universitas indonesia pengukuran tingkat kapabilitas dan perbaikan manajamen layanan...

UNIVERSITAS INDONESIA

PENGUKURAN TINGKAT KAPABILITAS DAN

PERBAIKAN MANAJAMEN LAYANAN

TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

BERDASARKAN COBIT 5 DAN ITIL V3 2011 :

STUDI KASUS PUSDATIN KEMENTERIAN PERDAGANGAN

KARYA AKHIR

ARIE KUSUMAWATI

1106144430

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JULI 2013

Pengukuran tingkat..., Arie Kusumawati, FIKOM UI, 2013.

UNIVERSITAS INDONESIA

PENGUKURAN TINGKAT KAPABILITAS DAN

PERBAIKAN MANAJEMEN LAYANAN

TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

BERDASARKAN COBIT 5 DAN ITIL V3 2011

STUDI KASUS PUSDATIN KEMENTERIAN PERDAGANGAN

KARYA AKHIR Diajukan sebagai suatu syarat untuk memperoleh

gelar Magister Teknologi Informasi

ARIE KUSUMAWATI

1106144430

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JULI 2013


ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya akhir saya sendiri,

Dan sumber baik yang dikutip maupun dirujuk

Telah saya nyatakan dengan benar.

Nama : Arie Kusumawati

NPM : 1106144430

Tanda Tangan :

Tanggal : 16 Juli 2013


iii

HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh:


NPM : 1106144430

Program Studi : Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir : Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan Perbaikan

Manajemen Layanan Tata Kelola Teknologi

Informasi Berdasarkan COBIT 5 dan ITIL V3 2011 :

Studi Kasus PUSDATIN Kementerian Perdagangan

Telah berhasil dipertahankan dihadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai

bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi

Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu

Komputer, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI


iv

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat

rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Karya Akhir yang berjudul Pengukuran

Tingkat Kapabilitas dan Perbaikan Manajemen Layanan Tata Kelola Teknologi

Informasi Berdasarkan COBIT 5 Dan ITIL V3 2011 : Studi Kasus PUSDATIN

Kementerian Perdagangan. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan untuk memenuhi

salah satu syarat dalam memproleh gelar Magister Teknologi Informasi di

Universitas Indonesia.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Karya Akhir ini masih jauh dari

sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat

membangun selalu penulis harapkan demi kesempurnaan Karya Akhir ini.

Selanjutnya penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Indra Budi, S.Kom., M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah

mengarahkan dan membimbing penulis selama mengerjakan karya akhir ini.

2. Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, M.Kom., selaku Ketua Program Studi

Magister Teknologi Informasi, dosen pembimbing akademis dan dosen

penguji yang memberikan masukan serta saran atas Karya Akhir ini.

3. Bapak Riri Satria, MM selaku dosen penguji yang juga memberikan arahan

untuk kesempurnaan Karya Akhir ini.

4. Rekan–rekan di PUSDATIN Kementerian Perdagangan yang telah membantu

di tempat studi kasus karya akhir ini, khususnya bapak Ir.Marthin, MA. ,

bapak Kukuh Sri Harjanto, S.Kom. , bapak Arief Sulistio, S.Kom., M.Kom.,

dan bapak Eka Putra Mahardika, S.T., MTI.

5. Bapak Koesnadi Tabrani, S.Sos., MM dan ibu Sri Mulyati sebagai orang tua

yang senantiasa memberikan dorongan moral dan motivasi sehingga

terselesaikannya Karya Akhir ini.

6. Indah Megawati, Dara Puspitawati dan Nafshah Putri Tarisa selaku kaka adik

yang telah memberikan dukungan motivasi sehingga terselesainya Karya

Akhir ini.


v

7. Teman-teman MTI UI, angkatan 2011F, khususnya Sdri. Nila, Sdr. Anggar,

Sdr. Rangga, Sdr. Arry, Sdri. Dinni dan Sdri. Shifa yang telah saling

mambantu dan memberikan dukungan satu sama lain dalam penyelesaian

Karya Akhir ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas

kebaikan semua pihak yang telah membantu terselesainya Karya Akhir ini dan

semoga Karya Akhir ini dapat membawa manfaat bagi pengembangan ilmu

pengetahuan khususnya di bidang tata kelola Teknologi Informasi.

Jakarta, 16 Juli 2013

Penulis


vi

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai civitas akademika Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di

bawah ini:


NPM : 1106144430


Fakultas : Ilmu Komputer

Jenis Karya

: Karya Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Nonexclusive Royalty-

Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:

Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan Perbaikan Manajemen Layanan Tata

Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan COBIT 5 Dan ITIL V3 2011 : Studi

Kasus PUSDATIN Kementerian Perdagangan

Dengan Hak Bebas Royalti Non-ekslusif ini Universitas Indonesia berhak

menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data

(database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin

dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai

pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Jakarta

Pada tanggal : 16 Juli 2013

Yang menyatakan

(Arie Kusumawati)


vii Universitas Indonesia

ABSTRAK



Judul Karya Akhir : Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan

Perbaikan Manajemen Layanana

Tata Kelola Teknologi Informasi

Berdasarkan COBIT 5 dan ITIL V3 2011

Studi Kasus PUSDATIN Kementerian Perdagangan

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah berkembang dengan cepat saat

ini. Cepatnya perkembangan TIK memberikan dampak luas kepada setiap aspek

kehidupan. Secara prinsip, TIK telah menjadi pemungkin (enabler) bagi

organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Oleh sebab itu kehadiran TIK

membawa pandangan baru terhadap teknologi yang awalnya sebagai alat pengolah

data menjadi penyedia informasi.

Keberhasilan dalam memberikan layanan informasi dapat memberikan dampak

positif bagi organisasi dan masyarakat secara umum. Dengan demikian, investasi

yang telah dilakukan oleh Kementerian Perdagangan dalam implementasi TIK

seharusnya sejalan dengan tujuan organisasi dan sesuai dengan harapan

stakeholders.

Penelitian ini bertujuan untuk mengukur kapabilitas layanan informasi di

Kementerian Perdagangan dalam rangka meningkatkan kepuasan stakeholder.

Pengukuran kapabilitas digunakan COBIT 5 dengan metode kualitatif dan

metode studi kasus. Tahapan penelitian ini adalah analisis kondisi kedelapan

proses COBIT 5, target perbaikan area proses, gap analysis dan penetapan strategi

pencapaian kapabilitas. Hasil akhir dari penelitian ini berupa rekomendasi

aktivitas kebijakan dan prosedur yang diadopsi dari ITILV3 2011, serta

rekomendasi KPI bagi PUSDATIN.

Kata Kunci: Tata Kelola TI, Tingkat Kapabilitas, COBIT 5 dan ITIL V3 2011

xii + 87 halaman; 16 gambar; 22 tabel; 7 lampiran


viii Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name : Arie Kusumawati

Study Programme : Master of Information Technology

Title : Assessment of Capability Levels and Improvement of

Service Management Information Technology

Governance Based on COBIT 5 and ITIL V3 2011 :

Case Study PUSDATIN Ministry of Trade

Information and communication technology (ICT) has grown rapidly nowdays.

The rapid development of ICT leads to wider impacts on every aspect of life.

Principally, ICT has enabled an organization in order to achieve the goal.

Therefore, the presence of ICT leads to new insight on technology which initially

as a data processing tool has now become information provider.

Success in providing information services can provide a positive impact to the

organization and society in general. Thus, the investments should be aligned with

organization objectives and stakeholder expectations.

This research aimed to assess the capabilities of information service at the

Ministry of Trade in order to improve stakeholder satisfaction. Capability

assessment use COBIT 5 with qualitative method and case study methods. Phases

of this research are the analysis of the eight conditions of COBIT 5 processes,

improvement target of area process, gap analysis and the establishment of

strategies for achieving capabilities. The end result of this research is a

recommendation for policy activites and procedures adopted from ITIL V3 2011,

as well as KPI recommendations for PUSDATIN.

Keyword: IT Governance, Capability Level, COBIT 5 and ITIL V3 2011

xii + 87 pages; 16 figures; 22 tables; 7 attachments


ix Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ……………………………………………………………..i

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK

KEPENTINGAN AKADEMIS ............................................................................. vi ABSTRAK ............................................................................................................ vii ABSTRACT ......................................................................................................... viii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii BAB 1 PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah ....................................................................................... 4 1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................... 5 1.4 Manfaat Penelitian ......................................................................................... 5

1.5 Ruang Lingkup ............................................................................................... 5

1.6 Sistematika Penulisan .................................................................................... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI .................................................................................. 7 2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi ................................................................... 7

2.1.1 Pentingnya Tata Kelola Informasi ..................................................... 8 2.1.2 Tata Kelola Informasi Pada Instansi Pemerintah ............................... 8 2.1.3 Fokus Area Tata Kelola TI ................................................................. 9

2.2 ITIL .............................................................................................................. 11 2.2.1 ITIL V3 2011 Service Lifecycle ....................................................... 12

2.2.2 ITIL Service Strategy ....................................................................... 17 2.2.3 ITIL Service Design ......................................................................... 18 2.2.4 ITIL Service Transistion .................................................................. 18 2.2.5 ITIL Service Operation .................................................................... 19

2.2.6 ITIL Continual Service Improvement .............................................. 19 2.3 COBIT 5 ....................................................................................................... 20

2.3.1 Penjelasan COBIT 5 ......................................................................... 20

2.3.2 Area Domain dan Proses COBIT 5 .................................................. 23

2.3.3 Model Kematangan Proses (Process Capability Model) ................. 26 2.3.4 Perbandingan COBIT 4.1 dan COBIT 5 .......................................... 29

2.4 Hubungan antara Kerangka Kerja COBIT 5 dengan ITIL V3 2011 ............ 31 2.5 Penelitian Sebelumnya ................................................................................. 32 2.6 Kerangka Teori Penelitian............................................................................ 38

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN................................................................ 39 3.1 Kerangka Pikir Penelitian ............................................................................ 39 3.2 Tahapan Penelitian ....................................................................................... 40

3.2.1 Perumusan Masalah Penelitian ........................................................ 41 3.2.2 Melakukan Studi Literatur ............................................................... 41

3.2.3 Melakukan Pengumpulan Data ........................................................ 41


x Universitas Indonesia

3.2.4 Pemilihan Proses Berdasarkan Relevansi Masalah .......................... 42 3.2.5 Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5........................... 42 3.2.6 Pemetaan Target Tingkat Kapabilitas COBIT 5 .............................. 42 3.2.7 Analisis Kesenjangan (GAP Analysis) ............................................. 42 3.2.8 Penetapan Strategi Pencapaian Kapabilitas ..................................... 43

3.2.9 Pemetaan Proses ITIL V3 2011 dengan COBIT 5 ........................... 43 3.2.10 Perancangan Rekomendasi Aktivitas (Kebijakan dan Prosedur) ..... 43 3.2.11 Rekomendasi Ukuran Keberhasilan Proses (KPI) ........................... 43 3.2.12 Pembuatan Kesimpulan dan Saran ................................................... 44

BAB 4 PROFIL ORGANISASI ........................................................................... 45

4.1 Visi Kementerian Perdagangan .................................................................... 45 4.2 Misi Kementerian Perdagangan ................................................................... 46

4.3 Tujuan Kementerian Perdagangan ............................................................... 46

4.4 Sasaran Strategis Kementerian Perdagangan ............................................... 47 4.5 Arah dan Kebijakan Kementerian Perdagangan .......................................... 47 4.6 Struktur Organisasi Kementerian Perdagangan ........................................... 50 4.7 Program Prioritas Kementerian Perdagangan .............................................. 50

4.8 Pusat Data dan Informasi Kementerian Perdagangan .................................. 51 BAB 5 ANALISIS DAN PEMBAHASAN .......................................................... 53

5.1 Pemilihan Proses-proses COBIT 5 .............................................................. 53 5.2 Pengukuran Tingkat Kapabilitas COBIT 5 .................................................. 59 5.3 Penentuan Target Tingkat Kapabilitas COBIT 5 ......................................... 61

5.4 Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) .......................................................... 62 5.5 Penetapan Strategi Pencapaian Kapabilitas ................................................. 64

5.6 Pemetaan Proses ITIL V3 2011 dengan COBIT 5 ....................................... 68 5.7 Perancangan Rekomendasi Aktivitas ........................................................... 71

5.8.1 Rekomendasi Kebijakan................................................................... 72 5.8.2 Rekomendasi Prosedur ..................................................................... 75

5.8 Rekomendasi Ukuran Keberhasilan Proses (KPI) ....................................... 78

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 86 6.1 Kesimpulan .................................................................................................. 86

6.2 Saran ............................................................................................................. 87 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 88


xi Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Fokus Area Tata Kelola TI ................................................................. 9

Gambar 2.2 ITIL V3 Service Lifecycle ................................................................ 13

Gambar 2.3 Lima Prinsip COBIT 5 ..................................................................... 20

Gambar 2.4 Area Domain dan Area Proses COBIT 5 ......................................... 23

Gambar 2.5 Model Kematangan Proses COBIT 5 ............................................... 27

Gambar 2.6 Hubungan antara Kerangka Kerja ITIL V3 2011 dan COBIT 5 ..... 31

Gambar 2.7 Kerangka Teori Penelitian ................................................................ 38

Gambar 3.1 Kerangka Pikir Penelitian................................................................. 39

Gambar 3.2 Tahapan Penelitian ........................................................................... 40

Gambar 4.1 Sasaran Strategis Kementerian Perdagangan ................................... 47

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Kementerian Perdagangan ............................... 50

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pusat Data dan Informasi Perdagangan ........... 51

Gambar 5.1 Radar Chart Gap Analysis Tingkat Kapabilitas ............................... 63

Gambar 5.2 Bar Chart Analysis Tingkat Kapabilitas........................................... 63

Gambar 5.3 Rising Star Diagram ......................................................................... 64

Gambar 5.4 Pemetaan ITIL Edition 2011 dengan COBIT 5 ............................... 69


xii Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Definisi Tata Kelola ............................................................................... 7

Tabel 2.2 Perbandingan COBIT 4.1 dan COBIT 5 .............................................. 29

Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Terdahulu ..................................................... 35

Tabel 5.1 Proses Relevansi Masalah .................................................................... 53

Tabel 5.2 Deskripsi dan Tujuan Proses ................................................................ 57

Tabel 5.3 Kriteria Tingkat Kapabilitas Proses ..................................................... 59

Tabel 5.4 Tabulasi Kuisioner "Kondisi Saat ini" ................................................. 60

Tabel 5.5 Nilai dan Level Kapabilitas "Kondisi Saat ini" ................................... 60

Tabel 5.6 Hasil Penilaian Tingkat Kapabilitas Proses “Kondisi Saat ini” ........... 61

Tabel 5.7 Tabulasi Kuisioner "Target" ................................................................ 61

Tabel 5.8 Nilai Kapabilitas dan Level Kapabilitas "Target" ................................ 62

Tabel 5.9 Hasil Penilaian Tingkat Kapabilitas Proses “Target" .......................... 62

Tabel 5.10 Pencapaian Tingkat Kapabilitas 2 ...................................................... 65



Tabel 5.13 Pemetaan Proses COBIT 5 terhadap ITIL V3 2011 .......................... 70

Tabel 5.14 Proses COBIT 5 Relevansi terhadap ITIL V3 2011 .......................... 71

Tabel 5.15 Kebijakan terhadap Sasaran Utama Organisasi ................................. 72

Tabel 5.16 Prosedur terhadap Sasaran Utama Organisasi ................................... 76

Tabel 5.17 KPI (Key Perpormance Indicator) Usulan ........................................ 78

Tabel 5.18 KPI (Key Performance Indicator) Sasaran Strategis ......................... 81

Tabel 5.19 KPI (Key Perpormance Indicator) Relevan....................................... 84


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang, pengambilan topik, permasalahan

yang diangkat, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian serta

sistematika penulisan. Studi kasus yang diambil untuk penelitian ini sebuah

kementerian negara yang bergerak dalam pengawasan dan pengembangan bidang

perdagangan.

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah berkembang dengan cepat saat

ini. Cepatnya perkembangan TIK memb erikan dampak luas kepada setiap aspek

kehidupan. Aspek ekonomi (e-business), sosial (e-society), pendidikan (e-

learning), pemerintahan (e-government) menjadi contoh betapa luasnya

pemanfaatan TIK. Sadar akan besarnya manfaat menjadikan TIK sebagai

kebutuhan sekaligus persyaratan bagi organisasi dalam menjalankan bisnisnya.

Secara prinsip, TIK telah menjadi pemungkin (enabler) bagi organisasi dalam

rangka mencapai tujuan. Oleh sebab itu kehadiran TIK membawa pandangan

baru terhadap teknologi yang awalnya sebagai alat pengolah data menjadi

penyedia informasi .

Kementerian Perdagangan merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang

telah menerapkan TIK dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Data yang

diperoleh dari berbagai sumber digunakan sebagai informasi dalam pengambil

keputusan oleh pimpinan demi tercapainya visi, misi, dan sasaran organisasi

sehingga dapat terwujudnya Good Corporate Governance (GCG) yang

memenuhi asas efektif, efisien dan transparan dalam penyelenggaraan

pemerintahan. Hal tersebut sejalan dengan Grenbergen (2004) yang mengatakan

bahwa tata kelola TI merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata kelola

korporasi. Untuk memastikan penggunaan informasi tersebut benar-benar

mendukung tujuan penyelenggaraan pemerintahan dengan memperhatikan

efisiensi penggunaan sumber daya dan pengelolaan resiko diperlukan Good


2

Universitas Indonesia

Governance. Untuk menghadirkan layanan informasi yang mendukung tujuan

penyelenggaraan pemerintahan diperlukan pemanfaatan TIK yang tepat, sehingga

keberadaan TIK menjadi faktor penentu keberhasilan kementerian Perdagangan

dalam memberikan pelayanan informasi.

Keberhasilan dalam memberikan layanan informasi dapat memberikan dampak

positif bagi organisasi dan masyarakat secara umum. Dengan demikian, investasi

yang telah dilakukan oleh Kementerian Perdagangan dalam implementasi TIK

seharusnya sejalan dengan tujuan organisasi dan sesuai dengan harapan

stakeholders.

Pusat data dan Informasi Perdagangan (PUSDATIN) merupakan unit yang

bertanggung jawab menghadirkan dan mengawasi layanan informasi, sehingga

manfaat TIK dapat sejalan dengan tujan penyelenggaraan pemerintahan. Namun,

kenyataanya Kementerian Perdagangan menemui banyak kendala terkait layanan

TIK. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Pusat Data dan Informasi

Perdagangan, terdapat beberapa permasalahan mendasar yang terjadi saat ini di

Kementerian Perdagangan terkait dengan tingkat layanan dan implementasi

teknologi informasi, yaitu:

1. Setiap tahun pejabat di Kementerian Perdagangan membuat Key

Performance Indicator (KPI) atau Indikator Kinerja Utama (IKU) untuk

satu tahun kedepan. Namun, sangat disayangkan penyesuaian KPI tersebut

masih mengacu pada KPI tahun sebelumnya tanpa ada perubahan maupun

penyesuaian. Hal tersebut terlihat pada Perencanaan Kinerja Tahunan

(PKT) PUSDATIN tahun 2011, 2012 dan 2013 yang tidak mengalami

penyesuaian maupun perubahan. Fungsi KPI bagi pegawai adalah untuk

menentukan kinerja dari masing-masing bidang dalam memberikan

layanan IT untuk organisasi. Selain itu, digunakan sebagai bahan acuan

dalam mengevaluasi hasil kerja dalam periode tertentu serta penentu

keberhasilan organisasi.


3


2. Berdasarkan daftar susunan pegawai PUSDATIN dapat dilihat bahwa

sumber daya manusia yang ada pada PUSDATIN Kementerian

Perdagangan berjumlah 25 pegawai, sedangkan yang memiliki pendidikan

formal atau latar belakang pendidikan dibidang TI sebanyak 14 pegawai

atau sama dengan 60% dari jumlah keseluruhan pegawai PUSDATIN. Hal

tersebut mengindikasikan ketidaksesuaian atara kenyataan dengan harapan

Kepala Pusat Data dan Informasi Perdagangan yaitu jumlah pegawai

sebanyak 30 pegawai dengan 80% pegawai yang memiliki pendidikan

formal atau latar belakang pendidikan di bidang TI. Akibat tidak

terpenuhinya harapan tersebut adalah terdapat beberapa posisi jabatan

yang tidak diduduki oleh siapapun dan kurangnya pegawai pada posisi

jabatan tertentu. Permasalahan lainnya adalah tingginya ketergantungan

PUSDATIN kepada vendor TI terhadap penyelesaian permasalahan yang

datang. Hal tersebut terjadi dikarenakan kurangnya kemampuan dan

keterampilan pegawai di bidang TI. Selain itu, pelatihan, seminar dan

kursus tidak terencana dengan baik.

3. PUSDATIN sebagai unit yang bertanggung jawab menghadirkan,

mengawasi dan mengelola layanan informasi belum mampu memberikan

jaminan kualitas, ketepatan waktu, dan ketersediaan data. Hal tersebut

terjadi karena proses pembaharuan data dilakukan sebulan sekali, bukan

setiap hari. Dampak yang ditimbulkan bisa berakibat buruk bagi organisasi

seperti, telatnya mengambil keputusan hingga salah dalam menentukan

strategi organisasi. Proses backup telah dilakukan namun pengujian

restorasi data backup tidak pernah diterapkan. Pembagian tugas,

monitoring dan kontrol tidak dilakukan sehingga data organisasi besar

kemungkinan untuk hilang. Selain itu aplikasi yang dikelola oleh

PUSDATIN belum terintegrasi sehingga pembaharuan data harus

dilakukan secara berulang. Sebagai contoh adalah ketiga aplikasi berikut :

a. Aplikasi statistik perdagangan (internet),

b. Aplikasi ekspor impor (intranet), dan

c. Aplikasi ekspor impor (desktop offline)


4


Ketiga aplikasi tersebut memiliki fungsi sama yaitu, memberikan

informasi mengenai perkembangan ekspor impor namun beda sasaran.

Proses pembaharuan informasi dilakukan satu persatu pada setiap aplikasi

sehingga tidak memberikan keefektifan dan efisien dalam melakukan

penyimpanan data. Selain itu, proses penyimpanan data dilakukan

sebanyak tiga kali atau berulang-ulang yang menjadikan adanya

pemborosan kapasitas penyimpanan data dan informasi.

4. Berhasil diretasnya website Kementerian Perdagangan pada beberapa

waktu lalu mengakibatkan gagalnya layanan website Internet dan

hilangnya beberapa data organisasi. Sudah selayaknya pengelolaan data

memfokuskan pada upaya menjaga kelengkapan, keakuratan ketersediaan

dan proteksi terhadap data organisasi.

Berdasarkan permasalahan di atas, menunjukkan adanya indikasi terjadinya

masalah dalam pengelolaan layanan data dan informasi di Kementerian

Perdagangan, sehingga diperlukan penelitian tentang pengukuran tata kelola TI

yang mampu memberikan gambaran kondisi saat ini beserta dengan solusi untuk

peningkatan kinerja layanan data dan informasi. Kerangka kerja COBIT 5

digunakan dalam penelitian ini sebagai alat bantu pengukuran kapabilitas

organisasi dan ITIL V3 2011 sebagai masukan dalam perancangan rekomendasi

aktivitas tata kelola teknologi informasi di Kementerian Perdagangan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan pengamatan latar belakang, penelitian ini dilakukan untuk

memberikan solusi dari permasalahan yang ada dan menjawab pertanyaan

penelitian (Research Question) :

“Sejauh mana tingkat kapabilitas layanan data dan informasi di PUSDATIN

Kementerian Perdagangan dan rekomendasi perbaikan apa saja yang dapat

diberikan?”


5


1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan pertanyaan penelitian diatas, maka tujuan yang ingin dicapai

penelitian Karya Akhir ini adalah :

1. Mengukur tingkat kapabilitas layanan data dan informasi TI di Kementerian

Perdagangan.

2. Memberikan rekomendasi aktivitas perbaikan layanan data dan informasi TI

dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan penulis bagi organisasi terkait dari penelitian ini

adalah:

1. Membantu manajemen organisasi yang bersangkutan untuk dapat melakukan

perbaikan-perbaikan dalam penerapan proses tata kelola teknologi informasi.

2. Memberikan masukan kepada manajemen TI organisasi dalam menyusun KPI

(Key Performance Indicator) sebagai indikator keberhasilan berdasarkan

COBIT 5

3. Memberikan masukan mengenai kebijakan dan prosedur yang dapat dilakukan

di organisasi terkait sasaran utama organisasi.

1.5 Ruang Lingkup

Agar penelitian yang dilakukan penulis dapat fokus pada tujuan dilakukannya

penelitian, maka ruang lingkup penelitian ini adalah :

1. Penelitian ini hanya dilakukan pada Pusat Data dan Informasi Perdagangan –

Kementian Perdagangan.

2. Metodologi yang diterapkan pada penelitian ini menggunakan kerangka kerja

COBIT 5 sebagai alat bantu pengukuran kapabilitas proses-proses dan ITIL

V3 2011 sebagai masukan dalam menyusun rekomendasi aktivitas.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pemahaman, maka secara umum penulisan Karya Akhir ini

disusun dalam enam bab dengan sistematika sebagai berikut:


6


1. BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan

penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika

penulisan.

2. BAB 2 LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berhubungan dengan penelitian.

Refrensi menggunakan berbagai buku, panduan dan standar yang terkait, serta

kontribusi penelitian sebelumnya.

3. BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah penelitian yang terangkum

berserta dengan pendekatan-pendekatannya.

4. BAB 4 PROFIL ORGANISASI

Bab ini membahas profil organisasi tempat dilakukannya studi kasus ini

seperti visi dan misi organisasi, struktur organisasi, tujuan organisasi, sasaran

dan kebijakan organisasi.

5. BAB 5 ANALISA DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan mengenai pembahasan uraian dan kegiatan pengukuran

kapabilitas TI di Kementerian Perdagangan dengan menggunakan kombinasi

kerangka COBIT 5 pada analisisnya dan ITIL V3 2011.

6. BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini akan berisikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian dan saran

penulis mengenai penelitian ini.



