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PORTADA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A.
TEMA:
“EVALUACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL Y MANEJO DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN DEL “INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO”
DE LA CIUDAD DE QUITO, PARA DETERMINAR SU INCIDENCIA EN
LA GESTIÓN REALIZADA EN EL PERÍODO 2013”.
AUTOR:
Elvis Ismael Viñán Almache
TUTOR:
MsC. Víctor Vásconez
RIOBAMBA – ECUADOR
2014 - 2015
v
DEDICATORIA
Quiero dedicar este trabajo a Dios, por haberme regalado el
don de la vida, por ser mi fortaleza en mis momentos de
debilidad y por brindarme una vida llena de mucho aprendizaje,
experiencia, felicidad y permitirme el haber llegado hasta este
momento tan importante de mi formación profesional.
Gracias Dios por estar alado mío en cada paso que doy
cuidándome y dándome mucha fortaleza para seguir en pie y
lograr realizar mi sueño como profesional, un sueño que creí
distante y ahora en día lo estoy logrando
A mi madre Luz María Viñán Almache por ser pilar
fundamental en mi vida con su constante sacrificio y ayuda
incondicional me han llevado a ser mejor persona cumpliendo
un objetivo más en mi vida, a mis hermanos quienes me han
apoyado desinteresadamente en los momentos difíciles.
Elvis Ismael Viñán Almache
vi
AGRADECIMIENTO
Al finalizar un trabajo tan arduo como lo es el desarrollo de
una tesis, agradezco al Instituto Espacial Ecuatoriano,
personas tan gratas que han facilitado las cosas para que esta
investigación llegue a su final, por ello es para mí un
verdadero placer utilizar este espacio para agradecer la ayuda
brindada incondicionalmente.
Un agradecimiento al MsC. Víctor Vásconez por brindarme su
ayuda desinteresada en el desarrollo de la presente
investigación que lo realicé bajo su dirección. Le agradezco
también el haberme facilitado los medios suficientes para
llevar a cabo con todas las actividades propuestas durante el
desarrollo de la tesis.
A la universidad Nacional de Chimborazo, Facultad de
Ciencias Políticas y Administrativas, Carrera de Contabilidad y
Auditoría por abrirme las puertas y convertirme en un gran
profesional y a todas a aquellas personas que de una u otra
manera me han apoyado en mi formación profesional.
Al Licenciado Raúl Nolivos por brindarme un apoyo
incondicional y oportuno en todo momento para la culminación
de esta investigación.
Elvis Ismael Viñán Almache
vii
ÍNDICE GENERAL
PORTADA................................................................................................... i
INFORME DEL TUTOR .............................................................................. ii
CALIFICACIÓN DEL TRABAJO ESCRITO DE GRADO ........................... iii
DERECHOS DE AUTORÍA ........................................................................ iv
DEDICATORIA .......................................................................................... v
AGRADECIMIENTO .................................................................................. vi
ÍNDICE GENERAL .................................................................................... vii
ÍNDICE DE CUADROS ............................................................................. xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS ........................................................................... xiii
RESUMEN ............................................................................................... xiv
SUMMARY............................................................................................... xvi
INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 1
CAPÍTULO I ............................................................................................... 3
1.- MARCO REFERENCIAL ..................................................................... 3
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................. 3
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. .................................................... 4
1.3 OBJETIVOS ......................................................................................... 5
1.3.1 OBJETIVO GENERAL ...................................................................... 5
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................. 5
1.4 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ..................................................... 5
CAPÍTULO II .............................................................................................. 7
2.- MARCO TEÓRICO .............................................................................. 7
2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .......................................................... 7
UNIDAD I ................................................................................................... 9
GENERALIDADES DEL INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO ........... 9
2.1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS ..................................................... 9
2.1.2 BASE LEGAL ................................................................................. 10
2.1.3 OBJETIVOS ................................................................................... 10
2.1.4 MISIÓN .......................................................................................... 11
2.1.5 VISIÓN ........................................................................................... 11
viii
2.1.6 ROL ............................................................................................... 12
2.1.7 ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL ................................. 13
2.1.7.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL INSTITUTO
ESPACIAL ECUATORIANO. ................................................................... 14
UNIDAD II ................................................................................................ 27
2.2.1 BIENES DE LARGA DURACIÓN ................................................... 27
2.2.2 CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES ............................................... 28
2.2.3 FUNDAMENTOS BÁSICOS .......................................................... 28
2.2.4 CODIFICACIÓN ............................................................................. 28
2.2.5 CATALOGO DE CUENTAS ........................................................... 30
2.2.5.1 LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN O ACTIVOS FIJOS SE
CLASIFICAN DE LA SIGUIENTE FORMA: ............................................. 31
2.2.6 BIENES QUE NO AFECTAN A LA SITUACIÓN FINANCIERA ..... 36
2.2.7 COMODATO O PRESTAMO DE USO .......................................... 38
2.2.8 ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO ... 38
2.2.9 OBJETIVOS ................................................................................... 41
2.2.10 MARCO LEGAL ........................................................................... 41
2.2.10.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR. .......... 42
2.2.10.2 LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE
ESTADO .................................................................................................. 42
2.2.10.3 REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA MANEJO Y
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO ..................... 43
2.2.10.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO ......................................... 43
2.2.11 GESTIÓN Y CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN .... 44
2.2.12 INGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN ....................... 45
2.2.13 CONTABILIZACIÓN..................................................................... 47
2.2.14 DEPRECIACIÓN .......................................................................... 50
2.2.15 VIDA ÚTIL ..................................................................................... 51
2.2.16 EGRESO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN .......................... 53
2.2.17 ENAJENACIÓN MEDIANTE REMATE. ....................................... 54
2.2.18 DEL REMATE DE BIENES MUEBLES AL MARTILLO. ............... 56
2.2.19 TRASFERENCIAS GRATUITAS. ................................................ 58
2.2.20 BAJAS DE ACTIVOS FIJOS ........................................................ 59
ix
2.2.21 RESPONSABILIDADES CUSTODIOS ........................................ 60
2.2.22 BIENES SUJETOS A CONTROL ................................................ 61
2.2.23 CONSTATACIÓN FÍSICA ............................................................ 61
UNIDAD III ............................................................................................... 63
2.3.1 CONTROL INTERNO .................................................................... 63
2.3.2 CONCEPTO. .................................................................................. 63
2.3.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ....................................... 64
2.3.4 RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO .............................. 65
2.3.5 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL ................................................. 66
2.3.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ..................................... 67
2.3.7 AMBIENTE INTERNO DE CONTROL ........................................... 68
2.3.8 CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS ................................................ 69
2.3.9 IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ................................................... 69
2.3.10 EVALUACIÓN DE RIESGOS ...................................................... 70
2.3.11 RESPUESTA A LOS RIESGOS .................................................. 71
2.3.12 ACTIVIDADES DE CONTROL ..................................................... 71
2.3.13 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ........................................... 71
2.3.14 ACTIVIDADES DE MONITOREO O SUPERVISIÓN ................... 72
2.3.15 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO .................................... 73
2.3.16 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ......... 74
2.3.16.1 CUESTIONARIOS. ................................................................... 74
2.3.16.2 FLUJOGRAMAS ....................................................................... 75
2.3.16.3 DESCRIPTIVO O NARRATIVO ................................................ 78
UNIDAD IV ............................................................................................... 80
2.4.1 GESTIÓN ....................................................................................... 80
2.4.2 CONCEPTO ................................................................................... 80
2.4.3 CONTROL DE GESTIÓN. ............................................................. 80
2.4.4 PROPÓSITO DEL CONTROL DE GESTIÓN. ............................... 80
2.4.5 ÁMBITO Y OBJETIVO GENERAL DE LA GESTIÓN PÚBLICA. ... 81
2.4.6 INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL DE GESTIÓN. ................ 82
2.4.7 ELEMENTOS DE GESTIÓN .......................................................... 83
2.4.8 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ................................................. 84
x
2.5 SISTEMA DE HIPÓTESIS ................................................................ 86
2.6 VARIABLES ...................................................................................... 86
2.6.1 VARIABLE INDEPENDIENTE ....................................................... 86
2.6.2 VARIABLE DEPENDIENTE ........................................................... 86
2.7 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES ............................... 87
CAPÍTULO III ........................................................................................... 89
3.- MARCO METODOLÓGICO ................................................................ 89
3.1 MÉTODO CIENTÍFICO ...................................................................... 89
3.1.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN ......................................................... 89
3.1.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .................................................. 90
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ............................................................... 90
3.2.1 POBLACIÓN .................................................................................. 90
3.2.2 MUESTRA ...................................................................................... 91
3.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE
DATOS .................................................................................................... 91
3.3.1 TÉCNICAS ...................................................................................... 91
3.3.2 INSTRUMENTOS ........................................................................... 91
3.4 TÉCNICAS DE PROCEDIMIENTO, ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE
RESULTADOS. ........................................................................................ 92
3.5 EVALUACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL DE BIENES DE
LARGA DURACIÓN ................................................................................. 92
3.6 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS
APLICADOS AL PERSONAL DEL INSTITUTO ESPACIAL
ECUATORIANO ....................................................................................... 94
3.7 RESULTADO DEL CUESTIONARIO APLICADO AL PERSONAL
INVOLUCRADO DEL INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO. ............ 97
CAPÍTULO IV ......................................................................................... 109
4.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................... 109
CAPITULO V.......................................................................................... 114
5.- PROPUESTA ................................................................................... 114
5.1. LUGAR DONDE SE APLICARÁ LA PROPUESTA ........................ 115
5.2. PRESENTACIÓN. .......................................................................... 115
5.3. INTRODUCCIÓN ........................................................................... 115
xi
5.4. ALCANCE ...................................................................................... 116
5.5. JUSTIFICACIÓN. ........................................................................... 116
5.6. OBJETIVOS ................................................................................... 117
5.6.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................. 117
5.6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................... 117
5.7. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINACIERO. .......................................................................................... 117
5.8. PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESOS DE BIENES ................. 118
5.9. DIAGRAMA DE PROCESOS PARA EL INGRESOS DE BIENES DE
LARGA DURACIÓN. .............................................................................. 120
5.10. PROCEDIMIENTO PARA LA ENAJENACIÓN MEDIANTE
REMANTE ............................................................................................. 121
5.11. DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ENAJENACIÓN
MEDIANTE REMATE ............................................................................ 122
5.12. PROCEDIMIENTO PARA ELREMATE DE BIENES MUEBLES AL
MARTILLO ............................................................................................. 123
5.13. DIAGRAMA DE PROCESOS PARA EL REMATE DE BIENES
MUEBLES AL MARTILLO. .................................................................... 125
5.14. PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS GRATUITAS
............................................................................................................... 126
5.15. DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LAS TRANSFERENCIAS
GRATUITAS .......................................................................................... 127
BIBLIOGRAFÍA. ..................................................................................... 128
WEBGRAFÍA ......................................................................................... 129
ANEXO 1 ................................................................................................. xix
xii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1 Variable Independiente ............................................................ 87
Cuadro 2 Variable Dependiente ............................................................... 88
Cuadro 3 Población y Muestra ................................................................. 90
Cuadro 4 Procesos Internos .................................................................... 97
Cuadro 5 Plan Anual de Adquisición ........................................................ 98
Cuadro 6 Verificación en Bodega ............................................................ 99
Cuadro 7 Disponibilidad Presupuestaria ................................................ 100
Cuadro 8 Sistema de Registro Contable ................................................ 101
Cuadro 9 Verificación de los Bienes ...................................................... 102
Cuadro 10 Contratación de Póliza de Seguridad ................................... 103
Cuadro 11 Manual de Procedimientos ................................................... 104
Cuadro 12 Constancia Escrita de su Recepción .................................... 105
Cuadro 13 Bienes Reportados en Forma Oportuna ............................... 106
Cuadro 14 Manual de Control Interno .................................................... 107
Cuadro 15 Constataciones Físicas ........................................................ 108
xiii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 Estructura Orgánica y Funcional del IEE .................................. 13
Gráfico 2 Procesos Internos..................................................................... 97
Gráfico 3 Plan Anual de Adquisición ........................................................ 98
Gráfico 4 Verificación en Bodega ............................................................. 99
Gráfico 5 Disponibilidad Presupuestaria ................................................ 100
Gráfico 6 Sistema de Registro Contable ................................................ 101
Gráfico 7 Verificación de los Bienes ...................................................... 102
Gráfico 8 Contratación de Póliza de Seguridad ..................................... 103
Gráfico 9 Manual de Procedimientos ..................................................... 104
Gráfico 10 Constancia Escrita de su Recepción .................................... 105
Gráfico 11 Bienes Reportados en Forma Oportuna ............................... 106
Gráfico 12 Manual de Control Interno .................................................... 107
Gráfico 13 Constataciones Físicas ........................................................ 108
xiv
RESUMEN
El presente trabajo investigativo consiste en una “Evaluación del Proceso
de Control y Manejo de Bienes de Larga Duración del “Instituto Espacial
Ecuatoriano” de la ciudad de Quito, para determinar su incidencia en la
gestión realizada en el período 2013”. Para contribuir en la solución con el
propósito de ayudar a desarrollar adecuadamente sus operaciones tanto
administrativas como operativas y determinar posibles errores o
irregularidades dando posibles soluciones, proporcionando información
relevante que permita la toma de decisiones de la Dirección Ejecutiva y
Unidad de Talento Humano.
El control de los bienes de larga duración incide en los procesos de
adquisición de nuevos activos fijos para el Instituto, la investigación
permitirá ayudar a la compra, salvaguardar, control, uso y mantenimiento
de los bienes lo cual es primordial ya que constituye parte importante del
Patrimonio Institucional. De esta manera el Instituto Espacial Ecuatoriano
podrá facilitar el cumplimiento de los objetivos planteados, los mismos
que al cumplirlos son un beneficio para los servidores públicos, y la
Dirección Ejecutiva del Instituto, permitiendo una correcta administración
de los mismos y de los recursos fiscales.
El presente trabajo investigativo está diseñado de la siguiente manera:
CAPÍTULO I: Marco Referencial; hace mención a los problemas que
existe en la Institución para esto determinaremos el planteamiento del
problema, formulación del problema, justificación e importancia.
CAPÍTULO II: Marco Teórico; Esta conformado por cuatro unidades que
describe el conocimiento de los Aspectos Generales del Instituto.
xv
Unidad I: Se da a conocer las generalidades de la Institución como sus
antecedentes históricos, la base legal, su misión, visión el rol que
desempeña y su estructura orgánica.
Unidad II: Se da a conocer aspectos conceptuales como concepto y
clasificación de bienes de larga duración, la contabilización y
depreciación.
Unidad III: Se da a conocer aspectos conceptuales del Control Interno así
como su importancia y objetivos del mismo.
Unidad IV: Se da a conocer la importancia de una adecuada gestión
para el cumplimiento de objetivos.
CAPITULO III: Marco Metodológico; Detalla el método, tipo y diseño de la
investigación, su población, por lo tanto las técnicas e instrumentos para
la recopilación de datos como es la observación y encuestas para su
procesamiento y discusión de resultados con el objeto de obtener
resultados fundamentados, para dar cumplimiento con el desarrollo de la
investigación.
CAPÍTULO IV: Se da a conocer el resultado del proceso administrativo a
través de las conclusiones y recomendaciones que fueron formuladas en
base a la evaluación que se efectuó al componente de bienes de larga
duración.
CAPÍTULO V: Propuesta, dentro del trabajo investigativo se propone el
diseño de un Instructivo de Procedimientos para: Ingresos, Bajas,
Donaciones de Bienes de Larga Duración, orientada a mejorar los
procedimientos de adquisición de activos.
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
CENTRO DE IDIOMAS
xvi
SUMMARY
This research is about a "Control Process Evaluation and Management of
long-term assets" SPACE INSTITUTE OF ECUADOR "of Quito city, to
determine its impact in the management performed during the period
2013." To contribute to the solution in order to help properly develop its
operations both, administrative and operational and identify possible errors
or irregularities giving possible solutions, providing relevant information to
decision-making Executive Management and Unit Human Resource.
The control of durable goods influences the processes of acquisition of
new fixed assets for the Institute, this research will assist in the purchase,
preservation, control, use and maintenance of the property which is
essential since it constitutes an important part of Institutional equity. Thus
the Ecuadorian Space Institute may facilitate compliance with the
objectives, the same are to fulfill a benefit for public servants, and the
Executive Director of the Institute, allowing a proper administration of
themselves and fiscal resources.
This research work is designed as follows:
CHAPTER I: Reference Framework; it mentions the problems that exist in
this institution to determine the problem statement, problem formulation,
justification and importance.
CHAPTER II: Theoretical Framework; it consists of four units that describe
the knowledge of the General Aspects of the Institute.
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
CENTRO DE IDIOMAS
xvii
1
INTRODUCCIÓN
El Instituto Espacial Ecuatoriano, entidad de derecho público asume el
compromiso de cumplir un conjunto de lineamientos orientadas a lograr el
fortalecimiento institucional, para garantizar la aplicación de políticas
públicas en el marco de un gobierno eficiente y eficaz. Coordinar sus
acciones; representar sus intereses comunes y promover la capacitación
del talento humano, comprometido con el progreso sustentable y la
optimización de la inversión pública para la ejecución de proyectos
encaminados al desarrollo sustentable, seguridad y defensa del Estado y
de nuestro planeta.
Frente a las nuevas realidades que se viven en el Ecuador, he redefinido
nuestro modelo conceptual y de gestión para acompañar al ejercicio de
políticas efectivas que atiendan las expectativas del Estado y alcancen las
condiciones del buen vivir.
La administración pública se consagra como un servicio a la colectividad,
es decir un privilegio de servicio al Estado, como un deber regido por la
aplicación de principios administrativos básicos de eficacia, eficiencia,
calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación,
participación, planificación y transparencia.
La Planificación en el Sector Público, además de ser un factor de
administración saludable, se encuentra enmarcada en varias normas
jurídicas que envuelven este tema, a la Constitución de la República del
Ecuador, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE),
Reglamento Sustitutivo para Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público, Normas de Control Interno para las Entidades y
Organismos del Sector Público y de las personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos, entre otras.
2
Los activos de una institución pública, en gran parte están representados
por los bienes públicos, como son las existencias, activos fijos, estos son
usados, custodiados o mantenidos dentro de un control contable y
administrativo. El valor de los bienes pueden cubrir un porcentaje muy
significativo dentro de los activos, lo que demanda que su control sea
asumido con mucha responsabilidad por todos los miembros de una
organización; esto es, desde la máxima autoridad principalmente, hasta el
último de los servidores.
El manejo administrativo de los bienes de larga duración en el Instituto
Espacial Ecuatoriano, no se encuentra vinculado entre el área de
Contabilidad y Unidad de Activos Fijos, lo cual dificulta el cuadre de
cuentas entre las dos dependencias, hecho que en el futuro podría alterar
la información financiera de la institución sino se cuenta con un Sistema
de Control de Bienes de Larga Duración eficiente y predeterminado.
El propósito del presente trabajo investigativo es ayudar a desarrollar
adecuadamente sus operaciones tanto administrativas como operativas
para optimizar su utilización, en el que se transmita la información
referente al funcionamiento de los activos fijos en la unidad administrativa
del IEE y que además facilite el trabajo de los servidores públicos para
lograr cumplir con los objetivos y desarrollo de sus funciones, como son la
participación, el apoyo y el control dentro de la Institución.
Esta evaluación al proceso de control y manejo de bienes de larga
duración al Instituto permitió establecer los mecanismos y políticas
necesarios de registro y control de los activos fijos a través de la
identificación de las responsabilidades operativas para la ejecución,
control y evaluación de las actividades inherentes al manejo de los
bienes.
3
CAPÍTULO I
1.- MARCO REFERENCIAL
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Con Decreto Ejecutivo No. 1246 del 19 de Julio del 2012, publicado en el
Registro Oficial No. 759 del 02 de agosto de 2012, se crea el Instituto
Espacial Ecuatoriano, como entidad de derecho público, con
responsabilidad jurídica y patrimonio propio, dotado de autonomía
presupuestaria, financiera, económica administrativa y de gestión,
adscrito al Ministerio de Defensa Nacional, con dominio principal en el
Distrito Metropolitano de Quito, Provincia de Pichincha. En el artículo 2 del
Decreto Ejecutivo 1246, determina que: “El Instituto estará adscrito al
Ministerio de Defensa Nacional quién ejercerá su rectoría en cuanto a las
políticas que regirán a su accionar, seguimiento y evaluación de su
gestión en el marco Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.
