UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

VICERRECTORÍA ACADÉMICA

COORDINACION GENERAL DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN

GUÍA PARA LA SOLICITUD DE ACREDITACIÓN DE ALTA CALIDAD DE PROYECTOS

CURRICULARES A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA SACES CNA – INFORME DE

AUTOEVALUACIÓN

BOGOTÁ, 17 DE DICIEMBRE DE 2018

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS RICARDO GARCÍA DUARTE Rector WILLIAM FERNANDO CASTRILLÓN CARDONA Vicerrector Académico JOSÉ VICENTE CASAS DÍAZ Vicerrector Administrativo y financiero ESPERANZA DEL PILAR INFANTE LUNA Coordinadora General de Autoevaluación y Acreditación de Calidad COMITÉ GENERAL DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN GUILLERMO BOCANEGRA Coordinador de Autoevaluación y Acreditación de la Facultad de Artes LIZ MAYOLY MUÑOZ ALBARRACÍN Coordinadora de Autoevaluación y Acreditación de la Facultad de Ciencias y Educación FRANK NIXON GIRALDO RAMOS Coordinador de Autoevaluación y Acreditación de la Facultad Tecnológica LUIS FERNANDO QUIJANO WILCHES Coordinador de Autoevaluación y Acreditación de la Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales PAULO CESAR CORONADO Coordinadora de Autoevaluación y Acreditación de la Facultad de Ingeniería COLABORADORES NEYIRET FLÓREZ CORTES CPS Coordinación General de Autoevaluación y Acreditación

GUÍA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA PLATAFORMA SACES CNA

Para garantizar el proceso de solicitud de renovación de la acreditación de alta calidad de los

proyectos curriculares se toman las orientaciones dadas por el Consejo Nacional de

Acreditación –CNA-en el marco del Acuerdo 02 de 2012 del CESU, para el diligenciamiento de

todas las pestañas de la plataforma SACES - CNA y carga de documentos adjuntos.

Por lo anterior, se diseña esta Guía que orienta la elaboración de la información que se

sistematiza en la Plataforma y los documentos que se pueden adjuntar. Así mismo, para

facilitar y garantizar su adecuado diligenciamiento, se debe tener en cuenta las siguientes

recomendaciones:

1. No copiar caracteres especiales, viñetas, imágenes, tablas, gráficas. Si requiere en la

descripción hacerlos, realizarlos desde el sistema. 2. Utilizar como navegador Mozilla ya que Crhome a veces puede generar problemas al

momento de radicar la solicitud. 3. Siempre guardar la información de cada parte de la pestaña antes de elegir otra, para

evitar que la información se borre y tener que volver a diligenciarla nuevamente.

4. Verificar que la pestaña esté totalmente diligenciada cuando aparece . 5. Al colocar cantidades numéricas se solicita en algunos casos, utilizar números enteros

y en otros, solo un decimal. 6. Los archivos anexos deben contar con un tamaño máximo de 10Mb y el sistema solo

acepta las siguientes extensiones: xls, xlsx, rtf, doc, docx, ppt, pptx, pdf, jpg, png, gif, bmp, png, zip, rar.

7. Los archivos adjuntos se suben solo una vez, en la pestaña más pertinente y referenciar su ubicación en las demás pestañas.

PESTAÑAS SACES CNA

1. Para ingresar a la plataforma, se sugiere remite a la Coordinación General de

Autoevaluación y Acreditación la solicitud de voluntad para ingresar al proceso de Autoevaluación con miras a la Acreditación de Alta Calidad o su renovación. Así mismo, remitir los siguientes datos de la persona responsable del proceso:

a) Nombre completo b) Cédula de ciudadanía c) Dirección donde funciona el proyecto curricular d) Facultad e) Correo institucional del proyecto curricular f) No. de celular de la persona encargada g) No. de teléfono y extensiones de la coordinación del proyecto curricular

¿CÓMO SE INGRESA A LA PLATAFORMA?

2. Ingresar a la página www.cna.gov.co y dar clic en el siguiente botón, que se encuentra en la parte inferior del lado derecho de la página

3. Con la asignación de usuario y clave provisional remitida por la Coordinación General de

Autoevaluación y Acreditación, el responsable del proceso establece una nueva clave según los criterios que exija la plataforma.

