafetería no generar gastos

innecesarios, empleando métodos estratégicos que optimizaran la gestión de cada departamento,

logrando respuestas rápidas a las actividades planificadas, obteniendo una mejor organización y

un nivel óptimo en las actividades.

1.3.3 Justificación metodológica.

Con el fin de alcanzar los objetivos establecidos en el presente proyecto, se definirá por

técnicas de investigación como la encuesta, entrevistas; para elaborar un plan mediante el

método descriptivo que está orientado a recolectar información con el estado real del sujeto de

estudio y permite tener un control razonable de sus recursos. Se realizará la entrevista por el

método inductivo que parte de lo particular a lo general, es decir, a partir de las observaciones

sistemáticas de la realidad, dentro del ámbito de funcionamiento de la institución, este proceso

está dirigido al jefe o encargado del área de bodega, el mismo que permitirá, identificar las

falencias, detectar los principales problemas y así enfocarnos en los cambios a ejecutarse.

1.4 Objetivos de la investigación

1.4.1 Objetivo general.

Diseñar un manual de procedimientos de control interno de inventarios en Coffee Break S.A.,

en el período 2018, con el fin de reducir costos y gastos innecesarios de la empresa.

6

1.4.2 Objetivos específicos.

Analizar la situación actual del manejo de inventario en Coffee Break S.A.

Identificar mediante técnicas y herramientas metodológicas las falencias que existen para

mejorar el manejo del inventario dentro la empresa Coffee Break S.A.

Diseñar un manual de control interno para minimizar las falencias existentes dentro del

área de bodega.

1.5 Delimitación de la investigación

Campo: Cafetería Coffee Break S.A.

Área: Inventarios.

Aspecto: Impacto de la implementación de un manual.

Tema: “Diseño de un manual de control interno de inventario de Coffee Break S.A.” A nivel

empresarial, todas las compañías privadas o mixtas deben cumplir con los requerimientos

dispuestos por el ente que los regula, realizando un buen uso de los recursos de la empresa, desde

los inventarios como activos con menor liquidez, hasta los activos fijos tangibles; con la

finalidad de minimizar costos por las diferentes operaciones, permitiéndole a la empresa

reinvertir ese recurso económico en aquellas otras necesidades. Esto implica que tanto los

trabajadores del área de bodega, contabilidad, así como el resto de las áreas sean beneficiarios de

acciones de capacitación que implique un buen diseño del manual de control interno.

El problema se inicia por la falta de procedimientos en el área de bodega, no existe un

adecuado control en la preparación y presentación de la receta del producto, no existe una

segregación de funciones por ende el personal no tiene obligaciones fijas; y el software de

inventarios tiene fallas operativas ocasionalmente alterando la información financiera,

7

convirtiéndose poco fiable para la toma de decisiones y a su vez afecta el rendimiento económico

por los gastos innecesarios producidos del mismo afectando a futuros periodos fiscales objetos

de análisis.

Figura 1: Árbol del problema de Coffee Break S.A.

1.6 Hipótesis

Si se diseña un manual de control interno de inventarios en Coffee Break S.A permitirá

minimizar los costos y gastos innecesarios en el área de bodega.

1.6.1 Variable independiente.

Manual de control interno de inventarios.

1.6.2 Variable dependiente.

8

Costos y gastos innecesarios en el área de bodega de Coffee Break S.A.

9

1.6.3 Operacionalización de las variables.

Tabla 2

Operacionalización de las variables

Variables Definición

Conceptual

Definición

Operativa

Dimensiones Indicadores Ítems o Preguntas Instrumentos Técnicas

Manual de

control interno

de inventarios.

Proceso

ejecutado por

la

administración

para garantizar

una seguridad

razonable

sobre todos sus

recursos.

Proceso llevado a

cabo por la

administración

diseñado con la

finalidad de

obtener seguridad

razonable sobre sus

activos

permitiéndole

mejores resultados

económicos.

Desarrollo de

acciones de

control para

la

optimización

de sus

recursos.

Mayor productividad

aplicando el manual

de control interno del

área de inventarios.

¿Cómo se encuentra

la empresa

aplicando el manual

de control interno?

Ficha de

Observación

Observación

directa.

Fomento de

las acciones

de control

para la

optimización

de sus activos

Conocimiento y

aplicación de los

controles estipulados

en el manual de

control interno del

área de inventario

¿Cuánto refleja sus

estados financieros

con la aplicación del

manual de control

interno, es utilidad o

pérdida?

Cuestionario Encuesta

Minimizar los

costos y gastos

innecesarios en

el área de

bodega de

Coffee Break

S.A.

Optimizar la

efectividad

sobre los

controles en el

área de

inventario.

Eficiencia en la

utilización de los

activos que permita

minimizar los

gastos innecesarios

de la empresa.

Eficiencia en

el manual

diseñado para

el área de

bodega.

1. Nivel de

eficiencia.

2. Agilidad en el

proceso

transaccional.

3. Evitar

desperdicios de

mercaderías.

¿Cómo mejoraría si

la empresa aplicara

los controles

establecidos en el

manual de control

interno que busca

minimizar costos y

gastos?

Cuestionario Entrevista

Nota Información basada en las variables ya mencionadas en este capítulo

10

Capítulo 2: Marco Referencial

2.1 Antecedentes de la investigación

En la investigación se encontraros las siguientes tesis que tiene relación con la indagación.

Según Coronel Melissa (2017) en su trabajo de investigación titulado “Diseño del manual de

procedimientos para el control de inventario de la distribuidora AC-LEXCELL” se planteó como

objetivo principal proporcionar la adecuada información confiable y exacta sobre los procesos y

procedimientos, los cuales permitirán conocer la ubicación y la cantidad en existencia de cada

uno de los productos; teniendo en cuenta la toma de decisiones y el análisis en relación a las

decisiones en cuanto a las compras, ventas, movimiento de la mercadería y la optimización de

los recursos. Llegando a la conclusión de que la información debe pasar por un proceso de

revisión el cual permitirá conocer el correcto manejo del inventario y sus diferentes procesos y

así contribuir a la mejora de la empresa.

Por tanto, en la investigación se puede observar la relación con el tema de estudio debido a

que uno de los motivos es obtener información fiable que aporte a la mejora en el manejo del

inventario en el área de bodega de la empresa Coffee Break S.A.

Según Catácora (2015) expresa que el control interno: “es la base sobre el cual descansa la

confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinara si existe una seguridad

razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del

control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo

dentro del sistema contable” (p.240). En lo antes citado podemos comprobar que un

departamento que no aplique controles internos adecuados puede correr el riesgo de tener

desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más

11

adecuadas para sus procesos e incluso podría provocar una crisis operativa, por lo que se deberá

asumir una serie de consecuencias afectando los resultados económicos de sus actividades.

De la misma manera los autores Alvarado y Lucas (2016) en su tesis titulada “Diseño de

sistema de control interno del departamento de bodega de Tensiolit S.A.” indica que en el

ecuador se realizan diferentes actividades económicas con el objetivo de dinamizar la economía

nacional. Dentro de nuestro país se realizan actividades comprendidas tanto en el sector

primario, secundario y terciario. Todas estas empresas tienen la necesidad de contar con un

sistema de control interno que le permita controlar y regular todas sus operaciones de una

manera normal. Una gran cantidad de empresas u organizaciones poseen inventarios que pueden

ser materia prima artículos terminados, en proceso, el cual les permite generar ingresos para

tener un financiamiento adecuado y operar en circunstancias normales. En el trabajo de

investigación realizado menciona que al diseñar un sistema de control interno para el área de

inventario se influirá de manera positiva en la eficiencia y eficacia de la administración de la

empresa.

Según el autor Gallegos (2014), en su trabajo de investigación titulado “Diseño de un manual

de procedimientos para la administración y control de inventarios, con base en el riesgo

operativo aplicado a la Empresa Eléctrica Azogues C.A” planteo como objetivo general,

proporcionar al personal de las áreas involucradas de la empresa, las políticas y lineamientos,

que permita un eficiente y racional aprovechamiento de la mercadería que existe en bodega. Se

deduce que es fundamental diseñar un manual de procedimientos para el control interno en el

área de inventarios pues de esta forma se aprovecharan mucho mejor los recursos, evitando

gastos innecesarios derivados de la mala manipulación de los mismos. Cabe destacar que el

sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las

12

expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar

medidas y así su reiteración.

2.2 Marco teórico

2.2.1 Control interno.

Una definición que se puede encontrar en la Contraloría General de la República de Perú

(2016), sobre el control interna relata que es “el conjunto de acciones, actividades, planes,

políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que

desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que

afectan a una entidad”

2.2.1.1 Importancia del control interno.

“El control interno es diseñado e implementado por la administración para tratar los riesgos

de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales

como la confiabilidad de la información financiera”. (Mantilla B, 2015)

Es decir, que cuanto más se alejan los propietarios de los objetivos establecidos, más

necesario es la existencia de un sistema de control interno apropiadamente estructurado.

2.2.1.2 Objetivos del control interno.

Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias

para conseguirlos, los objetivos pueden ser para la entidad como un todo o específicos para las

actividades dentro de la entidad, aunque muchos objetivos pueden ser específicos para una

entidad particular, algunos son ampliamente participativos, Por ejemplo, los objetivos comunes a

casi todas las entidades son la consecución y el mantenimiento de una reputación positiva dentro

del comercio y los consumidores, proporcionando estados financieros confiables a los

13

accionistas, y operando en cumplimiento de la leyes y regulaciones. Los objetivos se ubican

dentro de tres categorías:

Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad.

Información Financiera, relacionada con la preparación de estados financieros públicos

confiables.

Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y

regulaciones aplicables. (Samuel, 2015)

2.2.1.3 Beneficios del control interno.

Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización, que permita el

cumplimiento de los objetivos generales de control.

Los beneficios incluyen:

Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales

Ayudar al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo

Contribuir a evitar el fraude

Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos y cómo se

han alcanzado los objetivos.

