Upiti u Microsoft Access-u Učenici:• Milena Nedović• Danilo Stanimirović• Aleksandra ŠmalceljMentor:• Dejan Pejčić

Ekonomska škola NišIVf1

Microsoft Access

Microsoft Access je Microsoft-ov program za upravljanje relacijskim bazama podataka.Da bi se okvalifikovala kao potpun sistem za upravljanje relacionom bazom podataka (relation database management system, RDBMS), aplikacija mora da izvršava sledeće osnovne funkcije, od kojih svaka ima sopstvenu prezentaciju za korisnika:

» Organizacija podataka» Povezivanje tabele i izdvajanje podataka» Unos i uređivanje podataka» Prikazivanje podataka» Makroi» Moduli» Bezbednost» Štampanje

Organizacija podataka

Povezivanje tabela i izdvajanje podataka Koristi upite (eng.queries) za povezivanje

više tabela prema relacijama između podataka i izradu virtuelnih (privremenih) tabela, koje se nazivaju zapisi, a sadrže izabrane podatke koji se čuvaju u memoriji računara ili u privremenim datotekama na disku.

Obuhvata izradu i rukovanje tabelama koje sadrže podatke u konvencionalnom tabelarnom formatu (red-kolona ili format aplikacija za tabelarne proračune), koju Access naziva prikaz Datasheet.

Unos i uređivanje podataka

Prikazivanje podatakaPrikazivanje podataka zahteva izradu

izveštaja koji možete da pregledate, štampate ili objavljujete na Internetu. Dijagrami I grafikoni prikladno sumiraju podatke za one koji imaju ,,uopšten” pristup.

Iako je obrazac najbolji objekat koji možete koristiti za unos podataka, naročito ako Access bazu podataka koristi više korisnika, podatke možete direktno uneti i uređivati u tabeli.

MakroiMakroi su sekvence aktivnosti, koje

automatizuju operacije nad bazom podataka koje se ponavljaju.

ModuliModuli su kontejneri za funkcije i procedure,

koji su napisani u programskom jeziku VBA.Funkcije VBA koristite da bi izvršili složenija izračunavanja od onih koja se mogu lako izložiti pomoću niza konvecionalnih matematičkih simbola. VBA potprograme izvršavate tako što ih pridružujete odgovarajućim događajima, kao što je pritisak na dugme pomoću tastera miša, koji se dešava kada je aktivni objekat neki obrazac ili strana.

Bezbednost

ŠtampanjeŠtampanje vam dopušta da odštampate

praktično sve što možete da pregledate u radnom režimu programa Access.

Bezbednost sačinjavaju funkcije koje su dostupne kao stavke menija i preko VBA potprograma. U višekorisničkom okruženju, gde druge osobe koriste vašu aplikaciju baze podataka, grupi korisnika ili pojedincima možete da dodelite pristpup, ali i da ograničite njihove mogućnosti za pregled ili modifikaciju objekata u bazi podataka.

Upoznavanje upita

Upiti su objekti baze podataka koji vam omogućavaju da izdvajate podatke iz baze podataka da biste ih koristili u druge svrhe- kao izvor podataka koji se koriste za štampani izveštaj, na primer, ili da dobijete listu stavki koja će se koristiti za kontrolu traženja na obrascu za unos podataka. Upit može da se zasniva na jednoj ili više povezanih tabela. Pored polja koja se izvlače direktno iz tabela, upit može takođe da sadrži polja izračunavanja koja transformišu podatke-dodaju, na primer, porez iznosu računa ili izvode statističku analizu nad grupom zapisa koji su izvučeni iz više tabela.

Access vam omogućava da pravite više tipova upita. Najčešći je upit biranja koji izvlači informacije iz jedne ili više tabela. Možete takođe da napravite upit unakrsnih tabela, koji grupiše i sumira informacije u formatima redova i kolona slično kao što radi Pivot Table u Excelu. Neke od najmoćnijih stvari koje možete da uradite sa Accessom uključuje upite radnje, koji menjaju podatke tabele nad kojom se vrši upit na osnovu kriterijuma koje definišete u upitu.

