upaya perbaikan sistem manajemen mutu di pt. x berdasarkan
TRANSCRIPT
24Universitas Kristen Petra
4. UPAYA PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU PT. X
4.1. Sistem Manajemen Mutu PT. X
Sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh PT. X mengadopsi dari
beberapa standar internasional, antara lain: ISO 9001: 2000, Good Manufacturing
Practice (GMP) dan Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP).
Sistem-sistem tersebut di atas merupakan suatu sistem yang terintegrasi yang
disebut dengan PT. X Integrated Quality Management System. Integrated Quality
Management System yang dijalankan oleh PT. X merupakan suatu program yang
mengimplementasikan Manajemen Kualitas Terpadu (Total Quality
Management), dimana di dalamnya terdapat:
· Cara-cara peningkatan performansi secara terus menerus (continuous
performance improvement) pada setiap level operasi/proses di dalam
organisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal.
· Tanggung jawab dan kesadaran kualitas pada semua level dari manajemen
yang dikendalikan oleh manajemen puncak, dan menuntut keterlibatan dari
semua anggota organisasi dalam penerapannya.
· Pengukuran dan analisa yang dilakukan untuk mendapatkan tindakan-tindakan
perbaikan yang diperlukan, sebagai upaya untuk menjamin kepuasan
pelanggan.
4.2. Sistem Manajemen Mutu PT. X Berdasarkan ISO 9001: 2000
ISO 9001: 2000 merupakan salah satu standar yang diadopsi oleh PT. X
dalam menjalankan sistem manajemen mutunya. Di dalam ISO 9001: 2000 sendiri
terdapat beberapa persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh PT. X untuk
menjamin bahwa kualitas dari sistem, proses dan produk yang dimiliki oleh
perusahaan telah sesuai dengan standar yang berlaku. Beberapa persyaratan umum
dari ISO 9001: 2000 yang harus dipenuhi oleh PT. X adalah:
Universitas Kristen Petra
25
4.2.1. Perencanaan dan Identifikasi
Dalam perencanaan dan identifikasi manajemen mutu, dituntut adanya
tanggung jawab dan komitmen dari manajemen dalam penerapan sistem
manajemen mutu yang akan diharapkan. Manajemen puncak mengambil peranan
penting dari beberapa hal, seperti: perumusan kebijakan mutu, sasaran mutu dan
lain-lain, sekaligus merevisi dan merumuskan kebijakan baru disesuaikan dengan
kondisi dan perkembangan yang ada di dalam organisasi.
Di dalam perencanaan dan identifikasi sistem manajemen mutu ini,
perusahaan harus mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan oleh sistem.
4.2.2. Penerapan
Penerapan sistem manajemen mutu harus melibatkan semua anggota dari
organisasi. Semua proses dari setiap area fungsional dalam organisasi harus dapat
dijalankan dengan benar dan harus sesuai dengan standar yang berlaku.
4.2.3. Manajemen Data dan Dokumentasi
PT. X mempunyai document control center yang bertugas untuk
mengendalikan dan memelihara semua dokumen yang terdapat dalam sistem
manajemen mutu. Dokumen ini mencakup quality manual, SOP, instruksi kerja
dan rekaman mutu (quality record), dimana quality manual (manual mutu)
menjadi kewenangan dari kantor pusat sebagai pegangan sistem manajemen mutu
untuk seluruh grup PT. X di Indonesia. Karena PT. X merupakan salah satu
cabang dari grup, maka PT. X hanya berhak untuk membuat dan menetapkan
pedoman untuk pelaksanaan sistem manajemen mutu di plant ke dalam
dokumentasi Plant Management System, yang disebut sebagai Manual Mutu
Plant. Tingkat dokumentasi yang berikutnya adalah Standard Operating
Procedure (SOP) yang berisi tentang prosedur kerja yang terdapat di masing-
masing departemen dan bagian yang terdapat dalam PT. X. Selama ini PT. X
selalu berusaha untuk meningkatkan efektifitas SOP yang dimiliki dan berusaha
untuk memperbaiki kekurangan dari SOP yang dibuat. Setelah SOP, dokumentasi
yang lainnya adalah instruksi kerja (work instruction), yang berisi tentang urut-
urutan kerja yang benar dan mendetil untuk menjadi pedoman bagi operator untuk
menjalankan tugasnya. Dalam menjalankan aktifitas sehari-hari, banyak terdapat
Universitas Kristen Petra
26
catatan-catatan dan formulir-formulir yang digunakan operator dan karyawan PT.
X untuk mempermudah dan mendokumentasikan hasil pekerjaan yang dilakukan.
Formulir-formulir dan catatan-catatan tersebut dikendalikan oleh document
control center sebagai rekaman mutu (quality record) Di dalam sistem
manajemen mutu PT. X mempunyai piramida dokumentasi sesuai dengan ISO
9001: 2000 seperti di bawah ini:
ManualMutu Plant
SOP
Instruksi Kerja
Rekaman / Catatan Mutu
Gambar 4.1. Piramida Dokumentasi PT. X
4.2.4. Pemantauan dan Peningkatan Berkelanjutan
Pemantauan dilakukan untuk mengukur efektivitas dari semua proses yang
dibutuhkan dalam sistem manajemen mutu. Dari pemantauan yang dilakukan,
akan dianalisa lebih lanjut sebagai langkah untuk peningkatan berkelanjutan baik
secara sistem, proses maupun produk di seluruh level organisasi dan area
fungsional tertentu.
4.3. Evaluasi Awal ISO 9001: 2000
Divisi Produksi PT. X terdiri dari tiga departemen, yaitu: Departemen
Processing, Departemen PPIC dan Departemen Warehouse, dan didukung oleh
dua sub-departemen yaitu Quality Assurance dan Safety Health and Environment
(SHE). Departemen Processing dibagi lagi menjadi beberapa unit kerja yaitu:
intake, hammermill, mixer, pelletizing, packing dan dibantu dengan hand add
Universitas Kristen Petra
27
premix. Departemen PPIC dan Warehouse terdiri dari dua bagian yaitu PPIC,
yang bertugas untuk melakukan perencanaan produksi serta mengontrol inventory
yang ada serta warehouse, yang bertugas untuk menyimpan material yang
digunakan untuk proses produksi pakan ternak. Sedangkan Departemen
Maintenance dibagi menjadi lima bagian, yaitu: Predictive and Preventive
Maintenance (PPM), Repair, Utility, Civil dan Boiler. Sedangkan Quality
Assurance bertugas untuk mengontrol kualitas proses dan produk yang dihasilkan
di setiap departemen tetap sesuai dengan standar yang diinginkan. Sedangkan sub-
departemen SHE bertugas menjaga keselamatan kerja setiap karyawan dalam
menjalankan tugasnya agar dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Evaluasi awal untuk melihat kondisi sistem manajemen mutu di Divisi
Produksi PT. X dilakukan dengan cara membandingkan kondisi aktual di PT. X
dengan persyaratan ISO 9001: 2000 serta mengisi checklist seperti yang terdapat
pada tabel 4.3.
4.3.1. Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu PT. X
Terdapat lima pasal yang terdapat dalam ISO 9001: 2000 yang menjadi
standar internasional yang harus dipenuhi oleh suatu perusahaan. Lima pasal
tersebut terdiri dari persyaratan sistem manajemen mutu, tanggung jawab
manajemen, manajemen sumbar daya, realisasi produk serta pengukuran, analisa
dan perbaikan. Berikut ini adalah kondisi awal perusahaan berdasar persyaratan
dari pasal-pasal ISO 9001: 2000:
4.3.1.1.Sistem Manajemen Mutu
Terdapat dua persyaratan utama, yaitu:
1. Persyaratan umum
Pasal ini menguraikan persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh suatu
organisasi yang hendak melaksanakan sistem manajemen mutu. Sistem
manajemen mutu ditetapkan dan dirancang, kemudian didokumentasikan dan
dilaksanakan secara menyeluruh di seluruh organisasi.
Dengan membandingkan kondisi perusahaan dengan checklist ISO 9001:
2000, dapat diketahui bahwa:
Universitas Kristen Petra
28
· Perusahaan sudah mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem
manajemen mutu, hal ini ditunjukkan dengan adanya SOP pada proses-proses
yang ada.
· Perusahaan sudah menyediakan sumber daya yang diperlukan sistem
manajemen mutu, seperti adanya penunjukan management representative,
penunjukan auditor untuk mengaudit proses yang dijalankan, sedangkan untuk
document controller pada masing-masing departemen belum ditunjuk.
Sedangkan penyediaan informasi telah dipenuhi dengan adanya checklist
harian dan laporan bulanan yang diperlukan untuk memantau pekerjaan pada
setiap departemen yang ada.
· Perusahaan sudah menetapkan metode-metode untuk menjamin proses
berjalan sesuai dengan standar. Apabila terjadi ketidaksesuaian dalam suatu
proses, perusahaan menggunakan NCR untuk mendeteksi kegagalan yang
terjadi, dan kemudian menganalisa tindakan perbaikan yang perlu dilakukan.
