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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
GESTÃO ESTRATÉGICA NAS UNIDADES DE INFORMAÇÃO
Por: Monick Raquel S. da S. Portes
Orientador
Prof. Carlos Cereja
Rio de Janeiro
2007
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
GESTÃO ESTRATÉGICA NAS UNIDADES DE INFORMAÇÃO
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Gestão
Estratégica
Por: Monick Raquel S. da S. Portes
AGRADECIMENTOS
3
A Deus, à memória da minha mãe, à
meu marido e à minha filha.
DEDICATÓRIA
4
Dedico aos meus pais, à meu marido
e à minha filha, por terem me ensinado a
ter perseverança.
RESUMO
O papel da informação no mundo globalizado tornou-se muito
relevante para o desenvolvimento intelectual do indivíduo e da sociedade,
exigindo das unidades de informação e dos profissionais que nelas trabalham
um conhecimento de funções antes reservadas apenas aos gerentes de
empresas. Estas instituições têm como responsabilidade a definição correta da
missão e dos objetivos, bem como a compatibilização de produtos e serviços
oferecidos ao mercado a ser servido. Assim, este trabalho tem como objetivo
mostrar a importância da utilização de uma gestão estratégica em unidades de
informação, dando enfoque às bibliotecas. Mostra uma visão geral das
unidades de informação e analisa as bibliotecas como organizações,
envolvendo as suas principais funções gerenciais, que são planejamento,
organização, direção e controle. Aborda também a formulação de um
planejamento estratégico em bibliotecas e aponta as vantagens do marketing
para estas.
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METODOLOGIA
Para a realização desse trabalho, foram utilizadas pesquisas
bibliográficas através de livros e artigos de revistas que abordam o assunto.
Literaturas como as de Alba Costa Maciel (2006) e Adriana Beal (2004) foram
utilizadas.
SUMÁRIO
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INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - Unidades de Informação 10
1.1 Bibliotecas como Organizações 12 1.2 Funções Gerenciais nas Bibliotecas 16
1.2.1 Planejamento em Bibliotecas 17 1.2.2 Organização nas Bibliotecas 19
1.2.3 Direção nas Bibliotecas 21 1.2.4 Controle em Bibliotecas 24
CAPÍTULO II - O Que é Gestão Estratégica? 26
CAPÍTULO III - A Importância da Gestão Estratégica para as Unidades de Informação 30 3.1 Planejamento Estratégico em Bibliotecas 32 3.2 Marketing para Bibliotecas 36
CONCLUSÃO 39
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 41
ANEXOS 42
ÍNDICE 45
FOLHA DE AVALIAÇÃO 47
INTRODUÇÃO
A informação consiste em dados coletados, organizados e
orientados aos quais são atribuídos significados e contexto, ou seja, a
informação é produzida a partir de dados dotados de relevância e propósito. As
organizações dependem de informações de naturezas diversas para alcançar
seus objetivos, já que estas permitem a observação de variáveis presentes nos
ambientes externo e interno com a finalidade de monitorar e avaliar o
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desempenho, o planejamento e a tomada de decisões.
Estratégia é a definição de como recursos serão alocados para se
atingir determinado objetivo. Para se ter uma estratégia é preciso atuar de
forma diferente, com inteligência e planejamento. A estratégia começa com
uma visão de futuro para a organização e implica na definição clara de seu
campo de atuação, na habilidade de previsão de possíveis reações às ações
empreendidas e no direcionamento que a levará ao crescimento. A definição de
objetivos, em si, não implica em uma estratégia. Os objetivos representam os
fins que a organização está tentando alcançar, enquanto a estratégia é o meio
para alcançar esses fins. Assim, a importância de uma gestão estratégica se dá
ao fato de esta organizar os contributos que as diversas áreas têm a dar a
organização, servindo como linha orientadora à integração dos esforços
desenvolvidos pelos vários especialistas, dispersos pela organização.
Que benefícios a gestão estratégica pode trazer para as unidades
de informação? As unidades de informação, como gestoras da informação,
são vistas como organizações que promovem o desenvolvimento intelectual do
indivíduo e da sociedade através da disseminação correta da informação. Uma
vez entendidas como organizações, considera-se que é essencial a existência
de uma gestão estratégica nas mesmas, contribuindo para se atingir o objetivo
primordial que é a promoção da informação.
Dentro do contexto da globalização, a informação se tornou um
instrumento de poder e de valor muito elevado, uma vez que o conhecimento é
fundamental para uma boa colocação no mercado de trabalho. Assim, as
bibliotecas como sendo unidades de informação devem ser consideradas como
importantes empresas sociais, e seus usuários como clientes, então a
correlação entre a gestão estratégica e as unidades de informação deve-se ao
fato de que a estratégia é o mais importante trabalho de uma organização, pois
auxilia no planejamento de metas e objetivos de longo alcance e na adoção de
um curso de ação e de recursos necessários para a realização destas metas.
Este trabalho tem como objetivo geral mostrar a importância da
influência da gestão estratégica nas unidades de informação, dando um maior
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enfoque às bibliotecas. Os objetivos específicos são:
− enfocar os elementos chaves da organização;
− abordar o processo decisório das unidades de informação, e
− mostrar a importância do marketing para as unidades de informação.
CAPÍTULO I
UNIDADES DE INFORMAÇÃO
As unidades de informação são entendidas como as organizações
que se denominam como bibliotecas, sistemas de informação, núcleo de
informação, centro de informação, dentre outros. São instituições que têm
como objetivos a oferta de produtos e serviços que possibilitem aos seus
clientes/usuários o acesso às fontes de informação, para atender às suas
necessidades informacionais específicas, podendo ser formalmente
estruturadas ou não, centralizadas ou descentralizadas, convencionais ou
virtuais.
De acordo com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e
Tecnologia – IBICT, as unidades de informação são instituições voltadas para a
aquisição, processamento, armazenamento e disseminação de informações.
