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UNIVERSIDAD Tecnológica EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS de grado previa la obtención del titulo de licenciado en contabilidad y auditoria
Tema:
Diseño DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES CON EL
PROPÓSITO DE EFECTIVIZAR EL CONTROL INTERNO EN LAS UNIDADES
PRODUCTIVAS DE LAS ORGANIZACIONES FRATERNAS A LA
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES DE MÁRMOL ZULA DE LA
PARROQUIA ACHUPALLAS CANTÓN ALAUSÍ PROVINCIA DE
CHIMBORAZO.
Autor: JOSE BOLÍVAR QUISHPI CHAFLA
Director:
MSc. PABLO CUESTA C.
2010
ÍNDICE DE CONTENIDO
CONTENIDO PÁGINA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DE TESIS
DEDICATORIA
i
ii
AGRADECIMIENTO iii
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
1. PROBLEMA INVESTIGATIVO 1
1.1. Generalidades del Problema Investigativo 1
1.1.1 Tema de la Investigación 1
1.1.2 Planteamiento del Problema Investigativo 1
1.1.3 Prognosis del Problema Investigativo 3
1.1.4 Formulación del Problema 4
1.1.5 Sistematización del Problema 4
1.1.6 Formulación de Objetivos 4
1.1.6.1 Objetivo General 4
1.1.6.2 Objetivos Específicos 5
1.1.7 Justificación de la Investigación 5
1.1.8 Delimitación del Universo de la Investigación 7
1.1.9 Hipótesis de la Investigación 8
1.1.10. Variables de Estudio de la Investigación 8
1.1.10.1 Variables Independientes 8
1.1.10.2 Variables Dependientes 9
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 11
2.1. Antecedentes Investigativos 11
2.1.1 Conformación y Estructuración de organizaciones
Campesinas e Indígenas
11
2.1.2 Situación Legal De La Organizaciones de Primero y
Segundo Grado
13
2.1.3. Gestión Administrativa y Organizacional 15
2.1.3.1 Posición de Función Administrativa en la Organización 16
2.1.3.2 Principios de Estructuración Organizacional 17
2.1.4. Fundamentos Contables 18
2.1.4.1 Nociones Contables y Tributación 18
2.1.4.2 Manual de Procedimientos Contables 28
2.1.4.3 Procedimientos y Principios Contables 30
2.1.4.4 Proceso Contable 35
2.2. Marco Teórico 36
CAPÍTULO III
3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 43
3.1. Métodos y Técnicas de Investigación 43
3.1.1 Métodos de Investigación 43
3.1.2 Fuentes y Técnicas de Investigación 44
3.2. Diagnostico de la Situación Actual de las Unidades
Productivas de las Organizaciones Fraternas a la
Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula
44
3.2.1. Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula 45
3.2.1.1 Gestión Gerencial y Estructura Organizacional 47
3.2.2. Características de las Asociaciones y sus Unidades
Productivas
49
3.2.2.1 Gestión Gerencial y Estructura Organizacional 51
3.2.2.2 Sistema Contable 53
3.2.2.3 Sistema de Producción 56
3.2.2.4 Sistema de Ventas 57
3.2.2.5 Sistema de Comercialización 58
CAPÍTULO IV
4. DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES CON EL PROPÓSITO DE EFECTIVIZAR EL
CONTROL INTERNO EN LAS UNIDADES
PRODUCTIVAS DE LAS ORGANIZACIONES
FRATERNAS A LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS
PRODUCTORES DE MÁRMOL ZULA DE LA
PARROQUIA ACHUPALLAS CANTÓN ALAUSÍ
PROVINCIA DE CHIMBORAZO
4.1. Estructura Organizacional o Administrativa a Implementar
en las Unidades Productivas
60
4.1.1 Descripción Funcional 63
4.1.2 Niveles de Dirección, Ejecución, Asesor y Operativa 64
4.1.3 Marco Legal 71
4.1.3.1 Reglamento Financiero Base 71
4.2. Procedimientos Contables a Implementar en las Unidades
Productivas
77
4.2.1 Plan o catalogo de Cuentas 78
4.2.2 Procedimientos Contables para la Unidades Productiva,
Descripción del Funcionamiento de las Cuentas Contables.
83
4.2.3 Técnicas de Documentación e información en las Unidades
Productivas
95
4.2.4 Información Contable 110
4.2.5 Graficas y Flujogramas de los Procedimientos 112
4.2.6 Estados Financieros 116
4.3. Sistemas Contables a Implementar en Las Unidades
Productivas
122
4.3.1 Importancia y Funcionamiento de los Sistemas en las
Unidades Productivas
122
4.3.2 Codificación y Diseño de Código de Cuentas 128
4.3.3 Sistemas Contables por Áreas de Responsabilidad 130
4.3.4 Registro de Operaciones en las Unidades Productivas 133
4.4. Control Interno a Implementar en las Unidades Productivas 135
4.4.1 Métodos de Documentación y Evaluación 138
4.4.2 Proceso Administrativo de Compras, Cuentas por Pagar y
Producción
139
4.4.3 Proceso de Facturación y de Cuentas por Cobrar. 142
4.4.4 Proceso de Control del Recurso Humano 145
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES 147
5.2 RECOMENDACIONES 148
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
Anexo Nº 1 Carta de Auspicio “Asociación de Pequeños
Productores de Mármol Zula
Anexo Nº 2 Registro Único de Contribuyentes “Asociación
de Pequeños Productores de Mármol Zula
ÍNDICE DE GRÁFICOS, FLUJOGRAMAS, FORMATOS Y
ANEXOS
CONTENIDO PÁGINA
GRÁFICO Nº 1 Organigrama Estructural de la Asociación de
Pequeños Productores de Mármol Zula
48
GRÁFICO Nº 2 Organigrama Estructural Elemental de las
Asociaciones Fraternas a la Asociación de
Pequeños Productores de Mármol Zula
53
GRÁFICO Nº 3 Organigrama Estructural Propuesto Para las
Asociaciones Fraternas a la Asociación de
Pequeños Productores de Mármol Zula
62
FLUJOGRAMA Nº 1 Esquema del Proceso Contable 36
FLUJOGRAMA Nº 2 Ventas al Contado 113
FLUJOGRAMA Nº 3 Ventas a Crédito 114
FLUJOGRAMA Nº 4 Requisición y Compra de Materiales e Insumos 115
FLUJOGRAMA Nº 5 Esquema del Proceso Contable 116
FORMATO Nº 1 Factura 98
FORMATO Nº 2 Nota de Venta 99
FORMATO Nº 3 Liquidación de Compras o Servicios 100
FORMATO Nº 4 Comprobante de Retención 101
FORMATO Nº 5 Guía de Remisión 102
FORMATO Nº 6 Comprobante de Ingresos 104
FORMATO Nº 7 Orden de Compra o Nota de Pedido 105
FORMATO Nº 8 Comprobante de Egresos 106
FORMATO Nº 9 Libro Auxiliar de Caja 107
FORMATO Nº 10 Libro Auxiliar de Bancos 108
FORMATO Nº 11 Requisición de Materiales e Insumos 109
FORMATO Nº 12 Kárdex de Mercaderías e Insumos 110
FORMATO Nº 13 Balance de Comprobación 117
FORMATO Nº 14 Estado de Costos De Productos Vendidos 118
FORMATO Nº 15 Estado de Pérdidas y Ganancias 119
FORMATO Nº 16 Estado de Superávit de Ganancias Retenidas 120
FORMATO Nº 17 Estado de Situación Financiera o Balance
General
121
Anexo Nº 1 CARTA AUSPICIO
Anexo Nº 2 REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES
i
CERTIFICACIÓN
Certifico que este trabajo ha sido elaborado en su totalidad por el
alumno José Bolívar Quishpi Chafla, con cédula de ciudadanía Nº
060216049-1, previa obtención del título de Licenciado en
Contabilidad y Auditoria.
Msc. Pablo Cuesta Calahorrano
DIRECTOR DE TESIS
ii
DEDICATORIA
A mi familia, en especial a mi madre “Paula Teresa” y a mi padre
“Segundo Camilo” (que en paz descanse); por haber contado
siempre con su apoyo moral y su sonrisa, igual o más valioso que
cualquier sustento material, que Dios y la Virgen María los
bendiga y mantengan siempre ese amor en su corazón.
iii
AGRADECIMIENTO
Deseo agradecer a todas las personas que colaboraron para ser
posible la elaboración de esta tesis, con sus comentarios y criticas,
muchas de las cuales modificaron mi punto de vista. Mención
especial merece mi director y maestros; quienes, sin mencionar sus
nombres, sabrán por estas líneas que siempre los tengo presentes y
que les retribuyo su asistencia. También agradezco a mi familia y en
manera particular a “Mayra Fernanda” el haber sido un estimulo y
puntal de apoyo en la materialización de esta propuesta.
INTRODUCCIÓN
La carencia de políticas gubernamentales definidas establece una conflictiva
situación que conlleva a la desesperación social, evidenciando lo multifacético
de la pobreza en el sector indígena y campesinado. Situación que exige
procedimientos y actitudes sociales de organización que permitan alcanzar
progreso y crecimiento mutuo en función al fortalecimiento organizacional y
productivo, basándose en la ayuda recíproca o el esfuerzo común de los
individuos, convirtiéndoles en sujetos de su propio desarrollo, aplicando y
ejecutando proyectos viables, productivos y rentables con apoyo y asistencia de
organismos nacionales y no gubernamentales que en la práctica han alcanzado
resultados positivos, constituyéndose en generadores de nuevas alternativas de
ingresos independientemente de la agricultura y la ganadería.
Las organizaciones ubicadas en el sector Totoras parroquia Achupallas cantón
Alausí, que aplican esta modalidad de desarrollo y crecimiento mediante
convenios bilaterales son: Asociación Nueva Vida, Asociación Inti Ñan,
Asociación Luz del Día y Asociación Inga Ñan. Entidades que por su débil
organización administrativa, financiera y contables no alcancen estabilidad y
madurez empresarial en sus Unidades Productivas. La Asociación de Pequeños
Productores de Mármol Zula con el propósito de que sus organizaciones
fraternas cumplan con los objetivos sociales propuestos busca mecanismos
idóneos para que estas unidades productivas como parte de una asociación,
alcancen estabilidad administrativa, financiera y sus dirigentes sentido
empresarial, proporcionando asistencia técnica y capacitación en las áreas de
organización, administración y contabilidad, para lo cual ha considerado esta
propuesta de tesis a ser aplicada en las unidades productivas de los
organismos fraternos y sirva como pauta para la planificación estratégica y toma
de decisiones y puedan alcanzar productividad y competitividad en su ámbito
empresarial.
1
CAPÍTULO I
1. PROBLEMA INVESTIGATIVO
1.1. GENERALIDADES DEL PROBLEMA INVESTIGATIVO
1.1.1 TEMA DE LA INVESTIGACIÓN
Diseño de sistemas y procedimientos contables con el propósito de efectivizar
el control interno en las unidades productivas de las organizaciones fraternas a
la Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula de la parroquia
Achupallas cantón Alausí provincia de Chimborazo.
1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA INVESTIGATIVO
Como consecuencia de la inestabilidad socio económica del país y los escasos
recursos existentes en la zona, los indígenas del sector Totoras de la parroquia
Achupallas cantón Alausí, se ven en necesidad de formar o agruparse en
organismos de primer grado (asociaciones, centros y comités) y de segundo
grado (corporaciones o federaciones); estructuras organizativas que permiten
alcanzar gestión comunitaria, incremento de las condiciones de vida y
consolidación de la cooperación mutua, mediante la elaboración y ejecución de
proyectos productivos económicamente rentables, con la participación,
asesoramiento y asistencia técnica de organismos no gubernamentales “ONGs”
por intermedios de convenios bilaterales y de entidades representativas del
sector, previo y acuerdos establecidos con directivos de la comunidad o de las
organizaciones del sector.
Estas organizaciones legalmente constituidas por normativas y decretos que
determina el Código Civil y sus Leyes Especiales y las Leyes Orgánicas
instituidas por Organismos del Estado como es el caso de los Ministerios,
mantienen una débil organización administrativa, financiera y contable por su
2
hermetismo ancestral, idioma, costumbres, dependencia comunitaria/dirigencial,
y el bajo nivel de instrucción de sus dirigentes, lo que impide que los
organismos externos solucionen problemas de forma y fondo. Estas
dificultades, tanto individual como en conjunto, no permite que las actuales
políticas administrativas, financieras y contables converjan en la optimización y
control de los recursos para el logro de los objetos sociales, productivos y de
desarrollo.
El deficiente y ambiguo sistema de control interno actual se basa en controlar
que los activos o valores, en especial el circulante, la materia prima e insumos
no sean sustraídos por los socios o terceras personas; e incluso existen
disposiciones establecidas para que los bienes movibles puedan ser utilizados
fuera de la institución (maquinaria y equipo pesado) en beneficio de los
asociados, familiares y terceras personas, ocasionando desgaste u
obsolescencia y en mucho de los casos los herramientas manuales no son
devueltas; impidiendo establecer un registro y control interno eficiente en las
operaciones diarias, proyectar costos reales y estados financieros confiables,
limitando instituir una verdadera planificación contable y financiera estratégica.
Los representantes legales de las diferentes organizaciones, a los resultados
contables y financieros no los utilizan como herramienta de información para la
toma de decisiones financieras, gerenciales o tributarias; lo consideran como
datos acumulados de lo que sucedió con los ingresos y egresos de la
institución, para determinar montos y saldos de caja, deudas por cobrar y pagar;
que se proyectan con miras a presentar en Asamblea General; para que los
asambleísta determinen si los dirigentes utilizaron indebidamente los recursos
existentes en el organismo o lo que le denominan comúnmente “mal gasto” y
poder sancionarlos.
La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula Acuerdo Ministerial N°
100 de la Dirección Provincial del Ministerio de Inclusión Económica y Social
como máximo organismo representativo del sector, busca los medios y recursos
necesarios para solucionar la problemática existente en su estructura
3
administrativa, financiera y contable mediante el diseño de sistemas y
procedimientos contables en las unidades productivas de las organizaciones
fraternas a la asociación, con el propósito de establecer un control interno
óptimo, una verdadera planificación financiera estratégica de toma de
decisiones, para alcanzar estabilidad, productividad y competitividad;
reestructurando su organización (deberes y responsabilidades funcionales),
promoviendo la eficiencia operacional en los procesos contables y estimulando
el cumplimiento de políticas preestablecidas.
1.1.3 PROGNOSIS DEL PROBLEMA INVESTIGATIVO
Las unidades productivas de las organizaciones fraternas a la Asociación de
Pequeños Productores de Mármol Zula de no aplicar los sistemas y
procedimientos contables (entendiéndose esta como el proceso analizar,
procesar, validar y emitir información) diseños en esta investigación en el
futuro:
Los estados financieros no tendrán consistencia e información relevante
y oportuna para la toma de decisiones, lo que evitará establecer una
eficiente planificación financiera.
Existirá deficiente manejo y mal uso de los recursos organizacionales
impidiendo que las unidades productivas como parte de una asociación
progresen, se desarrollen y alcancen estabilidad empresarial en beneficio
de los socios y socias de la organización.
La carencia de un control interno definido como base del sistema
contable, permitirá que no exista seguridad razonable ni absoluta sobre
los activos, en especial del circulante; y sobre los estados financieros,
incrementando errores e irregularidades; lo que limitará evaluar el nivel
de eficiencia operacional en los procesos contable y administrativos.
4
1.1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué incidencias y efectos ocasionan en el control interno y en la estructura
contable la ausencia de Sistemas y Procedimientos Contables en las Unidades
Productivas de las Organizaciones Fraternas a la Asociación de Pequeños
Productores de Mármol Zula?
1.1.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cuáles son las particularidades de los sistemas de información
(ingresos y egresos) y de control interno en la toma de decisiones en las
unidades productivas de las organizaciones fraternas?
¿Qué efectos ocasiona en el sistema contable financiero y tributario la
deficiente aplicación de procedimientos contables y de control interno?
¿Cuáles son las consecuencias que se originan en el activo la falta de
control interno eficiente y efectivo?
¿De qué modo afecta al desarrollo y crecimiento de las unidades
productivas la falta de sistemas y políticas contables?
1.1.6 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
1.1.6.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar e implementar sistemas y procedimientos contables en las unidades
productivas existentes en las organizaciones fraternas de la Asociación de
Pequeños Productores de Mármol Zula, con el propósito de mejorar el control
interno y adoptar métodos de gestión con proyección financiera; que
contribuyan al fortalecimiento, eficiencia y desarrollo de las asociaciones
mediante el proceso de toma de decisiones.
5
1.1.6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Desarrollar instrumentos y métodos de investigación, que permitan
identificar factores nocivos que han influido en las unidades productivas
el alcanzar desarrollo, crecimiento, productividad y competitividad.
Estructurar técnicas de control interno orientadas a prevenir o detectar
errores e irregularidades y dotar a los directivos, a la gerencia y otro
personal de una seguridad razonable.
Proponer la factibilidad de normas y políticas contables base, que
orienten la acción de los dirigentes e inversionistas a reducir las
deficiencias existentes en relación beneficio costo, sistemas de
producción, ventas, administración y finanzas.
Implementar sistemas y procedimientos contables financieros por áreas
de responsabilidad (compras, producción, ventas, comercialización) que
consolide el control interno, alcance eficiencia y efectividad en las
operaciones, facilite la elaboración de presupuestos, estados financieros
y definan la toma de decisiones óptimas.
1.1.7 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula, es una agrupación
jurídica de base, que por su naturaleza es de derecho privado, con Acuerdo
Ministerial N° 100 otorgado por el Ministerio de Inclusión Económica y Social el
10 de julio del 2007, que adquiere su precepto de representatividad local en la
medida que busca concretar las demandas provenientes de sus bases; por
acuerdos comunitarios establecidos, contribuye al desarrollo y fortalecimiento
organizativo de las comunidades de Totoras, Chiniguayco, Puca Totoras,
Dolorosa y Pomacocha de la parroquia Achupallas del cantón Alausí de la
provincia de Chimborazo.
6
La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula, anteriormente
denominada “Asociación de Trabajadores Autónomos de Minas de Mármol Zula
Indígenas de Chimborazo” (ATAMZICH) adquiere esta representatividad en el
sector, en el año 1992, a raíz de la reivindicación social en beneficio de once
comunidades del sector, mediante la adjudicación de la Mina de Mármol, a
“ATAMZICH” que se encontraban ilegalmente a favor de la Cooperativa
Marmolera Zula, hace aproximadamente 12 años atrás, cuyos representante
legales eran los señores Alcides Coronel Merisalde y Luis Jaya.
Organismos Jurídico que aporta en medida de sus recursos con capacitación y
asistencia técnica en las áreas de administración, contabilidad y finanzas a las
unidades productivas de la Asociación Nueva Vida, Asociación Inti Ñay,
Asociación Luz del Día y Asociación Inga Ñan. Estructuras jurídicas de primer
grado, consolidadas con intención de realizar gestión comunitaria mediante la
elaboración y ejecución de proyectos productivos, con el propósito de
establecer alternativas de producción, mejorar el nivel socio económico de sus
asociados y apuntalar la reivindicación del sector, independientemente de la
ganadería y agricultura.
Una organización para alcanzar estabilidad, productividad y competitividad es
indispensable mejorar o implementar una estructura contable financiera
definida, flexible y adaptable a cualquier cambio del entorno político, social,
monetario y tributario; que permita evaluar, planificar y canalizar oportunamente
la toma de decisiones en función de la información contable. Información que se
constituye en el soporte y pilar fundamental en las que se sustenta las
actividades de un negocio o empresa, como complemento de una estructura
organizativa definida.
Es necesario delinear sistemas, procedimientos y políticas contables con
influencia financiera y tributaria que coadyuven al fortalecimiento, desarrollo y
crecimiento de los entes productivos que conforman las Asociaciones fraternas,
mediante la ampliación de la teoría y conceptos básicos de organización,
administración, control interno, contabilidad, tributación y finanzas.
7
La importancia del diseño e implantación de los sistemas y procedimientos
contable radica y se constituye en la columna vertebral alrededor de la cual se
mueve los sistemas de producción, ventas, administración y finanzas; en tanto
que el control interno se constituye en la base en la que descansa la
confiabilidad de la información contable, a la vez que evalúa el nivel de
eficiencia y efectividad de las operacional en el proceso contable -
administrativo; detectan y disminuyen errores o irregularidades.
Por lo expuesto justifica la elaboración de esta investigación, que permita
establecer relaciones entre coste-beneficio-volumen de producción, grado de
eficiencia, productividad y competitividad en las unidades productivas de las
organizaciones fraternas a la asociación, estableciendo estabilidad empresarial
sustentadas en la presente investigación.
Se acudirá al empleo de métodos y técnicas de investigación, como instrumento
para medir la problemática organizativa, contable, financiera y su aplicación en
las unidades productivas. Procedimientos que permitirán llegar a la verdad y
tienen como base de investigación la ciencia y el conocimiento.
Los beneficios que se logren luego de concluir la investigación son a favor de la
estabilidad organizativa y empresarial de unidades productivas de la
organizaciones fraternas a la Asociación de pequeños Productores de Mármol
Zula como parte inmersa de una asociación, de sus socios y socios y
especialmente de la zona de influencia como alternativa de desarrollo y
progreso.
1.1.8 DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE LA INVESTIGACIÓN
CAMPO: Contable, Financiero, Administrativo.
ÁREA: Contable.
ASPECTO: Sistemas y procedimientos contables
8
TEMA: Diseño de sistemas y procedimientos contables con el propósito
de efectivizar el control interno en las unidades productivas de las
organizaciones fraternas a la Asociación de Pequeños
Productores de Mármol Zula de la parroquia Achupallas cantón
Alausí.
ESPACIAL: La Investigación se realizará en las unidades productivas ubicadas
en la comunidad de Totoras y en la comunidad la Dolorosa de la
parroquia Achupallas del cantón Alausí provincia de Chimborazo.
1.1.9 HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN
La implementación de sistemas y procedimientos cantables permitirá a las
pequeñas unidades productivas existentes en las organizaciones fraternas a la
Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula efectivizar el control
interno, adoptar un sistema de gestión, con proyección financiera y tributaria
que contribuya al fortalecimiento, eficiencia y desarrollo de las asociaciones
mediante el proceso de toma de decisiones.
1.1.10 VARIABLES DE ESTUDIO DE LA INVESTIGACIÓN
1. 1.10.1 VARIABLES INDEPENDIENTES
Sistemas y procedimientos contables en las unidades productivas de las
organizaciones fraternas a la Asociación de Pequeños Productores de Mármol
Zula “APPROMARZULA”.
SISTEMA.- En el mundo de los negocios la palabra sistema generalmente se
refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y
ayudan a la toma de decisiones óptimas en las empresas 1
1 CATACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ed. Mc. Granw – Hill
Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 25
9
PROCEDIMIENTOS CONTABLES.- Procesos e instrumentos que se utilizan
para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. En
tanto que los procedimientos no contables son los que no afectan las cifras de
los estados financieros2
CONTROL INTERNO.- Proceso realizado por el consejo de administración, por
los ejecutivos y otros empleados, que ofrece una seguridad razonable sobre la
consecución de los objetivos en las siguientes categorías: confiabilidad de los
informes financieros, eficiencia y efectividad de las operaciones y cumplimiento
de las leyes y regulaciones aplicables.3
MANUALES DE CONTABILIDAD.- Es un instructivo que permite guiar el
trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad.
Específicamente los manuales aplicables en el área contable son: de políticas
contables, del código de cuentas contables, de normas y procedimientos
contables.4
1.1.10.2 VARIABLES DEPENDIENTES
Sistemas y procedimientos contables financieros a implementar en las áreas de
responsabilidad de compras, producción, ventas y comercialización que
consolide el control interno.
CONTABILIDAD.- Es el arte de registrar y resumir en forma significativa y en
términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos en
parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.5
2 CATACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ed. Mc. Granw – Hill
Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 71 3 CATACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ed. Mc. Granw – Hill
Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 4 4 CATACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ed. Mc. Granw – Hill
Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 103
5 VASCONEZ ARROYO José Vicente, Introducción a la contabilidad Ediciones Mc. Granw – Hill,
México D. F. 1990, 4ta. Edición. Pág. 21
10
CODIFICACIÓN DE DATOS.- Los sistemas de codificación identifican mediante
el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o
subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o
subconjunto. Las características básicas que se debe tomar en cuenta en un
sistema de codificación son: precisión de código, flexibilidad, concisa,
significativa y operabilidad.6
POLÍTICAS CONTABLES.- Regula toda actividad contable referente a los
registros, tratamiento y presentación resumida de las transacciones
financieras.7
ORGANIZACIÓN.- Desde el punto de vista empresarial, puede definirse como
la aplicación de un conjunto de técnicas conducentes a obtener una empresa
estructural en forma tal, que con la correspondiente división de actividades y la
debida coordinación de las mismas obtenga la máxima rentabilidad.8
6 CATACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ed. Mc. Granw – Hill
Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 131 7 CATACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ed. Mc. Granw – Hill
Interamericana, Venezuela, S.A. 1997, Pág. 59 8 PALON IZQUIERDO Francisco Javier, Técnicas Actualizadas de Organización Administrativa,
Ed. Distresa, S. A., Zaragoza España 1982. Pág. 41
11
CAPÍTULO I I
2. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
2.1.1 CONFORMACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DE ORGANIZACIONES
CAMPESINAS E INDÍGENAS
El modelo de organización de la población campesina e indígena evolucionó de
tal forma que dejó atrás la estructura organizativa tradicional que se denomina
comuna o comunidad por su compleja y tediosa figura jurídica; creando nuevas
formas de agrupación vinculadas a procesos productivos y desarrollo social
tales como: cooperativas, asociaciones o comités, con el propósito de disminuir
la pobreza e inequidad social, identificando sus causas y consecuencias.
El sector campesino e indígena instituye organizaciones comunitarias o
populares de primer, segundo y tercer grado legalmente constituidas;
estructuras comunitarias que permiten alcanzar crecimiento y desarrollo
humano sustentable, democrático, con equidad social y de género, en función
de la ayuda mancomunada de sus habitantes con objetivos eminentemente
sociales y sectoriales, convirtiéndoles en sujetos de su propio desarrollo y
crecimiento; tienen la facultad de administrar su propia justicia, amparados en
el Artículo 57 numeral 1, 9 y 15 y Artículo 171 de la Constitución Política de la
República. Internamente aplican procedimientos, normas y resoluciones propias
para solucionar problemas y conflictos.
En éste contexto es indispensable conocer conceptos y normativas básicas en
que se sustentan y definen la formación de organismos comunitarios o
populares y sectoriales, con un mismo fin o propósito y en general aspectos que
dan origen a su estructura organizacional; que pueden adquirir personería
jurídica en cualquier ministerio, amparado en la Ley Orgánica que define su
12
estructura, determina sus finalidades, su control y señala su administración y
gobierno.
PERSONAS NATURALES.- El Código Civil, define, “Son personas todos los
individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo o condición;
dividida en Ecuatorianos y Extranjeros”.
PERSONAS JURÍDICAS.- El Código Civil, define a las personas jurídicas,
como organizaciones creadas por el hombre y cuya existencia es reconocida
por la Ley. Las personas jurídicas se clasifican en públicas y privadas.
Públicas.- Tienen como finalidad específica la consecución de objetivos que
corresponden a las funciones primordiales del Estado. Están reguladas por
Leyes Orgánicas que las crean y determinan sus funciones y responsabilidades
tales como: el Estado, los Organismos o Ministerios, las Universidades, los
Consejos Provinciales, los Consejos Cantonales y las Juntas Parroquiales.
Privadas.- Se constituyen, principalmente, por personas naturales que
ordinariamente se financian con recursos de origen privado; se subdividen en:
Lucrativas.- Son personas ficticias, capaces de ejercer derechos y
contraer obligaciones y ser representada judicial y extra judicialmente;
pertenecen a esta clase las sociedades o compañías, que a su vez
pueden ser civiles o comerciales. Las sociedades comerciales, son las
que se forman para realizar los negocios que la Ley califica como actos
de comercio la rige la Ley de Compañías. Las sociedades civiles las rige
Código Civil.
No Lucrativas.- Se constituyen en virtud de una Ley Orgánica que
define su estructura, determina sus finalidades y señala su
administración y gobierno. Pueden ser Asociaciones, Comités,
Corporaciones. Confederaciones y Fundaciones.
13
2.1.2 SITUACIÓN LEGAL DE LAS ORGANIZACIONES DE PRIMERO Y
SEGUNDO GRADO
Las organizaciones populares o comunitarias se constituyen en virtud de una
Ley Orgánica (Ministerios) que define su estructura, determina sus finalidades y
señala su administración y gobierno; que adquieren su personería jurídica en
cualquier ministerio existente o por intermedio de una subsecretaria.
Según Registro Oficial N° 982 determina las siguientes reformas al reglamento
para la aprobación de estatutos, reformas y codificaciones, liquidaciones y
disolución, y registro de socios y directivas de las organizaciones previstas en el
Código Civil y en las Leyes Especiales:
Art. 5 En el artículo 7 añádase el siguiente inciso: “Una vez otorgada la
personería jurídica, todas las organizaciones deberán obtener el
Registro Único de para las Organizaciones de la Sociedad Civil.”
Art. 8 En el artículo 16 añádase el siguiente inciso: “Toda resolución de
disolución será inscrita en el Ministerio que otorgó la personería jurídica
y en el Registro Único de para las Organizaciones de la Sociedad Civil.”
Art.29 Sin perjuicio de los registros que lleve cada Ministerio, la Secretaría de
Pueblos, Movimientos Sociales y Participación Ciudadana organizará,
mantendrá y difundirá el Registro Único de Organizaciones de la
Sociedad Civil.