· Perusahaan belum menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk
peningkatan berkelanjutan, yang sudah dikerjakan adalah sebatas menganalisa
dan memperbaiki suatu kegagalan yang terjadi, yang sekaligus diharapkan
mampu mencegah kegagalan serupa terjadi di kemudian hari (permanent
corrective action).
2. Persyaratan Dokumentasi
· Perusahaan telah menetapkan standar pendokumentasian di dalam lingkungan
perusahaan. Hal ini termuat dalam SOP Pengendalian Dokumen.
· Perusahaan telah mempunyai kebijakan produksi dan tujuan mutu. Hanya saja
tujuan mutu perusahaan belum tertulis dan masih mengikuti standar dari pusat
sehingga ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan
perlu direvisi.
· Manual mutu masih dalam tahap pembuatan. Perlu diberi catatan bahwa
manual mutu dibuat dan ditetapkan oleh pusat, sedangkan PT. X sebagai salah
satu cabang tidak mempunyai kewenangan untuk menerbitkan manual mutu
sendiri. Karena itu PT. X menerbitkan dokumen Plant Management System
sebagai pedoman pelaksanaan sistem manajemen mutu di dalam plant.
Dokumen Plant Management System ini dapat dilihat pada lampiran. Untuk
Universitas Kristen Petra
29
selanjutnya, Plant Management System akan disebut sebagai Manual Mutu
Plant.
· Perusahaan mempunyai beberapa SOP yang dibutuhkan sesuai dengan standar
ISO 9001: 2000, yaitu SOP Internal Audit, SOP Pengendalian Dokumen, SOP
Produk Nonkonformans dan SOP Tindakan Korektif. Sedangkan yang belum
dimiliki yaitu SOP Tindakan Preventif dan SOP Pengendalian Catatan Mutu
(Quality Record).
4.3.1.2.Tanggung Jawab Manajemen
Pasal ini berisi mengenai beberapa persyaratan, yaitu:
1. Komitmen Manajemen
Dalam pasal ini dijelaskan hal-hal yang menjadi persyaratan bagi manajemen
puncak PT. X untuk membuktikan komitmennya dalam menjalankan sistem
manajemen mutu. Dari pengamatan awal, didapatkan beberapa hal sebagai
berikut:
· Manajemen puncak PT. X telah mempunyai kesadaran akan persyaratan-
persyaratan dan peraturan-peraturan yang harus diterapkan di lingkungan
organisasi dari produk yang ditawarkan. Hal ini tercantum pada label pakan
ternak yang memuat tentang pendaftaran merk.
· Manajemen puncak telah mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi
tentang pentingnya kepuasan pelanggan dengan cara melakukan customer
care.
· Manajemen telah menetapkan kebijakan mutu, namun perlu didokumentasikan
ke dalam Manual Mutu Plant. Sedangkan tujuan mutu (sasaran mutu) telah
ditetapkan oleh kantor pusat seperti yang ada dalam KPI (Key Performance
Indicator), sehingga manajemen PT. X mempunyai kewajiban untuk merevisi
tujuan mutu agar dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Tujuan mutu
ini perlu disahkan dan didokumentasikan ke dalam Manual Mutu Plant.
· Manajemen puncak telah menerapkan kaji ulang manajemen terhadap tujuan
mutu, namun prosedur resminya belum ada.
2. Fokus pada Pelanggan
Universitas Kristen Petra
30
Manajemen puncak harus berkomitmen penuh terhadap kepuasan pelanggan.
Komitmen terhadap kepuasan pelanggan ini telah dipenuhi oleh PT. X dengan
cara memenuhi persyaratan yang diajukan oleh pelanggan serta memenuhi
persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, namun nantinya akan
diperlukan oleh pelanggan.
Manajemen puncak PT. X bekerja sama dengan Marketing Division dan Feed
Tech Division memenuhi keinginan pelanggan dengan adanya customer care
dan menindaklanjuti setiap keluhan pelanggan yang masuk.
3. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu yang dimiliki perusahaan telah sesuai dengan visi dan misi
yang ada. Kebijakan mutu ini terdiri dari lima subyek, yaitu:
a. keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan,
b. mutu produk,
c. biaya,
d. perawatan mesin dan
e. sumber daya.
Kebijakan mutu ini perlu didokumentasikan ke dalam Manual Mutu Plant dan
disahkan oleh manajemen puncak, dan dikendalikan oleh Quality Assurance
sebagai dokumen resmi.
Satu hal yang perlu dilakukan lagi yaitu re-sosialisasi kepada seluruh anggota
organisasi agar semuanya dapat memahami dan mengerti kebijakan mutu yang
diterapkan oleh manajemen puncak.
4. Perencanaan
Perencaan menurut pasal ini meliputi:
· Tujuan mutu
Tujuan mutu yang dimiliki PT. X didapat dari KPI yang merupakan standar
yang ditetapkan oleh manajemen pusat. Agar sesuai dengan kondisi
perusahaan dan tetap relevan dengan visi, misi dan kebijakan mutu, maka
diperlukan revisi dari manajemen.
· Perencanaan sistem manajemen mutu
Manajemen puncak telah memenuhi beberapa persyaratan yang diperlukan
dalam sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001: 2000. Beberapa hal
Universitas Kristen Petra
31
yang belum sesuai seperti pengecualian pasal-pasal yang tidak bisa diterapkan
dalam perusahaan harus dimasukkan ke dalam Manual Mutu Plant PT. X.
5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
Persyaratan mengenai pasal ini terdiri dari:
· Tanggung jawab dan wewenang
Manajemen puncak telah mengidentifikasi fungsi-fungsi masing-masing
anggota organisasi di dalam job description dan telah menyusun setiap level
organisasi ke dalam struktur organisasi PT. X, sehingga hubungan antara
anggota organisasi dapat dilihat dengan jelas.
Sedangkan untuk sosialisasinya perlu diadakan lagi, karena beberapa anggota,
khususnya dari level bawah tidak mengerti secara spesifik tanggung-jawab
dan wewenang resmi masing-masing.
· Wakil manajemen
Manajemen puncak telah menunjuk seorang Wakil Manajemen (Management
Representative), yaitu Quality Assurance Officer yang bertugas untuk
menjamin proses-proses dalam sistem manajemen mutu tetap terpelihara,
sekaligus melaporkan perkembangan sistem manajemen mutu kepada
manajemen puncak dan mengkomunikasikan pentingnya memenuhi
kebutuhan pelanggan kepada anggota organisasi yang lain.
· Komunikasi internal
Proses aliran komunikasi yang dijalankan dalam perusahaan belum optimal,
khususnya komunikasi yang mengalir dari departemen ke departemen yang
lain, sehingga perlu koordinasi yang lebih baik lagi.
6. Kaji ulang manajemen (management review)
Pasal ini terdiri dari:
· Persyaratan umum
Manajemen puncak PT. X menetapkan management review meeting setiap
tiga bulan sekali. Namun belum ada prosedur resmi yang mengatur
pelaksanaan kaji ulang manajemen ini sehingga pelaksanaanya belum optimal.
· Input kaji ulang manajemen
Universitas Kristen Petra
32
Input dari kaji ulang manajemen sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001:
2000, hanya saja hasil audit internal tidak ada disebabkan pelaksanaan audit
internal PT. X belum berjalan dengan baik.
· Output kaji ulang manajemen
Output dari kaji ulang manajemen PT. X telah sesuai dengan persyaratan yang
ada, baik untuk peningkatan sistem manajemen mutu sendiri, kepuasan
pelanggan maupun penyediaan sumber daya yang diperlukan.
4.3.1.3.Manajemen Sumber Daya
Pasal ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu:
1. Penyediaan sumber daya
PT. X telah menyediakan sumber daya yang diperlukan sistem manajemen
mutu, yang bertujuan untuk kepuasan pelanggan dan peningkatan sistem
manajemen mutu.
2. Sumber daya manusia
Pasal ini terdiri dari:
· Persyaratan umum
PT. X mempunyai job specification yang memuat pendidikan yang diperlukan
untuk posisi masing-masing. Di PT. X masih banyak yang belum sesuai dasar
pendidikannya, namun hal itu tidak menjadi masalah karena bisa ditutupi
dengan pengalaman dan keterampilan yang dimiliki oleh anggota masing-
masing.
· Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
PT. X mempunyai indikator untuk mengetahui kompetensi dari masing-
masing karyawan yang disebut KPI. Sedangkan untuk kesadaran anggota
mengenai hubungan pekerjaan mereka dengan mutu hanya bisa dilihat sebatas
level supervisor saja, sedangkan untuk level bawah masih kurang, hal itu juga
ditemukan pada kesadaran mereka mengenai kontribusi pekerjaan mereka
untuk pencapaian tujuan mutu. PT. X menyediakan training bagi karyawan
yang membutuhkan, sedangkan dari evaluasi tentang hasil dari training masih
kurang, hal ini harus diperhatikan.