Kao što je sadržano u nazivu, svrha upita biranja je da sakupi podatke iz jedne ili više tabela i da ih predstavi u formatu koji možete da snimite kao deo samog upita.Upiti biranja mogu da uključe sledeće elemente:• Polja izvučena iz jedne ili više tabela ili upita. Upit

možete da zasnivate na drugom upitu. Access koristi definisane relacije da poveže polja iz različitih izvora i da pronađe relevantne veze između podataka. Možete takođe da definišete nove relacije između tabela i/ili upita i definišete ih kao deo upita.

• Polja izračunavanja • Zbirove• Kriterijume biranja• Uputstva za sortiranje• Skrivena polja, koja su uključena zbog definisanja

kriterijuma ili uputstva za sortiranje, ali nisu prikazana u rezultatima upita.

Upiti biranja

Kada snimite upit, snimili ste uputstva za izvlačenje i prikazivanje zapisa iz baze podataka, ne i same zapise. Na taj način, pokretanjem snimljenog upita uvek dobijate ažurirani skup podataka. Sledeća slika pokazuje upit biranja koji kombinuje podatke dve tabele:

Prikazu Design upit sadrži dva okna: gornje okno sadrži liste polja za svaku tabelu i relacije između izvora podataka. Donje okno sadrži rešetku sa jednom kolonom za svako polje koje čini upit. Kada projektujete upit, možete da prevučete naziv polja direktno iz listi u gornjem oknu, ili možete da birate iz padajućih listi koje se pojavljuju kada aktivirate datu kolonu u rešetki.U redovima ispod naziva svakog polja možete da vidite odrednice koje jasno određuju sadržaj upita:

• Red Table pokazuje odakle polje potiče. Podrazumeva se da je ovaj red vidljiv.

• Red Total vam omogućava da zadate operacije koje se izvode na polju - Sum, Average itd. Ovaj red je obično skriven. Podrazumevani izbor je Group By, što prikazuje sve vrednosti u izabranom polju bez izvođenja kalkulacija.

• Red Sort određuje da li će se kolona koristiti za sortiranje i , ako hoće, da li će sortiranje biti u rastućem ili opadajućem redosledu. Ako redosled sortiranja odredite u više kolona, Access sortira po svakoj koloni , idući sleva nadesno.

• Red Show sadrži znak potvrde za svako polje koje će biti prikazano kao deo rezultata upita. Uklonite ovaj znak potvrde kada želite da koristite polje za sortiranje i filtriranje, ali ne želite da se pojavi u prikazu Datasheet.

• Redovi Criteria sadrže jedan ili više izraza kriterijuma za određivanje koji zapisi će biti uključeni u upit.

Upiti unakrsnih tabela

Drugi tip upita, poznat kao unakrsne tabele, transformiše podatke u obliku zapisa u zbirni prikaz koji podseća na Excelov radni list.

Upiti izvršenja

Upit izvršenja potencijalno menja podatke u postojećoj tabeli ili stvara novu tabelu. Access vam omogućava da napravite četiri vrste upita izvršenja:

- upit ažuriranja,- upit pravljenja tabele,- upit dodavanja i- upit brisanja.

Izvršavanje upita radnje može u potpunosti i nepovratno da upropasti vaše podatke i u većini slučajeva posledice upita radnje se ne mogu poništiti. Ako neoprezno pokrenete upit radnje koji se ne ponaša kao što očekujete, može se desiti da teško ili nikako ne uspete da povratite originalne podatke. Zbog toga bi trebalo da obratite veliku pažnju prilikom projektovanja i izršavanja upita radnje.

UPOZORENJEUPOZORENJE

Upiti parametra

• Snimanje upita obično uključuje sve kriterijume koje ste definisali za taj upit.Svaki put kad otvorite upit parametara, Access prikazuje okvir za dijalog koji od vas traži da unesete deo podataka koji će se koristiti kao kriterijumi biranja u tom upitu. Traženje ulaznih vrednosti definišete kao deo opisa upita.