Las organizaciones de primer y segundo grado para efecto del presente estudio
se consideran las adscritas en el Ministerio de Inclusión Económica y Social
“MIES”. El objetivo de este Ministerio es normar, controlar y poner en vigencia la
gestión y administración, en el manejo de la organización popular, creando
espacios de originalidad e identidad en el proceso de otorgar personalidad
jurídica.
14
a.- TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN POPULAR O COMUNITARIA
Territoriales.- Tiene una cobertura geográfica y social con linderos y espacio
vivido y organizado; son de representación del asentamiento humano existente.
Funcionales o Sectoriales.- Son homogéneas en membresía cumplen una
actividad generalmente para sí mismo dentro de un sector económico social.
b.- NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN POPULAR
De Primer Grado.- Integrado solo por personas naturales y con cobertura que
parte y no rebasa lo local; se conforma con un mínimo de cinco miembros, que
deberán acreditar un patrimonio mínimo de USD 400,00 dólares de los Estados
Unidos de América un una cuenta de integración de capital.
De Integración de segundo y tercer grado.- Las de segundo grado se
conforman solo por organizaciones populares de primer grado, con
personalidad jurídica de igual nivel y cobertura, como parroquiales, cantonales,
provinciales y regionales. Las organizaciones de tercer grado son aquellas que
agrupan a las de segundo grado y tienen una cobertura geográfica nacional.
Dentro de este nivel se encuentra las fundaciones; que son constituidas por la
voluntad de uno o más fundadores, debiendo en el último caso, considerarse en
el estatuto la existencia de un organismo directivo de al menos tres personas.
Estas organizaciones buscan, promueven e incentivan el bien común de la
sociedad en aspectos sociales, culturales educacionales, así como actividades
relacionadas con la filantropía y beneficencia pública
Las organizaciones de integración deben acreditar un patrimonio mínimo de
USD 4.000,00 dólares de los Estados Unidos de América un una cuenta de
integración de capital.
15
c.- CLASIFICACIÓN Y GENÉRICO DE ORGANIZACIONES
De Primer Grado.- Las organizaciones territoriales de primer grado
responderán solo al calificador de “comités o centros” (étnico ancestral). Las
organizaciones sectoriales responden al clasificador “asociación” tales como:
gremiales (profesión u ocupación), de origen y procedencia (residentes en otro
sitio o lugar), por grupo de edad (jóvenes, tercera edad), por género, por
discapacidad, por generación de empleo, de defensa del consumidor y de
seguridad social.
De Integración.- Integrado por personas jurídicas de primer o de segundo
grado como: Comités Centrales (cuatro comités), federaciones (cuatro
organizaciones de primer grado de una misma cobertura geográfica) y
confederaciones (cuatro organizaciones de segundo grado).
2.1.3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y ORGANIZACIONAL.
La gestión administración y organizacional ha sido esencial para garantizar la
coordinación de esfuerzos individuales y transfórmalo en grupales, organizados,
técnicos y coordinados; con la intención de ayudar a los dirigentes a tomar
decisiones acertada y eficientes.
Según Palom F. J., en su libro titulado Técnicas Actualizadas de Organización
Administrativa; define a la Gestión Administrativa “como el conjunto de técnicas
que permiten prever, organizar y controlar los circuitos de información de la
empresa, y el tratamiento de los datos que se derivan de dichos circuitos, sin
los cuales la empresa sería incapaz de ejecutar sus acciones del presente y
tomar decisiones para el futuro”.
La aplicación de la gestión administrativa en una estructura organizacional
permite tomar decisiones, sin las cuales la empresa sería incapaz de ejecutar
acciones. En tanto que la dirección administrativa es una función de los
administradores o dirigentes, que implica el proceso de influir sobre las
16
personas para que contribuyan a cumplir con las metas u objetivos de la
organización. Tienen una relación económica, financiera, organizacional y de
control indispensable para el desarrollo y crecimiento económico futuro de la
organización o empresa.
Según Harold Koontz en su libro Administración Global, los principios
fundamentales de la dirección administrativa se sintetizan en los siguientes:
Armonía de Objetivos.- Es indispensable armonizar las metas personales de
los individuos con las metas de la empresa, para alcanzar eficiencia y eficacia.
Motivación.- Es necesario considerarle desde el punto de vista situacional y de
contingencias la integren en el sistema total de la administración.
Liderazgo.- Mientras mejor comprendan los administradores o directivos que
motiva a sus subordinados y como operan estos motivadores en sus
actividades laborales, es probable que sean más eficaces como líderes.
Claridad de la Comunicación.- La comunicación verbal o escrita tiende a ser
clara cuando se la expresa en un lenguaje comprensivo y se le trasmite de tal
manera que pueda ser percibida por el receptor.
Integridad de la Comunicación.- Cuanto mayor sea la integridad y
consistencia de los mensajes escritos, orales y no verbales, así como de la
conducta moral del emisor, tanto mayor será la aceptación del mensaje por el
receptor.
2.1.3.1 POSICIÓN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA EN LA
ORGANIZACIÓN
La función administrativa en la organización es contribuir a la creación de un
hábitat favorable para el desempeño laboral de uno o grupo de individuos; en la
que debe definirse las tareas o funciones a realizar tomando en cuenta
17
capacidades, actitudes y motivaciones del personal disponible y concienciando
que es solo una parte de este engranaje denominado empresa. Para que la
función administrativa en una organización pueda existir y poseer significado
debe reflejar:
Objetivos verificables que forme parte de la planificación.
Una idea clara de los principales deberes o actividades a realizar.
La agrupación de actividades necesarias para el cumplimiento de
objetivos.
Un área de autoridad y subordinación para que la persona que ejerza
una función determinada sepa que hace para cumplir las metas.
Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará
tales o cuales tareas y quién será responsable de los resultados; para eliminar
los obstáculos al desempeño que resulta de la confusión de la asignación de
actividades, se debe tender redes de toma de decisiones y comunicación que
respondan y sirvan de apoyo a los objetivos propuestos.
2.1.3.2 PRINCIPIOS DE ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL
La organización, desde el punto de vista empresarial, puede definirse como la
aplicación de un conjunto de técnicas conducentes a obtener una empresa
estructurada en forma tal, que con la correspondiente división de actividades y
la debida coordinación de las mismas obtengan la máxima rentabilidad.9 La
organización de la empresa tiende a estructurarse creando órganos con
funciones distintas, pero coordinadas entre sí. Para estructurar una empresa es
indispensable tener en cuenta los siguientes principios básicos:
Funcionalidad.- Este principio aconseja que se debe efectuar un análisis de
todas las actividades de la empresa, dividiéndolas y combinándolas en grupos
9 PALON IZQUIERDO Francisco Javier, Técnicas Actualizadas de Organización Administrativa,
Ed. Distresa, S. A., Zaragoza España 1982. Pág. 41
18
homogéneos y lógicos, que permitan una especialización lo que denominamos
división del trabajo.
Coordinación.- Coordinar es armonizar las actividades y operaciones, los
circuitos y documentos; y, en general las relaciones y comunicaciones entre los
diferentes órganos funcionales de la empresa, por tanto, plantear un sistema de
organización que oriente a todas las personas de todos los departamentos no
sólo hacia un objetivo común departamental, sino que los objetivos de cada uno
de los departamento deben converger hacia el objetivo general de la empresa.
Simplificación.- Establece que todo sistema de organización será tanto más
eficaz cuanto mayor sea su simplicidad y sencillez. Consecuentemente el
objetivo del principio es obtener el mayor rendimiento con el mínimo esfuerzo,
es decir, la máxima rentabilidad del trabajo empleando la mínima cantidad de
recursos (beneficio - costo).
Continuidad y Movilidad.- Permite a la empresa u organización una reacción
rápida “flexibilidad” frente a los cambios que impone el entorno.
2.1.4. FUNDAMENTOS CONTABLES
2.1.4.1 NOCIONES CONTABLES Y DE TRIBUTACIÓN
CONTABILIDAD.- Es el arte de registrar y resumir en forma significativa y en
términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos en
parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.10
David Noel Ramírez Padilla en su libro titulado “Contabilidad Administrativa”,
Séptima Edición; define a la contabilidad como una técnica que se utiliza para
producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en
unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y
10
VASCONEZ ARROYO José Vicente, Introducción a la Contabilidad, Ediciones Mc. Granw – Hill,
México D. F. 1990, 4ta. Edición. Pág. 21
19
de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objetivo de
facilitar a los interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad
económica.
La definición establece que la contabilidad es una herramienta exclusivamente
informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de
decisiones internas y externas por parte de los usuarios. Si no cumple con ese
propósito, la contabilidad pierde su razón de ser. Definición que se aplica a la
presente investigación.
Independientemente de las diferentes ramas contables existentes; para la
investigación se considerarán a la contabilidad financiera, contabilidad fiscal y a
la contabilidad administrativa.
Contabilidad Financiera.- Es un sistema de información orientado a
proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa
como accionistas, inversionistas, acreedores, proveedores, y otros, a fin de
facilitar sus decisiones.
Contabilidad Tributaria - Fiscal.- En gran medida, la declaración de impuestos
está en base a la información contable financiera; sin embargo con frecuencia la
misma es reorganizada conforme a los requerimientos de presentación de
informes de gravámenes sobre renta. El propósito de la contabilidad tributaria
es planificar los impuestos, es decir, anticipar los efectos tributarios de las
transacciones de los negocios y estructurarlas de tal forma que minimicen la
carga impositiva sobre la renta.
Contabilidad Administrativa.- Sistema de información que proporciona a los
usuarios internos información relevante, útil, oportuna y a tiempo real, con
orientación legal, normativa y reglamentaria destinada a facilitar las funciones
de planeación control y toma de decisiones, que permita a la empresa alcanzar
competitividad, productividad y desarrollo.
20
En la planeación; prever los cambios del entorno, integrar y alcanzar los
objetivos propuestos y decisiones tomadas, lograr mayor eficiencia y
efectividad en las operaciones de las organizaciones mediante el uso de
presupuestos, beneficio-costo, y costo – volumen – utilidad.
En el control; asegura que los recursos son obtenidos y usados eficiente
y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la
organización.
En la toma de decisiones; está en función de la calidad de la
información previo un análisis se toma una decisión y se la pone en
práctica.
REGISTROS CONTABLES.- Para cumplir con su finalidad básica, la
contabilidad necesita registrar todas las transacciones realizadas en forma
ordenada y sistemática, cumpliendo con todos los principios y normas de
contabilidad aceptadas. Una vez que han cumplido su finalidad, se constituye
en herramienta indispensable para que la contabilidad pueda entregar los
resultados esperados como son los Estados Financieros. Los registros
contables se clasifican en:
Registro de Entrada Original.- Los comprobantes una vez analizados y
verificados y que constituyen el resultado de una transacción realizada
por la empresa, se dispone al registro respectivo.
Registro del Mayor General.- Una vez contabilizadas las transacciones
comerciales en los registros de entrada original, es necesario clasificar
cada uno de los movimientos en las diferentes cuentas, al traslado de los
valores registrados originalmente en los diarios o jornales hacia el mayor
general.
Registro Auxiliares.- Las cuentas en contabilidad comprende; Cuentas
principales, subcuentas y auxiliares. Las cuentas principales controlan
21
los valores de las subcuentas y de los auxiliares, las subcuentas los
valores de los auxiliares y estos a su vez de todos los elementos que
requieran de control especifico.
ESTADOS FINANCIEROS.- Son aquellos que presentan la situación de la
empresa; que de la relación entre los rubros del activo que representan
recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos
plazos de liquidación del activo. Los Estados Financieros deben prepararse con
todos los elementos requeridos para ser utilizados como instrumento de
orientación financiera y de información para los medios interesados; entre estos
tenemos:
Balance General o Estado de Situación Financiera presenta la
situación de una empresa en un momento determinado; es decir sus
recursos de operación así como sus deudas a corto o largo plazo. Se
representa en forma clasificada sus Activos, Pasivos y Patrimonio
Estado de Resultado o Estado de Rentas y Gastos nos demuestra el
resultado (utilidad o pérdida) económico obtenido durante un período
determinado.
Estado de Superávit Ganancias Retenidas demuestra la confirmación
del nuevo resultado obtenido que será trasladado al Balance General
Estado de Flujo del Efectivo demuestra el movimiento de las fuentes y
usos del capital neto de trabajo durante un período determinado
Su elaboración y presentación se sustenta en los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, relacionados con la presentación de Estados
Financieros, así como las obligaciones legales establecidas en la Ley de
Compañías, en el reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta que determina
la Administración Tributaria-
22
CUENTA CONTABLE.- Es el título genérico que se da a un grupo homogéneo
de bienes, valores o servicios, el mismo que se mantendrá invariable durante un
período contable por lo menos.11 Una cuenta contable está compuesta de las
siguientes partes:
Débito o Debe.- Registra todos los ingresos de bienes, valores o
servicios recibidos por la empresa.
Crédito o Haber.- Registra todos los egresos de bienes, valores o
servicios entregados por la empresa.
Saldo o Balance.- Es la diferencia entre el débito y el crédito. Cuando la
suma del débito es mayor que la del crédito, es saldo deudor; cuando la
suma del crédito es mayor que la del débito, el saldo es acreedor.
CLASES DE CUENTAS.- Un plan de cuentas está integrado en función de los
diferentes grupos contables como: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos.
Entre las principales clases de cuentas tenemos:
Patrimoniales (Reales o permanentes): Activo, Pasivo y Patrimonio.
Operacionales (transitorias): Rentas, Gastos – Costos.
Resultados o nominales: Perdidas y/o Ganancias
Transitorias o puente: Rentas, Gastos son auxiliares de mercaderías.
Valuación relacionada con otras compensaciones totales o parciales:
Depreciación acumulada, amortización acumulada y provisiones.
Orden (valores de terceros): Deudoras, Acreedoras.
PARTIDA DOBLE.- La parte real y la parte financiera de una transacción, dan
origen a la partida doble; se recibe algún bien o servicio y se entrega dinero, al
recibir dinero se entrega un bien o servicio; la parte que recibe esta balanceada
con la parte que entrega. Siempre por partida doble existirá un ingreso y un
11
VASCONEZ ARROYO José Vicente, Introducción a la Contabilidad Ediciones Mc. Granw – Hill,
México D. F. 1990, 4ta. Edición. Pág. 23
23
egreso, con igual función monetaria.12 Por lo tanto, la contabilidad mantendrá la
siguiente igualdad básica.
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
CICLO DE OPERACIÓN.- Constituye el periodo en el que se utiliza el efectivo
para comprar bienes y servicios que a su vez se venden a los clientes, los
cuales pagan sus compras en efectivo.
PERÍODO CONTABLE.- Debido a dificultad de medir resultados de una
organización y poder evaluar su desempeño; estas deben ser medidas a lo
largo de periodos determinados. En el Ecuador la Ley establece que el período
contable es de 1 de enero al 31 de diciembre de un año calendario.
COSTOS.- Son la suma de erogaciones para la adquisición o trasformación de
un bien/servicio con la intención de que a futuro genere ingresos, son valores
recuperables como los de producción (materia prima, mano de obra y carga
fabril).
GASTOS.- Son aquellos valores que están directamente relacionados con la
generación del ingreso y no son recuperables tales como los gastos
operacionales (gastos administrativos, gastos de ventas y gastos financieros).
MATERIA PRIMA Y MATERIALES.- Son los bienes en estado natural, semi
procesado o terminado en una fase que constituyen componentes de otros
bienes de mayor manufactura. Se los puede considerar el costo de adquisición
de los diferentes artículos, más todos los gastos adicionales incurridos hasta
colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricación
COSTO DE PRODUCCIÓN.- Se genera en el proceso de transformar la materia
prima en productos terminados. Cada empresa o unidad productiva de acuerdo
12 VASCONEZ ARROYO José Vicente, Introducción a la Contabilidad Ediciones Mc. Granw – Hill,
México D. F. 1990, 4ta. Edición. Pág. 23
24
con su estructura y características elige los sistemas necesarios para
determinar su costo de producción, no siendo factible establecer las reglas
uniformes que se deben seguir para calcular el costo de producción.
PRODUCTOS EN PROCESO.- Son los artículos a los mismos que se valúan
terminado de a cuerdo a los diferentes grados de avance que tengan en cada
uno de los elementos que forman el costo
PRODUCTOS TERMINADOS.- Son los bienes que están aptos para satisfacer
las necesidades individuales de las personas y de las empresas. Estos bienes
se valúan al costo de producción si son bienes de la industria o del comercio.
Los productos terminados entregados en consignación, deben formar parte del
inventario al costo que les corresponda, igual procedimiento se aplicará a las
mercaderías en demostración.
NOCIONES TRIBUTARIAS
El Código Tributario regula las relaciones jurídicas provenientes de los tributos,
se entiende por tributos a los impuestos, tasas y contribuciones para mejoras;
se fundamentan en seis principios fundamentales establecidos en la
Constitución Política del Estado, que son: igualdad, legalidad, generalidad,
proporcionalidad, no confiscación e irretroactividad.
Los siguientes conceptos de tributación detallados a continuación son tomados
del Código Tributario y la Ley de Régimen Tributario Interno del 2009
Servicio de Rentas Internas (SRI).- Es una entidad técnica, autónoma, con
personería jurídica de derecho público, patrimonio y fondos propios, jurisdicción
nacional y sede en la ciudad de Quito. Creado mediante Ley 41, publicada en
el Registro Oficial 206 del 2 de Diciembre de 1997.
Ingresos Tributarios.- Son los impuestos que administra el Servicio de Rentas
Internas (SRI): Impuesto a la Renta Global, Impuesto al Valor Agregado (IVA),
25
Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), Impuesto a los vehículos
motorizados de Transporte Terrestre y los que administra la CAE.
Obligación Tributaria.- Es la relación jurídica existente entre el Estado y los
contribuyentes o responsables del pago de los tributos, en virtud de la cual se
debe satisfacer el pago de un tributo, ya sea en efectivo, especies o servicios.
Los sujetos del los tributos son el sujeto activo, que es el ente acreedor y
puede estar representado por el estado, municipalidades, consejos provinciales
o cualquier otra entidad facultada por la Ley; el sujeto pasivo, es la persona
natural o jurídica obligada a cumplir con las prestaciones tributarias, sean estas
de personas naturales o jurídicas o cualquier otra entidad aunque carente de
personería jurídica constituya un patrimonio independiente de los de sus
miembros.
Registro Único de Contribuyentes (RUC).- Es un sistema que tiene por objeto
registrar e identificar a los contribuyentes o sujetos pasivos (personas naturales
o jurídicas) y proporcionar información a la Administración Tributaría. Están
obligadas a obtener el Registro Único de Contribuyentes las siguientes
personas:
Las personas naturales nacionales o extranjeras que ejerzan alguna
actividad económica de exclusiva propiedad y quienes ejecuten cualquier
arte u oficio en forma autónoma. No están obligados a obtener el RUC
quien trabaje en relación de dependencia, jubilados, quienes solo
estudien o realice quehaceres domésticos.
Las sociedades nacionales o extranjeras que se encuentren bajo control
de la Superintendencia de Compañías y de Bancos, las sociedades en
Comandita Simple o por Acciones, Cooperativas, las Sociedades Civiles,
Sociedades de Hecho y cualquier otro patrimonio que, aunque carente
de personalidad jurídica, sea independiente del de sus miembros.
26
Las sociedades sin Fines de Lucro, las Organizaciones no
Gubernamentales, la Organizaciones Clasistas, Gremios, Asociaciones y
los partidos políticos.
Las instituciones del Estado y demás entidades y organismos del sector
público.
Comprobante de Venta.- Es todo documento autorizado que acredita la
transferencia de bienes o la prestación de servicios y es el respaldo de la
propiedad de un bien. Sustentan la transferencia del bien o la prestación del
servicio, crédito tributario del Impuesto al Valor Agregado, origen lícito de los
bienes y costos y gastos del Impuesto a la Renta.
Están obligados a emitir comprobantes de venta, las sociedades y las personas
naturales obligadas a llevar contabilidad sin importar su monto. Las personas
naturales no obligadas a llevar contabilidad en transacciones superiores a $4,00
o cuando el usuario o consumidor lo solicite. No están obligadas a emitir
comprobantes de venta las Instituciones del Estado que presten servicios
administrativos ni los trabajadores en relación de dependencia. Estos son:
Factura; sustenta crédito tributario del IVA, los costos y gastos de
impuesto a la renta y la transferencia de bienes o prestación de servicios
Notas o boletas de venta, notas de venta simplificadas; operaciones con
consumidores finales, destinados para uso personal y si se identifica al
comprador sustenta costos y gastos del impuesto a la renta.
Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicio; extranjeros
no residentes, sociedades extranjeras, sin domicilio permanente, y
personas naturales por su nivel cultural o rustico no pueden emitir
comprobantes.
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras; operaciones con
consumidores finales, destinados para uso personal.
27
Boletos de entradas a espectáculos públicos
Otros documentos autorizados como los emitidos por instituciones
financieras, documentos de importación y exportación, tiquetes aéreos
entre otros (Art. 13 del Reglamento de Comprobantes de Venta).
Los documentos complementarios de los comprobantes de venta y se utilizan
para reversar transacciones, cobro de intereses, entre otros usos son los
siguientes:
Notas de Crédito; se emite para anular operaciones, aceptar
devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
Notas de Débito; se emite para el cobro de intereses de mora y recuperar
costos y gastos de una transacción realizada previamente.
Guías de Remisión; se emite como sustento de traslado de mercadería
dentro del territorio nacional.
Impuesto al Valor Agregado (IVA).- Grava el valor de la transferencia de
dominio o la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas
sus etapas de comercialización y al valor de los servicios prestados. Los sujetos
pasivos del IVA presentarán mensualmente una declaración por las
operaciones gravadas con el impuesto, realizadas dentro del mes calendario
inmediato anterior. Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o
presten servicios gravados con tarifa cero o no gravados, presentarán una
declaración semestral.
Impuesto a la Renta.- La Ley de Régimen Tributario Interno, establece que los
ingresos que obtengan las personas naturales, sucesiones indivisas y las
sociedades nacionales y extranjeras, se encuentran gravadas con impuesto a la
renta global. Se entiende por renta los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos
a título gratuito u oneroso, provenientes de trabajo, capital o ambas a la vez,
consistentes de dinero, especies o servicios; así como también los ingresos
28
obtenidos en el exterior por personas naturales ecuatorianas domiciliadas en el
país o por sociedades nacionales.
El ejercicio impositivo es anual y comprende el lapso que va del 1º. de enero al
31 de diciembre. Cuando la actividad generadora de la renta se inicia en fecha
posterior al 1º de enero, el ejercicio impositivo se cerrará obligatoriamente el 31
de diciembre de cada año
Retenciones en la Fuente.- Contablemente toda persona natural o jurídica de
hecho o derecho obligadas a llevar contabilidad deben efectuar retenciones en
la fuente por impuesto a la renta indistintamente que sean o no contribuyentes
especiales. Contablemente es necesaria la creación de cuentas contables:
Impuesto a la renta pagado por anticipado; registra las retenciones
que le efectúan a la empresa, las mismas que constituyen crédito
tributario para la liquidación del impuesto a la renta del ejercicio
económico.
Retención en la fuente por impuesto a la renta; registra los valores
que la empresa retiene por las compras que efectué, la base imponible
para el cálculo es el valor de la compra de bienes o servicios gravados
con impuesto a la renta. Valores que deben ser pagados mensualmente.
Retención en la fuente del IVA; registra los valores que la empresa
retiene por concepto de IVA en las compras que efectúa, la base
imponible es el valor del IVA pagado. Valores que deben ser pagados
mensualmente.
2.1.4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
El manual de procedimientos es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo. Es un instructivo o guía de trabajo de cómo hacer las cosas, su
29
implementación sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas y procedimientos prescritos al realizar su labor y establece las pautas
necesarias para tomar las decisiones acertadas. Representa un medio de
comunicación de las decisiones tomadas y permiten cumplir con los siguientes
objetivos elementales:
Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos,
funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, y otros.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal,
y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo
ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones
operacionales.
El manual de procedimientos contables es una guía que explica la labor que
debe realizar el personal del departamento de contabilidad; y, estos pueden ser:
De políticas contables; detalla todas y cada una de las políticas contables que
se siguen respecto a los registros contables. Las políticas deben ser
organizadas, enunciadas y detalladas en función de los principios de
contabilidad generalmente aceptados y el orden de presentación de las partidas
en los estados financieros.
Del código contable o de cuentas contables; detalla todas y cada una de las
cuentas, su naturaleza y la forma en que se debita o acredita, ayudan a explicar
los movimientos, debito, crédito y saldo, que se manejan por cada una de la
cuentas.
30
De normas y procedimientos contables; detalla bajo el esquema de
responsabilidad/acción todos los procedimientos y normas contables a seguir
previamente definidos; especifica los asientos de tipo contable que se puede
utilizar para un determinado procedimiento.
El manual es una herramienta gerencial utilizada para comunicar y documentar
los procedimientos contables y no contables. La importancia y necesidad radica
en obtener el mayor grado de información para evaluar si los procesos
contables o no contables se realizan conforme lo establecen las políticas y
normas de la empresa.
Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de
narrativos denominados responsable / acción; que se constituye en una técnica
para describir procedimientos en un manual que consiste en separar las
personas que efectúan la acción de la acción propiamente dicha.
2.1.4.3 PROCEDIMIENTOS Y PRINCIPIOS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los
empleados del departamento de contabilidad y que están en función de
diferentes conocimientos y teorías de la profesión contables. Los
procedimientos se normalizan básicamente por las siguientes razones:
Consistencia en la actuación ante situaciones similares
Reglamentación de la actuación de los empleados
Seguridad de la eficiencia de todos los procesos
Catacora. F. En su libro titulado Sistemas y Procedimientos Contables
determina que, en la organización administrativa en una empresa existen
básicamente dos tipos de procedimientos contables que se detallan:
31
Procedimientos Contables.- Son todos aquellos procesos, secuencia de
pasos e instrumentos que se utiliza para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el
punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables para
el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados
financieros.
Procedimientos no Contables.- No afectan las cifras de los estados; algunos
ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente.
Procedimiento para contratación de empleados.
Procedimiento para el cambio de horario laborable.
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.
POSTULADOS O PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD
Se puede definir los principios de contabilidad como aquellas normas de
carácter general o especifico, que son aplicables al registro de las operaciones
y a la presentación de los estados financieros y que son emitidos por los
cuerpos colegiados de la profesión contable.13
Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la
delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de
las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por
medio de los estados financieros. Los objetivos básicos de los principios
contables son:
Uniformar los criterios contables.
Establecer tratamientos especiales a operaciones especificas-
Orientar a los usuarios de los estados financieros
13
CARTACORA CARPIO Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Ediciones MC. Granw –
Hill, Interamericana de Venezuela, S.A. 1999
32
Sistematizar el conocimiento contable.
Los principios de contabilidad vigentes en Ecuador están divididos en tres
grupos.
Principios básicos.- Son aquellos que se consideran fundamentales por
cuanto orientan la acción de la profesión contable.
Principios esenciales.- Tienen relación con la contabilidad financiera en
general y proporcionan las bases para la formulación de otros principios.
Especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento
y medición de hechos criterios que afecten la posición financiera y los
resultados de las operaciones de las empresas.
Principios generales de operación.- Determinan el registro, medición y
presentación de la información financiera; guían la selección y medición
de los acontecimientos en la contabilidad, así como también la
presentación de la información a través de los estados financieros.
Los grupos de principios contables explicados en los párrafos anteriores, no
incluyen los procedimientos que se puede aplicar de acuerdo a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
Para la presente investigación, como punto de apoyo, se describen los
principios básicos por ser de mayor uso y práctica y estos son:
Ente contable; lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la
actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la
actividad económica de la empresa.
Equidad; la contabilidad y su información debe basarse en el principio de
equidad, de tal manera que el registro de los hechos económicos y su
33
información se basen en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia
para ninguno en particular.
Medición de recursos; la contabilidad y la información financiera se
fundamentan en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor
económico y por lo tanto susceptible de ser valuados en términos monetarios.
La contabilidad financiera se ocupa por tanto, en forma especial, de la medición
de recursos y obligaciones económicas y los cambios operados en ellos.
Período de Tiempo; la contabilidad financiera provee información acerca de las
actividades económicas de una empresa u organización por períodos
específicos, los que en comparación con la vida misma de la empresa son
cortos. Normalmente los ciclos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales,
con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que
permitan una adecuada toma de decisiones.
Esencia sobre la forma; la contabilidad y la información financiera se basan en
la realidad económica de las transacciones. La contabilidad financiera enfatiza
la sustancia económica y sugiera diferentes tratamientos. Generalmente de la
sustancia de los eventos a ser contabilizados está de acuerdo con la norma
legal. No obstante, en ocasiones la esencia y la forma pueden diferir y lo
profesionales cantables hacen énfasis más en la esencia que en la forma, con
la finalidad de que la información proporcionada refleje de mejor manera la
actividad económica expuesta.
Continuidad del ente contable; los principios contables parten del suspenso
de la continuidad de las operaciones del ente contable, empresa en marcha, a
menos que se indique los contrario, en cuyo caso se aplicarán técnicas
contables de reconocido valor, en atención a las particulares circunstancias del
momento. Obviamente, si la liquidación de una empresa es inminente, no puede
ser considerada como empresa en marcha.
34
Medición en términos monetarios; la contabilidad financiera cuantifica en
términos monetarios los recursos, las obligaciones y los cambios que se
producen.
Estimaciones; debido a que la contabilidad financiera involucra asignaciones o
distribuciones de ciertas partidas, entre períodos de tiempo relativamente cortos
de actividades y conjuntas, es necesario utilizar estimaciones. La continuidad,
complejidad, incertidumbre y naturaleza común de los resultados inherentes a la
actividad económica imposibilitan, en algunos casos, el poder cuantificar con
exactitud ciertos rubros, razón por la cual es necesario el uso de estimaciones.