4. Al ingresar se selecciona el número que se encuentra resaltado en la imagen y que aparece en la fila de “Aprobado para iniciar Autoevaluación” frente al proceso solicitado en la columna correspondiente, según las siguientes convenciones:

a) APRE: Acreditación de pregrado b) RPRE: Renovación de pregrado c) APOS: Acreditación de posgrado d) RPOS: Renovación de posgrado

5. Luego, aparece el nombre del proyecto curricular y al lado derecho, en el cuadro de

acciones el botón donde se da clic para ingresar al “cronograma de actividades” como se observa en la imagen

6. En “Cronograma de Actividades”, se solicita seleccionar las fechas estimadas de inicio y

terminación del proceso de acreditación (día, mes, año); se asumirá que la fecha de

terminación es la misma de radicación del informe de Autoevaluación. En el cuadro de

texto describir de manera general las actividades correspondientes al cronograma

(mínimo 10 máximo 3000 caracteres) tal como se observa en la siguiente imagen,

Al finalizar se solicita adjuntar el archivo con el cronograma detallado el cual debe

contener como mínimo: Fecha de inicio (día, mes, año); Fecha fin (día, mes, año); nombre

de la actividad; descripción de la actividad.

7. Volver a dar clic en inicio, que se encuentra al inicio de la página como se señala en rojo en

la imagen

8. Cuando se crea el cronograma, la plataforma automáticamente cambia de estado el

proyecto curricular a “En autoevaluación”. Se solicita ingresar a este estado para

continuar con el proceso de radicación.

9. Cuando ingresa nuevamente aparece el nombre del proyecto curricular y al lado

derecho está en el cuadro de acciones el botón donde se da clic.

10. En la pantalla aparece “Datos del Comité de Autoevaluación” en donde se solicita realizar

las siguientes acciones:

• Seleccionar el tipo de Comité que apoyo y avaló el documento de informe de

autoevaluación (Institucional, por programa, otro ¿Cuál?)

• Digitar el nombre del comité.

• Dependencia a la que está adscrito el comité

• Nombre del responsable del proceso de autoevaluación

• Cargo

• Dependencia a la que está adscrito el responsable

• Teléfono (fijo-celular) del responsable

• Correo electrónico del responsable

• Descripción del comité

• Adjuntar archivo (acta, resolución, acuerdo de creación del comité)

Luego se diligencia el registro de cada uno de los integrantes que conforman el comité

enunciado con la siguiente información (guarda para acceder a un nuevo registro):

• Nombre del integrante

• Cargo

• Dependencia a la que está adscrito

11. Al finalizar la sistematización de los datos del Comité de Autoevaluación y como se

observa en la siguiente imagen, se solicita dar clic en el enlace “Ingresar Información de

Autoevaluación” que se encuentra en la parte superior izquierda de la página.

12. El sistema le habilitará la pestaña “factores y características para la autoevaluación

con fines de acreditación”, donde se realiza la revisión de los factores y características

que se utilizaron en el proceso de evaluación. Si sobra algún factor o característica se

solicita eliminarlo, si existen nuevos incluir de la siguiente manera:

Si se agrega un nuevo factor, se solicita diligenciar en el cuadro que se encuentra después

de NOTA IMPORTANTE, tal como se ve a continuación:

• Nombre del nuevo factor

• Descripción: su concepción, las características que lo conforman y los aspectos que lo

evalúan.

• Síntesis: Resumir la descripción del factor.

• Guardar: Dar clic en el botón

Si se agregan nuevas características, se solicita ingresar al factor correspondiente a través del

botón que se encuentra en la parte derecha de la denominación del factor, como se

resalta en la imagen

Luego se da clic en crear una nueva característica, y se digita la siguiente información:

• Nombre de la característica

• Descripción

• Aspectos a evaluar

• Síntesis

Al finalizar la revisión y al contar con todos los factores y características a evaluar se solicita

dar click en el botón “Finalizar factores y características”, que se encuentra en el cuadro

“NOTA IMPORTANTE” al inicio de la pestaña “Factores y características para la autoevaluación

con fines de acreditación”

Aparece una ventana emergente para confirmar su verificación; si está seguro, dar aceptar

sino, cancelar; y revisar nuevamente los factores y características que se encuentran

registrados en el sistema, para finalizar esta acción.

