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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL – IACS
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA E INFORMAÇÃO – GCI
CURSO DE GRADUÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
JEFFERSON PIFFER DA SILVA
TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO NO ALFRESCO COMMUNITY, À
LUZ DOS REQUISITOS DO e-ARQ BRASIL
NITEROI
2017
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UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
JEFFERSON PIFFER DA SILVA
TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO NO ALFRESCO COMMUNITY, À
LUZ DOS REQUISITOS DO e-ARQ BRASIL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
à Universidade Federal Fluminense como
requisito parcial para a obtenção do grau de
Bacharel em Arquivologia
ORIENTADORA: Drª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
Niterói
2017
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JEFFERSON PIFFER DA SILVA
TRAMITAÇÃO E FLUXOS DE TRABALHO NO ALFRESCO COMMUNITY, À
LUZ DOS REQUISITOS DO e-ARQ BRASIL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à
Universidade Federal Fluminense como requisito
parcial para a obtenção do grau de Bacharel em
Arquivologia.
Aprovado em de de 2017.
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________________
Prof. Drª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt (orientadora)
UFF – Universidade Federal Fluminense
______________________________________________________
Prof. Drª Linair Campos
UFF – Universidade Federal Fluminense
______________________________________________________
Prof. Drª Margareth da Silva
UFF – Universidade Federal Fluminense
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DEDICATÓRIA
À minha mãe,
com todo carinho.
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AGRADECIMENTOS
A Deus por ter me dado à oportunidade para evoluir intelectualmente, por intermédio
de profissionais que contribuíram para a minha formação profissional, tanto no meio acadêmico
quanto nos estágios.
A esta universidade, seu corpo docente, direção e administração, que oportunizaram esta
chance que hoje vislumbro um horizonte superior, podendo contribuir para uma sociedade
melhor.
A minha estimada amiga e orientadora Professora Drª Clarissa Moreira dos Santos
Schimdt, pelo suporte no pouco tempo que lhe coube, pela sua paciência, correções, incentivos
e pelo empenho dedicado à elaboração deste trabalho valoroso.
Agradeço especialmente também as professoras Drª Linair Campos e Drª Margareth da
Silva, pelas orientações e observações citadas neste trabalho de conclusão de curso.
Agradeço а minha amada mãе Kátia Piffer, in memoriam, um ser humano ímpar qυе mе
dеu amor, carinho, conselhos e muito incentivo nаs horas agradáveis e nas difíceis, de apoio
incondicional. Uma pessoa íntegra que um dia terei prazer em rever.
Ao mеυ pai, qυе apesar dе todos os contratempos, mе orientou incessantemente nesta
longa estrada, para que eu pudesse chegar até aqui. Sua missão foi cumprida e sou grato por
isso.
Ao meu amado e querido filho, no qual pretendo educar e orientar para que seja uma
pessoa bem sucedida, perante os desafios que a vida lhe proporcionará.
A minha amada companheira Verônica do Nascimento Sousa, que atua de diversas
formas para que eu alcance esta etapa da minha vida.
Aos meus amigos que eu conquistei por onde passei, desde a tenra idade até os dias
atuais. Amizade de valor imensurável é algo que não se esquece.
E a todos que direta ou indiretamente fizeram parte desta trajetória até aqui e que
contribuirão no porvir, o meu agradecimento especial.
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RESUMO
Esta pesquisa objetiva o estudo e a análise sobre as funcionalidades de tramitação e o fluxo de
trabalho no Alfresco Community, à luz dos requisitos do e-ARQ Brasil. Observa-se que são
funcionalidades primordiais para os arquivos correntes das atividades-meio e da atividade-fim
das empresas e instituições que produzem documentos e que utilizam este tipo de software para
realizar a gestão de seus documentos. Verificar-se-á se este software atende as exigências que
compõe os tipos de controle do fluxo de trabalho, o controle de versões e do status dos
documentos que foram gerados e preconizados no e-ARQ Brasil.
Palavras-chave: Arquivologia. Fluxo de Trabalho. Gestão de Documentos. Gestão de
Documentos Arquivísticos Digitais. Sistema de Gestão Arquivística de Documentos.
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ABSTRACT
This research aims to study and analyze the processing functionalities and the workflow in
Alfresco Community, in light of the requirements of e-ARQ Brazil. It is observed that they are
primordial functionalities for the current archives of the activities-means and the final activity
of the companies and institutions that produce documents and that use this type of software to
carry out the management of their documents. It will be verified if this software meets the
requirements that comprise the types of workflow control, version control and the status of the
documents that were generated and recommended in e-ARQ Brazil.
Tags: Archivology. Document Management. Management of Digital Archives. Document
Management System. Management of Digital Archives. Workflow.
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LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Imagens que serão printadas abordam as funcionalidades do Alfresco Community, no que se
refere à tramitação e o fluxo de trabalho. Além destes, serão printadas para fins de
comprovação, os requisitos para tramitação e fluxo de trabalho no e-ARQ Brasil.
Figura 1 - Criação de um grupo com usuários ................................................................ 23
Figura 2 - Criação de um usuário pelo administrador ..................................................... 24
Figura 3 - Inserção de dados sobre o usuário .................................................................. 24
Figura 4 - Modelos de workflow ..................................................................................... 25
Figura 5 - Fluxos de trabalho iniciados ........................................................................... 26
Figura 6 - Primeiro fluxo de trabalho .............................................................................. 27
Figura 7 - Revisão de notas da prova ............................................................................... 28
Figura 8 - Segundo fluxo de trabalho ............................................................................... 29
Figura 9 - Ata de reunião .................................................................................................. 29
Figura 10 - Terceiro fluxo de trabalho .............................................................................. 30
Figura 11 - Comprovação de trabalho semanal ................................................................ 31
Figura 12 - Tarefa atribuída aos usuários do grupo ......................................................... 31
Figura 13 - Quarto fluxo de trabalho ................................................................................ 32
Figura 14 - Revisar as notas da prova ............................................................................... 33
Figura 15 - Quinto fluxo de trabalho ................................................................................ 34
Figura 16 - Solicitação de benefícios ............................................................................... 34
Figura 17 - Tramitação do documento para usuários ....................................................... 37
Figura 18 - Revisor da tarefa ………………………….................................................... 37
Figura 19 - Exemplo de fluxo de trabalho ...…................................................................. 38
Figura 20 - Revisão de conteúdo feita por usuários ......................................................... 39
Figura 21 -Tarefas do usuário ........................................................................................... 40
Figura 22 - Página do perfil do usuário ............................................................................ 41
Figura 23 - Painel do usuário de gestão de documentos ...................................................42
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Figura 24 – Fluxo de trabalho realizado pelo usuário ......................................................... 42
Figura 25 - Revisão e aprovação em grupo único .............................................................. 43
Figura 26 – Revisão de tarefas de usuário para usuário ……….......................................... 44
Figura 27 – Site de gerenciamento de registros .................................................................. 45
Figura 28 – Uso da Ferramenta RM pelo administrador ..................................................... 45
Figura 29 – Explicação sobre a auditoria ............................................................................ 46
Figura 30 - A inexistência do link da auditoria no GR ....................................................... 46
Figura 31 - Tramitação no fluxo de trabalho ..................................................................... 47
Figura 32 – Tramitação através do histórico da tarefa ....................................................... 48
Figura 33 – GD em estado de aguardo ……………........................................................... 49
Figura 34 – Usuário no navegador de repositório ………….............................................. 50
Figura 35 – Usuário com acesso aos documentos ……...................................................... 50
Figura 36 – Criação do fluxo de trabalho pelo usuário ...................................................... 51
Figura 37 – Revisão e aprovação paralela. …………………............................................. 52
Figura 38 – Multiplos usuários no workflow ..................................................................... 53
Figura 39 – Tipos de documentos no repositório ............................................................... 54
Figura 40 – Fluxo de trabalhos iniciados e concluídos ...................................................... 55
Figura 41 – Grupo destacado em laranja ............................................................................ 56
Figura 42 - Tarefa de revisão em grupo …………............................................................ 57
Figura 43 – Grupos de usuários como participantes .......................................................... 57
Figura 44 – Solicitação de assinatura ……………............................................................. 59
Figura 45 – Monitorar a tramitação do documento ............................................................ 60
Figura 46 – Mudanças feitas pelo administrador. …........................................................... 61
Figura 47 - Criação e alterações neste fluxo de trabalho .................................................... 62
Figura 48 – Documento para usuários ………………….................................................... 63
Figura 49 – A extinção e criação de usuários ..................................................................... 64
Figura 50 – Documento tramitando …………………........................................................ 65
Figura 51 – Diversas versões de um documento ................................................................ 66
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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AC – Alfresco Community
AD – Altamente desejável
ARQ-SP – Associação de Arquivistas de São Paulo
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivo
F - Facultativo
GD – Gestão de documentos
GR - Gerenciamento de registros
LAI – Lei de Acesso a Informação
O – Obrigatório
PC - Personal Computer
RAM - Random Access Memory
RM - Records Management
SAESP – Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
SIGAD – Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
SO – Sistema Operacional
SW – Software
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LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Software Alfresco Community e os vinte e dois requisitos que constituem os tipos
de controle de fluxo de trabalho ............................................................................................. 68
Quadro 2 - Software Alfresco Comunnity e os quatro requisitos que constituem o controle de
versões e do status do documento .......................................................................................... 69
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ............................................................................................. 12
1.1 OBJETIVO GERAL .................................................................................... 14
1.1.1 Objetivos Específicos .............................................................................. 14
1.2 JUSTIFICATIVA ........................................................................................ 14
1.3 METODOLOGIA ....................................................................................... 15
2 A importância da tramitação e do fluxo de trabalho ................................ 18
3 Funcionalidades do software Alfresco Community ................................... 24
4 Alfresco Community e os requisitos do e-ARQ Brasil .............................. 37
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................... 71
REFERÊNCIAS ................................................................................................ 72
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1 INTRODUÇÃO
A proposta desta pesquisa é analisar se o software livre com código aberto Alfresco,
atende aos requisitos da tramitação e do fluxo de trabalho dos documentos que um sistema
informatizado de gestão arquivística de documentos exige.
