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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL CARRERA DE LICENCIATURA EN SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
TRABAJO DE TITULACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ÁREA
MODELAMIENTO DE PROCESOS
TEMA
“IMPLEMENTACIÓN DE UN MÉTODO DE GESTIÓN DE
PROCESOS DE NEGOCIO APLICADOS EN INGENIERÍA
DE SOFTWARE PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
HORARIOS DE CLASES DE DOCENTES DE LA CARRERA
DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA FACULTAD DE
INGENIERÍA INDUSTRIAL DE LA UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL”
AUTOR
GARCÍA MUÑOZ JENIFFER LISSETTE
DIRECTOR DEL TRABAJO 0
LCDO. SIST. GUERRERO ZAMBRANO ERICK ORLANDO, MDS
GUAYAQUIL, OCTUBRE 2019
i
ii
iii
DEDICATORIA
El presente trabajo de titulación lo dedicamos principalmente a DIOS, por ser el inspirador
para continuar en este proceso de obtener uno de los anhelos más deseados.
A mi Madre, Paola Muñoz Silva quien, con amor, paciencia, y esfuerzo me ha permitido
llegar a cumplir un sueño más, gracias por inculcar en mí el ejemplo de esfuerzo
perseverancia y valentía para alcanzar mis metas.
A mi Padre, Enrique García Soledispa, quien en su memoria me propuse culminar mi carrera
universitaria, y gracias a su ejemplo de espíritu luchador me mantuve fuerte cuando quise
rendirme.
A mis abuelos maternos, quienes son mis segundos padres, y quienes siempre estuvieron a
mi lado en esta etapa como consejeros de vida.
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco primeramente al todo poderoso mi padre DIOS, ya que sin su ayuda divina a
nadie le es posible alcanzar sus metas.
Desde luego a mi madre, y abuelos, por siempre confiar y creer en mí, hasta en esos
momentos en que me sentía vulnerable me dieron consejos y palabras de ánimo para
continuar.
Igualmente, a todos mis amigos, que siempre estuvieron conmigo brindándome su apoyo
incondicional.
Finalmente quiero expresar mi más grande y sincero agradecimiento al Lic. Erick Guerrero
quien con su conocimiento, dirección, enseñanza, y colaboración me ayudó a que este
trabajo culmine con éxito.
v
Índice General
N° Descripción Pág.
PRÓLOGO 1
Capítulo I
Introducción
N° Descripción Pág.
1.1. Tema 2
1.2. Antecedentes 2
1.3. Objeto de Estudio 3
1.4. Objeto de la Investigación 4
1.4.1. Delimitación Geográfica 4
1.5. Delimitación Espacial y de Tiempo 4
1.6. Delimitación Semántica 4
1.7. Recursos Materiales. 5
1.8. Recursos Humanos. 5
1.9. Planteamiento del Problema 5
1.10. Formulación del Problema 7
1.11. Justificación 7
1.12. Sectores Beneficiados 7
1.13. Aporte del Investigador y de la Investigación 8
1.14. Pertinencia 8
1.15. Impacto Social 8
1.16. Efectos Multiplicadores 9
1.17. Objetivo General 9
1.17.1. Objetivos Específicos 9
Capítulo II
Marco Teórico
vi
N° Descripción Pág.
2.1. El modelamiento en los procesos de negocio 10
2.2. La importancia de modelar los procesos de negocio 12
2.3. La gestión de procesos de negocio en la era actual 14
2.4. Modelamiento de procesos en la administración académica 16
2.5. Proceso de negocios aplicados en instituciones educativas 17
2.5.1. Importancia de gestión horaria en instituciones académicas 19
2.6. Marco Conceptual 21
2.6.1. Definición de gestión de procesos de negocio BPM 21
2.6.2. Orígenes del BPM 22
2.6.3. Diciplinas de similar enfoque al de BPM 23
2.6.4. Ventajas de BPM 24
2.6.5. Ciclo de vida de BPM 25
2.6.6. Elementos para el Modelado BPM 27
2.6.7. Business Process Model and Notation BPMN 27
2.6.8. La importancia de modelar con un BPMN 28
2.6.9. Elementos Básicos de BPMN 28
2.6.10. Herramienta para desarrollar diagramas de procesos 29
2.6.11. Bizagi Modeler 30
2.6.12. Lenguaje UML (Unified Modeling Language) 31
2.6.13. Lo que se puede modelar en UML 31
2.6.14. Diagrama de Casos de Uso 32
2.6.15. Diagrama de clases 33
2.6.16. Diagrama de actividades 34
2.8. Marco Legal 35
vii
Capítulo III
Metodología
N° Descripción Pág.
3.1. Población en estudio 37
3.1.1. Parámetros muestréales 37
3.1.2. Tipo y tamaño de la muestra. 37
3.2. Tipo de investigación 38
3.3. Método de investigación 39
3.4. Fuentes de investigación 39
3.5. Técnica de investigación 39
3.6. Instrumentos utilizados para las técnicas de investigación 40
3.7. Procedimiento de la investigación 40
3.8. Tratamiento y análisis de la información 41
3.9. Levantamiento de información y obtención de requerimientos 42
3.10. Diagramas de procesos AS-IS 43
3.11. Listado de actores y funciones 48
3.12. Casos de uso 48
3.13. Descripción de casos de uso As- Is 51
Capítulo IV
Propuesta
N° Descripción Pág.
4.1. Tema 55
4.2. Diagnóstico de la situación actual del proceso de horarios 55
4.3. Elaboración 55
4.4. Descripción del proceso TO – BE 57
4.5. Diagramas de procesos TO - BE 58
4.6. Requerimientos funcionales 64
4.7. Requerimientos no funcionales 64
viii
N° Descripción Pág.
4.8. Casos de uso To - Be 64
4.9. Descripción de casos de usos To- Be 67
4.10. Diagrama de actividad general 73
4.11. Diagrama del proceso TO-BE general de la administración de horarios 74
4.12. Diagrama de clase 75
4.13. Diagrama entidad relación 76
4.14. Alcance del prototipo 77
4.15. Prototipo Propuestos 78
4.16. Impacto 88
4.17. Fases de BPM aplicadas en la planificación de horarios 90
4.18. Cronograma de Trabajo 93
4.19. Conclusiones 94
4.20. Recomendaciones 95
ANEXOS 96
BIBLIOGRAFÍA 127
ix
Índice de Tablas
N° Descripción Pág.
1 Problemas y efectos. 6
2 Población en estudio 37
3 Narrativa de la entrevista 41
4 Requerimiento del proceso as-is 43
5 Lista de actores y funciones 48
6 Caso de uso asignación de grupo as - is 49
7 Caso de uso distribución horaria as - is 49
8 Caso de uso asignar materia a docente as - is 50
9 Caso de uso jornada del docente as – is 50
10 Caso de uso revisión y aprobación as – is 51
11 Descripción de c/u asignación de los grupos as - is 51
12 Descripción de c/u distribución horaria as - is 52
13 Descripción de c/u asignación de materia al docente as - is 52
14 Descripción de c/u la jornada de trabajo del docente as -is 53
15 Descripción de c/u revisión y aprobación de horarios as – is 54
16 Programas utilizados en la elaboración del trabajo 56
17 Descripción del proceso to - be 57
18 Requerimientos funcionales 64
19 Requerimientos no funcionales 64
20 Caso de uso disponibilidad del docente to-be 65
21 Caso de uso creación de grupos to-be 65
22 Caso de uso disponibilidad de aula to-be 66
23 Caso de uso asignación de materia a docentes to-be 66
24 Caso de uso creación de horarios to-be 66
25 Caso de uso reporte de horarios to-be 67
26 Descripción de c/u disponibilidad del docente to-be 68
27 Descripción de c/u creación de grupo to-be 68
28 Descripción del c/u disponibilidad de aula to-be 69
29 Descripción de c/u asignación de materia a docentes to-be 70
30 Descripción de c/u creación de horario to-be 70
x
N° Descripción Pág.
31 Descripción de c/u reportes y aprobación de horarios to-be 71
32 Prototipo inicio de sesión 78
33 Prototipo menú principal 79
34 Prototipo menú del docente 79
35 Prototipo datos del docente 80
36 Prototipo disponibilidad del docente 80
37 Prototipo registrar proyección 81
38 Prototipo proyección del docente 81
39 Prototipo menú del gestor 82
40 Prototipo crear docente 82
41 Prototipo asignar docente a materia 83
42 Prototipo listado de docentes 83
43 Prototipo creación y listado de materias 84
44 Prototipo disponibilidad del docente 84
45 Prototipo visualizar la disponibilidad del docente 85
46 Prototipo visualizar proyección por docente o general 85
47 Prototipo procesar proyección 86
48 Prototipo vista de procesar proyección 86
49 Prototipos crear horarios 87
50 Prototipo visualizar horarios por grupo 87
51 Prototipo visualizar horarios por docente 88
52. Impacto kpi 88
xi
Índice de Figuras
N° Descripción Pág.
1 Ubicación de la facultad de ingeniería industria 4
2 Esquema de un proceso de mejora 11
3 Estructura de un proceso de negocio 12
4 Enfoques por procesos y funcional 13
5 Ciclo de vida de bpm 25
6 Elementos básicos de bpmn 29
7 Ícono de bizagi modeler 30
8 Interface de bizagi 31
9 Imagen del lenguaje uml 31
10 Características del caso de uso 33
11 Característica del diagrama de clase 33
12 Característica del diagrama de actividades 34
13 Diagrama de proceso AS - IS asignación de grupo 44
14 Diagrama de proceso AS - IS distribución horaria 45
15 Diagrama de proceso AS - IS asignar materia a docentes 45
16 Diagrama de proceso AS - IS jornada del docente 46
17 Diagrama de proceso AS - IS revisión y aprobación 47
18 Diagrama de proceso TO - BE disponibilidad del docente 58
19 Diagrama de proceso TO - BE creación de grupo 59
20 Diagrama de proceso TO - BE disponibilidad de aula 60
21 Diagrama de proceso TO - BE asignar materia a docentes 61
22 Diagrama de proceso TO - BE creación de horario 62
23 Diagrama de proceso TO - BE reportes y aprobación de horario 63
24 Diagrama de actividad general 73
25 Diagrama del proceso TO - BE general 74
26 Diagrama de clases 75
27 Diagrama de entidad relación 76
28 Cronograma de trabajo 93
xii
Índice de Anexos
N° Descripción Pág.
1 Elementos de bpmn 96
2 Formato de la entrevista 103
3 Formato de la encuesta 104
4 Entrevista 105
5 Anexo de la entrevista 107
6 Encuesta 111
7 Tabulación de la encuesta 113
8 Simulación del diagrama As - Is asignación de grupo 115
9 Simulación del diagrama As - Is distribución horaria 116
10 Simulación del diagrama As - Is asignar materia a docentes 117
11 Simulación del diagrama As - Is jornada del docente 118
12 Simulación del diagrama As - Is revisión y aprobación 119
13 Simulación del diagrama To - Be disponibilidad del docente 120
14 Documento que certifica la disponibilidad del docente 121
15 Simulación del diagrama To - Be creación de grupo 122
16 Simulación del diagrama To - Be disponibilidad de aulas 123
17 Simulación del diagrama To - Be asignar materia a docentes 124
18 Simulación del diagrama To - Be creación de horario 125
19 Simulación del diagrama To - Be reportes y aprobación 126
xiii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
CARRERA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UNIDAD DE TITULACIÓN
“IMPLEMENTACIÓN DE UN MÉTODO DE GESTIÓN DE PROCESOS DE
NEGOCIO APLICADOS EN INGENIERÍA DE SOFTWARE PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE HORARIOS DE CLASES DE DOCENTES DE LA
CARRERA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA FACULTAD DE
INGENIERÍA INDUSTRIAL DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
Autor: García Muñoz Jeniffer Lissette.
Tutor: Lcdo. Sist. Guerrero Zambrano Erick Orlando, MDS.
RESUMEN
La importancia de lograr los objetivos de forma eficiente en las instituciones educativas, es
esencial para el cumplimiento adecuado de los tiempos establecidos en la gestión por
procesos. El objetivo del presente trabajo es mejorar el desempeño del proceso de
administración de horarios de los docentes de la Carrera Sistemas de Información, a través
de un método de gestión de procesos de negocio (BPM). Con el uso de la metodología de
investigación exploratoria, se logró la identificación y el descubrimiento del proceso AS-IS,
es decir, del proceso actual, así como el análisis, rediseño e implementación del proceso TO-
BE, usando la metodología de investigación descriptiva. Dichas tareas, permitieron modelar
y simular los procesos, y también, diseñar y desarrollar una herramienta software, apoyado
en UML, para agilitar el proceso de administración de horarios de la Carrera en mención.
PALABRAS CLAVES: Gestión de procesos, BPM, AS-IS, TO-BE, BPMN, procesos de
negocio.
xiv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
CARRERA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
UNIDAD DE TITULACIÓN
“IMPLEMENTATION OF A MANAGEMENT METHOD OF BUSINESS
PROCESSES APPLIED IN SOFTWARE ENGINEERING FOR THE
ADMINISTRATION OF SCHEDULES OF PROFESSORS OF THE
INFORMATION SYSTEMS CAREER OF THE INDUSTRIAL ENGINEERING
FACULTY OF THE UNIVERSITY OF GUAYAQUIL”
Author: García Muñoz Jeniffer Lissette
Tutor: Syst. Lcdo. Guerrero Zambrano Erick Orlando, MDS.
ABSTRACT
The importance of achieving the objectives efficiently in educational institutions, it is
essential for the proper fulfillment of the times established in process management. The
objective of the present work is to improve the performance of the process of administration
of schedules of the teachers of the Information Systems Career, through a business process
management (BPM) method. With the use of the exploratory research methodology, the
identification and discovery of the AS-IS process was achieved, what means the current
process, as well as the analysis, redesign and implementation of the TO-BE process, using
the descriptive research methodology. These tasks, allowed to model and simulate the
processes, and also, to design and develop a software tool, supported by UML, to expedite
the process of managing career schedules in mentioned.
KEY WORDS: Process management, BPM, AS-IS, TO-BE, BPMN, Business processes
PRÓLOGO
El presente trabajo de titulación tiene como objetivo la implementación de un modelado
de gestión de procesos de negocios a través de la diciplina BPM, para reducir el tiempo
empleado en la administración de horarios de clase de docentes de la carrera de sistemas de
información.
La investigación que respalda el trabajo está estructurada de la siguiente manera:
Capítulo I: Elaboración de la Introducción, se encuentra detallado el por qué se realiza
este trabajo, los antecedentes, la problemática que actualmente se refleja en el proceso de
administración de horarios de clases de docentes y su respectiva justificación del tema, para
establecer el objetivo general de este trabajo de titulación.
Capítulo II: Se encuentra elaborado el Marco Teórico, que consiste en el desarrollo que
fundamenta el trabajo de titulación, mediante teorías y conceptos de autores relacionados al
tema, que sustenten desde el punto de vista teórico al planteamiento del problema que se
encontró.
Capítulo III: Se describe la Metodología, es decir los métodos y técnicas de severidad
científica que se aplicarán en el presente trabajo de titulación, como el levantamiento de
información para conocer e identificar el proceso actual (AS-IS) de la administración de
horarios de clases de docentes, para alcanzar un resultado teóricamente valido que servirá
de soporte conceptual para dirigir la manera en que se aplican los procedimientos del trabajo.
Capítulo IV: Dentro de este capítulo se encuentra la Propuesta de mejora (TO-BE) es
decir, el nuevo proceso de administración de horarios de clases de docentes, que se ha
establecido a través del análisis y el rediseño del proceso mediante los capítulos anteriores.
Capítulo I
Introducción
1.1. Tema
Implementación de un método de gestión de procesos de negocio aplicados en ingeniería
de software para la administración de horarios de clases de docentes de la carrera de Sistemas
de Información de la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil.
1.2. Antecedentes
La Universidad de Guayaquil es una institución de educación superior pública, cuyo
proyecto parte de la junta universitaria del Guayas que se sitúo el 1 de diciembre de 1867, y
obtuvo personería jurídica por la Asamblea Nacional el 29 de mayo de 1897, publicada en
los registros oficiales número: 404 y 405 el 6 de julio de 1897 se sustenta jurídicamente en
lo dispuesto por la constitución de la república. En las disposiciones del Consejo de
Educación Superior (CES), en el Consejo de Aseguramiento de la Calidad de la Educación
Superior (CACES) y en la Secretaria de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación (SENESCYT). (Organo Colegiado Superior, 2016)
Las Instituciones de Educación Superior (IES) del Ecuador, pasan por una etapa de
acreditación, esta labor se lleva a cabo a nivel nacional por el organismo del Consejo de
Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CACES) que tiene por misión
Regular, coordinar y planificar los procesos, a través de evaluación, acreditación y
cualificación que garanticé el desarrollo de una cultura de calidad en las instituciones de
educación superior, enfocada en el equilibrio de la docencia, la investigación e innovación
y la vinculación con la sociedad. (CACES, 2018).Las instituciones educativas en Ecuador
tanto públicas como privadas ofrecen igualdad de conocimientos, no obstante, las entidades
públicas deben esforzarse más en conseguir sus objetivos, puesto que cuentan con recursos
de presupuesto limitados asignados por el Gobierno de turno, que no alcanza a cubrir las
necesidades de administración, debido a esto muchas veces las instituciones deben realizar
sus procesos de forma manual, lo cual genera en algunas ocasiones molestias y restricciones.
Bajo este antecedente y según el (Organo Colegiado Superior, 2016)
menciona en el titulo II gestión por proceso, el cual se describe a
continuación:
Art.9.- estructura organizacional por procesos: estructura
organizacional de la universidad de guayaquil se alinea con su misión y
Introducción 3
se sustenta en el enfoque de gestión por procesos con el propósito de
asegurar su ordenamiento orgánico.
