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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y

AUDITORIA

Tesis de grado previo a la obtención del título de:

LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA – CONTADOR PÚBLICO

TEMA DE TESIS:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LOS BIENES DE

LARGA DURACIÓN DEL COLEGIO NACIONAL TÉCNICO INDUSTRIAL

“JAIME ROLDOS AGUILERA”

Autora:

TANYA BEATRIZ MOLINA BAZURTO

Directora de Tesis:

DRA. PAQUITA SALAZAR

Quito – Ecuador

2013

ii

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LOS BIENES DE

LARGA DURACIÓN DEL COLEGIO TÉCNICO INDUSTRIAL “JAIME

ROLDÓS AGUILERA”.

Dra. Paquita Salazar

DIRECTORA DE TESIS ________________________________

APROBADO

PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ________________________________

MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________

MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________

Quito,…..de……………………….2013.

iii

El contenido del presente trabajo, es responsabilidad de la autora.

_________________________________

Tanya Beatriz Molina Bazurto

C.C. 170965538-3

Autor: TANYA BEATRIZ MOLINA BAZURTO

Institución: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

Título de Tesis: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL

MANEJO DE LOS BIENES DE LARGA

DURACIÓN DEL COLEGIO TÉCNICO

INDUSTRIAL “JAIME ROLDOS AGUILERA”.

iv

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS

Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por la

señora: TANYA BEATRIZ MOLINA BAZURTO, cuyo tema es: SISTEMA DE

CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LOS BIENES DE LARGA

DURACIÓN DEL COLEGIO TÉCNICO INDUSTRIAL “JAIME ROLDÓS

AGUILERA”, ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes,

por lo cual autorizo su respectiva presentación.

Particular que informo para fines pertinentes

Atentamente.

____________________________

Dra. Paquita Salazar

DIRECTORA DE TESIS

v

Dedicatoria

Esta tesis se la dedico a mi Dios quién supo guiarme por el camino, darme fuerzas para

seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a

encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.

A mi familia quienes por ellos soy lo que soy. He recibido su apoyo, consejos,

comprensión, amor, ayuda en los momentos difíciles. Me han dado todo lo que soy

como persona, mis valores, mis principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia,

mi coraje para conseguir mis objetivos.

A mis hermanos por estar siempre presentes, acompañándome para poderme realizar. A

mi sobrina Nathaly quién ha sido y es una motivación, inspiración y felicidad.

Tanya Beatríz

vi

Agradecimiento

Agradezco a Dios por darme la vida y guiarme por cada paso que doy, a la Universidad

Tecnológica Equinoccial por haberme facilitado el ingreso a estudiar en tan prestigiosa

Institución y lograr una meta que me tracé como el de ser Licenciada en Contabilidad y

Auditoría (CPA), también agradezco a la Dra. Paquita Salazar por su apoyo en la

Dirección de mi tesis, al Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” por

facilitarme para el desarrollo del presente trabajo y a mi hijo Kevin por estar ahí

siempre apoyándome.

Tanya Molina Bazurto

vii

INDICE DE CONTENIDO

TEMA PAG.

