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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODULO DIGITALIZACIÓN
Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA
EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN
INFORMÁTICA DE LA CARRERA
DE INGENIERÍA CIVIL
PROYECTO DE TITULACIÓN
Previa a la obtención del Título de:
INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUTORES: Andy Javier Espinoza Guillén
Mariuxi Viviana Rosales Martínez
TUTOR: Ing. Vicente Vizueta Logroño. MSc.
GUAYAQUIL – ECUADOR 2016
ANEXO #1 1
MANUAL DE USUARIO 1
INTRODUCION 1
PANTALLA PRINCIPAL 1
INICIO DE SESION 2
MENU DE OPCIONES – ADMINISTRADOR 2
ADMINISTRACIÓN DE USUARIO 3
REGISTRO DE USUARIO 3
CAMBIO DE CONTRASEÑA 4
ELIMINAR USUARIO 4
EDICIÓN DE PERMISOS 5
MENÚ DE REGISTRO 5
REDACTAR UN NUEVO OFICIO 6
NUEVO OFICIO 6
NOVEDADES AL OFICIO 7
ESTADO DEL OFICIO 8
PERIODO DE CLASES 9
TIPO DE DOCUMENTO 10
NUEVO DOCUMENTO
MENÚ CONSULTAS 10
NUMERO DE OFICIO 11
NOVEDADES DE OFICIO 13
CONTENIDO 14
DOCUMENTOS 15
USUARIOS REGISTRADOS 15
MENÚ HISTORIAL 16
PERIODOS 16
POR FECHAS 17
POR ESTADOS 18
INFORMACIÓN 19
ANEXO # 2 20
ANEXO # 3 39
ANEXO # 4 40
ANEXO # 5 42
ANEXO # 6 43
ANEXO # 7 44
ANEXO # 8 46
1
ANEXO #1
MANUAL DE USUARIO
INTRODUCCION
El presente manual tiene como objetivo la presentación gráfica de las diferentes
opciones que ofrece esta aplicación, el uso de la presente herramienta web está
destinado a la digitalización, administración y almacenamiento de para el
Departamento De Coordinación Informática De La Carrera De Ingeniería Civil. Así
mismo ofrece los pasos a seguir para la operación del Módulo de Digitalización.
El proyecto está en el siguiente link temporalmente http://190.63.190.171/SDDB/
PANTALLA PRINCIPAL
Al iniciar la aplicación aparecerá la pantalla principal con varias opciones a las cuales
los usuarios podrán acceder de manera sencilla. (Figura 1).
(Figura 1). Pantalla Principal
2
INICIO DE SESION
En la pantalla principal de la aplicación, se encuentra una sección para inicio de sesión
de los usuarios ya registrados, en la cual el usuario, deberá ingresar su Correo y Clave
previamente registrados. (Figura 1).
MENU DE OPCIONES - ADMINSITRADOR
Como todo sistema este cuenta con el acceso del usuario Administrador que es quien
administrará el sitio, dará configuraciones, etc. El mismo proceso ocurre cuando se
ingresa con otro tipo de usuario. Para el ejemplo se ha ingresado el usuario y
contraseña de manera correcta del usuario administrador. (Figura 2).
(Figura 2). Menú Administrador
3
ADMINISTRACION DE USUARIO
Al acceder al menú Administrar Usuarios nos direcciona a la siguiente página donde
encontramos las opciones ilustradas en la gráfica. (Figura 3)
(Figura 3). Opciones de usuario.
REGISTRO DE USUARIO
En esta sección se crea un nuevo usuario para este efecto se deben ingresar todos los
campos. (Figura 4)
(Figura 4). Registro de usuarios
4
CAMBIO DE CONTRASEÑAS
En esta sección podrá cambiar su contraseña, validando los datos del usuario. (Figura
5)
(Figura 5). Cambio de contraseña
ELIMINAR USUARIO
En esta sección podrá eliminar el usuario, digitando previamente el correo del usuario.
(Figura 6)
(Figura 6). Eliminación de usuario
5
EDITAR PERMISOS A LOS USUARIOS
En esta sección podrá cambiar el tipo de acceso del usuario. (Figura 7)
(Figura 7). Cambio de tipo de Usuario
MENU – REGISTROS
Se detalla las opciones de registro que existen. (Figura 8)
(Figura 8). Menú de registro.
6
REGISTRO – REDACTAR NUEVO OFICIO
En esta sección se podrá redactar un oficio. (Figura 9)
(Figura 9) Redactar un nuevo oficio.
REGISTRO - NUEVO OFICIO
En esta sección se registrara el oficio y en la opción buscar se debe buscar el oficio
previamente digitalizado. (Figura 10)
(Figura 10). Registro de oficio
7
REGISTRO – NOVEDADES DEL OFICIO
En esta sección se buscara el oficio (Figura 10)
(Figura 10). Búsqueda de oficio
Luego de buscar el oficio, se mostrara la búsqueda del oficio y se procederá a agregar
la novedad del mismo la cual tiene un (*). (Figura 11).
(Figura 11). Registrar la novedad
8
REGISTRO – ESTADO DEL OFICIO
En esta sección se buscara el oficio (Figura 12)
(Figura 12).Búsqueda del Oficio
En esta sección se visualizara el resultado y se podrá cambiar el estado.(Figura 13)
(Figura 13). Registro del estado del Oficio
9
REGISTRO – PERIODO DE CLASES
En esta sección crear un nuevo periodo de clases. (Figura 14)
(Figura 14). Registro de Periodo de Clases
REGISTRO - DE NUEVO DOCUMENTO
En esta sección se registra el documento a registrar y en la opción buscar se debe
buscar el documento previamente digitalizado. (Figura 15).
(Figura 15). Registro de Documento.
10
REGISTRO - DE TIPO DE DOCUMENTO
En esta sección se registrara el tipo de documento. (Figura 16)
(Figura 16). Registro de Tipo de documentos
CONSULTAS
Se detalla el menú de consultas. (Figura 17).
(Figura 17). Menú de consultas
11
CONSULTA – ESTADO DEL OFICIO – BUSCAR
En esta sección se busca el estado de un oficio según el periodo de clases. (Figura
18)
(Figura 18). Búsqueda del oficio
En esta sección se busca el estado de un oficio según el periodo de clases. (Figura
19)
(Figura 19).Resultado de la Búsqueda
12
CONSULTA – ESTADO DEL OFICIO – RESULTADO
En esta sección se busca el estado de un oficio según el periodo de clases del lado
derecho del “ESTADO” del oficio se muestra un link con oficio digitalizado. (Figura
20).
(Figura 20).Resultado de la Búsqueda digitalizada.
13
CONSULTA – NOVEDAD EL OFICIO – BUSCAR
En esta sección se busca el estado de un oficio según el periodo de clases. (Figura 21)
(Figura 21).Búsqueda de la Búsqueda de la novedad.
CONSULTA – NOVEDAD EL OFICIO – RESULTADO
En esta sección se detalla el resultado d la búsqueda (Figura 22)
(Figura 22).Búsqueda de la Búsqueda de la novedad.
14
CONSULTA – POR CONTENIDO
En esta sección se elige e tipo de búsqueda.(Figura 23)
(Figura 23).Búsqueda de la Búsqueda de la novedad.
CONSULTA – POR CONTENIDO - RESULTADO
En esta sección se elige e tipo de búsqueda.(Figura 24)
(Figura 24).Búsqueda de la novedad.
15
CONSULTA – POR DOCUMENTOS
En esta sección se gráficamente los documentos digitalizados.(Figura 25)
(Figura 25).Búsqueda de los documentos.
CONSULTAS – LISTA DE USUARIOS REGISTRADOS
Se detalla la lista de usuarios registrados y el tipo del mismo. (Figura 26)
(Figura 26). Listado de usuarios
16
HISTORIAL
Se detalla el menú de consultas. (Figura 27).
(Figura 27). Listado de la opción Historial
HISTORIAL – REPORTE POR PEDIODOS
En esta sección se busca el estado de los oficios por periodos de clases. (Figura 28)
(Figura 28). Búsqueda por periodos.
17
HISTORIAL – REPORTE POR PEDIODO DETALLADO
Se detalla el listado de estado de oficios por periodos de clases.(Figura 29).
(Figura 29). Reporte detallado de oficio por periodo de clases.
HISTORIAL – REPORTE POR FECHAS
En esta sección todos los oficio por fechas. (Figura 30)
(Figura 30). Reporte por fechas
18
HISTORIAL – REPORTE POR FECHAS DETALLADO
En esta sección todos los oficio por fechas. (Figura 31)
(Figura 31). Reporte detalladopor fechas
HISTORIAL – REPORTE POR ESTADOS
En esta sección todos los oficio por estado y periodos. (Figura 31)
(Figura 32). Reporte por estados
19
HISTORIAL – REPORTE POR ESTADOS DETALLADO
En esta sección todos los oficio por estado y periodos. (Figura 33)
(Figura 33). Reporte detallado por estados
INFORMACIÓN
En esta sección me muestra la información de la Facultad. (Figura 34)
(Figura 34). Información
20
ANEXO # 2
MANUAL TECNICO
REQUERIMIENTO DE SOFTWARE
SERVIDOR WEB
Sistema Operativo Windows Server 2008R2 Datacenter.
Xampp control panel version 2.5.
Java virtual machine version “1.7.0_15”.
Dreamweaver. (Editor de PHP).
Instalación del Lenguaje de Programación PHP versión 5.6.16.
Instalación del Gestor de base de datos MySQL Workbench 6.3 CE.
EQUIPO DE USUARIO
Windows 7 Service pack 1
Adobe Reader X
Adobe Flash
Navegador Google Chrome versión 31.0.1650.57 m en adelante
Instalar XAMPP en Windows
Nota: Antes de instalar un servidor de páginas web es conveniente comprobar si no
hay ya uno instalado. Para ello, es suficiente con abrir el navegador y escribir la
dirección http://localhost. Si no se obtiene un mensaje de error es que hay algún
servidor de páginas web instalado.
21
En este curso se utilizará uno de estos paquetes WAMP/LAMP que se llama XAMPP.
Estos apuntes están preparados para la versión XAMPP 5.6.12 (del 27 de agosto de
2015), que incluye Apache 2.4.16, PHP 5.6.12, MySQL 5.6.26 y otras utilidades, y
que se puede descargar con este enlace (XAMPP 5.6.12, 109 MB). Para seguir estos
apuntes se recomienda utilizar esta versión.
Una vez obtenido el archivo de instalación de XAMPP, hay que hacer doble clic sobre
él para ponerlo en marcha. Las imágenes que se muestran a continuación
corresponden a la instalación de XAMPP 5.6.12 en Windows 7 (a partir de XAMPP
1.8.3, XAMPP no se puede instalar en Windows XP ya que PHP 5.5 y posteriores no
se pueden instalar en Windows XP).
Al poner en marcha el instalador XAMPP nos muestra dos avisos:
El primero aparece si en el ordenador hay instalado un antivirus:
22
El segundo aparece si está activado el Control de Cuentas de Usuario y recuerda que
algunos directorios tienen permisos restringidos:
A continuación se inicia el asistente de instalación. Para continuar, hay que hacer clic
en el botón "Next".
23
Los componentes mínimos que instala XAMPP son el servidor Apache y el lenguaje
PHP, pero XAMPP también instala otros elementos. En la pantalla de selección de
componentes puede elegirse la instalación o no de estos componentes. para este
curso se necesita al menos instalar MySQL y phpMyAdmin.
En la siguiente pantalla se puede elegir la carpeta de instalación de XAMPP. La
carpeta de instalación predeterminada es C:\xampp. Si se quiere cambiar, hay que
hacer clic en el icono de carpeta y seleccionar la carpeta donde se quiere instalar
XAMPP. Para continuar la configuración de la instalación, hay que hacer clic en el
botón "Next".
24
La siguiente pantalla nos ofrece información sobre los instaladores de aplicaciones
para XAMPP creados por Bitnami. Para que no se abra la página web de Bitnami,
habría que desmarcar la casilla correspondiente.
Para empezar la instalación de XAMPP, hay que hacer clic en en el botón "Next" en la
pantalla siguiente.
25
A continuación, se inicia el proceso de copia de archivos, que puede durar unos
minutos.
Una vez terminada la copia de archivos, se muestra la pantalla que confirma que
XAMPP ha sido instalado. Hay que hacer clic en el botón "Finish". Para no abrir a
continuación el panel de control de XAMPP habría que desmarcar la casilla
correspondiente.
26
EL PANEL DE CONTROL DE XAMPP
ABRIR Y CERRAR EL PANEL DE CONTROL
Al panel de control de XAMPP se puede acceder mediante el menú de inicio "Todos
los programas > XAMPP > XAMPP Control Panel" o, si ya está iniciado, mediante el
icono del área de notificación.
El panel de control de XAMPP se divide en tres zonas:
La zona de módulos, que indica para cada uno de los módulos de XAMPP: si
está instalado como servicio, su nombre, el identificador de proceso, el puerto
utilizado e incluye unos botones para iniciar y detener los procesos,
administrarlos, editar los archivos de configuración y abrir los archivos de
registro de actividad.
La zona de notificación, en la que XAMPP informa del éxito o fracaso de las
acciones realizadas
La zona de utilidades, para acceder rápidamente
27
Para cerrar el panel de control de XAMPP hay que hacer clic en el botón Quit (al cerrar
el panel de control no se detienen los servidores):
El botón Cerrar en forma de aspa no cierra realmente el panel de control, sólo lo
minimiza:
28
Si se ha minimizado el panel de control de XAMPP, se puede volver a mostrar
haciendo doble clic en el icono de XAMPP del área de notificación.
Haciendo clic derecho en el icono de XAMPP del área de notificación se muestra un
menú que permite mostrar u ocultar el panel de control, arrancar o detener servidores
o cerrar el panel de control.
Se pueden abrir varios paneles de control simultáneamente y cualquiera de ellos
puede iniciar o detener los servidores, pero no es aconsejable hacerlo ya que puede
dar lugar a confusiones (por ejemplo, al detener un servidor desde un panel de control
los otros paneles de control interpretan la detención como un fallo inesperado y
muestran un mensaje de error).
29
EL CORTAFUEGOS DE WINDOWS
Cuando se pone en marcha por primera vez cualquiera de los servidores que instala
XAMPP, el cortafuegos de Windows pide al usuario confirmación de la autorización.
Por ejemplo, la primera vez que se pone en marcha Apache mediante el botón Start
correspondiente…
... como Apache abre puertos en el ordenador (por primera vez), el cortafuegos de
Windows pide al usuario confirmación. Para poder utilizarlo hace falta al menos
autorizar el acceso en redes privadas:
Si el arranque de Apache tiene éxito, el panel de control mostrará el nombre del
módulo con fondo verde, su identificador de proceso, los puertos abiertos (http y https),
el botón "Start" se convertirá en el botón "Stop" y en la zona de notificación se verá el
resultado de las operaciones realizadas.
30
Si se abre el programa "Firewall de Windows con seguridad avanzada", en el apartado
de Reglas de entrada pueden verse las nuevas reglas añadidas.
Si se ha iniciado el servidor Apache, para comprobar que todo funciona correctamente, hay que escribir en el navegador la dirección http://localhost. XAMPP abrirá el nuevo panel de administración web (dashboard), que todavía se encuentra en desarrollo:
31
PAGINA WEB
Una vez instalado el servidor web xampp, ubicar la ruta donde se encuentra instalado
y copiar la carpeta del proyecto dentro de la carpeta
\xampp\htdocs.
32
Luego se ejecuta la aplicación desde el navegador apuntando a la ip del servidor
donde reside y el nombre de la carpeta del proyecto, para así empresa a usar la
solución web. Ej.
BASE DE DATOS
Ingresamos al administrador de MySql en la aplicación de panel de control del servidor
web xampp.
Luego importamos la base de datos, nos ubicamos en la ruta donde se encuentra
nuestro archivo de base empresa.sqly lo seleccionamos, presionamos continuar y
nuestra base de datos estará lista para ser usada.