• Da biste napravili upit parametara, otvorite upit u prikazu Design i pritisnite u polje Criteria za polje u kome želite da dodate kriterijume biranja. Na mestu gde se obično stavljaju konstantne vrednosti, izraz bi u uglastim zagradama trebalo da sadrži tekst koji želite da se pojavi kao objašnjenje kakva ulazna vrednost se traži, što možemo videti na primeru sa sledeće slike:

• Kada otvorite upit parametara, Access prikazuje okvir za ulaznu vrednost koji traži da se unese parametar biranja u interaktivnom postupku. Vrednost koju korisnik unosi u okvir postaje kriterijum biranja za upit.

• Da biste defenisali početak i kraj opsega brojeva ili datuma, koristite dva parametra u jednom izrazu, kao što je Between[unesite početni datum]And[unesite završni datum]. Kada pokrenete upit sa više parametara, Access prikazuje ulazni okvir za dijalog za svaki od njih.

SAVET:

Izraz koji unosite u red Criteria upita parametara može da sadrži veću količinu teksta, posebno ako uključite više zahteva ulaznih vrednosti. To može da oteža unos i uređivanje kriterijuma u rešetki upita. Ako je izraz samo nekoliko znakova širi od aktivne kolone, proširite kolonu koja sadrži izraz povlačenjem desne ivice zaglavlja kolone. Za posebno dugačke i komplikovane izraze pritisnite Shift + f2 da otvorite prozor Zoom za unošenje ili uređivanje izraza.

KREIRANJE UPITA

Kao i kod tabela da bismo kreirali upit moramo otvoriti upit grupu i odabrati New Query gde imamo više izbora:

• Design View- Otvara prazan upit u koji sami moramo postavljati polja koja želimo u njemu.

• Simple query wizard- Čarobnjak koji ubrzava i pojednostavljuje proces odabira polja u upitu.

• Crosstab query wizard- Čarobnjak koji kreira crosstab upite.

• Find Duplicates query wizard- Čarobnjak koji stvara upit iz jedne tabele ili upita, a prikazuje podatke koji imaju istu vrednost u nekom polju i dr.

Radi jednostavnosti kreiranja upita možete izabrati Simple query wizard gde je postupak kreiranja sledeći:

- Iz Table/Query kućice odaberemo tabele ili upit iz kojeg želimo videti polja.

- Iz Avaliable fields liste odaberemo polja iz te tabele koja će se nalaziti u upitu tako da označimo polje i stisnemo dugme za prebacivanje. Ova dva koraka možemo ponavljati dok nismo odabrali sva polja iz svih tabela koje želimo. Potom kliknemo na Next.

- Potom dajemo naziv upitu i pri dnu ekrana biramo da li želimo videti rezultate upita ili želimo još doterati dizajn upita.

- Nakon ovog čarobnjaka upit bi prikazao sva odabrana polja i zapise iz svih odabranih polja. Da bi gledali određene zapise moramo još postaviti kriterijume po kojima će oni biti prikazani, stoga moramo otvoriti upit u Design View prikazu i uneti željene kriterijume razvrstavanja podataka.

Kako odabrati željene podatke u upitu ?

Zapise izvlačimo korišćenjem kriterijuma. Kriterijum je uslov koji postavljamo u Criteria polje na dnu Design površine (prozora). Nakon postavljanja kriterijuma u rezultatima upita će biti prikazani samo oni zapisi koji zadovoljavaju taj uslov. Kriterijum se može pisati u obliku izraza pomoću Expression buildera ili se može samo uneti u polje koje je predviđeno za to. Kriterijume možemo kombinovati u poljima Criteria i Or (ako koristimo dva kriterijuma u Criteria polju operator između njih je And ili ako kriterijum unosimo u Or polje tamo je operator ili, što kombinujemo po potrebi).