BAB 2

LANDASAN TEORI

Bab ini dibahas mengenai teori-teori yang berkaitan dengan tata kelola teknologi

informasi, ITIL V3 2011, COBIT 5 serta beberapa penelitian sebelumnya.

2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi

Definisi tata kelola teknologi informasi banyak dikembangkan oleh para peneliti,

diantaranya oleh Van Grembergen (2004), Well & Ross (2004), ITGI (2003),

Weill and Vitale (2002), Peterson (2001) yang terangkum dalam Tabel 2.1.

Tabel 2.1 Definisi Tata Kelola

Definisi Tata Kelola

Peneliti Definisi

Van Grembergen (2004)

IT Governance is the organizational capacity exercises by the

board, executive management and IT management to control the

formulation and implementation of IT strategy and in this way

ensure the fusion of business and IT.

Well & Ross (2004) IT Governance is defined as specifying the decision rights and

accountability model to encourage desirable behavior in IT stage.

ITGI (2003)

IT Governance is the responsibility of the board of directors and

executive management. It is an integral part of Enterprise

governance and consists of the leadership and organizational

structures and processes that ensure that the organization‟s IT

sustains and extends the organization‟s strategies and objectives.

Weill and Vitale (2002)

IT Governance describes a firm‟s oveall process for sharing

decision rights about IT and monitoring the performance of IT

investments.

Peterson (2001)

IT Governance is te system by which an organization‟s IT

portofolio is directed and controlled. IT Governance describes (a)

the distribution of iT decision – making rights and responsibilities

among different stakeholders in the organization, and (b) the rules

and procedures for making and monitoring decision on strategic IT

concerns.

Definisi-definisi IT Governance di atas memiliki perbedaan pada beberapa aspek,

namun mereka fokus pada isu yang sama yaitu bagaimana TI dapat

memberikan nilai dengan menyelaraskan hubungan antara TI dan bisnis dan TI

dapat mengurangi resiko.


8


2.1.1 Pentingnya Tata Kelola Informasi

Pemanfaatan teknologi informasi menjadi kebutuhan yang sangat mendasar di

dalam sebuah organisasi, karena dengan adanya teknologi informasi dapat

meningkatkan efektifitas, efisiensi dan transparansi. Selain itu, teknologi

informasi juga berperan dalam mendukung strategi bisnis organisasi.

Suatu tata kelola sesungguhnya membahas mengenai bagaimana mengubah

kebiasaan dalam pengambilan keputusan oleh karena itu pengambilan

keputusan harus mengacu kepada prinsip-prinsip dari tata kelola TI (Stacey &

Austin, 2004) diantaranya:

1. Citra yang bersih.

a. Organisasi yang bersih.

b. Kebijakan yang jelas dan standar.

c. Komunikasi yang kuat.

d. Strategi yang jelas.

2. Pemeriksaan secara independen dan peningkatan yang berkelanjutan.

3. Proaktif melakukan perubahan manajemen jika manajemen tidak

berjalan dengan baik.

4. Bertanggung jawab dan penanganan bisnis operasi yang bersih.

a. Organisasi yang terpercaya.

b. Efektif dalam penggunaan TI.

c. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan aset.

5. Proses yang akurat.

2.1.2 Tata Kelola Informasi Pada Instansi Pemerintah

Manfaat penerapan tata kelola teknologi informasi pada instansi-instansi

pemerintah dapat dilihat dari 3 perspektif (DETIKNAS,2007) , yaitu :

1. Nasional

a. Koordinasi dan integrasi Rencana TI Nasional

b. Mendapatkan standar rujukan kualitas penyelenggaraan TI di seluruh

institusi pemerintahan

c. Memudahkan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan TI di

seluruh institusi pemerintahan


9


2. Institusional

a. Mendapatkan batasan dan panduan sesuai dengan best practice

dalam penyelenggaraan TI-nya dilingkungan masing-masing

b. Mengoptimalkan ketercapaian value dari penyelenggaraan TI di

lingkungan kerjanya masing-masing: internal manajemen &

pelayanan publik

3. Publik

a. Mendapatkan kualitas pelayanan publik yang lebih baik

b. Transparansi kriteria batasan penyelenggaraan TI oleh institusi

pemerintah, sehingga dapat melakukan fungsi

2.1.3 Fokus Area Tata Kelola TI

Menurut ITGI (2003) terdapat 5 fokus utama tata kelola TI yang secara

keseluruhan didorong oleh stakeholder value. Dua diantaranya merupakan

outcomes yakni value delivery dan risk management dan yang lainnya adalah

delivery yakni strategic aligmrnt, resource management dan performance

measurement seperti terlihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Fokus Area Tata Kelola TI


10


Tata kelola TI juga merupakan siklus hidup berkesinambungan (continuous

lifecycle), sehingga untuk penerapannya dapat dimulai dari tahap manapun.

Pada umumnya dimulai dari strategi dan keselarasan strategi TI dengan

strategi bisnis perusahaan (IT Strategic Alligment). Berikunya pada saat

dilakukan implementasi akan diberikan nilai strategi (IT value Delivery),

Selanjutnya diperlukan mitigasi terhadap risiko yang yang mungkin muncul

(Risk Management). Secara berkala dan berkesinambungan strategi dimonitor

dan hasilnya diukur, dilaporkan dan ditindaklanjuti untuk mengetahui kinerja

bisnis yang berjalan (Performance Maesurement). Umumnya strategi

dievaluasi kembali dan direalisasikan (jika diperlukan) stahun sekali. Semua

bidang tata kelola TI ini berada dalam ruang lingkup IT Resource

Meanagement. Berikut adalah penjelasan masing-masing bidang fokus utama

tata kelola TI seperti pada Gambar 2.1 :

1. IT Strategic Aligment, fokus pada keselarasan strategi TI dengan strategi

bisnis dan dapat memeberikan solusi bersama (collaborative solutions).

TI dipandang strategis oleh perusahaan karena dapat memberikan nilai

tambah (value added) pada produk dan layanan yang dihasilkan,

membantu meningkatkan posisi daya saing perusahaan, meningkatkan

efisiensi serta meningkatkan efektivitas manajerial. Keselarasan ini juga

mencakup keselarasan oprasional TI dengan oprasional bisnis.

2. IT Value Delivery, berkonsentrasi pada optimasi pengeluaran (biaya) dan

memastikan bahwa TI dapat memberikan nilai kepada bisnis dalam

bentuk keunggulan daya saing, pemenuhan layanan secara tepat waktu,

kepuasan pelanggan, meningkatkan produktivitas dan keuntungan.

3. Risk Management, menangani penanganan aset TI dan pemulihan

bencana. Manajemen risiko dapat berupa mitigasi yakni mengurangi

risiko yang terjadi setelah bencana, transfer yakni membagi atau

memindahkan risiko dan accept yakni menerima risiko yang ada dan

memonitor dampaknya.

4. Recource Management, melakukan optimasi pengetahuan dan

infrastruktur TI serta mengoptimalkan investasi, penggunaan dan alokasi


11


sumber daya TI (SDM, aplikasi, teknologi, fasilitas dan data) dalam

melayani kebutuhan bisnis.

5. Performance Measurement, melakukan penelusuran proyek yang telah

dilakukan dan memonitor layanan TI.

2.2 ITIL

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) adalah kerangka kerja

umum yang menggambarkan best practice untuk IT Service Management (ITSM).

ITIL menyediakan panduan bagi penyedia layanan (Service Provider) dalam

mendukung penyediaan kualitas layanan TI dan proses, fungsi serta kapabilitas

lainnya yang di perlukan. ITIL telah digunakan oleh ratusan organisasi di seluruh

dunia dan menawarkan panduan best practice yang berlaku umum untuk semua

organisasi yang menyediakan layanan. ITIL bukanlah suatu standar yang harus

diikuti, melaikan panduan yang harus dibaca dan dipatuhi serta digunakan untuk

menciptakan nilai bagi penyedia layanan dan juga pelanggannya (Cabinet Office,

2011a).

ITIL juga menyediakan “wrapping” layanan dan fokus pada pengukuran dan

perbaikan secara terus menerus terhadap kualitas layanan TI yang diberikan, baik

dari perspektif bisnis maupun perspektif pelanggan (itSMF,2007). Manfaat

penerapan ITIL untuk organisasi anatara lain :

Meningkatkan kepuasan pengguna dan pelanggan terhadap layanan TI;

Meningkatkan ketersediaan layanan (service availability) yang secara

langsung berdampak pada meningkatnya keuntungan dan pendapatan

bisnis;

Penghematan keuangan dari berkurangnya pekerjaan berulang (rework),

kehilangan waktu, serta peningkatan manajemen dan penggunaan sumber

daya;

Mempercepat waktu peluncuran produk dan layanan baru ke pasar;

Pengambilan keputusan yang lebih baik dan mengurangi risiko.

ITIL dikeluarkan antara tahun 1989 dan 1995 oleh HMSO (Her Majesty’s

Stationery Office) di Inggris atas nama Badan Pusat Komunikasi dan


12


Telekomunikasi (Central Commnunication and Telecommunication Agency,

CCTA) yang kemudian dimasukkan dalam Kantor Pemerintah Perdagangan

(Office of Governance Commerce, OGC). Sejak tahun 2010 OGC telah menjadi

bagian dari Efficiency and Reform Group (ERG) dalam Cabinet Office

Pemerintahan Inggris. Awalnya ITIL hanya digunakan secara terbatas di Inggris

Raya dan Belanda. Versi awal ITIL terdiri dari 31 buku yang mencakup seluruh

aspek penyediaan layanan TI. Versi awal ITIL kemudian direvisi menjadi ITIL

V2 yang terdiri dari tujuh buku yang lebih erat hubungannya dan lebih konsisten.

ITIL V2 dipublikasikan antara tahun 2000 dan 2004 sebagai suatu kumpulan buku

revisi yang dikonsolidasi dalam suatu kerangka kerja menyeuruh. Tahun 2007,

ITIL V2 digantikan menjadi ITIL V3 yang terdiri dari lima buku utama yang

mencakup service lifecycle dan satu buku Official Introduction. Pada tahun 2011,

ITIL V3 diperbaiki dan disempurnakan lagi menjadi ITIL V3 2011. Perbaikan ini

bukan merupakan versi baru ITIL, melainkan hanya perbaikan beberapa nama

proses dan definisi proses. ITIL V3 2011 mendefinisikan proses dan fungsi secara

eksplisit dibandingkan ITIL V3 2007 (Pink Elephant, 2011).

Kerangka kerja ITIL menyediakan struktur yang menerangkan layanan TI dalam

bentuk siklus hidup (lifecycle). Pembuatan struktur dalam bentuk lifecycle ini

untuk mempermudah pemahamaan tahapan proses dan fungsi TI yang ada dalam

ITIL.

2.2.1 ITIL V3 2011 Service Lifecycle

ITIL V3 2011 membagi layanan dalam lima service lifecycle yakni Service

Strategy, Service Design, Service Transition, Service Operation dan Continual

Service Improvement. Kelima tahapan service lifecycle tersebut, seperti

terlihat pada Gambar 2.2 menggunakan desain „hub-and-spoke’ dimana

Service Strategy sebagai „hub‟ dan Service Design, Service Transition dan

Service Operation sebagai tahapan Service Lifecycle yang terus bergulir atau

„spokes’. Sementara Continual Service Improvement mengelilingi dan

mendukung semua tahapan service lifecycle (Cabinet Office, 2011a).


13


Gambar 2.2 ITIL V3 Service Lifecycle

Sumber : Cabinet Office (2011a)

Berikut penjelasan dari lima silo Service Lifecycle, yaitu Service Strategy,

Service Design, Service Trasition, Service Operation, dan Continual Service

Improvement. Siapa saja yang berperan dalam silo tersebut (people), langkah

apa saja yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan (process) dan apa yang

dihasilkan dari proses tersebut (product)

1. Service Strategy

Strategi layanan berkaitan dengan analisis strategis, perencanaan, posisi,

dan implementasi berkaitan dengan layanan model TI, strategi, dan

tujuan. Hal ini memberikan pedoman dalam meningkatkan kemampuan

manajemen layanan yang secara efektif memberikan nilai kepada

pelanggan dan memberikan gambaran nilai bagi penyedia layanan.

Orang-orang berikut, proses-proses dan produk yang digabungkan untuk

membuat unit operasi fungsional TI.

People

Manajer Layanan Definisi

Manajer Layanan Riset

Manajer Analisis Keuangan

Manajer Layanan Marketing

Manajer Layanan Forecast


14


Process

Manajemen Portofolio

Manajemen Keuangan

Manajemen Permintaan

Product

Layanan Permintaan dan Alat Perencanaan

Layanan Pengetahuan dan Alat Manajemen Konfigurasi

2. Service Design

Layanan Desain menerjemahkan rencana strategis dan tujuan juga

menciptakan desain dan spesifikasi untuk dieksekusi melalui transisi

layanan dan operasi.

People

Manajer Teknik Keamanan

Manajer Teknik Desktop

Manajer Teknik Jaringan

Manajer Teknik Sistem, Server dan Penyimpanan

Manajer Teknik Aplikasi

Process

Manajemen Layanan Katalog

Service Level Management

Manajemen Kapasitas

Manajemen Kontinuitas

Manajemen Keamanan Informasi

Manajemen Pemasok

Product

Alat Layanan Katalog

Alat Manajemen Tingkat Layanan

Alat Kapasitas Perencanaan

Alat Layanan Pemodelan



15


3. Service Transition

Layanan Transisi memberikan panduan pada desain layanan dan

implementasi, memastikan bahwa layanan memberikan strategi yang

diinginkan dan dapat dioperasikan dan dipelihara secara efektif.

People

Manajer Aset Keamanan

Manajer Aset Desktop

Manajer Aset Jaringan

Manajer Aset Sistem, Server dan Penyimpanan

Manajer Aset Aplikasi

Process

Manajemen Transisi dan Dukungan

Manajemen Perubahan

Aset dan Manajemen Konfigurasi

Manajemen Validasi

Manajemen Evaluasi

Manajemen Pengetahuan

Product

Alat Manajemen Aset

Alat Penyedia Layanan

Alat Penggerak Otomasi Pencatat Tugas


4. Service Operation

Layanan Operasi memberikan panduan tentang pengelolaan layanan dari

hari ke hari. Hal ini juga memberikan panduan untuk mendukung operasi

melalui model baru dan arsitektur, seperti layanan bersama, komputasi

utilitas, layanan web, dan mobile commerce.

People

Manajer Operasi Keamanan

Manajer Operasional Desktop

Manajer Operasi Jaringan


16


Manajer Operasi Sistem, Server dan Penyimpanan

Manajer Opersional Aplikasi

Process

Manajemen Kejadian

Manajemen Insiden

Manajemen Masalah

Manajemen Pemenuhan

Manajemen Akses

Manajemen Fungsi Bagian Layanan

Manajemen Fungsi Operasi Layanan

Manajemen Fungsi Operasi Teknis

Manajemen Fungsi Operasi Aplikasi

Product

Bagian Layanan dengan Alat Manajemen Insiden

Alat Manajemen Masalah

Alat Manajemen Kejadian

Alat Penggerak Otomasi Pencatat Pemecahaan Masalah

Teknologi

Alat Penggerak Otomasi Pencatat Pemecahaan Masalah

Aplikasi


5. Continual Service Improvement

Peningkatan Layanan Terus-menerus memberikan pedoman pengukuran

kinerja pelayanan melalui service life cycle, menunjukan perbaikan

dalam kualitas layanan, efisiensi operasional dan kelangsungan bisnis.

People

Manajer Pengukuran Layanan

Manajer Pengukuran Kualitas

Manajer Pengukuran Kepatuhan

Manajer Pengukuran Keamanan

Manajer Pengukuran Sumber Daya


17


Process

IT Governance Management (menggunakan COBIT best

practices)

IT Resource Management (menggunakan metode PMI)

IT Quality Management (menggunakan metode Six Sigma)

IT Security Management (menggunakan standar ISO)

Product

Manajemen Kepatuhan dan Alat Pengukuran


Memanfaatkan lima domain TI sebagai silo tujuan, bahwa perusahaan bisa

cepat unggul dalam operasional TI yang bagus dengan membangun tiga

kemampuan dalam bisnis / keselarasan model TI.

2.2.2 ITIL Service Strategy

Daur hidup ini digambarkan terletak ditengah Service Lifecycle dan fokus

dalam memastikan bahwa strategi yang dibuat terdefinisi, terpelihara, dan

terimplementasi. Fokus ini memungkinkan pembuatan keputusan praktis

berdasarkan pengertian yang jelas pada layanan yang ditawarkan, dengan

tujuan utama meningkatkan kehidupan ekonomis dari semua layanan.

Sehingga Service Strategy bertujuan untuk memastikan unit-unit perusahaan

sebagai pendukung bisnis dalam sebuah posisi untuk menangani biaya dan

risiko yang terkait dengan portofolio layanan mereka dan mereka siap untuk

menjalankan perbaikan. Untuk mencapai tujuan itu maka terdapat proses-

proses utama yang harus dipenuhi dalam ITIL. Proses-proses tersebut adalah:

- Strategy Management for IT Services

- Service Portofolio Management

- Financial Management for IT Services

- Demand Management

- Business Relationship Management


18


2.2.3 ITIL Service Design

Service Design dalam service lifecycle adalah untuk membantu organisasi

dalam merancang suatu layanan TI agar dapat efektif sehingga diharapkan

kelak nantinya hanya ada sedikit perbaikan yang harus dilakukan selama

siklus hidup berlangsung. Namun demikian perbaikan berkesinambungan

harus tetap menjadi bagian tak terpisahkan dalam semua aktifitas Service

Design untuk memastikan bahwa solusi dan desain menjadi lebih efektif dari

waktu ke waktu serta mampu mengidentifikasi tren perubahan bisnis yang

menawarkan peluang perbaikan. Service Design menyediakan panduan untuk

desain layanan TI yang tepat dan inovatif sehingga dapat memenuhi bisnis

saat ini dan masa yang akan datang. Pada tahapan Service Design dimulai dari

persiapan kebutuhan bisnis baru atau perubahan kebutuhan bisnis dan diakhiri

oleh pengembangan solusi layanan.

Daur hidup ini berfungsi untuk mendesain layanan TI yang baru. Cakupan dari

daur hidup ini adalah selain mendesain layanan baru, juga mengubah dan

memperbaiki layanan yang sudah ada. Proses desain yang dilakukan meliputi

arsitektur, proses, kebijakan dan dokumentasi untuk memenuhi kebutuhan

bisnis saat ini dan yang akan datang, sesuai dengan persetujuan bersama.

Proses-proses utama yang ada di dalam daur hidup ini adalah sebagai berikut:

- Design Coordination

- Service Catalogue Management

- Service Level Management

- Availability Management

- Capacity Management

- IT Service Continuity Management

- Information Security Management

- Supplier Management

2.2.4 ITIL Service Transistion

Daur hidup ini berfungsi untuk memberikan layanan yang dibutuhkan oleh

bisnis ke dalam fungsi operasional. Hal ini dicapai dengan menerima Service

Design Package dari tahapan Service Design dan memberikannya pada


19


tahapan Operational. Ketika keadaan, asumsi, atau kebutuhan bisnis berubah

sejak tahap desain, maka perubahan perlu dilakukan di tahapan ini agar

layanan yang dibutuhkan tetap bisa disampaikan. Proses-proses utama yang

ada di dalam daur hidup ini adalah sebagai berikut:

- Transition Planning and Support

- Change Management

- Service Asset and Configuration Management

- Release and Deployment Management

- Service Validation and Testing

- Change Evaluation

- Knowledge Management

2.2.5 ITIL Service Operation

Daur hidup ini bertujuan untuk memberikan layanan pada tingkatan yang

disetujui kepada pengguna dan pelanggan. Ia juga berfungsi untuk mengelola

aplikasi, teknologi, dan infrastruktur yang mendukung penyampaian layanan.

Hanya dalam tahapan inilah layanan dapat memberikan nilai yang sebenarnya

kepada bisnis dan menjadi tanggung jawab staf pada tahapan ini agar hal ini

tercapai. Proses-proses utama yang ada di dalam daur hidup ini adalah sebagai

berikut:

- Event Management

- Incident Management

- Request Fulfilment

- Problem Management

- Access Management

2.2.6 ITIL Continual Service Improvement

Daur hidup ini berhubungan dengan pengelolaan nilai untuk pelanggan

melalui evaluasi dan perbaikan yang terus-menerus terhadap kualitas layanan

dan kematangan keseluruhan dari daur hidup layanan ITSM dan semua proses

di bawahnya. Ia menggabungkan prinsip, praktek, dan metode dari manajemen

kualitas, prosesChange Management, dan perbaikan kapabilitas. Dimana


20


mereka bekerja bersama-sama memperbaiki setiap tahapan dalam daur hidup

layanan, beserta layanan, proses, aktifitas, dan teknologi yang terkait saat ini.

2.3 COBIT 5

IT Governance Institute pada tahun 2012 mengeluarkan kerangka kerja tata kelola

TI yaitu COBIT 5. Kerangka Kerja TI COBIT 5 menyediakan kerangka kerja

yang komprehensif yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuan mereka

terkait dengan tata kelola dan pengelolaan perusahaan IT.

2.3.1 Penjelasan COBIT 5

Secara sederhana COBIT 5 dapat membantu perusahaan dalam menciptakan

nilai yang optimal dari TI dengan mempertahankan keseimbangan antara

manfaat dan mengoptimalkan tingkat risiko dan penggunaan sumber daya.

COBIT 5 memungkinkan TI untuk dapat dikelola secara holistik untuk seluruh

perusahaan dan mendukung bisnis dari awal sampai akhir. COBIT 5 adalah

kerangka kerja yang bersifat generik dan berguna untuk perusahaan dari

semua ukuran, baik komersial atau perusahaan yang bergerak di sektor publik

(ITGI, 2012).

COBIT 5 memiliki 5 Prinsip dasar untuk tata kelola dan manajemen TI dari

perusahaan. 5 prinsip tersebut adalah (ITGI, 2012):

Gambar 2.3 Lima Prinsip COBIT 5

Sumber : COBIT Steering Commite and the ITGI, 2012, p.13


21


Prinsip 1 : Memenuhi Kebutuhan Pemangku Kepentingan (Stakeholders

Needs).

Perusahaan terbentuk untuk membuat nilai bagi pemangku kepentingan

dengan cara mengelola sebuah keseimbangan antara manfaat dan optimisasi

risiko serta penggunaan sumber daya. Setiap perusahaan memiliki tujuan yang

berbeda, untuk menanggulangi itu kerangka kerja COBIT 5 dapat disesuaikan

dengan keadaan pada perusahaan.

Prinsip 2 : Mendukung Perusahaan dari Ujung ke Ujung (Covering the

Enterprise End to end)

COBIT 5 mengintegrasikan tata kelola TI pada perusahaan ke dalam tata

kelola perusahaan serta mendukung semua fungsi dan proses yang terdapat

didalam perusahaan. COBIT 5 tidak hanya berfokus pada fungsi TI, tetapi

membuat semua informasi yang berhubungan dengan teknologi sebagai

sebuah aset perusahaan.

Prinsip 3 : Menerapkan Kerangka Kerja yang Terintegrasi (Applying a

Single, Integration Framework)

Banyak keterkaitan standar TI dan best practices yang masing-masing

memberikan bimbingan pada subset dari aktivitas TI. COBIT 5 sejalan dengan

standar lain yang relevan dan kerangka kerja pada level yang lebih tinggi,

sehingga dapat berfungsi sebagai kerangka kerja yang menyeluruh untuk tata

kelola dan manajemen perusahaan TI.

Prinsip 4 : Mengaktifkan Pendekatan Holistik (Enabling a Holistic

Approach)

Tata kelola dan manajemen yang efektif dan efisien dari TI pada perusahaan

membutuhkan sebuah pendekatan holistik. COBIT 5 mendefinisikan satu set

enabler untuk mendukung pelaksanaan tata kelola yang komprehensif dan

sistem manajemen untuk TI pada perusahaan. Enabler didefinisikan secara


22


luas sebagai sesuatu yang dapat membantu untuk mencapai tujuan perusahaan.

COBIT 5 mendefinisikan 7 kategori enabler, adalah sebagai berikut :

1. Prinsip, Peraturan dan Kerangka Kerja

2. Proses

3. Struktur Organisasi

4. Budaya, Etika, dan Perilaku

5. Informasi

6. Layanan, Infrastruktur dan Aplikasi

7. Sumber Daya Manusia, Kemampuan dan Kompetensi

Prinsip 5 : Memisahkan Tata Kelola dari Manajemen (Separating From

Management)

Kerangka kerja COBIT 5 menjelaskan perbedaan antara tata kelola dan

manajemen. Kedua disiplin ini mencakup berbagai jenis kegiatan, struktur

organisasi serta melayani dengan tujuan yang berbeda. Perbedaan utama

antara tata kelola dan manajemen pada COBIT 5 adalah:

1. Tata Kelola (Governance)

Tata kelola memastikan kebutuhan pemangku kepentingan, kondisi dan

pilihan telah dievaluasi untuk menentukan keseimbangan, tujuan

perusahaan yang akan dicapai, mengatur arah melalui prioritas dan

membuat keputusan serta memonitor prestasi dan pemenuhannya cocok

dengan arah dan tujuan perusahaan.

2. Manajemen

Manajemen merencanakan, membangun, menjalankan dan memonitor

aktivitas dalam keselarasan antara arah yang telah ditentukan oleh tata

kelola untuk mencapai tujuan perusahaan.

Penggunaan COBIT 5 memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan yang

menggunakannya, diantaranya adalah (ITGI, 2012):

Dapat meningkatkan penciptaan nilai melalui teknologi informasi pada

perusahaan.

Meningkatkan kepuasan pengguna bisnis dengan layanan TI, TI dinilai

sebagai kunci enabler bagi bisnis.


23


Meningkatkan pemenuhan bisnis dengan hukum yang relevan, regulasi

dan peraturan pada perusahaan.

Fungsi TI menjadi lebih fokus kepada bisnis

Meningkatkan kontribusi dari pengguna COBIT 5 kepada perusahaan.

