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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA

Guía para el registro y control de bienes muebles de inventario de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en el Módulo de Inventario del

Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/DESCENTRALIZADAS del Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado -SIAF-

Guatemala, agosto de 2020

División de Desarrollo Organizacional 1

DIRECTORIO

Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos Rector

Arq. Carlos Enrique Valladares Cerezo

Secretario General

Dr. Alberto García González Director General de Docencia

Dr. Félix Aguilar Carrera

Director General de Investigación

Dra. Verónica de Jesús Paz de Brenes Directora General de Extensión Universitaria

Lic. Juan Carlos Palencia Molina

Director General Financiero

Inga. Wendy López Dubón Directora General de Administración

Elaboración:

Licda. Mayra Anabella López J. Dirección General Financiera

Licda. Denisse Aily Godínez Jenner Dirección de Asuntos Jurídicos

Lic. Macario García Ruano Auditoría Interna

Lic. Guilmer Omar Pérez Soto Departamento de Contabilidad

Apoyo:

División de Desarrollo Organizacional


Índice I) Introducción .................................................................................................................................................... 3

II) Objetivo ............................................................................................................................................................ 3

III) Base legal...................................................................................................................................................... 3

IV) Definición del Módulo de Inventario de -SICOIN/DESCENTRALIZADAS .............. 3

V) Ámbito de aplicación ................................................................................................................................ 4

VI) Terminología del módulo de inventarios de SICOIN/DESCENTRALIZADAS ...... 4

1. Clasificadores: .............................................................................................................. 4

2. Procedencia del valor del bien mueble: ................................................................... 4

3. Tipos de Uso: ............................................................................................................... 5

4. Tipos de vehículos: ...................................................................................................... 5

5. Unidades Administrativas: .......................................................................................... 5

VII) Responsabilidades. ............................................................................................................................... 5

1. Creación de Unidades Administrativas dentro del módulo de inventario -

SICOIN/DESCENTRALIZADAS: ................................................................................... 5

2. Creación de código de bien mueble de inventario e insumos: ............................. 5

VIII) Proceso para el registro de bienes muebles de inventario en el módulo de

Inventario SICOIN/DESCENTRALIZADAS. ..................................................................................... 6

1. Registro de bienes en el módulo de inventarios

SICOIN/DESCENTRALIZADAS-. .................................................................................. 7

2. Aprobar alta en inventario físico: ............................................................................. 14

3. Registro de resguardo de responsabilidad ............................................................ 19

4. Registro de liberación de bienes del resguardo de responsabilidad ................. 24


Guía para el registro y control de bienes muebles de inventario de la

Universidad de San Carlos de Guatemala, en el Módulo de Inventario del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN/DESCENTRALIZADAS del

Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado -SIAF-

I) Introducción La presente guía constituye una herramienta de apoyo para los usuarios de las Unidades Ejecutoras de la Universidad de San Carlos de Guatemala, en el proceso de registro y control de los bienes muebles de inventario en el Módulo de Inventario -SICOIN/DESCENTRALIZADAS-.

II) Objetivo Proporcionar una guía práctica que permita orientar al personal de la Universidad de San Carlos de Guatemala en el proceso relacionado a la administración, registro y control de bienes muebles que deben ser inventariados por compras que afecten el Grupo Tres (3) del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, en el módulo de inventario -SICOIN/DESCENTRALIZADAS-.

III) Base legal

-PUNTO CUARTO, Inciso 4.9 del Acta No. 44-2019 de sesión extraordinaria celebrada el 20 de noviembre del 2019 por el Consejo Superior Universitario. -PUNTO CUARTO, Inciso 4.3 del Acta No. 02-2020 de sesión ordinaria del 29 de enero de 2020 del Consejo Superior Universitario. -Acuerdo de Rectoría No. 0014-2020 del 15 de enero de 2020.

IV) Definición del Módulo de Inventario de -SICOIN/DESCENTRALIZADAS El módulo de inventario de - SICOIN/DESCENTRALIZADAS - es un sistema que utilizan las instituciones autónomas y descentralizadas, con la finalidad de realizar el registro y control en forma electrónica de los bienes muebles que se adquirieran a través de compras, traslados e incorporaciones.