34
MODELO ENTIDAD RELACION
Fuente: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martinez
Elaboración: MySql – Modelo Entidad Relación
35
DICCIONARIO DE DATOS
Tabla tbl_usuarios
NOMBRE TIPO NULL
usu_id int(11) unsigned NO
usu_nombres varchar(25) YES
usu_apellidos varchar(25) YES
usu_correo varchar(35) NO
usu_contrasenia varchar(35) NO
usu_tipo int(1) YES
usu_fnacimiento date YES
usu_estado int(1) YES
usu_fcambioclave date YES
usu_fingreso date YES
usu_fcreacion date YES
Fac_id Int(2)
usu_fcaducidad date YES
Tabla tbl_documentos
NOMBRE TIPO NULL
doc_id int(3) NO auto_increment
ofi_id int(3) NO
dep_id int(11) NO
per_id int(11) NO
doc_fecha date NO
doc_remitente varchar(30) NO
doc_destinatario varchar(30) NO
doc_descripcion mediumtext NO
doc_tamanio int(10) unsigned NO
doc_tipo varchar(150) NO
doc_nombrearchivo varchar(255) YES
doc_estado int(1) YES
doc_fecharegistro date YES
doc_novedad varchar(25) YES
36
Tabla tbl_departamentos
NOMBRE TIPO
dep_id int(11) YES auto_increment
dep_nombre varchar(25) YES
fac_id int(2) YES
Tabla tbl_carreras
NOMBRE TIPO NULL
car_id int(2) NO auto_increment
car_nombres varchar(30) NO
fac_id int(2) YES
Tabla tbl_facultades
NOMBRE TIPO NULL
fac_id int(2) NO auto_increment
fac_nombres varchar(50) NO
Tabla tbl_periodos
NOMBRE TIPO NULL
per_id int(11) NO auto_increment
per_ciclo varchar(15) NO
car_id int(2) NO
Tabla tbl_oficios
NOMBRE TIPO NULL
ofi_id int(3) NO auto_increment
ofi_fecha date NO
per_id int(11) NO
Tabla tbl_tipodocumento
NOMBRE TIPO NULL
tip_id int(3) NO auto_increment
tip_nombre varchar(40) NO
tip_estado int(1) NO
37
CRONOGRAMA
ID
NOMBRE
FECHA
DE INICIO
FECHA DE FIN
DURACIÓN
RECURSO
1
CAPITULO 1 - EL PROBLEMA
29/06/16
15/07/16
16
Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Ubicación del problema en un contexto
29/06/16 30/06/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Situaciones, conflictos, nudos críticos
02/07/16 02/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Causas y consecuencias del problema
05/07/16 06/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Delimitaciones del problema
06/07/16 06/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Formulación del problema
06/07/16 06/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Evaluación del problema
06/07/16 07/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Objetivos del problema
08/07/16 08/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Alcance del problema
11/07/16 14/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Justificación e importancia
14/07/16 15/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
2
CAPITULO 2 - ELMARCO TEORICO
18/07/16
19/08/16
32
Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Antecedentes del Estudio
18/07/16 19/07/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Fundamentación Teórica
20/07/16 01/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Fundamentación Legal 02/08/16 03/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Preguntas a Contestarse
04/08/16 05/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Variables de Investigación
08/07/16 10/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Definiciones Conceptuales
11/08/16 15/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
38
14
CAPITULO 3 - PROPUESTA TECNOLÓGICA
22/08/16
15/09/16
24
Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Análisis De Factibilidad
22/08/16 23/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Factibilidad Operacional
23/08/16 24/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Factibilidad Técnica 25/08/16 26/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Factibilidad Legal
24/08/16 26/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Etapas De La Metodología Del Proyecto
29/08/16 30/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Resultados / Requerimientos
31/08/16 02/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Entregables Del Proyecto
05/09/16 06/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Criterios De Validación De La Propuesta
07/09/16 09/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Población Y Muestra 12/09/16 13/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Procedimientos De La Investigación
14/09/16 15/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
21
CAPITULO 4 - RESULTADOS CONCLUSINES Y RECOMENDACIONES
16/09/16
22/09/16
37
Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Cronograma 16/09/16 16/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Presupuesto 19/09/16 21/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Conclusiones 19/09/16 20/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Recomendaciones 20/09/16 21/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
31
ANEXOS
23/09/16
30/09/16
7
Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Manual de usuario 23/09/16 26/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Manual técnico 27/09/16 28/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Anexos 29/09/16 30/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: Datos de la Investigacion
41
NÓMINA DE COLABORADORES
N. NÓMINA FUNCIÓN 1 Ing Dennis Merchan. Coordinador del Área 2 Srta. Karla Maridueña. Asistente de Cómputo
3 Ing. Nicolas Ramirez. Asistente de Cómputo
I
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN
Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN
INFORMÁTICA DE LA CARRERA
DE INGENIERÍA CIVIL
PROYECTO DE TITULACIÓN
Previa a la obtención del Título de:
INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
AUTORES: Andy Javier Espinoza Guillén
Mariuxi Viviana Rosales Martínez
TUTOR: Ing. Vicente Vizueta Logroño. MSc.
GUAYAQUIL – ECUADOR 2016
I
REPOSITARIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS TITULO : DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA CIVIL AUTOR/ES: ANDY ESPINOZA GUILLÉN, MARIUXI ROSALES MARTÍNEZ
REVISORES:
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD: FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
CARRERA: INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
FECHA DE PUBLICACIÓN: N. DE PAGS:
ÁREAS TEMÁTICAS: DESARROLLO DE SOFTWARE
PALABRAS CLAVE: DIGITALIZACIÓN, OPENSOURCE, PHP, ALMACENAMIENTO.
RESUMEN: En la Facultad de Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil,
una de las áreas principales es Coordinación Informática, la misma que tiene como finalidad brindar el servicio de Soporte de Usuario y la administración de Documentos de la Facultad la misma que fue asignada por el Decanato, debido a la organización de documentos en las bodegas como en el propio lugar de trabajo. Razón por la cual nuestra propuesta informática se dirige a la digitalización y a la utilización de un entorno colaborativo informático que brindará la automatización de los procesos de digitalización mediante un aplicativo desarrollado en PHP, que va a permitir capturar documentos para luego ser almacenadas en una base de datos Msql los mismos que utilizando herramientas Windows server 2008R2 y Open Source con características de bajo costo de adquisición, innovación tecnológica, requisitos de hardware menores, independencia del proveedor brindara una mejor oportunidad al manejo de esta información. Con esto se ayudara a reducir la carga laboral a los docentes, directivo y en conjunto los participantes de la facultad, podrán estar seguros que la información se manejara en forma óptima y eficaz los cuales serán un marco de referencia para las otras facultades de la Universidad. Para el desarrollo se utilizara una metodología como Scrum la misma que permite el desarrollo de sistemas web a través de un entorno funcional colaborativo, flexible y adaptable al cambio basado entregas parciales y regulares del producto final. N. DE REGISTRO N. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL
ADJUNTO URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTORES/ES: ANDY ESPINOZA GUILLÉN, MARIUXI ROSALES MARTÍNEZ
Teléfono: 0989282545 0994946542
E-mail: [email protected] [email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCION: Nombre: Secretaria
Teléfono: 04-2565297
II
APROBACION DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del trabajo de titulación, “DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN, ADMINISTRACION,
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE
COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL“
elaborado por los Sres. Andy Espinoza Guillén y la Srta. Mariuxi Rosales
Martínez, Alumnos no titulados de la Carrera de Ingeniería en Sistemas
Computacionales, Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la
Universidad de Guayaquil, previo a la obtención del Título de Ingeniero en
Sistemas Computacionales, me permito declarar que luego de haber orientado,
estudiado y revisado, la Apruebo en todas sus partes.
Atentamente
Ing. Vicente Vizueta Logroño, MSc.
TUTOR
III
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de tesis a Dios y a mi familia. A Dios porque ha estado
conmigo a cada paso que doy, cuidándome y dándome fortaleza para
continuar, a mi familia, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi
bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento. Entregando su
entera confianza en cada reto que se me presentaba sin dudar ni un solo
momento de mi inteligencia y capacidad. Es por ello que soy lo que soy ahora.
Gracias de todo corazón.
ANDY JAVIER ESPINOZA GUILLEN
IV
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de tesis a Dios y a mi Hija. A Dios porque ha estado
conmigo en cada paso que doy, cuidándome, brindándome fortaleza y
sabiduría para continuar día con día siendo mi guía en todo momento. A mi
pequeña hija mi razón de vida y por quien cada sacrificio vale la pena. Por
todos esos momentos compartidos juntas bendecidos por Jehová Dios a pesar
de las jornadas de trabajo para alcanzar una meta deseada.
MARIUXI VIVIANA ROSALES MARTINEZ
V
AGRADECIMIENTO
A Dios por mostrarme donde apoyarme para lograr la ejecución d esta meta y
mi familia por la ayuda incondicional, comprensión y consejos en todo
momento.
ANDY JAVIER ESPINOZA GUILLEN
VI
AGRADECIMIENTO
El proyecto significa la culminación de una meta deseada, agradezco a todas
aquellas personas que formaron parte de esta tesis a lo largo del camino,
apoyándome de una u otra forma con su gentil paciencia mil gracias. Son
muchas las personas especiales que me gustaría agradecer por su amor,
amistad, ánimo y compañía en las diferentes etapas de mi vida. En especial
esta que representa mucho para mí, por todo lo que me han brindado y por
todas sus bendiciones. Mil gracias.
MARIUXI VIVIANA ROSALES MARTINEZ
VII
TRIBUNAL PROYECTO DE TITULACIÓN
Ing.Eduardo Santos Baquerizo,MSc DECANO DE LA FACULTAD CIENCIAS MATEMATICAS Y
FISICAS
Ing.Roberto Crespo Mendoza Mgs DIRECTOR DE LA CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
Ing Jorge Zambrano Santana, MSc PROFESOR DEL ÁREA TRIBUNAL
Ing Tania Peralta Guaraca, MSc
PROFESOR DEL ÁREA TRIBUNAL
Ing. Vicente Vizueta Logroño, MSc. DIRECTOR DEL PROYECTO
DE TITULACION
Ab. Juan Chávez Atocha, Esp SECRETARIO
VIII
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este Proyecto de Titulación, me corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
Andy Javier Espinoza Guillén
Mariuxi Viviana Rosales Martínez
IX
.
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN
Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN
INFORMÁTICA DE LA CARRERA
DE INGENIERÍA CIVIL
Proyecto de Titulación que se presenta como requisito para optar por el título
de INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
Autores: Andy Espinoza Guillén
C.I.0923006530 Mariuxi Rosales Martínez C.I.0922680327
Tutor: Ing. Vicente Vizueta M. Sc.
Guayaquil, Septiembre de 2016
X
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del proyecto de titulación, nombrado por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
CERTIFICO:
Que he analizado el Proyecto de Titulación presentado por los estudiantes el Sr. ANDY JAVIER ESPINOZA GUILLEN y la Srta. MARIUXI VIVIANA ROSALES MARTINEZ, como requisito previo para optar por el título de Ingeniero en Sistemas Computacionales cuyo problema es:
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN _______________________________________________________________
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE
_______________________________________________________________
COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA CIVIL _______________________________________________________________
Considero aprobado el trabajo en su totalidad.
Presentado por:
ESPINOZA GUILLEN ANDY JAVIER 0923006530 ROSALES MARTINEZ MARIUXI VIVIANA 0922680327
Tutor: Ing. Vicente Vizueta Logroño MSc.
Guayaquil, Septiembre de 2016
XI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS
Autorización para Publicación de Proyecto de Titulación en
Formato Digital
1. Identificación del Proyecto de Titulación
Nombre Alumno: ANDY JAVIER ESPINOZA GUILLEN
Dirección: CDLA. LOS ESTEROS MZ 43ª V. 13
Teléfono: 0989282545 E-mail: [email protected]
Nombre Alumno: MARIUXI VIVIANA ROSALES MARTINEZ
Dirección: CDLA. LA ALBORADA MZ BE V. 17
Teléfono: 0994946542 E-mail: [email protected]
Facultad: CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
Carrera: INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
Proyecto de titulación al que opta: INGENIERO EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES Profesor tutor: ING. VICENTE VIZUETA LOGROÑO M. Sc
Título del Proyecto de titulación: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO
DE DIGITALIZACIÓN, ADMINISTRACION, ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL
Tema del Proyecto de Titulación: DIGITALIZACIÓN, OPENSOURCE, PHP,
ALMACENAMIENTO.
2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica del Proyecto de Titulación A través de este medio autorizo a la Biblioteca de la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas a publicar la versión electrónica de este Proyecto de titulación. Publicación electrónica:
Inmediata Después de 1 año
Firma Alumno:
XII
ÍNDICE GENERAL
CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR II DEDICATORIA III-IV AGRADECIMIENTO V-VI ÍNDICE GENERAL XII ÍNDICE DE CUADROS XVI - XVII ÍNDICE DE GRÁFICOS XVII - XX RESUMEN XXI (ABSTRACT) XXII INTRODUCCIÓN 01
EL PROBLEMA................................................................................................ 4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 4 UBICACIÓN DEL PROBLEMA EN UN CONTEXTO ....................................... 4
UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTI 5 DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACÉN DE PAPEL Y UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 6
SITUACIÓN CONFLICTO NUDOS CRÍTICOS ................................................ 6 ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD ........................................................... 7 ORGANIGRAMA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL ............................. 7 CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA ....................................... 8 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................... 8
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................. 9 EVALUACIÓN DEL PROBLEMA ..................................................................... 9 DELIMITADO: .................................................................................................. 9 OBJETIVOS ................................................................................................... 10 OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 10 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 10 ALCANCES DEL PROBLEMA ....................................................................... 11 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA .............................................................. 13
BODEGA DE ARCHIVOS .......................................................................... 14 METODOLOGÍA DEL PROYECTO ............................................................... 15 METODOLOGÍA DE DESARROLLO ............................................................. 15
MATRIZ DE COMUNICACIONES .............................................................. 17 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 18 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .................................................................... 18 IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL ........................................ 19 CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.............................................. 19
CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................... 20 TABLA DE CONSERVACIÓN ........................................................................ 20 ARCHIVOS DE CONSERVACIÓN A CORTO PLAZO ................................... 21
CARPETAS DE CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO ............................ 21 CARPETAS DE CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO ............................ 22
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS .................................................... 24 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN ......................................................... 25 TIPOS DE DIGITALIZACIÓN ......................................................................... 26 DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................................... 26 PROCESO DE DIGITALIZACIÓN .................................................................. 26 FORMATO DE ARCHIVOS............................................................................ 28 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS .......................................................... 29 CALIDAD DE ESCANEADO .......................................................................... 29
CALIDAD DEL ESCANEADO .................................................................... 30
XIII
CANTIDAD DE MEMORIA RAM QUE OCUPAN ALGUNOS EJEMPLOS DE TÍPICOS ORIGINAL A DIFERENTES RESOLUCIONES Y COLORES .......................................................................................... 33
ESCANER ..................................................................................................... 33 EL CCD (CHARGE COUPLED DEVICE, DISPOSITIVO ACOPLADO POR CARGA ELÉCTRICA) ................................................................................ 34
CLASES DE ESCÁNER ................................................................................. 35 ESCÁNER DE RODILLO ........................................................................... 35 ESCÁNER PLANO CON ALIMENTADORA AUTOMÁTICO DE
ORIGINALES .................................................................................................... 36 RICOH AFICIO .................................................................................................. 36
PROPUESTA FUNCIONAL DEL SISTEMA DE DIGITALIZACION ................ 37 EJEMPLO DE OFICIO ............................................................................... 38
MICROSOFT WINDOWS .............................................................................. 38 HISTORIA ...................................................................................................... 39
VERSIONES DE WINDOWS ..................................................................... 40 WINDOWS SERVER 2008 ............................................................................ 41 CARACTERÍSTICAS ..................................................................................... 41
VERSIONES DE WINDOWS SERVER 2008 ............................................. 42 HERRAMIENTA DE DESARROLLO .............................................................. 43 OPEN SOURCE ............................................................................................ 43 RED INFORMÁTICA MUNDIAL (WWW)........................................................ 45 PHP (HYPERTEXT PRE-PROCESSOR) ....................................................... 45
MODELO DE TRABAJO DE PHP .............................................................. 46 FASES EN LA OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS ESTÁTICOS Y DINÁMICOS ............................................................................................... 49
DEFINICIÓN CSS EN ARCHIVO EXTERNO. ............................................... 51 MYSQL .......................................................................................................... 52 CARACTERÍSTICAS ..................................................................................... 53 AJAX .............................................................................................................. 54 XAMPP .......................................................................................................... 54 SCRUM ......................................................................................................... 54 ORIGEN DE SCRUM ..................................................................................... 54 ADOPCIONES DE SCRUM: TÉCNICA Y PRAGMÁTICA .............................. 55
ADOPCIONES DE SCRUM: TÉCNICA Y PRAGMÁTICA .......................... 56 INTRODUCCIÓN AL MODELO ..................................................................... 57 GESTIÓN DE LA EVOLUCIÓN DEL PROYECTO ......................................... 58 DESARROLLO INCREMENTAL .................................................................... 58 AUTOORGANIZACIÓN ................................................................................. 58 COLABORACIÓN .......................................................................................... 59
MARCO SCRUM TECNICO ....................................................................... 60 SCRUM TÉCNICO ......................................................................................... 61
INCREMENTO ITERATIVO / CONTINUO.................................................. 62 VENTAJAS .................................................................................................... 62 CONTROL DE LA EVOLUCIÓN DEL PROYECTO. ....................................... 62 VISIÓN GENERAL DEL PROCESO .............................................................. 63
CICLO DEL SPRINT .................................................................................. 64 LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL DESARROLLO SCRUM SON ... 64 LOS ROLES .................................................................................................. 65 FUNDAMENTACIÓN LEGAL ........................................................................ 67 PREGUNTAS CIENTÍFICAS A CONTESTARSE ........................................... 72 DEFINICIONES CONCEPTUALES................................................................ 73 GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................. 74
CAPÍTULO III ..................................................................................................... 75 PROPUESTA TECNOLÓGICA .......................................................................... 75
XIV
ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD ........................................................................ 75 FACTIBILIDAD OPERACIONAL .................................................................... 75 FACTIBILIDAD TÉCNICA .............................................................................. 76 FACTIBILIDAD LEGAL .................................................................................. 76 FACTIBILIDAD ECONÓMICA ........................................................................ 76
ETAPAS DE LA METODOLOGÍA DEL PROYECTO ............................... 78 DETALLE DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS EN CADA SPRINT DESARROLLADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO ........................ 78 RESULTADOS / REQUERIMIENTOS ........................................................ 79
CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ..................................... 82 JUICIO DE EXPERTOS ................................................................................. 82 PLAN DE PRUEBAS ..................................................................................... 99
PLAN DE PRUEBAS .................................................................................. 99 CRITERIO DE SATISFACCION ............................................................... 100 CRITERIO DE SATISFACCION ............................................................... 100 CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO ......................................................... 101 CRITERIO DE ACEPTACIÓN .................................................................. 102
CONCLUSIONES ........................................................................................ 103 RECOMENDACIONES ................................................................................ 104
XV
ABREBIATURAS
UG Universidad de Guayaquil
HTML Lenguaje de Marca de salida de Hyper Texto
HTTP Protocolo de transferencia de Hyper Texto
ING Ingeniero
ISP Proveedor de Servicio de Internet
PHP Hypertext Pre-processor
RIA Rich Internet Applications
VPN Virtual Private Network
SDS Software-Defined Storage
CCD Charge Coupled Device - Calidad de escaneado
PPP Puntos por pulgada
MTRA. Maestra
MSC. Master
URL Localizador de Fuente Uniforme
WWW World wide web (red mundial)
IP Internet Protocol
S.O. Sistema Operativo
PMP Project Management Professional
LSI Licenciado en Sistemas de Información
URL Localizador de Fuente Uniforme
CDI Coordinacion Informatica
BMP Bitmap
GIF Graphics Interchange Format
JPG Joint Photographic Experts
TIF Tagged Image File
PNG Portable Network Graphics
PDF Portable Document Format
SCSI Small Computers System Interface
XVI
INDICE DE CUADROS
Pág.