Mas afinal, o que é o Alfresco? Segundo o site deste software:
É um sistema de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)1 de código
aberto que gerencia todo o conteúdo dentro de uma empresa e fornece os
serviços e controles que gerenciam esse conteúdo
Baseado na definição acima, este software livre de conteúdo aberto seria a solução para
o problema de gestão documental na administração pública ou no meio corporativo, por
exemplo, com o intuito de fornecer o acesso à informação que a instituição almeja, de forma
eficiente e eficaz. Todavia, não é tão simples assim.
Com vistas a compreender se este software atende às fundamentações arquivísticas para
a gestão de documentos, buscamos respostas às seguintes perguntas:
No que tange a gestão dos documentos neste software, como são gerenciados os
documentos produzidos no meio eletrônico? E os documentos que são digitalizados? O
Alfresco Community possui algum meio para assimilar a tramitação do documento antes do seu
registro? Como ocorre este processo? Caso comprove os questionamentos citados acima, este
software possui algum recurso para controlar o fluxo de trabalho após registro da informação,
seguindo o grau de obrigação estipulado pelo e-ARQ Brasil? Eis as inquietações deste trabalho
de conclusão de curso.
Para que seja possível encontrar as respostas, é necessário ter um embasamento sobre o
assunto, compreendendo as terminologias mais importantes sobre o tema.
Nesta mesma linha de pensamento, no Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (2005), a gestão de documentos é definida como:
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento (ARQUIVO
NACIONAL, 2005, p. 100). ______________________ 1 Enterprise Content Managent (ECM: Gestão de Conteúdo Corporativo – tradução livre). Disponível em
http://docs.alfresco.com/community
http://docs.alfresco.com/community
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Nesta mesma linha de pensamento, no Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (2005), a gestão de documentos é definida como:
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento (ARQUIVO
NACIONAL, 2005, p. 100).
Para o Heloísa Bellotto (2012, p.49), o fluxo de trabalho é definido no Dicionário de
terminologia arquivística, como “tramitação em meios eletrônicos”.
De acordo com o CONARQ (2005, p.132), a tramitação é enunciada no respectivo
glossário do e-ARQ Brasil, como “Curso do documento desde a sua produção ou recepção até
o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite”
No que se refere aos documentos arquivísticos digitais, o mesmo é definido no e-ARQ
Brasil (2011) como:
É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento
arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos (CONARQ, 2011,
p.09).
Já em relação ao e-ARQ Brasil (2011), encontra-se a seguinte definição:
É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e
pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e
autenticidade, assim como sua acessibilidade (CONARQ, 2011, p.09).
No intuito de relacionar o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
– SIGAD, com o e-ARQ Brasil (2011), o mesmo encontra-se definido como:
Um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema
de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode
compreender um software particular, um determinado número de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação
destes (CONARQ, 2011, p.10).
Após breve explicação sobre as definições de gestão de documentos, tramitação, fluxo
de trabalho, Alfresco, documentos arquivísticos digitais e o e-ARQ Brasil, que serão utilizadas
neste trabalho, objetivamos estudar a importância deste software e a sua correspondência com
as exigências a nível obrigatório, altamente desejável ou facultativo, que são estipulados por
este modelo de SIGAD, para que sejam respondidas sobre as suas respectivas funcionalidades
além de verificar se estes são autênticos e confiáveis.
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Adiante, examinaremos se este repositório digital, o Alfresco, atende totalmente ou
parcialmente os 26 (vinte e seis requisitos) que se encontram na seção do e-ARQ Brasil, no que
se refere à tramitação e o fluxo de trabalho dos documentos produzidos, tanto os digitais como
os digitalizados.
1.1 OBJETIVO GERAL
Analisar as funcionalidades de tramitação e fluxo de trabalho do software Alfresco
Community, à luz dos requisitos do e-ARQ Brasil.
1.1.1 Objetivos Específicos
No que tange aos objetivos específicos, serão analisadas as definições e a importância
da tramitação e do fluxo de trabalho para o campo da Arquivologia. Eis a discussão do capítulo
dois desta monografia.
No capítulo três, serão apresentadas as funcionalidades do Alfresco Community, no que
se refere à tramitação e o fluxo de trabalho.
O quarto e último capítulo será a contextualização do Alfresco Community, de acordo
com os requisitos para tramitação e fluxo de trabalho no e-ARQ Brasil e será avaliado se este
software de código aberto e gratuito, atende parcialmente ou totalmente as exigências do e-
ARQ Brasil, no que tange à tramitação e fluxo de trabalho. Por fim, as considerações finais.
1.2 JUSTIFICATIVA
Justifica-se a escolha deste tema pela relevância que o mesmo possuirá para a
comunidade arquivística. Afinal, qualquer ciência é constituída pela leitura, experimentação e
observação. A Arquivologia também segue estas regras.
Como vimos, o intuito deste trabalho é averiguar se o Alfresco atende as funcionalidades
dos fluxos de trabalho (workflow) e de tramitação que são exigidos para um sistema
informatizado de gestão arquivística de documentos no e-ARQ Brasil.
Objetiva-se aprofundar as reflexões acerca da tramitação e do fluxo de trabalho por
serem atividades constituintes da fase inicial do ciclo vital dos documentos, em outras palavras,
a produção de documentos e os arquivos correntes.
Independente do suporte em que os documentos forem capturados/registrados, deve-se
analisar a gestão arquivística destes como um longo processo, pois é impossível dar o acesso à
informação para os usuários, se o (s) produtor (es) destes documentos, tais como um indivíduo
específico ou um grupo de colaboradores, não forem orientados por profissionais capacitados
para proceder de acordo com os princípios arquivísticos.
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Além do mais, se os documentos não seguirem os preceitos que regem um plano de
classificação e nem respeitarem os prazos de guarda que são estipulados por uma tabela de
temporalidade, será inviável a transferência, o recolhimento e posteriormente a realização da
avaliação e da seleção dos documentos, dificultando a destinação final.
Logo, este software livre de código aberto, deve ser analisado à luz do e-ARQ Brasil,
dentro dos padrões de exigência, em diversos níveis de obrigatoriedade, para que o mesmo
possa fundamentar uma gestão de documentos efetiva para as instituições.
1.3 METODOLOGIA
A metodologia aplicada para este trabalho de conclusão de curso será realizada através
de pesquisa contendo duas fases: Na primeira etapa haverá pesquisa bibliográfica. Os
dicionários e os glossários serão fontes que auxiliarão para a formulação da problemática e na
contribuição de hipóteses para o tema em questão, além dos livros e artigos sobre a temática.
A segunda fase apresentar-se-á uma análise comparativa. O propósito deste estudo é
avaliar as funcionalidades de um software livre com código aberto, em contraponto com as
exigências de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, no que concerne
a tramitação dos documentos e de fluxo de trabalho, que correspondem à primeira fase do ciclo
vital dos documentos.
Verificar-se-á na prática, se o Alfresco Community atende aos requisitos da tramitação
e do fluxo de trabalho dos documentos produzidos que são exigidos por um sistema
informatizado de gestão arquivística de documentos. Além dos usos das mais variadas fontes,
a utilização da impressão de tela será um recurso recorrente para o desenvolvimento desta
monografia, pois entendemos que esta aplicabilidade servirá para demonstrar se este software
de código aberto e gratuito atende cada uma das vinte e seis exigências que se encontram neste
ponto específico do e-ARQ Brasil.