El Patrimonio inicial del Instituto Espacial Ecuatoriano comprende: los
bienes muebles e inmuebles, servicios autorizados; y, demás activos que
estén en dominio del Centro de Levantamientos Integrados de Recursos
Naturales por Sensores Remotos (CLIRSEN), además los trabajos,
proyectos e investigaciones relacionados con el ámbito espacial que se
han desarrollado bajo la jurisdicción de las Fuerzas Armadas, que será
parte del Instituto Espacial Ecuatoriano, los recursos que el Ministerio de
Finanzas transfiera al presupuesto de dicho instituto, con cargo a las
asignaciones para que el efecto se hayan aprobado en el Presupuesto
General del Estado.
El Instituto Espacial Ecuatoriano centra sus actividades en cuatro áreas
principales como lo es: Observación Espacial, La Astronáutica, Clima
Espacial y Desarrollo y Aplicación de Tecnologías Espaciales con el
4
propósito de dar beneficio al desarrollo sustentable, seguridad y defensa
del Estado y de nuestro planeta.
Según Información de Funcionarios del Departamento Financiero y
Contabilidad del Instituto Espacial Ecuatoriano, existe un sistema
denominado Sistema Administrativo Financiero que permite realizar el
control de los bienes de larga duración únicamente de los proyectos que
ejecuta el Instituto con la partida 71 por consiguiente este sistema no se
encuentra vinculado al área de Contabilidad y de Servicios Institucionales,
por el cual al momento de adquirir bienes para la institución no existe un
adecuada coordinación entre estas dependencias pudiendo así adquirir
bienes ya existentes.
Actualmente el Instituto continúa llevando un control de bienes de los
proyectos a través del Sistema Administrativo Financiero, y el control de
Bienes del Instituto se lo realiza a través de un archivo Microsoft Excel. La
Institución al ser de derecho público, trabaja con el sistema eSIGEF, el
cual en forma general permite un control de ingreso y egreso de los
bienes depreciables y no depreciables, con el objeto de optimizar los
recursos de manera eficiente y efectiva en la ejecución del Plan Anual de
Política Pública (PAPP). Por lo tanto se ha visto la necesidad de efectuar
una evaluación del proceso de control y manejo de bienes de larga
duración para determinar su incidencia en la gestión realizada en el
periodo 2013, tanto a las funciones administrativas y operativas.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
¿Cómo la Evaluación del proceso de control y manejo de bienes de larga
duración del “INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO” de la ciudad de
Quito, incidirá en la gestión realizada en el período 2013?
5
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Levantar información para la evaluación del proceso de control y manejo
de bienes de larga duración del “INSTITUTO ESPACIAL
ECUATORIANO” de la ciudad de Quito, para determinar su incidencia en
el período de gestión realizada en el período 2013.
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Verificar la aplicación por parte del Instituto la normativa vigente
para el buen uso de los bienes de larga duración.
Determinar las causas y efectos que dificulte el adecuado proceso
de control y manejo de bienes de larga duración.
Elaborar una propuesta de un Instructivo de Procedimientos para:
Ingresos, Bajas, Donaciones de Bienes de Larga Duración para el
Instituto Espacial Ecuatoriano.
1.4 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
El Instituto continuamente necesita de herramientas que le permitan
evaluar el adecuado proceso de control de todos los bienes depreciables
que tiene a bien de su custodia, durante el proceso investigativo del
mismo se tomará en consideración leyes, normas, reglamentos vigentes y
respectivamente libros que nos permita guiarnos con el objeto de obtener
un adecuado manejo de los bienes de larga duración,
Una correcta gestión de Bienes de Larga Duración puede contribuir la
base de grandes cambios estructurales que traduce a una optimización de
6
los recursos financieros, la administración de bienes del sector público,
contempla el conjunto de principios, normas y procedimientos que
intervienen en el proceso de administrar los bienes físicos del Estado,
sean de dominio público o privado, sean bienes muebles o inmuebles.
Al efectuar una evaluación al proceso de control de bienes de larga
duración constituirá el conocimiento de los ingresos y gastos de los
bienes, valuación originados en la compra, de bienes depreciables y no
depreciables, elaboración de información, remate de bienes, traspasos
internos, donaciones, comodato, así como para el mantenimiento, entrega
de equipos y recepción de los mismos, constataciones físicas y control de
los bienes de larga duración, excepto la pérdida de los mismos.
El presente trabajo de Investigación tiene como finalidad realizar una
evaluación del proceso de control de los bienes depreciables, con el
propósito de ayudar a desarrollar adecuadamente sus operaciones tanto
administrativas como operativas y determinar posibles errores o
irregularidades dando posibles soluciones, actualizando la información
referente a los bienes de larga duración, por lo que este trabajo dará
realce el tratamiento contable y administrativo que se dé a los mismos
proporcionando información relevante que permita la toma de decisiones
de la Dirección Ejecutiva y la Unidad de Talento Humano.
7
CAPÍTULO II
2.- MARCO TEÓRICO
2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
La presente investigación se fundamentará en: la Constitución de la
República del Ecuador en el Art. 211 establece que: “La Contraloría
General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la
utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de
las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado
que dispongan de recursos públicos”.
Por otro lado, estipula también que debe verificarse el logro de las metas
y objetivos programados, en el Reglamento Sustitutivo para Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público, que hace mención a la
correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido
adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a
cualquier título, Así como también me fundamentare en las Normas de
Control Interno para las entidades y organismos del sector público y de
las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos, en la norma 406, 406-01 a la 406-13, que hace mención a la
Administración Financiera ADMINISTRACIÓN DE BIENES; que habla
acerca de la máxima autoridad a través de la unidad de administración de
bienes, que instrumentará los procesos a seguir en la planificación,
provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja,
conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así
como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad
de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un
adecuado sistema de control interno para su correcta administración.
8
El Libro de Contabilidad General de Mercedes Bravo Valdivieso,
específicamente en: Los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, concretamente en el principio de Bienes Económicos, es decir
bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende
de ser susceptibles de ser valuados en términos monetarios. En el Control
de Existencias (Inventarios) que es de gran importancia para el control,
que tiene a bien toda institución de tal manera que la empresa pueda
satisfacer adecuada y oportunamente sus necesidades mediante el
control máximo, mínimo y crítica. En la venta, canje y baja de activos fijos
que hace mención al análisis de los mismos como tal. En las Normas
Internacionales de Contabilidad particularmente en la NIC 2 que hace
mención a las existencias (Inventarios), y a la NIC 36 que trata sobre el
deterioro del valor sobre los activos.
Todos estos parámetros nos ayudaran para el cumplimiento con el
adecuado desarrollo de la presente investigación
9
UNIDAD I
GENERALIDADES DEL INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO
2.1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Fuente: Instituto Espacial Ecuatoriano
Con Decreto Ejecutivo No. 1246 del 19 de Julio del 2012, publicado en el
Registro Oficial No. 759 del 02 de agosto de 2012, se crea el Instituto
Espacial Ecuatoriano, como entidad de derecho público, con
responsabilidad jurídica y patrimonio propio, dotado de autonomía
presupuestaria, financiera, económica administrativa y de gestión,
adscrito al Ministerio de Defensa Nacional, con dominio principal en el
Distrito Metropolitano de Quito, Provincia de Pichincha.
10
2.1.2 BASE LEGAL
Que de Conformidad a lo prescrito por el Art. 4 del referido Decreto
Ejecutivo, “Todas las competencias, atribuciones, funciones,
representaciones y delegaciones constantes en leyes, reglamentos y
demás instrumentos normativos que hasta la fecha eran ejercidas por el
Centro de Levantamientos Integrados de Recursos Naturales por
Sensores Remotos (CLIRSEN), pasará a ser ejercidas por el Instituto
Espacial Ecuatoriano.
Que el Decreto Ejecutivo No. 1246 en su Art. 6, señala textualmente que.
“El Instituto Espacial Ecuatoriano se subroga en los derechos y
obligaciones del Centro de Levantamiento Integrados de Recursos
Naturales por Sensores Remotos (CLIRSEN), que se extingue por este
acto”.
Que la señora Ministra de Defensa Nacional con acuerdo ministerial No.
037 del 01 de febrero de 2013, nombra como Director Ejecutivo
Provisional del Instituto Espacial Ecuatoriano, al señor Cml. de E.M.T.
Avc. Patricio Salazar Benavides. En ejercicio de las atribuciones de las
que se encuentra investido.
2.1.3 OBJETIVOS
La investigación científica del espacio exterior próximo a la Tierra y
del espacio Ultraterrestre;
La coordinación de programas y proyectos en el área espacial
conforme a los Objetivos de Desarrollo Nacional;
El desarrollo de tecnología espacial;
11
El ejercicio sobre los derechos sobre los segmentos
correspondientes de las órbitas sincrónicas geoestacionarias;
La promoción del uso pacífico del espacio ultraterrestre y otros
fines pacíficos;
Investigación aplicada para observación de la Tierra, percepción
remota y sistemas de información geográfica; y,
Gestión de geo-información temática orientada a la defensa, apoyo
al desarrollo e inventario de recursos naturales.
2.1.4 MISIÓN
Mantener e impulsar la investigación científica y desarrollo tecnológico
espacial y el incremento de la cultura aeroespacial, que contribuyan a la
Defensa y Desarrollo Nacional.
2.1.5 VISIÓN
Ser para el 2030 un ente técnico – científico – estratégico en el ámbito
espacial con reconocimiento a nivel mundial, apoyando al desarrollo
sustentable, Defensa y Seguridad del Estado, mediante la Investigación y
Desarrollo de tecnologías aeroespaciales, para que el Estado Ecuatoriano
ejerza los derechos de los segmentos correspondientes en la órbita
sincrónica geoestacionaria.
12
2.1.6 ROL
El Rol del Instituto Espacial Ecuatoriano, es desarrollar capacidades
tecnológicas espaciales internas, mediante: la investigación básica y
aplicada; y, el desarrollo de prototipos tecnológicos, obteniendo como
resultado final la construcción de ingenios espaciales; a través de la
sinergia coordinada entre los actores nacionales que conforman el Estado
ecuatoriano, para alcanzar un verdadero Estado del Buen Vivir.
Así el Instituto Espacial Ecuatoriano debe impulsar la investigación
científica espacial con entes públicos y privados, academias y toda
iniciativa relacionada al desarrollo aeroespacial.
13
2.1.7 ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL
Egr. José Sandoval
Ing Jacqueline Alarcón
Ing. Ricardo Bolaños
Ing. Evelin Carrión
PLANIFICACIÓN
Eco. Angélica Zapata
AUDITORÍA INTERNA
ASESORÍS JURÍDICA
Capt. Patricio Aguilar
COMUNICACIÓN SOCIAL
Lic. Cecilia Sevilla
PROYECCIÓN Y
VINCULACIÓN
Ab. Carla Bolaños
Ab. Fernando Vaca
Sr. Alejandro Cevallos
Téc. Magdalena López
Sra. Paulina Coronel
SECRETARÍA GENERAL
Téc. Ma. Augusta Altamirano
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Mayo. Galo Jácome
Sra. Lourdes Molina
TALENTO HUMANO
Ing. Giannyna Valdián
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Tnnv. Christian Flores
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Crnl. Fredy Robles
Sra. Magdalena Coba
Eco. Yenny Sánchez
Ing. Marcelo Salgado
Ing. Fernanda Cevallos
Sr. Patricio Delgado
Sr. Luis Barragan
Sr. Justino Palma
Sr. César Cabrera
Srta. Ivone Mora
Ing. Yenny Mullo
Ing. Nelly Arcos
Egr. Luis Macancela
Srta. Nancy Simba
Sr. Segundo Fajardo
Sr. Darwin Lojano
Sr. Enrique Andrade
Sldo. Jorge Palate
Lic. Mariela Pilacuán
Dra. Mónica Guamán
Sra. Mayra Cárdenas
ANALISTA (NOMBR. PROV.)
Ing. Mónica Duque
Ing. Marco Cevallos
Sr. Patricio Pantoja
Tlgo. Pablo León
Tlgo. Rene Lasso
Ing. Alexander Jimenes
COORDINACIÓN GENERAL
TÉCNICA
CPFG. JOSÉ BENITEZ
Sra. Verónica Jurado
Ing. Laura Cadena
INVESTIGACIÓN
Mayo. Carlos Estrella
Lic. Karina Vásconez
DESARROLLO TECNOLÓGICO
Mayo. Edisón Lozano
OPERACIONES ESPACIALES
Mayo. Henry Rivera
TRANSFERENCIA DEL
CONOCIMIENTO Y TECNOLOGÍA
Ing. Augusto González
SERVICIOS ESPECIALIZADOS
Tcrn. Fredy Hermosa
Lic. Karina Vásconez
Ing. Lino Verduga
Ing. Sandra Cobos
Ing. Eduardo Ordoñez
Lic. Amariles Rodríguez
Ing. Alicia Caizaluisa
Ing. Flor María Chiriboga
Ing. Erith Muñoz
Ing. Milton Ramirez
Ing. Piedad Soto
Arq. Alfonso Almeida
Ing. Fernán Sandoval
Ing. Javier Maiguashca
Ing. Mauricio Muñoz
Ing. Jose Luis Rivadeneira
Ing. Ricardo Fonseca
Lic. Danilo Yanez
Ing. Vinicio Vallejo
Tnte. José Quillupangui
Tnte. Chrintian Mullo
Ing. Enrique Lascano
Ing. Jorge Cárdenas
Ing. Robert Lima
Ing. Nicolay Ramón
Ing. Wilma Armas
Sr. Ricardo Montesdeoca
Sr. Guillermo Venegas
Sr. Luis Ipiales
Tlgo. Oswaldo Cevallos
Sr. Pablo Erazo
Ing. Rosa Bolaños
Lic. Ximena Verdugo
Ing. Roberto Sánchez
Egr. Rocío Rodríguez
Ing. Rodrigo Moreno
Ing. Basilio Toro
Sgto. Hinojosa
Ing. Julio Moreno
Ing. Verónica Suango
Ing. Lorena Lasso
Ing. Judith Zapata
Top. Víctor Erazo
Sr. Hector Guerra
Ing. Soledad Andrade
IEE-SEDE GYE
Bio. Byron Vásconez
Ing. Jorge Coloma
Sra. Rocío Mosquera
Sr. Jorge Guerrero
Sr. Edwin Marcillo
TRANSPORTES:
Ab. Walter Vera
Sr. Luis Vargas
Sr. José Villamarin
Sr. Fabian Monge
Sr. Luis Jiménez
Sr. Arles González
Sr. Jaime Vaca
Sr. Álvaro Tupiza
Sr. Augusto Cevallos
Ing. Carlos Albán
Ing. Israel Ampuño
Ing. Grace Benavides
Ing. Gloria Cabrera
Ing. Gabriela Carrera
Ing. Wendy Casanova
Ing. Rosa Cóndor
Ing. Christian Fernández
Ing. Maribel Herrera
Ing. Estefanni Palacios
Ing. Christian Torres
Sr. José Bravo
Sr. Iván Morán
Sr. Jesús Villafuerte
PROYECTO GEODINÁMICA
PROYECTO HIPERESPECTRAL
Fuente: Instituto Espacial Ecuatoriano Elaborado por: Elvis Viñán
Gráfico 1 Estructura Orgánica y Funcional del IEE
14
2.1.7.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL INSTITUTO
ESPACIAL ECUATORIANO.
DE LOS PROCESOS GOBERNANTES
Unidad Responsable: Dirección Ejecutiva
Misión: Dirigir, gestionar, orientar y ejecutar la política, programación y
directrices establecidas por el Directorio y el/la Ministro(a) de Defensa
Nacional, para el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales.
Responsable: Director(a) Ejecutivo(a)
Atribuciones y responsabilidades:
a. Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Institución y
responder por los actos y convenios que se realicen en el ejercicio de esa
representación, de acuerdo con la Constitución y la ley;
b. Dirigir, orientar, coordinar y delegar la gestión estratégica de la
institución;
c. Validar y aprobar el presupuesto anual, PEI, PAPP y PAC y presentarlo
al Directorio;
d. Aprobar y presentar al Directorio proyectos de reglamentos y demás
normativas necesarias para el cumplimiento de los objetivos
institucionales;
e. Administrar los fondos asignados para el Instituto Espacial Ecuatoriano
y justificar su manejo, conforme a la normativa vigente;
f. Emitir normativas internas y estrategias de mejora continua, para
potenciar, regular y optimizar la gestión del Instituto Espacial Ecuatoriano;
15
g. Disponer la gestión de registro de la propiedad intelectual de los
productos resultantes de la investigación, desarrollo tecnológico e
innovación, ante el organismo competente;
h. Ejecutar las resoluciones del Directorio del/la Ministro(a) de Defensa
Nacional e informar sobre sus cumplimientos;
i. Asesorar a las autoridades nacionales sobre aspectos técnicos y
científicos en relación a temas espaciales;
j. Gestionar la designación de los representantes del país a foros y
eventos espaciales internacionales, de lo cual informará oportunamente a
la máxima autoridad del Ministerio de Defensa Nacional, en coordinación
con cancillería;
k. Representar al Instituto Espacial Ecuatoriano ante organismos
nacionales e internacionales;
l. Aprobar las propuestas de proyectos para la Defensa y Desarrollo en el
ámbito espacial;
m. Suscribir las Resoluciones que se requieran para normar la gestión
institucional, dentro del ámbito de su competencia;
n. Suscribir acuerdos y programas de cooperación académica, logísticos,
técnicos y científicos, validados por el Ministerio de Defensa Nacional;
o. Aprobar las propuestas de expediciones y tripulaciones para la
investigación de fenómenos aeroespaciales;
p. Dirigir y supervisar el funcionamiento del Centro de Operaciones
Espaciales Cotopaxi y las instalaciones que se crearen en el futuro;
q. Remitir la información requerida por el Ministerio de Defensa Nacional;
r. Remitir información requerida por otras instituciones a través del
Ministerio de Defensa Nacional;
16
s. Coordinar las actividades técnicas científicas interinstitucionales;
t. Ejercer las demás atribuciones y funciones determinadas en la
normativa vigente.
DE LOS PROCESOS ADJETIVOS DE ASESORÍA
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
Unidad Responsable: Dirección de Planificación
Misión: Garantizar el cumplimiento de la planificación; la elaboración y
aprobación de proyectos; el cumplimiento de la agenda de cooperación
nacional e internacional; el seguimiento y evaluación institucional; y, el
sistema de gestión de calidad y procesos institucionales, alineados a los
objetivos nacionales y a las políticas de los organismos rectores.
Responsable: Director(a) de Planificación.
Atribuciones y responsabilidades:
a) Elaborar el Plan de Gestión Institucional.
b) Elaborar y aprobar la Programación Plurianual y Anual de la Política
Pública, Plan Anual de Inversiones y Plan Anual de Contrataciones de la
Dirección de Planificación.
c) Coordinar, elaborar y gestionar la aprobación y socialización de
Programación Plurianual y Anual de la Política Pública institucional.
d) Coordinar, elaborar, socializar y aprobar las reprogramaciones de la
planificación institucional.
e) Establecer lineamientos técnicos para la formulación de proyectos
institucionales.
17
f) Asesorar y apoyar a las demás instancias del instituto en la elaboración
de programas y proyectos.
g) Gestionar la aprobación, validación y priorización de programas y
proyectos.
h) Realizar el seguimiento y evaluación de planes, programas, proyectos
y convenios.
i) Elaborar Informes sobre el proceso de seguimiento y evaluación
institucional de planes, programas, proyectos y convenios.
j) Coordinar, planificar, elaborar, implementar y mantener el Sistema de
Gestión de la Calidad.
k) Presidir los Comités Institucionales.
l) Preparar y remitir información requerida y rendir cuentas al (la)
Director(a) Ejecutivo(a); y, a los organismos rectores y de control.
m) Elaborar informes sobre la gestión institucional
n) Ejercer las demás disposiciones y atribuciones establecidas en las
leyes y reglamentos, y aquellas que le delegare la Dirección Ejecutiva.
