UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATOFACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

CONTABILIDAD Y AUDITORIA

NTIC`S IINombre: Estefanía Fiallos

Fecha: Martes, 27 de marzo del 2012

TEMA:

Introducción a Excel

Definiciones de HOJA DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo es una aplicación informática enfocada hacia la necesidad de cálculo de cualquier empresa o particular. Así un programa de estas características permite realizar cálculos de cualquier tipo: desde sencillos cálculos aritméticos hasta complicadas formulas (funciones) financieras, estadísticas, matemáticas………………..

Es una estructura de celdas dispuestas en filas y columnas muy adecuada para conseguir modelos financieros, presupuestos y contabilidades.

La hoja de cálculo se podría definir como una herramienta informática utilizada para el cálculo de cualquier proceso por cualquier proceso por complejo q sea, que permita además recalcular automáticamente un problema complejo, sin más que modificar datos de entrada, en cuestión de escasos segundos.

La hoja electrónica es una hoja de cálculo que permite la manipulación de datos arreglados en filas y columnas. Las columnas están representadas por letras y las filas por números. La intersección de la columna y la fila se conoce como la celda. La dirección de la celda es la letra (o las letras) de la columna con el número de la fila

USO DE LA HOJA DE CÁLCULO

Las justificaciones más importantes que hemos encontrado para hacer este trabajo en la hoja de cálculo son las siguientes: todos los ambientes computacionales tienen una hoja de cálculo que es accesible al estudiante, al contrario de los programas muy especializados, además, las hojas de cálculo, por ser de aplicación general, no resultan fáciles para situaciones particulares, lo que hace que el proceso de traducción al lenguaje de la hoja sea más enriquecedor que una simple captura de datos.

1. Está diseñada para manipular y representar información en una tabla. Cualquier celda de la tabla, se puede llenar con un número o una fórmula, que puede hacer referencia a otras celdas.

2. Las fórmulas definidas en las celdas, se pueden cambiar de forma instantánea, lo que da como resultado un medio potencialmente interactivo.

3. El uso de las funciones básicas de la hoja de cálculo no es más complicado que, por ejemplo, el manejo de calculadoras de bolsillo que prácticamente sin excepción, los estudiantes de nivel superior traen consigo en el salón de clases.

4. Los resultados que se obtienen al realizar las operaciones se mantienen visibles durante toda la sesión de trabajo.

5. Las operaciones llevadas a cabo en las celdas conservan tanto los resultados obtenidos como el proceso que se siguió para obtenerlos

TIPOS DE HOJAS DE CÁLCULO

Pues aparte de Excel, podemos recurrir a otros interesantes programas para el tratamiento de hojas de cálculo. Los más extendidos, aparte de Excel, son los siguientes:

Lotus 123, propiedad de Lotus Development Corporation, adquirida por IBM. Fue una de las aplicaciones para hoja de cálculo, más famosas y extendidas en la década de los años 80, pero Excel acabaría con su hegemonía en la década siguiente:

Gnumeric, desarrollado para Gnome, dentro de lo que se denomina software libre, aunque también existe una versión para Windows:

Kspread, desarrollado también como software libre, para el proyecto KDE, e incorporado dentro de la suite ofimática Office:

Quatro Pro, desarrollado originalmente por Borland, ahora propiedad de Corel Corporation. Esta aplicación se suministra dentro del paquete Corel WordPerfect Office. La principal funcionalidad de esta aplicación es que ya desde su versión 9 (allá por 1999), permitía trabajar con hojas de cálculo de hasta 1.000.000 de filas, mientras que Excel tenía limitado el número de filas en 65.536 filas, hasta su versión Excel 2007:

Calc, del paquete StarOffice, de Sun Microsystems, y base de la suite ofimática de código libre Open Office:

Calc, que forma parte del paquete Open Office, software de código libre. Se trata del único software para hojas de cálculo que actualmente puede plantarle algo de cara a Excel (más

que por la potencia del mismo, por lo extendido que está entre los usuarios), aunque en lo personal, creo que todavía le queda mucho para poder hacerle sombra a la todopoderosa hoja de cálculo de Microsoft:

Aparte de esas aplicaciones para hoja de cálculo que hemos mencionado, y que son las más destacables, en el mercado podemos encontrar infinidad de programas, que nos van a ser igualmente útiles, incluyendo el software para hojas de cálculo online como el que integra Google Docs.

