universidad earth biblioteca w. k. kelloggusi.earth.ac.cr/glas/sp/maproi02.pdf · biblioteca w.k....

UNIVERSIDAD EARTH BIBLIOTECA W. K. KELLOGG

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE LA BIBLIOTECA Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN

Guácimo, Costa Rica

Julio 2003 TABLA DE CONTENIDO

Biblioteca W.K. Kellogg – Manual de Procedimientos Internos – Edición 2003

INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 6

1. VISIÓN DE LA BIBLIOTECA....................................................................................... 6

1.1 DEFICIÓN OPERACIONAL DEL TRÓPICO HÚMEDO...................................... 7

2. MISIÓN DE LA BIBLIOTECA...................................................................................... 7

2.1. OBJETIVO GENERAL.............................................................................................. 7

3. SELECCIÓN.................................................................................................................... 7

3.1. JUSTIFICACIÓN......................................................................................................... 7

3.2 POLÍTICA DE SELECCIÓN ....................................................................................... 8 a. Contenido ................................................................................................................... 10 b. Idioma ........................................................................................................................ 11 c. Demanda Potencial..................................................................................................... 11 d. Uso actual................................................................................................................... 11 e. Factores bibliográficos ............................................................................................... 11 f. Importancia geográfica ............................................................................................... 11 g. Procedimiento ............................................................................................................ 12

3.3 CRITERIOS PARA LA RECEPCIÓN DE PUBLICACIONES DONADAS......... 12 a. Preámbulo .................................................................................................................. 12 b. Características físicas................................................................................................. 12 c. Antigüedad del documento ........................................................................................ 12 d. Relevancia temática .................................................................................................. 13

4. ADQUISICIÓN DE MATERIALES BIBLIOGRAFICOS....................................... 14

4.1 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE DOCUMENTOS ............................................. 15

4.2 PROCESO DE POST-ADQUISICIÓN..................................................................... 15

4.3 ADQUISICIÓN DE REVISTAS ................................................................................ 15

4.4 RENOVACIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS......................................... 15

5. PROCESOS TÉCNICOS............................................................................................... 15

5.1. BASE DE DATOS GLAS........................................................................................... 16 Proceso de análisis de la información .............................................................................. 16

Inscripción ..................................................................................................................... 16 Sellado............................................................................................................................ 17

Descripción Bibliográfica (Catalogación)......................................................................... 17

2


Hoja de insumo .............................................................................................................. 18 Análisis de Contenido (Indización)................................................................................... 19

Porcentajes ..................................................................................................................... 20 Clasificación .................................................................................................................. 21

Digitado de un registro completo...................................................................................... 22 Puntuación...................................................................................................................... 22 Países.............................................................................................................................. 23 Etiquetado ...................................................................................................................... 23

5.2. MANTENIMIENTO DE LAS BASES DE DATOS DEL SISTEMA GLAS...... 23 Bases de Datos Doc2......................................................................................................... 24 Descripción Bibliográfica para la base de datos Doc2...................................................... 24

Análisis de Contenido.................................................................................................... 24 Digitado de un Registro ................................................................................................. 25 Revisión ......................................................................................................................... 25

5.3 BOLETÍN ELECTRÓNICO DE NUEVAS ADQUISICIONES.......................... 26

6. SERVICIOS .................................................................................................................... 27

6.1 INDUCCION A LOS SERVICIOS DE B.S.I............................................................ 27

6.2. PROCESO DE LOCALIZACIÓN DE MATERIALES ........................................ 28

6.3. SERVICIO DE REFERENCIA.................................................................................. 30 Descripción del procedimiento: Servicio de Referencia................................................... 31

6.4. PUBLICACIONES PERIÓDICAS......................................................................... 32 Ordenamiento y recuperación de información en publicaciones periódicas..................... 32

Servicios al cliente ......................................................................................................... 33 Perfiles de usuarios ........................................................................................................... 34 Control de publicaciones periódicas ................................................................................. 34 Revisión manual................................................................................................................ 35 Reclamo de números atrasados ......................................................................................... 36 Descarte de donaciones ..................................................................................................... 36

6.5. SERVICIO DE TABLAS DE CONTENIDO............................................................ 37

6.6. SELECCIÓN DE ARTÍCULOS PARA LA BASE DE DATOS DOC2 ................ 37

6.7. MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA HEMEROTECA VIRTUAL.............................................................................................................................................. 38

6.8 SERVICIO TEEAL (THE ESSENTIAL ELECTRONIC AGRICULTURAL LIBRARY) .......................................................................................................................... 38

Reconversión de registros en la Biblioteca W.K. Kellogg................................................ 39 Actualización de registros bibliográficos en winisis para servidores web........................ 40

3


Mantenimiento de página web en intranet ..................................................................... 40

6.9. AUDIOVISUALES Y COLECCIONES ESPECIALES.......................................... 41

6.10. ARCHIVO DOCUMENTAL.................................................................................... 43 Servicio de préstamo externo ............................................................................................ 44 Renovación del préstamo externo ..................................................................................... 46

6.11. DEVOLUCIÓN DE LIBROS DE PRÉSTAMO A DOMICILIO......................... 48

6.12. CONTROL DE SALIDA .......................................................................................... 49

6.13. CONTROL DE PRÉSTAMOS ATRASADOS....................................................... 50

6.14. SERVICIO DE FOTOCOPIAS ............................................................................... 51

6.15. REPARACIÓN Y ENCUADERNACIÓN ............................................................. 52 Inventario .......................................................................................................................... 52 Criterios para el tratamiento de obras extraviadas o perdidas .......................................... 55

ANEXOS.............................................................................................................................. 56

ANEXOS

Convenciones utilizadas en los diagramas de flujo (anexo N°1) ............................ 57 Diagrama 1. Adquisición de documentos por compra. ........................................... 58 Diagrama 2. Post-adquisición................................................................................... 59

4


Diagrama 3. Adquisición de publicaciones periódicas adquiridas por compra........ 60 Diagrama 4. Renovación de publicaciones periódicas adquiridas por compras. ..... 61 Diagrama 5. Proceso completo. ................................................................................ 61 Diagrama 6. Tareas................................................................................................... 63 Diagrama 7. Mantenimiento de base de datos.......................................................... 64 Diagrama 8. Bases de datos DOC. ........................................................................... 65 Diagrama 9. Boletín electrónico de nuevas adquisiciones. ...................................... 66 Diagrama 10. Inducción a los servicios de BSI........................................................ 67 Diagrama 11. Proceso de localización de materiales. .............................................. 68 Diagrama 12. Servicio de referencia. ....................................................................... 69 Diagrama 13. Perfiles de usuarios. ........................................................................... 70 Diagrama 14. Control de publicaciones periódicas. ................................................. 71 Diagrama 15. Revisión manual para el control de publicaciones periódicas. .......... 71 Diagrama 16. Control de publicaciones periódicas reclamo números atrasados. .... 72 Diagrama 17. Control de publicaciones periódicas descarte de donaciones. .......... 73 Diagrama 18. Servicio de tablas de contenido. ........................................................ 74 Diagrama 19. Selección de artículos para la base de datos documental. ................. 75 Diagrama 20. Mantenimiento y actualización de la hemeroteca virtual. ................. 76 Diagrama 21. Servicio TEEAL ................................................................................ 76 Diagrama 22.Actualización de registros bibliográficos en WINISIS para servidores

web.................................................................................................................... 78 Diagrama 23. Diseño y mantenimiento de página web. ........................................... 79 Diagrama 24. Audiovisuales y colecciones especiales............................................. 80 Diagrama 25. Archivo documental........................................................................... 81 Diagrama 26. Préstamo externo................................................................................ 82 Diagrama 27. Renovación de préstamo externo....................................................... 83 Diagrama 28. Devolución......................................................................................... 84 Diagrama 29. Control de salida ................................................................................ 85 Diagrama 30. Control de préstamos atrasados ......................................................... 86 Diagrama 31. Servicio de fotocopiado. .................................................................... 87 Diagrama 32. Reparación y encuadernación. .......................................................... 88 Diagrama 33. Inventario ........................................................................................... 89 Mapa del Trópico Húmedo (anexo N°3) .................................................................. 90 CARTA DE SERVICIOS......................................................................................... 91 (anexo N°4) .............................................................................................................. 91 MANUAL PARA LA CATALOGACIÓN (anexo N°05) .................................... 101 CÓDIGOS ISO DE PAÍSES (anexo N°6)............................................................. 101 CONCEPTO AGRICULTURA SOSTENIBLE: OPORTUNIDADES ABIERTAS

PARA EL PROCESO DE CAMBIO (anexo N°7)......................................... 101

5


INTRODUCCIÓN

El presente documento es producto del proceso de calidad que se lleva a cabo con mucho entusiasmo por el equipo que presta servicio en la Biblioteca y Servicios de Información (BSI), en el cual se da a conocer la descripción y diagramación de los principales procesos que se realizan en este centro de trabajo. Además se anexa “Carta de Servicios” La preparación del manual ha sido un esfuerzo de equipo, con la intención de poner al servicio de los clientes y personal de BSI, un instrumento que ofrezca orientación en las tareas que se realizan en la Biblioteca y permita a todo el personal conocer las funciones que hacen los demás compañeros de trabajo, y de esa manera beneficiar al cliente y fomentar la cooperación recíproca entre el grupo. El trabajo de revisar y describir los procedimientos en los diagramas de flujo, de esta unidad, ha sido altamente provechoso. Es así, como se logran detectar los métodos y procedimientos deficientes en la aplicación del instrumental técnico, todo lo cual posibilitó proponer a partir de esa esquematización los ajustes para mejorar la eficiencia y eficacia en la organización. Sabemos que la funcionalidad y utilidad de un manual de procedimientos internos depende de su actualización; razón por la que nos hemos fijado la meta de ir incorporando los cambios, mejoras o innovaciones que se den en el futuro y así mantener una herramienta útil y actualizada.

1. VISIÓN DE LA BIBLIOTECA Ser el centro de información líder en agricultura y recursos naturales del trópico húmedo.

6


1.1 DEFICIÓN OPERACIONAL DEL TRÓPICO HÚMEDO “EARTH es una universidad privada, internacional, sin fines de lucro, dedicada a la educación en ciencias agrícolas y en recursos naturales, para contribuir al desarrollo sostenible de la región tropical húmeda." (EARTH, Camino al futuro: informe final p. 16) De esta cita se asume que la especialización de la colección de la Biblioteca debe ser de materiales que aborden la temática agrícola relativa a las zonas tropicales húmedas. Es decir, cualquier material que incluya información agrícola o afín sobre una zona geográfica ubicada entre el Trópico de Cáncer y el Trópico de Capricornio; y, que especialmente incluya datos sobre: las regiones costaneras meridionales de México, la Costa Atlántica de América Central, muchas Islas del Caribe y extensiones significativas de América del Sur "(ver mapa)" (EARTH, Catálogo 1992-1993 p.11). Esta región constituye apenas el siete por ciento de la superficie terrestre (EARTH, Primera Memoria p. 3) Además, en esta zona geográfica delimitada hay que tomar en cuenta que los documentos sobre trópico húmedo incluirán temas agrícolas o afines practicables a menos de " 500 metros sobre el nivel del mar" (EARTH, Catálogo 1992-1993 p.11) (Véase mapa del trópico húmedo).

2. MISIÓN DE LA BIBLIOTECA

Brindar servicios y anticipar las necesidades de información para apoyar el proceso de enseñanza-aprendizaje, la capacitación, investigación y el desarrollo de las comunidades. Competencias: espíritu de servicio, identificación con la institución y superación personal. Los clientes son: Estudiantes y los demás miembros de la comunidad EARTH 2.1. OBJETIVO GENERAL La Biblioteca de la EARTH tiene como propósito prioritario “apoyar las actividades universitarias de carácter docente, de investigación y de extensión necesarias para el logro de los objetivos mencionados en la misión de la Universidad, a corto, mediano y largo plazo. En segunda instancia, atender las necesidades de información de clientes externos, quienes podrán disfrutar el préstamo a sala, consulta a bases de datos y fotocopias” Ambos propósitos se llevan a cabo mediante la realización de las siguientes acciones básicas:

3. SELECCIÓN 3.1. JUSTIFICACIÓN La Biblioteca universitaria al ser parte del sistema educativo juega un papel muy importante como recurso de apoyo, orientación y difusión del conocimiento a través de las colecciones documentales. Es difícil pensar que se pueda impartir aprendizaje o realizar investigación sin el apoyo de la Biblioteca.

7


En las universidades especializadas como en el caso de la EARTH, las demandas de información no sólo se especializan sino que se incrementan constantemente, de ahí que la biblioteca deba definir claramente los temas de interés, determinando el qué, el cómo, el quién y para quién se desarrolla una colección documental. Se dice que "... la calidad de la enseñanza y de la investigación en una institución se mide por la calidad y servicios de su Biblioteca". Por otro lado, "La calidad de la enseñanza que se proporciona en la universidad está en íntima relación con la calidad de Biblioteca que posea" Entonces puede deducirse que la biblioteca universitaria debe contar con un acervo documental cuya calidad, cantidad, y balance responda objetivamente a las necesidades de información de sus clientes. Por todo lo anterior, se concluye que es necesario contar con una política de selección, que ayude a identificar la fuerza y debilidad de la colección en términos de las necesidades de los clientes, y elimine la selección con base en las demandas de clientes específicos que, en algunos casos son subjetivas, creadas por la propaganda comercial, por la necesidad inmediata o por ser el único título conocido. Con base en lo anterior se recomienda que, el lector que solicite una obra compruebe que ha estudiado por lo menos otros dos títulos sobre el tema que esté requiriendo. 3.2 POLÍTICA DE SELECCIÓN En vista de la necesidad de hacer eficiente la tarea de selección de material bibliográfico, y considerando que los profesionales de la Biblioteca EARTH tienen que trabajar rápido y cuidadosamente, basados en una política, se exponen a continuación los factores por tomar en cuenta para la selección de material bibliográfico a.- El primer factor a tomar en cuenta, será cubrir aquellas materias que representen la necesidad de los clientes que, en nuestro caso son los temas que abarcan el plan de estudios de la Universidad, según la siguiente descripción:

8


Tabla N°1 Temas de interés para la EARTH AGRICULTURA

AGROFORESTERÍA

ALIMENTACIÓN

ANÁLISIS ESTADÍSTICO

BIOQUÍMICA

BIOTECNOLOGÍA

COMUNICACIÓN DE IDEAS

COMUNICACIÓN HUMANA

COMUNICACION ESCRITA

CONDUCTA

CONSTRUCCIONES

CULTIVOS

HUMANIDADES

DEPORTES

DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

DESARROLLO RURAL

DESECHOS AGRÍCOLA

ECOLOGÍA

ECONOMÍA

EMPRESAS AGRÍCOLAS

ENSEÑANZA

ENTOMOLOGÍA

EQUIPO AGRÍCOLA

ÉTICA

GENÉTICA

INDUSTRIA ALIMENTARIA

INGENIERIA

INGLES

AGRICULTURA

AGROFORESTERÍA

ALIMENTACIÓN

ANÁLISIS ESTADÍSTICO

BIOQUÍMICA

BIOTECNOLOGÍA

COMUNICACIÓN DE IDEAS

COMUNICACIÓN HUMANA

COMUNICACION ESCRITA

CONDUCTA

CONSTRUCCIONES

CULTIVOS

HUMANIDADES

DEPORTES

DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

DESARROLLO RURAL

DESECHOS AGRÍCOLA

ECOLOGÍA

ECONOMÍA

EMPRESAS AGRÍCOLAS

ENSEÑANZA

ENTOMOLOGÍA

EQUIPO AGRÍCOLA

ÉTICA

GENÉTICA

INDUSTRIA ALIMENTARIA

INGENIERIA

INGLES

INVESTIGACIÓN CIENTIFICA

LACTACIÓN

LIDERAZGO

MALEZAS

MANEJO DEL SUELO

MATEMÁTICAS

MECANIZACIÓN

MEDIOS AUDIOVISUALES

MERCADEO

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

ORIENTACIÓN

PLAGAS DE LAS PLANTAS Y ANIMALES

POLÍTICA AGRÍCOLA

POLÍTICAS AGRARIAS

PRODUCCIÓN ANIMAL

PRODUCTOS

PROGRAMAS DE ORDENADOR

QUIMICA INORGÁNICA

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS NATURALES

RECURSOS RENOVABLES

REPRODUCCIÓN

SALUD

SOSTENIBILIDAD

SUELOS

TECNOLOGÍA DE LOS ALIMENTOS

TECNOLOGÍA POSCOSECHA

TRABAJOTROPICOS HUMEDOS

INVESTIGACIÓN CIENTIFICA

LACTACIÓN

LIDERAZGO

MALEZAS

MANEJO DEL SUELO

MATEMÁTICAS

MECANIZACIÓN

MEDIOS AUDIOVISUALES

MERCADEO

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

ORIENTACIÓN

PLAGAS DE LAS PLANTAS Y ANIMALES

POLÍTICA AGRÍCOLA

POLÍTICAS AGRARIAS

PRODUCCIÓN ANIMAL

PRODUCTOS

PROGRAMAS DE ORDENADOR

QUIMICA INORGÁNICA

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS NATURALES

RECURSOS RENOVABLES

REPRODUCCIÓN

SALUD

SOSTENIBILIDAD

SUELOS

TECNOLOGÍA DE LOS ALIMENTOS

TECNOLOGÍA POSCOSECHA

TRABAJOTROPICOS HUMEDOS

b.- En segundo lugar, se debe tomar en cuenta la pertinencia de los documentos, la cual se determinará mediante una revisión rápida de todos o algunos de los siguientes aspectos que pudieran encontrarse en la publicación: tales como introducción, tabla de contenido, prólogo y bibliografía. c.- El Archivo Documental de BSI es una sección de la biblioteca que maneja solamente información no convencional como separatas, folletos, artículos sueltos, panfletos, etc.; motivo por el que es necesario definir también el tamaño de los documentos que van a formar parte de esta unidad. En este caso, creemos que los documentos no deben pasar de treinta páginas. Excepto catálogos especializados, directorios y bibliografías, se decide conservarlos en esta sección, aunque posean más de 30 páginas. Además, se debe verificar que sea material oportuno para la Base de Datos Documental, esto es material clasificado como literatura no convencional (entiéndase por literatura no convencional aquel tipo de publicaciones menores de treinta páginas que no clasifican para otra colección de la Biblioteca)

9


d.- Fecha de publicación. Creemos que debemos incorporar a nuestra colección documentos que reúnan las siguientes condiciones: fecha de publicación acorde con la política de aceptación de donaciones; 1 sin embargo, en aquellos casos en que exista la duda, se consultará con el respectivo especialista a fin de determinar la conveniencia o inconveniencia de adquirir obras que no reúnan tales condiciones. e.- Estado o presentación física del material. Si un documento está deteriorado, presenta mala impresión o es una reproducción poco legible o mal reproducida no se incorpora a la Base de Datos. f.- Idioma. La primera prioridad la tendrá el idioma español seguido del inglés y en tercer lugar el portugués. Excepcionalmente se adquirirán obras en francés. g.- Se obtendrá también información relativa a "oportunidades de estudios en el extranjero" en carreras afines con agricultura y recursos naturales y sobre "fundaciones" la cual se ubicará en el archivo documental. h.- A efecto de mantener el equilibrio de la colección el referencista deberá evaluar periódicamente a fin de determinar las áreas en que se pueda presentar carencia de información y tratar de equilibrarla con información que pueda existir en otras bibliotecas. Cuando se encuentre que, un documento duplicado debe pertenecer al Archivo Documental; pero que previo a esta política fue incorporado a otra colección de la biblioteca, debe agregar el duplicado a la colección donde se incluyó el primer ejemplar.

a. Contenido Según la literatura consultada es muy importante determinar si las publicaciones a adquirir son o no reconocidas, lo cual vendría a dar mayor confianza; sin embargo, existen otras maneras de conocer la calidad de una publicación por ejemplo, cuando su referencia es incluida en bases de datos internacionales, en discos compactos, o índices relevantes. Aspectos muy importantes a ser tomados en cuenta antes de tomar una decisión. No obstante lo anterior, en caso de duda se debe buscar también la opinión o el criterio de los especialistas que trabajan en la institución principalmente los profesores, quienes podrían manifestar su opinión en función de cubrir necesidades específicas o completar datos; aunque no debemos confiarnos sólo en el contenido, porque se afirma que "... el contenido intelectual por si solo no es un criterio suficiente, puesto que hay publicaciones que pueden parecer triviales y sin embargo son muy importantes como fuente de una investigación ".