Foram e são, tradicionalmente, organizações sociais sem fins lucrativos, cuja
característica como unidade de negócio é a prestação de serviços, para os
indivíduos e a sociedade, de forma tangível, através dos produtos impressos,
ou intangível, através da prestação de serviços. As bibliotecas ou serviços de
informação, portanto, têm como missão a prestação de serviços aos seus
usuários, sendo facilitadoras ou mediadoras do acesso e uso da informação em
benefício coletivo.
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No contexto de uma globalização econômica e cultural, onde se
utilizam grandemente as Tecnologias da Informação e Comunicação, gerando
transformações em todos os campos da atividade humana, a sociedade
contemporânea é caracterizada principalmente pela mudança, diversidade,
multiculturalidade e complexidade. Assim, é importante ressaltar a existência
de um novo paradigma que está permeando as transformações sociais e que
se denominam como o acesso universal ou acesso eqüitativo, significando
essencialmente que o maior número possível de pessoas de uma sociedade
tem igual oportunidade de utilizar as redes e os ambientes virtuais de
comunicação e informação. Porém, sabe-se que a realidade é diferente,
principalmente para contextos caracterizados pela exclusão social, onde há
impossibilidade de utilizar tais recursos.
Isso influencia principalmente as unidades de informação, que
enfrentam uma questão que constitui um desafio fundamental para um
desenvolvimento mundial sustentável: como acessar a informação, saber
utilizá-la, organizá-la e compartilhá-la de forma inteligente e universal, tendo
como objetivo contribuir para a construção de conhecimento novo e sua
aplicabilidade à inovação e ao desenvolvimento social? Em decorrência, como
manter e ampliar o serviço prestado pelas unidades de informação no universo
digital aos países em desenvolvimento a às camadas da população que tem
acesso restrito à leitura?
As unidades de informação precisam estar alinhadas aos novos
modelos de gestão organizacional tais como a gestão de pessoas e de
competências, de estratégias e de planos, de recursos financeiros e materiais,
de processos de apoio, de processos-fim, da informação e do conhecimento, a
fim de que as políticas, programas e ações sejam executados para atender às
demandas e necessidades de seus clientes/usuários, o que depende de novas
transações organizacionais. Para isso, é importante que se faça uma gestão
estratégica dentro das unidades de informação, visando atingir o objetivo de
promover e disseminar informações de maneira que contribua para a
construção do conhecimento e para o desenvolvimento do indivíduo dentro da
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sociedade.
Tanto ao que se refere à produção, como à acessibilidade, o
espaço da informação está ficando cada vez mais democrático, sendo que a
chamada sociedade em rede indica uma nova concepção de mundo, onde a
informação e o conhecimento são condições essenciais à inovação e
desenvolvimento social. Dentro dessas transformações sociais, é que se
encontram inseridas as bibliotecas ou serviços de informação. Desse modo, é
necessário que haja uma reflexão crítica para redimensionar políticas e
estratégias de ação, com a finalidade de viabilizar e implementar propostas de
trabalho que venham a demonstrar sua relevância no contexto social
contemporâneo.
1.1 Bibliotecas como organizações
O mundo é uma grande sociedade constituída de organizações
que realizam atividades para produção de bens (produtos) e atividades para
prestação de serviços. Essas atividades são planejadas, organizadas,
executadas, dirigidas e controladas.
As organizações pela sua natureza são públicas (sem fins
lucrativos), privadas, filantrópicas e não-governamentais. Para cumprirem a
missão para a qual foram criadas e seus objetivos precisam ser administradas,
ou seja, precisa haver uma condução racional das atividades organizacionais
com as funções essenciais de planejamento, organização, direção e controle.
Atualmente, muitas bibliotecas se movem no contexto virtual
possibilitando o acesso às publicações eletrônicas e à Internet, porém, outras,
permanecem estoques de documentos cujo objetivo é sua localização para
empréstimo e consulta.
Independentemente da realidade em que se enquadre, a
biblioteca deve ser vista como uma organização, como uma empresa, com fins
não lucrativos, com resultados programados e avaliados constantemente. Esta
estratégia pode facilitar o seu gerenciamento e acrescentar qualidade aos seus
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produtos e serviços, evidenciando o seu papel social junto às comunidades
envolvidas. A estrutura organizacional é a base para o reconhecimento de
problemas, sua localização e seu possível equacionamento.
As bibliotecas são consideradas organizações porque para
existirem precisam dos cinco elementos básicos de organização: pessoas,
tarefas, estrutura, ambiente e tecnologia.
Segundo a Teoria Geral da Administração, as organizações
modernas são estruturas formais e sistemas integrados, constituídos com o fim
de alcançar um objetivo comum, em geral um bem ou um serviço. Agregam
pessoas, adotam metodologias próprias para seu funcionamento, dependem de
infra-estrutura material, tecnológica, de cultura e conhecimento para funcionar.
As bibliotecas têm a função de realizar a coleta/aquisição,
registro/controle, processamento técnico e disseminação, com o intuito de
cumprir a missão de prover a sociedade com informação útil.
Os cinco elementos básicos de organização nas bibliotecas são:
Ⴠ Pessoas nas Bibliotecas
ᇏ Profissionais com formação especializada;
ᇏ Pessoas que exercem atividades de apoio e que devem ser treinadas para
o serviço
Estas pessoas formam grupos estruturados, visando o alcance de um
objetivo comum – a difusão da informação
Ⴠ Tarefas nas Bibliotecas
ᇏ Coleta/Aquisição do acervo;
ᇏ Processamento ou tratamento técnico da documentação;
ᇏ Registro/Controle;
ᇏ Organização/Ordenamento;
ᇏ Disseminação/Difusão
Ⴠ Estrutura das Bibliotecas
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ᇏ Setor de Formação de Desenvolvimento de Coleções;
ᇏ Setor de Processamento/Tratamento Técnico da Coleção;
ᇏ Setor de Atendimento ao Usuário;
ᇏ Gerência de todos os processos citados, inclusive os administrativos, como
pessoal, financeiro e de atividades auxiliares.
As bibliotecas têm uma estrutura singular, apropriada ao cumprimento
de suas funções/tarefas, tomando como base os procedimentos
essenciais da Biblioteconomia.
