UNIVERSIDAD LA SALLE PACHUCA Dirección de Relaciones Públicas y Comunicación

“PLAN DE COMUNICACIÓN INTEGRAL”

Nace como respuesta a la necesidad de motivar al equipo humano perteneciente a una empresa o institución, con la intención de mejorar los resultados y crear un ambiente laboral idóneo

donde exista buena comunicación, las relaciones interpersonales sean adecuadas, no haya malos entendidos, el diagrama de flujo funcione correctamente y se optimicen tiempos.

Muchas empresas e instituciones, ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio inexorablemente el mercado, deben de saber motivar a su equipo humano, lograr que se

sientan identificados y sean fieles a la organización. La comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el

sentimiento de pertenencia de los colaboradores a la compañía para conseguir retener el talento.

Para aumentar la eficacia del equipo humano, los colaboradores deben sentirse a gusto e integrados dentro de su organización, y esto solo es posible si los trabajadores están informados,

conocen las diferentes áreas de la Institución, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí mismos. Además,

la comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para las compañías.

Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los

diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.

El feedback es fundamental en este tipo de comunicación, existen compañías que confunden la comunicación con la información. La diferencia está muy clara: mientras que esta última

consiste en la simple transmisión de mensajes, para que exista comunicación se necesita una respuesta por parte del receptor.

Así, aprovechando la existencia la Coordinación de Comunicación y Producción Audiovisual, se ha tomado lo decisión de elaborar un PLAN DE COMUNICACIÓN INTEGRAL en la Universidad La

Salle Pachuca, mismo que servirá como una guía o manual para todos los colaboradores, docentes y alumnos, para poder mejorar el funcionamiento de esta Institución educativa, así como,

alcanzar resultados, optimizar tiempo, mejorar la calidad educativa y de atención al cliente, logrando conformar una sólida Comunidad Lasallista.

Matriz FODA

La matriz FODA es una herramienta de análisis que se utiliza para estudiar cualquier situación, individuo, producto o empresa en un momento determinado, permitiendo obtener un

diagnóstico puntual que permite tomar decisiones acordes con los objetivos planteados en este proyecto. Es el apoyo perfecto para pasar del análisis de los ambientes interno y externo de la

Universidad, hacia la formulación y selección de estrategias para solidificar la comunicación interna y posteriormente externa, así como, el cristalizar la unión que toda fraternidad o

comunidad debe poseer para funcionar.

La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas, aquellos factores internos positivos con los que cuenta la Universidad La Salle Pachuca; Oportunidades, aspectos positivos externos que La

Universidad La Salle Pachuca puede aprovechar utilizando sus fortalezas; Debilidades, factores internos negativos que se deberían de eliminar o disminuir; y Amenazas, aspectos negativos

externos que, aunque son ajenos a la Universidad La Salle Pachuca, podrían impedir que la institución educativa logre sus objetivos.

Componentes de un análisis FODA

Positivos Negativos

Internos Fortalezas Debilidades

Externos Oportunidades Amenazas

Así, entre las Oportunidades más importantes que se consideraron para dicho ejercicio, fueron las siguientes:

1.- Prestigio de la filosofía lasallista: se refiere a que todo el concepto que respalda el sistema educativo de San Juan Bautista de La Salle. Más de 300 años de historia y prestigio. No es un proyecto improvisado.

2.- Prestigio de la red de universidades lasallistas: tomando en cuenta que La Salle es la comunidad educativa con mayor presencia en el mundo, es reconocida a nivel internacional y a nivel nacional, cuenta con el apoyo de universidad hermanas.

3.- Avances tecnológicos: En la actualidad, los avances tecnológicos y la creciente disponibilidad de Internet han llevado a los medios de comunicación a expandirse y contraerse al mismo tiempo. Los flujos de información ahora son amplios, diversos, reversibles y accesibles, permitiendo que la sociedad modifique sus costumbres a la hora de transmitir un mensaje, rompiendo fronteras de tiempo y espacio.

4.- Contacto con los colaboradores de otras sedes de áreas a fines, generando benchmarking: la Universidad La Salle Pachuca tiene acercamiento con otras sedes hermanas a través de cursos y encuentros organizados anualmente, en donde colaboradores de otras áreas comparten información, experiencias, así como, estrategias de comunicación y promoción. Forma parte de la Red SEULSA.

5.- Universidad joven (cambios): la Universidad La Salle Pachuca apenas ha cumplido 21 años de vida, sigue y seguirá creciendo, lo que significa que habrá diversos cambios a los que se podrá adaptar satisfactoriamente pues se encuentra en una etapa de evolución.