A partir de ahí, se despliega cuatro pestañas donde se sistematiza en su totalidad la

información del proceso de autoevaluación del proyecto curricular y que se encuentra en el

Informe de Autoevaluación:

A) Información para la autoevaluación

B) Metodología

C) Valoración de factores y características

D) Plan de mejoramiento

A) INFORMACIÓN PARA LA AUTOEVALUACIÓN

En esta pestaña de factor, se sistematiza la descripción del factor evaluado explicitando el

cumplimiento de las características que lo conforman; se adjuntan el informe final del factor

donde se relacionan los indicadores y/o aspectos a evaluar que el proyecto curricular ha

utilizado para evidenciar su nivel de cumplimiento; y los soportes/evidencias de este

cumplimiento y otros adjuntos pertinentes o relacionados al Factor.

Además, el CNA solicita diligenciar o adjuntar información en las pestañas de los siguientes

factores:

En el Factor 2. Estudiantes, solicita diligenciar la información estadística de “Estudiantes:

matriculados, graduados, deserción y movilidad”. Para ello, se coloca el último año y

periodo de corte definido; se da guardar y el sistema automáticamente establecen los años y

periodos de los últimos cinco años a partir del periodo de corte definido, y donde

horizontalmente se diligencia los siguientes datos estadísticos (usar números enteros) que se

ve en la siguiente imagen:

• Estudiantes inscritos

• Estudiantes matriculados

• Primíparos

• Egresados

• Graduados: Persona que obtiene el título de grado. Son los estudiantes que han cursado y

aprobado en su totalidad el plan de estudios de un programa académico y pasan a cumplir

con otros requisitos exigidos por la institución para otorgar el título.(SNIES).

• Admitidos

• Retirados

• (%) Tasa de deserción SPADIES: Indica el número de estudiantes que abandonan la

universidad en dos o más periodos académicos consecutivos, del programa académico en

que se matriculó. Este abandono por parte del estudiante puede ser de la institución de

educación superior e inclusive del sistema educativo. Otra forma de calcular la deserción

sin hacerlo por cohorte es: (No. Estudiantes retirados en el periodo /No. Total de

estudiantes matriculados en el periodo)*100

• (%) Culminan carrera

• No. de estudiantes en otras IES nacionales (Se refiere a: estudiantes matriculados /

graduados, o en su defecto, explique la forma que la universidad utiliza para

determinarlo.)

• No. de estudiantes en otras IES internacionales: En programas formales de intercambio.

• No. de estudiantes VISITANTES nacionales: En programas formales de intercambio.

• No. de estudiantes VISITANTES internacionales

• (%) Tasa de deserción: Se refiere a estudiantes matriculados/graduados, o en su defecto,

explique la forma que la universidad utiliza para determinarlo.

En el factor 3 Profesores, se diligenciar la información estadística “Profesores”, colocando el

último año y periodo de corte definido; se da guardar y el sistema automáticamente establece

el año y periodo de los últimos cinco años a partir del periodo de corte definido, y donde se

diligencia los datos estadísticos (usar números enteros) de: dedicación (Tiempo completo,

Medio tiempo y Cátedra) vs. Nivel de formación (Doctores, magísteres, especialistas,

profesionales, tecnólogos, técnicos), como se observa en la imagen

Además, en la parte inferior se encuentran dos link “Agregar docente” y “Agregar docente

visitante”.

En el primero, se diligencian dos pestañas, una de datos generales y la otra de publicaciones.

En datos generales se ingresa y sistematiza por cada docente la siguiente información:

• Nombres

• Apellido

• Identificación: Seleccionar si es, cédula, extranjería, pasaporte, NIT.

• Nivel académico: Seleccionar si es, Sin nivel académico definido, Formación técnico

profesional, tecnológica, especialización técnica profesional, especialización tecnológica,

universitaria, especialización universitaria, maestría, doctorado, postdoctorado.