1 Computación NO más de 3 años de antigüedad. Ciencias puras y ciencias sociales, excepto relaciones internacionales, No mas de años. Recursos naturales, ciencias aplicadas y relaciones internacionales NO más de 10 años. Literatura hispanoamericana y clásicos de la literatura universal, artes, historia de América Latina e historia universal se aceptan sin límite de fecha. Otros temas No más de 5 años.

10


b. Idioma Se considera que el primer idioma es el del propio país, en nuestro caso el español; sin embargo, debemos notar que no toda la información de interés para los clientes se produce en español, de manera que en segundo lugar debe preferirse el inglés, por ser éste uno de los idiomas en el que se editan las obras que contienen los avances más significativos y a su vez para respaldar el énfasis que hace la EARTH en la enseñanza del Inglés. También, debe tomarse en cuenta que estamos en América Latina, región en la que se produce mucha información en portugués, así que esta lengua vendría a ocupar la prioridad número tres. Excepcionalmente se aceptarán obras en francés.

c. Demanda Potencial El seleccionador de obras para la biblioteca, tiene que tomar en cuenta las condiciones, objetivos y necesidades de la institución para prever y satisfacer nuevas necesidades que a futuro se puedan presentar a los clientes, o sea que habrá que anticiparse a las demandas de nueva información y procurar cubrirlas con nuevos materiales. En el caso de la EARTH, se sugiere que participen en la selección las personas conocedoras del tema.

d. Uso actual El personal bibliotecario tendrá que evaluar periódicamente el uso de las publicaciones existentes, a fin de comprobar si están llenando las necesidades de las personas interesadas, en caso contrario, tendrá que corregirse la política de selección.

e. Factores bibliográficos Este criterio pule el proceso de selección al incluir factores tales como: reputación del editor, calidad de la encuadernación, importancia y actualidad de la bibliografía citada, accesibilidad a la información, tipo de lenguaje utilizado, fecha de edición, formato, etc.

f. Importancia geográfica En vista de que la información más atractiva y relevante para la EARTH se produce en la región del trópico húmedo se menciona a continuación el nombre de los países que están ubicados en esa zona, a fin de que sea de prioridad a los materiales bibliográficos que se originen en dicha región, principalmente en los países de América Latina. Guatemala, Honduras, México, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica, Panamá, Colombia, Ecuador, Bolivia, Paraguay, Brasil, Venezuela, Belice, Cuba, República Dominicana, Guyana, Jamaica, Haití, Puerto Rico, Guadalupe, Martinica, San Vicente, Barbados, Trinidad y Tobago, Isla Margarita, Pequeñas Antillas, Senegal, Gambia, Banjul, Guinea Bissau, Guinea, Sierra Leona, Liberia, Costa de Marfil, Gana, Togo, Benín, Nigeria, Camerún, Gabón, Sudán, Congo, República Centroafricana, Zaire, Chad, Indo-Malaya, India, Sri Lanka, Bangladesh, Birmania, Tailandia, Malasia, Indonesia, Singapur, Nueva Guinea, Papúa Nueva Guinea, Islas Salomón, Australia, Filipinas, Bhután, Laos y Vietnam.

11


g. Procedimiento Corresponde a la biblioteca tomar la iniciativa en el proceso de selección; a fin de cubrir aquellos temas sobre los cuales no se reciben publicaciones, verificando si otras bibliotecas del país pueden suministrar la información y si no fuera posible esa alternativa indagando en el mercado editorial el nombre de las publicaciones que podrían llenar esos vacíos, tercero consultando a los profesores especialistas en esas áreas, sin dejar de lado aspectos como el idioma, contenido intelectual, demanda y factores bibliográficos. Una vez concluido el proceso de selección se da inicio al procedimiento de adquisición que se describe a continuación. 3.3 CRITERIOS PARA LA RECEPCIÓN DE PUBLICACIONES DONADAS

a. Preámbulo Existen instituciones o personas que ofrecen a la biblioteca publicaciones en donación, generalmente monografías o revistas; sin embargo, a veces las obras objeto de la donación no son relevantes para los clientes que usualmente acuden en busca de información a la biblioteca, o presentan características que inhiben que una biblioteca pueda aceptarlas en donación. Ante esa situación se han definido algunos criterios que ayuden a distinguir en una donación de publicaciones, entre las que deben ser aceptadas, y las que deben ser rechazadas. Según la política de adquisición de libros de la biblioteca, las obras que pasen a formar parte de la colección deben estar en idioma español, inglés, portugués o francés; y en ningún caso se aceptarán más de tres ejemplares de una obra excepto, que sean publicaciones de consulta en los cursos que imparte la EARTH a sus estudiantes, en cuyo caso se acepta la cantidad que sea necesaria para completar cinco ejemplares tomando, en cuenta los que ya tenga la biblioteca. Siempre que se reciba una donación de documentos se hace un acuse de recibo al donante, donde se le informa que la Biblioteca se reserva el derecho de seleccionar las obras que le convengan y donar o reciclar las que no sean de su utilidad. Los criterios seleccionados para aceptar donaciones de material bibliográfico son: (características físicas de las obras, antigüedad del documento y relevancia temática)

b. Características físicas Las publicaciones que se reciban en donación deben estar en buenas condiciones físicas, (empaste, estado del papel, obra completa, sin roturas y sin sellos de propiedad de otra institución o persona, excepto que esa misma institución o persona sea la donante)

c. Antigüedad del documento La unidad de adquisiciones de la biblioteca aceptará documentos cuya fecha de publicación sea acorde con lo indicado en el siguiente párrafo.

12


Computación NO más de 3 años de antigüedad. Ciencias puras y ciencias sociales, excepto relaciones internacionales, No mas de 15

años. Recursos naturales, ciencias aplicadas y relaciones internacionales NO más de 10

años. Literatura hispanoamericana y clásicos de la literatura universal, artes, historia de

América Latina e historia universal se aceptan sin límite de fecha. Otros temas No más de 5 años.

d. Relevancia temática Si después de aplicar las directrices mencionadas en el punto anterior (antigüedad del documento) permanece alguna duda, la unidad de Adquisiciones convoca a dos bibliotecólogos, uno del área de servicios y otro del área de Procesos Técnicos, quienes asignarán un puntaje a cada obra en el rango señalado a continuación. La asignación del puntaje se hará con base en los factores bibliográficos que rigen la política de selección y adquisición de publicaciones.

Trópicos húmedos (asignar entre 80 y 100 pts)

Agricultura y producción animal (asignar entre 50 y 100 pts)

Recursos naturales (asignar entre 70 y 100 pts) Trópico en general (asignar entre 60 y 100 pts)

Temas de cursos que se imparten en la EARTH (asignar entre 40 y 100 Pts) A otros temas asignarles entre 30 y 100 puntos.

Si alguno de los bibliotecólogos considera necesario se pedirá el criterio a un profesional en el tema quien también usará la anterior escala para asignar a cada obra el puntaje que le corresponda. Cada documento debe alcanzar al menos 80 puntos para ser aceptado. En relación con las publicaciones aceptadas la Biblioteca se compromete a tratarlas igual que las obras adquiridas por compra, esto es que les agregará el valor correspondiente, poniéndolas en la base de datos, mediante el proceso de catalogación y clasificación; incluyendo el etiquetado de signatura, código de barras y el dispositivo de seguridad.

13


En cuanto a publicaciones periódicas se aplicará la misma política, siempre que contribuyan a completar colecciones, o cuando sean colecciones completas, cuya temática sea compatible con la política de selección. Los documentos rechazados, por no alcanzar 80 puntos, deben donarse a otras entidades; en este caso la biblioteca se reserva el derecho de ofrecer tales publicaciones a instituciones de educación o bibliotecas de las comunidades de la región atlántica, siempre que tales publicaciones estén relacionadas con los intereses de las comunidades o las asignaturas de enseñanza en la educación primaria, secundaria o superior según corresponda. Las publicaciones que no califiquen para ser donadas se reciclarán en la planta de papel de la EARTH.

4. ADQUISICIÓN DE MATERIALES BIBLIOGRAFICOS Adquirir y mantener una buena colección de materiales bibliográficos es vital en el trabajo de una biblioteca académica. Bibliotecas escolares y centros de documentación han demostrado que pueden funcionar aún sin una colección propia. Pero el tipo de trabajo pedagógico que se realiza en instituciones de enseñanza superior justifica la existencia de una colección propia que responda a las variadas inquietudes informativas que existen entre profesores, estudiantes, investigadores e inclusive entre personas que suponen con razón, que "aquí" en EARTH, debe haber información de interés para ellas. Formar esta colección y luego mantenerla, es la tarea fundamental de la unidad de adquisiciones. Este es un trabajo delicado que, en la etapa de selección debe tomar en cuenta fines y objetivos de la institución, programas que se desarrollan en la misma, así como infraestructura y recursos disponibles. Seleccionar y adquirir documentos es tarea intelectual que requiere visión panorámica de las actividades de la EARTH. También, requiere conocimiento del mundo de autores, editoriales y temas específicos en el campo agropecuario y los recursos naturales. Pedir los documentos significa el inicio y mantenimiento de controles computarizados para saber qué y cuándo se compró o se está comprando el material bibliográfico. Hacer los pagos es una tarea muy delicada. En nuestra biblioteca se realizan los pagos directamente en la mayoría de los casos; esto por motivo que se prefiere como primera opción de pago al proveedor tarjeta de crédito. En el resto de opciones de pago, lo realiza la Tesorería. La recepción de los documentos es una tarea que requiere ser meticulosa para evitar pérdidas en cantidad y calidad del material. Si estos procesos son realizados con diligencia y capacidad, la EARTH se asegurará que la colección que está formando es pertinente y relevante para el logro de sus fines académicos. De la calidad del material bibliográfico que se adquiere, depende la calidad de

14


los servicios que la biblioteca suministre. Poco podría hacer el personal si no hubiere materia prima adecuada. La Unidad de Selección y Adquisiciones forma parte de los procesos técnicos de una biblioteca. Es decir, seleccionar, adquirir y procesar documentos son un conjunto de pasos que deben estar bajo la tutela de un equipo profesional. De esta manera, se realiza una serie sucesiva de operaciones que en forma acumulativa darán lugar a un producto mejor; sobre todo, con un sistema que permita normalizar y mantener los datos, así como accesarlos por cualquiera de las secciones de la biblioteca. 4.1 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE DOCUMENTOS Véase diagrama 1. Adquisición de documentos por compra. 4.2 PROCESO DE POST-ADQUISICIÓN Véase diagrama 2. Post-adquisición. 4.3 ADQUISICIÓN DE REVISTAS Véase diagrama 3. Adquisición de publicaciones periódicas adquiridas por compra. 4.4 RENOVACIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS Véase diagrama 4. Renovación de publicaciones periódicas adquiridas por compras.

5. PROCESOS TÉCNICOS En este capítulo se registra en forma secuencial el recorrido que realiza cualquier material bibliográfico que ingresa a la Sección de Procesos Técnicos de la Biblioteca y Servicios de Información. Esta sección es muy importante ya que se encarga de organizar la información y administrar las principales bases de datos que utilizan los usuarios; además, es responsable de elaborar boletines de diseminación de información, así como de asignar los códigos para el ordenamiento de los documentos en el estante. Si este trabajo se efectúa en forma inadecuada, el catálogo en línea no ofrecerá información óptima y en los estantes no se recuperarán los documentos físicos pronta y oportunamente. Por lo tanto, cualquier esfuerzo que se haga por racionalizar y mejorar estos procesos es de importancia y de repercusión inmediata en los servicios que se brindan. El propósito básico de este manual es ofrecer al personal de Procesos Técnicos una herramienta que le permita estandarizar y mejorar el trabajo.

15


El orden en este manual es secuencial, quiere decirse con esto que el 1 (uno) identifica la primera operación que ocurre y así sucesivamente la numeración es coincidente tanto en los diagramas como en el texto. 5.1. BASE DE DATOS GLAS Esta base de datos fue creada para almacenar la información que posee la Biblioteca sobre, agricultura, trópico húmedo, recursos naturales y desarrollo sostenible entre otras, con el fin de hacerla accesible a los usuarios. Se trabaja con el programa GLAS el cual fue diseñado específicamente para bibliotecas, éste consta de seis módulos: circulación, catalogación, OPAC, glas@CCES, adquisiciones y publicaciones periódicas, actualmente se cuenta con la versión 4.5. Esta base de datos contiene la información clasificada como: monografías, material audiovisual (casetes, discos, rota folios, etc.) material especial (software, etc.), material de referencia (diccionarios, enciclopedias, etc.) y material cartográfico (mapas, globos terráqueos, etc.) Proceso de análisis de la información Todo material que procede de adquisiciones debe tener el sello de recibido o el de donado si es el caso, el dispositivo de seguridad debidamente incorporado, anotado el precio en dólares y un listado electrónico donde se mencionan los títulos de dichos materiales y se especifican los que se deben catalogar con urgencia, indicando el nombre del interesado. En estos casos el margen de tiempo para procesar el material es de dos días hábiles, luego al estar catalogado se envía a adquisiciones para avisar al interesado y trasladarlo luego a la unidad de circulación y préstamo.

Inscripción El número de inscripción al igual que el sello de la Biblioteca se coloca en la contraportada, en la parte superior izquierda, prioritariamente, en el siguiente orden: NI, fecha, y sello. El número de inscripción se controla en un libro en forma consecutiva. En él se asigna junto con la fecha del día. Existen seis libros para el control de estos números, de acuerdo al tipo de material, así también, se cuenta con seis codificaciones que son:

NI 9000001.............Libros, colección EARTH. NI 8000001.............Audiovisuales. NI 7000001.............Mapas. NI 6000001.............Materiales especiales

16


NI 5000001……….Documentos electrónicos

NI 4000001.............Material p/uso Trimestre

Sellado Los libros se sellan en la contraportada y en los tres bordes. En los de más de 50 páginas, además de la contraportada se sella la página 51 y en la 151 si tiene. Cuando el libro tiene menos de 50 páginas se sella la número 11. Cuando estas páginas contienen ilustraciones que impiden el sellado en ellas, se realiza en la página siguiente, es decir, en la 12 o en la 52. El código de barras se agrega en primera instancia en la parte trasera de la cubierta a tres centímetros del borde inferior centrado o sobre el código de barras propio del libro si este lo trae, para evitar confusiones con el lector óptico. Los códigos de barras llevan un protector de plástico adhesivo. Para la categoría del cuatro (material para uso del trimestre) no existen códigos de barras. Descripción Bibliográfica (Catalogación) Se debe revisar en la base de datos (GLAS) para constatar que el material no está catalogado. En caso de que no lo esté se inicia el llenado de la hoja de insumo.

17


ESCUELA DE AGRICULTURA DE LA REGION TROPICAL HUMEDA BIBLIOTECA SERVICIOS DE INFORMACION HOJA DE INSUMO Título [________________________________________________] ISBN/ISSN [__________________] Signatura [_______________________] Editorial [_____________________________________________] Colación [___________________________] Series [___________________________] Volumen [______] Copias [_________] ============================================================ ITEM RECORD NI [_______________] Volumen [_______________] Tipo doc2 [_________] Copy [_______________] TM [_________] Edición [_______________] Costo [_______________] Año [_______________] Fe. recibido [ / / ] Localización [____________________________________________] Adicionales [____________________________________________] Autor _____________________________________________________ Otra entrada ______________________________________________ Notas _____________________________________________________ _____________________________________________________ NOMBRE DE CATALOGADORA ____________________________________

HOJA DE INSUMO

Hoja de insumo La determinación del autor o autores de una obra se realiza mediante las normas establecidas en las REGLAS DE CATALOGACIÓN ANGLOAMERICANAS II. Es importante ser consistente en esta operación para asegurar la normalización de las entradas en el catálogo en línea. De ser necesario, debe verificarse en el catálogo de autoridad correspondiente, en caso de que se detecte alguna inconsistencia debe corregirse en ese momento. El título también se determina de acuerdo a la normativa señalada anteriormente. A los autores que son profesores y funcionarios de la EARTH y producen documentos relacionados con la universidad se les agrega como autor corporativo EARTH. Los datos bibliográficos restantes, tales como: edición, ciudad, año de publicación, así como los datos físicos (COLACIÓN) también se asignan a la hoja de insumo, de acuerdo a las reglas señaladas. El NI (Número de Inscripción), así como el número de copia se agregan a la hoja. Después se agrega el tipo de documento (TD) y el tipo de material (TM)

18


Análisis de Contenido (Indización) Se procede a realizar una lectura técnica del documento, que permita identificar la temática principal del mismo. Se revisan áreas claves como títulos, tablas de contenido, introducción, el principio de los capítulos, etc. El trópico húmedo incluye diversidad de temas muy amplios por este motivo, la Biblioteca acumula material que pertenece a una gran cantidad de categorías de las ciencias agrarias. Por tanto, debe procurarse que el material bibliográfico que se procesa tenga relación con la problemática agrícola del trópico húmedo y los recursos naturales. Así se podría definir el alcance de la colección de materiales más importantes de esta Biblioteca. Sin embargo, la Biblioteca adquiere material de todas las ciencias, ya que las necesidades de profesores y estudiantes así lo demandan. Se puede distinguir entonces tres segmentos importantes en esta colección:

a.- Todo el material que trata sobre recursos naturales y desarrollo sostenible en el

trópico húmedo. (Véase anexo N°3 sobre Sostenibilidad en EARTH) b.- Todo el material sobre agricultura y producción animal en general. c. - Material sobre otras áreas (biología, sociología, literatura, etc.)

Estableciendo un orden de prioridades se puede llegar a la conclusión de que el segmento no. 1, literatura sobre el trópico húmedo, recursos naturales y desarrollo sostenible es la documentación que más profundidad requiere en el análisis. Le sigue en orden descendente el segundo segmento o la literatura agrícola y producción animal en general; y, por último, el tercer segmento o literatura perteneciente a otras áreas. Este orden de prioridades se traduce en la práctica de análisis temático de la siguiente manera: Libros, revistas, artículos, audiovisuales, materiales especiales, etc., que tratan de los recursos naturales, desarrollo sostenible y trópico húmedo, deben recibir un número mayor de descriptores y de más especificidad. Usando para ellos CAB, y probablemente, creando descriptores nuevos. Para efectos de resumen el contenido del libro en general debe cubrir de un 40% a un 50% asuntos relativos a dichos temas, el resumen que se realice será del tipo indicativo, constará de 910 caracteres como máximo y se pondrá en el campo de notas. La literatura agrícola y animal en general debe analizarse menos ambiciosamente en cuanto al número de descriptores, pero sin abandonar la especificidad en la asignación de los

19


mismos. En este segmento no se recomienda la creación de descriptores, solamente cuando sea imprescindible, ni usar el campo de notas para resumen. El tercer segmento o materiales de otras áreas debe tener un tratamiento más general, de manera que sus descriptores sean de más cobertura y requieran menos especificidad de parte del analista de documentos. En los tres segmentos mencionados anteriormente se recomienda la utilización de USE y usado por (SEE) así como de rt. (SEE ALSO), de manera que el usuario de la base tenga oportunidad, sin usar CAB, de moverse a través de la terminología utilizada.