Acumulación; la determinación de los ingresos y de la posición financiera
depende de la medición de recursos y obligaciones económicas y sus cambios
a medida que éstos ocurren, en lugar de simplemente limitarse al registro de
ingresos y pagos de efectivo. Para la determinación de la utilidad neta periódica
y de la situación financiera, es imprescindible el registro de estos cambios. Esta
es la esencia de la contabilidad en base al método de acumulación.
Precio de intercambio; las mediciones de la contabilidad financiera están
principalmente basadas en precios a los cuales los recursos y obligaciones
económicas son intercambiados. La medición en términos monetarios está
basada primordialmente en los precios de intercambio. Los cambios de
recursos procedentes de actividades diferentes al intercambio, por ejemplo la
producción, son medidas a través de la asignación de precios anteriores de
intercambio, o mediante referencias a precios correspondientes para similares
recursos.
Juicio o criterio; las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la
contabilidad, involucran una importante participación del juicio o criterio del
profesional contable.
Uniformidad; los principios de contabilidad deben ser aplicados uniformemente
de un período a otro. Cuando por circunstancias especiales se presenten
35
cambios en los principios técnicos y en sus métodos de aplicación deberá
dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que informar sobre los
efectos que causen en la información contable.
Clasificación y contabilización; las fuentes de registro de los recursos, de las
obligaciones y de los resultados son hechos económicos cuantificables que
deben ser convenientemente clasificados y contabilizados en forma regular y
ordenada, esto facilita l que pueda ser computable o verificable.
Significatividad; los informes financieros se interesan únicamente en la
información suficientemente significativa que pueda afectar las evaluaciones o
decisiones sobre los datos presentados.
Existe una estrecha relación entre los principios de contabilidad generalmente
aceptados y los procedimientos contables aplicables; los primeros establecen
las pautas acerca de cómo deben tratarse ciertas operaciones en los estados
financieros y los procedimientos contables establecen cuáles serán las pautas
que deben seguirse para el registro de las transacciones y cumplir con un
determinado principio.
2.1.4.4 PROCESO CONTABLE
El proceso contable cubre todas las operaciones y transacciones que registra la
contabilidad en un período determinado, desde la apertura de los libros hasta la
preparación y elaboración de los estados financieros.
El siguiente esquema sintetiza lo expuesto:
36
FLUJOGRAMA N° 1
ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE
2.2. MARCO TEÓRICO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA.- El cambio constante del entorno empresarial
(social, político y económico) trae consigo mayor complejidad administrativa,
por lo que acarrea dificultades en la toma de decisiones que deben ser
estudiadas y planificadas cuidadosamente, tratando de cerrar el ángulo de
indeterminación ante el cual el directivo o administrador se encuentra a la hora
de tomar una decisión.
AJUSTES
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
ANEXOS
MAYOR AUXILIAR
ESTADO DE SITUACIÓN FIANCIERA
ESTADO DE RENTAS Y GASTOS
ESTADO DE SITUACIÓN FIANCIERA
DOCUMENTO FUENTE
BALANCE AJUSTADO
ESTADO DE SUPERÁVIT GANACIAS RETENIDAS
BALANCE COMPROBACIÓN
TRANSACCIÓN
JORNALIZACIÓN
MAYORIZACIÓN
FUENTE: Notas de Aula
ELABORADO POR: Autor
CRUCE DE SALDOS
ANEXOS
DOCUMENTO FUENTE
DOCUMENTO FUENTE
ANEXOS
37
La gestión administrativa es un conjunto de técnicas que permite prever,
organizar y controlar los circuitos de información de la empresa, y el tratamiento
de datos que se derivan de dichos circuitos, sin los cuales la empresa sería
incapaz de ejecutar sus acciones del presente y tomar decisiones para el futuro.
SISTEMAS CONTABLES.- Los sistemas contables ayudan al procesamiento
de todas las operaciones mercantiles, centraliza y agrupa todos los
movimientos generados por los subsistemas de compras, producción,
facturación, comercialización, finanzas y recursos humanos. Un sistema
contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los
registros utilizados por la organización; debe ser efectivo en términos de costos,
es decir el valor de la información producida debe exceder al costo de
producirla.
La importancia de un sistema contable radica en que es la columna vertebral
alrededor del cual se mueven todos los demás subsistemas. El objetivo de un
sistema es generar información financiera relevante y oportuna, sobre la
posición financiera de una organización o empresa y los resultados de sus
operaciones. Cada sistema contable realiza las siguientes funciones básicas:
Interpreta y registra los efectos de las transacciones del negocio.
Clasifica los efectos de transacciones similares de tal forma que permita
la determinación de los diversos totales y subtotales de utilidad para la
gerencia y utilizados en los informes de contabilidad
Resume y transmite la información contenida en el sistema a quienes
toman decisiones, sean estos internos o externos, inversionistas o
acreedores.
INFORMACIÓN CONTABLE.- Comprende los métodos, procedimientos y
recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades
financieras y resumirlas; para proporcionar información útil, actual, confiable,
38
oportuna y a tiempo real en los procesos de administración, planeación y
producción; para el control administrativo y toma de decisiones financieras,
gerenciales o tributarias; previa la recopilación, análisis y procesamiento de
datos y su presentación sea adaptada a las necesidades del usuario.
El producto final de la información contable es la toma de decisiones, ampliada
en un término por el uso de la información contable. Se puede clasificar en
contabilidad financiera y la contabilidad de costos.
La contabilidad financiera o contabilidad externa, muestra la
información que se facilita al público en general con son accionistas,
acreedores, clientes, proveedores, y otros; sobre la situación económica
- financiera de la empresa, y no participa en la administración de la
empresa, aunque esta información también es de interés para los
administradores y directivos.
La contabilidad de costos o contabilidad interna, estudia las
relaciones costos - beneficios - volumen de producción, el grado de
eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la
producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la
política del capital. Esta información no es difundida al público y tiene
como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos,
a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus
funciones.
La contabilidad no es un fin si no es un medio para lograr un fin; la información
contable es simplemente el medio por el cual se mide y se dan a conocer los
eventos económicos.
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL.- Se lo determina como un
sistema formal para la recopilación, integración, comparación, análisis y
dispersión de información interna y externa de la empresa de manera oportuna,
eficaz y eficiente.
39
El sistema de información gerencial tiene que ser adaptado a necesidades
especificas y puede incluir información de rutina, como la representada por
informes mensuales; información que señala excepciones, sobre todo en puntos
críticos, e información necesaria para prever el futuro.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.- Detalla bajo el
esquema de responsabilidad/acción todos los procedimientos contables a
seguir; puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un
determinado procedimiento. Este tipo de manuales establece las normas que se
aplicará a cada uno de los procedimientos previamente definidos por la
organización en función de sus metas y objetivos; razón por la cual, dentro de
una organización tiene importancia como herramienta para manejo y
planificación de los recursos sean estos humanos o materiales o tecnológicos.
Los manuales tienen como objeto sistematizar las relaciones entre los
integrantes de una organización, instruir a los empleados en distintas áreas de
la organización, servir de guía para los empleados en la ejecución de sus
trabajos y por último guiar en la evaluación de la eficiencia operacional.
CONTROL INTERNO.- El control interno de una organización consta de las
políticas internas y los procedimientos establecidos para asegurarse
razonablemente que los objetivos y metas se alcancen, en especial el de los
estados financieros que deben ser confiables para la toma de decisiones
oportunas.
El control interno brinda una seguridad razonable sobre la consecución de los
objetivos para lo cual debe cumplir las siguientes características:
Confiabilidad en los informes financieros; cuánto más sólido sea el
control interno más confiable son los saldos de los estados financieros.
Eficiencia y eficacia de las operaciones desde su inicio hasta la inclusión
en los estados financieros; si los procedimientos operacionales están
40
diseñados de modo que una operación inicia una persona y deba ser
revisado por otra.
Cumplimiento de normas, políticas y regulaciones aplicables
institucionales y nacionales, manteniendo el grado de autoridad y
responsabilidad relativa.
El control interno es un plan de organización de todos los métodos coordinados
con la finalidad de: proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de
la información financiera y promover la eficiencia de las operaciones
Al ser un proceso realizado por las personas, el grado de eficiencia y eficacia,
dependerá cómo las personas, pongan en funcionamiento los procedimientos
de control establecidos para el sistema. La ética de cada uno de los individuos
en el ejercicio de sus responsabilidades permitirá el nivel de desempeño de los
controles específicos, en el mismo nivel en que se aplique los principios de la
ética. Esto nos permite concluir que los niveles de riesgos de control en la
organización estarán relacionados más a la conducta ética de las personas en
los procesos, que a un adecuado diseño de los controles del sistema.
Los objetivos del control interno es proveer a gerencia de una seguridad
razonable, pero no absoluta de que los activos, especialmente los valiosos y
móviles estén protegidos contra pérdidas por el uso o disposición no autorizado,
y que las operaciones son realizadas con autorización y registradas
adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de
conformidad con normas contables y de auditoría.
Entre los principales principios de control interno tenemos:
Selección personal idóneo.
Responsabilidad delimitada.
Segregación de funciones de carácter incompatible.
División de procesamiento de cada transacción.
41
Aplicación de pruebas.
Rotación de deberes.
Utilización de cuentas de control.
Instrucciones por escrito.
Uso de equipos mecánicos y automáticos.
Control y uso de formularios.
Manejo restringido del efectivo.
Desembolsos de cheques.
Depósitos inmediatos e intactos.
Registros específicos y únicos de contabilidad.
Fianzas para el desempeño del cargo.
El control interno se clasifica en administrativo y contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos
que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las
operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas de una
organización, impuestas por la gerencia para alcanzar los objetivos
establecidos
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que
tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la
confiabilidad de los datos de contabilidad.
CONTROL INTERNO E INTEGRACIÓN A LOS SISTEMAS CONTABLES
El control interno se integra a los sistemas contables a través de:
Una estructura organizacional que provea una segregación definida y
apropiada de deberes y responsabilidades funcionales en todos los
niveles, líneas de autoridad, y otros.
42
Una clasificación de cuentas contables formales debidamente
codificadas (grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas) y acompañadas
de la correspondiente descripción de las cuentas.
Un plan de asientos contables que garantice uniformidad y consistencia
en el registro de las operaciones en función de los principios, normas y
procedimientos vigentes.
Un conjunto de libros, formularios o manuales que proporcione control en
todas las fases de las operaciones contables, financieras y
administrativas de la empresa.
Un método de contabilización que garantice la exactitud y confiabilidad
en la información contable.
Para que un Sistema de Control Interno funcione y brinde una seguridad
razonable es indispensable diseñar políticas, métodos y procedimientos
administrativos - contables que garanticen su efectividad y eficiencia en la toma
de decisiones oportunas.
43
CAPÍTULO III
3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
El método se refiere a los procedimientos a seguir con el propósito de llegar a
demostrar la hipótesis, cumplir con los objetivos o dar una respuesta concreta al
problema planteado.
3.1.1 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
La compilación de datos está documentada, para permitir alguna replica y
verificación de resultados a futuro. Para el desarrollo y análisis de la
investigación se utilizara los siguientes métodos.
MÉTODO CIENTIFICO. - Sirvió para organizar el procedimiento lógico
general a seguir, como la recopilación, procesamiento y análisis de la
información.
MÉTODO ANALÍTICO. - Permitió identificar y relacionar las causas y
efectos entre los elementos que componen la implementación de
sistemas y procedimientos contables en las unidades productivas de las
organizaciones filiales a la Asociación de Pequeños Productores de
Mármol Zula, con el propósito de mejorar su control interno.
MÉTODO EXPLORATORIO.- Por ser una metodología flexible y de
mayor amplitud, permitió determinar el problema investigativo en su
contexto particular, teniendo una visión más clara de las dificultad
existentes; de tal manera que se indagó a los dirigentes actuales y
anteriores, el porqué las unidades productivas no han alcanzado
crecimiento y desarrollo empresarial, como consecuencia de la toma de
decisiones.
44
INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA.- Se recurrió a este tipo de
investigación por que permitió conocer cuáles son las causas que
impiden la utilización de sistemas y procedimientos contables en las
unidades productivas y la dependencia existente con el entorno externo
3.1.2 FUENTES Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Fuentes son los hechos o documentos en que se sustentó la información. Las
técnicas son los medios empleados para recolectar la información y estos son:
FUENTES SECUNDARIAS.- Información escrita utilizada en el proceso de la
investigación, como: Textos, revistas, documentos, prensa entre otros que
ayudaran a elaborar los procedimientos contables.
FUENTES PRIMARIAS.- Consiste básicamente en la investigación de campo,
lugar donde ocurre los hechos lo que permitió establecer una realidad concreta
y encontrar los mecanismos exactos para solucionar el problema. Las técnicas
de investigación empleadas son:
OBSERVACIÓN.- Esta técnica permitió conocer las acciones
organizativas, administrativas y financieras de las unidades productivas y
su relación con el ambiente interno externo; y determinar las diferentes
reacciones de las personas involucradas en el sitio de la investigación
ENCUESTA.- Es el instrumento en el que se registró la información de
los potenciales usuarios, de sus motivaciones, aspiraciones, actitudes y
opiniones al implementar los sistemas y procedimientos y sobre todo
permitió identificar la falencias existentes en el control interno.
3.2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS UNIDADES
PRODUCTIVAS DE LAS ORGANIZACIONES FRATERNAS A LA
ASOCIACIÓN PEQUEÑOS PRODUCTORES DE MÁRMOL ZULA.
45
3.2.1 ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES DE MÁRMOL ZULA
La Asociación de Trabajadores Autónomos de Minas de Mármol Zula
“Indígenas de Chimborazo” “ATAMZICH” se constituye jurídicamente mediante
Acuerdo Ministerial N° 003394 del 17 de julio de 1992 y posteriormente
modificada, mediante Acuerdo N° 0112 el 20 de enero de 1995, actual
“Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula”, organización rural
de primer grado cuya zona de influencia, en medida de los recursos existentes,
son las diez comunidades; Totoras, Cobshe Alto, Ozogoche, Chinihuayco,
Gualachuayco, Santa Lucia, Santa Cecilia, Silveria, Cocán y Aña. Comunidades
que participaron en el proceso de adjudicación y concesión del yacimiento
minero a “ATAMZICH”. El Ministerio de Energía y Minas con fecha 6 de febrero
de 1993 otorga el Titulo de Concesión Minera para la explotación de la Mina
Zula1.
El Director Provincial de Chimborazo del Ministerio de Bienestar Social, actual
Ministerio de Inclusión Económica Social, con fecha 7 de julio de 2007, autoriza
al Departamento Legal atender lo solicitado por La Asociación de Trabajadores
Autónomos de Minas de Mármol Zula “Indígenas de Chimborazo” para que se
apruebe la Reforma del Estatuto vigente y el cambio de la Razón Social.
El Director Provincial en uso de sus atribuciones que le confiere la Ley acuerda
aprobar la Reforma del Estatuto de la Asociación y cambiar su Razón Social a:
Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula con domicilio en la
parroquia Achupallas, Cantón Alausí, Provincia de Chimborazo, incluyendo en
su Título la palabra Estatuto Reformado. El presente Acuerdo Ministerial N° 100
con fecha 10 de julio de 2007, modifica a la anterior estipulación oficial N° 63
del 21 de julio de 2005 y reconoce a la Asamblea General de Socios como la
máxima autoridad y único organismo competente para resolver los problemas
internos de la asociación.
La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula, por su naturaleza es
una Institución de Derecho Privado que se rige por las disposiciones contenidas
46
en el Titulo XXIXX del Libro I del Código Civil, su Estatuto y su Reglamento.
Localizada en la provincia de Chimborazo, cantón Alausí, parroquia Achupallas,
comunidad Totoras; dentro de las Sub cuenca hidrográfica Rio Zula (cuenca Río
Guayas) y sub cuenca Río Ozogoche (cuenca del Río Santiago); a una altura
de 3.850 mts. snm, el clima predomínate es el sub templado correspondiente a
región de sub páramo, a 150 Km. y sur oeste de la ciudad de Riobamba.
Durante el tiempo de vida jurídica, hasta la presente fecha, ha dado muestras
de capacidad organizativa, administrativa, gerencial y sobre todo cumplimiento
en la ejecución de proyectos productivos y sociales, como ente ejecutor, que
han beneficiado en gran medida a los habitantes del sector. Entre los
principales proyectos que se pueden establecer son los que se detallan a
continuación:
Proyecto Productivo 5277 FISE-FUNEPSA-ATAMZICH
(noviembre/1994), permitiendo mejorar la capacidad productiva y
comercialización del mármol de la mina Zula-1.
Fondo de Contravalor Ecuatoriano Suizo (diciembre/1995), mejorando la
calidad de vida del sector con proyectos productivos en la comunidad
Totoras, Ponacocha, Dolorosa y Cocha Loma.
Fondo Ecuatoriano Canadiense de Desarrollo (enero/1996), iniciando
actividades productivas y de manejo ambiental de la mina Zula-1
Acción de Desarrollo, Fondo de Contravalor Suizo (junio/2003), creación
de unidades productivas en la comunidad de Totoras y Cobshe Alto.
Proyecto Productivo: Industrialización del Agua Mineral de la Vertiente
“Agua Clara de la Comunidad Zula”, dentro del área de concesión
minera. Consejo Nacional de Recursos Hídricos Riobamba, Proceso N°
5844-2006 del 17 de Septiembre 2007.
47
Ente jurídico que por acuerdos comunitarios establecidos, por su capacidad
organizativa, administrativa, de gestión y liderazgo aporta en medida de sus
recursos al desarrollo y fortalecimiento comunitario; con el propósito de
solucionar problemas estructurales de forma y fondo en las áreas de
administración, contabilidad y finanzas a las unidades productivas de la
Asociación Inti Ñay, Asociación Luz del Día, Asociación Nueva Vida y
Asociación Inga Ñan, organismos que mantienen su autonomía administrativa y
financiera.
3.2.1.1 GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La gestión gerencial se manifiesta por las decisiones y acciones dinámicas que
realizan los directivos para alcanzar los objetivos establecidos; se constituyen
en una guiar y forma de trabajo coordinado, eficiente y efectivo de cada uno de
sus integrantes y su interrelación con la estructura organizacional o
administrativa en la que determina los niveles jerárquicos, el grado de autoridad
y responsabilidad.
La interconexión entre cada operación producen resultados que determinan el
nivel de decisión organizacional a tomar, constituye un proceso que guarda
relación con la gestión gerencial y otras dimensiones fundamentales como la
estructura organizacional, procesos productivos, interacción personal,
comunicación, liderazgo, cultura y el entorno que rodea a la organización; todos
estos dirigidos al mercado y al cambio racional y paulatino en todos sus
ámbitos.
La forma con que están determinados los niveles jerárquicos y ordenadas las
unidades que compone la Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula
y la relación que guardan entre sí, incluido las asociaciones fraternas, para su
planificación, organización, integración del personal, dirección y control, es la
que se determina en el siguiente gráfico.
48
GRÁFICO Nº 1
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES MÁRMOL ZULA
ASAMBLEA GENERAL
DE SOCIOS (AS)
CONTADOR
ASESORES
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
COMUNIDADES FRATERNAS
SECRETARIO
TESORERO
UNIDADES
PRODUCTIVAS
GUARDIÁN
ADMINISTRADOR TRABAJADORES PLANTA
RIOBAMBA
COMISIONES
MINA / ZULA
OPERADOR MAQUINA
TRITURADORA
EDUCACIÓN
OPERADOR BOMBA
CORTADORA
FISCALIZACIÓN
BODEGUERO
BODEGUERO DESPACHADOR
MINEROS CHALADORAS
VENTAS Y
COMERCIALIZACIÓN
FUENTE: Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula.
ELABORADO POR: Autor
49
3.2.2. CARACTERÍSTICAS DE LAS ASOCIACIONES Y SUS UNIDADES
PRODUCTIVAS
Asociación Nueva Vida; ubicada en la comunidad Totoras, el presidente de la
organización es el Sr. Manuel Paltán Lluilema; anteriormente Sr. José Manuel
Lluilema. La unidad productiva existente es “Molino de Grano Seco”. La
Asociación Nueva Vida cuenta al momento con 33 socios y socias
La producción de cebada alcanza mayores extensiones de cultivo, llegando a
las 800 ha. aproximadamente en la zona, debido a la calidad del suelo. La
cosecha promedio por hectárea, llega a los 50 qq., con una producción
aproximada de de 40.000 qq. Adicionalmente se calcula que existe alrededor de
300 ha. de cultivo de grano seco de diferente edad, los volúmenes de
producción fluctúan entre los 35 y 40 qq. por ha.
Dada las formas y costumbres de alimentación de la población el 40% de la
cosecha, almacenan empíricamente en sus casas para alimentarse durante el
año, el 30% venden a la Asociación Nueva Vida y el 30% restante lo muele y
vende directamente en las ferias con el propósito de disponer de circulante.
Asociación Inti Ñay; ubicada en la comunidad de Totoras; el presidente de la
organización es el Sr. Pedro Ortega Cajilema. La unidad productiva existente es
Artesanías “Tejidos y Bordados”
La materia prima que abastece a la Unidad Productiva de la Asociación Inti Ñay
es preponderante de la zona, gracias a la existencia de 6.000 ha. de páramo,
donde se alimentan rebaños de ovejas que pertenecen a distintas familias de
varias comunidades evitando que el costo se incremente; la población ovina se
calcula en ochenta mil animales, que sirve de sustento económico (circulante
inmediato) en un 65% como venta directa en pie, la diferencia como medio de
alimentación y de comercio de lana.
50
Asociación Inga Ñan; ubicada en la comunidad de La Dolorosa a veinte
minutos de Totoras; el presidente de la organización es el Sr. Eduardo Ortega
Cajilema. La unidad productiva es la “Elaboración de Productos Lácteos
Quesos”.
Es una organización de hecho que opera desde el año 1.997 al momento la
integran 24 socios y socias que se dedica a la agricultura de subsistencia y
ganadería en mediana escala, que se agrupan con el objetivo de fomentar el
desarrollo ganadero de la zona con el apoyo y capacitación de la Fundación
Marco en lo referente al manejo del campo y ganado.
Los socios disponen al momento de 18 cabezas de ganado (vacas/engorde)
exclusivamente lechero y 28 vaconas de vientre, fisiológicamente aptas para la
procreación y producción de leche con un promedio ponderado de 8 litros
vaca/vacona/día. El 60% de la producción lechera es para consumo local y el
40% para la elaboración de quesos.
Asociación Luz del Día; ubicada en la comunidad de Totoras; el presidente de
la organización es la Sra. Uvaldina Paltan. La pequeña microempresa es
“Cajas de Crédito Comunales”.
La educación tradicionalista del sector, enraizada en costumbres, determina
que la mujer tiene actitudes, actividades y comportamientos considerados
normales propios de su género con capacidades y oportunidades limitadas para
desarrollarse y crecer como persona o individuo productivo que pueda aportar
con ingresos propios a su hogar en beneficio de su familia. La familia
sociológicamente está conformada por individuos que tienen jerarquía y
funciones diferentes, por lo tanto, cada miembro cumple un rol definido, en lo
que respecta al proceso productivo al interior de la familia y de la comunidad.
Las mujeres de las comunidades de Achupallas en la última década han
ganado espacios que por igualdad de género, capacidad y derecho, les
corresponde en la actualidad participan activamente en el proceso de desarrollo
51
productivo, económico y social. Al interior de sus familias y comunidades es un
ente prioritario para el proceso de autogestión y ayuda externa, es por ello que
se crean áreas donde puedan identificar, proponer soluciones y alcanzar
posiciones de decisión dentro de su ámbito social. Es destacable, cuando el jefe
del hogar “esposo” está fuera de la casa y la comunidad, la madre “esposa”
asume las responsabilidades inherentes a él.
Esta micro empresa es independiente de las tres, restantes tiene su propio
sistema de asesoramiento y asistencia técnica, con organismos internacionales
como el Centro Andino de Acción Popular “CAAP”; Ayuda en Acción y Fondo de
Integración, Cooperación y Desarrollo. Ente que tiene un futuro halagüeño por
la gestión administrativa financiera que realiza; organización dirigida por
mujeres que han logrado despojarse de todo perjuicio social (genero) y
demostrado que si son capaces de liderar y administrar.
3.2.2.1 GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Las organizaciones comunitarias en estudio se constituyeron en virtud de una
Ley Orgánica Ministerio de Bienestar Social actual “Ministerio de Inclusión
Económica y Social” que definió su estructura, su finalidad, su administración y
gobierno; mantienen una cobertura geográfica y social definida y delimitada,
que no rebasa lo local por su asentamiento humano existente, integrado por
personas naturales que le dan la característica de estructuras de primer grado.
Estas organizaciones indígenas legalmente constituidas e influenciadas por la
comunidad, mantienen una frágil estructura administrativa, financiera, contable
y de toma de decisiones a consecuencia de su hermetismo ancestral,
costumbres e influencia de las resoluciones tomadas en asamblea general de
la comuna; que limita e impide desarrollar su efectiva gestión gerencial y
establecer una estructura organizacional sólida y flexible a cualquier cambio en
el entorno.
52
La gestión gerencial, entendiéndose genéricamente como proceso entre
elección de varias alternativas para garantizar la coordinación de esfuerzos
individuales que forman parte del funcionamiento o labor cotidiana de los
dirigentes de las organizaciones indígenas. Más que una actividad puntual
(funciones y responsabilidades) es limitada a ciertas personas en la
organización “presidente y tesorero” en lo que se refiere a gastos minúsculos.
La toma de decisiones acertadas y eficientes como entes independientes que
buscan beneficios mancomunados y sectoriales, es una diligencia que atraviesa
los diferentes niveles jerárquicos u organizacionales dentro de la comuna o
sector, perdiendo autonomía, asumiendo responsabilidades ajenas y sobre todo
sin considerar las fortalezas y debilidades del entorno empresarial en el que se
desenvuelven cada asociación.
Las comúnmente denominadas corporaciones, directivas comunales y
asambleas generales de comuneros en función de las costumbre y tradiciones
actúan como organismo regulador o mediador e incluso impositivo, sin
considerar que cada ente productivo es independiente y autónomo y realizan
sus actividades enmarcadas en sus objetivos, metas, estatutos y reglamentos
internos, práctica que limita el desarrollo y crecimiento de la unidad productiva o
de la asociación en sí.
La administración organizacional exitosa o deficiente de las pequeñas unidades
productivas, se debe exclusivamente a la iniciativa y entendimiento de los
dirigentes elegido por asamblea general; quien en la mayoría de los casos han
realizado labores sociales dentro de la comuna o asociación, no tiene
conocimiento elementales de dirección de empresas, gestión gerencial,
gerencia financiera o contable por su nivel de educación, en la mayoría de
casos es la primaria.
La actividad empresarial o productiva es una acción complementaria a la
agricultura o ganadería y no principal dentro de las labores que realiza los
dirigentes, a sabiendas que tienen una bonificación por el “trabajo realizado”.
53
La estructura organizacional de las asociaciones fraternas a la Asociación de
Pequeños Productores de Mármol Zula es la elemental y se rige a lo que
establece el formato de requisitos del Ministerio de Inclusión Económica y
Social y la conforman los siguientes niveles jerárquicos:
GRÁFICO Nº 2
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ELEMENTAL DE LAS ASOCIACIÓNES FRATERNAS A LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES MÁRMOL ZULA
ASAMBLEA GENERAL
DE SOCIOS (AS)
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
SECRETARIO
TESORERO
COORDINADOR
COMISIÓN DE COMISIÓN DE FISCALIZACIÓN
OTRAS COMISIONES
EDUCACIÓN
FUENTE: Asociaciones Fraternas
ELABORADO POR: Autor
3.2.2.2 SISTEMA CONTABLE
El sistema contable de las asociaciones fraternas en estudio y sus unidades
productivas es endeble, fragmentada y eminentemente manual, evitando que se
tome decisiones financieras acertadas; la información que generan y procesan
actualmente no es oportuna, confiable y efectiva desde el ingreso de datos
(asientos de diario), validación (comprobantes de diario), actualización (diario y
mayor general) y emisión de reportes (balance general, estado de pérdidas y
ganancias) a los usuarios.
Los dirigentes en conjunto revisan ingresos de efectivo y comparan gastos y
saldos, ajustándolos con valores de meses anterior para ser entregados y
54
registrados en libro diario. En la validación de los comprobantes previo registro
se determinan que existen documentos que no cumplen con la normativa
establecida por el Código Tributario y la Ley Orgánica de Régimen Tributario
Interno, de igual forma ocurre con la cronología lógica de comprobantes y
registros, determinando la no aplicación de principios y procedimientos
contables, factores que impiden continuar normalmente con el proceso contable
e incrementando los valores fiscales a pagar.
La emisión de reportes e información se la mire como datos acumulados de
algo que sucedió (ingresos menos egresos), se proyecta con perspectivas a
entregar informes en Asamblea General y determinar su saldo en caja, en
muchos de los casos si existió fraude o lo que comúnmente lo denominan “mal
gasto”, por parte de la dirigencia o la persona que administra el dinero
“tesorero” y no en función de una información procesada, validada y
actualizada, sobre la cual puedan proyectarse costos reales de los recursos
utilizados, y poder establecer una verdadera planificación financiera estratégica
a futuro para alcanzar estabilidad, productividad, competitividad, rentabilidad y
generar beneficios.
El control interno de los recursos en especial los ingresos por ventas al contado
y cuentas por cobrar y de gastos efectuados es mínimo e incorrecto en las
unidades productivas en general, la única persona responsable del efectivo de
principio a fin es el tesorero; quien vende, factura, cobra y entrega mercadería
emitiendo un solo comprobantes de venta que sirve como documento fuente
para el registro contable de la institución, que en la mayoría de los casos no
están actualizadas o autorizadas por SRI, carecen de numeración y firmas de
responsabilidad de quien recibe o entrega, contienen errores de precio y
cantidad o pueden perderse o confundirse para que no se produzca el registro
del efectivo; el dinero recaudado es depositado en el escritorio de la oficina de
la asociación o en la casa del depositario del dinero.