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
Unidad Responsable: Dirección de Asesoría Jurídica
Misión: Garantizar el cumplimiento del principio de legalidad en los actos
institucionales, dentro del marco de la seguridad jurídica, proporcionando
patrocinio y asesoría jurídica, legal y administrativa.
Responsable: Director(a) de Asesoría Jurídica
Atribuciones y responsabilidades:
18
a) Aprobar y poner en consideración del (la) Director(a) Ejecutivo(a)
normativas y estrategias de asesoría administrativa, legal, jurídica,
defensa administrativa y jurídica de la institución y de expedición de
normativas administrativas internas.
b) Aprobar la Programación Anual de la Política Pública, Plan Anual de
Inversiones y Plan Anual de Contrataciones de Asesoría Jurídica.
c) Proponer y poner en consideración del (la) Director(a) Ejecutivo(a)
estándares e indicadores de desempeño en gestión de asesoría jurídica,
gestión judicial, administrativa y constitucional y convenios, para definir y
evaluar procesos de asesoría jurídica.
d) Coordinar y gestionar procesos administrativos y jurídicos con todas las
instituciones públicas.
e) Validar y emitir criterio jurídico sobre los procedimientos administrativos
con incidencia jurídica.
f) Aprobar el informe para rendición de cuentas del (la) Director(a)
Ejecutivo(a) con los respaldos respectivos.
g) Asesorar y verificar el procedimiento precontractual, contractual y post
contractual de contratación pública.
h) Asesorar en la aplicación de normas jurídicas, administrativas y normas
internas.
i) Patrocinar legalmente a la institución.
j) Ejercer las demás atribuciones y disposiciones establecidas en las leyes
y reglamentos, y aquellas que le delegare la Dirección Ejecutiva.
DE LOS PROCESOS ADJETIVOS DE APOYO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA – FINANCIERA
Unidad Responsable: Dirección Administrativa – Financiera
19
Misión: Planificar, normar, coordinar y ejecutar de manera eficaz y
eficiente los recursos materiales y financieros, para viabilizar la
consecución de los objetivos y metas establecidos por el Instituto Espacial
Ecuatoriano.
Responsable: Director(a) Administrativo – Financiero
Atribuciones y responsabilidades:
Administrativo – Financiero
Financiero
a) Ajustar y poner en consideración del (la) Director(a) Ejecutivo(a),
normativas y estándares para la gestión de los recursos materiales y
financieros y el control de su aplicación, alineada al Plan de Gestión
Institucional.
b) Aprobar la Programación Anual de la Política Pública, Plan Anual de
Inversiones y Plan Anual de Contrataciones del Administrativo
Financiero.
c) Dirigir y controlar las actividades financieras, administrativas de la
institución, de conformidad a las leyes, normas, reglamentos y
resoluciones pertinentes.
d) Asesorar a las autoridades en la toma de decisiones en materia
administrativa financiera.
e) Elaborar la programación y gestionar la aprobación presupuestaria
del Instituto Espacial Ecuatoriano.
f) Registrar la Proforma presupuestaria en el Sistema de Administración
Financiera del Ministerio de Finanzas, para su aprobación.
20
g) Elaborar el presupuesto del Instituto Espacial Ecuatoriano de acuerdo a
los techos asignados.
h) Administrar el presupuesto de la institución, conforme a los programas
y proyectos de acuerdo con la misión institucional y la normativa vigente.
i) Aprobar los gastos y anticipos previstos en la programación
presupuestaria y el Plan Anual de Contrataciones, de conformidad con las
previsiones establecidas en las leyes, normas y reglamentos vigentes.
j) Ejecutar los ingresos, gastos y rendiciones presupuestarias.
k) Elaborar reformas, ampliaciones, devoluciones y reprogramaciones
presupuestarias de ingresos y gastos, del presupuesto institucional.
l) Evaluar la Ejecución Presupuestaria.
m) Liquidar el ejercicio fiscal, de acuerdo a directrices emitidas por el
Ministerio de Finanzas.
n) Registrar y reportar saldos de disponibilidad presupuestaria financiera.
o) Realizar el control previo de documentación soporte y cálculos de
retenciones y valores a pagar de las transacciones económicas
financieras del Instituto Espacial Ecuatoriano.
p) Realizar la ejecución del ciclo contable, de acuerdo a las disposiciones
del Sistema de Contabilidad Gubernamental vigente.
q) Actualizar el cálculo de remuneración mensual, descuentos y más
beneficios de Ley.
r) Controlar y ejecutar presupuestariamente el pago de remuneraciones
del personal del Instituto Espacial Ecuatoriano.
s) Elaborar certificaciones presupuestarias.
t) Realizar informes financieros contables.
u) Elaborar las liquidaciones de fondo rotativo, viáticos y subsistencias.
21
v) Gestionar las retenciones en la fuente de relación de Dependencia,
Impuesto a la Renta e IVA en la Herramienta Informática del SRI.
w) Realizar las proyecciones de remuneraciones para la proforma
presupuestaria y ejecución presupuestaria.
x) Receptar y consolidar la documentación general del departamento de
Finanzas y generar el archivo físico de respaldo de todas las
transacciones realizadas, conforme las disposiciones legales vigentes.
y) Recaudación y custodia de valores que genera el Instituto así como de
las garantías entregadas por los proveedores por la ejecución de
contratos.
z) Mantener el control de las obligaciones económicas y transferencias,
recaudaciones, pagos de fondos a rendir cuentas.
aa) Generar y cancelar las obligaciones fiscales y patronales generadas
por la operación del Instituto Espacial Ecuatoriano.
bb) Realizar la conciliación bancaria de las cuentas.
cc) Elaborar y controlar el plan periódico de caja.
dd) Actualizar y crear la información correspondiente a los proveedores,
para su respectivo control de pagos o documentos de transferencias.
ee) Revisar los cálculos de retenciones y realizar los comprobantes de
retenciones en la fuente que correspondan así como registrar los mismos
en el sistema financiero en vigencia.
ff) Aprobar facturas y los Ingresos a caja por la recaudación de valores
monetarios.
gg) Revisar los comprobantes de pago en el sistema financiero en
vigencia, para ser enviados junto con las retenciones a los proveedores.
hh) Aprobar mensualmente el listado de los CUR de gastos.
22
ii) Gestionar trámites con organismos externos correspondientes al área
Administrativa Financiera.
Servicios institucionales.
jj) Controlar y gestionar la administración de los contratos.
kk) Elaborar los documentos habilitantes en la fase pre-contractual.
ll) Gestionar trámites con organismos externos correspondientes al área
Administrativa Financiera.
mm) Administrar los medios de transporte, equipos, bienes y materiales.
nn) Elaborar y ejecutar el plan de mantenimiento permanente de la
infraestructura, equipos, bienes y parque automotor en coordinación con
las instancias correspondientes.
oo) Registrar, organizar, mantener, actualizar y supervisar los inventarios
de bienes y existencias.
pp) Administrar y reportar el consumo de bienes y materiales de consumo
interno, previo análisis de máximos y mínimos de inventarios.
qq) Proveer de bienes y servicios al Instituto Espacial Ecuatoriano dentro
de los plazos establecidos, conforme al PAPP, PAC y Programación
presupuestaria.
rr) Elaborar reportes al SERCOP de adquisiciones de ínfima cuantía.
ss) Asesorar a las distintas dependencias del Instituto Espacial
Ecuatoriano en la elaboración de términos de referencia y otros aspectos
relacionados con la aplicación de los procedimientos y etapas de la
contratación.
tt) Elaborar y gestionar la ejecución del Plan Anual de Contrataciones
(PAC) institucional consolidado.
23
uu) Realizar la contratación de bienes, obras y servicios incluidos los de
consultoría.
vv) Registrar, en el portal electrónico www.compraspublicas.gob.ec, el
avance de los procesos de contratación desde su publicación hasta su
culminación y cierre.
ww) Administrar la información publicada en el portal electrónico:
www.compraspublicas.gob.ec
xx) Realizar los informes para la toma de decisiones con las autoridades
del Instituto Espacial Ecuatoriano y Organismos de Control.
yy) Llevar un archivo físico y digital de los procesos de contratación.
zz) Coordinar y gestionar las contrataciones y abastecimiento de bienes y
materiales necesarios para el buen funcionamiento del Instituto Espacial
Ecuatoriano.
aaa) Coordinar y gestionar los procesos de contratación de producción
nacional e internacional.
Gestión Documental
bbb) Disponer y supervisar el cumplimiento de disposiciones y tareas a
cargo de la Secretaría General y Gestión Documental.
ccc) Planificar la organización actas, acuerdos, resoluciones y
providencias de reconocimiento judicial, así como los documentos
administrativos y técnicos, cuando sean requeridos.
ddd) Planificar, dirigir y controlar la convocatoria a las sesiones del
Directorio, redactar actas, registros y monitoreo de la documentación
relacionada con las reuniones del cuerpo colegiado.
eee) Coordinar la elaboración de convocatorias, agendas, instructivos,
resoluciones y procedimientos del Directorio del instituto.
24
fff) Supervisar y controlar el proceso de recepción, ingreso, clasificación,
codificación y despacho de la documentación recibida y enviada del
instituto.
ggg) Planificar, dirigir y controlar la actualización de la base de datos del
archivo y la emisión de informes técnicos sobre la gestión documental.
hhh) Proponer y emitir disposiciones basadas en los procedimientos,
instructivos, manuales y guías que faciliten la eficiente gestión
documental, de acuerdo a la normativa legal vigente.
iii) Autorizar la certificación de documentos que reposan en los archivos
de Secretaría General.
jjj) Ejercer las demás atribuciones y disposiciones en ámbito de su
competencia establecidas en las leyes, normativas, y aquellas que le
delegare el (la) Director(a) Ejecutivo(a)
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
Unidad Responsable: Dirección de Talento Humano
Misión: Administrar y garantizar la Gestión de Talento Humano del
Instituto Espacial Ecuatoriano con el fin de alcanzar los objetivos
institucionales.
Responsable: Director(a) de Talento Humano
Atribuciones y responsabilidades:
a) Proponer y poner en consideración del (la) Director(a) Ejecutivo (a) y
del Ministerio de Relaciones Laborales la planificación del Talento
Humano.
25
b) Aprobar la Programación Anual de la Política Pública, Plan Anual de
Inversiones y Plan Anual de Contrataciones de la Dirección de Talento
Humano.
c) Proponer y poner en consideración del (la) Director(a) Ejecutivo (a) y
del MRL el Plan de Capacitación y formación anual.
d) Realizar la Evaluación del Desempeño del personal sujeto a la Ley de
personal de FFAA, LOSEP y Código de Trabajo considerando la Norma
del Subsistema de Talento Humano.
e) Administrar el Sistema Informático Integrado de Talento Humano y
Sistema Administrativo Financiero.
f) Planificar y tramitar la vinculación y desvinculación del talento humano.
g) Ejecutar los procesos de selección de personal, mediante concursos
de méritos y oposición, de conformidad con las normas que expida el
Ministerio de Relaciones Laborales.
h) Proponer y poner en consideración del (la) Director(a) Ejecutivo (a)
proyectos de estatuto, normativa interna, manuales e indicadores de
gestión del talento humano y las actualizaciones que correspondan.
i) Aplicar las normas técnicas emitidas por el Ministerio de Relaciones
Laborales, sobre los subsistemas de talento humano, desarrollo
profesional con sustento en el Estatuto, Manual de Procesos de
Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos Genérico e
Institucional.
j) Aprobar y actualizar el Plan de Seguridad y Salud Ocupacional.
k) Aprobar, actualizar, poner en consideración del (la) Director(a)
Ejecutivo (a) y remitir al MRL para su aprobación el reglamento interno de
administración del talento humano.
26
l) Ejecutar la Administración del Talento Humano y aplicar el régimen
disciplinario, con sujeción a la Ley de personal de FFAA, Ley Orgánica de
Servicio Público, Código de Trabajo, su reglamento general, normas
conexas y resoluciones emitidas por el Ministerio de Relaciones
Laborales.
m) Receptar las quejas y denuncias realizadas por la ciudadanía en
contra de servidores públicos, elevar un informe a la autoridad
nominadora, Ministerio de Relaciones Laborales y realizar el seguimiento
oportuno.
n) Aprobar e implementar directrices y normativas y/o estrategias de
fortalecimiento y mejoramiento del clima laboral y cultura institucional.
o) Gestionar la nómina de personal.
p) Ejercer las demás atribuciones y disposiciones establecidas en las
leyes y reglamentos, y aquellas que le delegare la Dirección Ejecutiva.
q) Conformar el Comité de Fortalecimiento del Talento Humano.
27
UNIDAD II
2.2.1 BIENES DE LARGA DURACIÓN
Concepto
Son aquellos bienes muebles o inmuebles, utilizados de manera
permanente en la gestión administrativa de la Función Legislativa, sujetos
a contabilización, que se reflejan como tales en los estados financieros y
que reúnen las siguientes características:
Bienes de propiedad privativa Institucional;
Destinados a actividades administrativas y/o productivas;
Generen beneficios económicos futuros;
Vida útil estimada mayor de un año;
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (USD $ 100,00)
(Reglamento Para Administración y Control Bienes de Larga Duración.
Registro Oficial Suplemento 873 de 17 de enero de 2013. Art. 4 Pag. 2).
Casos especiales constituyen ciertos bienes que constando más de USD
100,00, no se ajustan a las actividades institucionales, como son: las
alfombras, cortinas, adornos instrumentos musicales, etc. Igualmente,
existen bienes que constando menos de USD 100,00 sin embargo se
ajustan a la misión Institucional, como son los pupitres en una Institución
educativa. Será necesario que en las normas internas se identifique con
precisión la ubicación adecuada, esto es como activos fijos o como bienes
no depreciables.
La utilización de los activos fijos constituye la depreciación. Cuando estos
bienes son utilizados en actividades administrativas, la depreciación es un
28
gasto y es calculada por el método de línea recta; pero si son utilizados
en actividades de producción, la depreciación es un costo, y es calculada
a través del método de “Unidades de Tiempo o Producción Estimados”
UTPE. Cuando los bienes son utilizados en actividades de inversión, la
depreciación constituye un costo; y su cálculo puede realizarse bajo el
método de línea recta o “UTPE”.
2.2.2 CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES
En este tema se describen las bases técnicas y conceptuales que
permitan una adecuada clasificación de los bienes en el sector público,
tomando como base fundamental al Catálogo General de Cuentas y
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Publico
expedidos por el Ministerio de Finanzas.
2.2.3 FUNDAMENTOS BÁSICOS
Para la clasificación de los bienes en el sector público es necesario
sustentarse en el Catálogo de Cuentas y Clasificadores Presupuestarios
dispuestos en el Acuerdo 439 Ministerio de Finanzas del 31 de diciembre
de 2008, y publicado en el Suplemento del Registro Oficial 533 del 20 de
febrero de 2009, en las Normas Técnicas de Control Interno. Sin
embargo de lo establecido en las normas citadas, es necesario también
relacionar el contenido de éstas con las necesidades y circunstancias
propias de cada entidad.
2.2.4 CODIFICACIÓN
“La codificación es un proceso que permite la identificación de los bienes
en una forma ordenada y rápida, la misma que puede ser diseñada de
29
acuerdo a las necesidades y procesos de cada institución. La importancia
de la codificación se orienta a obtener un eficiente control de los
procedimientos administrativos de inspección de los bienes, así como
facilitar la localización e identificación de los mismos agilitando el manejo
de artículos y una auditoría rápida del activo fijo en cualquier momento.
El responsable de la custodia debe mantener los registros actualizados,
que sirvan de base para control, localización e identificación de los
bienes.
Identificación y Protección.
Se establecerá una codificación adecuada de acuerdo con las
necesidades de cada Institución, la misma que permita la fácil
identificación, ubicación, organización y protección de las existencias y
bienes de larga duración.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código
correspondiente en una parte visible, que ayude a identificar el lugar en el
que se encuentra y su custodio.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá
registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente
organizados y archivados, para que sirvan de base para un fácil control.
El cuidado de los bienes entregados para el desempeño de las funciones
será responsabilidad de cada funcionario público. La protección de los
bienes incluye la contratación de pólizas de seguro indispensables para
cada bien de larga duración con el objeto de protegerlos contra diferentes
riesgos que pudieran ocurrir.
30
2.2.5 CATALOGO DE CUENTAS
“El Catálogo de Cuentas constituye la base para la clasificación y
presentación en forma consistente y homogénea de los hechos
económicos de los entes públicos, el cual precisa la descripción de
cuentas para uniformar el registro de las operaciones financieras y
económicas, resumiendo las condiciones técnicas necesarias para la
elaboración de los Estados Financieros Contables e informes de carácter
complementario”.
(http://www.mh.gob.sv/portal/page/portal/71950763D23A6C17E04019AC6
C012385).
Los bienes, tomando como base el catálogo de cuentas y clasificadores
presupuestarios expedidos por el Ministerio de Finanzas, se clasifican así:
13 INVERSIONES, PARA CONSUMO, PRODUCCIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
13.1 Existencias para Consumo Corriente
13.2 Existencias para Producción
13.3 Inversiones en Productos en Proceso
13.4 Existencias de Bienes de Uso y Consumo para Inversión
13.5 Inversiones en Comercialización y Distribución
14 INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN
14.1 Bienes de Administración
14.2 Bienes de Producción
14.4 Bienes de Proyectos
14.5 Bienes de Programas
31
15 INVERSIONES EN OBRAS EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
15.1 Inversiones en Obras en Proceso
15.2 Inversiones en Programas en Ejecución
2.2.5.1 LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN O ACTIVOS FIJOS SE
CLASIFICAN DE LA SIGUIENTE FORMA:
14 INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN
14.1 Bienes de Administración
141.1.01 Bienes Muebles Presupuesto
141.01.03 Mobiliarios 84.01.03
141.01.04 Maquinarias y Equipos 84.01.04
141.01.05 Vehículos 84.01.05
141.01.06 Herramientas 84.01.06
141.01.07 Equipos Sistemas y Paquetes Informáticos 84.01.07
141.01.09 Libros y Colecciones 84.01.09
141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 84.01.10
141.01.11 Partes y Repuestos 84.01.11
141. 03 Bienes Inmuebles 84.02
141.03.01 Terrenos 84.02.01
141.03.02 Edificios, Locales y Residencias 84.02.02
141.03.99 Otros Bienes Inmuebles 84.02.99
141.05.12 Semovientes 84.05.12
Cada cuenta de activo fijo tiene vinculación con su respectiva cuenta de
depreciación acumulada. Sin embargo, es importante aclarar que la
depreciación es calculada en forma individual para cada ítem en función a
la alternativa de control utilizada por la entidad.
32
141.99 (-) Depreciación Acumulada
141.99.02 (-) Depreciación Acumulada de Edificios, Locales y Residencias
141.99.03 (-) Depreciación Acumulada de Mobiliario
141.99.04 (-) Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo
141.99.05 (-) Depreciación Acumulada de Vehículos
141.99.06 (-) Depreciación Acumulada de Herramientas
141.99.07 (-) Depreciación Acum. de Equipos, Sist. y Paquetes Inf.
141.99.09 (-) Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones
141.99.11 (-) Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos
141.99.12 (-) Depreciación Acumulada de Semovientes
141.99.14 (-) Depreciación Acumulada de Acuáticos
141.99.99 (-) Depreciación Acumulada de Otros Bienes Inmuebles
14 INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN
14.2 Bienes de Producción
142.01 Bienes Muebles
142.01.03 Mobiliarios 84.01.03
142.01.04 Maquinarias y Equipos 84.01.04
142.01.05 Vehículos 84.01.05
142.01.06 Herramientas 84.01.06
142.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 84.01.07
142.01.09 Libros y Colecciones 84.01.09
142.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 84.01.10
142.01.11 Partes y Repuestos 84.01.03
142.03 Bienes Inmuebles 84.02
142.03.01 Terrenos 84.02.01
142.03.02 Edificios, Locales y Residencias 84.02.02
142.03.99 Otros Bienes Inmuebles 84.02.99
142.05.12 Semovientes 84.05.12
Cada cuenta de activo fijo tiene vinculación con su respectiva cuenta de
depreciación acumulada. Sin embargo, es importante aclarar que la
33
depreciación es calculada en forma individual para cada ítem en función a
la alternativa de control utilizada por la entidad.