Art.10.- definición de proceso: se entenderá por proceso al conjunto de
acciones relacionadas, con la intención de transfórmalos en servicios y
productos finales y posteriormente ser entregados a la ciudadanía como
respuesta a sus demandas.
Por tal motivo la Facultad de Ingeniería Industrial debe alinearse a las normativas
expuestas, mismas que se hacen mención en este trabajo de titulación, en un proceso en
particular de la carrera de Sistemas de Información, como es la planificación y
administración de horarios que actualmente se gestiona de forma manuales, la cual origina
ciertos inconvenientes de entre los cuales podemos indicar por ejemplo: que dos docentes
de un mismo grupo muchas veces coinciden en sus horas de clase, así como también ocurre
el caso contrario, que un docente que imparta clases en dos grupos tenga un cruce de horarios
en diferentes materias y esto ocasiona que uno de los grupos sufra la ausencia del docente.
BPM es un campo de estudio visto como una solución tecnológica que permite a las
organizaciones crear una ventaja competitiva, ya que, en la era digital en la que nos
encontramos las organizaciones deben realizar una trasformación total, que implica redefinir
los procesos de negocio.
La industria BPM continua en crecimiento ya que se vuelve aún más indispensable para
las organizaciones en sus tareas diarias donde la innovación debe ser de manera continua y
el análisis de la información crucial, para actuar con agilidad y flexibilidad para satisfacción
de sus clientes. esta es la razón por la que BPM se vuelve cada día más necesaria en las
organizaciones. (Robleado , 2018)
BPM también es aplicado a las instituciones académicas de la misma forma que en otros
tipos de organizaciones, la cual también son un campo de aplicación de BPM debido a que
dichas instituciones utilizan procesos en sus actividades diarias.
Ejemplo de ellos son los trabajos que en el trascurso de estos últimos años se han venido
desarrollando.
1.3. Objeto de Estudio
El objeto de estudio es el proceso de negocio aplicado en ingeniería de software para la
administración de horarios de clase de docentes de la carrera de sistemas de información.
Introducción 4
1.4. Objeto de la Investigación
1.4.1. Delimitación Geográfica
Figura 1 Ubicación de la facultad de ingeniería industria, información tomada de la Página
https://www.google.com/maps
La Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil, está ubicada en la
Av. Raúl Gómez Lince S/N y Av. Juan Tanca Marengo.
1.5. Delimitación Espacial y de Tiempo
Se levantará información tomando como referencia al período lectivo 2018-2019 ciclo I
y el ciclo II 2018-2019
1.6. Delimitación Semántica
Los procesos que intervienen en el estudio del modelo de gestión de procesos de negocio
de la administración de horarios de clases de la carrera de sistemas de información de la
facultad de ingeniería industrial son:
La asignación de las horas y días que el docente imparte clase.
La retribución de asignaturas según la especialidad del docente.
El semestre y grupo que impartirá las clases.
El análisis, rediseño y ejecución de los procesos de negocio en la administración de
horarios con métodos BPM.
La automatización de los procesos de manera más rápida con notaciones graficas
BPMN.
Introducción 5
1.7. Recursos Materiales.
Como recurso principal para modelar los procesos simplificados se utilizará la
herramienta de gestión Bizagi, la cual cumple con el estándar BPMN (Business Process
Modeling Notation), lo que ayudará a controlar los tiempos que toma cada actividad dentro
de la administración de horarios.
Otros recursos requeridos son:
Computador: equipo de soporte de la herramienta Bizagi encargada del modelado.
El computador es proporcionado por la carrera de sistemas de información y cumple
con las características técnicas requeridas para el desarrollo del modelado.
Infraestructura Física: área de gestión académica de administración de horarios.
1.8. Recursos Humanos.
El Ing. David Del Pino como gestor académico de la carrera de SI será el usuario
principal con el cual conjuntamente se trabajará en el desarrollo de gestión de
procesos de negocio, ya que él es la persona responsable de realizar la gestión de
horarios.
El Ing. Franklin Cabeza como el actual director de la carrera de SI, es la persona que
autoriza finalmente la publicación de los horarios.
La ing. Michelle Varas como gestora curricular de la carrera la cual tiene a su cargo
la planificación de los grupos por horarios.
1.9. Planteamiento del Problema
En la Facultad de Ingeniería Industrial la falta de definición y plantillas para la
descripción de procesos académicos incita a que los procesos se lo interprete de forma
individual, volviendo las actividades en extremo compleja consumiendo una cantidad de
recursos en cuestión de tiempo y esfuerzo. Mediante el seguimiento del proceso de gestión
de horarios de clase de los docentes de la carrera de sistemas de información se detecta una
serie de falencias tales como:
El proceso produce mucha información que no está integrada, la cual reside en
archivos separados, por lo que generalmente ocasiona inconvenientes por parte del
personal que labora en esta actividad al tratar de organizarla, y se requiere de mayor
tiempo, esfuerzo, y colaboradores que participen en su realización.
Introducción 6
Demasiadas tareas operativas ocupan el tiempo del personal responsable: el gestor
académico, el director de la carrera y la gestora curricular, son algunos de los
usuarios que intervienen en la planificación de horarios, a los cuales les lleva mucho
tiempo esta tarea. Esto ocasiona que ellos se retrasen en actividades propias de sus
cargos y descuiden tareas principales de gestión.
Se requiere recurso humano adicional: lo anteriormente expuesto conlleva a que se
solicite más personal de apoyo para la planificación de los horarios, ya que si no se
alargaría más la culminación del proceso tomando más tiempo del previsto.
De manera muy genérica se menciona que los contratiempos mencionados se adquirieron
por la observación y revisión de documentos encontrados.
La tabla 1 selecciona una lista de problemas detectados por falta de guías y
especificaciones del proceso de administración horaria, los cuales se mencionan a
continuación.
Tabla 1. Problemas y Efectos.
# Problemas Efecto
1
No hay un modelo establecido
que sirva de guía en la
planificación.
No se puede asignar tarea y
responsabilidades para su ejecución
No se puede seguir las acciones en el
tiempo y en su orden.
2
El reglamento que se utiliza para
realizar la planificación es muy
genérico.
Falta de conocimiento a profundidad del
tema.
No se puede heredar el conocimiento.
El proceso puede ser interpretado de
distinta manera según quien lo ejecute
Problema con la comunicación entre los
participantes del proceso
3
No se realiza seguimiento al
proceso
Se pierde la continuidad
No se puede corregir el proceso
No se identifica si se cumplen todas las
actividades.
4 El proceso se lleva a cabo de
forma manual Pérdida de tiempo
Desgaste de recursos innecesarios Información tomada de los problemas que se han recopilado en el inicio de la investigación. Elaborado por
el autor.
Por todo lo antes mencionado el modelo propuesto busca mejorar las condiciones
estructurales en la elaboración horaria de docentes mediante la formulación de gestión de
procesos de negocio.
Introducción 7
1.10. Formulación del Problema
De acuerdo a toda la problemática expuesta, surgen algunas interrogantes que deben ser
satisfechas con el desarrollo del presente trabajo. Se pueden exponer algunas de ellas:
¿Implementado un modelo de gestión de procesos de negocio aplicados en ingeniería
de software en la administración de horarios de la carrera de Licenciatura en Sistema
de Información, se logrará minimizar el tiempo que se emplea en su planificación?
¿Quiénes serán los usuarios que se beneficiarán mejorando los procedimientos de
trabajo a través de una gestión de procesos?
¿Las horas de clase asignadas a los docentes serán distribuidas de forma
reglamentaria y equitativa acorde a la carga horaria correspondiente a cada uno?
1.11. Justificación
El presente trabajo de titulación plantea solucionar las falencias encontradas en el área
académica, de administración horaria de la carrera sistemas de información.
Bajo estos antecedentes es necesario un estudio de métodos de gestión de procesos, que
contribuya sustancialmente en el ahorro de tiempo y esfuerzo del personal que administra el
proceso.
Por este motivo y ante la necesidad que tiene la carrera, se implementará un estudio de
métodos de gestión de procesos de negocio aplicados en ingeniería de software que permita
la administración de horarios en un formato de flujos de trabajo también denominados
(Workflow) logrando:
Reducir documentos.
Reducir el tiempo de planificación y reajuste de los horarios.
Establecer un modelo de gestión de procesos para estandarizar las actividades.
Es necesarios realizar este trabajo de gestión de proceso, porque dentro de la institución
se requiere minimizar al máximo las tareas que esta área maneja, a fin de mejorar la calidad
administrativa y brindar mejor servicio tanto para los docentes como para los estudiantes.
El objetivo de este tema va enfocado en minimizar el tiempo de trabajo que se emplea para
realizar los horarios de clase del personal docente de la carrera de Sistemas de Información.
1.12. Sectores Beneficiados
De acuerdo a lo antes mencionado los grupos de sociedad beneficiados de este tema son:
el área de gestión académica, el área de la dirección de la carrera, e indirectamente los
docentes y estudiantes.
Introducción 8
1.13. Aporte del Investigador y de la Investigación
El aporte del investigador ante los problemas encontrados será el análisis y el desarrollo
de métodos de gestión de procesos de negocio aplicados en ingeniería de software, con la
metodología BPM apoyada en las notaciones graficas de BPMN que se desarrollaran en la
herramienta Bizagi.
El aporte del trabajo utilizando BPM será mejorar el desempeño, de los procesos en la
administración de horarios logrando un mayor nivel de eficiencia, y a su vez con BPMN se
lograra automatizar los procesos en forma más rápida a partir de notaciones graficas que
muestran un fácil entendimiento para los usuarios, finalmente con la herramienta Bizagi se
realizara los diseños de los diagramas de procesos y flujos de trabajo definidos,
contribuyendo al menor consumo de recursos y minimizando tiempos de trabajo.
Esta herramienta utiliza la metodología BPMN, la cual da la posibilidad de modelar,
organizar y recopilar información de indicadores de procesos durante su ejecución, de tal
forma que este pueda ser optimizado.
1.14. Pertinencia
El tema está vinculado de forma indirecta con el objetivo estratégico N° 5 del plan
Nacional del buen vivir 2017-2021, que trata sobre: Impulsar la Productividad y
Competitividad para el Crecimiento Económico Sustentable de Manera Redistributiva
y Solidaria. (Secretaria_Nacional_De_Planificación_Y_Desarollo, 2017- 2021). Hace
referencia al Plan Nacional Del Buen Vivir, dice dentro del objetivo 5:
5.3 Promover la investigación, la formación, la capacitación, el
desarrollo y la transferencia tecnológica, la innovación y el
emprendimiento, en articulación con las necesidades sociales, para
impulsar el cambio de la matriz productiva.
5.7 Fomentar la producción nacional con responsabilidad social y
ambiental promoviendo el manejo eficiente de los recursos
naturales y el uso de tecnologías duraderas y ambientalmente
limpias, para garantizar el abastecimiento de bienes y servicios de
calidad.
1.15. Impacto Social
Este trabajo tiene un alto impacto en el personal docente de la carrera y en los estudiantes
que cursan actualmente.
Introducción 9
Los docentes tendrán una mejor planificación de sus horas académicas, sin cruces de
horarios, ni exceso de horas asignadas.
Los estudiantes no se perjudicarán con la ausencia de docentes asignados, ni con el
abandono de asignaturas que estén tomando.
La gestión de procesos de negocio contribuye a la mejora de tiempo en la
planificación administrativa, lo que se verá reflejada en información completa y
ordenada de cada actividad.
1.16. Efectos Multiplicadores
Si bien es cierto, un modelamiento de procesos de negocio no será suficiente para
satisfacer completamente las necesidades de los usuarios responsables de realizar la
administración de horarios, sin embargo, los entregables de este trabajo servirán de
referencia base para desarrollar un sistema que permita automatizar todo el proceso de
administración de los horarios.
1.17. Objetivo General
Implementar el modelamiento de gestión de procesos de negocio aplicados en ingeniería
de software a través de la diciplina de BPM, para reducir el tiempo empleado en la
administración de horarios de clase de docentes de la carrera de sistemas de información.
1.17.1. Objetivos Específicos
Diagnosticar el estado actual del proceso académico de la planificación de horarios.
Modelamiento AS-IS del proceso actual de la administración de horarios.
Modelamiento TO-BE del rediseño del proceso de administración de horarios.
Diseñar un prototipo funcional de software de administración de horarios de clases
para docentes.
Capítulo II
Marco Teórico
2.1. El modelamiento en los procesos de negocio
La expansión de la tecnología de la información en las organizaciones ha traído consigo
el término procesos de negocio. Según ( Gómez, 2016) “Un proceso de negocio es un
conjunto de actividades que toman uno o más tipos de entradas y crean una salida que es de
valor para un cliente”
En toda organización sea esta de cualquier tamaño e índole se realizan procesos, ya que
los procesos de negocio no son más que el conjunto de actividades que realiza la empresa
para sus objetivos.
Al recalcar la importancia del modelado de procesos de negocio dice:
Un modelado de procesos de negocios incluye un conjunto crítico
de habilidades y procesos que permiten a las personas
comprender, comunicar, medir y gestionar los componentes
primarios de procesos de negocio. Además, está área
proporciona una visión general de las habilidades, actividades y
definiciones clave, junto con una comprensión de la finalidad y
beneficios del modelado de procesos, un análisis de los tipos y
usos de los modelos de procesos, y las herramientas, técnicas y
estándares de modelado ( Gómez, 2016).
Los procesos de negocios en la actualidad son muy reconocidos por las empresas ya que
estos, según como estén estructurados agregan valor a los productos o servicios que ofrecen.
Explicando el grafico se puede decir que dentro de un proceso de negocio hay una serie de
eventos que intervienen, los cuales proporcionan información mismos que consumen
recursos que pueden ser personas o tecnología, pero siempre están alineados a los objetivos
y metas que tiene la organización, para conseguir un buen resultado de producción.
Como se podrá evidenciar un proceso de negocio posee las siguientes partes: entrada,
producto o servicio que genera salida, y recursos que utiliza para generar la salida, ya sean
este recurso humano o de otro tipo.
Marco Teórico 11
Figura 2 Esquema de un proceso de mejora, información de ModProc. Elaborado por Brunnello & Rocha.
Acorde a lo mencionado por (Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2013 ) “un proceso
de negocio es una colección de eventos interrelacionados, actividades y puntos de decisión
que implican una serie de actores y objetos, y que conducen en conjunto a un resultado que
es de valor para al menos un cliente.”
Los procesos de negocio son las actividades, tareas o acciones, que la organización realiza
cuando brinda un servicio o producto a sus clientes, y la manera en que están diseñados y
estén siendo ejecutados los procesos define la calidad y la eficiencia del servicio o producto,
es decir que cualquier organización que desee ganar mercado competitivo debe realizar
tareas de calidad aplicadas a los procesos internos de la misma.
Como lo hace notar (Galvis & González, 2014) “los procesos de negocio son el
instrumento clave para organizar las actividades realizadas en una organización y entender
sus interrelaciones para poder mejorarlos.” Los procesos de negocios dentro de una
organización son de completa importancia para organizar y conocer cómo se llevan a cabo
las actividades y sus interacciones.
Según menciona (Hitpass, 2017) “Un proceso de negocios es un conjunto de actividades,
que impulsadas por eventos y ejecutándolas en ciertas secuencias, crean valores para un
cliente (interno o externo)”.
“Un proceso de negocio se reconoce por el tipo de evento que lo
acciona, y porque crea valor para los clientes mismos que
pueden ser internos, es decir, un área del negocio o externo que
pueden ser los proveedores. Como tal los procesos de negocios
atraviesan la cadena de valor de principio a fin en una
organización. Sin embargo, no se debe confundir los conceptos
de cadena de valor propuestos por el autor Porter, con el
Marco Teórico 12
concepto de los procesos de negocio que están sujetos a crear
valor para los clientes. Ya que la cadena de valor muestra la
dependencia en el camino de producción, mientras que los
procesos de negocios muestran la dependencia de las políticas de
negocios para atender las peticiones de los clientes y llevarlos a
un resultado satisfactorio que tiene una expresión de mercado,
es decir el cliente estará dispuesto a pagar lo que se conoce como
creación de valor” (Hitpass, 2017).
Figura 3 Estructura de un proceso de negocio, información tomada y elaborado por Hitpass D. B., 2017.
En la imagen se muestra la transversalidad de los procesos de negocios que están
provocados por clientes y cuyo efecto se devuelve a ellos.
Los procesos de negocio a tratar en este tema serán los creados por el usuario tanto interno
que es el gestor académico de la carrera quien ejecuta los procesos de horarios, como los
externos que son los docentes y estudiantes de la carrera, que se benefician de la labor que
realiza el gestor.
2.2. La importancia de modelar los procesos de negocio
Según el autor, la importancia de los sistemas de gestión se basa en familiarizar el
procedimiento de los recursos que manejan las organizaciones ante revueltas generadas por
un entorno cambiante y no controlable. Los cuales, son ingresados desde el entorno hacia la
organización, para ser manipulados o convertidos en su interior y devueltos al exterior.
Marco Teórico 13
Figura 4 Enfoques por procesos y funcional, información tomada de http://e-
conomicas.eco.unc.edu.ar/archivos/_2/U3-ModProc-11.pdf, Elaborado por Brunnello & Rocha.
Se puede encontrar diferencias entre una organización que está estructurada de forma
tradicional y orientada a funciones, contra una organización que se encuentra orientada a
procesos.