Através do acesso ao site alfresco.com, nos cadastramos, realizando o download e
instalamos este repositório digital, seguindo os passos que o próprio site recomenda e com
opções em alguns idiomas, tais como: inglês, francês, japonês e espanhol.
O download do arquivo executável no AC é realizado sem muitas dificuldades, através
da internet e por intermédio de um navegador (Mozilla Firefox ou Google Chrome, por
exemplo) que pode ser feito num PC (Personal Computer) ou notebook que tenha, segundo o
link community.alfresco.com, o mínimo de (1) um Gigabyte de espaço na memória primária,
como a random access memory, em outras palavras, a memória RAM.
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Naturalmente que o padrão para efetuar o download é relativo (entre os variados tipos
de Alfresco), entretanto esta é capacidade mínima para utilizar especificamente o repositório
digital no modelo gratuito (free).
Como o acesso neste tipo de software é livre, o Alfresco Community é compatível nos
sistemas operacionais Mac OS, Windows 32 bits, Windows 64 bits ou no Linux, em outras
palavras, é de fácil manuseio, de acordo com o SO (sistema operacional) que está instalado na
máquina de uma pessoa física ou jurídica.
Após inicializar os serviços do Alfresco Share, é necessário direcionar o cursor para o
link manager servers para modificar o status do servidor web que se chama Tomcat. Este
processo é necessário para que se tenha acesso as funcionalidades do Alfresco Community.
Após a mudança do status, de stopped para o padrão running pressionando o botão start,
o segundo e último passo para acessar este software é digitar o seu respectivo nome de usuário
(admin) e a senha criada pelo administrador deste repositório digital.
Se persistirem as dificuldades, há um caminho alternativo para acessar as configurações
do Alfresco: no site do youtube existem vídeos que demonstram de forma didática, como se
deve proceder para baixar este software em qualquer computador (seguindo os requisitos
citados acima).
No próprio site do Alfresco, só é possível compreender as suas respectivas
funcionalidades através de vídeos didáticos na língua inglesa e sem possibilidade de tradução.
Entretanto existe uma alternativa genérica: Se o administrador tiver instalado o
navegador Google Chrome na sua máquina, poderá realizar a conversão de idiomas, através do
Google tradutor automaticamente, caso queira utilizar esta opção.
Na web, é possível encontrar no youtube alguns vídeos didáticos na língua espanhola.
Eis um caminho que facilita a compreensão deste repositório para os interessados neste tema.
Outro método simples e rápido para utilizar este repositório digital que nós constatamos,
foi o acesso direto ao próprio site alfresco.com, bastando para isto, o cadastro dos seus dados e
a confirmação destes por um correio eletrônico.
No e-mail emitido, haverá necessidade de validar o respectivo endereço (manualmente
ou automaticamente) por razões de segurança, antes de ter acesso à comunidade deste software,
o Alfresco Community.
Portanto, torna-se viável as simulações para comprovar se a mesma segue (parcialmente
ou totalmente) os preceitos do e-ARQ Brasil, em outras palavras, a importância arquivística
não ficará restrita somente ao campo das ideias.
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A simulação que nós realizaremos será de uma faculdade de Arquivologia. Tal
instituição, terá uma coordenação que será a administradora deste sistema de ECM, o Alfresco,
e os professores que serão os usuários desta ferramenta. Certamente que os usuários possuirão
níveis de acessos e de restrição a determinados tipos de pastas/ documentos, de acordo com a
liberação do administrador.
Naturalmente que existem setores que são fundamentais para que esta instituição
funcione de forma eficiente e eficaz, tais como: segurança, limpeza, xerox, produtos
alimentícios, tecnologia da informação, jurídico, financeiro, entre outros. Todavia, os mesmos
compõem somente as atividades-meio desta faculdade e não serão os objetos desta simulação.
Estes setores foram mencionados para que não haja questionamentos sobre a falta destas
operações que são relevantes em qualquer instituição. Ademais, seria leviano fazer uma
simulação das atividades-fim, sem mencionar ao menos sobre as atividades que auxiliam os
objetivos específicos desta pessoa jurídica.
Portanto, vamos nos ater a uma das atividades-fim desta faculdade: o ensino. Até a
pesquisa e a extensão que fazem parte de outras operações que levam a outras atividades-fim
desta instituição estarão fora de cogitação nesta simulação.
Outrossim, checaremos este software livre atenderá aos requisitos da tramitação e do
fluxo de trabalho dos documentos que um SIGAD determina, que neste caso é o e-ARQ Brasil.
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2 A importância da tramitação e do fluxo de trabalho
Neste capítulo, serão abordadas as definições e a importância da tramitação e do fluxo
de trabalho para o campo da Arquivologia, baseando-se nas fontes pesquisadas, tais como e-
ARQ Brasil, o site docs.alfresco.com, e o dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia para
as duas primeiras partes deste capítulo.
Além de explicar tais abordagens e definições acima, dissertaremos também sobre
workflow e finalmente, a relação do trâmite com o protocolo. Para tal, recorremos aos livros,
dicionários e glossários para nos auxiliar sobre a temática. Esta será a terceira e última parte
deste capítulo.
Na primeira parte explanaremos sobre a relevância da tramitação para a Arquivologia e
posteriormente o fluxo de trabalho, apesar da interdependência entre estas operações numa
gestão de documentos.
Segundo o CONARQ (2005, p.132), a tramitação é enunciada no respectivo glossário
do e-ARQ Brasil como: “Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite”
Em termos práticos, a tramitação é uma etapa fundamental na gestão de documentos de
uma empresa/ instituição, principalmente nas fases corrente e intermediária.
Seguindo esta linha de raciocínio, Murilo Bastos da Cunha (2008, p.367) nos apresenta
a primeira definição de tramitação no Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia como um
“andamento formal, isto é, sequência de diligências e ações prescritas para a movimentação de
documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução”.
Prosseguindo sobre o tema, Murilo Bastos da Cunha (2008, p.367) elabora uma segunda
definição no mesmo dicionário, que é mais sintética para o verbete tramitação, como uma
“movimentação”. Em outras palavras, este significado nos mostra o seguinte: para que os
documentos cumpram uma determinada função, eles devem seguir o curso regular de um
processo numa gestão de documentos.
Para que o (s) documento (s) siga (m) o seu curso, durante o ciclo de vida do (s)
mesmo(s), é necessário a colaboração de um arquivista para que gestão seja realizada de forma
correta. Logo, a elaboração ou a adaptação de um plano de classificação e de uma tabela de
temporalidade servem como ferramenta para que este profissional recupere as informações
necessárias, além de auxiliar nas demandas do (s) usuário (s) nas atividades-meio e na
atividade-fim de uma empresa/instituição. Portanto, a tramitação faz parte deste processo.
No que tange ao fluxo de trabalho, nota-se que a utilização desta terminologia é bastante
destacada nos documentos que são produzidos no meio digital. Todavia, vale ressaltar que o
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fluxo de trabalho se restringe somente a este segmento específico. As fontes abaixo servirão
para elucidar esta afirmativa.
Para o Heloísa Bellotto (2012, p.49), o fluxo de trabalho é definido, no Dicionário de
terminologia arquivística, como “tramitação em meios eletrônicos”.
Neste verbete do dicionário, a Professora Heloísa Bellotto esclarece de forma objetiva e
clara o que é um fluxo de trabalho. Abaixo citaremos de forma mais extensa a definição sobre
o tema.
Segundo o site do software Alfresco, o link o que é um fluxo de trabalho? responde este
questionamento como: “Uma sequência de tarefas conectadas aplicadas a um documento ou
outro item de conteúdo. Cada tarefa pode ser executada por uma pessoa, um grupo ou
automaticamente” (http://docs.alfresco.com/community/concepts/wf-whatis-workflow.html).
Posteriormente, veremos que existem outras definições de fluxo de trabalho que o
Alfresco Community fornece para os usuários, além da automação do próprio fluxo de trabalho
que esta ferramenta disponibiliza aos seus clientes. Examinaremos se esta funcionalidade
atende aos vinte e seis requisitos desta seção do e-ARQ Brasil.
Para o e-ARQ Brasil (2011, p.46), os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de
trabalho podem compreender “a tramitação do documento antes do seu registro/captura e a
tramitação após seu registro de registro/captura”.