3. Infrastruktur
Universitas Kristen Petra
33
PT. X menyediakan peralatan untuk proses dengan baik, baik itu perangkat
lunak maupun perangkat keras. Sudah ada sistem komputerisasi (SAP) dan
otomasi untuk lebih mengoptimalkan produksi yang dijalankan. PT. X juga
menyediakan bangunan yang layak pakai. Selain itu, untuk transportasi dan
komunikasi PT. X menyediakan fasilitas yang memadai, seperti mobil
transportasi, telepon dan internet.
4. Lingkungan kerja
Lingkungan kerja sebagai tempat untuk operasional perusahaan telah
disediakan dan dipelihara dengan baik, sehingga mendukung kesesuaian
persyaratan produk.
4.3.1.4.Realisasi Produk
Di dalam pasal ini, terdapat beberapa persyaratan yang tidak bisa dipenuhi
dalam sistem manajemen mutu PT. X dikarenakan beberapa pasal tersebut tidak
menjadi kewenangan dari PT. X. Sedangkan di bawah ini adalah persyaratan-
persyaratan yang bisa dipenuhi oleh PT. X:
1. Perencanaan realisasi produk
Dalam persyaratan ini, PT. X bekerja sama dengan Feed Tech Division dalam
hal catatan-catatan penerimaan produk, hasil sampling dan hasil validasi
penerimaan produk.
PT. X belum memberi pernyataan tentang pasal-pasal dalam ISO 9001: 2000
yang tidak dapat dipenuhi yang dikarenakan bukan menjadi tanggung jawab
dan wewenang dari PT. X.
2. Proses yang Terkait dengan Pelanggan
· Identifikasi persyaratan yang terkait dengan produk
PT. X telah mencantumkan persyaratan-persyaratan di luar permintaan
pelanggan, seperti bahan-bahan produk, petunjuk penggunaan di label pakan.
Selain itu, PT. X juga mencantumkan persyaratan hukum di label seperti izin
usaha dan lain-lain.
· Peninjauan ulang yang terkait dengan persyaratan dari produk
Universitas Kristen Petra
34
Untuk persyaratan ini, tidak hanya melibatkan PT. X saja, namun juga
menuntut kerja sama dengan divisi lain, seperti Feed Tech dan Marketing.
3. Komunikasi dengan pelanggan
PT. X tidak secara langsung berhubungan dengan pelanggan. Baik itu dalam
penerimaan informasi maupun penerimaan pesanan. PT. X hanya
berhubungan dengan pelanggan secara langsung apabila terdapat keluhan
pelanggan yang masuk. Prosedur penanganan keluhan pelanggan ini telah
terdapat dalam SOP Penanganan Keluhan Pelanggan.
4. Ketentuan produksi dan pelayanan
· Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan
PT. X menyediakan informasi yang terkait dengan karakteristik produk lewat
laporan harian. Instruksi-instruksi kerja telah dibuat dan terus dilakukan
review minimal satu tahun sekali. Untuk pemeliharaan alat telah dilakukan
oleh departemen maintenance.
· Identifikasi dan kemampuan telusur
PT. X telah mendokumentasikan identifikasi unik dari setiap produk yang
diproduksi dalam kode-kode produksi dan kode-kode pakan dari setiap
produk.
· Penjagaan/pemeliharaan produk
PT. X telah menetapkan metode untuk pemeliharaan produk agar tetap sesuai
dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal, yaitu terdapat di
dalam Quality Planning (QP), dan pelaksanaannya dikerjakan oleh Quality
Assurance Officer.
4.3.1.5.Pengukuran, Analisa dan Peningkatan
1. Persyaratan umum
PT. X telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam
klausul ini. Teknik-teknik statistik telah dilakukan untuk pengukuran dan
analisa untuk membuktikan kesesuaian.
2. Pengukuran dan pemantauan
Pasal ini terdiri atas:
· Kepuasan dan pemantauan
Universitas Kristen Petra
35
PT. X telah menetapkan metodologi untuk memperoleh informasi tentang
kepuasan/ketidakpuasan pelanggan. Baik berupa penerimaan formulir keluhan
pelanggan maupun dengan adanya customer care. Prosedur penanganan
pelanggan telah ditetapkan dalam SOP Penanganan Keluhan Pelanggan.
· Audit Internal
PT. X telah mempunyai prosedur resmi tentang pelaksanaan audit internal
perusahaan. Namun dalam hal pelaksanaannya belum optimal, bahkan tidak
dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal dan perencanaan yang ada.
· Pengukuran dan pemantauan proses-proses
PT. X telah membuat metode untuk pengukuran dan pemantauan proses yang
dijalankan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan membuat dan
melaksanakan QP harian yang dilakukan oleh Quality Assurance Officer.
· Pengukuran dan pemantauan produk
PT. X tidak terlibat secara langsung dalam proses pengukuran dan pemantauan
produk, karena hal ini dilakukan oleh Feed Tech Division, sedangkan PT. X
sendiri hanya memperoleh informasi dari Feed Tech Division sebagai
pedoman untuk pemrosesan dan pengeluaran produk.
3. Pengendalian produk nonkonformans
PT. X telah menetapkan prosedur penanganan produk nonkonformans. Setiap
produk nonkonformans yang terjadi akibat kesalahan produksi akan
dipertanggung jawabkan oleh perusahaan.
4. Analisa data
Analisa data yang tepat sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengukur
dan memantau proses, produk maupun hal-hal lain yang berhubungan sistem
manajemen mutu perusahaan. PT. X telah melakukan analisa data untuk
mengukur tingkat kepuasan pelanggan, karakteristik produk dan proses.
Sedangkan analisa untuk supplier tidak dilakukan karena hal tersebut
merupakan wewenang dari Purchasing Division.
5. Peningkatan
Pasal ini mengatur tentang usaha peningkatan terus-menerus dari suatu
perusahaan. PT. X masih kurang dalam hal peningkatan ini, hal tersebut bisa
dilihat di bawah ini:
Universitas Kristen Petra
36
· Peningkatan terus-menerus
PT. X mempunyai kekurangan karena belum melakukan audit internal secara
lancar, hal ini sangat mempengaruhi proses kaji ulang manajemen karena audit
internal merupakan bagian penting sebagai input dari proses kaji ulang
manajemen tersebut. Tujuan mutu yang terdapat di dalam KPI masih harus
direvisi sesuai dengan kebijakan manager dan plant manager karena banyak
hal yang sudah tidak sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. Hal terakhir
yang harus dilakukan adalah menetapkan prosedur kaji ulang manajemen
(management review) agar pelaksanaannya dapat terkontrol dengan baik.
· Tindakan korektif
Tindakan perbaikan yang dilakukan berdasarkan NCR dan pencarian root-
case dengan bantuan tool fishbone diagram, hal ini perlu di-review apakah
pembuatan fishbone diagram telah dilakukan dengan baik dan dilakukan
dengan proses brainstorming oleh anggota-anggota organisasi yang
berwenang, perlu peran supervisor dalam mengontrol pembuatan fishbone ini.
· Tindakan preventif
Dengan adanya tindakan perbaikan diatas, PT. X mengharapkan agar tindakan
perbaikan yang dilakukan juga dapat digunakan sebagai tindakan pencegahan
permanen (corrective permanent action) agar kejadian serupa tidak terulang
lagi di masa mendatang. Departemen Maintenance telah menerapkan analisa
kritis untuk mendeteksi kerusakan pada mesin-mesin produksi. Belum ada
SOP Tindakan Preventif, untuk itu diperlukan penetapan alat untuk
mendeteksi kegagalan potensial yang mungkin terjadi sekaligus cara-cara
pencegahannya.
4.3.2. Checklist Persyaratan Umum ISO 9001: 2000
Checklist Persyaratan Umum ISO 9001: 2000 berisi persyaratan-
persyaratan utama sesuai dengan standar yang diminta oleh ISO 9001: 2000, yang
berfungsi sebagai alat untuk melihat kondisi awal sistem manajemen mutu PT. X.