2.3.2 Area Domain dan Proses COBIT 5

COBIT 5 memiliki 2 area aktivitas utama, 6 domain, 37 proses, 210 prosess

practice dan 1112 aktivitas. Gambar area domain dan proses-proses tata kelola

dan manajemen TI organisasi pada COBIT 5 terlihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Area Domain dan Area Proses COBIT 5

Sumber : ISACA (2012)

Dua aktivitas utama yakni area Governance dan Management. Area

Governance memiliki satu domain yakni EDM (Evaluate, Direct, Monitor)

dengan 5 (lima) proses. Setiap proses memiliki beberapa proses process

practice atau governance practice. Sedangkan area management (PBRM)

terdiri dari 4 (empat) domain yakni APO (Align,Plan and Organise), BAI

(Build, Acqure and Implement), DSS (Deliver, Service and Support) dan MEA

(Monitor,Evaluate and Assess) dengan total 32 proses. Setiap proses memiliki


24


beberapa practice atau management process. Berikut 37 proses yan ada pada

COBIT 5 :

1. Domain EDM (Evaluate, Direct, Monitor), terdiri dari 5 (lima) proses;

2. Domain APO (Align, Plan and Organise), terdiri dari 13 (tiga belas)

Proses;

3. Domain BAI (Build, Acquire and Implement), terdiri dari 10 (sepuluh)

proses;

4. Domain DSS (Delivery, Service and Support), terdiri dari 6 (enam) proses;

5. Domain MEA (Monitor, Evaluate and Assess), terdiri dari 3 (tiga) proses.

2.3.2.1 Evaluate, Direct dan Monitor (EDM)

Kegiatan tata kelola ini memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai

dengan mengevaluasi kebutuhan, kondisi, dan pilihan dari para stakholder;

menentukan arah melalui prioritasi dan pembuatan keputusan; dan

pengawasan performa, pemenuhan, dan kemajuan terhadap tujuan dan

arah yang telah disetujui. Di bawah ini adalah daftar proses-proses yang

ada dalam domain EDM:

- EDM01: Ensure Governance Framework Setting and Maintenance

- EDM02: Ensure Benefits Delivery

- EDM03: Ensure Risk Optimisation

- EDM04: Ensure Resource Optimisation

- EDM05: Ensure Stakeholder Transparency

2.3.2.2 Align, Plan dan Organise (APO)

Domain ini mencakup penggunaan TI dan bagaimana ia bisa digunakan

sebaik-baiknya dalam perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Ia

juga menyoroti infrastruktur dan organisasi TI dalam mencapai tujuan dan

manfaat yang optimal dari penggunaan TI. Proses-proses yang ada dalam

domain ini adalah:

- APO01: Manage the IT Management Framework

- APO02: Manage Strategy

- APO03: Manage Entreprise Architecture

- APO04: Manage Innovation


25


- APO05: Manage Portfolio

- APO06: Manage Budget and Costs

- APO07: Manage Human Relations

- APO08: Manage Relationships

- APO09: Manage Service Agreements

- APO10: Manage Suppliers

- APO11: Manage Quality

- APO12: Manage Risk

- APO13: Manage Security

2.3.2.3 Build, Acquire dan Implement (BAI)

Domain ini mencakup proses identifikasi kebutuhan TI, memperoleh

teknologi tersebut, dan mengimplementasikannya ke dalam proses bisnis

perusahaan. Berikut adalah semua proses untuk domain BAI:

- BAI01: Manage Programs and Projects

- BAI02: Manage Requirements Definition

- BAI03: Manage Solutions Identification and Build

- BAI04: Manage Availability and Capacity

- BAI05: Manage Organisational Change Enablement

- BAI06: Manage Changes

- BAI07: Manage Changes Acceptance and Transitioning

- BAI08: Manage Knowledge

- BAI09: Manage Assets

- BAI10: Manage Configuration

2.3.2.4 Deliver, Service dan Support (DSS)

Domain ini berfokus pada aspek penyampaian TI. Ia mencakup area

seperti eksekusi aplikasi dalam sistem TI dan hasilnya. Ia juga mendukung

proses-proses yang memungkinkan eksekusi yang efektif dan efisien pada

sistem TI tersebut. Proses-proses pada domain DSS adalah:

- DSS01: Manage Operations

- DSS02: Manage Service Requests and Incidents

- DSS03: Manage Problems


26


- DSS04: Manage Continuity

- DSS05: Manage Security Services

- DSS06: Manage Business Process Controls

2.3.2.5 Monitor, Evaluate dan Assess (MEA)

Domain ini menangani strategi perusahaan dalam menilai kebutuhan

perusahaan dan apakah sistem TI sekarang masih dapat memenuhinya.

Domain Monitoring juga mencakup isu terhadap penilaian independen

pada keefektifan sistem TI dalam kemampuannya memenuhi tujuan bisnis

dan proses kontrol perusahaan oleh auditor internal maupun eksternal.

Proses-proses berikut merupakan bagian dari domain MEA:

- MEA01: Monitor, Evaluate and Assess Performance and

Conformance

- MEA02: Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal Control

- MEA03: Evaluate and Assess Compliance with External Requirements

2.3.3 Model Kematangan Proses (Process Capability Model)

Model kematangan proses adalah suatu pemodelan dalam COBIT 5 yang

digunakan untuk mengetahui tingkat kematangan proses TI dalam perusahaan.

Model kematangan proses dapat digunakan untuk menilai kondisi saat ini (as-

is) dari proses-proses TI pada suatu perusahaan dan juga dapat digunakan

untuk mengetahui keadaan yang diinginkan (to-be) yang kemudian bisa

dikalkulasi kesenjangan (gap) yang ada pada dua keadaan tersebut. Hingga

akhirnya bisa dilakukan perbaikan dari kesenjangan yang ada. Model

kematangan proses ini bisa digambarkan seperti pada Gambar 2.5.


27


Gambar 2.5 Model Kematangan Proses COBIT 5

Sumber: (ISACA, 2012)

Terlihat bahwa adanya 6 tingkatan kematangan pada COBIT 5. Di dalamnya

juga terdapat tingkat 0 yang berarti praktek-praktek yang dilakukan tidak

memenuhi tujuan dari proses tersebut. Tingkatan-tingkatan tersebut adalah:

1. Level 0: Incomplete Process

Pada tingkatan ini, proses tidak diimplementasikan atau gagal dalam

pencapaian tujuan proses tersebut. Di tingkatan ini, terdapat sedikit

bahkan tidak ada bukti akan pencapaian yang sistematis dari tujuan

proses.

2. Level 1: Performed Process

Pada tingkatan ini, proses yang diimplementasikan mencapai tujuannya.

3. Level 2: Managed Process

Pada tingkatan ini, proses yang dijalankan telah diimplementasikan

dalam sebuah manajemen yang baik (terencana, diawasi, dan sesuai).

Dimana keluarannya (work product) telah mapan, terkontrol, dan

terpelihara.


28


4. Level 3: Establised Process

Pada tingkatan ini, proses yang dikelola sebelumnya telah dijalankan

menggunakan proses yang terdefinisikan sehingga mampu mencapai

manfaat dari proses tersebut.

5. Level 4: Predictable Process

Pada tingkatan ini, proses yang didefinisikan saat ini dioperasikan pada

batasan yang telah ditentukan untuk mendapatkan manfaat yang

diinginkan.

6. Level 5: Optimising Process

Pada tingkatan ini, proses yang diprediksikan sebelumnya telah

diperbaiki secara terus-menerus untuk memenuhi tujuan bisnis yang

telah ditentukan dan relevan.

Setiap tingkatan diatas hanya bisa dicapai jika telah mencapai tingkatan

dibawahnya secara keseluruhan. Contohnya, tingkat kapabilitas tiga hanya

bisa dicapai jika perusahaan telah memenuhi semua proses yang ada pada

tingkat dua dan satu. Sehingga bisa disimpulkan bahwa tingkat atas mencakup

semua proses yang ada pada tingkat dibawahnya.

Untuk mengetahui tingkat kematangan proses-proses TI pada perusahaan

maka diadakan perhitungan menggunakan skala berdasarkan standar ISO/IEC

15504. Skala tersebut terdiri dari berikut:

1. N (Not Achieved).

Skala ini berarti bahwa sedikit bahkan tidak ada bukti dari pencapaian

dari atribut yang didefinisikan dalam proses yang dinilai. Skala ini

mempunyai pencapaian sebesar 0% hingga 15%.

2. P (Partially Achieved).

Pada skala ini terdapat usaha atau pencapaian dari atribut yang

didefinisikan dari proses yang dinilai. Namun beberapa aspek dari

pencapaian atribut tidak bisa diprediksikan. Skala ini mempunyai

pencapaian sebesar 15% hingga 50%.

3. L (Largely Achieved).

Pada skala ini terdapat bukti akan usaha sistematis dan pencapaian

signifikan dari atribut yang didefinisikan dari proses yang dinilai.


29


Beberapa kelemahan pada atribut dari proses yang dinilai bisa terlihat

disini. Skala ini mempunyai pencapaian sebesar 50% hingga 85%.

4. F (Fully Achieved).

Pada skala ini terdapat bukti akan usaha yang komplit dan sistematis,

juga pencapaian penuh terhadap atribut dari yang proses yang dinilai.

Tidak terlihat kelemahan yang signifikan pada atribut dari proses yang

dinilai disini. Skala ini mempunyai pencapaian sebesar 85% hingga

100%.

Dari penilaian diatas maka bisa terlihat kondisi saat ini (as-is) dari perusahaan.

Sehingga bisa dilakukan penilaian kesenjangan (gap analysis) atas perbedaan

saat ini dengan kondisi yang diinginkan (to-be). Penilaian kesenjangan inilah

yang nantinya berupa perbaikan-perbaikan terhadap proses-proses TI di

perusahaan.

2.3.4 Perbandingan COBIT 4.1 dan COBIT 5

COBIT dikenal luas sebagai standard untuk kerangka kerja tata kelola TI (IT

Governance) dan yang terkait dengannya. Di sisi lain standard/framework ini

terus berevolusi sejak pertama kali diluncurkan di 1996 hingga rilis terakhir

yaitu COBIT 5 yang diluncurkan pada Juni 2012 yang lalu. Pada setiap

rilisnya, kerangka kerja ini melakukan pergeseran-pergeseran beberapa

paradigma.

Tabel 2.2 Perbandingan COBIT 4.1 dan COBIT 5

Perbandingan COBIT 4.1 dan COBIT 5

Perbandingan COBIT 4.1 COBIT 5

RACI

COBIT 5 menyediakan diagram RACI yang menjelaskan peran dan

tanggung-jawab dengan cara yang sama seperti pada COBIT 4.1, Val IT,

maupun Risk IT. Hanya saja COBIT 5 memberikan diagram yang lebih

lengkap, detail dan rentang yang lebih jelas dari setiap pihak baik IT

maupun bisnis untuk setiap praktik manajemen. tentunya hal ini akan

lebih memudahkan dalam proses desain dan penerapan proses-prosesnya.

Domain

Governance Tidak Ada

Telah disisipkan domain

Governance dan memperbaharui

COBIT 4.1 dengan:

ITIL V3

TOGAF

RISK IT

Val IT


30


Input and

Output Hanya berupa tingkat kematangan

Framework COBIT 5 menyediakan

input dan output untuk setiap

management practice. Hal ini dapat

dijadikan petunjuk tambahan dalam

mendesain proses-proses berikut

produk kerja yang dihasilkan dan

membantu integrasi antar proses-

proses yang ada.

Process

Assessment

Model

Maturity (Tingkat Kematangan) :

5 - Optimised

4 - Manage and Measurable

3 - Defined Process

2 - Repeatable but Intuitive

1 - Initial / Ad-Hoc

0 - Non-existent

Tingkat Kapabilitas :

5 - Optimizing

4 - Predictable

3 - Established

2 - Managed

1 - Performed

0 – Incomplete

Process Area

Proses di COBIT 4.1 yang bergabung pada COBIT 5

DS7 yang tergabung dengan PO7 (Education and Human

Resources)

PO6 yang tergabung dengan PO1 (Management Communications

and Management)

PO2 yang tergabung dengan PO3 (Information and Technical

Architectures)

AI2 yang tergabung dengan AI3 (Application Software and

Infrastructure Components)

DS12 yang tergabung dengan DS5 (Physical Environment and

Information Security)

Proses di COBIT 4.1 yang diterapkan di COBIT 5

ME4 untuk EDM1, 2, 3, 4, 5 (Governance)

Proses di COBIT 4.1 yang direlokasi di COBIT 5

PO1 untuk APO2 (Strategic Planning)

PO4 ke APO1 (Organisation, Relationship and Processess)

Proses yang baru di COBIT 5

EDM1 Set and Maintain Governance Framework

APO1 Define the Management Freamework

APO4 Manage Innovation

APO8 Manage Relationships

BAI8 Knowledge Management

DSS2 Manage Assets

DSS8 Manage Business Process Controls


31


2.4 Hubungan antara Kerangka Kerja COBIT 5 dengan ITIL V3 2011

Hubungan antara kerangka kerja COBIT 5 dan ITIL V3 2011 saling melengkapi

satu sama lain, IT Governance Institute (ITGI) selaku organisasi yang

mengeluarkan standar untuk COBIT 5 membuat sebuah pemetaan antara COBIT

5 dan ITIL V3 2011. Keterhubungan COBIT 5 dengan kerangka kerja ITIL V3

2011 dapat dijelaskan pada Gambar 2.6

Gambar 2.6 Hubungan antara Kerangka Kerja ITIL V3 2011 dan COBIT 5

Sumber : COBIT Steering Committee and the ITIGI, 2012, p.61.

Selain itu, COBIT 5 mengarahkan manajemen strategi dan Continual Service

Improvement (CSI), dalam hal sebagai berikut : (Cabinet Office, ITIL V3 Service

Strategy, 2011, p.395).

1. Model kematangan dalam COBIT 5 dapat digunakan untuk benchmarking

dan mendorong perubahan

2. Tujuan dan metriks dapat sejalan dengan tujuan bisnis terhadap TI dan

digunakan untuk membuat dashboard manajemen TI.

3. Proses domain Monitor, Evaluate and Acquire (MEA) dalam COBIT 5

mendefinisikan proses yang dibutuhkan untuk menilai kinerja TI, kontrol

TI dan kepatuhan terhadap peraturan.


32


Ketika COBIT 5 dibandingkan dengan ITIL V3 2011 maka ditemukan fakta

bahwa kedua kerangka kerja tersebut saling berkorespondensi satu sama lain.

COBIT 5 berfokus pada apa (what) yang harus dilakukan oleh organisasi untuk

memastikan tata kelola yang baik dari semua proses TI yang terkait, termasuk

proses pengelolaan pelayanan informasi. COBIT 5 memberikan bimbingan,

struktur dan tools untuk mencapai tingkatan yang diinginkan sehingga kinerja dari

setiap proses-proses TI dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Sedangkan ITIL

menyediakan praktik terbaik yang dapat menjelaskan bagaimana (how)

merencanakan, merancang dan mengimplementasikan kemampuan pengelolaan

layanan secara efektif. Sehingga secara singkat dapat dikatakan bahwa COBIT 5

membantu mengarahkan apa (what) yang harus dikerjakan, dan ITIL memberikan

panduan bagaimana (how) untuk mencapai peningkatan yang didukung oleh

control objectives dan praktek dari COBIT 5.

Pada penelitian ini penulis menggunakan COBIT 5 dan ITIL V3 2011 sebagai

kerangka kerja terpilih guna menganalisis tingkat kapabilitas kinerja layananan TI

di PUSDATIN Kementerian Perdagangan beserta peyusunan saran perbaikannya.

Kerangka kerja ini dapat diimplementasikan di seluruh jenis organisasi, yang

termasuk organisasi pemerintahan dengan mempertimbangkan studi kasus yang

dilakukan penulis. Pemilihan kerangka kerja disesuaikan dengan criteria-kriteria

mana yang diperlukan oleh organisasi. Pemilihan kerangka kerja COBIT 5 ini

karena merupakan kerangka kerja bisnis untuk tata kelola dan dapat digunakan

untuk membantu pihak manajemen dalam mengelola TI sehingga dapat

mengevaluasi layanan TI organisasi secara berkelanjutan, sedangkan pemilihan

ITIL V3 2011 ini karena merupakan best practices dalam mengelola layanana TI.

2.5 Penelitian Sebelumnya

Tinjauan beberapa penelitian sebelumnya dilakukan untuk menambahkan refrensi

pada penulisan ini. Selain itu, agar tidak mengulangi penelitian yang sama dan

lebih terarah. Berikut adalah beberapa peneliltian terdahulu (karya akhir) yang

berhubungan dengan penelitian ini :


33


1. Puti Adella Elvina (2013). Evaluasi Layanan Teknologi Informasi di

Kementerian Komunikasi dan Informatika berdasarkan ITIL V3 2011 dan

COBIT 5. (Elvina, 2013)

2. I Nyoman Sujana Saputra (2013). Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan

Perbaikan Tata Kelola TI berdasarkan Kerangka Kerja COBIT 5 dan ITIL

V3 2011 Studi Kasus PT.XYZ. (Saputra, 2013)

3. Faisal Ansyari (2011). Perancangan Kerangka Kerja Tata Kelola

Teknologi Informasi Berdasarkan Framework COBIT 4.1 dan ITIL 3 di

PT. LG. Electronics Indonesia. (Ansyari, 2011)

Metodologi yang digunakan oleh Puti Adella Elvina (2013) dalam penelitiannya

diawali dengan perumusan masalah dan topik penelitian. Kemudian melakukan

Studi Literatur, Kerangka Teori, Metodologi Penelitian dan pengumpulan data.

Setelah data organisasi didapatkan maka pemetaan ITIL V3 2011 dengan COBIT

5 dilakukan. Kemudian dilanjutkan dengan analisa kondisi proses-proses Service

Lifecycle kerangka kerja ITIL V3 2011. Tahap berikutnya dilakukan pemilihan

proses-area proses COBIT 5 yang relevan dan pengukuran level Capability

organisasi sehingga kapabilitas organisasi didapatkan. Langkah berikutnya

melakukan Gap Analysis untuk mengetahui sejauh mana kesenjangan antara

keadaan saat ini dengan target. Setelah Gap ditemukan dapat dilanjutkan dengan

menyusun prioritas proses-proses TI COBIT 5 dan KPI TI organisasi.

Sementara metodologi yang digunakan oleh I Nyoman Sujana Saputra (2013)

dimulai dengan perumusan masalah penelitian di tempat studi kasus. Melakukan

studi literature dan pemetaan proses ITIL V3 2011 (Service Design, service

Transariton dan Service Operation) dengan COBIT 5 (APO, BAI dan DSS).

Proses pemilihan didasarkan oleh relevansi terhadap masalah yang ada pada

perusahaan. Kemudian dilakukan pengukuran kapabilitas kondisi saat ini dan

target kapabilitas proses COBIT 5. Langkah berikutnya melakukan Gap Analysis

untuk mengetahui sejauh mana kesenjangan antara keadaan saat ini dengan target.

Setelah Gap ditemukan dapat dilanjutkan dengan menyusun rekomendasi

perbaikan dan KPI TI organisasi


34


Metodologi yang digunakan oleh Faisal Ansyari (2011) diawali dengan observasi

permasalahan yang ada di perusahaan tempat penelitian dilakukan. Langkah

selanjutnya menentuan service lifecycle ITIL V3 yang sesuai dengan

permasalahan yang dihadapi. Selanjutnya dilakukan pemetaan ITIL V3 dengan

COBIT 4.1 untuk mendapatkan proses-proses COBIT hasil pemetaan dengan ITIL

V3. Proses-proses COBIT tersebut diseleksi berdasarkan dengan profil organisasi,

sehingga akan didapatkan proses-proses COBIT yang sesuai dengan organisasi.

Kemudian dibuatkan policies, activities, control objective untuk proses-proses

tersebut berdasarkan dengan panduan ITIL V3 dengan COBIT 4.1. Tidak sampai

disitu, proses lainnya adalah dibuatkannya KPI (Key Performace Indicator) untuk

mengukur dan mengontrol perbaikan yang sudah dilakukan. Tahapan akhir yang

dilakukan adalah mengelompokan KPI yang dihasilkan melalui COBIT dan ITIL

ke dalam SERVQUAL.

Dari pembahasan di atas dapat dilihat beberapa perbedaan pada setiap penelitian.

Langkah-langkah dari ketiga penelitian berbeda-beda, ada yang diawali proses

pemetaan ITIL dengan COBIT dan ada juga yang langsung menterjemahkan

kegiatan oprasional organisasi ke dalam ITIL. Perbedaan berikutnya terdapat pada

alat bantu atau kerangka kerja yang digunakan oleh Faisal Ansyari (2011) yaitu

SERVQUAL. Permasalahan utama penyebab penelitian berbeda-beda namun

sama-sama mengangkat tema pentingnya tata kelola TI disebuah organisasi.

Pembatasan ruang lingkup berbeda-beda tetapi dilakukan pada setiap penelitian.

Hal tersebut dilakukan sebagai upaya memfokusan kedalaman pembahasan dan

spesifikasi terhadap hasil penelitian. Hasil dari ketiga penelitian memiliki

kesamaan yaitu KPI (Key Performance Indicator). Ringkasan perbandingan dari

ketiga penelitian terdahulu dan penelitian yang dilakukan saat ini oleh penulis

dapat dilihat pada Tabel 2.3


35


Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Terdahulu

Perbandingan Penelitian

Penulis Puti Adella. E (2013) I Nyoman Sujana (2013) Faisal Ansyari (2011) Arie Kusumawati (2013)

Judul Evaluasi Layanan Teknologi

Informasi di Kementerian

Komunikasi dan Informatika

berdasarkan ITIL V3 2011 dan

COBIT 5

Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan

Perbaikan Tata Kelola TI

berdasarkan Kerangka Kerja COBIT

5 dan ITIL V3 2011 Studi Kasus

PT.XYZ.

Perancangan Kerangka Kerja Tata

Kelola Teknologi Informasi

berdasarkan Framework COBIT

4.1 dan ITIL 3 di PT. LG.

Electronics Indonesia.

Pengukuran Tingkat Kapabilitas

dan Perbaikan Tata Kelola TI

berdasarkan Kerangka Kerja

COBIT 5 dan ITIL V3 2011 Studi

Kasus Kementerian Perdagangan

Landasan

Teori

Tata Kelola TI

o Definisi Tata Kelola TI

o Tujuan Tata Kelola TI

o Kerangka Kerja ITIL V3

2011

- Service Strategy

- Service Design

- Service Transition

- Service Opration

- Continual Service

Improvement

o Kerangka Kerja COBIT 5

Definisi Tata Kelola TI

Fokus Area Tata Kelola TI

IT Service Management

ITIL

o ITIL V3 2011 Service Lifecycle

o ITIL Sevice Design

o ITIL Service Transition

o ITIL Service Operation

Standar ISO/IEC 15504

o Level dan Process Attribute

o Penilaian Process Attribute

COBIT

IT Governace

Fokus Area IT Governace

IT Service Management

ITIL

o ITIL Service Lifecycle



COBIT

o Domain COBIT

o Tingkat Kematangan

o Kepuasan Pengguna Terhadap

Layanan TI

Definisi Tata Kelola TI

o Pentingnya Tata Kelola

Informasi

o Tata Kelola Informasi Pada

Instansi Pemerintag

o Fokus Area Tata Kelola TI

ITIL

o ITIL V3 2011 Service

Lifecycle

o ITIL Service Strategy

o ITIL Sevice Design



36


o Level Capability pada

COBIT 5

o Hubungan Antara COBIT 5

dengan ITIL V3 2011

Penelitian-penelitian

Sebelumnya

Kontribusi Penelitian

o COBIT 5

- Area, Domain dan Proses

COBIT 5

- Tingkat Kapabilitas pada

COBIT 5

o Pengukuran Tingkat Kapabilitas

Proses

- Pendefinisian Tingkat

Kapabilitas pada COBIT 5

- Atribut Proses

- Indikator Penilaian

- Penentuan Tingkat Kapasitas

Proses

- Tahapan Penilaian Tingkat

Kapasitas

Refrensi Penelitian Terdahulu

Kajian Penelitian Tata Kelola

dan Kualitas

Layanan TI


o ITIL Continual Service

Improvement

COBIT

o COBIT 5

o Area, Domain dan Proses

COBIT 5

- EDM

- APO

- BAI

- DSS

- MEA

Model Kematangan Proses

Refrensi Penelitian Terdahulu

Metodologi

Penelitian

Langkah-langkah penelitian :

Perumusan Masalah dan

Topik Penelitian

Melakukan Studi Literatur,

Kerangka Teori dan

Metodologi Penelitian


Perumusan Masalah Penelitian

Studi Literature

Pemetaan Proses ITIL V3 2011

(SSD, ST dan SO) dengan COBIT

5 (APO, BAI dan DSS)

Langkah-langkah Penelitian :

Observasi Permasalahan

Penentuan Service Lifecycle

ITIL V3 yang sesuai

Pemetaan ITIL V3 dengan

COBIT


Perumusan Masalah Penelitian

Studi Literature

Melakukan Pengumpulan Data

Pemilihan Proses – proses

COBIT 5


37


Melakukan Pengumpulan

Data

Melakukan Pemetaan ITIL

V3 2011 dengan COBIT 5

Melakukan analisis Kondisi

Proses-proses Kelima Service

Lifecycle dalam Kerangka

Kerja ITIL V3 2011

Melakukan Pemilihan dan

Penilaian Level Capability

Proses-proses TI COBIT 5

dan Gap Analysis

Melakukan Prioritas Proses-

proses TI di COBIT 5

Menentukan KPI Proses-

proses TI di COBIT 5

Pemilihan Proses Berdasarkan

Relevansi terhadap Masalah


Proses COBIT 5

Penentuan Target Tingkat

Kapabilitas Proses COBIT 5

Analisis Kesenjangan Kapabilitas

Proses COBIT 5

Rekomendasi Perbaikan dan

Aktivitas Process Practice

Pembuatan Ukuran Keberhasilan

Proses (KPI)

Pemilihan Proses TI berdasarkan

profil perusahaan

Pembuatan policies, activities,

control objective

Pembuatan KPI

Pengelompokan KPI ke dimensi

SERVIQUAL


Proses COBIT 5

Pemetaan Target Tingkat

Kapabilitas Proses COBIT 5

Analisis Kesenjangan (GAP

Anaysisi)

Penetapan Strategi Pencapaian

Kapabilitas

Pemetaan Proses ITIL V3 2011

dengan COBIT 5

Perancangan Rekomendasi

Aktivitas (Rekomendasi

Kebijakan dan Rekomendasi

Prosedur)

Pembuatan Ukuran

Keberhasilan Proses (KPI)

Pembuatan Kesimpulan dan

Saran

Hasil/

Output

Evaluasi layanan TI dan

Perancangan Tata Kelola TI Perancangan Tata Kelola TI Perancangan Tata Kelola TI Perancangan Tata Kelola TI

Sektor Pemerintah (Kominfo) Swasta (PT. XYZ) Swasta (Electronics Manufacture)

Pemerintah

(Kementerian Perdagangan)


38


2.6 Kerangka Teori Penelitian

Dari studi literature yang telah dilakukan terhadap bebrapa panduan terkait tata

kelola TI seperti ITIL V3 2011 (Cabinet Office, 2011) dan COBIT 5 (ISACA,

2012) maka dapat dibuat suatu kerangka teori penelitian seperti pada Gambar 2.7.