En base a los puntos mencionados, se permitirá optimizar la utilización de recursos con

calidad para alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, logrando mejores niveles

de productividad. (Deloitte, 2016).

2.2.2 Manual de inventarios.

Dentro de cualquier organización es indispensable el manual de los inventarios, con el objeto

de incrementar la rentabilidad mantenimiento un número adecuado de materiales y productos

14

para su comercialización. Un manual de inventarios responde a la necesidad de mantener, en

todas las fases del sistema logístico, un nivel óptimo de materiales y productos que sea capaz de

incrementar al máximo la rentabilidad de los recursos financieros que se han invertido en su

formación. (Bravo, 2010).

2.2.3 Inventario.

Según la NIIF para pymes (Seccion 13), los inventarios son activos que:

Están disponibles para la venta

En proceso de producción con vista a una venta

En forma de suministros y materiales a ser consumidos en el proceso de producción o

prestación de servicios.

2.3 Marco contextual

Todo empezó a mediados de los 60s, cuando el Arq. Gabriel Santos Alcívar y el Sr. Xavier

Medina Illingworth se asociaron y pusieron el primer “Coffee Break” donde se vendían

granizados y helados mantecados. Al poco tiempo, con el éxito se abrieron cinco nuevas

sucursales y se amplió el menú con tortas y dulces caseros. A fines de los 70s por motivos

personales y profesionales la sociedad se desintegró.

En 1990 la Arq. Carla Santos quiso continuar con el emprendimiento de su padre en la línea

de los dulces y abrió su primer local en Urdesa en 1994 tuvo que cerrar sus puertas para

dedicarse a su familia.

En memoria al emprendimiento de su abuelo, en la actualidad la Arq. Doménica Ortega

Santos esta retomando el negocio con una visión más empresarial y de expansión; enfocándose

siempre en mantener variedad, calidad de productos. (Clientes, ambiente, colaboradores.)

El punto de investigación es la pymes Coffee Break, la cual es una sociedad anónima

15

constituida el 15 de Abril del 2016 en la Ciudad de Samborondón- Ecuador, regulada por la Ley

de la Superintendencia de Compañías, con plazo de duración de 50 años e inscrita en el Registro

Mercantil del cantón Samborondón el 15 de Abril del 2016 anotado bajo el Repertorio número

398. La actividad principal de la Compañía es venta de comidas y bebidas en cafeterías, incluso

para llevar.

Dentro de los productos que ofrece tenemos tres tipos de categorías bebidas (calientes o frías),

productos de sal, productos de dulce.

Bebidas:

• Frappuccino: light, coffee, oreo, caramel, mocca

• Fríos: virgin orange, caramel iced coffee, choco frio, chai tea frio, latte frio, milkshake

de oreo, milkshake de chocolate, milkshake de vainilla

• Calientes: espresso, americano, mocaccino, cappuccino, cortadito, cortado, macchiato,

café con leche, caramel coffee, caffe latte, café bombon, chai tea caliente, te de hierbas,

chocolate caliente.

• Fitness: Charlie Green (naranja, pina, apio, espinaca, perejil), protein fit (banana más

proteína, Charlie Orange (naranja, zanahoria, jengibre, frutilla)

• Varios: agua, té helado, gaseosas, vaso de leche, jugos, agua con gas, jugos frozen

(limonada con menta, frutilla o coco, mora con guineo, piña con naranja, maracuyá,

naranjilla, naranja con frutilla).

Productos de sal:

• Sal

• Quiche Lorraine

• Quiche Lorraine entera

16

• Tarta de espinaca

• Tarta de espinaca entera

• Muffins de albahaca

• Muffin de albahaca entera

• Sanduche cubano

• Sanduche submarino

• Sanduche de pollo con piña

• Maní

• Mix de frutos secos

• Rollitos de pollo con nuez (cajita con uvas)

• Unidad de rollito de pollo con nuez

• Caramel Sticks

• Oliva Sticks funda

• Wrap de pechuga de pollo con humus

• Pizza baguete

• Mix de frutas

Productos de dulce:

• Cake de piña colada

• Cake de pina colada entera

• Cake de chocolate fudge

• Cake chocolate fudge entera

• Salted caramel cheesecake

• Cheesecake de limón

17

• Cheesecake de limón entera

• Cheesecake de frutilla

• Cheesecake de frutilla entera

• Cake de banana

• Cake de banana entero

• Sueños de chocolate

• Plancha de sueños de chocolate

• Sueños marmoleados de mora

• Plancha de sueños marmoleados de mora

• Muffin de negritos rellenos de Nutella con oreo

• Antojitos de chocolate

• Antojitos de coco

• Barras de manzana con nuez

• Plancha de barras de manzana con nuez

• Tres leches

Misión de Coffee Break S.A.

Que nuestros clientes disfruten de un momento alegre con nuestra cordial atención

saboreando nuestras extensas variedades de dulces y café y cultivando un ambiente agradable.

Visión de Coffee Break S.A.

Para lograr que nuestros clientes disfruten de los productos de Coffee Break capacitamos y

motivamos a los colaboradores, la calidad y variedad de nuestros productos, el servicio

extraordinario, la imagen y limpieza de cada uno de nuestros 3 locales.

18

Objetivos de Coffee Break S.A.

El cliente es lo primero.

Transparencia y ética en todos nuestros actos.

Compromiso con la calidad y comercialización.

Mejoramiento continuo.

Trabajo en equipo.

Uso eficiente de recursos

Valores Corporativos de Coffee Break S.A.

Máxima atención al cliente

A través de nuestro personal de venta les brindaremos a nuestros clientes apoyo y orientación

para realizar sus compras de la forma más conveniente.

Seguridad y conveniencia

Ofreciendo el mejor ambiente de compra a los consumidores a través de la ubicación de sus

tiendas en lugares selectivos y accesibles.

Comodidad

A través de áreas climatizadas y con una distribución por departamentos que permitan a

nuestros clientes realizando sus compras en un mismo lugar.

Calidad y garantía

Ofreciendo a nuestro cliente productos de primera calidad satisfaciendo sus necesidades.

19

Organigrama

El organigrama de la empresa Coffee Break S.A. con sus diferentes departamentos se estructura de la siguiente manera, ver figura

2, organigrama de la empresa Coffee Break S.A.

Figura 2 Organigrama de la empresa Coffee Break S.A.

20

El fin de este estudio de caso es diseñar un manual de control interno que permita mejorar el

manejo de los inventarios dentro de la empresa, reduciendo costos y gastos innecesarios y a su

vez aumentando la rentabilidad de la misma.

2.4 Marco conceptual

Control

Sistema de políticas y procedimientos utilizados para salvaguardar los activos, proporcionar

información contable confiable, promover la eficiencia.

Manual

Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática

información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los

órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios

para la ejecución del trabajo asignado a la persona, teniendo como marco de referencia los

objetivos de la institución.

Manual de control interno

Es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral

que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información

sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades

que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.

¿Requiere identificar y señalar Quién?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Para qué? De cada uno

de los pasos que integra cada uno de los procedimientos).

Inventarios

Los inventarios están constituidos por materia prima, productos en proceso y productos

terminados que se utiliza para las operaciones de comercialización. Los inventarios representan

21

bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que

se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros

que van a ser vendidos.

Sistema contable

Es la clasificación de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas, procedimientos y

controles que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, entradas, gastos y los

resultados de las transacciones. Considerando la definición anterior, en sentido amplio un

sistema contable es el conjunto de registros, controles, métodos y procedimientos que sirven para

lograr información contable eficiente, la cual sirve para la toma de decisiones en las empresas.

2.5 Marco legal

Como fundamento legal básico para este proyecto de investigación se ha recurrido a las

siguientes fuentes:

2.5.1 Coso erm 2017.

El marco COSO por sus siglas en inglés (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la

Comisión Treadway) ERM 2017 está estructurado a partir de cinco componentes y 20 principios,

para que el usuario pueda tener un panorama desde la estrategia hasta la ejecución.

Aclara la importancia de la gestión de riesgos empresariales en la planeación estratégica y la

incorpora a toda la organización, ya que el riesgo influye y están alineados a la estrategia y el

desempeño en todas las áreas, departamentos y funciones.

22

Figura 3 Gestión de riesgos empresariales

Componentes:

Tabla 3.

Componentes del COSO ERM 2017

Gobierno y

cultura

El gobierno establece el tono de la organización, reforzando la importancia de, y

estableciendo responsabilidades de supervisión, para la gestión de riesgos

empresariales. La cultura se refiere a valores éticos, comportamientos deseados y

comprensión del riesgo en la entidad.

Estrategia y

objetivos

Gestión de riesgos empresariales, estrategia y objetivos trabajan juntos en el

proceso de planeación estratégica. El apetito al riesgo es definido y alineado con la

estrategia; los objetivos de negocio ponen la estrategia en práctica mientras sirve

para identificar, evaluar y responder a los riesgos.

Desempeño Riesgos que pueden afectar el logro de la estrategia y los objetivos de negocio

pueden ser identificados y evaluados. Riesgos son priorizados por severidad y en el

contexto del apetito al riesgo. La organización selecciona las respuestas al riesgo y

toma el riesgo que ha asumido.

Revisión Para revisar el desempeño de la entidad, una organización puede considerar qué

tan bien funcionan los componentes de gestión de riesgos empresariales a lo largo

del tiempo a la luz de cambios sustanciales y qué revisiones se necesitan.

23

Información,

comunicación

y reporte

La gestión de riesgos empresariales requiere un proceso continuo para obtener y

compartir información necesaria, de fuentes internas y externas, que fluya en todas

las direcciones y a través de toda la organización.

Nota Información obtenida de la matriz del COSO ERM

Los cinco componentes en el Marco actualizado están respaldados por un conjunto de

principios.

Estos principios cubren todo, desde el gobierno hasta la supervisión. Son manejables en

tamaño, y describen prácticas que se pueden aplicar de diferentes maneras para diferentes

organizaciones independientemente del tamaño, tipo, o sector. Adherirse a estos principios

puede proporcionarle a la administración y al consejo una proyección de que la organización

comprenda y se esfuerce por administrar los riesgos asociados con su estrategia y objetivos

comerciales.