Portada i

Sustentación y Aprobación de los Integrantes del Tribunal ii

Responsabilidad del Autor iii

Aprobación del Director de Tesis iv

Dedicatoria v

Agradecimiento vi

Índice vii

Índice de Anexos xii

Índice de Tablas xiii

Índice de Gráficos xiii

Resumen Ejecutivo xiv

Executive Summary xv

CAPITULO I: PROBLEMA DE LA INVESTIGACION 1

1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS 1

1.1.1 ¿POR QUÉ SE CREÓ EL COLEGIO JAIME ROLDÓS AGUILERA? 2

1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN 3

1.2.1 Importancia 3

1.2.2 Justificación 3

1.3 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 5

1.3.1 Factor Espacial 5

1.4 OBJETIVOS 5

1.4.1 Objetivo General 5

1.4.2 Objetivos Específicos 5

1.4.3 Idea a defender 6

1.5 VARIABLES DE ESTUDIO 6

1.5.1 Variable Independiente 6

1.5.2 Variable Dependiente 6

viii

CAPÍTULO II: MARCO REFERENCIAL 7

2.1 MARCO TEÓRICO 7

2.1.1 Empresa 7

2.1.1.1 Clasificación de las empresas 9

2.1.2 Contabilidad 10

2.1.2.1 Clasificación 11

2.1.3 Contabilidad Gubernamental 13

2.1.3.1 Características de la contabilidad Gubernamental 13

2.1.3.2 Proceso Contable 15

2.1.3.3 La Cuenta y el Catálogo General de Cuentas 15

2.1.4 PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 16

2.1.5 MEDICIÓN ECONÓMICA 16

2.1.6 IGUALDAD CONTABLE 17

2.1.7 BIENES DE LARGA DURACIÓN 18

2.1.7.1 Concepto 18

2.1.7.2 Clasificación 19

2.1.7.2.1 Inversiones en Bienes de Larga Duración 19

2.1.7.2.2 Bienes de Administración 19

2.1.7.3 Alcance 20

2.1.7.4 Aspectos Generales 20

2.1.7.5 Valorización 20

2.1.7.6 Erogaciones Capitalizables 21

2.1.8 DEPRECIACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN 21

2.1.8.1 Alcance 21

2.1.8.2 Vida útil 21

2.1.8.3 Valor Residual 22

2.1.8.4 Método del Cálculo 22

2.1.8.5 Contabilización 23

2.1.8.6 Control de Bienes de Larga Duración 24

2.1.8.7 Limitación al alcance 24

2.1.9 PLAN DE CUENTAS, CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS

BIENES DE LARGA DURACIÓN 25

2.1.9.1 Generalidades 25

2.1.10 Codificación (códigos de barra) 28

2.2 MARCO LEGAL 29

ix

2.2.1 Normativa del Sistema De Administración Financiera 29

2.2.1.1 Principios Generales de la Administración Financiera 30

2.2.1.2 Entes Financieros 30

2.3 Modelo de Gestión Financiera 30

2.3.1 Unidad de Administración Financiera (UDAF) 31

2.3.2 Unidad Coordinadora (UC) 31

2.3.3 Unidad Ejecutora (UE) 32

2.3.4 Principios 32

2.3.4.1 Período de Gestión 32

2.3.4.2 Consistencia 33

2.3.4.3 Exposición de Información 33

2.3.4.4 Importancia Relativa 34

2.3.5 Observancia del Ordenamiento Legal 34

2.3.6 Obligatoriedad del Sistema de Administración Financiera “SAFI” 34

2.3.7 Disposiciones Legales 35

2.3.8 Manual de Contabilidad Gubernamental 37

2.3.9 Constitución Política de la República del Ecuador 37

2.3.10 Reglamento General de Bienes del Sector Público 37

2.3.11 Normativa de Contabilidad Gubernamental 38

2.3.12 Control Interno 38

2.3.13 Componentes de Estructura del Control Interno 39

2.3.13.1 Ambiente de Control Interno 39

2.3.13.2 Evaluación del Riesgo 40

2.3.14 BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO 44

2.3.15 TIPOS DE CONTROL 45

2.3.15.1 Por la Función 45

2.3.15.2 Por la Ubicación 46

2.3.15.3 Por la Acción 47

2.3.15.4 Otras Clasificaciones 48

2.3.16 RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO 48

2.3.17 ¿QUE HACER CON EL CONTROL INTERNO? 49

2.3.18 ¿QUE NO PUEDE HACER CON EL CONTROL INTERNO? 49

2.3.19 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 49

2.3.20 RIESGOS 50

2.3.20.1 ¿Qué son los riesgos? 50

x

2.3.20.2 Riesgos de la Auditoría 51

2.3.20.2.1 Riesgos Inherentes 51

2.3.20.2.2 Riesgo de Control 51

2.3.20.2.3 Riesgo de Detección 52

CAPITULO III: DIAGNÓSTICO DE LA INSTITUCION 53

3.1 UBICACIÓN DEL COLEGIO “JAIME ROLDÓS AGUILERA” 53

3.2 RESEÑA HISTÓRICA DEL COLEGIO 53

3.3 BASE LEGAL DEL COLEGIO 53

3.4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL COLEGIO 54

3.5. MISIÓN INSTITUCIONAL 55

3.6 VISIÓN INSTITUCIONAL 55

3.7 POLÍTICA 55

3.8 METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN 56

3.8.1 Método Inductivo 56

3.8.2 Método Deductivo 56

3.9 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN 56

3.9.1 Fuentes Primarias 57

3.9.2 Fuentes Secundarias 57

3.9.3 Fuentes Terciarias 57

3.9.4 Instrumentos 58

3.9.4.1 Cuestionarios Elaborados (anexo No.1) 58

3.9.5 Población y muestra 58

3.9.5.1 Tabulación de Resultados e Interpretación 58

3.9.5.2 ANÁLISIS GENERAL 80

3.10 FODA del Colegio 86

3.11 SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS 87

3.11.1 Antecedentes y Origen 87

3.11.2 Control Interno 88

3.11.3 Normas de Control Interno para la Administración de Bienes 89

3.11.4 Clasificación y Control de los Activos Fijos 95

3.11.5 Incidencia en la eficiente Aplicación de la Ley de Control de Bienes del

Sector Público 96

CAPITULO IV: PROPUESTA 97

4.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 97

4.1.1 Situación Actual 97

4.1.2 Estructura Orgánica y Funcional del Área de Administración propuesta 98

xi

4.1.3 EL DEPARTAMENTO FINANCIERO Y SUS FUNCIONES 98

4.1.3.1 Funciones del Colector o Responsable Financiero 98

4.1.3.2 Funciones del Contador 99

4.2. SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS

BIENES DE LARGA DURACION DEL COLEGIO TECNICO INDUSTRIAL

“JAIME ROLDOS AGUILERA” DE LA PROVINCIA DE SANTO

DOMINGO DE LOS TSACHILAS 101

4.2.1 Proceso: Activos Fijos 101

4.2.1.1 Introducción 101

4.2.1.2 Objetivo 102

4.2.1.3 Ámbito de Aplicación 102

4.2.1.4 Alcance 102

4.2.1.5 Responsabilidades 102

4.2.1.6 Vigencia 103

4.2.1.7 Base Legal 103

4.2.1.8 Normas Generales 103

4.2.1.9 Identificación y Protección de Activos Fijos 104

4.2.1.10 Políticas 105

4.2.1.11 Depreciaciones 106

4.2.1.12 Descripción de los Procedimientos 106

4.2.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y CODIFICACIÓN DE

ACTIVOS FIJOS 107


4.2.2.2 Alcance 107


4.2.2.4 Descripción 108

4.2.3 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO 118


4.2.3.2 Alcance 118




4.2.4 PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DE BIENES SUSTRAÍDOS O

PERDIDOS 122


4.2.4.2 Alcance 122

xii



4.2.5 PROCEDIMIENTO DE TRASPASO, ENTREGA Y CAMBIO DE

RESPONSABLES 125


4.2.5.2 Alcance 125



4.2.6 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS 127


4.2.6.2 Alcance 127



4.2.8. Procedimientos generales para la depreciación de los bienes de larga

duración 130


4.2.8.2 Alcance 131


4.2.8.4 Políticas de Control Interno para el Sistema de Bienes de Larga

Duración (Activos Fijos) 132

4.2.8.5 Contablemente 133

4.2.8.5.1 Catalogo de cuentas 133

4.2.9 TRANSACCIONES TIPO DE ADQUISICIÓN, BAJA, DEPRECIACIÓN,

TRASPASO DE CUSTODIO 136

4.2.10 Evaluación del Riesgo de Control Interno 138

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 145

5.1. Conclusiones 145

5.2. Recomendaciones 146

BIBLIOGRAFÍA 147

GLOSARIO DE TÉRMINOS 149

ANEXOS 153

xiii

INDICE DE ANEXOS

ANEXO 1 ENCUESTAS REALIZADAS A LOS EMPLEADOS 153

ANEXO 2 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA eSIGEF 155

ANEXO 3 REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES SOCIEDAD 156

ANEXO 4 COMPROBANTE DE RETENCIÓN 158

ANEXO 5 ACUERDO MINISTERIAL No. 9716 159

ANEXO 6 ANÁLISIS DEL RIESGO EN LOS BIENES DE LARGA

DURACIÓN 160

ANEXO 7 ARTÍCULOS DEL REGLAMENTO DE BIENES Y

ADQUISICIONES 167

INDICE DE TABLAS

Tabla No.1 Tabla de depreciación 22

Tabla No.2-22 Resultados de las Encuestas 59-79

INDICE DE GRÁFICOS

Grafico No.1 Cuenta y catálogo 15

Gráfico No.2 Principios de Contabilidad Gubernamental 16

Gráfico No.3 Ecuación contable 17

Gráfico No.4 Clasificación de los Bienes 18

Gráfico No.5 Disposiciones Legales 36

Gráfico No.6 Proceso de Evaluación de Riesgos 41

Gráfico No.7 Matriz entre objetivos y componentes 50

Gráfico No.8 Organigrama estructural del colegio 54

Gráfico No.9-29 Resultados de las Encuestas 59-79

Gráfico No.30 Organigrama estructural del área administrativa propuesto 98

Gráfico No.31 Adquisición y Recepción de los Bienes de Larga Duración 99

Gráfico No.32 Formulario de adquisición de un activo 110

Gráfico No.33 Etiqueta de Activos Fijos 115

Gráfico No.34 Ingreso de Bienes de Larga duración 116

Gráfico No.35 Control de Bienes de Larga duración 117

Gráfico No.36 Proceso de Inventario Físico 120

Gráfico No.37 Proceso de Reposición 124

Gráfico No.38 Proceso de Traspaso 126

Gráfico No.39 Baja de Bienes 129

xiv

RESUMEN EJECUTIVO

La Educación por excelencia mundial se considera como una inversión del futuro, por

tal motivo esta investigación está preparada para el Colegio Técnico Industrial “Jaime

Roldós Aguilera”, como una ayuda para el mejoramiento continuo.

La temática está estructurada por V capítulos que invita a analizar, reflexionar y

desarrollar un SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN,

para la institución. El capítulo I está estructurado con el Problema de la Investigación, a

través de la descripción del Colegio, además se establecen los objetivos y finalmente se

describe la justificación del tema y se plantean las hipótesis que se va a definir.

El capítulo II determina el Marco Referencial – Teórico – Conceptual, es decir la

Constitución del Ecuador, publicada en Registro Oficial No.2, de febrero 13 de 1987 y

según la ley Orgánica de la Administración Financiera y Control (LOAFYC), decreto

Supremo No.1429, publicada en el Registro Oficial No 337, y sus reformas revela

públicamente quien es el responsable de mantener en salvaguarda físicas que permita

que permitan precautelar la seguridad, conservación, manejo de los activos fijos para

consumo interno en las distintas áreas administrativas que mantengan una información

adecuada, confiable y oportuna para fines de conciliación con los registros de la unidad.

El capítulo III contiene el Diagnóstico, es decir los aspectos generales y particulares del

Colegio Nacional Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera”, lugar donde se

desarrolló la propuesta de un Sistema de Control Internos de los Bienes de Larga

Duración con una reseña histórica, base legal, orgánica estructural, metas, visión,

misión y FODA.

El capítulo IV constituye, propuesta de un Sistema de Control de Activos Fijos de

conformidad a la normativa de administración financiera, niveles de conformidad con la

normativa de administración financiera, niveles de responsabilidad y los procedimientos

para el ingreso y egreso de los bienes correspondientes contemplados en las respectivas

disposiciones legales y reglamentarias para su correcta aplicación.

El capítulo V está conformado por las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y

anexos esperando contribuir de manera general en la actualización de conocimientos de

las personas responsables de la Unidad Administrativa, estableciendo los

procedimientos para el correcto control de los Activos Fijos.

xv

EXECUTIVE SUMMARY

Education for global excellence is considered as an investment for the future, for

this reason this research is prepared for Industrial Technical College "Jaime Aguilera

Roldós" as an aid to continuous improvement.

The subject is structured by chapters V invites analyze, reflect and develop a REAL

CONTROL SYSTEM LONG LIFE, for the College, a public body under Article 217 of

the Law of the Comptroller General issued secondary rules general or special applicable

to Governmental Accounting.

The first chapter is structured Problem Research, through the description of the College,

and sets out the objectives and finally describes the justification of the subject and raises

the hypothesis has to be defined.

The Second Chapter determines the guiding framework - Theoretical - Conceptual, the

Constitution of Ecuador, published in Official Register No. 2, of February 13, 1987 and

according to the Organic Law of the Financial Administration and Control (LOAFYC)

Supreme Decree No 1429, published in Official Gazette No 337, as amended publicly

disclose who is responsible for maintaining the physical safeguards to allow permit

safeguard the security, conservation, management of fixed assets for internal

consumption in different administrative areas remain adequate information, reliable and

timely for purposes of reconciliation to records of unit.