Gambar 2.7 Kerangka Teori Penelitian



BAB 3

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi adalah langkah-langkah sistematis atau sekumpulan metode yang

akan digunakan untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Bab ini akan

menjelaskan mengenai kerangka berfikir penelitian beserta tahapan penelitian.

3.1 Kerangka Pikir Penelitian

Dari identifikasi permasalahan yang dihadapi perusahaan dan berbagai refrensi

yang telah dikumpulkan dibuat suatu kerangka pikir penelitian seperti terlihat

pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Kerangka Pikir Penelitian


40


3.2 Tahapan Penelitian

Berdasarkan kerangka pikir penelitian diatas dapat dibuat tahapan-tahapan

penelitian seperti pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Tahapan Penelitian


41


Berikut adalah penjelasan mendalam mengenai tahapan-tahapan pada penelitian

ini:

3.2.1 Perumusan Masalah Penelitian

Pada tahapan ini ditentukan tujuan atau sasaran dari organisasi serta

permasalaan yang kemudian dapat diangkat dalam penelitian. Dari

permasalahan tersebut dirumuskan suatu pertanyaan penelitian yakni : “Sejauh

mana tingkat kapabilitas layanan data dan informasi di PUSDATIN

Kementerian Perdagangan dan rekomendasi perbaikan apa saja yang dapat

diberikan?”

3.2.2 Melakukan Studi Literatur

Studi Literatur dilakukan dalam upaya mencari refrensi terori yang relevan

terhadap kasus atau permasalahan yang ditemukan dalam organisasi. Karena

penelitian ini bertujuan mengukur tingkat kapabilitas proses TI, sehingga

teori-teori yang relevan dengan penelitian ini merupakan standard dan

panduan kerangka kerja seperti COBIT 5, ITIL V3 2011 dan konsep dasar

yang berhubungan dengan tata kelola IT di organisasi. Selain itu, penelitian

sebelumnya juga diperlukan sebagai refrensi tambahan dalam mencari solusi

dari permasalahan yang dihadapi oleh organiasasi.

3.2.3 Melakukan Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini diperoleh dari hasil wawancara di

lapangan, kuisioner dan tinjauan langsung di lokasi. Metode penelitian ini

adalah studi kasus untuk mendukung hasil analisa dalam membuat

perancangan tata kelola TI. Dengan adanya pengukuran kapabilitas tata kelola

TI dan perancangan tata kelola TI ini diharapkan organisasi dapat melakukan

perbaikan layanan TI di masa yang akan datang.

Jenis dan sumber pada penelitian ini adalah: a) data primer yang digunakan

untuk penulisan studi kasus ini adalah wawancara dengan pejabat dan pegawai

di PUSDATIN untuk mengatahui kondisi tata kelola TI saat ini dan b) data

sekunder yang digunakan untuk penelitian ini diambil dari dokumen

organisasi seperti Renstra Kementerian Perdagangan 2010-1014, Laporan


42


Kinerja Tahunan, Perencanaan Kinerja Tahunan (PKT), Peraturan Menteri,

Struktur Organisasi, Tugas dan Fungsi jabatan, Dokumen ITIL V3 2011,

Dokumen COBIT 5, Peraturan Perundang-undangan dan lain-lain.

3.2.4 Pemilihan Proses Berdasarkan Relevansi Masalah

Pemilihan area proses disesuaikan dengan permasalahan yang ada pada

perusahaan sehingga diperoleh beberapa proses COBIT 5 yang relevan dengan

permasalahan yang dihadapi. Proses-proses COBIT 5 inilah yang akan diukur

kapabilitasnya pada tahap selanjutnya.

3.2.5 Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5

Penilaian atau pengukuran proses-proses pada COBIT 5 dinyatakan dalam

tingkat kapabilitas (capability level) bukan tingkat kematangan (maturity

level). Kapabilitas pada COBIT 5 dikatagorikan dalam 6 tingkatan yaitu, level

0 (Incomplete), level 1 (Performed), level 2 (Managed), level 3 (Established),

level 4 (Predictable) dan level 5 (Optimizing). Pengukuran tingkat kapabilitas

dilakukan melalui proses kuisioner kepada sepuluh pejabat terkait sehingga

tingkat kapabilitas kondisi saat ini didapatkan.

3.2.6 Pemetaan Target Tingkat Kapabilitas COBIT 5

Pada tahap ini ditentukan target tingkat kapabilitas proses-proses COBIT 5

yang ingin dicapai. Metode yang digunakan adalah kuisioner terhadap

manajemen organisasi yang berkompeten pada bidang tata kelola TI yaitu,

pejabat eselon empat, eselon tiga dan eselon dua. Hasil dari tahap ini adalah

target tingkat kapabilitas (Target Capability Level). Target tingkat kapabilitas

ini dijadikan acuan untuk melakukan perbaikan dan perancangan terhadap

proses-proses TI yang tingkat kapabilitasnya di bawah target atau harapan dari

organisasi.

3.2.7 Analisis Kesenjangan (GAP Analysis)

Setelah mendapatkan tingkat kapabilitas proses saat ini dan menentukan

tingkat kapabilitas target yang ini dicapai oleh organisasi, maka pada tahap ini

dilakukan analisis kesenjangan terhadap tingkat kapabilitas proses-proses TI


43


tersebut. Dengan bantuan radar chart akan terlihat dengan jelas kesenjangan

setiap proses berdasarkan kategorinya.

3.2.8 Penetapan Strategi Pencapaian Kapabilitas

Setelah mengetahui kesenjangan antara kondisi saat ini dengan target maka

dilakukan penetapan strategi pencapaian kapabilitas. Perencanaan ini lebih

berfokus untuk meningkatkan kapabilitas yang rendah ke kapabilitas

selanjutnya.

3.2.9 Pemetaan Proses ITIL V3 2011 dengan COBIT 5

Dalam tahapan ini dilakukan pemetaan ITIL V3 2011 dengan COBIT 5

dengan tujuan agar mendapatkan proses rekomendasi aktivitas COBIT 5 yang

sesuai dengan standar ITIL V3 2011. Pemetaan ini tidak dilakukan oleh

penulis, melainkan mengadopsi dari hasil pemetaan yang dilakukan oleh oleh

Glenfis AG – sebuah perusahaan consulting dan training di Swiss yang

bergerak dalam bidang Service Management dan IT Governance.

3.2.10 Perancangan Rekomendasi Aktivitas (Kebijakan dan Prosedur)

Tahap ini akan ditentukan rekomendasi perbaikan dan aktivitas-aktivitas

process practice yang harus dilakukan untuk meningkatkan kapabilitas proses

TI tersebut. Penentuan aktivitas-aktivitas process practice mengacu pada

panduan yang ada pada COBIT 5 : Enabling Process dan kerangka kerja ITIL

V3 2011. Hasil keluaran dari rekomendasi aktivitas ini adalah berupa

kebijakan dan prosedur yang dapat diterapkan langsung bagi organisasi.

3.2.11 Rekomendasi Ukuran Keberhasilan Proses (KPI)

Ukuran keberhasilan proses atau yang sering disebut KPI (key performace

Indicator) pada tahap ini akan disusun. Tujuannya adalah untuk mengetahui

sejauh mana tingkat keberhasilan proses yang sudah dilakukan perbaikan.

Dengan adanya KPI tersebut kinerja dapat diukur beserta dengan indeks

keberhasilanya.


44


3.2.12 Pembuatan Kesimpulan dan Saran

Analisa telah dilakukan, maka akan didapatkan sebuah kesimpulan yang

seharusnya dapat menjawab pertanyaan penelitian. Kesimpulan yang akan

dihasilkan berupa tingkat kapabilitas dan rekomendasi aktivitas. Saran

penelitian lebih ditujukan kepada peneliti berikutnya dengan

mempertimbangkan ruang lingkup penelitian.



BAB 4

PROFIL ORGANISASI

Bab ini membahas mengenai visi, misi, sasaran strategis, arah dan kebijakan,

tujuan, struktur organisasi, dan beberapa informasi terkait Pusat Data dan

Informatika Kementerian Perdagangan dimana penelitian ini dilakukan.

4.1 Visi Kementerian Perdagangan

Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2005-2025

menetapkan bahwa Rencana Pembangunan Jangka Panjang Menengah Nasional

(RPJMN) 2010-2014, yang merupakan RPJMN Tahap II, bertujuan untuk lebih

memantapkan penataan Indonesia di segala bidang dengan menekankan upaya

peningkatan kualitas sumber daya manusia termasuk pengembangan ilmu dan

teknologi serta penguatan daya saing perekonomian.

Kementerian Perdagangan sebagai salah satu pelaku pembangunan

perekonomian akan ikut berperan penting dalam mewujudkan daya saing ekonomi

nasional. Oleh karena itu, dengan mempertimbangkan perkembangan, masalah,

dan berbagai kecenderungan pembangunan perekonomian ke depan, maka VISI

Kementerian Perdagangan adalah:

”Perdagangan Sebagai Sektor Penggerak Pertumbuhan dan Daya Saing

Ekonomi serta Pencipta Kemakmuran Rakyat Yang Berkeadilan”

Perdagangan sebagai sektor penggerak pertumbuhan dan dayasaing ekonomi serta

pencipta kemakmuran rakyat yang berkeadilan dapat diwujudkan melalui

peningkatan kinerja ekspor non migas secara berkualitas, penguatan pasar dalam

negeri dan stabilisasi ketersediaan bahan pokok dan penguatan jaringan distribusi

nasional.


46


4.2 Misi Kementerian Perdagangan

Dalam rangka mewujudkan Visi ”Perdagangan Sebagai Sektor Penggerak

Pertumbuhan dan Daya Saing Ekonomi serta Pencipta Kemakmuran Rakyat Yang

Berkeadilan”, maka misi Kementerian Perdaganganadalah:

1. Meningkatkan kinerja ekspor non migas secara berkualitas

2. Menguatkan pasar dalam negeri.

3. Menjaga ketersediaan bahan pokok dan penguatan jaringan distribusi

nasional.

4.3 Tujuan Kementerian Perdagangan

Sebagai penjabaran dari Visi dan Misi Kementerian Perdagangan, maka tujuan

pembangunan perdagangan periode 2010-2014 yang ingin dicapai yaitu:

1. Peningkatan akses pasar ekspor dan fasilitasi perdagangan luar negeri

untuk mengurangi ketergantungan pasar tujuan ekspor ke negara-negara

tertentu dan meningkatkan kelancaran arus barang ekspor dan impor.

2. Perbaikan iklim usaha perdagangan luar negeri yang berorientasi pada

pelayanan publik yang optimal.

3. Peningkatan daya saing ekspor melalui peningkatan kualitas produk

ekspor dan peningkatan citra produk ekspor Indonesia di pasar global.

4. Peningkatan peran dan kemampuan diplomasi perdagangan internasional

untuk memperjuangkan kepentingan nasional Indonesia dalam forum

multilateral, regional, bilateral yang penuh tantangan dan kompleksitas.

5. Perbaikan iklim usaha perdagangan dalam negeri dengan melakukan

reformasi birokrasi dan harmonisasi kebijakan perdagangan dalam negeri

di pusat dan di daerah.

6. Peningkatan kinerja sektor perdagangan dan ekonomi kreatif melalui

fasilitasi promosi dan penciptaan kebijakan perdagangan yang sesuai.

7. Peningkatan perlindungan konsumen dan pengamanan pasar dalam negeri

sehingga masyarakat terhindar dari produk-produk yang menyebabkan

kerugian, membahayakan kesehatan, keamanan dan keselamatan

konsumen serta produsen dalam negeri terhindar dari praktek perdagangan

tidak sehat.


47


8. Stabilisasi dan penurunan disparitas harga bahan pokok di Indonesia,

sehingga daya beli masyarakat terhadap bahan pokok dapat terjaga.

9. Penciptaan jaringan distribusi yang efisien melalui penciptaan sarana dan

kebijakan distribusi serta layanan logistikyang mendukungdan sinergis.

4.4 Sasaran Strategis Kementerian Perdagangan

Sasaran strategis merupakan indikator kinerja Kementerian Perdagangan dalam

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Sasaran yang ingin dicapai pada masing-

masing tujuan yang telah dipaparkan di atas, secara umum dapat dilihat pada

Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Sasaran Strategis Kementerian Perdagangan

4.5 Arah dan Kebijakan Kementerian Perdagangan

Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJMN) 2010-2014 telah

menetapkan misi pembangunan nasional yang terkait langsung dengan sektor

perdagangan antara lain, yaitu mewujudkan bangsa yang berdaya saing.

Arah kebijakan pembangunan Perdagangan Nasional ke depan secara konsisten

akan mengacu kepada arah pembangunan dalam RPJMN 20102014. Arah ini

merupakan pedoman dalam menyusun langkah-langkah strategis ke depan untuk

mencapai sasaran yang diinginkan.


48


Arah kebijakan perdagangan dapat dijabarkan menjadi menjadi lima pokok

pikiran, yaitu:

1. Mengembangkan kebijakan dan diplomasi perdagangan di internasional

dengan senantiasa menjaga kepentingan nasional, integritas wilayah, dan

pengamanan kekayaan SDA nasional.

2. Menjaga pertumbuhan ekonomi yang berkualitas.

3. Menurunnya kesenjangan kesejahteraan antarkelompok masyarakat dan

antar daerah.

4. Memantapkan nilai-nilai baru yang positif dan produktif dalam rangka

memantapkan budaya dan karakter bangsa.

5. Menata kelembagaan perdagangan yang mendorong prakarsa masyarakat

dalam kegiatan perekonomian.

Berdasarkan lima pokok pikiran tersebut di atas, Kementerian Perdagangan

menetapkan beberapa langkah strategis, yaitu:

1. Pengembangan kebijakan dan diplomasi perdagangan dengan senantiasa

menjaga kepentingan nasional, integritas wilayah dan pengamanan

kekayaan SDA nasional dilakukan melalui:

a. Peningkatan partisipasi dan kepemimpinan dalam forum

multilateral dan regional.

b. Peningkatan kemitraan ekonomi dan perdagangan bilateral yang

strategis.

c. Peningkatan dan pengamanan akses pasarluar negeri.

d. Pengamanan kebijakan perdagangan dan kebijakan terkait lainnya.

2. Peningkatan Pertumbuhan ekonomi yang berkualitas dilakukan melalui :

a. Peningkatankonsumsi produk dalam negeri.

b. Peningkatan dan pengembangan ekspor.

c. Pengelolaan impordengan baik.

d. Penciptaan iklim investasi dan perdagangan yang lebih kondusif.

e. Optimalisasi belanja pemerintah.

f. Pengembangan Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) atau kawasan

perdagangan bebas seperti kawasan perdagangan bebas Batam,

Bintan, dan Karimun.


49


g. Peningkatan perlindungan konsumen dalam negeri serta

pengamanan pasar domestik

3. Pemerataan hasil-hasil pembangunan sehingga dapat menurunkan

kesenjangan antarkelompok masyarakat dan antar daerah dilakukan

melalui:

a. Penciptaan sistem logistik yang efisien untuk menjaga kelancaran

distribusi bahan pokok dan meminimasi disparitas hargaantar

daerah.

b. Fasilitasi Usaha Mikro Kecil, dan Menengah (UMKM), antara lain

melalui: revitalisasi pasar tradisional, pendidikan dan pelatihan

ekspor bagi UMKM, fasilitasi produk UMKM untuk masuk dalam

distribusi pasar ritel modern, fasilitasi desain, branding dan

kemasan, dan promosi.

4. Pemantapan nilai-nilai baru yang positif dan produktif dalam rangka

memantapkan budaya dan karakter bangsa dilakukan melalui:

a. Aktivasi secara intensif gerakan Aku Cinta Indonesia yang akan

memacu rasa percaya diri bangsa untuk berkarya serta

meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap produk dalam negeri

dengan mengkonsumsi produk-produk dalam negeri.

b. PencitraanIndonesia baik ke dalam maupun ke luar negeri.

c. Pengembangan Ekonomi Kreatif yang mendukung penciptaan nilai

tambah terhadap produk-produk dalam negeri dan pengembangan

jasa kreatif yang dapat mendukung pertumbuhan ekonomi

Indonesia.

5. Penataan dan peningkatan peranan kelembagaan perdagangan

dilakukan melalui penataan waralaba, kemitraan usaha, distributor,

keagenan, ritel, trading house, eksportir, dan lembaga perlindungan

konsumen agar masyarakat dapat terlibat secara luas dalam aktivitas

perekonomian perdagangan.


50


4.6 Struktur Organisasi Kementerian Perdagangan

Berikut merupakan struktur organisasi dari Kementerian Perdagangan :

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Kementerian Perdagangan

4.7 Program Prioritas Kementerian Perdagangan

Dalam rangka pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran strategis Kementerian

Perdagangan, dengan mempertimbangkan arah kebijakan dan strategi nasional

serta arah kebijakan dan strategi Kementerian Perdagangan, maka dilakukan

program-program kementerian yang terdiri dari sembilan program utama, yaitu:

1. Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya

Kementerian Perdagangan;

2. Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Kementerian Perdagangan;

3. Pengawasan dan Peningkatan Akuntabilitas Aparatur Negara Kementerian

Perdagangan;

4. Penelitian dan Pengembangan Perdagangan;

5. Pengembangan dan Pengamanan Perdagangan Dalam Negeri;

6. Peningkatan Perdagangan Luar Negeri;

7. Peningkatan Kerjasama Perdagangan Internasional;

8. Pengembangan Ekspor; dan

9. Peningkatan Efisiensi Pasar Komoditi.


51


4.8 Pusat Data dan Informasi Kementerian Perdagangan

Menteri Perdagangan mengeluarkan peraturan yaitu Peraturan Menteri

Perdagangan RI No.31/M-DAG/PER/7/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Perdagangan. Dalam Permendag tersebut menerangkan tugas pokok

dan fungsi setiap unit eselon I hingga level eselon IV. Berdasarkan Permendag

tersebut, Pusat Data dan Informasi Perdagangan (PUSDATIN) menjadi salah satu

unsur penunjang pelaksanaan tugas kementerian yang bertugas melaksanakan

perencanaan, koordinasi, pembinaan, pengembangan dan pelayanan data serta

informasi Kementerian Perdagangan. Dalam melaksanakan tugasnya, PUSDATIN

menyelenggarakan fungsi:

1. Perencanaan, koordinasi, pembinaan dan pengembangan dalam basis data;

2. Perencanaan, koordinasi, pembinaan dan pengembangan dalam pelayanan

data;

3. Perencanaan, koordinasi, pembinaan, pelayanan dan pengembangan

teknologi informasi.

Struktur organisasi PUSDATIN tidak jauh berbeda dengan struktur sebelumnya.

PUSDATIN dipimpin oleh seorang Kepala Pusat Data dan Informasi Perdagangan

yang membawahi 3 (tiga) unit eselon III. Adapun struktur organisasi Pusat Data

dan Informasi Perdagangan yang diatur dalam Peraturan Menteri Perdagangan

Nomor: No.31/M-DAG/PER/7/2010, adalah sebagai berikut:

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pusat Data dan Informasi Perdagangan


52


Dalam menunjang pencapaian kinerja BP2KP, maka setiap unit eselon II telah

memiliki tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Dalam melaksanakan tugas

pokok dan fungsi Pusat Data dan Informasi Perdagangan, setiap eselon III tersebut

selalu berkoordinasi untuk menciptakan sinergitas dalam rangka mencapai visi

PUSDATIN. Adapun eselon III yang berada di lingkungan PUSDATIN , terdiri

dari:

1. Bidang Basis Data;

2. Bidang Pelayanan Data; dan

3. Bidang Pengembangan Teknologi Informasi.

Secara umum, tugas yang dilaksanakan oleh PUSDATIN adalah menyediakan

berbagai data dan informasi yang dibutuhkan bagi unit-unit dilingkungan

Kementerian Perdagangan serta melayani permintaan data dan informasi terkait

perdagangan yang diminta oleh pihak-pihak di lingkungan internal Kementerian

Perdagangan maupun pihak-pihak yang membutuhkan.



BAB 5

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan mengenai pembahasan uraian kegiatan pengukuran kapabilitas

TI di Kementerian Perdagangan dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5

dan ITIL V3 2011.

5.1 Pemilihan Proses-proses COBIT 5

Berbeda dengan COBIT 4.1 yang memilki 34 proses dan empat domain, COBIT 5

memiliki 37 proses dan lima domain dengan fungsi dan tujuan prosesnya sendiri.

Kemudian 37 area proses tersebut dilakukan pemilihan proses-proses COBIT 5

yang relevan. Pemilihan proses-proses COBIT 5 disesuaikan dengan

permasalahan yang ada di organisasi, yaitu :

1. KPI yang digunakan oleh PUSDATIN Kementerian Perdagangan masih

mengacu pada KPI tahun sebelumnya tanpa ada perubahan maupun

penyesuaian.

2. Latar belakang pendidikan dan kemampuan sumber daya manusia saat ini

belum mampu memenuhi kebutuhan organisasi.

3. Buruknya pengelolaan layanan data dan informasi.

4. Keamanan data dan informasi belum diperhatikan dengan baik.

Hasil pemetaan terhadap 37 proses COBIT 5 dengan empat permasalahan utama

PUSDATIN terlihat pada Tabel 5.1

Tabel 5.1 Proses Relevansi Masalah

Process Relevansi

Masalah Permasalahan

Evaluate, Direct and Monitor (EDM)

EDM01 Ensure Governance Framework Setting

and Maintenance -

EDM02 Ensure Benefits Delivery -

EDM03 Ensure Risk Optimisation -

EDM04 Ensure Resource Optimisation -

EDM05 Ensure Stakeholder Transparency -


54


Tabel 5.1 Proses Relevansi Masalah (Sambungan)

Process Relevansi

Masalah Permasalahan

Align, Plan and Organise (APO)

APO01 Manage the IT Management Framework -

APO02 Manage Strategy -

APO03 Manage Enterprise Architecture -

APO04 Manage Innovation -

APO05 Manage Portfolio -

APO06 Manage Budget and Costs -

APO07 Manage Human Resources

Ya

Latar belakang pendidikan dan kemampuan

sumber daya manusia saat ini belum mampu

memenuhi kebutuhan organisasi.

APO08 Manage Relationships -

APO09 Manage Service Agreements Ya Buruknya pengelolaan data dan informasi

APO10 Manage Suppliers -

APO11 Manage Quality -

APO12 Manage Risk -

APO13 Manage Security Ya

Keamanan data dan informasi belum

diperhatikan dengan baik.

Build, Acquire and Implement (BAI)

BAI01 Manage Programmes and Projects -

BAI02 Manage Requirements Definition

ya



memenuhi kebutuhan organisasi dan

buruknya pengelolaan data dan informasi

BAI03 Manage Solutions Identification and Build -

BAI04 Manage Availability and Capacity

Ya

Buruknya pengelolaan data dan informasi

(Besarnya data, duplikasi data dan lambatnya

ketersediaan data)

BAI05 Manage Organisational Change

Enablement -

BAI06 Manage Changes -

BAI07 Manage Change Acceptance and

Transitioning -

BAI08 Manage Knowledge

ya



memenuhi kebutuhan organisasi

BAI09 Manage Assets -

BAI10 Manage Configuration Ya

Buruknya pengelolaan data dan informasi

(Konfigurasi tidak lengkap dan tidak akurat)

Deliver, Service and Support (DSS)

DSS01 Manage Operations ya

Buruknya pengelolaan layanan data dan

informasi

DSS02 Manage Service Requests and Incidents

ya

Buruknya pengelolaan layanan data dan

informasi serta keamanan data dan informasi

belum diperhatikan dengan baik. DSS03 Manage Problems

Ya Buruknya pengelolaan layanan data dan

informasi DSS04 Manage Continuity

Ya Buruknya pengelolaan layanan data dan

informasi DSS05 Manage Security Services -

DSS06 Manage Business Process Controls -


55


Monitor, Evaluate and Assess (MEA)

MEA01 Monitor, Evaluate and Assess

Performance and Conformance -

MEA02 Monitor, Evaluate and Assess the System

of Internal Control -

MEA03 Monitor, Evaluate and Assess

Compliance with External Requirements -

Dari Tabel 5.1 terlihat ada delapan proses COBIT 5 yang relevan dengan

permasalahan organisasi. Berikut ini adalah uraian atau penejelasan dari pemetaan

proses COBIT 5 terhadap permasahan yang dihadapi oleh organisasi:

1. APO 07 - Manage Human Resources

Permasalahan latar belakang pendidikan, pelatihan dan jumlah pegawai

dapat memberikan dampak negatif terhadap keseluruhan proses organisasi

sehingga, pemecahan masalah terhadap sumber daya manusia selayaknya

dapat diatasi dan dicarikan solusi terbaik.

2. APO 09 - Manage Service Agreements

Permasalahan buruknya pengelolaan data dan informasi menjadi perhatian

dalam area perbaikan yang dapat dilakukan. Proses ini berfokus pada

bagaiaman cara menyelaraskan antara layanan data dan informasi saat ini

dengan tingkat layanan kebutuhan dan harapan dari organisasi. Proses

peyelarasan tersebut dari proses identifikasi, spesifikasi, perancangan,

perjanjian hingga monitoring layanan data dan informasi organisasi.