4.3.2.1.Cara Pemberian Nilai
Penilaian dilakukan penulis untuk menggambarkan kondisi sistem manajemen
mutu PT. X berdasarkan persyaratan-persyaratan ISO 9001: 2000. Penilaian
dilakukan sesuai kriteria dalam tabel berikut:
Universitas Kristen Petra
37
Tabel 4.1. Kriteria PenilaianNilai 4 3 2 1
Parameter
- ada inovasidan dapatditerima sesuaistandar- penerapandilaksanakansepenuhnya
- terdapat buktimemadaitentangpelaksanaan
- minor non-conformance
- penerapandilaksanakansepenuhnya
- terdapat buktimemadaitentangpelaksanaan
- major non-conformance
- sebagianyangdisyaratkantidak dijalankan- terdapat buktimemadaitentangpelaksanaan
- critical non-conformance
- persyaratantidakdilaksanakan
- tidakterdapat buktimemadaitentangpelaksanaan
Penilaian dengan kriteria seperti pada tabel di atas dilanjutkan dengan
menghitung prosentase kesesuaian keadaan aktual di lapangan dibandingkan
dengan persyaratan umum ISO 9001: 2000, sehingga akan diketahui gambaran
secara umum pelaksanaan sistem manajemen mutu PT. X. Untuk memudahkan
penggambaran keadaan di lapangan, kesesuaian disajikan dalam bentuk diagram
batang. Kriteria dari diagram batang dapat dilihat dalam tabel berikut ini:
Tabel 4.2. Kriteria Diagram Batang Kesesuaian SMM PT. XKesesuaian (%) Arti
25-40 kurang41-60 cukup61-80 baik
81-100 memuaskan
4.3.2.2.Analisa dan Penilaian Kondisi Awal Sistem Manajemen Mutu PT.X
Analisa dan pemberian nilai pada sistem manajemen mutu yang telah di-
implementasikan PT. X bisa dilihat pada tabel berikut ini:
Universitas Kristen Petra
38
Tabel 4.3. Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu
Universitas Kristen Petra
39
Tabel 4.3. Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
Universitas Kristen Petra
40
Tabel 4.3. Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu (sambungan)General
Requirement ISO 9001: 2000 Aktual PT. X Nilai
Pemantauandan peningkatan
berkelanjutan
Adanya tindakan-tindakandan analisa untukpeningkatan berkelanjutan
Terdapat analisa untukpeningkatan berkelanjutan,baik untuk proses, produkmaupun personel
3
Kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X menurut tiap-tiap persyaratan
umum sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 dijelaskan dalam tabel sebagai
berikut:
Tabel 4.4. Kesesuaian Awal Sistem Manajemen Mutu PT. XNo Persyaratan umum Kesesuaian (%) Arti
1. Perencanaan dan identifikasi 64.28 Baik
2. Penerapan 60.71 Cukup
3. Manajemen data dan dokumentasi 50 Cukup
4. Pemantauan dan peningkatanberkelanjutan 62.5 Baik
Rata-rata 59.37 Cukup
Kesesuaian tiap-tiap persyaratan umum di atas digambarkan dalam grafik di
bawah ini:
Grafik Kesesuaian Awal SMM PT. X
64.28 60.7150
62.5
010203040506070
1 2 3 4
Persyaratan Umum ISO 9001: 2000
Kesesuaian(%)
Gambar 4.2 Grafik Kesesuaian Kondisi Awal SMM PT. X
Universitas Kristen Petra
41
Dari tabel 4.4 di atas, didapatkan ketidaksesuaian yang terjadi pada tiap-
tiap persyaratan umum sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 PT. X adalah
sebagai berikut:
1. Perencanaan dan identifikasi : 35.72%
2. Penerapan : 39.29%
3. Manajemen data dan dokumentasi : 50%
4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan : 37.5%
Dari hasil prosentase di atas, dapat dilihat bahwa ketidaksesuaian terbesar
terletak pada kriteria manajemen data dan dokumentasi, yaitu sebesar 35.72% di
PT. X, dan secara berturut-turut disusul oleh pemantauan dan peningkatan
berkelanjutan sebesar 39.29%, penerapan sebesar 50% dan kemudian yang
terakhir adalah perencanaan dan identifikasi, dimana ketidaksesuaian yang ada di
sistem manajemen mutu PT. X sebesar 37.5%. Data ketidaksesuaian di atas
tersebut akan digunakan untuk analisa awal dan menentukan tindakan-tindakan
perbaikan yang bisa dilakukan untuk mengatasinya. Analisa dilakukan dengan
pareto chart untuk mencari penyebab ketidaksesuaian terbesar dan ditindaklanjuti
dengan pembuatan fishbone diagram untuk menemukan akar permasalahan yang
sebenarnya terjadi. Pembuatan fishbone diagram dilakukan dengan cara
wawancara dan brainstorming dengan pihak Quality Assurance Officer dan
anggota organisasi yang bersangkutan sehingga dapat dicari akar permasalahan
seobyektif mungkin. Setelah akar permasalahan dapat dideteksi, kemudian akan
diusulkan perbaikan-perbaikan yang harus diusulkan kepada pihak manajemen
sehingga bisa dipilah-pilah upaya-upaya perbaikan yang memungkinkan
dilakukan mengingat kondisi dan situasi perusahaan. Tindakan perbaikan yang
bisa dilakukan akan diimplementasikan dan diterapkan di sistem manajemen mutu
PT. X dan diharapkan mampu membenahi kekurangan yang ada. Berikut ini
adalah analisa lebih lanjut dengan menggunakan pareto chart dan fishbone
diagram.
Universitas Kristen Petra
42
4.3.2.3.Pareto Chart
3 2 4 150.00 39.29 37.50 35.7230.8 24.2 23.1 22.030.8 54.9 78.0 100.0
0
50
100
150
0
20
40
60
80
100
DefectCount
PercentCum %
Percent
Count
Pareto Ketidaksesuaian SMM PT. X
Gambar 4.3. Pareto Chart Ketidaksesuaian Sistem Manajemen Mutu PT. X
Pareto chart 80/20 digunakan untuk mendeteksi 20% penyebab ketidaksesuaian
dan mengatasinya untuk memperbaiki 80% ketidaksesuaian yang terjadi. Analisa
pareto chart di atas diawali dengan menarik garis lurus dari parameter prosentase
pada sisi kanan diagram, dimulai dari titik 80, yang menunjukkan akumulasi
prosentase ketidaksesuaian yang terjadi dan menarik garis lurus ke kiri hingga
menyentuh titik pada garis merah . Dari titik perpotongan ini dilanjutkan dengan
menarik garis vertikal ke bawah hingga menyentuh diagram batang berwarna biru.
Dari garis vertikal ini bisa didapatkan daerah arsiran yang menandakan daerah
yang menjadi penyebab ketidaksesuaian terbesar. Diagram batang yang
bersentuhan dengan daerah arsiran inilah yang menjadi 20% penyebab
ketidaksesuaian sehingga harus diatasi untuk memperbaiki 80% ketidaksesuaian
yang terjadi pada sistem manajemen mutu PT. X, yaitu:
· persyaratan 3, yaitu manajemen data dan dokumentasi,
· persyaratan 2, yaitu penerapan,
· persyaratan 4, yaitu pemantauan dan peningkatan berkelanjutan.
Universitas Kristen Petra
43
Ketiga penyebab kecacatan terbesar di atas kemudian dianalisa dengan
fishbone untuk mencari root-case masing-masing item, sehingga dapat dicari
tindakan-tindakan perbaikan yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah yang
ada.
4.3.2.4.Fishbone Diagram
Berikut ini adalah fishbone diagram yang dibuat dengan tujuan untuk
mencari dan menemukan sebab-sebab yang menjadi permasalahan sehingga
terjadi ketidaksesuaian dalam sistem. Fishbone dibuat untuk ketiga kategori
persyaratan umum, yaitu manajemen data dan dokumentasi, penerapan dan
pemantauan dan peningkatan berkelanjutan.
a. Fishbone Diagram Kriteria Manajemen Data dan Dokumentasi
Dokumentasi
Man
Tools Metode
Kurangnyaqualityawareness
Kurangnyaqualityknowledge
Kurangnyatrainingkualitas
Pemahamantentangpentingnyadokumentasi
kurangBelumadaSOP
PengendalianQualityRecord
Sosialisasi pentingnyadokumentasi kurang
Koordinasi kurang
Audit Internal belumberjalan
Kurangnyakoordinasi
Traceabilityrendah
BelumadaPICdocument controller
Di masing-masing dept.