Las diferencias que se reflejan en las organizaciones tradicionales y las organizaciones
por proceso son:
Las organizaciones orientadas a funciones se caracterizan por:
Los roles y las responsabilidades se alinean por áreas o departamento
No se visualiza claramente el proceso a través de las áreas funcionales
Se pierde el lineamiento del proceso al dar más peso a la búsqueda de la eficiencia de las
áreas funcionales
Por su parte las organizaciones orientadas a procesos se caracterizan por:
Los roles y las responsabilidades se alinean por medio de los procesos de negocios
Se visualizan los procesos de negocio desde el principio hasta el fin
Está centrada en la eficacia, sin perder la eficiencia, facilitando la procreación de
valor de quienes realicen los servicios.
Según el artículo realizado por (Escobar, Aguilera, & Parra, 2016)
“el papel que juegan los procesos de negocio en una empresa
constituye un factor de gran importancia; por lo que eficacia en
estos y su agilidad para adaptarse a los cambios internos y
Marco Teórico 14
externos; proporciona un mayor crecimiento organizacional.
Esta se perfila como una nueva tendencia para aumentar la
eficiencia del negocio, generar las ventajas competitivas que
exige el mercado, proporcionarles a los procesos de las empresas
una simulación para analizar su rendimiento antes de
implementarlos, mayor agilidad y flexibilidad, un mejoramiento
continuo y supervisión en tiempo real.”
Según el pensamiento del autor, es importante modelar los procesos de negocio porque
permite estructurar una plantilla que servirá de guía al equipo de trabajo para realizar las
tareas, y actividades involucradas en un proceso de forma más detallada logrando una mejor
comunicación y organización entre los miembros de la empresa. Modelar los procesos es
como asentar las bases de una construcción, si bien es cierto, haber fundado adecuadamente
los cimientos no garantizan que sea completamente seguro, es decir, que más delante no
necesite de mantenimientos.
Bajo estos conceptos, la importancia de modelar los procesos en una organización,
consiste en establecer cómo y quienes deben realizar el trabajo, sin descuidar el seguimiento
oportuno de los procesos para garantizar las funciones apropiadas de los mismo. El
modelamiento de procesos contribuirá en el presente trabajo de titulación, en el análisis de
las actividades que intervienen en la administración de horarios con la finalidad de
proporcionar mayor conocimiento del proceso.
2.3. La gestión de procesos de negocio en la era actual
Dentro de una organización indistintamente del sector que fuese existen muchos procesos
de negocios, pero ¿a que llamamos gestión de procesos? La gestión de procesos es gestionar
un proceso en particular para el logro de un mayor control y desempeño de los procesos, y
según (Hitpass, 2017) .
“Cuando se habla de mayor control significa tener conocimiento
en tiempo real, en qué estado se encuentra cada uno de los
procesos, es decir saber sobre la carga de trabajo de cada uno
de los usuarios y saber que o cuales proceso se encuentran
estancado por alguna razón. Al tener mayor control sobre lo que
está ocurriendo se puede mejorar el desempeño de los procesos,
ejemplos acortar los tiempos de ciclos y generalmente mejorar
el grado de satisfacción del cliente, al aplicar la gestión de
Marco Teórico 15
procesos dentro de una organización se tiene la posibilidad de
mejorar el grado de cumplimiento de objetivos.”
Actualmente las organizaciones se encuentran con grandes desafíos por tal motivo día a
día deciden invertir mayores recursos en la gestión de procesos de negocio o también
conocido como Business Process Management (BPM), para hacer frente a los cambios y
condiciones inminentes del mercado.
La siguiente investigación realizada en la Universidad Canadiense presenta el tema de
(Harris, 2016) “INTEGRACIÓN DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PARA
MODELAR EL CONTEXTO EN SALUD: UN ESTUDIO DE CASO UTILIZANDO
PROCESOS PERIOPERATORIOS”.
Según este trabajo referenciado se demuestra que BPM se encuentra en cualquier parte
del mundo y esta vez se hace presente en Canadá con un estudio basado directamente en
BPM que ayuda al estudio de las actividades que intervienen en el proceso, dando como
resultado nuevos procesos o mejorando la forma de ejecutarlos, pero siempre y cuando se
minimice el tiempo, para mejorar la calidad de los procesos de negocio a partir del diseño y
análisis de los mismos.
La siguiente referencia es tomada de un estudio realizado en la Universidad Federal
Fluminense Instituto De Ciencia Y Tecnología en Brasil, previo a la obtención del título de
ingeniería de producción por (De Oliveira Mourão, 2017) “GESTIÓN DE PROCESOS DEL
NEGOCIO: UN ESTUDIO DE BPM EN PROCEDIMIENTOS DE EXPORTACIÓN.”
El estudio mencionado permite conocer que BPM no solo es utilizado en profesionales
de sistema o de tecnología en general, sino que muchos perfiles profesionales hoy en día
conocen de esta diciplina que, como tal ayuda al conocimiento en detalle de los procesos.
En este trabajo un ingeniero de producción requiere utilizar BPM para modelar los
procesos de explotación de petróleo y a su vez utiliza las notaciones gráficas BPMN para
identificar las tareas correspondientes al mismo. Al graficar el proceso con notación BPM
se consigue tener un alto grado de expresividad, considerando detalles de importancia y que
facilitan la lectura y comprensión de los mismos.
Esta propuesta realizada en la Escuela Superior Politécnica Del Litoral ESPOL, previo a
la obtención del título de magister en sistemas de información gerencial por (Uruchima,
2019) “AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE CAPTURA, INTEGRACIÓN Y
CONTROL DE DATOS DE OPERACIONES PORTUARIAS Y MOVIMIENTO DE
CARGAS REALIZADAS POR VÍA MARÍTIMA Y FLUVIAL EN EL ECUADOR Y SU
Marco Teórico 16
IMPLEMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
(BPM) “.
“Analizar las problemáticas que posee el proceso y generar
propuestas de mejora. El proceso en su situación actual fue
modelado, generando un modelo AS-IS. Luego, fue rediseñado,
obteniendo un modelo TO-BE. Posteriormente, el proceso se
automatizó utilizando la herramienta de gestión de procesos
Bizagi Studio”. (Uruchima, 2019)
Según el criterio del autor para mejorar los procesos de captura, integración y control de
datos de operaciones portuarias y movimiento de cargas, haya conveniente utilizar la
disciplina BPM como metodología para el estudio de los procesos y actividades que se
encontraron en dicho escenario dándole la posibilidad de acelerar su gestión y ser medibles
para que generen valor agregado.
La gestión de procesos de negocio se vuelve indispensable para las organizaciones ya que
les permite afrontar los constantes desafíos de mercado, y finalmente se concluye
mencionando que los procesos de negocio son el objeto de estudio del BPM.
Los procesos de negocios en la actualidad son indispensables en toda organización
permitiendo una mejor administración de tareas que se llevan a cabo en un determinado
proceso.
2.4. Modelamiento de procesos en la administración académica
Según (Cevallos & Zabala, 2017) “en los últimos años a nivel organizacional,
tecnológico, educacional y de calidad, han permitido a las Instituciones de educación
superior ser más competitivas y productivas. Un instrumento primordial para alcanzar
mejoras en los objetivos institucionales es la gestión de procesos, que permite administrar
una organización de manera sistematizada y con calidad.”
Como menciona (Flores, Lavín, & Calle, 2014) “La necesidad de mejorar la eficiencia
de las organizaciones ha obligado a adoptar nuevas políticas de gestión. Esta necesidad
también ha llegado a las empresas e instituciones públicas, incluyendo a las Universidades.
Una de las posibilidades de mejora es la aplicación del enfoque de la gestión por procesos a
través del Business Process Management (BPM).”
Las instituciones educativas no son la excepción de integrarse a la diciplina de modelar
la gestión de procesos de negocio ya que ellas también tienen procesos en sus actividades
administrativas.
Marco Teórico 17
Actualmente el término BPM ya se encuentra familiarizado por las entidades
organizacionales, e institucionales, que cada vez son más las que deciden implementarlo,
por tal motivo también es considerado aplicarlo en el presente trabajo, para gestionar los
procesos de negocios que intervienen en el área de gestión académica de la administración
de horarios de la carrera Sistemas de Información de la Facultad de Ingeniería Industrial de
la UG, como se menciona a continuación.
2.5. Proceso de negocios aplicados en instituciones educativas
Tras la búsqueda de investigaciones bibliografías que hayan aplicado gestión de procesos
de negocios BPM, se mencionan los trabajos que se citan a continuación:
Se hace referencia al estudio presentado en la Universidad de Granada que expone el
tema de un “ESTUDIO DE TÉCNICAS Y MÉTODOS PARA LA ADOPCIÓN DE
BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO EN LOS
PROCESOS ACADÉMICOS”.
El presente trabajo muestra un análisis y representación gráfica
de procesos administrativos en una institución académica
concreta, caracterizada por la ausencia de especificaciones para
gestionar procesos dentro de la misma, recomendando el uso de
BPMN para el modelado de los procesos mencionados (Guerrero,
2017).
Según el autor toma como enfoque principal la disciplina BPM para conocer a detalle los
proceso e identificar los problemas y brindar una solución, misma que es acogida con la
notación BPMN que permite visualizar las actividades de un proceso de forma más clara y
concisa a través de diagramas de procesos, ayudando a la institución educativa en agilizar el
proceso de titulación, y aclarar más de cómo utilizar el ciclo de vida BPM en este tema.
Lo cual garantiza al trabajo actual que dentro de instituciones educativas ya se utiliza
BPM para gestionar sus procesos como en cualquier otra organización.
Se hace mención a un estudio de (Luna, Bejarano, & Lizcano, 2017) “MODELO DE
GESTIÓN DE INFORMACIÓN PARA TRABAJOS DE GRADO DE LA MAESTRÍA EN
GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA”.
Indica la adopción de metodologías de gestión de procesos de negocio y de la información
e ingeniería de software, en un proceso de 4 etapas: definición de perspectiva del negocio,
desarrollo del modelo, definición de requerimientos e implementación y pruebas.
Marco Teórico 18
Se pudo constatar que este trabajo se enfocó en el diseño de la gestión de procesos de
negocio o más conocido como BPM el cual ayudo a la implementación de un software que
finalmente ayude a la administración docente para gestionar los trabajos de grados de los
estudiantes de la Maestría en Gestión de la Tecnología Educativa.
Este trabajo permite una vez más conocer que tan importante es BPM en gestionar los
procesos que están involucrados dentro de instituciones educativas.
En la Universidad Técnica Del Norte de la ciudad de Ibarra se realizó un trabajo de
titulación previo a la obtención del título de Magíster en Ingeniería de Software por
(Cevallos & Zabala, 2017) “BPM PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS DEL INSTITUTO
DE POSGRADO DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE.”
El trabajo menciona la implementación de un módulo de gestión de proceso, de la mano
con BPM proporcionando la ayuda necesaria al personal que ejecuta las tareas, ya que
permite el seguimiento óptimo de los procesos, también manifiesta el uso de la notación
grafica BPMN que sirve de apoyo para la visualización e interpretación de los procesos,
además cree conveniente desarrollar un software bajo la metodología de desarrollo RUP y
SCRUM.
Se menciona un artículo publicado por la ESPOL por (Ortega, Pilco, & Monsalve, 2015)
“DESCRIPCIÓN, MODELAMIENTO Y REDISEÑO DEL PROCESO DE
CONVALIDACIÓN DE MATERIAS – PROCESO DE ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE
UTILIZANDO EL LENGUAJE DE MODELAMIENTO BPMN”.
Mencionan lo siguiente, La ESPOL realiza una gestión de sus procesos de negocio (con
la finalidad de automatizarlos. El presente artículo se enfoca en la descripción,
modelamiento y rediseño de los procesos de negocio.
Según este artículo se logró el modelado de procesos en su estado As-Is para proponer
los procesos To-Be, mismos que fueron diseñados por BPMN que sirvió como el primer
paso para la automatización. En la actualidad se puede constatar que muchas instituciones
educativas hacen uso de esta diciplina, porque al igual que en otro sector organizacional
estas se encuentran en constante desafíos, por lo que deciden no quedarse atrás en la
innovación y gestión de sus procesos internos y externos.
Se realizó un trabajo por (Hermida, Vizueta, & Monsalve, 2015) “DESCRIPCIÓN,
MODELAMIENTO Y REDISEÑO DE LOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO A LOS
GRADUADOS UTILIZANDO EL LENGUAJE DE MODELAMIENTO BPMN”.
Ante la necesidad que tenía la ESPOL de diseñar un nuevo proceso de negocio para
gestionar el seguimiento a sus graduados, con la finalidad de obtener conocimientos acerca
Marco Teórico 19
de la situación académica de sus graduados al salir de la institución. Por el motivo expuesto
el trabajo contribuyó con la ESPOL con una propuesta de diseño para el proceso de
seguimiento a los graduados, usando el lenguaje de modelamiento BPMN.
En este trabajo se puede evidenciar que una vez más las instituciones educativas hacen
uso de la metodología de gestión de procesos de negocio para llevar a cabo la gestión y
control de sus actividades en los procesos que intervienen en ellas, en este caso se realizó
los procesos de negocios en BPMN la cual les permitió entender mejor el proceso mediante
las notaciones graficas.
Se realizó un estudio en la ESPOL por (Pincay & Tandazo, 2017) “DESCRIPCIÓN,
MODELAMIENTO Y REDISEÑO DEL PROCESO DE PRÁCTICAS PRE -
PROFESIONALES UTILIZANDO EL LENGUAJE DE MODELAMIENTO BPMN”.
El cual fue enfocado en el modelamiento y rediseño del proceso de prácticas pre –
profesionales con la finalidad de lograr modelar un proceso de negocio fácil de ser
interpretado por las personas que implementarán el sistema.
El cual demuestra haber realizado el estudio a través de la gestión de procesos de negocios
BPM, e implementar un diseño de procesos con BPMN el cual ayudara a interpretar mejor
los procesos As-Is para rediseñar los procesos To-Be.
Los procesos de negocios como se pudo demostrar son muy utilizados dentro de las
instituciones de educación superior que cada día optan por gestionar sus procesos con BPM
permitiéndoles tener un mejor enfoque en sus procesos y mejorar sus servicios.
Por esta razón, una vez más se hará presente en este trabajo la diciplina de procesos que
ofrece BPM en conjunto con las notaciones graficas BPMN que ayudaran a esclarecer mejor
los procesos encontrados en la gestión de horarios de la carrera de Sistemas de Información.
2.5.1. Importancia de gestión horaria en instituciones académicas
Dentro de cualquier institución educativa se encuentra el proceso de creación de horarios
el cual muchas veces se vuelve complicado resolverlo, por esta razón se hace referencia a
casos que tomaron la iniciativa de realizar un estudio para de alguna manera contribuir con
la mejora del proceso de gestión de horarios.
Según la propuesta realizada en la universidad estatal península de Santa Elena previo a
la obtención del título de ingeniera en sistemas por (Barzola De La Cruz, 2016)
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE HORARIOS DE CLASES
PARA LOS DOCENTES DEL COLEGIO PENÍNSULA DE SANTA ELENA”.
Marco Teórico 20
Según el análisis realizado, se optimizó el tiempo de elaboración de los horarios de
clases, y se pudo evidenciar que previo al sistema realizado aplico una representación gráfica
de los procesos empleados, los cuales son: diagramas de procesos y casos de usos.
Estos trabajos se toman como referencia al presente, porque ayudará a conocer más
antecedentes de la diciplina que brinda BPM para agilizar el proceso de administración de
horarios modelando el proceso a detalle AS IS para analizarlo y gestionar los nuevos
procesos TO BE agarrado de la mano con las notaciones graficas BPMN y el desarrollo de
los mismos en Bizagi.
Mediante el estudio realizado por (Campoverde, 2015) “SISTEMA DE GESTIÓN DE
HORARIOS ACADÉMICOS PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR”.
Que tuvo como finalidad automatizar los procesos que se lleven a cabo dentro de la Facultad
de Ciencias Físicas y Matemática para la generación de sus horarios académicos y los
docentes puedan impartir sus cátedras en las horas correspondientes, permitiendo agilizar el
proceso de generación de horarios y que estén disponibles en cualquier momento que se lo
requiera tanto para el docente como para el alumnado por medio de este sistema web.
Este trabajo sirve de referencia para visualizar a futuro el trabajo actual, ya que bajo la
metodología de procesos BPM y la notación grafica BPMN que se van a aplicar se podría
realizar en adelante un sistema que le permita al gestor académico generar los horarios de la
carrera de Sistemas de Información.
Según la propuesta por ( Farro, 2017) “DESARROLLO DE UN SOFTWARE PARA EL
CONTROL DEL RENDIMIENTO ACADÉMICO DE LOS ESTUDIANTES DEL C.E.P.
MARÍA DE LA ENCARNACIÓN”.
Sostiene que las instituciones educativas que no cuentan con un software que apoye a sus
procesos quedan en posición de desventaja, dado que no pueden automatizarlos, ni tener la
información del progreso en tiempo real, ni hacerles el seguimiento respectivo. Dado que no
tienen esta información en tiempo real, no pueden tomar las decisiones necesarias en el
tiempo requerido.
De modo que se desarrolló un software, y para su construcción se escogió el lenguaje
PHP y se selección el motor de base de datos MySQL para el almacenamiento de la
información.
Este trabajo sirve como referencia para proyectar el presente tema a un desarrollo de
software, y un modelado en UML que permite entender el modelo de forma fácil.
Marco Teórico 21
2.6. Marco Conceptual
En este apartado se describen los conceptos básicos que sirven de apoyo para el desarrollo
del presente trabajo de titulación, los mismos que están sustentados en la opinión de varios
autores y en diferentes fuentes bibliográficas.
