universiti teknologi mara (perak)itms.perak.uitm.edu.my/itmsmanual/user...

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (PERAK)

MANUAL PENGGUNA (KOORDINATOR)

INDUSTRIAL TRAINING

MANAGEMENT SYSTEM

(ITMS)

ID PROJEK RUJUKAN TARIKH MUKA SURAT ID PROJEK

ITMS – MANUAL 01/08/2012 Page i of 13

HAK CIPTA TERPELIHARA

Bahagian Hal Ehwal Akademik (HEA), Universiti Teknologi Mara (PERAK)

Hak cipta terpelihara (All right reserved).Tiada mana-mana bahagian penerbitan ini boleh

dicetak semula, diterbitkan semula, disimpan atau dipindahkan, dalam sebarang bentuk atau

dengan apa-apa cara, tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran secara bertulis daripada

pemilik.

Penerbitan pertama diedarkan pada 01 Ogos 2012.

Edisi ini diterbitkan dan diedarkan pada 03 Ogos 2012.

ITMS V1.0 MANUAL PENGGUNA


ITMS V1.0 ITMS-MANUAL-KOORDINATOR 01/08/2012 Page 1 of 11 ITMS V1.0

PENGESAHAN DOKUMEN

INDUSTRIAL TRAINING

MANAGEMENT SYSTEM

(ITMS)

MANUAL PENGGUNA

(KOORDINATOR)

03 Ogos 2012




SEJARAH DOKUMEN:

Tarikh Versi Penerangan Penulis

03/08/2012 0.1 Memberi latihan pengguna kepada

koordinator yang terlibat

Siti Hajar

Nasaruddin




KANDUNGAN

PENGESAHAN DOKUMEN 1

SEJARAH DOKUMEN: 2

1 Pengenalan 4

1.1 Tujuan 4 1.2 Pengguna 5 1.3 Penerangan Projek 5 1.4 Rujukan 5

2 LATIHAN PENGGUNA (Koordinator) 6

1 Uitility 6

2 Laman Utama 9

3 Company Approval 9

4 List of Approval 10

5 View Report 10

6 Profile 11




1 Pengenalan

Fungsi utama unit ICT adalah untuk menyediakan prasarana dan keperluan

pengkomputeran di Universiti. Unit ICT telah mempertingkatkan strategi keseluruhan

teknologi maklumat di UiTM serta mengubahsuai struktur organisasinya mengikut

fungsi agar memenuhi keperluan akademik dan pentadbiran yang menawarkan

keanjalan dan keserasian yang dinamik. Berbekalkan visi, misi dan maklumbalas dari

pihak pengguna, pihak kami mencadangkan satu sistem penyelesaian kepada

Bahagian Hal Ehwal Akademik (HEA) untuk pembangunan dan pemasangan Industrial

Training Management System (ITMS).

Di peringkat awal, system yang dibangunkan ini dinamakan sebagai Sistem Latihan

Praktik (e-Praktik). Namun begitu, pihak pembangun sistem ingin mencadangkan

Industrial Training Management System digunakan sebagai nama rasmi sistem ini

memandangkan sistem dibangunkan menggunakan Bahasa Inggeris sebagai medium

pengantaraan. Ini bersesuaian dengan kehendak universiti untuk menjadi universiti

tersohor peringkat nasional seterusnya global.

1.1 Tujuan

Melalui perlaksanaan penyelesaian sistem tersebut, HEA akan dapat mengatasi

masalah semasa, dapat memberi maklumat yang berkaitan dengan latihan praktikal

dengan tepat, boleh dipercayai dan terkini dalam tempoh yang singkat seterusnya

dapat meningkatkan prodaktiviti kerja pihak HEA.

Penyelesaian yang dicadangkan ini, akan dapat membantu pihak HEA membuat

analisa dan laporan tahap keberkesanan perlaksanaan Latihan Praktikal Pelajar dan

dengan itu satu polisi dapat dirangka bagi meningkatkan lagi prestasi dan operasi

pengurusan secara keseluruhannya.