Tabla 4 .

Principios del COSO ERM 2017

Gobierno y

cultura

Estrategia y

objetivos

Desempeño Revisión

Información,

comunicación y

reporte

La Junta

Directiva ejerce

supervisión sobre

los riesgos.

Analiza el

contexto

empresarial.

Identifica

riesgos.

Evalúa los

cambios

sustanciales.

Aprovecha la

información y la

tecnología.

Establece

estructuras

operativas.

Define el apetito

al riesgo.

Evalúa la

severidad de los

riesgos.

Revisa los

riesgos y el

desempeño.

Comunica los

riesgos de

información.

24

Define la cultura

deseada.

Evalúa

estrategias

alternativas.

Prioriza los

riesgos.

Propone mejoras

en la gestión de

riesgos

empresariales.

Informes sobre

riesgos, cultura y

desempeño.

Demuestra

compromiso con

los valores éticos.

Formula los

objetivos

empresariales.

Implementas las

respuestas al

riesgo.

Atrae, desarrolla

y retiene

individuos

competentes.

Desarrollar un

portafolio de

riesgos.

Nota Principios del COSO ERM

Según Enterprise Risk Management (2017) Propone beneficios en tres vertientes, conocer la

metodología para identificar los riesgos, cómo documentarlos y dar identificadores específicos

con un medidor de desempeño para poder conocer su impacto en el negocio.

Servicio de rentas internas

Según el Servicio de rentas internas (2016) se conoce como PYMES al conjunto de pequeñas

y medianas empresas que, de acuerdo con su volumen de ventas, capital social, cantidad de

trabajadores, y su nivel de producción o activos presentan características propias de este tipo de

entidades económicas. Por lo general en nuestro país las pequeñas y medianas empresas que se

han formado realizan diferentes tipos de actividades económicas entre las que destacamos las

siguientes:

25

Comercio al por mayor y al por menor.

Agricultura, silvicultura y pesca.

Industrias manufactureras.

Construcción.

Transporte, almacenamiento, y comunicaciones.

Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas.

Servicios comunales, sociales y personales.

Importancia de las PYMES

Las PYMES en nuestro país se encuentran en particular en la producción de bienes y

servicios, siendo la base del desarrollo social del país tanto produciendo, demandando y

comprando productos o añadiendo valor agregado, por lo que se constituyen en un actor

fundamental en la generación de riqueza y empleo.

Tratamiento tributario de las PYMES

Para fines tributarios las PYMES de acuerdo con el tipo de RUC que posean se las divide en

personas naturales y sociedades. De acuerdo con el tipo de contribuyente debe realzar

declaraciones de IVA, impuesto a la renta, Anexos transaccionales, entre otros.

Comunidad andina de naciones

Según la Comunidad andina de naciones (2017) por medio de la presente resolución se acoge

la clasificación de las PYMES, de acuerdo con la normativa implantada en su resolución 1260 y

la legislación interna vigente. Fundamentado en los preceptos básicos para elaborar las

estadísticas comunitarias de la PYMES dados por la decisión 488 de la CAN, se modifica el

número de personal ocupado, el valor bruto de las ventas anuales y el monto de activos máximo

para considerar a una empresa micro, pequeña, mediana o grande de acuerdo con el caso.

26

El artículo 3 de la Decisión 702 de la CAN establece los parámetros de acuerdo con lo

señalado en el siguiente punto:

Las empresas comprendidas dentro de los siguientes rangos de personal ocupado y de

valor bruto de las ventas anuales:

Tabla 5.

Parámetros de Ventas

Variables(**) Estrato I Estrato II Estrato III Estrato IV

Personal ocupado 1-9 10-49 50-99 100-199

Valor bruto de las

ventas anuales

(USD)*

≤ 100.000 100.000–1.000.000 1.000.001–2.000.000 2.000.001–5.000.000

Nota Parámetros de ventas para determinar el tamaño de una empresa

(*) Margen comercial para las empresas comerciales

(**) Prevalecerá el valor bruto de las ventas anuales sobre el criterio del personal ocupado

Así mismo, el artículo 5 de la Decisión 702 determina que los Países Miembros deberán

elaborar y transmitir estadísticas comunitarias armonizadas sobre PYMES.

Tabla 6.

Clasificación Nacional

Variables Micro empresa Pequeña empresa Mediana empresa Grandes

empresas

Personal ocupado De 1-9 De 10-49 De 50-199 ≥ 200

Valor bruto de

ventas anuales

≤ 100.000 100.001 -1.000.000 1.000.001 – 5.000.000 > 5.000.000

Monto de Activos Hasta $100.000 100.001 – 750.000 750.001 – 3.999.999 ≥ 4.000.000

27

Nota Clasificación de empresa según su monto de ventas anuales

Superintendencia de compañías

Según la Superintendencia de Compañias (2008) mediante resolución, acogió la clasificación

de pequeñas y medianas empresas, PYMES, de acuerdo con la normativa implantada por la

Comunidad Andina en su Resolución 1260 y la legislación interna vigente. La superintendencia

de compañías ejercerá los controles correspondientes para verificar el cumplimiento de estas

obligaciones, sin perjuicio de cualquier control adicional.

NIIF para PYMES

Según el IFRS (2017) el Estándar para PYMES es un estándar pequeño (aproximadamente

250 páginas) que está diseñado para pequeñas empresas. Se centra en las necesidades de

información de los prestamistas, los acreedores y otros usuarios de estados financieros de las

PYMES que están interesados principalmente en la información sobre los flujos de efectivo, la

liquidez y la solvencia. Y tiene en cuenta los costos para y las capacidades para preparar la

información financiera.

Si bien se basa en los principios de las normas NIIF completas, la norma NIIF para las

PYMES es independiente. Está organizado por tema.

La sección 13 Inventarios de la NIIF para pymes establece los principios para el

reconocimiento y medición de los inventarios. Los inventarios son activos:

a) poseídos para ser vendidos en el curso normal del negocio;

b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o

c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o

en la prestación de servicios.

28

La medición del inventario se aplica al importe menor entre el costo y el precio de venta

estimado menos los costos de terminación y venta.

Costo de los inventarios para un prestador de servicios

En el caso de que los prestadores de servicios tengan inventarios, los medirán por los costos

que suponga su producción. Estos costos se componen fundamentalmente de mano de obra y

otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio, incluyendo

personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles. La mano de obra y los demás costos

relacionados con las ventas, y con el personal de administración general, no se incluirán en el

costo de los inventarios, sino que se contabilizarán como gastos del periodo en el que se hayan

incurrido. Los costos de los inventarios de un prestador de servicios no incluirán márgenes de

ganancia ni costos indirectos no atribuibles que, a menudo, se tienen en cuenta en los precios

facturados por el prestador de servicios. (Crowe Horwath International, 2015)

Ley de régimen tributario interno

Capítulo III TARIFA DEL IMPUESTO Y CREDITO TRIBUTARIO

Art. 65.- Tarifa. - La tarifa del impuesto al valor agregado es del 12.

Art. 66.- Crédito tributario. - El uso del crédito tributario se sujetará a las siguientes normas:

Los sujetos pasivos del impuesto al valor agregado IVA, que se dediquen a: la producción o

comercialización de bienes para el mercado interno gravados con tarifa doce por ciento (12%), a

la prestación de servicios gravados con tarifa doce por ciento (12%), a la comercialización de

paquetes de turismo receptivo, facturados dentro o fuera del país, brindados a personas naturales

no residentes en el Ecuador, a la venta directa de bienes y servicios gravados con tarifa cero por

29

ciento de IVA a exportadores, o a la exportación de bienes y servicios, tendrán derecho al crédito

tributario por la totalidad del IVA, pagado en las adquisiciones locales o importaciones de los

bienes que pasen a formar parte de su activo fijo; o de los bienes, de las materias primas o

insumos y de los servicios necesarios para la producción y comercialización de dichos bienes y

servicios;

Los sujetos pasivos del IVA que se dediquen a la producción, comercialización de bienes o a

la prestación de servicios que en parte estén gravados con tarifa cero por ciento (0%) y en parte

con tarifa doce por ciento (12%) tendrán derecho a un crédito tributario, cuyo uso se sujetará a

las siguientes disposiciones:

a) Por la parte proporcional del IVA pagado en la adquisición local o importación de bienes

que pasen a formar parte del activo fijo;

b) Por la parte proporcional del IVA pagado en la adquisición de bienes, de materias primas,

insumos y por la utilización de servicios;

c) La proporción del IVA pagado en compras de bienes o servicios susceptibles de ser

utilizado mensualmente como crédito tributario se establecerá relacionando las ventas

gravadas con tarifa 12%, más las Exportaciones, más las ventas de paquetes de turismo

receptivo, facturadas dentro o fuera del país, brindados a personas naturales no residentes

en el Ecuador, más las ventas directas de bienes y servicio s gravados con tarifa cero por

ciento de IVA a exportadores con el total de las ventas.

Capítulo IV DECLARACION Y PAGO DEL IVA

Art. 67.- Declaración del impuesto. - Los sujetos pasivos del IVA declararán el impuesto de

las operaciones que realicen mensualmente dentro del mes siguiente de realizadas, salvo de

30

aquellas por las que hayan concedido plazo de un mes o más para el pago en cuyo caso podrán

presentar la declaración en el mes subsiguiente de realizadas, en la forma y plazos que se

establezcan en el reglamento. Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o

presten servicios gravados con tarifa cero o no gravados, así como aquellos que estén sujetos a la

retención total del IVA causado, presentarán una declaración semestral de dichas transferencias,

a menos que sea agente de retención de IVA. (Servicio de Rentas Internas, 2017)

MRL Ministerio de Relaciones laborales

El Ministerio de Relaciones Laborales es una institución que impulsa el empleo digno e

inclusivo que garantiza estabilidad y armonía en las relaciones entre los empleados y los

patronos. La compañía Coffee Break S.A. también cumple con lo solicitado por parte de esta

entidad, como son: Reporte de pago de Beneficios Sociales y Participación de trabajadores en las

utilidades, Aprobación de contratos al personal, Actas de Finiquito de ser el caso, Reportes de

salarios dignos, etc. (Ministerio de Relaciones Laborales, 2016)

IESS instituto ecuatoriano de seguridad social

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad que se fundamenta en los

principios de solidaridad, obligatoriedad, universidad, equidad, eficiencia, subsidiaridad y

suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del

sistema nacional de Seguridad Social. Coffee Break S.A en su compromiso de cumplimiento,

efectúa lo siguiente dispuesto por el IESS: Deposito de aportes individual y patronal, de Fondos

de reservas (según se aplique), Retenciones que ejecuta el empleador por préstamos que ha

adquirido el afiliado con la entidad, etc. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2016).