3. APO 13 - Manage Security

Permasalahan keamanan sudah selayaknya dioperasikan dan dimonitor

sebagai upaya lanjutan dalam menjaga data dan informasi organisasi.

Bocornya informasi organisasi dapat memberikan masalah besar bagi

organisasi. Tindakan pengelolaan keamanan diharapkan dapat mengurangi

permasalahan akibat kecerobohan pihak internal dan eksternal organisasi.

4. BAI 02 - Manage Requirements Definition

Mengidentifikasi kebutuhan akan sumber daya manusia, tingkat pelayanan

dan perbaikan yang sebaiknya dilakukan belum dilakukan. Kebutuhan

tidak terukur dan tidak adanya perbaikan. Proses ini bertujuan untuk

mengelola pendefinisian kebutuhan untuk menciptakan solusi yang layak

dan optimal bagi organisasi.


56


5. BAI 04 - Manage Availability and Capacity

Pengelolaan terhadap tingkat ketersediaan (availability) dan kapasitas

(capacity) diharapkan dapat mengatasi permasalahan besarnya data,

duplikasi data dan lambatnya ketersediaan data. Tindakan korektif serta

penerapan prosedur dapat memberikan hasil cepat terhadap gangguan

layanan.

6. BAI08 - Manage Knowledge

Sumber daya manusia saat ini belum mampu memnuhi kebutuhan

organisasi sehingga pengelolaan pengetahuan perlu dikelola lebih

mendalam sehingga dapat menjadi solusi bagi organisasi.

7. BAI 10 - Manage Configuration

Pengelolaan konfigurasi diharapkan dapat memberikan pemecahan

masalah terhadap hilangnya data maupun kerangkapan data dan informasi.

Memberikan informasi mengenai asset layanan sehingga layanan dapat

dikelola dan secara efektif melakukan perubahan yang diperlukan

8. DSS 01 - Manage Operations

Pengelolaan operational diharapkan dapat mengatasi permasalahan

oprasional terkait data dan informasi dan menerapkan prosedur oprasional

yang dapat dipatuhi oleh organisasi terkait.

9. DSS 02 - Manage Service Requests and Incidents

Pengelolaan dan analisis terhadap insiden diharapkan dapat meminimalisir

dampak yang ditimbulkan serta dapat menjadi masukan bagi organisasi

untuk memperbaiki kinerja layanannya baik dari sisi aplikasi, proses

bisnis, infrastruktur serta layanannya.

10. DSS 03 - Manage Problems

Pengelolaan terhdap permasalahan yang terjadi diharapkan dapat diatasi

dengan mendeteksi, mendiagnosis, mengklasifikasikan , memprioritaskan,

memperbaiki dan memulihkan permasalahan secara cepat sesuai dengan

prosedur penanggulangan gangguan yang ada.

11. DSS 04 - Manage Continuity

Pengelolaan secara berkelanjutan diharapkan dapat mengatasi

permasalahan terhadap banyaknya permasalahan. Dengan adanya


57


penyediaan dan pengujian secara berkala proses perbaikan dapat dilakukan

secara berkelanjutan.

Table 5.2 menjelaskan mengenai deskripsi dan tujuan proses-proses pada COBIT

5 yang diperoleh dari dokumen COBIT 5 : Enabling Processes (ISACA , 2012).

Tabel 5.2 Deskripsi dan Tujuan Proses

Ketersediaan Informasi dan Data

Kode Proses Deskripsi Proses Tujuan Proses

APO07

Manage Human Reaource

Menyediakan pendekatan yang terstruktur untuk

memastikan bahwa penataan, penempatan, hak

keputusan dan keterampilan sumber daya manusia

dilakukan secara optimal. Ini termasuk dalam

mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab

yang ditetapkan, rencana untuk belajar dan

berkembang, dan ekspektasi kinerja, didukung

dengan orang-orang yang kompeten dan motivasi

Mengoptimalkan kemampuan

sumber daya manusia untuk

memenuhi tujuan perusahaan

APO09

Manage Service Agreements

Menyelaraskan antara layanan IT-enabled dan

tingkat layanan dengan kebutuhan dan ekspektasi

perusahaan, termasuk identifikasi, spesifikasi,

desain, publishing, perjanjian, dan monitoring

layanan TI, tingkat layanan dan indicator kinerja.

Memastikan bahwa layanan TI

dan tingkat layanan memenuhi

kebutuhan perusahaan saat ini

dan masa depan

APO13

Manage Security

Menentukan pengoprasian dan memonitor system

manajemen keamanan informasi organisasi.

Menjaga dampak dari

terjadinya insiden keamanan

informasi

BAI 02

Manage Requirements Definition

Mengidentifikasi solusi dan menganalisis

kebutuhan sebelum pengambilalihan atau

pembuatan solusi untuk memastikan bahwa solusi

tersebut sesuai dengan kebutuhan strategis

perusahaan yang mencakup proses bisnis, aplikasi,

informasi/data, infrastruktur dan layanan.

Bekoordinasi dengan stakeholder terkait untuk me-

review pilihan-pilihan yang layak termasuk biaya

dan manfaat relative, analisi risiko, dan persetujuan

kebutuhan dan solusi yang disusulkan

Menciptakan solusi yang

optimal, layan dan memenuhi

kebutuhan perusahaan dan

minimasi risiko.

BAI04

Manage Availability and Capacity

Menyeimbangkan antara kebutuhan saat ini dan

kebutuhan masa depan dalam hal ketersediaan,

kinerja dan kapasitas dengan menyediakan layanan

berbasis cost-effective. Termasuk penilaian

kapabilitas saat ini, prediksi kebutuhan masa depan

berdasarkan kebutuhan bisnis, analisis dampak

bisnis, dan penilaian resiko untuk perencanaan dan

implementasi aktivitas dalam memenuhi kebutuhan

yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Menjaga ketersediaan layanan,

manajemen sumber daya yang

efisien dan optimisasi kinerja

system melalui prediksi

kinerja masa depan dan

kebutuhan kapasitas.


58


Tabel 5.2 Deskripsi dan Tujuan Proses (Sambungan)

Ketersediaan Informasi dan Data

Kode Proses Deskripsi Proses Tujuan Proses

BAI08

Manage Knowledge

Menjaga ketersediaan pengtahuan yang relevan,

pengetahuam saat ini, pengetahuan yang divalidasi

dan handal untuk membantu semua kegiatan proses

dan dapat juga digunakan untuk pengambilan

keputusan. Perencanaan untuk identifikasi,

pengumpulan, pengorganisasian, pemeliharaan,

penggunaan sampai pengetahuan tersebut tidak

digunakan lagi

Menyediakan pengetahuan

yang dibutuhkan untuk

membantu seluruh pegawai

dalam kegiatan pekerjaan

mereka dan untuk

pengambilan keputusan serta

dapat mendorong

pengingaktan produktifitas.

BAI10

Manage Configuration

Mendefinisikan dan memelihara hubungan antara

key resources dengan kemampuan yang dibuthkan

untuk memberikan layanan IT – enabled, termasuk

mengumpulkan informasi konfigurasi, menetapkan

baseline, verifikasi dan audit informasi konfigurasi,

dan memperbarui repository konfigurasi.

Meberikan informasi yang

memadai tentang asset layanan

agar layanan dapt dikelola

secara efektif, menilai dampak

dari perubahan dan menagani

insiden yang terjadi pada

layanan.

DSS01

Manage Operation

Mengkoordinasikan dan melaksanakan aktivitas dan

prosedur oprasional yang dibutuhkan untuk

memberikan layanan TI internal maupun alih daya,

termaksuk pelaksanaan SOP yang telah ditetapkan

serta aktivitas monitoring yang diperlukan

Mencaai hasil layanan

oprasional TI seperti yang

direncanakan.

DSS 02

Manage Service Requests and Incidents

Memberikan respon yang cepat dan efektif terhadap

permintaa pengguna dan resolusi semua jenis

insiden. Memulihkan layanan, mencatat dan

memnuhi permintaan pengguna serta mencatat

insiden, mengivestigasi, menentukan,

mengeskalasai dan mengatasi insiden.

Mencapai pengikatan

produktifitas dan minmasi

gangguan melalui esolusi yang

cepat terhadap permintaan

pengguna dan insiden yang

terjadi.

DSS03

Manage Problems

Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan masalah

dan akar penyebabnya dan memberikan resolusi

yang cepat untuk mencegah insiden berulang.

Memberikan rekomendasi untuk perbaikan.

Meningkatkan ketersediaan,

memperbaiki tingkat layanan,

mengurangi biaya dan

meningkatkan kenyamanan

dan kepuasan pelanggan

dengan mengurangi jumlah

dari permasalahan oprasional.

DSS04

Manage Continuity

Membuat dan memelihara rencana terhadap

kontinuitas bisnis dan TI dalam merespon insiden

dan gangguan agar dapat melanjutkan proses oprasi

dan kebutuhan layanan TI serta memeliara

availability atas informasi pada level yang diterima

oleh organisasi.

Melanjutkan opreasi bisnis

kritis dan menjaga

ketersediannya informasi pada

tingkat yang dapat diterima

oleh perusahaan apabila terjadi

gangguan yang cukup

signifikan


59


5.2 Pengukuran Tingkat Kapabilitas COBIT 5

Setelah proses area yang relevan telah didapatkan beserta dengan definisi setiap

proses, maka dapat dilanjutkan dengan mengukur tingkat kapabilitas kesebelas

proses area tersebut. Kriteria setiap tingkatan kapabilitas proses dinyatakan

kedalam enam kategori yang didefinisikan pada Tabel 5.3.

Tabel 5.3 Kriteria Tingkat Kapabilitas Proses

Kriteria Tingkat Kapabilitas

Tingkat Kriteria

0

(Incomplete)

Proses tidak diimplementasikan atau tidak ada upaya untuk mencapai tujuan

proses

1

(Performed) Proses yang diimplementasikan (implemented process) mencapai tujuan proses

2

(Managed)

Proses yang dilakukan (performed process) diimplementasikan secara terkelola

(direncanakan, dimonitor dan disesuaikan) dengan hasil proses yang dibangun,

dikontrol dan dijaga secara tepat.

3

(Estabilished)

Proses yang dikelola (managed process) diimplementasikan dengan proses-

proses baku yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil proses.

4

(Predictable)

Proses yang dibangun (established process) dioperasikan dalam batasan yang

ditentukan untuk menjamin konsistensi pencapaian hasil proses.

5

(Optimizing)

Proses yang dapat diprediksikan (predictable process) senantiasa

disempurnakan untuk mendukung tujuan organisasi saat ini dan masa depan.

Pengukuran kapabilitas kondisi organisasi saat ini dilakukan melalui proses

kuisioner. Sasaran dari kuisioner tersebut adalah sepuluh pemimpin atau pejabat

terkait tata kelola di Pusat Data dan Informasi Perdagangan, Kementerian

perdagangan, diantaranya adalah :

1. Kepala Pusat data dan Informasi Perdagangan

2. Kepala Bidang Basis Data

3. Kepala Bidang Pelayanan Data

4. Kepala Bidang Pengembangan Teknologi Informasi

5. Kepala Sub. Bidang Pengumpulan dan Pengolahan Data

6. Kepala Sub. Bidang Penyimpanan Data

7. Kepala Sub. Bidang Penyajian Data

8. Kepala Sub. Bidang Diseminasi Data

9. Kepala Sub. Bidang Sistem Aplikasi

10. Kepala Sub. Bidang Sistem Jaringan dan Infrastruktur


60


Tabulasi pengukuran kapabilitas organisasi pada setiap proses yang relevan sesuai

dengan permasalahan organisasi dapat dilihat pada Tabel 5.4.

Tabel 5.4 Tabulasi Kuisioner "Kondisi Saat ini"

Kuisioner Kapabilitas Proses “Kondisi Saat ini”

Proses Korespondensi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hasil

APO07 Manage Human Resource 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2.1

APO09 Manage Service Agreements 2 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1.3

APO13 Manage Security 2 2 2 3 2 2 2 2 2 2 2.1

BAI02 Manage Requirement Definiton 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1.3

BAI04 Manage Availability and Capacity 3 3 2 2 2 3 2 2 2 3 2.4

BAI08 Manage Knowledge 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2.0

BAI10 Manage Configuration 2 2 2 3 2 2 2 2 2 3 2.2

DSS01 Manage Operation 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1.2

DSS02 Manage Service Requests and Incidents 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1.1

DSS03 Manage Problems 2 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1.2

DSS04 Manage Continuity 1 1 1 2 1 1 1 1 1 2 1.2

Nilai kapabilitas yang didapat kemudian, dikategorikan kedalam level kapabilitas

yang dapat dilihat pada Table 5.5.

Tabel 5.5 Nilai dan Level Kapabilitas "Kondisi Saat ini"

Nilai dan Tingkat Kapabilitas “Kondisi Saat ini”

Area proses Nilai Kapabilitas Level Kapabilitas

APO07 Manage Human Resource 2.1 2.0

APO09 Manage Service Agreements 1.3 1.0

APO13 Manage Security 2.2 2.0

BAI02 Manage Requirement Definiton 1.3 1.0

BAI04 Manage Availability and Capacity 2.4 2.0

BAI08 Manage Knowledge 2.0 2.0

BAI10 Manage Configuration 2.3 2.0

DSS01 Manage Operation 1.2 1.0

DSS02 Manage Service Requests and Incidents 1.1 1.0

DSS03 Manage Problems 1.2 1.0

DSS04 Manage Continuity 1.2 1.0

Rangkuman hasil penilaian tingkat kapabilitas kondisi saat ini kepada kesebelas

proses COBIT 5 yang relevan dapat terlihat pada Tabel 5.6.


61


Tabel 5.6 Hasil Penilaian Tingkat Kapabilitas Proses “Kondisi Saat ini”

Process Assessment Results

Area proses Process Capability Level Tingkat

Kapabilitas 0 1 2 3 4 5

APO07 Manage Human Resource * Managed

APO09 Manage Service Agreements * Performed

APO13 Manage Security * Managed

BAI02 Manage Requirement Definiton * Performed

BAI04 Manage Availability and Capacity * Managed

BAI08 Manage Knowledge * Managed

BAI10 Manage Configuration * Performed

DSS01 Manage Operation * Performed

DSS02 Manage Service Requests and Incidents * Performed

DSS03 Manage Problems * Performed

DSS04 Manage Continuity * Performed

5.3 Penentuan Target Tingkat Kapabilitas COBIT 5

Proses berikutnya adalah menentukan target atau suatu ukuran yang ingin dicapai

oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu. Metode penetapan target dapat

dilakukan dengan beberapa cara namun pada penelitian ini target ditentukan

dengan teknik kuisioner berdasarkan harapan dari kesepuluh pejabat atau

pimpinan terkait tata kelola in formasi. Kuisoner dalam menentukan target tingkat

kapabilitas telah dilakukan. Berikut adalah rangkuman hasil dari kuisioner

berdasarkan kriteria tingkat kapabilias proses yang ada pada Table 5.7.

Tabel 5.7 Tabulasi Kuisioner "Target"

Kuisioner Kapabilitas Proses “Target”

Proses Korespondensi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hasil

APO07 Manage Human Resource 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4.0

APO09 Manage Service Agreements 4 3 3 4 3 3 3 3 3 4 3.3

APO13 Manage Security 4 5 4 5 4 4 4 4 4 5 4.3

BAI02 Manage Requirement Definiton 4 3 4 4 3 3 3 3 3 3 3.3

BAI04 Manage Availability and Capacity 5 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4.2

BAI08 Manage Knowledge 5 4 5 4 4 4 4 4 4 4 4.2

BAI10 Manage Configuration 3 3 3 4 3 3 3 3 4 4 3.3

DSS01 Manage Operation 4 4 4 4 3 3 3 3 3 3 3.4

DSS02 Manage Service Requests and Incidents 4 4 4 4 3 3 3 3 3 4 3.5

DSS03 Manage Problems 4 3 3 4 3 3 3 3 3 4 3.3

DSS04 Manage Continuity 3 3 4 4 3 3 3 3 3 3 3.2


62


Nilai kapabilitas yang didapat kemudian, dikategorikan kedalam level kapabilitas

yang dapat dilihat pada table 5.8 .

Tabel 5.8 Nilai Kapabilitas dan Level Kapabilitas "Target"

Nilai dan Tingkat Kapabilitas “Target”

Area proses Nilai Kapabilitas Level Kapabilitas

APO07 Manage Human Resource 4.0 4.0

APO09 Manage Service Agreements 3.3 3.0

APO13 Manage Security 4.3 4.0

BAI02 Manage Requirement Definiton 3.3 3.0

BAI04 Manage Availability and Capacity 4.2 4.0

BAI08 Manage Knowledge 4.2 4.0

BAI10 Manage Configuration 3.3 3.0

DSS01 Manage Operation 3.4 3.0

DSS02 Manage Service Requests and Incidents 3.5 3.0

DSS03 Manage Problems 3.3 3.0

DSS04 Manage Continuity 3.2 3.0

Rangkuman hasil penilaian tingkat kapabilitas target pada seluruh proses COBIT

5 yang relevan dapat terlihat pada Tabel 5.9.

Tabel 5.9 Hasil Penilaian Tingkat Kapabilitas Proses “Target"

Process Assessment Results

Area proses Process Capability Level Tingkat

Kapabilitas 0 1 2 3 4 5

APO07 Manage Human Resource * Predictable

APO09 Manage Service Agreements * Established

APO13 Manage Security * Predictable

BAI02 Manage Requirement Definiton * Established

BAI04 Manage Availability and Capacity * Predictable

BAI08 Manage Knowledge * Predictable

BAI10 Manage Configuration * Established

DSS01 Manage Operation * Established

DSS02 Manage Service Requests and Incidents * Established

DSS03 Manage Problems * Established

DSS04 Manage Continuity * Established

5.4 Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)

Analisis kesenjangan (Gap Analysis) dilakukan untuk mengetahui sejauh mana

kesenjangan terjadi antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan serta

upaya apa saja yang kiranya dapat dilakukan untuk meminimalisir kesenjangan


63


tersebut. Kesenjangan (Gap) didapatkan melalui perbandingan antara tingkat

kapabilitas tata kelola di PUSDATIN, Kementerian Perdagangan pada kondisi

saat ini dengan tingkat kapabilitas target yang ingin dicapai. Dengan bantuan

spider chart atau radar chart seperti Gambar 5.1, terlihat dengan jelas

kesenjangan setiap proses berdasarkan katagori sasaran organisasi.

Gambar 5.1 Radar Chart Gap Analysis Tingkat Kapabilitas

Gambaran kesenjangan tingkat kapabilitas prose-proses COBIT 5 saat ini dengan

yang ditagetkan juga dapat dilihat dalam bentuk bar chart seperti terlihat pada

Gambar 5.2.

Gambar 5.2 Bar Chart Analysis Tingkat Kapabilitas


64


5.5 Penetapan Strategi Pencapaian Kapabilitas

Setelah mengetahui akan adanya kesenjangan pada setiap proses-proses TI

COBIT 5 menurut sasarannya maka penetapan strategi pencapaian kapabilitas

diperlukan sebagai bahan pertimbangan dalam penelitian ini. Berikut adalah

strategi yang menjadi perhatian dalam menentukan pencapaian kapabilitas :

1. Perbaikan dilakukan secara bertahap sesuai dengan skala prioritas dimana

atribut dengan nilai kapabilitas yang lebih rendah, mendapat prioritas lebih

tinggi untuk dilakukan perbaikan.

2. Mengacu pada butir pertama diatas maka, area proses dengan tingkat

kapabiilitas kondisi saat ini adalah 1, mendapat prioritas utama untuk

dilakukan langkah perbaikan hingga mencapai tingkat kapabilitas 2

terlebih dahulu. Beberapa area proses yang dimaksud berturut-turut adalah

APO09,BAI02, BAI10, DSS01, DSS02 DSS03 dan DSS04.

3. Kondisi dimana tercapainya keseimbangan tingkat kapabilitas maka

seluruh area proses berada pada tingkat 2 saat ini. Secara bersamaan

(seluruh area proses) dilakukan langkah perbaikan menuju pada kondisi

tingkat kapabilitas target, yaitu kapabilitas tingkat 3.

4. Seluruh area proses saat ini berada pada tingkat kapabilitas 3, maka

beberapa area proses yang ditargetkan berada di tingkat 4 dapat dinaikkan

setelahnya, yaitu area proses APO07, APO13, BAI04 dan BAI06.

Adapun, untuk merepresentasikan strategi pencapaian kapabilitas, dengan

menerapkan sekenario di atas, ditunjukkan oleh rising star diagram pada gambar

5.3.

Gambar 5.3 Rising Star Diagram


65


Beberapa tindakan, dalam kelompok pencapaian tingkat kapabilitas 2 , yang perlu

dilakukan dalam rangka perbaikan dapat dilihat pada table 5.10.

Tabel 5.10 Pencapaian Tingkat Kapabilitas 2

Pencapaian Tingkat Kapabilitas 2

No. Area proses Tindakan Perbaikan

1. APO09

Manage Service Agreement

Melakukan pengelolaan terhadap ketersediaan layanan dan

kebutuhan organisasi

Mengkomunikasikan kebutuhan organisasi terhadap layanan.

2.

BAI02

Manage Requirement

Definiton

Mencari solusi dan menganalisis setiap kebutuhan organisasi.

Mengkomunikasikan risiko yang mungkin terjadi didalam

organisasi.

Mengkoordinasikan solusi kepada stakeholder mengenai

layanan.

3. BAI10


Memelihara hubungan antara sumber daya dengan

kemampuan yang dibutuhkan.

Mengumpulkan informasi konfigurasi yang dibutuhkan

organisasi.

4. DSS01

Manage Operation

Mengkoordinasikan dan melaksanakan aktivitas oprasional

yang dibutuhkan oleh organisasi

Menetapkan tujuan dari setiap tindakan operasional

Memberikan pemahaman yang tepat terhadap tindakan

oprasional pengelolaan data dan informasi.

5.

DSS02

Manage Service Requests

and Incidents

Mencari solusi yang cepat dan efektif terhadap insiden.

Melakukan pengelolaan terhadap permintaan layanan

6. DSS03

Manage Problems

Mengelola permasalahan yang datang dengan

mengkomunikasikan segala kemungkinan yang terjadi

Meningkatkan ketersediaan layanan, memperbaiki tingkat

layanan pasca permasalahan

7. DSS04

Manage Continuity

Memelihara kontinuitas bisnis

Memelihara ketersediaan informasi




66





1. APO07

Manage Human Resource

Melakukan identifikasi kebutuhan keterampilan dalam

mengelola data dan mendokumentasikan secara lengkap.

Melaksanakan pelatihan formal bagi pegawai yang

bersinggungan dengan pengelolaan data, seperti :

- Pemahaman pada hal-hal yang berkaitan dengen

pengelolaan data termaksuk backup dan restore.

- Penerapan prosedur

- Penggunaan tools

2.

APO09

Manage Service

Agreements

Menetapkan pelaksanaan yang bertanggung jawab dalam

menjalankan penyelarasan antara layanan IT dan kebutuhan

organisasi.

Melakukan pendefinisian kebutuhan organisasi, tingkat

layanan, perjanjian yang berhubungan dengan spesifikasi

layanan.

Penyimpanan dan kearsipan data SLA

3. APO13

Manage Security

Menetapkan kepemilikan data, permasalahan integritas dan

keamanan data dikendalikan oleh pihak yang bertanggung

jawab.

Melakukan pengawasan terkait dengan pelaksanaan

Penetapan prosedur

Mendefinisikan dan mendokumentasikan insiden yang telah

terjadi dan langkah-langkah perbaikannya.

4.

BAI02

Manage Requirement

Definiton

Menetapkan tujuan dari setiap kebutuhan

Melakukan pendefinisian dan pendokumentasian terhadap

pengambilan keputusan.

Melakukan pendefinisian dan pendokumentasian prosesur

kebutuhan aplikasi, infomrasi/ data, infrastruktur dan layanan.

5.

BAI04

Manage Availability and

Capacity

Mendefinisikan dan menyeimbangkan kebutuhan saat ini

dengan kebutuhan masa depan dalam ketersediaan kinerja dan

kapsitas layanan.

Menetapkan prosedur standar

6. BAI08

Manage Knowledge

Melakuakn identifikasi kebutuhan keterampilan dalam

pengelolaan data dan mendokumentasikan pengetahuan

organsisasi.

Mensosialisasikan pengetahuan kepada pegawai terkait.

7. BAI10


Melakukan pendefinisian dan dokumentasi akan informasi

konfigurasi yang telah dikumpulkan, menetapkan baseline

dan verifikasi.

Menetapkan dampak dari perubahan dan managani insiden

yang terjadi pada layanan.

Penanganan insiden di dokumentasikan sehingga apabila

terjadi kembali penanganan mudah dilakukan.


67


Tabel 5.11 Pencapaian Tingkat Kapabilitas 3 (Sambungan)



8. DSS01

Manage Operation

Menyusun dan mendefinisikan dokumen oprastional

pengelolaan data dan informasi

Menetapkan kepemilikan data, permasalahan integritas dan

pihak-pihak yang bertanggung jawab.

9.

DSS02

Manage Service Requests

and Incidents

Memulihkan layanan, mencatat dan memnuhi permintaan

pengguna.

Mendokumentasikan insiden, menginvestigasi, menentukan,

mengeskalasi dan mengatasi insiden.

Mengkomunikasikan prosedur terkait insiden

Melakukan pendefinisian terhadap risiko insiden beserta

dampaknya.

10. DSS03

Manage Problems

Mengidentifikasikan masalah dan akar penyebabnya dan

memberikan resolusi yang cepat untuk mencegah insiden

berulang.

11. DSS04

Manage Continuity

Membuat dan memelihara rencana terhadap kontinuitas bisnis

dan TI dalam merepon adanya insiden dan gangguan

Memelihara ketersediaan informasi pada tingkat yang dapat

diterima oleh perusahaan






1. APO07


Melakukan update secara rutin kebutuhan kompetensi

dalam pengelolaan data dan informasi untuk mendapatkan

keahlian dan sertifikasi.

2. APO13

Manage Security

Mendefinisikan tanggung jawab dan kepemilikan dalam

pengelolaan data secara jelas.