CUADRO NO. 1
DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACÉN DE PAPEL Y UN
ARCHIVO DE DOCUMENTOS 04
CUADRO NO. 2
CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA 06
CUADRO NO. 3
DELIMITACION DEL PROBLEMA 06
CUADRO NO. 4
MATRIZ DE COMUNICACIONES 12
CUADRO NO. 5
CRITERIOS DE LA GESTION AMBIENTAL 14
CUADRO NO. 6
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION 20
CUADRO NO. 7
CANTIDAD DE MEMORIA RAM QUE OCUPAN ALGUNOS EJEMPLOS
TÍPICOS DE ORIGINAL A DIFERENTES RESOLUCIONES Y COLORES 26
CUADRO NO. 8
DETALLE DE EGRESOS DEL PROYECTO 64
CUADRO NO. 9
RESULTADOS / REQUERIMIENTOS 66
CUADRO NO. 10
PLAN DE PRUEBAS 81
CUADRO NO. 11
CRITERIO DE ACEPTACIÓN 82
XVIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág. GRAFICO 1
UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTICA 03
GRAFICO 2
ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD 05
GRAFICO 3
ORGANIGRAMA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL 05
GRAFICO 4
BODEGA DE ARCHIVOS 10
GRAFICO 5
ARCHIVOS DE CONSERVACION A CORTO PLAZO 16
GRÁFICO 6
CARPETAS DE CONSERVACION A LARGO PLAZO 17
GRAFICO 7
DIGITALIZACION 18
GRAFICO 8
DIGITALIZACION DE LA FORMACION 20
GRAFICO 9
TIPOS DE ARCHIVOS 22
GRÁFICO 10
CALIDAD DEL ESCANEADO 24
GRÁFICO 11
LA COMPRESION 26
XIX
GRÁFICO 12
EL CCD (CHARGE COUPLED DEVICE, DISPOSITIVO ACOPLADO
POR CARGA ELÉCTRICA) 27
GRÁFICO 13
ESCÁNER DE RODILLO 29
GRÁFICO 14
ESCÁNER PLANO CON ALIMENTADORA AUTOMÁTICO DE ORIGINALES 29
GRAFICO 15
RICOH AFICIO 30
GRÁFICO 16
PROPUESTA FUNCIONAL DE SISEMA DE DIGITALIZACION 31
GRÁFICO 17
EJEMPLO DE OFICIO 34
GRAFICO 18
VERSIONES DE WINDOWS 48
GRAFICO 19
VERSIONES DE WINDOWS SERVER 2008 36
GRAFICO 20
MODELO DE TRABAJO DE PHP 40
GRAFICO 21
HISTORIA DE PHP 41
GRÁFICO 22
FASES EN LA OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS ESTÁTICOS Y DINÁMICOS 42
GRÁFICO 23
ADOPCIONES DE SCRUM: TÉCNICA Y PRAGMÁTICA 47
XX
GRÁFICO 24
MARCO SCRUM TECNICO 50
GRÁFICO 25
INCREMENTO ITERATIVO / CONTINUO 52
GRAFICO 26
CICLO DEL SPRINT 54
GRÁFICO 27
DETALLE DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS EN CADA SPRINT
DESARROLLADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 65
GRÁFICO 28
DETALLE DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS EN CADA SPRINT
DESARROLLADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 79
XXI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE
COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA CIVIL
Resumen
En la Facultad de Matemáticas y Fisicas de la Universidad de Guayaquil, una de las áreas
principales es Coordinación Informática, la misma que tiene como finalidad brindar el servicio
de Soporte de Usuario y la administración de Documentos de la Facultad la misma que fue
asignada por el Decanato, debido a la desorganización de documentos en las bodegas como
en el propio lugar de trabajo nuestra propuesta informática se dirige a la digitalización y a la
utilización de un entorno colaborativo informático que brindara la automatización de los
procesos de digitalización mediante un aplicativo desarrollado en PHP, que va a permitir
capturar documentos para ser luego ser almacenadas en una base de datos Msql los mismos
que utilizando herramientas licencias Windows server 2008R2 y Open Source con
características como bajo costo de adquisición, innovación tecnológica, requisitos de hardware
menores, independencia del proveedor brindara una mejor oportunidad al manejo de esta
información. Con esto se ayudara a reducir la carga laboral a los docentes, directivo y en
conjunto los participantes de la facultad, podrán estar seguros que la información se manejara
en forma óptima y eficaz los cuales serán un marco de referencia para las otras facultades de
la Universidad. Para el desarrollo se utilizara una metodología como Scrum la misma que
permite el desarrollo de sistemas web a través de un entorno funcional colaborativo, flexible y
adaptable al cambio basado entregas parciales y regulares del producto final.
Autores: Andy Javier Espinoza Guillén Mariuxi Viviana Rosales Martínez Tutor: Ing. Vicente Vizueta Logroño. Msc
DIGITALIZACIÓN - OPENSOURCE - PHP - ALMACENAMIENTO
XXII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS
CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
DESIGN AND IMPLEMENTATION MODULE DIGITALIZACION AND
ADMINISTRATION OF DOCUMENTS FOR THE DEPARTMENT OF COORDINATION
RACE INFORMATION CIVIL ENGINEERING
Abstract At the University of Guayaquil in the Faculty of Mathematics and Physics, one of the main areas
is IT Coordination, the same which aims to provide the service user support and management
of Documents Faculty the same that was assigned by the deanery, based on this latter activity
itself, has become chaotic as due to disorganization of documents both in the cellars and in the
workplace itself. Reason why our IT proposal addresses the digitization and use of a computer
collaborative environment that would provide the automation of the digitization process using an
application developed in PHP that will allow capture documents to be then be stored in a
database Msql data using the same Windows server 2008R2 licensing tools and Open Source
with features such as low cost of ownership, technological innovation, lower hardware
requirements, vendor independence would provide a better opportunity to manage this
information. With this it will help reduce the workload of teachers, management and together the
participants of the faculty, they can be assured that the information will be handled in an optimal
and efficient manner which will be a framework for the other faculties of the University. To
develop it will be used a methodology Scrum the same that allows the development of web
systems through of a collaborative, flexible and adaptable to change based functional
environment and regular partial delivery of the final product.
Author: Andy Javier Espinoza Guillén Mariuxi Viviana Rosales Martínez Tutor: Ing.Vicente Vizueta Logroño
DIGITALIZACION - OPENSOURCE - PHP - STORAGE
1
INTRODUCCIÓN
En la Facultad de Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil, una de
las áreas principales es Coordinación Informática que está conformado por el
Coordinador, asistente de cómputo y un técnico, la misma que tiene como
finalidad brindar el servicio de Soporte de Usuario a los distintos departamentos
y la administración de documentos de la Facultad la misma que fue asignada por
el Decanato, la cual les resta tiempo, capacidad respuesta operativa, eficiencia
siendo una tarea sumamente agotadora para su buen manejo y administración
dentro de las mismas y tienen la necesidad de almacenar, procesar los
documentos de una manera rápida y confiable, sin descuidar los procesos dentro
de la institución hace que la digitalización sea cada vez más importante.
Por este motivo, una gestión de documentos potencia todas las áreas de una
institución para utilizar más eficazmente la información basada en documentos, a
la vez que permite una mejor localización y recuperación de los mismos al
momento de ser solicitados.
Cuando hablamos de gestión documental también nos referimos a los beneficios
que esta nos ofrece:
Permite establecer un espacio que es compartido entre la institución y los
usuarios.
Incrementa considerablemente el valor informativo en la institución.
Evita que se dupliquen las tareas de búsqueda de documentos en el
departamento.
También incrementa la calidad de servicio y la productividad del personal
dentro de la institución.
Basado en estas últimas actividades las cuales se han vuelto caóticas, ya que
debido a la desorganización de los documentos, tanto en las bodegas como en
el propio lugar de trabajo, razón por la cual nuestra propuesta informática se
2
dirige a la digitalización y a la utilización de un entorno colaborativo informático
que brindara la automatización del proceso de digitalización mediante un
aplicativo desarrollado en PHP, que va a permitir capturar documentos fisicos
para ser luego ser almacenadas en una base de datos Msql los mismos que
utilizando herramientas licencias Windows server 2008R2 y Open Source con
características como bajo costo de adquisición, innovación tecnológica,
requisitos de hardware menores, independencia del proveedor brindara una
mejor oportunidad al manejo de esta información.
Esto sin duda marcará una pauta en las actividades de la institución y se
obtendrá un mayor nivel como organización ya que ayudara a reducir la carga
laboral a los docentes, directivo y en conjunto los participantes de la facultad,
podrán estar seguros que la información se manejara en forma óptima y eficaz
los cuales serán un marco de referencia para las otras facultades de la
Universidad. Para el desarrollo se utilizara una metodología como Scrum como
marco de trabajo la misma que permite el desarrollo de sistemas web a través de
un entorno funcional colaborativo, flexible y adaptable al cambio.
Cabe mencionar que el producto satisface la necesidad que presenta el
Departamento de Coordinación Informática de la Carrera Ingeniería Civil de la
Universidad de Guayaquil.
La tesis se divide en cuatro capítulos. Los cuales están estructurados de la
siguiente manera:
En el CAPÍTULO I – EL PROBLEMA, se enfoca en identificar, definir,
descomponer el problema. Además de indicar sus casusas, consecuencias,
delimitaciones geográficas, objetivos, evaluación y justificación del tema a tratar
y desarrollar.
En el CAPÍTULO II – EL MARCO TEÓRICO, se enfoca en describir los
antecedentes, conceptos básicos sobre la digitalización de documentos, la
fundamentación legal, las preguntas a contestarse que se generaron de acuerdo
3
a la problemática presentada, la definición de variables y las definiciones
conceptuales de términos poco conocidos en éste capítulo.
En el CAPÍTULO III – PROPUESTA TECNOLÓGICA, se enfoca en describir la
modalidad y el diseño en el cual se ajusta la propuesta. También se explican las
técnicas empleadas, tales como la elaboración de entrevistas para la recolección
de información y los procedimientos para el respectivo análisis de las respuestas
obtenidas.
En el CAPÍTULO IV – CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Consiste en medir y
decidir si la calidad y el rendimiento de un producto o servicio es aceptable o no.,
describir el cronograma de cada una de las actividades necesarias para el
desarrollo del proyecto, el presupuesto estimado con relación a los
requerimientos presentados y en describir de forma breve y general un análisis
del proyecto y una serie de recomendaciones sobre el mismo.
4
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Debido a la falta de un lugar adecuado y específico para guardar, conservar y
administrar los documentos importantes del Departamento de Coordinación
Informática, como los registros de estudiantes, informes, resoluciones, oficios,
trámites legales, se ha generado la necesidad de desarrollar una aplicación web
que brinde disponibilidad y seguridad permitiéndonos reducir costos de
operación, tiempos de traslados innecesarios, alergias, hongos y así incrementar
la eficiencia de sus procesos operativos para así tener un espacio adecuado
para conservar lo elementos.
Ubicación del Problema en un Contexto
Ciudadela Universitaria Salvador Allende, Malecón del Salado (entre Av.
Fortunato Safadi y Av. Kennedy) – Universidad de Guayaquil
5
GRÁFICO 1
UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTICA
Elaboración: Google Maps
Fuente: Google Maps
Actualmente, en la Carrera de Ingeniería Civil de la Universidad de Guayaquil se
encuentra gran cantidad de información importante como documentación de
estudiantes, docentes y personal administrativo encontrándonos con la
necesidad de tener un proceso óptimo de almacenamiento, administración y
correcta utilización de la misma, debido al progreso en el aumento de la
información se necesita espacios adecuados para depositar dicha
documentación, lo que genera desgaste de espacios físicos que pueden ser
utilizados para otros fines.
Adicionalmente, al momento de almacenar y manipular los papeles puede crear
gastos innecesarios para la carrera tales como compra de equipo mobiliario,
alquiler de bodegas especiales para salvaguardar la documentación del deterioro
con el pasar el tiempo, y hasta en algunos casos la contratación de personal que
se encargue de administrar la misma.
6
CUADRO 1
DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACÉN DE PAPEL Y UN ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html
Situación Conflicto Nudos Críticos
En todas las facultades de la Universidad de Guayaquil aumenta de manera
considerable el manejo de los documentos en papel, necesitando espacio físico
para ser almacenados y cada vez son más los documentos guardados en
bodegas que no presentan los medios idóneos de almacenaje, haciendo su
búsqueda y correcta custodia muy difíciles. Este es un factor clave en los
organismos públicos Ecuatorianos, los cuales debido a la Ley 81 Ley Orgánica
De Transparencia y acceso a la Información Pública están obligados a
publicarlos y vemos la necesidad de reducir el tiempo de búsqueda para así
proporcionar mejor servicio al usuario, riesgo, perdida de la información.
Dichos documentos son de vital importancia para su actividad diaria, ya que son
un soporte físico de las actividades, notificaciones que se realizan en el
Departamento de Coordinación Informática de la Carrera Ingeniería Civil.
7
GRAFICO 2
ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD
Elaboración: Facultad de Matemáticas y Físicas
Fuente: Facultad de Matemáticas y Físicas
GRAFICO 3
ORGANIGRAMA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL
Elaboración: Facultad de Matemáticas y Físicas
Fuente: Facultad de Matemáticas y Físicas
8
CUADRO N. 2
CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA
CAUSAS
CONSECUENCIAS
Aumento del volumen de
documentos físicos en el transcurso
del tiempo
Deterioro, desgaste, perdida de la
documentación
Espacio reducido para guardar la
información
Falta de organización de los documentos
de la institución
Concurrencia de acceder a los
mismos documentos a la vez por
diferentes empleados de la
institución
Demora en la entrega de resultados
solicitados por depender de otros
departamentos o de personal que
administra
Manipulación inadecuada del uso de
la información.