6.- Trabajo colaborativo:

7.- Demanda de profesionistas mejor capacitados: ante la creciente competencia profesional en el campo laboral, la ventaja competitiva o distintivo para poder trabajar a nivel profesional, es tener una mayor preparación. La Universidad La Salle Pachuca aprovecha esta oportunidad sabiendo que es una institución que prepara constantemente no sólo a los estudiantes que integran la Institución, sino también a los colaboradores y administrativos que forman parte de esta Comunidad.

Las Fortalezas que se contemplaron fueron las siguientes:

1.- Tecnología de comunicación: se tomó en cuenta que muchos de los avances tecnológicos de comunicación que existen hoy en día, se encuentran al alcance de los colaboradores de la

Universidad La Salle Pachuca. Esto resulta una ventaja, porque lejos de buscar romper con las relaciones interpersonales, cumplen la función de mantenerlos informados y en contacto, sin que

haya alguna situación que les impida emitir o recibir un mensaje. Algunos de ellos son: correo electrónico institucional, pantallas universitarias, la red social Yammer, teléfonos en oficina,

radios, Podcast, intranet y el Lync o chat interno.

2.- Departamento de comunicación: actualmente la Universidad la Salle Pachuca cuenta con la Coordinación de Comunicación y Producción Audiovisual, dependiente de la Dirección de

Relaciones Públicas y Comunicación. Es un departamento que anteriormente se dedicaba a asesorar las prácticas universitarias de los alumnos de la Licenciatura en Ciencias de la

Comunicación, así como, apoyar en la documentación audiovisual de eventos específicos de la Institución. Actualmente continua apoyando a la Comunidad Universitaria con cuestiones

relacionadas a la producción de audio y video, además de ser una de las piezas claves para la difusión de eventos a nivel interno y externo; se encarga del registro en audio, video y fotografía

de los eventos solicitados en cualquier nivel académico, administración de redes sociales, vínculo con los medios de comunicación y ahora se encuentra trabajando en la Comunicación Interna

de la Universidad, preocupándose por el flujo de mensajes, uso de herramientas de comunicación, identidad corporativa, etc.

3.- Estructura organizacional: se cuenta con un organigrama establecido. Es el mapa principal en el que se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas,

así como de las personas que trabajan en las mismas. Es la guía con la que debe contar una empresa para que el diagrama de flujo no tenga problemas.

4.- Cursos y capacitación semestral (Decir la Salle hoy y jornadas): es importante mencionar que debido a la formación humanista que caracteriza al Modelo Educativo Lasallista, La

Universidad La Salle Pachuca cuenta con la Dirección de Formación y Bienestar Universitario, el cual se encarga de crear escenarios para la cultura, el ejercicio, la salud, el cuidado del medio

ambiente o la religión, dentro de las actividades pre universitarias y universitarias. Así mismo, es el responsable de impulsar el entusiasmo lasallista en la Comunidad Estudiantil, docentes,

colaboradores y administrativos, por lo que semestralmente organiza actividades internas como la “Jornada de Reflexión”. Es una gran ventaja que esta institución cuente con cursos

introductorios que ayudan a los nuevos integrantes de la Comunidad a conocer más sobre este proyecto, valores, misión, visión y antecedentes; a nivel interno se puede asegurar que las

personas que entran a estudiar o trabajar a La Universidad La Salle Pachuca, coinciden con la identidad de la misma.

5.- PDI: Actualmente se está trabajando en el Plan de Desarrollo Institucional 2016-2018, el cual nos ayuda a alcanzar metas que contribuirán al crecimiento y desarrollo de la Universidad.

6.- Colaboradores egresados de nuestra Universidad: esta institución educativa ha empezado a mostrar, a través de los egresados, los resultados de la formación integral y la calidad en los

programas académicos. Es relevante mencionar que gran parte de los colaboradores de la Universidad La Salle Pachuca son egresados de algún nivel académico, lo que asegura que son

personas que se sienten identificadas con el modelo educativo, pero sobre todo, que asumen la responsabilidad y el compromiso de contagiar el entusiasmo lasallista, así como, predicar con el

ejemplo; eso es lo que se garantiza que aquí aprendieron.

7.- Colaboradores que viven la filosofía lasallista: de acuerdo a lo mencionado en el punto anterior, se podría pensar que los colaboradores que no son egresados lasallistas no se sienten

parte de la Comunidad, pero resulta todo lo contrario; se cuenta con personal que ha estado incondicionalmente desde la fundación de la Institución, conoce su historia y ha decidido sumarse

al proyecto, compartiendo sus años de vida, viendo a La Salle como el vehículo perfecto para aportar algo a la sociedad, así como, para crecer como persona y como profesionista. Es una gran

fortaleza para la Universidad contar con líderes lasallistas que, sin haber estado en un aula, son un gran ejemplo para la comunidad.