Porcentajes Queda a criterio del indicador y de acuerdo a la temática de interés institucional el número de descriptores que se asignan a cada documento. Es posible que los documentos que se analizan no aporten la información suficiente para identificar los cuatro requisitos anteriormente expresados, en estos casos, se debe acudir al conocimiento y experiencia del analista, así como a la consulta con especialistas sobre la temática del trópico húmedo, de manera que un documento que verdaderamente trate temáticas del mismo no sea ubicado como portador de información relativa a otras zonas geográficas. Esto es de suma importancia debido a que la Biblioteca, sin perder de vista su función en la EARTH, buscará identificar el material y especializar su colección en trópico húmedo, lo que significa un tratamiento más profundo para todos los documentos relativos a esta área. A posteriori, esto permitirá una recuperación de información acorde a las demandas de información de los usuarios, todos estos, especialistas en la agricultura en el trópico húmedo. Luego se hace una lista de predescriptores, o sea, de temas tratados en el documento, usando la terminología del mismo. Si es de colección EARTH usar siempre el descriptor EARTH, si trata sobre la Universidad. Se comparan los términos de la lista preliminar con los tesauros que emplea la Biblioteca que son el CAB, UNBIS, SPINES. Si los términos preliminares o los temas que representan no están en los tesauros citados, es conveniente preguntarse si se está en la capacidad de crear un nuevo descriptor sin ayuda. De no ser así, se procede a consultar con especialistas, es decir, con profesionales que laboran en el propio campo a que pertenece el tema no ubicado en los tesauros. Después de acordado el nuevo descriptor se asigna. También se asignan en la hoja los que de antemano aparecieron en los tesauros de la Biblioteca.

20


El nuevo término se incluye en el tesauro correspondiente y en un fichero con la relación jerárquica respectiva.

Clasificación Luego se agrega la clasificación que permitirá dar a cada material la ubicación física en el estante. Los descriptores asignados en la etapa anterior son básicos, ya que sirven para identificar la temática más importante de un material. Una vez ubicado el tema principal se procede a asignar el número de Dewey. Es preciso asignar este número adecuadamente para poder agrupar los materiales por afinidad temática. Se asignará un número Dewey procurando que no sobrepase los 9 dígitos, excepto para las categorías del 338.1-338.19 y del 630-639. En algunos casos no hará falta usar el índice de Dewey, ya que es fácil ubicar el número en el esquema. Las tablas son muy importantes para formar números más precisos. Los documentos de colección EARTH no se clasifican con Dewey ni con Cutter, La clasificación es: EARTH, dependencia y número consecutivo. Los libros de la Biblioteca Comunitaria se clasifican solamente con número consecutivo. La información correspondiente a colección digital no se clasifica Luego se procede a formar la signatura librística o número de Cutter. Debe verificarse en el catálogo de autoridad junto con la clasificación para no duplicar signaturas. El tipo de material debe colocarse sobre la signatura topográfica o número de clasificación, excepto en las fotocopias en la Colección general y en los de Biblioteca Comunitaria. La designación del material se hace por medio de los siguientes códigos alfabéticos:

21


CODIGOS PARA DESIGNACION DE MATERIALES

TM TD

Colección General: M (monografía) MS (manuscrito) Colección digital : DE (documento electrónico) Material Especial: ME SOF (software) AFI (afiche) Audiovisuales : AV VHS (videocasete) CD (disco compacto) DIA (diapositiva) CAS (casete) ROT (rotafolio) MAQ (maqueta) EST (estampa) Colec. Referencia: R R (diccionarios, enciclopedias, anuarios, abstracs, seriadas) Mat. Cartográfico: MA MA (mapa) GLO (globo) Fotocopias: F (fotocopia) En las obras impresas se copia la signatura topográfica en las páginas que previamente fueron selladas. Esto se hace con lápiz. La signatura topográfica se coloca en la esquina superior izquierda, detrás de la portada. En la página 51 se coloca en la esquina inferior derecha, siempre y cuando exista lugar, de lo contrario se hace en la página siguiente. Si el material trata sobre Trópico Húmedo, Recursos Naturales o Desarrollo Sostenible se procede a hacerle un resumen indicativo, el cual debe ser revisado antes de ser digitado. Digitado de un registro completo Esta labor la realizan estudiantes y en su ejecución deben observar las siguientes reglas:

Puntuación - Después y antes de dos puntos se usa un espacio *:* - Después y antes de un punto y coma se usa un espacio *; * - Después de un punto se usa un espacio. *

22


- Después de una coma se usa un espacio, * - Después y antes de puntos suspensivos se usa un espacio *... *

Países Para los nombres de países en el campo de editorial se usan los códigos ISO, en los demás casos se usa desarrollado. (Véase códigos ISO de países) Véase códigos ISO de países Una vez digitado el registro se revisa contra la hoja de insumo a fin de disminuir el número de errores. Una vez digitados los registros se imprime el listado de nuevas entradas, se revisa y si persisten errores se corrigen en el sistema

Etiquetado Las etiquetas son impresas por el sistema automatizado, se envían las nuevas entradas a un archivo de texto, se ordenaron y se imprimen de una en una. Deben colocarse a tres centímetros del borde inferior del lomo. En el caso de que el lomo sea delgado y quede totalmente visible la signatura, debe colocarse en la parte frontal superior izquierda a un centímetro del borde. Todas las etiquetas se cubren con plástico adhesivo para su protección. Las dos etiquetas largas se pegan en las tarjetas de préstamo, excepto para el material cartográfico y audiovisual mapas, audiovisual, para el que sólo se usa una tarjeta con la etiqueta, y se adjunta al respectivo material. A los documentos de referencia se les adjunta una tarjeta. Se usa protector color amarillo para material de referencia, color verde para colección EARTH y color azul para material especial. Por último se procede a confeccionar una lista del material procesado, se traslada a adquisiciones y luego a circulación. Esta lista incluye los NI. En circulación se organiza el material en los estantes, de acuerdo a la clasificación asignada y aquí finaliza el proceso. Véase diagrama 5. Proceso completo. Véase diagrama 6. Tareas. 5.2. MANTENIMIENTO DE LAS BASES DE DATOS DEL SISTEMA GLAS Con el objetivo de salvaguardar la información contenida en las bases de datos y de poner a disposición de los usuarios los últimos recursos bibliográficos ingresados, se realizan “semanalmente” las siguientes operaciones de mantenimiento:

Verificar que los módulos estén fuera de uso.

23


Respaldar las bases de datos. Desbloquear los módulos del sistema. Indizar las bases de datos. Véase diagrama 7. Mantenimiento de base de datos. Bases de Datos Doc2 Las Bases de Datos Doc2 en CDS/ISIS y Doc en Glas están diseñadas para ser un medio eficaz de consulta de la información no convencional, referencias bibliográficas, analíticas de monografías y publicaciones periódicas e información relevante de otras fuentes institucionales, producto del préstamo interbibliotecario. La segunda se creó en Glas para facilitarle al usuario su búsqueda de información evitándole tener que pasar de un programa a otro. (Véase Base de datos Doc2)

Todo material que procede de Referencia debe tener el sello de recibido y su respectiva boleta de control, el que procede de Hemeroteca debe tener el sello de recibido únicamente. Los documentos o artículos son previamente seleccionados por los encargados de las secciones de Referencia, Hemeroteca. Debe ser un documento menor de 35 páginas o un artículo de revista y tratar un tema relevante para la EARTH. Si es un documento mayor de 35 páginas se pasa a la base de datos general GLAS. Descripción Bibliográfica para la base de datos Doc2 Se procede a llenar la hoja de insumo. Se determina el autor y el título del documento de acuerdo a las Reglas de Catalogación Angloamericanas II. Los demás datos bibliográficos se agregan a la hoja de insumo, siguiendo las reglas Angloamericanas también.

Análisis de Contenido Se realiza la lectura técnica del documento para determinar el tema principal. Se hace una lista de predescriptores de los temas tratados en el documento, usando la terminología del mismo.

24


Se comparan los términos de la lista preliminar con los tesauros que emplea la Biblioteca. Si los términos preliminares o los temas que representen no están en los tesauros citados, es conveniente preguntarnos si estamos en la capacidad de crear un nuevo descriptor sin ayuda. De no ser así, se procede a consultar con especialistas, es decir, con profesionales que laboran en el propio campo a que pertenece el tema. Después de creado el nuevo descriptor se asigna. También se asignan en la hoja los descriptores que de antemano aparecieron en los tesauros.

Digitado de un Registro Esta labor la realizan los estudiantes, quienes deben acatar las reglas para la digitación, que aparecen en este manual.

Revisión Se imprime un listado de los registros digitados en un período determinado. Se revisa el listado para verificar que lleven la calidad requerida en lo referente a catalogación e indización. Si un registro tiene errores se procede a corregirlo en el sistema. Finaliza el proceso.

Véase diagrama 8. Bases de datos doc. Para más detalles relativos al área de Procesos Técnicos véase apéndice N°5 “Manual para el análisis y procesamiento de la información en la biblioteca W.K. Kellogg”.

25


Hoja de captura de datos para el archivo documental

Ubicación del documento __________________________________Autor _____________________________________________________________________________________________________________Título ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Título clave traducido_________________________________________________________________________________________________Fuente ___________________________________________________Fuente analítica_____________________________________________________________________________________________________Descriptores________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Resumen____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.3 BOLETÍN ELECTRÓNICO DE NUEVAS ADQUISICIONES Del material nuevo ingresado a la Biblioteca se seleccionan aproximadamente diez documentos (libros, videos, etc.) Se verifica que no estén incluidos en la base de datos. Una vez verificados en el catálogo se escanean las portadas. Se procesan los materiales y se digitan en la base para que estén disponibles para la fecha en que se anuncian en la página web. Con el programa Front Page se prepara el boletín, insertando las imágenes de las portadas de los libros, se les adjunta un pequeño resumen y el número de signatura. Se coloca en la Intranet y el Web Institucional para que esté accesible para todo el personal administrativo, facultad y estudiantes. Se imprimen dos copias del mismo. Y se pegan en lugares visibles como las pizarras murales de la Biblioteca. Véase diagrama 9. Boletín electrónico de nuevas adquisiciones.

26


6. SERVICIOS

6.1 INDUCCION A LOS SERVICIOS DE B.S.I Cuando un cliente llega por primera vez a la Biblioteca, recibirá una adecuada orientación que, en el caso de clientes que serán regulares debe ser mucho más detallada. El mayor o menor nivel de profundidad lo determina la necesidad e inquietudes del cliente. El proceso de formación y capacitación de estudiantes como usuarios de la información empieza con la inducción en el período de orientación a la vida universitaria. En su labor cotidiana, cada uno de los bibliotecarios está constantemente capacitando a los usuarios en el mejor aprovechamiento de los recursos bibliográficos. La biblioteca desarrolla talleres específicos de búsqueda y recuperación de información bien sea por solicitud del programa académico o en cumplimiento de su labor de formación. Descripción del procedimiento: Inducción a los servicios de BSI. 1. El cliente se presenta. 2. Iniciamos el recorrido por las instalaciones. 3. Descripción general de BSI. Explicamos: Alcance temático de BSI Servicios que ofrecemos: referencia, préstamo, difusión selectiva de información, fotocopias, sala de conferencia, laboratorio de idiomas, cooperación interbibliotecaria, etc. Explicar acceso a las Bases de Datos desde Internet, Intranet y GoPac. Mencionar otras herramientas de recuperación de información, por ejemplo los discos compactos. Localización y orden de la colección. Sistema de seguridad de la biblioteca. 4-5. Si el cliente será un usuario regular volvemos a explicar el servicio de préstamo. Explicamos la necesidad de presentar su carné para hacer uso del servicio de préstamo externo. La universidad dota de un carné de identificación a los funcionarios, estudiantes y profesores.

27


La administración de la biblioteca extenderá un carné de cortesía en forma especial para los casos en que la unidad de Recurso Humanos no ha expedido el correspondiente carné y otros casos particulares. El carné de cortesía siempre se extiende por períodos cortos. 6. Explicación de préstamo, se hace mención a los requisitos para solicitar libros en préstamo externo, condiciones y períodos de préstamo 7. Si la persona que se presenta es un cliente regular (estudiantes, profesores, pasantes, administrativos u otros) lo referimos a la página Web donde puede consultar la Guía de Servicios Bibliotecarios. Por razones de seguridad hacemos énfasis en el procedimiento de salida. Los materiales que se tengan en préstamo externo deben mostrarse antes de salir de la biblioteca. 8. Evacuamos dudas 9. Fin Véase diagrama 10. Inducción a los servicios de BSI. 6.2. PROCESO DE LOCALIZACIÓN DE MATERIALES Cuando el usuario tiene necesidad de consultar algún material de la Biblioteca, se inicia el proceso de recuperación de información. Las herramientas de recuperación con que cuenta la biblioteca son: GoPac sub-módulo de búsqueda para publicaciones periódicas. Intranet Base de datos en Internet El GoPAC (Graphical Online Public Access Catalog del programa bibliotecario GLAS (Graphical Library Automation System) recupera información de todas las colecciones, excepto del Archivo Documental y la Hemeroteca. El cliente procede a buscar el libro en Gopac por autor, título, o materias (descriptores); en el sistema de búsqueda simple o por otros puntos de recuperación: palabra clave del registro, palabra clave en materia, palabra clave en el título, autor, materia, título, colección, entradas secundarias, signatura (número de clasificación), año, ubicación, número de identificación (N.I.) en el sistema de búsqueda experta.

28


Los títulos de las publicaciones periódicas, sus existencias y la materia de que tratan se recuperan a través del módulo de búsqueda del programa Glas. En la base de datos en Internet recuperamos en forma integrada toda la información del GoPac, documentos de archivo documental y analíticas de artículos de publicaciones periódicas, igualmente en la Intranet. 1. Inicio del proceso. 2. El cliente consulta en el computador 3. ¿Está el documento que requiere? 4. Debemos preguntarnos a que colección pertenece. ¿Es un material de colección general? 5. Si es de colección general nos preguntamos si el cliente conoce el sistema de clasificación Dewey, que es nuestro sistema de clasificación y arreglo de la colección. 6. Si está en capacidad el cliente busca el documento. 7. ¿Se localizó el documento? 8. Consulta. Si requiere de préstamo externo puede tramitarlo o consultar el documento en sala. Recordemos que se prestan a domicilio los libros de colección general y los proyectos de graduación. Los documentos de reserva, referencia, archivo documental, publicaciones periódicas, audiovisuales y materiales especiales son básicamente para consulta en sala. Estos materiales requieren autorización especial para ser prestados fuera de la Biblioteca. 9. De no estar el documento buscado en este módulo, implica que no está en la Biblioteca, por lo que habría que buscar en el módulo de adquisiciones para saber si esta sin procesar, en trámite de compra o si del todo no está. 10. ¿Está el documento sin procesar? 11. En caso de que el módulo de adquisiciones nos indique que el material ya fue adquirido hay que localizarlo y pedir por medio de la Administración de la Biblioteca la catalogación urgente de dicho material. 12. Se avisa al interesado y vuelve a repetirse el proceso de recuperación. 13. ¿Está en trámite de compra?

29


Si el módulo de adquisiciones nos indica que el documento apenas está en proceso de adquisición, se le informa al cliente la fecha aproximada en que podría estar llegando a la Biblioteca. 14. Avisar cuando llegue el libro. 15. Ofrecer la posibilidad de préstamo interbibliotecario. Si no está el documento o se presumen un largo plazo para su llegada se puede ofrecer la posibilidad de localizarlo en otra Biblioteca. En cuyo caso debe tramitarse el préstamo interbibliotecario, a través del servicio de Referencia de la biblioteca. 16. Si el GoPac nos índica que el documento pertenece a la colección de referencia o reserva, seguimos al paso 7. 17-18. Si el documento no pertenece a las colecciones mencionadas puede tratarse de documentos del archivo documental, audiovisuales, colección especial o colección institucional. En estos casos orientamos al cliente y le ayudamos en la consecución del documento y retornamos al paso 7. 19. ¿Es publicación periódica?

20-21. Si se trata de una publicación periódica, debemos explicar al cliente el orden de la Hemeroteca o colección de publicaciones periódicas y continuamos al paso 6. Si el usuario no se encuentra familiarizado con el sistema, se le ayuda a localizarlo. Debemos tomar el suficiente tiempo para explicarle cuál es el orden de la colección y todos los detalles que son útiles para poder encontrar un libro o una publicación periódica en el estante. Todo con el fin de que en la próxima oportunidad pueda hacerlo él mismo. 22. Si no aparece el documento, el personal de la Biblioteca debe hacer una búsqueda exhaustiva 23. Si como producto de esta búsqueda lo recuperamos sigue el paso 7. 24. Si no aparece el documento se conserva el dato para darle seguimiento. Se da por perdido si en el próximo inventario se confirma su pérdida. 25. FIN. Véase diagrama 11. Localización de materiales. 6.3. SERVICIO DE REFERENCIA Tomando en consideración los objetivos de la Biblioteca:

30


- Atender las necesidades de información del cliente - Buscar y facilitar el intercambio de información con entidades nacionales y extranjeras a fin de ofrecer información de primera calidad - Ofrecer servicios de información prontos y oportunos, en los procesos de investigación realizados por los clientes de B.S.I.

Estos objetivos se relacionan directamente con la unidad de referencia, donde se desarrolla un proceso de búsqueda de información especializada. Descripción del procedimiento: Servicio de Referencia 1. Inicio 2 -3. El cliente solicita una búsqueda de información. La consulta la puede hacer manifiesta por teléfono, por email o personalmente. Si el cliente es un estudiante y hace la solicitud por teléfono o por email se le comunica que debe presentarse a la Biblioteca para realizar el proceso de elaboración de búsqueda de información y recuperación de los documentos con el referencista. En el marco de la cooperación interbibliotecaria, cuando la solicitud procede de otra Biblioteca se precisan los términos de la búsqueda, bien sean a través de comunicados en forma telefónica, por medio de una carta, correo electrónico, etc. La resolución de la búsqueda se comunica por la vía más expedita, igual que el envío de bibliografía y documentos. 4. Se elabora el perfil de búsqueda: Con el fin de elaborar el perfil de búsqueda el referencista procede a realizar una entrevista al cliente para identificar la necesidad real. A veces es un tema muy específico y por lo tanto debe preguntársele a que materia corresponde para identificar la demanda. También suelen presentarse temas muy generales de los que existe gran cantidad de documentos, entonces el referencista deberá investigar junto con el cliente para llegar al tema específico y se concluye la entrevista con preguntas como el idioma que le interesa, la fecha más antigua que desea consultar, el tipo de material (revistas, libros, tesis) y otros dependiendo de cada necesidad de información. El referencista elabora una estrategia de búsqueda, para ello debe conocer muy bien el lenguaje de recuperación, operadores boléanos, herramientas de recuperación, tesauros, nombres científicos de los productos agrícolas incluso algunas veces consultar a las encargadas del Departamento de Procesos Técnicos, para que remitan a los descriptores correspondientes. Traducir al idioma inglés los términos si se requiere. 5. Se realiza el proceso de búsqueda junto con el cliente, se verifican todas las posibles fuentes de recuperación de información y accesibilidad de las mismas.