Ventajas de Excel 2007 vs Excel 2010

Excel 2007

1° Office Excel 2007 presenta la interfaz de usuario de Office Fluent para ayudarle a encontrar herramientas muy eficaces cuando las necesite

Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la interfaz de usuario de Office Fluent orientada a obtener resultados de Office Excel 2007. Según el trabajo que deba realizar, ya sea crear una tabla o escribir una fórmula, Office Excel 2007 le muestra los comandos necesarios cuando los necesite.

2° Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de cálculo significativamente ampliadas

Trabaje con cantidades ingentes de datos en Office Excel 2007, que admite hojas de cálculo que pueden tener un máximo de 1 millón de filas y 16.000 columnas. Además de

una cuadrícula mayor, Office Excel 2007 es compatible con plataformas de multiprocesadores para obtener cálculos más rápidos de hojas de cálculo llenas de fórmulas.

3° Usar el motor de gráficos totalmente rediseñado de Office Excel 2007 para comunicar los análisis en gráficos de aspecto profesional

Cree gráficos de aspecto profesional con mayor rapidez y comodidad gracias a las herramientas de generación de gráficos de la interfaz de usuario de Office Fluent. Enriquezca los gráficos con mejoras visuales, como efectos 3D, sombreado suave y transparencia. Cree e interactúe con gráficos de la misma forma, independientemente de la aplicación que use, ya que el motor de gráficos de Office Excel 2007 es compatible con Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.

4° Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas

Cree, aplique formato, expanda, filtre y haga referencia a tablas dentro de fórmulas, ya que Office Excel 2007 ha mejorado increíblemente la compatibilidad con las tablas. Al ver los datos contenidos en tablas grandes, Office Excel 2007 mantiene los encabezados visibles al desplazarse por las tablas.

5° Crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinámicas fácilmente

Las vistas de tablas dinámicas le permiten reorientar rápidamente los datos para ayudarle a responder muchas preguntas. Busque las respuestas que necesite más rápido, cree y use las vistas de las tablas dinámicas más fácilmente arrastrando los campos hasta donde desee que se muestren.

6° “Ver” tendencias importantes y buscar excepciones en los datos

Aplique formato condicional a la información más fácilmente para descubrir los patrones y resaltar las tendencias de los datos. Los nuevos esquemas incluyen degradados de color, mapas de calor, barras de datos e iconos indicadores de rendimiento.

7° Office Excel 2007 y Excel Services permiten compartir hojas de cálculo con mayor seguridad

Excel Services, característica de Microsoft Office SharePoint Server 2007, representa dinámicamente una hoja de cálculo con formato HTML para que otros usuarios puedan tener acceso a la información con un explorador Web. Debido al alto grado de fidelidad del cliente de Office Excel 2007, los usuarios de Excel Services pueden explorar, ordenar,

filtrar, especificar parámetros e interactuar con la información, todo ello desde el explorador Web.

8° La Ayuda garantiza al usuario y a la organización trabajar con la información empresarial más actual

Impida que se distribuyan muchas copias o copias anticuadas de una hoja de cálculo en la organización mediante el uso de Office Excel 2007 y Office SharePoint Server 2007. Controle los usuarios que pueden ver y modificar las hojas de cálculo del servidor mediante acceso basado en permisos.

9° Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de archivos dañados a la vez

El nuevo formato XML de Microsoft Office Excel ofrece una reducción significativa del tamaño de los archivos, mientras que su arquitectura mejora la recuperación de los datos de los archivos dañados. Este nuevo formato aporta un ahorro muy importante en los requisitos de almacenamiento y ancho de banda, a la vez que reduce la carga de trabajo del personal de TI.

10° Ampliar las inversiones en inteligencia empresarial ya que Office Excel 2007 es totalmente compatible con Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services

EXCEL 2010

1.- Cree gráficos de datos en una sola celda. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2010, puede crear pequeños gráficos en una sola celda para detectar fácilmente modelos en sus datos. Es una forma fácil y rápida de resaltar tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones estacionales.

2 Identifique fácilmente los puntos de datos adecuados. Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes características de desglose de datos. La característica de segmentación de datos proporciona una visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información que necesita. El nuevo filtro de búsqueda le permite invertir menos tiempo examinando grandes conjuntos de datos en las tablas y vistas de tabla dinámica, para dedicar más tiempo al análisis de datos.