Ⴠ Ambiente nas Bibliotecas
A estrutura do serviço e seu funcionamento cria um ambiente interno
organizacional
ᇏ Este ambiente está diretamente relacionado com a missão e os objetivos da
biblioteca e com os procedimentos gerenciais e técnicos adotados na
realização das tarefas, assim como está relacionado com a forma como as
equipes são conduzidas pela gerência e como elas inter-relacionam-se
entre si e com os indivíduos;
ᇏ Este ambiente interno interage com o ambiente externo, uma vez que as
bibliotecas trocam informações com outras unidades de informação, e todas
sofrem as conseqüências de definições políticas e econômicas no âmbito
nacional e internacional.
Ⴠ Técnicas e Tecnologias nas Bibliotecas
ᇏ Técnicas: procedimentos para seleção e aquisição, catalogação,
classificação, indexação e disseminação;
ᇏ Tecnologias: sistemas informatizados de gerenciamento de
acervos/coleções; soluções de tecnologia da informação e da comunicação
em geral.
Segundo Maciel (2006, p.7), “o estudo da organização pode ser
primariamente útil como um meio para bibliotecários adquirirem a compreensão, não
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só do entendimento da estrutura administrativa implícita à biblioteca, como também
dos mecanismos de integração formal dessa estrutura com a instituição que a
sustenta. E, na pior das hipóteses, se não existir nenhum esquema organizacional
como base, é o momento de se começar a pensar seriamente no caso”.
1.2 Funções Gerenciais nas Bibliotecas
As funções gerenciais ou administrativas são aquelas
responsáveis pela ativação de todas as funções e componentes que interagem
na busca de um objetivo comum dentro da biblioteca.
Diante do contexto economicamente instável que se atravessa, o
processo de administração de uma biblioteca exige do bibliotecário
conhecimentos e habilidades diversas, não devendo o mesmo se limitar ao
domínio de técnicas administrativas, pois a capacidade gerencial exige
capacidade analítica, de julgamento, de decisão e liderança e de enfrentar
riscos e incertezas. O contínuo aperfeiçoamento é um recurso decisivo para o
alcance da eficácia da organização.
Para Motta (1998, p.42) “a essência do trabalho gerencial é fazer as
organizações operarem com eficiência e eficácia. O bem se faz melhor se antecipado
e o mal é menos mal se previsto”.
As formas de gestão têm sido modificadas pelas características
do mundo moderno, exigindo que conhecimentos antes exigidos apenas para
dirigentes, sejam hoje também exigidos para gerentes de níveis intermediários.
Assim, não é permitido a nenhum bibliotecário ignorar as questões e os
problemas de ordem gerencial, pois a administração participativa preconiza que
decisões antes emanadas apenas das cúpulas administrativas, a qualquer
momento podem ser compartilhadas com profissionais em qualquer nível da
organização.
Na gerência participativa, a comunicação é um fator importante
em todos os níveis da organização, tanto de superior para subordinado e vice-
versa, quanto entre todos os integrantes da organização mesmo em diferentes
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setores, pois cria um ambiente em que todos interagem e participam das
decisões. Para estabelecer a comunicação entre as funções administrativas é
necessário um intercâmbio de informações, tendo em vista que estas são o
denominador comum às funções administrativas, já que todo ato administrativo
é baseado na informação.
Na função de planejamento a informação define os elementos da
ação futura, na de organização demonstra a situação atual e os
objetivos da empresa, na direção a informação é vital para o
processo de decidir e, na avaliação é realizada através do processo
de comparação de dados. A informação reduz a incerteza no
processo de tomada de decisões. ( MACIEL, 2006, p. 41)
O administrador ou gerente é visto como aquele que planeja,
organiza, dirige e controla. São atividades interligadas e contínuas, que
pertencem à visão clássica da administração.
1.2.1 Planejamento em bibliotecas
Planejamento é a atividade que tem como responsabilidade
preparar uma determinada ação ou organizar adequadamente um conjunto de
ações interdependentes, com vistas ao alcance de um objetivo. Consiste não
apenas no preparo do plano de trabalho, mas também no acompanhamento
das ações programadas e na revisão crítica dos resultados obtidos.
Planejamento, então, é um processo, e como tal, deve ser ininterrupto.
As fases do processo dividem-se em quatro níveis: análise e reflexão; decisão
e montagem; ação; revisão ou crítica. O primeiro nível corresponde ao
reconhecimento da realidade onde se insere a ação planejada, com o intuito de
adequar os serviços e produtos programados às demandas da comunidade
envolvida. O segundo nível corresponde à colocação de objetivos e a toda
ação necessária para atingí-los. A ação corresponde ao acompanhamento da
ação programada. O último nível, que é a revisão ou crítica, tem a função de
avaliar cada ação em curso com a finalidade de apontar desvios, alterar
procedimentos ou até mesmo modificar o plano original.
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O planejamento é um processo que leva o administrador a definir
previamente o que deve ser feito, pois estabelece, para cada parâmetro em
questão, os resultados que se pretende atingir no futuro. É um processo que
antecede a ação, exige reflexão e auxilia a tomada de decisão.
Para se planejar bibliotecas de acordo com estes preceitos, deve-
se primeiramente caracterizar a ambiência relativa à biblioteca que se pretende
implantar ou avaliar, ou seja, deve-se fazer uma análise dos seus contextos
externo e interno. Os dados obtidos através desta análise possibilitam o seu
diagnóstico, que é a base de atuação de quem planeja.
Com relação ao contexto externo, deve-se observar os perfis
institucionais da entidade que abriga a biblioteca, para se ter uma visualização
da biblioteca como um sistema, porém, um sub-sistema de um sistema maior,
pois esta biblioteca é uma organização dentro de outra organização. A partir
desta observação serão estabelecidos os peris de usuários assim como os
perfis de demanda, que definirão o tipo de informação necessária e útil aos
usuários.
O contexto interno é observado quando a biblioteca já existe, e
refere-se a tipo de organização adotado, recursos que a compõem, qualidade
dos produtos e serviços entre outros.