Las Amenazas:

1.- Carácter descortés de la mayoría de los pachuqueños:

2.- Resistencia al cambio (generaciones adultas):

3.- Colaboradores que trabajan en otras instituciones educativas: Algunos de los colaboradores, docentes o administrativos que trabajan en la Universidad La Salle Pachuca, también tienen

actividades laborales en otras instituciones educativas, lo que puede confundirlos de identidad y muchas veces, por cuestiones de tiempo, les impide participar en actividades internas que la

misma Universidad organiza.

4.- Hábitos o prácticas de los colaboradores desarrollados en otros trabajos: continuando con el punto anterior, el reglamento, la filosofía, las dinámicas de integración, así como el modelo

educativo de esta Universidad, son diferentes a las de otras Instituciones Educativas. Resulta complicado que los colaboradores puedan cambiar el chip y actuar en congruencia a la filosofía

lasallista, olvidándose de los otros lugares en donde también está prestando un servicio. A veces por tiempo o distracción, la gente puede actuar de manera automática y entonces el sentido

de pertenencia a esta Comunidad cada es menor.

5.- Necesidades económicas de los colaboradores: nuevamente enlazando puntos, la razón por la que los colaboradores buscan otras alternativas para laborar, es debido a las necesidades

económicas que cada vez son mayores, deben obtener más recursos para poder sostener a su familia o a ellos mismos, lo cual es completamente comprensible y válido, pero hace más difícil

que dentro de la comunidad se genere identidad. Incluso esa puede ser la razón por la que alguien decida integrarse, sin importar que su forma de ser y de enseñar, no vaya de la mano con la

misión y visión de esta Universidad.

6.- Diferentes credos de los colaboradores: aunque la Universidad La Salle Pachuca no obliga a nadie a creer en Dios o a ser católico, las costumbres o rituales religiosos que ocasionalmente se

llevan a cabo en las actividades universitarias, impiden al colaborador, docente o administrativo, sentirse parte de la comunidad. No hay tolerancia y se sienten ajenos, mostrando desinterés o

apatía, lo que a largo plazo puede contagiar a los alumnos.

7.- Status económico de Pachuca y sus alrededores:

Las Debilidades fueron las siguientes:

1.- Número de colaboradores: aunque es una Universidad joven, en 21 años la comunidad ha crecido, hay más salones en Bachillerato, más programas académicos a nivel Licenciatura y

Posgrado, por lo tanto, el número de egresados, colaboradores, administrativos y docentes es mayor. La Universidad La Salle Pachuca ya no representa a una comunidad pequeña, al contrario,

cada año escolar hay gente nueva, lo que hace más complicado que todos puedan conocerse o interactuar. La convivencia ya no es la misma pues no se reconocen.

2.- Carencia de estrategias de comunicación establecidas: como se mencionó anteriormente, la Universidad cuenta con la Coordinación de Comunicación, sin embargo, no existe un manual

oficial donde estén establecidas estrategias que ayuden a un buen flujo de información.

3.- Incongruencia de colaboradores con la filosofía lasallista: derivado de lo expuesto en los puntos anteriores, muchos colaboradores toman decisiones o actitudes que no empatan con la

filosofía lasallista. Presentan apatía, desinterés, se expresan mal de la Universidad, no predican con el ejemplo, tienen un pensamiento pesimista, contagian a los alumnos, no respetan el

reglamento y no participan en actividades extra académicas.

4.- Comunicación unidireccional: En cuanto a los tipos de comunicación interna, podemos hablar de dos: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa;

y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. La Universidad ha caído en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son meros sujetos

pasivos y no existe Feedback.

5.- Deserción laboral: el cambio constante de personas que laboran en la universidad,

6.- Servicio al cliente: todos los colaboradores que pertenecen a la Universidad La Salle Pachuca están para educar, servir y ayudar. Algunas áreas no están conscientes de que el cliente no sólo

es el alumno que viene al aula, también son los Padres de Familia que eligen la Institución Educativa a la que asistirán sus hijos, son las personas que hablan para pedir información de la oferta

educativa, las escuelas que visitan la Universidad, los conferencistas que apoyan a la educación de los estudiantes, las instituciones que rentan o solicitan el préstamos de las instalaciones,

incluso, a nivel interno, son todos los colaboradores que pertenecen a otros áreas. Aunque el panorama no parece tan malo, se habla mucho de la falta de atención para resolver problemas,

para apoyarse entre sí, para realizar lo que a cada quien le corresponde, para reaccionar ante una situación desconocida.

7.- Rivalidad laboral:

8.- Dos Campus: continuando con la idea del punto uno, el estar en dos lugares distintos, hace que se creen familia o grupos diferentes, a pesar de pertenecer a la misma comunidad. Los que

estudian o trabajan en el Campus La Concepción, no conviven con las personas que se encuentran en el Campus La Luz. Hay gente que si logra ese vínculo porque tiene actividades en los dos

lugares, pero la mayoría no tiene esa oportunidad. Otro factor importante que impide que haya fraternidad.