31


Si existe material indizado y procesado en las bases de datos que cumplen con los requerimientos de la búsqueda pasamos a localizarla. 6. Existe información en la colección. 7. Se localiza el material? 8. Se entrega al cliente, quien tiene la opción de solicitar préstamo. 9. Si la información recuperada es suficiente para cubrir los requerimientos y el cliente queda satisfecho se da por terminado el proceso. 10-11. Si no está satisfecho se le hace la búsqueda en bases de datos internacionales y discos compactos que Biblioteca posee. Si recuperamos información debemos preguntarnos si es información que tenemos disponible en la Biblioteca en cuyo caso se recupera y entrega al usuario. Si no debemos proceder a la recuperación de la misma fuera de la institución. 12. Esta EN BSI?

13. Si la información se encuentra en BSI y no aparece indizada es selecciona para la base de datos referencial DOC2 se llena formulario y se envía a procesos técnicos. 14. Si permanece la insatisfacción del cliente o por el tema consideramos que es necesario; se consultan otras Bibliotecas. 15. Se tramita la solicitud de búsqueda. 16. Identificamos las fuentes de información pertinentes. 17. Se localiza el material. 18. Tramitar el préstamo interbibliotecario, cuya formalización es diferente en cada institución. 19. FIN Véase diagrama 12. Servicio de Referencia

6.4. PUBLICACIONES PERIÓDICAS Ordenamiento y recuperación de información en publicaciones periódicas

32


La colección de publicaciones periódicas reúne aproximadamente 600 títulos de revistas, los cuales se reciben por suscripción o donación, en formato impreso o electrónico (CD-ROM o web). En formato CD-ROM se cuenta con la colección TEEAL (The Essential Electronic Agricultural Library); esta colección ofrece en 381 discos compactos, el acceso al texto completo de cerca de 140 títulos de revistas especializadas publicadas entre 1993 y 2001. En formato web es posible acceder a las versiones electrónicas de algunas de las revistas que se reciben por suscripción en formato impreso. Estas tablas de contenido son accesadas por Internet y muchas requieren de un password para leer los artículos a texto completo. La mayoría de estas publicaciones en formato electrónico en Internet no envían comunicaciones a los clientes cuando las tablas de contenido se actualizan, por lo que requieren de una visita regular para revisar los nuevos contenidos. Además, por medio de la “Hemeroteca virtual”, sección del sitio web de la Biblioteca, es posible acceder a cerca de 485 sitios de revistas, periódicos, o que aunque no son una publicación, contienen información relevante para las actividades que desarrollan los usuarios a los que se sirve. La “Hemeroteca virtual” es no sólo un sitio que reúne direcciones electrónicas a páginas especializadas en temas agrícolas, sino que también se ha incluido entre sus objetivos ofrecer a estudiantes, docentes y funcionarios, información sobre diversos temas culturales y científicos. La colección impresa se ordena alfabéticamente de acuerdo al título de la publicación y cada publicación se ordena cronológicamente. Hay varias formas de recuperar la información contenida en las colecciones de la hemeroteca, tanto impresas como electrónicas:

1. A través del módulo de seriadas, el cual permite consultar por título y por materia principal.

2. A través de la base de datos DOC2. 3. El sistema TEEAL cuenta con su propio índice, el cual refiere a los textos

completos contenidos en los 381 discos compactos de la colección. 4. Por medio del GOPAC de Glas es posible recuperar los títulos de revistas por medio

de la opción de búsqueda por “periódicas materia” y por “periódicas título”.

Servicios al cliente Para lograr satisfacer las necesidades de información de nuestros clientes finales (estudiantes) y de actualización permanente de profesores y administrativos, se ha desarrollado un enfoque integral en cuanto al ciclo documental, partiendo de la premisa del carácter relevante de la información para la generación de nuevos conocimientos. Para alcanzar tal objetivo se realiza una etapa de identificación de necesidades concretas de un sector importante de nuestros clientes (profesores, administrativos, equipos de apoyo, etc.), los cuales sirven de base para la transmisión del conocimiento a nuestros clientes finales.

33


Sobre la base de estas necesidades de información se alimentan los perfiles de interés y se realizan tareas de selección de material bibliográfico para alimentar la base de datos DOC2, realizar diseminación selectiva de información y actualizar los fondos. Perfiles de usuarios 1. Se inicia el proceso. 2. Se contacta al cliente para una cita. Esta tarea se realiza en forma personal y sobre la base de un grupo de clientes debidamente determinados, entre ellos profesores, asistentes y administrativos. 3-4. Si se logra establecer la cita se entrevista al cliente para identificar sus áreas de interés más relevantes. Esta información permite determinar y estructurar la especialidad de la demanda. 5. Se le presentan listados de títulos de revistas que se reciben regularmente en BSI, para que el cliente seleccione los títulos de su interés. 6. Se elabora el perfil de necesidades de información del cliente y se asignan descriptores con base en los diferentes vocabularios controlados utilizados en la biblioteca. Se establece la relación de temas entre principales y secundarios y se determinan los títulos de las publicaciones periódicas de las cuales debe recibir las tablas de contenido. 7. Se ingresa la información al módulo de perfiles de usuarios de publicaciones periódicas. 8. Se pasa al proceso 3. 9. En caso que no sea posible establecer una cita o que la actualización de los datos requiera hacerse con urgencia, se puede realizar ésta por otros medios como: correo electrónico, teléfono, nota escrita o conversación informal. De esta manera se asegura una actualización permanente de los perfiles y una forma mucho más flexible y ágil de mantenerla. 10. Si se logra recopilar la información por otros medios, se elabora el perfil de necesidades correspondiente, de acuerdo al paso 6 anterior, de lo contrario se inicia de nuevo el proceso. Véase diagrama 13. Perfiles de Usuarios. Control de publicaciones periódicas 1. Se inicia el proceso.

34


2. Se reciben las publicaciones periódicas, procedentes de la secretaria de la Biblioteca, de la Unidad de Adquisiciones o de la Administración. 3-4. Se verifican los datos en el módulo de seriadas. Si el título se encuentra ya registrado, se continúa con el paso 5 de este proceso, de lo contrario se determinará si es una nueva suscripción o donación y se continuará con el paso 8. 5. Se ingresa a la opción “Histórico” para registrar el nuevo número, y a la vez verificar que no se presenten atrasos en la recepción. 6-7. Si la publicación se encuentra atrasada se continúa con el sub-proceso 2b. 8-9. Si se trata de una nueva suscripción o donación, se crea un nuevo registro mediante la opción “Añadir” del menú “Publicación Periódica”. 10-11. En el caso de las donaciones, primero debe establecerse la conveniencia de incorporarla a la colección, de acuerdo a lo establecido en las políticas de donaciones. Si se decide incorporarla, se pasa al punto 9 anterior. Si se decide no conservarla se pasa al sub-proceso 2c. 12. Una vez registrado el nuevo número en la opción “Histórico”, se procede a actualizar los fondos en la opción “Colección”, completando los datos correspondientes que solicita la hoja de insumo que se despliega. 13. Se relacionan los contenidos de la publicación con los perfiles de necesidades de los clientes. 14-15. Finalmente, las publicaciones se sellan, se les coloca el dispositivo de seguridad y se continua con el proceso 3. Véase diagrama 14. Control de publicaciones periódicas. Revisión manual 1. Se inicia el sub-proceso. 2. Mensualmente se revisan los listados de títulos donde se detallan las suscripciones activas (informe de suscripciones) y las donaciones recibidas regularmente (informe de donaciones) y que se consideran de interés para la Universidad, y se compara con los registros incluidos en el módulo de publicaciones periódicas. Esta revisión es útil para identificar atrasos en títulos que no llegan con regularidad y que, por lo tanto, son difícilmente identificables mediante el módulo de publicaciones periódicas. 3-5. En caso de identificarse atrasos por esta vía, se continúa con el sub-proceso 2b; de lo contrario, termina el sub-proceso.

35


Véase diagrama 15. Revisión del manual para el control de publicaciones periódicas. Reclamo de números atrasados 1. Se inicia el proceso. 2. En el caso de las publicaciones con números atrasados, es necesario considerar un tiempo prudencial de espera de acuerdo a la periodicidad y tiempo de entrega habitual. 3-6, 10. Si se considera que ese tiempo prudencial ha sido superado, se notifica a la Unidad de Adquisiciones (en el caso de las suscripciones), o a la Secretaría (en el caso de las donaciones), donde se encargarán de enviar el reclamo al proveedor correspondiente, dando un tiempo prudencial para que respondan. Esta notificación, en ambos casos, se hace por medio del envío del informe de suscripciones y del informe de donaciones, respectivamente, el cual incluye todos los detalles necesarios para efectuar el reclamo. 7-8. Al recibir el número o los números atrasados se pasa al proceso 2. Siempre que se recibe material reclamado, es importante recordar notificar a la Unidad de Adquisiciones o a la Secretaría, según corresponda, para verificar que han tomado nota y que la publicación deje de aparecer como “atrasada” en sus controles. Igualmente, debe actualizarse el informe de suscripciones o el de donaciones, con el mismo fin. 9. Si la publicación no es recibida y se considera que el tiempo prudencial ha sido superado, se notifica nuevamente a la Unidad de Adquisiciones o a la Secretaría, por medio de los informes correspondientes, para que insistan con el reclamo. Véase diagrama 16. Control de números atrasados. Descarte de donaciones 1. Se inicia el proceso. 2-4. De acuerdo al paso 10 del proceso 2 anterior, si se decide descartar una publicación donada, se valorará la posibilidad de enviarla directamente a reciclaje o incluirla en la lista de donación. 5-6. Las publicaciones que sean incluidas en esta lista, se colocan junto con otros materiales de descarte, con lo que termina el proceso. Véase diagrama 17. Descarte de donaciones.

36


6.5. SERVICIO DE TABLAS DE CONTENIDO 1. Se inicia el proceso. 2. Una vez registradas las publicaciones, se determina de cuáles deben enviarse fotocopias de las tablas de contenido. 3. Para determinar los clientes que reciben cada tabla de contenido, se revisa el listado de perfiles de clientes y se solicitan las fotocopias correspondientes. 4. Se envían las fotocopias de las tablas de contenido a cada cliente. 5. Se actualiza el control estadístico, tanto por título de la publicación como por cliente, indicando en cada caso la cantidad de tablas de contenido enviadas. 6-8. Al recibir solicitudes de artículos por parte de los clientes, se piden las fotocopias correspondientes y se le envían. Se actualiza el control estadístico, tanto por título de la publicación como por cliente, indicando en cada caso la cantidad de artículos enviados. 10. Una vez enviadas las tablas de contenido, las publicaciones son exhibidas por una o dos semanas en los muebles de revistas recientes. 11-12. Cuando las revistas son sustituidas por otras más recientes, se pasa al proceso 4. Véase diagrama 18. Servicios de tablas de contenido. 6.6. SELECCIÓN DE ARTÍCULOS PARA LA BASE DE DATOS DOC2 1. Se inicia el proceso. 2. Toda publicación periódica que se recibe en la Biblioteca y es integrada a sus colecciones, aporta documentación potencialmente importante para la base de datos DOC2. Las publicaciones son revisadas y cada artículo es valorado de acuerdo a la lista normalizada de temas principales de los cursos impartidos en la Universidad. 3-5. Los artículos relevantes se envían a procesos técnicos, cada uno acompañado por la hoja de captura de datos de documentos no indizados. 6-8. Cuando las publicaciones se reciben de vuelta de procesos técnicos, se ordenan en el lugar correspondiente en el estante. Véase diagrama 19. Selección de artículos para la base de datos DOC.

37


6.7. MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA HEMEROTECA VIRTUAL 1. Se inicia el proceso. 2. Para asegurar un adecuado funcionamiento de la hemeroteca virtual, es indispensable que todas las ligas contenidas en ella funcionen adecuadamente y apunten donde dicen hacerlo. Por lo tanto, es necesario realizar una revisión periódicamente, de ser posible cada mes, para detectar errores o cambios en las ligas y corregirlos oportunamente. 3-4. En caso de detectarse errores, se identifica la dirección correcta y se hace la reparación de la liga en la página. En ocasiones, una misma dirección pasa a pertenecer a una entidad totalmente diferente, por lo que será necesario buscar la nueva dirección de la entidad original, o de no ser posible localizarla, eliminarla de la hemeroteca virtual, hasta tanto no se identifique la nueva dirección. 5. También es necesario actualizar la hemeroteca virtual con nuevas publicaciones electrónicas. La identificación de estas direcciones se hace normalmente durante las actividades cotidianas que se desarrollan en la Biblioteca, y pueden ser identificadas por cualquier miembro del personal. 6. Si hay nuevas direcciones para incorporar, lo primero que debe hacerse es identificar en cuál de las secciones de la hemeroteca virtual debe ubicarse: 1. revistas texto completo suscritas por la biblioteca y que requieren password para su consulta; 2. revistas texto completo de acceso libre; 3. revistas con sólo resúmenes o tablas de contenido; 4. diarios y revistas electrónicos de actualidad y entretenimiento; 5. conocimiento en acción. 7-8. Una vez identificada la sección donde se ubicará, se procede a crear la liga correspondiente, con lo que termina el proceso. Véase diagrama 20. Mantenimiento y actualización de la hemeroteca virtual. 6.8 SERVICIO TEEAL (THE ESSENTIAL ELECTRONIC AGRICULTURAL LIBRARY) 1. Se inicia el proceso. 2. El servicio de búsqueda de información y envío de artículos por medio de la colección TEEAL, se hace fundamentalmente de dos maneras, condicionadas por el tipo de usuario (docentes o estudiantes) y la forma en que el usuario solicita o utiliza el servicio: utilizando su propio índice instalado en su computadora (PC o portátil) y solicitando los artículos requeridos por correo electrónico o teléfono, o presencialmente en las instalaciones de la biblioteca.

38


3-4. Si la solicitud de artículos se hace por medio de correo electrónico o teléfono, y la búsqueda ha sido realizada previamente por el usuario, solamente se procede a identificar los artículos para enviarlos al solicitante. Cuando se instala el índice de TEEAL a un usuario, se le ofrecen instrucciones sobre la forma de utilizarlo y sobre la forma de solicitar los artículos, indicándole los datos mínimos necesarios que debe indicar. Si la solicitud se hace en las instalaciones de la Biblioteca, la búsqueda se realiza al lado del usuario, y simultáneamente la revisión y envío de los artículos. 5. Los artículos se envían en formato PDF, para lo cual es necesario convertirlos del formato original en que se encuentran en TEEAL (TIFF), por medio del Acrobat Distiller. 6. Una vez convertidos, los artículos se envían por correo electrónico. En lo posible los artículos no se imprimirán en papel. Queda como alternativa grabarlos en disquete o CD. Véase diagrama 21. Servicio TEEAL. Reconversión de registros en la Biblioteca W.K. Kellogg El proceso de reconversión de registros bibliográficos a diferentes programas manejadores de base de datos en la Biblioteca W. K. Kellogg. Se desarrollo esencialmente como parte de una aplicación específica y en busca del mejoramiento de los servicios para acceder información. En su inicio fue creada como una herramienta para el servicio de referencia que facilitara la ubicación oportuna del material no indizado en la biblioteca (archivo documental, analíticas seriadas y monográficas). La primera experiencia en reconversión de registros fue la migración 11.000 registros bibliográficos existente en el programa Glass a la versión 3.7 de microisis a una nueva base de datos denominada DOC2 que mantuvo la estructura original de la base de datos Docum (Base de datos referencial implementada por la unidad de referencia y hemeroteca en 1993). Esta Base de Datos DOC2 fusionó las colecciones de archivo documental, la selección de artículos de hemeroteca y colecciones restantes de biblioteca. Posteriormente se migró más de 6000 registros de los discos compactos AGRIS y AGRÍCOLA de artículos de publicaciones periódicas existentes en la Colección de Hemeroteca. Al participación en el proyecto de metabase de datos de la Fundación Acceso y la iniciativa de colocar todas la existencia bibliográficas de la biblioteca, no solo desarrollo la necesidad de integrar las colecciones, también incentivo su desarrollo. Posteriormente a este esfuerzo facilitó el trabajo de colocar nuestra base en el proyecto AGRI2000 del Sistema de Información y Documentación Agropecuaria de América (SIDALC). En el año 2000 se capacita a un miembro del personal en programa wwwisis(wxis) versión 4. Programa que permite colocar base de datos de microsis en servidores de

39


INTERNET. Con esta versión es posible el desarrollo de bibliotecas electrónicas, digitales, híbridas y virtuales. Para explotar todas las posibilidades de desarrollo de esta herramienta se adiciono un nuevo campo a la base de datos DOC2. El campo 15 para almacenar el nombre del archivo que contiene el documento en formato digital y así desarrollar una base datos híbrida en la cual se pueden conjugar registros bibliográficos y adicionar documentos digitalizados a texto completo. Como política de desarrollo de esta biblioteca híbrida se toma como punto de partida los proyectos de graduación de los años 1999 – 2000, estableciendo la política de desarrollo de una colección digital El proceso de actualización de esta base de datos y el adicionar los archivos de los texto completos de los documentos seleccionados para integrar este modelo de biblioteca híbrida es descrito a continuación. Actualización de registros bibliográficos en winisis para servidores web. 1. Inicio del proceso.

2. Se recibe de procesos técnicos un archivo de texto con los registros ingresados esa

semana al módulo de catalogación del sistema GLAS. 3. Se importa cada uno de los registros con el programa Winisis a la base de datos con

los comandos: copiar y pegar. 4. Se agrega el nombre del archivo que contiene el texto completo del documento en el

campo 15. 5. Se reconvierte la base de datos en formato de visualización para páginas web con

los comando desarrollados por BIREME en formato CISIS. Previamente se debe realizar una exportación total de la base de datos con el nombre de la misma.

6. Enviar la base de datos reconvertida o bien el archivo ISO para ser puesta en los

servidores según requerimientos del administrador del servidor. 7. FIN.

Véase diagrama 22. Actualización de registros bibliográficos en winisis para servidores web.

Mantenimiento de página web en intranet Internet se ha convertido en los últimos años en uno de los medios de comunicación y herramientas de acceso de servicios de mayor presencia en el ámbito académico, científico y de investigación. Particularmente, las bibliotecas y los servicios de información han

40


encontrado en la red un medio ideal para ampliar su alcance y cobertura. La biblioteca posee su página web tanto en la página web institucional como en la Intranet. El diseño de la página web dentro de la página institucional está totalmente a cargo de la USI, por lo que la biblioteca se limita a suministrar los contenidos para que sean colocados. Revisarlos y actualizarlos periódicamente. A continuación se describe el proceso de mantenimiento de la página web en la Intranet: 1. Inicio del proceso. 2. Petición de insumos. En una página web lo más importante es el contenido. Las páginas de BSI son alimentadas con el aporte de todas las unidades que la conforman: Servicios, Adquisiciones, Procesos Técnicos, Hemeroteca, Referencia y Administración. Existe una persona encargada de recibir estos insumos. Los insumos son enviados por las unidades en formato digital, ya sea en disquete o por correo electrónico.