Los desembolsos del efectivo en especial por compra de insumos y materia
prima tienen igual tratamiento, se centraliza el pago, verificación, registro y
55
recepción de los bienes adquiridos; es decisión y criterio de tesorero establecer
a quien, cuando y cuanto debe comprar, dependiendo del monto consulta con el
presidente para su autorización. La investigación de campo determinó que en
varias ocasiones ha existido pagos sin sustento de documentos o repetitivos y
excesivos por adulteraciones de “facturas” o comprobantes de compra.
El tesorero realiza una conciliación mensual de ingresos y gastos previos al
informe y verificación conjunta con los directivos restantes; quienes a su vez
comparan los ingresos y gastos para establecer el saldo mensual. Valor que
debe coincidir con el saldo contable.
Esta problemática, tanto individual como en conjunto, no permite que la actual
política administrativa y de procedimientos financieros contables de cómo,
cuánto y para qué se va a gastar, optimicen recursos humano, material y
técnicos (maquinaria que disponen) para el logro de los objetos sociales
establecidos en sus estatutos y económicos que deben alcanzar por intermedio
de la unidades productivas limitando la inversión de organismos no
gubernamentales.
Complemento a lo expuesto se debe agregar que los acuerdos y resoluciones
establecidas en Asamblea General de miembros de comunidad y de la
Corporación de Zula, las organizaciones fraternas deben pedir ayuda y
asistencia técnico contables a la Asociación de Pequeños Productores de
Mármol Zula para evitar cualquier inconveniente inmediato o a futuro en
espacial con la Administración Tributaria y con organismos que aportaron
recursos para la implementación y funcionamiento de las unidades productivas.
Institución que en varias ocasiones ha proporcionado asistencia técnica y
capacitación estableciendo parámetros de uso y manejo del efectivo, de su
contabilización y registro y sobre todo la aplicación de un control interno
práctico y sencillo en base a la división de funciones y responsabilidades entre
los diferentes niveles jerárquicos y las personas que están a cargo de las
unidades de producción.
56
3.2.2.3 SISTEMA DE PRODUCCIÓN.
El sistema de producción que al momento aplican las unidades productivas no
permite manejar, utilizar y controlar las operaciones que se generan en el
proceso productivo en forma eficiente y efectiva en términos de cantidad, costos
y recursos a utilizar en función del presupuesto de operación.
De las unidades de producción en análisis se determina que no se utiliza el
100% la capacidad instalada, aproximadamente un 60% es capacidad ociosa
en lo que se refiere a las unidades productoras “Molino de Grano Seco” y
“Tejidos y Bordados”, la unidad productiva de Lácteos “Quesos” es permanente
a pesar que la producción es mínima por utilizar el 40% de la materia prima que
destinan los socios.
Los directivos o representantes legales expresan que la situación económica y
social del sector es crítica, los productores de la materia prima (agricultura y
ganadería) carecen de dinero para ampliar sus actividades, los ingresos totales
que reciben de la venta de productos terminados se destina a cubrir costos y
gastos y necesidades básicas de los socios y socias, la recuperación de costos
de producción no son reinvertidos en la fabricación de nuevos productos a
consecuencia de la falta de conocimientos contables y de asistencia técnica
permanente.
No existe materia prima de calidad suficiente dentro de la asociación ni en el
sector, por lo que se ven obligados a buscar en comunidades aledañas lo que
incrementa el costo de producción y el precio de venta. Los insumos que
utilizan en la producción son nacionales y lo compran en Riobamba o Alausí; sin
considerar las unidades a producir lo realizan por criterio o experiencia
personal. Otra de los factores que limita el sistema y proceso productivo es la
falta mano de obra calificada por el costo aparente que debe asumir las
unidades productivas, según criterio de los dirigentes, y no se le carga al
productor determinado.
57
La investigación de campo permitió establecer la poca importancia que dan los
dirigentes a determinados problemas, que en cada caso aquejan a la pequeña
unidad de producción tales como: exceso de desperdicio de la materia prima en
el proceso productivo y almacenamiento, falta de supervisión técnica, uso de
recursos en beneficio personal, escasa seguridad industrial lo que disminuye la
rentabilidad y no permite obtener un costo real de producción.
La carencia de control interno en el proceso productivo e inventarios de materia
prima, productos en proceso y terminados; y los destinados para la venta
distorsiona la realidad, exactitud e integridad de los inventarios a consecuencia
de la falta de documentación, registros prenumerados, secuenciales de todas
las transacciones y cantidades entregadas o recibidas.
Para apalear estos errores de forma y fondo se ven en la necesidad de buscar
ayuda externa en organizaciones no gubernamentales que aporten con
asistencia técnica y recursos no reembolsables, en determinados casos la
ayuda es en infraestructura y maquinaria que a la larga son abandonadas por
que no existe la capacidad de administrar y buscar fuentes de abastecimiento
de materia prima e insumos y optimizar recursos en el proceso productivo y
sobre todo no le consideran a la unidad productiva como generadora de
ingresos permanentes.
3.2.2.4 SISTEMA DE VENTAS
El sistema de ventas está integrado por la facturación y cobranzas y el control
de los canales de distribución y comercialización. En este numeral se explica el
sistema de ventas en lo que se refiere a facturación y cobranzas debido a su
relación directa con el sistema contable y por ser la base generadora de
ingresos de las unidades productivas.
En general las unidades productivas instituyen procedimientos de acuerdo al
estatuto vigente, reglamentos internos y resoluciones establecidas por los
socios y socias en las que se determina que el “tesorero” es el responsable de
58
la facturación, entendiéndose esta como el registro y control de las operaciones
de venta de los productos terminados e incluso de materia prima; así como el
seguimiento, registro y cobro de las cuentas por cobrar.
Como se anotó en los párrafos anteriores, la única persona responsable es el
tesorero; quien vende, factura, cobra. Tanto en facturación como cobranzas
establece policitas y normativas a seguir como: fijación de precios, condiciones
de pago, pedidos, emisión de comprobantes de venta, intereses, condiciones de
cobro y actualización de saldos en las cuentas como en inventarios. Función
que permite un amplio margen de error e insuficiencia en el control interno en
ingresos de efectivo, saldos e inventarios debido a la incompatibilidad de
funciones.
3.2.2.5 SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN
Las unidades de producción de las organizaciones fraternas no disponen de
recursos ni medios adecuados para llegar con sus productos elaborados al
consumidor en forma eficiente, a tiempo y en el lugar adecuado; recorren
grandes distancias y asumen riesgos de transportación, acercando el mercado
al consumidor.
El canal más utilizado es la venta directa del productor al consumidor, en
especial los quesos que lo realizan directamente en la fábrica, en el sector y en
la feria de la comunidad de Totoras, los días miércoles. En segundo lugar están
los intermediarios, quienes viajan a los sectores o comunas a comprar su
producción a precios irrisorios, lo transforman (presentación del producto) para
luego venderlos en lugares donde exista mayor demanda con un incremento al
precio de compra del 25% a 30% como ganancia; son personas con
conocimiento del mercado que utilizan técnicas y políticas de venta y promoción
y sobre todo su comercialización es mayores y estable.
Mayor oportunidad de estabilidad y desarrollo empresarial tienen la
microempresa de productos lácteos “quesos” por la característica del producto
59
terminado, que por su presentación en sí, es comercializado en por los
intermediarios en Guayaquil y Milagro, quienes mejoran su presentación
enfundándoles y proporcionándoles su característica propia (logotipo).
Independiente de lo expuesto anteriormente, existe el ámbito formal e informal
en donde se comercializa la materia prima y productos procesados por tres vías
diferentes: comerciantes con puesto fijo en los mercados de Guamote, Alausí,
Achupallas y actualmente en la feria de Totoras y los vendedores ambulantes y
los que comercializan los productos en bodegas de granos en Riobamba, que
cancelan cánones municipales y de arrendamiento entre otros gastos.
Los dos primeros posiblemente no constituyen un conjunto de canales
importantes de entrega de la producción al mercado, pero los últimos en
mención si, por cuanto requieren un volumen de ventas permanente y estable
para mantener su stock y cubrir costos y gastos, lo que les obliga a los
intermediarios a buscar materia prima o productos terminados en todo el sector
de la parroquia Achupallas, limitando el uso de la maquinaria e infraestructura
existente en las unidades productivas, su desarrollo y crecimiento empresarial.
60
CAPÍTULO IV
4. DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES CON EL
PROPÓSITO DE EFECTIVIZAR EL CONTROL INTERNO EN LAS
UNIDADES PRODUCTIVAS DE LAS ORGANIZACIONES
FRATERNAS A LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES
DE MÁRMOL ZULA DE LA PARROQUIA ACHUPALLAS CANTÓN
ALAUSÍ PROVINCIA DE CHIMBORAZO.
4.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVA A
IMPLEMENTAR EN LAS UNIDADES PRODUCTIVAS
La estructura administrativa por lo general es la forma en que están ordenadas
las unidades (órganos, cargos y puestos) que conforman un organismo y la
relación que guardan estas entre sí, considerando la designación de funciones
o responsabilidades y la delegación de autoridad.
“La organización desde un punto de vista empresarial, puede definirse como la
aplicación de un conjunto de técnicas conducentes a obtener una empresa
estructurada en forma tal, que con la correspondiente división de actividades y
la debida coordinación de las mismas obtengan la máxima rentabilidad”14.
La estructura administrativa de las unidades productivas (gráfico N° 3), es el
resultado de la investigación de campo realizada en cada unidad como parte
integral de una asociación en donde el recurso humano utilizado en la
planificación, organización, dirección, ejecución y control de las operaciones,
con una variedad y sinnúmero de tareas que no pueden ser realizadas por una
sola persona, en el presente caso el presidente, por mucha que sea su
competencia y entrega.
14
PALOM F.J. Técnicas actualizadas de Organización Administrativa. Editorial Distresa S.A. España 1982. Pág 41.
61
Las fortalezas y oportunidades que se presentan en cada ente productivo
obligan a establecer una estructura administrativa flexible, homogénea,
eficiente y efectiva que alcance los objetivos propuestos y sobre todo que sea
autónoma y en sus decisiones. Para la elaboración de la estructura
administrativa se consideró los siguientes parámetros:
Una estructura sencilla y útil que permite crear, definir y controlar
adecuadamente las funciones asignadas y que facilite la rapidez de
acción a cualquier cambio de su entorno interno o exógeno a menor
costo posible.
Ser un instrumento técnico e informativo, el mismo que regule las
relaciones internas entre los niveles de autoridad y responsabilidad de la
unidad productiva como parte integral de la asociación
Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad a nivel interno y
externo, para evitar conflictos.
Determinar las funciones principales, objetivos y estrategias de ejecución
para el desarrollo de planes, programas, y otros, encaminadas a la
consecución de los objetivos.
Jerarquizar y delimitar responsabilidades en cada unidad, sección
considerando que es parte de un organismo.
La formación de unidades es un proceso que consiste en subdividir al
organismo en partes y asignarles tareas o funciones con un determinado nivel
jerárquico grado de autoridad y responsabilidad y estableciendo la relación
entre los demás componentes; por ser microempresas es necesario solo crear
unidades y secciones. La presente estructura orgánica está diseñada
considerando el tamaño de las unidades productivas existentes, con proyección
a futuro, delineada a ser flexible de acuerdo al criterio operativo de cada unidad
productiva.
62
GRÁFICO N° 3
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA LAS ASOCIACIÓNES
FRATERNAS A LA ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES MÁRMOL ZULA
(1) ASAMBLE GENERAL
DE SOCIOS
(3) ASESORÍA PRESIDENCIA
DIRECTORIO
(1) VICEPRESIDENCIA
(2)
GERENCIA
(ADMINISTRADOR) TESORERÍA
(4) SECRETARÍA UNIDADES DE PRODUCCIÓN
CONTABILIDAD
(JEFE DE PRODUCCIÓN)
(4) UNIDAD PRODUCTIVA UNIDAD PRODUCTIVA UNIDAD PRODUCTIVA
" A " " B " " C "
(4) SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN
MATERIA PRIMA MATERIA PRIMA MATERIA PRIMA
(4) SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN
PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN
(4)
SECCIÓN VENTAS
(VENDEDOR)
CUADRO DE REFERENCIA NIVELES
JERÁRQUICOS
LINEA RESPONSABILIDAD/ASESORIA
01 DIRECTIVO
LINEA COORDINACIÓN 02 EJECUTIVO
03 ASESOR
LINEA AUTORIDAD 04 OPERATIVO
FUENTE: Asociaciones Fraternas
ELABORADO POR: Autor
63
4.1.1. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL
Las asociaciones en análisis y sus unidades productivas son un sistema social,
por su constitución y funcionalidad, compuesta de personas que adopta una
estructura determinada interrelacionada y dinámica con el medio interno;
asamblea general de socios, directivos, gerente y socios/trabajadores y su
entorno externo; comuneros, representantes comunales, clientes, proveedores,
competidores, y otros que se encaminan bajo objetivos comunes y se coordinan
entre sí para proceder oportunamente y en la medida justa en relación a la
información que genere.
El grado de eficiencia, efectividad y rendimiento del recurso humano que se
interrelaciona, actúa y opera en la estructura organizacional bajo objetivos y
metas establecidas y definidas dependerá de las funciones y responsabilidades
que le asignen en la organización y el medio ambiente desarrollado a su
alrededor. Las funciones se las puede considerar como las actividades afines,
definidas y coordinadas, cuyo cumplimiento es de responsabilidad de una
unidad administrativa.
En las unidades productivas, es necesario establecer una adecuada división del
trabajo administrativo; para lo que deben tomar en cuenta lo que en cada
puesto, sección, unidad o nivel jerárquico debe realizar y la relación entre unos
y otros con los demás de la organización. Las Unidades Productivas de las
diferentes Asociaciones fraternas, para su organización, administración,
dirección, control y producción, asumirá la siguiente estructura orgánica:
NIVEL DIRECTIVO: Asamblea General, Directorio.
NIVEL EJECUTIVO: Gerencia (administrador designado).
NIVEL ASESOR
NIVEL OPERATIVO: Secretaria(o), Contador(a), Unidad de Producción
(Jefe de Producción), Sección Materia Prima, Sección Producción.
64
4.1.2. NIVELES DE DIRECCIÓN, EJECUCIÓN, ASESOR Y OPERATIVA
Los procedimientos y funciones que se presenta a continuación determinan la
relación de dependencia y describe las actividades y tareas básicas del
personal involucrado en las unidades productivas en los diferentes niveles
jerárquicos en base del Estatuto y del Reglamento Interno vigente de cada
Asociación.
1. NIVEL DIRECTIVO
1.1 ASAMBLEA GENERAL
La Asamblea General es el máximo organismo de autoridad de la Asociación y
unidades productiva, sus resoluciones obligan a todos los presentes y
ausentes.
FUNCIONES:
Elige a los miembros de la directiva, unidad productiva y asesores;
incluidos al Administrador o Gerente de acuerdo con las normas que se
establecen en el Estatuto y el Reglamento Interno; así como de su
remoción o expulsión por causa justificada debidamente comprobada.
Resuelve en última instancia sobre las reclamaciones y conflictos entre
socios o de éstos con cualquier miembro de los niveles jerárquicos,
dejando constancia de las deliberaciones y resoluciones tomadas.
Conoce y aprobar el presupuesto anual de la organización, el plan y
políticas de acción a seguir e informe presentado por la Directiva para el
desarrollo y crecimiento de las unidades productivas y balances del
administrador o gerente; y,
Autoriza al directorio gastos que superen cinco SBU.
65
1.2. DIRECTORIO
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Asamblea General.
El Directorio es el organismo encargado de programar, planificar y coordinar
todas las actividades en beneficio, crecimiento y desarrollo de las unidades en
nombre y representación de la Asamblea General al que se le incluirá un
representante de la Organización no gubernamental (si existiera) y el gerente
como representante de la unidad productiva. Cuando la Directiva comprobare
anomalías o faltas graves en el desempeño de sus funciones, a cualquiera de
sus miembros, incluido el gerente o administrador, puede suspenderle de sus
funciones inmediatamente.
FUNCIONES:
Diseña y aplica sistemas de seguimiento, control e información para
verificar el cumplimiento de las disposiciones y objetivos propuestos; a
base de lo cual se tomará las acciones correctivas que exija las
circunstancias
Fiscaliza el movimiento económico y presenta informes semestrales de la
gestión administrativa y financiera en coordinación con el gerente.
Gestiona o contrata Asesores de acuerdo al grado de actitud,
experiencia, profesionalismo en base de las necesidades de la unidad.
Decide sobre la admisión, retiro voluntario y expulsión de integrantes de
las unidades productiva; previo informe y resolución de la Asamblea
General.
Realiza erogaciones económicas hasta cinco SBU; y,
Ejecuta las resoluciones que fueran acordadas, así como las demás
atribuciones que la Asamblea General designe.
66
2. NIVEL EJECUTIVO
2.1 GERENTE (A) / Administrador (Designado en Asamblea General).
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Asamblea General y Directorio.
FUNCIONES:
Ejerce la representación legal, judicial y extrajudicial de la unidad
productiva, así como suscribe contratos, documentos y demás
obligaciones que de acuerdo a su cuantía requieran autorizar.
Implementa normas, políticas de control e información y procedimientos
financieros, contables y de administración (control e información) interna
en sujeción al Estatuto, Reglamento Interno y Leyes vigentes para su
cumplimiento y toma de decisiones.
Autoriza mediante su firma y rubrica el movimiento económico y es
responsable conjunta y solidariamente con el contador por la custodia y
el debido manejo de los bienes y activos existentes.
Rinde informes semestrales ante la Asamblea General de la marcha
económica, administrativa y de todas las actividades desarrolladas; y,
Las demás que determine la Asamblea General y el Directorio
3. NIVEL ASESOR
3.1. ASESORÍA
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Asamblea General y Directorio.
FUNCIONES:
67
Asesora y sugiere mejoras de eficiencia a los diferentes niveles
jerárquicos sobre aspectos legales, judiciales, administrativos,
contables, financieros y emite criterios que sean necesarios aplicarlos en
las unidades, enmarcados dentro de las políticas de ejecución y
asistencia técnica.
Formula y/o revisa convenios interinstitucionales e informar la incidencia
económica social que éstas representen; así como el cumplimiento de
las actividades planificadas.
4. NIVEL OPERATIVO
4.1 SECRETARIA (O) (Designado por Asamblea General).
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Directivos - Gerente.
FUNCIONES:
Lleva debidamente foliado y numerados los libros que contengan las
actas de sesiones de los organismos en los cuales tiene que actuar en
tal calidad y prepara las comunicaciones del Directorio, suscribiéndolas
con el Gerente.
Elabora y lleva dos libros de actas; uno de Asamblea General y otro de
sesión de directorio. No permite que ningún expediente, informe, libro o
documento salga de su custodia sin consentimiento y autoridad.
Por ningún concepto, bajo responsabilidad penal podrá alterar la
numeración de los folios, o destruir parcial o totalmente, uno o más de
ellos. Cuando hubiere de realizar alguna enmienda, en el contenido, el
particular se detallará expresamente al final del acta última suscrita; y,
Confiere copias certificadas previa autorización del Gerente sobre
asuntos relacionados con la unidad productiva.
68
4.2 CONTADOR(A)
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Gerente/administrador.
FUNCIONES:
Planifica, organiza y controla la gestión económica financiera y contable
de acuerdo a los Principios Generalmente Aceptados, de conformidad
con el sistema uniforme de cuentas implantado para la unidad y los
procedimientos contables establecidos.
Registra todos los hechos económicos que representen derechos a
percibir recursos o que se constituyan en obligaciones a entregar
recursos y producir información financiera confiable, oportuna y
razonable para la toma de decisiones en base a los estados financieros y
el flujo de caja.
Procura la obtención de los recursos financieros y materiales requeridos
para la ejecución de los programas operativos; así como velar su
correcta, eficiente y oportuna inversión.
Asesora a la Directiva y Gerencia sobre aspectos económicos,
financieros, contables y establece parámetros de salvaguarda y control
interno para el manejo del efectivo, valores, bienes o materiales de las
unidades.
Elabora documentos e informes económico, financiero y presupuestario
dos veces al año, o cuando sea solicitado para el conocimiento de la
Asamblea General, Directorio o responsable financiero y/o
vicepresidente.
Mantiene las salvaguardias físicas para precautelar la seguridad y
conservación de los bienes bajo su responsabilidad, incluidos libros y
documentos contables.
69
4.3 UNIDAD DE PRODUCCIÓN.
4.3.1 JEFE DE PRODUCCIÓN
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Gerente(a)/administrador(a).
FUNCIONES:
Elabora el plan operativo de producción; organizando, coordinando y
controlando los recursos a utilizar en el proceso productivo, sujetándose
a la normativa establecida por la unidad productiva, respetando la
jerarquía organizativa o administrativa de la asociación.
Guarda escrupulosamente los secretos administrativos, productivos o
comerciales de los que tengan conocimiento en razón del trabajo que
realiza.
Mantiene actualizado el kárdex para control de existencias de materia
prima, insumos, productos en proceso y productos terminados en
cantidades como medio de planificación de la producción y
comercialización;
Es el responsable directo del control de calidad tanto de la materia prima,
proceso de producción y producto terminado.
La Unidad Productiva está conformada por dos secciones: Materia Prima y
Producción. Las mismas que pueden ser acoplados en cada unidad
independiente del producto que elaboren.
4.3.2 SECCIÓN MATERIA PRIMA
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Jefe de Producción.
70
FUNCIONES:
Organiza, coordina, controla y ejecuta las actividades relacionadas con la
compra, ingreso y egreso de la materia prima; así como mantiene
actualizado el kárdex para control de existencias en cantidades;
Guarda escrupulosamente los secretos administrativos, productivos o
comerciales que tengan conocimiento en razón del trabajo que realiza.
Procura que la materia prima disponible seleccionada, se aproveche al
máximo evitando el desperdicio y registrar el ingreso del material no
utilizado en el proceso productivo; y,
Las demás que le asigne el Jefe de Producción o Gerente.
4.3.3 SECCIÓN PRODUCCIÓN
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Jefe de Producción.
FUNCIONES:
Ejecuta las actividades productivas en base de lo planificado por el Jefe
de Producción e informa los requerimientos necesarios para el proceso.
Aprovecha al máximo la materia prima, insumos y demás recursos
existentes, evitando el desperdicio y restituye a la unidad los materiales
no utilizados en el proceso productivo.
Guarda escrupulosamente los secretos productivos o comerciales de los
que tengan conocimiento en razón del trabajo que realiza; y,
Las demás que le asigne el Jefe de Producción o Gerente(a).
71
4.1.3. MARCO LEGAL
Las unidades productiva establecen claramente las responsabilidades en torno
a la administración de recursos y toma de decisiones, que garantice el eficiente
y efectivo manejo, distribución y control de la inversión realizada por
instituciones públicas o el aporte de organizamos no gubernamentales
legalmente aceptados. Este marco legal tiene como finalidad normar las
operaciones administrativas, financieras y contables en función de las
siguientes normas:
Normas de Contabilidad Financiera.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Normas de Auditoria de General Aceptación.
Normas Internacionales de Contabilidad.
Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC”.
Normas Ecuatorianas de Auditoria “NEA”.
Código Tributario.
Ley de Régimen Tributario Interno.
Estatutos y Reglamentos Internos de las Asociaciones.
4.1.3.1 REGLAMENTO FINANCIERO BASE
Artículo 01. Estructura del Área Financiera.- Estará integrado por:
Dirección Financiera (Vicepresidente de la Asociación)
Tesorería
Contabilidad
Dependiendo del tamaño, del volumen de transacciones y la capacidad
económica de las unidades productivas se disminuyen o se aumentan la
estructura financiera, pero básicamente siempre se mantendrá la unidad o
departamento de Contabilidad. Departamento que se constituye la columna
vertebral de la organización para la toma de decisiones.
72
Artículo 02. Vicepresidente.- Es el responsable financiero y sus funciones
son:
Realiza evaluaciones periódicas sobre la marcha de la unidad productiva
conjuntamente con el Administrador o Gerente.
Ejecuta las gestiones y trámites correspondientes de carácter financiero
ante las instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales en
coordinación con el presidente de la Asociación y los asesores que sean
eminentemente relacionadas con la unidad productiva
Interviene directamente en la adquisición, entrega, recepción y donación
de maquinaria, bienes muebles e inmuebles que sean en beneficio de la
unidad productiva para mejorar su productividad y eficiencia.
Elabora el plan operativo anual de adquisiciones de materiales,
suministros y demás recursos en coordinación con el Jefe de Producción
y Gerencia.
Es responsable directamente de la custodia de los archivos financieros
contables bajo acción penal.
Define los procedimientos de control financiero que se considere
necesarios para administrar y optimizar recursos.
Solicita a la unidad de contabilidad en forma semestral y anual los
balances y estados financieros para presentar a Asamblea General con
presupuestos estimativos para un año.
Prepara y presenta los informes financieros en coordinación con
Tesorería y Contabilidad a Asamblea General, Directorio o instituciones
nacionales e internacionales.
Artículo 03. Unidad de Tesorería.- Sus funciones son las siguientes:
73
Tiene bajo su cargo y responsabilidad personal la custodia, control y
registro de los valores en efectivo (dinero) que diariamente recibiere por
concepto de venta de productos terminados u otros importes que lo
faculte estatutariamente.
Es el único responsable de recibir y salvaguardar todo ingreso
económico financiero previo un análisis y registro correspondiente.
Recepta solicitudes de pago debidamente autorizadas, emite el
comprobante de egreso. Gastos que no deben exceder de cinco SBU,
caso contrario deberá solicitar la aprobación de la Asamblea General de
Socios.
Mantiene en el Banco los fondos que se encuentran bajo su
responsabilidad y retirarlos de acuerdo a las normas legales establecidas
en la asociación y unidad productiva.
Actúa como agente de retención de impuesto al valor agregado e
impuesto a la renta, de conformidad con tales disposiciones legales
correspondientes y realizar el pago respectivo.
Realiza los egresos correspondientes previa revisión mediante cheque,
depósito en efectivo o giro bancario.
Realiza arqueo diario de caja y un informe mensual consolidado de
ingresos y egresos.
Artículo 04. Unidad de Contabilidad.- Son funciones de la unidad de
Contabilidad las que se determinó anteriormente.
DE LOS INGRESOS, CUENTAS BANCARIAS Y EGRESOS:
Artículo 05. De los Ingresos
74
Todo ingreso debe ser revisado, analizado, registrado y depositado
intacto dentro de un plazo máximo de 24 horas posteriores a su
recaudación, en el Banco donde la Asociación mantenga su cuenta.
Todo ingreso de dinero (efectivo o cheques) se realizará mediante
comprobantes de ingreso legalmente autorizado como documento
soporte.
La suma del ingreso de caja (dinero, cheques) será depositado en el
Banco y para su validez deberá ser el comprobante del Banco (papeleta
de depósito).
Articulo 06. De las Cuentas Bancarias
Para el funcionamiento de la cuenta bancaria (cheques) de la Asociación
y/o de la Unidad Productiva registrarán las firmas del Vicepresidente(a) y
Tesorero(a).
Mensualmente se elaborará conciliaciones bancarias, conjuntamente el
tesorero con el contador.
Artículo 07. De la Autorización del Gasto o Egreso
Para todo egreso de dinero, debe existir obligatoriamente la autorización
por escrito (firma) del vicepresidente o quien legalmente lo reemplace de
acuerdo a las disposiciones estatutarias y normas establecidas para el
efecto, previa consulta con tesorería, para determinar si existe los fondos
disponibles necesarios.
Esta autorización del gasto estará respaldada en base al financiamiento
respectivo y enmarcado dentro del plan de actividades aprobado por el
Directorio de los rubros o cuentas preestablecidas en los proyectos y
convenios bilaterales vigentes.
75
Todo egreso o entrega de dinero que supere los doscientos dólares será
mediante cheque, transferencia bancaria. En caso de la compra de la
materia prima e insumos se destinara un monto en efectivo previo la
orden de pedido del jefe de producción.
Para el pago a terceros por cantidades mayores a doscientos dólares;
se realizará mediante cheque a nombre del beneficiario, institucional o
persona natural, pero nunca se girará un cheque al portador o en blanco.
Bajo ninguna circunstancia se hará préstamos a personas u
organizaciones particulares que no sean parte activa de la Asociación.
Artículo 08. De las Cuentas por Liquidar o Fondos a Rendir Cuentas
De los fondos recibidos para talleres, eventos de capacitación, refrigerio
y alimentación para dichos talleres o apoyo a las organizaciones
fraternas son cuentas por liquidar mientras no sean justificadas.
La liquidación de fondos serán aceptados previa la revisión y análisis del
contador y vicepresidente. La memoria del taller o cursos de capacitación
y el registro de asistencia servirán de sustento para el pago y como
justificativo deben ser los comprobantes de venta o cualquier documento
que reúna los requisitos determinados por la Ley Orgánica de Régimen
Tributario.
Articulo 09. De las Cuentas Contables
Todas las cuentas se registrarán de conformidad a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, a las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad (NEC), Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), Ley
Orgánica de Régimen Tributario y demás Normas y disposiciones
dispuestas por la Asociación y las determinadas por los Convenios.
76
El Código de Cuentas debe estar diseñado de manera consistente con el
mismo número de niveles para todas las cuentas y grupos de cuentas.
Los Informes Económicos; si no requieren una presentación especial
solicitada por las instituciones nacionales o internacionales, deberán
entregarse según las Normas y principios de Contabilidad con los
reportes y estados financieros reglamentados en Contabilidad,
conjuntamente con las Notas a los Estados Financieros.