As tecnologias de fluxo de trabalho, segundo o e-ARQ Brasil (2011, p.46), transferem
objetos digitais entre participantes, sob o controle automatizado de um programa. São
geralmente usadas para:
a) gestão de processos ou de tarefas, tais como registro e destinação de documentos e
dossiês/processos;
b) verificação e aprovação de documentos ou dossiês/processos antes do registro;
c) encaminhamento de documentos ou dossiês/processos de forma controlada, de um
usuário para outro, com a identificação das ações a serem realizadas tais como: “verificar
documento” e “aprovar nova versão”;
d) comunicação aos usuários sobre a disponibilidade de um documento arquivístico;
e) distribuição de documentos ou dossiês/processos;
f) publicação de documentos ou dossiês/processos na web.
Apesar de alguns documentos serem produzidos nos mais diversos suportes e depois
migrarem para o suporte digital por alguns motivos (para conservação de um acervo que se
encontra deteriorado, por exemplo), e numa fase posterior ao arquivo corrente (arquivo
intermediário ou diretamente para o arquivo permanente, se for um documento histórico), existe
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a restrição da aplicabilidade do fluxo de trabalho no meio digital e na fase inicial do ciclo de
vida de um documento, pois neste estágio o mesmo possui uma grande necessidade de uso.
Além do mais, isto não ocorre com tanta frequência quando os acervos são transferidos
para a fase intermediária ou recolhidos para a guarda permanente.
Indubitavelmente, o (s) fluxo (s) de trabalho é uma etapa fundamental na gestão de
documentos de uma empresa/ instituição, entretanto esta ação fica restrita à fase corrente, pois
a criação, o uso, a movimentação e alteração nos metadados de um documento (no caso do
digital nato) é praticada por um grupo de usuários, mesmo que estes possuam um grau de
permissionamento restrito, de acordo com o controle do administrador neste software.
Para a nossa área de atuação, um software (neste caso, o Alfresco) deve ser capaz de dar
ao administrador o poder de controle sobre todos documentos que são produzidos por um ou
mais usuários num determinado fluxo de trabalho e de tarefas, de acordo com as regras de um
SIGAD.
Aparentemente, o fluxo de trabalho parece um subproduto no processo de captura de
documentos, contudo esta é uma das suas funcionalidades que contribui para a produção e
utilização dos mesmos em grande escala na fase inicial do ciclo vital. Eis a sua utilidade e
importância para a Arquivologia.
Apesar da semelhança entre fluxo de trabalho e workflow, Cruz (1998, p.47), nos explica
em seu livro, Workflow: a tecnologia que vai revolucionar processos. a definição desta acão
como “tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-
os, por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia”.
No que tange a relação entre o trâmite com o protocolo e sua relevância para esta área
de conhecimento, a Arquivologia, utilizaremos o Art. 3º da Lei de Arquivos nº 8.159, de 8 de
Janeiro de 1991, além de livros, manual e dos dicionários para nos auxiliar no desenvolvimento
final deste capítulo.
Para nos aprofundar sobre a ligação entre o trâmite com o protocolo, devemos a priori,
explicar o seu respectivo significado.
No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2013, p.140), define-se o
protocolo como um “serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,
controle de tramitação e expedição de documentos”.
Seguindo esta linha de raciocínio, Murilo Bastos da Cunha (2008, p.300) nos apresenta
a primeira definição de protocolo no Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia, como um
“setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em
curso”.
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21
No contraponto das fontes sobre o verbete protocolo, o Manual de normas e
procedimentos de protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo (2013, p.53),
define a tramitação como a “movimentação de documentos pelas unidades do próprio
órgão/entidade ou entre unidades de órgãos/entidades distintos, para dar conhecimento, bem
como para acolher manifestações, instruções e informações necessárias à tomada de decisões”
Após esta breve explanação, observamos que o trâmite é uma das atividades que existem
no protocolo para atuar de forma direta no atendimento do (s) usuário (s) de uma
empresa/instituição, principalmente nas fases corrente e intermediária. Portanto, esta é uma
etapa fundamental da gestão de documentos, tendo em vista que responde pelo rigoroso controle
de toda a documentação recebida ou expedida, em outras palavras, é a unidade protocolizadora
de uma instituição.
Seguindo esta linha de raciocínio, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
(2013, p.168) define uma unidade protocolizadora como o “protocolo responsável pela
autuação de documentos”
Ainda abordando sobre a relevância das atividades do trâmite no protocolo, devemos
destacar que esta operação é praticada nas fases corrente e intermediária dos documentos, ou
seja, quando a função administrativa dos mesmos que foram produzidos é de uso muito
frequente pelos clientes/usuários.
A respeito do trâmite e de outras rotinas que são compostas, o protocolo com a utilização
dos documentos, Marilena Leite Paes (2004) em seu livro, Arquivo: teoria e prática, nos explica
a relação desta fase que compõe a gestão dos documentos com a tramitação:
Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades do protocolo
(recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição,
de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação
(empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao
desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das
instituições (PAES, 2004, p.19).
Notamos que a rotina de tramitação e da sua relação com o protocolo, dentro das suas
etapas de movimentação de documento ou processo, deverá ter um registro em que conste a
ação de um respectivo documento que tramita no setor de protocolo de uma empresa/instituição,
para que sirva ao arquivista no momento exato de recuperar uma informação. Esta ação é
extremamente necessária para a tomada de decisões dos colaboradores e/ou usuários. Todavia,
isto é viável se houver uma gestão documental adequada e de acordo com as leis vigentes sobre
o tema.
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22
A Lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, foi
considerada um marco para a Arquivologia brasileira em diversos aspectos, pois a sociedade
não tinha nenhum acesso aos documentos de caráter público e não havia nenhuma lei que
amparasse o arquivista no que se refere à gestão documental.
Na mesma lei, é abordada, com mais ênfase, a relação entre o trâmite com o protocolo
em seu terceiro artigo:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Apesar da existência da Lei de Arquivos e, posteriormente, com a criação Lei de Acesso
à Informação – LAI, em 2011, estamos muito longe de executar os dispositivos, artigos e incisos
que estas leis propõem, pois faltam profissionais o suficiente para executar esta árdua tarefa,
além da qualificação dos mesmos, entre outros problemas crônicos da Administração Pública
em todas as esferas do poder público.
De fato, ambas as leis contribuem para a GD e, automaticamente, com as fases que
compõem as atividades do protocolo, que possuem a tendência de executar as suas respectivas
tarefas com mais perspectiva de sucesso. O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo -
SAESP, é um exemplo disto.
Foi um trabalho desenvolvido por profissionais que fazem parte do quadro do
funcionalismo público do Estado de São Paulo, tanto das atividades-meio quanto das
atividades-fim. Este exemplo nos mostra que este objetivo pode ser alcançado.
Diante dos fatos analisados sobre a importância da tramitação e do fluxo de trabalho
para a Arquivologia, através fontes pesquisadas, finalizamos este capítulo trazendo as seguintes
reflexões para a nossa área de atuação:
1) A tramitação é uma etapa fundamental na gestão de documentos de uma empresa/
instituição, principalmente nas fases corrente e intermediária;
2) Assim como a tramitação, o (s) fluxo (s) de trabalho é uma etapa fundamental na
gestão de documentos de uma empresa/ instituição. Entretanto esta ação fica restrita
a fase corrente e no meio eletrônico;
3) A relação do trâmite com o protocolo é uma atividade fundamental para a utilização
dos documentos nas fases corrente e intermediária da gestão de documentos;
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23
4) Assim como tramitação e o fluxo de trabalho, outros elementos são importantes para
a Arquivologia, tais como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, pois
são instrumentos que servem como base para uma gestão documental adequada;
5) Com o intuito de complementar a tramitação, o fluxo de trabalho, entre outras
atividades que compõem a gestão de documentos, as leis servem para assegurar o
acesso à informação, dos documentos que são produzidos na Administração Pública,
e também os que são gerados no meio corporativo.
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3 Funcionalidades do software Alfresco Community
Neste capítulo, serão apresentadas as funcionalidades do Alfresco Community, no que
se refere à tramitação e o fluxo de trabalho. Além do uso de impressão de tela, realizaremos
uma simulação para checar se este software utiliza os dois tipos de controle do fluxo de trabalho,
o controle de versões e do status do documento.
A simulação que nós realizaremos será a de um curso de graduação em Arquivologia
em uma faculdade. Tal instituição terá uma coordenação que será a administradora deste
sistema de ECM, o Alfresco, e os professores serão os usuários desta ferramenta. Esses usuários
terão acesso as pastas pelas disciplinas que lecionam. Nas mesmas, haverá documentos de uso
rotineiro das disciplinas, tais como: ementas, provas, nota dos alunos, chamadas.