V) Ámbito de aplicación La presente guía es de cumplimiento obligatorio para los Tesoreros, Encargados de Inventario o personal designado para el registro y control de los bienes muebles de inventario y personal de la Universidad de San Carlos de Guatemala que interviene en el proceso de registro en el módulo de inventario -SICOIN/DESCENTRALIZADAS.

VI) Terminología del módulo de inventarios de SICOIN/DESCENTRALIZADAS

1. Clasificadores:

Son los instrumentos que permiten el registro ordenado y uniforme de los bienes muebles en el módulo de inventario -SICOIN/DESCENTRALIZADAS. Para que el módulo pueda llevar a cabo el proceso, se debe utilizar los clasificadores siguientes: 1.1 Catálogo de Ciudades:

Identifica la ciudad donde se encuentra el bien mueble de inventario. 1.2 Estado del Bien:

- Nuevo: Es el bien mueble que se adquiere por compra que no se ha usado. 1.3 Catálogo de Bienes del Estado:

Es la clasificación de los bienes muebles, cuya codificación está vinculada al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala y la Catalogación específica de los bienes, acorde a su naturaleza y características.

2. Procedencia del valor del bien mueble:

Es el origen del valor del bien. 2.1 Valor de compra: Es el valor consignado en la factura que debe ser registrado en el libro de inventario. Tomando en cuenta lo siguiente: 2.1.1 Si no se emite constancia de exención de -IVA-, se debe registrar el valor total;


2.1.2 Si se emite constancia de exención de -IVA-, se debe registrar sin el valor del -IVA-.

3. Tipos de Uso:

Se refiere la utilización que se le dé al bien mueble para el desempeño de las funciones, de acuerdo a los fines de las Unidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, el que debe ser exclusivamente de uso oficial.

4. Tipos de vehículos:

Se refiere a los diferentes medios de trasporte que pueden ser: 4.1 Vehículos terrestres (automóviles, bicicletas, motocicletas, buses, entre otros). 4.2 Acuáticos (lanchas, motos acuáticas, entre otros).

5. Unidades Administrativas:

Este clasificador permite la administración en forma jerárquica de los niveles organizacionales de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

VII) Responsabilidades.

1. Creación de Unidades Administrativas dentro del módulo de inventario -SICOIN/DESCENTRALIZADAS:

El Departamento de Contabilidad de la Dirección General Financiera de la Universidad de San Carlos de Guatemala, debe establecer la estructura jerárquica de los niveles que utilizarán para el registro de los bienes muebles de inventario de esta Casa de Estudios Superiores.

2. Creación de código de bien mueble de inventario e insumos:

2.1. Cuando el bien existe en el catálogo de insumos del Sistema de Gestión del Sistema Integrado de Administración Financiera –SIGES-, el Departamento de Contabilidad de la Dirección General Financiera de la Universidad de San Carlos de Guatemala, debe solicitar a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, la creación del bien en el catálogo de bienes muebles, indicando el código de insumo que le corresponde.


2.2. Cuando en el catálogo de bienes del Estado del módulo de inventarios -SICOIN/DESCENTRALIZADAS, no se encuentre registrado el código de un bien, se debe proceder de la forma siguiente: 2.2.1 El usuario creador de Tickets de insumos del Departamento de Presupuesto de la Dirección General Financiera, debe consultar y verificar el código en el catálogo de insumos -SIGES-, si no existe, genera Ticket, elabora oficio a la Dirección Técnica de Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, para solicitar la creación del código de insumo de acuerdo a las características del bien y traslada para su aprobación al usuario supervisor de Tickets. 2.2.2 El usuario supervisor de Tickets, del Departamento de Presupuesto de la Dirección General Financiera, lo revisa, aprueba o rechaza, según corresponda.

VIII) Proceso para el registro de bienes muebles de inventario en el módulo de Inventario SICOIN/DESCENTRALIZADAS. La Autoridad de la Unidad correspondiente, debe solicitar al Departamento de Procesamiento de Datos de la Dirección General Financiera de la Universidad de San Carlos de Guatemala, la creación de los perfiles de usuario siguientes: a. Usuario Operador de registro de bienes de inventario físico: es el trabajador Encargado de Inventario o personal que se designe para el registro y control de los bienes muebles de inventario de cada Unidad. Es responsable del registro de los bienes en estado almacenado y del resguardo de responsabilidad. b. Usuario Aprobador de registro de bienes de inventario: es el trabajador responsable de la tesorería o la persona que se designe por la autoridad para la aprobación del registro de los bienes muebles de inventario ingresados por el usuario operador.