DE LOS BIENES
Artículo 10. De las Adquisiciones o Donaciones.-
Todos los bienes muebles e inmuebles, equipos y enseres de oficina,
adquiridos por donación o compra a nombre de la Asociación, pasan a ser
propiedad de la Asociación y para su constancia se llevará un inventario y se
efectuará una toma física por lo menos una vez al año.
Artículo 11. De su Utilización.-
Para el uso de bienes muebles, equipos y enseres, siempre se entregará y se
recibirá por inventario mediante la elaboración de un acta de entrega-recepción.
Los bienes estarán bajo la responsabilidad de cada usuario, quienes velarán
por el buen mantenimiento, utilización apropiada y custodia de los bienes.
Artículo 12. De la Pérdida.-
Son responsables de la pérdida; pago y/o reposición del bien (es) que se han
perdido los que trabajen en la oficina o el departamento a quienes correspondía
la responsabilidad del cuidado. En el caso de robo deberá denunciarse a las
autoridades y se mantendrá en cuentas por cobrar a cargo del custodio hasta
que exista el informe policial pertinente, luego de lo cual se cargará a pérdidas
si el informe deslinda de responsabilidad al custodio.
77
Articulo 13. De la Depreciación.-
Se registrará anualmente los gastos por depreciación de los bienes, equipos y
enseres de conformidad a los porcentajes permitidos en la Ley Orgánica de
Régimen Tributario, a fin de establecer una reserva para su reposición cuando
estos estuvieren obsoletos.
4.2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES A IMPLEMENTAR EN LAS
UNIDADES PRODUCTIVAS
Para alcanzar productividad y competitividad es indispensable, además de una
estructura organizativa una distribución contable definida, flexible y adaptable a
cualquier cambio del entorno, que permita evaluar y canalizar oportunamente la
toma de decisiones.
Es inevitable delinear procedimientos contables que coadyuven al
fortalecimiento, desarrollo y crecimiento de los entes productivos de las
Asociaciones; su radica en que se constituye en la columna vertebral alrededor
de la cual se mueve los sistemas de producción, ventas, administración y
finanzas.
Los principales objetivos de los procedimientos contables a implementarse son
los que se describen a continuación:
Uniformar los procedimientos contables de las Unidades Productivas
mediante la adopción de metodología de registro y control, que permitan
la obtención de información financiera oportuna, confiable y consolidada.
Posibilitar la correcta elaboración de la información financiera para la
toma de decisiones internas y el conocimiento de otras entidades
nacionales e internacionales correlacionadas o financieras, que por
convenios y acuerdos corresponda.
78
Integrar las operaciones patrimoniales y presupuestarias de cada uno de
las unidades, mediante el uso de cuentas (plan de cuentas) y registros
comunes, que posibiliten su presentación unificada.
Controlar los recursos financieros y materiales, en procura de su correcta
utilización.
4.2.1 PLAN O CATALOGO DE CUENTAS
Al momento las unidades productivas de la diferentes asociaciones fraternas no
manejan ningún tipo de registro contable, a más de la suma de los ingresos y
egresos para determinar su saldo final; por lo que es indispensable implementar
un Plan de Cuentas flexible para incorporar cuentas a futuro, fácil, manejable y
sobre todos genere información oportuna y confiables para la toma de
decisiones.
Entre los objetivos principales se anotan los siguientes:
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes
con la implementación de un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar
cifras financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro cronológico de las
operaciones de la unidad productiva.
Su código contable está diseñado de manera consistente con el mismo número
de niveles para todas las cuentas y grupos; de igual forma se incorporaran las
que sean indispensables en función de la necesidad del departamento de
contabilidad de cada unidad productiva, y se encuentra estructurado de la
siguiente manera:
79
Una columna de códigos, los que permitirán en caso de automatizar,
registrar u ubicar fácilmente a las cuentas
Una columna de clasificación, que contendrá el sector, grupo, cuenta y
subcuenta; y,
Una columna se especificará los conceptos.
ASOCIACIÓN “NNN”
UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
PLAN DE CUENTAS
CÓDIGOS CLASIFICACIÓN CONCEPTO
1.
FINANCIERO
ACTIVOS 1.01. GRUPO ACTIVOS CORRIENTE 1.01.01. SUBGRUPO DISPONIBLE 1.01.01.01. CUENTA CAJA 1.01.01.02. CUENTA CAJA CHICA 1.01.01.03. CUENTA BANCOS 1.01.01.03.01 Subcuenta Bancos Cta. Cte. o de Ahorros 1.01.02. SUBGRUPO EXIGIBLE 1.01.02.01. CUENTA CUENTAS POR COBRAR “CLIENTES” 1.01.02.01.01 Subcuenta Cliente Sr........ 1.01.02.02. CUENTA DOCUMENTOS POR COBRAR 1.01.02.02.01 Subcuenta Cliente Sr...... 1.01.02.03. CUENTA ANTICIPOS POR COBRAR 1.01.02.03.01 Subcuenta Sr........ 1.01.02.04. CUENTA IVA EN COMPRAS “IVA PAGADO” 1.01.02.04.01 Subcuenta IVA Tarifa 12% 1.01.02.04.02 Subcuenta IVA Tarifa 0% 1.01.02.05. CUENTA CRÉDITO TRIBUTARIO 1.01.02.06. CUENTA IMPUESTO RETENIDO POR IVA 1.01.02.06.01 Subcuenta Impuesto Retenido por IVA 30% 1.01.02.06.02 Subcuenta Impuesto Retenido por IVA 70% 1.01.02.06.03 Subcuenta Impuesto Retenido por IVA 100% 1.01.02.07. CUENTA IMPUESTO RETENIDO POR RENTA 1.01.02.07.01 Subcuenta Impuesto Retenido por Renta 1% 1.01.02.07.02 Subcuenta Impuesto Retenido por Renta 2% 1.01.02.07.03 Subcuenta Impuesto Retenido por Renta 8% 1.01.02.09. CUENTA (-)PROVISIÓN PARA INCOBRABLES 1.01.03. SUBGRUPO INVENTARIOS 1.01.03.01. CUENTA INVENTARIO PRODUCTOS TERMINADOS
1.01.03.01.01 Subcuenta Inventario Producto “A” 1.01.03.01.02 Subcuenta Inventario Producto “B” 1.01.03.02. CUENTA INVENTARIO PRODUCTOS EN PROCESO 1.01.03.02.01 Subcuenta Inventario Producto “A” 1.01.03.02.02 Subcuenta Inventario Producto “B”
80
1.01.03.03. CUENTA INVENTARIO MATERIA PRIMA 1.01.03.03.1 Subcuenta Materia Prima “A” 1.01.03.03.1 Subcuenta Materia Prima “B” 1.01.03.04. CUENTA INVENTARIO MATERIALES INDIRECTOS 1.01.03.04.01 Subcuenta Inventario Fundas y etiquetas 1.01.03.04.02 Subcuenta Inventario Combustible 1.01.03.05. CUENTA INVENTARIO IMPLEMENTOS SEGURIDAD 1.01.03.05.01 Subcuenta Inventario Guantes, mandiles, etc. 1.01.03.06. CUENTA INVENTARIO UTILES DE ASEO 1.01.03.06.01 Subcuenta Inventario. Escobas, jabón, trapeador, etc. 1.01.03.07. CUENTA INVENTARIO UTILES DE OFICINA 1.01.03.07.01 Subcuenta Inventario, carpetas, fólder, lápiz, hojas, etc. 1.01.03.08. CUENTA INVENTARIO MATERIALES VARIOS 1.01.03.08.01 Subcuenta Inventarios de Material “NN” 1.01.03.09. CUENTA (-) PROVISIONES BAJA DE INVENTARIOS 1.02. GRUPO ACTIVO FIJO 1.02.01. SUBGRUPO ACTIVO FIJO DEPRECIABLE 1.02.01.01. CUENTA EDIFICIOS 1.02.01.02. CUENTA EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 1.02.01.02.01 Subcuenta Equipos “XYZ” 1.02.01.02.02 Subcuenta Herramientas “XYZ” 1.02.01.03. CUENTA MUEBLES Y ENSERES 1.02.01.03.01 Subcuenta Escritorio, Archivadores, Sillas, 1.02.01.04. CUENTA EQUIPO DE COMPUTO 1.02.01.04.01 Subcuenta Computadora IBM, Impresora 1.02.01.05. CUENTA EQUIPO DE OFICINA 1.02.01.05.01 Subcuenta Máquina de Escribir Eléctrica, Sumadora 1.02.01.06. CUENTA VEHÍCULOS 1.02.01.07. CUENTA OTROS ACTIVOS FIJOS DEPRECIABLES 1.02.02. SUBGRUPO ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE 1.02.02.01. CUENTA TERRENO 1.02.02.02. CUENTA CONSTRUCCIONES EN CURSO 1.02.02.03. CUENTA PROYECTOS EN CURSO 1.02.03. SUBGRUPO DEPRECIACIÓN ACUMULADA 1.02.03.01. CUENTA (-)DEP. ACUM. CONSTRUCCIONES 1.02.03.02. CUENTA (-)DEP. ACUM. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 1.02.03.03. CUENTA (-)DEP. ACUM. MUEBLES Y ENSERES 1.02.03.04. CUENTA (-)DEP. ACUM. EQUIPO DE COMPUTO 1.02.03.05. CUENTA (-)DEP. ACUM. EQUIPO DE OFICINA 1.02.03.06. CUENTA (-)DEP. ACUM. VEHÍCULOS 1.02.03.07. CUENTA (-)DEP. ACUM. OTROS ACTIVO. FIJOS DEPC. 1.03. GRUPO OTROS ACTIVOS 1.03.01. SUBGRUPO PAGOS ANTICIPADOS 1.03.01.01. CUENTA SEGUROS PREPAGADOS 1.03.01.02. CUENTA INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO 1.03.01.03. CUENTA IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.03.02. SUBGRUPO GASTOS DIFERIDOS 1.03.02.01. CUENTA GASTOS DE CONSTITUCIÓN 1.03.02.02. CUENTA GASTOS DE INSTALACIÓN 1.03.02.03. CUENTA GASTOS DE ORGANIZACIÓN 1.03.03. SUBGRUPO AMORTIZACIÓN DIFERIDOS 1.03.03.01. CUENTA GASTOS DE CONSTITUCIÓN
2. FINANCIERO
PASIVOS
81
2.01. GRUPO PASIVO CORRIENTE 2.01.01. SUBGRUPO PASIVO CORTO PLAZO 2.01.01.01 CUENTA CUENTAS POR PAGAR “PROVEEDORES” 2.01.01 01.01 Subcuenta Sr...... 2.01.01 01.02 Subcuenta Proveedor..... 2.01.01.02 CUENTA DOCUMENTOS POR PAGAR 2.01.01.02 01 Subcuenta Sr...... 2.01.01.02 02 Subcuenta Proveedor..... 2.01.01.03. CUENTA SUELDOS ACUMULADOS POR PAGAR 2.01.01.04. CUENTA IESS POR PAGAR 2.01.01.05. CUENTA IMPUESTOS POR PAGAR 2.01.01.06. CUENTA BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR 2.01.01.07. CUENTA 15% UTILIDAD TRABAJADORES 2.01.01.08. CUENTA INTERESES POR PAGAR 2.01.01.09. CUENTA IVA EN VENTAS “IVA COBRADO” 2.01.01.09.01 Subcuenta IVA Tarifa 12% 2.01.01.09.02 Subcuenta IVA Tarifa 0% 2.01.01.10. CUENTA RETENCIÓN FUENTE IVA POR PAGAR 2.01.01.10.01 Subcuenta Retención Fuente por IVA 30% 2.01.01.10.02 Subcuenta Retención Fuente por IVA 70% 2.01.01.10.03 Subcuenta Retención Fuente por IVA 100% 2.01.01.11. CUENTA RETENC FUENTE IMP. RENTA POR PAGAR 2.01.01.11.01 Subcuenta Retenc. Fuente Impuesto Rente por Pagar 1% 2.01.01.11.02 Subcuenta Retenc. Fuente Impuesto Rente por Pagar 2% 2.01.01.11.03 Subcuenta Retenc. Fuente Impuesto Rente por Pagar 8% 2.02. GRUPO PASIVO NO CORRIENTES 2.02.01. SUBGRUPO PASIVO LARGO PLAZO 2.02.01.01. CUENTA DOCUMENTOS POR PAGAR 2.02.01.01.01 Subcuenta Proveedores con documento 2.02.01.02. CUENTA PRESTAMOS BANCARIOS 2.02.02. SUBGRUPO OTROS PASIVOS
3.
FINANCIERO
PATRIMONIO 3.01. GRUPO CAPITAL 3.01.01. SUBGRUPO CAPITAL SOCIAL 3.01.01.01. CUENTA CAPITAL SOCIAL SUSCRITO 3.01.01.02. CUENTA DONACIONES 3.02. GRUPO RESERVAS 3.02.01.01. CUENTA RESERVA LEGAL 3.02.01.02. CUENTA RESERVA ESTATUTARIA 3.02.01.03. CUENTA RESERVA FACULTATIVA 3.03 GRUPO RESULTADOS 3.03.01.01. CUENTA UTILIDAD DEL EJERCICIO 3.03.01.02. CUENTA UTILIDAD DE EJERCICIO ANTERIOR 3.03.01.03. CUENTA (-) PÉRDIDA PRESENTE EJERCICIO 3.03.01.04. CUENTA (-) PÉRDIDA EJERCICIOS ANTERIORES
4.
FINANCIERO
INGRESOS 4.01. GRUPO INGRESOS OPERATIVOS 4.01.01.01. CUENTA VENTAS 4.01.01.01.01 Subcuenta Venta Producto “XYZ” 4.01.01.01.02 Subcuenta Venta Producto “ABC” 4.01.01.02. CUENTA (-) DEVOLUCIONES EN VENTAS 4.01.01.03. CUENTA (-) DESCUENTOS EN VENTAS
82
4.01.01.04. CUENTA RECARGOS EN VENTAS 4.01.01.05. CUENTA TRANSPORTE EN VENTAS 4.02. GRUPO INGRESOS NO OPERATIVOS 4.02.01.01 CUENTA INGRESOS EXTRAORDINARIOS 4.02.01.01.01 Subcuenta Venta de Activos Fijos 4.02.01.01.02 Subcuenta Venta de Desechos 4.02.01.02. CUENTA INTERESES EN VENTAS 4.02.01.03. CUENTA MULTAS 4.02.01.04. CUENTA OTROS INGRESOS EXTRAORDINARIOS
5.
FINANCIERO
EGRESOS 5.01. GRUPO COSTOS 5.01.01. SUBGRUPO COSTOS DE PRODUCCIÓN 5.01.01.01. CUENTA COSTOS DE MATERIA PRIMA 5.01.01.02. CUENTA COSTOS DE MANO DE OBRA 5.01.01.03. CUENTA COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION 5.02. GRUPO GASTOS 5.02.01. SUBGRUPO GASTOS OPERACIONALES 5.02.01.01 CUENTA GASTOS ADMINISTRATIVOS 5.02.01.02 CUENTA GASTOS DE VENTA 5.02.01.02 CUENTA GASTOS FINANCIEROS 5.02.02. GRUPO EGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.2 PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA UNIDAD PRODUCTIVA,
DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS
CONTABLES QUE SE UTILIZAN EN EL REGISTRO DE LAS
TRANSACCIONES
Los procedimientos contables se constituyen en todas las actividades a realizar
por los empleados del área contable en función a sus conocimientos,
experiencia y profesionalismo enmarcados a las normas y principios contables,
Código Tributario, Ley de Régimen Tributario Interno, Estatutos y Reglamentos
Internos de las Asociaciones, entre otras. Se muestran a continuación los
procedimientos a seguir de varias cuentas que se utilizaran a menudo en las
operaciones comerciales de las unidades productivas en el registro de sus
transacciones.
83
CUENTA: CAJA CÓDIGO: 1.01.01.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Corriente,
subgrupo Disponible, su saldo es deudor. Registra el dinero o cheques recibidos
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Ingresos provenientes de ventas al contado realizadas en un período.
Ingresos no operacionales. Préstamos bancarios. Recuperación de cuentas por cobrar y
clientes. Intereses ganados en ventas a crédito.
Recaudaciones de multas a trabajadores y empleados por inasistencia.
Aumento de capital y venta de activos.
Compra de mercaderías. Pago de costos por materiales e
insumos, mano de obra y costos generales de fabricación.
Disminución de capital. Pago de gastos operacionales:
administrativos, financieros y ventas. Depósitos en cuentas bancarias.
Compra de activos e inversiones. Pago de impuestos y tasas.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Caja
Anticipo IMP RENT 1%
Ventas
IVA en Ventas 12% V/r Venta al contado a JOMAY S. A. Factura Nº….
555,00
5,00
500,00
60,00
----- XXX -----
Bancos
Caja
V/r Depósito en Cuenta Corriente B. Pichincha. Nº 1100034562
555,00
555,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: El documento fuente internos o externos tendrá un
original y una copia, el primero lo maneja el responsable de contabilidad para su registro y
procesamiento contable, la copia el directivo/administrador como sustento, control e informe.
Toda transferencia o egreso se realizara previa autorización de los responsables directos.
CUENTA: CAJA CHICA CÓDIGO: 1.01.01.02
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Corriente,
subgrupo Disponible, su saldo es deudor. Se utiliza para gastos pequeños y eventuales no
mayores a $20,00 previa autorización de los responsables del gasto.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Creación del fondo.
Reposición o incremento del fondo.
Disminución por egresos.
Eliminación del fondo
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Caja Chica
Bancos
V/r Creación del fondo a favor del Sra. Mayra Vélez
200,00
200,00
----- XXX -----
Gasto Servicios
Caja Chica
V/r Pago de transporte y fotocopias.
15,00
15,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: El documento fuente poseerá original y copia, el primero
lo maneja contabilidad para su registro contable; la copia el directivo/administrador como
sustento, control e informe. El directivo coordinadamente con el contador/a efectuará cada fin
de mes o cuando sea necesario el arqueo a la cuenta caja chica.
84
CUENTA: BANCOS CÓDIGO: 1.01.01.03
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Corriente,
subgrupo Disponible, su saldo es deudor. Es dinero depositado en una institución bancaria.
o
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Depósitos realizados.
Intereses en la cuenta.
Notas de crédito emitidas por el banco.
por consignación de préstamos.
Pago de clientes o cuentas por cobrar.
Cheques girados (nominales o cruzados).
Notas de Debito.
Pago de servicios directos en cuenta.
Pago sobregiros.
Intereses, comisiones y otros servicios.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Bancos
Préstamos Bancarios
V/r Nota de crédito Nº…. por préstamo bancario
900,00
900,00
----- XXX -----
Gasto Servicios Básicos
Bancos
V/r Pago del consumo de luz con cheque Nº …
120,00
120,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: El documento de control de Bancos tendrá original y
copia; la original reposa en contabilidad, la copia para información del directivo. Los cheques
girados para cubrir gastos se realizar por medio de firmas conjuntas, nominales y cruzados.
Archivar las notas de depósito, estados de cuenta, cheques girados previa conciliación.
CUENTA: CUENTAS POR COBRAR/CLIENTES CÓDIGO: 1.01.02.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo de Activo Corriente,
subgrupo Exigible, su saldo es deudor. Derecho de cobro a terceros hasta un año plazo.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Créditos concedidos a terceros.
Recuperación de cuentas dadas de baja.
El cobro de los derechos adquiridos.
Dada de baja de los derechos de cobro.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Caja
Cuentas por Cobrar
Anticipo IMP RENT 1%
Ventas
IVA en Ventas 12%
V/r Venta JOSMAY SA 40% efectivo y 60% crédito a 30/p
204,00
240,00
4,00
400,00
48,00
----- XXX -----
Caja
Cuentas por Cobrar
V/r Abono del 50% de la deuda de JOSMAY SA a la organización en efectivo.
120,00
120,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Separación de funciones, quien registra no debe cobrar.
Confirmar saldos con clientes que acrediten derecho de cobro; se archiva el comprobante de
la deuda certificada con la firma del directivo/administrador y la persona que recibió el cobro.
85
CUENTA: DOCUMENTOS POR COBRAR CÓDIGO: 1.01.02.02
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Corriente,
subgrupo Exigible, su saldo es deudor. Derecho de cobro a terceros que tienen garantía un
documento (letras/pagaré) firmado que generan interés a favor de la empresa.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Créditos concedidos a terceros.
Recuperación de cuentas dadas de baja.
El cobro de los derechos adquiridos.
Dada de baja de los derechos de cobro.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Caja
Documentos por Cobrar
Anticipo IMP RENT 1%
Ventas
IVA en Ventas 12%
V/r JOSMAY SA Fact. Nº... 40% efectivo, 60% con letra a 30/p.
204,00
240,00
4,00
400,00
48,00
----- XXX -----
Caja
Documentos por Cobrar
V/r Pago del 50% de la deuda a JOSMAY SA de la Factura Nº… en efectivo antes de la fecha de vencimiento.
120,00
120,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Separación de funciones, quien registra no debe cobrar.
Confirmar saldos con clientes que acrediten derecho de cobro; se archiva el comprobante de
la deuda certificada con la firma del directivo/administrador y la persona que recibió el cobro.
CUENTA: INVENTARIOS CÓDIGO: 1.01.03.
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Corriente,
subgrupo Inventarios, su saldo es deudor. Productos terminados, productos en proceso,
materias primas e insumos, implementos de seguridad, suministros.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
El inventario inicial.
Adquisición o compra.
Venta de productos al costo.
Consumo o utilización o devoluciones.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Inventario Materia Prima
IVA en Compras 12%
Bancos
Ret. F. Imp. Rent. 1%
V/r Compra MP Factura Nº… a PROGRAN SA con cheque Nº...
800,00
96,00
888,00
8,00
----- XXX -----
Inv. Prod. en Proceso MPD
Costos Ind. Fab. Control
Invent. Materia Prima
V/r Consuno de Materiales
directos e in directos según
solicitud Nº … de MAYJO SA
102,72
12,00
114,72
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Se llevara tarjetas de control de inventarios “Kárdex” por
cada producto terminado, materia prima, insumos y suministros. Los responsables directos
son: jefe de producción, contador/a y directivo designado previa separación de funciones en
la adquisición, uso y manejo del activo, quien efectuará semestralmente una toma física.
86
CUENTA: EDIFICIOS CÓDIGO: 1.02.01.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Fijo, subgrupo
Depreciable, su saldo es deudor. Corresponde a construcciones, mejoras y adecuaciones.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Adquisición o compra y por donación.
Mejoras y adecuaciones.
Venta.
Traspaso o donación.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Edificios
Bancos
V/r Compra de un edificio con cheque Nº … a la Sra. Chafla persona natural no obligada a llevar contabilidad.
800,00
800,00
----- XXX -----
Caja
Anticipo IMP RENT 1%
Deprec. Acum. Edificios
Edificios
IVA en Ventas 12%
Utilidad Venta Activo
V/r Venta Activo a Vélez S.A. después de 15 años de uso
555,00
5,00
641.25
950,00
60,00
191,25
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos “Escritura Pública” que sustenten
el traspaso del bien se registraran a nombre y como patrimonio de la Asociación con la firma
de responsabilidad del representante legal; salvo disposiciones impuestas por convenios
bilaterales por donaciones, pase a la unidad productiva. Luego de su registro contable, se
archivara en gerencia bajo la responsabilidad directa del vicepresidente y gerente.
CUENTA: EQUIPO Y HERRAMIENTAS CÓDIGO: 1.02.01.02
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Fijo, subgrupo
Depreciable, su saldo es deudor. Es activo si su costo es mayor a $100,00 y permanente.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Adquisición o compra.
Donación.
Venta, donación.
Obsolescencia, pérdida.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Equipos Herramientas
IVA en Compras 12%
Bancos
Ret. F. Imp. Rent. 1%
V/r Compra a VERA SA con Chq. Nº … según Factura Nº…
200,00
24,00
222,00
2,00
----- XXX -----
Pérdidas y Ganancias
Deprec. Ac. Eq. Herram.
Equipo Herramientas
V/r La pérdida de Equipo y Herramientas, al costo del valor residual de un año.
182,00
18,00
200,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente, proformas y otros que
tengan que ver en el proceso de adquisición o donación, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente;
quienes realizarán una verificación física en forma semestral.
87
CUENTA: MUEBLES Y ENSERES CÓDIGO: 1.02.01.03
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Fijo, subgrupo
Depreciable, su saldo es deudor. Es activo si su costo es mayor a $100,00 y permanente.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Adquisición o compra.
Donación.
Venta, donación.
Obsolescencia, pérdida.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Muebles y Enseres
IVA en Compras 12%
Bancos
Ret. F. Imp. Rent. 1%
V/r Compra a VERA SA con Cheque Nº… según Factura Nº…
200,00
24,00
222,00
2,00
----- XXX -----
Caja
Deprec. Ac. Muebl. y Ense.
Muebles y Enseres
IVA en Ventas 12%
Utilidad Venta Activo
V/r Venta activo al Sr. Vélez nos paga en efectivo
212,80
18,00
200,00
22,80
8,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente, proformas y otros que
tengan que ver en el proceso de adquisición o donación, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente.
CUENTA: EQUIPO DE OFICINA CÓDIGO: 1.02.01.04
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Fijo, subgrupo
Depreciable, su saldo es deudor. Es activo si su costo es mayor a $100,00 y permanente.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Adquisición o compra.
Donación.
Venta, donación.
Obsolescencia, pérdida.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Equipo de Oficina
IVA en Compras 12%
Bancos
Ret. F. Imp. Rent. 1%
V/r Compra a VERA SA con Chq. Nº…según Factura Nº…
200,00
24,00
222,00
2,00
----- XXX -----
Pérdidas y Ganancias
Deprec. Ac. Eq. Oficina
Equipo de Oficina
V/r La pérdida de Equipo de Oficina, al costo del valor residual de un año.
182,00
18,00
200,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente, proformas y otros que
tengan que ver en el proceso de adquisición o donación, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente;
quienes realizarán una verificación física en forma semestral.
88
CUENTA: EQUIPO DE COMPUTO CÓDIGO: 1.02.01.05
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Fijo, subgrupo
Depreciable, su saldo es deudor. Es activo si su costo es mayor a $100,00 y permanente.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Adquisición o compra.
Donación.
Venta, donación.
Obsolescencia, pérdida.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Equipo de Computo
IVA en Compras 12%
Bancos
Ret. F. Imp. Rent. 1%
V/r Compra a VERA SA con Chq. Nº… según Factura Nº…
200,00
24,00
222,00
2,00
----- XXX -----
Pérdidas y Ganancias
Deprec. Ac. Eq. Comput
Equipo de Computo
V/r La pérdida de Equipo y Herramientas, al costo del valor residual de un año.
182,00
18,00
200,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente, proformas y otros que
tengan que ver en el proceso de adquisición, luego de su registro contable, se archivaran en
la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente; quienes
realizarán una verificación física en forma semestral.
CUENTA: TERRENOS CÓDIGO: 1.02.02.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Activo Fijo, subgrupo No
Depreciable, su saldo es deudor. Se registrará como parte del patrimonio de la asociación y
no de los bienes de la unidad productiva; salvo el caso de convenios bilaterales se procesa a
registrar en como bienes de la unidad.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Inventario inicial, adquisición o compra.
Donación y plusvalía
Venta.
Donación.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Terrenos
Capital
V/r Inventario inicial de terrenos
200,00
200,00
----- XXX -----
Caja
Terrenos
Utilidad Venta Activo
V/r Venta, incluido plusvalía
218,00
200,00
18,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente, proformas y otros que
tengan que ver en el proceso de adquisición o donación, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente.
Los procedimientos a emplearse son similares en todos los activos fijos.
89
CUENTA: PAGOS ANTICIPADOS CÓDIGO: 1.03.01.
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Activo, del grupo Otros Activo, su saldo es
deudor; se registra los pagos anticipados como de publicidad, seguros, arriendos.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Cuando se compra el bien o servicio a
realizarse después.
Cuando se recibe el bien o servicio.
Transcurso del tiempo.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Seguros Prepagados
Bancos
Ret. F Imp. Rent. 0,1%
V/r Póliza de seguro a Sudamérica por un año.
800,00
799,20
0,80
----- XXX -----
Gasto Seguro
Seguro Prepagados
V/r El ajuste de la utilización de un mes de uso del seguro.
66,67
66,67
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente y otros que tengan que ver
en el proceso de contratación, vencimiento, renovación y ajuste del gasto devengado.
Proceso que se lo realizara por separación de funciones.
CUENTA: CUENTAS POR PAGAR
PROVEEDORES CÓDIGO: 2.01.01.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Pasivo, del grupo Pasivo Corriente,
subgrupo Corto Plazo (menor de un año) su saldo es acreedor sin documento.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Cuando la obligación ha sido cancelada
Pagos parciales
Cuando se contrae la obligación.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Equipo de Oficina
IVA en Compras 12%
Cuentas por Pagar
Ret. F. Imp. Rent. 1%
V/r Compra a VERA S.A. a crédito según Factura N°…
200,00
24,00
222,00
2,00
----- XXX -----
Cuentas por Pagar
Bancos
V/r Abono de la primera cuota de cuatro de la Fact. N°… a comercial Vera SA. en efectivo.
55,50
55,50
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente y otros que tengan que ver
en el proceso de adquisición y abono de la deuda, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente.