Extravió, pérdida y desorden de los
documentos.
Elaboración: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
CUADRO N.3
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Campo: Administración
Área: Digitalización de documentos
Aspecto: Desarrollo de Sistemas
Tema: Diseño e implementación del módulo de digitalización,
administración, almacenamiento de documentos para el
departamento de coordinación informática de la carrera ingeniería
civil
Geografía: Ciudadela Universitaria Salvador Allende, Malecón del Salado
(entre Av. Fortunato Safadi y Av. Kennedy) – Universidad de
Guayaquil
Espacio: 2016-2017
Elaboración: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
9
Formulación del Problema
¿Qué beneficio se logra con la Digitalización de documentos que le permita la
automatización del almacenaje, búsqueda de papeles en el área de
Coordinación Informática de la Carrera de Ingeniería Civil la cual reposa en
archivadores?
Evaluación del Problema
Delimitado: En el presente, el Departamento de Coordinación Informática de la
Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de Guayaquil no posee una
herramienta informática que permitan almacenar y registrar la documentación del
área.
Evidente: Se observó que no hay mucho un espacio físico para almacenar todos
los documentos que ingresan frecuentemente al Departamento de Coordinación.
Relevante: Es un problema en el Departamento de Coordinación al momento de
realizar una búsqueda manual de los documentos, por este motivo se desea
implementar este módulo para realizar las actividades de búsqueda de una
manera eficiente y eficaz. Adicionalmente, se desea reducir el riesgo de deterioro
y pérdida parcial o total de la información de los documentos que son solicitados.
Original: El área de Coordinación Informática no cuenta con una herramienta
informática amigable y fácil de usar que permita almacenar toda la
documentación de los estudiantes y personal administrativo de manera digital.
Factible: La solución al almacenamiento de la documentación, se la hará a
través de un módulo de Digitalización de documentos, usando tecnologías Open
Source: Xaamp, Php, MySQL Workbench 6.3 CE; Licenciadas: Windows Server
2008R2 y la aprobación del Coordinador del Área Informática para acceder a la
documentación que se va a digitalizar.
10
Variables: El Diseño e Implementación de un módulo de Digitalización de
Documentos que permita reducir el espacio utilizado para los documentos y
administración de los mismos del Departamento de Coordinación de la Carrera
de Ingeniería Civil de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Implementar un aplicativo web de Digitalización de Documentos con una
infraestructura funcional, tecnológica que permita optimizar los procesos de
almacenamiento, administración de documentos del área de Coordinación
Informática Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de Guayaquil.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar y configurar el entorno de un servidor de archivos en Windows
Server 2008 R2.
Elaborar el modelo relacional de la Base de Datos.
Recopilar información clara y precisa a través de una encuesta sobre los
procedimientos que actualmente utiliza el personal área de Coordinación
Informática.
Establecer que documentos son factibles para el proceso de
digitalización.
Utilizar herramientas de código abierto (Open Source) para acortar costos
en la elaboración del proyecto.
Mantener informados al Departamento de Coordinacion Informatica de la
Carrera Ingeniería Civil cuando el oficio haya sido tramitado.
Implementación del Sistema de Digitalización.
11
ALCANCES DEL PROBLEMA
La propuesta para el Departamento de Coordinación Informática de la Carrera
Ingeniería Civil es Desarrollar un Sistema de digitalización, administración,
almacenamiento de documentos que se implementará en el equipo definido por
el Coordinador del área.
Se ha considerado dividir su creación en 2 fases:
La primera se refiere al análisis de requerimientos.
La segunda fase se refiere al diseño, desarrollo e implementación del Sistema de
Digitalización de Datos del cual se pretende cubrir los aspectos como la gestión,
usabilidad de documentos, los cuales serán organizados de acuerdo a la
metodología SCRUM.
En la configuración de componentes:
Configurar un servidor de almacenamiento datos en Windows Server
2008 R2 el cual se encuentra en el Departamento de Coordinación
Informática de la Carrera Ingeniería Civil.
Facilitar el trabajo que actualmente realiza el personal del Departamento
de Coordinación Informática ofreciendo una mejor opción para ahorrar
espacio, tiempo y dinero.
Automatizar los procesos de la administración de documentación de los
estudiantes, informes, resoluciones comunicados que reposan en los
archivadores.
Implementar un portal web de digitalización, almacenamiento y
administración de documentos tomando como referencia el números de
oficios se desarrollara con las herramientas PHP y Dreamweaver con
una base de datos MySQL Workbench 6.3 CE.
Elaborar un manual de usuario que servirá de apoyo al personal del
Departamento de Coordinación Informática.
12
El sistema será implementará en El Departamento de Coordinacion
Informatica de la Carrera de Ingeniería Civil.
Se implementara dos tipos de roles: Adminstrador, Secretaria.
El proyecto complemplara un menú de cinco opciones para el
administrador:
Menu Administrador:
Inicio: - Misión y Visión.
Usuario: - Nuevo.
- Cambio de contraseña.
- Eliminación
- Edición de Permisos.
Registro: - Redactar un Nuevo Oficio.
- Nuevo Oficio.
- Novedades al Oficio.
- Estado del Oficio.
- Periodo de Clases.
- Tipo de Documento.
- Nuevo Documento.
Consultas: - Numero de Oficio.
- Novedades de Oficio.
- Contenido.
- Documentos.
- Usuarios Registrados.
Historial: - Periodos.
- Por Fechas.
- Por Estados.
Información - Telefonos.
13
Menu Secretaria:
Inicio: - Misión y Visión.
Usuario: - Cambio de contraseña.
Registro: - Estado del Oficio.
Consultas: - Numero de Oficio.
- Contenido.
Historial: - Periodos.
- Por Fechas.
- Por Estados.
Información - Telefonos.
( Anexo #7 )
JUSTIFICACION E IMPORTANCIA
La propuesta de este documento de tesis es ofrecer una herramienta informática
que sea accesible, fácil de usar y administrable, ya que los documentos físicos
como los oficios que son susceptibles a daños, cortes, pérdida parcial o total de
los documentos. Adicionalmente se requiere facilitar el trabajo de búsqueda que
cumple el personal del Departamento de Coordinación Informática.
El aporte de esta propuesta es optimizar el funcionamiento de los archivos del
área de Coordinación Informática, a través de un scanner donde se pueda
digitalizar toda la documentación para así ofrecer un mejor tratamiento de los
documentos y ser almacenada en una base de datos; de manera que se pueda
14
recuperar la información y ser difundida al mayor número de personal
administrativo.
Una vez digitalizada la imagen en formato PDF para evitar su manipulación, se
guardara en un directorio temporal y por medio del aplicativo web administrara,
indexara, guardara en una base de datos toda la información recopilada.
Para llevar a cabo dicho proyecto se necesitara una base de Datos de gran
crecimiento, ya que en el Departamento de Coordinación de la Carrera
Ingeniería Civil generan un promedio de 1600 documentos al año solo en
procesos de matriculación, inventarios, reportes de laboratorios, auditorias,
contratos, listado de docentes, además debemos tener presente que ofrecen el
Servicio de Soporte de Usuarios a la Facultad.
GRAFICO 4
BODEGA DE ARCHIVOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Bodega de documentos Coordinación Informática
El uso de esta aplicación web para la obtención de información acorta distancias,
tiempo, marca un antes y después en la toma de decisiones, corrección de
errores, auditorias, acreditaciones. Propone nuevas alternativas en la
15
administración, permite fortalecer debilidades antes no consideradas, promover
el uso de la tecnología, la facilidad con que se obtendrá un documento es muy
relevante ya que de ello dependen decisiones para el beneficio de la sociedad
universitaria, pues es la sociedad quien demanda esta necesidad.
Cabe mencionar, que no es un alcance del proyecto implantar nuevas
tecnologías ni nuevas formas para la digitalización de documentos, sino que
buscará ajustarse a las tecnologías que actualmente existen.
METODOLOGÍA DEL PROYECTO
Metodología de Desarrollo
Para este proyecto se aplicará la metodología Scrum ya que la presente
propuesta consiste en desarrollar una aplicación web para efectos de prueba de
la aplicación desarrollada levantada en un computador proporcionado por el
Coordinador Informático, dicho departamento brinda el servicio de Soporte de
Usuario al edificio principal de la Facultad de Matemáticas y Físicas, para ello el
personal que labora actualmente no tiene una aplicación web para la gestión de
documentos.
La creciente demanda de los servicios prestados por el mismo y la necesidad de
ajustarse a los requerimientos existentes, hace que dicho Departamento
Informática decida auspiciar el presente proyecto, con la finalidad de obtener una
herramienta informática que le permita gestionar de manera fácil, ágil y eficiente
el proceso de gestión de documentos.
Para cumplir las necesidades mencionadas, se plantea la utilización de SCRUM
como metodología ágil de desarrollo de software, aplicado a la implantación de
un sistema informático de digitalización y administración de documentos para el
Departamento De Coordinación Informática De La Carrera De Ingeniería Civil.
18
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
INTRODUCCIÓN
En los entornos de trabajo un porcentaje muy importante de la información que
se maneja se hace a través de documentos.
La implantación Masiva de herramientas de producción electrónica de
documentos le da un nuevo enfoque a la Gestión Documental, por este motivo
las organizaciones deben permitir la agilización del trabajo cotidiano, la
accesibilidad, búsqueda y consulta de la información.
Por este motivo, nació la herramienta de la Digitalización de los Documentos con
el objetivo de preservar la memoria física del documento, para ser consultado a
la mayor brevedad posible.
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
DOCUMENTO
GESTIÓN DOCUMENTAL
“La gestión documental es un conjunto de actividades que permiten coordinar y
controlarlos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización,
almacenaje, preservación, acceso y difusión de la documentación. En este libro
se plantean los conceptos básicos para que la persona responsable de la
19
documentación de una organización entienda y pueda aplicar un proyecto de
gestión documental. Se aportan las habilidades, recursos y técnicas necesarias
para diseñar y desarrollar un sistema de gestión documental en una
organización.” (Russo, 2009).
IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL
Contar con un buen sistema de gestion de documentos que nos permita
almacenar, administrar y buscar informacion, es vital para el desarrollo de
cualquier institucion sin importar el tamaño ya que son un recurso y un activo
institucional.
En el pasado se utilizaba el papel como medio para mantener un orden en la
información de los pueblos y las entidades, con el paso de los años esto se fue
transformado hasta llagar a las conocidas redes de comunicación.
La Gestión documental se ha transformado en una herramienta indispensable
para las entidades ya que permite almacenar, administrar y recuperar
información de manera oportuna y eficaz, más aun si cuenta con un sistema
automatizado.
CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
“La gestión documental puede abarcar muchos grados de complejidad,
dependiendo de la cantidad de documentación que haya, y el grado de eficiencia
con el que se quiera gestionar. No obstante, existen unos aspectos básicos, o
unos criterios que hay que tener en cuenta para gestionar documentos, y cuando
se implanta un sistema de gestión documental.” (González Ramírez, 2013).
20
CUADRO N. 5
CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CRITERIOS
Localización Donde se almacenaran los documentos y como se
accederían a ellos.
Clasificación Cómo se organizarán. Qué métodos se usarán para guardarlos de manera que luego sean fácilmente recuperables. Los sistemas de gestión documental se sirven de bases de datos.
Recuperación Cómo se encuentran los documentos. Existencia de algún tipo de buscador. Relacionado con la clasificación
Seguridad Políticas de seguridad que definan cómo proteger los documentos de personal no autorizado, y los distintos niveles de autorización.
Recuperación de
desastres
Políticas de protección contra desastres, y recuperación de la información en caso de que estos sucedan.
Custodia Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Qué documentos se pueden eliminar.
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gestión_documental
“En su libro titulado La Gestión de documentos en las organizaciones. Madrid:
Ediciones Pirámide; La gestión documental se encarga de controlar de manera
eficiente y sistemática la producción, reunión, organización, acceso, disposición
y destino final de los documentos que han sido producto de las funciones de un
organización.” (Cruz Mundet, 2006)
Tabla de conservación
Archivos de conservación a corto plazo
“Los siguientes archivos tienen un plazo de conservación de 2 a 5 años,
contado a partir de la fecha del último documento de la carpeta, del fin del
bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo
extrapresupuestario). Estas carpetas no se transfieren al archivo sino que
se eliminan por la unidad correspondiente tras consultarlo con la Unidad
de Archivo. Los plazos de conservación se aplican tanto a los
21
documentos en papel como a los documentos electrónicos, en la Sede,
en las oficinas fuera de la Sede, en los institutos y en los centros.”
(Unidas, 2008)
GRAFICO 5
ARCHIVOS DE CONSERVACIÓN A CORTO PLAZO
Elaboración: http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf
Fuente: http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf
Carpetas de conservación a largo plazo
“Los siguientes documentos tienen un plazo de conservación de al menos
10 años, contados a partir de la fecha del último documento de la carpeta,
22
del fin del bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo
extrapresupuestario). Estos documentos son transferidos al archivo. En la
Sede esta transferencia la gestiona la Unidad de Archivo, en las oficinas
fuera de la Sede, institutos y centros, lo hace una persona o un servicio
designado para ello. Los plazos de conservación se aplican a los
documentos en papel y a los documentos electrónicos.” (UNESCO, 2008)
GRAFICO 6
CARPETAS DE CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO
Elaboración: http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf
Fuente: http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf
23
DIGITALIZACIÓN
La digitalización es la representación de un documento en papel a una imagen
por un conjunto de muestras o puntos, cuyo resultado se denomina imagen
digital. En la actualidad los libros impresos están siendo digitalizados mediante
nuevas tecnologías de reconocimiento de OCR, utilizados en bibliotecas.
“El sueño de la oficina sin papeles aún no se ha hecho realidad. Más bien parece
que se produce lo contrario; cuanto más aumentan los contenidos en soporte
electrónico, más crece el volumen de documentos en papel. En consecuencia,
además de la necesidad de gestionar los documentos, las organizaciones se
encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los
papeles…” (Guerrero Morgan & Trujillo Coloma, 2011).
GRAFICO 7
DIGITALIZACION
Elaboración: https://es.wikipedia.org/wiki/Digitalizaci%C3%B3n_de_Documentos
Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Digitalizaci%C3%B3n_de_Documentos
24
GRAFICO 8
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Técnicas de archivo y documentación en la empresa (Parera Pascual, 2012)
Conceptos básicos
a) Imagen digital
La diferencia entre una reproducción fotográfica ordinaria (analógica) y
una reproducción fotográfica (digital) es que la primera obtiene la imagen
sobre una película fotográfica, mientras que la digital captura una imagen
en un formato binario y fabrica su representación mediante una cadena
de bits. Esta cadena de bits, interpretada por un ordenador, presenta una
reproducción de la imagen en pantalla.
Las imágenes digitales se pueden obtener de varias formas:
o Por la conversión de análogo a digital, como son los escáneres y
las cámaras digitales.
o Mediante programas informáticos.
Ahora explicaremos el proceso de digitalizar una imagen, una vez
obtenida la imagen por un dispositivo de escaneo es dividida en una
25
matrices de punto en una cuadricula y cada uno de estos puntos recibe el
nombre de pixeles que tiene un valor binario de 0 o 1. Luego esta cadena
de bits es enviada a un ordenador donde la imagen queda almacenada
en un formato digital (código binario). A cada píxel se le asigna un valor
tonal (negro, blanco, gris, color) que está representado por un código
binario (ceros y unos). La resolución de la imagen viene dada por la
cantidad de pixeles que tiene cada imagen, cuanto mayor sea el número
de pixeles el tamaño de la imagen sea mayor.
“Las resoluciones de escaneado más frecuentemente en documentos de
blanco y negro son 100, 200, 300 puntos por pulgada. En la digitalización
de imágenes color de alta calidad, son típicas resoluciones de 1.200 a
2.400 puntos por pulgada.” (Archivos de Castilla y Leon, 2011)
CUADRO N. 6
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN
BENEFICIOS
Localización efectiva de documentos.
Disminución en Gastos de almacenamiento.
Múltiples copias y archivos de documentos.
Depuración de documentos.
Se elimina la humedad, polvo y deterioro por mal manejo de documentos.