• Área de conocimiento: Seleccionar si es, Educación, Artes y humanidades, Ciencias

sociales, Administración de empresas y derecho, Ciencias naturales, matemáticas y

estadística, Tecnologías de la información y la comunicación, Ingeniería, industria y

construcción, Agricultura, silvicultura, pesca y veterinaria, Salud y bienestar, o Servicios.

• Título obtenido

• Institución o entidad

• Dedicación: Seleccionar si es Tiempo completo, medio tiempo, cátedra

• Número de horas

• Horas dedicación docencia

• Horas dedicación investigación

• Horas dedicación extensión

• Forma de contratación: Seleccionar si es Término Indefinido, Término fijo, u Otra

especificación.

• Tiempo: seleccionar si es año o mes

• cantidad de AÑOS/MESES.

Guardar y pasar a la pestaña “publicaciones” como se observa en la imagen. En esta pestaña,

se sistematiza cada una de las publicaciones que el profesor ha realizado y que soporta al

proyecto curricular en su producción, los datos solicitados son:

• Publicación: Referencia bibliográfica completa

• Tipo de publicación: seleccionar si es, Revista internacional indexada, Revista

internacional no indexada, Revista nacional indexada, Revista nacional no indexada, Libro

con ISBN, Capítulo de libro con ISBN, Otras publicaciones, Trabajos de grado o

monografías, Patentes o registros de propiedad intelectual u Otra.

• Fecha de publicación: seleccionar el día, mes, año

• Guardar y cerrar cada uno de los registros.

Al ingresar al link “profesores visitantes” el sistema solicita ingresar y sistematizar por cada

docente visitante la siguiente información:

• Nombres

• Apellidos

• Entidad de origen

• País: escribir la ciudad y seleccionar la correspondiente con su país

• Fecha de estadía: Seleccionar el día, mes , año

• Duración estadía: Seleccionar si son, horas, días, semanas, meses o años.

• Cantidad

• Actividades: Descripción de las actividades que desarrollo y aportó al proyecto curricular

• guardar y cerrar la pestaña (Ver imagen).

En el factor 4 Procesos Académicos, el CNA solicita adjuntar los archivos diligenciados de

cuadros maestros de: Investigación, Publicaciones, Extensión propia del programa, Convenios

y alianzas estratégicas del programa, Innovaciones del programa, en el formato tipo sin

ninguna modificación con información de los últimos cinco (5) años.

Investigación (Descargar plantilla)

Para suministrar la información de grupos de investigación relacionados con el programa, descargue la siguiente plantilla, diligénciela y luego adjúntela en formato excel con la denominación: Grupos de Investigación Prog. xxx, en la sección adjuntar archivo.

Publicaciones (Descargar plantilla)

Para suministrar la información de publicaciones relacionadas con el programa, descargue la siguiente plantilla, diligénciela y luego adjúntela en formato excel con la denominación: Publicaciones Programa xxx, en la sección adjuntar archivo.

Extensión propia del programa (Descargar plantilla)

Para suministrar la información de extensión propia del programa, descargue la siguiente plantilla, diligénciela y luego adjúntela en formato excel con la denominación: Extensión Prog. xxx, en la sección adjuntar archivo.

Convenios y alianzas estratégicas del programa (Descargar plantilla)

Para suministrar la información de convenios y alianzas del programa, descargue la siguiente plantilla, diligénciela y luego adjúntela en formato excel con la denominación: Convenios del Prog. xxx, en la sección adjuntar archivo.

Innovaciones del Programa (Descargar plantilla)

Para suministrar la información de Innovaciones del Programa, descargue la siguiente plantilla, diligénciela y luego adjúntela en formato excel con la denominación: Innovaciones Prog. xxx, en la sección adjuntar archivo.

Cuando todos los factores cuenten con se habilita la pestaña de metodología.