Chapter III contains the diagnosis, general and specific aspects of the National

Industrial Technical "Roldós Jaime Aguilera", where the proposal was developed an

Internal Control System of Long-Lived Assets with a historical, legal basis organic,

structural, goals, vision, mission and SWOT. Chapter IV is, proposing a Control System

Fixed Assets pursuant to the rules of financial management, levels of compliance with

financial management legislation, levels of responsibility and procedures for the entry

and exit of goods covered for the respective laws and regulations for proper application.

Work Control System Fixed Assets ends with conclusions, recommendations,

bibliography and appendices generally hoping to contribute to the updating of

knowledge of the persons responsible for the Administrative Unit, establishing the

procedures for the proper control of Fixed Assets.

1

CAPÍTULO I: PROBLEMA DE LA INVESTIGACION

Elaboración de un Sistema de Control Interno para el manejo de los bienes de larga

duración para el Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera”.

1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS

COLEGIO TÉCNICO INDUSTRIAL JAIME ROLDOS AGUILERA DE LA

PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS

El Colegio Nacional Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” de Santo Domingo de

los Tsáchilas, es un colegio público, formador de talento humano tiene por objetivo,

organizar, planificar y realizar actividades de tipo educativo, social, cultural y

deportivo, puesto que ayuda a la convivencia armoniosa de la sociedad, para lo cual se

rige por un programa planificado y ejecutando en forma conjunta con las entidades del

Ministerio de Educación y su ley (LOEI).

En 1980 consiguen cristalizar en realidad este objetivo y es el Lic. Galo Flor Cruz,

como supervisor del cantón quién se encargó por un mes del Rectorado del plantel, el 7

de junio de 1980, se designa como rector titular al Lic. Bolívar Chiquilla, quien con la

presencia de cuatro profesores empiezan a estructurar el inicio del primer año lectivo. El

acuerdo de creación es el 9716 del 20 de mayo de 1980, firmado por el Dr. Galo García

Feraud, Ministro de Educación y Cultura en este año. El plantel se denomina, “Sin

Nombre” de los Unificados.

Según Acuerdo Ministerial No. 9716 del 22 de mayo de 1980, se crea el Colegio Sin

Nombre, en el sitio de los Unificados del cantón de Santo Domingo de los Colorados, a

partir del 1 de mayo de 1980. Con Resolución No. 1423 de julio de 1981, se designa

2

con el nombre de Jaime Roldós Aguilera, al Colegio Nacional Mixto de Ciclo Básico de

los Unificados, Cantón Santo Domingo de los Colorados.

Con resoluciones números 564 de marzo de 1981 y 775 de marzo 5 de 1982, se autoriza

el funcionamiento del segundo y tercer curso del Ciclo Básico, respectivamente. Con

fecha 10 de marzo de 1986 y según resoluciones número 552, se autoriza el

funcionamiento de los siguientes cursos a partir del año lectivo 1986-1987. Primer

Curso Diversificado Bachillerato Técnico Industrial, especialidad Electricidad. Tercer

Curso Diversificado, Bachillerato Técnico en Comercio y Administración,

especialización Secretariado en Español.

1.1.1 ¿POR QUÉ SE CREÓ EL COLEGIO JAIME ROLDÓS AGUILERA?

El Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” se creó con la finalidad de

implantar gradualmente la educación secundaria y luego con la imperiosa necesidad de

incrementar el bachillerato técnico en la comunidad y al servicio del sector, adaptando

las características socioculturales de las familias.

El Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” se dedica a la enseñanza

educativa fiscal, está ubicado en la zona de Santo Domingo de los Tsáchilas desde el 22

de mayo de 1980, funciona con 1200 estudiantes, personal docente, administrativo y

servicio. Con el pasar del tiempo el número de estudiantes fue incrementándose razón

por la cual surgieron nuevas necesidades, una de ellas es que no existe la persona

responsable para llevar un control y manejo de los bienes de larga duración para el

colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” de la provincia de Santo Domingo

de los Tsáchilas.

Haciendo un poco de reminiscencia, son los Directivos de la Ciudadela Trabajadores

Unificados, el Director de la Escuela “Manuela Cañizares” y moradores del sector que,

3

anhelantes de contar con una Institución de Nivel Medio los que inician las primeras

gestiones, en la Dirección Provincial de Educación de Pichincha, en ese entonces. El

señor Belisario Naranjo, hace la investigación respectiva el año 1979 y ante la

contundencia de los Justificativos pone el visto bueno. Vale recalcar, los nombres de

Godofredo Espinoza y otros, preocupados para que haga realidad esta aspiración.

1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN

1.2.1 Importancia

Un sistema de control de activos fijos que permite mejorar la administración financiera,

constituye una oportunidad importante en el proceso y desarrollo institucional. A través

de la elaboración de este Proyecto de investigación puedo aplicar la forma práctica y

sistemática las enseñanzas adquiridas en clases y así poner en práctica los

conocimientos, para solucionar los problemas existentes en la comunidad, cuya

vinculación es objetivo de la Universidad.

De acuerdo a su naturaleza y alcance, el estudio realizado permite contar con un

Sistema de Control de Activos Fijos, para el Colegio Jaime Roldós Aguilera y obtener

información real confiable, actualizada y veraz de los bienes de larga duración lo cual

permite ser eficaces y tener un mejor control para los fines Institucionales.

1.2.2 Justificación

Al hacer un análisis de la falta de un Sistema de Bienes de Activos Fijos en el Colegio

Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” , determina la necesidad administrativa de

este trabajo investigativo con base en conocimientos organizados, sistemáticamente

para lograr un producto que facilite la solución de muchas deficiencias ocasionadas por

la falta del control de los Bienes de Larga duración.

4

Esta investigación se manejó con ética, permitiendo que el trabajo se realice como

fuente de consulta, para lo cual se tome como base normas, procedimientos y políticas

logrando de esta forma producir un documento que regules el control de los Bienes de

Larga Duración y a su vez un correcto manejo en el sistema contable.

Es evidente que los establecimientos de nivel educativo medio se tiene limitaciones en

la administración financiera y control de los Activos Fijos, esta limitación se encuentra

en el Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” ya que el manejo ha sido

llevado sin ninguna normativa que pueda regular.

Para resolver la problemática que implica el control de los activos fijos, es conveniente

implantar un Sistema de Control de Activos Fijos en el colegio, ya que de esta manera

se optimizaría el uso de los activos fijos y se evitarán errores involuntarios. Según el

Ministerio de Finanzas del Ecuador y con Acuerdo No. 410 quedó habilitado el sistema

informática e-ESIGEF y es obligación aplicar las Normas Técnicas de Contabilidad

Gubernamental.

Mediante este sistema contribuiría una herramienta importante para el Colegio Técnico

Industrial “Jaime Roldós Aguilera”, por medio del cual se pretende adquirir destreza y

funcionamiento, permitiendo de esta manera mejorar los procesos que incluyan el

control de los activos fijos.

El sistema de control de activos fijos permitirá al personal encargado del manejo y

control de los Activos Fijos, mantener los procedimientos adecuados que permitan

registrar los bienes que adquiere la entidad. Ya que se pretende que este sistema de

activos fijos sirva de guía para los funcionarios del colegio y regulen la forma cómo

proceder ante los organismos de control y las diferentes necesidades que se presentan

dentro del manejo de los Activos Fijos.

5

1.3 LIMITACIONES

La investigación que se pretende desarrollar consiste en proponer un Sistema de Control

Interno para los Activos Fijos del Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera”

el cual es considerado como sujeto de estudio, el mismo que se encuentra ubicado en la

Cooperativa Trabajadores Unificados, calle Biblian y Cata cocha, Provincia de Santo

Domingo de los Tsáchilas y dicho proceso se realizará en el periodo de Noviembre del

2012 a Junio del 2013, contando con la autorización de la Máxima Autoridad y la

colaboración de todos los funcionarios que trabajan en dicha institución.

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Objetivo General

Elaborar un sistema de control interno para el manejo y control de los bienes de larga

duración aplicable al colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” de la

Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.

1.4.2 Objetivos Específicos

Realizar un diagnóstico de los procedimientos actuales de los bienes de larga

duración en el Colegio Jaime Roldós Aguilera, sobre la adquisición, donación,

control, traspasos, uso y baja de los activos.

Revisar los reglamentos, normas, procedimientos, principios y políticas

existentes en el colegio de los bienes de larga duración.

6

Aplicar las técnicas de la investigación.

Seleccionar los procedimientos, flujo gramas, formatos aplicables a la

institución.

Diseñar registros, formatos, flujos de los procesos para el control interno manejo

de los bienes de larga duración.

Proponer la aplicación del sistema de control interno de los bienes de larga

duración.

1.4.3 Idea a defender

La elaboración de un Sistema de Control Interno para el manejo de los activos fijos del

Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera de la provincia de Santo Domingo

de los Tsáchilas, permitirá a todos los funcionarios dar el correcto uso y adecuado

control, además conocer con exactitud los procedimientos a seguir en caso de pérdida,

robo, traspasos, donaciones y bajas de los bienes públicos.