3.- Obtenga acceso a sus hojas de cálculo prácticamente desde cualquier lugar. Publique sus hojas de cálculo en línea y, a continuación, obtenga acceso a ellas, véalas y edítelas desde cualquier lugar de la Web o desde un Smartphone basado en Windows Mobile.1

Con Excel 2010, puede disfrutar de una experiencia con hojas de cálculo única en su clase, en diferentes lugares y dispositivos. Excel Web App —Amplíe su experiencia de Office a la Web. Vea y edite sus hojas de cálculo a través de Excel Web App cuando esté fuera de su oficina, hogar o escuela.1 Microsoft Excel Mobile 2010. Esté al corriente y realice una acción inmediata cuando sea necesaria con la versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su Smartphone.2

4.- Conéctese, comparta y logre más resultados al trabajar en equipo. La característica de co-creación de Excel Web App le permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones.1 Puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que usted al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio.

5.- Agregue un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos. El formato condicional en Excel 2010 le permite tener más control sobre los iconos y estilos, las barras de datos mejoradas, así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics. También puede mostrar barras de datos para valores negativos e ilustrar así las visualizaciones de datos de forma más precisa.

6.- Aproveche los nuevos y más interactivos gráficos dinámicos. Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico, independiente de las vistas de gráficos dinámicos, para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números.

7.- Realice tareas de forma más rápida y sencilla. Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos. Gracias a la cinta de opciones mejorada, ahora puede tener acceso a sus comandos favoritos de manera rápida y crear fichas personalizadas para adaptar la experiencia a su propio estilo de trabajo.

8.- Modele y analice prácticamente cualquier dato de manera eficiente. El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas. Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010 y permitir que otros usuarios disfruten de las características de consulta rápida y segmentación de datos al trabajar con los informes de Excel Services.3

9.- Aproveche la capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas. Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión

de Excel 2010 de 64 bits, el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel.

10.- Publique y comparta a través de los Servicios de Excel. La integración de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web. Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con sus colegas, clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada. 2 Identifique fácilmente los puntos de datos adecuados.

QUE ES UNA CELDA

Intersección de una columna con una fila. Cada uno de los rectángulos que forman la hoja de cálculo.

BARRA DE TAREAS

Hace algunos post atrás, les comentaba acerca de la posibilidad de empezar a escribir un tutorial de programación en VBA para Excel. Aún sigo con la idea, pero antes de ello voy a publicar algunos artículos que servirán más adelante como base para ciertas explicaciones que pienso realizar. Así que en esta oportunidad voy a comenzar con algunos conceptos básicos.

Es claro que la interface de office ha evolucionado. Ya estábamos acostumbrados a la típica distribución de menús y herramientas en cada versión de esta suite, así que cuando llegó Office 2007 el cambio fue radical. Al comienzo nos resistimos, pero luego de

trabajar cierto tiempo con la nueva interface observamos las grandes ventajas de este cambio, tanto que en mi caso ya veo anticuadas a las versiones anteriores.

Este nuevo paradigma se va a mantener por un buen tiempo, aunque según he leído en internet el nuevo paradigma va a ser office Online, sin dejar de lado las versiones de escritorio, por lo tanto los conceptos podrían ser aplicables también a su nueva presentación WEB.

Ahora sin más preámbulos, veamos las partes de la nueva interface:

1. Botón de Office – Office Button: En este botón se encuentran principalmente las opciones que se refieren al libro de Excel (nuevo, guardar, abrir.. ) y opciones de configuración de la aplicación.

2. Barra de Herramientas de acceso rápido – Quick Access ToolBar: Es lo más parecido a las barras de herramientas de la versión anterior. Aquí podemos agregar los íconos de los comandos más habituales.

3. Cinta de Opciones – Ribbon. Se podría considerar el reemplazo de la barra de menús.

4. Ficha – Tab. El equivalente a cada menú.

5. Grupo de Opciones – Ribbon Group. En este elemento se clasifican los comandos según su utilidad.

6. Cuadro de nombres – Name Box. Igual que en la versión anterior, para identificar y/o desplazarse a las celdas o los rangos.

7. Lanzador de Cajas de diálogo o Páneles – Dialog box launcher or Pane . El equivalente a las opciones de los menús con los famosos ( … ) tres puntos que identificaban los cuadros de diálogo, los cuáles son prácticamente iguales a las versiones anteriores.