A partir daí surgirão os elementos que justificarão o
empreendimento para definir a sua missão organizacional. Nas bibliotecas,
como organizações, que são integradas por funções e componentes
interagindo na busca de um objetivo comum, a atividade de planejamento
consiste no estudo e na implementação de cada uma das funções analisadas.
1.2.2 Organização nas bibliotecas
A organização é uma função baseada na função de planejar, e
tem como finalidade estabelecer a estrutura organizacional adequada para o
funcionamento de uma empresa, bem como determinar os recursos
necessários ao empreendimento, definindo hierarquia e desempenho.
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Antes, porém, de se pensar nos recursos necessários e na
estrutura organizacional necessária ao alcance dos objetivos, deve-se fazer
uma análise de prioridades para definir a missão da biblioteca e os seus
objetivos.
De acordo com Faria (1994) “só depois da identificação dos objetivos
é que os planos e os procedimentos poderão ser determinados. Qualquer profissional
pode ser um administrador de êxito, se conhecer bem o seu ofício e, em particular,
suas metas e objetivos”.
Depois de estabelecidos a missão e os objetivos, deve-se definir a
estrutura organizacional da biblioteca que se planeja, ou seja, deve-se
determinar as funções, os componentes e a melhor configuração para que a
estrutura atinja as metas estabelecidas. Nas bibliotecas, as funções
correspondem à seleção, aquisição, referência, processamento técnico, entre
outras. Já entre os componentes estão indivíduos, mobiliário, equipamentos,
coleções, recursos de capital e lay-out.
Em uma empresa ou organização, podem ser observados dois
tipos de organização: a formal e a informal.
A organização formal também é denominada Estrutura
Organizacional, e compreende o estabelecimento formal das funções
necessárias ao alcance dos objetivos e sua reunião em grupos para
estabelecer as principais divisões administrativas e, posteriormente, atribuir
essas divisões a um profissional com a devida formação para desempenhar as
atividades.
Em bibliotecas é comum se dividir as funções ligadas a dois
blocos: Formação e Organização de Coleções e, Utilização de Coleções.
Depois é feita a designação de gerentes para cada um desses blocos de
funções. Porém, a organização depende do tipo de biblioteca que se planeja,
pois existe não só a biblioteca com um único gerente responsável por todas as
funções, mas também existe biblioteca com estruturas complexas onde há
necessidade de uma única seção para cada função exercida pela organização.
Nas organizações modernas têm-se considerado formas alternativas de
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estruturas que permitem àquelas se adaptarem às constantes provocações da
ambiência. Assim, para uma biblioteca ter como característica esta
simplicidade e flexibilidade exigidas pela modernidade, ela deve apresentar
uma descentralização administrativa e possuir um sistema de informações
gerenciais eficiente e acessível a todos da organização. Essa descentralização
acarreta em menos hierarquia na estrutura da organização e faz com que tanto
as responsabilidades como os recursos materiais e o espaço físico sejam
compartilhados pelas equipes que realizam o trabalho.
A organização informal surge naturalmente numa organização
como fruto da interação social entre seus membros, suas afinidades e valores
comuns. Muitas vezes percebe-se predominância dos interesses particulares
em detrimento dos organizacionais, provocando redução da produtividade.
Entretanto, esses grupos informais podem trazer vantagens para a
administração, desde que esta compreenda e utilize os mecanismos internos
de organização daqueles grupos.
1.2.3 Direção nas bibliotecas
Direção é função administrativa responsável pelo gerenciamento
da organização, pela implementação dos planos e pelo acompanhamento de
sua execução, com o intuito de converter esses planos em resultados
satisfatórios, através de métodos adequados para a consecução dos objetivos.
Apesar de as organizações modernas terem como característica o
fato de todos os membros atuarem como tomadores de decisões, uma
organização precisa ser gerenciada, ou seja, precisa haver pessoas
responsáveis pela missão da organização, pelo seu desempenho e resultados.
A função direção envolve as grandes decisões, definindo as
políticas e estratégias adotadas que subsidiarão diretrizes para o alcance dos
objetivos.
Um gerente deve ter três atributos: a capacidade de motivar,
comunicar e liderar. Assim, o gerente de uma biblioteca deve saber e conhecer
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a ambiência para identificar demandas e a estrutura organizacional da mesma
para facilitar a implementação de novas ações, bem como deve saber integrar
a sua equipe na menor tomada de decisão, de maneira tal que todos se sintam
representados na decisão tomada.
Uma das atividades mais importantes ligadas à direção de uma
biblioteca é a supervisão, que trata do acompanhamento, observação do
desempenho do esforço de trabalho e correção dos eventuais desvios.
Enquanto supervisor, o gerente deve conhecer e promover:
ᇏ padrões de produtividade, aperfeiçoamento e treinamento de pessoal;
ᇏ elaboração e revisão periódica de manuais de serviço;
ᇏ seleção de pessoal;
ᇏ coleta e organização de dados e informações gerenciais que subsidiarão
o processo decisório.
Outra importante atividade da direção é a coordenação, que
consiste no desempenho de atividades que promovem a interação dentro do
sistema para otimização de seus resultados. Para isto, estabelece relações
entre as funções e os funcionários responsáveis, entre funcionários e
equipamentos, entre a cúpula administrativa e os subordinados, e, entre os
funcionários e coleções.
No papel de coordenador, o gerente e uma biblioteca deve
identificar e modificar as interações necessárias para a eficiência daquela.
Deve ter uma dinâmica de comunicação que inclui o seu relacionamento com
as estruturas sociais e comerciais externas ao sistema. Editoras, livrarias
agências e centros de processamento de dados fornecem a matéria-prima
necessária dos acervos e concorrem para o seu bom desempenho.
Enquanto coordenador, o gerente deve ainda, tomar decisões
com relação à definição de estratégias, métodos e técnicas para:
ᇏ internalizar objetivos, metas e valores junto à equipe de trabalho da
instituição;
ᇏ harmonizar os indivíduos e as equipes à tarefa a ser executada,
definindo as atividades e responsabilidades;
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ᇏ definir o grau de centralização ou descentralização necessária para a
eficácia dos serviços;
ᇏ promover reuniões nos diferentes níveis da organização, visando a sua
integração, enfatizando a relevância do esforço participativo;
ᇏ promover rodízios de funcionários entre diferentes funções e atividades
O gerente eficaz sabe formar substitutos, documenta suas ações,
sabe treinar sua equipe e oferece oportunidades de aperfeiçoamento a todos.