Além destes, existem documentos (reuniões de colegiado, atas das reuniões, solicitação
de benefícios, comprovação de trabalho semanal) que serão de uso comum entre todos os
professores (usuários) com a coordenação. Certamente que os usuários possuirão níveis de
acessos e de restrição a determinados tipos de pastas/ documentos, de acordo com a liberação
do administrador. A primeira figura abaixo representa a criação do grupo Coordenação de
Arquivologia (com destaque na cor laranja) com os respectivos usuários (disciplinas).
Figura 1 – Criação de um grupo com usuários.
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25
Nas figuras 2 e 3 é um exemplo de usuário que foi criado pelo administrador. Neste
caso, a Coordenação de Arquivologia criou uma conta para o professor que leciona a disciplina
de Gestão de Documentos. Para tal, tornou-se necessário preencher alguns dados para que o
mesmo mantivesse contato com a coordenação e com outros professores (usuários).
Figura 2 – Criação de um usuário pelo administrador.
Figura 3 – Inserção de dados sobre o usuário.
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26
Na figura 4, mostraremos que o Alfresco Community possui alguns modelos de fluxo
de trabalho, no qual o (s) usuário (s) possuem um determinado grau de autonomia para gerir os
documentos que são produzidos. Veremos quais são os tipos de workflow e como funciona a
tramitação de um documento num prazo determinado neste software. Eis um resumo sobre a
funcionalidade dos modelos de workflow que foram printados:
1) Adhoc: Permite atribuir uma tarefa à um único usuário.
2) Group Review & Approve (Revisão e aprovação em grupo): Permite configurar a revisão e
a aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow à um único grupo de usuários.
3) Parallel Review & Approve (Revisão e aprovação paralela): Permite configurar a revisão e
a aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários.
4) Pooled Review & Approve: Permite configurar a revisão e a aprovação de um conteúdo,
atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários. Um usuário pode ter o domínio da tarefa
por vez, completando-a ou a retornando-a de volta a pool para ser requerida por outro usuário
associado a tarefa.
5) Review & Approve (Revisão e Aprovação): Permite configurar a revisão e a aprovação de
um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow para um único usuário.
.
Figura 4 – Modelos de workflow.
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Na figura 5, temos todos os fluxos de trabalhos ativos. Preferimos mostrar
antecipadamente os diversos modelos de workflow para que esta figura fique articulada com a
impressão de tela anterior. Para tal, trabalharemos com cinco documentos diferentes. Cada um
servirá para um tipo de fluxo de trabalho diferente. Eis os modelos:
1) Revisão das notas da prova de Gestão de Documentos
2) Ata de reunião
3) Comprovante semanal de trabalho (ponto)
4) Envio de notas da prova de Gestão de Documentos à Coordenação
5) Solicitação de benefícios
Nas figuras impressas a seguir, indicaremos cada tipo de fluxo que foi iniciado, com que
tipo de documento, qual é o período de tramitação e se há um histórico de versões.
Figura 5 – Fluxos de trabalho iniciados.
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Nas figuras 6 e 7, veremos como é permitido atribuir uma tarefa a um único usuário.
Em todos os casos, estamos dentro da proposta de simulação. Numa escolha aleatória da
Coordenação de Arquivologia (administrador), o usuário mais exigido será o professor que
leciona a disciplina de Gestão de Documentos, pois o mesmo estará presente em todos os fluxos
de trabalho que foram criados. Além disso, justifica-se esta escolha porque este docente tem
mais acesso aos documentos do que os outros professores (usuários).
Em todos os casos, estamos dentro da proposta de simulação. O usuário possui
autonomia própria para resolver esta tarefa, e neste caso, ele deve revisar as notas que ele lançou
para os alunos na disciplina.
Nas figuras constam o histórico, para quem foi atribuída esta tarefa, qual é a data-limite
para que a mesma seja executada pelo usuário.
Ademais, pode ser exibido todo histórico deste fluxo de trabalho, entre outras atividades,
que podem surgir neste tipo de workflow.
Figura 6 – Primeiro fluxo de trabalho.
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Figura 7 - Revisão de notas da prova.
Já nas figuras 8 e 9, veremos como se inicia a tramitação de um documento num prazo
determinado e quais são os recortes temporais para cada tipo de fluxo de trabalho. Neste caso
estamos dentro da proposta de simulação. O Coordenador de Arquivologia (administrador)
solicita aos professores de cada disciplina (usuários) que assinem a ata de reunião em até uma
semana. Este fluxo de trabalho foi iniciado no dia 06/06 e tem a sua conclusão para o dia 13/06.
Nesta tramitação, mostraremos outros fluxos de trabalho e suas respectivas funcionalidades.
Nas figuras 8 e 9, observamos que houve o início da tramitação do documento para os
usuários. Para este caso específico, o administrador solicitou o workflow Group Review &
Approve (Revisão e aprovação em grupo), que permite configurar a revisão e a aprovação de
um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow a um único grupo de usuários.
Ademais, pode ser exibido todo histórico deste fluxo de trabalho, entre outras atividades
que podem surgir neste tipo de workflow.
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Figura 8 – Segundo fluxo de trabalho
Figura 9 – Ata de reunião
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Este terceiro modelo de workflow (Revisão e aprovação paralela), permite configurar a
revisão e a aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários,
como nós notamos nas figuras 10, 11 e 12. Neste caso, a Coordenação solicita a assinatura do
ponto de trabalho semanal de todos os mestres que lecionam as matérias na Faculdade de
Arquivologia. Este fluxo é liberado para revisão a todos usuários, porque é de interesse do
administrador, na simulação, a coleta das assinaturas.
Figura 10 – Terceiro fluxo de trabalho.
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Figura 11 – Comprovação de trabalho semanal.
Figura 12 – Tarefa atribuída aos usuários do grupo.
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Neste quarto tipo de fluxo de trabalho que o Alfresco Community disponibiliza para o
administrador, o nível de permissão é destinado somente para um usuário revisar um documento
que lhe foi destinado. Eis a explicação para as figuras 13 e 14 deste capítulo.
Nesta simulação, a Coordenação de Arquivologia destinou a petição das notas da
disciplina de gestão de Documentos para o professor que leciona esta matéria. Apesar de cada
fluxo possuir as suas respectivas funcionalidades, todos possuem um grau de restrição para o(s)
usuário(s) e uma data estipulada para cumprir o seu respectivo fluxo, de acordo com as
necessidades da administração.
Figura 13 – Quarto fluxo de trabalho.
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Figura 14 – Revisar as notas da prova.
Por fim, no último fluxo de trabalho, o Pooled Review & Approve permite configurar a
revisão e a aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários.
Um usuário pode ter o domínio da tarefa por vez, completando-a ou a retornando-a de volta a
pool para ser requerida por outro usuário associado a tarefa.
Neste caso, o documento é uma solicitação de benefícios, que qualquer professor (usuário) tem
acesso para requerer este direito. As figuras 15 e 16 mostram que um ou mais usuários podem
revisionar esta tarefa. Neste print, o usuário de GD está atribuído a esta função.
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Figura 15 – Quinto fluxo de trabalho.
Figura 16 – Solicitação de benefícios.
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Diante dos fatos analisados sobre as funcionalidades do Alfresco Community, no que
tange à tramitação e aos modelos de fluxo de trabalho, notemos que na simulação realizada é
possível afirmar que:
1) É viável neste software de código aberto, definir um ou mais usuários para executar uma
tarefa para um grupo de usuários;
2) É possível um administrador criar mais de um fluxo de trabalho para um ou mais
usuários, com prazos e níveis de prioridades diferentes;
3) Cadastrar usuários com diferentes níveis de permissionamento;
4) É possível realizar downloads e uploads de documentos que foram criados pelo
administrador para o que usuário possa utilizar em suas tarefas;
5) Torna-se viável o controle de versões e do status do documento, através dos detalhes do
fluxo de trabalho;
6) Na simulação, foi possível anexar um ou mais documentos a uma tarefa do workflow;
7) Cadastrar, editar ou excluir usuários de um grupo;
8) Incluir, editar ou excluir documentos num fluxo de trabalho;
No capítulo a seguir, faremos a matriz de comparação entre as funcionalidades deste
software de código aberto e gratuito, com os requisitos do e-ARQ Brasil.
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4 Alfresco Community e os requisitos do e-ARQ Brasil
No quarto e último capítulo deste trabalho de conclusão de curso, desejamos apreciar
as funcionalidades do software Alfresco Community. Verificaremos se este software de código
aberto atende, parcialmente ou integralmente, os 26 (vinte e seis) requisitos que abrangem três
níveis de obrigatoriedade (Obrigatório, altamente desejável e facultativo), a tramitação e fluxo
de trabalho no e-ARQ Brasil.