142.99 (-) Depreciación Acumulada
142.99.02 (-) Depreciación Acumulada de Edificios, Locales y Residencias
142.99.03 (-) Depreciación Acumulada de Mobiliario
142.99.04 (-) Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo
142.99.05 (-) Depreciación Acumulada de Vehículos
142.99.06 (-) Depreciación Acumulada de Herramientas
142.99.07 (-) Depreciación Acum. de Equipos, Sist. y Paquetes Inf.
142.99.09 (-) Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones
142.99.11 (-) Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos
142.99.12 (-) Depreciación Acumulada de Semovientes
14 INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN
14.4 Bienes de Proyectos
144.01 Bienes Muebles
144.01.03 Mobiliarios 84.01.03
144.01.04 Maquinarias y Equipos 84.01.04
144.01.05 Vehículos 84.01.05
144.01.06 Herramientas 84.01.06
144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 84.01.07
144.01.09 Libros y Colecciones 84.01.09
144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 84.01.10
144.01.11 Partes y Repuestos 84.01.03
144.03 Bienes Inmuebles 84.02
144.03.01 Terrenos 84.02.01
144.03.02 Edificios, Locales y Residencias 84.02.02
144.03.99 Otros Bienes Inmuebles 84.02.99
144.05.12 Semovientes 84.05.12
34
Cada cuenta de activo fijo tiene vinculación con su respectiva cuenta de
depreciación acumulada. Sin embargo, es importante aclarar que la
depreciación es calculada en forma individual para cada ítem en función a
la alternativa de control utilizada por la entidad. El valor de la depreciación
calculada por el método de línea recta o “UTPE”, forman parte de costo
de los proyectos de inversión a través de la cuenta 151.91 “Depreciación
Bienes de Inversión”.
144.99 (-) Depreciación Acumulada
142.99.02 (-) Depreciación Acumulada de Edificios, Locales y Residencias
142.99.03 (-) Depreciación Acumulada de Mobiliario
142.99.04 (-) Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo
142.99.05 (-) Depreciación Acumulada de Vehículos
142.99.06 (-) Depreciación Acumulada de Herramientas
142.99.07 (-) Depreciación Acum. de Equipos, Sist. y Paquetes Inf.
142.99.09 (-) Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones
142.99.11 (-) Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos
142.99.12 (-) Depreciación Acumulada de Semovientes
14 INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN
14.5 Bienes de Programas
145.01 Bienes Muebles
145.01.03 Mobiliarios 84.01.03
145.01.04 Maquinarias y Equipos 84.01.04
145.01.05 Vehículos 84.01.05
145.01.06 Herramientas 84.01.06
145.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 84.01.07
145.01.09 Libros y Colecciones 84.01.09
145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 84.01.10
145.01.11 Partes y Repuestos 84.01.03
145.03 Bienes Inmuebles 84.02
145.03.01 Terrenos 84.02.01
35
145.03.02 Edificios, Locales y Residencias 84.02.02
145.03.99 Otros Bienes Inmuebles 84.02.99
145.05 Bienes Biológicos 84.05
145.05.12 Semovientes 84.05.12
Cada cuenta de activo fijo tiene vinculación con su respectiva cuenta de
depreciación acumulada. Sin embargo, es importante aclarar que la
depreciación acumulada en forma individual para cada ítem en función de
la alternativa de control utilizado por la institución.
144.99 (-) Depreciación Acumulada
142.99.02 (-) Depreciación Acumulada de Edificios, Locales y Residencias
142.99.03 (-) Depreciación Acumulada de Mobiliario
142.99.04 (-) Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo
142.99.05 (-) Depreciación Acumulada de Vehículos
142.99.06 (-) Depreciación Acumulada de Herramientas
142.99.07 (-) Depreciación Acum. de Equipos, Sist. y Paquetes Inf.
142.99.09 (-) Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones
142.99.11 (-) Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos
142.99.12 (-) Depreciación Acumulada de Semovientes
BIENES DE LARGA DURACION PARA INVERSIÓN (COSTOS)
Cuando la adquisición de activos fijos pasa a formar parte directamente
de los costos del producto final de los proyectos o programas de
inversión, caso contrario conformarán los subgrupos.
151.41 Bienes Muebles
151.41.03 Mobiliarios 84.01.03
151.41.04 Maquinarias y Equipos 84.01.04
151.41.05 Vehículos 84.01.05
151.41.06 Herramientas 84.01.06
151.41.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 84.01.07
36
151.41.08 Bienes Artísticos y Culturales 84.01.08
151.41.09 Libros y Colecciones 84.01.09
151.41.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 84.01.10
151.41.11 Partes y Repuestos 84.01.11
151.42 Bienes Inmuebles
151.42.01 Terrenos 84.02.01
151.42.02 Edificios, Locales y Residencias 84.02.02
151.42.99 Otros Bienes Inmuebles 84.02.99
151.43 Bienes de Expropiaciones
151.43.01 Terrenos 84.03.01
151.43.02 Edificios, Locales y Residencias 84.03.02
151.43.99 Otros Bienes de Expropiaciones 84.03.99
151.44 Bienes Biológicos
151.44.12 Semovientes 84.05.12
2.2.6 BIENES QUE NO AFECTAN A LA SITUACIÓN FINANCIERA
Bines no Depreciables
Cuando se trata de adquisición de bines no depreciables estas son
cargadas directamente al gasto de gestión (63), con asociación a la
partida presupuestaria del grupo 53; adicionalmente serán controlados en
las cuentas de orden 911.17 Bienes no Depreciables (Deudora) y 921.17
Responsabilidad por Bienes no Depreciables (Acreedora).
Dentro de este tipo de bienes constarían ciertos útiles de oficina,
utensilios de cocina, vajilla, lencería, instrumental médico, insumos,
instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos y herramientas
menores. Normalmente este tipo de bienes no alcanzan el costo de 100
dólares.
37
Podría considerarse dentro de esta categoría a los bienes que a pesar de
tener un costo alto y una vida útil larga, no se relacionan con la misión
institucional, y por tanto no intervienen en el desarrollo de sus actividades
o no generan valor agregado; como por ejemplo, alfombras, cortinas,
adornos, instrumentos musicales, etc.
En todo caso, como lo señala el Reglamento General Sustitutivo de
Bienes para el Sector Público, y las Normas de Control Interno, cada
institución pública establecerá sus reglamentos internos. En este caso la
clasificación de los bienes demanda que en el reglamento interno se
establezca con precisión, aquellos que pueden ser clasificados en esta
categoría.
Los bienes no depreciables de acuerdo al catálogo de cuentas y
clasificadores presupuestarios son los siguientes:
634.45 Bienes no Depreciables Presupuesto
634.45.03 Mobiliario 53.14.03
634.45.04 Maquinaria y Equipo 53.14.04
634.45.06 Herramientas 53.14.06
634.45.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 53.14.07
634.45.08 Bienes Artísticos y Culturales 53.14.08
634.45.09 Libros y Colecciones 53.14.09
634.45.11 Partes y Repuestos 53.14.11
634.46 Bienes Biológicos no Depreciables
634.46.12 Semovientes 53.15.12
634.46.14 Acuáticos 53.15.14
636.46.15 Plantas 53.15.15
Bienes no depreciables que intervienen en proyectos o programas
de inversión.- La adquisición de este tipo de bienes se cargan
directamente al costo del producto final de los proyectos o programas de
inversión. No se requiere controlar la depreciación.
38
151.45 Bienes Muebles No Depreciables
151.45.03 Mobiliarios 73.14.03
151.45.04 Maquinaria y Equipo 73.14.04
151.45.06 Herramientas 73.14.06
151.45.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 73.14.07
151.45.08 Bienes Artísticos y Culturales 73.14.08
151.45.09 Libros y Colecciones 73.14.09
151.45.11 Partes y Repuestos 73.14.11
151.46 Bienes Biológicos No Depreciables
151.46.12 Semovientes 73.15.12
151.46.14 Acuáticos 73.15.14
151.46.15 Plantas 73.15.15
(Catálogo General de Cuentas y Clasificador Presupuestario de Ingresos
y Gastos del Sector Publico emitidos por el Ministerio de Economía y
Finanzas).
2.2.7 COMODATO O PRESTAMO DE USO
Contrato entre entidades Públicas
Cuando dos personas jurídicas distintas pertenecientes del sector público,
quisieren que una de ellas entregue a la otra, especies, bienes, muebles o
inmuebles, podrán celebrar un contrato de comodato o préstamo de uso,
sujetándose a las normas especiales propias de esta clase de contrato.
(Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de
Bines del Sector Público, Art. 62. Registro Oficial No. 595 del 12 de junio
del 2002).
2.2.8 ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO
141.01.03 MOBILIARIO
39
Mesas
Escritorios
Sillas
Estaciones de Trabajo
Archivadores
Percheros
Armarios
Anaqueles
Bibliotecas
Organizadores para C-D
Modulares
Canceles
141.01.04 MAQUINARIA Y EQUIPOS
Cámaras Fotográficas
Copiadoras
Brújulas
Televisores
Proyectores
Relojes Biométricos
GPS
Aires Acondicionados
Filmadoras
Porteros Eléctricos
Estaciones del Soldar
Barrenos
141.01.05 VEHÍCULOS
TERRESTRES
Camionetas
Furgonetas
Jeep
40
Cuadrón
141.01.06 HERRAMIENTAS MAYORES Y ACCESORIOS
Caladores
Compresores
Tecles
Gatas hidráulicas
Tornos
Torques
Maletas de herramientas
Estaciones de soldar
Bombas
Bombas de diesel
Bombas de agua
141.01.07 EQUIPOS Y PAQUETES INFORMÁTICOS
Computadores de escritorio
Computadores portátiles
Monitores
Impresoras
Plotters
Unidad de Back up
Estaciones de trabajo computacionales
Servidores
Discos duros externos
Swith
Rack
Equipo de video conferencia
Estaciones de trabajo para foto interpretación
141.01.09 LIBROS Y COLECCIONES
Enciclopedias
41
Manuales
Cursos
2.2.9 OBJETIVOS
Las instituciones públicas para llevar a cabo las actividades que respalden
su razón de ser, requieren de equipamiento e infraestructura necesaria
para el cumplimiento de sus metas y objetivos.
Entre varios objetivos de los bines de larga duración podemos citar los
siguientes:
Otorgar la infraestructura necesaria para realizar las actividades de
la institución.
Producir otros bienes o servicios públicos.
Ayudar con el cumplimiento de las metas y objetivos de la
Institución.
Si una institución pública, no cuenta con bienes de larga duración
difícilmente podría dar cumplimiento a su misión.
2.2.10 MARCO LEGAL
Los Activos de una Institución pública en la mayor parte están
representados por los Bienes de larga Duración, lo que implica que su
control sea por cada uno de los funcionarios de una institución, esto es
desde la Dirección Ejecutiva hasta el custodio final. Por esta razón en
importante el conocimiento de las leyes con respecto al buen uso y
cuidado de los bienes por parte de los y las servidoras públicos.
42
Existe leyes que permite el control de bienes de larga duración como lo es
la Constitución de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado (LOCGE), Reglamento Sustitutivo para Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público, Normas de Control Interno
para las Entidades y Organismos del Sector público y de las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, entre
otras. A continuación se consideran las principales leyes en cuanto al
control.
2.2.10.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR.
“La Constitución, como ley suprema establece que: “Todo programa
financiado con recursos públicos tendrá objetivos, metas y un plazo
predeterminado para ser evaluado, en el marco de lo establecido en el
Plan Nacional de Desarrollo. Las Instituciones y entidades que reciban o
transfieran bienes o recursos públicos se someterán a las normas que las
regulan y a los principios y procedimientos de transparencia, rendición de
cuentas y control público”. (Constitución de la República del Ecuador Art.
297. Pág 144)
2.2.10.2 LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE
ESTADO
La Constitución de la República del Ecuador determina a la Contraloría
General del Estado como Organismo Técnico Superior de Control. El
sistema de control está dirigido a todos los recursos públicos entre los que
se considera a los bienes de larga duración que pertenecen al Estado
ecuatoriano.
“La presente Ley tiene por objeto establecer y mantener, bajo la dirección
de la Contraloría General del Estado, el sistema de control fiscalización y
43
auditoría del Estado y regular su funcionamiento con la finalidad de
examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión misión y
objetivos de las instituciones del Estado y la utilización de recursos,
administración y custodia de bienes públicos”. (Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado Art. 1. Pág. 1)
2.2.10.3 REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA MANEJO Y
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO
“Este reglamento se aplicará para gestión de los bienes de propiedad de
los organismos y entidades del sector público comprendidos en el Art. 118
de la Constitución de la República del Ecuador, de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos públicos en los términos
previstos en el art. 211 de la Constitución de la república y 4 reformado en
la Ley Orgánica de la Contraloría y para los bienes de terceros que por
cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo”.
(Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de
Bienes del Sector Publico”. Publicada en el Registro Oficial No. 595 de 12
de junio del 2002. Art. 1. Pág 1)
2.2.10.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO
El Control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de
las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos y tendrán como finalidad crear las condiciones para el ejercicio
del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad,
la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad
razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de
los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el
44
ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control,
los sistemas de información y comunicación y de seguimiento.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico,
técnico y administrativo promover eficiencia y eficacia de las operaciones
de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información
así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias
de control. (Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos
del Sector Público y de las Personas jurídicas de Derecho Privado que
Dispongan de Recursos Públicos. 100-01 Control Interno. Pág. 3).
2.2.11 GESTIÓN Y CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
Proceso mediante el cual la Institución asegura la obtención y el empleo
eficiente y eficaz de los recursos públicos para el cumplimiento de sus
metas y objetivos.
La Gestión de Bienes de Larga Duración, se relaciona con aspectos como
la adquisición, registro, contabilización, codificación, control, asignación
de custodios entre otros.
Entre los problemas más frecuentes tenemos:
Desconocimiento de la ubicación física del bien.
Desconocimiento del detalle de cada Bien
Desconocimiento de la cantidad real de Bienes
Descuadre entre la información contable y administrativa
Registros contables errados
45
La contabilización, depreciación, ingresos, egresos, bajas,
responsabilidades de custodios, bienes sujetos a control, custodios,
constatación física, entre otros, son aspectos fundamentales de la gestión
y control de los bienes de larga duración que son aspectos importantes
que se debe tomar en cuenta.
2.2.12 INGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
Para la adquisición de cualquier tipo de bienes que no consten en
respectivo Plan Anual de Adquisiciones se requiere de la resolución de la
más alta autoridad de la entidad u organismo o del funcionario delegado
para este fin, con sujeción a las disposiciones legales pertinentes.
Para efectuar las adquisiciones, en las entidades u organismos del sector
público estas emitirán su correspondiente reglamento interno de
conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las
disposiciones legales que fueren aplicables.
Las adquisiciones de bienes constarán en contrato escrito firmado por las
partes, excepto si la cuantía es inferior al 5% del valor establecido
anualmente para el concurso de ofertas y estarán debidamente
respaldadas, mediante documentos escritos, en los cuales se evidencie
su proceso, la decisión de la máxima autoridad o su delegado si es el
caso, las notas de venta, pro formas, facturas, cuadros comparativos con
la recomendación pertinente e informes técnicos sobre características y
especificaciones, y en los casos correspondientes, las decisiones de los
comités de adquisición.
Otras entidades y organismos del sector público que se encuentren en el
caso antes citado, podrán acogerse a lo señalado en el inciso anterior, en
casos excepcionales calificados así por la máxima autoridad que, para el
46
efecto, requerirá el informe previo justificativo del servidor público
encargado de la adquisición de bienes.
Los anticipos de cualquier naturaleza que se realicen para adquirir bienes
deberán ser previamente garantizados en la cuantía y con la modalidad
que determine la ley.
Los funcionarios de la entidad que conserven las garantías, serán los
responsables de que estas se mantengan en vigencia o de proceder a
efectivizarlas en caso de falta de renovación.
La estimación de los bienes de larga duración, la valoración de su calidad,
las condiciones generales y especiales de la negociación, la disponibilidad
presupuestaria y de caja, la legalidad de la adquisición y demás
pormenores, serán materia de aprobación y pronunciamiento de un
administrador encargado del control previo en la entidad u organismo.
Además, cuando conforme a la ley, se requiera informes o dictámenes
previos, la máxima autoridad de cada institución pública solicitará con
anterioridad a la celebración del respectivo contrato.
Los bienes de larga duración adquiridos serán recibidos y supervisados
por el servidor público que esté a cargo de la unidad de bienes o guarda
almacén y los servidores de conformidad a la normativa vigente deba
hacerlo dejando constancia en un acta con la firma de quienes los
entregan y quienes los reciben.
Una vez adquirido el bien el encargado de la custodia de los bienes, hará
el ingreso correspondiente en el cual se registrarán todos sus datos como
el modelo, color, número de serie, entre otros, esto en base al tipo de bien
que se adquiera, así como también el nombre del servidor de quien tiene
a cago dicho bien.
47
En el momento en que el administrador recibiera los bienes y estos no
reúnan los requisitos de acuerdo al contrato, se comunicara
inmediatamente a la máxima autoridad y se devolverá al proveedor
adjudicado y no se recibirán mientras dichos bines cumplan con las
especificaciones contratadas.
Una vez adquirido el bien el encargado de la custodia de los bienes de
larga duración o quien haga sus veces, previa comunicación al Jefe de la
unidad a la cual se destina el bien lo entregará al servidor que lo va a
mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega
recepción, quien velará por la buena conservación del bien confiado a su
guarda, administración o utilización, conforme las disposiciones legales y
reglamentarias correspondientes.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al
año, en el último trimestre, procederá a revisar el inventario, a fin de
actualizarlo y tener la información correcta y oportuna, conocer cualquier
novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y
cualquier afectación que sufra.
De igual manera las entidades públicas deberán seguir los pasos
pertinentes para la adquisición de bienes de larga duración para lo cual
los ministros de Gobierno y de Defensa emitirán las disposiciones
administrativas correspondientes, las cuales deberán contar con la
aprobación del Contralor General del Estado.
2.2.13 CONTABILIZACIÓN
Las adquisiciones de bienes de larga duración se deberán registrar en la
contabilidad, debitando la cuenta que corresponda, eligiéndola de entre
las opciones disponibles en los subgrupos 141 o 142, para los bienes
institucionales o en los subgrupos 144, 145, 151 o 152 para los bienes
48
adquiridos para proyectos o programas específicos y acreditando, en
cualquier de los casos, la Cuenta por Pagar 213.84 que corresponde al
devengado del gasto presupuestario.
En el catálogo de cuentas, será obligatorio la apertura de cuentas
contables en términos que permitan su registro, control identificación y
ubicación de los bienes de larga duración como herramientas de control,
así se contemplan los siguientes grupos de cuentas para el registro de
bienes.
Código Denominación
14 Inversiones en Bienes de Larga Duración
14.1 Bienes de Administración
14.2 Bines de Producción
14.4 Bienes de Proyectos
14.5 Bienes de Programas
La contabilización se debe registrar, debitando a una de las cuentas de
Inversiones de Bienes de Larga Duración que corresponda y acreditando,
en cualquiera de los casos, la cuenta por pagar 213.84 correspondiente a
Cuentas por Pagar Inversiones en Bienes de Larga Duración,
correspondiente al devengado del gasto presupuestario.
Aspectos generales
Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga
duración, se tendrán en cuenta los siguientes conceptos:
49
Costo de adquisición: Comprende el precio de compra más los
gastos inherentes a la misma como es el transporte.
Valor de donación: Es el valor asignado para su correspondiente
registro, incluyendo los gastos realizados para ser puestos en
condiciones de operación.
Valor contable: Equivale al costo de adquisición o de donación,
más los aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil
del bien.