90
CUENTA: DOCUMENTOS POR PAGAR CÓDIGO: 2.01.01.02
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Pasivo, del grupo Pasivo Corriente,
subgrupo Corto Plazo (menor de un año) su saldo es acreedor, con documento sobre firmas.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Cuando la obligación ha sido cancelada
Pagos parciales
Cuando se contrae la obligación.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Equipo de Oficina
IVA en Compras 12%
Documentos por Pagar
Ret. F. Imp. Rent. 1%
V/r Compra a VERA S.A. a crédito según Factura N°… se firma un documento
200,00
24,00
222,00
2,00
----- XXX -----
Documentos por Pagar
Bancos
V/r Abono de la primera cuota de cuatro de la Fact. N°… a comercial Vera SA.
55,50
55,50
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente y otros que tengan que ver
en el proceso de adquisición y abono de la deuda, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente.
CUENTA: SUELDOS ACUMULADOS POR
PAGAR CÓDIGO: 2.01.01.03
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Pasivo, del grupo Pasivo Corriente,
subgrupo Corto Plazo (menor de un año) su saldo es acreedor, por pagos atrasados.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Cuando la obligación ha sido cancelada
Pagos parciales
Cuando se contrae la obligación.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Gasto Sueldo
Suel. Acum. por Pagar
V/r Sueldos de la Sra. Vélez de junio y julio de 2010.
200,00
200,00
----- XXX -----
Suel. Acum. Por Pagar
Bancos
V/r Cancelación de sueldos atrasados Sra. Vélez
200,00
200,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente y otros que tengan que ver
en el proceso de adquisición y abono de la deuda, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente.
91
CUENTA: DOCUMENTOS POR PAGAR CÓDIGO: 2.01.02.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Pasivo, del grupo Pasivo No Corriente,
subgrupo Largo Plazo (Mayor de un año) su saldo es acreedor, con documento sobre firmas.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Cuando la obligación ha sido cancelada
Pagos parciales
Cuando se contrae la obligación
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Documentos por Pagar
Bancos
V/r Pago al Sr. Calderón, antes
de la fecha de vencimiento, por
compra de Materia Prima
Factura N° …
537,00
537,00
----- XXX -----
Inventario Materia Prima
IVA en Compras 12%
Documentos por Pagar
Ret. F. Imp. Rent. 1%
Ret. F. IVA 30%
V/r MPD según Factura N°… al Sr. Calderón no obligado a llevar contabilidad se firma un documento a 30 días plazo.
500,00
60,00
537,00
5,00
18,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente y otros que tengan que ver
en el proceso de adquisición y abono de la deuda, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente.
CUENTA: PRESTAMOS BANCARIOS CÓDIGO: 2.01.02.02
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Pasivo, del grupo Pasivo No Corriente,
subgrupo Largo Plazo (mayor de un año), como quirografarios, prendarios e hipotecarios.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Cuando la obligación ha sido cancelada
Pagos parciales
Cuando se contrae la obligación.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Bancos
Préstamos Bancarios
V/r Préstamo Banco Pichincha a 18 meses plazo interés del 12% anual
200,00
200,00
----- XXX -----
Préstamos Bancarios
Interese Bancarios
Caja
V/r Abono de la primera cuota mensual préstamo.
11,11
1,48
12,29
12
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente y la tabla de amortización
otorgada por el banco en el proceso de adquisición y abono de la deuda bancaria, luego de
su registro contable, se archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del
contador/a y gerente. El Presidente de la Asociación es quien autorice la deuda.
92
CUENTA: CAPITAL SOCIAL CÓDIGO: 3.01.01.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Patrimonio, del grupo Capital, subgrupo
Capital Social, su saldo es acreedor
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Liquidación de aportaciones de socios.
Donaciones de bienes
Aportes socios en efectivo o especies
Capitalización de resultados
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Bancos
Edificios
Capital Social
V/r Inventario Inicial de la Asociación al 01 de agosto de 2010
200,00
700,00
900,00
----- XXX -----
Capital Social
Donaciones
V/r Donación de terreno a favor de la comunidad según acta de asamblea.
30,00
30,00
12
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: acta de
constitución, acta de entrega y recepción y otros, luego de su registro contable, se archivaran
en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente. El Presidente
de la Asociación es quien autorice las donaciones previa resolución de asamblea general.
CUENTA: DONACIONES CÓDIGO: 3.01.01.02
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Patrimonio, del grupo Capital, subgrupo
Capital Social, su saldo es acreedor
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Donaciones internas realizadas.
Donaciones externas realizadas.
Donaciones internas recibidas
Donaciones externas recibidas
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Terrenos
Donaciones
V/r Donación entregada por la Municipalidad para construir unidad productiva.
200,00
200,00
----- XXX -----
Capital Social
Donaciones
V/r La donación al capital social de la unidad productiva o asociación.
200,00
200,00
12
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: acta de
constitución, acta de entrega y recepción y otros, luego de su registro contable, se archivaran
en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente. El Presidente
de la Asociación es quien autorice las donaciones previa resolución de asamblea general.
93
CUENTA: RESULTADOS CÓDIGO: 3.03.
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Patrimonio, del grupo Capital. Las
cuentas como: Utilidad o Pérdida tienen saldo acreedor. Las organizaciones son sin fines de
lucro, en tanto que las unidades productivas se enfocan a obtener rentabilidad y estabilidad.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Pérdida neta del ejercicio económico
Cuando hay ganancia neta en el ejercicio
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Ingresos Totales
Gastos Totales
Utilidad del Ejercicio
V/r La determinación de la utilidad del ejercicio, relación a los ingresos totales
200,00
150,00
50,00
----- XXX -----
Utilidad del Ejercicio
Reserva Legal
Reserva Estatutaria
V/r Distribución de la utilidad neta según lo que determinada la normativa.
50,00
20,00
30,00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente sustentaran los ingresos y
los gastos. En caso de existir ganancia se capitalizará el porcentaje de acuerdo al
establecido en el Estatuto y Leyes vigentes. El Presidente de la Asociación es quien autorice
la distribución de utilidad previa resolución de asamblea general de socios.
CUENTA: VENTAS CÓDIGO: 4.01.01.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Ingresos, del grupo Ingresos Operativos,
su saldo es acreedor por ventas a crédito o al contado.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Devolución en ventas.
Determinación de ventas netas.
Ventas de productos terminados, productos
en proceso o materia prima.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Caja
Imp. Reten. por Renta 1%
Ventas
IVA en Ventas 12%
V/r Venta a JOSMAY SA en efectivo según Factura N° …
222,00
2,00
200,00
24,00
----- XXX -----
Ventas
Devolución en Ventas
Descuento en Ventas
V/r Determinar las ventas netas efectuadas del ejercicio económico.
55,00
20,00
35,00
12
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: comprobantes
de venta, documentos de ingreso y egreso, luego de su registro contable, se archivaran en la
sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente. La original se
entregara al cliente y la copia al despachador para la entrega y al final del día al contador/a.
94
CUENTA: INGRESOS
EXTRAORDINARIOS CÓDIGO: 4.02.01.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Ingresos, del grupo Ingresos No
Operativos como: Venta Activos Fijos, Desechos, Multas su saldo es acreedor.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Devolución en ventas.
Calculo de resultados o utilidad del
ejercicio económico.
Venta de productos que son giro normal del
negocio en la unidad productiva.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Caja
Imp. Reten. por Renta 1%
Ventas de Desechos
IVA en Ventas 12%
V/r Venta a JOSMAY SA en efectivo según Factura N° …
111,00
1,00
100,00
12,00
----- XXX -----
Ventas de Desechos
Devolución en Ventas
Descuento en Ventas
V/r Determinar las ventas netas extraordinarias efectuadas en el ejercicio económico.
35,00
20,00
15,00
12
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: comprobantes
de venta, documentos de ingreso y egreso, luego de su registro contable, se archivaran en la
sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente. La original se
entregara al cliente y la copia al despachador para la entrega y al final del día al contador/a.
CUENTA: COSTOS DE PRODUCCIÓN CÓDIGO: 5.01.01
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Egresos, del grupo Costos, subgrupo
Costos de Producción con sus cuentas de Materia Prima, Mano de Obra y Costos Indirectos
de Fabricación su saldo es deudor.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Adquirir o comprar materia prima e insumos
para uso en el proceso productivo
Utilización en el proceso productivo.
Cuando existe devoluciones.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Inventario Materia Prima
Inv. Prod. en Proc. MPD
Cost. Ind. Fab. Control
V/r Devolución de materiales e insumos sobrantes del proceso productivo al inventario
80,00
58,00
22,00
----- XXX -----
Inv. Prod. en Proceso MPD
Inv. Materia Prima
V/r Requisición de material al proceso productivo para cumplir con el pedido N° 00765
55,00
55,00
12
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: comprobantes
de venta, de requisición y egreso de material y kárdex, luego de su registro contable, se
archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del contador/a y gerente.
95
CUENTA: GASTOS OPERACIONALES CÓDIGO: 5.02.01.
DESCRIPCIÓN/NATURALEZA: Es una cuenta de Egresos, del grupo Gastos, subgrupo
Gastos Operacionales, sus cuentas son: Gastos Administrativos (sueldos, viáticos, etc.),
Gastos de Ventas (Publicidad y Propaganda) y Gastos Financieros; su saldo es deudor.
SE DEBITA POR:
SE ACREDITA POR:
Adquisición del bien
Adquisición de servicio.
Utilización del bien o servicio.
Cuando existe devoluciones.
EJEMPLO DE TRANSACCIONES (ASIENTO TIPO)
----- XXX -----
Suministro de Oficina
IVA en Compras 12%
Caja
Ret. F. Imp. Rent. 1%
V/r Compra Suministros de
oficina a Librería Éxito.
200,00
24,00
222,00
2,00
----- XXX -----
Gasto Suminist. Oficina
Suministro de Oficina
V/r Requisición u consumo
de suministros de oficina
del departamento de
ventas.
50,00
50,00
12
PROCEDIMIENTO DE CONTROL: Todos los documentos fuente tales como: comprobantes
de venta, documentos de requisición y egreso del bien o servicio y los kárdex, luego de su
registro contable, se archivaran en la sección de contabilidad bajo la responsabilidad del
contador/a y gerente como constancia del gasto.
4.2.3. TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN EN LAS
UNIDADES PRODUCTIVAS
Las técnicas de documentación se constituyen en todas las formas impresas
legalmente reconocidas y aprobadas en forma interna y externa que nos
permitirán comunicar (memorándums, circulares, manuales, instructivos) y
documentar decisiones y procedimientos en relación a las actividades y tareas
contables que se llevan a cabo cronológicamente; es una herramienta de tipo
gerencial, de control e información para evitar fraudes o disposiciones no
autorizadas.
Los comprobantes son formularios que cumplen una misión en el mecanismo
funcional del régimen contable, como elemento de registro, información y
control, como los autorizados por el Servicio de Rentas Internas, comprobantes
de venta, comprobantes de retenciones y los documentos complementarios
(utilizados para reversar transacciones, cobrar intereses, entre otros usos) y los
96
que internamente la unidad productiva requiera como: comprobantes de
ingreso, requisición de material, orden de compra o pedido, comprobantes de
egreso, kárdex, y otros.
Toda operación y transacciones que acredite la transferencia de bienes y
servicios en un período determinado, desde la apertura de libros hasta la
preparación y elaboración de los estados financieros, debe ser respaldada por
un comprobante que permita su apropiada contabilización y sustente los
diferentes datos e informes. Los requisitos mínimos que debe cumplir todo
comprobante de venta son las firmas de responsabilidad, numeración y los
datos que establece el SRI; documentos que deben ser redactados en forma
clara, sin errores ni enmiendas lo que facilitará el control interno y la generación
de información.
Las unidades productivas por ser parte de un ente jurídico denominada
“Asociación” están obligadas a llevar contabilidad y emitir comprobantes de
venta que sustentan la transferencia del bien lícito, que tenga derecho a crédito
tributario del Impuesto al Valor Agregado y costos y gastos del Impuesto a la
Renta. Entre los comprobantes que determina la Administración Tributaria y que
se usarán en el proceso contables en las unidades productivas tenemos:
Factura; se emitirá con copia para su control. Original al cliente
(sustenta, crédito tributa costos y gastos) y la copia se utilizan para
contabilizar la venta en los registros pertinentes y hacer uso del crédito
tributario del IVA y trasferencia del bien o servicio en forma licita.
Notas de venta; consumidores finales o consumidores que hacer uso
directo del bien. Original al cliente (sustento de costos y gastos) la copia
para contabilizar la venta, si el monto supera $200,00 se debe identificar
al comprador
Notas de Crédito; para anular operaciones, aceptar devoluciones y
conceder descuentos o bonificaciones. El duplicado se emplea para sus
97
registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada
original.
Notas de Débito; para el cobro de intereses de mora y recuperar costos
y gastos de una transacción realizada. El duplicado se emplea para sus
registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada
original.
Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicio, con copia.
Guías de Remisión; se emite como sustento de traslado de mercadería
dentro del territorio nacional.
Retenciones en la Fuente; por impuesto a la renta e impuesto al valor
agregado. Contablemente es necesaria la creación de cuentas contables.
Para efectos de estudio y didáctica de la presente investigación se considera
los documentos utilizados por la Asociación de Pequeños Productores de
Mármol Zula, los cambios que se realizarán al elaborar los documentos en cada
Asociación “Unidad Productiva” son la identificación del emisor. Entre estos
tenemos los siguientes documentos:
Diseño de Factura: Es el documento fuente que permite el registro e inicio del
proceso contable, en las operaciones y transacciones que acredite la
transferencia de bienes en forma licita.
98
FORMATO N° 1
FACTURA
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES
DE MARMOL ZULA
Direc: Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrod Telefax: 032603150 R.U.C: 0690074125001 Autorización SRI 1106507966
Riobamba - Ecuador FACTURA 001 - 001 N° 000805
LUGAR Y FECHA: ……………..……………… CLIENTE: ………………….………..…………. TELF: ….…….…………… N° CI/RUC: ……………....…………………… GUÍA REMISIÓN: ………… DIRECCIÓN: …………………………………………………………………………
CANT. DESCRIPCIÓN P.UNIT. V. TOTAL
VALENCIA CASTELO EDUARDO "GRAFICAS CHIMBORAZO" RUC: 0600781314001 AUTORIZACIÓN 1772 EXPIRA DICIEMBRE 2010 DE 0801 A 0900
SUB TOTAL
DESCUENTO
IVA …… %
IVA 0 %
IMPORTE IVA
…………………………. ……………..………… TOTAL $
f. RECIBÍ CONFORME f. ENTREGUÉ CONFORME ORIGINAL ADQUIRIENTE / COPIA EMISOR
FUENTE: Asociaciones de Pequeños Productores de Mármol Zula
ELABORADO POR: Autor
Diseño de Nota de Venta: Operaciones con consumidores finales. Es el
documento fuente para el registro contable.
99
FORMATO N° 2
NOTA DE VENTA
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES
DE MARMOL ZULA
Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrod Telefax: 032603150
R.U.C: 0690074125001 Autorización SRI 1106507966
Riobamba - Ecuador NOTA DE VENTA 001-001 N° 000699
LUGAR Y FECHA: ……………..……………..
CLIENTE: ………………….………..………… RUC/CI. …………………..
DIRECCIÓN: ……………....………………….. TELF: ….…….……………
CANT. DESCRIPCIÓN P.UNIT. V. TOTAL
VALENCIA CASTELO MARCO EDUARDO "GRAFICAS CHIMBORAZO"
RUC: 0600781314001 AUTORIZACIÓN 1772 TOTAL $
EXPIRA DICIEMBRE 2010
…………………….. ……………..……… DE 00601 A 00700
f. RECIBÍ CONFORME f. ENTREGUÉ CONFORME ORIGINAL ADQUIRIENTE / COPIA EMISOR
FUENTE: Asociaciones de Pequeños Productores de Mármol Zula
ELABORADO POR: Autor
Diseño Liquidaciones de Compra de Bienes y Prestación de Servicio: Las
asociaciones por su entorno en el que realizan las sus actividades financieras
utilizará este tipo de comprobante cuando se adquiera bienes o servicios a
extranjeros no residentes en el país, sociedades extranjeras, sin domicilio
permanente, y personas naturales por su nivel cultural o rustico no pueden
emitir comprobantes de venta. Original adquiriente, copia al emisor y si existe
una copia adicional, esta es sin derecho a crédito tributario.
100
FORMATO N° 3
LIQUIDACIÓN DE COMPRAS O SERVICIOS
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES
DE MARMOL ZULA
Direc: Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrod Telefax: 032603150
R.U.C: 0690074125001 Autorización SRI 1106507966
Riobamba - Ecuador
LIQUIDACIÓN DE COMPRAS O SERVICIOS 001-001 N°
000201
VENDEDOR LUGAR Y FECHA: ……………..………………
SR.(ES) .…………….………..……………….. CI/RUC: ….…….………
DIRECCIÓN: ………………………………………………………………………
CANTIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO V. TOTAL
VALENCIA CASTELO EDUARDO "GRAFICAS CHIMBORAZO"
RUC: 0600781314001 AUTORIZACIÓN 1772 EXPIRA DICIEMBRE 2010 DE 0201 A 0300
SUB TOTAL
DESCUENTO
IVA ……. %
IVA 0 %
IMPORTE IVA
…………………………. ………..…..………… TOTAL $
f. RECIBÍ CONFORME f. ENTREGUÉ CONFORME ORIGINAL ADQUIRIENTE / COPIA
EMISOR
FUENTE: Asociaciones de Pequeños Productores de Mármol Zula
ELABORADO POR: Autor
Diseño Comprobante de Retención: Acredita las retenciones de IVA e
Impuesto a la Renta realizadas como agente de retención. Las asociaciones
deberán emitir el comprobante al proveedor dentro de los 5 días hábiles
siguientes, contados desde la fecha de presentación del respectivo
comprobante de venta. Es un documento fuente para el registro contable en
relación de las retenciones.
101
FORMATO N° 4
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS COMPROBANTE DE RETENCIÓN
PRODUCTORES DE MARMOL ZULA 001 - 001 N° 000115
Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrol RUC: 0690074125001
Telefax: 032603150 AUTORIZACIÓN: 1106507966
RIOBAMBA - ECUADOR Ciudad Retención: …………………………………
Retenido a: ……………,…………………. Fecha de emisión: …………………………………
RUC: ……………………………………….. Comprob. Venta: ……………………………...…..
Dirección: …………………………………. N° Comprob Venta: ………………………………
EJERCICIO BASE IMPONIBLE IMPUESTO CÓDIGO
% DE VALOR
FISCAL PARA RETENCIÓN RETENCIÓN RETENIDO
TOTAL RETENIDO
Válido para su emisión hasta diciembre 2010
Original: Sujeto pasivo retenido Copia: Agente de retención
DE 0101 A 200
f. AGENTE RETENCIÓN f. CONTRIBUYENTE
Valencia Castelo Marco Eduardo "Gráficas Chimborazo"
RUC. 0600781314001 Autorización 1772
FUENTE: Asociaciones de Pequeños Productores de Mármol Zula
ELABORADO POR: Autor
Guías de Remisión: Por su ubicación geográfica de las asociaciones en
estudio, es indispensable que emitan como sustento de traslado de mercadería
dentro del territorio nacional las Guías de Remisión; el número de copias es de
tres; original para el usuario o destinatario, la primera copia es la el Servicio de
Rentas Internas cuando sea requerida y la segunda copia para el emisor; es
decir, la asociación como figura jurídica en representación de la unidad
productiva. Los datos de una guía de remisión pueden constar en una factura
ampliada, cuando la transferencia de bienes es directa (comprador - vendedor),
o emitirse la guía de remisión de manera separada.
102
FORMATO N° 5
GUÍAS DE REMISIÓN
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS PRODUCTORES
DE MARMOL ZULA
Direc: Av. Lizarzaburu s/n y Amand Montrod Telefax: 032603150
R.U.C: 0690074125001 Autorización SRI 1106507966
RIOBAMBA - ECUADOR
GUÍA DE REMISIÓN 001 - 001 N° 000201
Fecha Inicio Traslado…………………………… Comprobante N°. ………………….
Fecha Terminación Traslado………………….. Fecha Emisión……………………..
MOTIVO DEL TRASLADO: Venta…………. Compra………….
Consignación………. Traslado……… Devolución……… Otros…………
Fecha de Emisión ………………………………. Punto de Partida……………………
DESTINATARIO
Nombre/Razón Social…………………………... RUC/CI………………………………
Punto de Llegada ………………………….
IDENTIFICACIÓN DE LA PERSONA ENCARGADA DEL TRANSPORTE:
Nombre/Razón Social…………………….. RUC/CI………………………………
BIENES TRANSPORTADOS:
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN
VALENCIA CASTELO EDUARDO "GRAFICAS CHIMBORAZO" RUC: 0600781314001 AUTORIZACIÓN 1772 EXPIRA DICIEMBRE 2010 DE 0201 A 0300
ORIGINAL ADQUIRIENTE COPIAVERDE SRI COPIA AMARILLA EMISOR
FUENTE: Asociaciones de Pequeños Productores de Mármol Zula
ELABORADO POR: Autor
Los comprobantes expuestos deben contener un número de serie y una cifra
secuencial, autorización de impresión otorgada por el Servicio de Rentas
Internas y la denominación del documento. Se incluirán los datos de
identificación del emisor como el RUC, la razón social, dirección y teléfono.
103
El Servicio de Rentas Internas norma las características de los comprobantes
de venta, su emisión, numeración, registro y archivo; normativa que es de
carácter general y obligatorio para todos los contribuyentes; su impresión
únicamente se lo realizará en los establecimientos gráficos autorizados. Por ser
documentos de carácter general y obligatorio, las asociaciones deberán
inevitablemente emitir comprobantes de venta.
El diseño de formularios y documentos que utilizarán internamente las unidades
productivas deberán proporcionar información completa y relevante que permita
eficiencia, economía, control y transparencia en las operaciones. Su
elaboración es responsabilidad directa del contador y gerente previa la
autorización del directorio de la asociación por intermedio del vicepresidente.
Serán impresos en imprenta, se limitará el número de ejemplares (original y
copia) al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación en
base al reglamento financiero base y a los procedimientos contables. Su diseño
reduce la posibilidad de errores e incrementa el costo beneficio por que permite
mayor control en las operaciones, deberán ser archivados de manera que
resulte fácil su localización y se adopten medidas de salvaguardia contra robos,
incendios y otros riesgos. Los bosquejos que se presenta a continuación son
simples, útiles, prácticos y están sujetos a cambios en función de las
necesidades de cada unidad productiva.
Comprobante de Ingreso.- Sustenta el ingreso de dinero en efectivo o cheque
por la venta de productos terminados, materia prima u otro ingreso no
operacional como multas, venta de bienes, donaciones u otros. Documento que
será elaborado por el contador, aprobado por el tesorero en su ausencia por el
gerente.
104
FORMATO N° 6
COMPROBANTE DE INGRESO
ASOCIACIÓN " NNN" COMPROBANTE DE INGRESO
UNIDAD PRODUCTIVA "NNN" N° 000……..
DIRECCIÓN: …………………………… TELEFAX: 032 …..
RUC: 069……………. RIOBAMBA - ECUADOR
FECHA: …………………………………………… RECIBO DE:
LA CANTIDAD DE:
POR CONCEPTO:
CÓDIGO NOMBRE CUENTAS DEBE HABER SALDO
BANCO N° CHEQUE VALOR EFECTIVO VALOR
AUTORIZADO POR ELABORADO POR ENTREGA CONFORME RECIBÍ CONFORME
CI. CI. CI. CI.
ELABORADO POR: Autor
Orden de Compra o Nota de Pedido.- Documento en el que se solicita al
proveedor el abastecimiento de un bien para la unidad productiva; se
establecerá, todas las condiciones necesarias para evitar problemas
relacionados con costos, cantidad, calidad.
La autorización la determina el vicepresidente previa consulta de la existencia
de fondos, el tesorero es la persona encargada de realizarla siempre y cuando
no supere los cinco salarios mínimos unificados, funcionario encargado de
verificar y recibir el bien conjuntamente con el solicitante de la compra en base
a la orden de compra emitida y a la factura entregada por el proveedor; la
factura y la copia de la orden de compra se remite a la unidad de contabilidad
para registro y constancia de la operación.
105
FORMATO N° 7
ORDEN DE COMPRA O NOTA DE PEDIDO
ASOCIACIÓN "NNN"
UNIDAD PRODUCTIVA "NNN"
DIRECCIÓN: …………………... TELEFAX: 032……………..
R.U.C: 069……………………. RIOBAMBA - ECUADOR
ORDEN DE COMPRA O PEDIDO N° 000…….….
Lugar y Fecha: ………….....…………………
Proveedor: ……………….………….……….
CANTIDAD DESCRIPCIÓN CANT.UNIT. TOTAL
Observaciones: ……………………………….……………………
f. SOLICITANTE f. APROBADO DIRECTIVO
ELABORADO POR: Autor
Comprobante de Egreso.- Documento que sustenta la salida de dinero en
efectivo o cheque, por la compra de bienes o servicios, anticipos a trabajadores
o pagos anticipados u otro tipo de erogaciones. Comprobante que será
elaborado por el contador; valores que entregará el tesorero o en su ausencia
por el gerente y bajo el visto bueno del vicepresidente siempre que el monto no
supere los cinco salarios mínimos unificados como lo determina el reglamento
financiero base expuesto anteriormente.
106
FORMATO N° 8
COMPROBANTE DE EGRESO
ASOCIACIÓN " NNN" COMPROBANTE DE EGRESO
UNIDAD PRODUCTIVA "NNN" N° 000……..
DIRECCIÓN: ……………… TELEFAX: 032 ……... RIOBAMBA - ECUADOR
RUC: 069……………………
FECHA: PAGADO A:
LA CANTIDAD DE:
POR CONCEPTO:
CODIGO NOMBRE CUENTAS DEBE HABER SALDO
BANCO N° CHEQUE VALOR EFECTIVO VALOR
AUTORIZADO POR ELABORADO POR ENTREGA CONFORME RECIBÍ CONFORME
CI. CI. CI. CI.
ELABORADO POR: Autor
Libro Auxiliar de Caja.- Registra las entradas (ingresos operacionales y no
operacionales y cobro a clientes) y salidas (egresos) de dinero en efectivo,
permite conocer el saldo con el que dispone la unidad productiva luego de
haber efectuado cada transacción. Debe ser cerrado conjuntamente el tesorero
y contador(a) cada semana o mes dependiendo de la necesidad de la
institución, unidad productiva o el giro del negocio, comparando los registro con
los documentos fuentes que justifique el ingreso o egreso de dinero y flujo de
caja o notas de los directivos para determinar su saldo real
El libro auxiliar de caja por lo general mantendrá el siguiente esquema:
107
FORMATO N° 9
LIBRO AUXILIAR DE CAJA
ASOCIACIÓN "NNN"
UNIDAD PRODUCTIVA "NNN"
DIRECCIÓN: …………………... TELEFAX: 032……………..
R.U.C: 069……………………… RIOBAMBA - ECUADOR
LIBRO AUXILIAR DE CAJA
DEL............. AL............. DE................. DE 200.........
FECHA DETALLE REFERENCIA DÉBITO CRÉDITO SALDO
ELABORADO APROBADO DIRECTIVO
ELABORADO POR: Autor
Libro Auxiliar de Bancos.- Registra los “depósitos” por medio de papeletas de
depósito de dinero en efectivo o cheque girados a nuestro favor por ventas
operacionales o no operacionales, por cobro de cuentas pendientes a clientes e
intereses ganados. Registra los retiros “egresos” (cheques – papeleta de retiro)
por pago a proveedores por compra de bienes y servicios; este libro deberá ser
utilizado por la unidad productiva que tenga libreta de ahorros o cuenta
corriente en cualquier institución financiera local que reúna los requerimientos
indispensables de beneficio costo. La cuenta bancaria deberá ser avalizada
(firmas) por el vicepresidente y tesorero. El libro auxiliar de bancos se utilizará
para la elaboración de las conciliaciones bancarias mensuales conjuntamente el
tesorero y el contador; por lo regular mantiene el siguiente esquema:
108
FORMATO N° 10
LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
ASOCIACIÓN "NNN"
UNIDAD PRODUCTIVA "NNN"
DIRECCIÓN: …………………... TELEFAX: 032……………..
R.U.C: 069………………………………. RIOBAMBA - ECUADOR
LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
DEL............. AL............. DE................. DE 200.........
BANCO: ................................ CUENTA No: ...................................
FECHA DETALLE CHEQ N° DEPÓSITOS RETIROS SALDO
ELABORADO APROBADO DIRECTIVO
ELABORADO POR: Autor
Requisición de Materiales e Insumos.- Para iniciar una compra de materia
prima, insumos u otros, la unidad productiva emite a tesorería este documento
en base a una necesidad; funcionario que conjuntamente con el solicitante
verificar si el requerimiento es indispensable, determinar la existencia de fondos
y la aprobación del señor vicepresidente, quien solicitará al contador elabore la
orden de compra. Este documento también utilizara el departamento de
producción para solicitar materiales e insumos a emplearse en la elaboración
de las unidades a producir dependiendo de la orden de pedido solicitada por el
cliente. El formato es el siguiente:
109
FORMATO N° 11
REQUISICIÓN DE MATERIALES E INSUMOS
ASOCIACIÓN "NNN"
UNIDAD PRODUCTIVA "NNN"
DIRECCIÓN: ……………… TELEFAX: 032……………..
R.U.C: 069……………………. RIOBAMBA - ECUADOR
REQUISICIÓN MATERIALES E INSUMO N° 000…….….
FECHA: …………….……….....……………..
SOLICITANTE:…………….………….……….