1.2 Pengguna

Antara pengguna yang akan menggunakan sistem ini ialah:

1. Admin

2. Pelajar

3. Koordinator Program

4. Penyelia Latihan Praktik

5. Syarikat

1.3 Penerangan Projek

Melalui perlaksanaan penyelesaian sistem tersebut, HEA akan dapat mengatasi masalah

semasa, dapat memberi maklumat yang berkaitan dengan latihan praktikal dengan tepat,

boleh dipercayai dan terkini dalam tempoh yang singkat seterusnya dapat meningkatkan

prodaktiviti kerja pihak HEA.

Penyelesaian yang dicadangkan ini, akan dapat membantu pihak HEA membuat analisa dan

laporan tahap keberkesanan perlaksanaan Latihan Praktikal Pelajar dan dengan itu satu polisi

dapat dirangka bagi meningkatkan lagi prestasi dan operasi pengurusan secara

keseluruhannya.

Sistem ITMS yang dicadangkan akan dibangunkan dengan menggunakan teknologi open-

source untuk penjimatan kos jangka panjang terutamanya dari segi perlesenan dan

penyelenggaraan.

1.4 Rujukan

Kertas cadangan Sistem Latihan Praktikal (e-Praktik)

PTMS_URS_v0.2




2 LATIHAN PENGGUNA

2.1 Koordinator

1- Utility

Setiap koordinator perlu membuat ketetapan (setting) kepada uitiliti program terlebih dahulu.

Langkah-langkah yang terlibat adalah seperti berikut :

Di Laman Utama :

i. Masukkan Nama Pengguna dan Kata laluan

Login yang berjaya akan terus automatik berada di Homepage Koordinator yang memaparkan status

kepada permohonan yang telah dibuat

ii. Klik pada menu “Utility”

Terdapat empat ketetapan yang perlu dibuat iaitu:

a. Practical Objective

b. Assign Supervisor

c. Company Setup

d. Task Alert Setup

a) Practical Objective

i. Tekan butang “Update”

ii. Masukkan Practical Objective dan Practical Scope

iii. Tekan butang “Save”

Nota: Ulangi proses yang sama jika ingin mengemaskini objektif dan skop latihan industri

b) Assign Supervisor

b i)Menetapkan Supervisor

a. Untuk pertama kali, Klik butang “Assign Supervisor”

b. Data Supervisor mengikut program yang telah terdapat di dalam

sistem akan dipaparkan

c. Klik pada drop down menu di bahagian Position dan pilih ketetapan

Supervisor

d. Sistem akan memaparkan “The User Already Registered As Supervisor.

Thank You” jika proses ketetapan berjaya




e. Koordinator boleh melakukan carian staf untuk dijadikan sebagai

Supervisor dengan menggunakan fungsi Search. Masukkan nama staf

atau no id staf di tempat yang disediakan

b ii) Keaktifan Supervisor

a. Klik pada menu Utility > Assign Supervisor

b. Klik pada butang “Update”

c. Pilih “Active” atau “In Active” mengikut kesesuaian

d. Tekan butang “Submit”

Mesej akan dipaparkan jika proses penetapan keaktifan telah berjaya

b iii) Reset Password

a. Hanya Koordinator dibenarkan untuk mengemaskini kata laluan

Supervisor

b. Klik pada menu Utility > Assign Supervisor

c. Klik pada “Reset Password”

d. Pilih pada bahagian Confirmation Reset Password : Yes/No

e. Tekan butang “Submit”

Secara default katalaluan yang telah dikemaskini adalah 123456

c) Company Setup

Klik pada menu Utility > Company Setup




Terdapat dua (2) bahagian:

i. Register Company

ii. Update Company Status

c i) Register Company

a. Klik pada butang Register Company b. Lengkapkan maklumat syarikat

c. Tekan butang “Submit” c ii) Update Company Status

i. Koordinator boleh mencari syarikat yang ingin dikemaskini dengan menggunakan fungsi “Search” yang telah disediakan.