2.6.1. Definición de gestión de procesos de negocio BPM
Luego de la revisión literaria de los autores y referencias obtenidas BPM es el conjunto
de métodos, técnicas, y herramientas para descubrir, analizar, rediseñar, ejecutar, monitorear
y mejora continua de los procesos de negocio.
La diciplina que ofrece BPM es la integración de los procesos en conjunto con la
tecnología y los integrantes de la organización para arrojar resultados de estandarización de
proceso, buena comunicación entre sus miembros, y el buen uso de las TI.
“El BPM es una combinación de los procesos de negocio clave, las personas y la
tecnología, alineados para alcanzar las metas de una organización. Por eso adquiere gran
relevancia en la transformación digital (Navarro, 2018)”.
Según (Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2013 ) se “define al BPM como la ciencia
del análisis, diseño, creación, desarrollo, implementación, seguimiento, control, y mejoras
de cómo el trabajo se lleva a cabo en una organización para asegurar resultados consistentes
y para aprovechar las oportunidades de mejora.”
Cuando se habla de mejora, se está refiriendo a diferentes escenarios, dependiendo de las
metas de la organización, en este caso es la reducción del tiempo de ejecución que conlleva
la elaboración de horarios de clase. Es necesario resaltar que no se trata de que BPM mejora
la manera que se ejecutan las actividades individuales, más bien esté, gestiona cadenas
enteras de eventos, actividades y decisiones las cuales se las conoce como procesos, que
sirven para el correcto funcionamiento de las diligencias y tareas que agregan valor a una
organización y a sus clientes, y en esta ocasión a la institución educativa, a sus docentes y
al alumnado en general.
BPM es un enfoque metódico para identificar, levantar,
documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tanto los
procesos manuales como automatizados, con la finalidad de
lograr a través de sus resultados en forma estable los objetivos
del negocio que se encuentran alineados con la estrategia de la
organización. BPM estudia todos los procesos existentes en la
Marco Teórico 22
organización que pueden estar plasmados sistemáticamente o de
forma manual, ya que su finalidad es que con sus resultados le
agreguen valor a la organización (Freund, Rucker, & Hitpass,
2014).
BPM se aplica a todos los proceso que intervienen en una organización para mejorar el
rendimiento de los mismos en combinación con las tecnologías de información.
Según (Galvis & González, 2014) “BPM es una forma de mejorar la visibilidad que se
tiene del negocio y de dotar a las organizaciones con habilidades y herramientas que les
permitan responder rápidamente a los cambios.”
Tomando en cuenta las definiciones de cada autor referenciado, BPM es el especialista
en gestionar los procesos de negocios, a través de un estudio exhaustivo que abarca desde
los procesos, los miembros de la organización y las tecnologías de información, con la
finalidad de lograr resultados estables y viables dentro de una organización.
2.6.2. Orígenes del BPM
Haciendo mención al nacimiento del BPM, dice:
Frederick W. Taylor (1856-1915) fue el primero que propuso
una serie de principios conocidos como gestión científica, lo que
Taylor enfatizo fue en la extrema división del trabajo es decir
que los trabajadores estarían involucrados con la ejecución de
uno de los muchos pasos en el proceso.
Y no fue hasta en la década de los 80 en el caso Mazda-Ford que
se llevó acabo uno de los principales eventos de desarrollo de
BPM, la cual fue en una participación financiera de Mazda
donde se hace mención a los ejecutivos de Ford en su visita a las
instalaciones de Mazda. Les llamó mucho la atención que el
proceso de pago de Mazda solo lo realizaban 5 personas
mientras que en Ford requerían de 400 personas para realizarlo,
así lo menciona Michael Hammer en su artículo “Reengineering
work: don't automate, obliterate” explica que Ford después de
estudiar sus procesos vio la necesidad de aplicar tecnología para
rediseñar el proceso, mismo que cambio el concepto de Pagamos
cuando recibimos la factura a Pagamos cuando recibimos los
bienes (Guerrero, 2017).
Marco Teórico 23
Así es como Ford logro la eliminación de una función que aumentaba cada vez más el
costo de su acción, y al retirar los procesos antiguos y reemplazarlos por herramientas
tecnologías eliminó funciones innecesarias y redujo el personal.
A menudo las organizaciones desean aplicar la reingeniería a un departamento, pero solo
se debe aplicar a las funciones que existen dentro del departamento.
La sofisticación de los sistemas WfMS en el trabajo en conjunto con otros sistemas, hizo
posible que sean conocidos como Sistemas de Gestión de Procesos de Negocios (BPMS).
BPM resulta de la reorganización y redistribución de los procesos operativos, con la visión
centrada en los procesos dentro de las organizaciones. Ha tomado los principios de BPR y
adoptó otras características. BPR trata sobre la planificación y la organización, en cambio
BPM abarca todos los aspectos de planificar, organizar, dirigir, controlar, supervisar y
ejecutar. Se podría decir que BPR está incluido dentro del contexto BPM, en el cual, BPM,
abarca todo el ciclo de vida de los procesos de negocio. (Guerrero, 2017)
2.6.3. Diciplinas de similar enfoque al de BPM
Según (Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2013 ) BPM no es la única disciplina que
se ocupa de la mejora del rendimiento operativo de las organizaciones, a continuación, se
presentan algunas diciplinas relacionadas:
Total, Quality Management (TQM): La gestión de calidad total se enfoca en la
mejora continua, y en el mantenimiento de la calidad de los productos, creando
conciencia de ellos, mientas que BPM está más orientado a las organizaciones de
servicios y el proceso de administración de horarios es un servicio que se brinda a
los docentes e indirectamente a los estudiantes.
Lean Manufacturing Apoyarse: Es una disciplina que se encarga de la gestión de
los procesos de producción eliminando procesos que no agreguen valor para el
cliente, pero BPM puede ser considerado como una diciplina más amplia que Lean,
otra diferencia que se puede observar es que BPM enfatiza el uso de las TIC como
herramienta para mejorar los procesos de negocio, haciéndolos más consistentes.
Six Sigma: Es otra diciplina que se enfoca en la reducción al mínimo de los errores,
poniendo realce en la salida de los procesos y sus actividades, éste no se aplica solo,
sino que se suele mesclar con otra diciplina como la de Lean, el cual es conocido
como Lean Six Sigma, pero hoy en día muchas de las técnicas de esta diciplinan se
aplican con BPM.
Marco Teórico 24
Resumiendo, de acuerdo a estas diciplinas se puede decir que BPM toma lo mejor de cada
una, con el fin de alinear de forma óptima los procesos de negocio con los objetivos de una
organización, adquiriendo de la mejora continua de TQM obtiene los principios y técnicas
de gestión de operaciones, y Lean y Seis Sigma los combina con las capacidades que ofrece
la tecnología moderna de la información.
2.6.4. Ventajas de BPM
Usar BPM es centrarse en los procesos de las organizaciones, viendo que acciones
realizan y como poder mejorarlas.
“Una empresa que implementó BPM dijo a su personal que debían realizar las mejoras,
y el objetivo no era realizar mil procesos en un segundo, sino realizar un proceso
adecuadamente y repetirlo mil veces, este punto de vista es compartido por (Lopéz Garzón,
2016).
Es decir que necesariamente antes de automatizar los procesos se realice un estudio para
redefinirlos de manera correcta, como ventajas de implementar la diciplina BPM se tiene
como resultado:
Integración del personal, procesos y tecnología.
Agilidad y flexibilidad en la gestión de los procesos.
Mejora el rendimiento y la productividad de todo que abarca el desarrollo de los
procesos de negocio.
Reducción en el número secuencial de las actividades y los procedimientos.
Reducción en los ciclos de error.
Reducción de tiempos de respuesta aumentando la calidad y eficiencia.
Reducción del número de trabajadores requeridos.”
Marco Teórico 25
2.6.5. Ciclo de vida de BPM
Figura 5 Ciclo de vida de BPM, información tomada de Dumas, 2013, Elaborado por el autor
Identificación de los procesos: radica en localizar los problemas más notables que
necesitan una rápida examinación del proceso en el los que se encuentran sometidos,
definiendo la importancia y reconociendo las relaciones que tenga este proceso con otro
(Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2013 ).
Descubrimiento del proceso: se refiere a entender el proceso tal como está (As-is) a
detalle, mediante notaciones graficas o diagramas que, comparado con texto es más legible
y a su vez deducir los malos entendidos que suelen presentarse, los diagramas se pueden
apoyar mediante anotaciones textuales para un mayor entendimiento desenvolviendo el
significado de algunas tareas. Para que el diagrama sea práctico deben dominar símbolos
que representen los puntos de interrupción o de unión que coinciden en un mismo lugar, a
ellos se les conoce como nodos, los cuales hay tres tipos nodos de actividad, nodos de
control, nodos de eventos. Los nodos de actividad simbolizan módulos de trabajo, los nodos
de control obstruyen el flujo de ejecución de las actividades, y los nodos de eventos revelan
algo que puede ocurrir en el proceso, estos elementos son esenciales para las notaciones
graficas a utilizar (Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2013 ).
Análisis de los procesos: identifica y analiza los problemas existentes dentro del proceso.
Uno de los problemas más comunes son los relacionados con el tiempo, es decir el tiempo
de espera a que una actividad finalice, o el tiempo que pasa en una actividad porque algo
salió mal generando demoras, a éstos se los identifica como tiempo de ciclo. Otro problema
que generalmente se presenta es el resultado negativo, significando que una actividad se la
Marco Teórico 26
realizó de forma errónea o posee muchos agravios, creando el rechazo de la misma. En este
punto el analista debe conocer el por qué ocurren los resultados negativos y por qué suceden,
estableciendo la forma más idónea para confrontarlos. Los problemas de tiempo de ciclo y
de resultados negativos están sujetos a las medidas de rendimiento por lo que al estudiar la
problemática va de la mano con el rendimiento del estado actual de proceso (Dumas, La
Rosa, Mendling, & Reijers, 2013 ).
Rediseño de los procesos: Implica que el analista deberá pensar en varias opciones para
solucionar los problemas encontrados, pero debe estar consiente que el cambio o solución
que realizara pueden causar otros problemas, los cuales pueden ser la resistencia del personal
que gestiona dichos procesos ya que están acostumbrados a trabajar de otra manera, también
puede suceder que el cambio genere un costo causando variaciones en la organización, es
por eso que antes de que las soluciones propuestas se lleven a la implementación se realiza
un análisis de costo contra los beneficios que ese cambio pueda proveer. Luego de haber
examinado y tomado una decisión se deberá notificar a tiempo (Dumas, La Rosa, Mendling,
& Reijers, 2013 ).
Aplicación e implementación del proceso: Una ver rediseñado el proceso los cambios
o soluciones deben ser implementados para que el modelo (TO BE) se encamine. Esto
implicara que al poner en marcha un sistema de información se debe trabajar con los
integrantes para que puedan familiarizarse con el nuevo proceso. Al aplicar dicho proceso
se toma en cuenta dos etapas las cuales son: el cambio organizacional y la automatización
del proceso.
El cambio organización: Describe al conjunto de actividades que se utilizaran para que
haya un cambio en la manera de operar en dicho proceso los cuales pueden ser:
Exponer los cambios a los integrantes y el porqué de los mismos.
Capacitar a los participantes en la nueva manera de laborar para la garantía de la
transformación del proceso AS IS al proceso TO BE que traducido es el proceso
anterior al nuevo proceso.
En los que concierne a la automatización del proceso es la configuración e
implementación del reciente proceso en un sistema informático nuevo o existente, pensado
para el apoyo el proceso TO BE y a sus participantes en su desempeño (Dumas, La Rosa,
Mendling, & Reijers, 2013 ).
Monitoreo y control del proceso: Cuando se llega a este ciclo, es que después de un
tiempo de haber implementado los procesos TO BE estos pueden requerir de algunos ajustes
Marco Teórico 27
debido a que el proceso de negocio ya no cumple con lo deseado, por esta razón el proceso
debe estar en constante monitoreo, ya que si obviamos un detalle se podría llegar a la
obsolescencia del mismo (Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2013 ).
2.6.6. Elementos para el Modelado BPM
Para el modelamiento en BPM se usa una notación que actualmente es considerada como
estándar internacional, y se la conoce como BPMN que por sus siglas en ingles es (Business
Process Model and Notation) en su versión actual es la 2.0.2.
Como aporte en este trabajo de titulación, BPM contribuirá a la comprensión, análisis,
recopilación de información, el rediseño y la seguridad de la misma, generando un control
total de los procesos involucrados en la administración de horarios, con el único fin de
aumentar la eficiencia del área y satisfacer las necesidades del cliente, en este caso los
docentes.
2.6.7. Business Process Model and Notation BPMN
“Business Process Model and Notation (BPMN), en español Modelo y Notación de
Procesos de Negocio, es una notación gráfica estandarizada que permite el modelado de
procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow) (Caña, 2017)”.
El primordial objetivo de BPMN es facilitar una notación
gráfica estándar que sea de fácilmente entendimiento para todos
los involucrados e interesados del negocio. En la actualidad hay
se cuenta con una variedad de lenguajes, herramientas y
metodologías para modelar procesos de negocio. La aceptación
cada vez mayor de la notación BPMN como estándar, ayuda a
unificar la expresión de procesos de negocio. BPMN (Notación
para la Modelación de Procesos de Negocios) muestra los pasos
de un proceso de negocio para coordinar las etapas del mismo a
través de un conjunto de actividades relacionadas. Teniendo
como principal objetivo proveer una notación estándar que sea
de fácil comprensión para los integrantes de la organización con
la finalidad de servir como un lenguaje común (Freund, Rucker,
& Hitpass, 2014).
Marco Teórico 28
BPMN sin duda es esencial en el presente trabajo porque brinda la oportunidad de
modelar de manera simbólica y a través de representaciones gráficas, la secuencia detallada
de las actividades encontradas en el proceso de administración de horarios.
2.6.8. La importancia de modelar con un BPMN
Bajo la investigación del autor la importancia de modelar con un BPMN habita
básicamente en:
BPMN brinda un estándar mundial de modelado de procesos aceptado por la
comunidad.
BPMN es independiente de cualquier otra metodología que tenga que ver con
modelar procesos.
BPMN crea un puente estandarizado para disminuir las fallas que se encuentran entre
los procesos de negocio y la implementación de los mismos.
BPMN permite modelar los procesos de forma agrupada y estandarizada permitiendo
un entendimiento a todas las personas involucradas en la organización.
En el presente tema es de mucha importancia la agrupación y estandarización de tareas
que implica la planificación y creación de horarios, para ello es necesario conocer el proceso
para su diagramación mismo que será elaborado bajo el estándar internacional BPMN.
2.6.9. Elementos Básicos de BPMN
BPMN se emplea para la creación de diagramas de flujos de procesos en cualquier
negocio, de manera que sea de fácil comprensión para poder colaborar en distintas
instituciones u organizaciones.
Los símbolos BPMN se clasifican en cuatro grupos principales: objetos de flujo, objetos
de conexión, carriles y artefactos, los cuales se presentan a continuación (Ver anexos N° 1)
para conocer sus conceptos.
Marco Teórico 29
Figura 6 Elementos básicos de BPMN, información referenciada y elaborado por Gómez, 2014.
Los elementos de BPMN por medio de sus figuras expresivas, aportan en la
representación de flujos de procesos empleados en la administración de horarios, tales como:
repartición de horas, días y jornada de clase de cada docente, así como de la asignatura,
semestre y grupo al cual trabaje.
2.6.10. Herramienta para desarrollar diagramas de procesos
“Bizagi es una herramienta de informática con productos complementarios un modelador
de procesos y una suite de BPM Bizagi Process Modeler.” (Caña, 2017)
Bizagi es un software que permite realizar modelamientos de procesos bajo las notaciones
BPMN.
Beneficios de Bizagi
Bizagi ofrece beneficios al implementarlo los cuales son:
Realiza diagramas y se puede documentar los procesos de forma más eficiente
fomentando la colaboración en la organización.
Se puede alinear y organizar los recursos de forma compartida y contribuir con el
conocimiento para modelar los procesos, maximizando la agilidad y la eficiencia que
se tiene para diagramar los procesos de una organización.
Sirve de soporte al 100% sobre el único estándar para diagramar procesos el cual es
BPMN.
Marco Teórico 30
Bizagi es el mejor aliado de BPM porque es la única que permitirá diseñar, modelar,
integrar, automatizar y monitorear los procesos a través de un entorno gráfico y sin
la necesidad de programación.
Bizagi manipula el ciclo de vida de un proceso de negocio, el cual es modelar, ejecutar y
mejorar de modo que cada uno de estos pasos se lo puede realizar en los diferentes productos
que ofrece este software, permitiendo que a través de un ambiente gráfico se funde una
solución apoyada en procesos.”
2.6.11. Bizagi Modeler
Figura 7 Ícono de Bizagi Modeler, información tomada y elaborado por caña, diseño y auditoría de sistemas
6sa3, 2017.
¿Qué se puede realizar con el Modelador de Procesos BPMN Bizagi?
Permite documentar ejecutar y evolucionar los procesos con total claridad.
Se realizan diagramas de procesos basados en la notación BPMN, permitiendo simular
los mapas de procesos para poder tomar mejores decisiones es decir se puede evidenciar las
mejoras que se realizan en el nuevo proceso, y finalmente también permite publicar la
documentación en páginas web, SharePoint o Wiki.
Bizagi Modeler aportara en este tema, como el motor principal para desarrollar los nuevos
procesos que se establecerán en la administración de horarios, de la carrera de Sistema de
Información. De esta manera se puede decir que se ha diseñado nuevos procesos, para en
adelante tomarlos y ejecutarlos.
Marco Teórico 31
Figura 8 Interface de Bizagi, información y Elaborado por el autor.