Em suma, o gerente eficaz quando se ausenta não faz falta, porque ele soube
incorporar o espírito da organização.
1.2.4 Controle em bibliotecas
Nas bibliotecas deve existir uma verificação para saber se os
resultados planejados estão sendo alcançados através das operações
executadas. A função responsável por esta verificação é o controle, que
também adota ações corretivas com o intuito de corrigir os desvios detectados
durante o processo de avaliação.
O gerente de bibliotecas exercendo esta função, deve comparar
as atividades que estão sendo realizadas com o que foi planejado
anteriormente, para descobrir os possíveis erros e propor novas ações para se
fazer o reajuste e compatibilização dos planos com os diferentes resultados.
Sempre que uma ação planejada começar a apresentar problemas, deve-se
interferir na mesma e modificá-la para não correr o risco de não levar aos
objetivos pretendidos.
Dentre as decisões tomadas no exercício da função de avaliação
e controle de uma biblioteca estão:
ᇏ alterar rotinas de trabalho que não se mostrem eficazes;
ᇏ propor mudanças na estrutura organizacional, caso a mesma não esteja
compatível com os resultados que se deseja alcançar;
ᇏ alterar planos quando mudanças de políticas, estratégias ou ações
estejam se fazendo necessárias;
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ᇏ avaliar a adequação dos recursos materiais, humanos e orçamentários
durante o andamento das ações planejadas propondo alterações caso
necessário;
ᇏ alterar ou reajustar objetivos e metas
Um requisito fundamental para o controle é que o gerente da
biblioteca esteja engajado em todas as etapas do processo administrativo,
desde a preparação dos planos de ação até à revisão crítica dos resultados
que a ação apresentou. Além disso, o profissional para avaliar o alcance de um
objetivo ou meta, deve ter documentos que mostrem dados da realidade em
que atua. Os relatórios e as estatísticas da biblioteca são documentos
administrativos que funcionam como verdadeiros bancos de dados sobre
aquela. Os dois tipos de documentos desde que bem planejados e
compatibilizados com a realidade, representam oportunidades de grande valia
para avaliação e planejamento.
CAPÍTULO II
O QUE É GESTÃO ESTRATÉGICA?
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A palavra estratégia vem do grego antigo 'stratègós' ( de 'stratos',
“exército”, e 'ago', “liderança” ou “comando”, tendo significado inicialmente “a
arte do general” ) e designava o comandante militar, à época da democracia
ateniense. Hoje, esta palavra é bastante utilizada na área de negócios, e define
como recursos serão alocados para se atingir determinado objetivo. Estratégia
não é apenas fazer o que os outros fazem porém com maior eficácia
operacional, e sim atuar com um diferencial, com inteligência e planejamento.
A estratégia começa com uma visão de futuro para a empresa e
implica na definição clara de atuação, na habilidade de previsão de possíveis
reações às ações empreendidas e no direcionamento que a levará ao
crescimento. Os objetivos representam os fins que a empresa pretende
alcançar, enquanto a estratégia é o meio para alcançar esses fins.
O desenvolvimento de estratégias é abordado como um processo
formal de planejamento que envolve tanto a definição do negócio e a
explicitação da organização e seus princípios, como as análises dos ambientes
interno e externo à empresa, a determinação de objetivos com seus
respectivos indicadores de acompanhamento e a formulação das estratégias
correspondentes para alcançá-los.
A estratégia é o mais importante trabalho de uma organização e
pode ser vista como um conceito multidisciplinar que abraça todas as
atividades críticas de um empresa, atuando como elemento facilitador das
mudanças necessárias provocadas pelo meio ambiente externo. A essência da
estratégia é a interdependência dos competidores, isto é, as ações de um
jogador afetam os resultados dos outros participantes e cada decisão leva em
conta as possíveis reações dos outros jogadores. Assim, a competição produz
mais racionalidade à estratégia, pois, sem aquela, esta fica limitada em
importância e interesse.
São elementos críticos para o sucesso de um estratégia:
ᇏ as metas devem ser simples, consistentes e de longo alcance;
ᇏ entendimento profundo do ambiente competitivo;
ᇏ avaliação objetiva dos seus recursos, garantindo assim o conhecimento
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preciso de sua capacidade interna;
ᇏ implementação efetiva através de uma infra-estrutura adequada e do
comprometimento tácito dos envolvidos.
Gestão estratégica se refere às técnicas de gestão, avaliação e
ao conjunto de ferramentas respectivas concebidas para ajudar empresas na
tomada de decisões estratégicas de alto nível. Os pontos fundamentais na
gestão estratégica de empresas são:
ᇏ estabelecer objetivos estratégicos específicos que possam melhorar a
posição da companhia, em oposição a objetivos genéricos, como o
aumento de lucro ou redução de custos;
ᇏ avaliação da performance em termos dos objetivos estabelecidos, e
disponibilização da informação a quem toma as decisões estratégicas;
ᇏ avaliação e gestão do capital intelectual, aptidões e experiência da força
de trabalho das companhias;
ᇏ gestão baseada em atividade, que busca para avaliar clientes e projetos
nos termos de seus custo e benefício totais à organização.
Os elementos chaves da gestão estratégica são:
ᇏ estrutura: toda estrutura deve ser definida de acordo com o mercado;
ᇏ tecnologia da informação: é o que faz a grande diferença no mercado
globalizado e muda o processo das organizações a cada dia;
ᇏ processos: quem tem know-how tem uma melhor metodologia, pois sabe
exatamente o que tem a fazer para ocupar um melhor lugar no mercado;
ᇏ finanças: tudo é transformado em dinheiro devido à sociedade ter um
sistema capitalista.