8. Comandos – Commands. Son equivalentes a los íconos de las barras de herramientas antiguas.

9. Barra De Fórmulas – Formula Bar. Al igual que en la versión anterior, para introducir información y/o fórmulas.

Antes de continuar con c0nceptos, les cuento que uno de los inconvenientes que he encontrado en las clases cuando enseño con VideoBeam es que el alumno se confunde en casos cuando le digo lo siguiente:

Seleccione la ficha inicio, el grupo fuente y el comando negrilla”

La razón es que tratan de ver en sus equipos la misma distribución que en la proyección, lo cual no siempre es acertado. Esto depende de la resolución del monitor. Office 2007 organiza las opciones de las fichas según dicha resolución y entre más amplia mejor. Veamos el siguiente ejemplo:

Si comparan las dos resoluciones podrán observar que en el primer caso se aprecian ampliamente las opciones disponibles, mientras que en la segunda no. Así mismo notarán que la ficha inicio está activa en las dos imágenes, en la primera muestra que en el grupo fuente se pueden apreciar todos los comandos, pero en la segunda solamente se observa el nombre del grupo, sin embargo al hacer clic en la flecha desplegable si se pueden observar todos los comandos. Por lo tanto, no siempre deben fijarse en las imágenes de las explicaciones, es mejor identificar la ficha, el grupo y luego el comando.

Si su monitor soporta resoluciones amplias les recomiendo que como mínimo lo configure a 1024 x 768. Ahora continuemos con las partes.

10. Hojas – Sheets Tabs.

11. Barras De Desplazamiento - ScrollBars.

12. Barra De Estado - Status Bar.

13. Botones de Vista – Page View Buttons.

14. Zoom - Zoom slider.

Estos son algunos conceptos básicos que me interesan tengan en cuenta por ahora, más adelante les complementaré el tema. Por ahora una tarea: Cuales son las fichas contextuales, la minibarra de herramientas y las etiquetas inteligentes

FUNCIONES EN EXCEL

Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones. Imagínate sumar un rango de 200 celdas con una fórmula del tipo =A1+A2+A3+A4...

Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, etc., y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una fórmula

Sintaxis de una función.- Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se indica en el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:A200;100)

En el ejemplo, se sumará todo el rango A1:A200 y aparte el número 100. Es decir, que dentro de los paréntesis que forman el contenido de la función, hay dos argumentos a sumar.

La función Autosuma: Es quizá la función más utilizada en una hoja de cálculo. Por ello, Excel proporciona un botón exclusivo para la función Autosuma en la barra de herramientas.

Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o bien utilizar el Asistente para funciones que veremos posteriormente y que nos irá guiando paso a paso en la construcción de la función.

1. Escribe en una hoja nueva unos cuantos números y después coloca el cursor bajo esa misma lista:

2. Pulsa el botón Autosuma situado en la barra de herramientas estándar:

Observa que Excel detecta lo que queremos sumar y lo marca con puntos suspensivos intermitentes. Ahora podemos aceptar pulsando Intro o bien seleccionar con el mouse la zona que queremos sumar.

3. Pulsa Intro.

Otra forma de hacerlo es la siguiente:

4. Borra el contenido de la celda que contiene la fórmula.

5. Selecciona toda el área numérica, la última celda incluida:

1. Pulsa el botón Autosuma

En este caso, marcamos directamente el rango que queremos sumar, por lo que Excel lo suma directamente. Con el cursor situado en la celda que contiene la fórmula, observa la barra de fórmulas.

La función tiene entre paréntesis la celda inicial del rango a sumar y la celda final separadas por dos puntos. Desde aquí podemos modificar manualmente el rango.

La función promedio: Otra interesante función es la llamada =PROMEDIO(). Funciona exactamente igual que la suma, pero no existe ningún botón; por lo que debemos introducirla manualmente. Cuando introducimos una función mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente:

1. Borra el contenido de la última fórmula2. Escribe lo siguiente:=PROMEDIO( 3. Selecciona con el mouse el rango de números. Fíjate como la fórmula va tomando

dicho rango y se va escribiendo sola.4. Cierra el paréntesis escribiéndolo a mano.5. El resultado obtenido es la media de los datos numéricos.

El asistente para funciones: Existen muchos tipos de funciones; matemáticas, estadísticas, de fecha, científicas, etc, alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante más difícil que la autosuma, por ejemplo. Existen funciones que realizan complejos cálculos y que tan sólo nos piden unos datos específicos.