2.6.12. Lenguaje UML (Unified Modeling Language)
UML es un lenguaje de modelado para visualizar, especificar, construir y documentar
partes de un sistema software desde distintos puntos de vistas.
“Puede usarse con cualquier proceso de desarrollo, a lo largo de todo el ciclo de vida y
puede aplicarse a todos los dominios de aplicación y plataformas de implementación.
También puede usarse en tres áreas, como la ingeniería de negocio y modelado de procesos
gracias a los mecanismos de adaptación/extensión mediante perfiles (García & García,
2018)”.
UML es un lenguaje estandarizado y adoptado a nivel internacional para crear esquemas,
diagramas y documentación relativa a los desarrollos de software.
Figura 9 Imagen del lenguaje UML, información tomada y elaborado por francisco García, 2017
2.6.13. Lo que se puede modelar en UML
UML 2.0 reduce a trece tipos de diagramas, dividiéndolos en tres clases:
Seis tipos de diagramas de estructura los cuales son: El
diagrama de clase, el diagrama de objetos, el diagrama de
Marco Teórico 32
componentes, el diagrama de estructura compuesta, el diagrama
de paquetes y el diagrama de implementación.
Tres simbolizan tipos de diagrama de comportamiento como
son: El diagrama de casos de uso, Diagrama de actividad y
diagrama de máquina de estado.
Cuatro figuran diferentes aspectos de las interacciones los
cuales son: El Diagrama de secuencia, el Diagrama de
comunicación, el Diagrama de tiempo y el Diagrama general de
interacción (García & García, 2018).
Los diagramas que se requerirán para este trabajo son dos de los tres que forman parte
del comportamiento, es decir, casos de uso, diagrama de clases y diagrama de actividades.
2.6.14. Diagrama de Casos de Uso
Al referirse a los casos de usos y sus características, dice:
Los Casos de Uso son una técnica para la especificación de los
requerimientos funcionales de un sistema lo cual se representa
por una descripción de las tareas que realiza el usuario en el
sistema, es decir, que modela la relación del sistema con el
usuario.
La vista del caso de uso captura la funcionalidad de un sistema,
de un subsistema, o de una clase, tal como se muestra a un
usuario exterior.
Reparte las tareas del sistema en transacciones significativas
para los usuarios.
Y los usuarios del sistema se denominan actores y las particiones
funcionales se conocen con el nombre de casos de uso (García &
García, 2018).
Marco Teórico 33
Figura 10 Características del caso de uso. información tomada de
https://repositorio.grial.eu/bitstream/grial/1155/1/uml%20-%20casos%20de%20uso.pdf
2.6.15. Diagrama de clases
“Un diagrama de clases es una herramienta para comunicar el diseño de un programa que
se creó para orientar objetos y que permite modelar relaciones entre diferentes entidades.
(Okdiario, 2018).”
Figura 11 característica del diagrama de clase. Información tomada por
https://joanpaon.wordpress.com/2013/07/01/uml-diagrama-de-clases-ejercicio-1/
Marco Teórico 34
2.6.16. Diagrama de actividades
Los diagramas de actividades, representan el comportamiento interno de una operación o
de un caso de uso, agrupadas secuencialmente, el diagrama de actividades se representa con
un punto de inicio y un punto de cierre, aunque en algunos casos pueden variar el número
de punto de inicio y de cierre dependiendo de la lógica del ejercicio. Este tipo de diagramas
es utilizado para representar las operaciones de un objeto y los procesos del negocio.
(Vivanco, 2015).
Figura 12 Característica del diagrama de actividades. Información tomada de
https://www.nubeando.com/2018/04/uml-diagramas-de-actividad.html.
Marco Teórico 35
2.8. Marco Legal
El marco legal es proporcionado como una base, sobre la cual se constituirá mediante
leyes o reglamentos lo que fundamenten el presente trabajo de titulación.
CAPÍTULO III
DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Artículo 6.- Estructura Organizacional. - El Consejo de Educación Superior (CES)
definirá su estructura organizacional sustentada en su base legal y direccionamiento
estratégico institucional.
3.- Objetivos Institucionales:
Impulsar el proceso de Planificación del Sistema de Educación Superior para asegurar la
transformación de la Educación Superior Nacional y contar con procesos eficientes y
transparentes, fomentando acciones de carácter técnico académico acorde con la demanda
social.
Formular procesos de elaboración, sistematización, actualización y armonización de
proyectos de gestión normativa. que permita generar regulaciones acordes con el Sistema de
Educación Superior y sobre la base de la demanda social.
Implementar y gestionar procesos técnicos de monitoreo en las Instituciones de
Educación Superior (JES) del Sistema de Educación Superior. generando insumos técnicos
que permitan visualizar los resultados de la gestión institucional, para elevar los niveles de
calidad de la educación superior. (CES, 2012).
El consejo de educación superior, en su estatuto orgánico por procesos establece el
direccionamiento estratégico que las instituciones de educación superior deberán regirse,
este artículo da a conocer la importancia de la planificación de los procesos que se
encuentran dentro de la administración institucional, para contar con una mejor eficiencia
en sus actividades.
Tomando en consideración el artículo mencionado como referencia de este trabajo, el
cual trata sobre implementar, gestionar y monitorear los procesos de las instituciones, la cual
refleja el aporte en la mejora continua de las actividades mediante la implementación de un
método de gestión de procesos que servirá para el área de gestión académica de
administración de horarios de clases de docentes de la carrera de SI de la Facultad de
Ingeniería Industrial.
TÍTULO II
PRINCIPIO DE AUTONOMÍA CON RESPONSABILIDAD SOCIAL
CAPÍTULO I
Marco Teórico 36
DEL PRINCIPIO DE AUTONOMÍA CON RESPONSABILIDAD SOCIAL
Art. 7.- El principio de autonomía con responsabilidad social es
el desarrollo sistemático de capacidades y potencialidades de auto
organización y autorregulación de la Universidad de Guayaquil, para
potenciar y fortalecer la gobernabilidad de los aspectos académicos y
administrativos, que se expresa en una cultura de gobernanza en la
gestión institucional y en la articulación con el Estado y los actores de
la sociedad civil, que preserve el cumplimiento de la misión de la
Universidad y su compromiso social.
La eficiencia en la gestión y el aprovechamiento sostenible de los
recursos con transparencia y ética, priorizará las áreas y campos
estratégicos vinculados con la generación, la gestión del conocimiento
y el fortalecimiento del talento humano; articulados a los sectores más
vulnerables de la sociedad y a las necesidades locales, regionales,
nacionales y mundiales.
La autonomía se ejercerá en función de la responsabilidad social
universitaria y propiciará el cumplimiento de sus valores, principios y
fines en los ámbitos de aplicación académico, financiero,
administrativo y orgánico; en el marco de la rendición de cuentas en
los siguientes ámbitos:
c. Administrativo, que radica en la competencia para alcanzar
responsablemente una organización y gestión administrativa por
procesos, de carácter eficiente y de calidad, tomando en cuenta la
mejora continua y los principios de transparencia de la información y
rendición de cuentas; contenidos en los objetivos del régimen de
desarrollo (Estatuto_UG, 2016).
El artículo que interesa como referencia a este trabajo de titulación es el número siete del
estatuto de la universidad que trata sobre el desarrollo y la auto organización que debe existir
dentro de la institución, por esta razón al realizar un modelado de procesos dentro de la
facultad de ingeniería industrial de la carrera de sistema de información se estará aportando
a la gestión administrativa y a sus mejoras continuas con el objetivo de aumentar la
eficiencia de sus procesos.
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
En este capítulo se determinará meticulosamente cada uno de los aspectos relacionados
con la metodología de investigación para el desarrollo del presente trabajo.
3.1. Población en estudio
La población en estudio del presente trabajo está conformada por: el gestor académico, y
los docentes de la carrera de Sistemas de Información, los cuales se involucran en el proceso
de administración de horarios.
Tabla 2. Población en Estudio
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
3.1.1. Parámetros muestréales
La muestra a seleccionar será de un muestreo aleatorio simple, es decir, que cualquier
elemento de la población en estudio tiene la misma posibilidad de ser seleccionado para
participar en el muestreo, básicamente se escogerá al azar un determinado número de
personas. En este caso la población en estudio de este trabajo serán los docentes de la carrera
de SI los cuales son 36, para así obtener el resultado de la muestra.
3.1.2. Tipo y tamaño de la muestra.
Para establecer el tamaño de la muestra de los docentes se aplicará la siguiente fórmula
matemática considerada como muestra de población finita.
n = es el tamaño de la muestra poblacional a obtener
N = Población total 35
Za = nivel de confianza, el coeficiente equivale a 2,24 (si la confianza es de 97,5%)
p = proporción esperada (100 - 97,5 = 2.5 / 100 = 0,025)
q = 1-p (1- 0,025 = 0,975)
d = precisión (en su investigación es del 5%)
ACTORES ROLES POBLACIÓN
Gestor académico Gestor académico de SI 1
Docentes Docentes de la carrera SI 35
TOTAL 36
Metodología 38
𝑛 =𝑁 ∗ 𝑍𝑎2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞
𝑑2 ∗ (𝑁 − 1) + 𝑍𝑎2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞
𝑛 =36 ∗ (2,24)2 ∗ 0,025 ∗ 0,975
(0.052 ) ∗ (36 − 1) + (2,24)2 ∗ 0,025 ∗ 0,975
𝑛 =36 ∗ 5,0176 ∗ 0,025 ∗ 0,975
0,0025 ∗ 35 ∗ 5,0176 ∗ 0,025 ∗ 0,975
𝑛 = 20,9859869
𝑛 = 21 𝑑𝑜𝑐𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠
En conclusión, se deben encuestar un aproximado de 21 docentes de la carrera de
Licenciatura en Sistema de Información.
3.2. Tipo de investigación
Exploratoria: Permite tener un mayor conocimiento del problema que concierne al
trabajo de titulación, de modo que se la utilizara porque no existen estudios previos del tema,
y se requiere indagar, para tener mejor información y llevar a cabo una investigación más
completa.
Por esta razón, como primer paso para realizar este trabajo se la escoge, para conocer a
fondo el problema que sucede en la administración de horarios, para después analizar las
posibles soluciones.
Se desea explorar por completo los fundamentos a considerar para la asignación de
horarios los cuales son:
La verificación de grupos existentes por cada ciclo académico.
Los parámetros a considerar para atribuirle asignaturas a un docente son:
o Al personal docente con nombramiento
o Título de 4to. nivel de Maestría
o Título de 3er. nivel de Profesión
o El límite de horas semanales de clases de cada docente.
o Conocer la carga horaria que tiene cada docente: de tiempo completo y los
de medio tiempo.
Descriptiva: Este tipo de investigación tiene como objetivo, proporcionar un mejor
entendimiento de la situación del fenómeno en estudio, a través de una descripción de
Metodología 39
las actividades involucradas. De modo que la investigación descriptiva aportó con el
conocimiento de los problemas que se generan, los cuales son:
El tiempo de planificación y creación de los horarios.
El recurso humano que se necesita para administrar y crear los horarios.
El manejo excesivo de hojas de cálculos en Excel.
3.3. Método de investigación
El método de investigación deductivo se refiere al pensamiento que parte de un hecho
general a un específico.
Es decir, que se utiliza el método realizando un monitoreo completo de los
procedimientos generales a partir de la información obtenida en el área de gestión
académica, de modo que se pueda observar el desarrollo de las actividades en el proceso de
creación de los horarios de los docentes, los cuales se mencionan a continuación:
Asignación de los grupos por semestres que se encuentren en el ciclo actual.
Asignación de docentes a cada grupo y semestre.
Asignación del total de horas de clase y la jornada laboral establecida de cada
docente.
3.4. Fuentes de investigación
Las fuentes primarias proporcionan una realidad directa sobre el trabajo de investigación,
las cuales se las realiza durante el tiempo que se está analizando el problema, y por las
personas implicadas directamente en el proceso tales como:
Gestor académico.
Docentes de la carrera.
Las fuentes secundarias interpretan y analizan las fuentes primarias, y son aquellas que
el investigador recoge a partir de documentos como:
Reportes de Horarios por docentes
Reportes de consolidado por asignatura jornada y grupo
Reportes de horarios por grupos, jornadas y semestre
3.5. Técnica de investigación
Las técnicas de recopilación de datos empleadas en el presente trabajo se las describirá a
continuación:
a) Entrevista
Metodología 40
La entrevista realizada al Lcdo. Erick Guerrero gestor académico de la carrera SI en el
(ciclo I 2018-2019), y al Ing. David Del Pino gestor académico actual del (ciclo I 2019-
2020) los cuales describen los procesos del área de administración de horarios. (Ver Anexos
N° 2) Formato de la entrevista.
b) Encuesta
Realizada a los Docentes de la carrera para notar el grado de inconformidad que tienen
con el proceso actual de la creación de horarios. (Ver anexos N° 3) Formato de la encuesta.
3.6. Instrumentos utilizados para las técnicas de investigación
Los instrumentos que se utilizaron para la recopilación de datos son:
Al realizar la técnica de la entrevista, se utilizó un cuestionario de 7 preguntas abiertas
dirigidas al gestor académico, así como también un Smartphone para grabar toda la
entrevista. (Ver anexos N° 4 y 5) Entrevista.
Para la técnica de la encuesta realizada a los docentes de la carrera se empleó un
cuestionario de 5 preguntas cerradas que según su objetivo es de tipo descriptiva, y
ayudará a crear un registro sobre las condiciones o actividades presentes. (Ver anexos
N° 6) Encuesta.
3.7. Procedimiento de la investigación
Durante todo el proceso de investigación se realizaron las siguientes actividades:
1. Se aplicó la investigación exploratoria para conocer los requerimientos más
importantes de la administración de horarios.
2. Se empleó la investigación descriptiva para aportar al conocimiento de los problemas
que acontecen en la administración del proceso.
3. Se ejecutó el método deductivo para realizar un monitoreo total de los procesos y de
esta manera plantear un nuevo esquema de trabajo.
4. Se utilizo la técnica de la entrevista al gestor académico para conocer los procesos
que se genera actualmente en la administración horaria.
5. Se empleó la técnica de encuesta a los docentes de la carrera de SI para saber el grado
de inconformidad que tienen con el actual proceso.
6. Con los resultados obtenidos de la encuesta, se realizó el análisis de la información
utilizando la herramienta excel.
7. Con los resultados arrojados de la entrevista, se realizó la narrativa del proceso AS-
IS.
Metodología 41
3.8. Tratamiento y análisis de la información
Encuesta
Se utilizó Excel para desarrollar las tabulaciones respectivas mediante gráficos
estadísticos de tipo circular, los cuales permiten mostrar las proporciones del total y
comparar visualmente los valores entre varias categorías, con sus respectivos porcentajes de
acuerdo a las respuestas asignadas por la muestra tomada. (Ver anexos N° 7) Tabulación de
la encuesta.
A continuación, se detalla el análisis general obtenido de la encuesta realizada:
De acuerdo a los resultados de los encuestados la mayoría coinciden con que uno de los
problemas más comunes suscitados en la carga horaria son los inconvenientes que surgen
en la asignación de sus horarios de clases, por ejemplo: en ciertos días están saturados de
clases y en otros no.
Sería de gran utilidad que la programación de horarios se la realizará sabiendo la
disponibilidad del docente al momento de la planificación, para que el gestor académico
asigne su carga horaria más uniformemente.
La planificación se debería establecer bajo un esquema de procesos automatizados, ya
que al ser elaborados manualmente se minimiza el error humano.
Dentro de la encuesta realizada se evidenció que los docentes de la carrera de Sistemas
de Información señalaron que el proceso administrado actualmente si cumple con lo
requerido, no obstante, se observó que existe un grado de inconformidad en la coordinación
de labores que cada docente debe cumplir, por lo tanto, no les resulta del todo satisfactorio,
demostrándose así en las respuestas dadas en la encuesta.
Entrevista
A continuación, se describen los procedimientos que el gestor académico lleva en la
planificación de los horarios.
Dentro de la entrevista realizada al gestor del periodo 2018 I, Lcdo. Erick Guerrero,
detalla a relato como realizaba el proceso AS-IS.
Tabla 3. Narrativa de la Entrevista
Proceso AS-IS
1
El proceso de administración de horarios se desarrolla en promedio de 2 a 3
semanas, tomando como base el semestre anterior, solo se la actualiza al existir un
nuevo requerimiento. Por ejemplo: cuando se incorpora un nuevo docente o al haber
cambios en las necesidades de horarios de los docentes.
Metodología 42
2
Por cada semestre de estudio se genera en promedio de tres a cuatro grupos que no
deben exceder de cuarenta alumnos, estos pueden ser repartidos en diferentes
jornadas: matutina, vespertina y nocturna.
3
De acuerdo a lo antes mencionado, se trabaja con otros docentes para elaborar los
horarios, de tal forma que unos se encargan de realizar primero los horarios de
clases por grupo, mientras que otros planifican los horarios por cada docente,
verificando conforme a sus maestrías las asignaturas que pueden impartir.
4
Previa coordinación de la dirección de la carrera con los docentes, se asigna la
jornada laboral, la cuales son: matutina, vespertina, nocturna y mixta, esta última
consiste en que el docente puede tener dos jornadas: matutinas /vespertina o
vespertina/ nocturna.
5
Después de cumplir con los requerimientos mencionados anteriormente se logra
obtener las pautas necesarias para la programación final.
Información tomada de la Investigación directa. Elaborado por el autor.
Para el análisis de información se tomó como referencia los documentos entregados por
el gestor académico.
La programación total del ciclo I 2018– 2019 que incluye los horarios por docente, por
asignatura, por jornada, por grupos y un consolidado de los mismos.