FODA

Oportunidades 1. Prestigio de la filosofía lasallista 2. Prestigio de la red de universidades lasallistas 3. Avances tecnológicos 4. Contacto con los colaboradores de otras sedes de áreas a

fines, generando benchmarking 5. Universidad joven (cambios) 6. Trabajo colaborativo 7. Demanda de profesionistas mejor capacitados

Amenazas 1. Carácter descortés de la mayoría de los pachuqueños 2. Resistencia al cambio (generaciones adultas) 3. Colaboradores que trabajan en otras instituciones educativas 4. Hábitos o prácticas de los colaboradores desarrollados en otros trabajos 5. Necesidades económicas de los colaboradores 6. Diferentes credos de los colaboradores 7. Status económico de Pachuca y sus alrededores

Fortalezas A. Tecnología de comunicación (correo, Lync, pantallas, yammer,

teléfono, radios) B. Departamento de comunicación C. Estructura organizacional D. Cursos y capacitación semestral (Decir La Salle hoy y jornadas) E. PDI F. Colaboradores egresados de nuestra Universidad G. Colaboradores que viven la filosofía lasallista

A,3,6 Optimizar el uso de las Tecnologías de información B,5,3 Posicionar el departamento de Comunicación C,3,6 Difundir la importancia de la estructura organizacional y su buen funcionamiento D, 1,2,4 Incrementar los espacios de convivencia y capacitación basados en la filosofía lasallista E,6,7 Posicionar la existencia de un Plan de Desarrollo Institucional y la importancia de su implementación y seguimiento F, 1,5 Dar testimonio de la excelencia educativa con los colaboradores que son egresados de la Universidad La Salle Pachuca G,1,6 Posicionar la filosofía lasallista

G,1 ,4 Generar el comportamiento de fe, fraternidad y servicio de forma interna y externa a la Universidad B, 2,7 Impulsar campañas de comunicación, pertenencia e integración D 3,4 ,5,6 Incrementar los espacios de convivencia y capacitación basados en la filosofía lasallista

Debilidades A. Número de colaboradores B. Carencia de estrategias de comunicación establecidas C. Incongruencia de colaboradores con la filosofía lasallista D. Comunicación unidireccional E. Deserción laboral F. Servicio al cliente G. Rivalidad laboral H. 2 campus

A,3,6 Difundir cargos y principales funciones entre la comunidad lasallista D,6 Eliminar la comunicación unidireccional B,3 Mejorar la comunicación por medio de las TICS con las que cuenta la Universidad C,1,2,5 Posicionar la filosofía lasallista E,1,6,7 Impulsar el seguimiento de gestión de Capital Humano G,1,6 Posicionar la filosofía lasallista H,2,6 Fomentar el uso de las TICS para mejorar la comunicación entre campus F, 1,6 Generar atención al cliente basado en la filosofía lasallista

A,B,D,H,2,3,4 Optimizar el uso de los diferentes canales de comunicación C,F,G,6,4 Incrementar la difusión de la filosofía lasallista de forma interna y externa. E,7 Gestionar incentivos a los colaboradores

Una vez realizada la tabla de Matriz FODA con las variables correspondientes a cada factor, el siguiente paso es el análisis de las mismas y la preparación de las estrategias de acción

correspondiente a la realidad evidenciada.

Aquí presentamos las estrategias de cada cruce en la Matriz:

ESTRATEGIAS FO A,3,6 Optimizar el uso de las Tecnologías de información B,5,3 Posicionar el departamento de Comunicación D, 1,2,4 Incrementar los espacios de convivencia y capacitación basados en la filosofía lasallista E,6,7 Posicionar la existencia de un Plan de Desarrollo Institucional y la importancia de su implementación y seguimiento F, 1,5 Dar testimonio de la excelencia educativa con los colaboradores que son egresados de la Universidad La Salle Pachuca G,1,6 Posicionar la filosofía lasallista ESTRATEGIAS FA G,1 ,4 Generar el comportamiento de fe, fraternidad y servicio de forma interna y externa a la Universidad B, 2,7 Impulsar campañas de comunicación, pertenencia e integración D 3,4 ,5,6 Incrementar los espacios de convivencia y capacitación basados en la filosofía lasallista ESTRATEGIAS DO A,3,6 Difundir cargos y principales funciones entre la comunidad lasallista D,6 Eliminar la comunicación unidireccional B,3 Mejorar la comunicación por medio de las TICS con las que cuenta la Universidad C,1,2,5 Posicionar la filosofía lasallista E,1,6,7 Impulsar el seguimiento de gestión de Capital Humano G,1,6 Posicionar la filosofía lasallista H,2,6 Fomentar el uso de las TICS para mejorar la comunicación entre campus F, 1,6 Generar atención al cliente basado en la filosofía lasallista