A avaliação e contextualização deste tipo de Alfresco com o modelo de SIGAD, é
necessária para comprovar a viabilidade de uma gestão de documentos efetiva para as
instituições.
Utilizaremos novamente o recurso do print neste capítulo. A descrição de cada
referência, requisito e o nível de obrigatoriedade, serão dissertadas abaixo dos mesmos, com a
finalidade de auxiliar no momento de confirmar se este software de código aberto e livre segue
ou não os preceitos exigidos pelo e-ARQ Brasil.
Dos vinte e seis requisitos que compõem a tramitação e o fluxo de trabalho no e-ARQ
Brasil, haverá um divisão em duas partes para esta apreciação:
Na primeira, examinaremos os 22 requisitos que constituem os tipos de controle do
fluxo de trabalho (a tramitação do documento antes do seu registro e/ou captura e a tramitação
após o seu registro e/ou captura).
Na segunda parte, verficaremos os 04 requisitos que abrangem o controle de versões (o
histórico do documento que foi criado e modificado) e do status de documentos (se o mesmo é
uma minuta, original ou cópia).
Nos duas primeiras impressões de tela, observamos que houve o início da tramitação do
documento para os usuários. Para este caso específico, o administrador solicitou um tipo de
fluxo de trabalho (Revisão e aprovação em grupo), que permite configurar a revisão e a
aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa deste workflow a um único grupo de usuários.
Neste modelo de worflow, o acesso do usuário a um conteúdo de documento é irrestrito.
Portanto, cada revisor ( neste caso pode ser tanto o administrador, quanto o[s] usuário[s]) podem
enviar o documento de um usuário para o outro, ou o administrador pode enviar diretamente
para os mesmos.
O documento nesta simulação é a ata de reunião que a coordenação do curso de
graduação de Arquivologia envia para os professores de cada disciplina.
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Segundo a referência 2.1.1 do controle do fluxo de trabalho, que possui o nível de
obrigatoriedade máxima (O), este requisito serve como um recurso de fluxo de trabalho de um
SIGAD tem que fornecer os passos necessários para o cumprimento de trâmites
preestabelecidos ou aleatórios. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um
documento ou dossiê/ processo de um participante para outro, a fim de serem objeto de ações.
Por questões de tempo devido a complexidade da análise de máquina de workflow, essa
funcionalidade não foi verificada.
Figura 17 – Tramitação do documento para usuários.
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Figura 18 – Revisor da tarefa.
Na figura 19 deste modelo de workflow, observamos que informa o trâmite através do
status do documento. Contudo, o mesmo não é capaz de demonstrar, em termos práticos, as
ilimitações de trâmites nos fluxos de trabalho como exige o requisito do e-ARQ Brasil,
independente de quem inicia o mesmo (administrador ou o usuário), em que o nível de
prioridade, a quem é atribuído a tarefa e em quanto tempo é necessário para cumprir tal
atividade.
Segundo a referência 2.1.2 do controle de fluxo de trabalho, que possui o nível de
obrigatoriedade O, analisa este requisito que um SIGAD tem que ter capacidade, sem
limitações, de estabelecer o número necessário de trâmites nos fluxos de trabalho.
Por questões de tempo devido a complexidade da análise de máquina de workflow, essa
funcionalidade não foi verificada.
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No que tange ao terceiro requisito, observamos na figura 21 que foi rotulado como
´´tarefas do usuário``, o professor que leciona a disciplina de Gestão de Documentos será
notificado na função ´´minhas tarefas´´, na qual consta o (s) fluxo (s) que foram iniciados, quais
estão ativos, concluídos ou pendentes. Nesta pasta, é possível observar que fica disponível uma
função para avisar ao participante do fluxo que um documento lhe foi enviado.
Figura 19 – Exemplo de fluxo de trabalho.
Figura 20 – Revisão de conteúdo feita por usuários.
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Ao lado do título em que este usuário foi inserido num fluxo pelo administrador ou pelo
trabalho que lhe foi reatribuído por outro usuário, é possível observar o aviso através dos links
´´exibir tarefa´´ e ´´exibir fluxo de trabalho´´.
Segundo a referência 2.1.3, que possui o nível de obrigatoriedade O, analisa este
requisito que o fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma função para avisar
um participante do fluxo de que um documento lhe foi enviado, especificando a ação
necessária.
Como registrado em outrora, este usuário seria o mais citado, pois o mesmo consta em
todos os modelos de workflow deste software de código aberto e gratuito, dentro do padrão de
simulação proposta.
Figura 21 – Tarefas do usuário.
Logo, o Alfresco baseado neste print acima, atende a este requisito.
Na figura 22, analisamos mais uma vez o usuário Gestão de Documentos para mostrar
que o Alfresco Community atende a este requisito, pois o uso de e-mail é um meio
imprescindível na comunicação entre os usuários (neste caso entre os professores) e/ou com o
administrador (Coordenação) que pertençam a graduação de Arquivologia. Todos os
componentes deste simulação devem ter o contato para comprovar o manuseio do correio
eletrônico.
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Ademais, o envio de notificações (caso haja tipo de movimentação entre os documentos
produzidos, alterados ou extintos) por e-mail é uma das características de qualquer fluxo de
trabalho existente neste software.
Segundo a referência 2.1.4, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel –
AD, observa que este requisito, no qual o fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso
do correio eletrônico, para que um usuário possa informar a outros usuários sobre documentos
que requeiram sua atenção. Esse requisito requer a integração com um sistema de correio
eletrônico existente.
Figura 22 – Página do perfil do usuário.
Portanto, este software de código aberto e gratuito atende este requisito do e-ARQ
Brasil, no que se refere ao controle de fluxo de trabalho.
Na figuras 23 e 24, observamos o usuário que leciona a disciplina de Gestão de
Documentos, está na sua página de acesso. Por ali, o mesmo tem a autonomia para criar novos
fluxos de trabalho, como foi o exemplo citado abaixo.
Nesta simulação, o usuário cumpre uma tarefa, reexaminando as notas da matéria que
leciona, aprova a revisa o conteúdo que lhe é atribuido, e termina este fluxo programado.
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Vale ressaltar que todo o processo é supervisionado pela Coordenação de Arquivologia
(administrador).
Segundo a referência 2.1.5 que possui o nível de obrigatoriedade máxima (O), o recurso
de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que fluxos de trabalho pré-programados
sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usuário autorizado.
Por questões de tempo devido a complexidade da análise de máquina de workflow, essa
funcionalidade não foi verificada.
No que tange ao sexto requisito do controle de fluxo de trabalho, reparamos que o
Alfresco Community atende parcialmente a esta exigência, pois na simulação do documento de
comprovação semanal em que os professores de várias disciplinas devem assínar, esta tarefa de
fato é retribuida de usuário para usuário neste fluxo de trabalho. Este modelo de worflow atribui
esta tarefa somente à um único grupo de usuários. Entretanto, não é possível atender um grupo
diferente do previsto, como as imagens 25 e 26 nos mostra.
Segundo a referência 2.1.6, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel –
AD, observa que este requisito, no qual o administrador deve poder autorizar usuários
individuais a redistribuir tarefas ou ações de um fluxo de trabalho a um usuário ou grupo
diferente do previsto. Um usuário pode precisar enviar um documento a outro usuário, devido
ao seu conteúdo específico ou caso o usuário responsável se encontre em licença.
Figura 23 – Painel do usuário de gestão de documentos.
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Figura 24 – Fluxo de trabalho realizado pelo usuário.
Figura 25 – Revisão e aprovação em grupo único.
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Como citado acima e comprovado nas figuras 25 e 26, a exigêngia deste preceito é
atendida parcialmente. Logo, este software de código aberto e gratuito não atende integralmente
este requisito do e-ARQ Brasil, no que se refere ao controle de fluxo de trabalho.
Na figuras 27, 28, 29 e 30 notamos que, apesar do passo-a-passo para que o adminstrador
do grupo (Coordenação de Arquivologia) verificasse se um um recurso de fluxo de trabalho de
um SIGAD teria que registrar na trilha de auditoria todas as alterações ocorridas em qualque
fluxo de trabalho, verificamos que este software de código aberto e gratuito não atende este
requisito. Eis os passos exigidos por cada figura:
1) Criação de um site para gerenciar registros;
2) Como administrador da RM, clicaria no link auditoria;
3) Como deve ser feito uma auditoria;
4) No site de gerenciamento de registros - GR que foi criado pelo administrador, nota-
se a inexistência do link da auditoria;
Figura 26 – Revisão de tarefas de usuário para
usuário.
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Figura 27 – Site de gerenciamento de registros.
Figura 28 – Uso da Ferramenta RM pelo administrador.