Valor en libros: Comprende el valor contable menos la
depreciación acumulada.
-1-
14.1 Bienes de Administración
141.01.05 Vehículos xxx
213.84 CxP Inversiones en Bienes de L/D xxx
(Afecta a una partida de gasto de capital 84).
-2-
14.2 Bienes de Producción
142.01.05 Vehículos xxx
213.84 CxP Inversiones en Bienes de L/D xxx
(Afecta a una partida de gasto de capital 84).
-3-
14.4 Bienes de Proyectos
144.01.05 Vehículos xxx
213.84 CxP Inversiones en Bienes de L/D xxx
(Afecta a una partida de gasto de capital 84).
50
-4-
14.5 Bienes de Programas
145.01.05 Vehículos xxx
213.84 CxP Inversiones en Bienes de L/D xxx
(Afecta a una partida de gasto de capital 84).
-5-
151 Inversiones en Obras en Proceso xxx
213.84 CxP Inversiones en Bienes de L/D xxx
(Afecta a una partida de gasto de capital 84).
-6-
152 Inversiones en programas en Ejecución xxx
213.84 CxP Inversiones en Bienes de L/D xxx
(Afecta a una partida de gasto de capital 84).
2.2.14 DEPRECIACIÓN
La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el
desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un
activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal
durante su vida útil que al final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso
generado por el activo usado, se le debe incorporar al gasto
correspondiente desgaste que ese activo ha sufrido para poder generar el
ingreso, puesto como según señala un elemental principio económico, no
puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un
activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un
determinado ingreso.
51
2.2.15 VIDA ÚTIL
Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas o
que se incorporen a proyectos o programas de inversión, y para ciertos
bienes de producción en UTPE (Unidades de tiempo de producción
estimadas) se depreciarán empleando la siguiente tabla de vida útil:
La vida útil de maquinarias, equipos, vehículos e instalaciones
especializadas, será la establecida en los catálogos o especificaciones
técnicas del fabricante; de los software se establecerá en función de
criterios técnicos.
TIPO DE BIEN
VIDA ÚTIL ESTIMADA (Años)
Administración
Proyectos y
Programas
Producción
Edificaciones
Hormigón Armado y Ladrillo 50 40
Ladrillo (O Bloque) 40 35
Mixto (Ladrillo o Bloque y Adobe o
Madera) 35 30
Adobe 25 20
Madera 20 15
Maquinaria y Equipos 10 UPTE
Muebles y Enseres 10 10
Instalaciones 10 UTPE
Equipos de Computación 5 5
Vehículos 5 UTPE
52
Las reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen
erogaciones capitalizables obligarán al re-cálculo del monto de la
depreciación, en términos de la reestimación de la vida útil del bien.
Valor Residual
Para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual
equivalente al 10% de su valor contable.
CDP = cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes
siguiente al de su adquisición.
La cuota de depreciación proporcional de bienes de larga duración,
destinados a actividades productivas, se determinará aplicando el método
de unidades de tiempo o unidades de producción, basado en la siguiente
formula:
Contabilización
La depreciación refleja en la contabilidad la amortización periódica
prorrateada de los bienes de larga duración, en función del valor contable
de los bienes y durante el tiempo establecido en la tabla de vida útil desde
la fecha en que se encuentre en condiciones de operación y cumplan el
objetivo para el cual fueron adquiridos.
53
Ejemplo.
UTILVIDA
VRVCDEP
638.51 Depreciación Bines de Administración xxx
141.99 (-) Depreciación Acumulada xxx
UTPE
VRVCDEP
133.91 Depreciación Bienes de Producción xxx
142.99 (-) Depreciación Acumulada xxx
151.91 Depreciación Bienes de Inversión xxx
144.99 (-) Depreciación Acumulada xxx
152.91 Depreciación Bienes de Inversión xxx
145.99 (-) Depreciación Acumulada xxx
2.2.16 EGRESO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
Para el egreso de bienes de larga duración ya sea por donación, por
remate, traspaso gratuito, el guarda almacén de Bienes o quien haga sus
veces, informará por escrito a la máxima autoridad y al jefe Financiero
sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubieren
dejado de usarse. El Jefe Financiero designará a un supervisor, este debe
ser un servidor distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes
quien hará un control previo para determinar el estado de los mismos.
54
Si del informe de inspección apareciere que los bienes todavía son
necesarios en la institución, concluirá el trámite y regresará al
departamento de logística y se archivará el expediente. Caso contrario se
procederá a enviar un informe a la Dirección Ejecutiva para dar paso al
respectivo trámite.
2.2.17 ENAJENACIÓN MEDIANTE REMATE.
En caso de que el informe determina que los bienes son inservibles u
obsoletos o se hubieren dejado de usar, pero son susceptibles de venta,
se los rematará, previa resolución de la más alta autoridad de la
institución.
Las entidades y empresas del sector público que tengan personería
jurídica, patrimonio propio y administración autónoma podrán vender
directamente, sin necesidad de proceder al remate, en caso de las
instituciones pertenecientes a la Fuerzas Armadas, requerirán, además,
para la venta, la autorización del Ministro de Defensa Nacional.
El Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y las Comandancias de
Fuerza, previa autorización del Ministro de Defensa Nacional, podrán
también vender directamente, sin necesidad de proceder a remate, sus
aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, armamento o material
bélico obsoleto o fuera de uso.
Los bienes de las Fuerzas Armadas que se vendieren directamente, no
podrán ser utilizados en actividades que atenten a la seguridad del Estado
o al prestigio de la institución Armada; ni tampoco podrán salir del país.
Sin embargo y bajo la responsabilidad del Ministro de Defensa los bienes
pueden salir del país, si son adquiridos por el propio fabricante o por
algún Gobierno extranjero; actos que deben ser autorizados mediante
decreto ejecutivo por el Presidente de la República.
55
Junta de Remates.- Para proceder al remate de bienes muebles e
inmuebles, cada institución pública conformará una Junta de Remates
quien estará integrada por tres delegados quienes son: La máxima
autoridad o su delegado, el Jefe Financiero o quien haga sus veces y un
abogado de la institución, a falta de abogado integrará la Junta el Jefe
Administrativo. Actuará como Secretario de la Junta el abogado o el Jefe
Administrativo de la institución.
Formas de remate.- El remate de bienes muebles podrá efectuarse al
martillo, con la concurrencia de la máxima autoridad o su delegado y el
Jefe Financiero; el martillador público será uno de los designados por las
cortes superiores. A juicio de la máxima autoridad podrá realizarse el
remate de bienes muebles mediante concurso de ofertas en sobre
cerrado, previa decisión por escrito de la máxima autoridad.
Los avalúos.- El avalúo de los bienes muebles se hará por peritos
designados por la máxima autoridad, quienes considerarán el valor
comercial actual, el precio de adquisición, el estado actual, el valor de
bienes similares en el mercado y, en general, todos los elementos que
ilustren su criterio en cada caso.
Señalamiento para remate.- La Junta de Remates conjuntamente con el
Departamento de Logística señalará el lugar, día y hora en que se llevará
a cabo el remate. La fecha del remate será ocho días después del último
aviso.
Avisos y carteles.- El señalamiento del lugar, día y hora para el remate
se realizará mediante tres avisos que se publicarán en uno de los
periódicos de mayor circulación en la provincia en que fuere a efectuarse
el remate y, además, en carteles que se ubicarán en los lugares más
frecuentados que señale la Junta de Remates.
56
Los avisos y carteles contendrán:
a) El lugar, día y hora del remate;
b) La descripción completa de los bienes;
c) El valor base del remate;
d) El lugar, días y horas en que puedan ser conocidos; y,
e) La indicación de que el remate se lo realizará al martillo o en sobre
cerrado, de acuerdo a las disposiciones de este reglamento.
Base del remate.- En el primer señalamiento, la base del remate será el
valor del avalúo; y en el segundo, el setenta y cinco por ciento de dicho
avalúo.
Participantes en el remate.- Podrán intervenir en el remate las personas
capaces para contratar, personalmente o en representación de otras. No
podrán intervenir por sí ni por interpuesta persona, quienes fueren
servidores públicos de la institución u organismo público que efectuare el
remate, ni su cónyuge o conviviente en unión libre, ni parientes dentro del
cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; equiparándose
inclusive, como primero y segundo grado de afinidad, los familiares por
consanguinidad de los convivientes en unión libre.
2.2.18 DEL REMATE DE BIENES MUEBLES AL MARTILLO.
Requisito para presentar posturas.- Antes de participar en el remate,
los interesados consignarán por lo menos el veinte por ciento del valor del
avalúo de los bienes que deseen adquirir. Este valor se entregara en el
departamento financiero en el área de contabilidad al encargado de
57
recaudaciones de la respectiva institución, en dinero efectivo o en cheque
certificado y se lo contabilizará y depositará de conformidad con las
normas vigentes sobre la materia.
Posturas.- Las posturas que se presentarán verbalmente, serán
debidamente anotadas contendrán los nombres y apellidos del postor, la
cantidad ofrecida y el bien por el que se hace la oferta. Cada postura será
pregonada por el martillador público que intervenga.
Cierre del remate y adjudicación.- De no haber otra postura, después
de cumplido lo que se expresa en el artículo anterior, el martillador
declarará el cierre del remate y la adjudicación de los bienes rematados al
mejor postor.
Pago del precio.- Hecha la adjudicación el adjudicatario pagará la
totalidad del precio ofrecido, en dinero efectivo o en cheque certificado a
la orden del recaudador respectivo. Realizado el pago se entregará al
adjudicatario los bienes rematados. El funcionario recaudador
contabilizará y depositará los valores de acuerdo con las normas vigentes
sobre la materia.
Acta y copias.- El Secretario de la Junta levantará el acta de la diligencia,
en la que hará constar los siguientes datos: lugar, fecha y hora de la
iniciación del remate, enunciación de las posturas presentadas, su
calificación y preferencia, adjudicación de los bienes al mejor postor,
señalamiento de cada uno de dichos bienes, descripción suficiente de
ellos, cita del número con el que constan en los registros y valor por el
que se hace la adjudicación.
El original del acta firmada por los miembros de la Junta, el martillador
público que intervino en el remate y el adjudicatario se archivará en el
respectivo organismo o entidad y el Secretario otorgará las copias que
58
soliciten los interesados. A cada adjudicatario aún sin solicitud previa, se
le entregará una copia certificada de la parte pertinente del acta, esto es,
de la que se refiere a los bienes adjudicados a cada uno de ellos.
Las copias otorgadas serán documentos suficientes para la transferencia
de dominio a favor de los adjudicatarios y, tratándose de bienes
registrados o inscritos, como los vehículos, servirán también para el
registro, inscripción y matriculación en nombre del adjudicatario.
Devolución de los valores consignados.- Los valores consignados para
intervenir en el remate, por quienes no resultaren beneficiados con la
adjudicación, les serán devueltos después que el adjudicatario hubiere
hecho el pago.
2.2.19 TRASFERENCIAS GRATUITAS.
Procedencia.- Cuando no fuere posible o conveniente la venta de los
bienes muebles la máxima autoridad señalará la entidad u organismo del
sector público o una institución de educación, asistencia social o de
beneficencia, a la que transferirá gratuitamente dichos bienes, sin dejar de
observar lo prescrito en la Ley 106, en Beneficio de las Instituciones
Educativas Fiscales del País, publicada en el Suplemento del R.O. No.
852 del 29 de diciembre de 1995, que dispone remitir la lista de bienes
obsoletos al Ministerio de Educación para la selección del beneficiario.
Informe previo.- Antes de que la más alta autoridad resuelva dar en
donación los bienes muebles, será necesario que el Jefe Financiero emita
un informe previo en el que conste que no es posible o conveniente la
venta de los bienes muebles.
Valor.- El valor de los bienes objeto de la transferencia gratuita será el
que conste en los registros contables de la entidad u organismo que los
59
hubiere tenido a su cargo, y se lo contabilizará en los registros de quien
los reciba, en caso de pertenecer al sector público. Siempre que se
estime que el valor de registro es notoriamente diferente del real, se
practicará el avalúo del bien mueble de que se trate. Dicho avalúo será
practicado por un perito de la entidad u organismo que realice la
transferencia gratuita, conjuntamente con otro perito de la entidad u
organismo beneficiario.
Entrega - recepción.- Realizado el avalúo si fuere del caso, se efectuará
la entrega - recepción de los bienes, dejando constancia de ello en el acta
que suscribirán los servidores inmediatamente encargados de la custodia
o administración de los bienes (Guardalmacén de activos fijos o quien
haga sus veces), y el Jefe Financiero de la institución, efectúe la
transferencia gratuita.
2.2.20 BAJAS DE ACTIVOS FIJOS
Procedencia.- Si los bienes fueren inservibles, obsoletos, o hubieren
dejado de usarse esto es, que no sean susceptibles de utilización y en el
caso de que no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la
entrega de estos en forma gratuita, se procederá a su destrucción de
acuerdo con las normas ambientales vigentes.
En forma previa a la destrucción de los bienes, se procederá a su
desmantelamiento para fines de reciclaje. Los desechos resultantes de
dicha destrucción serán depositados finalmente en los rellenos sanitarios
designados para el efecto, en cada jurisdicción.
Procedimiento.- La más alta autoridad, previo informe del Jefe
Financiero, ordenará que se proceda a la destrucción de los bienes, con
intervención del Jefe Financiero, delegado de la auditoría interna, que
actuará solo como observador, del Guardalmacén de Bienes y del
60
servidor que realizó la inspección ordenada, quienes dejarán constancia
en una acta del cumplimiento de esta diligencia, la cual será entregada al
Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, para los fines
consiguientes. La orden de destrucción de los bienes muebles será dada
por escrito al Jefe Financiero y al servidor que realizó la inspección y
notificada al Guardalmacén de Bienes encargado de aquellos. En la orden
se hará constar un detalle pormenorizado de los bienes que serán
destruidos y el lugar y la fecha en que debe cumplirse la diligencia.
Obras de beneficencia.- En el caso de bienes inservibles para la
institución, estos serán dados en donación a entidades del sector privado
que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines
de lucro; siempre y cuando se evidencie que tales bienes no son de
interés de la institución pública propietaria de los mismos.
2.2.21 RESPONSABILIDADES CUSTODIOS
Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar
adecuadamente los recursos de la institución, fortaleciendo los controles
internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los
fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se
encuentran en riesgo de deterioro.
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad
respectiva, será responsable de designar a los custodios de los bienes y
de establecer los procedimientos que garanticen la conservación,
seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración.
61
Corresponde a la administración de cada institución pública implementar
un reglamento interno de custodia física y seguridad con el objeto de
cuidar los bines del Estado.
2.2.22 BIENES SUJETOS A CONTROL
Son todos aquellos bienes que tuvieren una vida útil mayor a un año y
que ayuden al desarrollo de las actividades institucionales, con un costo
individual de adquisición, fabricación, incorporación o avalúo, inferior a
100 dólares. Serán sujetos de control administrativo, a través de la
dependencia Control de Bienes, dentro de cada unidad administrativa a
fin de identificar a los responsables de custodia, pérdida o destrucción.
Entre los bienes de larga duración sujetos a control tenemos:
Cámaras Fotográficas
Copiadoras
Relojes Biométricos
GPS
Camionetas
Furgonetas
Computadores de escritorio
Computadores portátiles
Impresoras
Discos duros externos
Equipos de video conferencia
2.2.23 CONSTATACIÓN FÍSICA
La Dirección Ejecutiva a través de la unidad de administración, emitirá los
procedimientos necesarios a fin de realizar las constataciones físicas
periódicas a los bienes de larga duración y existencias de la institución.
62
Las constataciones físicas de bines de larga duración y de existencias se
lo realizará anualmente, con el propósito de comprobar efectivamente la
existencia real, de los bienes de larga duración, de conformidad con la
Norma de Control Interno No. 406 - 10 la misma que determina:
“Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga
duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la
toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y
manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.”
La administración de la institución es responsable de emitir los
respectivos lineamientos necesarios a fin de que se pueda llevar a cabo
las constataciones físicas.
El funcionario a cargo de las constataciones físicas debe realizar un acta
con las diferencias que se obtengan entre la constatación física y la
información contable.
En este proceso también se identificarán los bienes en mal estado o fuera
de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda,
de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la
toma física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final
presentado así como la base de datos, tendrá la conformidad del área
contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios.
La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las
circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la
partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos
63
UNIDAD III
2.3.1 CONTROL INTERNO
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de
las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos y tendrá como finalidad salvaguardar los recursos.
2.3.2 CONCEPTO.
El control interno es un proceso efectuado por el consejo de
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable
en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías:
Honestidad y Responsabilidad
Eficiencia y Eficacia en las Operaciones
Fiabilidad de la Información
Salvaguarda de los Recursos
Cumplimiento de las Leyes y Normas aplicables.
Honestidad y Responsabilidad: Todo el personal tiene que cumplir con
sus funciones con ética, valores, rindiendo cuentas así de las funciones
desempeñadas.
Eficiencia y Eficacia en las Operaciones: Realizar las cosas en el
menor tiempo posible optimizando recursos, hacer que todos los trámites
64
sean más ágiles, descentralizar autoridad con el objeto de que los
mandos medios obtengan un mínimo de autoridad.
Fiabilidad de la Información: La información que genere la empresa sea
confiable con los estados financieros y administrativos.
Salvaguarda de los Recursos: Precautelar los recursos con los que
cuenta las instituciones como lo es el: recurso humano, material y
económico para que estos sean utilizados de manera adecuada y óptima.
Cumplimiento de las Leyes y Normas Aplicables: Todas las
actividades que se desarrollen en la institución deben realizarse sujetas a
las leyes legales vigentes.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico,
técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones
de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información,
así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias
de control.
2.3.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
El control interno de las entidades, organismo del sector público y
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos para alcanzar la misión institucional, deberá contribuir al
cumplimiento de los siguientes objetivos:
Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones
bajo principios éticos y de transparencia.
65
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la
información.
Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad
para otorgar bienes y servicios públicos de calidad.
Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida,
despilfarro, irregularidad o acto ilegal.
2.3.4 RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO
El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento,
perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de
la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de
la entidad, de acuerdo con sus competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán
especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por
el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar
las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación,
operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de
manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y
con el apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta.
(Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector
Público y de las Personas Jurídicas de Derecho privado que Dispongan
de Recursos Públicos. 100-02 y 100-03. Pág.) 6
66
2.3.5 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL
De acuerdo a su naturaleza:
Control Administrativo
Control Financiero
De acuerdo a quien lo realiza:
Control Interno
Control externo
De acuerdo al momento de su aplicación:
Control Previo
Control Concurrente
Control Posterior
Control Administrativo: Es un plan de organización que nos permite
verificar si se cumple con la eficiencia y eficacia de las operaciones,
cuando verificamos los objetivos y metas programados, cuando verifico si
se cumple con las políticas emanadas por la máxima autoridad.
Control Financiero: Es un plan de organización que nos permite verificar
la veracidad de la información financiera, permite salvaguardar los
recursos, realizamos un control financiero cuando revisamos los
documentos fuentes, los registros contables.
Control Interno: Es realizado por todo el personal de la institución, con el
fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos
contables.
67
Control Externo: El control externo comprende la vigilancia, inspección y
fiscalización realizado por personal ajeno a la institución sobre las
operaciones de las institución, así como para determinar también el grado
de observancia de las políticas prescritas en relación con el patrimonio y
la salvaguarda de los recursos de tales entidades, en este caso el control
se encargará la Contraloría General del Estado.
Control Previo: Es el control que se lo realiza a las operaciones
administrativas y financieras al inicio del periodo contable.
Control Concurrente: Es aquel que se realiza en el momento en que se
ejecutan las operaciones administrativas y financieras.
Control Posterior: Es el control que se realiza después de que se
ejecutan las operaciones administrativas y financieras.