Confusión y pérdida de información
Elaboración: Andy Espinoza Guillen – Mariuxi Rosales Martínez Fuente:
http://repository.ean.edu.co/bitstream/handle/10882/2651/AguilarJose2012.pdf?sequence=2
26
TIPOS DE DIGITALIZACIÓN
GRAFICO 8
DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Elaboración: http://blogarquitecturainformacion.blogspot.com/
Fuente: http://blogarquitecturainformacion.blogspot.com/
Retrospectiva.- “Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión
en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los
documentos Originales.
Sistemática.- Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del
documento que se recibe y esta se pude convertir en una copia autentica y
sustituir el original mediante un sello o firma del responsable. Este tipo de
Digitalización se usa en las organizaciones que tiene el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos.” (Solis , 2012)
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
“El proceso de digitalización consiste en: “(…) la operación de transformar algo
analógico (algo físico, real, de precisión infinita) en algo digital (un conjunto finito
y de precisión determinada de unidades lógicas denominadas bits). (…) se trata
27
de coger una imagen (fotografía, dibujo o texto) y convertirla a un formato que
podamos almacenar y modificar con el ordenador” (Velez y otros, 2010).
PROCESOS FUNDAMENTALES PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Todo proceso de digitalización debe contemplar estos aspectos fundamentales.
Los procesos: preparación de Documentos, Proceso de escaneo,
indización de documentos
Preparación de documentos: eliminar sobre, extraer documentos de
carpetas, eliminar grapas o clip, clasificar por tipología documental.
Asimismo, en un programa de digitalización se deben cubrir tres fases diferentes
pero estrechamente ligadas entre sí:
1. “Fase archivística: Preparación y conducción de la digitalización de
documentos según las reglas archivísticas.
2. Fase tecnológica: Identificación y aplicación de un cierto número de
reglas directamente ligadas a la tecnología de la digitalización.
3. Fase legal: Cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar
el valor de prueba de los documentos digitalizados.” (Bermúdez Muñoz ,
2013)
Obtención de imágenes: Una vez realizado los pasos anteriores se procederá a
la digitalización de los documentos, mediante escáneres, que según las
necesidades del trabajo serán de:
Alta producción.
A0, planos.
Verticales para documentos encuadernados en libros.
Doble cara, color.
28
FORMATO DE ARCHIVOS
Las imágenes digitales se pueden guardar en distintos formatos. Cada uno se
corresponde con una extensión específica. Entre los más utilizados en la
actualidad son: BMP, GIF, JPG, TIF, PNG y PDF.
GRÁFICO 9
TIPOS DE ARCHIVOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
BMP (Bitmap)
Es muy utilizado y fue desarrollado para aplicaciones Windows, soporta paletas
de colores de 8 a 24 bits.
La imagen se forma mediante una parrilla de píxeles, no sufre pérdidas de
calidad y el archivo tiene un tamaño muy grande.
GIF (Graphics Interchange Format)
Ha sido diseñado específicamente para comprimir imágenes digitales.
Reduce la paleta de colores a 256 colores como máximo.
Es un formato muy utilizado para publicar dibujos en la web.
JPG-JPEG (Joint Photographic Experts)
Admite una paleta de hasta 16 millones de colores.
29
Es el formato más común para publicar imágenes en la web.
Todas las cámaras digitales almacenar directamente las imágenes en formato
JPEG con máxima calidad y sin compresión.
TIF-TIFF (Tagged Image File)
Almacena imágenes de una calidad excelente.
Utiliza cualquier profundidad de color de 1 a 32 bits.
Tamaño de archivos muy grandes.
PNG (Portable Network Graphic)
Admite una paleta entre 1 y 48 bits.
Tiene una tasa de compresión sin perdida (-10%)
Admite la posibilidad de emplear un número de colores superior a los 256 que
impone el GIF.
PDF (Portable Document Format)
El formato de documento portátil (PDF) se utiliza para presentar e intercambiar
documentos de forma fiable, independiente del sistema operativo o el hardware
inventado por Adobe System. Es un estándar abierto y oficial reconocido por la
Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Los documentos PDF
pueden contener vínculos, botones, campos de formulario.
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
Aspectos Técnicos
El proceso técnico de digitalización respetará, en cuanto a requisitos técnicos de
captura, conversión de los ficheros maestros y configuración de los ficheros de
consulta.
Calidad de escaneado
La calidad final del escaneado dependerá fundamentalmente de la calidad del
CCD (Charge Couple Device); los demás elementos podrán hacer un trabajo
30
mejor o peor, pero si la imagen no es captada con claridad cualquier operación
posterior no podrá arreglar el problema.
Teniendo en cuenta lo anterior, también debemos tener en cuenta la calidad del
DAC, puesto que de nada sirve captar la luz con enorme precisión si perdemos
mucha de esa información al transformar el caudal eléctrico a bits.
GRÁFICO 10
CALIDAD DEL ESCANEADO
Elaboración: https://andreinaas.wordpress.com/funcionamiento-del-scanner/
Fuente: https://andreinaas.wordpress.com/funcionamiento-del-scanner/
Resolución
Las imágenes digitales se miden en ppp (puntos por pulgada) puede precisar
como el número de puntos individuales de una imagen que es capaz de ser
captada por el escáner; el estándar (que es a la vez el límite óptico) es de 600
dpi. Por interpolación se pueden obtener hasta 9.600 dpi.
¿Cuánto ocupa una imagen?
Para calcular el tamaño de una imagen, se aplica la fórmula: Tamaño imagen
(KB) = L x A x RH x RV x bits / 8.192
31
Dónde: L y A son las dimensiones de la imagen en pulgadas (una pulgada = 2,54
cm), RH y RV las resoluciones horizontal y vertical respectivamente.
Un ejemplo: una imagen en formato A4 escaneada a 300 ppp (300x300) con 24
bits de color (color real) ocupa 25.490 KB (unos 25 MB). La cifra resulta
asombrosa, pero no se preocupe; existen varios métodos para reducir el tamaño
de las imágenes.
Dimensiones de píxel
Son las medidas de alto y largo de una imagen, expresadas en píxeles. Las
dimensiones de píxel se pueden calcular multiplicando tanto el ancho como la
altura por el dpi.
Un ejemplo: Un documento de 9 x 10 pulgadas que se escanea a 400 dpi posee
dimensiones de píxel de 3600 píxeles (8 pulgadas x 400 dpi) por 4000 píxeles
(10 pulgadas x 4dpi)
Profundidad del color: varía según la cantidad de bits por píxel. Los escáneres
estándar manejan 24 bits; otros ofrecen 30 y 36.
Profundidad de bits
Profundidad de bits se determina por la cantidad de bits utilizados para
determinar cada píxel. Cuanto más grande sea la profundidad de los bits, mayor
será la cantidad de tonos (escala de grises o color) que puedan ser
representados en pixeles.
Un ejemplo: Una imagen de 2 bits, existen cuatro combinaciones posibles: 00,
01, 10 y 11. Si "00" representa el negro, y "11" representa el blanco, entonces
"01" es igual a gris oscuro y "10" es igual a gris claro. La profundidad de bits es
dos, pero la cantidad de tonos que pueden representarse es 2 ó 4. A 8 bits,
pueden asignarse 256 (2) tonos diferentes a cada píxel.
32
Tamaño del archivo
Se calcula multiplicando el área de la superficie (largo x ancho) de un documento
a ser escaneado, por la profundidad de bits y el dpi. Debido a que el archivo de
imagen se representa en bytes, están formados por 8 bits, divida esta cifra por
8.
Fórmula para calcular el tamaño de archivo.
Tamaño de archivo = (altura x ancho x profundidad de bits x dpi) / 8.
La comprensión
Es utilizada para cortar el tamaño del archivo de imagen para su
almacenamiento, procedimiento y transmisión.
GRÁFICO 11
LA COMPRESION
Elaboración: http://articulos.softonic.com/que-es-compresion-archivos
Fuente: http://articulos.softonic.com/que-es-compresion-archivos
Para terminar con este tema vamos a poner una tabla resumen en la que se
ilustra la cantidad de memoria RAM que ocupan algunos ejemplos típicos de
original a diferentes resoluciones y colores:
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CUADRO N 7
CANTIDAD DE MEMORIA RAM QUE OCUPAN ALGUNOS EJEMPLOS
TÍPICOS DE ORIGINAL A DIFERENTES RESOLUCIONES Y COLORES
Tipo de original Destino Método escaneado Tamaño en RAM
Fotografía 10x15 cm Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MB
Impresora B/N 300 ppp / 8 bits 2 MB
Impresora color 300 ppp / 24 bits 6 MB
Texto o dibujo en
blanco y negro tamaño
DIN-A4
Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KB
Impresora 300 ppp / 8 bit 8 MB
OCR 300 ppp / 1 bit 1 MB
Foto DIN-A4 en color Pantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MB
Impresora 300 ppp / 24 bits 25 MB
Elaboración: http://www.conozcasuhardware.com/quees/escaner1.htm
Fuente: http://www.conozcasuhardware.com/quees/escaner1.htm
ESCANER
El proceso de captación de una imagen resulta casi idéntico al documento físico.
Procedimiento: Se ilumina la imagen con un foco de luz, se conduce mediante
espejos la luz reflejada hacia un dispositivo denominado CCD que transforma la
luz en señales eléctricas, se transforma dichas señales eléctricas a formato
digital en un DAC (conversor analógico-digital) y se transmite el caudal de bits
resultante al ordenador.
“El CCD (Charge Coupled Device, Dispositivo Acoplado por Carga Eléctrica) es
el elemento fundamental de todo escáner, independientemente de su forma,
tamaño o mecánica. Consiste en un elemento electrónico que reacciona ante la
luz, transmitiendo más o menos electricidad según sea la intensidad y el color de
34
la luz que recibe; es un auténtico ojo electrónico. Se encuentran también en las
cámaras de vídeo, en el fax, en las cámaras digitales.” (Escaner, 2010)
GRÁFICO 12
EL CCD (CHARGE COUPLED DEVICE, DISPOSITIVO ACOPLADO POR
CARGA ELÉCTRICA)
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
Como funciona un scanner
1. “El documento es cargado en el dispositivo, sea de forma manual o
automática.
2. La luz de la lámpara del escáner incide en el documento reflejando
diferentes intensidades según sea gris, negro o color.
3. Las diferentes intensidades se convierten en señales eléctricas a través
de un sensor. Actualmente estos dispositivos se denominan CCD.
4. Las señales eléctricas son codificadas en bits.
5. La imagen es comprimida y temporalmente almacenada.
6. La imagen es desplegada a través del Software en una pantalla de
computador para poder hacer control de calidad.
7. Los índices de la imagen son creados de forma manual o automática.
8. La imagen y sus respectivos índices son enviados al almacenamiento
permanente.” (Jaimes, 2016)
35
Clases de escáner
Existen distintos tipos de escáner con diferentes formatos que se adaptan a cada
necesidad de trabajo.
La resolución de escaneo dada por el dispositivo de digitalización varía de
acuerdo al precio y calidad del aparato.
El rendimiento para la transmisión de datos al ordenador depende del tipo de
conexión entre el escáner y el PC, desde las que transmiten los datos
escaneados más rápidamente como la conexión SCSI o FireWire hasta las más
lentas como el USB o de puerto paralelo.
Se dividen en:
Escáner plano Gráfico
De mano
Escáner de rodillo
Escáner plano con alimentadora automático de originales.
GRÁFICO 13
ESCÁNER DE RODILLO
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
36
GRÁFICO 14
ESCÁNER PLANO CON ALIMENTADORA AUTOMÁTICO DE ORIGINALES
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente:http://www8.hp.com/ec/es/products/scanners/product-
detail.html?oid=377692
GRÁFICO 15
RICOH AFICIO
Elaboración: http://www.ricoh-americalatina.com/
Fuente: http://www.ricoh-americalatina.com/
37
La impresora multifunción de RICOH mantiene una velocidad de escaneo de 300
ppm fácil de usar y de mantener, ofrece un conjunto robusto de funciones,
incluyendo el dúplex automático y la conectividad inalámbrica estándar para
manejar todas las tareas diarias de la empresa. Entre sus capacidad de escaneo
TWAIN/WIA Escaneo-a-Email (1 destinatario por TX) Escaneo-a-Carpeta (1
destino por TX) Escaneo-a-FTP (1 destino por TX) y formato de archivos TIFF,
JPEG, PDF.
GRAFICO N 16
PROPUESTA FUNCIONAL DEL SISTEMA DE DIGITALIZACION
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Propuesta funcional del sistema de digitalizacion
38
GRÁFICO 17
EJEMPLO DE OFICIO
Sin valor legal
Elaboración: Departamento de coordinación Informática.
Fuente: Departamento de coordinación Informática.
MICROSOFT WINDOWS
“Es el sistema operativo de mayor difusión entre computadores personales,
servidores pequeño y medianos. Fue desarrollado por Microsoft aunque muchas
de sus ideas básicas provienen del sistema operativo Mac Os, de los
Machintosh”. (Romo Proaño Msc, 2005)
39
Historia
En sus primeras versiones del Sistema Operativo Microsoft fue basado en DOS
(Disk Operating System) software que trabajaba en ambiente de texto es decir
usando instrucciones y posteriormente recibe el nombre de Windows porque
presentaba ventanas rectangulares, con bordes en la versión 3.1. Con el pasar
de los años crea su primera versión grafica Windows 95 con una arquitectura
multitarea en su versión de 32 bits la cual fue un gran éxito en el mercado
convirtiéndose en el sistema operativo más popular.
En el año 1998 fue lanzado Microsoft Windows 98 el cual fue criticado hasta que
posteriormente fue lanzado su segunda edición llamada “Windows 98 Second
Edition” en 1999, en sus siguientes versiones apareció Windows Xp en el año
2001 que constituyo el kernel de Windows NT, dando a conocer sus otras dos
versiones home, Profesional los mismos que carecían de seguridad; dándose a
conocer que su soporte estándar terminaría en el año 2003
En el año 2003 a inicios de abril, se introdujo Windows server 2003, sustituyendo
a la línea de productos de servidor de Windows 2000 con un número de nuevas
características, seguridad; esta versión fue continuada por Windows server 2003
R2 a finales del año 2005.
A finales de enero del 2007, Microsoft lanzó Windows Vista. Abarca un
sinnúmero de nuevas características, desde su rediseñado Shell con una
interfaz de usuario con importantes cambios técnicos, enfatizando una atención
especial a las características de seguridad. El cual fue objeto de muy muchas
críticas durante varios años, más tarde debido a su patente inestabilidad de
versiones (hubieron un sinnúmero de actualizaciones constantes), demandaba
de muchos recursos de hardware, alto costo.
El 22 de octubre de 2009, Microsoft lanzó Windows 7. A diferencia de sus
anteriores versiones como Windows vista, que introdujo a un gran número de
nuevas características, Windows 7 pretendía ser una actualización estable con el
40
objetivo de ser compatible con software y hardware que Windows vista no era
compatible.
Microsoft Windows 7 tiene soporte multi-touch, un Windows Shell rediseñado con
una mejorada barra de tareas, con un sistema red llamado HomeGroup, y
mejoras en el productividad sobre todo en velocidad y en menor consumo de
recursos.
Dos años después en el mismo mes, Microsoft lanzó la versión de Windows 8 sin
clásico botón inicio que no está disponible en la barra de tareas, Luce un
explorador de Windows rediseñado.
En su versión más reciente de Windows es Windows 10 fue lanzada en 2015
para equipos de escritorio, Windows server 2012 para servidores y Windows
Phone 8 y 8.1 para dispositivos móviles.
GRAFICO N 18
VERSIONES DE WINDOWS
Elaboración:http://www.slideshare.net/josejuanlt/windows-2008-3786191
Fuente: http://www.slideshare.net/josejuanlt/windows-2008
44
La redistribución libre.- La licencia no debe restringir a nadie vender o
entregar el software como un componente de una distribución mayor que
contiene programas de diferentes fuentes.
Código Fuente.-El programa debe incluir el código fuente, y debe
permitir la distribución de código fuente, así como en forma compilada. El
código fuente debe ser la forma preferida en la cual un programador
modificará el programa. Código fuente deliberadamente ofuscado no está
permitido.
Trabajos derivados.- La licencia debe permitir modificaciones y trabajos
derivados y permitiendo que estos se distribuyan bajo los mismos
términos de licencia GPL..
Integridad del código fuente del autor.- La licencia debe permitir
explícitamente la distribución de software de código fuente modificada. La
licencia puede requerir que los trabajos derivados lleven un nombre o
número de versión del software original.
No discriminación contra personas o grupos.- La licencia no debe
discriminar a ninguna persona o grupo de personas.
No discriminación en función de la finalidad perseguida.- La licencia
no debe restringir a nadie que haga uso del programa en un campo
específico de actividad.