DESCRIPCIÓN CANTIDAD U. MEDIDA
Observaciones: ……………………………….……………………
f. SOLICITANTE f. APROBADO DIRECTIVO
ELABORADO POR: Autor
Kárdex de Mercadería e Insumos.- Formulario que permite realizar un control
o inventario físico productos terminados, productos en proceso, materia prima e
insumos. Los comprobantes de compra o de venta y la requisición de materiales
e insumos sirven para registro en las tarjetas los ingresos o egresos de las
existencias. La tarjeta elaborar el jefe de producción en lo que se refiere a
insumos, materia prima y productos en proceso, el vendedor en relación a los
productos terminados y el contador en lo que corresponde a los insumos y la
verificación de todas las existencias. Su esquema es el siguiente:
110
FORMATO N° 12
KÁRDEX DE MERCADERIAS E INSUMOS
ASOCIACIÓN " NNN" KÁRDEX
UNIDAD PRODUCTIVA "NNN" MERCADERIAS - INSUMOS
DIRECCIÓN: …….………. TELEFAX: 032 …... RIOBAMBA - ECUADOR
RUC: 069…………………...
ARTICULO............................................. EXISTENCIA MÁXIMA.......................
UNIDAD MEDIDA.................................... EXISTENCIA MINIMA........................
PRECIO UNITARIO.................................
FECHA DESCRIPCIÓN
INGRESOS EGRESOS EXISTENCIAS
CANTID P.UNIT VALOR CANTID P.UNIT VALOR CANTID P.UNIT VALOR
f. ELABORADO f. REVISADO (CONTADOR/GERENTE)
ELABORADO POR: Autor
4.2.4 INFORMACIÓN CONTABLE
La creación de procedimientos, reglamento financieros base y documentos a
utilizar permitirán la formación de un sistema de información que permita un
eficiente control interno sobre las autorizaciones de las operaciones, protección
de sus activos y sobre todos asegurar la exactitud de sus registros contables y
que estos operen sin problemas con la estructura, el personal, y las
características especiales de la unidad productiva.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable (computarizado o manual) que utilicé, se ejecutarán tres pasos básicos
para generar información, registrar, clasificar y resumir los datos de las
actividades financieras; sin embargo el proceso contable involucra la
111
comunicación e interpretación de la información contable para ayudar en la
toma de decisiones financieras internas y externas.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe
llevar un registro sistemático en los libros contables de la actividad
financiera diaria en términos económico.
Clasificación de la información: los datos para que pueda ser útil para
las personas encargadas de tomar decisiones se clasificar en grupos o
categorías a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable pueda
ser utilizada eficientemente, esta debe ser resumida por subgrupos o
secciones o áreas de responsabilidad.
El objetivo de la información al registrar, procesar y consolidar los datos es
apoyar a los dirigentes y administrador en la planeación, organización y
dirección del componente productivo existente dentro de la asociación, para que
estos funcionarios tomen decisiones acertadas y a tiempo. Para satisfacer este
fin la información contable debe ser confiable, oportuna, comprensible, útil y en
ciertos casos comparables; esto se puede lograr con la aplicación correcta de
los procedimientos y los formularios esquematizados dentro del proceso
contable.
La información contable debe servir fundamentalmente para conocer y
demostrar los recursos controlados por las unidades productivas y los cambios
que hubieren experimentado, así como evaluar la gestión administrativa y
financiera de sus directivos en la unidad productiva como parte de una
Asociación y el impacto social que la actividad económica representa para la
comunidad o sector en función del beneficio costo.
112
4.2.5 GRÁFICAS Y FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Es una herramienta que permite representar los procedimientos contables a
seguir en las unidades productivas en forma gráfica; en especial los procesos
habituales que involucran el ingreso y egreso de dinero. Dada las
características de los usuarios para su identificación se utiliza una simbología
básica, sencilla y practica:
Flujo de Información.
Proceso a Realizar
Archivo Temporal o Permanente
Conector interno en la misma página
Decisión, cursos alternativos de acción
Documento generado o transferido en el proceso
Inicio o fin del proceso
Con la finalidad de proveer al directorio y gerencia de una seguridad razonable,
pero no absoluta del efectivo y que las operaciones financieras se realicen con
la debida autorización, control y registro; con el propósito de generar los
estados financieros de conformidad a las normas y principios contables e
información financiera de manera oportuna, eficaz y eficiente en las unidades
productivas. Se procede a graficar los siguientes procedimientos a seguir:
Ventas al contado.
Ventas a crédito.
Requisición de materiales e insumos.
113
FLUJOGRAMA N° 2
VENTAS AL CONTADO
ASOCIACIÓN “NNN”
UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
CLIENTE
VENDEDOR CONSULTA EXISTENCIA
DECISIÓN FIN
NO
FACTURA CONTADOR
ORIGINAL Y COPIA
CLIENTE FACTURA
VENDEDOR FACTURA
TESORERO CLIENTE PAGO
ENTREGA PRODUCTO
S
VENDEDOR
REGISTRÓ EN KÁRDEX BODEGA
ARCHIVO TESORERO APROBACIÓN
ANALIZA Y CLASIFICA
INFORMACIÓN
COMPROBANTE INGRESO GUÍA DE REMISIÓN
CONTADOR ORIGINAL Y COPIA
GUÍA REMISIÓN COMPROBANTE
INGRESO COPIA
GUÍA DE REMISIÓN ORIGINAL
CONTADOR
GENERA COMPROBANTES
CONTABLES INGRESO
PROCESO CONTABLE
DOCUMENTOS FUENTE
SI ES NECESARIO
FUENTE: Unidades Productivas
ELABORADO POR: Autor
114
FLUJOGRAMA N° 3 VENTAS A CRÉDITO
ASOCIACIÓN “NNN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
CLIENTE
VENDEDOR CONSULTA
EXISTENCIA PRECIO
CRÉDITO
SI
POLÍTICAS DE CRÉDITO INTERESES/PLAZO
CLIENTE SOLICITA CRÉDITO
TESORERO CONCEDE
SI
CLIENTE FIRMA
FACTURA/ CRÉDITO
CONTADOR ORIGINAL Y COPIA
VENDEDOR FACTURA
ENTREGA PRODUCTO
S
VENDEDOR REGISTRÓ EN
KÁRDEX BODEGA
ARCHIVO
COMPROBANTE CRÉDITO GUÍA DE REMISIÓN
GUÍA DE REMISIÓN ORIGINAL
CONTADOR ORIGINAL Y COPIA
GUÍA REMISIÓN COMPROBANTE CRÉDITO COPIA
CONTADOR
ANALIZA Y CLASIFICA
INFORMACIÓN
GENERA COMPROBANTES
CONTABLES INGRESO
PROCESO CONTABLE
DOCUMENTOS FUENTE
FUENTE: Unidades Productivas
ELABORADO POR: Autor
115
FLUJOGRAMA N° 4
REQUISICIÓN Y COMPRA DE MATERIALES E INSUMOS
ASOCIACIÓN “NNN”
UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
UNIDAD SOLICITANTE
REQUERIMIENTO DE MATERIALES E
INSUMOS
TESORERO CONSULTA
EXISTENCIA/FONDOS
TESORERO
APRUEBA FIN
NO
COTIZA PRECIOS Y
ELIGE OFERTA
CONTADOR ORDEN DE COMPRA
VICEPRESIDENTE
APRUEBA
PROVEEDOR ORDEN COMPRA Y
FACTURA
FACTURA (ORIG) ORDEN DE
COMPRA (COP)
PROVEEDOR DESPACHA
REQUERIMIENTO
CINCO SALARIO MÍNIMOS VITALES
TESORERO Y SOLICITANTE
VERIFICA PEDIDO
CONTABILIDAD
CONTADOR
ANALIZA Y CLASIFICA
INFORMACIÓN
GENERA COMPROBANTES
CONTABLES INGRESO
PROCESO CONTABLE
DOCUMENTOS FUENTE
SOLICITANTE REGISTRÓ EN
KÁRDEX BODEGA
CINCO SALARIO MÍNIMOS VITALES
FUENTE: Unidades Productivas
ELABORADO POR: Autor
116
FLUJOGRAMA N° 5 ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE
ASOCIACIÓN “NNN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
4.2.6 ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros es el resultado final de los procesos, principios y
procedimientos contable a ser aplicados, que reflejan razonablemente las cifras
de la situación financiera y resultados de las unidades productivas. Se
denominan Estados Financieros, a los balances que se elaboraran a la
finalización de cada ejercicio contable, en base a los saldos de las cuentas que
TRANSACCIÓN
DOCUMENTO FUENTE
JORNALIZACIÓN
MAYORIZACIÓN
BALANCE COMPROBACIÓN
ESTADO DE SUPERÁVIT GANACIAS RETENIDAS
ESTADO DE SITUACIÓN FIANCIERA
ESTADO DE RENTAS Y GASTOS
BALANCE AJUSTADO
ESTADO DE SITUACIÓN FIANCIERA
MAYOR AUXILIAR
ANEXOS
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
AJUSTES
FUENTE: Capitulo I
ELABORADO POR: Autor
CRUCE DE SALDOS
ANEXOS
DOCUMENTO FUENTE
DOCUMENTO FUENTE
ANEXOS
117
resumen las transacciones realizadas. Su estructuración parte desde la base
del registro o jornalización de los documentos fuente, que posibilitan su análisis
y verificación de manera previa, coherente o posterior y resumida en el balance
de comprobación de sumas y saldos.
Balance de Comprobación.- Los estados financieros parten de este balance;
permite comprobar la correcta aplicación del principio contable “partida doble”,
la suma de los débitos y créditos de cada unas de la cuentas de mayor sea
exactamente igual, así como la suma de sus saldos. La igualdad del débito y
crédito determina que los registros del diario y mayor están correctos.
FORMATO N° 13
ASOCIACIÓN “NNN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
BALANCE DE COMPROBACIÓN
AL ............................... DE 2 ..........
N° CUENTAS SUMAS SALDOS
DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
SUMAN IGUALES
ELABORADO POR: Autor
Los Estados Financieros es el pilar fundamental de la actividad financiera de la
unidad productiva, deben prepararse con los elementos requeridos para ser
utilizados como instrumento de planificación, control, orientación y evaluación
financiera administrativa y de información contable interna y externa para la
118
toma de decisiones oportunas. Su elaboración y presentación se sustenta en
los Principios Contables, relacionados con la presentación de Estados
Financieros, así como las obligaciones legales establecidas en la Ley de
Compañías, en el reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Entre los
estados financieros básicos tenemos:
Estado de Costos de Productos Vendidos.- Determina los valores de costos
totales utilizados en el proceso de producción para la elaboración o fabricación
de un producto terminado; y su presentación se la define de la siguiente forma:
FORMATO N° 14
ASOCIACIÓN “NNN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS AL ............................... DE 2 ..........
Materiales Directos X X X X X
Mano de Obra Directa X X X X X
Costos Generales de Fabricación X X X X X
(=) COSTO DE PRODUCCIÓN X X X X X
(+) Inventario de Productos en Proceso 1/1 X X X X X
(=) COSTO DE PRODUCTOS EN PROCESO X X X X X
(-) Inventario de Productos en Proceso 12/31 X X X X X
(=) COSTO DE PRODUCTOS TERMINADOS X X X X X
(+) Inventario de Productos en Terminados 1/1 X X X X X
(=) COSTO PRODUCTOS DISPONIBLES PARA LA VENTA X X X X X
(-) Inventario de Productos en Terminados 12/31 X X X X X
(=) COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS X X X X X
f. CONTADOR f. REVISADO f. APROBADO GERENTE DIRECTIVA
ELABORADO POR: Autor
Estado de Pérdidas y Ganancias.- Denominado también “Estado de
Resultados”; se refiere a los ingresos, costos y gastos del ejercicio económico,
normalmente del año económico, la diferencia determina el resultado
económico (utilidad o pérdida) que la unidad productiva ha generado en el
período, valores que se presenta para fines de tributación fiscal. Cuando los
119
Ingresos totales son mayores a los costos y gastos totales existe ganancia;
cuando los ingresos totales son menores a los costos y gastos totales existe
pérdida. Para cumplir con los objetivos estatutarios (carácter social) y
resoluciones de asamblea general se determinara un margen de utilidad
razonable que permita incrementar su capital, pagar sus deudas contraídas,
etcétera. Su estructura es la siguiente:
FORMATO N° 15
ASOCIACIÓN “NN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS AL ................................ DE 2 .........
INGRESOS POR VENTAS NETAS X X X X X
(-) COSTO DE PRODUCCIÓN X X X X X
Materiales Directos X X X X X
Mano de Obra Directa X X X X X
Costos Generales de Fabricación X X X X X
(=) UTILIDAD BRUTA EN VENTAS X X X X X
(-) GASTOS OPERACIONALES X X X X X
Gastos Administrativos X X X X X
Gastos Ventas y Comercialización X X X X X
Gastos Financieros X X X X X
(=) UTILIDAD OPERACIONAL X X X X X
(+) INGRESOS NO OPERACIONALES X X X X X
(-) EGRESOS NO OPERACIONALES X X X X X
(=) UTILIDAD ANTES IMPUESTO, REPARTICIÓN, RESERVAS X X X X X
(-) 15% TRABAJADORES X X X X X
(-) RESERVAS LEGAL, ESTATUTARIA, FACULTATIVA X X X X X
(=) UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS X X X X X
(-) 25% IMPUESTO A LA RENTA X X X X X
(=) UTILIDAD O PÉRDIDA DEL EJERCICIO X X X X X
f. CONTADOR f. REVISADO f. APROBADO
GERENTE DIRECTIVA
ELABORADO POR: Autor
Estado de Superávit Ganancias Retenidas.- Demuestra la confirmación del
nuevo resultado obtenido que será trasladado al Balance General
120
FORMATO N° 16
ASOCIACIÓN “NN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
ESTADO DE SUPERÁVIT GANANCIAS RETENIDAS AL ............................... DE 2 ..........
SUPERÁVIT INICIAL (ANTERIOR) X X X X X
(+) UTILIDAD O GANANCIA LIQUIDA X X X X X
(-) PÉRDIDA NETA X X X X X
(-) DIVIDENDOS X X X X X
(=) SUPERÁVIT FINAL (NUEVO) X X X X X
f. CONTADOR f. REVISADO f. APROBADO GERENTE DIRECTIVA
ELABORADO POR: Autor
Balance General o Estado de Situación Financiera.- Presenta la situación
financiera y los resultados obtenidos de la unidad productiva en un momento
determinado; es decir sus recursos de operación así como sus deudas a corto o
largo plazo. Se personifica en forma clasificada sus Activos, Pasivos y
Patrimonio
En los activos se registra las cuentas con los valores actualizados a la fecha del
balance, de bienes y valores que dispone la asociación en ese momento; en los
pasivos y capital; las deudas que ha contraído la asociación a corto y largo
plazo y la aportación del capital. En los activos se ordenan las cuentas en
función de liquidez, pasivos se presentan en orden de vencimiento, en el capital
se registra primeramente la aportación del capital y a continuación la ganancia
liquida que sumará al capital o la pérdida liquida que restará al capital aportado
por la asociación.
Su estructura básica es la que se presenta a continuación:
121
FORMATO N° 17
ASOCIACIÓN “NN” UNIDAD PRODUCTIVA “NNN”
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA O BALANCE GENERAL AL ............................... DE 2 .........
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE X X X X X
Disponible X X X X X
Caja X X X X X
Bancos X X X X X
EXIGIBLE X X X X X
Clientes X X X X X
Documentos por Cobrar X X X X X
INVENTARIOS X X X X X
Inventario de Productos Terminados X X X X X
Inventario de Materia Prima X X X X X
ACTIVOS FIJOS X X X X X
NO DEPRECIABLES X X X X X
Terrenos X X X X X
DEPRECIABLES X X X X X
Edificios X X X X X
Maquinaria y Equipo X X X X X
Herramientas y Accesorios X X X X X
Muebles y Enseres X X X X X
Equipo de Oficina X X X X X
Equipo de Computación X X X X X
ACTIVOS DIFERIDOS X X X X X X X X X X
Gastos de Instalación X X X X X
TOTAL ACTIVOS X X X X X
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE X X X X X
Documentos por Pagar X X X X X
Cuentas por Pagar X X X X X
TOTAL PASIVO X X X X X
PATRIMONIO X X X X X
CAPITAL SOCIAL – APORTE X X X X X
RESERVAS X X X X X
PÉRDIDA O GANANCIA X X X X X
TOTAL PATRIMONIO X X X X X
TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO X X X X X
f. CONTADOR f. REVISADO f. APROBADO GERENTE DIRECTIVA
ELABORADO POR: Autor
122
4.3. SISTEMAS CONTABLES A IMPLEMENTAR EN LAS UNIDADES
PRODUCTIVAS
El sistema de contabilidad diseñado permite procesar todas las operaciones
financieras que efectué las unidades productivas en forma eficiente y
sustentada en función de las, normas (administrativas - organizativas),
procedimientos contables y políticas de control interno (administrativas -
contables) puntualizadas anteriormente, con el propósito de controlar
eficazmente las operaciones o actividades económicas realizadas en todo el
proceso contable.
Es indispensable que su estructura sea flexible y adaptable al medio interno y
externo de la unidad productiva y de la Asociaciones; sobre todo esté
íntimamente ligado al desarrollo organizativo y productivo del sector, de tal
forma que elimine paulatinamente al actual registro y control de “ingresos y
gastos”; esquema ancestral generalizado e impuesto por costumbres,
tradiciones, acuerdos, resoluciones, contrapuesto con el nivel de educación de
sus dirigentes o administradores y la dependencia directa de la Asociación de
Pequeños Productores del Mármol Zula
4.3.1 IMPORTANCIA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS EN LAS
UNIDADES PRODUCTIVAS
La importancia del diseño de un sistema contable en las unidades productivas
de las asociaciones en estudio radica en:
Asegurar la integridad de los datos en función del documento fuente,
previo el registro y procesamiento de las operaciones financiera.
Suministrar información contable interna (costos) y externa (financiera)
relevante, útil, oportuna y a tiempo real para la toma de decisiones
administrativas y contables en las diferentes áreas, con el propósito de
realizar una eficaz planificación y control, que permita a la unidad
123
productiva alcanzar competitividad, productividad, desarrollo y estabilidad
empresarial.
Estructurar técnicas de control interno que fortalezca los siguientes
sistemas: contable, producción, ventas y comercialización; orientadas a
salvaguardar recursos existentes, prevenir o detectar errores e
irregularidades y dotar a los directivos, gerencia e inversionistas de una
seguridad razonable.
Alentar y medir al recurso humano al cumplimiento de las normas,
políticas y procedimientos organizativos, administrativos y contables
establecidos, con el fin de promover la eficiencia en el proceso contable.
Cada unidad productiva inmersa y dependiente de una asociación es
responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los
parámetros señalados por las disposiciones legales pertinentes, principios y
normas contables legalmente reconocidas en Ecuador y a los procedimientos y
normar descritas anteriormente.
Como alternativa en la presente investigación; por su flexibilidad,
compatibilidad y estructura organizacional, la normativa y los procedimientos
contables establecidos le permite la posibilidad de acoplarse a un sistema
contable computarizado (software contable) o un sistema contable manual.
Como punto de partida en el proceso contable de las unidades productivas se
puede utilizar “Excel Contable” o cualquier “software contable” de uso frecuente
existentes en el mercado, que pueden ser adaptados a cualquier hardware
previa compra de su licencia. Entre estos tenemos:
Tmax 2.000.- Sus principales características son:
Ideal para empresas comerciales y pequeñas empresas manufactureras.
Altamente seguro para archivos de información.
Fácil de manejar
124
Safi (sistema de administración financiera).- Sus características principales
son:
Seguro y útil para ser utilizado en empresas comerciales, pequeñas y
medianas empresas.
Módulos interrelacionados altamente confiables.
Configuración sencilla para usuarios no especialistas.
Mónica versión 8.5.- Sus principales características son:
Es un asistente de negocios que permite resolver múltiples tareas
relacionada a la situación contable de la empresa pequeña o mediana.
Diseñado para servirle de una manera fácil y rápida, pero a la vez
dándole la información lo más detalladamente posible.
Permite llevar la contabilidad de 99 empresa diferentes en forma
simultánea e independiente una de otras.
Trabaja con puntos de venta.
Ofrece gran versatilidad y control en el manejo de la información, en
especial en inventarios que es altamente eficiente.
Es un programa de ordenador protegido por Convenios Internacionales y
por la legislación local. “ Technotel, INC” le concede el derecho del uso
del software “MONICA”.
El sistema contable a implementarse dependerá de la decisión que tome cada
Asociación o en conjunto, dependiendo de factor económico que dispongan, la
inversión que desean realizar, el flujo de información que procesan, el tamaño
de la unidad productiva, el recurso humano a emplear, su misión y visión
empresarial. Factores que son limitantes para implementar un sistema contable
computarizado con software patentado propio si es el caso.
El sistema contable se constituirá en el eje alrededor del cual se toman
decisiones financieras, en su esquena de funcionamiento debe realizar las
siguientes tareas:
125
Ingreso de datos.- El ingreso de datos en el sistema contable, manual o
computarizado, por parte del contado de la unidad productiva, se realizará
cronológicamente a través de un comprobante de venta u otro documente
fuente que sustente la transacción financiera u operación contable; estos
deben contener dos o más registros, a los cuales se les denominarán asientos
del diario.
Validación de datos.- Consistirá en verificar que los datos ingresos tengan
consistencia e integridad; en esta instancia se deben detectar errores de forma
y fondo que generen inconsistencia de la información en especial si se aplica un
sistema manual; en este caso se realizará un control, conjuntamente tesorero/a
y contador/a, de la secuencia y/o correlatividad numérica por fecha de
comprobante y período procesando e incluso si existe comprobantes o
documentos que se han anulado. Esto permitirá la identificación de la
transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis.
Actualización de registros.- Consiste en el traspaso de los movimientos
contables del libro diario general a cada una de las cuentas del libro mayor
general. El/la contador/a actualizará la información asiento por asiento, todos
los débitos y créditos se acumularán y se resumen en las cuentas codificadas
establecidas en el plan de cuentas.
Emisión de reportes La emisión de reportes es la función principal del sistema
contable; que consiste en el procesamiento de la información que se ha
registrado, validado y actualizado, y es responsabilidad directa del contador y
avalada por el vicepresidente y tesorero. Estos informativos que se diseñarán
en relación a las necesidades de la unidad productiva, criterio de la directiva y,
gerencia que deben estar enmarcadas en los principios y normas contables
generalmente aceptadas, los más comunes podemos mencionar: ventas,
compras, bancos y nómina.
El programa computarizado contable recomendado a utilizar en las unidades
productivas es “Mónica Versión 8.5”, software existente en el mercado, de
bajo costo, el usuario no necesita tener sólidos conocimientos de contabilidad;
126
su sistema está diseñado en ambiente de Windows y es de fácil manejo
mediante el uso del teclado y del mouse, la mayor parte de opciones son auto-
explicativas además puede realizar una factura, como documento de soporte y
control. Mónica versión 8.5 dispone de ocho módulos disponibles a utilizar y su
integración:
SE INTEGRAN ENTRE SI
NO SE INTEGRAN
Facturas Cuentas por pagar Estimado o pro forma Cuentas por cobrar Inventario Clientes – Proveedores
Contabilidad Cuentas Corrientes
Facturación.- Este módulo le permite realizar las facturas en cualquier formato
que se requiera con impuesto, a un producto o a varios; obtiene totales de
ventas por cliente, por fechas, por productos; averigua fácilmente el precio,
realiza devoluciones y descuentos; automáticamente actualiza el inventario y
cuentas por cobrar. El movimiento de los productos se registra en el kárdex
actualizando las cantidades disponibles en almacén o bodega; además tienen la
posibilidad emitir el respectivo asiento contable. Dentro de este módulo
tenemos los siguientes sub módulos: Factura, Notas de crédito – devoluciones,
Factura en lotes y Reportes/totales.
Cuentas por Pagar.- Permite manejar las compras que se realiza a
proveedores, como los pagos parciales ó totales y su saldo y fechas de
vencimiento; realiza cotizaciones para luego realizar la orden de compra y
formaliza la misma. Este modulo está integrado por Compras/débitos/créditos,
Cierre del período y Reportes varios.
Estimado y Proformas.- El módulo de estimados y proformas es usado para
cotizar precios a un cliente, no es un documento contable se utiliza para uso
interno como medida de control; es útil para enviarle al potencial cliente el costo
de una venta. El módulo esta subdivido por lista de estimado y reportes.
127
Cuentas por Cobrar (Cartera).- Este módulo le permite llevar un control de las
ventas a crédito, pagos, débitos y créditos que tiene con sus clientes al igual
que su saldo, fecha de vencimiento y los cargos financieros realizados; al cierre
del período determina cuanto debe cada uno de sus clientes. El módulo esta
subdividido en: Ventas/débitos/créditos, Cierre del período, Reportes.
Inventarios.- Este módulo le permiten manejar todo lo referente a los productos
del inventario, permite asignando códigos, conociendo en cualquier momento el
precio, el costo, y la cantidad disponible de un determinado producto, así como
la capacidad de determinar el movimiento de ítems para un período
determinado (Cuánto se vendió, montos, y otros). Crea cotizaciones, órdenes
de compra, manejar kárdex. El módulo está subdividido en: Compras,
Cotizaciones, Inventarios, Kárdex, Reportes varios y Guías de remisión con su
respectivo reporte.
Clientes/ Proveedores.- Permite obtener una lista de sus clientes ó
proveedores, consultar sus balances, saldos, pagos totales o parciales, que
producto y cantidad se ha comprado o vendido. Este módulo está subdividido
en: Clientes y Proveedores.
Cuentas Corrientes.- Le permite realizar e imprimir los cheques de la cuenta
corriente de la empresa, llevar hasta 100 diferentes cuentas corrientes, el
programa admite consultar saldos. Este módulo esta subdividido en: Chequera,
Depósitos/retiros, Consulta chequera, Cheques cobrados, Varios.
Contabilidad.- Registrar las transacciones comerciales o financieras que
realiza la empresa, se debe usar el método de 'doble entrada', ó partida doble,
es decir, se registra hacia dónde va el dinero (débitos) y de donde viene el
dinero (créditos). Para registrar las transacciones por medio del asientos
contables se utiliza el libro diario en función de las cuentas contables “Sistema
Contable”, “Plan de Cuentas” luego son transferidos automáticamente al libro
mayor, al final del período se cierran los libros, con el fin de preparar los
128
reportes financieros, y preparar las cuentas para el siguiente período contable ó
año fiscal.
Este módulo es independiente de los otros módulos, es decir, cualquier
transacción que se realiza debe ser ingresada manualmente en la parte
contable. Este módulo esta subdividido en: Plan de cuentas, Asientos
contables, Libro diario, Libro mayor, Reportes contables, Cierre del período,
Cuentas de enlace y Anexos transaccionales para el SRI.
4.3.2 CODIFICACIÓN Y DISEÑO DE CÓDIGO DE CUENTAS
El código contable es la estructura de un sistema contable que permite generar
y fluir información óptima, relevante, a tiempo real en forma sencilla y útil;
ajustándose a las necesidades de la organización y que se constituye en una
etapa en el proceso de registro de las operaciones financieras.
Independientemente de la actual normativa de la codificación contable es
indispensable que se utilice los subgrupos como mecanismo del análisis
financiero de las organizaciones como lo demuestra la clasificación siguiente:
CODIFICACIÓN CUENTAS
CUENTAS DEL BALANCE CUENTAS DE RESULTADOS
1. ACTIVO
1.01. ACTIVO CORRIENTE
1.01.01. Disponibles
1.01.02. Exigibles
1.01.03. Realizable
1.02. ACTIVO FIJO
1.02.01. DEPRECIABLE
1.02.02. NO DEPRECIABLE
1.03. OTROS ACTIVOS
1.03.01. PAGOS ANTICIPADOS
1.03.02. GASTOS DIFERIDOS
4. INGRESOS
4.01. INGRESO OPERATIVO
4.02. INGRESO NO OPERATIVO
5. EGRESOS/COSTOS
5.01. COSTOS
5.01.01. COSTOS DE PRODUCCIÓN
5.02. GASTOS
5.02.01. GASTOS OPERACIONALES
5.02.01.01 Gastos Administrativos
5.02.01.02 Gastos de Ventas
129
2. PASIVOS
2.01. PASIVO CORRIENTE
2.01.01. Corto Plazo
2.02. PASIVO NO CORRIENTE
2.02.01. Largo Plazo
3. PATRIMONIO
3.01. CAPITAL
3.02. RESERVAS
3.03. RESULTADOS
5.02.01.03 Gastos Financieros
5.02.02. GASTOS NO OPERACIONALES
Las características que se considero al realizar la codificación designada a cada
cuenta u subcuenta al diseñar el Plan de Cuentas descrito en las páginas 78 -
79 de la presente investigación son las siguientes:
Flexibilidad; el código contable esta designado de manera que permite
posteriormente agregar nuevas clasificaciones a las existentes en
relación al software que se utilice en caso de ser computarizado y a la
definición de los parámetros de cada cuenta y subcuenta que se
encuentran en el rango de 00 al 99 subdivisiones.
Clasificación; el sector financiero, grupos, subgrupos, cuentas y
subcuentas están numeradas en base al sistema métrico decimal y se
clasifico de acuerdo a normas y principios contables generalmente
aceptados. Se designo un número índice a cada grupo del Balance
General, Activo (1.), Pasivo (2.) y Patrimonio (3.) y Estado de Resultados
Ingresos (4.), Costos y Gastos (5.). En las cuentas fundamentalmente se
anotan las partidas del débito y crédito para obtener el balance general o
de resultados y generar información contable y financiera efectiva.
Jerarquización; a los grupos y cuentas se estableció subdivisiones en
subgrupos y subcuentas respectivamente, con el fin de presentar
información hasta el nivel requerido por el usuario.
130
Descripción; la denominación o titulo de las cuentas y subcuenta
contables se asocia y se establece una relación directa con la
descripción y su naturaleza; con el objetivo de facilitar el registro diario
de las operaciones y la consolidación de las cifras financieras en las
unidades productivas.