Num mercado tão complexo e em constante evolução, as
empresas não conseguem sobreviver quando apenas alguns dos gestores
estão envolvidos na formulação e implementação de estratégias.
Independentemente do nível e da área de especialidade, é importante que
tanto os gestores como os demais empregados de uma empresa conheçam e
percebam os conceitos básicos da gestão estratégica, pois a mesma organiza
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os contributos que as diversas áreas têm a dar à organização, servindo como
linha orientadora à integração dos esforços desenvolvidos pelos vários
especialistas dispersos pela organização. Este tipo de gestão permite
desbloquear o individualismo secionista, desassociado dos objetivos globais da
empresa, permitindo ainda uma visão temporal mais favorável à sobrevivência
da organização, pensando-se constantemente a curto e longo prazo.
A perspectiva estratégica ajuda os gestores a encontrar um
compromisso entre a eficiência, ato de fazer bem as coisas, e a eficácia, ato de
fazer as coisas certas. As estratégias pretendidas são aquelas que os gestores
propõem, definem e pretendem ver realizadas, enquanto as estratégias
realizadas são as que realmente se realizaram.
As estratégias pretendidas consistem em três componentes:
finalidades, políticas e planos. Finalidade é o que a organização pretende
alcançar; políticas são as regras que formalizam as ações da organização; e
planos são um conjunto de ações que os gestores esperam que aconteçam.
Qualquer organização tem objetivos a longo prazo e outros a mais
curto prazo. Para alcançar um objetivo de longo prazo tem que se realizar
primeiro objetivos de curto prazo. Porém, deve-se ter cuidado para não investir
tempo e recursos em objetivos de curto prazo que não levam a organização a
alcançar os objetivos de longo prazo. Há uma hierarquia de objetivos que é a
base de todo o processo de gestão estratégica. As políticas são linhas mestras
que indicam limites ou restrições sobre as finalidades que a organização
pretende alcançar, e os planos têm a ver com os meios utilizados para chegar
a determinados fins.
As estratégias realizadas, diferentemente das estratégias
pretendidas, referem-se ao passado. As estratégias pretendidas podem ser
bastante diferentes das que realmente se realizam, pois, o que freqüentemente
acontece na prática é que a estratégia original é alterada muitas vezes durante
a sua implementação, devido a obstáculos inesperados ou a oportunidades não
previstas no momento da definição da estratégia.
24
CAPÍTULO III
A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO ESTRATÉGICA PARA AS
UNIDADES DE INFORMAÇÃO
Atualmente, existe uma nova concepção de mundo, onde a
informação e o conhecimento são condições essenciais à inovação e
desenvolvimento social. Diante desse quadro de transformações sociais é que
se encontram inseridas as unidades de informação, incluindo as bibliotecas.
As bibliotecas têm como missão a prestação de serviços aos seus
usuários, sendo facilitadoras ou mediadoras do acesso e uso da informação em
benefício coletivo. Como conseqüência, os bibliotecários que nelas atuam
devem saber definir que tipos de produtos serão desenvolvidos e oferecidos,
que acervos e que serviços devem ser colocados à disposição dos usuários na
chamada “sociedade da informação”. Daí a importância de uma gestão
estratégica para as unidades de informação.
A gestão está cada vez mais constituindo fator determinante no
sucesso de uma unidade de informação, pois, saber gerenciar esta desde o
início dos seus trabalhos garante melhor uso de seus recursos, traduzidos em
melhores indicadores de qualidade e produtividade. A gestão não consiste
apenas de um conjunto de ferramentas, mas também de uma visão adequada
e compreensão do negócio em si.
Nesse contexto, a gestão estratégica se sobressai por ser uma
gestão onde é possível planejar o futuro observando-se tanto as oportunidades
e ameaças do ambiente externo, como os pontos fortes e fracos do ambiente
interno da organização, com a finalidade de estabelecer metas a serem
alcançadas a longo prazo.
O ambiente externo de uma biblioteca consiste em seus usuários,
na estrutura administrativa da instituição a que está vinculada, nos seus
25
fornecedores, no governo e em outras bibliotecas.
As oportunidades são situações externas que se bem
aproveitadas pela organização, podem favorecê-la. A explosão da Internet, os
novos meios de armazenagem de informações e o desenvolvimento da
informática e das tecnologias de recuperação de informação são oportunidades
oferecidas às bibliotecas.
Ameaças são situações externas que se não eliminadas ou
evitadas pela organização, podem afetá-la negativamente. Para as bibliotecas,
a rapidez do avanço tecnológico da informação pode ser uma ameaça, pois a
biblioteca que não se adaptar a essa nova relação biblioteca-informação, em
alguns anos pode se tornar obsoleta. Vale ressaltar que uma mesma situação
pode representar uma oportunidade ou ameaça, dependendo da visão
estratégica da direção da biblioteca.
Pontos fortes são características da biblioteca, que devem ser
potencializadas para otimizar seu desempenho e oferecem uma condição
favorável para aquela. Já os pontos fracos são características que devem ser
minimizadas para evitar influência sobre o seu desempenho.
Tanto os pontos fortes como os pontos fracos têm como
características o fato de poderem ser controlados pelos dirigentes da biblioteca,
diferentemente das oportunidades e ameaças, já que estas pertencem ao
ambiente externo á biblioteca. Porém, se a organização trabalhar com
estratégia, que é uma projeção de possíveis futuros, baseando-de em dados
sócio-econômicos e nas tendências tecnológicas, essas oportunidades e
ameaças podem ser previsíveis.
Podem ser destacadas entre as forças e fraquezas de uma
bibliotecas a qualificação dos funcionários, tecnologia, recursos financeiros,
estrutura administrativa, relacionamento com usuários, treinamento, motivação
dos funcionários, atualidade dos acervos, estado das instalações físicas, entre
outras.
3.1 Planejamento Estratégico em Bibliotecas
26
Na globalização das relações humanas, encontra-se um usuário
cada vez mais bem informado e necessitando de informação cada vez mais
recente e especializada. Assim, as bibliotecas precisam estar preparadas para
esta nova relação usuário-bibliotecário, encontrando na elaboração de um
planejamento estratégico, uma forma para se preparar para o futuro e integrar-
se a esta revolução na disseminação da informação.