2.3.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Los elementos del sistema de control interno pueden considerarse como
un conjunto de normas que son utilizadas para evaluar el control interno y
determinar su efectividad. La estructura de control interno en el sector
gubernamental tiene los siguientes componentes:
Se reconoce en la actualidad ocho componentes relacionados entre sí,
estos componentes son los siguientes:
Ambiente Interno de Control
Cumplimiento de Objetivos
Identificación de Eventos
Evaluación de Riesgos
68
Respuesta a los Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión y Monitoreo
2.3.7 AMBIENTE INTERNO DE CONTROL
Hace referencia a algunos factores como son: la integridad, valores
éticos, este elemento nos da una pauta general sobre el control.
Factores para un buen ambiente interno de control.
Integridad y valores éticos
Filosofía y estilo de la alta dirección
Estructura Organizacional
Responsabilidad asumida
Autoridad delegada.
Integridad y valores éticos.- Se refiere a que los objetivos de una
entidad y la forma en que se consiguen están basados en distintas
prioridades, juicios de valor y estilos de gestión que se traduce en normas
de comportamiento, reflejan la integridad de la dirección y su compromiso
con los valores éticos.
Filosofía y estilo de la alta dirección.- Es conveniente que el nivel más
alto de la entidad sea comunicativo, abierto al diálogo, participativo y
reflexivo.
69
Estructura Organizacional.- Permite saber y observar cómo está
estructurada la institución, para el establecimiento de la estructura
organizativa, se debe definir las áreas clave de autoridad y
responsabilidad y las vías adecuadas de comunicación, aunque para su
determinación depende en parte, de su tamaño y de la naturaleza de las
actividades que desarrolla cada institución.
Responsabilidad asumida.- Define claramente las responsabilidades de
cada uno de los funcionarios que están a su cargo, sea en forma
individual o como equipo de trabajo, para que utilice su iniciativa para
tratar y solucionar problemas.
Autoridad delegada.- Comprende el límite de autoridad que ha sido
delegada para el cumplimiento de sus funciones.
2.3.8 CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
Toda institución se plantea objetivos como son estratégicos y
operacionales, estos objetivos se deben plantear en base a la misión de la
institución.
Los objetivos estratégicos son aquellos que las instituciones se plantean
alcanzar a largo plazo, mientras que los objetivos operacionales son
aquellos que la institución propone alcanzar a corto plazo en períodos
menor a un año.
2.3.9 IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
Son eventos que se presentan en el instante en que se están cumpliendo
los objetivos. Se identifica aquellos acontecimientos que impiden el
70
cumplimiento de los objetivos y determinar los eventos que afectan y no
permiten el cumplimiento de lo que me he propuesto.
Factores Externos.
Políticos
Sociales
Económicos
Medio – Ambientales
Tecnología
Factores internos
Falta de infraestructura
Procesos inadecuados
Tecnología
Falta de capacitación
Escases de materia prima
2.3.10 EVALUACIÓN DE RIESGOS
Un riesgo es una probabilidad de que suceda un acontecimiento sea
positivo o negativo, evaluó la probabilidad de que se dé o no el evento,
así analizamos los riesgos importantes para lograr los objetivos, formando
una base para la determinación de cómo los riesgos deben ser
manejados
71
2.3.11 RESPUESTA A LOS RIESGOS
Dar solución en el caso de que se dé un riesgo y que vamos hacer en el
caso de que el riesgo sea mayor así primero aceptamos el riesgo,
comparto el riesgo o reduzco el riesgo.
2.3.12 ACTIVIDADES DE CONTROL
Señalar todas las políticas y procedimientos que adopta la institución para
impedir que el riesgo afecte al cumplimiento de los objetivos. Las
actividades de control implican que un riesgo negativo afecta al
cumplimiento de los objetivos que la institución se ha propuesto.
2.3.13 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Toda la información que genera la institución debe ser verdadera y veraz
para el momento de la toma de decisiones de los altos directivos.
La comunicación interna, el diálogo entre los jefes y subordinados para en
caso de algún problema poder dar solución. La comunicación externa, el
dialogo entre los clientes para que en base a criticas poder mejorar y dar
solución a las debilidades.
La evaluación del componente de información y comunicación debe
considerar los siguientes aspectos:
En la información.- La obtención de información interna y externa
y el suministro a la dirección de los informes relacionados a los
objetivos establecidos; el suministro de información a las personas
adecuadas con el suficiente detalle y oportunidad; el desarrollo o
72
revisión de los sistemas de información basado en un plan
estratégico para lograr los objetivos.
En la comunicación.- La comunicación eficaz al personal sobre
sus funciones y actividades de control; el establecimiento de líneas
para denuncias; la sensibilidad de la dirección ante las propuestas
del personal para mejorar la productividad, la calidad, etc.
2.3.14 ACTIVIDADES DE MONITOREO O SUPERVISIÓN
No es otra cosa que la auditoría interna, ya que toda actividad debe ser
revisada, monitoreada, supervisada permanentemente desde el inicio
hasta el fin para de manera oportuna dar soluciones y tomar medidas
correctivas.
La supervisión y el monitoreo es un proceso que comprueba el adecuado
funcionamiento del sistema de control a lo largo del tiempo lo cual se
consigue mediante las actividades de supervisión continua y evaluaciones
periódicas a través del monitoreo que es una herramienta de gestión que
sirve para controlar el avance de los proyectos, programas o planes en
ejecución permitiendo comparar los resultados con lo que se planifico.
La supervisión continua se da en el transcurso de las operaciones
incluyendo las de la dirección y como otros llevados a cabo por el
personal de la empresa en pleno empleo de sus funciones.
Es preciso supervisar y monitorear continuamente los controles internos
para asegurarse que el proceso funcione según lo previsto, esto es muy
importante porque a medida que cambian los factores internos y externos,
controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser
adecuados y de dar seguridad como lo hacían antes.
73
2.3.15 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
Son la base de los procedimientos y estructura del control interno en cada
área de funcionamiento de la institución.
Los principios de control interno se clasifican en:
Responsabilidad delimitada
Separación de funciones de carácter incompatible
Una sola persona no debe ser responsable
Selección de personal hábil y capacitado
Pruebas continuas de exactitud
Rotación de deberes o rotación de funciones
Fianzas o cauciones
Instrucciones por escrito
Control y uso de formularios pre-numerados
Evitar el uso de dinero en efectivo
Contabilidad por partida doble
Depósitos inmediatos e intactos
Uso de cuentas de control
Uso mínimo de cuentas bancarias
Uso de equipos mecánicos y/o Eléctricos con dispositivos de
control y prueba.
74
2.3.16 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Para la evaluación del control interno se utiliza diversos métodos, entre
los más conocidos los siguientes:
Cuestionarios
Flujogramas
Descriptivo o narrativo
2.3.16.1 CUESTIONARIOS.
Este método es el más utilizado y se puede aplicar en las grandes y
pequeñas empresas, los cuestionarios tienes que ser elaborados por el
auditor tomando en cuenta la magnitud de las empresas, las operaciones
a las que se dedica, la información que necesita saber, estos
cuestionarios se los puede aplicar tanto para áreas como para
departamentos.
Este cuestionario debe ser contestado por los funcionarios de la
institución de todas las áreas o departamentos bajo evaluación, las
pregustas deben ser estructuradas de tal forma que una respuesta
positiva determine el punto óptimo del control interno y que una respuesta
negativa determine una debilidad del mismo, otras preguntas pueden ser
contestadas con NA “no aplica”. De considerar necesario a más de poner
las respuestas, se puede completar las mismas con explicaciones
adicionales en la columna de observaciones.
En las entrevistas, no sólo se procura obtener un Si, No o NA, sino que se
trata de obtener el mayor número de evidencias sean estas positivas,
negativas, no aplicables o con observación para posteriormente
determinar qué pasa con el control interno y dar soluciones inmediatas.
75
VENTAJAS DESVENTAJAS
Guía para evaluar y
determinar áreas críticas.
Disminución de costos.
Pronta detección de
deficiencias.
Siempre busca una
respuesta.
No prevé naturaleza de las
operaciones.
Limita inclusión de otras
preguntas.
No permite una visión de
conjunto.
Iniciativa puede limitarse.
Ejemplo.
Cuestionario de Control Interno a los
Activos Fijos
Respuestas Observaciones
SI NO N/A
1.- La Unidad de Activos Fijos ha
definido internamente procesos de
planificación, adquisición, conservación,
buen uso, utilización, traspaso, baja y
mantenimiento de los bienes.
2.- Se ha proyectado un plan anual de
adquisición para el año fiscal en
coordinación con el Departamento de
Planificación.
3.- Previa la adquisición de activos fijos
se verifica su existencia en bodega.
2.3.16.2 FLUJOGRAMAS
Consiste en utilizar todos los símbolos convencionales para expresar de
manera gráfica las operaciones que realiza una institución, así como la
estructura orgánica de todas las áreas relacionadas con el control tanto a
los procedimientos y actividades de los distintos departamentos.
76
Para la preparación se debe seguir los siguientes pasos:
1. Determinar la Simbología
2. Diseñar el Flujograma
3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales
A continuación se presentan la simbología de flujogramación.
SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN
Proceso
Proceso con Control
Decisión
Documento
Documento Pre-numerado
Registro (Libro, tarjetas, etc.)
Tarjeta Perforada
Papel Perforado
N
77
SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN
Archivo
Desplaza un Documento para
Explicar Desviaciones del Sistema
Actualizar la Información
Se Toma Información
Se Toma y Actualiza Información
Documento (Cuando se va a
distribuir los documentos)
Conector
Inicio o Fin
VENTAJAS DESVENTAJAS
Evalúa siguiendo una
secuencia lógica y ordenada.
Observación del circuito en
conjunto.
Identificar existencia o
ausencia de controles.
Necesita de conocimientos
sólidos de control interno.
Requiere entrenamiento en
la utilización y simbología de
los diagramas de flujo.
Limitado el uso a personal
inexperto
2 N 1
78
2.3.16.3 DESCRIPTIVO O NARRATIVO
Consiste en hacer una redacción de la forma como se realizan y como se
ejecutan las operaciones administrativas y financieras. Para esto el
auditor debe tener una destreza para poder explicar el procedimiento de
como realizan las operaciones administrativas y financieras.
Este método no es aconsejable aplicar en las grandes empresas por la
gran magnitud de las operaciones tanto administrativas como financieras,
además nos permite detectar debilidades mediante la lectura y dar
alternativas de respuestas.
Ejemplo.
Área: Adquisición y Recepción de Materiales
Cuando el sector de almacenes dependientes de la gerencia de
producción determina, en base a la revisión semanal de sus fichas de
existencia, que debe adquirirse determinada materia prima emite un
formulario de adquisición de materias primas, en base a este formulario,
la sección compra procede a pedir cotizaciones a por lo menos tres
proveedores, tomando de sus ficheros. Una vez recibidas las
cotizaciones, compras emite la correspondiente orden compra, de la que
envía copia a almacenes y contabilidad, además de archivar una copia
“carpetas de órdenes de compra pendientes”. En el momento de recibirse
la mercadería, recepción procede a su recuerdo y conforme al remito
recibido, prepara un formulario de recepción de materias, pasa a control
de calidad de mercadería y una vez obtenido su conforme, entrega la
mercadería a almacenes junto con uno de los formularios de recepción.
Otra copia de formulario y el remito recibido son enviados a cuentas por
pagar, que lo adjunta a la copia de la orden de compra que enviados a
cuentas por pagar, que lo adjunta a la copia de la orden de compra que
79
oportunamente había recibido de compras. Por su parte compras recibe
otra copia del formulario de recepción con la que elimina la orden de
compra de su carpeta dependiente.
Por último cuando cuentas a pagar recibe la factura del proveedor, la
controla con el remito, la nota de recepción y la orden de compra y pasa
el legado completo para su contabilización.
Nota: Los aspectos de contabilización se explican en hoja aparte.
VENTAJAS DESVENTAJAS
Aplicación en pequeñas
entidades.
Facilita en su uso.
Deja abierta la iniciativa del
auditor.
No todas las personas
expresan sus ideas por
escrito en forma clara,
concisa y sistémica.
Limitado a empresas
grandes.
No permite visión en
conjunto.
(Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado
Pág. 42-60).
80
UNIDAD IV
2.4.1 GESTIÓN
2.4.2 CONCEPTO
Es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de
recursos y su empleo eficiente y eficaz en el cumplimiento de sus
objetivos.
Gestión comprende todas las actividades de una organización que implica
el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su
desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia
operativa que garantice la supervivencia.
2.4.3 CONTROL DE GESTIÓN.
El control de gestión es el examen de la economía, efectividad y eficiencia
de las entidades de administración en el ejercicio y protección de los
recursos públicos, realizado mediante la evaluación de los procesos
administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y
desempeño y la identidad de la distribución del excedente que éstas
producen, así como de los beneficios de su actividad.
2.4.4 PROPÓSITO DEL CONTROL DE GESTIÓN.
Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo
como retribución a la contribución que éste realiza, mediante los tributos
que entrega, es ahí donde nace su real derecho de exigir que los mismos
sean de buena calidad, y entregados en forma oportuna a su servicio;
81
pero también a la sociedad saber que la producción sea como
consecuencia de una gestión pública, que procure la máxima
productividad a un costo razonable que significa la utilización óptima y la
protección de los recursos financieros, materiales y humanos disponibles,
evitando el desperdicio de los mismos o la apropiación indebida para fines
particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad y
descubriendo al fraude y los indicios de responsabilidad penal.
2.4.5 ÁMBITO Y OBJETIVO GENERAL DE LA GESTIÓN PÚBLICA.
La evaluación de gestión en los sistemas de control interno, se refiere a
medir la economía efectividad y eficiencia, para lo cual es necesario
realizar un proceso de evaluación de los métodos que la dirección de una
institución establece en forma periódica y sistemática sobre los controles
para cumplir con las normas legales, el buen uso y protección de los
recursos y la responsabilidad del funcionario en busca de un
mejoramiento continuo.
El ámbito y objetivo de la gestión pública, se lo puede concebir de la
siguiente manera.
Gestión Operativa
Gestión Financiera
Gestión Administrativa
Gestión Operativa: Proceso por el cual se obtiene servicios generales
del estado para el desarrollo social y comunitario, para la infraestructura
económica, productiva, financiera de valores y otros, propios de la misión
y finalidad de cada institución.
82
Gestión Financiera: Consiste en obtener, mantener y utilizar recursos
mediante una planificación presupuestaria, para crédito, caja o tesorería,
contabilidad, contratación pública, esta última en cuanto significa
financiamiento para la adquisición de bienes, adquisición de servicios y
realización de obras.
Gestión Administrativa: Conjunto de acciones mediante el cual el
directivo desarrolla sus actividades en la administración de bienes,
transporte, construcciones internas, comunicaciones; documentos
(secretario, biblioteca, imprenta, reproducción de documentos y otros)
seguridad, limpieza, mensajería, recursos humanos, mejora social e
infraestructura.
2.4.6 INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL DE GESTIÓN.
El control de gestión como cualquier sistema, posee unos instrumentos
para atenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran:
Índices: Permiten detectar variaciones con relación a metas o normas.
Indicadores: Son los cocientes y parámetros que permiten analizar
rendimientos.
Cuadros de Mandos: Permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos.
Gráficas: Representación de información (variaciones y tendencias).
Análisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor
superación.
Control integral: Participación sistemática de cada área organizacional
en el logro de los objetivos.
83
Flujogramas: Representación simbólica o pictórica de un procedimiento
administrativo.
Uno de los instrumentos para lograr un buen control de gestión es la
utilización de indicadores de economía, eficiencia, eficacia, calidad e
impacto.
2.4.7 ELEMENTOS DE GESTIÓN
El Estado requiere de planificación estratégica y de parámetros e
indicadores de gestión cuyo diseño e implementación es de
responsabilidad de los administradores de las instituciones públicas en
razón de su responsabilidad social de rendición de cuentas y de
demostrar su gestión y sus resultados.
Los elementos de gestión son los siguientes:
Economía
Eficiencia
Eficacia
Ecología
Equidad
Ética
Economía: Son los insumos correctos a menor costo o la adquisición de
recursos idóneos en la cantidad y calidad correctas en el momento
previsto, en el lugar indicado y al precio convenido; es decir adquisición o
producción al menor costo posible.
84
Eficiencia: Insumos que producen los mejores resultados con el menor
costo o la utilización provechosa de los recursos. Es la relación entre los
recursos consumidos y la producción de bienes y servicios.
Eficacia: Son los resultados que brindan los efectos deseados. Es la
relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas
programados.
Ecología: Son las condiciones operaciones y prácticas relativas a los
requisitos ambientales y su impacto.
Equidad: Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población
teniendo en cuenta el territorio en su conjunto y la necesidad de estimular
todas sus áreas.
Ética: Es un elemento básico de la Gestión Institucional expresada en la
moral y conducta individual y grupal de los funcionarios y empleados de
una entidad basada en sus deberes en su código de ética en las leyes en
las normas constitucionales legales y vigentes de una sociedad.
2.4.8 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Una herramienta muy útil para la gestión institucional, es la planificación
estratégica, toda vez que constituye en un proceso estructurado y
participativo, mediante el cual una institución apunta a la especificación de
su misión, a la expresión de esta misión en objetivo y al establecimiento
de metas concretas de productividad y de gestión.
Para conocer en qué medio nos desenvolvemos, es importante que los
directivos se pregunten; ¿dónde estamos?, ¿qué somos?, ¿qué
hacemos?, ¿hacia dónde vamos? Para ello es necesario definir la visión,
que es la habilidad para ubicarnos en un entorno real, pues desarrollando
85
una clara visión hacia donde la entidad necesita dirigirse o ubicarse en los
próximos años.
Administrando la pregunta: ¿qué somos? y ¿qué seremos?, se inicia el
proceso direccional y el establecimiento de una solvente identidad
organizacional.
Como se sabe, determinar la misión de una organización, llámese Estado,
Institución o Servicio, es formalizar su propósito, esto es, su razón de ser.
Como, todo un aspecto importante es tratar de superar, el enunciado
muchas veces formal e impreciso de la respectiva ley orgánica
institucional, toda vez que, generalmente estas leyes son antiguas y casi
siempre recogen solamente objetivos y funciones institucionales, pero no
la misión que es distinta.
La definición de la misión debe constituirse en un proceso mucho más
dinámico, abierto a la revisión de las funciones, necesidades, productos y
grupos de usuarios del respectivo servicio. Algunas de las preguntas que
casi siempre están presentes en este caso son las siguientes:
¿Para que existe la institución?
¿Cuál es el ámbito interno y externo en que opera la entidad?
¿Cuáles son los principales productos y servicios que entrega?
¿Cuál es su especialidad?
¿Qué restricciones y posibilidades otorga el marco legal?
¿Cuál es la percepción de los directivos de la situación de la
entidad?
¿Cuál es la percepción de los funcionarios en torno a la situación
del servicio?
¿Qué piensan los funcionarios respecto de su propio rol o función?
¿Coinciden las percepciones de las jefaturas con la de los
funcionarios?
86
¿Quiénes son los usuarios?
¿Qué opinan los usuarios acerca de la calidad del servicio?
¿Cuál es la población objetivo y cuál es la cobertura actual?
Por su parte, los objetivos institucionales, constituyen una declaración
formal de lo que el conjunto de actores desea alcanzar producto de la
gestión institucional. Por lo general, en algunas entidades, los objetivos
constituyen una declaración permanente de las aspiraciones
institucionales en el futuro, o bien en otras, contemplan los propósitos de
mediano y largo plazo a ser cumplidos mediante la gestión institucional.
(Manual de Auditoría de Gestión Pág., 17- 26).
2.5 SISTEMA DE HIPÓTESIS
La Evaluación del proceso de control y manejo de bienes de larga
duración del “INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO” de la ciudad de
Quito, incide en la gestión realizada en el periodo 2013.
2.6 VARIABLES
2.6.1 VARIABLE INDEPENDIENTE
Evaluación del proceso de control y manejo de bienes de larga duración
del “INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO” de la ciudad de Quito.
2.6.2 VARIABLE DEPENDIENTE
Incidencia en la gestión realizada en el período 2013
87
2.7 OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Cuadro 1 Variable Independiente
VARIABLE CONCEPTO CATEGORIAS INDICADORES TECNICAS E
INSTRUMENTOS
Independiente.