31

Capitulo III: Marco Metodológico

3.1. Diseño de la investigación

En la presente investigación se aplicará una investigación de campo o investigación directa ya

que se efectuará en el lugar de los hechos objeto de estudio. La metodología cualitativa que se

aplica en la presente investigación es debido a que se quiere comprobar el impacto de diseñar un

manual de control interno en los inventarios de la empresa y constatar si realmente es

beneficioso que Coffee Break lo emplee permanentemente dentro de las actividades cotidianas

relacionadas directa e indirectamente con el área de bodega que es donde se conservan los ítems.

Para esto se utilizarán la investigación analítica y descriptiva para una mejor comprensión y

además se recolectará información mediante encuestas, entrevistas y observación directa dentro

del área donde ocurren los problemas.

El presente flujograma de procesos nos permite observar las fases de actividades que se

desenvuelven dentro de la cafetería. Este diseño establece las conexiones entre los procesos

existentes, definiendo varias etapas que comprenden desde la venta del producto hasta el registro

de la venta del mismo en el departamento contable, de manera que se pueda determinar en qué

parte del proceso existe alguna dificultad.

32

INICIO Cliente solicita algún producto

Comprobar Existencias

Se proporciona existencias y precios

Cliente decide que producto

comprar

Elaborar Orden de Despacho

Validación de datos

Elaboración de factura

Aceptación del cliente

Registro contable de la actividad

FIN

Archivar factura

Envió de factura al dpto. Contable

Firma del recibido de la factura

Se comunica negativa del pedido

SI

NO

Figura 4. Flujograma de procesos para la realización de una venta

33

3.2. Tipo de investigación

El tipo de investigación que se propone es un caso de estudio pues se tomará como

ejemplo la realidad en la que se encuentra esta pyme, al notarse un mal manejo de sus

inventarios y repercutiendo en una subsecuente mala toma de decisiones por parte de sus

usuarios internos; existen varios ejemplos sobre el mismo problema que afronta la compañía.

La investigación analítica permite comprobar la hipótesis planteada en el problema,

analizar las variables mediante la matriz de las variables y evaluar la información recopilada

en la empresa del caso de estudio para determinar cuáles son sus causas y efectos. Según

Dulce (2016) describe a la investigación descriptiva como una técnica que se emplea para

recoger, registrar y elaborar datos e información. Sirve para construir instrumentos

metodológicos aplicables a los propósitos del estudio que se está realizando.

Como referencia de gran valor se usaron fuentes procedentes de: artículos académicos,

tesis, experiencias, periódicos, videos y otros textos. En base a esta información se

seleccionaron datos relevantes que aporten al desarrollo de este proyecto, se realizó

investigaciones minuciosas dentro del área donde están ocurriendo los problemas que afectan

a la gestión correcta de los inventarios, además, se crearon algunas interrogativas ¿Cómo

sería la gestión de los inventarios si se diseñara un manual de control interno de inventarios

en Coffee Break?, ¿De qué manera el manual reduciría los costos y gastos innecesarios?,

¿Cuáles son los beneficios que ganaría la empresa al implementar un manual de control

interno de inventarios?, ¿Es fiable la propuesta de un manual de control interno tomando en

cuenta los factores externos que podrían afectar la aplicación de la misma?.

La pregunta que muchos del área de gestión de inventarios se hacen es, ¿Están lo

suficientemente capacitados para poner en marcha dicho manual de manera eficiente?, eso se

deja a criterio de cada empleado del área de inventarios.

34

3.3. Población y muestra

Según Sanchez Ruiz & Solis Fraile (2016) la población es el conjunto de personas,

animales u objetos que se somete a un estudio estadístico. Una vez planteado los objetivos se

procede a captar una población de personas que serán los empleados que se relacionan de

manera directa con la empresa Coffee Break, a su vez, se escoge una muestra de la población

para recopilar datos y posteriormente tabularlos y obtener datos porcentuales.

Población:

La población se compone de 24 empleados, por lo que es finita, limitada; que son quienes

laboran dentro de las instalaciones de la empresa Coffee Break S.A ubicada en el km 2 1/2

Vía Puntilla Centro de Convenciones UEES, y están relacionados directa e indirectamente

con los inventarios, el estudio se realizó en diciembre del 2017.

Tabla 7.Poblacion de Coffee Break S.A

Área Población % del total

Bodega 2 8.33 %

Ventas 16 66.67 %

Administración 3 12.5 %

Contable 3 12.5 %

Total 24 100%

Nota Población tomada para realizar encuestas y entrevista

Muestra:

Según García (2015), en universos de opciones limitadas la muestra de opciones estará

limitada a las n opciones, siendo las n opciones la muestra de opciones, representado a la n

como el total de invididuos de la población que se someterá a las encuestas. La encuesta

consta de 10 preguntas con respuestas cerradas que permitan que el encuestado no pierda

mucho tiempo en responderlas y retrase sus actividades laborales.

35

Figura 5. Coffee Break S.A con nombre comercial Caramel Coffee

3.4. Técnicas e instrumentos de investigación

Para la presente investigación se aplicarán las siguientes técnicas como: la encuesta y la

entrevista, cuyo instrumento para llevarse a cabo será el cuestionario; y la observación cuyo

instrumento será una ficha de observación para una mejor recopilación de información. Para

esta empresa es la primera vez que se menciona el diseño de un manual de control interno de

inventarios pues los procesos se realizaban de manera empírica sin seguir procedimientos

previamente establecidos en algún manual. Debido a esto se tuvo una entrevista con la

administradora del área de producción de Coffee Break S.A para conocer su opinión sobre la

propuesta que se plantea a la sección que ella dirige.

La Observación según Luhmann (2016) es una operación que consiste en manipular un

determinado esquema de diferencias. Así tenemos que la observación directa es una técnica

que consiste en observar atentamente el fenómeno, tomar información y registrarla para su

posterior análisis. Elaborados por personas que observaron antes lo mismo que nosotros.

Según Martinez (2016) describe al Cuestionario como el instrumento de obtención de

información, a través del mismo, se recogerá información sobre el comportamiento de las

personas, sus actitudes y motivaciones y su perfil. Así se define que el cuestionario es un

36

vínculo entre la información necesaria y los datos que deben obtenerse.

3.5. Análisis de resultados

La muestra escogida es la cafetería Coffee Break S.A., en donde se procedió a la

realización de las encuestas a la población de 24 empleados que trabajan directa e

indirectamente con el área de inventarios dentro de la empresa, las preguntas que se

plantearon en las encuestas fueron cerradas para un mejor entendimiento y agilidad en

respuesta.

La Cafetería Coffee Break S.A es el punto focal para realizar las encuestas y recopilar

datos de utilizar que aporten a esta investigación. La información recopilada se elaboró en

utilitario de Office (Excel), con el fin de obtener resultados exactos en las tabulaciones y en

los gráficos posteriores. Para esto se formularon 10 preguntas relacionadas al tema de

investigación, al software de inventarios, a la toma física de inventarios y en la gestión de los

mismos en general.

37

Análisis e interpretación de resultados

Pregunta 1. ¿Considera usted que las actividades en la sección de su área de trabajo están

bien organizadas?

Tabla 8.

Organización del área de trabajo

ESCALA VALORATIVA FRECUENCIA %

Totalmente de acuerdo 8 33,33

De acuerdo 2 8,33

En desacuerdo 8 33,33

Totalmente en desacuerdo 6 25,00

TOTAL 24 100

Nota Información obtenida de las encuestas realizadas a empleados que laboran diariamente en el área de

producción y bodegas en Coffee Break S.A

Figura 6. Organización del área de trabajo

De acuerdo con la encuesta realizada a los empleados llegamos a la conclusión que el

58,33% está en desacuerdo y totalmente en desacuerdo de que el área de trabajo no cuenta

con una buena organización de sus actividades generando conflictos y retrasos de la

producción del producto final.

38

Pregunta 2. ¿Sus funciones y responsabilidades dentro de su área de trabajo se

encuentran claramente definidas?

Tabla 9.

Funciones y responsabilidades de cada empleado



De acuerdo 4 16,67



TOTAL 24 100



Figura 7. Funciones y responsabilidades de cada empleado

Del 100% de personas encuestadas el 57.50% indica que sus funciones no están

claramente definidas, esto se debe a que la empresa no cuenta con un manual de funciones

por ende no tiene establecida las actividades o funciones específicas de cada empleado

generando sobrecargo de trabajo en algunos empleados y otros casos ineficiencia en los

procesos.

39

Pregunta 3. ¿El administrador de su área de trabajo demuestra conocimiento y

dominio técnico de sus funciones?

Tabla 10.

Valoración sobre el desempeño de cada empleador



De acuerdo 2 8,33



TOTAL 24 100


producción y bodegas en Coffee Break S.A.

Figura 8. Valoración sobre el desempeño del administrador

Dentro de los resultados que nos arrojan las encuestas el 75% de los empleados no están

conformes con el dominio de las funciones del supervisor ya que tan solo el 25 % piensa que

si está capacitado y el otro restante cree que debe mejorar su capacidad de dominio con respecto

a sus funciones para optimizar los procesos de cada área de trabajo.