1.5 VARIABLES DE ESTUDIO

1.5.1 Variable Independiente.- Desarrollo e Implementación del Sistema de Control

de los Bienes de Larga Duración.

1.5.2 Variable Dependiente.- Conocer la situación real de los Activos Fijos, para

tomar decisiones adecuadas y oportunas.

Procesos Administrativos

Seguridad de los recursos

Eficiencia y efectividad

7

CAPÍTULO II: MARCO REFERENCIAL

2.1 MARCO TEÓRICO

En este proyecto mostraremos los principios, razones por las que las entidades públicas

tienen o participan en una gran debilidad con los bienes de larga duración, a partir de

aquella situación se generan grandes problemas dentro de las mismas.

En su primer momento analizaremos la capacidad de abastecimiento desde un punto de

vista administrativo, por último planteamos la metodología para que se establezca un

adecuado manejo de los bienes de larga duración con el único propósito de que la

cuenta de activos se mantenga actualizada es decir en niveles confiables para los estados

financieros.

2.1.1 Empresa

La empresa es una organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza

una gran variedad de recursos financieros, materiales, tecnológicos y humanos, para

lograr determinados objetivos, como la satisfacción de una necesidad o deseo de

mercado meta con la finalidad de lucrar o no; y que está construida a partir de

conversaciones específicas basadas en compromisos mutuos entre personas que la

conforman. De acuerdo a esta definición, hay algunos criterios de varios autores:

Según Pedro Zapata en su libro de Contabilidad General “La empresa es todo ente

económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes y/o servicios que al ser vendidos,

producirán una renta.” 1

1 Zapata Pedro , 2002, Contabilidad General , Cuarta Edición, Bogotá, Editorial Emma Arriza Pag.13

8

Según Mercedes Bravo, “Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a

actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la

colectividad”2

Según Adalberto Chiavenato, “La empresa es una organización social que utiliza una

gran variedad de recursos para realizar determinados objetivos”3

Para Simón Andrade, “Es aquella entidad formada con un capital social, y que a parte

del propio trabajo de su promotor puede contratar a un cierto número de trabajadores.

Su propósito lucrativo se traduce en actividades industriales y mercantiles, o a la

prestación de servicios” 4

Según Ricardo Romero, define como “El organismo formado por personas, bienes

materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar satisfacciones a su clientela”5

Para Julio García y Cristóbal Casanueva, manifiestan que la empresa “Como una

entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y

financieros proporciona bienes y servicios a cambio de un precio que le permite la

reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos

determinados”6

Para Julio García y Cristóbal Casanueva, manifiestan que la empresa “Como una

entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y

financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que le permite la

2 Bravo Mercedes,2005, Contabilidad General, Sexta Edición, Quito, Editorial NUEVODIA , Pág. 3

3 Chiavenato Adalberto, Contabilidad Aplicada, McGraw Hill. Pag.5

4 Andrade Simón, 2007, Administración de Empresas. Tercera edición, Pág. 8

5 Romero Ricardo, 2012, consultado el 12 de febrero 2013,Libro de marketing,

http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion-de-Empresa/5290585.html 6 García Julio y Casanueva Cristóbal, consultado el 12 de febrero2013

http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion- de-Empresa/5290585.html,

http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion-%20de-Empresa/5290585.html

9

reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos

determinados”7

2.1.1.1 Clasificación de las empresas

a) Por su naturaleza: Las empresas se clasifican en: industriales, comerciales y de

servicios.

Industriales: son las que se dedican a la transformación de materias primas en

nuevos productos.

Comerciales: son aquellas que se dedican a la compra-venta de productos,

convirtiéndose en intermediarias entre productores y consumidores.

De Servicios: son aquellas que se dedican a la generación y ventas de productos

intangibles destinados a satisfacer las necesidades complementarias de seguridad,

protección, desarrollo, tecnificación, mantenimiento, custodio de valores y servicios

a la colectividad.

b) Por el sector donde pertenece: Las empresas se clasifican en: públicas, privadas y

mixtas.

Públicas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector público (Estado).

Privadas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas naturales

o jurídicas).

7 García Julio y Casanueva Cristóbal, consultado el 12 de febrero2013

http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion- de-Empresa/5290585.html,

http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion-%20de-Empresa/5290585.html

10

Mixtas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector público como el sector privado

(personas jurídicas).

c) Por la integración de capital: Las empresas se clasifican: unipersonales,

sociedades o compañías

Unipersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.

Sociedades o compañías: su capital se conforma mediante el aporte de varias

personas naturales o jurídicas. A la vez se subdividen en:

o Sociedad de personas: en comandita simple y nombre colectivo

o Sociedad de capital: sociedad anónima, economía mixta, compañía

limitada o en comandita por acciones.

2.1.2 Contabilidad

Es la técnica que permite el análisis, registro y control de las transacciones que se

realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al

término de un ejercicio económico o periodo contable. Tenemos algunos conceptos de

contabilidad de acuerdo algunos autores:

Según Mercedes Bravo, “Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro,

clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una

empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un

ejercicio económico o período contable” 8

8 Ibídem Pág.5

11

Para Pedro Zapata Sánchez, “Que se utiliza en los negocios de compra y venta de

mercaderías y servicios no financieros. Es un elemento del sistema de información de

un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo,

destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que

interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo”.

Según Rubén Sarmiento nos define como “Es la ciencia social, que se encarga de

estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas y de los individuos, con el fin

de servir en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente

registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas”9

La definición de Jhon A. Eliot es “Organiza y resume la información económica para

que los usuarios puedan emplearla. Se presenta en informes llamados estados

financieros, para realizar estos los contadores analizan, registran y cuantifican,

acumulan, clasifican, interpretan e informan los hechos económicos y sus efectos

financieros de la empresa”10

2.1.2.1 Clasificación

La contabilidad se clasifica de acuerdo a la actividad que va hacer utilizado, es decir se

divide en dos grandes grupos que son:

1) Privada: es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones

económicas de la empresa de socios o individuos particulares y que les permita

tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico. La

9 Sarmiento Rubén, 2007, (Contabilidad General) Pág.7

9Jhon A. Eliot, 2000. Introducción a la Contabilidad Financiera. Séptima Edición, México, Pág.4

12

contabilidad privada según su actividad se divide en: Contabilidad Comercial,

Costos, Bancaria, Cooperativas, Hotelera y de Servicios.

Contabilidad Comercial: Es aquella que se dedica a la compra y venta de

mercaderías y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles.

Contabilidad de Costos: Es aquella que tiene aplicación en el sector industrial, de

servicios y de extracción mineral, registra de manera técnica los procedimientos y

operaciones que determinan el costo de productos terminados.

Contabilidad Bancaria: Es aquella que tiene relación con la prestación de

servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o

retiros de dinero que realizan los clientes, ya sea de cuentas corrientes o ahorros,

también registran los créditos, giros tanto al exterior como al interior, así como

otros servicios bancarios.

Contabilidad de Cooperativas: Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades

de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción,

Distribución, Ahorro, Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y Educación.

Contabilidad Hotelera: Se relaciona con el campo turístico por lo que registra y

controla todas las operaciones de estos establecimientos.

Contabilidad de Servicios: Son todas aquellas que prestan servicios como:

transporte, salud, educación y profesionales.

13

2) Pública: es aquella que registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las

operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones

en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.11

3) Por la dimensión se clasifican en:

Microempresa: es llamada así porque cuenta con menos de 10 trabajadores.

Pequeña empresa: si cuenta con más de 10, pero menos de 50 trabajadores.

Mediana empresa: si cuenta con más de 50 y menos de 250 trabajadores.

Gran empresa: si cuenta con más de 250 trabajadores.

2.1.3 Contabilidad Gubernamental

Es la ciencia que, en base al conocimiento y aplicación de un conjunto de principios,

normas y procedimientos técnicos, permiten efectuar el registro sistemático,

cronológico y secuencial de los hechos económicos que ocurren en una organización,

con la finalidad de producir información financiera, patrimonial y presupuestaria,

confiable y oportuna, destinada a apoyar el proceso de toma de decisiones de los

administradores y de terceros interesados en la gestión institucional y para servir de

sustento al control que ejercen los organismos pertinentes.