3. Recepción de insumos.

4. Diseño. 5. Implementación. Una vez concluido el proceso de diseño, las página es probada antes de su instalación definitiva en el servidor. La Biblioteca envía el diseño y los contenidos a la USI, donde se encargan de subirla al servidor. 6. Mantenimiento. Periódicamente los contenidos y el diseño son revisados y evaluados, con el fin de mantener los sitios actualizados y con una presentación atractiva para los visitantes. 7. ¿Hay modificaciones? Si en algún momento se determina la necesidad de hacer modificaciones de diseño o de contenido se procede según lo establecido en los puntos dos y tres. 8. FIN Véase diagrama 23. Mantenimiento de página web en intranet. 6.9. AUDIOVISUALES Y COLECCIONES ESPECIALES

41


La unidad de audiovisuales y colecciones especiales colecciona materiales tales como: videocasetes, casetes de audio, diapositivas, maquetas, estampas, materiales especiales y discos compactos. Por razones de formato un conjunto audiovisual puede dividirse en dos, por ejemplo: un videocasete acompañado de un folleto, sin un estuche que los agrupe, podría estar ubicado en dos diferentes lugares, por un lado el video y en otro el folleto, en estos casos los materiales tienen la misma signatura, y se les coloca una colilla con la información de que poseen material acompañante, esto para facilitar la recuperación del documento completo. Descripción del proceso: Audiovisuales y colecciones especiales 1. Inicio del proceso. 2. El ciclo de recuperación de información comienza cuando el cliente presenta su necesidad de información. EL cliente puede haber consultado la base de datos y recuperado alguna(s) signatura(s) de material de la unidad. Si no se ha consultado la base de datos se procede a la consulta. 3. Localizamos el material. Debemos preguntarnos si es audiovisual, material especial, 4. Se realiza el préstamo. El usuario debe firmar la boleta de préstamo de dicho material. En esta etapa del proceso ya conocemos si para la consulta se ocupa equipo y podemos autorizarle su uso. 5. ¿Requiere Equipo? En algunos casos el usuario al confirmar la existencia del material pospone su consulta o con una simple revisión, ejemplo en el caso de la diapositivas, concluye que el material es útil, de acuerdo a esto facilitamos o no el equipo. 6. Facilitar el equipo 7. El cliente consulta el material 8. Es posible que el cliente requiera tomar el material en préstamo externo. Si es profesor se le presta el material; si es un estudiante que desea utilizar el material para ilustrar la presentación de un trabajo en el aula de clase, se acuerdan los términos del préstamo. En estos caso se le puede prestar el material impreso para llevar por ocho días pero el material gráfico se le facilita para llevarlo fuera de la Biblioteca el mismo día o si fuese necesario de

42


un día para otro. Además se debe advertir los cuidados que debe tener con este tipo de obras. Para procurar la conservación, se hacen copias de los materiales (básicamente casetes), entonces si hay copias se prefiere el préstamo de la copia al del original. Si la solicitud la presenta un cliente externo se le da un tratamiento especial dependiendo del uso que se le vaya a dar al material. Se le indican los mecanismos de formalización del préstamo ya sea a través de una carta o una solicitud de préstamo interbibliotecario. 9. Acordar fecha de devolución 10. Solicitar carné y verificar datos 11. Cargar al módulo de préstamo 12. Sellar el material impreso: folletos, material especial, con la fecha de vencimiento del préstamo, en la colilla “fecha de vencimiento” se coloca al lado izquierdo de la fecha las iniciales del funcionario que realiza el préstamo. 13. Para el material no impreso se notifica al mostrador de préstamo para autorizar la salida del mismo 14. Entregar material al usuario. 15. Se archiva la tarjeta en el fichero de préstamo, de la unidad y se llevan los controles de préstamo. 16. FIN. Véase diagrama 24. Audiovisuales y colecciones especiales.

6.10 ARCHIVO DOCUMENTAL El archivo documental esta compuesto por material de corta extensión, folletos, artículos sueltos y otros. Agrupados por orden temático. Descripción del procedimiento: Archivo documental. 1. Inicio

2. Los documentos llegan a la unidad de referencia producto de búsquedas de

información o remitidos por adquisiciones o usuarios. 3. Se seleccionan por su relevancia temática

43


4. Nos preguntamos si el documento se encuentra en la base de datos? 5. Si se encuentran en la base de datos el material es sellado y se le colocan las etiquetas 6. Es dotado de su respectiva ficha de préstamo al igual que los libros, colocando una

cejilla en el mismo documento. 7. Se coloca en la respectiva caja, por orden temático 8. Si el documento no esta ingresado en la base de datos se envía a procesos técnicos para

su catalogación 9. Regresan catalogados e ingresados en la base de datos por la unidad de procesos

técnicos. 10. Se asigna un número consecutivo por tema. 11. Se ingresa el número de clasificación en el respectivo registro en la base de datos. 12. Fin. Véase diagrama 25. Archivo documental. Servicio de préstamo externo El préstamo externo, es uno de los beneficios que otorga la biblioteca para facilitar el cumplimiento de los programas académicos. Este servicio se controla en el módulo de préstamo del programa Glas e involucra los siguientes procedimientos: préstamo del material, renovación del préstamo y devolución. El préstamo para estudiantes es por diez días máximo ocho documentos El préstamo por tres meses es para profesores y personal de apoyo, sin límite de documentos para uso en las dependencias de la Escuela. El préstamo es personal La presentación del carné institucional es indispensable tanto para el préstamo como para la renovación del mismo. El préstamo se da solo si el cliente no tiene deudas pendientes. El cliente a quien no se pueda dar el servicio por deudas u otro motivo debe recibir una explicación cortés y clara

44


Descripción del proceso Préstamo externo 1. Inicio del proceso. 2. El Usuario presenta el material y su carné en el mostrador de circulación. 3. ¿Es el material de préstamo externo? Se prestan a domicilio los libros de colección general y los proyectos de graduación, ejemplar 2, anteriores a 2000. Los documentos de reserva, referencia, archivo documental, publicaciones periódicas, audiovisuales y materiales especiales son básicamente para consulta en sala. Estos materiales requieren autorización especial para ser prestados fuera de la Biblioteca. 4. ¿Posee código de barras? La colección de archivo documental y publicaciones periódicas carecen de dicho código. 5. Accesar el menú de préstamo 6. Se lee el carné con el lector de código de barras. 7. Se lee el código de barras del libro, igualmente, con el lector de códigos óptico. 8. ¿Ofrece el sistema mensajes de advertencia? Los mensajes que ofrece el sistema son generados por el mismo sistema o ingresados por los funcionarios de la biblioteca, en el submenú de usuario (mensaje de advertencia), del módulo. Algunos mensajes de advertencia son: Este usuario tiene prestados X el límite es X. Este usuario tiene documentos atrasados. El carné para este usuario se encuentra vencido. No prestar. Este usuario tiene documentos atrasados. 9. Informar al cliente y explicar opciones. Ejemplo devolver libros. 10. Salir de la opción de préstamo (devolver la pantalla al menú principal) 11. Se sella la tarjeta de préstamo y la colilla "fecha de vencimiento" en el material con la fecha de vencimiento del préstamo. En la colilla de vencimiento, al lado izquierdo de la fecha de devolución se colocan las iniciales del funcionario que realiza el préstamo. 12. Se le entrega al usuario, la tarjeta de préstamo del libro, para que firme y escriba el número de su carné.

45


13. El bibliotecario debe verificar los datos:

a. Que la ficha de préstamo corresponda a la signatura y número de identificación

del libro. b. El número de carné corresponda al solicitante. Y devuelve el carné al cliente.

14. Se pregunta al cliente si va a salir de las instalaciones de la Biblioteca. 15-16. Si sale en ese momento se le hace entrega del material después de pasar por el sistema de seguridad. De no salir aún, se le entrega el material y se le recuerda presentarlo en el momento de salir. 17. Se archiva la tarjeta en el fichero de préstamo. 18. ¿Tiene autorización? Si el usuario tiene autorización nos preguntamos si el material posee código de barras.(paso 4) 19. Si el material no posee código de barras se confecciona la boleta de préstamo y si se considera necesario el usuario debe dejar en custodia su carné. Consideramos necesario retener el carné con algunos materiales para asegurar la oportuna devolución de los mismos. 20. Si el usuario no tiene autorización no se efectúa el préstamo y se finaliza el proceso. 20. FIN. Audiovisuales y colecciones especiales Véase diagrama 26. Préstamo externo. Renovación del préstamo externo Para la renovación del préstamo de un documento es necesario presentar el mismo, en el mostrador de préstamo, no se aceptan renovaciones por teléfono o sin la presentación del libro. Descripción del procedimiento: Renovación 1. Inicio del proceso

46


2. El cliente presenta el libro y solicita la renovación 3. Para todas las transacciones de la biblioteca el cliente debe presentar el carné, menos para devolver libros. Solicitamos entonces el carné al cliente 4. Accesar en el modulo de préstamo la opción renovación 5. Leer, el código de barras del libro, mediante el lector óptico 6. ¿Ofrece el sistema mensaje de advertencia? Los mensajes de advertencia pueden ser los siguientes: Documento reservado para XXX. En este caso no se hace la renovación y se informa al usuario. Este título se ha renovado X veces Este usuario tiene documentos atrasados Las multas para este usuario suman XXX Cuando el libro ha sido reservado por otro usuario se deja en el mostrador de préstamo por uno o dos días para que el cliente que lo había solicitado, a quien se había informado la fecha de vencimiento, pase a recogerlo. Si el cliente no pasa a recogerlo será enviado a la colección. El préstamo para un libro puede ser renovado tantas veces como requiera el cliente, siempre y cuando no haya sido solicitado por otro usuario. Se renueva por un período igual. 7. Informar al cliente 8. Ejecutar la renovación dando un click sobre la opción OK. 9. Sacar tarjeta del fichero de préstamo. Se sella la ficha y el libro con la nueva fecha de vencimiento del préstamo. En la colilla de vencimiento se escriben las iniciales del funcionario que realiza la renovación. Al lado derecho de la anterior fecha de vencimiento y al lado izquierdo de la nueva fecha de vencimiento. 10. Se le entrega la ficha para que la firme nuevamente y llene los datos de número de carné 11. El bibliotecario debe verificar los datos: a. Que la ficha de préstamo corresponda al número de identificación del libro. b. El número de carné corresponda al solicitante. Y devuelve carné al usuario.

47


12-14. Se pregunta al cliente si va a salir de las instalaciones de la Biblioteca. Si sale en ese momento se le hace entrega del material después de pasar por el sistema de seguridad. De lo contrario se le entrega el material y se le recuerda que debe presentarlo antes de salir del edificio. 15. Se archiva, nuevamente, la tarjeta en el fichero de préstamo. 16. Fin Véase diagrama 27. Renovación del préstamo externo. 6.11 DEVOLUCIÓN DE LIBROS DE PRÉSTAMO A DOMICILIO 1. Inicio del proceso. 2. El usuario se presenta a devolver el material que ha tenido en préstamo durante algunos días. 3. Accesar el menú de devolución. 4. Leer el código de barras (NI) del material 5. ¿Reporta el sistema multa y otros mensajes de advertencia? 6. Informar al cliente el monto de la multa y elaborar factura La factura por cobro de multas por retraso en la devolución de libros debe incluir: nombre del estudiante, número de carné, y en detalle se especifica multa por morosidad en devolución de material NI (S); estudiante firma la factura o en su defecto enviamos copia a su casillero. Dichas facturas son reportadas posteriormente a la oficina de Contabilidad. Si el sistema ofrece otros mensajes de advertencia importantes informar al cliente. Los mensajes pueden ser: Este documento esta atrasado. Las multas para este documento son... Este usuario tiene documentos atrasados. Este usuario tiene ya una multa de XXX. 7. Eliminar el monto de la multa 8. Sacar la ficha del material del fichero de préstamo. 9. La ficha de préstamo del material, se sella con el sello que indica "devuelto" en el renglón correspondiente. En la colilla “fecha de vencimiento, en el libro, se coloca también

48


el sello "devuelto" sobre la fecha registrada y al lado derecho las iniciales del funcionario que recibe y ejecuta la devolución del material. 10. Devolver la tarjeta al material. 11-12. Si el libro esta en buen estado pasa a la colección respectiva de lo contrario se pasa al área de encuadernación y reparación. 13. FIN. Véase diagrama 28. Devolución de préstamo a domicilio. 6.12 CONTROL DE SALIDA La Biblioteca cuenta con un sistema de seguridad para evitar la sustracción de documentos y garantizar de esta forma que se cuente con el material que registran las bases de datos propias. Descripción del proceso Control de salida: 1. Inicio del proceso. 2. Usuario va a salir de la Biblioteca 3. El usuario lleva material de biblioteca. 4. Los usuarios que tengan documentos en préstamo deben entregarlos en el mostrador, siempre que salgan del edificio. 5. El funcionario debe revisar en cada uno de los documentos la colilla de vencimiento de préstamo (colilla que se pega en la última página o contraportada del documento) para verificar que dicho documento esta prestado. 6-7. Si la fecha en la colilla de préstamo es la del día o una fecha anterior el cliente debe renovar el préstamo del documento o devolverlo. 8. El usuario pasa por el sistema de seguridad 9. Si la alarma se acciona le indicamos al usuario que debe devolverse, le recordamos que debe entregar en el mostrador antes de salir los documentos que tiene en préstamo y nos devolvemos a iniciar nuevamente todo el proceso. Si el préstamo del libro esta vigente el usuario pasa por el sistema de seguridad Si acciona la alarma debe devolverse a iniciar el proceso, pues debe tener otros materiales. Si no se acciona procedemos a entregar los libros al usuario.

49


Norma que figura en la guía de servicios bibliotecarios "TODA PERSONA QUE SE RETIRE DE LA BIBLIOTECA DEBE ABSTENERSE DE ACTIVAR LA ALARMA UBICADA EN LA PUERTA DE SALIDA, PARA ELLO DEBE ENTREGAR LOS LIBROS QUE LLEVA EN PRÉSTAMO AL PERSONAL DE LA BIBLIOTECA, LOS CUALES LE SERÁN ENTREGADOS NUEVAMENTE DESPUÉS DE PASAR POR EL PUESTO DE LA ALARMA". 10. FIN. Véase diagrama 29. Control de salida. 6.13. CONTROL DE PRÉSTAMOS ATRASADOS El préstamo externo es uno de los beneficios que ofrece la biblioteca a sus clientes. Con el fin de asegurar el uso adecuado de los recursos, el control de nuestras colecciones y la puntual devolución de los materiales facilitados se han establecido los siguientes pasos a seguir para reclamar a los usuarios los materiales cuyo plazo de préstamo se halla vencido. Descripción del proceso. Control de préstamos atrasados 1. Inicio del proceso. 2. Mediante el módulo de préstamo se genera un reporte de usuarios atrasados, el cual consiste en un listado con todos los usuarios morosos y el material que poseen. 3. Manualmente se completa la información faltante en el reporte y que se considere de relevancia, como el número de carné del usuario y la signatura correspondiente a cada material. 4. Luego se procede a buscar el material en la colección correspondiente, esto con el fin de asegurar que el material no se encuentre en la biblioteca y que el usuario efectivamente lo adeude. 5. Si el material es encontrado en la biblioteca, se deberá descargar en el módulo de préstamo, de lo contrario se enviará un aviso de atraso al usuario. 6. Enviar el aviso de atraso. 7-8. Si el usuario devuelve el material, se pasará a devolución. 9-11. Si el usuario reporta el material como extraviado, se hará el cobro respectivo, será descargado del sistema y se le pondrá una nota de extravío. 12-15. Si no hay una respuesta al aviso de atraso se enviará nuevamente, si después de éste la situación es la misma, se enviará un tercer aviso y se pondrá, en la ficha del usuario, en

50


el módulo de préstamo, un mensaje de advertencia (usuario con material atrasado, no prestar) Cuando el usuario realiza alguna solicitud de préstamo o renovación del material es informado de la existencia de dicho impedimento. 16. FIN. Véase diagrama 30. Control de préstamos atrasados. 6.14. SERVICIO DE FOTOCOPIAS Entre las facilidades que ofrece la Biblioteca se encuentra el servicio de fotocopiado el cual sigue los siguientes procedimientos: Descripción del proceso 1. Inicio del proceso. 2. La persona encargada de atender el servicio de fotocopiado deberá revisar que se cuente con los insumos necesarios para brindar un servicio óptimo. 3. El cliente se presenta y solicita el servicio. 4-5. Si el cliente es un profesor, este deberá llenar el formulario de solicitud correspondiente. 6. ¿Es un estudiante o cliente externo? 7. De no tratarse de un profesor, estudiante o cliente externo las fotocopias son para la biblioteca. 8-9. ¿Son más de 100 copias? Si el número de copias requerido es inferior a 100 se procede a hacerlas. 10. Se hacen las anotaciones correspondientes en la hoja de registro. 11. Entregar el trabajo y hacer el cobro correspondiente. 12. Se procede a realizar los cierres de caja y depósito del dinero. 13-15. Si se trata de una cantidad grande de copias, que no urgen, el cliente deja el trabajo y debe cancelar el mismo por adelantado. Se acuerda fecha de entrega

51


Los Profesores deberán llenar un formulario para recibir el servicio, estos formularios son acumulados y posteriormente se confecciona una solicitud de bienes y servicios para ser cargada a la cuenta del programa académico. 16. FIN. Véase diagrama 31. Fotocopias. 6.15. REPARACIÓN Y ENCUADERNACIÓN Con el fin de facilitar y agilizar la reparación del material bibliográfico y lograr un buen mantenimiento de las colecciones, la biblioteca cuenta con un pequeño taller de encuadernación. Descripción del proceso 1. Inicio del proceso. 2-3. El material que llega al taller de encuadernación puede proceder de las colecciones existentes o podría tratarse de material nuevo que ha sufrido daños en el correo o que presenta algún defecto de paginación, o un empaste muy débil, no acorde con el material u otras consideraciones. 4-5. Cuando el material pertenece a una colección de las ya existentes, se retira de esta y se carga en el módulo de préstamo a empaste. 6. Dependiendo del tipo de reparación, esta se puede efectuar en el taller de empaste de la biblioteca, o en caso contrario se enviará a empastar fuera. 7. Una vez reparado el material, se pasan los empastes finos y material nuevo al departamento de adquisiciones para que se le cargue el costo del empaste. 8-9. Regresar el material a circulación. Cuando el material esta listo para pasarlo a circulación se procede a descargarlo del sistema y se pasa a la colección respectiva. 10. Fin. Véase diagrama 32. Reparación y encuadernación. Inventario El inventario de colecciones nos permite mantener actualizada la colección conforme los registros de la Base de datos. El proceso se hace por medio de un sub-módulo del módulo de préstamo el cual lee el código de barras de cada libro y lo compara con la base de datos.

52


En este procedimiento no se hallan incluidas las colecciones de publicaciones periódicas (Hemeroteca) y Archivo documental. Dichos inventarios se realizan manualmente a partir de la confrontación con un listado de la respectiva base de datos.* El procedimiento es el siguiente: 1. Inicio

2. Fijación de fecha del inventario. Se lleva a cabo durante las vacaciones del segundo período. El planeamiento del mismo se realiza teniendo en cuenta que toda la colección debe ser leída con el lector de código de barras. Se trabaja, generalmente, en grupos de dos o tres personas. Definir el modo en que se va a pasar por el lector de códigos de barras cada uno de los materiales, esto es, en algunos casos trasladar hacia el computador los libros, en otros tomar las previsiones para mover el computador hasta la respectiva colección. 3. borrar del sistema la nota Colección de reserva y pasar el material a la colección general. 4. Se hace una revisión detallada del fichero de préstamo, verificando que todos los préstamos estén debidamente ingresados en el computador. 5. Fijar grupos de trabajo y dinámica de lectura. 6. Ingresar al módulo de inventario. 7. Leer códigos de barras de la colección de General. 8. Leer códigos de barras de la colección de Referencia. 9. Leer códigos de barras de colección de mapas. 10. Leer códigos de barras de audiovisuales, material especial, colección institucional y proyectos de graduación. 11. Leer códigos de barras de la biblioteca comunitaria. 12. Leer códigos de barras de otras dependencias internas (Procesos técnicos, adquisiciones, dirección, secretaria) 13. Ya se han leído todos los códigos de barras? 14. Si ya están leídos todos los códigos de barras se procede a ejecutar el inventario en el sistema automatizado.