4.3.3 SISTEMAS CONTABLES POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
Los antecedentes que influyen al normal y lógico desarrollo empresarial
contable de cada organización productiva como parte de una asociación,
determina que es indispensable establecer un sistema de contabilidad por áreas
de responsabilidad donde se evalué el desempeño del recurso humano en
función de las metas y objetivos de la institución y la gestión administrativa de
los directivos específicamente en el área de contabilidad, como columna
vertebral de la gestión financiera de las unidades productivas.
La evaluación del recurso humano por parte del nivel jerárquico inmediato en
relación al nivel de autoridad y responsabilidad, está orientada a valorar la
capacidad profesional, experiencia, honestidad, esfuerzo, carácter, habilidad y
cumplimiento de las funciones asignadas, metas y objetivos alcanzados por
áreas de responsabilidad como parte de un todo denominada “unidad
productiva”.
El objetivo especifico establecido en la presente investigación es: “Implementar
sistemas y procedimientos contables financieros por áreas de responsabilidad
(compras, producción, ventas, comercialización) que consolide el control
interno, alcance eficiencia y efectividad en las operaciones, facilite la
elaboración de presupuestos, estados financieros y definan la toma de
decisiones óptimas”. Este objetivo conjuntamente con lo descrito y normalizado
anteriormente en la estructura organizacional propuesta en la página 62;
principios, procedimientos y sistemas contables se complementan entre sí para
generar resultados en el área de producción, financiera y comercial, que
internamente tienen actividades propias pero vinculadas entre sí.
131
ÁREA DE PRODUCCIÓN.- Las organizaciones en estudio transforman materia
prima o complementan productos semielaborados en forma total o parcial para
obtener productos terminados; en esta área se debe considerar:
El personal designado por la organización es responsable directo del
uso, control, destrucción o pérdida de las existencias, insumos,
materiales y productos terminados y solidariamente el jefe de producción
y tesorero quienes deben hacer cumplir las disposiciones,
procedimientos y políticas organizacionales parar alcanzar los resultados
o metas establecidas en base al pronóstico de ventas u órdenes de
pedido.
La calidad, garantía y plazos de entrega de productos terminados en
relación al costo beneficio alcanzado por ordenes de producción
comparados con los resultados arrojados antes de implementar este
sistema contable, permitirán establecer parámetros medibles para el
personal que labora en esta área.
Las órdenes de requisición diseñadas para materiales e insumos en
compras y para el proceso productivo y el registro en kárdex
incrementará el uso correcto y debido de estos.
ÁREA FINANCIERA.- La aplicación del sistema contable en esta área tiene
como propósito controlar los recursos económicos financieros y la aplicación de
los procedimientos y principios contables de las unidades productivas como
puntal principal en la toma de decisiones con el objetivo de alcanzar
productividad, rentabilidad y estabilidad empresarial. Dentro de esta área se
deben considerar las siguientes actividades que realizan el recurso humano
designado por la asociación en asamblea general o contratada en el caso del
contador:
132
Administración y control del efectivo realizado por el vicepresidente y
tesorero, este último como persona responsable directa de este recurso
con relación a lo presupuestado, al ingreso y egreso realizado en la
actividad normal de la organización o unidad operativa.
Cumplimiento estricto de políticas, procedimiento, normas y principios
contable por el contador y tesorero en base a lo establecido en la
presente investigación y aprobadas por el gerente conjuntamente con la
directiva; tales como: utilización de cuentas de control, registros
específicos y únicos de contabilidad, uso de formularios, división de
procesamiento de cada transacción, depósitos inmediatos e intactos, y
otros.
Selección del personal idóneo por medio de la aplicación de pruebas;
vicepresidente, tesorero y vendedores, elegido por la Asamblea General;
designándoles funciones específicas, estableciendo responsabilidades
delimitadas y segregándoles las de carácter incompatible.
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN.- Esta área tiene como propósito fijar políticas
de comercialización, distribución y ventas de productos terminados o
semielaborados en función de la información proporcionada por las áreas de
producción y finanzas, las que le permitirán tomar decisiones acertadas en esta
área; debemos considerar:
Fijación y depuración de políticas de precios, ventas y crediticias como:
intereses, plazos, monto, descuentos, transporte, para los actuales y
potenciales clientes, establecidas por la gerencia y aprobadas por
directorio; reguladas por el tesorero y contador(a) en especial a monto de
crédito y pagos, con el propósito de generar circulante.
El Presidente de la Asociación conjuntamente con el gerente deberá
realizar un estudio de mercado e identificar nichos de mercado de
potenciales demandantes y establecer un verdadero pronóstico de ventar
133
y permitir incrementar la demanda, como principal variable de
evaluación. El vendedor es el responsable de la entrega del producto
terminado, previo la facturación por parte del contador y pago en
tesorería.
Para que no exista desvió de fondos y se cumpla con el control de
recurso es imprescindible que el personal designado en esta área
cumpla con las funciones establecidas en el orgánico funcional descrito
anteriormente y decisiones que la asamblea general de socios, directiva,
gerencia aprueben.
4.3.4 REGISTRO DE OPERACIONES EN LAS UNIDADES PRODUCTIVAS
El registro de las operaciones en las unidades productivas, se fundamenta en
los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas de
Contabilidad Financiera, Normas Internacionales de Contabilidad, Código
Tributario, Ley Orgánica de Régimen Tributario y se sujetan en lo que es
aplicable en los Instructivos/ Manuales promulgados por cada uno de los
Proyectos Financiados/Ayudas por los Cooperantes Nacionales o
Internacionales.
F. CATACORA en su libro titulado “Sistemas y Procedimientos Contables”
establece que los registros se constituyen en la memoria permanente de toda
empresa, muestra todo lo que sucedió en un período y refleja los cambios en
los activos, pasivos y patrimonio; afirma que todas las decisiones empresariales
giran alrededor de la información financiera que se desprende de los registros
contables y son importantes por las siguientes razones:
Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de las operaciones o
alguna operación especifica.
Son la fase para la elaboración de los estados financieros.
Ayuda a tomar decisiones en las diferentes áreas de la empresa.
134
Las cuentas a registrarse dentro del sistema contable se ordenarán y
clasificarán de acuerdo a las operaciones financieras realizadas en:
1. Cuentas Reales; son aquellas que se utilizan para el registro de todas
las transacciones que afectan directamente a un balance general;
activo, pasivo y patrimonio y representan los bienes u obligaciones
establecidas por las unidades productivas.
2. Cuentas nominales; registrarán las modificaciones al patrimonio de la
empresa por concepto de aumentos o disminuciones durante un
período y están sujetas a un proceso de cierre periódico, entre estas
están las cuentas de ingresos, cuentas de costos y cuentas de gastos o
egresos.
3. Cuentas de orden; son cuentas que no afectan al activo, pasivo y
patrimonio o las operaciones del periodo, pero significan alguna
responsabilidad para la empresa y es necesario establecer cierto
control sobre ellas; se las representarán al pie del balance general, las
deudoras en el activo y las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio.
Las más comunes en el sector de estudio son las mercaderías en
consignación, valores recibidos y entregados en garantía.
La cuenta es el medio de registro en los libros contables de las operaciones o
transacciones financieras que generaran las unidades productivas contables por
el método modificado que establece que los ingresos se registran al momento
de recibirse y los gastos en el momento en el que se incurre en la obligación de
pago. Los principales libros contables son los siguientes:
Libro Diario General.- Se registrará en forma cronológica, todas las
operaciones contables de la unidad productiva que se sustenten por un
documento legal, comprobantes de venta o documentos complementarios
determinados por el S.R.I. que revelen o evidencien la operación susceptible de
jornalización, este registro se denomina asiento contable.
135
Libro Mayor General.- Una vez contabilizadas las transacciones comerciales
son transferidos todas las cuentas y movimientos que son registrados en el libro
diario. Habrá tantas cuentas en el libro mayor como número de cuentas utilice la
empresa. El número de éstas, dependerá de la codificación prevista en el Plan
de Cuentas, y las que vayan incorporando según las necesidades de la Unidad
Productiva.
Registro Auxiliares.- Se constituyen en elementos indispensables en el control
de las operaciones contables entre estos tenemos:
Libro Auxiliar de Caja.- Registra las entradas y salidas de dinero en
efectivo y permite conocer el saldo con el que dispone la Unidad
Productiva luego de haber efectuado cada transacción.
Libro Auxiliar de Bancos.- Registra los depósitos o retiro de dinero que
se realiza en el banco
Libro Auxiliar de Inventarios de Mercaderías.- Registra y controla los
ingresos (compras o productos terminados o en proceso) y egresos
(venta de productos terminados, materiales e insumos) separadamente
para cada tipo de producto que comercializa. Para el control y registro se
utiliza las tarjetas kárdex por medio de los comprobantes de compra o de
venta, luego de cada jornalización en el diario general. El control y
registro de los productos terminados se utilizará el método promedio
ponderado; que consiste en obtener un precio unitario promedio en cada
movimiento que se registra en la tarjeta de control, dividiendo el valor
para la cantidad. Este egreso se valora con el último precio unitario
promedio establecido.
4.4. CONTROL INTERNO A IMPLEMENTAR EN LAS UNIDADES
PRODUCTIVAS
136
En la presente investigación se pretende determinar y aplicar procesos y
procedimientos administrativos y financieros que permitan reducir el grado de
errores y posibles fraudes y su impacto que básicamente se da en la
autorización, ejecución, registro y control de cada tipo de operaciones
financieras y la custodia de fondos, valores y bienes que están asignadas a
personas distintas, cuya designación es definida en forma general dentro de la
estructura orgánica y se detalla específicamente cada uno de los formas que se
seguirán para su ejecución con la finalidad de evitar actos irregulares, logrando
una verificación oportuna, continua y posterior de éstas operaciones.
En todo proceso de jornalizar, validar, procesar y emitir información contable,
está inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que
los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que
refleja las cifras; representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de
un sistema contable y permite certificar la información para la toma de
decisiones en forma eficiente y efectiva con objetivos a futuro que se determina
por:
Integridad.- Asegurará que se registren todas las transacciones en el período
al cual corresponden.
Existencia.- Permite certificar que solo se registren operaciones que afecten la
entidad, por ejemplo: Cuentas por cobrar, depreciaciones, costo de ventas,
ingresos no operacionales, y otros.
Exactitud.- Las operaciones se registran por el valor que realmente
representan, avalúan o estiman; es indispensable que sea establecida en el
momento en que se captura la información fuente o se genere la transacción.
Autorización.- Debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de
una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.
Custodia.- Se trata de controlar el uso o disposición no autorizada de los
137
activos de la empresa. La responsabilidad directa corresponde a las personas
de la unidad designada previa acta de entrega y recepción.
El control interno a implementarse no se limitará únicamente a la confiabilidad
de las cifras que arroja el sistema contable y que son reflejadas en los estados
financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos
contables y administrativos para la toma de decisiones a futuro.
Controles Internos Administrativos.- Generalmente no tiene relación directa
con las cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivo básico
establecer metas y objetivos organizacionales, métodos y procedimientos
relacionados con la eficiencia de las operaciones y políticas gerenciales. Para
establecer un control interno administrativo los directivos y el gerente deben
considerar y establecer:
Normas de rendimiento del personal por niveles de responsabilidad.
Separación de funciones incompatibles por unidades y tareas.
Cumplimiento de metas presupuestarias en especial de ventas y
producción.
Generación de información útil, confiable y oportuna en cada nivel.
Evaluación de objetivos administrativos a nivel de dirección y áreas.
Políticas de reorganización interna y conexa por áreas de
responsabilidad.
En el control administrativo se deberán considerar a los activos fijos que se
constituyen como los bienes que tienen una vida útil superior a un año, un
costo individual de adquisición, fabricación, estimación o avalúo superior a
$100,00 a la fecha de su registro o ingreso. Los bienes no considerados activos
fijos, sujetos a control administrativo, son los suministros e insumos, proyectos,
libros, planos y revistas, las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarán
directamente al gasto.
138
La responsabilidad directa por el uso y conservación de esta clase de bienes,
corresponde a las personas de la unidad designada que le entregaron en
custodia uso o para el desempeño de sus funciones, quedando por lo tanto
prohibido su utilización para fines particulares quiénes en coordinación con el
vicepresidente y contador(a) mantendrá actualizados y codificados en cada
toma física; personas que mediante un informe por escrito dejarán constancia
de los actuado. Para realizar el control de estos bienes se utilizará el inventario
de activos fijos y kárdex.
Controles Internos Contables.- Tiene relación directa sobre las cifras de los
estados financieros e incluye los siguientes: Autorización de las operaciones,
métodos y procedimientos relacionados con la protección de activos y asegurar
la exactitud de los registros financieros mediante la aplicación de:
Aplicación de procedimientos, principios y normas contables.
División de procedimientos de cada transacción.
Responsabilidad delimitada en el proceso contable.
Utilización de cuentas de control conciliación de auxiliares con mayores.
Niveles de aprobación comprobantes contables.
Perfiles de seguridad del sistema contable.
Políticas contables emitidas.
Manejo restringido del efectivo o circulante.
4.4.1 MÉTODOS DE DOCUMENTACIÓN Y EVALUACIÓN
La unidad productiva como parte de la asociación deberá necesariamente
disponer de evidencia documental suficiente, pertinente y legal que sustente las
operaciones administrativas y financieras; que facilite su verificación,
comprobación y análisis antes, durante y después de su realización
Corresponde al vicepresidente, gerente y contador(a) de la asociación
establecer la existencia de un archivo adecuado y seguro para la conservación
y custodia de la documentación sustentatoria, tales como actas, ingresos de
139
caja, comprobantes de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que
deben ser archivados en forma cronológica y secuencial, lo que se mantendrán
durante el tiempo que fije las disposiciones legales y vigentes, en este caso de
siete años.
La documentación de uso permanente y eventual generalmente de un trimestre
atrás se archivará en un solo lugar; el calificado como histórico que ha perdido
su valor por dejar de tener incidencia legal, financiera, estadística o de otra
índole se conservará debidamente empastada y foliada cuya responsabilidad
recae directamente en el presidente, secretario y tesorero. La evaluación,
destrucción o incineración de los expedientes que no se utiliza se efectuará
mediante la intervención de una comisión integrada por el representante de la
comunidad, de la corporación (organización de segundo grado) y el directorio
previo su análisis, períodos de conservación, registro en actas del número de
carpetas o de hojas y su contenido a incinerar.
La evaluación del control interno por parte de los niveles de autoridad y
responsabilidad se lo realizará por medio de cuestionarios, que consiste en
formular preguntas agrupadas por áreas, cuentas, unidades, procesos,
funciones, tareas designadas y responsabilidades; complementario a esto se
deberá examinar sus documentos, registros, observar sus actividades
operacionales realizadas y sus metas alcanzadas.
4.4.2 PROCESO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS, CUENTAS POR
PAGAR Y PRODUCCIÓN
Estos procesos o actividades forman parte del ciclo del negocio o de la unidad
productiva; que no es otra cosa el tiempo en el cual el efectivo invertido por un
empresa completa todos los procesos del negocio hasta convertirse
nuevamente en efectivo; las unidades productivas como parte de una
organización denominada asociación invierte su circulante en materiales e
insumos que los incorpora en el proceso productivo para obtener productos
terminados para venderlos en efectivo o a crédito; cuentas por cobrar, que se
convierte posteriormente en efectivo.
140
Las compras y cuentas por pagar corresponden a las actividades realizadas por
la unidad productiva para adquirir servicios, materia prima e insumos para sus
operaciones de transformación a menor costo, entrega y financiamiento y de
calidad.
PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compra en la unidad productiva se inicia con la necesidad de
adquirir un bien o servicio y culmina con la adquisición y pago; obligatoriamente
debe seguir las siguientes etapas:
Recepción de la solicitud de requisición flujograma N° 4 (página 115);
emitida a tesorería base a una necesidad; funcionario que verificar su
requerimiento, determinar la existencia de fondos y la aprobación del
señor vicepresidente, quien solicitará al contador elaborar la orden de
compra.
Emisión de la orden de compra; se solicita al proveedor el
abastecimiento de un bien o servicio considerando costo, cantidad,
calidad, entrega y financiamiento.
Aprobación de la orden de compra; la determina el vicepresidente previa
verificación de fondos a tesorería.
Envió de orden de compra; el tesorero es el encargado de realizarla si no
supere los cinco salarios mínimos vitales,
Recepción de los bienes y servicios, el tesorero es el encargado de
verificar y recibir el bien o servicio conjuntamente con el solicitante de la
compra en base a la orden de compra emitida y a la factura entregada
por el proveedor.
Registro de la entrada del bien recepción del servicio; el registro lo
realizará el solicitante en sus kárdex e inventarios en base a la factura y
orden de compra
141
Pago del bien o servicio recibido; el tesorero es el funcionario encargado
del pago en efectivo si existe los fondos disponibles o a crédito previo
acuerdo de financiamiento.
Registro del pago; la factura y la copia de la orden de compra se remite a
la unidad de contabilidad para registro y constancia de la operación y las
condiciones establecidas de mutuo acuerdo y a la orden de compra.
PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por pagar comúnmente conocidas como “proveedores” cuando se
trata del giro del negocio, que se constituyen en obligaciones adquiridas por las
unidades productivas que deben ser registradas por el monto exacto de la
obligación y respetar las condiciones de pago establecidas y firmada por el
tesorero, funcionario que deberá cubrir la cuota o cuotas de pagos previa
notificación al vicepresidente y enviar los documentos de soporte como
constancia del pago efectuado a la sección contabilidad para su registro
contable y determinar su saldo a la fecha por medio de la conciliaciones
mensuales de las cuentas por pagar individuales de cada proveedor con la
cuenta del libro mayor general. Esta conciliación debe conservarse como
evidencia de que el procedimiento se realizó y como medio para localizar
errores y poder enmendar a tiempo.
PROCESO DE PRODUCCIÓN
La actividad de producción es la razón de la existencia y estabilidad de la
unidad productiva como parte principal generadora de ingresos de la
asociación, es la encargada de transformar la materia prima e insumos en
productos terminados para su comercialización y venta. El proceso de
producción es la base en que se fundamenta el sistema de costos de la unidad
productiva para determinar costo de producción, costo total de inversión y
precio de venta de productos terminados; este proceso o ciclo incluye las
siguientes etapas:
142
Planificación de la materias primas e insumos en función de las ordenes
de pedido existente y ventas planificadas, con el propósito de que no
exista desabastecimiento y realizar el proceso productivo normalmente.
El funcionario directamente responsable es el jefe de producción quien
enviará los requerimientos necesarios a tesorería para su análisis y
aprobación.
Planificación de la producción en relación a las órdenes de pedido
solicitadas y al pronóstico de ventas, los responsables directos es el
presidente y gerente con un estudio de mercado.
Control de inventarios es el seguimiento escrupuloso de la cantidad de
ingresos y egresos de insumos y materia prima que se utiliza y maneja
en el proceso productivo y de productos terminados mediante el uso de
kárdex; el responsable es el jefe de producción de la verificación y
registro de la información generada en relación a la cantidad entregada
de productos terminados a la sección venta previo el cálculo del precio
de venta y es el vicepresidente y contador(a).
Los productos terminados se entregarán a la sección ventas mediante un
registro pre numerado de inventarios verificada y firmada por el jefe de
producción y avalizada por el gerente. El vendedor procederá a registrar
en kárdex y archivarlos como medida de custodia y responsabilidad.
4.4.3 PROCESOS DE FACTURACIÓN Y DE CUENTAS POR COBRAR
Este proceso de facturación y cuentas por cobrar “clientes” es conocido como
ingresos y cobros por ventas realizadas; es el origen principal de ingresos o
circulante que disponen las unidades. Para realizar la comercialización de los
productos terminados el gerente y directivos, en especial el vicepresidente y
tesorero, deben considerar si las ventas se van a efectuar:
Al por menor; directamente al consumidor en las ferias de Totoras,
Guamote, Riobamba o Alausí, el precio de venta referencial estará en
143
relación a la oferta y demanda existente en el mercado, que no será
inferior al consto de inversión total.
Al por mayor; productos vendidos a distribuidores en grandes cantidades
que por su volumen y constancia de compra recibirán descuento del 3%
del precio de venta. El transporte es por cuenta y riesgo del demandante,
la asociación es responsable de emitir una factura y guía de remisión que
sustente la transferencia y traslado del bien en forma licita.
De contado; considerando el volumen de ventas se efectuará descuentos
que no superen al 2% al precio de venta, siempre y cuando el cliente sea
habitual.
A crédito; si el pago total no supera los 30 días calendario no existirá
pago de interés, caso contrario se cobrará el 2% sobre el monto del
crédito. Si los pagos son parciales en cuotas pero no mayor a 90 días el
interés deberá ser del 3%. En los dos casos, el demandante está en la
obligación de cubrir en efectivo el 12% del Impuesto al Valor Agregado
“IVA”. La garantía por el crédito concedido será los pagarés y garantía
personal, personas que se constituyen en deudores solidarios del
adeudado.
La facturación de ventas y las cuentas por cobrar, flujograma N° 2 y 3, páginas
113 y 114 respectivamente, están relacionadas entre sí por generar ingresos
que es el recurso que debe ser rigurosamente controlado y obligatoriamente se
debe realizar lo siguiente:
Preparar la orden de venta; previa verificación en kárdex de la existencia
de productos terminados o confirmación física por parte del vendedor.
Pago al contado; si es el caso el contador prepara la factura, el original
es para el comprador para que cancele su compra al tesorero,
funcionario que emite su comprobante de ingreso y la copia de este
envía a la sección de contabilidad.
144
Aprobación del crédito; en el caso de que la venta sea a crédito el
tesorero es el responsable directo de la aprobación del crédito su
aplicación de las políticas crediticias. El contador elabora la factura y el
documento crediticio, el comprador firma y procede al retiro de la
mercadería.
Entrega de la mercadería; el vendedor verifica que en la factura original
entregada por el comprador conste la firma del tesorero y la autorización
de entrega de los productos y compara con la copia de la factura, si no
existe problema alguno procede a la entrega. Con la copia de la factura
realizará los registros correspondientes en kárdex y enviará la copia a
contabilidad.
El contador con el comprobante de ingreso o el de crédito y la copia de la
factura enviada por el vendedor analiza y clasifica la información,
generando comprobantes contables y procede a su registro en los libros
correspondientes incluido el auxiliar de clientes si la venta es a crédito.
La recaudación de cuentas por cobrar; el tesorero es el único responsable del
cobro de la ventas a crédito quien emitirá un comprobante de ingreso del
efectivo; la copia enviará a la sección contabilidad para su análisis, clasificación
y registro en libros generales y auxiliares el contador procederá a notificar su
saldo al cliente. En caso de existir ampliación del crédito por parte del cliente la
única persona autorizada para hacerlo por escrito es el vicepresidente.
Para que el control interno de los documentos por cobrar sea eficiente y efectivo
se debe exigir a los directivos que se divida las funciones y que ningún
empleado debe realizar una actividad o transacción de principio a fin, el
custodio de los documentos “gerente” no tenga acceso al efectivo ni a los
registros generales de contabilidad, el contador emitirá un informe mensual a
tesorería de los saldos conciliados de los deudores y la cancelación de los
documentos no cobrados deberán aprobarse por escrito por los funcionarios
responsables, vicepresidente y gerente, quienes deben darles seguimiento.
145
La aplicación de pruebas se constituye en una medida de control en este tipo de
operaciones o transacciones específicas de custodia, administración y
recaudación de fondos, cuentas bancarias, aprobación de créditos o de
naturaleza similar.
La prueba puede ser de distintas naturaleza y aplicadas de diferentes maneras
dependiendo de la cada operación que necesita ser evaluada, las que se puede
aplicar en las unidades productivas bajo la responsabilidad del contador y
vicepresidente están:
Arqueos sorpresivos de caja
Constancia documental de recaudaciones
Depósitos de los ingresos
Conciliaciones Bancarias
Control previo al pago
Constatación física de existencias
Confirmación de saldos por deudores y acreedores
Confirmación de saldos por prestatarios
Análisis de cuentas
4.4.4 PROCESOS DE CONTROL DEL RECURSO HUMANO
El recurso humano básicamente es designado por asamblea general de socios
y socias mediante el análisis por parte del directorio y gerente, de su perfil
personal (socias y socios) y profesional (personal a contrato) del aspirante en
relación al cargo a desempeñar. El control interno del recurso humano
básicamente se debe enfocar en dos áreas:
1. Fomentar la eficiencia operacional, y,
2. Salvaguardar los activos.
En la presente investigación se determina funciones, en base de estás; los
directivos de cada organización establecerán parámetros de, selección e
146
ingreso de personal mediante procedimientos de selección idónea que están
orientados a evaluar la capacidad profesional, experiencia, honestidad,
carácter, responsabilidad, habilidad y sobre todo que cumplan estrictamente
con el perfil designado para el cargo a desempeñar.
Los responsables directos serán los directivos y el gerente, quienes
comunicarán a la asamblea general de socios y socias del proceso aplicado y
su selección del personal a contrato en la unidad productiva como es el caso
del, gerente, jefe de producción y contador(a) para su aprobación. Profesionales
que deben demostrar capacidad, profesionalismo, carisma y don de gentes con
relación a las persona del medio en el que va a laborar.
El personal asignado socio/a de la asociación debe estar en condiciones de
cumplir a cabalidad sus funciones y responsabilidades asignadas en especial
en la sección de producción y ventas, en muchos de los casos tienen
experiencia en labores similares. El tesorero electo de las asociaciones y
designado a la unidad productiva tiene experiencia y capacitación en manejo de
fondos provenientes de proyectos comunitarios; aptitud relevante para
desempeñar su función.
El personal asignado y a contrato debe enmarcarse en los objetivos y metas
previstas por los directivos de las unidades productiva y cumplir estrictamente
con las funciones y responsabilidades asignadas y delimitadas y aplicar
normas, procedimientos y políticas establecidas en la presente investigación y
las dispuestas por directorio y asamblea general con el propósito de alcanzar
productividad, desarrollo y estabilidad empresarial.
El responsable directo del control de asistencia del personal es el secretario de
la asociación, de hacerles cumplir sus funciones y responsabilidades es el
vicepresidente y de establecer sanciones es el presidente previa notificación y
aprobación de asamblea general de socios/as
147
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula
“APPROMARZULA” proporciona asistencia técnica y capacitación en las
áreas de organización, administración, finanzas y contabilidad a sus
organizaciones fraternas con el propósito de que adquieran estabilidad
administrativa financiera y desarrollo productivo
Los indígenas del sector Totoras de la parroquia Achupallas, se agrupan
en organismos de primer grado y segundo grado para realizar
autogestión comunitaria mediante la elaboración y ejecución de
proyectos productivos y rentables mediante convenios con instituciones y
organismos nacionales e internacionales.
Las organizaciones del sector Totoras parroquia Achupallas cantón
Alausí mediante convenios bilaterales busca recursos internacionales por
intermedio de Organismos no Gubernamental; recursos que son
empleados en beneficio social, mejorando las condiciones de vida e
intelectuales de sus asociados y del sector.
Las Asociación Nueva Vida, Asociación Inti Ñan, y Asociación Inga Ñan.
mantienen una débil organización administrativa, financiera y contables
en sus unidades productivas lo que dificulta alcanzar estabilidad
financiera y madurez empresarial.
En las unidades productivas, a la contabilidad no se utiliza como medio
eficiente y efectivo para la toma de decisiones; se la mira como datos
acumulados de ingresos y egresos que se justifiquen mediante un
informe en Asamblea General, de lo que la directiva o tesorero ha
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invertido o realizado con el dinero y establecer un saldo positivo; caso
contrario, si es negativo es procede a realizar auditoria con los recursos
por parte de la comisión asignada conjuntamente con los directivos de
las corporaciones.
El análisis de campo determinó que en las asociaciones no existe una
estructura contable definida lo que impide proyectar costos reales de los
recursos utilizados; la actividad de ingresos y egresos, se debe
exclusivamente a la iniciativa y entendimiento del dirigente nominado por
asamblea general cuyo nivel de educación es primarias.
La actividad productiva es una acción complementaria a la agricultura y
ganadería, lo que se determina que existe infraestructura y maquinaria
instalada ociosa y subutilizada.
La débil estructura organizacional, contable y financiera, no es autónoma
e independiente; por cuanto las decisiones giran alrededor de las
directivas de la comunidad o de las corporaciones u organismos de
segundo grado que se constituyen en la máxima autoridad del sector.
5.2 RECOMENDACIONES
La Asociación de Pequeños Productores de Mármol Zula dando
cumpliendo con las resoluciones de asamblea general de las
corporaciones y al pedido de sus organizaciones fraterna, la presente
investigación deberá ser socializada y sugerir su aplicación inmediata
para que las unidades productivas alcancen desarrollo, crecimiento,
productividad y competitividad.
Es indispensable reorganizar la estructura de las asociaciones y reactivar
las unidades productivas como medio permanente de ingresos y
alternativa de trabajo; con el propósito es alcanzar autonomía
administrativa y financiera.
149
Es imprescindible que el sistema y los procedimientos contables y
financieros se implanten y utilice en el menor tiempo posible en las
unidades productivas; considerando que el sistema contable es la
columna vertebral alrededor del cual se nueve los sistemas de
producción, ventas, administración y finanzas.
El uso correcto y permanente de la presente investigación permitirá
orientar la acción de los dirigentes indígenas a reducir las deficiencias
existentes en relación beneficio costo, sistemas de producción, ventas,
administración, finanzas y tributación.
Los procedimientos organizativos contables por áreas de responsabilidad
(compras, producción, ventas, comercialización) consolidará el control
interno y facilitará la elaboración de presupuestos y definan la toma de
decisiones óptimas
El uso eficiente y efectivo permitirá la correcta elaboración de informes
financieros con miras tributarias; y, para el conocimiento de otras
entidades nacionales e internacionales correlacionadas o financiadoras,
que por convenios y acuerdos corresponda.
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ANEXOS