ii. Selain itu, fungsi Page Break (di bawah) juga disediakan untuk kemudahan koordinator

Add Contact Person

Isikan maklumat yang dikehendaki Tekan butang “Add & Register”

Company Detail Kemaskini maklumat syarikat (jika berkenaan)

Koordinator boleh mengemaskini status keaktifan syarikat dengan memilih “Active” atau “In Active” Tekan butang “Update Record” Nota : Hanya syarikat yang aktif akan dipaparkan dalam senarai pemilihan tempat latihan industri yang akan dibuat oleh pelajar

d) Task Alert Setting

i. Klik pada menu “Utility” > “Task Alert Setup” ii. Untuk kali pertama, klik pada butang “Set” untuk membuat ketetapan

Ketetapan / Setting adalah mengikut keperluan program

iii. Setelah selesai, tekan butang “Update”

Nota : Langkah yang sama digunakan untuk mengemaskini/Update ketetapan Task Alert




2- Laman Utama

i. List Of Practical Application

i. Klik pada “Application Approval”

ii. Klik pada butang “Next” iii. Pilih “Approved / Declined” iv. Secara Automatiknya: o SURAT MEMOHON LATIHAN INDUSTRI,

o SURAT JAWAPAN(borang B2) o PRINT RESUME

v. Tekan butang “Next” untuk paparan resume pelajar (resume page 1 - 3) vii. Untuk menetapkan Supervisor kepada pelajar, pilih nama Supervisor yang telah

didaftarkan mengikut program viii. Tekan butang “Submit” ix. Untuk mengakhiri proses approval, tekan butang “Save & Submit”

3- Company Approval

i. Klik pada menu Company Approval > Company Approval ii. Pilih status Approve / Decline iii. Tekan butang “Submit Status”

4- List of Approval Terdapat Empat (4) fungsi yang berkaitan iaitu:

a) Change Company b) Change Status

c) Assign Supervisor




d) Download

a ) Change Company

i. Klik pada “Change Company” ii. Koordinator dibenarkan mengubah syarikat yang telah diluluskan kepada pelajar

Sekiranya pelajar mengalami masalah di tempah latihan industry yang telah dipilih

iii. Tekan butang “Submit” untuk mengakhiri proses

b) Change Status

i. Klik pada “Change Status” ii. Ubah status kepada “Not Qualified” (jika perlu)

c) Assign Supervisor

i. Klik pada “Change Supervisor” (jika perlu) ii. Pilih Supervisor baru iii. Klik pada butang “Update”

d) Download Klik pada “Download”untuk memuat turun:

RESUME SURAT MENJALANI LATIHAN INDUSTRI SURAT LAWATAN PENSYARAH KE ORGANISASI SURAT PENARIKAN DIRI

Nota : Right Click And Select 'Save Target As' To Download

5- View Report

i. Klik pada menu View Report

ii. Pilih “Company Name” dan tekan butang “Submit”

iii. Rekod pelajar yang menjalani latihan industri di syarikat tersebut akan dipaparkan dan boleh

dicetak

iv. Koordinator dibenarkan untuk memaparkan dan mencetak “Laporan Pelajar” yang menjalani

latihan industri mengikut Bahagian (Part)

v. Di section “REPORT STUDENT BY PART”, pilih bahagian yang dikehendaki dan tekan butang

“Submit”




vi. Untuk cetakan, tekan pada ikon Pencetak

5 –Profile

a) Update Profile

i. Klik pada menu “Profile”

ii. Klik pada “Update Staff Profile”

iii. Masukkan data yang ingin dikemaskini

iv. Tekan butang “Update”

b) Change Password

i. Masukkan katalaluan lama yang ingin ditukar

ii. Masukkan katalaluan baru

iii. Tekan butang “Submit”

iv. Sistem akan memaparkan mesej katalaluan berjaya dikemaskini

universiti teknologi mara (perak)itms.perak.uitm.edu.my/itmsmanual/user...

Documents