53


15. ¿Hay documentos no ingresados al inventario? Como productos de la ejecución del inventario se generan los listados de trabajo: Listado de libros en la Base de datos no ingresados al inventario (lista de ausentes) y listado de discrepancias. 16. La lista de documentos en la Base de datos no ingresados en el inventario( Lista de ausentes) debe ser revisada contra las colecciones ítem por ítem pues su ausencia puede obedecer a omisiones u otros en el momento de la lectura. 17. Se compara con la lista de documentos extraviados. Las coincidencias constituyen los primeros registros para la lista de pérdidas. La lista de documentos extraviados la constituyen los documentos cobrados a clientes y otros cuya ausencia se haya determinado previamente. Para los documentos que figuran por primera vez como ausentes (lista de documentos para verificar pérdida) debe hacerse una búsqueda exhaustiva con el fin de evitar errores tales como eliminación de documentos no extraviados. Para cada NI se hará lo siguiente:

1. revisar nuevamente colección ítem por ítem 2. Si aparece borrar de la lista 3. Revisar el registro completo en la base de datos. 4. Revisar última transacción. 5. Considerar si el NI es reciente.

Todos estos detalles y otros como tipo de material deben ser revisados cuidadosamente antes de dar por perdido un documento. 18. Generar lista de documentos perdidos. 19. Hay códigos que no coinciden con la base de datos?

20. Revisión uno a uno 21. Corregir 22. Pasar informe a dirección. 23. Fin Véase diagrama 33. Inventario. En el procedimiento que se describe anteriormente no se hallan incluidas las colecciones de publicaciones periódicas (Hemeroteca) y Archivo Documental. Dichos inventarios se realizan manualmente a partir de la confrontación con un listado de las respectivas base de datos.*

54


Criterios para el tratamiento de obras extraviadas o perdidas La condición indispensable para aplicar el presente lineamiento es que se haya efectuado un inventario previo de la colección de la Biblioteca. Identificar en el reporte del inventario las obras en condición de extraviadas o perdidas y verificar dicha condición mediante una búsqueda manual. Determinar cuáles de ellas se le cobraron a la persona que las perdió y dar a la Contabilidad el detalle de tales datos. Aquellas obras de las cuales se desconozcan las razones o motivos de su pérdida se pondrán en una cuenta de incobrables por parte de la Contabilidad y se eliminarán de la base de datos de la biblioteca.

55


ANEXOS

56


Convenciones utilizadas en los diagramas de flujo (anexo N°1)

• Una flecha hacia abajo después de una “decisión” indica “Sí”.• Una flecha hacia la derecha después de una “decisión” indica “No”.

• Conector entre procesos diferentes, generalmente presentados en páginas separadas.

• Indica la elaboración de un documento o producto como parte del proceso.

• Toma de decisión para continuar con el proceso.

• Conector entre pasos en un mismo proceso.

• Indica el final de un proceso completo.

• Indica el inicio de un proceso o sub-proceso.

• Paso u operación en un proceso.

• Flechas conectoras entre pasos, indican la dirección del flujo del proceso.

• Una flecha hacia abajo después de una “decisión” indica “Sí”.• Una flecha hacia la derecha después de una “decisión” indica “No”.

• Conector entre procesos diferentes, generalmente presentados en páginas separadas.

• Indica la elaboración de un documento o producto como parte del proceso.

• Toma de decisión para continuar con el proceso.

• Conector entre pasos en un mismo proceso.

• Indica el final de un proceso completo.

• Indica el inicio de un proceso o sub-proceso.

• Paso u operación en un proceso.

• Flechas conectoras entre pasos, indican la dirección del flujo del proceso.

Paso

Inicio

Fin

6

Decisión

Documento

Proceso3

Decisión

57


DIAGRAMAS (anexo N°2)

Diagrama 1. Adquisición de documentos por compra.

2622

3

11

7

13 16

5

27

1

1212 1515.10.10

44

17179

8

6

14

18

20

2519 22

23

24

33

34

29

28 30

31

32

28

22. ¿T iene cuenta el proveedor con el B anco San José?23. Biblioteca solicita pago por depósito bancario y se remite a la

contabilidad.24. Se inform a a proveedor acerca de pago y se solicita fac tura o25. Confección de Solicitud de Bienes y Servicios para que lo co

Proveeduría. 26. Consultar en Internet27. ¿Está el libro? 28. ¿Se acepta pago con V ISA ?29. Si el m onto es menor o igual a US$ 250.00, se paga en línea

inmediatam ente. Si el m onto es superior, se requiere autorizprevia de la C ontraloría.

30. ¿Se puede pa gar por transferencia bancaria?31. ¿Es el m onto igual o superior a US$100.00? 32. Se inform a a proveedor por Fax y se adjunta orden de Transf33. Se tramita cheque y se envía por correo certificado. 34. Si el documento no está localizable en Internet; se gestiona p

especial a través de distribuidores locales o representantes deeditoriales.

35. Fin del proceso.

1. Inicio del proceso2. ¿Com pra el cliente el m aterial bibliográfico?3. Se recibe el material bibliográfico.4. ¿El valor del documento (s) es inferior a ¢20 000.00?5. Cliente cobra el d inero en la Tesorería6. Se com unica al interesado la disponibilidad del material requerido.7. ¿E l valor del documento (s) es superior a ¢20 000.00?8. Se tramita cheque y se avisa a l clien te que retire éste en la Tesorería.9. El cliente solicita que la Biblioteca compre el m aterial que requiere. 10. ¿Se ubica la obra en el catálogo de la Biblioteca?11. Se procede a verificar el m ódulo de adquisiciones para conocer si ésta

ya está en P rocesos Técnicos o se encuentra en proceso de com pra.12. ¿Está el documento en Procesos Técnicos?13. Se solicita prioridad en la catalogación. 14. Procesos Técnicos rem ite material catalogado a A dquisiciones. 15. ¿Está el docum ento en trám ite de compra?16. Se inform a al in teresado la fecha estimada en que podría ser recibido. 17. Se in icia proceso de com pra. ¿Se ubica la obra en C osta Rica?18. Se contacta proveedor local y se solicita factura proforma.19. ¿Se acepta pago con V ISA? 20. Se informa al proveedor los datos de la tarjeta autorizando el cargo y

se solicita envío de factura original. 21. Proceso post-adquisición (Diagrama #2)

22. ¿T iene cuenta el proveedor con el B anco San José?23. Biblioteca solicita pago por depósito bancario y se remite a la

contabilidad.24. Se inform a a proveedor acerca de pago y se solicita fac tura o25. Confección de Solicitud de Bienes y Servicios para que lo co

Proveeduría. 26. Consultar en Internet27. ¿Está el libro? 28. ¿Se acepta pago con V ISA ?29. Si el m onto es menor o igual a US$ 250.00, se paga en línea

inmediatam ente. Si el m onto es superior, se requiere autorizprevia de la C ontraloría.

30. ¿Se puede pa gar por transferencia bancaria?31. ¿Es el m onto igual o superior a US$100.00? 32. Se inform a a proveedor por Fax y se adjunta orden de Transf33. Se tramita cheque y se envía por correo certificado. 34. Si el documento no está localizable en Internet; se gestiona p

especial a través de distribuidores locales o representantes deeditoriales.


1. Inicio del proceso2. ¿Com pra el cliente el m aterial bibliográfico?3. Se recibe el material bibliográfico.4. ¿El valor del documento (s) es inferior a ¢20 000.00?5. Cliente cobra el d inero en la Tesorería6. Se com unica al interesado la disponibilidad del material requerido.7. ¿E l valor del documento (s) es superior a ¢20 000.00?8. Se tramita cheque y se avisa a l clien te que retire éste en la Tesorería.9. El cliente solicita que la Biblioteca compre el m aterial que requiere. 10. ¿Se ubica la obra en el catálogo de la Biblioteca?11. Se procede a verificar el m ódulo de adquisiciones para conocer si ésta

ya está en P rocesos Técnicos o se encuentra en proceso de com pra.12. ¿Está el documento en Procesos Técnicos?13. Se solicita prioridad en la catalogación. 14. Procesos Técnicos rem ite material catalogado a A dquisiciones. 15. ¿Está el docum ento en trám ite de compra?16. Se inform a al in teresado la fecha estimada en que podría ser recibido. 17. Se in icia proceso de com pra. ¿Se ubica la obra en C osta Rica?18. Se contacta proveedor local y se solicita factura proforma.19. ¿Se acepta pago con V ISA? 20. Se informa al proveedor los datos de la tarjeta autorizando el cargo y

se solicita envío de factura original. 21. Proceso post-adquisición (Diagrama #2)

21

21

21

21

21

21

21

21

21

35

6

35

6

35

6

35

6

356

35

6

356

356

35

6

35

6 35

58


Diagrama 2. Post-adquisición.

1

15

16

21

6

8

2

5

7

9

10

14

5

519

5

3

4

24

17

18

1. Se inicia el proceso.

2. ¿Corresponde el material a compra?

3. Se procede a revisar el pedido contra factura.

4. ¿Llegó el pedido completo y en buen estado?

5. Se sella el documento .

6. Se coloca la etiqueta de control . (seguridad)

7. Se recibe la orden en el MOD. ACQ.GLAS. S e completatipo administrativo e información bibliográfica referentdescriptiva del documento , y se agregan los datos del proveno existe en la base de datos.

8. Se coloca el sello de sistema automatizado que indica que yen el módulo de adquisiciones (GLAS).

9. Se coloca el costo en dólares US$ al documento.

10. Se extrae del GLAS un reporte de los títulos que se van a procesar y se remite a la Unidad de Procesos Técnicos.

11. Material es catalogado por la Unidad de Procesos Técnicos.

12. Se revisa listado de material procesado.

16. Se reclama al proveedor.17. ¿Se refiere a material fotocopiado?

18. ¿Se refiere a material adquirido en donación solicitado por la

19. Se acusa recibo al donante.

20. Se trata de una donación de material no requerid por la bib

21. Secretaría acusa recibo al donante y pa a los materiales a ad

22.

¿

¿Cumple el documento con los criterios seleccionados para adonaciones?

23. Si el material no cumple con la política, se remite a la secciódonación.

24. Fin

.

11

13

4

20

12 13

14

15 24

15. Se traslada al área de circulación y préstamo.

13. Costo de documento es superior a $1000.00?

14. Se avisa al responsable de reserva.

59


Diagrama 3. Adquisición de publicaciones periódicas adquiridas por compra.

1

2

3

5

7

8

9

6

4

11

9 10

1. Inicio del proceso.2. Cliente solicita la adquisición de una publicación periódica.3. Se verifica título en Glass-Publicaciones Periódicas.4. ¿Se encuentra el título en BSI?5. Se solicita al publicador un ejemplar en donación para conocer

el contenido y optar posteriormente por una suscripción.6. ¿Se puede adquirir en calidad de donación?7. Se prepara carta al publicador solicitando se incluya el nombr

de la biblioteca en la lista de donación. 8. Ingresa el primer ejemplar a BSI y se acusa recibo a la entidad

donante. 9. Se informa al Encargado de Hemeroteca para que remita la

Tabla de Contenido al usuario solicitante. 10. Si no está disponible en calidad de donación; se tramita la

adquisición mediante el proceso de compra. (Diagrama #1)11. Fin del proceso.

60


Diagrama 4. Renovación de publicaciones periódicas adquiridas por compras.

1

1. Inicio del proceso.2. Adquisiciones verifica titulos por expirar.3. Se verifica con Encargado de Hemeroteca.¿hay

reclamos pendientes? 4. Se reclaman números no recibidos.5. ¿Se reciben los números reclamados?6. Se tramita pago a proveedor (Diagrama #1).7. Se comunica a Encargado de Hemeroteca acerca d

pago por renovación.8. No se paga renovación hasta que proveedor despac

números pendientes.9. Fin del proceso.

2

3

4

5

6

7

6

8

9

Diagrama 5. Proceso completo.

61


62

1

3 6

I

I

9

10

45

2 5

4

7

8

11

12

13

14

II

II

15

16

17

18

19

20

21

22

III

III

23

24

25

29

27

26

28

30

32

31

34

33

IV

IV V V I

35

36

37

38

V

40

41

43

V I

44

Ad q uis ic io nesInscr ipc ió ny se llado

Descr ip c ió nbibl io grá fica

Análiis dec o nten ido C la s if ic ac ión E va lu ac ió n E tiq ue ta d o

Otrasse cc io nes

42

20

39

40

1. Inicio del proceso.2. Sello de recibido3. Lista de recibido4. Se recibe el material y la lista5. Se inscribe el material6. Se sella el material7. Se le pone código de barras8. Se rev isa en la base de datos9. ¿Está catalogado?10. Se llena la hoja de insumo11. Se determinan autores y título12. Agregan datos bibliográficos y fí13. Agregar NI y número de copia14. Agregar tipo de material y docum15. Lectura técnica del documento16. Se hace lista de predescriptores17. Revisar en los tesauros18. ¿Existen todos?19. ¿Puedo crearlos?20. Se consulta con especialistas21. ¿Se resolv ió?22. Se asignan23. Buscar clasificación en Dewey24. ¿Se encontró el tema principal?25. Se asigna número de dewey26. Se asigna número de Cutter27. Se verifica en catálogo de autor28. Asignar el tipo de material29. Poner signatura en páginas sella30. ¿Es trópico húmedo?31. Se hace resumen32. Se rev isa resumen33. Se digita registro completo34. Se rev isa contra hoja de insumo35. Se imprime el listado de nuevas36. Se rev isa el listado37. ¿Hay errores?38. Se corrigen los errores39. Se envía archivo de N.E. a un a40. Envía a la sección de referencia41. Se imprimen las etiquetas42. Se etiquetan los libros y las tarje43. Hacer la lista44. Pasar a serv icios45. Darle la organización adecuada46. Fin del proceso


Diagrama 6. Tareas.

1

9

1 0

8

1 2

1 1

1 3

1 4

1 5

1 6

1 7

2 0

1 8

1 9

2 1

2 3

2 2

2 4

2 9

2 8

2 7

2 6

2 5

2 2

2 0

3 0

4

5

6

3 3

3 4

3 5

3 6

4 1

4 2

3 1

4 5

B i b l i o te c ó l o g o E s t u d i a n t e s O t r a s e c c i ó n

3

2

7

3 7

3 8

4 3

4 4

4 6

4 0

3 9

3 2

1 . In ic io de l p roc e so .2 . S e llo de rec ib ido3 . L is ta de rec ib ido4 . S e re c ibe e l m a te ria l y la lis ta5 . S e ins c r ib e e l m a te r ia l6 . S e se lla e l m a te r ia l7 . S e le p o ne có d igo de b a rra s8 . S e rev isa en la b ase de da to s9 . ¿ E s tá ca ta lo ga do ?1 0 . S e lle na la h o ja de in su m o1 1. S e de te rm in an au to re s y títu lo12 . A g reg an da to s b ib lio g rá fic o s y f ís ico s13 . A g reg a r N I y nú m e ro de co p ia14 . A g reg a r tipo d e m a te ria l y do cu m e n to15 . Le c tu ra té cn ic a d e l d oc u m e nto1 6 . S e hac e lis ta de p re de sc rip to re s17 . R ev isa r en lo s tes au ro s1 8 . ¿ E x is ten tod o s ?1 9 . ¿ P ue do c re a r lo s?2 0 . S e c ons u lta c on e sp ec ia lis ta s21 . ¿ S e re so lv ió ?2 2 . S e a s ign an23 . B us ca r c la sific ac ión en D ew e y24 . ¿ S e e nc on tró e l te m a pr inc ip a l?2 5 . S e as ig na nú m e ro de d ew e y2 6 . S e as ig na nú m e ro d e C u tte r2 7 . S e v e r if ica en c a tá lo go de au to rid a d28 . A s ig na r e l t ipo d e m a te r ia l29 . P o ne r s ign a tu ra en p á g ina s s e lla da s30 . ¿ E s tró p ico h úm e do ?3 1 . S e hac e re su m en3 2. S e rev is a re su m en3 3. S e d ig ita re g is tro co m p le to3 4 . S e rev is a c on tra h o ja de ins um o3 5. S e im pr im e e l lis ta do de n ue va s e n trad a s3 6 . S e rev is a e l l ista do37 . ¿ H ay e rro re s ?3 8 . S e c o rrig en lo s er ro re s3 9 . S e e nv ía a rc h ivo de N .E . a un a rc h iv o d e te x to .40 . E nv ía a la s ec c ión d e re fe ren c ia .4 1 . S e im p rim en la s e t iq ue ta s4 2 . S e e tique tan lo s lib ro s y la s ta rje ta s43 . H a ce r la l ista44 . P a sa r a s e rv ic io s45 . D a rle la o rg an izac ión a d ec ua da46 . F in de l p ro ce s o

63


Diagrama 7. Mantenimiento de base de datos.

2

3

4

5

6

7

1. Inicio del proceso.

2. Verificar que los módulos estén fuera de uso.

3. Respaldar lasbases de datos.

4. Desbolquear los módulosdel sistema.

5. Indizar lasbases de datos.

6. Actualizarel móduloGOPAC.

7. Verificar la accesibilidadde los nuevosregitros.

8. Finaliza el proceso.8

1

2

3

4

5

6

7


2. Verificar que los módulos estén fuera de uso.

3. Respaldar lasbases de datos.

4. Desbolquear los módulosdel sistema.

5. Indizar lasbases de datos.

6. Actualizarel móduloGOPAC.

7. Verificar la accesibilidadde los nuevosregitros.

8. Finaliza el proceso.8

1

64


Diagrama 8. Bases de datos DOC.

5

6

7

8

1. Inicio del proceso .

2. Se recibe material de Hemeroteca y Referencia con sello de recibido y/o boleta de control.

3. ¿Es menor de 35 páginas ?.

4. Si es mayor de 35 páginas pasa a la base de datos general.

5. Se llena hoja de insumo .

6. Se determinan autor y título.

7. Se agregan los demás datos .

8. Se realiza la lectura técnica del documento

9. Se hace lista de predescriptores .

10. ¿Se encuentran los descriptores en lostesauros ?.

11. ¿ Podemos crearlos ?.

12. Se consulta con especialistas .

13. Se asignan los descriptores .

14. Se digita registro .

15. Se imprime listado de registros digitados .

16. Se revisa listado .

17. Se corrigenlos erroes .

18. Finaliza el proceso .

18

1

3 4

2

10 11

13

12

17

16

15

9

10

14

5

6

7

8

1. Inicio del proceso .

2. Se recibe material de Hemeroteca y Referencia con sello de recibido y/o boleta de control.

3. ¿Es menor de 35 páginas ?.

4. Si es mayor de 35 páginas pasa a la base de datos general.

5. Se llena hoja de insumo .

6. Se determinan autor y título.

7. Se agregan los demás datos .

8. Se realiza la lectura técnica del documento

9. Se hace lista de predescriptores .

10. ¿Se encuentran los descriptores en lostesauros ?.

11. ¿ Podemos crearlos ?.

12. Se consulta con especialistas .

13. Se asignan los descriptores .

14. Se digita registro .

15. Se imprime listado de registros digitados .

16. Se revisa listado .

17. Se corrigenlos erroes .

18. Finaliza el proceso .

18

1

3 4

2

10 11

13

12

17

16

15

9

10

14

65


Diagrama 9. Boletín electrónico de nuevas adquisiciones.