Evaluación del proceso
de control y manejo de
bienes de larga
duración del
“INSTITUTO
ESPACIAL
ECUATORIANO” de la
ciudad de Quito.
Constituye aquellos bienes
muebles e inmuebles, que
serán sujetos a control
administrativo, a través de la
unidad de activos fijos,
dentro de cada unidad
administrativa a fin de
identificar a los responsables
de su custodia ante cualquier
eventualidad tanto sea de su
traslado, pérdida o custodia.
Control
Administrativo
Talento
Humano
Activos Fijos
Reglamento
Interno.
Requerimientos
resueltos.
Cumplimiento de
actividades.
Ejecución del
presupuesto.
Capacitación.
Evaluación del
desempeño.
Registros contables.
Constataciones Físicas.
Depreciación.
Encuestas
Observación
Cuestionario
88
Cuadro 2 Variable Dependiente
Fuente: Instituto Espacial Ecuatoriano Elaborado por: Elvis Viñán
VARIABLE CONCEPTO CATEGORIAS INDICADORES TECNICAS E
INSTRUMENTOS
Dependiente.
Incidencia en la gestión
realizada en el período
2013.
La Gestión consiste en
administrar los recursos que
se tienen en una empresa
para asegurar que serán
suficientes para cubrir los
gastos para que la misma
pueda funcionar.
Así la función financiera
integra todas las tareas
relacionadas con el logro,
utilización y control de
recursos financieros.
Administración
de Bienes.
Función
Financiera.
Control de
Recursos
Financieros
Registros.
Control.
Administración.
Ejecución del
presupuesto.
Asignación de
recursos.
Eficiencia.
Eficacia.
Efectividad.
Observación
Indagación
Cuestionarios
89
CAPÍTULO III
3.- MARCO METODOLÓGICO
3.1 MÉTODO CIENTÍFICO
En el presente trabajo de investigación se utilizó los siguientes métodos:
Inductivo.- Este método se aplicó a la Evaluación del proceso de control
y manejo de bienes de larga duración al Instituto Espacial Ecuatoriano,
obteniendo un conocimiento del proceso de control de activos fijos, para
la concesión de conclusiones y recomendaciones.
Deductivo.- Se aplicó las encuestas al personal administrativo del
Instituto Espacial Ecuatoriano permitiendo conocer el proceso de
adquisición, mantenimiento, remate y donación de bienes de larga
duración, así como aspectos generales del control interno.
3.1.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
En el presente proceso de investigación se utilizó los siguientes tipos de
investigación.
Investigación Descriptiva.- Permitió describir aspectos relevantes
encontrados en la evaluación del proceso de control de bienes de larga
duración del Instituto Espacial Ecuatoriano.
Investigación Analítica-Descriptiva: Mediante este método de
investigación permitió conocer más el objeto de estudio, con la cual se
puede explicar y comprender mejor su comportamiento para estudiar sus
elementos en forma exhaustiva y poder entender con mayor profundidad
90
el problema, dando así una descripción detallada de los eventos a través
de documentos.
Investigación Bibliográfica: Este tipo de investigación permitió
determinar aspectos fundamentales para la investigación apoyándome en
libros, documentos para saber y entender lo que se investiga.
3.1.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Investigación Documental.- Para iniciar con la evaluación, se revisó los
documentos necesarios que respaldan la información, para verificar la
veracidad de la misma, que permitió tener un conocimiento general de la
Institución.
Investigación de campo.- Se aplicó este método cuando se llevó a cabo
las visitas al Instituto Espacial Ecuatoriano, la misma que permitió
recopilar la información necesaria con el objeto de procesarla cumpliendo
de esta manera los objetivos del presente trabajo investigativo.
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
3.2.1 POBLACIÓN
Cuadro 3 Población y Muestra
POBLACIÓN NÚMERO
Planificación 2
Departamento Financiero 3
Departamento de Contabilidad 5
Unidad Activos Fijos 1
TOTAL 10
Fuente: Instituto Espacial Ecuatoriano Elaborado por: Elvis Viñán
91
3.2.2 MUESTRA
Debido a la cantidad de la población, se procederá a trabajar con la
totalidad de la misma.
3.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE
DATOS
3.3.1 TÉCNICAS
Observación.- Se acudió al Instituto Espacial Ecuatoriano para verificar y
observar el Área Administrativa, Financiera y la Unidad de Activos Fijos,
con la finalidad de recopilar información para su posterior análisis.
Cuestionarios.- Se aplicó al personal del Instituto Espacial Ecuatoriano la
cual permitió obtener información relevante para poder llevar a cabo la
presente investigación.
Entrevista.- Es la comunicación interpersonal establecida con los
funcionarios del Instituto Espacial Ecuatoriano, en especial con el
Departamento Administrativo Financiero y Unidad de Activos Fijos.
3.3.2 INSTRUMENTOS
Los instrumentos que se utilizaron para la realización del trabajo serán los
siguientes:
Guía de Observación
Cuestionarios
92
3.4 TÉCNICAS DE PROCEDIMIENTO, ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE
RESULTADOS.
Para el desarrollo de datos se utilizó técnicas matemáticas, informáticas
para el procesamiento de información para su respectivo análisis y
discusión de resultados que permitan llegar a conclusiones y dar posibles
soluciones.
3.5 EVALUACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL DE BIENES DE
LARGA DURACIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PARA BIENES DE LARGA DURACIÓN.
RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
1.- ¿La Unidad de Activos Fijos ha definido
internamente procesos de planificación, custodia
física, conservación, buen uso, utilización, y
seguridad de los bienes de larga duración?
2.- ¿Se ha proyectado un plan anual de
adquisición de bienes de larga duración para el
año fiscal en coordinación con el departamento
de Planificación?
3.- ¿Previa a la adquisición de activos Fijos se
verifica su existencia en bodega?
4.- ¿Previa a la adquisición de activos fijos se
verifica la disponibilidad presupuestaria que
garantice el pago de los mismos?
5.- ¿El sistema de registro contable de bienes de
larga duración mantiene registros auxiliares
detallando con valores los egresos, traspasos,
bajas a fin de que los saldos se mantengan
actualizados?
93
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PARA BIENES DE LARGA DURACIÓN.
RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
6.- ¿El guarda almacén previa a la recepción de
los bienes verifica si los mismos se ajustan a los
requerimientos y especificaciones técnicas
solicitadas por el usuario?
7.- ¿Se ha contratado alguna póliza de
seguridad que garanticen la protección de los
bienes de larga duración del Instituto espacial
Ecuatoriano?
8.- ¿Se dispone de un manual interno de
procedimientos para la adquisición, baja u
donación de bienes de larga duración?
9.- ¿Se entrega los bienes de larga duración a
los servidores responsables del uso mediante
constancia escrita de su recepción?
10.- ¿En caso de extravío de los bienes, estos
son reportados en forma oportuna al personal
responsable de la custodia?
11.- ¿Se ha diseñado un programa de
mantenimiento preventivo y correctivo de los
bienes de larga duración del Instituto Espacial
Ecuatoriano?
12.- ¿Se realizan constataciones físicas por lo
menos una vez al año?
94
3.6 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS
APLICADOS AL PERSONAL DEL INSTITUTO ESPACIAL
ECUATORIANO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
ÁREA: Administrativo – Financiero
PERÍODO COMPRENDIDO: Año 2013
PREGUNTAS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
SI NO OBSERVACIONES
1.- ¿La Unidad de Activos Fijos ha definido internamente procesos de planificación, custodia física, conservación, buen uso, utilización, y seguridad de los bienes de larga duración?
10 3 7
Los procesos deben ser mejorados
2.- ¿Se ha proyectado un plan anual de adquisición de bienes de larga duración para el año fiscal en coordinación con el departamento de Planificación?
10 7 3
Se debe mejorar la coordinación e involucrar a los interesados
3.- ¿Previa a la adquisición de activos Fijos se verifica su existencia en bodega?
10 1 9
4.- ¿Previa a la adquisición de activos fijos se verifica la disponibilidad presupuestaria que garantice el pago de los mismos?
10 10 0
5.- ¿El sistema de registro contable de bienes de larga duración mantiene registros auxiliares detallando con valores los egresos, traspasos, bajas a fin de que los saldos se mantengan actualizados?
10 9 1
6.- ¿El guarda almacén previa a la recepción de los bienes verifica si los mismos se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por el usuario?
10 7 3
Lo realiza en conjunto con el Administrador.
7.- ¿Se ha contratado alguna póliza de seguridad que garanticen la protección de los bienes de larga duración del Instituto espacial Ecuatoriano?
10 9 1
EVCI 1/3
95
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
ÁREA: Administrativo – Financiero
PERÍODO COMPRENDIDO: Año 2013
PREGUNTAS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
SI NO OBSERVACIONES
8.- ¿Se dispone de manual interno de procedimientos para la adquisición, baja u donación de bienes de larga duración?
10 1 9
9.- ¿Se entrega los bienes de larga duración a los servidores responsables del uso mediante constancia escrita de su recepción?
10 10 0
10.- ¿En caso de extravío de los bienes, estos son reportados en forma oportuna al personal responsable de la custodia?
10 4 6
Se debe mejorar el proceso.
11.- ¿Se ha diseñado un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración del Instituto Espacial Ecuatoriano?
10 0 10
12.- ¿Se realizan constataciones físicas por lo menos una vez al año?
10 9 1
TOTAL 120 70 50
EVCI 2/3
96
INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
ÁREA: Administrativa - Financiera
Valoración de factor de riesgo
PT: Ponderación Total
CT: Calificación Total
CP: Confianza Ponderada
Nivel de confianza y 41,67% Nivel de riesgo
Determinación del Nivel de Riesgo
Nivel de confianza
Bajo Moderado Alto
58.33 %
15 - 50 % 51 - 75 % 7 – 95 %
Alto Moderado Bajo
Nivel de riesgo de control
Conclusión:
Luego de haber evaluado el control interno para bienes de larga duración se
puedo evidenciar que el nivel de riesgo es bajo y el nivel de confianza es
moderado, debido a que los controles se ejecutan en un 58.33% por lo que ha
permitido identificar las siguientes debilidades:
No definen procesos internos de planificación para la seguridad de bienes
No se verifica bienes existentes en bodega.
No disponen de un instructivo interno de procedimiento para la
adquisición, baja u donación de bienes de larga duración.
No se reporta en forma oportuna la pérdida de un bien.
No se cuenta con programas preventivo y correctivo de bienes.
ELABORADO POR: E.V
FECHA: 06-10-2014
REVISADO POR: V.V
FECHA: 13-10-2014
EVCI 3/3
97
3.7 RESULTADO DEL CUESTIONARIO APLICADO AL PERSONAL
INVOLUCRADO DEL INSTITUTO ESPACIAL ECUATORIANO.
Pregunta 1: ¿La Unidad de Activos Fijos ha definido internamente
procesos de planificación, custodia física, conservación, buen uso,
utilización, y seguridad de los bienes de larga duración?
Cuadro 4 Procesos Internos
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 3 30%
NO 7 70%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 2 Procesos Internos
Fuente: Cuadro 4
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación.
El 70% de los encuestados manifestaron que el Instituto Espacial
Ecuatoriano no ha definido internamente procesos de planificación,
SI; 30%
NO; 70%
98
custodia física, conservación, buen uso, utilización, y seguridad de los
bienes de larga duración, mientras que el 30% dijeron sí.
Pregunta 2: ¿Se ha proyectado un plan anual de adquisición de bienes
de larga duración para el año fiscal en coordinación con el departamento
de Planificación?
Cuadro 5 Plan Anual de Adquisición
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 7 70%
NO 3 30%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 3 Plan Anual de Adquisición
Fuente: Cuadro 5
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación.
El 70% de los encuestados manifestaron que realizan un plan anual de
adquisición de bienes de larga duración para el año fiscal en cuanto el
SI; 70%
NO; 30%
99
30% manifestó que no, que los procesos deben ser mejorados
involucrando y coordinando a los interesados.
Pregunta 3: ¿Previa a la adquisición de activos Fijos se verifica su
existencia en bodega?
Cuadro 6 Verificación en Bodega
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 1 10%
NO 9 90%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 4 Verificación en Bodega
Fuente: Cuadro 6
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación.
De todos los encuestados el 90% han manifestado que en el momento de
realizar una compra de activos fijos no verifican su existencia en bodega
mientras que el 10% manifestó que si se verifica, esto origina que se
SI; 10%
NO; 90%
100
adquiera bienes existentes en bodega siendo el problema principal la
erogación del presupuesto a fin de poder ejecutar el mismo.
Pregunta 4: ¿Previa a la adquisición de activos fijos se verifica la
disponibilidad presupuestaria que garantice el pago de los mismos?
Cuadro 7 Disponibilidad Presupuestaria
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 10 100%
NO 0 0%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 5 Disponibilidad Presupuestaria
Fuente: Cuadro 7
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación.
El 100% de los encuestados manifestaron que se verifica la existencia de
presupuesto suficiente para la adquisición de nuevos activos fijos, sin
embargo las adquisiciones no se realizan con adecuada planificación y
verificación.
SI; 100%
NO; 0%
101
Pregunta 5: ¿El sistema de registro contable de bienes de larga duración
mantiene registros auxiliares detallando con valores los egresos,
traspasos, bajas a fin de que los saldos se mantengan actualizados?
Cuadro 8 Sistema de Registro Contable
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 9 90%
NO 1 10%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 6 Sistema de Registro Contable
Fuente: Cuadro 8
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación
El 90% de los encuestados manifestaron que el sistema contable
mantiene registros auxiliares actualizados de los ingresos y egresos de
dinero a fin de que estos se mantengan actualizados.
SI; 90%
NO; 10%
102
Pregunta 6: ¿El guarda almacén previa a la recepción de los bienes
verifica si los mismos se ajustan a los requerimientos y especificaciones
técnicas solicitadas por el usuario?
Cuadro 9 Verificación de los Bienes
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 7 70%
NO 3 30%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 7 Verificación de los Bienes
Fuente: Cuadro 9
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación
De todos los encuestados el 70% indicaron que el encargado de la
custodia de los bienes de larga duración verifica que los bienes adquiridos
se ajusten a las especificaciones contratadas, mientras que el 30%
estipulan que en ciertos ingresos de bienes no son revisados.
SI; 70%
NO; 30%
103
Pregunta 7: ¿Se ha contratado alguna póliza de seguridad que garantice
la protección de los bienes de larga duración del Instituto Espacial
Ecuatoriano?
Cuadro 10 Contratación de Póliza de Seguridad
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 9 90%
NO 1 10%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 8 Contratación de Póliza de Seguridad
Fuente: Cuadro 10
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación
El 90% de los encuestados manifestaron que si se contrata una póliza de
seguridad que garantiza la protección de los bienes en caso de sufrir
percances que retrasen las actividades de la Institución, en cuanto el 10%
dijo que no se actualiza las pólizas de seguridad a tiempo.
SI; 90%
NO; 10%
104
Pregunta 8: ¿Se dispone de manual interno de procedimientos para la
adquisición, baja u donación de bienes de larga duración?
Cuadro 11 Manual de Procedimientos
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 1 10%
NO 9 90%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 9 Manual de Procedimientos
Fuente: Cuadro 11
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación
El 90% de los encuestados dijeron que no cuentan con un manual interno
de procedimientos para la adquisición, baja u donación de bienes de larga
duración, mientras que el 10% dijo si, lo que implica que los procesos se
retrasen en el momento de adquirir un nuevo bien.
SI; 10%
NO; 90%
105
Pregunta 9: ¿Se entrega los bienes de larga duración a los servidores
responsables del uso mediante constancia escrita de su recepción?
Cuadro 12 Constancia Escrita de su Recepción
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 10 100%
NO 0 0%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 10 Constancia Escrita de su Recepción
Fuente: Cuadro 12
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación
El 100% de los encuestados manifestaron que el encargado del Control
de Bienes entrega mediante constatación escrita estipulando la
descripción, referencia, modelo, fecha, código, serie, factura, valor,
marca, proveedor y ubicación del bien.
Pregunta 10: ¿En caso de extravío de los bienes, estos son reportados
en forma oportuna al personal responsable de la custodia?
SI; 100%
NO; 0%
106
Cuadro 13 Bienes Reportados en Forma Oportuna
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 4 40%
NO 6 60%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 11 Bienes Reportados en Forma Oportuna
Fuente: Cuadro 13
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación
El 60% de los encuestados manifestaron que cuando un bien se pierde
este no es reportado en forma oportuna, mientras que el 40% índico que
sí, esto implica que en el momento que se pierde un bien la
responsabilidad es del servidor que lo tiene a su cargo y de los servidores
que de cualquier manera tienen acceso al bien,
Pregunta 11: ¿Se ha diseñado un programa de mantenimiento preventivo
y correctivo de los bienes de larga duración del Instituto Espacial
Ecuatoriano?
SI; 40%
NO; 60%
107
Cuadro 14 Manual de Control Interno
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 0 0%
NO 10 100%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 12 Manual de Control Interno
Fuente: Cuadro 14
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación
El 100% de los encuetados estipularon que en el Instituto Espacial
Ecuatoriano no dispone de programas de mantenimiento preventivo y
correctivo de los bienes de larga duración, esto proporciona problemas
retrasando así los procesos administrativos.
Pregunta 12: ¿Se realizan constataciones físicas por lo menos una vez
al año?
SI; 0%
NO; 100%
108
Cuadro 15 Constataciones Físicas
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 9 90%
NO 1 10%
TOTAL 10 100%
Fuente: Entrevistas al Personal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Elaboración: Elvis Viñán
Gráfico 13 Constataciones Físicas
Fuente: Cuadro 15
Elaboración: Elvis Viñán
Análisis e Interpretación
El 90% de los encuestados manifestaron que si realizan una constatación
física una vez al año, mientras que el 10% indicó que no se realizan
constataciones físicas que los procesos llevados a cabo no son buenos.
SI; 90%
NO; 10%
109
CAPÍTULO IV
4.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
HALLAZGO Nº 01. Procesos Internos.
CONDICIÓN: No existen procesos de planificación, custodia física,
conservación, buen uso y seguridad de los bienes de larga duración.
CRITERIO: Inobservando el Reglamento General de Bienes del Sector
Público en su art 6. De las Formas de Adquirir párrafo 2 “Para efectuar las
adquisiciones, las entidades u organismos del sector público emitirán su
correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas, de
conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las
disposiciones legales que fueren aplicables”.
CAUSA: Situación producida por inadvertencia del problema
EFECTO: La falta de procesos para la administración de activos fijos ha
ocasionado que las operaciones no se desarrollen de forma coordinada.
CONCLUSIÓN: No se ha dispuesto la elaboración de procesos para la
administración de Bienes de larga Duración.
RECOMENDACIÓN: Al Jefe Financiero del Instituto Espacial Ecuatoriano
que disponga al bodeguero la elaboración de procesos de planificación,
custodia física, conservación, buen uso y seguridad de los bienes de larga
duración, con el objeto de mejorar el control interno.
110
HALLAZGO Nº 02. Plan Anual de Adquisición
CONDICIÓN: Al momento de adquirir nuevos activos fijos no se verifica
su existencia en bodega.
CRITERIO: Inobservando el Reglamento General de Bienes del Sector
Público en su art 3. Del procedimiento y cuidado párrafo 6 “El Guarda
almacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros
propios de la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre los
bienes y mantener un inventario actualizado de éstos”.
CAUSA: Situación producida al momento de adquirir nuevos activo fijos,
adquiriendo excesivos bienes ya existentes en bodega.
EFECTO: La falta de un inventario actualizado ha permitido que el
Instituto Espacial Ecuatoriano adquiera cada vez más activos ya
existentes.
CONCLUSIÓN: El momento de adquirir nuevos activos fijos no se verifica
su existencia en bodega
RECOMENDACIÓN: Al Jefe Administrativo Financiero conjuntamente con
el Jefe de Planificación y Bodeguero del Instituto Espacial Ecuatoriano,
deben tomar en cuenta los bienes existentes con el objeto de no gastar
innecesariamente el presupuesto.
HALLAZGO Nº 03. Manual de Procedimientos
CONDICIÓN: Se determinó que el Instituto Espacial Ecuatoriano no
cuenta con un instructivo interno de procedimientos para la adquisición,
baja u donación de bienes de larga duración.