Distribución de la licencia.- Los derechos asociados al programa deben
aplicarse a todos aquellos a quienes se redistribuya el programa, sin
necesidad de pedir una licencia adicional para estas fiestas.
La licencia no debe ser específica de un producto.- Si el programa es
extraído de esa distribución y usado o distribuido dentro de los términos
45
de la licencia del programa, todas las partes en las que el programa se
redistribuya deben tener los mismos derechos que los que se otorgan en
conjunto con la distribución de software original.
Licencia no debe restringir otro software.- La licencia no debe imponer
restricciones sobre otro software que se distribuye junto con el software
licenciado.
Licencia debe ser tecnológicamente neutral.-Ninguna disposición de la
licencia puede basarse en una tecnología o el estilo de interfaz.
Red Informática Mundial (WWW)
Sus siglas provienen del Inglés World Wide Web también llamado como “La
Web” y fue creada por el Tim Berners-Lee y es uno de los varios servicios de
comunicación disponibles en internet.
“El servicio World Wide Web (La telaraña Mundial), también conocido como
WWW o simplemente Web, es un Sistema de Información distribuido por Internet
basado en la tecnología hipertexto/hipermedia, que proporciona una interface
común a los distintos formatos de datos y a los servicios de Internet existentes.
Todo esto hace que el servicio Web sea el servicio más utilizado en Internet.”
(Murcia, 2009)
PHP (Hypertext Pre-processor)
Es un lenguaje de programación de alto nivel diseñado originalmente para la
creación de páginas web dinámicas embebido en páginas HTML y ejecutado en
un servidor web.
46
<html>
<head>
<title> Ejemplo Php </title>
</head>
<body><?php echo “hola mundo”; ¿>
</body>
</hmtl>
En este ejemplo escribimos el código HTML con cierto código PHP embebido en
el mismo, que producirá cierta salida. El código PHP se incluye entre etiquetas
especiales de comienzo y final que nos permitirán entrar y salir del modo PHP.
“Lo que distingue a PHP de la tecnología Javascript, la cual se ejecuta en la
máquina cliente, es que el código PHP es ejecutado en el servidor. Si
tuviésemos un script similar al de nuestro ejemplo en nuestro servidor, el cliente
solamente recibiría el resultado de su ejecución en el servidor, sin ninguna
posibilidad de determinar que código ha producido el resultado recibido. El
servidor web puede ser incluso configurado para que procese todos los ficheros
HTML con PHP.” (Martinez, 2002)
GRAFICO N 20
MODELO DE TRABAJO DE PHP
Elaboración: http://codehero.co/php-desde-cero-instalacion-hello-world/
Fuente: http://codehero.co/php-desde-cero-instalacion-hello-world/
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GRÁFICO N 22
FASES EN LA OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS ESTÁTICOS Y DINÁMICOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: http://repositorio.ug.edu.ec/handle/redug/2562
Desde el punto de vista del usuario el proceso resulta el mismo, pero sin
embargo el proceso que realiza el servidor antes de enviar la información es
diferente, ya que para el segundo caso se necesitó la intervención del intérprete
de PHP para elaborar dinámicamente el contenido.
JAVASCRIPT
En desarrollo del presente proyecto se realizará en un entorno web es necesario,
revisar las bases teóricas de JavaScript, ya que se lo va a emplear para este
desarrollo.
“JavaScript es un lenguaje de programación que permite el script de eventos,
clases y acciones para el desarrollo de aplicaciones Internet entre el cliente y el
usuario. JavaScript permite con nuevos elementos dinámicos ir más allá de clicar
y esperar en una página Web.” (Vasco, 2004)
50
JavaScript es un lenguaje orientado a eventos de aplicaciones web, fue creado
por Netscape para potenciar las páginas web de su navegador propio. Es
también conocido con el nombre de “Lenguaje Script”, puesto que su código esta
embebido dentro de un documento web, por consiguiente se ejecuta del lado del
cliente y no en el servidor.
Seguidamente, se enlista las características más relevantes del lenguaje
JavaScript:
Interactúa con los elementos del HTML.
El código de JavaScript se ejecuta cuando un evento sucede.
Es un lenguaje el cual no es compilado, sino que es interpretado por el
cliente del ordenador.
Implícitamente contiene programación orientada a objetos.
Los tipos de variables no se declaran en el lenguaje JavaScript.
En los documentos HTML, el código está integrado.
HOJA DE ESTILO EN CASCADA (CSS)
Sus siglas significam en Inglés Cascading Style Sheets. CSS es el lenguaje
encargado de aplicar el formato de presentación a un documento HTML. Estos
dos lenguajes trabajan en conjunto para proveer distintos estilos al documento.
Es un lenguaje de trabaja en conjunto con HTML para proveer estilos visuales a
los elementos del documento: color, bordes, tamaño.
“Al comienzo, atributos dentro de las etiquetas HTML proveían estilos esenciales
para cada elemento, pero a medida que el lenguaje evolucionó, la escritura de
códigos se volvió más compleja y HTML por sí mismo no pudo más satisfacer las
demandas de diseñadores. En consecuencia, CSS pronto fue adoptado como la
forma de separar la estructura de la presentación.” (Gauchat, 2012)
51
A continuación se mostrara una buena manera de probar estilos para obtener
una vista rápida de llos efectos, no es la forma mas adecuada ya que si tienes
varias paginas, se tendría que repetir en cada estilo cada uno de los elementos
que deseamos modifiar increentando el tamaño del archivo.
Ejemplo:
<!DOCTYPE html>
<html lang="es">
<head>
<title>Este es el título del documento</title>
</head>
<body>
<p style=”font-size: 20px”>Mi texto</p>
</body>
</html>
Definición CSS en archivo externo.
En todos los casos, los estilos incluyen un archivo de tipo CSS en las paginas
HTML que se enlazan con la etiqueta <link>. Se pueden crear varios archivos
CSS que sean necesarios y asociarlos a cada página HTMLque se necesite.
Se crea un archivo de texto y se le añade el siguiente contenido y se lo guarda
con el nombre “estilos.css”
Ejemplo:
p { color: black; font-family: Verdana; }
Texto HTML
<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN"
"http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-transitional.dtd">
52
<html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1" />
<title>Ejemplo de estilos CSS en un archivo externo</title>
<link rel="stylesheet" type="text/css" href="/css/estilos.css" media="screen" />
</head>
<body>
<p>Un párrafo de texto.</p>
</body>
</html>
MySQL
Es un sistema de gestión de base de datos relacional desarrollado bajo la
licencia GLP y Oracle considerada una Base de datos Open Source, es muy
usado en sitios como Google, Wikipedia, Joomla, Wordpress, Drupal en
plataformas Linux/Winodws.
“MySQL es un sistema de administración de bases de datos relational (RDBMS).
Se trata de un programa capaz de almacenar una enorme cantidad de datos de
gran variedad y de distribuirlos para cubrir las necesidades de cualquier tip0 de
organizacion, desde pequeiios establecimientos comerciales a grandes
empresas y organismos administrativos. MySQL compite con sistemas RDBMS
propietarios conocidos, como Oracle, SQL Server y DB2.” ( GILFILLAN, 2003)
“Podemos decir que MySQL es un sistema cliente-servidor para la
administración de base de datos relacionales, este está diseñado para trabajar
en los sistemas operativos Windows como en los sistemas UNIX/LINUX.
Además, determinadas sentencias de MySQL pueden ser integradas en código
PHP y HTML para el diseño de aplicaciones Web dinámicas que incorporan la
información de las tablas de MySQL a páginas Web, MySql además es
compatible con uno de los más sólidos software de diseño web, como lo es
Dreamweaver MX. “(Reina Cevallos, 2013)
53
Fue desarrollado por MySql Ab y adquirida por Sun Microsystem en el año 2008,
luego comprada por Oracle en el 2010, entre los lenguajes programación que
permite la interconexión con la base de datos tenemos C,C++, php, Java, Perl.
Características
Entre las características disponibles en las últimas versiones se puede destacar:
Admite escoger Amplio subconjunto del lenguaje SQL. Algunas
extensiones son incluidas igualmente.
Disponibilidad en gran cantidad de plataformas y sistemas.
Posibilidad de selección de mecanismos de almacenamiento que ofrecen
diferentes velocidades de operación, soporte físico, capacidad,
distribución geográfica, transacciones...
Transacciones y claves foráneas.
Conectividad segura.
Replicación.
Búsqueda e indexación de campos de texto.
MySQL es muy utilizado en aplicaciones web, como Drupal o phpBB, en
plataformas (Linux/Windows-Apache-MySQL-PHP/Perl/Python), y por
herramientas de seguimiento de errores como Bugzilla. Su popularidad como
aplicación web está muy ligada a PHP, que a menudo aparece en combinación
con MySQL. MySQL es una base de datos muy rápida en la lectura cuando
utiliza el motor no transaccional MyISAM, pero puede provocar problemas de
integridad en entornos de alta concurrencia en la modificación.
En aplicaciones web hay baja concurrencia en la modificación de datos y en
cambio el entorno es intensivo en lectura de datos, lo que hace a MySQL ideal
para este tipo de aplicaciones. Sea cual sea el entorno en el que va a utilizar
MySQL, es importante monitorizar de antemano el rendimiento para detectar y
corregir errores tanto de SQL como de programación.
54
AJAX
En febrero de 2005, Jesse James Garret de Adaptive Path, LLC, publicó un
artículo titulado Ajax (JAVA SCRIP+XML), entre las tecnologías que lo forman
son XHTML, CSS.
Es una técnica tradicional para crear aplicaciones web y permite mejorar la
interacción con el usuario con la aplicación evitando las constantes recargas de
la página ya que el intercambio se produce en segundo plano.
Ajax es una técnica válida para múltiples plataformas y utilizable en muchos
sistemas operativos y navegadores, dado que está basado en estándares
abiertos como JavaScript y Document Object Model (DOM).
XAMPP
Es un servidor independiente de la plataforma, que consiste principalmente en
un gestor de base de datos, servidor apache, PHP, Perl. El programa está
liberado bajo la licencia GNU y actúa como un servidor Web libre, fácil de
interpretar páginas dinámicas. En la actualidad XAMPP está disponible para
Windows, Linux, MacOS X. Ofrece una colección de librerías y otras aplicaciones
de gran utilidad para la administración y manejo de una página web. El nombre
proviene del acrónimo de X (para cualquiera de los diferentes sistemas
operativos).
SCRUM
Origen de SCRUM
Scrum es un modelo de desarrollo ágil caracterizado por:
56
en la aplicación de reglas concretas en un marco de roles, eventos y artefactos
definidos. El aprendizaje de scrum técnico es el primer paso aconsejable para
familiarizarse con la agilidad.
Una vez iniciados en agilidad, y con el conocimiento que el propio equipo
acumula a través de las retrospectivas, se pueden ir “rompiendo” las reglas y
adoptar scrum pragmático, personalizado y más adecuado a las propias
circunstancias del propio equipo y proyecto. (Palacios, 2014,P16)
GRÁFICO N 23
Adopciones de scrum: técnica y pragmática
Elaboración: http://www.scrummanager.net/files/scrum_I.pdf
Fuente: http://www.scrummanager.net/files/scrum_I.pdf
58
rollcall”. breves diarias donde se revisa en conjunto el trabajo realizado por cada
miembro
Gestión de la evolución del proyecto
Scrum maneja de forma empírica la evolución del proyecto con las siguientes
tácticas:
Revisión de las Iteraciones
Al finalizar cada sprint se revisa funcionalmente el resultado, con todos los
implicados en el proyecto. Es por tanto la duración del sprint, el período de
tiempo máximo para descubrir planteamientos erróneos, mejorables o
malinterpretaciones en las funcionalidades del producto
Desarrollo incremental
No se trabaja con diseños o abstracciones durante toda la construcción del
producto.
El desarrollo incremental ofrece al final de cada iteración una parte de producto
operativa, que se puede usar, inspeccionar y evaluar.
Scrum resulta adecuado en proyectos con requisitos inciertos y, o inestables.
¿Por qué predecir la versión definitiva de algo que va a estar evolucionando de
forma continua? scrum considera a la inestabilidad como una premisa, y adopta
técnicas de trabajo para facilitar la evolución sin degradar la calidad de la
arquitectura y permitir que también evolucione durante el desarrollo.
Durante la construcción se depura el diseño y la arquitectura, y no se cierran en
una primera fase del proyecto. Las distintas fases que el desarrollo en cascada
realiza de forma secuencial, en scrum se solapan y realizan de forma continua y
simultánea.
Autoorganización
Son muchos los factores impredecibles en un proyecto. La gestión predictiva
asigna al rol de gestor del proyecto la responsabilidad de su gestión y resolución.
59
En scrum los equipos son autoorganizados, con un margen de maniobra
suficiente para tomar las decisiones que consideren oportunas.
Colaboración
Es un componente importante y necesario para que a través del auto
organización se pueda gestionar con solvencia la labor que de otra forma
realizaría un gestor de proyectos.
Todos los miembros del equipo colaboran de forma abierta con los demás,
según sus capacidades y no según su rol o su puesto
60
GRÁFICO N 24
MARCO SCRUM TECNICO
Elaboración: http://www.scrummanager.net/files/scrum_I.pdf
Fuente: http://www.scrummanager.net/files/scrum_I.pdf
63
Desarrollo incremental.
Durante el proyecto, las personas implicadas no trabajan con diseños o
abstracciones. El desarrollo incremental implica que al final de cada iteración
se dispone de una parte del producto operativa que se puede inspeccionar y
evaluar.
Desarrollo evolutivo.
Los modelos de gestión ágil se emplean para trabajar en entornos de
incertidumbre e inestabilidad de requisitos. En Scrum se toma a la
inestabilidad como una premisa, y se adoptan técnicas de trabajo para
permitir esa evolución sin degradar la calidad de la arquitectura que se irá
generando durante el desarrollo. El desarrollo Scrum va generando el diseño
y la arquitectura final de forma evolutiva durante todo el proyecto.
Auto-organización.
Durante el desarrollo de un proyecto son muchos los factores impredecibles
que surgen en todas las áreas y niveles. La gestión predictiva confía la
responsabilidad de su resolución al gestor de proyectos. En Scrum los
equipos son auto-organizados (no auto-dirigidos), con margen de decisión
suficiente para tomar las decisiones que consideren oportunas.
Colaboración
Las prácticas y el entorno de trabajo ágiles facilitan la colaboración del
equipo. Ésta es necesaria, porque para que funcione la auto organización
como un control eficaz cada miembro del equipo debe colaborar de forma
abierta con los demás, según sus capacidades y no según su rol o su puesto.
Visión general del proceso
Scrum denomina “sprint” a cada iteración de desarrollo y recomienda realizarlas
con duraciones de 30 días.
El sprint es por tanto el núcleo central que proporciona la base de desarrollo
iterativo e incremental.
67
FUNDAMENTACIÓN LEGAL
A continuación se enlistan los artículos legales en los que está fundamentado el
desarrollo del presente proyecto.
LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
TÍTULO V
CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR
CAPÍTULO 1
DEL PRINCIPIO DE CALIDAD
Art. 93.- Principio de calidad.- El principio de calidad consiste en la búsqueda
constante y sistemática de la excelencia, la pertinencia, producción óptima,
transmisión del conocimiento y desarrollo del pensamiento mediante la
autocrítica, la crítica externa y el mejoramiento permanente. (CES, 2014)
Art. 94.- Evaluación de la calidad.- La Evaluación de la Calidad es el proceso
para determinar las condiciones de la institución, carrera o programa académico,
mediante la recopilación sistemática de datos cuantitativos y cualitativos que
permitan emitir un juicio o diagnóstico, analizando sus componentes, funciones,
procesos, a fin de que sus resultados sirvan para reformar y mejorar el programa
de estudios, carrera o institución. (CES, 2014)
Art. 95.- Acreditación.- La Acreditación es una validación de vigencia
quinquenal realizada por el Consejo de Evaluación, Acreditación y
Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, para certificar la calidad
de las instituciones de educación superior, de una carrera o programa educativo,
sobre la base de una evaluación previa. (CES, 2014)
Art. 96.- Aseguramiento de la calidad.- El Aseguramiento de la Calidad de la
Educación Superior, está constituido por el conjunto de acciones que llevan a
cabo las instituciones vinculadas con este sector, con el fin de garantizar la
eficiente y eficaz gestión, aplicables a las carreras, programas académicos, a las
68
instituciones de educación superior y también a los consejos u organismos
evaluadores y acreditadores. (CES, 2014)
LEY DE EDUCACIÓN SUPERIOR
CAPÍTULO 3
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
Art. 13.- Funciones del Sistema de Educación Superior.- Son funciones del
Sistema de Educación Superior:
a. Garantizar el derecho a la educación superior mediante la docencia, la
investigación y su vinculación con la sociedad, y asegurar crecientes
niveles de calidad, excelencia académica y pertinencia. (CES, 2014)
b. Promover la creación, desarrollo, transmisión y difusión de la ciencia, la
técnica, la tecnología y la cultura. (CES, 2014)
c. Formar académicos, científicos y profesionales responsables, éticos y
solidarios, comprometidos con la sociedad, debidamente preparados para
que sean capaces de generar y aplicar sus conocimientos y métodos
científicos, así como la creación y promoción cultural y artística. (CES,
2014)
DECRETO 1014
SOBRE EL USO DEL SOFTWARE LIBRE
Art. 1.- Establecer como política pública para las entidades de administración
Pública central la utilización del Software Libre en sus sistemas y equipamientos
informáticos. (SNAP, 2007)
Art. 2.- Se entiende por software libre, a los programas de computación que se
pueden utilizar y distribuir sin restricción alguna, que permitan el acceso a los
códigos fuentes y que sus aplicaciones puedan ser mejoradas. (SNAP, 2007)
Estos programas de computación tienen las siguientes libertades:
a) Utilización de programa con cualquier propósito de uso común.