Kurangnyaqualityawareness
BelumadaSOPPengendalianQualtyRecord
Sistemdokumentasibelumlengkap
Belumadamanual mutu
Guidelinemanual mutu
Sasaran mutubelumsesuai dengan kondisi
BelumadarevisiKPI
Training kualitaskurang
Gambar 4.4 Fishbone Diagram Kriteria Manajemen Data dan Dokumentasi
Universitas Kristen Petra
44
b. Fishbone Diagram Kriteria Penerapan
Penerapan
Metode
Audit Internalbelum berjalan
Anggapan mutu adalahtanggung jawab QC/QA
Kurangnya kesadaranmanfaat auditTools
Belum adamanual mutu
Belum adaguideline dari pusat
Man
Kurangnya kesadarankaryawan akan kualitas
Kesadaran dokumentasi rendahSosialisai dan training kualitas kurang
Evaluasi training kurang
Paradigma mengenai mutuadalah tanggung jawab dari QC/QA
Kurangnya sosialisasi
Belum mengetahuifungsi dari tujuan mutu
Kurangnya sosialisasitujuan mutu
Kurangnya informasipentingnya tujuan jutu
Gambar 4.5 Fishbone Diagram Kriteria Penerapan
c. Fishbone Diagram Kriteria Pemantauan dan Peningkatan Berkelanjutan
Pemantauandanpeningkatanberkelanjutan
Man
Kurangnyaqualityknowledge
danquality awareness
Pemahaman manfaatdokumentasi kurang
Sosialisasi kurang
Tools
Belumada prosedurManagement Review
Perlupenyesuaiansasaranmutu
Belumada revisiKPI
Metode
Belumada tindakanpencegahanyangjelas
Analisa kurang
Audit Internal belumberjalan
Kurangnyakesadaranmanfaat audit
Kurangnyasosialisasi
Belumada SOPT. Preventif
Pemahamanpengendaliandokumenkurang
Gambar 4.6. Fishbone Diagram Kriteria Pemantauan dan Peningkatan
Berkelanjutan
Universitas Kristen Petra
45
Dengan fishbone diagram di atas, dapat dilihat permasalahan yang
menjadi penyebab ketidaksesuaian dari sistem manajemen mutu PT. X. Penyebab-
penyebab itulah yang harus diperbaiki agar efektifitas sistem manajemen mutu
dapat meningkat. Dengan analisa pareto chart dan fishbone di atas, diambil
langkah-langkah perbaikan yang memungkinkan. Perbaikan-perbaikan yang
dilakukan tersebut dijelaskan dalam sub bab berikut ini.
4.4. Upaya Perbaikan Sistem Manajemen Mutu PT. X
Upaya perbaikan dilakukan dengan pertimbangan-pertimbangan khusus
agar sesuai dengan kondisi dan situasi perusahaan pada saat perbaikan dilakukan.
Pertimbangan-pertimbangan khusus tersebut berasal dari masukan dan saran dari
Plant Manager PT. X dan Quality Assurance Officer yang lebih memahami
kondisi perusahaan, sehingga diharapkan nantinya perbaikan yang dilakukan
berhasil mengatasi kekurangan dan ketidaksesuaian yang ditemukan. Upaya
perbaikan ini disesuaikan dengan hasil analisa pareto dan fishbone agar tepat
dengan sasaran. Secara berturut-turut sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO
9001: 2000 upaya perbaikan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
4.4.1. Sistem Manajemen Mutu
Terdiri dari 2 persyaratan utama yaitu:
4.4.1.1.Persyaratan Umum
Pada persyaratan ini perusahaan dituntut untuk mengidentifikasi proses-
proses yang dibutuhkan dan dibuat dalam bentuk dokumentasi, sehingga
perusahaan selalu berusaha untuk meminimalisir ketidaksesuaian yang terjadi.
Perbaikan yang lain yang telah dilakukan adalah pembuatan business process dan
function business process untuk menggambarkan urut-urutan dan interaksi proses
yang dijalankan di masing-masing bagian. Business process merupakan gambaran
umum mengenai urutan dan interaksi proses yang diawali dari masuknya
input/pesanan dari Marketing Division dan berakhir pada saat produk keluar dari
warehouse, beserta keterkaitan proses dengan SOP yang berlaku/mengatur proses
tersebut. Sedangkan function business process merupakan gambaran yang lebih
detil mengenai proses yang terjadi pada tiap-tiap bagian yang terdapat dalam
Universitas Kristen Petra
46
departemen yang ada di PT. X, yaitu Departemen PPIC and Warehouse,
Departemen Processing dan Departemen Maintenance. Di dalam function
business process juga tertera SOP yang mengatur masing-masing aktifitas yang
dijalankan. Business process dan function business process ini dapat dilihat pada
manual mutu plant.
4.4.1.2.Persyaratan Dokumentasi
Sesuai dengan pasal ini, perbaikan dilakukan dengan cara:
· Menetapkan kebijakan mutu, visi dan misi dan dimasukkan ke dalam manual
mutu plant.
· Membuat manual mutu plant sesuai dengan persyaratan ISO 9001: 2000 yang
berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu PT. X
dan juga pengecualian persyaratan-persyaratan yang tidak bisa dipenuhi.
Manual mutu plant ini dapat dilihat pada lampiran 1.
· Memperbaiki document control center di PT. X sendiri untuk memelihara
semua dokumentasi yang berlaku di lingkungan perusahaan. Pekerjaan yang
sudah dilakukan adalah sebagai berikut:
o Mengidentifikasi prosedur yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu
dengan cara membuat Index SOP, Index Instruksi Kerja (Working Instruction)
dan Index Formulir. Index-index tersebut dimasukkan ke dalam manual mutu
plant yang terdapat pada lampiran.
o Menarik dokumen usang dan memusnahkannya.
o Mengontrol pendistribusian dokumen dan mendokumentasikan dalam catatan
mutu yang sudah disahkan.
o Mengadakan re-sosialisasi SOP yang berlaku di semua departemen.
o Mengontrol penomoran formulir yang berlaku.
· PT. X telah menugaskan salah seorang supervisor dari masing-masing
departemen yang dinilai capable untuk menjadi PIC document controller.
Tugas dari document controller tersebut yaitu memelihara segala dokumentasi
dari departemen masing-masing, termasuk cacatan mutu yang dibuat, SOP dan
instruksi kerja yang dibutuhkan pada setiap operasi yang ada.
Universitas Kristen Petra
47
· Membuat sasaran mutu/tujuan mutu dengan merevisi tujuan mutu yang
terdapat pada KPI. Revisi dilakukan oleh manajer departemen masing-masing
dengan persetujuan dari plant manager sehingga tujuan mutu yang baru ini
sesuai dengan kondisi dan situasi perusahaan.
· Membuat SOP FMEA sebagai SOP Tindakan Preventif untuk mendeteksi
kegagalan dan menetapkan tindakan-tindakan pencegahan yang dapat
dilakukan agar kegagalan tidak terjadi.
· Melengkapi SOP Pengendalian Dokumen dengan prosedur pengendalian
catatan mutu/quality record agar pengendalian dan pemeliharaan catatan mutu
dapat dijalankan dengan benar.
4.4.2. Tanggung Jawab Manajemen
Terdiri dari pasal-pasal berikut ini:
4.4.2.1.Komitmen Manajemen
Untuk menjamin kesadaran mutu dari seluruh anggota organisasi,
perusahaan berusaha untuk terus melakukan sosialisasi. Sedangkan mengenai
kebijakan mutu, penetapan tujuan mutu, kali ulang manajemen dan komitmen
perusahaan terhadap kepuasan pelanggan akan dijelaskan lebih lanjut di bawah
ini:
4.4.2.2.Fokus pada Pelanggan
Manajemen puncak PT. X telah berkomitmen penuh untuk selalu fokus
pada kepuasan pelanggan. Pada pasal ini hanya dibutuhkan kegiatan maintaining
kegiatan-kegiatan pelaksanaannya saja karena sudah dilakukan dengan baik
selama ini.
4.4.2.3.Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu telah ditetapkan dan dimasukkan ke dalam manual mutu
plant sebagai syarat yang terdapat pada ISO 9001: 2000.
Universitas Kristen Petra
48
4.4.2.4.Tujuan Mutu
Tujuan mutu atau sasaran mutu merupakan target kuantitas yang spesifik
dari setiap aktifitas yang dijalankan oleh masing-masing departemen yang
terdapat di PT. X. Tujuan mutu ini didapat dengan cara merevisi KPI yang didapat
dari pusat, karena beberapa parameter yang terdapat dalam KPI tidak sesuai
dengan kondisi perusahaan. Revisi target masing-masing departemen ini
dilakukan oleh manajer masing-masing departemen terkait untuk dan disesuaikan
dengan kondisi dan pencapaian perusahaan sekarang ini. Sasaran mutu plant dapat
dilihat pada manual mutu plant.
4.4.2.5.Kaji Ulang Manajemen
Selama ini kaji ulang manajemen dilakukan setiap tiga bulan sekali dengan
prosedur yang belum jelas. Untuk itulah dibuat SOP Kaji Ulang Manajemen yang
berisi tentang aturan dan prosedur dari kaji ulang manajemen (management
review), sekaligus juga alat yang digunakan untuk review dan pelaporan setiap
pencapaian yang didapat oleh masing-masing departemen yaitu Form
Department/Section Target Progress Report.
4.4.2.6.Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
PT. X telah menetapkan dan memenuhi persyaratan ISO 9001: 2000
mengenai SOP yang harus dipunyai, yaitu:
· SOP Pengendalian Dokumen
· SOP Audit Internal (mengikuti SOP Audit Internal dari pusat)
· SOP Tindakan Pencegahan (lewat SOP FMEA)
· SOP Tindakan Perbaikan (lewat SOP NCR)
· SOP Pengendalian Catatan Mutu (dimasukkan ke dalam SOP Pengendalian
Dokumen)
· SOP Pengendalian Produk Nonkonformans
4.4.2.7.Komunikasi Internal
Manajemen menjamin komunikasi internal, baik antar departemen maupun
antar divisi dapat berjalan dengan baik. Yaitu dengan cara penetapan cacatan
Universitas Kristen Petra
49
harian dan meeting yang terjadwal, sehingga komunikasi dapat berjalan dengan
baik dan benar.