B) METODOLOGÍA

Como se observa en la imagen, en Metodología se encuentran las pestañas:

1) Objetivos de la autoevaluación

2) Descripción de la metodología

3) Instrumentos y fuentes de información

4) Métodos de ponderación y gradación

5) Ponderación de factores y características

1) En Objetivos de la autoevaluación se ingresa uno a uno los objetivos en que se fundamentó

el proceso de autoevaluación. Para la Universidad los objetivos propuestos son:

• Materializar el proceso de autorregulación con el seguimiento y actualización del plan

de mejoramiento del programa

• Mantener la alta calidad del programa

• Examinar, documentar y evaluar las condiciones del programa

• Identificar las fortalezas y las debilidades que permiten proyectar nuevas acciones y/o

complementar las que se vienen desarrollando en el plan de mejoramiento del

programa

NOTA: Si el PC ve relevante puede ajustar e incluir otros que sustenten su proceso de

autoevaluación.

2) La Descripción de la metodología se realiza una síntesis de los pasos y elementos que se

tuvieron en cuenta metodológicamente para el proceso de autoevaluación desde el

modelo institucional.

3) En Instrumentos y fuentes de información se describen los instrumentos que se

implementaron para la recolección de los datos en función de la estructura de la

institución y del programa que permita la objetividad de la información recolectada. Para

ello, el sistema clasifica en tres tipos los instrumentos.

El primero se enfoca a los instrumentos utilizados con la comunidad en donde se recoge

información sobre su percepción frente a la información evaluada. En este se realiza el

registro uno a uno de los instrumentos utilizados de la siguiente manera:

• Nombre: Establecer el nombre del instrumento implementado

• Tipo: Se selecciona si es encuesta, entrevista, u otro ¿cuál?

• Descripción del instrumento

• Adjuntar plantilla: se adjunta el formato utilizado en el proceso de evaluación

En el segundo y tercer cuadro se describe las fuentes de información, documentales y no

documentales donde se analiza la pertinencia de su consulta y su participación en el proceso

de autoevaluación, justificando cómo los mismos permiten elaborar los juicios de

cumplimiento, y el análisis de la coherencia entre lo que la Universidad y el Proyecto

curricular dicen que son y lo que realmente se percibe en la práctica.

En el cuadro de Fuentes Documentales, se precisan los documentos donde se encuentra la

historia del programa y de la Institución, así como las políticas, procesos, normas, estadísticas

y resultados de la gestión del programa.

En el cuadro de Fuentes no Documentales, se especifican los actores o miembros de la

comunidad y del sector externo que son responsables de los hechos que son objeto de

evaluación y quienes pueden identificar las fortalezas y debilidades del programa. Al finalizar

la sistematización de los dos cuadros, se da guardar.

4) En Métodos de ponderación y gradación se establece el proceso de ponderación que el

proyecto curricular utilizó en su ejercicio evaluativo con el propósito de asignar los pesos

distintos a las diversas características y factores, que resulta del análisis cualitativo de la

incidencia de cada característica en una totalidad determinada por la naturaleza del

programa y por el proyecto institucional.

La primera acción es especificar si se realizó ponderación o no. Es de aclarar, que en caso

de cambiar la decisión de realizar o no la ponderación, el sistema le solicitará diligenciar

nuevamente la valoración de factores y características.

Si se hizo la ponderación, se solicita establecer la justificación del método utilizado para la

asignación de ésta; y luego, la justificación de la escala que el Proyecto Curricular utilizó

para definir la gradación de las características; esta escala puede ser numérica o no

numérica. Se solicitar guardar la información diligenciada para continuar.

La segunda acción es confirmar si se utilizó la escala que el CNA definió o si se estableció una

propia para la cual, se solicita verificar la escala empleada con la que se encuentra en el

sistema; si es la misma, se da clic en el enlace “Utilizar modelo de escalas de gradación CNA”.

Si no, se solicita registrar en “Información de la escala de gradación” la escala utilizada en la

ponderación y gradación con los siguientes datos:

• Grado de cumplimiento: incluya la descripción de cada uno de los niveles de la escala

cualitativa que se definió.

• Valor gradación no numérica: Aquí puede incluir, si así lo estableció, la denominación no

numérica relacionada con el grado de cumplimiento.

• Valor gradación numérica (valor desde - hasta): escoja los rangos para cada uno de los

niveles y posteriormente los porcentajes respectivos en caso de considerarlos necesarios.

• Valor porcentaje (Valor desde- hasta), y dar clic en Crear para ir registrando cada uno de

los criterios establecidos en la escala; como se observa en la imagen.