O planejamento estratégico é um processo gerencial que
possibilita ao gerente estabelecer o rumo a ser seguido pela organização, com
a finalidade de obter um nível de otimização na relação da organização com o
seu ambiente. Normalmente, os níveis mais altos da organização são
responsáveis por este planejamento, que refere-se tanto à formulação dos
objetivos quanto à seleção dos cursos de ação a serem seguidos para a sua
consecução, levando em conta as condições externas e internas à organização
e sua evolução estratégica.
As bibliotecas, em geral, adotam um comportamento reativo,
alocando a maior parte dos esforços na análise de situações do passado e no
gerenciamento das situações do presente. Com a implementação do
planejamento estratégico há uma mudança de enfoque, direcionando a
alocação de esforços para os eventuais erros futuros, fazendo com que a
biblioteca torne-se proativa, ou seja, tenha o objetivo constante de negociar seu
ambiente futuro.
O planejamento estratégico contribui para a identificação de
ameaças e capacitação para maximizar os benefícios e minimizar as surpresas
no macro-ambiente turbulento e imprevisível da atualidade. Significa planejar o
futuro perante as limitações e os pontos fortes e fracos de uma organização,
considerando as alterações do comportamento do macro-ambiente. É um
planejamento que se volta para o alcance dos resultados antecipando
mudanças futuras, tirando vantagens das oportunidades que surgem,
estabelecendo e corrigindo cursos de ação a longo prazo.
A implementação deste planejamento não consiste apenas em
27
modificações técnicas nos processos e instrumentos decisórios da
organização, pois requer uma conquista organizacional que se inicia a nível de
mudanças conceituais na gerência, resultando em novas formas de
comportamento administrativo, além de novas técnicas e práticas de
planejamento.
As bibliotecas possuem algumas particularidades, pois são
organizações sem fins lucrativos. Pode-se ressaltar como particularidades:
ᇏ a sobrevivência e a ação independem dos mecanismos de mercado ou
da existência de lucro;
ᇏ a remuneração global independe, em grande parte, do preço do serviço
pago pelos clientes;
ᇏ os objetivos são baseados em interesses comunitários mais amplos,
cujo alcance ultrapassa os limites de satisfação de seus interesses
particulares.
Entre as fases do planejamento estratégico mais aplicáveis às
bibliotecas estão:
ᇏ a definição do negócio da organização;
ᇏ formulação da missão da biblioteca, levando-se em consideração que
para se definir a missão é preciso saber qual é o perfil do usuário que se
pretende atender;
ᇏ definição dos princípios da organização, que vão direcionar o processo
decisório e orientar a conduta de seus funcionários no cumprimento de
sua missão;
ᇏ análise do ambiente, identificando as oportunidades e ameaças do
ambiente externo, bem como os pontos fortes e fracos do ambiente
interno;
ᇏ formulação dos objetivos, que são resultados quantitativos e qualitativos
que a organização precisa alcançar em um prazo determinado, para
cumprir sua missão;
ᇏ formulação de estratégias, que são os caminhos que a biblioteca deve
seguir para atingir seus objetivos;
28
ᇏ transformação das estratégias em projetos, fase que consiste no
estabelecimento e na administração dos projetos necessários ao
desenvolvimento do planejamento estratégico proposto;
ᇏ controle e avaliação dos resultados,para possíveis correções de rota e
confirmação dos resultados positivos.
Apesar das várias vantagens que o planejamento estratégico
pode trazer, existem também algumas considerações que devem ser
analisadas antes de sua elaboração. É comum nas bibliotecas a existência de
sucesso sem planejamento, fator que pode atrapalhar a formulação do
planejamento estratégico, pois, erroneamente forma-se um consenso que não
são necessárias as mudanças decorrentes deste processo. Outro fator que
pode atrapalhar é a contratação de alguém ou alguma equipe para fazer o
planejamento, pois é imprescindível a presença da direção na elaboração do
plano, uma vez que são as pessoas que conhecem a realidade interna da
organização. Também não se deve esperar resultados rápidos, pois o
planejamento é um processo contínuo, cujos benefícios são alcançados a
longo prazo. Porém, o problema mais importante é a resistência dos
funcionários às mudanças, o que acontece por estes acreditarem que as
mudanças podem ameaçar suas necessidades de segurança. Entretanto, esta
resistência pode ser minimizada com um trabalho de conscientização da
importância do processo.
3.2 Marketing para bibliotecas
Marketing é o processo gerencial entendido como a combinação
de técnicas, cuja aplicação visa o perfeito processo de troca, valorizando as
trocas voluntárias de valores para garantir a sobrevivência de uma
organização, beneficiando todos os elementos que interagem na troca. Tem
por finalidade alcançar a satisfação dos públicos da organização, facilitando a
realização de trocas entre a organização e o seu mercado, que se concretiza
por meio da análise, planejamento e implementação de atividades para criar
29
produtos e serviços, distribuí-los, definir os seus preços e as formas de sua
divulgação.
São três as dimensões do marketing:
ᇏ filosófica, no sentido do foco em alcançar a satisfação do cliente com a
preocupação em identificar suas necessidades;
ᇏ funcional, que busca facilitar a realização das trocas entre a organização
e o mercado;
ᇏ administrativa, que diz respeito a análise, planejamento e
implementação das atividades de marketing.
Tendo em vista que as bibliotecas são organizações não
lucrativas, seus gestores devem incorporar a forma de raciocínio e de tomada
de decisão de um empresário, a fim de assegurar a sobrevivência do seu
negócio, desenvolvendo estratégias competitivas, programas e projetos
voltados para sua clientela. Encontra-se nesse contexto a necessidade de um
plano de marketing para as bibliotecas, pois a não existência deste tem sido
apontada como um dos fatores que podem levar uma organização a não obter
sucesso.
A implantação da filosofia do marketing pode melhorar as
atividades de uma biblioteca, pois tem a finalidade de identificar e satisfazer as
necessidades dos seus usuários, bem como de contribuir para que a unidade
atinja os seus objetivos organizacionais. O marketing em bibliotecas contribui
ainda para o aumento da utilização dos serviços e produtos e para o
reconhecimento da unidade.