4.4.2.8.Audit Internal
Manajemen puncak menjamin bahwa audit internal adalah sesuatu yang
sangat penting dan harus segera dilakukan. Koordinasi yang baik diharapkan
mampu mengatasi masalah yang dihadapi sehingga menghambat jalannya
kegiatan audit internal ini. Apabila audit internal dapat berjalan dengan baik,
maka hasil dari audit internal tersebut dapat digunakan sebagai salah satu input
untuk kaji ulang manajemen dan juga dapat digunakan untuk mengontrol proses
berjalannya sistem manajemen mutu agar senantiasa sesuai dengan standar yang
berlaku.
4.4.2.9.Wakil Manajemen (Management Representative)
Manajemen telah menunjuk Quality Assurance Officer sebagai wakil
manajemen untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan sistem manajemen mutu
dalam organisasi. Dalam tugasnya wakil manajemen telah bekerja dengan baik
untuk memelihara sistem manajemen mutu dan sekaligus menjadi jembatan antara
manajemen dan level di bawahnya agar pelaksanaan sistem manajemen dapat
berjalan dengan baik dan sesuai dengan standar. Wakil manajemen ini bertugas
melaporkan kinerja dari sistem manajemen mutu dan bertanggung-jawab langsung
kepada Plant Manager.
4.4.2.10.Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab Organisasi
Manajemen puncak telah menetapkan struktur organisasi yang berlaku
sekarang ini. Selain itu telah dilakukan perubahan job description untuk
menyesuaikan dengan kondisi yang ada.
4.4.3. Manajemen Sumber Daya
ISO 9001: 2000 memberi persyaratan dalam pasal ini supaya perusahaan
menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh sistem manajemen dan
Universitas Kristen Petra
50
memeliharanya supaya dapat digunakan dengan benar. Pasal ini terdiri dari
beberapa persyaratan, yaitu:
4.4.3.1.Penyediaan Sumber Daya
PT. X sudah menetapkan metode untuk penyediaan sumber daya yang
dibutuhkan sistem manajemen mutu dengan tujuan untuk kepuasan pelanggan dan
mengalokasikan sumber daya yang tersedia tepat waktu.
4.4.3.2.Sumber Daya Manusia
Pasal ini terdiri atas beberapa persyaratan, yaitu:
1. Persyaratan umum
PT. X telah menetapkan kebutuhan kompetensi dari setiap personel yang
dibutuhkan dalam organisasi, di mana di dalamnya terdapat kebutuhan
pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman untuk masing-masing
karyawan. Ketetapan kebutuhan kompetensi tersebut sudah didokumentasikan ke
dalam job specification dan dijadikan satu ke dalam job description masing-
masing personel.
2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
PT. X memastikan untuk selalu memperhatikan kebutuhan training bagi
karyawannya. Training sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi dan
keterampilan dari masing-masing personel.
Kesadaran karyawan akan pentingnya pekerjaan mereka sehubungan dengan
efektifitas sistem manajemen mutu masih kurang. Perbaikan bisa dilakukan
dengan memberikan training kualitas untuk para karyawan, khususnya karyawan
level bawah. Training kualitas diharapkan mampu meningkatkan quality
knowledge dari karyawan, sehingga secara otomatis dapat menimbulkan quality
awareness dari mereka dan merubah paradigma kualitas yang menggangap bahwa
kualitas adalah tanggung jawab dari Quality Assurance dan Quality Control saja.
Training bisa dilakukan melalui supervisor dari masing-masing bagian, namun
belum bisa direalisasikan disebabkan karena adanya keterbatasan waktu.
Universitas Kristen Petra
51
Evaluasi training yang menjadi persyaratan dalam pasal ISO 9001: 2000 ini juga
masih kurang di beberapa departemen. Sehingga efektifitas dari training yang
telah diberikan tidak dapat diketahui dengan jelas.
Dokumentasi untuk kegiatan training hanya terbatas pada jadwal training,
undangan training dan daftar hadir. Hal ini perlu diperbaiki di masa mendatang
jika training akan dilakukan.
3. Infrastruktur
PT. X telah memenuhi persyaratan dalam pasal ini dengan baik, penyediaan
sarana pendukung pemenuhan persyaratan produk telah dilakukan dengan baik,
baik dari penyediaan dan pemeliharaan bangunan, ruang kerja, sarana
telekomunikasi dan transportasi, juga sekaligus perangkat keras dan perangkat
lunak yang digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.
4. Lingkungan kerja
PT. X telah memenuhi kriteria persyaratan ini dengan cara menetapkan dan
memelihara lingkungan kerja yang baik dan memadai untuk setiap proses dalam
sistem manajemen mutu dan juga memastikan kenyamanan dan keamanan
lingkungan kerja bagi karyawan. Definisi lingkungan kerja yang sesuai untuk
proses operasional telah ditentukan dengan parameter yang jelas.
4.4.4. Realisasi Produk
Di dalam pasal ini, terdapat beberapa persyaratan yang tidak bisa dipenuhi
dalam sistem manajemen mutu PT. X dikarenakan beberapa pasal tersebut tidak
menjadi kewenangan dari PT. X. Sedangkan di bawah ini adalah persyaratan-
persyaratan yang bisa dipenuhi oleh PT. X:
4.4.4.1.Perencanaan Realisasi Produk
Dalam persyaratan ini, PT. X bekerja sama dengan Feed Tech Division
dalam hal catatan-catatan penerimaan produk, hasil sampling dan hasil validasi
penerimaan produk.
Universitas Kristen Petra
52
PT. X telah memberi pernyataan tentang pasal-pasal dalam ISO 9001: 2000
yang tidak dapat dipenuhi, dan memasukkan ke dalam manual mutu plant yang
terdapat pada lampiran.
4.4.4.2.Proses yang Terkait dengan Pelanggan
Semua proses yang terkait dengan pelanggan, seperti pencantuman
persyaratan-persyaratan, baik yang diminta oleh pelanggan maupun tidak telah
dilakukan oleh PT. X. Untuk peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang
diinginkan oleh pelanggan, PT. X bekerja sama dengan divisi lain di luar PT. X,
yaitu Feed Tech Division dan Marketing Division. Koordinasi perlu terus
ditingkatkan agar kepuasan pelanggan selalu dapat dipenuhi.
4.4.4.3.Komunikasi dengan Pelanggan
PT. X telah menetapkan prosedur komunikasi dengan pelanggan dalam
SOP Penanganan Keluhan Pelanggan dan menugaskan QA Officer sebagai
pemegang tanggung jawab dan wewenang dalam proses ini.
4.4.4.4.Ketentuan Produksi dan Pelayanan
1. Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan
PT. X menyediakan informasi yang terkait dengan karakteristik produk lewat
laporan harian. Instruksi-instruksi kerja telah dibuat dan terus dilakukan review
minimal satu tahun sekali. Untuk pemeliharaan alat telah dilakukan oleh
departemen maintenance.
2. Identifikasi dan kemampuan telusur
PT. X telah mendokumentasikan identifikasi unik dari setiap produk yang
diproduksi dalam kode-kode produksi dan kode-kode pakan dari setiap produk.
PT. X juga telah merencanakan untuk meningkatkan kemampuan telusur dengan
cara membuat kode pakan yang sama dengan cabang lain.
3. Penjagaan/pemeliharaan produk
PT. X telah menetapkan metode untuk pemeliharaan produk agar tetap sesuai
dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal, yaitu terdapat di
dalam Quality Planning(QP). Di dalam masa mendatang, diharapkan Quality
Planning bisa dilakukan oleh masing-masing PIC dari departemen yang
Universitas Kristen Petra
53
bersangkutan, dan hal ini menuntut kesadaran kualitas yang tinggi dari semua
anggota organisasi.
4.4.5. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan
Terdiri atas beberapa persyaratan berikut ini:
4.4.5.1.Persyaratan Umum
PT. X telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan
dalam klausul ini dengan baik. Teknik-teknik statistik telah dilakukan untuk
pengukuran dan analisa untuk membuktikan kesesuaian.
4.4.5.2.Pengukuran dan Pemantauan
Pasal ini terdiri atas:
1. Kepuasan pelanggan dan pemantauan
PT. X telah menetapkan metodologi untuk memperoleh informasi tentang
kepuasan/ketidakpuasan pelanggan. Baik berupa penerimaan formulir keluhan
pelanggan maupun dengan adanya customer care. Prosedur penanganan
pelanggan telah ditetapkan dalam SOP penanganan keluhan pelanggan.