2.1.3.1 Características de la contabilidad Gubernamental

a) Integra las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, las operaciones

patrimoniales deben ser registradas por partida doble, las presupuestarias en

cambio, por partida simple;

11

Entorno empresarial, febrero 2012, Consultado 10 de febrero 2013,Departamento de Redacción

(http://www.entorno-empresarial.com/articulo/7043/clasificacion-de-las-empresas

http://www.entorno-empresarial.com/articulo/7043/clasificacion-de-las-empresas

14

b) Es de aplicación obligatoria en las entidades que conforman el Sector Público no

Financiero;

c) Utiliza el Catálogo General de Cuentas y el Clasificador Presupuestario de

Ingresos y Gastos como elementos básicos, comunes, únicos y uniformes;

d) Se fundamenta en los conceptos de centralización normativa a cargo del

Ministerio de Economía y Finanzas y de descentralización operativa en cada ente

financiero público;

e) Crea una base común de datos financieros, que debidamente organizados se los

convierte en información útil;

f) Coadyuva a la determinación de los costos incurridos en actividades de

producción de bienes y servicios, en inversiones en proyectos de construcción de

obra material tangible y en programas de beneficio social llevados a cabo mediante

el desarrollo de actividades que generan productos intangibles:

g) Permite la agregación y consolidación sistemática de la información financiera

producida por cada ente financiero;

h) Produce información financiera para la toma de decisiones en los niveles internos

de la administración, para los niveles externos que mantienen intereses con la

gestión institucional, para decisiones estratégicas sectoriales y nacional, y para el

control sobre la pertinencia y propiedad de las operaciones realizadas; y,

i) Los datos disponibles en sus cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y

Gastos de gestión, “saldos y flujos”, proporcionan insumos para la producción de

15

las cuentas nacionales y otros reportes financieros especializados, con la visión del

manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas del Fondo Monetario Internacional

2.1.3.2 Proceso Contable

El sistema contable gubernamental comprende 3 fases bien diferenciadas: comienza a

partir del análisis de la documentación fuente, la extracción de datos de los hechos

económicos u operaciones patrimoniales y presupuestarias acontecidas y su registros en

los libros de entrada original, continúa con el direccionamiento de los elementos

homogéneos a segmentos particularizados según su naturaleza; y concluye con la

producción de la información de acuerdo a criterios de agrupación predefinidos.

2.1.3.3 La Cuenta y el Catálogo General de Cuentas

En la contabilidad el elemento primordial es la “cuenta”, que conceptualmente

constituye el elemento básico en el cual se registran los hechos económicos que

corresponden a una misma naturaleza; en ella se anotan en el Debe, los débitos o cargos,

en el Haber, los créditos o abonos que efectúan en cada cuenta.

DEBE C U E N T A HABER

= = DEUDOR ACREEDOR

CERO =

Gráfico No.1; Cuenta y Catálogo

Fuente: La autora

Débito Crédito

Cargo Abono

Entrada

Recepción

Salida

Entrega

SALDO

TD >TC TC >TD

TD >TC TD =TC

16

2.1.4 PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

El conjunto de principios y normas técnicas mencionados en el concepto de

Contabilidad Gubernamental son los que respecto al Sistema constan en la normativa

del SAFI, los que pasamos a revisarlos, para que en base a su conocimiento se pueda

entender los ejemplos prácticos de su aplicación, considerados dentro del proceso de

registro de las transacciones o acontecimientos económicos de general ocurrencia en las

entidades, organismos, fondos y proyectos que constituyen el sector público no

financiero ecuatoriano, estructurados en forma organizada en procura de conformar

“modelos de procedimientos contables”, a los que habrá que añadir en las

instituciones apenas alguna que otra particularidad. 12

Dentro de los principios de Contabilidad Gubernamental, constituye las bases o los

Fundamentos que rige la materia contable en su aplicación gubernamental en el Ecuador

y como tales deben ser estrictamente observados, siete son los principios:

2.1.1 Medición Económico 2.1.2 Igualdad contable

2.1.3

2.1.5

2.1.7

Costo Histórico

Realización

Consolidación

2.1.4

2.1.6

Devengado

Re expresión Contable

Gráfico No.2: Principios de Contabilidad Gubernamental Fuente: La autora

2.1.5 MEDICIÓN ECONÓMICA

En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los recursos materiales e

inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus variaciones, siempre que poseen

valor económico para ser expresados en términos monetarios. Los hechos económicos

serán registrados en la moneda de curso legal en el Ecuador.

12

Ministerio de Economía y Finanzas, Manual de Contabilidad Gubernamental, 2001 Enero 1, Pág.15

17

BIENES Y DERECHOS FINANCIAMIENTOS

RECURSO

2.1.6 IGUALDAD CONTABLE

En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los hechos económicos sobre la

base de la igualdad, entre los recursos disponibles y sus fuentes de financiamiento,

aplicando el método de la Partida Doble.13

Este principio implica que ante la ocurrencia de cualquier evento transaccional en un

ente financiero público, siempre deberá mantenerse la igualdad entre la suma de los

Activos y las correspondientes del Pasivo y el Patrimonio (A = Ps + Pt)

ACTIVOS === PASIVOS +

PATRIMONIO

OBLIGACIONES

Gráfico No.3: Ecuación Contable Fuente: La autora

El método de la partida doble obliga a un doble registro por cada transacción, de modo

que no existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor; es decir, que nunca se

debitará a una o más cuentas, sin que al mismo tiempo se acredite a una o varias cuentas

y en total por magnitudes iguales. Los hechos económicos constituyen acontecimientos,

sucesos o hechos consumados que son registrados en la contabilidad sobre la base de la

igualdad entre los recursos disponibles (Activos) y sus fuentes de financiamiento

(Pasivos y Patrimonio).

13

Ibídem, Pág.24

ECUACIÓN CONTABLE

18

Activos.-Están constituidos por los bienes y derechos que “tiene” o posee la entidad o

son los recursos que dispone y que han sido obtenidos a base de la deuda que ha

contraído con terceros y con el aporte del Estado. Los bienes según el Código Civil que

consiste en cosas corporales e incorporales.

Los Bienes.- según el Código Civil consisten en cosas corporales e incorporales. Son

cosas corporales las que tienen un ser real y pueden ser percibidas por los sentidos,

como un vehículo, una casa, un computador, una mesa, etc.; son cosas incorporales los

derechos reales o personales, como las patentes, las marcas, los anticipos de fondos,

las cuentas por cobrar 14

Tangibles Corporales Muebles Fungibles

Inmuebles No fungibles

Bienes Patentes Derechos

Intangibles Incorporales Marcas de

Ctas.x Cobrar Llave

Gráfico No.4: Clasificación de los Bienes

Fuente: Manual de Contabilidad Gubernamental

2.1.7 BIENES DE LARGA DURACIÓN

2.1.7.1 Concepto.- Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que

dispone el colegio, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados

financieros, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:

Constituir propiedad de la entidad.

14

Ibídem, Pág.25

19

Utilizarse en actividades del colegio o estar entregados en donación o

comodato y no estar destinados para la venta.

Tener una vida útil superior a un año.

Tener un costo individual igual o superior a $ 100.

En toda institución pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente para

llevar a cabo labor institucional y por ningún motivo para fines personales o

particulares.15

2.1.7.2 Clasificación

2.1.7.2.1 Inversiones en Bienes de Larga Duración

Se incluyen los activos en bienes muebles e inmuebles conformados por los recursos en

bienes de Administración y producción.

2.1.7.2.2 Bienes de Administración

Son todos aquellos bienes muebles e inmuebles destinados al desempeño de las

actividades administrativas y operacionales del Colegio Técnico Industrial “Jaime

Roldós Aguilera”, siendo de la siguiente manera:

Bienes Muebles

Mobiliario

Maquinaria y Equipo

Equipos y Paquetes Informáticos

15

Ministerio de Economía y Finanzas, Normativa de Contabilidad Gubernamental, Pág. 10

20

Bienes Inmuebles

Terrenos

Edificios

Otros Bienes Inmuebles

2.1.7.3 Alcance

Esta norma permite establecer los criterios para el reconocimiento, evaluación,

erogaciones capitalizables, donaciones, baja y control de los bienes de larga duración,

excepto la pérdida.

2.1.7.4 Aspectos Generales

Para la contabilización de los bienes de larga duración se tendrá muy en cuenta los

siguientes conceptos:

Costo de adquisición, más los gastos inherentes a la misma.

Valor de donación, comprende lo asignado para su registro, incluyendo los

gastos realizados por ser puestos en condición de operación.

Valor contable, comprende el costo de adquisición o de donación, más los

incrementos o disminuciones de la vida útil del bien.

Valor en libros comprende, el valor contable menos la depreciación acumulada.

Los bienes muebles e inmuebles serán registrados como bienes de Larga

Duración, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos.