2

3

4 5

6 7

10

9


2. Se seleccionan los libros nuevos.

3. Se verifica que no estén en la base de datos.

4. ¿Están en la base de datos?.

5. Se escanean las portadas.

6. Se procesan y digitan los materiales.

7. Se elabora boletín .

8. Se coloca en el web.

9. Se imprimen dos copias.

10. Se pegan en pizarras murales.


111

2

8

2

3

4 5

6 7

10

9


2. Se seleccionan los libros nuevos.

3. Se verifica que no estén en la base de datos.

4. ¿Están en la base de datos?.

5. Se escanean las portadas.

6. Se procesan y digitan los materiales.

7. Se elabora boletín .

8. Se coloca en el web.

9. Se imprimen dos copias.

10. Se pegan en pizarras murales.


111

2

8

66


Diagrama 10. Inducción a los servicios de BSI.

1.- Inicio del proceso.

2.- Se presenta el cliente.

3.- Recorrido por las instalaciones.

4.- Descripción BSI: -Alcance temático de BSI.

-Servicios que presta.

-Mostrar base de datos.

-Localización y orden de la

colección.

-Sistema de seguridad de

Biblioteca

5.- Es cliente interno.

6.- Explicación de préstamo.

7.- Entregamos guía de servicios bibliotecarios.

8.- Evacuamos dudas.

9.- FIN.

12

5

3

7

4

8

6

9

Servicio de

Referencia

67


Diagrama 11. Proceso de localización de materiales. 1.- Inicio del proceso.

2.- El cliente busca en el computador.

3.- ¿Está el documento?

4.- ¿Es de colección general?

5.- ¿Conoce el cliente Dewey?

6.- El cliente busca el documento.

7.-¿Se localizó el material?

8.- Consulta

9.- Revisar módulo de adquisiciones.

10.- ¿Está sin procesar?

11.- Se cataloga urgente.

12.- Se avisar al interesado.

13.- ¿Está en trámite de compra?

14.- Avisar cuando llega el libro.

15.- Ofrecer la posibilidad de otra biblioteca.

16.-¿Es referencia o reserva?

17.- ¿Es otra colección?

18.- Orientar al cliente y/o ayudar a localizar

19.- ¿Es publicación periódica?

20.- Explicar ordenamiento.

21.- Se le ayuda a localizar.

22.- Realizar una búsqueda exhaustiva.

23.- ¿Aparece el documento?

24.- Informar a la administración.

25.- FIN.

12

3

8

9 1310 1511 14122

2

4 16 17 19

77

4

18 20217

567 2322 24 158

25

Referencia

7

68


Diagrama 12. Servicio de referencia.


2.- Cliente solicita búsqueda de información.

3.- Se entrevista para identificar la solicitud de información.

4.- Se elabora el perfil de búsqueda.

5.- Se realiza el proceso.

6.- ¿Existe información en la colección?

7.- Se localiza el material.

8.- Se entrega al cliente.

9.- ¿Queda satisfecho?

10.- ¿BBDD locales internet?

11.- ¿Existe información en CD?

12.- ¿Está en BSI?

13.- Es seleccionado para BBDD referencial.

14.- ¿Búsqueda en otras bibliotecas?

15.- Tramita solicitud de búsqueda de información.

16.- Identificación de fuentes.

17.- Se localiza el material.

18.- Se realiza préstamo interbibliotecario.

19.- FIN.

1

5432

9

15

13

14

12

11106

49

14

4

9

7

181716

19

8

69


Diagrama 13. Perfiles de usuarios.

1. Inicio del proceso.2. Se contacta al cliente

para concertar una cita.

3. ¿Se logra establecer la cita?

4. Se entrevista al cliente para identificar sus áreas de interés.

5. Se le muestra el catálogo de revistas para que seleccione las que le interesan.

6. Se elabora el perfil de necesidades de información.

7. Se ingresa al módulo de perfiles de usuarios.

8. Fin del proceso. Se continua en el proceso 3.

9. Se le contacta por otro medio (correo electrónico o teléfono) y se recopila la información necesaria.

10. ¿Fue posible recopilar la información?

1. Inicio del proceso.2. Se contacta al cliente

para concertar una cita.

3. ¿Se logra establecer la cita?

4. Se entrevista al cliente para identificar sus áreas de interés.

5. Se le muestra el catálogo de revistas para que seleccione las que le interesan.

6. Se elabora el perfil de necesidades de información.

7. Se ingresa al módulo de perfiles de usuarios.

8. Fin del proceso. Se continua en el proceso 3.

9. Se le contacta por otro medio (correo electrónico o teléfono) y se recopila la información necesaria.

10. ¿Fue posible recopilar la información?

1

2

Proceso1

3

4

5

6

7

8(Porceso

3)

9

10

6

1

70


Diagrama 14. Control de publicaciones periódicas.

71

1. In ic io d el sub-p roceso.

2 . M en sua lm ente se revisa el listado de s uscripciones y d onaciones im portantes.

3 . ¿Hay núm eros a trasado s?

4. Se pasa al sub-proceso 2b.

5 . F in d el sub-p roceso.

1 . In ic io d el sub-p roceso.

2 . M en sua lm ente se revisa el listado de s uscripciones y d onaciones im portantes.

3 . ¿Hay núm eros a trasado s?

4. Se pasa al sub-proceso 2b.

5 . F in d el sub-p roceso.

Sub-Proce so2a

1

2

3 5

4Sub-Proce so

2b

Diagrama 15. Revisión manual para el control de publicaciones periódicas. 3.3.

1. Inicio del proceso.2. Se reciben las

publicaciones periódicas.Se verifican los datos en el módulo de seriadas.

4. ¿Se encuentra el título?5. Se ingresa en histórico y

se verifica que no haya atrasos.

6. ¿Está atrasada?7. Se pasa al sub-proceso

2b.8. ¿Es una nueva

suscripción?9. Se crea un nuevo registro,

completando los datos solicitados.

10. ¿Es una donación y se considera valiosa?

11. Se pasa al sub-proceso 2c.

12. Se actualizan los fondos en la opción “Colección”.

13. Se relacionan los contenidos de la publicación con las necesidades de los clientes.

14. Se sellan las publicaciones y se les coloca el dispositivo de seguridad.

15. Ir al proceso 3.

1. Inicio del proceso.2. Se reciben las

publicaciones periódicas.Se verifican los datos en el módulo de seriadas.

4. ¿Se encuentra el título?5. Se ingresa en histórico y

se verifica que no haya atrasos.

6. ¿Está atrasada?7. Se pasa al sub-proceso

2b.8. ¿Es una nueva

suscripción?9. Se crea un nuevo registro,

completando los datos solicitados.

10. ¿Es una donación y se considera valiosa?

11. Se pasa al sub-proceso 2c.

12. Se actualizan los fondos en la opción “Colección”.

13. Se relacionan los contenidos de la publicación con las necesidades de los clientes.

14. Se sellan las publicaciones y se les coloca el dispositivo de seguridad.


1

2

Proceso2

3

4

5

8

6

7Sub-Proceso

2b

9

1011

Sub-Proceso2c

12 13

14

15(Proceso

3)

9


Diagrama 16. Control de publicaciones periódicas reclamo números atrasados.

72

1. In icio del sub -proceso.2. Se da un tiem po

prudencial de acuerdo al tiem po de entrega habitua l.

3. ¿Ha sido superado el tiem po prudencial?

4. ¿Es una suscripción?5. Se toman los datos

del núm ero atrasado y se envían a adquis ic iones, donde harán e l reclamo (informe de suscripc iones).

6. Se espera un tiem po prudencial para que e l proveedor responda.

7. ¿Se recibe la publicación?

8. Se pasa al proceso 2.9. ¿Ha sido superado el

tiem po prudencial?10 . S i es una donación,

se envían los datos a Secretaría , donde harán e l reclamo (informe de donaciones).

1. In icio del sub -proceso.2. Se da un tiem po

prudencial de acuerdo al tiem po de entrega habitua l.

3. ¿Ha sido superado el tiem po prudencial?

4. ¿Es una suscripción?5. Se toman los datos

del núm ero atrasado y se envían a adquis ic iones, donde harán e l reclamo (informe de suscripc iones).

6. Se espera un tiem po prudencial para que e l proveedor responda.

7. ¿Se recibe la publicación?

8. Se pasa al proceso 2.9. ¿Ha sido superado el

tiem po prudencial?10 . S i es una donación,

se envían los datos a Secretaría , donde harán e l reclamo (informe de donaciones).

1

2

Sub-Proceso2b

3

5

6

7

8Proceso

2

9

4 10 6

6

5 o10

2


Diagrama 17. Control de publicaciones periódicas descarte de donaciones.

1. Inicio del sub-proceso.2. ¿Se incluye en la lista

de descarte?3. Se envía a reciclaje.4. Se ingresa en la lista

de descarte y donación.

5. La publicación se coloca junto con el material de descarte.

6. Fin del proceso.

1. Inicio del sub-proceso.2. ¿Se incluye en la lista

de descarte?3. Se envía a reciclaje.4. Se ingresa en la lista

de descarte y donación.

5. La publicación se coloca junto con el material de descarte.

6. Fin del proceso.

1

Sub-Proceso2c

2 3

5

6

6

4

73


Diagrama 18. Servicio de tablas de contenido.

1. Inicio del proceso.2. ¿Se envían tablas de

contenido?3. Se revisa el listado de

perfiles y se solicitan las fotocopias correspondientes.

4. Se envían las tablas de contenido a cada cliente.

5. Se actualiza el control estadístico, por título y por cliente.

6. ¿Se reciben solicitudes de artículos?

7. Al recibir solicitudes de artículos, se piden las fotocopias correspondientes y se envían al solicitante.

8. Se actualiza el control estadístico por título y por cliente.

9. Fin del proceso.10. Se exhiben en los

muebles de la segunda planta.

11. Se sustituyen con nuevos números cada una o dos semanas.


1. Inicio del proceso.2. ¿Se envían tablas de

contenido?3. Se revisa el listado de

perfiles y se solicitan las fotocopias correspondientes.

4. Se envían las tablas de contenido a cada cliente.

5. Se actualiza el control estadístico, por título y por cliente.

6. ¿Se reciben solicitudes de artículos?

7. Al recibir solicitudes de artículos, se piden las fotocopias correspondientes y se envían al solicitante.

8. Se actualiza el control estadístico por título y por cliente.

9. Fin del proceso.10. Se exhiben en los

muebles de la segunda planta.

11. Se sustituyen con nuevos números cada una o dos semanas.


Proceso3

1

2

3

4

5

6 10

7

8

10

9

11

12Proceso

4

74


Diagrama 19. Selección de artículos para la base de datos documental.

1. Inicio del proceso.2. Se revisan las revistas

que han ingresado recientemente.

3. ¿Tienen artículos de interés?

4. Se prepara una hoja de captura de datos para cada artículo.

5. Se envían a procesos técnicos.

6. Las revistas regresan de procesos técnicos.

7. Las revistas se ordenan en la colección.

8. Fin del proceso.

1. Inicio del proceso.2. Se revisan las revistas

que han ingresado recientemente.

3. ¿Tienen artículos de interés?

4. Se prepara una hoja de captura de datos para cada artículo.

5. Se envían a procesos técnicos.

6. Las revistas regresan de procesos técnicos.

7. Las revistas se ordenan en la colección.

8. Fin del proceso.

Proceso4

1

2

3

4

5

6

7

7

8

75


Diagrama 20. Mantenimiento y actualización de la hemeroteca virtual.

1. Inicio del proceso.2. Mensulamente se

revisan las ligas a las revistas y diarios, accesandodirectamente la página en el servidor.

3. ¿Se detectan errores?4. Se identifica la liga

correcta y se hace la reparación en la página.

5. ¿Existen títulos nuevos para colocar en la hemeroteca virtual?

6. Se identifica en cuál de las secciones debe ubicarse y se establece la liga correspondiente.

7. Se actualiza la página en el servidor.

8. Fin del proceso.

1. Inicio del proceso.2. Mensulamente se

revisan las ligas a las revistas y diarios, accesandodirectamente la página en el servidor.

3. ¿Se detectan errores?4. Se identifica la liga

correcta y se hace la reparación en la página.

5. ¿Existen títulos nuevos para colocar en la hemeroteca virtual?

6. Se identifica en cuál de las secciones debe ubicarse y se establece la liga correspondiente.

7. Se actualiza la página en el servidor.

8. Fin del proceso.

Proceso5

1

2

3

4

5

6

7

8

5

8

Diagrama 21. Servicio TEEAL 76


1. Inicio del proceso.2. Se recibe la solicitud

de búsqueda y de envío de artículos.

3. ¿Es necesario realizar la búsqueda?

4. Se hace la búsqueda.5. Se convierten los

artículos al formato PDF.

6. Se envían por correo electrónico.

7. Fin del proceso.

1. Inicio del proceso.2. Se recibe la solicitud

de búsqueda y de envío de artículos.

3. ¿Es necesario realizar la búsqueda?

4. Se hace la búsqueda.5. Se convierten los

artículos al formato PDF.

6. Se envían por correo electrónico.

7. Fin del proceso.

Proceso6

1

2

8

3

4

5

6

5

77


Diagrama 22.Actualización de registros bibliográficos en WINISIS para servidores web

1

2

3

4

5

6

7


2.- Se recibe el insumo de procesos técnicos en un

archivo txt.

3.- Importación de registros a winisis.

4.- Se agregan los documentos en formato digital.

5.- Se reconvierte la base de datos con cisis.

6.- Se envía la información a los servidores web.

7.- FIN.

78


Diagrama 23. Diseño y mantenimiento de página web.


2.- Petición de insumos.

3.- Recepción de insumos.

4.- Diseño.

5.- Implementación.

6.- Evaluación.

7.- ¿Existen modificaciones.

8.- FIN.

1

5

2

3

4

6

7

8

SI

NO

79


Diagrama 24. Audiovisuales y colecciones especiales.

1.- Inicio2.- Cliente presenta necesidad de información3.- Localizar el material: audiovisuales, colección especial, o disco compacto.4.- Se realiza el préstamo5.- ¿Requiere equipo?6.- Facilitar el equipo7.- Consulta en sala8.- ¿Requiere préstamo externo?9.- Acordar fecha de devolución10.- Solicitar carné y verificar datos11.- Cargar al módulo de préstamo12.- Sellar con fecha de devolución el material impreso13.- Notificar autorización de salida14.- Entregar al cliente15.- Archivar boleta y llevar controles de préstamo16.- FIN

12

3

4

5

6

7

8

9

10

7

15

7

11

12

13

14

1516

80


Diagrama 25. Archivo documental.

2.- Los documentos llegan a referencia.1.- Inicio del proceso.

3.- Se seleccionan4.- ¿Se encuentran en la base de datos?5.- Se sellan y se colocan las etiquetas6.- Se dotan de fichas de préstamo7.- Se colocan en las cajas respectivas8.- Se pasa a procesos técnicos9.- Regresan catalogados e ingresados en la base de datos10.- Se le asigna número consecutivo11.- Se digita el número en la base de datos12.- FIN

12

3

4

5

6

7

8

9

10

1112 5

81


Diagrama 26. Préstamo externo.

1

3 212

151617

131211

109

765

20

19

21

148

18

4

12

4

21

16


2.- El usuario presenta el material y el carné en el mostrador

3.- ¿Es el material de préstamo externo?

4.- ¿Posee código de barras?

5.- Acceder el menú de préstamo.

6.- Se lee el carné.

7.- Se lee NI del material.

8.- ¿Da el sistema mensajes de advertencia?

9.- Informar al cliente y explicar opciones.

10.- Devolver pantalla a menú principal.

11.- Sellar tarjeta de préstamo y material con fecha de vencimiento.

12.- Cliente firma y escribe No. de carné en tarjeta de préstamo.

13.- Bibliotecario verifica datos y devuelve el carné.

14.- ¿Va a salir el cliente de la biblioteca?

15.- El cliente pasa por el sistema de seguridad.

16.- Entregar el material al cliente.

17.- Archivar tarjeta en fichero de préstamo.

18.- ¿Tiene autorización?

19.- Deja en custodia el carné.

20.- No se efectúa el préstamo.

21.- FIN.

82


Diagrama 27. Renovación de préstamo externo.

12

15

14

13

11

10

9

8

7

5

4

3

2

6

116

14

1 1.-Inicio del proceso.

2.- Cliente presenta el material y solicita renovación.

3.- Solicitar carné al cliente.

4.- Accesar la opción renovación.

5.- Leer NI del material.

6.- ¿Da el sistema mensajes de advertencia?

7.- Informar al cliente.

8.- Dar OK.

9.- Sacar tarjeta del fichero de préstamo y colocar fechas de vencimiento.

10.- Cliente firma y escribe No. de carné en tarjeta de préstamo.

11.- Bibliotecario verifica datos y devuelve carné.

12.- ¿Va a salir el cliente de la biblioteca?

13.- El cliente pasa por el sistema de seguridad.

14.- Entregar el material al cliente.

15.- Archivar tarjeta en fichero de préstamo.

16.- FIN.

83


Diagrama 28. Devolución.


2.- Cliente entrega el material.

3.- Accesar el menú devolución.

4.- Leer NI del material.

5.- ¿El sistema ofrece mensaje de advertencia?

6.- Informar al usuario y elaborar factura.

7.- Eliminar monto de la multa.

8.- Sacar la ficha del fichero de préstamo.

9.- Colocar sello devuelto en la boleta y colilla del material.

10.- Devolver tarjeta al material.

11.- ¿Está el material en buen estado?

12.- Devolver material a la colección.

13.- FIN.

12

3

5

8

4

6

7

8

10

9

11

1213

Reparación y Empaste.

84


Diagrama 29. Control de salida

1

2

3

3

5

4

6

7

8 9 10


2.- El usuario va a salir de la biblioteca.

3.- ¿Lleva material de BSI.

4.- Entrega en el mostrador el material que tiene en préstamo.

5.- Verifica fecha de préstamo.

6.- ¿Está vencido el préstamo.

7.- El usuario debe renovar el préstamo o devolver el material.

8.- El usuario pasa por el sistema de seguridad.

9.- ¿Acciona el sistema de seguridad?

10.- FIN

8

85


Diagrama 30. Control de préstamos atrasados

1

13

109

11

6

432

15

1287

5

7

D

7

14


2.- En el módulo de préstamo se genera el reporte de atrasos.

3.- Manualmente se completa con el No. De carné y signatura.

4.- Buscar el material en la colección respectiva.

5.- ¿Se encontró el material?

6.- Enviar el aviso de atraso.

7.- ¿Devolvió material?

8.- ¿Reporta pérdida de material?

9.- Hacer el cobro respectivo.

10.- Descargar préstamo y poner nota extraviado.

11.- Enviar 2do o 3er aviso de atraso, según corresponda.

12.- ¿Devolvió el material?

13.- Colocar nota de no prestar.

14.- Informar al usuario.

15.- FIN.

10Devoluc.

86


Diagrama 31. Servicio de fotocopiado. 1

13

109

11

6

432

15

1287

5

7

D

7

14


2.- En el módulo de préstamo se genera el reporte de atrasos.

3.- Manualmente se completa con el No. De carné y signatura.

4.- Buscar el material en la colección respectiva.

5.- ¿Se encontró el material?

6.- Enviar el aviso de atraso.

7.- ¿Devolvió material?

8.- ¿Reporta pérdida de material?

9.- Hacer el cobro respectivo.

10.- Descargar préstamo y poner nota extraviado.

11.- Enviar 2do o 3er aviso de atraso, según corresponda.