40

Pregunta 4. ¿Le resulta fácil realizar las transferencias de productos en el software de

inventarios entre las bodegas del local?

Tabla 11.

Complejidad de transferencia de productos



De acuerdo 2 7,69



TOTAL 26 100



Figura 9. Complejidad sobre la transferencia de productos.

Del total de los encuestados se pudo percibir que el 80% de ellos se les complica el

proceso de transferencia de productos desde la bodega a uno de los locales, debido a la

complejidad de las transferencias de productos en el software y que este tiene fallas

ocasionales generando errores en las cifras contables en el sistema de inventario.

41

Pregunta 5. ¿Considera usted que lleva a cabo con eficiencia la toma física de

inventarios en la empresa sin tendencia a cometer errores que perjudiquen a la empresa?

Tabla 12.

Valoración sobre la toma física de inventarios



De acuerdo 4 16,67



TOTAL 24 100



Figura 10. Valoración sobre la toma física de inventarios

En lo antes mencionado el 66,67 % de los encuestados dicen que la toma de inventarios

física no se está llevando a cabo de manera eficiente, por lo que se puede concluir que la

información en el inventario físico vs el inventario en el sistema presenta diferencias

provocando un descuadre de inventario que puede llegarse a considerar pérdida o robo del

mismo.

42

Pregunta 6. ¿Cree que se cumple a cabalidad al momento de preparar las fórmulas de

las recetas de los productos?

Tabla 13.

Cumplimiento eficiente de las recetas



De acuerdo 3 12,50



TOTAL 24 100



Figura 11. Cumplimiento eficiente de las recetas

El 66,67% de las personas encuestadas cree que no se cumple a cabalidad con el cumplimiento

eficiente de las recetas, al no tener clara las actividades y funciones de cada empleado, estos no siguen

la receta establecida provocando costos y gastos innecesarios de materia prima para la elaboración de

cada producto, ya que existe un exceso de consumo de ingredientes de lo que normalmente está

establecido en la receta.

43

Pregunta 7. ¿Considera usted que si se diseñara un manual sobre el uso correcto y

eficiente de los inventarios que usa en su área de trabajo, mejorarían las actividades en

su sección?

Tabla 14.

Propuesta de diseño de manual de inventarios



De acuerdo 10 41,67



TOTAL 24 100



Figura 12. Diseño de manual de control de inventarios

Del total de encuestados alrededor de 88% piensan que, si se diseña un manual de

procedimientos en el área de inventarios, se haría un correcto manejo del mismo por medio

del establecimiento de actividades y funciones específicas para cada empleado, mejorando el

rendimiento financiero de la empresa y la veracidad de la información.

44

Pregunta 8. ¿Cree usted que el descuadre presentado en los inventarios se debe a que la

toma física la realizan personas poco calificadas?

Tabla 15.

Descuadres de sistemas



De acuerdo 3 12,50



TOTAL 24 100



Figura 13. Descuadre de inventarios

Los resultados de la encuesta nos hacen percibir que los empleados de la empresa piensan

que el descuadre que reflejan los inventarios es debido a que los mismos que realizan la toma

física no están totalmente calificados para eso, cuando el problema del descuadre se debe a 2

causas; la primera es debido a la falla en el sistema por la transferencia de producto ingresada

de manera errónea y la segunda debido a que el empleado en su afán por cumplir con sus

otras funciones no corrobora que realmente exista físicamente el inventario que está en el

sistema .

45

Pregunta 9. ¿Para usted qué nivel de importancia tiene que las secciones en donde se

conserva la materia prima y los productos terminados estén claramente identificadas

con etiquetas al momento de la toma física de los mismos?

Tabla 16.

Nivel de importancia sobre identificación de inventarios


Muy importante 20 83,33

Importante 2 8,33

Nada importante 1 4,17

Indiferente 1 4,17

TOTAL 24 100



Figura 14. Nivel de importancia sobre identificación de inventarios

El 91% del total de las personas encuestadas piensan que la identificación de cada uno de

los ítems en la bodega es de gran importancia, debido a que de no existir esto se dificulta un

poco el proceso de la toma física de inventarios al momento de hacerse el mismo y requerirá

un poco más del tiempo de trabajo que ellos normalmente deben emplear en dicho proceso.

46

Pregunta 10. ¿Cree usted que los ítems “café” y “servilletas” si se los manipula de manera

incorrecta podrían afectar de manera significativa a la economía de la empresa?

Tabla 17.

Manipulación incorrecta de ítems "café" y "servilletas"


Muy de acuerdo 3 12,50

De acuerdo 3 12,50



TOTAL 24 100



Figura 15. Manipulación incorrecta de ítems "servilletas" y "café"

Alrededor del 75% de los empleados consideran que estos ítems no afectaran a la empresa,

mientras que el 25% de empleados que dijeron que, si afectaran a nivel económico a la

empresa, es porque saben que se generarán gastos elevados en la compra de servilletas y café

incrementado con el pasar del tiempo el valor del producto final, y consecuentemente

reduciendo las ventas.

47

En resumen, se tiene que de las 10 preguntas que se realizó a los 24 empleados se

arrojaron los siguientes resultados; en la pregunta 1, el 58,33% piensa que el área de trabajo

no cuenta con una buena organización de sus actividades generando conflictos y retrasos de

la producción del producto final. En la pregunta 2, el 57.50% de empleados indica que sus

funciones no están claramente definidas, generando sobrecargo de trabajo en algunos

empleados y en otros casos ineficiencia en los procesos.

En la pregunta 3, los resultados que nos arrojan las encuestas es que el 75% de los

empleados no están conformes con el dominio de las funciones del supervisor y cree que

debe mejorar su capacidad de dominio con respecto a sus funciones para optimizar los

procesos de cada área de trabajo. En la pregunta 4, del total del 100% de los encuestados se

pudo percibir que el 80% de ellos se les complica el proceso de transferencia de productos

desde la bodega a uno de los locales, debido a la complejidad de las mismas.

En la pregunta 5, el 66,67 % de los encuestados dicen que la toma de inventarios física no

se está llevando a cabo de manera eficiente, por lo que se puede concluir que la información

en el inventario físico vs el inventario en el sistema presenta diferencias provocando un

descuadre de inventario. Asimismo, en la pregunta 6 el mismo porcentaje de personas

encuestadas cree que no se cumple a cabalidad con el cumplimiento de las recetas estos no

siguen la receta establecida provocando costos y gastos innecesarios de materia prima para la

elaboración de cada producto.

En la pregunta 7, alrededor de 88% piensan que, si se diseña un manual de procedimientos

en el área de inventarios, se haría un correcto manejo del mismo por medio del

establecimiento de actividades y funciones específicas para cada empleado, que ayudarían a

reducir los descuadres de inventarios que se menciona en la pregunta 8.

48

En la pregunta 9, el 91% del total de las personas encuestadas piensan que la

identificación de cada uno de los ítems en la bodega es de gran importancia, debido a que de

no existir esto se dificulta un poco el proceso de la toma física de inventarios y finalmente la

última pregunta muestra que el 75% de los empleados consideran que la mala manipulación

de los ítems “servilletas y “café” no afectaran significativamente a la empresa pues

consideran que son gastos pequeños. Lo que se quería conocer a través de esta encuesta es la

manera en que los empleados ven y manipulan el inventario en la empresa, y verificar si se

está haciendo un uso correcto de los inventarios de materia prima y de producto terminado

que se encuentran en bodega.

49

Observación directa:

Ficha de observación

Fecha: 15/12/2017

Observadores: Jordy Kevin Correa Piloso

Yomira Stefanía Herrera Bonilla

Aspectos que observar:

1. Desempeño del bodeguero:

Regular Bueno Muy bueno

a) Presentación personal. X

b) Coherencia entre lo que dice y hace. X

c) Mantiene en orden la bodega X

d) Eficiencia en transferencias de productos X

2. Desempeño del personal de los locales:

Si No A veces

a) Mantiene ordenada su área de trabajo X

b) Hace los pedidos de productos a bodega de manera

eficiente X

c) Realiza transferencia de los productos sin

complicaciones X

d) Regresa los productos a bodega que no se vendieron en

el día de manera correcta X

e) Lleva un registro correcto de los productos que se

venden y que están por caducar X

f) Trabaja en equipo X

h) Tiene buena comunicación con sus compañeros de

trabajo y sus supervisores X

i) Utiliza los ingredientes de manera eficiente X

50

Haciendo uso de la ficha de observación se procedió a aplicarla tanto en el área de bodega

como en los locales de punto de venta, de lo cual se puede inferir lo siguiente; en cuanto al

área de bodega solo existe una persona encargada de la misma, que es el bodeguero, el cual

en ocasiones no se abastece totalmente para llevar sus registros puntuales de ingresos y

egresos de inventarios diarios, dejándolos para un periodo posterior y acumulando tareas. Es

eficiente en el manejo de transferencias de los inventarios, pero en ocasiones al no ingresar

todos los respaldos de la entrada y salida de inventarios, esto provoca que haya una diferencia

entre lo que existe en el sistema y de manera física. Considerando esto, en la propuesta que se

plantea posteriormente existe un punto que ayudara a establecer un control sobre los

inventarios del área de bodega.

Finalmente, haciendo uso de la ficha de observación y aplicándola en los locales de punto

de venta se pudo observar que; los empleados de los locales no mantienen una buena

comunicación entre sí, por lo que al momento de resolver conflictos relacionados con una

mala transferencia de productos o mal uso de los mismos no se procede a hacerlo en el

momento sino tiempo después que el departamento de contabilidad reporta el mismo.

Asimismo, se observó que no usan eficientemente algunos ingredientes para la elaboración de

productos que, si se pueden elaborar en los puntos de venta, generando en ocasiones uso

excesivo de los mismos y no tomando en cuenta que están atentando contra la liquidez de la

empresa.