2.1.7.5 Valorización

Las adquisiciones en bienes de Larga Duración deberán contabilizarse con el precio de

compra incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, instalación, impuestos

21

no reembolsables, más cualquier valor directamente atribuibles para cumplir con el

objetivo para el cual fue adquirido, todas las rebajas se deducirán sobre el precio de

adquisición. Los gastos de las inversiones en bienes de Larga Duración formarán parte

del costo del bien, a medida que sean devengados durante el periodo.

2.1.7.6 Erogaciones Capitalizables

Las mejoras y reposiciones vitales estarán enmarcadas a aumentar la vida útil estimada

o el valor del bien de larga duración, deberán registrarse como erogaciones

capitalizables.

2.1.8 DEPRECIACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN

2.1.8.1 Alcance

Esta Norma establece los criterios para determinar la pérdida de valor por el uso

desgaste físico u obsolescencia de los bienes de larga duración.

2.1.8.2 Vida útil

Los Bienes de larga duración destinados a las actividades o que se incorporen a

proyecto y programas de inversión, se deprecian empleando la siguiente tabla de vida

útil:16

16

Ibídem, Pag.13-14

22

ACTIVO DEPRECIACBLE VIDA ÚTIL (AÑOS)

DEPRECIACIÓN

ANUAL %

Edificaciones 5 * Hormigón Armado y Ladrillo 50

* Ladrillo ( o bloque) 40

* Mixto (Ladrillo o bloque y adobe o Madera) 35

* Adobe 25

* Madera 20

Maquinarias y Equipos 10 10

Muebles y Enseres 10 10

Equipos de Computación 5 5

Vehículos 5 20

Fuente: Normativa del M. Finanzas

Elaborado: La Autora Tablas No. 1: Tabla de depreciación

La vida útil de maquinarias. Equipos, vehículos e instalaciones especializadas, será la

establecida en los catálogos o especificaciones técnicas del fabricante. Las reparaciones,

ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones capitalizables obligarán al re-

cálculo del monto de la depreciación, en términos desde la depreciación, en términos de

la reestimación de la vida útil del bien.

2.1.8.3 Valor Residual

También se la conoce como el valor de salvamento y es aquella parte del costo original

del activo que se espera recuperar mediante venta o permuta del bien al final de su vida

útil.17

2.1.8.4 Método del Cálculo

La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración, destinada a

actividades administrativas o incorporadas a proyectos o programa de inversión, se

determinará aplicando el método de línea recta, basando en la siguiente fórmula:

17

Ibídem, Pág. 14

23

CDP = Valor contable (-) Valor residual x n

Vida útil estimada (años) 12

CDP = Cuota de depreciación proporcional.

n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir contados a partir del mes

siguiente al de su adquisición.

La cuota de depreciación proporcional de bienes de larga duración, destinados a

actividades productivas, se determinarán aplicando el método de unidades de tiempo o

unidades de producción, basando en la siguiente fórmula:

CDP = Valor contable (-) Valor residual x UTPE

Total unidades de tiempo o de producción estimadas

UTPE = Unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas.

En los bienes de larga duración destinados a las actividades productivas, que por sus

características sea imposibles emplear el método de unidades de tiempo o producción,

se aplicará el método de línea recta.

La depreciación determinada bajo el método de línea recta, preferentemente se

registrará al término de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada mediante

el método de unidades de producción, de contabilizará en función del proceso

productivo.

2.1.8.5 Contabilización

La depreciación se reflejará en la contabilidad mediante la amortización periódica,

prorrateada en función del valor contable del bien, durante el tiempo establecido en la

24

tabla de vida útil, desde la fecha que se encuentre en condiciones de operación y cumpla

el objetivo para el cual fue adquirido.

Para contabilizar la depreciación, se empleará el método indirecto, manteniendo en las

cuentas de bienes de larga duración el valor contable y en cuentas complementarias la

acumulación de la amortización respectiva.

El monto de la depreciación de los bienes destinados a las actividades administrativas se

reflejará como gastos de gestión, en procesos productivos o en programas de inversión,

incrementará el costo del producto esperado.

2.1.8.6 Control de Bienes de Larga Duración

En el catálogo de cuentas institucional será obligatoria la apertura de los conceptos

contables, en términos que permitan su control e identificación y destina o ubicación.

El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de los

bienes de larga duración, deberán ser controlados en registros auxiliares bajo alguna de

las siguientes opciones:

Cada bien en forma individual.

Por cada componente del bien, en la medida que la vida útil de cada parte o

pieza que lo conforme sea diferente.

Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las

partes o piezas de la compra conformen un todo.

2.1.8.7 Limitación al alcance

Las adquisiciones de bienes de larga duración que no formen parte de un todo y su

costo, individualmente considerado, no alcance los $ 100,00 (cien dólares), serán

25

registrados en las cuentas de gastos o de costos nivel 2 pertenecientes a las siguientes

cuentas: 634.45, 634.46, 634.47, 151.45, 152.45 ó 152.46, según corresponda, y además

se efectuará el registro respectivo en cuentas de orden, en forma como se instruye en la

Norma Técnica de Control General (NTCG 2.2.31). 18

Tenemos un ejemplo de los gastos de capital en la contabilidad, constan a continuación,

considerando las más usuales:

Compra de bienes de larga duración, para fines administrativos:

CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABER CÓDIGO DEVENGADO

1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos X F 2800.00 840107 2800.00

2138401 C X P Bienes de L/Duración – Proveedor X F 2772.00

2138402 C X P Bienes de L/Duración – Fisco X F 28.00

1138101 C X C IVA al SRI X F 336.00

1138103 C X P IVA 70% al proveedor X F 235.20

1138104 C X P IVA 30% al fisco X F 100.80

Compra de equipo de computación a contribuyente que lleva contabilidad

2.1.9 PLAN DE CUENTAS, CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS

BIENES DE LARGA DURACIÓN

2.1.9.1 Generalidades

La codificación establecida para el control contable y físico de los activos fijos de las

entidades y organismos del sector público, la cual está diseñada en base al número

determinado de dígitos que ubicados en los diferentes campos o niveles, proveen

información desagregada y uniforme que permite conocer principalmente las diferentes

clasificaciones y sub clasificaciones de los bienes.

18

Ibídem, Pág. 9

26

Su ubicación espacial o geográfica y su identificación individual; codificación a ser

utilizada sea en procesos manuales o automatizados del sistema contable.

El plan general de cuentas para los bienes de larga duración que se describe a

continuación, está estructurado en base a la codificación numérica establecida en el Plan

General de las Cuentas del Sistema de Contabilidad Gubernamental, consecuentemente

está formado por 10 dígitos, distribuidos de la siguientes 6 campos o niveles. Para

efectos de control, al final del mencionado plan se incluye la sección que agrupa a los

bienes clasificados como “Otros Activos”

CAMPO O NIVEL CONCEPTOS

1 2 3 4 5 6

1 Grupo de cuenta de (Activo)

2 Tipo Cuenta (Fijo)

00 Cuenta de Mayor General

00 Subcuenta de Mayor General

00 Auxiliar de Subcuenta

00 Clase que pertenece el bien

Gráfico: No. 6 Codificación

Fuente: Manual de Contabilidad Gubernamental

Primer campo o nivel.- integrado por un dígito, que identifica a los principales grupos

de cuentas, que conforman los estados financieros, en este caso la número 1 representa

los Activos.19

1 ACTIVO

Segundo campo o nivel.- compuesto por un dígito, el mismo que identifica al tipo de

cuenta del grupo de Activos, en este caso, el fijo.