1. Registro de bienes en el módulo de inventarios SICOIN/DESCENTRALIZADAS-.

1.1. Seleccionar opción Inventarios y posteriormente Registro


1.2. El sistema despliega varias opciones, debe seleccionar Registro de Bienes Inventario Físico.

1.3. Se despliega el nombre de la entidad: Universidad de San Carlos de

Guatemala (USAC)


1.4. Seleccionar la Unidad que corresponde, por ejemplo: Secretaría General

1.5. Se despliega la siguiente pantalla, en la cual debe seleccionar el ícono Crear:

1.5.1. Se despliega una pantalla en la que debe ingresar la información de los

bienes muebles a partir del año 2020, en las casillas correspondientes.

1.5.2. Entidad: Aparecerá automáticamente;

1.5.3. Unidad Administrativa Inventarios: Seleccionar la Unidad a la que

pertenece el bien;

1.5.4. Grupo del bien: Seleccionar 03 Propiedad, Planta y Equipo;


1.5.5. Categoría del bien: Seleccionar en subgrupo la categoría a la que

pertenece el bien y con el renglón presupuestario con el que se efectuó el

gasto;

1.5.6. Sección del bien: Seleccionar la sección a la que pertenece el bien;

1.5.7. Tipo de bien: Seleccionar el tipo de bien;

1.5.8. Bien: Seleccionar el tipo de bien específico;

1.5.9. Número de bien: El sistema lo asigna automáticamente al grabar el

registro, con este número se debe rotular el bien;

1.5.10. Número de inventario: es el código que el sistema le asigna

automáticamente;

1.5.11. Número inventario anterior: corresponde al código del bien hasta el año

2019 (Este es el número que se ingresará al módulo de inventario -

SICOIN/DESCENTRALIZADAS, en el proceso de carga masiva de los

bienes de la Universidad hasta el año 2019);

1.5.12. Tipo de inventario: el Sistema asigna automáticamente “Inventario Físico”;

1.5.13. Estado del bien: Seleccionar NUEVO;

1.5.14. Tipo de uso: Debe seleccionar uso OFICIAL;

1.5.15. Departamento de ubicación: indicar el departamento en donde se

encuentra el bien;

1.5.16. Municipio de ubicación: Indicar el municipio en donde se encuentra el bien;

1.5.17. Descripción: Describir las características específicas del bien, ejemplo:

color, características, u otros (si hubiera un defecto debe consignarse, de

lo contrario continuar con el siguiente paso);

1.5.18. Marca: Registrar el distintivo del fabricante;

1.5.19. Modelo: Registrar el código del modelo asignado por el fabricante, si no lo

tuviera, anotar las iniciales SM (Sin Modelo);

1.5.20. Número de serie: Registrar el número de serie del bien, si no la tuviera,

anotar las iniciales SS (Sin Serie);

1.5.21. Modificaciones: Se utiliza en caso los bienes hayan sido objeto de

cambios o mejoras, durante su vida útil;

1.5.22. Tipo documento de respaldo: Seleccionar COMPROBANTES FISCALES;

1.5.23. Secuencia: Seleccionar el tipo de documento;

1.5.24. Número de documento: Consignar el número de documento de respaldo;

1.5.25. Procedencia valor del bien: Seleccionar VALOR DE COMPRA;

1.5.26. Valor actual: Es la cantidad consignada en el documento de respaldo;

1.5.27. Valor adquisición: El sistema automáticamente copia el valor actual;

1.5.28. Fecha de adquisición: Fecha en que se adquiere el bien (fecha de la

factura);

1.5.29. Fecha de registro: La proporciona el sistema al momento de grabar el

registro del bien;


El Encargado de Inventario o personal designado (usuario operador de registro de bienes de inventario físico), al finalizar esta fase del proceso de registro, debe verificar que la información ingresada, sea de conformidad al expediente que originó el registro.