Los cuales se los utiliza para la elaboración completa de horarios realizando el siguiente
procedimiento:
1. Se considera el total de grupos que se estima abrir en el siguiente ciclo
2. Luego se imprimen los formatos de horarios por grupos y semestres vacíos para
manualmente asignarle materias, y del mismo modo docente que estén disponibles
3. Después de bosquejar el horario se los realiza en una plantilla en Excel de acuerdo a
lo que se planificó en las hojas impresas.
4. De esta manera se realiza la planificación de horarios de clases de todos los docentes.
Durante la entrevista abierta aplicada al gestor académico, para conocer más de los
procedimientos que se toman en consideración en la creación de horarios, se proporcionó
como parte de la documentación del proceso, el instructivo dado por el Vicerrectorado de
Formación Académica y Profesional, donde se indican los pasos que se deben considerar
para la programación académica.
3.9. Levantamiento de información y obtención de requerimientos
Metodología 43
Tabla 4. Requerimiento del Proceso AS-IS
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
3.10. Diagramas de procesos AS-IS
Los diagramas de procesos que se describen a continuación son de la actual
administración de horarios.
En la figura 13 se muestra las tareas que conforman la fase de asignación de grupo del
proceso AS-IS modelados con BPMN. (Ver anexos N° 8) el resultado de la simulación del
proceso.
Procesos Descripción Tiempo Instancias
Asignación de
grupos
Se tiene que saber los estudiantes
registrados en el ciclo actual, por
cada semestre.
12
horas
Gestor
Académico
Distribución
horaria
Este proceso se lleva de forma
manual estableciendo la jornada
horaria de cada grupo.
24
horas
Gestor
Académico
Asignación de las
materias a
docente
Se desarrolla mediante el
reglamento que indica que se debe
asignar materias primero a los
docentes con 4to nivel y después
acorde a su profesión
28
horas
Gestor
Académico
Distribución de
la jornada de
trabajo de los
docentes
En este proceso es donde se asigna
la jornada del docente y sus
actividades dependiendo si es de
tiempo completo o de medio
tiempo.
36
horas
Gestor
Académico
Revisión y
aprobación de los
horarios
Los reportes generados en la etapa
anterior de grupos, semestres y
docentes, son entregados al
director, para su aprobación, luego
delo cual son publicados y subidos
al SIUG.
24
horas
Gestor
Académico
Director de
la Carrera
Metodología 44
Figura 13 Diagrama de Proceso AS - IS Asignación de Grupo, información tomada de la investigación
directa. Elaborado por el autor.
Metodología 45
En la figura 14 se muestra las tareas que forman parte en la fase de la distribución horaria
del proceso AS-IS modelados con BPMN. (Ver anexos N° 9) el resultado de la simulación
del proceso.
Figura 14 Diagrama de Proceso AS - IS Distribución Horaria, información tomada de la investigación
directa. Elaborado por el autor.
En la figura 15 se muestran las tareas que forman la fase de la asignación de materia a los
docentes del proceso AS-IS modelados con BPMN. (Ver anexos N° 10) el resultado de la
simulación del proceso.
Figura 15 Diagrama de Proceso AS - IS Asignar Materia a Docentes, información tomada de la investigación
directa. Elaborado por el autor.
En la figura 16 se muestran las tareas que forman la fase de la distribución de la jornada
de trabajo del docente del proceso AS-IS modelados con BPMN. (Ver anexos N° 11) el
resultado de la simulación del proceso.
Metodología 46
Figura 16 Diagrama de Proceso AS - IS Jornada del Docente, información tomada de la investigación directa.
Elaborado por el autor.
En la figura 17 se muestran las tareas que forman parte de la fase de la revisión y
aprobación de horarios del proceso AS-IS modelados con BPMN. (Ver e anexos N° 12) el
resultado de la simulación del proceso.
Metodología 47
Figura 17 Diagrama de Proceso AS - Is Revisión y Aprobación, información tomada de la investigación
directa. Elaborado por el autor.
Metodología 48
3.11. Listado de actores y funciones
Tabla 5. Lista de Actores y Funciones
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
3.12. Casos de uso
Los casos de usos serán utilizados para tener mayor conocimiento de cómo interactúan
los autores en las actividades o tareas involucradas en el proceso de planificación de horarios
de la carrera de SI, los cuales servirán para identificar el proceso As-Is de dicha gestión.
Actores Funciones Nombre
Coordinador
Académico
Es quien se encarga de la
planificación total de la gestión
horarios de clase de los docentes de
la carrera de sistemas de
información por cada ciclo
académico.
Ing. David
del Pino
Director De
La Carrera
Es quien autoriza finalmente la
publicación de los horarios luego de
ser revisados y corregidos si
observa alguna anomalía.
Ing.
Franklin
Cabezas
Docentes
Son quienes deben registrar la
disponibilidad de horas y jornadas
de trabajo para que el coordinador
las tome en consideración, además
deberán realizar una proyección del
número de estudiantes que sin
dudan cruzaran al siguiente nivel
para que el gestor acorde a eso
establezca los grupos.
Docentes
de la
carrera SI
Metodología 49
Tabla 6. Caso de Uso Asignación de Grupo AS - IS
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre: Asignación de grupo CU 1
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 7. Caso de Uso Distribución Horaria AS - IS
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre: Distribución horaria CU 2
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Metodología 50
Tabla 8. Caso de Uso Asignar Materia a Docente AS – IS
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Asignación de materia a
docente
CU 3
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 9. Caso de Uso Jornada del Docente AS – IS
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Distribución de jornada
de trabajo del docente
CU 4
Metodología 51
Tabla 10. Caso de Uso Revisión y Aprobación AS – IS
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
3.13. Descripción de casos de uso As- Is
Tabla 11. Descripción de C/U Asignación de los Grupos AS - IS
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS UML
Página 1 de 5
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor
Nombre caso de uso: Asignación de los grupos CU1
Descripción:
Permite la creación de los grupos existentes en el ciclo
de estudio.
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El gestor debe verificar el
número total de
estudiantes que están
registrados en el ciclo
actual.
Muestra el total de alumnos
existentes.
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Revisión y aprobación
de horarios
CU 5
Metodología 52
P2
El gestor revisa el total de
estudiantes que exista en
cada semestre.
Muestra el total de
estuduiante por cada
semestre.
P3
El gestor crea los grupos
por cada semestre.
En Excel debe permitir el
ingreso de máximo 40
estudiantes por cada grupo.
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 12. Descripción de C/U Distribución Horaria AS - IS
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS UML
Página 2 de 5
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor
Nombre caso de uso: Distribución horaria CU2
Descripción:
Tiene como objetivo hacer un bosquejo de la distribución
en días de los horarios.
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El gestor empieza a distribuir por
grupo los días y horas de la
semana que cada grupo tendrá.
En Excel se ordena los días
de lunes a sábado.
P2
El gestor tiene que establecer la
jornada de cada grupo y
semestre.
En Excel se establece las
jornadas: matutina,
vespertina, y nocturna
P3
El gestor realiza las primeras
asignaciones de materia por
grupos.
En Excel se filtran los datos
que el gestor le asigne.
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 13. Descripción de C/U Asignación de Materia al Docente AS - IS
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS UML
Página 3 de 5
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor.
Docentes.
Nombre caso de uso: Asignación de materia al docente CU3
Descripción:
Permite la asignación de materias a los docentes.
Metodología 53
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El gestor consulta con el
docente de forma verbal la
disponibilidad que tiene
para poder asignarle
materia.
El docente confirma su
disponibilidad con el gestor
académico de forma verbal.
P2
El gestor asigna primero
materia a los docentes por
su 4to nivel de maestría.
En excel se asigna un
mínimo de 1 o 2 materias de
acuerdo a ese componente.
P3
El gestor asigna materia a
los docentes por su 3er
nivel de profesión.
En excel se asigna un
mínimo de 1 o 2 materias de
acuerdo a ese componente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 14. Descripción de C/U la Jornada de Trabajo del Docente AS -IS
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS
UML
Página 4 de 5
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor.
Docentes.
Nombre caso de uso: Distribución de la jornada de trabajo
del docente
CU4
Descripción:
Tiene como objetivo la asignación de la jornada laboral
de cada docente.
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El gestor debe coordina la
jornada del docente.
P2
El docente verifica la
jornada asignada por el
gestor.
P3
El gestor establece la
jornada al docente de
tiempo completo
En excel se crea la jornada
de acuerdo a la fórmula
establecida que especifica el
cumplimiento de 8 horas de
trabajo diarias repartidas en
horas de clases y horas de
gestión académica, lo que a
la semana serán 40 horas.
Metodología 54
P4
El gestor asigna la
jornada de trabajo a los
docentes de medio
tiempo.
En excel se crea la jornada
de acuerdo a la fórmula
establecida que especifica el
cumplimiento de 8 horas de
trabajo diarias repartidas en
horas de clases y horas de
gestión académica, lo que a
la semana serán 40 horas.
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 15. Descripción de C/U Revisión y Aprobación de Horarios AS – IS
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS UML
Página 5 de 5
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor.
Director.
Nombre caso de uso: Revisión y aprobación de horarios CU5
Descripción:
Su objetivo es revisar y aprobar los horarios de clase de
los docentes
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El gestor envía los reportes por
grupo al director de la carrera.
En excel se imprimen los
reportes de los grupos.
P2
El gestor envía los reportes por
semestre al director de la carrera.
En Excel imprimen los
reportes por semestres.
P3
El gestor envía los reportes por
docente al director de la carrera.
En Excel imprimen los
reportes por docentes.
P4
El director de la carrera revisa
todos los informes de horarios
enviados por el gestor
académico.
P5
El director aprueba los horarios,
o los manda a corregir.
En Excel se imprimen los
horarios de docentes y de
clase para publicación.
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Capítulo IV
Propuesta
4.1. Tema
Implementación de un método de gestión procesos de negocios aplicados en ingeniería
de software para la administración de horarios de los docentes de la carrera de Sistema de
Información de la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil.
4.2. Diagnóstico de la situación actual del proceso de horarios
Tomando como relación los problemas encontrados se señalan los siguientes aspectos:
El gestor académico no posee un proceso modelado que sirva guía, que considere
responsables, tiempos de duración y seguimiento de tareas.
El flujo de trabajo y seguimiento depende exclusivamente del buen hacer del gestor
académico, tomando únicamente el documento guía para planificación que son enviadas por
Vicerrectorado Académico en cada periodo, por lo que se necesita la formalidad de un
proceso establecido y organizado.
Las tareas son desarrolladas manualmente, sólo se utilizan programas de ofimática como
procesadores de palabras u hojas de cálculo, incluyendo las consultas que se realizan al
sistema SIUG donde se utilizan datos existentes. Los datos mencionados son levantados de
forma escrita por el gestor, debido a que el sistema no cuenta con opciones de exportación
de datos a archivos de texto o de hojas de cálculo, como, por ejemplo, los números de
estudiantes registrados en cada uno de los grupos, datos que son necesarios para la creación
de los nuevos grupos a planificar.
El cargo de gestor académico, es asignado por un periodo de tiempos a un profesor y una
vez finalizado dicho periodo, se determina un nuevo gestor académico. Este dinamismo en
la delegación del cargo, conlleva a que cada nuevo gestor, tenga que estudiar de forma
empírica los procesos, cuyo conocimiento se va generando día a día con las diferentes
situaciones, motivo por el cual, con mayor razón se necesita la definición de un proceso
establecido y que sea complementado con un software a la medida, que ayude a mejorar los
tiempos establecidos y que sea de ayuda para el gestor académico.
4.3. Elaboración
Los programas que se utilizaron en este trabajo son:
Propuesta 56
Tabla 16. Programas Utilizados en la Elaboración del Trabajo
Logo Software Versión
Se utilizó para la elaboración de los
diagramas de procesos AS- IS y TO-
BE.
Versión de 3.1.0011
64 bits.
Se utilizó para la elaboración de los
diagramas de casos de uso, diagrama
de clase y el diagrama de entidad
relación.
Versión de 10.67 de
64 bits
Se utilizó para la elaboración de la
base de dato del prototipo propuesto.
Versión PostgreSQL
10 de 64 bits.
Se utilizó como el lenguaje de
programación para la elaboración
del prototipo propuesto.
Versión PHP 7.3
Se utilizó para el desarrollo de la
interfaz gráfica del modelo
propuesto.
Versión
SCRIPTCASE 8
Se utilizó como el servidor web que
permite probar el prototipo sin
necesidad de acceder a internet.
Versión XAMPP 7.1.8
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 57
4.4. Descripción del proceso TO – BE
Tabla 17. Descripción del Proceso TO - BE
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Procesos Descripción Tiempo Instancias
Disponibilidad del
docente
Se debe registrar la
disponibilidad del docente para
que el gestor consulta el horario
laboral del docente titular,
contratado. Ver anexo 11.
24 horas
Docentes
Gestor
Académico
Creación de grupos Se tiene que saber cuántos
estudiantes ingresan de
admisión a primer nivel, así
como se tiene que saber la
proyección que el docente
ingresa de los estudiantes que
probablemente pasan al
siguiente nivel.
1
hora
Gestor
Académico
Docente
Disponibilidad de
aulas
Se debe saber las aulas
disponibles y funcionales que
existan, para asignar al docente.
24 horas
Gestor
Académico
Asignación de
materia a docente
Se debe asignar las materias a
los docentes según su maestría
y luego según su profesión.
1
hora
Gestor
Académico
Crear horarios
El gestor debe consultar la
disponibilidad del docente, así
como verificar las materias que
imparte y en los grupos y
semestre que imparte clase para
con esa información generar los
horarios.
8
horas
Gestor
Académico
Revisión y
aprobación de los
horarios
El director revisa los horarios
generados para mandar a
corregir o aprobarlos.
8 horas
Gestor
Académico
Director de la
Carrera
Propuesta 58
4.5. Diagramas de procesos TO - BE
A continuación, se presentan los diagramas de procesos que se propone implementar en
el área de gestión académica para la generación de horarios en la carrera SI de la facultad de
Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil.
En el proceso de la administración de horarios se describen los procesos TO-BE que se
proponen en este trabajo de titulación. Como principio de la planificación el gestor necesita
saber la disponibilidad de cada docente, para consultarlo al momento de asignar la carga
horaria, de modo que los mismos deberán registrarla.
En la figura 18 se muestran las tareas que forman parte de la fase de la disponibilidad del
docente del proceso TO-BE modelados con BPMN. (Ver anexos N° 13) el resultado de la
simulación del proceso. (Ver anexos N° 14) documento que certifica la disponibilidad del
docente.
Figura 18 Diagrama de Proceso TO- BE Disponibilidad del Docente, información tomada de la investigación
directa. Elaborado por el autor.
Para que el gestor pueda crear los grupos que se abrirán en el nuevo ciclo, primero el
docente debe registrar una proyección de los estudiantes que posiblemente pasen al siguiente
nivel o reprueben, y luego de acuerdo con lo registrado por el docente, ese generara un
reporte que muestra por materia el número de estudiante que hay en cada grupo, siempre y
cuando
se cumpla con los estándares que exige la normativa académica para que se abra un grupo.
En la figura 19 muestra las tareas que forman parte de la fase de la creación de grupo del
proceso TO-BE modelados con BPMN. (Ver anexos N° 15) el resultado de la simulación
del proceso.
Propuesta 59
Figura 19 Diagrama de Proceso TO – BE Creación de Grupo, información tomada de la investigación directa.
Elaborado por el autor.
Propuesta 60
Esta actividad servirá de ayuda al gestor para que mucho antes de terminar la planificación,
él tenga conocimiento de cuantas aulas estarán disponibles en el ciclo que empezará.
En la figura 20 muestra las tareas que forman parte de la fase de la disponibilidad de aulas
del proceso TO-BE modelados con BPMN. (Ver anexos N° 16) el resultado de la simulación
del proceso.
Figura 20 Diagrama de Proceso TO - BE Disponibilidad de Aula, información tomada de la investigación
directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 61
Para llevar un mejor control en la planificación horaria se debe organizar a los docentes
de acuerdo al nivel académico que cada uno posee, para conocer y asignar las materias que
pueden impartir.
En la figura 21 muestra las tareas que forman parte de la fase de la asignación de materia
a docentes del proceso TO-BE modelados con BPMN. (Ver anexos N° 17) el resultado de
la simulación del proceso.
Figura 21 Diagrama de Proceso TO – BE Asignar Materia a Docentes, información tomada de la
investigación directa. Elaborado por el autor.
Para ir esquematizando la creación de horarios se debe consultar los grupos por semestre,
así como los docentes y las materias que imparten, para ir bosquejándolos de acuerdo a la
disponibilidad de cada uno, siempre y cuando no haya cruce de horario para que se
distribuyan de manera uniforme.
En la figura 22 muestra las tareas que forman parte de la fase de la Creación de horarios
del proceso TO-BE modelados con BPMN. (Ver anexos N° 18) el resultado de la simulación
del proceso.
Propuesta 62
Figura 22 Diagrama de Proceso TO - BE Creación de Horario, información tomada de la investigación
directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 63
Este último proceso que muestra el diagrama es solo de verificar el trabajo ya realizado
que el Director Académico debe revisar para su respectiva aprobación y publicación de los
mismos.
En la figura 23 muestra las tareas que forman parte de la fase de reportes de horario del
proceso TO-BE modelados con BPMN. (Ver anexos N° 19) el resultado de la simulación
del proceso.
Figura 23 Diagrama de Proceso TO – BE Reportes y Aprobación de Horario, información tomada de la
investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 64
4.6. Requerimientos funcionales
Tabla 18. Requerimientos Funcionales
Cod Descripción Usuario
RF_1
Debe permitir el ingresar al sistema, registrar
nuevos usuarios, asignar permisos y accesos.