1. ACTIVO

1.2. FIJO

19

Ibídem, Pág. 3

27

Tercer campo o nivel.- formado por los dígitos, destinados a identificar las diferentes

cuentas del mayo general existente para los activos fijos, las mismas que están

contempladas en el Plan de Cuentas del Sistema de Contabilidad Gubernamental y

forman parte del Estado de Situación Financiera. Ejemplo:

1 ACTIVO

1.2 FIJO

1.2.01 MUEBLES Y EQUIPO DE USO GENERAL

1.2.05 VEHICULOS

1.2.06 LÍNEAS, REDES E INSTALACIONES

Cuarto Campo o Nivel.- conformado por dos dígitos, que identifican las principales

subcuentas del mayor general que pueden hacer para cada cuenta de los activos fijos,

por ejemplo:

1 ACTIVO 1.2 FIJO 1.2.01 MUEBLES Y EQUIPO DE USO GENERAL

1.2.01.01 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN

1.2.01.02 EQUIPOS DE ADMINISTRACIÓN, EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN

Quinto Campo o Nivel.- compuesto de dos dígitos, reconoce en forma más detallada la

clasificación de los Activos Fijos, es decir, a las cuentas auxiliares de las subcuentas de

mayor general, ejemplo:

1 ACTIVO

1.2 FIJO 1.2.01 MUEBLES Y EQUIPOS DE USO GENERAL

1.2.0101 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN

1.2.01.01.01 MUEBLES DE OFICINA

1.2.01.01.03 MUEBLES DE USO EDUCACIONAL

1.2.01.01.05 MUEBLES DE USO RECREATIVO Y DEPORTIVO

Aplicación del código correspondiente al sexto campo o nivel:

1 ACTIVO 1.2 FIJO

1.2.01 MUEBLES Y EQUIPOS DE USO GENERAL

1.2.01.01 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN

1.2.01.01.23 LIBROS Y COLECCIONES

1.2.01.01.23.01 COLECCIONES MECÁNICA AUTOMOTRIZ

1.2.01.01.23.02 REBOBINAJES E INSTALACIONES

1.2.01.01.23.03 MONTAJES DE MOTORES

28

2.1.10 Codificación (códigos de barra)

El dibujo formado por barras o espacios paralelos, que codifican información mediante

las anchuras relativas de estos elementos Los códigos de barras representan datos en

una forma legible por las máquinas, y son uno de los medios más eficientes para la

captación automática de datos. Esta información puede ser leída por dispositivos

ópticos, los cuales envían información leída hacia una computadora como si la

información si hubiera tecleado.

Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,

organización y protección de las existencias de bienes de larga duración. Todos los

bienes de larga duración, llevarán impreso el código correspondiente en una parte

visible, permitiendo su fácil identificación.

El responsable o custodio de los bienes de larga duración mantendrá registrados,

actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para

que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos.

Se establecerá un sistema adecuado de control contable para los bienes de larga

duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros,

traspasos o bajas de los bienes a fin de que la información se encuentre actualizada y de

conformidad a la Normativa contable vigente.

29

2.2 MARCO LEGAL

2.2.1 Normativa del Sistema De Administración Financiera20

El Sistema de Administración Financiera “SAFI” es el conjunto de elementos

interrelacionados interactúenles e interdependientes, que debidamente ordenados y

coordinados entre sí, persiguen la consecución de un fin común, la transparente

administración de los fonos públicos.

Entre los subsistemas más importantes podemos citar: Presupuesto, Contabilidad

Gubernamental, Tesorería, Nómina y Control Físico de Bienes, Deuda Pública y

convenios, los que están regidos por principios y normas técnicas destinados a

posibilitar la asignación y utilización eficiente de los recursos , de la cual se generen los

adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de

cuentas.

El nuevo Sistema de Administración Financiera del Sector Público eSIGEF utiliza para

su operación y seguridad un esquema de perfiles, funciones y usuarios que determinan

los permisos sobre los objetos de la aplicación. De esta manera se habilitan o restringe

ciertas operaciones a los usuarios.

El modelo de administración de usuarios y permisos determina que las personas para

realizar cualquier operación en el Sistema, requieren de autorizaciones, los mismos que

se encuentran con los usuarios para determinar el nivel de acceso a la aplicación.

20

Ibídem, Pág. 3

30

2.2.1.1 Principios Generales de la Administración Financiera.

2.2.1.2 Entes Financieros

Constituyen entes financieros los organismos, entidades, fondos o proyectos creados por

Ley, decreto u ordenanza con existencia propia e independiente que administran

recursos y obligaciones del Estado, bajo cuya responsabilidad estará el funcionamiento

del Sistema Integrado de Administración Financiera. Si la circunstancias lo meritan se

desconcentrará el Sistema, bajo la exclusiva responsabilidad del ente financiero

institucional.

Los entes financieros se presumirán de existencia permanente, a menos que las

disposiciones que los crearon definan una existencia determinada u otra norma legal

establezca su disolución o fusión. El conjunto de recursos y obligaciones

administrativas por los entes financieros, reflejados en el Sistema de Administración

Financiera Institucional, constituirá la base del Sistema en los niveles Sectorial y Global

del Sector Público no Financiero. Los organismos, entidades fondos o proyectos que

conforman el Gobierno Central, se constituirán en un solo Ente Financiero, con

Presupuesto, Contabilidad y tesorería únicos.

2.3 Modelo de Gestión Financiera

El conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno

Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a través de la

centralización contable y de la caja fiscal y contable y de la caja fiscal y

descentralización de la ejecución presupuestaria, para lo que constituyen en los

siguientes niveles estructurales.

31

2.3.1 Unidad de Administración Financiera (UDAF)

Es la máxima instancia institucional en materia financiera y presupuestaria; cumple y

vela por la aplicación de leyes, normas y procedimientos que rige la actividad financiera

y presupuestaria de observancia en la institución. Las atribuciones de las Unidades de

Administración Financiera de cada organismo y entre el Sector Público, son las

siguientes:

a) Coordinar la programación de la ejecución presupuestaria, y con los

responsables de cada unidad ejecutora, la evaluación de la gestión

presupuestaria.

b) Coordinar con la unidad de planificación institucional la adecuada vinculación

de la planificación con el presupuesto y el registro, en el Sistema Integrado de

Información Financiera, de la parte pertinente a los objetivos, metas y acciones

definidas en el plan.

c) Coordinar la administración institucional con el ente rector para la debida

aplicación de las políticas, directrices, normas y procedimientos que emanen del

mismo.

d) La UDAF no tiene competencias de carácter operativo aglutina las solicitudes de

las unidades ejecutoras para su tratamiento al nivel del ente rector, y autoriza y

aprueba las operaciones presupuestarias delegadas para su tratamiento.

2.3.2 Unidad Coordinadora (UC)

Es la unidad que, en lo organizativo, es una instancia dependiente de la UDAF para

cumplir determinadas atribuciones que le sean delegadas para facilitar la Coordinación

de las unidades ejecutoras con la UDAF, particularmente en lo relacionado a la

32

programación presupuestaria, programación financiera y ejecución presupuestaria. Su

creación es facultativa de la institución en función de las necesidades de la gestión

financiera institucional.

2.3.3 Unidad Ejecutora (UE)

Es la unidad desconcentrada con atribuciones y competencias para realizar funciones

administrativas y financieras y que, estructuralmente, forma parte de la institución. Los

presupuestos se asignan al nivel de unidad ejecutora; por tanto, son instancia

responsable, en lo operativo, de las distintas fases del ciclo presupuestario; para tal

efecto se regirá a las disposiciones y normas del ente rector canalizadas a través de la

UDAF y de las Unidades Coordinadas de las que deberá requerir su aprobación o

autorización en todo aquello que no se encuentre dentro de su marco de competencia.

Todos los registros en las distintas fases del presupuesto se efectúan en la Unidad

Ejecutora; en consecuencia, le corresponde mantener documentos de soporte de

conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

2.3.4 Principios21

2.3.4.1 Período de Gestión

El Sistema de Administración Financiera operará con periodos mensuales para medir,

conocer y comparar los resultados de la gestión y la situación y la situación económica

financiera, contable y presupuestaria, sin que ello constituya impedimento para generar

informes con la oportunidad, forma y contenido de los usuarios lo determinen.

21

Ibídem, Pág. 4

33

El ejercicio fiscal coincidirá con el año calendario, comprendido entre el 1 de enero al

31 de diciembre de cada año.

2.3.4.2 Consistencia

El Sistema de Administración estará estructurado como un sistema integral, único y

uniforme. El Ministerio de Economía y Finanzas tendrá la atribución exclusiva para

autorizar, en casos excepcionales, la aplicación de criterios diferentes a los establecidos

en los principios y normas técnicas; los efectos en los resultados contables y

presupuestarios se darán a conocer en notas explicativas de los respectivos informes,

analizando el impacto económico o financiero que representen.

2.3.4.3 Exposición de Información

La información contable busca revelar con razonabilidad los hechos financieros,

económicos y sociales de las instituciones y organismos del Sector Público no

Financiero, mediante su adecuada utilización, se emplee en forma transparente los

recursos públicos en procura de beneficio público.

Los reportes obtenidos del Sistema Integrado de Administración Financiera incluirán

toda la información que permita una adecuada interpretación de la situación económica

de los entes financieros, como también los niveles sectorial y global, de modo que

reflejen razonable y equitativamente los legítimos derechos y obligaciones de los

distintos sectoriales involucrados.

En la información que corresponda a procesos de agregación de movimientos contables

y presupuestarios, se observarán los hechos situaciones cuantitativas que pueden influir

en los análisis y decisiones de los usuarios de la información.