2. Audit Internal
PT. X telah mempunyai prosedur resmi tentang pelaksanaan audit internal
perusahaan. Audit internal PT. X dilakukan dengan mengadopsi persyaratan-
persyaratan dari beberapa standar sistem mutu, yang telah dibahas pada awal
bab ini, yaitu ISO 9001: 2000, ISO 14000, GMP dan HACCP. Penjadwalan
pelaksanaan telah ditetapkan oleh Quality Assurance Officer, hanya saja
pelaksanaan audit internal ini mengalami hambatan, sehingga belum dapat
berjalan dengan optimal.
3. Pengukuran dan pemantauan proses-proses
PT. X telah membuat metode untuk pengukuran dan pemantauan proses yang
dijalankan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan membuat dan
melaksanakan Quality Planning harian yang dilakukan oleh Quality
Assurance Officer. Untuk lebih meningkatkan pemantauan proses, PT. X telah
menetapkan beberapa prosedur baru, yaitu SOP PDCA for Department
Target. Dalam SOP ini dijelaskan prosedur untuk membuat Form PDCA yang
Universitas Kristen Petra
54
digunakan untuk mengontrol kegiatan analisa yang telah dilakukan, hasil-hasil
eksperimen dan analisa yang telah dilakukan, sekaligus perencanaan kegiatan
berikutnya yang bertujuan untuk memperbaiki target yang masih belum bisa
dicapai.
Hasil pengukuran dan pemantauan proses didokumentasikan ke dalam
formulir, namun pelaksanaannya tidak maksimal karena masih ditemukan
banyak formulir yang tidak diisi.
4. Pengukuran dan pemantauan produk
PT. X tidak terlibat secara langsung dalam proses pengukuran dan pemantauan
produk, karena hal ini dilakukan oleh Feed Tech Division, sedangkan PT. X
sendiri hanya memperoleh informasi dari Feed Tech Division sebagai
pedoman untuk proses pembuatan dan pengeluaran produk.
5. Pengendalian produk nonkonformans
PT. X telah menetapkan prosedur penanganan produk nonkonformans. Setiap
produk nonkonformans yang terjadi akibat kesalahan produksi akan
dipertanggung jawabkan oleh organisasi.
6. Analisa data
Analisa data yang tepat sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengukur
dan memantau proses, produk maupun hal-hal lain yang berhubungan sistem
manajemen mutu perusahaan. PT. X telah melakukan analisa data untuk
mengukur tingkat kepuasan pelanggan, karakteristik produk dan proses.
Sedangkan analisa untuk supplier tidak dilakukan karena hal tersebut
merupakan wewenang dari Purchasing Division.
7. Peningkatan
Pasal ini mengatur tentang usaha peningkatan terus-menerus dari suatu
perusahaan. PT. X masih kurang dalam hal peningkatan ini, hal tersebut bisa
dilihat di bawah ini:
· Peningkatan terus-menerus
PT. X mempunyai kekurangan karena belum melakukan audit internal secara
lancar, hal ini sangat mempengaruhi proses review manajemen karena audit
internal merupakan bagian penting sebagai input dari proses review.
Universitas Kristen Petra
55
Untuk itu telah mulai dilakukan audit internal untuk memantau kesesuaian
penerapan sistem manajemen mutu di setiap departemen yang ada di PT. X.
Audit internal yang dilakukan mengacu pada beberapa standar mutu yang
diadopsi oleh PT. X, yaitu ISO 9001: 2000, ISO 14000, GMP dan HACCP.
Diharapkan untuk ke depannya audit internal dapat dilakukan secara berkala
sesuai dengan perencanaan yang sudah ditetapkan, sehingga dapat menjadi
input bagi manajemen untuk memperbaiki dan memelihara sistem mutu yang
sudah diterapkan.
Tujuan mutu yang terdapat di dalam KPI sudah direvisi sesuai dengan
kebijakan manager dan Plant Manager sehingga tujuan mutu yang baru telah
sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. SOP Management Review telah
disusun dan menunggu persetujuan dari manajemen untuk pengesahan dan
pelaksanaannya.
· Tindakan korektif
Tindakan perbaikan yang dilakukan berdasarkan NCR dan pencarian root-
case dengan bantuan tool fishbone diagram. Tindakan perbaikan yang diambil
berdasarkan analisa ini telah dapat mengatasi ketidaksesuaian yang selama ini
terjadi. Semua hasil dari tindakan perbaikan telah dicatat dalam cacatan mutu
dan telah disimpan.
· Tindakan preventif
PT. X telah menetapkan metode-metode untuk mendeteksi
ketidaksesuaian/kegagalan yang mungkin terjadi. Dengan adanya metode ini
diharapkan dapat meminimalisir ketidaksesuaian yang bisa terjadi. Metode
yang dipakai adalah analisa kritis, yang khusus dipakai untuk menganalisa
kegagalan yang mungkin terjadi pada mesin-mesin yang terdapat di feedmill.
PT. X telah menetapkan metode yang baru dalam hal ini, yaitu pemakaian
metode FMEA. Metode ini telah di muat dalam SOP Pembuatan FMEA dan
diharapkan pelaksanaanya dapat berjalan dengan baik sehingga maksud dan
tujuan dari penggunaan metode ini dapat tercapai.
Universitas Kristen Petra
56
4.5. Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X
Evaluasi akhir ini dilakukan untuk mengukur peningkatan efisiensi sistem
manajemen mutu PT. X setelah upaya-upaya perbaikan dilakukan. Langkah-
langkah evaluasi yang dilakukan diawali dengan mapping checklist evaluasi akhir
untuk membandingkan kondisi awal sistem manajemen mutu dengan kondisi
setelah perbaikan dengan penilaian sesuai dengan kriteria penilaian yang terdapat
pada tabel 4.1.
4.5.1. Analisa dan Penilaian Kondisi Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X
Sesuai dengan kriteria penilaian yang ada, kondisi akhir sistem manajemen
mutu PT. X berdasarkan persyaratan umum dari ISO 9001: 2000 adalah sebagai
berikut:
Tabel 4.5. Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu
Universitas Kristen Petra
57
Tabel 4.5. Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
GeneralRequirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Kebijakan mutu telahditetapkan, sudah
dimasukkan dalam manualmutu dan relevan denganvisi dan misi perusahaan,hanya saja sosialisasinya
kurang
3
Kebijakan telahdiperbaharui dan
dimasukkan ke dalammanual mutu plant.Sosialisasi belum
dilakukan
3
Sasaran mutu terdapatdalam KPI, namun belum
disesuaikan dengankondisi perusahaan
2
Target departemen telahdirevisi oleh manajer untuk
menyesuaikan dengankondisi plant. Dan
dimasukkan ke dalammanual mutu
3
Identifikasi prosedur telahdilakukan dengan cukupbaik, dan terus dilakukan
perbaikan untukmendukung peningkatan
SMM
4
Perbaikan danpemeliharaan dokumen
terus dilakukan. Terdapatbeberapa prosedur baru
yang bertujuan untukpeningkatan
4
Sudah ada penetapanmanagement
representative dan qualityassurance. Sedangkan
untuk document controllerpada masing-masingbagian belum ditunjuk
2
Sudah ada penunjukandocument controller di
masing-masingdepartemen
3
Perencanandan
identifikasi
Sudah ada strukturorganisasi dan job
description, namun jobdescription harus direvisikarena adanya beberapa
perubahan.
2Job Description sudah
direvisi dan disesuaikandengan kondisi aktual
3
Penyediaan sumber daya,baik material, tenaga kerja
dan infrastruktur sudahbaik.
3
Pemeliharaan sumberdaya, material, tenagakerja dan infrastrukturberjalan dengan baik
3
Kesadaran karyawanmasih terbatas hingga
level supervisor,sedangkan kesadaranlevel bawah masing
kurang
2Kesadaran karyawan
rendah, perlu diadakantraining kualitasPenerapan
Penunjukkan managementrepresentative telahdilakukan. Sudah
dilakukan dengan baikoleh QA Officer.
3
Pemeliharaan SMM olehmanagement
representative telahberjalan dengan baik,
namun masih adakoordinasi yang kurang
3
Universitas Kristen Petra
58
Tabel 4.5. Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
GeneralRequirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Penetapan PIC documentcontroller belum dilakukan 1
Penunjukandocument controller
sudah dilakukan,namun kinerjanya
belum bagus.
2
Pelatihan sudah dilakukansesuai dengan kebutuhan.Penjadwalan training dan
evaluasi perlu dilakukan agartepat sasaran
3
Mapping trainingneed sudah
dilakukan namunevaluasi belum
dilakukan denganbaik di beberapa
departemen
3
Metode untuk mengujiefektifitas banyak yang belum
dilakukan.2
Audit internal sudahmulai dilakukan
namun belum dapatberjalan lancar.Sudah ada SOP
Pembuatan FMEA.
2
Penerapan
Penerapan SMM sudahdilakukan cukup baik 3
Perbaikan untukSMM terusdilakukan.
3
Sudah ada pendokumentasianuntuk visi dan misi, kebijakan
mutu serta value. Namunbelum ada manual mutu,
termasuk di dalamnya tujuanmutu.