69
b) Distribución de copias sin restricción alguna.
c) Estudio y modificación de programa (Requisito: código fuente
disponible).
d) Publicación del programa mejorado (Requisito: código fuente
disponible.
Art. 3.- Las entidades de la administración pública central previa a la instalación
del software libre en sus equipos, deberán verificar la existencia de capacidad
técnica que brinde el soporte necesario para este tipo de software. (SNAP, 2007)
Art. 4.- Se faculta la utilización de software propietario (no libre) únicamente
cuando no exista una solución de software libre que supla las necesidades
requeridas, o cuando esté en riesgo de seguridad nacional, o cuando el proyecto
informático se encuentre en un punto de no retorno. (SNAP, 2007)
Art. 5.- Tanto para software libre como software propietario, siempre y cuando se
satisfagan los requerimientos. (SNAP, 2007)
Art. 6.- La subsecretaría de Informática como órgano regulador y ejecutor delas
políticas y proyectos informáticos en las entidades de Gobierno Central deberá
realizar el control y seguimiento de este Decreto. (SNAP, 2007)
Art. 7.- Encargue de la ejecución de este decreto los señores Ministros
Coordinadores y el señor Secretario General de la Administración Pública y
Comunicación. (SNAP, 2007)
LEY ORGANICA DE EDUCACION SUPERIOR
Art. 32.- Programas informáticos.- Las empresas que distribuyan programas
informáticos tienen la obligación de conceder tarifas preferenciales para el uso
de las licencias obligatorias de los respectivos programas, a favor de las
instituciones de educación superior, para fines académicos.
70
Las instituciones de educación superior obligatoriamente incorporarán el uso de
programas informáticos con software libre. (CES, 2014)
LEY DE PROPIEDAD INTELECTUAL
SECCION V
DISPOSICIONES ESPECIALES SOBRE CIERTAS OBRAS
PARAGRAFO PRIMERO
DE LOS PROGRAMAS DE ORDENADOR
Art. 28.- Los programas de ordenador se consideran obras literarias y se
protegen como tales. Dicha protección se otorga independientemente de que
hayan sido incorporados en un ordenador y cualquiera sea la forma en que estén
expresados, ya sea en forma legible por el hombre (código fuente) o en forma
legible por máquina (código objeto), ya sean programas operativos y programas
aplicativos, incluyendo diagramas de flujo, planos, manuales de uso, y en
general, aquellos elementos que conformen la estructura, secuencia y
organización del programa. (CDE, 2010)
Art. 29.- Es titular de un programa de ordenador, el productor, esto es la persona
natural o jurídica que toma la iniciativa y responsabilidad de la realización de la
obra. Se considerará titular, salvo prueba en contrario, a la persona cuyo nombre
conste en la obra o sus copias de la forma usual. (CDE, 2010)
Art. 30.- La adquisición de un ejemplar de un programa de ordenador que haya
circulado lícitamente, autoriza a su propietario a realizar exclusivamente:
a) Una copia de la versión del programa legible por máquina (código objeto)
con fines de seguridad o resguardo;
b) Fijar el programa en la memoria interna del aparato, ya sea que dicha
fijación desaparezca o no al apagarlo, con el único fin y en la medida
necesaria para utilizar el programa;
c) Salvo prohibición expresa, adaptar el programa para su exclusivo uso
personal, siempre que se limite al uso normal previsto en la licencia. El
71
adquirente no podrá transferir a ningún título el soporte que contenga el
programa así adaptado, ni podrá utilizarlo de ninguna otra forma sin
autorización expresa, según las reglas generales. (CDE, 2010)
Art. 31.- No se considerará que exista arrendamiento de un programa de
ordenador cuando éste no sea el objeto esencial de dicho contrato. Se
considerará que el programa es el objeto esencial cuando la funcionalidad del
objeto materia del contrato, dependa directamente del programa de ordenador
suministrado con dicho objeto; como cuando se arrienda un ordenador con
programas de ordenador instalados previamente. (CDE, 2010)
Art. 32.- Las excepciones al derecho de autor establecidas en los artículos 30 y
31 son las únicas aplicables respecto a los programas de ordenador. Las normas
contenidas en el presente Parágrafo se interpretarán de manera que su
aplicación no perjudique la normal explotación de la obra o los intereses
legítimos del titular de los derechos. (CDE, 2010)
72
PREGUNTAS CIENTÍFICAS A CONTESTARSE
1.- ¿Cómo cree usted que se pueda beneficiar la carrera con un módulo de
digitalización?
2.- ¿En la actualidad, tienen algún repositorio físico y digital para la
documentación existente en el departamento?
3.- ¿Conoce si la imagen digitalizada tiene el mismo valor legal que el físico?
4.- ¿Cuáles son los tipos de documentos que reposan en los archivadores
correspondientes?
5.- ¿Los documentos de los estudiantes, docentes se los organiza en sus
respectivas carpetas conforme al período, ciclo, semestre, horario de clases?
6.- ¿Podría explicarme cómo se lleva a cabo el proceso de solicitudes y entrega
de documentación?
7.- ¿Cuál es el plazo de conservación de los documentos que se guardan en los
archivadores de la carrera?
8.- ¿Existe en la actualidad, algún sistema que permita digitalización de
documentos dentro del departamento de Coordinación de la Carrera de
Ingeniería Civil?
9.- ¿Cuántas personas son encargadas de la manipulación de los documentos
en el departamento?
10.- ¿Cómo están asignados los permisos de acceso a la información en el
departamento?
12.- ¿En caso de eliminarse los documentos físicos, las imágenes grabadas en
la base de datos tienen la misma validez?
13.- ¿Cuántas tipos de documentos existen y cuáles son?
73
DEFINICIONES CONCEPTUALES
BASE DE DATOS Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un
programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos
que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
MYSQL Sistema de gestión de bases de datos relacional, multihilo, multiusuario y
multiplataforma.
OPEN SOURCE Término con el que se conoce al software distribuido y desarrollado libremente.
El código abierto tiene un punto de vista más orientado a los beneficios prácticos
de compartir el código que a las cuestiones éticas y morales las cuales destacan
en el llamado software libre.
PHP Es un acrónimo recursivo que significa PHP Hypertext Pre-processor. PHP es
ampliamente utilizado para fines generales de lenguaje de scripting, que es
especialmente adecuado para desarrollo web y puede ser embebido en HTML.
SERVIDOR En informática, un servidor es un tipo de software que realiza ciertas tareas en
nombre de los usuarios. El término servidor ahora también se utiliza para
referirse al ordenador físico en el cual funciona ese software, una máquina cuyo
propósito es proveer datos de modo que otras máquinas puedan utilizar esos
datos.
74
XAMPP Es un servidor independiente de plataforma, que consiste principalmente en la
base de datos MySQL, el servidor Web Apache y los intérpretes para lenguajes
de script: PHP y Perl.
SCRUM Es un marco de trabajo para la aplicación de proyectos de software.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas y técnicas para administrar los documentos de todo
tipo de una organización.
75
CAPÍTULO III
PROPUESTA TECNOLÓGICA El objetivo principal de esta propuesta es desarrollar un aplicativo basado en
PHP, que va a permitir la capturar de imágenes para ser luego ser almacenadas
en una base de datos Mysql para garantizar una buena administración y
desarrollo del proyecto
Análisis de Factibilidad
El proyecto se considera factible, ya se tomó en cuenta la situación actual del
Departamento de Coordinación Informática Carrera Ingeniería Civil de la
Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil
enfocándonos en los procesos de mejora institucional y contribuyendo a los
objetivos institucionales del mismo; teniendo como resultado:
- La automatización de los procedimientos manuales.
- Disminución de errores y mejora del flujo documental.
- Asegurar, garantizar la fluidez en los trámites que deben atenderse.
- Optimización de los recursos del personal humano.
- Reducción del tiempo de procesamiento de documentos.
Factibilidad Operacional
El Departamento de Coordinación Informática Carrera Ingeniería Civil Facultad
de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil en su
constante crecimiento y mejora continua en la calidad del servicio al usuario,
quiere generar un cambio en su modelo de gestión documental beneficiándose
de las innovaciones tecnológicas y fortaleciendo el trabajo institucional, por lo
cual hemos analizado las ventajas que le ofrecerá el sistema:
- Despacho y entrega inmediata de documentos.
- No se requiere la impresión de los documentos.
76
- Reducción de costos.
- Rapidez en la gestión de documentos.
- Optimización en la productividad del personal.
Factibilidad Técnica
El proyecto se considera factible porque todos los recursos hardware y software
necesarios para la implementación, los tiene a disponibilidad el Departamento
Coordinación Informática Carrera Ingeniería Civil Facultad de Ciencias
Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.
Factibilidad Legal
El presente proyecto no se encuentra impedimento alguno de manera legal.
Para estar acorde con todo el marco legal del uso de software se debe
contemplar la adquisición de las licencias en caso que sean necesarias.
Factibilidad Económica
Se consideran factibles siempre y cuando la aplicación desarrollada se ponga en
marcha en una institución la cual tenga los equipos necesarios o mejores que se
menciona en la factibilidad técnica.
CUADRO NO 8
DETALLE DE EGRESOS DEL PROYECTO
EGRESOS VALOR
Sueldos $1400.00
Suministros de oficina y computación $ 35.00
Fotocopias $ 15.00
Libros y manuales $ 50.00
Impresiones $ 100.00
Empastado $ 30.00
Transporte $ 20.00
77
Computadora y servicios de Internet $ 800.00
Licencia de Microsoft Windows Server 2003 $0
Administración, imprevistos 300
TOTAL $ 2750.00
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Datos de la Investigación
Detalles:
Suministros de oficina y computación: este costo cubre las hojas y los
cartuchos que se usaron para imprimir la tesis para sus respectivas
revisiones.
Fotocopias: este costo cubre las copias de las encuestas y entrevistas
que se realizaron para la obtención de información, la cual es de suma
importancia para la culminación del proyecto, así como, las copias de
libros por las investigaciones realizadas.
Computadora: el costo cubre el equipo que se usó para el desarrollo de
la documentación, del sistema y de las diferentes investigaciones que
aportaron para el desarrollo de la propuesta.
Transporte: el valor cubre los gastos para la movilización a los diferentes
lugares para las investigaciones, encuestas y asesoramiento del proyecto
y la alimentación.
Empastado de Tesis: el costo cubre el arreglo de los tres ejemplares
finales que son entregados en la sustentación.
Impresiones de Tesis: este costo cubre las impresiones de la encuesta y
entrevista original para fotocopiarlas y realizarlas, así como los
borradores de la tesis.
78
Etapas de la metodología del proyecto
Este proyecto se divide en 4 sprint las cuales se detallan a continuación:
GRÁFICO NO 27
DETALLE DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS EN CADA SPRINT
DESARROLLADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez
79
En esta etapa, el equipo de desarrollo implemetara las funcionalidades
necesarias, de acuerdo a las especificaciones del Product Owner según el
diseño planeado.
En los Sprint 1,2,3,4 el resultado de estas etapas fue el incremento de las
funcionaliades de una nueva versión estable del sistema.
CUADRO NO. 9
RESULTADOS / REQUERIMIENTOS
Requerimiento Importancia
(Product
Owner)
Objetivos Planteados Resultados
Obtenidos
Sprint1
Módulo
Configuracion
60 Reunion con el Scrum Team.
Dos veces a la semana, una hora
diaria.
En esta reunión se definió las
funciones a realizar y la asignación
de tareas en el grupo de trabajo,
dichas actividades consiste en
levantar la mayor cantidad de
información de los tipos de
documentos a digitalizar, tipos de
usuario, opciones que requieren los
desarrolladores para ejecutar su
trabajo.
Reunirse con el equipo de
desarrolladores para determinar los
requerimientos de hardware y
software que necesitan tener
instalados en el servidor de
almacenamiento, consultar anexo 3.
Analizando de la
información
recopilada, se
evaluó y se decidió
agregar la
configuración de un
servidor de archivos
y almacenamiento,
configurar un
servidor Web con
Xampp para los
servicios de Apache
y MySql de PHP,
por cuestiones de
seguridad y
requerimiento del
Product Owner que
se tienen para este
proyecto, se decidio
usar la base de
datos Windows
Server 2008 R2
como S.O.
Sprint2
Módulo Gestión
70 Reunion con el Scrum Team.
Dos veces a la semana, una hora
diaria.
En esta reunión se revisaron las
definiciones del sprint anterior y se
unifico los requerimientos para
hacerlos llegar al Project Manager, y
se
Implementado del
Sprint 2. Se cumplió
con el objetivo de
implementar las
funcionalidades
identificadas las
cuales satisficieron
al Coordinador del
Área Informática. En
este sprint se
80
elaboró una acción de trabajo en
caso de que los requerimientos
(hardware y software) no se nos
faciliten.
Implementar las funciones
necesarias para gestionar la
información de entrada y salida de
datos. Esto es asignar los planes de
trabajo, accesos al sistema,
opciones, establecer tipo de
documentos a digitalizar.
incluyó las tareas
pendientes en el
Sprint1.
Sprint3
Módulo
Transaccional
80 Reunion con el Scrum Team.
Dos veces a la semana, una hora
diaria.
En esta reunión se asignaron tareas
para las pruebas de la aplicación
web tenga la funcionalidad de
procesar el almacenamiento,
utilización, búsqueda y
administración de la documentación.
Objetivo principal, optimizar, agilitar
el proceso de búsqueda de
documentos, utilizando una
herramienta de gestión de
documentos.
Implementado del
Sprint 3, fue
completado
exitosamente. Fue
necesario filtrar los
documentos a
digitalizar para que
resulte fácil el
manejo para los
usuarios en el
Departamento de
Coordinación
Informática.
Sprint4
Responsables
90 Reunion con el Scrum Team.
Dos veces a la semana, una hora
diaria.
En esta reunión definen los
responsables del proyecto y control
de los servicios que se proporciona
para el grupo de soporte a
usuarios.
Implementado del
Sprint 4, fue
completado
exitosamente, era el
punto de mayor
relevancia para el
proyecto. Puesto
que una
implementación
exitosa conllevaría a
un ahorro
considerable de
recursos de
personal para el
Departamento del
coordinación
Informática.
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: Datos de la Investigacion
81
Entregables del proyecto
Previamente, para el desarrollo del presente proyecto se requiere especificar los
siguientes requisitos y las respectivas versiones a utilizar:
Requerimientos de Hardware
1 computador para el desarrollo del sistema web.
Requerimientos de software
Instalación del Servidor de aplicación Apache versión 2.4.17
Instalación del Lenguaje de Programación PHP versión 5.6.16
Instalación del Gestor de base de datos MySQL Workbench 6.3 CE versión 5.7.9
Con la instalación de estos recursos de hardware y software, se logra preparar el
ambiente donde se desarrollará e implementará las funcionalidades del sistema
web a construir para el Deparatamento de Coordinacion Informática.
Manual del sistema web
Dentro de la etapa de culminación de un proyecto de desarrollo de software, es
necesario y relevante, otorgar a los interesados,una guía que permita detallar y
explicar las funcionalidades y la usabilidad del sistema de forma precisa y
organizada.