ESTRATEGIAS DA A,B,D,H,2,3,4 Optimizar el uso de los diferentes canales de comunicación C,F,G,6,4 Incrementar la difusión de la filosofía lasallista de forma interna y externa. E,7 Gestionar incentivos a los colaboradores

TÁCTICAS

1. Uso de tecnologías de la información como herramienta para mejorar la comunicación. Uso constante de correo electrónico TODOS

Campaña de solicitud y uso de correo electrónico (redes sociales, pantallas, podcast, correo)

La información que se envíe vía correo electrónico deberá ser clasificada para que los remitentes sean solo los interesados

Envío mensual de promociones y descuentos vigentes para la comunidad ALUMNOS

La dirección que envía correos electrónicos a todos los alumnos deberá integrar los correos personales

Los docentes sólo recibirán trabajos vía correo electrónico de los correos institucionales

Los docentes enviarán materiales, temarios, planes de estudio, etc. al correo electrónico registrado en la dirección

Los horarios semestrales se enviarán vía correo electrónico

Base de datos dividida por niveles (bachillerato la luz y la concepción, licenciatura y posgrado) DOCENTES

Envío de recibo de nómina al correo registrado

Los docentes deberán utilizar el correo institucional para uso académico

Toda la comunicación de su escuela y/o facultad, así como institucional deberá ser vía correo electrónico

ADMINISTRATIVOS

Hacer cualquier solicitud vía correo electrónico

Siempre que se envíe cualquier tipo de información o solicitud a un colaborador directamente deberá marcarse copia al jefe inmediato, de no ser así el colaborador deberá hacerlo

Utilizar el correo electrónico como vía de comunicación formal

Gestionar reuniones y citas a través del administrador de Outlook

Utilizar firma (único formato) y foto de perfil de Outlook

Capital Humano deberá enviar vía correo electrónico altas y bajas de personal

Todas las escuelas y facultades deben contar son su base de datos (correo electrónico, celular y/o teléfono fijo) segmentada por licenciatura y por semestre

La Dirección de Relaciones Públicas y Comunicación ha generado el correo eventos@lasallep.edu.mx para la solicitud de materiales requeridos en diversos eventos

Se puede explotar el uso del correo electrónico para establecer contacto con los responsables de nuestros mismos puestos en otras sedes para poder compartir estrategias

Intranet ADMINISTRATIVOS

Revisar intranet para conocer todo su contenido

Los responsables deberán registrar todos los eventos en intranet (charlas, conferencias, ponencias, debates, ferias, expos, eventos culturales, homenajes, visitas o excursiones)

Consultar intranet una vez a la semana para estar actualizados en las actividades

Generar el acceso directo para intranet en todos los equipos de administrativos Redes sociales

Campaña semestral de seguimiento a redes sociales oficiales de la Institución (correo electrónico y pantallas)

Las escuelas o facultades deben motivar a sus alumnos y docentes a seguir las redes sociales para eliminar los perfiles no oficiales

Todas las áreas, escuelas o facultades deberán enviar la información que deseen publicar en redes sociales al Jefe de Redes Sociales y Medios o bien a través del correo eventos

A través de redes sociales se pueden generar eventos mismos que los colaboradores pueden compartir e invitar a sus contactos personales sin embargo en la página oficial

Los usuarios de las redes sociales en muchas ocasiones buscan información específica, el área responsable solicita datos de contacto que son reenviados al área de interés por lo que deben ser atendidos de forma oportuna para un resultado efectivo.

La publicidad pagada en redes sociales puede realizarse siempre y cuando sea desde el área de Redes Sociales

Los alumnos pueden compartir información siempre y cuando tengan previa autorización de sus escuelas o facultades, así como del área de Comunicación

Campaña de proyección de logros de alumnos, administrativos, egresados y docentes.

Pantallas Universitarias

Toda la comunidad lasallista puede solicitar difusión de información en las Pantallas Universitarias previa autorización del área de Comunicación

El fin de las pantallas universitarias no es recreativo sino informativo por lo que el volumen debe ser perceptible sin alterar actividades académicas

En las pantallas Universitarias del campus La Concepción se pueden enviar mensajes instantáneos a cada una de ellas, próximamente aplicará también para el campus La Luz

Las medidas para proyectar tanto imágenes como videos en pantallas son: 1920 x 1080 px y formato .mov o .mpj (video) .jpg (imágenes)

Skype Empresarial o Lync

Es una aplicación de mensajería instantánea que permite tener rápida respuesta de cualquier solicitud de información o requerimiento incluso cuando el usuario esté ocupado podrá responderlo cuando esté disponible

Es una opción para colaboradores que no cuenten con extensión telefónica o bien estén ocupando la línea, esto para mensajes urgentes