51

Análisis de la entrevista:

Durante la entrevista obtenida con la encargada del área de producción se procedieron a

hacer 5 preguntas, la primera se hizo con el fin de conocer si se estaba cumpliendo con el

presupuesto mensual de la compra de materia prima, a lo que se supo conocer que el

presupuesto mensual asignado para la compra de materia prima y productos terminados no se

está cumpliendo, debido a la tendencia variable de las ventas y la merma de materia prima

por caducidad. Esto permite deducir que no existe un buen control sobre la cantidad exacta de

materia prima que se debe comprar para que no se quede por mucho tiempo ésta en bodega y

caduque ocasionando un gasto para la empresa.

En la segunda pregunta, se necesitaba establecer un control en los inventarios para mejorar

su manejo, a lo que se supo conocer que era necesario mantener monitoreado el inventario,

pero que en ocasiones el único bodeguero con que cuenta la bodega no se abastece para

realizar todas las tareas asignadas y no existe un control pertinente del inventario custodiado

por él, concluyéndose que es necesario aplicar controles en el área de inventarios con la

ayuda adicional de nuevo personal de ser el caso. Durante el desarrollo de la tercera pregunta,

se pudo conocer que, desde el inicio de las actividades de la empresa, no se establecieron

parámetros o lineamientos con respecto al manejo de los mismos. Esto sin duda podría ser un

factor que afectaría al momento de llevar un registro pertinente de los inventarios, así como a

la verificación de si existe un descuadre entre los ítems del sistema y lo que se tiene

físicamente en bodega.

Finalmente, durante la cuarta y quinta pregunta se quiso conocer si sería factible diseñar

un manual y posteriormente aplicarlo en la empresa, conociendo cuales serían sus beneficios,

así como las complicaciones que podrían existir al momento de aplicarlo. Conforme a las

respuestas que se obtuvieron se puede deducir que, aunque tomara algún tiempo para que se

pueda aplicar el manual de manera eficiente y que todo el personal que haga uso de él, lo

52

maneje e interprete eficientemente, es necesario que se proceda con esta propuesta para que

la empresa vea mejoras en el manejo de sus inventarios.

53

Capítulo IV: Propuesta

4.1. Título

Manual de control interno en inventarios de la empresa Coffee Break S.A, ubicada en el

Km 2 ½ Vía Samborondón.

4.2. Justificación de la propuesta

La propuesta planteada surgió con la finalidad de diseñar un manual de control interno, el

mismo que beneficiara directamente a la empresa Coffee Break S. A y aquellas personas que

sean propietarias de este tipo de negocio. La empresa requiere tener un control adecuado y

fiable de sus transacciones comerciales y financieras, de tal forma que pueda medir el

resultado al término del periodo con una información veraz.

De este modo la presente investigación ofrecerá una planificación administrativa en la

cual toda empresa con actividades comerciales tenga la posibilidad de mejorar su

organización interna determinando el adecuado abastecimiento y rotación de inventario, con

la finalidad de promover el crecimiento de las mismas con los objetivos claros que guiaran al

éxito, de esta manera la empresa Coffee Break será más competitiva.

4.3. Descripción de responsabilidades de cada cargo

A continuación, se presenta las responsabilidades que tiene cada empleado dentro de la

empresa Coffee Break S.A.

Tabla 18.

Resumen de las responsabilidades de los gerentes y empleados con el control interno

Cargo Responsabilidades

Gerente general Implementar el manual propuesto y actualizar el mismo según la periodicidad

que se establezca.

Exigir al resto de los gerentes por la aplicación de lo que en este manual se

establece.

54

Muestrear periódicamente las firmas de los vales en bodega, así como los

vales de caja chica.

Velar por los recursos bajo su protección.

Implementar comprobaciones periódicas, así como comprobaciones cruzadas

entre las áreas.

Al tener la firma principal en los cheques comprobar la coincidencia entre el

importe del cheque y el importe del documento primario (facturas).

Analiza las solicitudes recibidas para la extracción de bodega de inventarios

y procede a su revisión y aprobación.

Las solicitudes no aprobadas se devuelven al área que la envió,

argumentando las causas de la no aprobación; mientras que las aprobadas las

envía al gerente de compra para que proceda a despachar las mismas.

Gerente de ventas Realiza las gestiones de cobro por la mercadería o inventarios vendidos.

Registra los cheques cobrados, rebajando los importes pendientes de cobro a

clientes.

Fotocopia los cheques cobrados, archivando los mismos como evidencia de

la eficiente gestión de cobro realizada.

Entrega al gerente contabilidad el cheque cobrado, con la documentación que

haga referencia al número de factura que se cobra; esta entrega se hará

utilizando el acta de entrega – recepción de documentos.

Bodeguero Realiza el despacho al cliente, según las cantidades y surtidos reflejados en la

guía de remisión.

Efectúa el despacho de la mercadería o inventarios, a las áreas que lo

solicitaron y se les aprobaron.

Es responsable por la conservación, protección y custodia de los recursos en

bodega.

Actualiza el Kardex por las entradas y salidas de los productos.

Gerente financiera Recibe del gerente de compras las facturas y las recepciones de los productos

comprados.

Revisa la coincidencia entre lo comprado y lo facturado, los precios,

importes, sumas, firmas de las facturas por las personas autorizadas, de tener

algún problema en la revisión se devuelve la documentación al gerente de

compras. El acto de recibir y entregar los documentos debe quedar reflejado

en acta de entrega – devolución.

Entrega al auxiliar contable las facturas revisadas para que proceda a

contabilizar la misma.

55

Recibe del almacén los vales por los inventarios despachados, revisa la

documentación y de estar correctamente confeccionada y una vez revisados

los cálculos procede a entregar la misma al auxiliar contable.

Entrega al auxiliar contable la plantilla de sueldos revisadas para que proceda

a realizar el rol de pago.

Revisa la documentación, de estar correcta pues orienta al auxiliar contable

para la actualización de las actas de responsabilidad de las áreas. De existir

errores en la documentación pues la misma es devuelta al área que la emitió.

Supervisa el trabajo del auxiliar contable.

Recibe el cheque del gerente de venta con el documento que hace referencia

al número de factura que se cobra y firma en recibido el acta de entrega –

recepción de documentos. Si el cheque en su revisión física está correcto, no

teniendo errores en la cuenta de la compañía, fecha e importe pues se entrega

al auxiliar contable, de tener algún error se devuelve al gerente de ventas.

Auxiliar Contable Contabiliza las operaciones de caja, banco, rol de pagos, cuentas por cobrar y

pagar, inventarios, activos fijos tangibles, depreciación, rol de pagos y

retenciones.

Registra las retenciones emitidas por los clientes

El auxiliar de contabilidad que atiende esta área le solicita a bodega un stock

y verifica que existan las cantidades solicitadas.

Contabilizar los vales, rebajando los inventarios de la bodega y cargando las

cuentas de gastos que correspondan.

Contabilizar la factura y realizar la retención (IVA y Renta), entrega la

misma al tesorero para que proceda a la confección del cheque, en este caso

se procede a la entrega de la documentación mediante acta de entrega –

recepción de documentos.

Si el pedido está completo en su totalidad, se emite una guía de remisión

donde le informa a bodega lo que debe despachar y para quien es el pedido, a

su vez emite la factura, la guía de remisión es enviada junto con el

transportista para que firme el cliente en el recibido y quede constancia de la

entrega del producto, la guía de remisión hace referencia cruzada del número

de la factura y viceversa.

Si el pedido no está completo, pues se devuelve la solicitud y se le comunica

el plazo para tener listo el pedido.

Entrega cheque al tesorero por los cobros de las ventas.

56

Recibe del gerente general las facturas del cheque emitido, es el encargado de

entregar al proveedor el cheque y el original de la retención, recogiéndose en

este modelo la firma del proveedor.

Archiva, protege y custodia por un periodo de 7 años los documentos que

sirven de soporte a las contabilizaciones.

4.4. Beneficio de la propuesta

Reducción de las falencias encontradas en el departamento de bodega.

Fomentar el logro de metas propuestas.

Maximizar la eficacia en las operaciones realizadas en el área de bodega.

Proteger los recursos del departamento.

Dar fiabilidad a la información del área de bodega.

Establecer las funciones y responsabilidades respectivas a cada trabajador.

4.5. Costo de la propuesta

Para el desarrollo de la propuesta establecida se incurrirá en los siguientes costos:

Tabla 19.

Costos de suministros

Cantidad Concepto Valor Unitario Valor Total

12 Lápices $ 0,25 $ 3,00

1 Sacapuntas electrónico $ 22,00 $ 22,00

5 Borradores $ 0,15 $ 0,75

12 Marcadores $ 0,25 $ 3,00

3 Resma de Papel $ 3,50 $ 10,50

4 Tinta para Impresora $ 10,00 $ 40,00

12 Carpetas $ 0,90 $ 10,80

12 Binchas para carpetas $ 0,10 $ 1,20

57

12 Esferos $ 0,50 $ 6,00

1 Grapadora $ 2,00 $ 2,00

1 Perforadora $ 2,00 $ 2,00

2 Grapas x100 $ 0,60 $ 1,20

TOTAL $ 102,45

Tabla 20.

Costos de honorarios

Cantidad Descripción Valor de Honorarios Valor Total

1 Asesor $ 600,00 $ 600,00

2 Asistentes $ 400,00 $ 800,00

TOTAL $ 1.400,00

Tabla 21.

Costos totales

Concepto Valor Total

Gastos de papelería y suministros $ 102,47

Gastos de personal $ 1.400,00

TOTAL $ 1.502,47

4.6. Desarrollo de la propuesta.

Para proceder a realizar la evaluación del control interno de la empresa se escogió la

técnica de la entrevista con el apoyo de la herramienta del cuestionario, donde se registrará y

se analizará los factores claves del control dentro de la bodega. En base a la revisión del

sistema de control interno de bodega, a continuación, indicamos las siguientes oportunidades

de mejora:

58

Diseñar un manual de políticas para el departamento de bodega aprobado por la

Gerencia General, con el propósito de establecer principios y procesos que mejore la

eficacia en las acciones y decisiones del personal que trabaja en este departamento.