Ainda é comum os gerentes de bibliotecas acreditarem que o
marketing só pode ser usado em organizações que visam lucro, não
enxergando que é uma poderosa ferramente gerencial. Contudo, as bibliotecas
devem adotar a administração orientada para o marketing como forma
inovadora e capaz de melhorar o desempenho das mesmas conduzindo-as a
uma atuação efetiva junto aos seus públicos. É recomendável que os
bibliotecários se antecipem às necessidades de informação de seus usuários,
estando atentos aos avanços tecnológicos para não tornarem suas bibliotecas
30
obsoletas. Diante de tudo isso, o papel dos gerentes de bibliotecas está na
responsabilidade pela motivação de sua equipe, por manter a biblioteca em
reconhecida atividade e garantir o enfoque mercadológico da gerência de
bibliotecas.
A utilização do marketing permite criar, desenvolver, promover e
distribuir produtos e serviços de informação a serem utilizados pelos usuários,
cuja aplicação pode contribuir para o desenvolvimento de estratégias de
mudança de sua imagem. A imagem é o produto da visão que o usuário tem
sobre os serviços oferecidos, é um conjunto de crenças, idéias e impressões
que uma pessoa mantém em relação a algo. Assim, pode-se distinguir
identidade e imagem considerando aquela como a medida que uma
organização toma para se posicionar no mercado, e esta, como aquilo que o
público percebe. Porém, nem sempre existe uma coerência entre o que a
organização quer projetar e o que o usuário percebe.
Um novo enfoque do marketing é o chamado marketing de
relacionamento, que tem como objetivo fidelizar clientes através de um
relacionamento duradouro. O gerente de biblioteca tem que perceber que o
usuário é a razão de sua existência e que sua principal missão é a de
disseminar informação. É preciso fazer com que o usuário tenha acesso à
informação certa no momento certo e conseguir que ele confie e se mantenha
fiel ao sistema de informação da unidade sempre que precisar. Com isso se
consegue um relacionamento duradouro e a fidelização de clientes.
Em suma, o marketing para bibliotecas é importante porque
consiste em conhecer as necessidades dos usuários reais ou potenciais e
ajustar a organização, seus produtos ou serviços em função das necessidades,
garantindo assim a satisfação dos usuários.
31
CONCLUSÃO
As unidades de informação, incluindo as bibliotecas, são
organizações sem fins lucrativos que têm como missão a prestação de serviços
aos seus usuários, sendo facilitadoras do acesso e uso da informação em
benefício coletivo. No contexto de um mundo econômica e culturalmente
globalizado, estas organizações devem incorporar os novos modelos de gestão
organizacional a fim de atender às demandas e necessidades de seus
clientes/usuários. Para que esta missão seja cumprida, é essencial que se faça
uma gestão estratégica, visando atingir o objetivo de promover e disseminar
informações de maneira que contribua para a construção do conhecimento e
para o desenvolvimento do indivíduo dentro da sociedade.
A estratégia é o mais importante trabalho de uma organização,
atuando como um elemento facilitador das mudanças necessárias provocadas
pelo meio ambiente externo. Com a gestão estratégica é possível planejar o
futuro observando-se tanto as oportunidades e ameaças do ambiente externo,
como os pontos fortes e fracos do ambiente interno da organização.
Logo, conclui-se que a implantação de uma gestão estratégica
para as unidades de informação é de grande importância, pois tendo em vista
que estas devem ser entendidas como organizações gestoras da informação,
cujo objetivo principal é promover corretamente a mesma, deve-se considerar
que aquela gestão contribui para o planejamento de metas e objetivos de longo
alcance e para a adoção de recursos necessários para a realização destas
metas. Também vale ressaltar que se estas unidades não estiverem
preparadas para o futuro, serão ultrapassadas por outras organizações
prestadoras de informação, já que neste mundo globalizado está cada vez mais
crescente a demanda por informação.
32
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
BEAL, Adriana. Gestão estratégica da informação. São Paulo: Ed. Atlas,
2004.
FARIA, A. Nogueira. Organização e métodos. 2. ed. atual. Rio de Janeiro:
Livros Técnicos e Científicos, 1994.
MACIEL, Alba Costa; MENDONÇA, Marília Alvarenga Rocha. Bibliotecas
como organizações. Rio de Janeiro: Interciência, 2006.
MARKETING em bibliotecas e serviços de informação: textos selecionados.
33
Brasília: IBICT, 1987.
MOTTA, Paulo Roberto. Gestão contemporânea: a ciência e a arte de ser
dirigente. 9. ed. Rio de Janeiro: Record, 1998.
RAMOS, Paulo Baltazar. A gestão na organização de unidades de informação.
Ciência da Informação. [S.l.], v. 25, n. 1, 1996.
VIANA, José Antonio Rodrigues. Planejamento estratégico: um instrumento
para a gerência de bibliotecas universitárias. Niterói: UFF, [S.d.].
ANEXOS
Índice de anexos
Anexo 1 >> Atividades Culturais
34
ANEXO 1
ATIVIDADES CULTURAIS
35
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
36
CAPÍTULO I
Unidades de Informação 10
1.1 – Bibliotecas como Organizações 12
1.2 – Funções Gerenciais nas Bibliotecas 16
1.2.1 – Planejamento em Bibliotecas 17
1.2.2 – Organização nas Bibliotecas 19
1.2.3 – Direção nas Bibliotecas 21
1.2.4 – Controle em Bibliotecas 24
CAPÍTULO II
O Que é Gestão Estratégica? 26
CAPÍTULO III
A Importância da Gestão Estratégica para as
Unidades de Informação 30
3.1 Planejamento Estratégico em Bibliotecas 32
3.2 Marketing para Bibliotecas 36
CONCLUSÃO 39
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 41
ANEXOS 42
ÍNDICE 45
37
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição:
Título da Monografia:
Autor:
Data da entrega:
Avaliado por: Conceito:
38