Se pueden enviar archivos, compartir escritorio, realizar video llamadas y entablar conversaciones entre varios colaboradores

Gaceta Universitaria

Todos los usuarios pueden compartir información para la Gaceta Universitaria respondiendo a la solicitud de la información o bien haciendo llegar la nota al correo eventos@lasallep.edu.mx

Es un medio que se comparte vía correo electrónico, a todos los alumnos, todos los usuarios y todos los docentes, así como a través de redes sociales cada quincena y en vacaciones de verano o diciembre de forma mensual

Podcast Somos La Salle

El podcast (audio) se transmite cada 15 días cuenta con tres secciones informativa (temas de diversa índole), promoción (oferta educativa) y noticias para promover la cultura y difundir información

Todos los usuarios pueden compartir la información a publicar en la sección de noticias enviando correo electrónico a medios@lasallep.edu.mx

Pueden participar en su grabación docentes, alumnos, administrativos y egresados de igual forma enviando un correo a medios@lasallep.edu.mx o acudiendo a la Coordinación de Comunicación y producción audiovisual

Portal Somos La Salle WIFI

Se cuenta con un banner electrónico que es visualizado cada que un usuario inicia sesión en la red Somos La Salle WIFI por lo que tantas veces se conecte en un día volverá a encontrarse con el mismo

Es un medio de comunicación al cual pueden acceder las diferentes áreas de la Institución, solicitando el diseño y espacio para el mismo en la Coordinación de Comunicación y Producción Audiovisual

Teléfono

Medio de comunicación inmediata

Se pueden establecer llamadas con dos o más personas al mismo tiempo

Se observa el historial de llamadas

Se cuenta con un directorio corporativo y se puede grabar un directorio personal

Se cuenta con un buzón de voz para ello se solicita la clave en el Centro de Atención a Usuarios

Se puede personalizar el mensaje de contestación

2. Posicionamiento del Departamento de Comunicación Líderes de comunicación

La Coordinación de Comunicación y Producción Audiovisual nombrará un líder de comunicación por coordinación o dirección así como por campus para compartir toda la información con dicha área con el objetivo de atender todas las solicitudes de difusión de información y eliminar los rezagos de la misma.

Matriz de difusión de Información

Compartir y aplicar la Matriz de difusión de información para un efectivo resultado. Correo de eventos

Trabajar bajo la estructura de un correo de eventos vinculado a todas las áreas de la Dirección de Comunicación y Producción Audiovisual para atender diversas solicitudes (anexo).

Campaña de posicionamiento de la Coordinación de Comunicación y Producción Audiovisual

Envío de correo electrónico para presentar y describir actividades de los integrantes del área, vía correo electrónico (todos los alumnos, todos lo usuarios, todos los docentes) y vía pantallas universitarias.

3. Difusión de la estructura organizacional Organigramas

Colocar organigramas en acrílico con foto en cada oficina para conocer las estructuras, con la ventaja de cambiar la impresión cada que haya alguna baja

Las líneas marcadas en los organigramas son las rutas de la comunicación bidireccional por lo que el flujo de la información será de manera ascendente y descendente con el puesto inmediato, contando con una retroalimentación o confirmación de recepción de la misma, a su vez si existe un nivel superior o inferior, el mensaje deberá llegar a todos los integrantes del área.

Cada coordinador o director deberá presentar de manera semestral a los colaboradores de su área con nombre puesto y foto vía correo electrónico

Además del correo electrónico de Capital Humano siempre que haya un nuevo colaborador en el área, el coordinador o director deberá presentarlo de manera personal a todas las áreas de ambos campus

En caso de los docentes de Bachillerato, cada Coordinador de año deberá presentar su plantilla vía correo electrónico (nombre, materia (s) y foto) a todos los usuarios y todos los docentes, de manera semestral

En el caso de los docentes de licenciatura cada jefe de carrera o secretario académico, si la licenciatura no cuenta con un jefe de carrera, deberá presentar su plantilla vía correo electrónico (nombre, materia (s) y foto) de manera semestral, a todos los usuarios y todos los docentes.

En el caso de posgrado los Directores de Facultades deberán presentar vía correo electrónico (nombre, materia (s) y foto) de manera semestral, a todos los usuarios y todos los docentes.

4. Compartir y contagiar el carisma lasallista, convirtiendo a cada colaborador en embajador de la marca La Salle Pachuca Cursos y Capacitaciones

Establecer contacto por lo menos una vez al año con pares en las diferentes sedes del Sistema SEULSA, no es necesario que sea de forma presencial, sin embargo, esto fortalece los hábitos de trabajo y retroalimenta la forma de laborar.