Si no recordamos la sintaxis de una función, podemos hacerlo con el Asistente de funciones el cual, nos guiará paso a paso hasta obtener el resultado buscado.

1. Borra el contenido de la última fórmula y sitúa el cursor en ella.2. Pulsa el botón Pegar función de la barra de herramientas estándar3. Pulsa a la izquierda la opción Estadística4. Sube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la función

PROMEDIO y pulsa un clic sobre ella5. Observa la línea de estado de la ventana; nos explica para qué sirve esa función.

Acepta.6. Ahora nos pide qué celdas o rango de celdas queremos utilizar para saber el

resultado del promedio de datos. Podemos pulsar click en las celdas que nos interesen, escribirlas a mano o bien seleccionar un rango de datos de la hoja. Selecciona el rango adecuado y acepta.

OTRAS FUNCIONES MAX, MIN

En esta unidad didáctica veremos otras funciones MAX, MIN

1. Haz una sencilla hoja de cálculo como la que sigue:

2. Sitúa el cursor en D4 y escribe la fórmula: =B4*C4. Cópiala hacia abajo.3. Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto:

4. Escribe las fórmulas de las celdas

Celda Fórmula

F3 =SUMA(D4:D9) F4 =PROMEDIO (D4:D9) F5 =MAX (D4:D9) F6 =MIN (D4:D9) F7 =CONTAR(D4:D9)

1. Selecciona el rango de los resultados y conviértelo en formato moneda

Como habrás imaginado, hemos obtenido el valor máximo, mínimo y además hemos contado el número de elementos numéricos que aparecen en el rango D4:D9.

Sugerir una función: En ocasiones, podemos conocer el cálculo que queremos realizar, pero no si existe alguna función que Excel nos pueda aportar para obtener el resultado.

En este caso, podemos hacer que sea el propio Excel el que nos sugiera una función a utilizar. Cuando ocurra esto, podemos pulsar el botón Pegar función y seguidamente pulsar el botón de ayuda que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Pulsando el botón Ayuda con esta característica podemos escribir una descripción de lo que queremos hacer y posiblemente Excel nos ayude. Por ejemplo:

Pulsa dicho botón y escribe en la casilla que aparece: Desviación típica.

Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener los resultados que buscamos.

Funciones anidadas: Se llaman así aquellas funciones que actúan como argumento de otra función, es decir, que se encuentran dentro de otra función. En el proceso de cálculo, Excel realiza primero el cálculo de la función interior y después, el resultado de la función exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido con la función interior.

Por ejemplo, la función: =RAIZ(POTENCIA(20,3))

Primero calculará el resultado de la función interior, o sea, de la potencia, cuyo resultado es 8.000 y luego se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, arrojando como resultado 89.443.

La función =SI(): Una de las funciones más potentes que se utilizan en Excel es la función =SI().

Esta función tiene la siguiente estructura: =SI (condición,verdadero,falso).

Donde condición es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple, se ejecutará verdadero, o en caso contrario, se ejecutará falso.

Por ejemplo: =SI(A3>B12,"Correcto","Incorrecto")

Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Correcto. En caso contrario, aparecerá la palabra Incorrecto.

=SI(A1="Bajo mínimos","Quiebra","Normal")

Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mínimos, en la celda actual aparecerá la palabra Quiebra. En caso contrario, aparecerá la palabra Normal.

=SI(O(A1=B1,C1=D1),"Bien","Mal")

Aquí ha de cumplirse una de las dos condiciones. Nótese la utilización del operador O.

BIBLIOGRAFÍA

Definiciones de hoja de cálculo

Título Hojas de cálculo con OO-CalcAutor Francisco Miguel Martínez PérezEditor Editorial Club Universitario, 2010ISBN 8484549704, 9788484549703N.º de páginas 352 páginas

Título Excel aplicado a la gestión comercialAutor Publicaciones VérticeEditor Publicaciones Vértice, 2008ISBN 8492556285, 9788492556281N.º de páginas 250 páginas

Título Hojas de Cálculo. Conceptos Teóricos. Ejercicios Prácticos. E-bookEditor MAD-EduformaISBN 8466524142, 9788466524148

Autor Manuela Vera ColasEditor Editorial Paraninfo, 2007ISBN 8497325273, 9788497325271N.º de páginas 227

WEBGRAFIA

http://estamosencontacto.wordpress.com/2008/12/30/excel-2007-conceptos- basicos/

http://www.mailxmail.com/curso-basico-excel/funciones-excel