12.- ¿Devolvió el material?

13.- Colocar nota de no prestar.

14.- Informar al usuario.

15.- FIN.

10Devoluc.

87


Diagrama 32. Reparación y encuadernación.

12

3 64

5

6

7

8

910

1. Inicio del proceso

2. Se localiza el material para empastar

3. ¿Es material nuevo?

4. Retirar de la colección

5. Cargar préstamo a empaste

6. Se hacen los empastes rústicos en el taller de encuadernación de la biblioteca y los de tipo fino se envían fuera

7. Se pasan los empastes finos a Adquisiciones

8. Descargar préstamo del sistema

9. Pasar a la colección respectiva

10. Fin del procesoNOTA

El material nuevo no puede ser cargado a préstamo debido a

que no se encuentra en el sistema.

88


Diagrama 33. Inventario

12

19

19

22

345

2120

18

14

12

1716

11109876

2

2215

13


2.- Fijación de fecha y planeamiento.

3.- Borrar colección de reserva.

4.- Revisión del fichero de préstamo.

5.- Fijar grupos de trabajo y dinámica de lectura.

6.- Accesar menú de inventario.

7.- Leer código de barras de la colección general.

8.- Leer código de barras de la colección referencia.

9.- Leer código de barras de la colección de mapas.

10.- Leer código de barras de la colección de audiovisuales y otras.

11.- Leer código de barras de la colección de biblioteca comunitaria.

12.- Leer código de barras de otras dependencias.

13.- ¿Están leídos todos los códigos?

14.- Procesar el inventario.

15.- ¿Hay documentos no ingresados al inventario?

16.- Comparar contra lista de documentos extraviados.

17.- Generar lista de documentos para verificar pérdida.

18.- Genera lista de documentos perdidos.

19.- ¿Hay códigos que no coincidan con BBDD?

20.- Revisión uno a uno.

21.- Corregir.

22.- FIN.

89


Mapa del Trópico Húmedo (anexo N°3)

Véase Carta de Servicios

90


UNIVERSIDAD EARTH

BIBLIOTECA W. K. KELLOGG CARTA DE SERVICIOS

(anexo N°4)

OCTUBRE, 2002

MISIÓN DE LA BIBLIOTECA Brindar servicios y anticipar las necesidades de información para apoyar el proceso de enseñanza-aprendizaje, la capacitación, investigación y el desarrollo de las comunidades.

VALORES • Espíritu de servicio. • Identificación con la institución. • Superación personal.

OBJETIVOS Objetivos generales

• Apoyar las actividades universitarias de carácter docente,

investigación y de extensión necesarias para el logro de los objetivos mencionados en la misión de la universidad a corto, mediano y largo plazo.

• Atender las necesidades de información de clientes externos quienes podrán disfrutar del préstamo a sala, consulta a bases de datos y fotocopias.

Objetivos estratégicos La biblioteca trabaja en función de unos objetivos estratégicos que marcan el rumbo en procura de cumplir la misión propuesta para el quinquenio 2002-2006. • Llegar a ser un centro de información sobre indicadores del trópico

húmedo.

91


• Llegar a ser una biblioteca con recursos apropiados según las necesidades académicas y de investigación.

• Crear un servicio de información virtual que incluya las publicaciones de la EARTH.

• Lograr nuevos canales de comunicación con los estudiantes, profesores y los demás profesionales de la institución.

• Llegar a ser un lugar seguro en caso de siniestro. • Lograr posicionar a EARTH como centro de referencia y de

generación de investigación de impacto para el trópico húmedo. Servicios • Acceso a la literatura y materiales sobre agricultura, recursos

naturales, trópicos húmedos, sostenibilidad y otras áreas afines. • Colecciones de referencia (enciclopedias, índices bibliográficos,

atlas, discos compactos, bases de datos, archivo documental, etc. • Areas de estudio individual y para grupos, área de lectura de

periódicos, revistas, audiovisuales, sala de conferencias y laboratorio de idiomas. Las áreas para grupos están disponibles solamente para grupos de tres o más personas, en cuyo caso deben ser solicitadas con anticipación en la recepción de la biblioteca o al teléfono 3512.

• Orientación en el uso de las fuentes, servicios y recursos de información.

• Intercambio de materiales bibliográficos por medio de convenios interbibliotecarios.

• Búsquedas y elaboración de bibliografías especializadas a solicitud de los clientes.

• Servicio de fotocopiado. Este servicio tiene un costo de ¢11.00 por página.

• Acceso a bases de datos y servicios de información nacionales y extranjeras.

• Acceso asistido a Internet para la realización de búsquedas específicas.

• Diseminación selectiva de información. • Talleres para aprender a usar los recursos de información que ofrece

la biblioteca. Anualmente, la biblioteca ofrece un curso de inducción a los estudiantes de primer ingreso y talleres sobre el uso de las herramientas de acceso a la información, Internet, etc., dirigidos a toda la comunidad universitaria.

• Servicios de información por medio de la página web institucional en Internet (http://www.earth.ac.cr/esp/biblioteca/index.html) y en la intranet como: hemeroteca virtual (http://usi.earth.ac.cr/glas/sp/hemeroteca/index.htm), proyectos de

92

http://www.earth.ac.cr/esp/biblioteca/index.html


graduación a texto completo a partir del año 2000, y otros documentos institucionales a texto completo (http://bibliotecaonline.net/earth), indicadores de desarrollo (http://usi.earth.ac.cr/glas/sp/indicadores/index.htm).

• Otras bibliotecas, páginas recomendadas, nuevas adquisiciones, diarios de Costa Rica y revistas.

• Alternativamente el catálogo de la biblioteca puede ser accesado por medio de los siguientes sitios:

o http://www.metabase.net o http://www.sidalc.net • El catálogo ofrece información sobre todos los materiales que posee

la biblioteca; libros, revistas, películas, casetes audio, etc. • Se ofrecen visitas guiadas a solicitud de los clientes. Clientes • Estudiantes y demás miembros de la comunidad EARTH. • Clientes externos (visitantes en el campus de la universidad y en la

página de Internet). • Otras instituciones dentro de los convenios de intercambio y

cooperación institucional. Horario de atención De lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 10:00 p.m. Domingos de 2:00 a 10:00 p.m. Sábados permanece cerrado. El servicio de fotocopiado se ofrece con el siguiente horario: De lunes a viernes, de 2:00 p.m. a 9:30 p.m.

Domingos de 2:00 p.m. a 9:30 p.m. Localización de la biblioteca El campus de la Universidad se encuentra en la localidad de Las Mercedes de Guácimo, provincia de Limón. La biblioteca se localiza a seis kilómetros de la entrada principal, en el corazón del campus, en la Plaza Estados Unidos de América, y forma parte del complejo central, que incluye también la Rectoría y la Unidad de Servicios Informáticos.

93

http://bibliotecaonline.net/earth

http://usi.earth.ac.cr/glas/sp/indicadores/index.htm

http://www.metabase.net/

http://www.sidalc.net/


Medios de transporte • Automóvil

El campus se localiza sobre el kilómetro 80 de la carretera Braulio Carrillo.

• Autobuses Los autobuses que pasan frente a la entrada principal del campus se toman en la Gran terminal del Caribe, en San José, localizada en el Barrio Tournón, contiguo al Complejo Kamakiri. Deben abordarse los buses de las rutas a Siquirres, Pocora y Limón.

La Universidad cuenta con una oficina en San José, localizada en Curridabat, de la Heladería Pops 200 mts. al Sur y 50 al Oeste. Tel Servicios postales Apartado postal 4442 – 1000, San José, Costa Rica. Tel: 253-5454. Servicios telefónicos

(506) 713-0000, ext. 3500 (506) 713-0183 (directo) Fax: (506) 713-0184

Servicios telemáticos

• Página web


• Correo electrónico [email protected] [email protected]

Responsabilidades del cliente • Estar registrado como profesor, estudiante o personal de la EARTH

con su correspondiente carné de identificación. En caso de clientes externos, será suficiente con que se identifiquen o porten el gafete que autoriza su permanencia en la institución.

• Contribuir con la comunidad de la EARTH haciendo uso apropiado de los servicios, recursos y facilidades, de tal manera que su

94


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


aprovechamiento sea equitativo para todos los clientes.

• Aceptar y cumplir con las instrucciones y reglamentaciones en cuanto al uso de estos recursos y facilidades, así como su responsabilidad en cuanto a compensar el deterioro o pérdida de estos recursos por causa del mal uso, descuido o acción de terceras personas.

• Abstenerse de activar la alarma del control instalada en la salida de la biblioteca, porque ello es tipificado como falta grave. Para esto deberá entregar los libros al personal de la biblioteca, los cuales le serán entregados nuevamente después de pasar por el puesto de la alarma.

• Abstenerse de utilizar la salida de emergencia cuando no se amerita, porque ello está tipificado como falta grave.

• Mantener una presentación personal y comportamiento acorde con la naturaleza y el objetivo del lugar, evitando hacer ruido, ingerir alimentos o ser fuente de distracción para los clientes y el personal que requieren tranquilidad y concentración en su trabajo y estudio.

• Facilitar el cumplimiento de las medidas de control sobre el uso de los materiales, registro de los préstamos y demás disposiciones relacionadas con la entrada y salida de materiales.

• Participar con aportes e ideas para mantener estos servicios y recursos dentro de un grado óptimo de eficiencia.

• El personal de la biblioteca está facultado para llamar la atención a los clientes que olviden el cumplimiento de las presentes prevenciones e incluso para invitar a salir del recinto a quienes no deseen respetar los lineamientos establecidos en la guía de servicios bibliotecarios.

• Los estudiantes que se retiren de la Universidad deberán devolver los materiales al ausentarse en forma temporal o definitiva, sobre lo cual se le extenderá una constancia. La información sobre el eventual retiro será suministrado oportunamente por la unidad de vida estudiantil.

Derechos del cliente y uso de los recursos • El cliente tiene acceso a las áreas de servicio y a las facilidades que

dispone la biblioteca para poyar el proceso de enseñanza-

95


aprendizaje.

• Se ofrecen áreas para estudio individual y colectivo, las cuales pueden utilizarse atendiendo las normas de orden y garantizando la tranquilidad de los demás clientes.

• La sala de conferencias, con capacidad para 40 personas, está disponible para actividades de carácter docente, de investigación, cultural y todos aquellos que contribuyan al mejor desenvolvimiento de la vida universitaria. Por el frecuente uso esta sala se facilita previa solicitud del interesado.

• Con el fin de conservar la estética y el mantenimiento físico de las instalaciones de la biblioteca, se dispone de pizarras dentro del edificio para la ubicación de materiales informativos o de promoción.

• El cliente tiene derecho a utilizar las siguientes colecciones dentro de los lineamientos establecidos.

Colección general: está integrada por libros de texto, monografías en campos específicos, tesis, series sobre temas de interés general, informes técnicos, avances de investigación, documentos de trabajo, informes de conferencias, etc. Esta colección constituye una de las secciones más amplias de la biblioteca con alrededor de 23,000 volúmenes y está disponible para sus uso dentro y fuera de las instalaciones. Colección de Reserva: constituida por materiales seleccionados por los profesores como lectura complementaria o ampliatoria de sus cursos para ser usados por horas dentro de la biblioteca, o materiales que a criterio de la biblioteca deben consultarse sólo en sala. En este caso debe dejarse el carné en custodia. También la biblioteca ha puesto materiales en reserva. Colecciones de consulta: las obras de referencia, revistas de compendios o abstracts, índices bibliográficos, directorios, guías, atlas, enciclopedias, diccionarios, colecciones de ilustraciones, láminas, libros raros por su contenido, la colección institucional, así como materiales especiales producidos en EARTH de los cuales se dispone de una sola copia, se podrán consultar únicamente dentro de la biblioteca. Colección de revistas: la colección de revistas y otras publicaciones periódicas está formada por cerca de 200 títulos y se considera como material de consulta. Es un material de alto costo y difícil reposición, por lo tanto su uso deberá ser dentro de las instalaciones físicas de la biblioteca. Además, la biblioteca cuenta con la colección electrónica TEEAL (The

96


Essential Electronic Agricultural Library), que incluye en 325 discos compactos los artículos a texto completo de más de 200 títulos desde 1993. Colección de mapas y atlas: la biblioteca cuenta con una colección básica de mapas y atlas para consulta dentro de las instalaciones que excepcionalmente se prestarán a domicilio para satisfacer intereses institucionales, por períodos cortos. Colección del archivo documental: es una herramienta de información muy útil que consta de documentos no convencionales como desplegables, separatas, artículos, etc., la cual está disponible dentro de las instalaciones de la biblioteca. Colección institucional: está integrada por documentos de trabajo y otras publicaciones editadas por La Universidad o bajo su patrocinio y participación, así como también documentos que se han escrito sobre sus actividades. El uso de esta documentación tendrá que hacerse dentro de las instalaciones, con la excepción de aquellos materiales de los cuales se poseen varias copias. Servicios audiovisuales: la unidad de materiales especiales y de medios audiovisuales ofrece el siguiente material: casetes, diapositivas, videos, módulos para el aprendizaje de idiomas, etc. Este material puede ser solicitado por profesores, estudiantes y clientes en general para consulta en la biblioteca. 1. Préstamo de documentos

Estos lineamientos tienen la finalidad de servir a los clientes como instrumento que los oriente en el uso de los materiales bibliográficos disponibles en la biblioteca. Los plazos y condiciones establecidos para el uso de estos recursos son:

2. Diez días para la colección general de libros, plazo que podrá se ampliado hasta por diez días más, siempre que la publicación solicitada no esté reservada por otro cliente.

3. Cinco horas para documentos ubicados en la colección de reserva (recomendada por los profesores).

4. Hasta cuatro meses para profesores, atendiendo las necesidades de preparar y conducir cursos, proyectos e investigaciones.

5. Cada cliente podrá solicitar hasta ocho publicaciones de forma simultánea, siempre que no tenga otros libros en préstamo.

97


6. Para efectos de una renovación, es necesario presentar de nuevo la publicación, el carné y firmar de nuevo la solicitud de préstamo.

7. Las publicaciones disponibles por medio de préstamo interbibliotecario sólo serán para uso dentro de las instalaciones, por ser materiales normalmente de difícil adquisición para reducir al mínimo el riesgo de pérdida y deterioro y cumplir con los acuerdos firmados entre las bibliotecas cooperantes.

8. Todo cliente que pierda o deteriore una obra debe responsabilizarse de los costos de reposición, más ¢3,000.00 para cubrir los gastos del procesos técnico y administrativo. En caso que la obra esté agotada se cobrará el valor que tendría la fotocopia, y además se cobrarán los ¢3,000.00 correspondientes a gastos de procesos técnicos y ¢1,000.00 por concepto de empaste.

9. El retraso en la devolución de material documental conlleva la suspensión del servicio y además deberá compensar de la siguientes manera: Publicaciones de la colección general: ¢150.00.

10. Las cuentas de clientes morosos serán enviadas a la contabilidad para su cobro, las cuales deberán estar canceladas para efectos de iniciar un nuevo periodo de matrícula. En casos especiales, este monto será acumulativo, sin embargo, la graduación de cada estudiante estará sujeta a la cancelación de las cuentas pendientes en EARTH, incluyendo las de la biblioteca.

11. La Unidad de Recursos Humanos informará a la biblioteca del personal que esté finalizando su contrato de trabajo a fin de que reitere los materiales que tengan en su poder.

Costos de los servicios 12. Los servicios en línea son gratuitos, incluida la descarga de los

documentos a texto completo.

13. El envío de documentos impresos tiene un costo de US$10.00, tanto dentro del país, en el exterior US$12.00.

• Solicitudes dentro del país: Cuenta Banco San José # 901214973. • Solicitudes desde el exterior: Florida Popular Bank, Back

970001921, Abarouting 067009044.

14. Las fotocopias tienen un costo de ¢11.00 por página.

98


Compromisos con los usuarios Con el objetivo de mejorar continuamente y ofrecer servicios con los más

altos estándares de calidad, nos comprometemos a: 15. Atender a nuestros usuarios de forma directa y personalizada por

personal especializado y en horario ininterrumpido de 8:00 a.m. a 10:00 p.m. de lunes a viernes, y los domingos de 2:00 a 10:00 p.m.

16. Facilitar la prensa diaria nacional el mismo día de su publicación, en papel o en formato electrónico.

17. Atender personalmente en forma presencial o virtual las consultas de información, y resolverlas en los plazos máximos siguientes:

• Consultas en colecciones de Biblioteca: 1 hora.

• Consultas complejas en Internet y contactos con otros centro especializados a nivel nacional: 3 días.

• Consultas de préstamo interbibliotecario: 15 días.

18. Enviar los documentos solicitados en un plazo máximo de 3 días.

19. Entregar en forma inmediata a partir de su solicitud, las obras disponibles en préstamo, o bien, su uso en las salas de consulta o mediante su reproducción.

20. Realizar de forma periódica cursos de formación de usuarios.

21. Atender visitas guiadas para grupos externos por solicitud.

22. Entregar el carné provisional de usuario en un plazo de 10 minutos.

23. Informar mensualmente de las novedades recibidas en la Biblioteca a

través de la página web.

24. Mantener un sitio web actualizado según los siguientes plazos:

• Bases de datos en línea en el web institucional: semanalmente.

• Hemeroteca virtual: mensualmente.

99


• Indicadores: mensualmente.

25. Mantener actualizados el fondo documental impreso, bases de datos, revistas electrónicas y documentos a texto completo.

26. Mantener una infraestructura adecuada a los requerimientos de los usuarios, con los niveles de seguridad óptimos.

27. Asegurar la accesibilidad del catálogo en línea desde cualquier punto del campus con conexión a la red institucional.

28. Responder a las quejas y sugerencias en una plazo de 2 días desde el momento en que se reciben.

Indicadores de calidad Para asegurar la calidad de nuestros servicios, hemos establecido los siguientes indicadores: 29. Indicadores cuantitativos:

• Metros cuadrados por usuario. • Numero de estudiantes por plaza de lectura. • Número total de documentos bibliográficos distintos. • Número de libros por usuario. • Incremento anual de obras por usuario. • Número de títulos de publicaciones periódicas por usuario. • Número de títulos en curso de publicaciones periódicas por profesor. • Número de préstamos anuales. • Número de préstamo por usuario. • Documentos más prestados. • Uso de las bases de datos de CD-ROM. • Evolución de los Datos estadísticos de la Biblioteca en los cinco

últimos años. • Número total de usuarios atendidos. • Número de reproducciones realizadas mensualmente. • Número de consultas especializadas atendidas. • Número de felicitaciones recibidas de usuarios y porcentaje respecto

al número de quejas y sugerencias. 30. Indicadores cualitativos:

• Grado de conocimiento y de uso de Biblioteca en la Universidad • Grado de satisfacción de los usuarios, y en especial de los miembros

de la comunidad universitaria, con los servicios prestados.

100


• Colecciones, personal, presupuesto e infraestructura necesaria para la prestación del servicio.

• Grado de cumplimiento de los plazos establecidos en todos nuestros servicios, especialmente en las diferentes modalidades de préstamo.

MANUAL PARA LA CATALOGACIÓN (anexo N°05)

Véase Manual para catalogación CÓDIGOS ISO DE PAÍSES (anexo N°6) Véase lista códigos ISO CONCEPTO AGRICULTURA SOSTENIBLE: OPORTUNIDADES ABIERTAS PARA EL PROCESO DE CAMBIO (anexo N°7) Véase Concepto agricultura sostenible

101


102

universidad earth biblioteca w. k. kelloggusi.earth.ac.cr/glas/sp/maproi02.pdf · biblioteca w.k....

Documents