Diseñar un manual de procedimientos aprobado por el gerente de área, que describa

los pasos de las actividades y tareas que deben realizarse en el proceso de recepción,

almacenamiento y custodia de los inventarios.

Diseñar un manual de descripción de cargo del área de bodega, que contengan las

funciones y responsabilidades del personal. Se incluirá matrices de evaluación

trimestral al desempeño del trabajador.

Contratar los servicios profesionales de un digitador para que ingrese los

comprobantes diarios de los productos que ingresan y salen del área de bodega y dos

estibadores que mantengan en orden y de manera clasificada los productos

almacenados. La finalidad de nuestra propuesta consiste en implementar en bodega, la

política (obligación) de registrar en el sistema computacional, la entrada y salida de

mercadería en el momento en que ocurre la transacción. Con esto ayudamos que el

100 % de transacciones queden registradas en el sistema y en el momento en que

ocurre. Porque en nuestra revisión nos percatamos que no todas las transacciones eran

ingresadas en el sistema o algunas eran registradas después.

59

0

Manual de políticas y procedimientos de la

cuenta Inventario

Área relacionada:

Bodega

Elaborado Por :

Correa Piloso Jordy kevin


Enero 2018

Guayaquil –Ecuador

59

COFFEE BREAK S.A

Inventarios

Año 2018

Manual de políticas y procedimientos de la cuenta Inventario

Introducción

Manual de políticas y procedimientos para el manejo técnico de la cuenta inventario de

Coffee Break S.A es de vital importancia debido a que complementa su política; es una

contribución que le permite contar con un proceso de control comprendiendo la descripción

de las actividades de los procesos que se encuentran en esta cuenta

Objetivo

Proporcionar correctamente las directrices necesarias que permitan optimizar el manejo de

la cuenta Inventario en el área de bodega, que servirá como guía para el desarrollo de los

procesos y las funciones del personal que pertenezcan al manejo de esta.

Alcance

El presente manual será de uso para el desarrollo de las funciones y actividades cotidianas

de la cuenta inventario aplicable para todo el personal del área de bodega entendiéndose al

jefe de bodega, digitador y estibadores.

60

Manual de procedimiento

de inventario

Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Página:

1

De:

2

Políticas de Almacenamiento

Los ambientes destinados a almacenamiento deben estar debidamente identificados y

debe tomarse precauciones para impedir que personas no autorizadas ingresen en las

áreas de almacenamiento.

El almacén deberá contar con áreas separadas, delimitadas o definidas destinadas a

mantener los productos, materias primas e insumos en forma ordenada y en

condiciones adecuadas para conservar sus características de calidad.

Los registros de existencias deben mantenerse de manera comprensiva, documentada

mostrando todos los recibos y materiales de partida de acuerdo a un sistema

específico que consigne el número de pallet y fecha de vencimiento de los productos y

debe verificarse periódicamente esta información.

Se debe establecer el control de existencias a través de inventarios periódicos de los

mismos, el que será de utilidad para: verificar el registro de existencias, identificar la

existencia de excedentes, verificar la existencia de faltantes, controlar la fecha de

vencimiento de los productos, verificar condiciones de almacenamiento y estado de

conservación, planificar futuras necesidades.

La conciliación periódica de existencias debe hacerse comparando la cantidad real

(actual) y la cantidad registrada.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy

Herrera Bonilla Yomira

Revisado por:

Gerente general Autorizado por:

Directorio

61


de inventario

Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Páginas:

2

De:

2

Políticas de Comunicación

El jefe del área del departamento de bodega realizará comunicaciones mensuales para

manifestar los diferentes cambios, manifestaciones de la junta directiva.

Se instalará un buzón de sugerencias y se dará conocimiento, seguimiento y solución a

las mismas.

Todas las transacciones de entrada y salida de materia prima de bodega por cualquier

concepto, incluidas las transferencias, deberán registrarse en el sistema computacional.

Informar cualquier tipo de anomalía en el momento en que se dé el hecho y no después

que el departamento contable lo reporte.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado por:


Directorio

62


Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Páginas:

1

Proceso: Ingreso de materia

prima

Ingreso de Compra de Materia prima

El jefe del departamento de bodega en conjunto con los estibadores procederá a

receptar la materia prima.

El jefe del departamento de bodega asignara al personal del área la tarea de verificar

el material ingresado.

Se procederá a la devolución o entrega total de la materia prima, sino cumple con las

especificaciones del pedido.

D Si el pedido cumple con las especificaciones de compra, los estibadores procederán

a almacenar la materia prima de acuerdo a sus respectivos lugares designados en esta

área.

Se procederá el ingreso de la materia prima al sistema.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado:


Directorio

63


Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Páginas:

2

Proceso: Entrega de

pedidos

Entrega de Pedidos

El jefe de bodega verificará que el pedido de materia prima este respectivamente

autorizado por el jefe de producción.

Si el pedido de materia prima cuenta con la debida autorización del jefe de

producción, los estibadores procederán al despacho de la materia prima.

En caso de que la materia prima solicitada por el jefe de Producción no esté

disponible en el área de bodega, se procederá a tramitar la respectiva compra a los

proveedores calificados por la empresa.

Una vez entregado la materia prima solicitada, se procederá a dar de baja la respectiva

materia prima.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado por:


Directorio

64


Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Páginas:

3

Proceso: Toma física

Toma Física de Materia Prima

El jefe de bodega delegará la tarea de la toma física de inventario una vez al mes a

una persona particular al área del departamento de bodega con el propósito de

comparar con el sistema contable.

En caso de detectarse diferencia en el inventario, se confirma el inventario mediante

el recuento físico en presencia del jefe del área del departamento de bodega.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado por:


Directorio

65


de inventario

Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Página:

1

De:

4

Responsabilidad del jefe de bodega

Controlar y supervisar las tareas que se realizan diariamente en bodega.

Informar las órdenes a los mandos superiores y los nuevos procedimientos para el

área.

Verificar que el ingreso y salida de inventario esté debidamente autorizado y

registrado diariamente.

La selección del proveedor será sobre la base de precio, calidad y servicio.

Elaborar un listado de los proveedores calificados por la administración.

Verificar que los trabajadores laboren bajo el código de ética de la empresa.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy Revisado por:


Directorio

66



de Inventario

Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Páginas:

2

De:

4

Responsabilidad del solicitante de material

Elaborar correctamente la orden de solicitud de la materia prima.

Recibir el comprobante debidamente sellado y firmado por la persona que despacho la

materia prima solicitada.

Responsabilidad del despachador del material

Revisar la orden de solicitud de la materia prima.

Verificar la existencia de materia prima solicitada y elaborar el comprobante de

egreso.

Entregar la materia prima solicitada y registrar la salida de la misma.

Responsabilidad de los estibadores del área

Trabajar usando el respectivo uniforme incluido credencial de identificación y

herramientas necesarias para ejecutar sus tareas.

No ingerir alcohol dentro de la empresa.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado por:


Directorio


de Inventario

Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Páginas:

3

De:

4

Requisitos básicos solicitud de material

La fecha correspondiente en la que se realiza la solicitud de materia prima.

Nombre del encargado de producción que solicita la materia prima.

Nombres y código correspondiente de la materia prima solicitada.

El encargado de producción realizará la solicitud.

La materia prima a despachar se considerará lo mínimo y máximo a entregar por

producción.

El encargado de producción recibirá la materia prima solicitada.

Cualquier demora en la entrega de la materia prima solicitada por el encargado de

producción será informada.

Toda devolución o cambio de materia prima solo podrá ser autorizado por el jefe de

bodega, el encargado de producción debe manifestar por escrito el motivo de la

devolución o cambio de la determinada materia prima.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado por:


Directorio

67


de Inventario

Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Páginas:

4

De:

4

Requisitos básicos comprobante de egreso

La fecha correspondiente en la que se realiza la entrega de materia prima.

Nombre del encargado de producción que solicita la materia prima.

Nombres y código correspondiente de la materia prima entregada.

Nombre de la persona que realizo la entrega de materia prima.

Firmas correspondientes de entrega y recibido.

Acceso al sistema

Solo podrán ingresar al sistema del departamento de bodega el personal autorizado

por el jefe de esta área.

Si se presencia el ingreso al sistema por personal ajeno y no autorizado, se procederá

a notificar a la junta directiva para la respectiva sanción administrativa.

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado por:


Directorio

68


de inventario

Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Página:

1

De:

2

Actividades de bodega

Tabla 22.

Responsables Y Actividades Proceso Bodega COFFEE BREAK S.A.

Responsable No. Actividad

Jefe de bodega

1

Supervisar que se cumplan las políticas establecida de

entrada y salida de mercadería.

Bodeguero

2

Almacenar la mercadería por línea de productos

Asistente de bodega

3

Emitir códigos para la mercadería.

Bodeguero

4

Distribuir un espacio para cada tipo de mercadería que

ingrese a bodega.

Bodeguero

5

Verificar que la mercadería este en buen estado.

Jefe de bodega

6

Revisar que toda la línea de productos entrada a

bodega este con código.

Bodeguero

7

Hacer inventario.

Bodeguero

8

Entregar reporte de inventario.

Asistente de bodega

9

Ingresar registro de mercadería existente en el sistema

de la empresa.

Jefe de bodega

10

Firmar reportes de inventario en bodega

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado por:


Directorio

69


de inventario

Fecha de vigencia:

05/01/2018

Cuenta: Inventario

Página:

2

De:

2

Jefe de bodega Bodeguero Asistente de bodega

Figura 16. Manual de Procedimiento: Inventario Bodega

Elaborado por:

Correa Piloso Jordy


Revisado por:


Directorio

Inicio

Supervisar que se cumplan

las políticas establecidas. Almacenar el inventario

por línea de producto. Emitir código para la

mercadería.

Distribuir un espacio para

cada tipo de producto en la

bodega.

Verificar la calidad de la

mercadería.

Revisar que todos los

productos estén

ingresados en bodega.

Realizar el inventario.

Entregar reporte de

inventario. Ingresar registro de

existencias en el sistema. Firmar reportes de

inventarios en bodega.