5) Ponderación de factores y características

Se sistematiza el peso de la ponderación de cada una de los factores con su justificación se

guarda la información y luego, se da clic en el nombre de factor que está resaltado en rojo

en la imagen para establecer los pesos y la justificación de la ponderación de cada una de

las características asociadas a éste.

Al finalizar la sistematización de la ponderación de cada uno de los factores y

características que se utilizaron en el proceso de evaluación; se habilita la pestaña de

valoración de factores y características.

C) VALORACIÓN DE FACTORES Y CARACTERÍSTICAS

A continuación puede incluir el juicio de valor y el resultado de gradación obtenido en el

proceso de evaluación de cada característica y factor. Puede iniciar por la característica o el

factor que desee, hasta completar la valoración de todas las características y factores

evaluados.

El sistema le irá presentando el estado de diligenciamiento de las características y factores

diligenciados con que se encuentra al final de la pestaña, como se observa en la imagen.

Para realizar la valoración de las características de un factor, ubique el puntero del mouse

sobre el nombre del factor que se muestra en el listado a continuación y luego seleccione

haciendo un clic sobre el nombre de la característica que desea valorar.

Al terminar la valoración de todas las características inicie la valoración de los factores

haciendo clic sobre el nombre del factor que desea valorar.

Una vez finalizada la valoración de todos los factores y características, el sistema habilitará el

botón para visualizar la Apreciación Global de la Calidad del Programa.

Al ingresar al botón de “Apreciación global del programa” aparece el grado de cumplimiento y

el juicio de calidad de cada factor y característica evaluada.

Luego se elabora la argumentación que permita concluir sobre la calidad del proyecto

curricular a nivel global donde se evidencie fortalezas, procesos en desarrollo y acciones de

mejora.

Para adjuntar el documento “Informe de autoevaluación”, el plan de mejoramiento y sus

anexos se escribe el nombre del archivo, se realiza la descripción del archivo, se adjunta y se

guarda; esta acción se realiza por cada uno de los documentos.

D) PLAN DE MEJORAMIENTO

En esta pestaña se incluye las acciones de mejora identificadas por factores y características

que serán objeto de mejora en el proyecto curricular. La primera acción, se establece el

responsable de seguimiento y ejecución del plan de mejoramiento del proyecto curricular

como se observa en la imagen. Se solicita diligenciar la siguiente información:

• Nombre del responsable del plan de mejoramiento: para su seguimiento y ejecución

• Cargo

• Dependencia a la que está adscrito el responsable

• Teléfonos (fijo-celular) del responsable

• Correo electrónico del responsable

• Adjunta archivo (se sugiere incluir el plan de mejoramiento o acta donde asignan al

responsable del plan de mejoramiento).

La segunda acción, es diligenciar una a una las acciones de mejoramiento definidas

ingresando al link “Nuevo proyecto” que se encuentra resaltado en rojo.

La pestaña que se despliega solicita diligenciar lo siguiente:

• Factor: seleccionar el factor al que pertenece la acción.

• Nombre del proyecto

• Fecha de inicio programada: día, mes, año

• Fecha de fin programada: día, mes, año

• Peso de proyecto: el peso asignado en relación a las otras acciones de mejora planteadas.

• Indicador

• Responsable

• Cargo

• Meta: Establecer y definir la meta propuesta a lograr

• Descripción: Describir el proyecto para alcanzar la meta establecida

• Recursos: Establecer los recursos que se requieren para alcanzar la meta

• Adjuntar: Si existe un soporte o acta de aprobación de la acción de mejora para su

cumplimiento (tiempo, recursos y metas, entre otros).

• Guardar: Se guarda el proyecto establecido para cumplir la acción de mejora.

Después de subir todo el plan de mejoramiento en la parte final está dos vínculos. El primero

es “Ver el documento de Informe de Autoevaluación” en donde se puede descargar la versión

preliminar del documento en Word que se entregará a los pares académicos.

El segundo vínculo, es para finalizar la radicación del informe de autoevaluación y se solicita

al CNA continuar con la revisión y asignación de pares académicos para la evaluación externa.

Para esta acción, la Coordinación General de Autoevaluación y Acreditación se encargará de

finalizar la radicación de dicha solicitud.