Mengkomunikasikan keseluruh organisasi atas tanggung

jawab kepemilikan dan pengelolaan data.

Melakukan evaluasi secara rutin dan sertifikasi

3.

BAI04

Manage Availability and

Capacity

Mengevaluasi secara berkelanjutan

Mengunakan alat bantu dan otomatisai untuk pengawasan

prosesn

Melakukan komunikasi secara berkelanjutan

Menjalankan pengawasan dengan menggunakan proses

yang sudah terdefinisi.

4. BAI08

Manage Knowledge

Mejalankan pelatian dan knowledge sharing bagi staff

pengelolaan data yang dilakukan sesuai dengan rencana

organisasi.

Menggunakan perangkat bantu.

Melakukan evaluasi terhadap aktivitas rencana pelatihan.


68


5.6 Pemetaan Proses ITIL V3 2011 dengan COBIT 5

Proses pemetaan yang dilakukan antara COBIT 5 dan ITIL V3 2011 berasal dari

panduan COBIT 5: Enabling Process pada bagian related guidance di setiap

proses COBIT 5. Selain itu, proses pemetaan juga diperoleh dari pemetaan yang

telah dilakukan oleh Glenfis AG – sebuah perusahaan consulting dan training di

Swiss yang bergerak dalam bidang Service Management dan IT Governance.

Glenfis AG adalah perusahaan yang pertama kali memetakan ITIL V3 2011

dengan COBIT 5 dibawah lisensi Cabinet Office.

Kombinasi dari kedua proses framework tersebut, dapat dilakukan karena COBIT

5 hanya menyediakan cara untuk mengukur dan menilai tingkat kapabilitas

proses, sedangkan ITIL dapat memberikan best practice beserta pendekatan-

pendekatan oprational secara mendetail.

Semua proses COBIT 5 dengan 5 domain diantaranya domain EDM (Evaluate,

Direct dan Monitor), DSS ( Deliver, Service dan Support) , BAI (Build, Acquire

dan Implement), MEA (Monitor, Evaluate dan Assess) dan APO ( Align, Plan dan

Organise) yang berhubungan dengan proses pada ITIL V3 2011 akan diberikan

tanda silang (x) seperti pada Gambar 5.4 berikut ini.


69


Gambar 5.4 Pemetaan ITIL Edition 2011 dengan COBIT 5

Sumber : Cabinet Office (Glenfis AG)

Kelima domain tercakup di dalam pemetaan COBIT 5 dan ITIL V3 2011 tersebut.

Hasil pemetaan seluruh service lifecycle ITIL V3 2011 dengan COBIT 5

menghasilkan 31 proses COBIT 5 dan 26 proses ITIL V3 2011 seperti pada Tabel

5.13.


70


Tabel 5.13 Pemetaan Proses COBIT 5 terhadap ITIL V3 2011

Mapping of COBIT 5 to ITIL V3 2011

No. COBIT 5 Process ITIL V3 2011 Process, Fungction (F) and Activity (a)

1. EDM02 Ensure Benefits Delivery SS 4.2 Service portofolio management

2. EDM04 Ensure Resource Optimisation SS 4.4 Demand management

3. EDM05 Ensure Stakeholder Transparency SS 4.5 Business relationship management

4. APO01 Manage the IT Management Framework

CSI 4.1 The seven-step Improvement Process

5. APO02 Manage Strategy SS 4.1 Strategy management for IT Services

6. APO05 Manage Portfolio SS 4.2 Service portfolio management

SD 4.2 Service catalogue management

7. APO06 Manage Budget and Costs SS 4.3 Financial management for IT services

8. APO07 Manage Human Resources SD 4.5 Capacity management

9. APO08 Manage Relationships SS 4.4 Demand management

SS 4.5 Business relationship management

10. APO09 Manage Service Agreements SS 4.2 Service portfolio management

SS 4.4 Demand management


SD 4.3 Service level management

CSI 5.7 Service reporting (a)

11. APO10 Manage Suppliers SD 4.8 Supplier management

12. APO11 Manage Quality CSI 4.1 The seven-step Improvement Process

13. APO12 Manage Risk SD 4.7 Information security management

14. APO13 Manage Security SD 4.7 Information security management

15. BAI01 Manage Programmes and Projects SD 4.1 Design coordination

16. BAI02 Manage Requirements Definition SD 4.3 Service level management

17. BAI04 Manage Availability and Capacity SD 4.4 Availability management

SD 4.5 Capacity management

18. BAI06 Manage Changes ST 4.2 Change management

19. BAI07 Manage Change Acceptance and Transitioning

SD 4.1 Design coordination

ST 4.1 Transition planning and support

ST 4.4 Release and deployment management

ST 4.5 Service validation and testing

ST 4.6 Change evaluation

20. BAI08 Manage Knowledge ST 4.7 Knowledge management

21. BAI09 Manage Assets ST 4.3 Service asset and configuration management

22. BAI10 Manage Configuration ST 4.3 Service asset and configuration management

23. DSS01 Manage Operations SO 4.1 Event management

SO 6.2.1.3 IT Operations management (f)

24. DSS02 Manage Service Requests and Incidents

SO 4.2 Incident management

SO 4.3 Request fulfillment

25. DSS03 Manage Problems SO 4.4 Problem management

26. DSS04 Manage Continuity SD 4.6 IT Service vontinuity management (ITSCM)

27. DSS05 Manage Security Services SD 4.7 Information security management

28. DSS06 Manage Business Process Controls SO 4.5 Acess management

29. MEA01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance

CSI 5.7 Service measurement (a)


30. MEA02 Monitor, Evaluate and Assess the System of Internal Control

CSI 4.1 The Seven-step Improvement Process

31. MEA03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance with External Requirements

CSI 4.1 The Seven-step Improvement Process


71


Hasil pemetaan diatas (31 proses area COBIT 5) tersebut kemudian dipilih

kembali berdasarkan sebelas proses area COBIT 5 yang telah disesuaikan dengan

pemasalahan organisai. Pemilihan proses COBIT 5 yang relevan terlihat pada

tabel 5.14.

Tabel 5.14 Proses COBIT 5 Relevansi terhadap ITIL V3 2011

Mapping of COBIT 5 to ITIL V3 2011

No. COBIT 5 Process ITIL V3 2011 Process, Fungction (F) and Activity (a)

1. APO07 Manage Human Resources SD 4.5 Capacity management

2. APO09 Manage Service Agreements SS 4.2 Service portfolio management

SS 4.4 Demand management


SD 4.3 Service level management


3. APO13 Manage Security SD 4.7 Information security management

4. BAI02 Manage Requirements Definition SD 4.3 Service level management

5. BAI04 Manage Availability and Capacity SD 4.4 Availability management

SD 4.5 Capacity management

6. BAI08 Manage Knowledge ST 4.7 Knowledge management

7. BAI10 Manage Configuration ST 4.3 Service asset and configuration management

8. DSS01 Manage Operations SO 4.1 Event management

SO 6.2.1.3 IT Operations management (f)

9. DSS02 Manage Service Requests and Incidents

SO 4.2 Incident management

SO 4.3 Request fulfillment

10. DSS03 Manage Problems SO 4.4 Problem management

11. DSS04 Manage Continuity SD 4.6 IT Service vontinuity management (ITSCM)

5.7 Perancangan Rekomendasi Aktivitas

Dengan mempertimbangkan tindakan perbaikan yang kiranya perlu dilakukan

sehingga proses kapabilitas yang diharapkan dapat tercapai, seperti dituangkan

pada Table 5.10, Tabel 5.11 dan Tabel 5.12, maka sebagai perancangan solusi

dapat dilakukan pendefinisian lebih lanjut mengenai model tata kelola teknologi

informasi dalam pengelolaan informasi. Model tata kelola tersebut diwujudkan

dalam penyusunan rekomendasi kebijakan organisasi dalam pengelolaan

informasi dan prosedur utama dalam mengelola informasi yang diperlukan untuk

petunjuk pelaksanaan praktis untuk dilaksanakan dilapangan. Petunjuk praktis

tersebut diadopsi dari ITIL V3 2011 dan contoh penyusunan kebijakan dan

prosedur menurut (Kridanto Surendro, 2009).


72


5.8.1 Rekomendasi Kebijakan

Rekomendasi kebijakan tata kelola yang disusun dalam penulisan ini

ditujukan sebagai masukan kepada stakeholder terkait. Lebih lanjut mengenai

kebijakan tersebut dapat dilihat pada Tabel 5.15.

Tabel 5.15 Kebijakan terhadap Sasaran Utama Organisasi

Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi

Pengelolaan Ketersedian Data dan Informasi

Tujuan

(1) Memenuhi kebutuhan organisasi untuk dapat mengoptimalkan penggunaan data dan

informasi dengan memastikan bahwa data yang dibutuhkan selalu tersedia.

(2) Melakukan pengelolaan data dan informasi secara efektif untuk dapat memastikan

integritas dan reliabilitas data dan informasi organisasi.

(3) Melindungi data dan informasi sensitive organisasi sebagai suatu asset yang berharga.

(4) Mengantisipasi perkembangan akan kebutuhan pengelolaan data dan informasi, untuk

dapat secara konsisten menyelaraskan dengan perkembangan kebutuhan organisasi.

(5) Menjamin proses pengelolaan data sesuai dengan hukum yang berlaku.

Ruang Lingkup

Berhubung dengan perlunya koordinasi yang intensif dalam Tata Kelola Teknologi Informasi

dalam pengelolaan ketersedian data dan informasi di organisasi, yang melingkup bidang kegiatan :

(1) Pembentukan kelompok kerja secara khusus menangani permasalahan dalam pengelolaan

data.

(2) Pendefinisian, pemeliharaan dan implementasi prosedur yang diperlukan dalam proses

pengelolaan data.

(3) Pengembangan kompetensi peran dalam pengelolaan data.

(4) Penggunaan perangkat bantu untuk mengotomasikan prosedur pengelolaan data.

(5) Pendefinisian peran dan tanggungjawab dalam pengelolaan data.

(6) Pengawasan dalam pengelolaan data, yang dilakukan dengan penetapan tujuan dan

melakukan pengukuran.

Kelompok Kerja Pengelolaan Ketersediaan Data dan Informasi

Keanggotaan

Anggota Kelompok Kerja Pengelolaan Data dapat terdiri dari :

(1) Manajer Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi.

(2) Manajer Bidang Kesekretariatan Hukum dan adminitrasi.


73


(3) Staf Ahli Auditor Internal.

(4) Kepala Pusat data dan Informasi Perdagangan

(5) Perorangan yang ditunjuk karena mempunyai kapasitas dan kemampuan.

Tugas

Tugas Kelompok Kerja Pengelolaan Data dan Informasi, adalah :

(1) Memberikan pertimbangan kepada negara, pimpinan tertinggi organisasi, sehubungan

dengan penetapan kebijakan, standard dan prosedur yang diperlukan pada Tata Kelola

teknologi informasi dan pengelolaan data dan informasi.

(2) Membantu dalam melakukan pengelolaan data dan informasisecara efektif untuk dapat

memastikan integritas serta reliabilitas data dan informasi organisasi .

(3) Membantu memastikan dukungan layanan data pada terselenggaranya operasional

layanan teknologi informasi pada proses bisnis utama organisasi.

(4) Memperoleh solusi bersama atas berbagai permasalahan dan melakukan evaluasi

terhadap pelaksanaan pengelolaan data dan informasi selama ini.

(5) Melakukan komunikasi dan sosialisasi secara efektif dan intensif tentang kebutuhan

pengelolaan data dan informasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

(6) Melakukan sosialisasi secara efektif dan intensif, sehingga komitmen menajemen untuk

membenahi system pengelolaan data dan informasi secara menyeluruh terkait dengan

peningkatan layanan pelanggan, dapat dipahami secara luas di seluruh jajaran internal

perusahaan.

(7) Membutuhkan kesadaran dan kepedulian kepada seluruh jajaran internal organisasi

bahwa tata kelola dalam proses pengelolaan data dan informasi merupakan hal yang

penting dan perlu untuk dilakukan secara tepat.

(8) Melakukan evaluasi secara periodik terhadap pelaksaan tata kelola teknologi informasi

dalam preoses pengelolaan data, untuk selanjutnya dapat ditentulah tindakan perbaikan

yang diperlukan.

(9) Melakukan pendefinisian, implementasi, dan pemeliharaan atas beberapa kebijakan

dalam Tata Kelola Teknologi Informasi dalam Pengelolaan data, yang meliputi :

prosedur, alat bantu, peran dan tanggungjawab, kompetensi dan pengukuran.

Pertemuan

(1) Kelompok Kerja Pengelolaan Data dan Informasi menyelenggarakan pertemuan

sekurangnya sekali dalam kurun waktu 2 (dua) bulan.

Prosedur

(1) Pendefinisian dan penyempurnaan prosedur utama yang diperlukan dalam pengeolaan

data dan informasi, dengan mempertimbangkan Critical Success Factor (CSF) dalam

proses pengelolaan data dan informasi, yang meliputi


74


a. Prosedur backup dan restore data dan informasi.

b. Prosedur penyimpanan data dan informasi.

c. Prosedur penghapusan data dan informasi.

(2) Pendefinisian dan penyempurnaan prosedur tersebut dilakukan dengan

mempertimbangkan hasil kajian konsep best-practice dalam pengelolaan data dan

informsi, kebutuhan kedepan untuk meningkatkan kualitas layanan teknologi informasi

dan kemampuan sumber daya tekologi informasi perusahaan.

(3) Prosedur yang telah ditetapkan dipanta pelaksanaannya dan di review secara berkala

untuk disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan yang senantiasa

berkembang.

Alat Bantu

(1) Mengunakan alat bantu terkini untuk melakukan otomasi langkah-langkah yang telah

didefinisikan dalam prosedur pengelolaan data dan informasi, sesuai dengan rencana

standarisasi penggunaan perangkat bantu yang telah ditetapkan dalam rencana strategis

teknologi informasi organisasi

Kompetensi

(1) Melakukan assessment terhadap sumber daya manusia (SDM) teknologi informasi yang

terkait dengan peran dalam proses pengelolaan data dan informasi untuk mengetahui

tingkat kompetisi yang telah dimiliki dan yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan,

untuk selanjutkan dilakukan analisis untuk dapat menentukan perencanaan pelatihan.

(2) Mendefinisikan secara rinci kebutuhan kompetensi yang diperlukan untuk dapat

melakukan peran dalam proses pengelolaan data dan informasi secara efektif. Secara

berkala kebutuhan tersebut dievaluasi dan disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan

pengelolaan data dan informasi.

(3) Melakukan perencanaan kebutuhan kompetensi SDM teknologi informasi, diterapkan

system pembinaan karir yang jelas terkait prasyarat kompetensi yang diperlukan secara

konsisten mengikuti program pelatihan formal sesuai dengan roadmap kompetensi yang

ditetapkan.

(4) Menyelanggarakan pelatihan formal dan knowledge sharing bagi para pelaksana peran

dalam pengelolaan data dan informasi yang dilakukan sesuai dengan rencana pelatihan,

dengan materi sebagai berikut :

a. Pemahaman pada hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi,

untuk menambah wawsan yang sangat menunjang peningkatan kompetensinya.

b. Penerapan prosedur dalam pengelolaan data dan infomasi.

c. Penggunaan perangkat bantu yang dimanfaatkan dalam pengelolaan data dan

informasi.

(5) Melakukan evaluasi dan monitoring terhadap efektivitas terhadap pelaksaan pelatihan


75


secara keseluruhan, sebagai upaya perbaikan kualitas pelatihan secara berkelanjutan.

(6) Dalam rangka pemenuhan kebutuhan kompetensi terutama untuk dapat menangani peran-

peran dalam proses pengelolaan data dan informasi, dengan mempertimbangkan

keterbatasan secara kuantitas staff teknologi informasi dan hasil analisis biaya dan

manfaat yang diperlukan, maka dapat dilakukan rekruitment ataupun outsoucing.

Peran dan Tanggungjawab

(1) Pemilihan secraa jelas peran-peran dalam proses pengelolaan data dan informasi yang

didefinisikan dalam Bagan Susunan Jabatan (BSJ) perusahaan, disertai pula dengan

pendefinisian diskripsi tugas yang jelas (job decription)

(2) Tanggungjawab dan kepemilikan yang melekat pada peran-peran dalam manajemen data

dan informasi sudah didefisinikan secara formal, untuk penunjukan terhadap perorangan

ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) dari pimpinan perusahaan.

(3) M ngembangkan budaya untuk memberikan kepada staff teknologi informasi yang telah

menjalankan peran dalam pengelolaan data dengan baik sebagai suatu cara pendekatan

dalam memotivasi kerja.

(4) Bila peran-peran dalam manajemen data dilakukan secara outsourcing, maka harus ada

kejelasan tentang tugas, tanggungjawab dan tingkat kinerja yang harus dipenuhi oleh

pihak outsourcing, yang harus di nyatakan secara jelas dalam perjanjian kerjasama.

Pengukuran

(1) Mendefinisikan Indicator Pencapaian Kinerja (KPI) yang diperlukan untuk dapat

memberikan indikasi keberhasilan pada pencapaian tujuan dalam rangkaian proses

pengelolaaan data dan informasi.

(2) Melakukan kesempatan dengan menetapkan target tingkat kinerja secara kuantitatif dari

beberapa indicator yang telah didefinisikan dalam KPI.

(3) Melakukan pengawasan terhadap proses pengelolaan data dan informasi dengan

melakukan pengukuran secara berkelanjutan terhadap indicator yang telah ditetapkan

dalam KPI, dan membandingkan realisasi hasil pengukuran dengan target tingkat kinerja.

(4) Terkait dengan realisasi hasil pengukuran yang tidak memenuhi target tingkat kinerja

(non-performed), akan segera dilakukan langkah-langkah perbaikan dan penyempurnaan

yang diperlukan.

5.8.2 Rekomendasi Prosedur

Rekomendasi prosedur tata kelola yang disusun dalam penulisan ini ditujukan

sebagai masukan kepada stakeholder terkait. Lebih lanjut mengenai prosedur

tersebut dapat dilihat pada Tabel 5.16.


76


Tabel 5.16 Prosedur terhadap Sasaran Utama Organisasi

Prosedur Ketersediaan Data dan Informasi

Prosedur dalam Pengelolaan Data dan Informasi

Tujuan

(1) Untuk memastikan bahwa perusahaan mempunyai backup data dan informasi secara

keseluruhan, yang memadai dan aman yang dapat digunakan untuk proses pemulihan

(recovery) secara lengkap dalam kondisi dan darurat ataupun pemulihan parsial, atas

permintaan dari pemilik data.

Ruang Lingkup

(1) Backup/restore dan pengujiannya.

(2) Penyimpanan data dan informasi.

(3) Media library.

(4) Penghapusan data dan informasi.

(5) Pengamanan terhadap data dan informasi.

Pengaturan Bisnis yang dapat diterapkan

(1) Perlunya ditetapkan strategi backup yang dilakukan dengan mempertimbangkan

kebutuhan bisnis dan continuity plan, yang meliputi full backup dan incremental backup.

(2) Penjadwalan kegiatan backup secara periodik (harian , mingguan, atau bulanan),

ditetapkan dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis yang tertuang dalam tingkat

mutu layanan yang telah ditetapkan terkait dengan layanan pelanggan, tingkat perubahan

data, dan kapabilitas operator backup.

(3) Melakukan kegiatan backup data dan informasi yang diakukan secara periodik sesuai

dengan penjadwalan yang telah ditetapkan sesuai dengan strategi backup yang telah

ditetapkan maupun atas permintaan tertentu dari pemilik data.

(4) Media backup yang digunakan mempertimbangkan kapasitas penyimpanan, metode

akses, ketahanan media dan kepraktisan dalam penyimpanan, sehingga untuk memenuhi

hal tersebut digunakan media : DLT tape, CD-R/RW atau DVD-R/RW.

(5) Aktivitas backup dilakukan dengan penggunaan alat bantu yang merupakan standard

yang telah ditetapkan perusahaan, untuk secara khusus menangani backup.

(6) Pengujian restorasi terhadap media backup dilakukan secara periodik disesuaikan dengan

keputusan bisnis dan tingkat resiko terhadap keberadaan objek data, untuk dapat

memastikan bahwa media backup dapat dibaca serta data dan informasi yang tersimpan

memenuhi criteria integritas.

(7) Melakukan pencatatan terhadap frekuensi pengujian backup media, untuk dapat

memastikan media backup data dibaca dan memenuhi criteria integritas data. Frekuensi


77


pengujian terhadap media backup merupakan indicator kinerja dalam proses pengelolaan

datadan informasi (KPI).

(8) Restorasi data dilakukan sesuai dengan permintaan (via trouble ticket) dari pemilik data.

(9) Melakukan pencatatan terhadap waktu yang diperlukan pada setiap kegiatan restorasi data

dan informasi secara lengkap, untuk dilakukan perhitungan rata-rata waktu restorasi.

Rata-rata waktu untuk restorasi data merupakan indicator kinerja dalam proses

pengelolaan data dan informasi (KPI).

(10) Tanggung jawab dalam melakukan kegiatan backup dan restore secara formal definitive

dilakukan oleh staff teknologi informasi yang berperan sebagai backup perator.

(11) Pengaturan lokasi penyimpanan tehadap media backup ditentukan dengan

mempertimbangkan kebutuhan penarikan data dan informasi (data retrieval), efektifitas

biaya, integritas yang berkelanjutan dan kebutuhan keamanan terhadap berbagai bentuk

ancaman baik akibat bencana alam maupun gangguan yang lainnya.

(12) Dengan pertimbangan tersebut makan untuk mereduksi tingkat risiko maka lokasi

penyimpanan backup media dilakukan secara dual location, yaitu di lokasi onsite dan

offsite.

(13) Pengaturan periode penyimpanan atau retensi data ditentukan sedemikian rupa dengan

mempertimbangkan beberapa hal, meliputi nilai data, masa manfaat data dan kebutuhan

legal.

(14) Memelihara secara sistematis inventori terhadap media dan menjamin dan penggunaan

dan integritas dari media yang disimpan.

(15) Melakukan evakuasi secara periodik dengan melakukan rekonsiliasi antara actual dan

yang tercatat untuk ditindaklanjuti bila ditemui adanya kejanggalan.

(16) Identifikasi ekternal sesuai dengan standard, terhadap semua media penyimpanan dan

melakukan pengendalian pergerakan fisik media untuk mendukung akuntabilitas

(17) Tanggung jawab dalam manajemen media library secara formal definitive dilakukan oleh

staf teknologi informasi yang berperan sebagai media librarian

(18) Kegiatan penghapusan data dan informasi dilakukan dengan mempertimbangkan

pengaturan terhadap retensi data dan keamanan data, yang memastikan bahwa objek data

yang telah dilakukan penghapusan tidak dapat lagi diakses oleh pihak yang tidak berhak.

(19) Memastikan perlindungan yang memadai terhadap objek data yang sedang dalam

pengiriman (transmission and transport) dari akses pihak yang tidak berhak (unauthorised

access), modifikasi dan salah alamat.

(20) Permasalahan taknis yang timbul dalam proses pengelolaan data dilaporkan oleh backup

operator maupun librarian kepada supervisor untu dapat dilakukan langkah-langkah

perbaikan yang diperlukan.

(21) Selanjutnya supervisor memberikan laporan kinerja proses pengelolaan data secara

periodik kepada Deputi Manajer teknologi Informasi.


78


Proses

(1) Proses pengelolaan data dan informasi meliputi beberapa proses utama yang diperlukan,

yang meliputi: backup, pengujian, dan restorasi .

5.8 Rekomendasi Ukuran Keberhasilan Proses (KPI)

Setelah dilakukan proses pengukuran terhadap proses-proses COBIT 5 yang telah

dipilih berdasarkan permasalahannya, kemudian ditetapkan penetapan strategi

pencapaian kapabilitas. Proses berikutnya adalah dikembangkannya strategi ke

dalam rancangan rekomendasi aktivitas, sehingga penting untuk menentukan KPI

sebagai langkah berikutnya. KPI (Key Performance Indicator) adalah alat ukur

bagi pencapaian atau keberhasilan dari proses-proses. Daftar KPI yang dapat

dihasilkan dari sebelas area proses dapat dilihat pada Tabel 5.17.