Esta clase de documentos proporcionan una fuente de conocimiento, descrito en
un lenguaje que permita a los usuarios comprender la herramienta tecnológica
en un lenguaje no técnico, sino más bien en un lenguaje común. Por este motivo,
82
en el presente trabajo se proporcionará como un entregable final, el manual de
usuario del sitio web del Departamento de Coordinación Informática de la
Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de Guayaquil, como medio de
información para promover la calidad de educación superior, basada en
tecnología Open Source. Esta información se encuentra anexada en la parte
final de este trabajo. (Ver Anexo #1)
CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
JUICIO DE EXPERTOS
La propuesta fue presentada al Ing. Dennis Merchán, Jefe del Departamento de
Coordinación Informática de la Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de la
Guayaquil.
El cual se le planteó detalladamente el alcance del proyecto que consiste en la
módulo de digitalización, administración, almacenamiento de documentos para el
departamento de coordinación informática.
Se le propuso que este sistema controlara todos los documentos del
Departamento de Coordinación informática en un solo sitio, ya se maneja una
cantidad exagerada de documentos y este sistema los va a controlar en la
Intranet, el Coordianador quedo satisfecho por el alcance que se quiere obtener
porque él sabe que la documentación para el Departamento es importante ya
que nos auditan seguidamente y este sistema nos va ayudar a responder
rápidamente.
Luego de haber definido las herramientas necesarias con las que se va a diseñar
el proyecto se procedió a la realizar la respectiva implementación.
Durante la reunión establecida con el Ing. Dennis Merchán nos dijo que se sentía
muy entusiasmado por este proyecto, ya que el esta consiente del terrible
83
problema que acoge a la mayoría de departamentos que manejan documentos
considerablemente y lo difícil que es tenerlos a la mano, el se comprometió a
trabajar en conjunto con nosotros para poder desarrollar el sistema.
Se instaló xampp para el presente proyecto, ya que este aplicativo integra al
servidor web Apache, intérpretes de lenguaje de scripts PHP, un servidor de
base de datos MySQL y el administrador de base de datos MySQL Workbench
6.3 CE.
El desarrollo de nuestro aplicacion web fue diseñado en el lenguaje de
programación PHP, utilizando Ajax como técnica de desarrollo dentro de la
programación y como editor se utilizó Dreamweaver CS6.
Se puede concluir que una gran acogida de este proyecto por parte de los
colaboradores del área de Coordinación Informática. ( Anexo #8 )
POBLACIÓN Y MUESTRA
POBLACIÓN
Nuestra población para el presente proyecto está conformada por el decanato,
departamento de Coordinación Informática.
84
CUADRO #10
POBLACION Y MUESTRA
Población Números
Decanato 3
Coordinación Informática 3
Total 6
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Datos investigativos
GRAFICO #28
POBLACION Y MUESTRA
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Datos investigativos
85
PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACIÓN
Para la recolección de información la investigación se esquematizó en etapas,
las cuales fueron necesarias para definir cada uno de los puntos necesarios para
el desarrollo e implementación de la propuesta. La investigación se llevó a cabo
de acuerdo a las siguientes etapas:
CAPÍTULO I - EL PROBLEMA
Ubicación del problema en un contexto
Situaciones, conflictos, nudos críticos
Causas y consecuencias del problema
Delimitaciones del problema
Formulación del problema
Evaluación del problema
Objetivos del problema
Alcance del problema
Justificación e importancia
CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO
Antecedentes del Estudio
Fundamentación Teórica
Fundamentación Legal
Preguntas a Contestarse
Variables de Investigación
Definiciones Conceptuales
CAPÍTULO III – PROPUESTA TECNOLÓGICA,
Análisis De Factibilidad
Factibilidad Operacional
Factibilidad Técnica
Factibilidad Legal
Etapas De La Metodología Del Proyecto
Resultados / Requerimientos
86
Entregables Del Proyecto
Criterios De Validación De La Propuesta
Población Y Muestra
Procedimientos De La Investigación
CAPÍTULO IV – CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
Cronograma
Presupuesto
Conclusiones
Recomendaciones
ANEXOS
Manual de usuario
Manual técnico
87
ENCUESTA DIRIGIDAS A LAS AUTORIDADES DE LA FACULTAD DE
CEINCIAS MATEMATICAS Y FISICAS (FCMF)
1.- ¿Piensa usted que es de gran ayuda para el personal administrativo el
tener una organización y digitalización de sus oficios en el Departamento
de Coordinación Informática de la Carrera Ingeniería Civil?
CUADRO #1
TENER UNA ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE SUS OFICIOS
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
GRAFICO #1
TENER UNA ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE SUS OFICIOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
88
El 100% de encuestados consideran que si es importante tener una organización
y digitalización de los oficios. Los tesistas consideran que una buena
organización y digitalización mejoraría los procesos de búsqueda de información.
2.- Considera que una organización y digitalización de oficios ayudaría a la
DCI y a su personal a ahorrar tiempo y espacio en la FCMF?
CUADRO #2
AYUDARÍA A LA DCI Y A SU PERSONAL A AHORRAR TIEMPO Y ESPACIO
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
GRAFICO #2
AYUDARÍA A LA DCI Y A SU PERSONAL A AHORRAR TIEMPO Y ESPACIO
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
89
El 100% de encuestados consideran que ahorraría tiempo y espacio en el DCI.
Los tesistas consideran que con la creación de una base de datos de oficios
permitirá no solo el ahorro del espacio y tiempo, si no que estará resguardad en
caso de algún accidente como incendio, pérdida o deterioro.
3.- Considera importante la rapidez en la entrega de información a las
autoridades de CC.MM.FF a través de la digitalización de datos?
CUADRO #3
RAPIDEZ EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
GRAFICO #3
RAPIDEZ EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
90
El 100% de encuestados consideran que si es importante la oportuna entrega de
información. Los tesistas consideran que la entrega oportuna de información al
personal administrativo demostrara eficiencia y eficacia.
4.- Considera usted que es necesario que se efectué la organización y
digitalización de los oficios del DCI de la FCMF?
CUADRO #4
ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS OFICIOS DEL DCI
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
GRAFICO #4
ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS OFICIOS DEL DCI
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
El 100% de encuestados consideran que si es importante la oportuna la
organización y digitalización de los oficios. Los tesistas consideran que es
primordial la organización y digitalización de los oficios para minimizar el tiempo
de entrega de información a las autoridades.
91
5.- Se encuentra el personal administrativo del DCI preparado a ayudar y
entregar inmediatamente la información por parte de los directivos de la
FCMF?
CUADRO #5
EL DCI ESTÁ PREPARADO A AYUDAR Y ENTREGAR INMEDIATAMENTE
LA INFORMACIÓN
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
GRAFICO #5
EL DCI ESTÁ PREPARADO A AYUDAR Y ENTREGAR INMEDIATAMENTE
LA INFORMACIÓN
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
El 100% de encuestados consideran que si se encuentran preparados para la
entrega oportuna de información al personal administrativo. Los tesistas
consideran que una de las falencias del DCI es que el personal administrativo no
92
siempre dispone de personal permanente que ayude a suplir los requerimientos
del personal administrativo.
6.- Considera que un archivo bien organizado es la imagen de una
institución sea esta pública o privada?
CUADRO #6
ARCHIVO BIEN ORGANIZADO ES LA IMAGEN DE UNA INSTITUCIÓN
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
GRAFICO #6
ARCHIVO BIEN ORGANIZADO ES LA IMAGEN DE UNA INSTITUCIÓN
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Autoridades de la FMCF
El 100% de encuestados consideran que un archivo bien organizado habla muy
bien de todo institución. Los tesistas consideran que un archivo es la imagen de
toda institución/ empresa la cual debe estar ordenada y para que no afecten la
imagen institucional.
93
ENCUESTA AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE
COORDINACIÓN INFORMATICA (DCI)
1.- Conoce usted de algún sistema de digitalización de datos en la FCMF?
CUADRO N. 7
SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DATOS
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
GRAFICO #7
SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DATOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
El 100% de encuestados consideran que si conoce de un sistema de
digitalización de documentos en la FCMF. Los tesistas consideran que se debe
mejorar el sistema de datos para mejorar la entrega de documentación.
94
2.- Considera ud. Necesario que los oficios del DCI deben estar bien
respaldados?
CUADRO #8
LOS OFICIOS DEBEN ESTAR RESPALDADOS
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
GRAFICO #8
LOS OFICIOS DEBEN ESTAR RESPALDADOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
El 100% de encuestados consideran que si es necesario respaldar los oficios.
Los tesistas consideran que la información de los oficios es de vital importancia
para la vida institucional del DCI.
95
3.- A su criterio es necesario la organización y digitalización de los oficios?
CUADRO #9
ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS OFICIOS
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
GRAFICO #9
ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS OFICIOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
El 100% de encuestados consideran que si es importante organizar y digitalizar
los oficios. Los tesistas consideran que la información de los oficios debidamente
organizada y respaldada servirá de gran utilidad para el personal del DCI.
96
4.- Considera que es importante para el personal administrativo del DCI,
reciba capacitación constante sobre organización y digitalización de
oficios en la actualidad?
CUADRO #10
CAPACITACIÓN CONSTANTE SOBRE ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN
DE OFICIOS
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Fuente: Personal del DCI
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
GRAFICO #10
CAPACITACIÓN CONSTANTE SOBRE ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN
DE OFICIOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
El 100% de encuestados consideran que si es importante estar en constante
capacitación para el buen uso de los sistemas tecnológicos. Los tesistas
consideran que la capacitación del personal administrativo del DCI es de vital
importancia porque ayuda al archivo institucional.
97
5.-Cree que una buena organización y digitalización en un sistema o base
de datos agilitará los procesos de requerimientos pedidos por el personal
administrativo del DCI ?
CUADRO #11
AGILITARÁ LOS PROCESOS DE REQUERIMIENTOS
Opción Encuestados Porcentaje
Si 2 85%
No 1 15%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
GRAFICO #11
AGILITARÁ LOS PROCESOS DE REQUERIMIENTOS
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
El 85% de encuestados consideran que si ayudaría la entrega rápida de
información a los distintos departamentos de la DCI y el 15% creo que no es
importante. Los tesistas consideran que el sistema mejorara considerablemente
la entrega de información a los mismos.
98
6.-Cree usted que con el ingreso de datos a una base de datos de oficios le
permitirá ahorrar espacio en su archivo?
CUADRO #12
PERMITIRÁ AHORRAR ESPACIO EN SU ARCHIVO
Opción Encuestados Porcentaje
Si 3 100%
No 0 0%
Total 3 100%
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
GRAFICO #12
PERMITIRÁ AHORRAR ESPACIO EN SU ARCHIVO
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez
Fuente: Personal del DCI
El 100% de encuestados consideran que si se ahorra espacio en el archivo. Los
tesistas consideran que ahorrara mucho espacio y mejorar la entrega oportuna
de información.
Se realizó una encuesta de satisfacción del proyecto a las diferentes autoridades
de la Carrera de Ingeniería Civil de la Facultad de Ciencias Matemáticas y
99
Físicas y debido a que la población entrevistada es igual a la muestra; ya que su
porcentaje es menor a lo esperado (<70%) se excluye el “Análisis de la
Correlación de Pearson y Tablas de contingencia (Estadístico Chi-cuadrado).
PLAN DE PRUEBAS
CUADRO N. 10
PLAN DE PRUEBAS
Actividad Escenario De Prueba
Resultado Esperado
Resultado Obtenido
Observaciones
Conexión entre el servidor de Base De Datos y PHP
Conexión interna entre servidores
Haya comunicación entre los servidores
El servidor de Base De Datos se comunicó con el servidor de PHP
OK
Prueba del inicio de sesión
Ingreso a la aplicación
Todo usuario pueda ver la aplicación publicada en la intranet
Se ingresó al URL de la aplicación y está cargando sin inconveniente
OK
Prueba de transacciones
Saturar el servidor para evaluar si hay perdida del servicio
El servicio no se paralice
Aumento el tiempo de respuesta pero el servicio no se detuvo
OK
Prueba de reportes
Saturar el servidor para evaluar si hay perdida del servicio
El servicio no se paralice
Aumento el tiempo de respuesta pero el servicio no se detuvo
OK
Monitoreo Monitorear el servidor de producción
Poder visualizar el servidor en el ambiente de producción y alertar si hay algún inconveniente
Se visualizó todos los servidores y se verificó el histórico de los mismos, se simulo un error y se alertó correctamente
Proceso Exitoso
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: Datos de la Investigacion
100
CRITERIO DE SATISFACCION
CUADRO N. 11
CRITERIO DE SATISFACCION
Escala de
Valoración y
Aspectos
Muy
Adecuada
5
Adecuada
4
Medianamente
adecuada
3
Poco
adecuada
2
Nada
adecuada
1
Usuarios
Acceso a la
aplicación
3 3
Seguridad de
Acceso
2 1 3
Control de
documentos
3 3
Diseño de la
interfaz
3 3
Rapidez de la
aplicación
3 3
Capacidad de
almacenamiento
3 3
Tutoriales y
ayuda al usuario
3 3
El sistema como
herramienta de
búsqueda de
documentos
3 3
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: Datos de la Investigacion
101
CAPÍTULO IV
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO O
SERVICIO
Como política de aceptación del proyecto se deben cumplir los cuatro sprint
CUADRO N. 12
CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO
Sprint Nivel de cumplimento
Sprint 1 100%
Módulo de administración
Sprint 2 100%
Módulo de Gestión
Sprint 3 100%
Módulo de Registro
Sprint 4 100%
Módulo de Consultas
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: Datos de la Investigacion
102
CUADRO N. 13
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: Datos de la Investigacion
Responsables Validación
SCRUM MASTER
Coordinado Área
Informática
Ing. Dennis Merchán
Certifica que la configuración empleada en el
servidor de almacenamiento, los servicios
requeridos en el portal web funcionan correctamente
y cumple con lo solicitado.
Asistente de Computo,
Ing. Nicolás Ramírez
Srta. Karla Maridueña
Acepta que el diseño implementado en el portal web
cumple con los requisitos requeridos para el buen
funcionamiento.
103
CONCLUSIONES
En base a lo expuesto, se puede considerar viable la implementación del Módulo
De Digitalización Y Administración De Documentos en el Departamento de
Coordinación Informática Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de
Guayaquil.
Se dispone por parte el Departamento de Coordinación Informática de la
infraestructura tecnológica, capacidad técnica y capacidad operativa necesaria y
suficiente para la implementación del módulo de digitalización y administración
de documentos.
Mantener informado al al Jefe del Departamento de Coordinación Informática
como a sus colaboradores cuando el oficio este tramitado.
Un punto fuerte del uso de herramientas tecnológicas es el hecho de que para
lograr llegar a su nivel de funcionalidad, escalabilidad, seguridad,
estandarización y todas aquellas buenas prácticas que aunque no son
imposibles de alcanzar pero para realizar esto se necesita de gran experiencia y
esfuerzo.
Al contar con un departamento propio para el desarrollo de herramientas
informáticas, el proceso de poner en línea los documentos digitalizados y
teniendo conocimiento de proyectos futuros, en el cual se espera poner en línea
en toda la facultad, se encuentran gran fortaleza en el desarrollo de este
proyecto.
Con respecto a la parte investigativa de los autores se afina que para alcanzar el
objetivo propuesto, fue necesario adquirir nuevos conocimientos en cuanto al
lenguaje de php, Metodología Scrum debido a que las aplicaciones en la vida
profesional cubren una gama mucho más amplia de componentes, interfaces,
lenguajes, artificios de desarrollo, que los aprendidos en la universidad y con la
104
utilización de la infraestructura tecnológica ya adquirida, se puede potenciar su
uso con sistemas que abarquen a toda la institución.
RECOMENDACIONES
Se debe realizar una instalación y configuración adecuada utilizando los
manuales, si se desea implementar la herramienta en otras áreas de la
institución es necesario el estudio de la escalabilidad y acceso a la base de
datos, además de los recursos tecnológicos con los que se cuentan para el
correcto funcionamiento de la aplicación.
Analizar los diversos tipos de documentos que maneja la institución con el fin de
mejorar la base de datos y la escalabilidad de la aplicación mejorando la gestión
de documentación y administración de la misma.
Promover el uso de la Norma ISO 15489 la cual se centra en los principios de la
gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las
organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de
forma sistemática y efectiva la creación y mantenimientos de documentos.
Perfeccionar el análisis y desarrollo de esta aplicación que permita aumentar la
vida útil de este sistema, soporte y mantenimiento para su correcto desempeño,
además de, crear nuevas opciones, nuevas funcionalidades de interés, realizar
mensualmente respaldo limpieza en la base de datos con la finalidad de eliminar
registros.
Se debería considerar una nueva fase dentro del sistema haciendo un estudio
para implementarlo en otros departamentos o unidades académicas de la
Universidad de Guayaquil.
105
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