Informar la fecha de la Jornada de Reflexión, en las Reuniones Iniciales del Claustro Docente para incentivar a que asistan a dicha Jornada o en su defecto con un mes de anticipación.

Los Directores y Coordinadores deben incentivar a su personal para que asistan a las Jornadas, siendo ellos los principales asistentes a la Jornada de inicio a fin. Así como el curso Decir La Salle Hoy la Jornada de Reflexión deberá ser obligatoria para los nuevos integrantes de la Institución .

Integrar el Himno Lasallista en el curso Decir La Salle Hoy. Generar con la Dirección de Formación y Bienestar Universitario una Jornada Familiar, con juegos y rallys .

Los Directores deben motivar a sus docentes para asistir a la celebración del día del maestro

Reconocer a los mejores miembros de cada Escuela o Facultad, incluyendo a Educación Continua y la Dirección de Formación y Bienestar Universitario (el colaborador del mes).

Establecer como regla que todo colaborador de la Institución debe tomar por lo menos un curso de capacitación (cursos inter semestrales) de manera anual.

Estructurar un curso de Servicio al Cliente basado en la filosofía lasallista, de la mano de la Dirección de Vinculación y la Dirección de Formación y Bienestar Universitario. Formulándose de manera obligatoria como parte de la capacitación para Docentes y colaboradores de la Universidad

5. Plan de Desarrollo Institucional PDI

Unificar los formatos de informes mensuales con el informe final, estructurado con base en el PDI 2016-2018

El PDI es la línea de acción de todas las áreas de la Universidad La Salle Pachuca como tal debe visualizarse.

Todos los colaboradores recibirán de sus jefes inmediatos los objetivos de los cuales estén a cargo, así como debe ser informado un nuevo miembro de ello al capacitarse en su puesto.

6. Compartir testimonios Testimoniales

Grabación de testimoniales que serán presentados en Jornadas de Reflexión, Redes Sociales y ferias de promoción

7. Posicionar la filosofìa Lasallista con la comunidad estudiantil Carta motivacional

Envío de carta de parte de la Rectora a los alumnos próximos a ingresar y a egresar con un mensaje motivacional sobre la nueva etapa que están a punto de empezar. Se genera expectativa, emoción por formar parte de esta institución y se aprovecha el espacio para recordarles que son parte de una comunidad a la que van a pertenecer siempre. La carta se entrega de manera física y tendrá un diseño creativo.

Difusión

Dar a conocer las actividades que se realizan en la Universidad y que están directamente relacionadas con la filosofía de San Juan Bautista De La Salle, como son: Misiones, Escuelita de la Fe, Cursos Sabatinos, Pastoral Preuniversitaria y Universitaria.

Crear una campaña creativa que fomente la participación activa de más alumnos y colaboradores.

Realizar un video con testimoniales para que la gente conozco la experiencia de los que ya se encuentran en algún problema de este tipo. Bienvenida

La Dirección de Relaciones Públicas y Comunicación organizará anualmente un evento de bienvenida para todos los alumnos, en el cual se programarán actividades para lograr la convivencia entre la comunidad, así como, lanzar mensajes motivacionales que los lleven a sentirse identificados.

La Coordinación de Comunicación y Producción Audiovisual se encargará de dar difusión de dicho evento, además de compartir en medios externos esta experiencia.

Se propone convocar a alumnos becarios de semestres más avanzados y a Falko (mascota oficial de la Universidad La Salle Pachuca), para que sean los encargados de recibir a los alumnos de nuevo ingreso y acompañarlos para que encuentren su salón. Dichos alumnos de apoyo, vestirán una playera con un mensaje de bienvenida. Esto ayudará a que los nuevos integrantes de la comunidad, los identifiquen y puedan acercarse a preguntar cualquier duda que tengan. Es bien sabido que cuando alguien es nuevo en un lugar, puede sentirse ajeno y le da miedo equivocase, la idea es que esto les inspire confianza y se sientan cómodos.

Himno Lasallista

La Dirección de Formación y Bienestar Universitario, a través de las Materias de Humanidades, deberá contemplar compartir con los alumnos de nuevo ingreso, compartir el Himno Lallista, animarlos a aprenderlo y cantarlo.

8. Evaluación y mejora continua Buzón de sugerencias

Se instalará un buzón de sugerencias en cada campus, donde cualquier alumno, docente, colaborador, padre de familia e incluso público en general, puede dejar algún comentario, queja o sugerencia.

La Dirección de Relaciones Publicas y Comunicación dará seguimiento a cualquier comentario positivo o negativo que surja de la misma dinámica, contactando al área responsable.

9. Campañas de Comunicación Interna y Externa Campaña

Lanzar mensajes a través de medios internos y externos con las premisas: “Ser lasallista es…” “La Salle Pachuca no es lo mismo sin…” “Fraternidad es…” “Servicio es…” Estos mensajes pueden ser empleados para difundir eventos, celebrar y conmemorar fechas importantes e invitaciones. Se podrán segmentar para enviarlos por correo electrónico a colaboradores, alumnos y docentes.