111
CRITERIO: Inobservando la Norma de Control Interno 406-01 Unidad de
Administración de Bienes que dice: “ La máxima autoridad a través de la
Unidad de Administración de Bines, instrumentará los procesos a seguir
en la, planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo,
enajenación, conservación y mantenimiento, medidas de protección y
seguridad, así como el control de los diferente bienes, muebles e
inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de
implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta
utilización.
CAUSA: Situación producida por la inobservancia de la ley.
EFECTO: Los procesos llevados a cabo por el responsable Administrativo
Financiero y el Bodeguero se retrasan ocasionando pérdida de tiempo en
las actividades llevadas a cabo por la institución.
CONCLUSIÓN: No se cuenta con un instructivo interno de procedimientos
para la adquisición, baja u donación de bienes de larga duración.
RECOMENDACIÓN: Al Jefe Financiero disponer al Bodeguero la
elaboración de dicho instructivo que será de gran ayuda para no retrasar
las operaciones administrativas.
HALLAZGO Nº 04 Bienes no Reportados en Forma Oportuna
CONDICIÓN: Mediante observación se comprobó que en el momento de
perdida de bienes de larga duración estos no son reportados en forma
oportuna a la Unidad de Activos Fijos.
CRITERIO: Inobservando la norma de control interno 406-07 Custodia
que dice: “la custodia permanente de los bines, permite salvaguardar
adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles
112
internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para fines
que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se
encuentran en riesgo de deterioro”.
CAUSA: Situación producida por la responsabilidad que conlleva a los
funcionarios al momento de pérdida de un bien institucional.
EFECTO: La pérdida de activos fijos constituye un retraso en las
operaciones realizadas por el Instituto Espacial Ecuatoriano conllevando a
no cumplir con los objetivos propuestos.
CONCLUSIÓN: No se reporta en forma oportuna a la Unidad de Activos
Fijos la perdida de bienes importantes para la Institución.
RECOMENDACIÓN: Que el personal de Instituto Espacial Ecuatoriano
debe reportar en forma oportuna mediante memorando de notificación
adjuntando oficio de entrega recepción del detalle del bien la pérdida de
los bienes con el objeto de que el trámite de los seguros pase a cubrir su
pérdida.
HALLAZGO Nº 5. Manual Preventivo y Correctivo de Bienes
CONDICIÓN: Se determinó que no cuentan con un programa de
mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración del
Instituto Espacial Ecuatoriano.
CRITERIO: Inobservando la Norma de Control Interno 406-01 Unidad de
Administración de Bienes que dice: “ La máxima autoridad a través de la
Unidad de Administración de Bines, instrumentará los procesos a seguir
en la, planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo,
enajenación, conservación y mantenimiento, medidas de protección y
seguridad, así como el control de los diferente bienes, muebles e
113
inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de
implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta
utilización.
CAUSA: No se tomó en cuenta lo que se estipula en las Normas de
Control Interno
EFECTO: No se tenga un adecuado control en el instante en que se
realizan las constataciones físicas.
CONCLUSIÓN: El Instituto Espacial Ecuatoriano no dispone de
programas de mantenimiento preventivo y correctivo de bienes de larga
duración.
RECOMENDACIÓN: Al encargado de la Unidad de Activos Fijos que
debe realizar programas de mantenimiento preventivo y correctivo de
bienes con el objeto de determinar cuál es el procedimiento a seguir para
el cuidado de un bien institucional.
115
5.1. LUGAR DONDE SE APLICARÁ LA PROPUESTA
La propuesta se aplicará en el Departamento Administrativo Financiero y
Unidad de Activos Fijos del Instituto Espacial Ecuatoriano.
5.2. PRESENTACIÓN.
El presente Manual de procedimientos para ingresos, bajas y donaciones
de Bienes de Larga Duración se constituirá en una herramienta de apoyo
en el momento en que el Instituto Espacial Ecuatoriano adquiera nuevos
bienes, siendo una etapa importante en el funcionamiento de la
Institución.
La administración de bienes de larga duración del sector público,
contempla el conjunto de principios, normas y procedimientos que
intervienen en los procesos de administración de los bienes físicos del
Estado, sean de dominio público o privado, sean bienes muebles o
inmuebles.
5.3. INTRODUCCIÓN
Actualmente se hace necesario que cada Institución del Estado tenga un
manual de procesos para la adquisición de nuevos activos fijos, para dar
oportunamente respuesta frente a los problemas en el proceso de
adquisición alcanzando así los objetivos propuestos por la Institución.
Este manual de procesos permitirá a los funcionarios comprender mejor
los procedimientos que deberán seguir en la adquisición, baja y donación
de los bienes de larga duración, para la cual se han diseñado mapas de
procesos destinados a proporcionar información de cada uno de los
116
proceso, permitiendo así revisar los movimientos de los bienes fiscales y
salvaguardar los intereses Institucionales.
5.4. ALCANCE
El manual de procedimientos para ingresos, bajas, donaciones de bienes
de larga duración del Instituto Espacial Ecuatoriano debe ser de
conocimiento de todo el personal de dicha Institución y para la aplicación
en el Departamento Administrativo Financiero y Unidad de Activos Fijos.
5.5. JUSTIFICACIÓN.
Esta propuesta se justifica ante la necesidad de elaborar un manual de
procedimientos para el ingreso, bajas, donaciones de bienes de larga
duración del Instituto Espacial Ecuatoriano, la misma que es de suma
importancia para los funcionarios puedan conocer cuáles son los
procesos llevados a cabo para el ingreso, bajas y donaciones de los
mismos.
El presente Manual de Procesos se constituye como material de apoyo y
consulta, conteniendo así los elementos fundamentales que permite
identificar el proceso para la adquisición, bajas y donaciones de bienes de
larga duración, optimizando recursos tanto materiales, financieros y
humanos.
117
5.6. OBJETIVOS
5.6.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Manual de Procedimientos para el ingreso, bajas y donaciones
de bienes de larga duración en el Instituto Espacial Ecuatoriano.
5.6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Constituir en una herramienta eficiente para el ingreso, bajas y
donaciones de bienes de larga duración de la Institución.
Ser un instructivo de consulta para el responsable de llevar a cabo
los procedimientos de ingresos, bajas y donaciones, de esta
manera haga cumplir con los requisitos de los mismos.
Establecer los procedimientos para controlar y supervisar el
proceso de ingresos, bajas y donaciones de bienes que realiza la
Institución.
5.7. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINACIERO.
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Crnl. Fredy Robles
Sra. Magdalena Coba
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Eco. Jenny Sánchez
SERVICIOS
INSTITUCIONALES
Ing. Jenny Mullo
CONTABILIDAD
Lic. Susana Páez
UNIDAD DE ACTIVOS
FIJOS
Sr. Luis Barragán
TESORERIA
Ing. Marcelo Salgado
Srta. Ivonne Mora
118
5.8. PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESOS DE BIENES
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Departamento
Solicitante
Solicita la adquisición de bienes, mediante un
informe de necesidad (TDRS)
2 Dirección Ejecutiva Revisa los informes, si cumple con las
especificaciones, solicita revisar el PAC.
3 Servicios
Institucionales
Revisa el PAC, determinando la existencia del
requerimiento solicitado
4 Departamento
Financiero
Revisa Disponibilidad Presupuestaria, si no
existe devuelve el trámite, caso contrario
elabora certificación presupuestaria
5 Servicios
Institucionales
Solicita el inicio del proceso de contratación,
elabora pliegos y resoluciones de aprobación
de pliegos.
6 Departamento
Jurídico
Revisa documentación e imprime para su
aprobación.
7 Dirección Ejecutiva Aprueba los pliegos
8 Servicios
Institucionales
Publica el proceso en el portal de compras
públicas
http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/,
conjuntamente con los pliegos, resoluciones y
certificación presupuestaria
9 Servicios
Institucionales
Da el seguimiento del proceso en el portal en la
fase de preguntas, aclaraciones, y entrega de
ofertas
10 Departamento
Jurídico
Revisa la documentación y elabora la
resolución de adjudicación y envía para su
aprobación
11 Dirección Ejecutiva Firma el contrato adjudicado
119
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD
12 Proveedor
Adjudicado
Firma el contrato y da las garantías necesarias
entregando el bien
13 Administrador
Recibe el bien, revisa y controla las
especificaciones técnicas contratadas, si no
cumplen da aviso a Servicios Institucionales
14 Unidad de Bienes
Recibe el bien revisa y controla que las
especificaciones técnicas se cumplan según los
documentos firmados
15 Unidad de Bienes
Hace el ingreso de los bienes y codifica,
elabora el acta de entrega recepción y entrega
al custodio final
16 Servicios
Institucionales
Recibe todo el informe completo y solicita el
pago
17 Departamento
Financiero
Revisa que no falte la documentación, si
cumple procede con el pago, caso contrario lo
suspende hasta que se encuentre completa.
120
Departamento
Solicitante
Dirección
Ejecutiva
Servicios
Institucioneales
Departamento
Financiero
Departamento
Juridico
Proveedor
AdjudicadoAdministrador Unidad de Bienes
Inicio
Solicita el Pedido
TDRS
Informe de
Necesidad
Aprovación
Cumple
Revisa el PAC
Existe
Solicita
Certificación
Presupuestaria
Recibe Doc. de
Certificación
Presupuestaria
Existencia
Recursos
Genera
Certificación
Presupuestaria Inicio Proceso
de
Adquisición
Revisa
Documentación
Elabora Pliegos y
Resoluciones de
Aprobación de
Pliegos
Revisa
Documentación
Imprime los
Documentos
Aprueba Pliegos
Sube el proceso al
Portal SERCOP
Preguntas,
Aclaraciones,
Entrega de
Ofertas
Informe del
Administrador
Factura
Firma
Contrato
Adjudicado
Solicita el
Pago
Firma del
Contrato
Cumplimiento
del Contrato
Garantias
Entrega del Bien
Recibe el Bien
Revisa y Controla
las especificaciones
técnicas contratadas
Cumple
Recibe el Bien del
Proveedor
Ingresa y Codifica
Elabora el acta de
Entrega a
recepción
Entrega al
Custodio FInal
Firma de recibo
Procede al
Pago
Fin
5.9. DIAGRAMA DE PROCESOS PARA EL INGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN.
Fuente: Instituto Espacial Ecuatoriano Elaborado por: Elvis Viñán
121
5.10. PROCEDIMIENTO PARA LA ENAJENACIÓN MEDIANTE
REMANTE
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Unidad de Bienes Elabora un informe de bienes en mal estado u
obsoletos
2 Departamento de
Logística
Revisa informe de bienes obsoletos y solicita
una constatación física mediante un informe de
constatación física
3 Departamento
Financiero
Delega un supervisor para inspección de los
bines en mal estado
4 Supervisor
Realiza la constatación física y determina si
aún tienen vida útil o no, en caso de que aun
sirvan este regresa el trámite al Departamento
de Logística y concluye el trámite caso
contrario envía un informe
5 Dirección Ejecutiva Revisa informe y aprueba el trámite de remate
de bines en mal estado u obsoletos
6 Departamento de
Logística
Procede al trámite de bienes en mal estado
122
Unidad de Bienes Departamento de
Logídtica
Departamento
Financiero
Dirección
Ejecutiva
Inicio
Elabora Informe
de bienes en mal
estado u
obsoletos
Revisa el informe
de bienes
obsoletos
Solicita una
constatación física
Elabora Informe
de constatación
fisica
Concluye el
trámite y se
archiva el
expediente
Procede al tramite
de remate de
bienes obsoletos
Fin
Delega un
supervisor para la
Inspecionde los
bienes
Realiza la
constatación física
Determina
Emite un informe
Revisa Informe
Aprueba el remate
de bienes en mal
estado u
obsoletos
5.11. DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LA ENAJENACIÓN MEDIANTE
Fuente: Instituto Espacial Ecuatoriano Elaborado por: Elvis Viñán
123
5.12. PROCEDIMIENTO PARA ELREMATE DE BIENES MUEBLES AL
MARTILLO
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Unidad de Bienes
Elabora un informe escrito de los bienes en
mal estado u obsoletos producto de la
constatación física e informa al Departamento
de Logística
2 Departamento de
Logística
Revisa el informe y solicita una constatación
física mediante un informe escrito
3 Departamento
Financiero
Delega un supervisor para las inspecciones de
los bienes y este realiza la constatación y
determina el estado de los mismos en caso de
que aun sirvan concluye el trámite de lo
contrario emite un informe
4 Dirección Ejecutiva
Revisa informe y aprueba el remate de los
bienes y envía un comunicado de remate de
bienes
5 Ministerio de
Defensa
Recibe y revisa el comunicado analizando el
mismo en caso que determine que los bienes
aun sirven devuelve el trámite y este concluye
caso contrario envía un comunicado al
Departamento Jurídico
6 Departamento
Jurídico
Recibe autorización de venta de bines y
prepara documentación de remate
7 Departamento de
Logística
Procede al trámite de bienes obsoletos y a la
publicación de bienes a rematar previa
autorización del CNE, y señala la hora y lugar
del remate
124
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD
8 Martillador Público
Recibe Posturas verbales registrando nombres
y apellidos del postor y pregona cada postura u
oferta y declara el cierre y adjudicación del bien
9 Departamento
Financiero
Recibe la documentación del pago y ordena la
entrega del bien, contabilizando el pago y la
baja del bien rematado
10 Unidad de Bienes Registra la baja del bien en su archivo, entrega
el bien y termina el trámite
125
Departamento de
Logistica
Departamento
Financiero
Dirección
Ejecutiva
Ministerio de
Defensa
Departamento
JuridicoMartillador PublicoUnidad de Bienes
Inicio
Elabora Informe
de bienes en mal
estado u
obsoletos
Revisa el informe
de bienes
obsoletos
Solicita una
constatación
Fisica
Elabora informe
de constatación
fisica
Concluye el
tramite y se
archiva el
expediente
Procede al tramite
de bienes
absoletos
Publicación de los
bienes a rematar
previa autorización del
CNE
Señala la hora y el
lugar del remate
Delega un
supervisor para la
inspeccion de los
bienes
Realiza la
constatación fisica
Determina estado
de bienes
Emite Informe
Revisa Informe
Aprueba el remate
de bienes en mal
estado u
obsoletos
Envia un
comunicado de
remate de bienes
Recibe el
comunicado de
venta de bienes
Analiza
Recibe
autorización de
venta de bienes
Prepara
documentación
del remate
Recibe posturas
verbales registrando
nombres y apellidos
del postor
Pregona cada
postura u oferta
Declara el cierre y
adjudicación del
bien
Recibe el pago y
ordena la entrega
del bien
Contabiliza el
pago y la baja del
bien rematado
Registra la baja
del bien en su
archivo
Entrega del bien
rematado
Fin
5.13. DIAGRAMA DE PROCESOS PARA EL REMATE DE BIENES MUEBLES AL MARTILLO.
Fuente: Instituto Espacial Ecuatoriano Elaborado por: Elvis Viñán
126
5.14. PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS GRATUITAS
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Unida de Bines Informa por escrito las novedades de los bines
que están para la donación
2 Departamento
Financiero
Dispone la verificación de los bienes y
determina si aún sirven caso contrario
devuelve el trámite y este concluye, en caso de
que no sirven emite un informe financiero de
acuerdo a la ley y dispone solicitar autorización
de donación
3 Unidad de Bienes Prepara actas y anexos de entrega recepción
legalizadas y envía dichas actas
4 Dirección Ejecutiva
Recibe oficios de bienes para la donación y
elabora un oficio a la dirección de Logística del
MIDENA
5 Ministerio de
Defensa
Analiza pedido de baja de bienes por donación
y este determina que si aún sirven este
devuelve el trámite y concluye caso contrario
sigue el trámite
6 Dirección Ejecutiva Recibe autorización y autoriza la baja de
bienes por donación
7 Unidad de Bienes Prepara actas y anexos de entrega recepción y
las legaliza y envía al Departamento Financiero
8 Departamento
Financiero
Registra Baja de bienes por donación
9 Unidad de Bienes Entrega los bienes dados de baja por donación
y actualiza su archivo
10 Entidad
Beneficiada
Recibe los bienes donados y concluye el
trámite.
127
Unidad de Bienes
Departamento
Administrativo
Financiero
Dirección
Ejecutiva
Ministerio de
Defensa
Entidad
Beneficiada
Inicio
Informe de Bienes
para la donación
Dispone
Verificación de
Bienes
Determina
Emite informe
financiero de
acuerdo a la ley
Dispone solicitar
autorización
Prepara Oficio
pidiendo
autorización
Recibe Oficio de
bines para la
donación
Oficio a la
Dirección de
Logística del
MIDENA
Analiza pedido de
baja de bienes por
donación
Determina
Autoriza la baja de
bienes por
donación
Autoriza el
Director Ejecutivo
la baja de bienes
Prepara actas y
anexos de entrega
recepción.
Legaliza Actas.
Envió de Actas y
Anexos
Registra Baja de
bienes por
donación
Entrega de bienes
por donación
Recibe los Bienes
donados
Fin
5.15. DIAGRAMA DE PROCESOS PARA LAS TRANSFERENCIAS GRATUITAS
Fuente: Instituto Espacial Ecuatoriano / Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bines del Sector Público 17-10-2006 Elaborado por: Elvis Viñán
128
BIBLIOGRAFÍA.
Constitución de la República del Ecuador 2008
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de
Bines del Sector Público 17-10-2006.
Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General del
Estado
Sustento Legal del Instituto Espacial Ecuatoriano
Contabilidad General de Mercedes Bravo Valdivieso
Contabilidad General de Pedro Zapata Sánchez
Manual de Auditoría de gestión
129
WEBGRAFÍA
http://www.institutoespacial.gob.ec/
http://www.contraloria.gob.ec/
http://www.cuenca.gov.ec/?q=system/files/EXAMEN%20ESPECIAL%20A
L%20PROCESOS%20DE%20ADMINISTRACION%20Y%20CONTROL%
20DE%20BIENES%20nov.pdf
http://www.finanzas.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2012/09/PROYECTO-ACTUALIZACION-
NORMATIVA-BIENES-11-06-2012.pdf
http://www.utn.edu.ec/web/portal/images/doc-utn/normas-control-
interno.pdf
xix
ANEXO 1
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
NOMBRE: Elvis Viñán
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA
BIENES DE LARGA DURACIÓN.
RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
1.- ¿La Unidad de Activos Fijos ha definido internamente
procesos de planificación, custodia física, conservación,
buen uso, utilización, y seguridad de los bienes de larga
duración?
2.- ¿Se ha proyectado un plan anual de contratación para
el año fiscal en coordinación con el departamento de
Planificación?
3.- ¿Previa a la adquisición de activos Fijos se verifica su
existencia en bodega?
4.- ¿Previa a la adquisición de activos fijos se verifica la
disponibilidad presupuestaria que garantice el pago de los
mismos?
5.- ¿El sistema de registro contable de bienes de larga
duración mantiene registros auxiliares detallando con
valores los egresos, traspasos, bajas a fin de que los
saldos se mantengan actualizados?
6.- ¿El guarda almacén previa a la recepción de los bienes
verifica si los mismos se ajustan a los requerimientos y
especificaciones técnicas solicitadas por el usuario?
7.- ¿Se ha contratado alguna póliza de seguridad que
garanticen la protección de los bienes de larga duración
del Instituto espacial Ecuatoriano?
xx
UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
NOMBRE: Elvis Viñán
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA
BIENES DE LARGA DURACIÓN.
RESPUESTAS
OBSERVACIONES SI NO N/A
8.- ¿Se dispone de manual interno de procedimientos para
la adquisición, baja u donación de bienes de larga
duración?
9.- ¿Se entrega los bienes de larga duración a los
servidores responsables del uso mediante constancia
escrita de su recepción?
10.- ¿En caso de extravío de los bienes, estos son
reportados en forma oportuna al personal responsable de
la custodia?
11.- ¿Se ha diseñado un programa de mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes de larga duración del
Instituto Espacial Ecuatoriano?
12.- ¿Se realizan constataciones físicas por lo menos una
vez al año?