Administrador
RF_2
Debe permitir que el docente registre su
disponibilidad horaria.
Docente
RF_3
Debe permitir que el gestor visualice la
disponibilidad que el docente registro.
Gestor
RF_4
Debe permitir que el docente registrar la
proyección, y que el gestor pueda crear los
grupos
Docente
Gestor
RF_5
Deberá Permitir la revisión de las aulas Gestor
RF_6
Debe permitir asignar materias a docentes Gestor
RF_7 Debe permitir la creación de horarios Gestor
RF_8
Debe permitir la revisión y aprobación de los
horarios
Director
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
4.7. Requerimientos no funcionales
Tabla 19. Requerimientos no Funcionales
Cod Requerimiento
RNF_1 Logo de la universidad
RNF_2 Interfaz sea amigable y fácil de utilizar
RNF_3 Rendimiento y funcionalidad del prototipo
RNF_4 Debe permitir la autenticación de los usuarios
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
4.8. Casos de uso To - Be
Se especificará mediante los casos de usos las tareas que los actores tendrán que cumplir
dentro del proceso de creación de horarios en la carrera SI.
Propuesta 65
Tabla 20. Caso de Uso Disponibilidad del Docente TO-BE
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 21. Caso de Uso Creación de Grupos TO-BE
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Disponibilidad del
docente
CU 1
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Creación de grupos CU 2
Propuesta 66
Tabla 22. Caso de Uso Disponibilidad de Aula TO-BE
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 23. Caso de Uso Asignación de Materia a Docentes TO-BE
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 24. Caso de Uso Creación de Horarios TO-BE
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Disponibilidad de aula
CU 3
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Asignación de materia
a docentes
CU 4
Propuesta 67
Tabla 25. Caso de Uso Reporte de Horarios TO-BE
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
4.9. Descripción de casos de usos To- Be
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Creación de horarios CU 5
Universidad De Guayaquil
Facultad Ingeniería Industrial Carrera SI
Diagramas UML
Nombre:
Reporte de horarios CU 6
Propuesta 68
Tabla 26. Descripción de C/U Disponibilidad del Docente TO-BE
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS UML
Página 1 de 6
Fecha: 10/07/2019
Actores: Docentes
Nombre caso de uso: Disponibilidad del
docente
CU1
Precondiciones: El gestor beberá informar que día el docente registra
su disponibilidad.
El docente debe estar registrado en sistema.
Post condiciones: Se guarda el registro del docente y su disponibilidad.
Descripción:
Permite que el docente fije la jornada de trabajo
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El docente ingresa al
sistema.
Valida el usuario y contraseña
P2
El docente registra su
disponibilidad.
Guarda la disponibilidad
registrado por el docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 27. Descripción de C/U Creación de Grupo TO-BE
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS
UML
Página 2 de 6
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor
Docentes
Nombre caso de uso: Creación de grupo CU2
Precondiciones: El gestor comunica al docente que día llenar la
proyección.
El gestor debe estar registrado en el sistema y posea
los permisos necesarios de acuerdo a su rol.
Se crea un grupo siempre y cuando haya igual o más
de 15 estudiantes aprobados.
Post condiciones: Se guarda la proyección del docente.
Se genera la creación de grupo automáticamente.
Descripción:
Permite que el docente visualice la proyección para
generar los grupos.
Flujo Normal
Propuesta 69
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El gestor academico crea el
primer nivel de acuerdo al
numero de estudiantes
registrados en admisión.
Verificar el reporte de
estudiantes ingresados por
admisión.
P2
El docente debe registrar la
proyección
Verificar, visualizar la
proyección.
P3
El gestor debe asignar los grupos
del 2do nivel en adelante, de
acuerdo a la probabilidad de
estudiantes aprobados y
reprobados.
Ejecutar la totalidad de
alumnos aprobados por
materia para
automaticamente pasar el
grupo al siguiente nivel.
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 28. Descripción del C/U Disponibilidad de Aula TO-BE
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS
UML
Página 3 de 6
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor
Nombre caso de uso: Disponibilidad de aula CU3
Precondiciones: Verificación a detalle de cada aula
Post condiciones: Saber el total de aulas en buen estado
Asignación de aula a los docentes
Descripción:
Permite saber la disponibilidad de las aulas para
asignarlas a cada docente según el horario
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1 El gestor revisa el estado
de aula
P2
Definir cuantas aulas
están disponibles.
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 70
Tabla 29. Descripción de C/U Asignación de Materia a Docentes TO-BE
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS UML
Página 4 de 6
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor
Nombre caso de uso: Asignación de materia a docentes CU4
Precondiciones: Para consultar las materias que un docente puede
impartir debe existir un registro de la misma.
Asignar máximo tres materias por docentes.
Post condiciones: Se crea un registro de los docentes con las materias
asignadas
Descripción:
Asigna a los docentes materia según su título de tercer y
cuarto nivel.
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El gestor debe seleccionar
las materias según el título
del docente.
Acceder a la información del
docente.
P2
El gestor selecciona a los
docentes para asignarle las
materias.
Guardar la selección.
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 30. Descripción de C/U Creación de Horario TO-BE
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS UML
Página 5 de 6
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor
Nombre caso de uso: Creación de horario CU5
Precondiciones: Asignar horas clase al docente con nombramiento en
un rango de 14 - 20 horas semanal.
Asignar horas clase a los docentes contratados en el
rango de 18 - 24 horas semanal.
Asignar horas clase a los docentes de medio tiempo en
un mínimo de 4 - 16 horas semanal.
Post condiciones: Se generan los horarios según los datos seleccionados
del docente.
Descripción: Se define la creación de los horarios por docentes
Flujo Normal
Propuesta 71
Pasos Acción del Actor Respuesta
P1
El gestor selecciona los
grupos que hay en el
semestre para empezar
armar los horarios.
Presentar lo solicitado
P2
El gestor selecciona los
docentes con las materias
que imparte para empezar
a armar los horarios.
Presentar lo solicitado
P3
El gestor verifica la
disponibilidad del
docente para con los
datos agrupados crear los
horarios.
Presentar lo solicitado
P4
El gestor asigna la carga
horaria del docente,
según su especialidad y
su tipo de contratación.
Acumular datos
P5
Asignar horario por
docente
Crear horario
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 31. Descripción de C/U Reportes y Aprobación de Horarios TO-BE
Universidad de
Guayaquil
SI
DIAGRAMAS UML Página 6 de 6
Fecha: 10/07/2019
Actores: Gestor
Nombre caso de uso: Reportes y aprobación de horarios CU6
Precondiciones: Para que el gestor genere reportes, deben estar
establecidos los grupos existentes en cada semestre,
así como también la jornada del docente y las materias
que impartirá en el ciclo actual.
Post condiciones: Los reportes deben ser obligatoriamente publicados
revisados por el director antes de ser publicados.
Descripción:
Permite generar los reportes de los horarios, así como
también la revisión de los mismos.
Flujo Normal
Pasos Acción del Actor Respuesta
Propuesta 72
P1
El gestor realiza los reportes de
horarios, por grupo, semestre y
por docente.
Genera los reportes de
horarios.
P2
El director revisar y aprueba los
reportes de horarios.
Presenta los reportes de
horarios.
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 73
4.10. Diagrama de actividad general
Figura 24 Diagrama de Actividad General, información tomada de la investigación directa. Elaborado por
el autor.
Propuesta 74
4.11. Diagrama del proceso TO-BE general de la administración de horarios
Figura 25 Diagrama del Proceso TO-BE General, Información tomada de la investigación directa. Elaborado
por el autor.
Propuesta 75
4.12. Diagrama de clase
El diagrama de clase describe la estructura del prototipo propuesto, de tal manera que
muestra las clases que tendrá, sus atributos y los métodos que se relacionan entre los
objetos.
Figura 26 Diagrama de Clases, información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 76
4.13. Diagrama entidad relación
Figura 27 Diagrama de Entidad Relación, información tomada de la investigación directa. Elaborado por el
autor.
Propuesta 77
4.14. Alcance del prototipo
El prototipo se centra en la administración de horarios de la carrera SI, ayudando al gestor
a minimizar el tiempo que empleaba en este proceso, eso incluye:
1. Establecer que el docente seleccione su disponibilidad, dando así un dato muy
importante para el gestor a la hora de planificar los horarios por docente.
2. Instaurar que cada docente registre una proyección de los estudiantes a su cargo
para considerar una probabilidad de los estudiantes que podrían pasar al
siguiente nivel.
3. Almacenar en una base de datos la información de los docentes de la carrera
con sus atributos necesarios, como el título de tercer nivel y maestrías, para ir
seleccionando al docente con las materias que según su especialidad amerita
impartir.
4. Generar el proceso de creación de horarios de forma automática, de tal manera
que cuando el gestor revise la proyección que los docentes ingresaron, él pueda
visualizar por docente y periodo la proyección, misma que automáticamente le
genere los grupos que se abrirán al siguiente nivel por materia, y en el caso de
crear los grupos de primer nivel lo que el gestor deberá realizar es el ingreso del
número de estudiantes de admisión, los exonerado y homologados que estén
registrados en la carrera, sumarlos y que el sistema indique cuantos grupos se
abrirán, dicha validación ayudara al gestor a minimizar el tiempo que se tomaba
en este proceso.
Con todo lo antes mencionado se estaría abriendo paso a un proyecto futuro que
referenciando este avance pueda concluir el sistema que permita la generación automática
de la creación de horarios, su revisión y finalice con la aprobación de los mismos.
Propuesta 78
4.15. Prototipo Propuestos
Los siguientes prototipos propuestos ayudará a la visualización de una proyección más
real del modelamiento del proceso que se efectuó en la administración de horarios de clase.
Tabla 32. Prototipo Inicio de Sesión
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de horarios
de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Inicio de sesión
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 79
Tabla 33. Prototipo Menú Principal
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Menú principal
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 34. Prototipo Menú del Docente
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Menú del docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 80
Tabla 35. Prototipo Datos del Docente
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Datos del docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 36. Prototipo Disponibilidad del Docente
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de horarios
de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Disponibilidad del docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 81
Tabla 37. Prototipo Registrar Proyección
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Registrar proyección
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 38. Prototipo Proyección del Docente
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Proyección del docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 82
Tabla 39. Prototipo Menú del Gestor
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Menú del gestor
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 40. Prototipo Crear Docente
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de horarios de
clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Crear docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 83
Tabla 41. Prototipo Asignar Docente a Materia
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de horarios
de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Asignar docentes a materia
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Tabla 42. Prototipo Listado de Docentes
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de horarios
de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Listado de docentes
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 84
TABLA 43. Prototipo Creación y Listado de Materias
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Creación y listado de materias
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
TABLA 44. Prototipo Disponibilidad del Docente
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Seleccionar la disponibilidad del docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 85
TABLA 45. Prototipo Visualizar la Disponibilidad del Docente
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Visualizar la disponibilidad del docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
TABLA 46. Prototipo Visualizar Proyección por Docente o General
Carrera:
Sistemas
de
información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Visualizar la proyección por docente o en general
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 86
TABLA 47. Prototipo Procesar Proyección
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de horarios de
clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Procesar proyección
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
TABLA 48. Prototipo Vista de Procesar Proyección
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Vista de Procesar proyección
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 87
TABLA 49. Prototipos Crear Horarios
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de horarios
de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Crear horarios
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
TABLA 50. Prototipo Visualizar Horarios por Grupo
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Visualizar horarios por grupo
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Propuesta 88
TABLA 51. Prototipo Visualizar Horarios por Docente
Carrera: Sistemas de información
DISEÑO DE INTERFAZ DE USUARIO
Proyecto Prototipo de administración de
horarios de clases de docentes
Desarrollador Jeniffer Lissette García Muñoz
Nombre Visualizar horarios por docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
4.16. Impacto
La implementación de nuevos diagramas de procesos y de un prototipo para el área de
gestión académica de la carrera de SI, desempeña un importante aporte para el gestor
encargado de la planificación horaria de cada ciclo, ya que ayudará en el ajuste de los
procesos repetitivos existentes en la actual administración.
Por lo tanto, es necesario controlar a través de indicadores el éxito en la
implementación del modelo que se propone:
TABLA 52. Impacto KPI
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
INDICADORES DEL PROCESO
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE HORARIOS DE CLASE DE DOCENTES.
Actividad o
Proceso
Indicador KPI
(formula)
Impacto
+/-
Descripción
Disponibilidad
del docente
Asignación de la
disponibilidad que
tiene el docente.
Positivo
El docente llena su
disponibilidad horaria, que
puede ser mixta.
Propuesta 89
Creación de
grupos
N° de grupos que se
abrirán por cada
ciclo.
Positivo
Los grupos son creados a partir
de una estimación o proyección
por parte de los docentes que
facilitan al gestor.
Disponibilidad de
aulas
N° de aulas
disponibles /
cantidad de
docentes.
Positivo
Se realiza una evaluación de las
aulas, para saber su estado y
poder asignarlas a los docentes.
Asignación de
materias
Asignar materia =
materia que puede
impartir de acuerdo
a su 3er y 4to nivel / el
número de materias
que se les puede
asignar.
Positivo
Al tener listado a los docentes
por su nivel de estudio y por las
materias que puede impartir, se
está agilitando el trabajo de
asignación de materias.
Creación de
horario
Asignación de grupo
+ asignación de
docentes con sus
materias +
asignación de la
disponibilidad +
definición de la
carga horaria del
docente = creación
de horario por
docente.
Positivo
Al conocer los grupos que se
abrirán según la proyección, los
docentes que imparten dichas
materias y la disponibilidad que
tiene el docente se acerca más a
empezar a bosquejar los
horarios.
Al saber las horas que cada
materia debe cumplir en la
semana, se ajustaran más
adecuadamente la distribución
de los mismos.
Si se establece un listado de los
docentes y su tipo de contrato,
se está facilitando la manera de
atribuirle jornada al docente
Propuesta 90
4.17. Fases de BPM aplicadas en la planificación de horarios
Para trabajar en el proceso de administración de horarios de docentes, bajo los métodos
y técnicas BPM, se realizó lo siguiente:
IDENTIFICAR LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN, Y MEDIR SU DESEMPEÑO.
Se planteó el problema encontrado en la administración de horarios, el resultado de la
identificación proporciono una visión global de los procesos que intervinieron y se constató
el desempeño de cada actividad dentro de los mismos, los cuales son mencionados como
los más relevantes, que son: el proceso provoca mucha información que no está integrada,
la cual reside en archivos separados, tiene demasiada tarea operativa que se ocupa más
tiempo del previsto, lo que lleva en ocasiones a el requerimiento de recurso humano
adicional sirviendo de apoyo para la planificación de horarios.
ENTENDER EL PROCESO EN DETALLE MOSTRANDO RESULTADOS QUE
REFLEJAN EL ENTENDIMIENTO DE LAS PERSONAS DE CÓMO SE REALIZA EL
TRABAJO.
Ya en este punto se habla de modelar los procesos AS-IS que se identificó con el
propósito de facilitar una mejor comprensión, por esta razón deben ser fáciles de entender.
Por lo que fue necesario utilizar diagramas para modelar los procesos AS-IS encontrados
en la administración horaria, mismos que permitieron comprender de manera adecuada el
proceso como tal, evitando las posibilidades de malos entendidos.
Se utilizó diagramas de BPMN ya que estos diagramas se pueden utilizar para representar
el proceso en un alto nivel de contemplación, es decir representarlos de forma general, con
el fin de medir el rendimiento del proceso. En este caso, medir la cantidad de tiempo que
cada tarea toma en promedio realizar el gestor académico.
IDENTIFICAR Y ANALIZAR LOS PROBLEMAS EN ESTE PROCESO
Habiendo comprendido el proceso tal como era en detalle se comenzó con el análisis, un
problema esencial que se encontró fue el tiempo que se emplea en la administración de
horarios es corta como resultado de ello el gestor académico no logra realizar el horario a
tiempo, esto puede generar retrasos por lo que requiere siempre de apoyo, para analizar estas
Revisión y
aprobación de los
horarios
Reportes enviados =
N° de reportes
enviados en la fecha
establecida.
Positivo
Teniendo los parámetros más
importantes de manera
ordenada, se podrá entregar a
tiempo los reportes de los
horarios de clases y aprobarlos
con mayor agilidad.
Propuesta 91
situaciones se tendría que recopilar información sobre el tiempo dedicado a cada tarea del
proceso, recopilar información sobre la cantidad de tareas que se repiten porque algo salió
mal.
Otro problema que se presentó en el proceso son las respuestas negativas, es decir los
procesos que tienen errores por lo que se los debe descartar, en este caso son los cruces de
horarios que suelen suscitarse en la planificación y deben ser corregidos antes de su
aprobación estos podrían ocasionarse por la falta de comunicación entre otras situaciones,
estas dos problemáticas están relacionadas con las medidas de rendimiento.
IDENTIFICAR Y ANALIZAR REMEDIOS POTENCIALES PARA LOS
PROBLEMAS.
Una vez que se analizó cuestiones del proceso y se cuantificó, en este punto se tuvo en
cuenta varias opciones posibles para hacer frente a un determinado problema, que se tomó
en cuenta que un cambio en un proceso pueden causar otros problemas en el camino en este
caso, con el fin de acelerar el proceso de generar horarios, se pensó en eliminar los pasos de
aprobación de horario sin embargo este cambio significaría que dentro de la planificación
horaria el director de la carrera no los revise antes de su publicación, pero él tiene una visión
global del proceso y puede ser capaz de identificar alguna novedad que el gestor se le esté
pasando por alto.