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Figura 29 – Explicação sobre a auditoria.
Figura 30 - A inexistência do link da auditoria no GR
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Logo, a referência 2.1.7 que possui o nível de obrigatoriedade máximo (O), observa que
o Alfresco Community em termos práticos, não atende este requisito, no qual um recurso de
fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar na trilha de auditoria todas as alterações
ocorridas neste fluxo.
Continuando com a proposta de simulação, observamos nas figuras 31 e 32, que além
do registro da tramitação num documento e da tarefa que foi destinada ao usuário (neste caso,
são as notas das provas da disciplina gestão de documentos que foram solicitadas pela
coordenação),o documento possui um histórico de tramitação antes da conclusão da atividade.
Portanto, o software Alfresco Community atende a referência 2.1.8 que possui o nível
de obrigatoriedade máxima (O), um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que
registrar a tramitação de um documento a fim de que os usuários possam conhecer a situação
de cada um no processo.
Figura 31 - Tramitação no fluxo de trabalho.
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Figura 32 – Tramitação através do histórico da tarefa.
Segundo a referência 2.1.9, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel
– AD, verifica-se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD
deve gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo
administrador. Eis o nono preceito. Verficaremos na figura 33 se o Alfresco Community
corresponde a esta exigência deste modelo de SIGAD, no que tange ao controle do fluxo de
trabalho.
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Figura 33 – GD em estado de aguardo.
Conforme consta na figura número 33, é possível a gestão destes documentos que se
encontram em estado de aguardo. No canto esquerdo deste impressão, observamos os modelos
de fluxos (ativos e os concluídos). Além disso, os documentos possuem datas para fila de espera
(tanto os documentos com o fluxo pendente, quanto os iniciados).
Para finalizar, na própria figura há exemplos de fluxo que podem ser examinados e
geridos pelo administrador de um grupo. Portanto, este software de código aberto atende a este
requisito.
Na figuras 34 e 35 notamos que no navegador de repositório, o usuário tem acesso a
página inicial de todos aqueles que lecionam as disciplinas que constam na graduação de
Arquivologia, seguindo a simulação proposta. Todavia, somente o professor da matéria de
Gestão de Documentos tem acesso a mais documentos, pois o nível de permissionamento é
maior, de acordo com o interesse do administrador.
Segundo a referência 2.1.10, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel
– AD, verifica-se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD
deve ter a capacidade de deixar que os usuários visualizem a fila de espera de trabalhos a eles
destinados e selecionem os itens a serem trabalhados.
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Na figura 35 notemos que o usuário da disciplina tem acesso aos documentos de acordo
com os variados fluxos de trabalho. Além do mais, basta este usuário clicar no link
´´selecionar´´ para escolher os itens a serem trabalhados por ele.
Figura 34 – Usuário no navegador de repositório.
Figura 35 – Usuário com acesso aos documentos
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De acordo com o que foi apresentado nas duas últimas ilustrações, este software de
código aberto e livre atende a esta exigência deste modelo de SIGAD, no que se refere ao
controle de fluxo de trabalho.
No que tange ao décimo primeiro preceito do controle do fluxo de trabalho, observamos
na figura 36, nos detalhes de fluxo de trabalho que foi criado, que existe um resumo do mesmo,
contendo informações gerais tais como: o título, a descrição que informa qual é o modelo de
workflow proposto, quem iniciou, a tramitação, o grau de prioridade e o status deste fluxo de
trabalho.
Segundo a referência 2.1.11, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel
– AD, verifica-se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD
deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usuário ou a partir
dos dados do sistema. Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem
de uma condição determinada por um deles. Por exemplo, um fluxo pode levar um documento
a um participante ou a outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a
definição do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema.
Entretanto, não é possível analisar o municiamento de fluxos condicionais de acordo
com os dados de entrada do usuário ou a partir dos dados do sistema, como este preceito exige.
Figura 36 – Criação do fluxo de trabalho pelo usuário.
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53
Já nas figuras 37 e 38 observamos que neste tipo de fluxo de trabalho (Revisão e
aprovação paralela), nos é permitido configurar a revisão e a aprovação de um conteúdo,
atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários. No caso da simulação, a Coordenação
(administrador) solicita a assinatura do ponto de trabalho semanal dos professores que lecionam
as matérias que compõe a grade da graduação de Arquivologia. Este fluxo nos mostra que há
um histórico de movimentação dos documentos, data e horários da conclusão desta tarefa
através da revisão criada pelos mestres de cada disciplina.
Figura 37 – Revisão e aprovação paralela.
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Figura 38 – Multiplos usuários no workflow.
Portanto, o software Alfresco Community atende a referência 2.1.12 que tem o nível de
obrigatoriedade máxima (O), possui um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que
fornecer um histórico de movimentação dos documentos. O histórico de movimentação
corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada e saída, nomes de responsáveis,
título do documento, providências etc. Realizando uma análise deste décimo terceiro requisito
do e-ARQ Brasil, no que se refere ao controle do fluxo de trabalho, observamos que na
simulação realizada, onde existem documentos váriados (reuniões de colegiado, atas das
reuniões, solicitação de benefícios, comprovação de trabalho semanal) e que é viável no
Alfresco Community a criação de modelos de workflow com datas de conclusão e níveis de
permissão diferentes entre os usuários desta ferramenta, não é possível aos usuários autorizados
pelo administrador, a interrupção ou a suspenção temporaria de um fluxo com o intuito de
executar outra função/tarefa.
Notamos na figura 39 que no repositório deste software, o usuário que leciona a
disciplina de gestão de documentos tem uma configuração que lhe permite modificar um fluxo
de trabalho que foi iniciado pelo próprio. Todavia, neste software não é possível parar um fluxo
para dar sequência em outro trabalho
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Segundo a referência 2.1.13, que possui o nível de obrigatoriedade facultativo - F,
verifica-se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD pode
permitir que usuários autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com
o objetivo de executar outro trabalho. O fluxo só prosseguirá com a autorização do usuário.
Apesar deste preceito ter o menor grau de exigêcia, o software Alfresco Community não
atende a este requisito.
O mesmo aplica-se ao décimo quarto preceito do e-ARQ, mas com nível de exigência
diferente. Segundo a referência 2.1.14 que possui o nível de obrigatoriedade máxima (O), um
recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir processamento condicional, isto é,
permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e
prossiga automaticamente quando este é recebido.
A figura de número 39 nos mostra que isto é inviável para um usuário, ou para o
administrador que gere este software de código aberto e livre.
Já para o próximo preceito a avaliação é diferente, conforme é possível analisar na
imagem 40.
Neste caso, observamos que o usuário de gestão de documentos, tem que cumprir as
tarefas de diferentes tipos de fluxo de trabalho.
Figura 39 – Tipos de documentos no repositório.
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Este software mostra ao usuário o tempo que é necessário para completar o trabalho que
foi gerado pelo próprio. No link à esquerda da ilustração abaixo, é possível verificar os fluxos
que foram iniciados, concluídos e os que estão pendentes.
Figura 40 – Fluxo de trabalhos iniciados e concluídos.
Segundo a referência 2.1.15, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel
– AD, verifica-se que este requisito, no qual 2.1.15 um recurso de fluxo de trabalho de um
SIGAD deve poder associar limites de tempo a trâmites e/ou procedimentos individuais em
cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com esses limites.
Diante do que foi abordado com base ns imagem acima, o Alfresco Community atende
com eficácia a este requisito do e-ARQ Brasil.
Para o décimo sexto requisito, printamos três imagens para justificar que o Alfresco
Communty atende a exigência deste modelo de SIGAD, no que tange ao controle do fluxo de
trabalho. Na primeira imagem, construímos um grupo, no qual representa a Coordenação de
Arquivologia (com destaque na cor laranja) com os respectivos usuários (disciplinas).
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Figura 41 – Grupo destacado em laranja
Na segunda e terceira imagens que compõem este requisito (número 42 e 43
respectivamente), observamos que o Alfresco Community atende integralmente a esta
exigência, pois na simulação do documento de comprovação semanal em que os professores de
várias disciplinas devem assínar, esta tarefa de fato é retribuida de usuário para usuário neste
fluxo de trabalho. Este modelo de worflow atribui a este grupo de usuários como participantes
desta tarefa.
Segundo a referência 2.1.16 que possui o nível de obrigatoriedade máxima (O), um
recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que reconhecer indivíduos e grupos de trabalho
como participantes.
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Figura 42 - Tarefa de revisão em grupo.
Figura 43 – Grupos de usuários como participantes.
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Diante das três figuras analisadas, vemos que o Alfresco Community atende a exigência
deste requisito do e-ARQ Brasil.