Tabel 5.17 KPI (Key Perpormance Indicator) Usulan

KPI (Key Performance Indicator)

Nama Proses KPI Ukuran Target

APO07

Manage

Human

Resource

Jumlah dari definisi layanan dan catalog layanan Angka Maksimal

Tingkat kepuasan eksekutif terhadap pengambilan keputusan

manajemen Skala Maksimal

Jumlah keputusan yang tidak dapat diselesaikan dalam struktur

manajemen dan meningkat ke struktur pemerintahan Angka Minimal

Persentase pergantian pegawai Persentase Minimal

Durasi rata-rata lowongan Waktu Minimal

Persentase lowongan TI Persentase Maksimal

APO09

Manage

Service

Agreements

Jumlah proses bisnis tanpa service agreements Angka Minimal

Persentase layanan TI yang terpenuhi oleh service agreement Persentase Maksimal

Persentase pelanggan yang puas terhadap layanan yang diberikan

sesuai dengan kesepakatan Persentase Maksimal

Jumlah dari tingkat pelanggan layanan Angka,

Skala Minimal

Persentase layanan yang dimonitor tingkat layanannya Persentase Maksimal

Persentase target layanan terpenuhi Persentase Maksimal

APO13

Manage

Security

Jumlah key security yang jelas terdefinisi Angka Maksimal

Jumlah kejadian (insiden) yang berkaitan dengan keamanan Angka Minimal

Tingkat kepuasan stekholders terhadap rencana keamanan

perusahaan Skala Maksimal

Jumlah solusi keamanan yang menyimpang dari rencana Angka Minimal

Jumlah solusi keamanan yang menyimpang dari arsitektur organisasi Angka Minimal

Jumlah layanan yang dikonfirmasi sehingga sejalan dengan rencana

keamanan Angka Maksimal

Jumlah insiden keamanan yang disebabkan oleh ketidak patuhan

terhadap rencana keamanan Angka Minimal

Jumlah solusi kemanan yang dapat dikembangkan Angka Maksimal


79


Tabel 5.17 KPI (Key Perpormance Indicator) Usulan (Sambungan)



BAI02

Manage

Requirement

Definition

Persentase dari pendefinisan kembali kebutuhan karena ketidak

selarasanya dengan kebutuhan dan ekspektasi organsasi Persentase Minimal

Tingkat kepuasan stakeholder terhadap kebutuhan Skala Maksimal

Persentase dari kebutuhan dapat terpenuhi dengan solusi yang

diusulkan Persentase Maksimal

Jumlah insiden tidak teridentifikasi sebagai risiko Angka Minimal

Persentase risiko kegagalan dapat dikurangi Persentase Maksimal

Persentase sasaran business case tercapai dengan solusi yang


Persentase ketidak setujuan stakeholder terhadap solusi terkait

business case Persentase Minimal

BAI04

Manage

Availability

and Capacity

Jumlah upgrade kapasitas, performace atau availability yang tidak

direncanakan Angka Minimal

Jumlah transaction peaks yang melampaui target performace Angka Maksimal

Jumlah insiden terkait availability Angka Minimal

Jumlah kejadian dimana kepasitas terpakai melebihi ambang batasan

yang direncanakan Angka Minimal

Jumlah dan persentase masalah-masalah terkait availability,

performance dan kapasitas yang tidak terselesaikan

Angka,

Persentase Minimal

BAI08

Manage

Knowledge

Persentase cakupan kategori informasi Persentase Maksimal

Banyaknya informasi yang dapat dikelompokan Angka Maksimal

Persentase informasi yang sudah dikategorisasi telah divalidasi Persentase Maksimal

Persentase pengetahuan yang telah tersedia digunakan secara actual Persentase Maksimal

Jumlah pengguna yang dilatih dalam menggunakadan berbagai

pengetahuan Angka Maksimal

Tingkat kepuasan pelanggan Skala Maksimal

Persentase repository pengetahuan yang digunakan Persentase Maksimal

Frekuensi pembaharuan dilakukan Waktu Maksimal

BAI10

Manage

Configuration

Jumlah penyimpangan antara konfigurasi di repository dengan

konfigurasi terpasang Angka Minimal

Jumlah ketidak sesuaian karena informasi konfigurasi yang tidak

lengkap atau hilang. Angka Minimal

DSS01

Manage

Operation

Jumlah prosedur oprasi yang tidak standar telah dieksekusi Angka Minimal

Jumlah insiden yang disebabkan oleh masalah operational Angka Minimal

Rasio kejadian dibandingkan dengan jumlah insiden Angka Maksimal

Persentase kejadian oprasional kritikal terdeteksi oleh system deteksi

oromatis Persentase Maksimal

DSS02

Manage

Service

Reuests and

Incidents

Jumlah dan persentase insiden yang menyebabkan gangguan

terhadap proses bisnis kritikal

Angka,

Persentase Minimal

Waktu rata-rata antara insiden (MTBI) yang sesuai denga layanan TI Waktu Minimal

Persentase insiden dapat diselesaikan dalam waktu yang telah

disepakati atau yang dapat diterima Persentase Maksimal

Tingkat kepuasan pengguna terhadap penentuan permintaan layanan Skala Maksimal

Waktu yang diperlukan untuk menangani setiap jenis permintaan

layanan Angka Minimal


80


Tabel 5.17 KPI (Key Perpormance Indicator) Usulan (Sambungan)



DSS03

Manage

Problems

Pengurangan jumlah insiden berulang yang disebabkan oleh masalah

yang belum dapat terselesaikan Angka Maksimal

Persentase insiden besar yang menjadi masalah telah dicatat Persentase Maksimal

Persentase setiap masalah dapat diselesaikan Persentase Maksimal

Persentase masalah tercatat sebagai bagian dari aktivitas proactive

problem management Persentase Maksimal

Jumlah masalah yang dapat diselesaikan dengan akar penyebab yang

telah ditemukan Angka Maksimal

DSS04

Manage

Continuity

Persentase layanan TI memenuhi kebutuhan uptime Persentase Maksimal

Persentase keberhasilan dan waktu pemulihan dari backup atau

alternative media copies Persentase Maksimal

Persentase media backup ditransfer dan disimpan secara aman Persentase Maksimal

Jumlah system bisnis kritikal tidak mencakup dalam perencanaan Angka Minimal

Jumlah pelatihan dan pengujian yang telah mencapai sasaran

pemulihan Angka Maksimal

Frekuensi pengujian Waktu Maksimal

Persentase kesepakatan perbaikan telah tercermin dalam perencanaan Persentase Maksimal

Persentase masalah-masalah yang teridentifikasi selanjutnya dibahs

dalam perencanaan Persentase Maksimal

Persentase stakeholder internal dan eksternal yang telah

mendapatkan pelatihan Persentase Maksimal

Persentase masalah-masalah yang teridentifikasi selanjutnya dibahas

dalam materi pelatihan Persentase Maksimal

Pada Tabel 5.17 dapat dilihat KPI dari setiap proses area COBIT 5. Namun, tidak

semua KPI diatas dapat digunakan oleh organisasi, sehingga harus dilakukan

proses seleksi terhadap kesesuaian dengan konteks organisasi. Metode yang

digunakan dalam pemilih KPI adalah dengan melalui proses wawancara kepada

ketiga Pejabat terkait Tata Kelola (PTK) terhadap kesesuaian sasaran strategis

organisasi, diantaranyaa :

PTK1. Kepala Bidang Basis Data

PTK2. Kepala Bidang Pelayanan Data

PTK3. Kepala Bidang Pengembangan Teknologi Informasi

Tujuan dilakukannya penyesuaian tersebut adalah agar kinerja organisasi dapat

terukur dan mendapatkan ukuran yang tepat, selain itu perbaikan yang dilakukan

dapat sesuai dengan permasalahan dan fokus akan sasaran maupun tujuan

organisasi. Berikut adalah tujuan, fungsi atau Sasaraan Strategis (SS) dari

PUSDATIN Kementerian Perdagangan, yaitu:


81


SS1. Perencanaan, koordinasi, pembinaan dan pengembangan dalam basis data;

SS2. Perencanaan, koordinasi, pembinaan dan pengembangan dalam pelayanan

data;

SS3. Perencanaan, koordinasi, pembinaan, pelayanan dan pengembangan

teknologi informasi.

Berdasarkan tiga sasaran strategis diatas, maka pemilihan KPI yang sesuai dengan

organisasi terlihat pada Tabel 5.18.

Tabel 5.18 KPI (Key Performance Indicator) Sasaran Strategis


Nama Proses KPI Sumber Relevansi

APO07

Manage

Human

Resource

Jumlah dari definisi layanan dan katalog layanan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Tingkat kepuasan eksekutif terhadap pengambilan

keputusan manajemen PTK2 Tidak

Jumlah keputusan yang tidak dapat diselesaikan dalam

struktur manajemen dan meningkat ke struktur

pemerintahan

- Tidak

Persentase pergantian pegawai - Tida

Durasi rata-rata lowongan - Tidak

Persentase lowongan TI PTK3 Tidak

APO09

Manage

Service

Agreements

Jumlah proses bisnis tanpa service agreements PTK3 Tidak

Persentase layanan TI yang terpenuhi oleh service

agreement PTK2, PTK3 Ya

Persentase pelanggan yang puas terhadap layanan yang

diberikan sesuai dengan kesepakatan PTK1, PTK2, PTK3

Ya

Jumlah dari tingkat pelanggan layanan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase layanan yang dimonitor tingkat layanannya PTK2, PTK3 Ya

Persentase target layanan terpenuhi PTK1, PTK2, PTK3 Ya

APO13

Manage

Security

Jumlah key security yang jelas terdefinisi PTK3 Tidak

Jumlah kejadian (insiden) yang berkaitan dengan

keamanan PTK2, PTK3 Ya

Tingkat kepuasan pemangku kepentingan terhadap

rencana keamanan perusahaan PTK2, PTK3 Ya

Jumlah solusi keamanan yang menyimpang dari rencana PTK1, PTK3 Ya

Jumlah solusi keamanan yang menyimpang dari arsitektur

organisasi PTK1, PTK3 Ya

Jumlah layanan yang dikonfirmasi sehingga sejalan

dengan rencana keamanan - Tidak

Jumlah insiden keamanan yang disebabkan oleh ketidak

patuhan terhadap rencana keamanan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Jumlah solusi kemanan yang dapat dikembangkan PTK1, PTK2, PTK3 Ya


82


Tabel 5.18 KPI (Key Performance Indicator) Sasaran Strategis (Sambungan)



BAI02

Manage

Requirement

Definition

Persentase dari pendefinisan kembali kebutuhan karena

ketidak selarasanya dengan kebutuhan dan ekspektasi

organsasi

PTK1, PTK2 Ya

Tingkat kepuasan stakeholder terhadap kebutuhan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase dari kebutuhan dapat terpenuhi dengan solusi

yang diusulkan - Tidak

Jumlah insiden tidak teridentifikasi sebagai risiko PTK1, PTK2 Ya

Persentase risiko kegagalan dapat dikurangi PTK2, PTK3 Ya

Persentase sasaran business case tercapai dengan solusi

yang diusulkan - Tidak

Persentase ketidak setujuan stakeholder terhadap solusi

terkait business case - Tidak

BAI04

Manage

Availability

and Capacity

Jumlah upgrade kapasitas, performace atau availability

yang tidak direncanakan PTK1, PTK3 Ya

Jumlah transaction peaks yang melampaui target

performace PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Jumlah insiden terkait availability PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Jumlah kejadian dimana kepasitas terpakai melebihi

ambang batasan yang direncanakan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Jumlah dan persentase masalah-masalah terkait

availability, performance dan kapasitas yang tidak

terselesaikan

PTK1, PTK2, PTK3 Ya

BAI08

Manage

Knowledge

Persentase cakupan kategori informasi PTK1, PTK2 Ya

Banyaknya informasi yang dapat dikelompokan PTK1 Tidak

Persentase informasi yang sudah dikategorisasi telah

divalidasi PTK1 Tidak

Persentase pengetahuan yang telah tersedia digunakan

secara actual PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Jumlah pengguna yang dilatih dalam menggunakadan

berbagai pengetahuan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Tingkat kepuasan pelanggan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase repository pengetahuan yang digunakan PTK1, PTK2 Ya

Frekuensi pembaharuan dilakukan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

BAI10

Manage

Configuration

Jumlah penyimpangan antara konfigurasi di repository

dengan konfigurasi terpasang PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Jumlah ketidak sesuaian karena informasi konfigurasi

yang tidak lengkap atau hilang. PTK1, PTK2 Ya

DSS01

Manage

Operation

Jumlah prosedur oprasi yang tidak standar telah

dieksekusi PTK1, PTK3 Ya

Jumlah insiden yang disebabkan oleh masalah operational PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Rasio kejadian dibandingkan dengan jumlah insiden PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase kejadian oprasional kritikal terdeteksi oleh

system deteksi oromatis PTK3 Tidak


83


Tabel 5.18 KPI (Key Performance Indicator) Sasaran Strategis (Sambungan)



DSS02

Manage

Service

Reuests and

Incidents

Jumlah dan persentase insiden yang menyebabkan

gangguan terhadap proses bisnis kritikal PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Waktu rata-rata antara insiden (MTBI) yang sesuai denga

layanan TI PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase insiden dapat diselesaikan dalam waktu yang

telah disepakati atau yang dapat diterima PTK2, PTK3 Ya

Tingkat kepuasan pengguna terhadap penentuan

permintaan layanan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Waktu yang diperlukan untuk menangani setiap jenis

permintaan layanan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

DSS03

Manage

Problems

Pengurangan jumlah insiden berulang yang disebabkan

oleh masalah yang belum dapat terselesaikan PTK2, PTK3 Ya

Persentase insiden besar yang menjadi masalah telah

dicatat PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase setiap masalah dapat diselesaikan PTK2, PTK3 Ya

Persentase masalah tercatat sebagai bagian dari aktivitas

proactive problem management PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Jumlah masalah yang dapat diselesaikan dengan akar

penyebab yang telah ditemukan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

DSS04

Manage

Continuity

Persentase layanan TI memenuhi kebutuhan uptime PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase keberhasilan dan waktu pemulihan dari

backup atau alternative media copies PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase media backup ditransfer dan disimpan secara

aman PTK1, PTK2 Ya

Jumlah system bisnis kritikal tidak mencakup dalam

perencanaan PTK2, PTK3 Ya

Jumlah pelatihan dan pengujian yang telah mencapai

sasaran pemulihan PTK1, PTK3 Ya

Frekuensi pengujian PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase kesepakatan perbaikan telah tercermin dalam

perencanaan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase masalah-masalah yang teridentifikasi

selanjutnya dibahas dalam perencanaan PTK1, PTK2, PTK3 Ya


mendapatkan pelatihan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Persentase masalah-masalah yang teridentifikasi

selanjutnya dibahas dalam materi pelatihan PTK1, PTK2, PTK3 Ya

Setelah dilakukan proses wawancara kepada pejabat terkait tata kelola terhadap ke

tiga sasaran strategis organisasi (SS), maka didapatkan 53 KPI yang relevan

dengan organisasi. KPI yang relevan dapat dilihat pada Tabel 5.19.


84


Tabel 5.19 KPI (Key Perpormance Indicator) Relevan



APO07

Manage

Human

Resource

Jumlah dari definisi layanan dan catalog layanan Angka Maksimal

APO09

Manage

Service

Agreements

Persentase layanan TI yang terpenuhi oleh service agreement Persentase Maksimal

Persentase pelanggan yang puas terhadap layanan yang diberikan

sesuai dengan kesepakatan Persentase Maksimal

Jumlah dari tingkat pelanggan layanan Angka,

Skala Minimal

Persentase layanan yang dimonitor tingkat layanannya Persentase Maksimal

Persentase target layanan terpenuhi Persentase Maksimal

APO13

Manage

Security

Jumlah kejadian (insiden) yang berkaitan dengan keamanan Angka Minimal

Tingkat kepuasan stekholders terhadap rencana keamanan

perusahaan Skala Maksimal

Jumlah solusi keamanan yang menyimpang dari rencana Angka Minimal

Jumlah solusi keamanan yang menyimpang dari arsitektur organisasi Angka Minimal

Jumlah insiden keamanan yang disebabkan oleh ketidak patuhan

terhadap rencana keamanan Angka Minimal

Jumlah solusi kemanan yang dapat dikembangkan Angka Maksimal

BAI02

Manage

Requirement

Definition

Tingkat kepuasan stakeholder terhadap kebutuhan Skala Maksimal

Persentase dari kebutuhan dapat terpenuhi dengan solusi yang


Jumlah insiden tidak teridentifikasi sebagai risiko Angka Minimal

Persentase risiko kegagalan dapat dikurangi Persentase Maksimal

BAI04

Manage

Availability

and Capacity

Jumlah upgrade kapasitas, performace atau availability yang tidak

direncanakan Angka Minimal

Jumlah transaction peaks yang melampaui target performace Angka Maksimal

Jumlah insiden terkait availability Angka Minimal

Jumlah kejadian dimana kepasitas terpakai melebihi ambang batasan

yang direncanakan Angka Minimal

Jumlah dan persentase masalah-masalah terkait availability,

performance dan kapasitas yang tidak terselesaikan

Angka,

Persentase Minimal

BAI08

Manage

Knowledge

Persentase cakupan kategori informasi Persentase Maksimal

Persentase pengetahuan yang telah tersedia digunakan secara actual Persentase Maksimal

Jumlah pengguna yang dilatih dalam menggunakadan berbagai

pengetahuan Angka Maksimal

Tingkat kepuasan pelanggan Skala Maksimal

Persentase repository pengetahuan yang digunakan Persentase Maksimal

Frekuensi pembaharuan dilakukan Waktu Maksimal

BAI10

Manage

Configuration

Jumlah penyimpangan antara konfigurasi di repository dengan

konfigurasi terpasang Angka Minimal

Jumlah ketidak sesuaian karena informasi konfigurasi yang tidak

lengkap atau hilang. Angka Minimal

DSS01

Manage

Operation

Jumlah prosedur oprasi yang tidak standar telah dieksekusi Angka Minimal

Jumlah insiden yang disebabkan oleh masalah operational Angka Minimal

Rasio kejadian dibandingkan dengan jumlah insiden Angka Maksimal


85


Tabel 5.19 KPI (Key Perpormance Indicator) Relevan (Sambungan)



DSS02

Manage

Service

Reuests and

Incidents

Jumlah dan persentase insiden yang menyebabkan gangguan

terhadap proses bisnis kritikal

Angka,

Persentase Minimal

Waktu rata-rata antara insiden (MTBI) yang sesuai denga layanan TI Waktu Minimal

Persentase insiden dapat diselesaikan dalam waktu yang telah

disepakati atau yang dapat diterima Persentase Maksimal

Tingkat kepuasan pengguna terhadap penentuan permintaan layanan Skala Maksimal

Waktu yang diperlukan untuk menangani setiap jenis permintaan

layanan Angka Minimal

DSS03

Manage

Problems

Pengurangan jumlah insiden berulang yang disebabkan oleh masalah

yang belum dapat terselesaikan Angka Maksimal

Persentase insiden besar yang menjadi masalah telah dicatat Persentase Maksimal

Persentase setiap masalah dapat diselesaikan Persentase Maksimal

Persentase masalah tercatat sebagai bagian dari aktivitas proactive

problem management Persentase Maksimal

Jumlah masalah yang dapat diselesaikan dengan akar penyebab yang

telah ditemukan Angka Maksimal

DSS04

Manage

Continuity

Persentase layanan TI memenuhi kebutuhan uptime Persentase Maksimal

Persentase keberhasilan dan waktu pemulihan dari backup atau

alternative media copies Persentase Maksimal

Persentase media backup ditransfer dan disimpan secara aman Persentase Maksimal

Jumlah system bisnis kritikal tidak mencakup dalam perencanaan Angka Minimal

Jumlah pelatihan dan pengujian yang telah mencapai sasaran

pemulihan Angka Maksimal

Frekuensi pengujian Waktu Maksimal

Persentase kesepakatan perbaikan telah tercermin dalam perencanaan Persentase Maksimal

Persentase masalah-masalah yang teridentifikasi selanjutnya dibahs

dalam perencanaan Persentase Maksimal


mendapatkan pelatihan Persentase Maksimal

Persentase masalah-masalah yang teridentifikasi selanjutnya dibahas

dalam materi pelatihan Persentase Maksimal



BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini membahas mengenai kesimpulan dari penelitian dan saran penulis untuk

penelitian selanjutnya dan untuk organisasi terkait.

6.1 Kesimpulan

Berikut hasil analisis penelitian yang dilakukan pada bab 5, dapat ditarik

kesimpulan sebagai berikut :

1. Proses-proses area yang diukur tingkat kapabilitas saat ini rata-rata berada

di tingkat 1 (performed) pada proses area APO09, BAI02, BAI10, DSS01,

DSS02, DSS03, DSS04 dan tingkat 2 (managed) pada proses area APO07,

APO13, BAI04,BAI08.

2. Proses-proses area harapan atau target rata-rata berada di tingkat 3

(Estabilished) pada proses area APO09, BAI02, BAI10, DSS01, DSS02,

DSS03, DSS04 dan tingkat 4 (Predictable) pada proses area APO07,

APO13, BAI04,BAI08.

3. Pembuatan strategi pencapaian kapabilitas perbaikan dilakukan secara

bertahap dengan meningkatkan proses area dengan level paling terkecil

terlebih dahulu.

4. Pada penelitian ini upaya perbaikan proses dan pencapaian tujuan proses

di berikan melalui rekomendasi aktivitas berupa kebijakan dan prosedur

pengelolaan data dan informasi

5. KPI (Key Performance Indicator) sebagai indikator keberhasilan proses

diperoleh dari dokumen COBIT 5 yang kemudian dilakukan pemilihan

KPI yang relevan terhadap tiga sasaran strategis organisasi (SS). Proses

pemilihan KPI yang relevan menghasilkan 53 KPI dari 66 KPI yang

diperoleh dari dokumen COBIT 5. Hasil akhir dari KPI tersebut dapat

dilihat pada bab 5 analisis.


87


6.2 Saran

Dari hasil penelitian ini, saran yang dapat diberikan oleh penulis untuk penelitian

berikutnya adalah :

1. Pengukuran tingkat kapabilitas masih terbatas pada PUSDATIN

Kementerian Perdagangan. Untuk penelitian selanjutnya diharapkan dapat

melakukan pengukuran tingkat kapabilitas secara menyeluruh di

kementerian Perdagangan.

2. Pengukuran tingkat kapabilitas dari proses proses TI COBIT 5

menggunakan atribut yang sifatnya generic. Untuk pengembangan

selanjutnya dapat dilakukan dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan

yang lebih spesifik.



DAFTAR PUSTAKA

Ansyari, Faisal (2011), Perancangan Kerangka Kerja Tata Kelola Teknologi

Informasi Berdasarkan Framework COBIT 5 dan ITIL 3 di PT.LG Electronics.

Karya Akhir Program Studi Magister Teknologi Informasi, Jakarta : Universitas

Indonesia

Cabinet Office. ITIL V3 2011, 2011. www. Cabinetoffice.gov.uk.

Cabinet Office (formerly OGC). (2011). ITIL Service Design (2011 ed). Norwich,

UK: The Stationery Office Limited.

Cabinet Office (formerly OGC). (2011). ITIL Service Transition (2011 ed).

Norwich, UK: The Stationery Office Limited.

Cabinet Office (formerly OGC). (2011). ITIL Service Opration (2011 ed).

Norwich, UK: The Stationery Office Limited.

Glenfis AG. (2012, Agustus). ITIL Edition 2011 – COBIT 5 Mapping v1.1

Desember 17,2012. http://www.glenfis.cb/en/service/news/new-itil-edition-2011-

and-cobit-5-mapping

ISACA. (2012). COBIT 5 : Process Assessment Model (PAM).

ISACA. (2011). COBIT 5 : A Business Framework for the Governace and

Management of Enterprise IT.

ISACA. (2012). COBIT 5 : Enabling Process.

ISACA. (2012). COBIT 5 : Implementation.

itSMF (2007). An Introductory Overview of ITIL v3, Version 1.0. London : The

UK Chater of the itSMF

Kementerian Keuangan. (2010). Panduan Pengelolaan Kinerja Berbasis

Balanced Scorecard di Lingkungan Kementerian Keuangan.

P. Well and J. Ross, IT Governance: How Top Performance Manage IT Decision

Rights for Results, harvad Business School, 2004.


89


Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor: 04/M-

DAG/PER/3/2011 tentang Pedoman Tertib Pengelolaan dan Pemanfaatan

teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di Lingkungan Kementerian

Perdagangan. 2011

Perencanaan Kinerja Tahunan (PKT) PUSDATIN tahun 2011. Pusat Data dan

Informasi Perdagangan. 2010.





Rencana Strategis Kementerian Perdagangan tahun 2010-2014. Biro Perencanaan

Kementerian Perdagangan, 2010.

Surendro, Kridanto (2009). Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi.

Informatika Bandung. Bandung.

Saputra, I. N. (2013). Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan Perbaikan Tata Kelola

TI berdasarkan Kerangka Kerja COBIT 5 dan ITIL V3 2011 Studi Kasus PT.XYZ.

Karya Akhir Program Studi Magoster Teknologi Informasi, Jakarta: Universitas

Indonesia.

W.Van Grembergen and S, De haes, Enterprise Governance of Information

Tecnology, Springer, 2009.


90


Lampiran 1

Wawancara dengan Kepala Bidang Basis Data

1. Apa saja tugas dan fungsi bidang pelayanan data?

Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan strategi, pengelolaan,

perancangan, pemibinaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan

penataan data, rencana kinerja dan laporan kinerja instansi pemerintah serta

laporan bulanan perdagangan.

2. Bagaimana Pengumpulan dan Pengelolaan data tersebut?

Kami melakukan pengumpulan data dari berbagai Satker (Satuan Kerja).

Menperbarui data-data yang kira-kira sebulan sekali , seperti informasi ekspor

impor, harga komoditi internasional dan beberapa informasi lainya. Namun,

untuk harga kebutuhan pokok data disetiap provinsi dan nasional dilakukan

pembaruan data setiap hari.

3. Dari beberapa daftar aplikasi yang saya terima terdapat beberapa

aplikasi yang memiliki fungsi sama namun berbeda cakupan, misalkan

aplikasi Expor Impor (Internet, Intranet dan Offline desktop). Menurut

Ibu apakah itu efektif?

Kalau dilihat dari fungsinya yang sama memang kurang efektif aplikasi

tersebut. Kamipun melakukan proses berulang, penyipanan data pasti terjadi

duplikasi namun, sampai sejauh ini aplikasi-aplikasi tersebut dapat

memberikan manfaat bagi organisasi sehingga kami tidak dapat

menyingkirkan dua dari ketiga aplikasi tersebut begitu saja (harus ada

pertimbangan mendalam).


91


4. KPI (Key Performance Indikator) PUSDATIN saat ini menurut anda

seperti apa? Apakah telah memberikan ukuran kinerja yang tepat?

KPI yang ada saat ini saya rasa cukup memgambarkan kinerja PUSDATIN

secara umum. Namun, kalau bicara mengenai ketepatan harus ditinjau kembali

unsure-unsur penyusunan KPI tersebut.

5. Bagaimana menurut ibu mengenai kinerja sumber daya manusia di

PUSDATIN ?

Sumber daya manusia PUSDATIN saat ini kurang, baik jumlah maupun ilmu

pengetahuanya. Harus dilakukan pelatihan secara terus menerus karena

pegawai PUSDATIN tidak sepenuhnya berlatar belakang pendidikan ilmu

komputer. Latar belakang pendidikan yang tidak sesuai dan pelatihan yang

minim memberikan dampak negative terhadap proses kerja, contohnya adalah

pegawai tidak sengaja menghilangkan data fital organisasi. Kami tidak

memberikan sanksi namun mengingatkan untuk tidak mengulangi kesalahan

tersebut. Dari permasalahan itu kami sadar bahwa pelatihan secara

berkelanjutan dan komunikasi secara terus menerus sudah seharusnya

dilakukan.

6. Apakah PUSDATIN telah memiliki Kebijakan dan prosedur mengenai

pengelolaan data dan informasi?