El cambio de un proceso tampoco es fácil como parece ya que cuando se lo realiza puede
ocasionar que las personas en este escenario el gestor académico se resista al cambio porque
está acostumbrado a trabajar de una manera determinada.
APLICACIÓN DEL PROCESO
Una vez rediseñado, los cambios necesarios en las formas de trabajo deben ser
implementadas de manera que el proceso TO-BE finalmente se ponga en ejecución.
En el caso del proceso de administración de horarios de docentes la fase de
implementación del proceso TO-BE significa poner en marcha los nuevos métodos de
gestión de procesos para el registro respectivo de datos del docente que más adelante
servirán para encadenar de forma más estructurada la selección de su carga horaria según la
disponibilidad que él mismo haya escogido de tal manera que se pueda realizar este proceso
con más sutileza, los cuales se desarrollan con diciplina BPM y notaciones BPMN.
El trabajo está orientado a la gestión del cambio institucional que se refiere al conjunto
de actividades necesarias para cambiar la forma de trabajar en los involucrados en este
proceso, ya después de haberlo rediseñado es necesario que con el tiempo requiera de
Propuesta 92
algunos ajustes, por lo que no se debe de descuidarlo y mantenerlo siempre monitoreado, ya
que la falta de seguimiento y mejora de un proceso lo puede llegar hace obsoleto.
Por esta razón las fases del ciclo de vida de BPM deben ser circular, por lo que la salida de
monitorización y control se alimenta de nuevo en el descubrimiento, análisis y el rediseño.
Propuesta 93
4.18. Cronograma de Trabajo
Figura 28 Cronograma de Trabajo, información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Conclusión 94
4.19. Conclusiones
Una vez concluido el presente trabajo sobre la Implementación de un método de gestión
de procesos de negocio aplicados en ingeniería de software para la administración de
horarios de clases de docentes de la carrera de Sistemas de Información de la Facultad de
Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil, se puede atestiguar que los objetivos
planteados al inicio fueron cumplidos de manera satisfactoria, por lo cual se puede concluir
lo siguiente:
Para el levantamiento de información, identificación, análisis, y el desarrollo de la
planificación de horarios se realizó bajo la diciplina y método de BPM, ya que este
estudia los procesos de negocios dando un seguimiento de como el trabajo se lleva a
cabo en una organización, para asegurarse que los resultados arrojados sean estables
y con oportunidades de mejoras.
En la fase del descubrimiento del proceso se identificó, y se analizó netamente como
el proceso actual se llevaba a cabo, y según la metodología de BPM se lo conoce
como el proceso AS-IS que significa entender a través de notaciones gráficos el
funcionamiento del mismo, para verificar en que parte se encuentran los cuellos de
botellas, que retrasan el proceso y poder brindar solución de mejora.
En la implementación del proceso se estableció los nuevos métodos de trabajo, que
en BPM son conocidos como el proceso TO-BE, se tomó en consideración el tiempo
empleado en cada actividad a fin de medir la agilidad que se tuvo con el rediseño de
los procesos AS-IS.
Para diagramar el proceso AS-IS y TO-BE se utilizó una notación gráfica
estandarizada conocida como BPMN que permitió el modelado del proceso anterior
y el propuesto, para facilitar el entendimiento de los involucrados en el proceso, es
decir del gestor como actor principal y los docentes como actores secundarios.
Finalmente se diseñó un prototipo funcional que demostró cómo se podría
implementar un software de administración de horarios de clases para los docentes
Recomendación 95
4.20. Recomendaciones
Después de aplicar la implementación de un método de gestión de procesos a través de
la metodología BPM y notaciones graficas BPMN en la administración de horarios de la
carrera SI, sería conveniente tomar en consideración algunos puntos a mejorar en el proceso.
En caso de que se desee continuar el trabajo se recomienda:
Darles el seguimiento adecuado y oportuno a las actividades, tareas que encierra todo
el proceso de administración de horarios ya que pueden cambiar los reglamentos de
la Universidad y el proceso propuesto se quede obsoleto.
Desarrollar un sistema web que permita al gestor planificar y administrar
automáticamente los horarios de clases de los docentes.
Establecer, que los docentes identifiquen su disponibilidad horaria, a través de un
sistema que les permita guardar dicha información, para que el gestor acceda a ella
y mediante ese dato pueda asignarle horas de clase.
Generar a través de un sistema automáticamente la creación de grupos que en cada
ciclo se abrirá, de manera que agilite esta actividad al gestor.
Analizar las diferentes formas para validar mediante un sistema los cruces de
horarios, ya sea con métodos matemáticos o algoritmos que eviten esta problemática.
Implementar un sistema que permita que los horarios sean exportados en formato
Excel o PDF para una mejor apreciación, y los usuarios puedan visualizar los
reportes siempre y cuando la información haya sido procesada y almacenada en una
base de datos.
Anexos 96
Anexos
Anexos 1. Elementos de Bpmn
Elementos Descripción Notación
Eventos
Los eventos representan un suceso en un
proceso de negocio.
Evento de inicio: Indica el primer paso
de un proceso
Evento intermedio: Representa
cualquier evento que ocurre entre un
evento de inicio y uno de terminación.
Evento de finalizar: Indica el último
paso en un proceso.
Los siguientes ejemplos se encuentran
dentro de los símbolos de eventos de
inicio, los símbolos más comunes de
eventos representan las siguientes
circunstancias:
Símbolo de mensaje: Activa el proceso,
facilita los procesos intermedios o
completa el proceso.
Símbolo de temporizador: Una fecha,
una hora activan el proceso, ayudan a los
procesos intermedios o completan el
proceso.
Símbolo de error: Un error detectado al
inicio, a la mitad o al final de un proceso,
con un activador de error interrumpirá el
proceso que contiene.
Símbolo de escalación: Este evento solo
se usa en un subproceso de evento, una
escalación ocurre cuando alguien con un
nivel más alto de responsabilidad dentro
Anexos 97
Elemento Descripción Notación
de la organización se involucra en un
proceso.
Símbolo de cancelación: Reacciona a
una transacción que se canceló dentro de
un subproceso.
Símbolo de compensación: Un
reembolso que se activa cuando las
operaciones fallan de forma parcial.
Símbolo condicional: Un proceso
comienza o continúa cuando se cumple
una condición de negocio o regla de
negocio.
Símbolo de enlace: Un subproceso que
es parte de un proceso más extenso.
Símbolo de señal: Una señal que se
comunica en distintos procesos. Un
símbolo de señal puede iniciar un
proceso, facilitarlo o completarlo.
Símbolo de finalización: Activa la
finalización inmediata de un paso del
proceso. Todas las instancias
relacionadas finalizan al mismo tiempo.
Símbolo múltiple: Activadores
múltiples que inician un proceso.
Símbolo de paralelas múltiples: Una
instancia de proceso que no comienza,
continúa o finaliza hasta que todos los
eventos posibles se hayan llevado a cabo.
Anexos 98
Actividad
Las actividades describen el tipo de
trabajo realizado en un proceso.
Símbolo de tarea: Es el nivel más
básico de una actividad y no se puede
subdividir en más partes, ejemplo, un
proceso de rutina matutina podría
involucrar la tarea de hacer el desayuno.
Símbolo de subproceso: Es un grupo
de tareas que se integran particularmente
bien. Y se representa con una vista
contraída, que tiene un signo "más"
expandible para mostrar más detalles.
Símbolo de transacción: Es un
subproceso especializado que involucra
un pago.
Símbolo de llamada: Es un subproceso
global que se reutiliza en diversos puntos
en el flujo de negocios.
Elementos Descripción Notación
Las puertas de enlace son símbolos que
separan y recombina flujos en un
diagrama BPMN.
Símbolo de exclusivo: Evalúa el estado
del proceso de negocio y, según la
Anexos 99
Puerta de
enlace
condición, separa el flujo en una o más
rutas que se excluyen mutuamente. Por
ejemplo, se escribirá un informe si el
supervisor otorga la aprobación; no se
generará un informe si el supervisor no
concede la aprobación.
Símbolo basado en eventos: Una puerta
de enlace basada en eventos es similar a
una puerta de enlace exclusiva, ya que
ambas involucran una ruta en el flujo.
pero, en el caso de una puerta de enlace
basada en eventos, evalúa qué evento ha
ocurrido, no qué condición se está
cumpliendo. Por ejemplo, puedes
esperar para enviar un correo electrónico
recién cuando el director ejecutivo haya
llegado a la oficina. Si el director
ejecutivo no llega, el correo electrónico
seguirá sin ser enviado.
Símbolo de paralela: Las puertas de
enlace paralelas se emplean para
representar dos tareas simultáneas en un
flujo de negocio, ejemplo es un
departamento de marketing que genera
nuevos clientes potenciales y contacta a
los clientes existentes al mismo tiempo.
Símbolo de inclusiva: Separa el flujo de
procesos en uno o más flujos, ejemplo se
puede activar un proceso si el
consumidor está satisfecho con el
producto A. Se activa otro flujo si el
consumidor indica que está satisfecho
con el producto B y se activa un tercer
Anexos 100
proceso si no está satisfecho con el
producto A.
Símbolo de compleja: Estas puertas de
enlace solo se usan para los flujos más
complejos en un proceso de negocio,
ejemplo se da cuando necesitas puertas
de enlace múltiples para describir el flujo
de negocio.
Símbolo de paralela basada en
eventos: Permite que múltiples procesos
ocurran al mismo tiempo, pero a
diferencia de la puerta de enlace
paralela, los procesos dependen de
eventos.
Elementos Descripción Notación
Objetos de
conexión
Los objetos de conexión son líneas que
conectan los objetos de flujo de BPMN.
Símbolo de flujo de secuencia:
Conecta los objetos de flujo en un orden
secuencial adecuado.
Símbolo de flujo de mensaje:
Representa mensajes de un participante
del proceso a otro.
Símbolo de asociación: Muestra
relaciones entre los artefactos y los
objetos de flujo.
Elementos Descripción Notación
Anexos 101
Carriles
Los carriles se usan para organizar los
aspectos de un proceso en un diagrama
BPMN. Agrupan visualmente los
objetos en carriles y cada aspecto del
proceso se agrega a un carril separado.
Estos elementos se pueden disponer de
forma horizontal o vertical.
Los carriles no solo organizan las
actividades en categorías separadas,
sino que también pueden identificar
demoras e ineficiencias, y pueden
indicar cuáles son los trabajadores
responsables de cada paso de un
proceso.
Pool: Representa un participante en el
proceso. Un participante puede ser una
entidad es decir una compañía, o
también puede ser un rol de negocio
ejemplo un comprador.
Lane: Es una sub partición dentro del
pool, ejemplo puede ser que pool
represente la empresa como tal, y los
Lane las áreas de la empresa.
Elementos Descripción Notación
Los artefactos representan información
relevante al modelo, pero no a los
elementos individuales entro del
proceso.
Los tres tipos de artefactos son
anotaciones, grupos y objetos de datos.
Anexos 102
Artefactos
Los tres se usan para aumentar y
describir un proceso de BPMN.
Las anotaciones: permiten al
modelador describir las partes del flujo
adicionales del modelo o notación.
Los grupos: organizan tareas o
procesos que tienen importancia en el
proceso global.
Los objetos de datos: representan los
datos ubicados en el proceso, los datos
resultantes del proceso, los datos que
deben recopilarse o los datos que deben
almacenarse.
Símbolo de entrada de datos:
Representa los requisitos de datos de
los que dependen las tareas en el
proceso de negocio.
Símbolo de salida de datos: Demuestra
la información producida como
resultado de un proceso de negocio.
Símbolo de recopilación de datos:
Representa la información recopilada
dentro de un proceso de negocio.
Símbolo de almacenamiento de datos:
Representa la capacidad de guardar
datos asociados a un proceso de
negocio o de acceder a ellos.
Información tomada de https://www.lucidchart.com/pages/es/simbolos-bpmn. Elaborado por el autor.
Anexos 103
Anexos 2. Formato de la Entrevista
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ingeniería Industrial
Sistemas de Información
Entrevista
Entrevistado: ___________ Fecha: _________________
Cargo: _________________ Entrevistador: ___________
Objetivo: Conocer los procesos que actualmente realiza el gestor académico en la
creación de horarios de clases de los docentes.
1. ¿Actualmente cómo se maneja el proceso? _______________________________________________________________________
_________________________________________________________
2. ¿Describa los procedimientos a considerar en la creación de horarios? _______________________________________________________________
_______________________________________________________________
3. ¿Para la administración y creación de horarios requiere de alguna colaboración?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
4. ¿Normalmente qué tiempo se demora en la planificación de horarios para cada
ciclo de estudio?
_______________________________________________________________________
_________________________________________________________
5. ¿Los docentes presentan alguna inconformidad con el horario asignado?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
6. ¿Durante la planificación, que tipos de inconvenientes son los más suscitados?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
7. ¿Al realizar la planificación de horarios, cree que su trabajo le genere agobio y
estrés?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 104
Anexos 3. Formato de la Encuesta
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ingeniería Industrial
Sistemas de Información
Encuesta dirigida a los docentes de la carrera de
SI
Objetivo: Conocer el grado de inconformidad que los docentes tienen con el actual
proceso de administración de horarios.
Marque con una (x) una de las siguientes opciones:
1. ¿El proceso cumple con los requerimientos que usted necesita como usuario?
( ) 1. Siempre ( ) 5. Casi nunca
( ) 2. Casi siempre ( ) 6. nunca
2. ¿Cree usted que este proceso genera retrasos en la entrega de su carga
horaria?
( ) 1. Totalmente de acuerdo ( ) 3. En desacuerdo
( ) 2. De acuerdo ( ) 4. Totalmente en desacuerdo
3. ¿Ha tenido inconvenientes con los horarios asignados a su persona?
( ) 1. Si
( ) 2. No
Explique el ¿Por qué?
________________________________________________________
___________________________________________________________________
4. ¿Se toma en cuenta sus sugerencias con respecto a la jornada de trabajo en
la planificación horaria?
( ) 1. Siempre ( ) 5. Casi nunca
( ) 2. Casi siempre ( ) 6. nunca
5. ¿Considera usted que el proceso de administración debe ser mejorado?
( ) 1. Si
( ) 2. No
Explique el ¿Por qué?
________________________________________________________
________________________________________________________
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 105
Anexos 4. Entrevista
Anexos 106
Anexos 107
Anexos 5. Anexo de la Entrevista
Anexos 108
Anexos 109
Anexos 110
Anexos 111
Anexos 6. Encuesta
Anexos 112
Anexos 113
Anexos 7. Tabulación de la Encuesta
1. ¿El proceso cumple con los requerimientos que usted necesita como usuario?
De acuerdo a los resultados de los encuestados de la pregunta 1, el 67% expresó que casi
siempre el proceso cumple con los requerimientos que el usuario necesita, el 24% indicó
que casi nunca el proceso cumple con los requerimientos, el 10% dijo que siempre el proceso
cumple con los requerimientos que el usuario desea.
2. ¿Cree usted que este proceso genera retrasos en la entrega de su carga
horaria?
En los resultados de la pregunta 2, el 57% dijo estar de acuerdo con que el proceso genera
retrasos en la entrega de sus cargas horarias, el 29% expreso estar en desacuerdo con la
generación de retrasos en la entrega horaria, mientras que el 14% indicó estar en total
desacuerdo en esta pregunta.
3. ¿Ha tenido inconvenientes con los horarios asignados a su persona?
Según los resultados de los encuestados en la pregunta 3, el 62% indicó que, si ha tenido
inconvenientes con los horarios asignados, mientras que el 38% expreso lo contrario.
9%
67%
24%0%
siempre
casi siempre
casi nunca
nunca
0%
57%29%
14%
totalmente deacuerdo
de acuerdo
en desacuerdo
totalmente endesacuerdo
62%
38%
si
no
Anexos 114
4. ¿Se toma en cuenta sus sugerencias con respecto a la jornada de trabajo en la
planificación horaria?
De acuerdo a los encuestados en la pregunta 4, el 57% dice que casi siempre se toma
en cuenta sus sugerencias con respecto a la jornada de trabajo en la planificación horaria, el
29% expresa que casi nunca se toman en cuenta sus sugerencias, mientas que el 14% indica
que siempre son tomadas en cuenta sus sugerencias.
5. ¿Considera usted que el proceso de administración debe ser mejorado?
Según los resultados arrojados por los encuestados en la pregunta 5, el 100% expreso que
el proceso de administración si debe ser mejorado.
14%
57%
29%0%
siempre
casi siempre
casi nunca
nunca
100%
0%
si
no
Anexos 115
Anexos 8. Simulación del Diagrama AS-IS Asignación de Grupo
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 116
Anexos 9. Simulación del Diagrama AS-IS Distribución Horaria
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 117
Anexos 10. Simulación del Diagrama AS-IS Asignar Materia a Docentes
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 118
Anexos 11. Simulación del Diagrama AS-IS Jornada del Docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 119
Anexos 12. Simulación del Diagrama AS-IS Revisión y Aprobación
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 120
Anexos 13. Simulación del Diagrama TO-BE Disponibilidad del Docente
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 121
Anexos 14. Documento que Certifica la Disponibilidad del Docente
Anexos 122
Anexos 15. Simulación del Diagrama TO-BE Creación de Grupo
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 123
Anexos 16. Simulación del Diagrama TO-BE Disponibilidad de Aulas
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 124
Anexos 17. Simulación del Diagrama TO-BE Asignar Materia a Docentes
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 125
Anexos 18. Simulación del Diagrama TO-BE Creación de Horario
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
Anexos 126
Anexos 19. Simulación del Diagrama TO-BE Reportes y Aprobación
Información tomada de la investigación directa. Elaborado por el autor.
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