Letrero

Se colocará un letrero en la entrada de ambos Campi con la leyenda “Aquí comienza el camino para ser un Profesional Con Valor”. La comunidad estudiantil, debe enterarse, desde que entra a cualquier Campi, que pertenecer a La Universidad La Salle Pachuca es toda una experiencia.

Jingle

Es un tema musical cantado que se utiliza con fines publicitarios, consiguiendo que las personas recuerden fácilmente una marca.

Se plantea la creación de un JINGLE exclusivo para la Universidad La Salle Pachuca, el cual dará identidad musical o sonora a la instituciòn y que servirá como estrategia de comunicación a que sea facilmente identificada.

10. Difusión de cargos y actividades, logrando una sana convivencia laboral. Entrevistas

Cada colaborador tiene la tarea de entrevistar a otro colaborador con el que no tenga contacto directo y que pertenezca a un campus distinto, dicha actividad le permitirá conocer a todo el personal que pertenece a esta institución, además de invitarlos a convivir. La entrevista no sólo toca temas laborales, también personales y familiares. La dinámica se hace a través de una cadena, en la que cada eslabón representa a una persona.

La Coordinación de Comunicación y producción Audiovisual se encargará de llevar la relación de colaboradores y compartirá esta información a través de la Gaceta Universitaria.

Cumpleaños

Gracias a la iniciativa de la Facultad de Derecho, se propone que cada Escuela o Facultad, contemple cada mes, colocar una lista afuera de la dirección, con los cumpleaños de todos los alumnos, docentes o colaboradores que pertenecen a las mimas. Esto con la finalidad de que entre toda la comunidad nos integremos y celebremos con un abrazo o una felicitación, a quien cumple un año más de vida.

11. Eliminar comunicación unidireccional Juntas

Cada área de la Universidad tendrá que realizar una junta semanal para reforzar todos los avisos enviados a través del correo electrónico.

Los Directores o Coordinadores de cada área, tendrán que compartir la retroalimentación que se obtenga de dichas juntas con su jefe inmediato, logrando que la comunicación fluya en ambos sentidos.

12. Premios Lasallistas Premiación

Entrega de premios “San Juan”, diseñado para reconocer la labor de todos los colaboradores que viven intensamente la filosofía de esta institución. El premio a los colaboradores será entregado en la Ceremonia de Antigüedad y Servicio. El premio a los alumnos será entregado en la Noche de Talentos. Se creará un comité que se dedique a evaluar y proponer las categorías, los nominados, así como, elegir a un ganador.

13. Optimizar el uso de los diferentes canales de comunicación Colaboradores sin equipo de cómputo fijo

Los jefes directos deben imprimir todas las comunicaciones que deban conocer los colaboradores sin equipo de cómputo permanente

Procesos para implementar el Plan de Comunicación Integral

ANEXO Líderes de Comunicación: Escuela de Arquitectura, Diseño y Comunicación

- Sergio Vega Escuela de Ingeniería

- Lirio Melgarejo - José Luis Morales

Facultad de Derecho - Susana Rojo

Facultad de Ciencias Administrativas - Oscar Lara Ramos

Faculta de Ciencias Humanas - Claudia de la Rosa

Formación y Bienestar Universitario - Jorge Heredia (Humanidades) - Javier Cuellar (Deportes) - Marco Vargas (Pastoral) - Luz Ma. Hidalgo (DET) - Claudia Juárez (Psicopedagógico)

Bachillerato - Mónica Mercedes Melo - Magdalena Hernández Hernández

Vinculación - Laura Martínez

Educación a Distancia - Raquel Eguillor Arias

Relaciones Públicas y Comunicación - Guillermina Ramírez - Luz Palomares

Planeación y Gestión Estratégica - Tannia Barrón Hernández

Gestión Administrativa - Maricela Anaya - Don Mario - Don Froilán

Servicios Escolares - Dulce López - José Reyes

Investigación - Claudia Gasca

Servicios Estudiantiles - Amisadai Martínez

Planeación Curricular - Alma Rosales

Área Común - Alberto Santillán

Vicerrectoría - Miguel Antón

Rectoría - Silvia Macías

*Escuelas o Facultades, incluye posgrado

¿Qué se va a plantear a partir de esto? 1.- Cronograma con actividades y tiempos. 2.- Agendar la Jornada de Reflexión para presentar este proyecto. 3.- Establecer una reunión con líderes de comunicación. Crear un diagrama de flujo para que se pueda trabajar. 4.- Compartir esta información para que sea contemplada en el presupuesto del próximo año. 5.- Culminar este plan de comunicación integral.