Las opciones para verificar los registros de bienes muebles de inventario, se despliegan las pantallas siguientes:


Nota: En caso se esté registrando un vehículo se debe ingresar la información siguiente: 1.5.30. Tipo: Seleccionar el tipo de vehículo;

1.5.31. Chasis: Registrar número de chasis;

1.5.32. Motor: Registrar número de motor;

1.5.33. Placa: Registrar número de placa;

1.5.34. Número de póliza: Registrar número de póliza de seguro (En caso de no

contar con póliza de seguro, no debe consignarse);

1.5.35. Valor asegurado: Registrar el monto del valor asegurado;

1.5.36. Color: Registrar color;


2. Aprobar alta en inventario físico:

2.1. Seleccionar la opción inventarios, seguidamente la opción de registro y posteriormente aprobar alta en inventario físico.

2.2. Seleccionar la Unidad. Por ejemplo:


NOTA: Si por algún motivo o circunstancia se detecta un error en el registro posterior al proceso de Aprobación, el sistema no permite la corrección, por lo que para rectificar debe seleccionar el registro del bien como improcedente.


Para confirmar que el registro se realizó de forma correcta, debe imprimir el reporte CONSTANCIA DE BIENES EN INVENTARIO


3. Registro de resguardo de responsabilidad

Registro de resguardo de responsabilidad. Es un registro y control en el cual se detalla la lista de bienes que están bajo la responsabilidad del trabajador de una determinada Unidad Administrativa. Es un control paralelo a las Tarjetas de responsabilidad para el control de bienes muebles de inventario, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. 3.1. Ingresar al Sistema -SICOIN/DESCENTRALIZADAS en el Módulo de

Inventarios, Registro, selecciona la opción Registro de Resguardo de

Responsabilidad y aparecerán en la parte superior derecha los íconos y elige el

botón de crear.


3.2. Al elegir el botón crear, despliega la pantalla a la cual debe ingresar la

información siguiente:

3.2.1. Entidad: Automáticamente el Sistema se lo indica;

3.2.2. Unidad Administrativa: Unidad a la que pertenece el bien;

3.2.3. Número de resguardo: El sistema lo asigna automáticamente al grabar el

registro;

3.2.4. NIT: Debe de ingresar el Número de Identificación Tributaria del

trabajador, a quien se le cargarán los bienes;

3.2.5. Nombre del responsable: El sistema proporciona el nombre del trabajador

de acuerdo al -NIT- ingresado;

3.2.6. Estado del resguardo: Indica el estado en que está el resguardo, por

ejemplo: si está registrado, entregado, liberado o anulado;

3.2.7. Descripción: Breve descripción del resguardo, indicando el cargo del

trabajador;

3.2.8. Fecha de registro: La proporciona el sistema al momento de grabar el

resguardo;

3.2.9. Fecha de entrega: La proporciona el sistema al momento de grabar la

entrega;

3.2.10. Fecha de liberación: La proporciona el sistema automáticamente al

momento de devolver al estado de almacenado, bajo el resguardo del

Encargado de Inventario o la persona designada;

3.2.11. Fecha de anulado: La proporciona el sistema automáticamente cuando se

anula el resguardo.

3.2.12. Después de haber ingresado la información se procede a grabar el

registro, coloca el puntero del mouse sobre el botón de crear que aparece

en la parte inferior derecha de la pantalla, aparece la pantalla de

Operación Exitosa con el Número de resguardo generado y darle aceptar

para completar la grabación del registro.


3.3. Asignación del bien, con el número de resguardo, procede a la asignación

del bien, selecciona el nombre del trabajador, a quien se le van a cargar los

bienes, se coloca el puntero del mouse sobre el ícono en forma de flecha para ir al

siguiente nivel, al ubicarse en el nivel correspondiente se posiciona el puntero del

mouse sobre el ícono de crear y se selecciona los bienes a vincular.