Fin

70

4.7. Foda de la empresa Coffee Break S.A.

FODA es una herramienta que le permitirá a la pyme examinar sus fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas, consta de dos partes: factores internos (fortalezas y debilidades) y

factores externos (Oportunidades y amenazas). Factores internos: la directiva de la empresa se

basa en este factor para coordinar o actuar una política correcta.

Tabla 23.

Análisis situacional FODA

FODA(Factores internos)

Positivos Negativos

Fortalezas Debilidades

Importación de materia prima de excelente

calidad.

Años de experiencia en la preparación de

recetas.

Diversidad de productos.

Infraestructura adecuada.

Modernización constante de equipos

tecnológicos.

Personal con experiencia en el perfil

necesitado y conocimientos en el campo.

Ejecución con las condiciones de los entes

reguladores.

Programas y sistemas contables aptos para

las tareas que se realizan.

Atención personalizada, ágil y oportuna.

Consumidores estables.

Posicionamiento en el mercado.

Deficiencia de Control Interno en el área de

bodega.

Carencia de un manual de control interno

establecido en el área de inventario.

No se cuenta con un plan estratégico para los

departamentos de venta y bodega.

Carece de reglamento interno, políticas

generales, manual de procedimientos de

puestos y funciones.

Escasa comunicación e integración entre

áreas departamentales.

Empleo de técnicas nuevas sin la

capacitación adecuada.

Ausencia de capacitación constante.

Incorrecta segregación de funciones y

responsabilidades

Falta de rotación de personal.

Limitado espacio físico para atender

determinadas áreas.

Sistema informático obsoleto.

71

Factores externos: estos constituyen el ambiente de la empresa por ende los directivos no

pueden practicar un régimen preciso.

Tabla 24.

Análisis situacional FODA

FODA(Factores externos)

Positivos Negativos

Oportunidades Amenazas

Aumentar la distribución a nivel nacional.

Políticas de cambio implementadas por la

dirección de la empresa.

Personal con alto nivel profesional y

experiencia para desempeñarse en nuevos

cargos.

Mejora en métodos de trabajo.

Adecuado soporte técnico.

Políticas económicas del gobierno.

Cambios constantes en el ámbito político.

Inestabilidad económica, política y jurídica

del país.

Probable congestión de precios.

Infame manejo de información confidencial.

Resoluciones dispuestas por parte de las

autoridades de la empresa.

Competencia desleal.

Innovación de demás empresas que brindan

productos semejantes.

Desarrollo de tácticas de empresas

contrincantes que rebasen a las de Coffee

Break S.A.

4.8. Organigrama Propuesto

En la siguiente figura se presenta el nuevo organigrama para la empresa Coffee Break S.A.

con la finalidad de optimizar procesos administrativos y mejorar la comunicación de cada

departamento.

72

figura 17 Organigrama Propuesto.

DIRECTORA

Gerente General

Asistente contable

Producción

Jefe de Cocina Bodeguero

Ayudante de Cocina 1

Operación

Financiera

Local 1 Administrador



Local 1 Sub-administrador



Dependiente 1

Dependiente 2

Dependiente 3

Dependiente 1

Dependiente 2

Dependiente 1

Dependiente 2

Ayudante de Cocina 2

Ayudante de

Cocina 3

Auxiliar contable

Bodeguero

73

Conclusión

En este trabajo de investigación se concluye que los objetivos previamente

establecidos se han cumplido, pues se analizó la situación actual de la empresa Coffee

Break S.A de modo que se pudiera conocer el manejo de los inventarios de la misma y

partiendo de este punto proponer mejoras para su actual sistema de manejo de

inventarios.

Se procedió a identificar las causas que provocaban el mal manejo del área de

inventarios y se detallaron las falencias encontradas con el fin de mejorar la

administración del área de inventarios, utilizando el método de la observación directa de

los procesos de bodega, entrevista a la encargada del área de producción y mediante la

encuesta a los empleados se obtuvo mayor información sobre los problemas que existen

para el desarrollo de esta investigación, lo que permitió conocer la percepción de ellos

con respecto a cómo se están llevando a cabo la utilización de los inventarios.

Se planteó la propuesta del diseño de un manual de control de inventarios

describiendo en el mismo las estrategias, lineamientos y funciones para cada personal

que se deben implementar para poder mejorar en conjunto el manejo de los inventarios de

materia prima y productos terminados que tiene Coffee Break S.A, con respecto a los

errores cometidos en las transferencias de productos, el incumplimiento de las recetas

establecidas, la falta de comunicación entre miembros del personal, compra excesiva de

productos perecibles muy rápidamente y falta de profesionalismo al momento de realizar

la toma física de inventarios en bodega.

74

Recomendación

Para los empleados de Coffee Break S.A, se recomienda leer detenidamente el

manual con el objetivo de poderlo interpretar correctamente y ejecutar las funciones que

se encuentran dentro del mismo para mejorar la gestión de inventarios.

A nivel general, se recomienda a estos tipos de negocios de cafeterías que se haga

más énfasis en el control interno de sus inventarios para evitar futuros costos y gastos

innecesarios.

Además, se recomienda que la empresa aplique este manual durante el año 2018 y

hacer una comparación del antes y después de la aplicación del mismo, basándose en las

cifras de los Estados Financieros.

La propuesta sugerida en este proyecto de investigación es hacer que las personas

que conforman Coffee Break S.A puedan mejorar su desempeño en el área de trabajo

designada, pues a mayor eficiencia permitirá que exista una buena gestión y facturación

de sus inventarios.

75

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mismo año enfocado en la gasolinera Petroleos y Servicios Pys C.A., con la finalidad de

que ayude a posteriores investigaciones enfocadas al mismo tema ubicada en el centro

de .

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79

Apéndice

80

Apéndice A: Modelo de encuesta


Facultad de Ciencias Administrativas

Carrera de Contaduría Pública Autorizada

Encuesta dirigida a los empleados que laboran en la empresa y tienen relación directa con la

gestión de los inventarios.

1. ¿Considera usted que las actividades en la sección de su área de trabajo están bien organizadas?

De acuerdo Indiferente En desacuerdo

2. ¿Sus funciones y responsabilidades dentro de su área de trabajo se encuentran claramente

definidas?

Sí No

3. ¿El administrador de su área de trabajo demuestra conocimiento y dominio técnico de sus

funciones?

Sí No

4. ¿Le resulta fácil realizar las transferencias de productos en el software de inventarios entre las

bodegas del local?

Sí No

81

5. ¿Considera usted que lleva a cabo con eficiencia la toma física de inventarios en la empresa sin

tendencia a cometer errores que perjudiquen a la empresa?

Sí No

6. ¿Cree usted que cumple con lo establecido en las recetas de los productos al momento de la

preparación de los mismos sin usar más de lo establecido en el recetario?

Sí No

7. ¿Considera usted que si se diseñara un manual sobre el uso correcto y eficiente de los inventarios

que usa en su área de trabajo, mejorarían las actividades en su sección?

Si No

8. ¿Cree usted que los descuadres en los inventario se debe a que la toma física de los mismos la

realizan personas poco calificadas o irresponsables?

Si Talvez No

9. ¿Para usted qué nivel de importancia tiene que las secciones en donde se conserva la materia prima

y los productos terminados estén claramente identificados con etiquetas al momento de la toma física

de los mismos?

Muy importante Poco importante Nada importante

10. ¿Cree usted que los ítems “café” y “servilletas” si se los manipula de manera incorrecta podrían

afectar de manera significativa a la economía de la empresa?

De acuerdo En desacuerdo

82

Apéndice B: Modelo de entrevista


Facultad de Ciencias Administrativas

Carrera de Contaduría Pública Autorizada

Entrevista dirigida a la encargada del área de producción de Coffee Break que se

encuentra ubicada cerca de las instalaciones del centro de convenciones de la Universidad

Espíritu Santo.

1. ¿Considera usted que se cumple con el presupuesto mensual asignado en compra de

materia prima y productos terminados?

Estoy consciente de que el presupuesto mensual asignado para la compra de materia

prima y productos terminados no se está cumpliendo, debido a la tendencia variable de

las ventas y la merma de materia prima por caducidad, estamos forzados a comprar nueva

materia prima para poder elaborar los productos y cumplir con la demanda de clientes.

2. ¿Cree usted que es necesario un mayor control en el área de bodegas con respecto al

manejo de los inventarios?

Sin duda mantener monitoreado el inventario es algo importante, pero en ocasiones el

único bodeguero con que cuenta nuestra bodega no se abastece para realizar todas las

tareas asignadas y no existe un control pertinente del inventario custodiado por él, sería

necesario establecer un mejor control en los inventarios siempre y cuando esté al alcance

de la empresa aplicarlo.

3. ¿Desde el inicio de las actividades de Coffee Break se establecieron parámetros a seguir

83

con respecto al manejo eficiente de inventarios?

Desde el inicio de las actividades de la empresa, no se establecieron parámetros o

lineamientos con respecto al manejo del inventario. El bodeguero realizaba sus funciones

en base a la experiencia de trabajos previos del mismo.

4. ¿Cree usted que sería beneficioso diseñar un manual de control interno de inventarios e

implementarlo posteriormente en la empresa?

Creo que tendría grandes beneficios diseñar un manual de control interno de inventarios y

explicar de manera efectiva su uso a las personas que están directa e indirectamente

relacionado con el manejo del mismo, así podríamos reducir la merma de materia prima,

reducir descuadres en el sistema que se ingresan, entre otros beneficios más.

5. ¿Cuáles cree usted que serían las ventajas y desventajas de aplicar un manual de control

interno en los inventarios de la empresa?

Ventajas Desventajas

Identificación y clasificación del inventario Complejidad en entendimiento del manual

Mejoras en la productividad Resistencia al cambio por parte del personal

Reducción de costos y gastos innecesarios

No reduce la merma de producto por

caducidad

Disminución de errores en las

transferencias de productos

No mejorara el desempeño de los empleados

en el área de trabajo

84

Apéndice C: carta de autorización