34

2.3.4.4 Importancia Relativa

Los principios, normas y procedimientos técnicos para la operación del Sistema

Integrado de Administración Financiera se aplicarán criterios con sentido práctico,

siempre y cuando no se distorsione la información contable y presupuestaria

institucional, sectorial o global.22

2.3.5 Observancia del Ordenamiento Legal

El funcionamiento del Sistema de Administración Financiera estará supeditado al

ordenamiento jurídico vigente, prevalecerán las disposiciones legales respecto de los

principios y normas técnicas que se establezcan en material contable y presupuestario.

En caso de impresión en la disposición legal, el Ministerio de Economía y Finanzas

establecerá los criterios técnicos de aplicación, en tanto no exista interpretación jurídica

en contrario.

2.3.6 Obligatoriedad del Sistema de Administración Financiera “SAFI”

La aplicación del Sistema de Administración Financiera es obligatoria en el ámbito de

los organismos, entidades, fondos o proyectos del Sector Público No Financiero; la

inobservancia de sus normas estará sujeta a las sanciones previstas en la Ley.

El Ministerio de Economía y Finanzas comunicará periódicamente a la Contraloría

General del Estado, respecto a las entidades que incumplan con la remisión de la

información financiera en forma contable y oportuna a fin de que el Organismo

Superior del Control disponga se efectúen las verificaciones que estima del caso, ya sea

mediante exámenes especiales o auditorías integrales, ya que en usos de sus

atribuciones, establezcan las responsabilidades y sanciones a que hubiere lugar, por la

22

Código de Planificación y Finanzas Públicas, Pág. 25 Registro Oficial No.306 22-10-2010

35

inobservancia de los establecidos en la Ley, Principios, Normas, Técnicas de

Contabilidad Gubernamental, Normas Técnicas de Control Interno y otras disposiciones

normativas aplicables.23

2.3.7 Disposiciones Legales

Las Normativas y Disposiciones legales para la presente investigación, detallo a

continuación:24

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Registro Oficial

No. 395, del 12 de junio del 2002.

Reglamento a la Ley de Presupuestos del Sector Público, publicada en el Registro

Oficial 2SN del 26 de febrero de 1993.

Manual General de Contabilidad Gubernamental, publicada en el Registro Oficial

No. 449 del 29 de diciembre 2007.

Constitución Política del Ecuador, publicada en el Registro Oficial, Octubre 17 del

2008.

Normativa SAFI (Normativa del Sistema Financiero) Acuerdo 447 de diciembre

2007.

Reglamento General de Bienes del Sector Público Registro Oficial No.378, 17-10-

2006. (sustitutivo).

Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, publicado 15-10-2010

23

Ibídem, Pág. 14 24

Contraloría General del Estado, Unidades de Auditoría Interna Institucionales y firmas privada de

Auditoría.

36

Normas de Control Interno para organismos del Sector Público.

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, publicado en el Registro

Oficial No. 306 del 22 de octubre 2010.

Ley Orgánica de Empresas Públicas, 24-07-2009.

Decreto Presidencial No.1791-A, Art. 5 sobre el egreso y baja de bienes Obsoletos,

objeto de la Chatarrización, se someterán a las Normas previstas en el Reglamento

del Sector público, de fecha 19-06-2009.

Catálogo general de cuentas, 31-08-2010.

Gráfico No.5: Disposiciones Legales

Fuente: Normativas Vigentes

Elaborado.: La autora

ENTIDADES

ORGANISMOS

Constitución de la República y Mandatos

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas SRO. No. 306 de

22/10/2010

Código de Trabajo

OTRAS : LOEI; LOES; IESS; FF-PP.

Ley Orgánica del Servicio Público SRO. No. 294 de

6/10/2010

37

2.3.8 Manual de Contabilidad Gubernamental

Constituye un aporte importante el Manual de Contabilidad Gubernamental que expide

el Ministerio de Economía y Finanzas fue elaborado en la Subsecretaría de Contabilidad

Gubernamental, Coordinación de Directrices y Normativa Contable, conforme a lo

prescrito en el Art. 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, está

basado en la codificación de la normativa en cada institución del Estado, un sistema

especifico y único de contabilidad y de información gerencial que integre las

operaciones financieras presupuestarias.

2.3.9 Constitución Política de la República del Ecuador

De acuerdo a la Constitución de la República del Ecuador, en el Art. 211 hace

referencia por intermedio de la Contraloría General del Estado, que es un organismo

técnico encargado del control y utilización de los recursos estatales; ya que con una

correcta administración de los bienes las entidades del Sector Público cumplirían con

las metas alcanzadas por el Estado.

2.3.10 Reglamento General de Bienes del Sector Público

El Sistema de control y como parte del mismo, el control de la administración de los

bienes del sector público, señala que es necesario contar con un reglamento general

para normar la adquisición, manejo, utilización, egreso, traspaso, préstamo, enajenación

y baja de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, que constituyen el patrimonio de

cada una de las entidades y organismos del sector público. Qué el Art. 120 de la

Constitución Política de la República dispone que no habrá dignatario, autoridad,

funcionario, ni servidor público exento de responsabilidades por los actos realizados en

el ejercicio de sus funciones o por sus omisiones.

38

2.3.11 Normativa de Contabilidad Gubernamental

Los principios constituyen pautas básicas que guían el proceso contable para general

información, consistente, relevante, verificable y comprensible, y hacen referencia a las

técnicas cualitativas y cuantitativas de valuación de los hechos económicos; al momento

en el cual se realiza el registro contable.25

2.3.12 Control Interno

El Informe de SAC (Sistema de Auditoría y Control) define a un sistema de control

interno como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que

son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los

objetivos y metas.

El control interno es diseñado e implementado por la administración para tratar los

riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos

establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera.

El Sistema de Control interno se establece bajo la premisa del concepto de

costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de

control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.

Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la

consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las

metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la

organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad total para la

conducción o consecución de los objetivos.

25

Ibídem, Pág. 27

39

El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas

adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos verificar la adecuación y

fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficiencia operacional y

fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección, se debe seguir los

siguientes objetivos:

1) Efectividad y Eficiencia de las operaciones

2) Suficiencia y confiabilidad de la información financiera

3) Cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables

2.3.13 Componentes de Estructura del Control Interno

Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas

para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura de

control interno se requiere de los siguientes componentes:

Ambiente de Control Interno

Evaluación de Riesgo

Actividades de control gerencial

Sistema de Información y Comunicación.

Actividades de monitoreo.

2.3.13.1 Ambiente de Control Interno

El ambiente de Control Interno marca la pauta del funcionamiento de una empresa e

influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos

los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los

factores del entorno de control influyen la integridad, los valores éticos y la capacidad

de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión.

40

El ambiente de Control Interno propicia la estructura en la que se debe cumplir los

objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan:

Integridad y valores éticos

Autoridad y responsabilidad

Estructural organizacional y

Políticas de personal

2.3.13.2 Evaluación del Riesgo

Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen

externos e internos que tienen a ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del

riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e

internamente coherentes.

La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos

relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo

han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas,

industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es

necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con

el cambio.

La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre. Debe ser

un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación

continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los

procesos.26

26

ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco, CPC Auditoría Gubernamental, Editorial Instituto de

Investigación EL PACIFICO E.I.R.L.-Lima Edición 2002, Pág. 19-20

41

Amenaza

s

Vulnerabilidades

Los procesos de evaluación del riesgo deben ser orientados al futuro, permitiendo a la

dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar

y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La

evaluación de riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del

proceso de planificación de la empresa. Los elementos son:

Los objetivos deben ser establecidos y comunicados

Identificación de los riesgos internos y externos

Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento y

Evaluación del medio ambiente interno y externo.

PROCESO DE EVALUACIÓN DE RIESGO

Aprovechan

Aumentan Aumentan Exponen

Protegen de

Disminuyen

Imponen Impactan si se Aumenta Tienen

Materializan

GRÁFICO No.8: Proceso de Evaluación de Riesgo

FUENTE: Auditoría y Control Interno

Riesgo

s Controles Activos

Requerimientos

de seguridad

Valor de

los Activos

42

Actividades de Control Gerencial

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar

que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar

que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la

consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la

organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Las actividades de una

organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos, siendo

realizadas por el recurso humano que integra la entidad.

Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los

riesgos reales o potenciales que se orienten hacia la identificación y análisis de los

riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la

protección de los recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son

actividades de control. Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación,

inspección, revisión de indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de

funciones, supervisión y entrenamiento adecuado. Los elementos son:

Políticas para el logro de objetivos

Coordinación entre las dependencias de la entidad y

Diseño de las actividades de control

Sistema de Información y Comunicación

Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que

permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas

informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos

sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma

adecuada.

43

Debe existir una comunicación efectiva a través

universidad tecnolÓgica equinoccial sistema de...

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