Kebijakan saat ini belum ada yang secara tertulis hanya dikomunikasikan

berdasarkan permasalahan yang datang. Namun, prosedur seperti backup dan

recovery sudah disebutkan didalam SOP kami.


92


Lampiran 2

Wawancara dengan Kepala Bidang Pengembangan Teknologi Informasi

1. Apa saja tugas dan fungsi bidang pengembangan teknologi informasi?

Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan strategi, pengelolaan,

perancangan, pembinaan sistem jaringan dan infrastruktur, perangkat keras

dan lunak.

2. Menurut bapak bagaimana kinerja PUSDATIN saat ini?

Kinerja PUSDATIN menurut saya terasa lamban dalam mengambil keputusan

dikarenakan sulitnya berkoordinasi dengan Litbank, sebaiknya PUSDATIN

dibawah Sekjen. Permasalahan seperti RENSTRA PUSDATIN bukanya tidak

ada, kami membuatnya, namun rencana kerja kami tidak berjalan dan terhenti

pada persetujuan Litbank.

3. Bagaiamana kinerja sumber daya manusia di PUSDATIN?

Sumber daya manusia di PUSDATIN memang belum maksimal. Maka perlu

diberikan pelatihan kepada setiap pegawai di PUSDATIN.

4. Dari beberapa daftar aplikasi yang saya terima terdapat beberapa

aplikasi yang memiliki fungsi sama namun berbeda cakupan, misalkan

aplikasi Expor Impor (Internet, Intranet dan Offline desktop). Bolehkah

saya mengetahui tujuan dari dilakukannya hal tersebut?

Jadi aplikasi itu awalnya dari dektop offline dan dikembangkan secara terus

menerus. Fitur yang dihadirkan berbeda-beda, oleh sebab itu kami berencana

membuat aplikasi yang lebih efektif. Permasalahanya aplikasi tersebut tidak

dapat langsung dilakukan, seperti dana dan pertimbangan lainya harus

difikirkan matang-matang.


93


5. Aplikasi-aplikasi yang ada di Kementerian Perdagangan apa dikelola

sepenuhnya oleh PUSDATIN?

Tidak, kami hanyaa bantu mengkoordinasikan, memberikan spesifikasi detail

dan memberikan perizinan aplikasi yang bermanfaat kepada setiap proyek

yang akan dilakukan oleh setiap unti bagian. Perawatanyaa tidak dilakukan

oleh pegawai kami, namun apabila terjadi permasalahan yang kiranya dapat

kami bantu, kami akan membantu mencarikan pemecahan masalahnya.


94


Lampiran 3

Wawancara dengan Kepala Sub Bidang Sistem Jaringan dan Infrastruktur

1. Bagaimana dengan pembangunan, perawatan, pengelolaan insiden dan

penggunaan jaringan?

Dahulu proses pembangunan jaringan dilakukan oleh pihak vendor. Perawatan

jaringan, server serta perangkat lainya kami rawat sendiri. Tetapi juga

dilakukan perawatan secara berkala oleh pihak vendor. Pengelolaan insiden

kami upayakan dikelola sendiri namun, apabila tidak dapat ditangani kami

akan segera menghubungi pihak vendor agar layanan dapat terus berjalan

sebagaimana mestinya. Pengguna jaringan, server dan perngkat lainya jelas

seluruh pegawai, unit bagian dan masyarakat pengakses aplikasi Kementerian

Perdagangan (INATRADE, Website dan E-Procrument)

2. Beberapa waktu yang lalu saya melihat website Kementerian

Perdagangan berhasil diretas oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Menurut bapak mengapa hal tersebut dapt terjadi?

Kami memang mulai harus memberikan perhatian kepada topik keamanan.

Data didalam website kami banyak yang hilang. Sehingga langkah-langkah

perbaikan secepatnya kami lakukan, seperti memberikan pelatihan keamanan

jaringan untuk pegawai.

3. Apakah setiap insiden mengenai system jaringan dan infrastruktur telah

didokumentasikan?

Tidak kami belum melakukan hal tersebut. Tidak ada dokumentasi secara

merinci atas setiap insiden yang terjadi.


95


4. Apa permasalahan utama yang sering terjadi dan apa penyebab

terjadinya permasalahan tersebut?

Permasalahn yang sering terjadi adalah buruknya koordinasi baik sumber daya

manusia maupun antar bagian, sehingga seringkali perencanaan terhenti dan

mengalami kebuntuan.


96


Lampiran 4

Kuisioner Layanan Data dan Informasi berdasarkan COBIT 5

Studi Kasus : Pusat Data dan Informasti Perdagangan

Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan Perancangan Tata Kelola Teknologi

Informasi Berdasarkan COBIT 5 Dan ITIL V3 2011

Responden Yth.

Saya adalah mahasiswa Magister Teknologi Informasi, Universitas Indonesia yang

sedang mengadakan peneilitian mengenai pengukuran tingkat kapabilitas dan

perancangan tata kelola teknologi informasi berdasarkan COBIT 5 dan ITIL V3 2011 di

Kementrian Perdagangan (Pusat Data dan Informasi Perdagangan). Untuk pengukuran

tingkat kapabilitas proses TI ada beberapa criteria, antara lain sebagai berikut :

1. Proses Capabilitiy Assessment pada Level 0 – Incomplete

a. Proses tidak diimplementasikan dan gagal mencapai tujuan

b. Proses tidak lengkap

2. Proses Capability Assessment pada Level 1 – Performed

a. Proses dilakukan dengan adhoc dan tidak terorganisir (secara garis besar

bergantung dengan individu)

b. Proses mencapai tujuannya dan dapat mengidentifikasi outcomes-nya

c. Base Practices terlaksana dalam hal sebagai berikut:

1) Work Product adalah input terhadap proses yang ditentukan

2) Work Product adalah input output terhadap proses yang ditentukan.

3) Tindakan yang dilakukan untuk mentransformasi input (work product)

menjadi output (work product) yang telah diidentifikasikan.

3. Proses Capability Assessment pada Level 2 - Managed

a. Proses mengikuti pola yang regular (untuk mengelola resiko yang melekat)

b. Proses pelaksanaan direncanakan, diimplementasikan dan disesuaikan

dengan tujuan yang telah di tentukan.

c. Work Product dibangun, dikontrol dan dipelihara dengan baik.

d. Process yang menggambarkan tingkatan keberhasilan pada level ini :

1) Manajemen Kinerja Proses (Performance is managed )

Tujuan atas pelaksanaan proses ditentukan

Pelaksanaan proses direncanakan dan dimonitor

Pelaksanaan proses disesuaikan dengan rencana


97


Tangggung jawab dan otoritas untuk pelaksanaan proses ditentukan,

ditetapkan dan dikomunikasikan.

Sumber daya dan informasi penting untuk pelaksanaan proses yang

ditentukan, disediakan, dialokasikan dan digunakan

Interface anatara pihak yang terlibat dikelola untuk meyakinkan

bahwa komunikasi efektif dan tugas jelas.

2) Manajemen Hasil Proses (Work Product are managed)

Kebutuhan atas proses Work Product ditentukan

Kebutuhan dokumentasi dan control work Product ditentukan

Work Product ditentukan, didokumentasikan dan dikontrol dengan

baik.

Work Product ditinjau kembali berdasarkan susunan rencana dan

penyesuaiannya sebagai hal penting untuk memenuhi kebutuhan.

4. Proses Capability Assessment pada Level 3 - Extablished

a. Proses didokumentasikan dan dikomunikasikan (untuk efisiensi dalan

organisasi)

b. Proses pelaksanaan dibangun berdasarkan standar proses dimana

pelaksaannya efektif sebagai proses yang ditentukan untuk mencapai

outcome.

c. Standar proses dibuat dan dilaksanakan secara efektif sepanjang infrastruktur

dibutuhkan untuk menyediakan closed loop freedback cycle untuk proses

peningkatan.


1) Definisi Proses / SOP (Process Definition)

Standar proses dengan pembuatan pedoman yang diidentifikasikan

dengan menggambarkan elemen dasar dalam proses.

Tahapan dan interaksi dengan proses lainya ditentukan

Persyaratan kompetensi dan peran untuk pelaksaan yang ditentukan

Kebutuhan infrastruktur dan kondisi kerja yang ditentukan

Metode yang cocok untuk memonitor keefektifan dan

keberlangsungan proses yang ditentukan.

2) Implementasi / Penggelaran Proses (Process Deployment)

Proses yang ditentukan, dilakukan berdasarkaan standar proses yang

dibuat

Ketentuan peran, tanggung jawab dan otoritas ditetapkan dan

dikomunikasikan

Pegawai yang melaksanakan proses adalah orang yang kompeten

(pengetahuan, keahlian dan atribut pribadi) atas dasar pendidikan,

pelatihan dan pegalaman yang cukup.

Kebutuhan sumber daya dan infromasi yang penting untuk

disediakan, dialokasikan dan digunakan.

Kebutuhan infrastruktur dan kondisi kerja adalah tersedia, terkelola

dan terpelihara

Data yang cukup dan dianalisa berdasarkan pemahaman tindakan

dan untuk mendemonstrasikan kehandalan atas proses yang efektif


98


serta untuk mengevaluasi dimana proses perubahan secara

berkesinambungan dapat dibuat.

5. Proses Capability Assessment pada Level 4 - Predictable

a. Pada level 4, proses dimonitor dan diukur (untuk melihat kualitas yang cacat/

buruk dan untuk memprediksi)

b. Predictable process beroprasi secara konsisten dengan batasan yang

ditentukan untuk mencapai outcome dari proses dan diukur serta didorong

melalui informasi kuantitatif yang berasal dari pengukuran yang relevan.

c. Standar proses yang dilakukan secara konsisten.


1) Pengukuran Proses (Process Measurement)

Kebutuhan proses informasi dalam mendukung tujuan bisnis yang

dilaksanakan

Kebutuhan proses pengukura berasal dari kebutuhan proses

informasi

Kuantitatif tujuan dari pelaksanaan proses mendukung tujuan bisnis

telah terlaksanakan

Pengukuran dan frekuensi pengukuran diidentifikasikan dan

didefinisikan sejalan dengan tujuan proses pengukuran dari process

performance

Hasil pengukuran dikumpulkan, dianalisa dan dilaporkan

Hasil pengukuran digunakan untuk karakteristik process

performance.

2) Kontrol Proses (Process Control)

Teknik analisis dan control ditentukan dan dilaksanakan

Batasan control atau varian dibuat untuk process performance yang

normal

Data pengukuran dianalisis untuk kelas khusus dari varian

Tindakan / aksi koreksi dilakukan pada varian

Batasan control dibuat mengikuti tindakan koreksi

6. Proses Capability Assessment pada Level 5 - Optimizing

a. Penggambaran predictable process yang secara berkelanjutan diperbaiki

untuk memenuhi tujuan bisnis saat ini dan masa depan

b. Process yang menggambarkan tingkatan keberhasilan pada level ini :

1) Inovasi Proses (Process Innovation)

Objectivitas proses perbaikan terhadap proses yang ditentukan untuk

mendukung tujuan bisnis yang relevan

Data yang sesuai dianalisis untuk mengidentifikasi penyebab umum

dari variation dalam process performance

Data yang sesuai dianalisis untuk mengidentifikasi peluang terhadap

best practices dan inovasi.

Peluang untuk perbaikan berasal dari teknologi baru dan konsep

proses yang telah ditentukan.

Pelaksanaan strategi dibuat untuk mencapai tujuan proses perbaikan

2) Optimisasi Proses (Process Optimization)


99


Dampak semua perubahan yang disetujui, dinilai berdasarkan

objektivitas dari proses dan standar yang ditentukan.

Pelaksanaan semua perubahan yang disetujui dan dikelola untuk

menyakinkan bahwa sedikit gangguan terhadap pelaksanaan proses

dapat dipahami dan dilakukan tindakan.

Efektivitas proses perubahan berdasarkan pelaksanaan yang actual

dan telah dievakuasi dengan kebutuhan produk yang telah ditentukan

serta tujuan proses untuk menentukan hasil yang berasal dari hal

biasa atau khusus.

Agar penelitian ini memiliki kreadibilitas yang tinggi, saya mengharapkan Bapak/ Ibu

dapat menjawab beberapa pertanyaan berikut ini dengan lengkap dan benar.

Terima Kasih atas pastisipasi Bapak/ Ibu yang telah meluangkan waktunya untuk mengisi

kuisioner ini.

Arie Kusumawati

NPM : 1106144430

Magister Teknologi Informasi, Universitas Indonesia


100


LAMPIRAN KUESIONER

Unit : Pusat Data dan Informasi Perdagangan

Petunjuk Pengisian : Beri tanda silang ( x ) pada jawaban yang anda anggap paling tepat.

a. N (Non achieved) – disini sedikit atau tidak ada bukti tercapainya atribut yang ditentukan dalan proses yang dinilai ( 0 - 15% tercapai).

b. P (Partially achieved) – ada beberapa bukti pendekatan dan beberapa keberhasilan mencapai atribut yang ditentukan dalam proses penilaian.

Beberapa aspek keberhasilan mungkin tidak dapat diprediksi (15 - 50% tercapai).

c. L (Largely achieved) – ada bukti pendekatan sistematis dan keberhasilan yang signifikan pada atribut yang ditentukan dalam proses penilaian.

Beberapa kelemahan berhubungan dengan atribut yang ada dalam proses penilaian (50 - 85% tercapai).

d. F (Full achieved) – ada bukti pendekatan yang lengkap dan sistematis serta keberhasilan yang penuh pada atribut yang ditentukan dalam proses

penilaian. Tidak ada kelemahan yang signifikan dengan atribut yang ada pada proses penilaian (85 - 100 %).

Jakarta, .... Mei 2013

Nama Jabatan Tanda Tangan

Catatan :


101


Menyediakan pendekatan yang terstruktur untuk memastikan bahwa penataan, penempatan, hak keputusan dan keterampilan sumber daya manusia dilakukan secara optimal. Ini termasuk

dalam mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab yang ditetapkan, rencana untuk belajar dan berkembang, dan ekspektasi kinerja, didukung dengan orang-orang yang kompeten dan

motivasi.

Prosess Area APO 07


Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Level 1 1.1 Kinerja Proses (Process Performance )

Level 2 2.1 Manajemen Kinerja Proses (Performance Management)

2.2 Manajemen Hasil Proses (Work Product Management)

Level 3 3.1 Definisi Proses / SOP (Process Definition)

3.2 Implementasi / Penggelaran Proses (Process Deployment)

Level 4 4.1 Pengukuran Proses (Process Measurement)

4.2 Kontrol Proses (Process Control)

Level 5 5.1 Inovasi Proses (Process Innovation)

5.2 Optimasi Proses (Process Optimization)

Menyelaraskan antara layanan IT-enabled dan tingkat layanan dengan kebutuhan dan ekspektasi perusahaan, termasuk identifikasi, spesifikasi, desain, publishing, perjanjian, dan monitoring

layanan TI, tingkat layanan dan indicator kinerja.

Prosess Area APO 09

Manage Service Agreements

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)











102


Menentukan pengoprasian dan memonitor system manajemen keamanan informasi organisasi.

Prosess Area APO 13

Manage Security

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)










Mengidentifikasi solusi dan menganalisis kebutuhan sebelum pengambilalihan atau pembuatan solusi untuk memastikan bahwa solusi tersebut sesuai dengan kebutuhan

strategis perusahaan yang mencakup proses bisnis, aplikasi, informasi/data, infrastruktur dan layanan. Bekoordinasi dengan stakeholder terkait untuk me-review pilihan-

pilihan yang layak termasuk biaya dan manfaat relative, analisi risiko, dan persetujuan kebutuhan dan solusi yang disusulkan

Prosess Area BAI 02

Manage Requirement Definiton

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)











103


Menyeimbangkan antara kebutuhan saat ini dan kebutuhan masa depan dalam hal ketersediaan, kinerja dan kapasitas dengan menyediakan layanan berbasis cost-effective. Termasuk penilaian

kapabilitas saat ini, prediksi kebutuhan masa depan berdasarkan kebutuhan bisnis, analisis dampak bisnis, dan penilaian resiko untuk perencanaan dan implementasi aktivitas dalam

memenuhi kebutuhan yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Prosess Area BAI 04

Manage Availability and Capacity

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)










Menjaga ketersediaan pengtahuan yang relevan, pengetahuam saat ini, pengetahuan yang divalidasi dan handal untuk membantu semua kegiatan proses dan dapat juga

digunakan untuk pengambilan keputusan. Perencanaan untuk identifikasi, pengumpulan, pengorganisasian, pemeliharaan, penggunaan sampai pengetahuan tersebut tidak

digunakan lagi

Prosess Area BAI 08

Manage Knowledge

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)











104


Mendefinisikan dan memelihara hubungan antara key resources dengan kemampuan yang dibuthkan untuk memberikan layanan IT – enabled, termasuk mengumpulkan informasi

konfigurasi, menetapkan baseline, verifikasi dan audit informasi konfigurasi, dan memperbarui repository konfigurasi.

Prosess Area BAI 10


Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)










Mengkoordinasikan dan melaksanakan aktivitas dan prosedur oprasional yang dibutuhkan untuk memberikan layanan TI internal maupun alih daya, termaksuk

pelaksanaan SOP yang telah ditetapkan serta aktivitas monitoring yang diperlukan

Prosess Area DSS01

Manage Operational

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)











105


Memberikan respon yang cepat dan efektif terhadap permintaa pengguna dan resolusi semua jenis insiden. Memulihkan layanan, mencatat dan memnuhi permintaan

pengguna serta mencatat insiden, mengivestigasi, menentukan, mengeskalasai dan mengatasi insiden.

Prosess Area DSS 02

Manage Service Requests and Incidents

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)










Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan masalah dan akar penyebabnya dan memberikan resolusi yang cepat untuk mencegah insiden berulang. Memberikan rekomendasi untuk perbaikan.

Prosess Area DSS 03

Manage Problems

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)











106


Membuat dan memelihara rencana terhadap kontinuitas bisnis dan TI dalam merespon insiden dan gangguan agar dapat melanjutkan proses oprasi dan kebutuhan layanan

TI serta memeliara availability atas informasi pada level yang diterima oleh organisasi..

Prosess Area DSS 04

Manage Continuity

Saat ini

Target

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)

Not

Achieved

(0-15%)

Partially

Achieved

(15-50%)

Largely

Achieved

(50-85%)

Full

Achieved

(85-100%)











107


Lampiran 5

Analisi Kuisioner Kondisi saat ini

Layanan Data dan Informasi berdasarkan COBIT 5


Pengukuran kapabilitas kondisi saat ini organisasi dilakukan melalui

proses kuisioner. Sasaran dari kuisioner tersebut adalah 10 (sepuluh) pejabat

terkait tata kelola di Pusat Data dan Informasi Perdagangan, Kementerian

Perdagangan, diantaranya adalah :











Berikut adalah hasil kuisioner kondisi saat ini dari kesepuluh pejabat

terkait tata keola di Pusat Data dan Informasi Perdagangan.


108



Proses Capability Level

(Based on attributes)

Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Pusat data dan Informasi Perdagangan

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)

APO07 Manage Human Resource

FALSE

F L L L L P N N N

APO09 Manage Service Agreements L L L P P N N N N

APO13 Manage Security F L L P N N N N N

BAI02 Requirement Definiton L L L P P N N N N

BAI04 Manage Availability and Capacity F L L L L P N N N

BAI08 Manage Knowledge L L L L P P N N N

BAI10 Manage Configuration L L L P N N N N N

DSS01 Manage Operational L L P P P N N N N

DSS02 Manage Service Requests and Incidents L L L P P N N N N

DSS03 Manage Problems F L L P N N N N N

DSS04 Manage Continuity L P P N N N N N N


109





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Bidang Basis Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L L P N N N

APO09 Manage Service Agreements L L P P P N N N N






DSS01 Manage Operational L L L P P N N N N

DSS02 Manage Service Requests and Incidents L P P N N N N N N

DSS03 Manage Problems L L P P N N N N N



110





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Bidang Pelayanan Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L L P N N N




BAI04 Manage Availability and Capacity F L L L P P N N N



DSS01 Manage Operational L L L P P N N N N





111





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Bidang Pengembangan Teknologi

Informasi

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L L P N N N


APO13 Manage Security F L L L L P N N N

BAI02 Requirement Definiton L L P P P N N N N



BAI10 Manage Configuration F L L L L N N N N



DSS03 Manage Problems L L L P N N N N N

DSS04 Manage Continuity L L L P N N N N N


112





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bid Pengumpulan dan Pengolahan

Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L L P N N N



BAI02 Requirement Definiton L L P P P N N N N









113





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Penyimpanan Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L P P N N N



BAI02 Requirement Definiton L L P P N N N N N


BAI08 Manage Knowledge L L L P P N N N N







114





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Peyajian Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L P P N N N


APO13 Manage Security F L P P N N N N N










115





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Diseminasi Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L P P N N N

APO09 Manage Service Agreements L L L P P N N N N

APO13 Manage Security F L P P N N N N N








DSS04 Manage Continuity L L P N N N N N N


116





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Sistem Aplikasi

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L P P N N N

APO09 Manage Service Agreements L L P P N N N N N

APO13 Manage Security L L L P N N N N N








DSS04 Manage Continuity L L P N N N N N N


117





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bid Sistem Jaringan dan

Infrastruktur

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F L L L P P N N N

APO09 Manage Service Agreements L L L P N N N N N

APO13 Manage Security L L L L P N N N N




BAI10 Manage Configuration L L L L L P N N N




DSS04 Manage Continuity L L L P P N N N N


118


Lampiran 6

Analisi Kuisioner Target Layanan Data dan Informasi berdasarkan COBIT 5


Pengukuran kapabilitas Target organisasi dilakukan melalui proses kuisioner.

Sasaran dari kuisioner tersebut adalah 10 (sepuluh) pejabat terkait tata kelola di

Pusat Data dan Informasi Perdagangan, Kementerian Perdagangan, diantaranya

adalah :












119





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Pusat Data dan Informasi Perdagangan

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L P N

APO09 Manage Service Agreements F F F L L L L P N

APO13 Manage Security F F F L L L L P N

BAI02 Requirement Definiton F F L L L L L P N

BAI04 Manage Availability and Capacity F F F F F L L L L

BAI08 Manage Knowledge F F F F F L L L L

BAI10 Manage Configuration F L L L L P P N N

DSS01 Manage Operational F F F L L L L P N

DSS02 Manage Service Requests and Incidents F F F L L L L P N

DSS03 Manage Problems F F F L L L L P N

DSS04 Manage Continuity F L L L L P P P N


120





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Bidang Basis Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L P N

APO09 Manage Service Agreements F F F L L P P N N

APO13 Manage Security F F F L L L L L L

BAI02 Requirement Definiton F F L L L P P P N

BAI04 Manage Availability and Capacity F F F F F L L L L

BAI08 Manage Knowledge F F F F F L L P N




DSS03 Manage Problems F F F L L L P P N

DSS04 Manage Continuity F L L L L P P P N


121





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Bidang Pelayanan Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L P N

APO09 Manage Service Agreements F F F L L P P N N


BAI02 Requirement Definiton F F F L L L L P N

BAI04 Manage Availability and Capacity F F F L L L L L P

BAI08 Manage Knowledge F F F F F L L L L




DSS03 Manage Problems F F F L L L P P N

DSS04 Manage Continuity F L L L L L L P N


122





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Bidang Pengembangan Teknologi

Informasi

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L P N


APO13 Manage Security F F F L L L L L L

BAI02 Requirement Definiton F F F L L L L P N

BAI04 Manage Availability and Capacity F F F F F L L L P

BAI08 Manage Knowledge F F F F F L L L P

BAI10 Manage Configuration F L L L L L L P N



DSS03 Manage Problems F F F L L L L P N

DSS04 Manage Continuity F F F L L L L L P


123





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Pengumpulan dan

Pengolahan Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L P N

APO09 Manage Service Agreements F F L L L P P N N


BAI02 Requirement Definiton F F F L L L p P N

BAI04 Manage Availability and Capacity F F F L L L L P N

BAI08 Manage Knowledge F F F F L L L P N


DSS01 Manage Operational F F L L L L P P N

DSS02 Manage Service Requests and Incidents F F L L L P P N N

DSS03 Manage Problems F F L L L L P P N

DSS04 Manage Continuity F F L L L P P N N


124





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Penyimpanan Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L P N






BAI10 Manage Configuration F F L L L P P N N


DSS02 Manage Service Requests and Incidents F L L L L P P N N

DSS03 Manage Problems F F L L L P P N N



125





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Penyajian Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L L P








DSS02 Manage Service Requests and Incidents F L L L L L P N N




126





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Diseminasi Data

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L P N





BAI08 Manage Knowledge F F F L L L L P N

BAI10 Manage Configuration F F L L L P P N N

DSS01 Manage Operational F F L L L L P N N



DSS04 Manage Continuity F L L L L P P N N


127





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Sistem Aplikasi

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F L L L P N


APO13 Manage Security F F F F L L L P N

BAI02 Requirement Definiton F F L L L L p P N



BAI10 Manage Configuration F F F L L L L P N




DSS04 Manage Continuity F L L L L P P N N


128





Capability

Level 0;

Incomplete

Level 1;

Performed

Level 2;

Menaged

Level 3;

Established

Level 4;

Predictable

Level 5;

Optimizing

Processes Assessed

Kepala Sub. Bidang Sistem Jaringan dan

Infrastruktur

False if Process

Capability is

Level

1 or Higher

Process

Performance

(PA 1.1)

Process

Management

(PA 2.1)

Work

Product

Management

(PA 2.2)

Process

Definition

(PA 3.1)

Process

Deployment

(PA 3.2)

Process

Measurement

(PA 4.1)

Process

Control

(PA 4.2)

Process

Innovation

(PA 5.1)

Process

Optimization

(PA 5.2)


FALSE

F F F F F L L P N


APO13 Manage Security F F F F F L L L L


BAI04 Manage Availability and Capacity F F F F L L L P N


BAI10 Manage Configuration F F F L L L L P N


DSS02 Manage Service Requests and Incidents F F F F F L L P N

DSS03 Manage Problems F F L L L L L P N

DSS04 Manage Continuity F F F L L P P N N


universitas indonesia pengukuran tingkat kapabilitas dan perbaikan manajamen layanan...

Documents