Continuando com a proposta de simulação, que sobre os preceitos do décimo sétimo
requisito do e-ARQ Brasil, o Alfresco Community atende parcialmente a este preceito, pois em
dois tipos de fluxos de trabalho que este software de código aberto ofrece ao administrador e
seus respectivos usuários, é viável rever e a aprovar o conteúdo de um documento, atribuindo
a tarefa do workflow à um único grupo de usuários ou à múltiplos usuários.
Segundo a referência 2.1.17, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel
– AD, verifica-se que este requisito, no qual sempre que o participante for um grupo de
trabalho, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma de distribuição
dos documentos entre os membros do grupo. Essa distribuição pode ser de duas formas: •
1) de acordo com uma sequência circular predefinida, o SIGAD envia o próximo
documento independentemente da conclusão da tarefa anterior;
2) à medida que cada membro conclui a tarefa, o SIGAD lhe envia o próximo
documento da fila do grupo;
Portanto, a distribuição pode ser realizada somente de acordo com o segundo item. O
Alfresco Community parcialmente atende a demanda deste requisito, e não na sua totalidade.
No que tange ao décimo oitavo preceito, os fluxos de trabalho que existem no Alfresco
Community automatizam o processo para o(s) usuário(s) em todos os itens que compõem um
modelo de workflow escolhido. Entretanto o processo de captura dos documentos é realizado
manualmente, através dos downloads e nos upload de conteúdos no site criados pelo
administrador, em que o usuário é convidado.
Segundo a referência 2.1.18, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel
– AD, verifica-se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD
deve permitir que a captura de documentos desencadeie, automaticamente, fluxos de trabalho.
Logo, este software de código aberto e livre não atende a este requisito deste modelo de
SIGAD.
Continuando com a proposta de simulação, sobre os preceitos do décimo nono requisito
do e-ARQ Brasil, o Alfresco Community permite que o administrador monitore a tramitação
dos documentos e o desempenho dos usuários para detalhar o passo-a-passo da tarefa que foi
destinada para os mesmos.
Para comprovar esta tese, recorremos novamente a simulação proposta deste modelo de
workflow (Revisão e aprovação paralela). No caso das figuras 44 e 45, a Coordenação solicita
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a assinatura do ponto de trabalho semanal de todos os professores que compareceram na
graduação de Arquivologia para lecionar as disciplinas. Este fluxo é liberado para revisão a
todos usuários, porque é de interesse do administrador, na simulação, a coleta das assinaturas.
Figura 44 – Solicitação de assinatura.
Figura 45 – Monitorar a tramitação do documento.
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Segundo a referência 2.1.19, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel
– AD, verifica-se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD
tem que fornecer meios de elaboração de relatórios completos para permitir que gestores
monitorem a tramitação dos documentos e o desempenho dos participantes.
Baseando-se nas figurass 44 e 45, verificamos que o Alfresco Community atende a
exigência deste requisito.
Chegando ao vigésimo preceito do e-ARQ Brasil, notemos que o software disserta sobre
os metadados específicos, uma vez que o Alfresco Community segue a risca o modelo de
SIGAD do Departamento de Defesa norte-americano - DoD Standard 5015.2, o que varia neste
contexto, do e-ARQ Brasil.
Segundo o Alfresco Community, em tese, há um conjunto de metadados padrão para
registros, categorias de registro, pastas de registro, selecionadores de data e documentos não
eletrônicos.
No site, tem um guia para criar, editar e excluir os metadados personalizados. Contudo
isto não foi possível aplicar em nenhum campo para o administrador, em termos práticos.
Mesmo demonstrando qual é a referência (2.1.20) o nível de obrigatoriedade (máxima)
e a descrição deste requisito, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar
a tramitação de um documento em seus metadados. Os metadados referentes à tramitação
devem registrar data e hora de envio e recebimento, e a identificação do usuário, não foi
possível analisar, em termos práticos, se este software de código aberto e livre atende a este
requisito do e-ARQ Brasil.
Diferente do requisito anterior, no penúltimo preceito do e-ARQ Brasil no que tange ao
controle do fluxo de trabalho, houve a criação e alterações neste fluxo de trabalho (ata de
reunião), de forma proposital pelo administrador.
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Figura 46 – Mudanças feitas pelo administrador.
Figura 47 - Criação e alterações neste fluxo de trabalho
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Segundo a referência 2.1.21, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel – AD,
verifica-se que este requisito, no qual um SIGAD deve manter versões dos fluxos alterados e
estabelecer vínculos entre os documentos já processados ou em processamento nos fluxos
alterados.
Se um fluxo de trabalho foi iniciada, em tese, ela não pode ser alterada. Se um usuário
modificar a definição do processo subjacente, ele será versionado. Qualquer nova instância de
fluxo de trabalho refletirá quaisquer alterações na definição do fluxo de trabalho. Quaisquer
instâncias antigas atualmente em execução irão fazer referência à antiga definição.
Portanto, o software Alfresco Community atende a este requisite do e-ARQ Brasil, no
que se refere ao controle do fluxo de trabalho.
No que tange ao último requisito do controle de fluxo de trabalho, o software Alfresco
Community segue a proposta de simulação. As figuras 48 e 49 nos mostra que, houve a extinção
do primeiro usuário (gestão de documentos|) e a inclusão de um segundo usuário (diplomática
um) no histórico do documento de solicitação de benefício aos professores. Portanto, este
software de código aberto e gratuito atende as exigências do e-ARQ Brasil, conforme a
descrição do mesmo abaixo.
Segundo a referência 2.1.22, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel
– AD, verifica-se que este requisito, no qual o SIGAD deve assegurar que qualquer modificação
nos atributos dos fluxos, como extinção ou ampliação do número de pessoas ou extinção de
autorização, leve em conta os documentos vinculados.
Figura 48 – Documento para usuários.
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Ingressando na parte final desta jornada, verficaremos os 04 requisitos que abrange o
controle de versões (o histórico do documento que foi criado e modificado) e do status de
documentos (se o mesmo é uma minuta, original ou cópia).
Assim como foi aplicado a impressão de tela na primeira parte do trabalho, a descrição
de cada referência, requisito e o nível de obrigatoriedade serão dissertadas novamente, com a
finalidade de auxiliar no momento de confirmar se este software de código aberto e livre segue
ou não os preceitos exigidos pelo e-ARQ Brasil.
Em todos os casos que a simulação foi proposta utlizados todos os tipos fluxos de
trabalho que foram criados pelo Alfresco Community com o intuito de comprovar se este
software atende aos requisitos do e-ARQ Brasil.
No que se refere ao registro de status do documento, observamos que nos modelos de
workflow, este item só consta para verificar a tramitação do fluxo de trabalho e no detalhe das
tarefas, para que o administrador e o usuário autorizado tenha ciência que aquela função
atribuída possui um prazo determnado e um status. Nada mais do que isso.
Segundo a referência 2.2.1, que possui o nível de obrigatoriedade máximo (O), verifica-
se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que ser capaz
de registrar o status de transmissão do documento, ou seja, se é minuta, original ou cópia.
Figura 49 – a extinção e criação de usuários
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Portanto, o Alfresco Community não atende ao primeiro requisito de controle de versões
e de status do documento.
No que tange ao controle de versões de um documento que está tramitando, observamos
nas figuras 50 e 51 que o Alfresco Community atende a esta exigência do segundo requisito,
pois na simulação do documento de comprovação semanal em que os professores de várias
disciplinas devem assínar, esta tarefa de fato é retribuida de usuário para usuário neste fluxo de
trabalho. Este modelo de worflow atribui esta tarefa somente à um único grupo de usuários.
Figura 50 – Documento tramitando.
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Figura 51 – Diversas versões de um documento.
Segundo a referência 2.2.2, que possui o nível de obrigatoriedade máximo (O), verifica-
se que este requisito um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas versões de um
documento que está tramitando.
Pelo histórico dos professores de cada disciplina que acessa e revisa o documento, vemos
que este software de código aberto e livre atende as exigências deste segundo requisito.
Segundo a referência 2.2.3, que possui o nível de obrigatoriedade máximo (O), verifica-
se que este requisito um SIGAD tem que ser capaz de associar e relacionar as diversas versões
de um documento.
Neste caso, as duas últimas figuras servem para ilustrar e comprovar através da
simulação deste fluxo de trabalho, observamos que este software de código aberto e livre atende
as exigências deste terceiro requisito.
Por fim, no quarto requisito que abrange o controle de versões e do status de documentos,
a referência 2.2.4, que possui o nível de obrigatoriedade máximo (O), verifica-se que este
requisito um SIGAD tem que manter o identificador único do documento, e o controle de
versões