3.4. Al elegir el botón de crear despliega la pantalla a la cual debe ingresar la

información siguiente:

3.4.1. Entidad: Automáticamente el sistema se lo indica;

3.4.2. Unidad Administrativa: El sistema asigna la Unidad a la que pertenece el

resguardo;

3.4.3. Número de resguardo: Lo proporciona automáticamente el sistema;

3.4.4. Nombre del responsable: Lo proporciona automáticamente el sistema;

3.4.5. Bien asignado: Se selecciona el bien que se va a cargar al resguardo;

3.4.6. Estado: Lo proporciona automáticamente el sistema;

3.4.7. Observaciones: Información que se considere importante anotar;

3.4.8. Fecha de cargo: El sistema graba la fecha en que se realiza el cargo;

3.4.9. Valor de alza: El sistema graba el valor de alza;


3.4.10. Valor de baja: El sistema graba el valor de baja;

3.4.11. Después se posiciona el puntero del mouse sobre el ícono de crear que se

encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, le da aceptar para

completar la grabación del registro

3.5. Se ingresa nuevamente al módulo de inventario en la opción de registro y se

verifica que el bien está en estado de resguardo.

3.6. Entrega del bien e impresión de resguardo de responsabilidad: selecciona el

nombre del trabajador o el número de resguardo de responsabilidad, para hacer la

entrega oficial del bien, se coloca el puntero del mouse sobre el ícono de entrega y

se procede a grabar el registro.

3.7. Para imprimir el reporte de resguardo de responsabilidad se ingresa

nuevamente a la pantalla de registro de resguardo y se posiciona el puntero en el

ícono de imprimir, se despliega el reporte del resguardo y se pulsa nuevamente el

mouse en imprimir.


3.8. Con el resguardo impreso, se presenta con la persona que tiene bajo su

responsabilidad los bienes, para verificar que estos sean los mismos que tiene en

el resguardo y físicamente.


4. Registro de liberación de bienes del resguardo de responsabilidad

Consiste en extraer un bien del resguardo de un trabajador y devolver al estado

almacenado bajo la responsabilidad el Encargado de Inventarios o persona

designada de la Unidad Administrativa, esta operación se hace desde la opción de

resguardo y debe hacerse por cada bien.

4.1. Selecciona registro de liberación de bienes del resguardo de responsabilidad.

4.2. Liberación parcial de bienes: esta opción se utiliza cuando se deban liberar

uno o varios bienes muebles, en forma individual al trabajador que los tenga en

resguardo.

4.2.1. Selecciona el resguardo correspondiente, posiciona el puntero del mouse

sobre la flecha hacia la derecha (siguiente nivel), para acceder a todos los

bienes asignados al trabajador.

4.2.2. Selecciona el bien especifico que se desea liberar y posiciona el puntero

del mouse sobre el botón de liberar y muestra la pantalla en donde

aparece el bien que se devolverá al almacén, para el efecto se posiciona

el puntero del mouse sobre el botón de liberar que aparece en la parte

inferior de lado derecho.


4.3 Liberación total de bienes: esta opción se utiliza cuando se deban liberar la totalidad de los bienes muebles, al trabajador que los tenga en resguardo.


Al efectuarse la grabación se refleja en la pantalla el mensaje de operación exitosa.


Observaciones: 1. El Reglamento para el Registro, Uso, Control y Baja de Bienes Muebles de

inventario de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se encuentra vigente;

por lo que debe atenderse lo dispuesto en el “ARTÍCULO 5. Responsabilidad de

los registros auxiliares, tarjetas de responsabilidad e inventario físico periódico. La

responsabilidad de la operación continua de los registros auxiliares de inventario, y

la elaboración de las Tarjetas de Responsabilidad para el control de bienes de

inventario…”. En ese sentido, las Unidades Ejecutoras deben continuar con la

elaboración de tarjetas de responsabilidad y demás registros auxiliares

correspondientes, de conformidad con lo establecido en el Artículo 4 de dicho

Reglamento.

2. A partir del año 2020, el NÚMERO DE INVENTARIO que debe asignarse a los

bienes muebles de inventario, es el CÓDIGO ALFANUMÉRICO que genera de

forma automática, el Módulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrado

(SICOINDES).

3. Para el registro de computadoras de escritorio, cuyos componentes sean

separados (CPU, MONITOR, TECLADO Y MOUSE), se debe realizar un ÚNICO

REGISTRO DE INVENTARIO en el módulo de -SICOIN/DESCENTRALIZADAS, y

una sola tarjeta de responsabilidad para el control de bienes muebles de

inventario, que incluya el monto total de sus componentes.

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