1
Manual mutu sudahdibuat, kebijakanmutu baru telah
dibuat, tujuan mututelah direvisi oleh
para manajer3
Dokumentasi
Sudah ada SOP, WI danformulir-formulir. Namun
penomoran formulir belumdilakukan untuk semua formulir
yang beredar
3
SOP dan WI telahdiperbaharui,
penomoran formulirtelah dilakukan,namun masih
terdapat kesalahan-kesalahan kecil yang
dibuat.
3
Pemantauandan
peningkatanberkelanjutan
Audit internal belum dijalankandengan baik 2
Audit internal telahdijalankan, namun
belum dapat berjalandengan baik
2
Universitas Kristen Petra
59
Tabel 4.5. Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
GeneralRequirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Penetapan PIC documentcontroller belum dilakukan
1
Penunjukan documentcontroller sudahdilakukan, namunkinerjanya belum bagus. 2
Pelatihan sudah dilakukansesuai dengan kebutuhan.Penjadwalan training danevaluasi perlu dilakukanagar tepat sasaran 3
Mapping training needsudah dilakukan namunevaluasi belumdilakukan dengan baikdi beberapa departemen 3
Metode untuk mengujiefektifitas banyak yangbelum dilakukan.
2
Audit internal sudahmulai dilakukan namunbelum dapat berjalanlancar. Sudah ada SOPPembuatan FMEA. 2
PenerapanPenerapan SMM sudahdilakukan cukup baik 3
Perbaikan untuk SMMterus dilakukan. 3
Sudah adapendokumentasian untukvisi dan misi, kebijakanmutu serta value. Namunbelum ada manual mutu,termasuk di dalamnyatujuan mutu. 1
Manual mutu sudahdibuat, kebijakan mutubaru telah dibuat, tujuanmutu telah direvisi olehpara manajer
3Sudah ada SOP, WI danformulir-formulir. Namunpenomoran formulir belumdilakukan untuk semuaformulir yang beredar
3
SOP dan WI telahdiperbaharui,penomoran formulirtelah dilakukan, namunmasih terdapatkesalahan-kesalahankecil yang dibuat. 3
Masih ditemukan SOP yangusang, adanya proseduryang belum dibuat dalamSOP. Dan masih ditemukanformulir yang belum diisi 2
SOP usang sudahditarik, masih banyakformulir yang belum diisidengan baik
2
Dokumentasi
SOP Pengendalian CatatanMutu (Quality Record) danSOP Tindakan Preventifbelum ada
2
Pengendalian catatanmutu dimasukkan kedalam SOPPengendalianDokumen, Sudah dibuatSOP FMEA untukmendeteksi kegagalandan cara-cara untukmencegah 3
Pemantauandan
peningkatanberkelanjutan
Audit internal belumdijalankan dengan baik
2
Audit internal telahdijalankan, namunbelum dapat berjalandengan baik
2
Universitas Kristen Petra
60
Tabel 4.5. Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)
GeneralRequirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai
Ada eksternal audit darikantor pusat setiap satu
tahun sekali, namunpersyaratan yang diminta
belum detil
3
Eksternal audit darikantor pusat tetap
dijalankan dan sudahdijadwal untuk periode
2006. Persyaratan yangdiminta dari tahun ke
tahun mengalamipengetatan
4
Management reviewdilakukan setiap tiga bulansekali, namun belum adaprosedur yang rmengatur
2
SOP ManagementReview telah dibuat.Termasuk alat untukmengkaji pencapaian
target
3Pemantauan
danpeningkatanberkelanjutan
Terdapat analisa untukpeningkatan berkelanjutan,baik untuk proses, produk
maupun personel
3
Analisa yang dibuatdigunakan untukmenindaklanjuti
ketidaksesuaian dandibuat langkah-langkahperbaikan. Telah dibuat
SOP PDCA untukmembantu analisa yang
dilakukan
3
Kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X menurut tiap-tiap persyaratan
umum ISO 9001: 2000 setelah dilakukan perbaikan dijelaskan dalam tabel sebagai
berikut:
Tabel 4.6. Kesesuaian Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. XNo Persyaratan umum Kesesuaian (%) Arti
1. Perencanaan dan identifikasi 78.57 Baik
2. Penerapan 64.28 Baik
3. Manajemen data dandokumentasi 68.75 Baik
4. Pemantauan dan peningkatanberkelanjutan 75 Baik
Rata-rata 71.65 Baik
Berikut ini adalah grafik kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X setelah
perbaikan dilakukan:
Universitas Kristen Petra
61
Grafik Kesesuaian Akhir SMM PT. X
78.5764.28 68.75 75
0
20
40
60
80
100
1 2 3 4
Persyaratan Umum ISO 9001: 2000
Kesesuaian(%)
Gambar 4.7. Grafik Kesesuaian Kondisi Akhir SMM PT. X
Jadi ketidaksesuaian yang terjadi pada tiap-tiap persyaratan umum sistem
manajemen mutu ISO 9001: 2000 PT. X setelah dilakukan perbaikan adalah
sebagai berikut:
1. Perencanaan dan identifikasi : 21.43%
2. Penerapan : 35.72%
3. Manajemen data dan dokumentasi : 31.25%
4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan : 25%
Dari hasil evaluasi akhir di atas, terlihat bahwa dengan adanya upaya-upaya
perbaikan yang dilakukan, efektifitas sistem manajemen mutu dapat ditingkatkan.
Peningkatan efektifitas tersebut terdapat di semua general requirement ISO 9001:
2000. Di bawah ini adalah histogram untuk menggambarkan peningkatan
efektifitas yang didapatkan, dimana grafik batang sebelah kiri menggambarkan
keadaan awal kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X berdasarkan ISO 9001:
2000 dan grafik batang sebelah kanan menggambarkan keadaan kesesuaian sistem
manajemen mutu PT. X setelah upaya-upaya perbaikan dilakukan. Histogram
perbandingan kesesuaian tersebut seperti di bawah ini:
Universitas Kristen Petra
62
Perbandingan KesesuaianSistem Manajemen Mutu PT. X
50
68.7575
64.28 60.71 62.5
78.5764.28
0102030405060708090
1 2 3 4Persyaratan Umum ISO 9001: 2000
Kesesuaian(%)
Before After
Gambar 4.8. Grafik Perbandingan Kesesuaian SMM PT. X
Grafik perbandingan kesesuaian sistem manajemen mutu di PT. X di atas
menunjukkan adanya peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu pada semua
kriteria persyaratan umum ISO 9001: 2000. Peningkatan yang terjadi adalah
sebagai berikut:
1. Perencanaan dan identifikasi
Upaya perbaikan yang dilakukan selama ini mampu meningkatkan kesesuaian
sebesar 14.29%. Dimana kondisi awal mempunyai kesesuaian sebesar
64.18%, meningkat menjadi 78.57%.
2. Penerapan
Upaya perbaikan yang dilakukan untuk memperbaiki penerapan sistem
manajemen mutu PT. X meningkatkan kesesuaian sebesar 3.57%. Dimana
kondisi awal sebelum perbaikan memiliki kesesuaian sebesar 60.71% menjadi
64.28%. Peningkatan yang hanya 3.57% ini menunjukkan bahwa penerapan
sistem manajemen mutu di PT. X mengalami banyak hambatan sehingga
langkah perbaikan yang dilakukan belum menemui sasaran yang tepat. Hal ini
Universitas Kristen Petra
63
dikarenakan kurangnya kesadaran kualitas dari karyawan yang menyebabkan
pelaksanaan menjadi terhambat.
3. Manajemen data dan dokumentasi
Perbaikan document control center, prosedur dan manual mutu meningkatkan
efektifitas manajemen data dan dokumentasi PT. X sebesar 18.75%. Pada
kondisi awal sebelum perbaikan, manajemen data dan dokumentasi sistem
manajemen mutu PT. X memiliki kesesuaian sebesar 50%, yang berarti bahwa
manajemen data dan dokumentasi yang dilakukan PT. X cukup memenuhi
persyaratan namun masih terdapat banyak kekurangan. Setelah perbaikan
dilakukan, kesesuaian manajemen data dan dokumentasi PT. X meningkat
menjadi 68.75% yang berarti bahwa perbaikan yang dilakukan dapat
memperbaiki status “cukup” menjadi “baik”.
4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan
Upaya perbaikan dalam pemantauan sistem manajemen mutu dapat
meningkatkan kesesuaian sebesar 12.5%. Kondisi awal pemantauan dan
peningkatan berkelanjutan yang dilakukan PT. X mempunyai kesesuaian
sebesar 62.5% menjadi 75%.
Dengan demikian, rata-rata sistem manajemen mutu PT. X mengalami
peningkatan sebesar 12.28%, atau dari rata-rata kesesuaian sebelum perbaikan
yaitu sebesar 59.37% meningkat menjadi 71.65%.
Perbaikan yang telah dilakukan senantiasa harus terus dipelihara agar efektifitas
sistem manajemen mutu dapat terus meningkat.