Korišćenje EXPRESSION BUILDERA

Expression builder pozivamo pritiskom na polje koje se nalazi iznad upita koji kreiramo. To polje predstavlja Build opciju. Nakon toga će nam se otvoriti Expression builder prozor koji je sačinjen od tri dela:

1. Gornji deo se zove Expression box i njemu gradimo izraz.2. Srednji deo je lista operatora koje ubacujemo u izraz tako

da kliknemo na njega kada se nalazimo na mestu u izrazu gde ga želimo ubaciti.

3. Donji deo se takođe sastoji od 3 dela:• Levi deo u kojem se nalaze objekti baze podataka,

funkcije, konstante, operatori i uobičajeni izrazi• Srednji deo je lista specifičnih elemenata za odabrano

mesto u levom delu• Desni deo je lista vrednosti za elelement koji je

izabran u srednjem delu

Expression box

Lista operatora

Levi deo

Srednji deo

Desni deo

Uvod u kriterijume upita

Kriterijumi upita u programu Microsoft Office Access predstavljaju pravilo koje identifikuje zapise koje želite da obuhvatite rezultatom upita. Nije neophodno da svi upiti sadrže kriterijume, ali ako ne želite da pregledate sve zapise koji su uskladišteni u osnovnom izvoru zapisa. U upit morate da dodate kriterijume prilikom njegovog dizajniranja.

Najčešći delovi od kojih se gradi izraz za numerička i datumska polja su operatori poređenja:

<, manje od, >, veće od,

<=, manje od ili jednako,>=, veće od ili jednako, <>, različito od i

=, jednako.

.

Pored toga u Accessu možete da napravite dodatno poređenje koristeći ključnu reč Between. Ta reč iskazuje opseg broje koji se poredi sa vrednošću polja

Možete takođe da koristite logičke operatore And, Or i Not. Ako su dva izraza povezana sa And, operacije je tačna samo ako su oba izraza tačna. Nasuprot tome, operacija Or je tačna ako su bilo koji ili oba izraza tačna. Operacija Not daje suprotnu vrednost izraza ispred koga stoji- tačno, ako je izraz netačan ili netačno ako je izraz tačan.

Konačno, za tekstualna polja, koristite operator Like. Ako u okvir Criteria datog polja unesete tekstualni string, Access automatski dodaje operator Like i stavlja string između navodnika.

.

SAVET:

U Accessovim kriterijumima ne sme biti grešaka u pisanju, ali nije važnoi da li se piše malim ili velikim slovima. Ako unesete operator kao što je Between ili And, Access automatski podešava razmak i pretvara slova ključne reči u velika kada izađete iz okvira ulaza.

Kao što se može videti, kriterijumi mogu bitno da se razlikuju, u zavisnosti od tipa podataka polja nakoja se primenjuju, kao i od specifičnih zahteva koje imate. Neki kriterijumi su jednostavni i koriste osnovne operatore i konstante. Drugi su složeni, koriste funkcije, specijalne operatore i sadrže reference na polja

Ukoliko se kriterijumi polja ne menjaju, a vrednosti za koje ste zainteresovani se često menjaju, možete da kreirate parametarski upit. Takav upit od korisnika traži da unese vrednosti polja, a zatim te vrednosti koristi za kreiranje kriterijuma upita. Više informacija o parametarskim upitima biće u daljem izlaganju, a evo i nekih primera kreiranja kriterijuma u upitima:

Funkcije date & time/text

Access nudi različite funkije za rad sa datumima i vremenima. VBA ima nekoliko funkcija Date/Time kao, na primer, DateAdd i DateDiff, koje pojednostavljuju proračun vrednosti datuma.

Sledeće tabele sadrže spisak funkcija koje rukuju poljima, čiji je tip podataka Text i koji odgovara tipu podataka string u VBA.

Kreiranje parametarskog upita

Upiti su korisni za rad samo sa onim poljima iz tabele koja su u bliskoj vezi sa zadatkom. Za dalje ograničavanje podataka sa kojima radite na osnovu vrednosti u polju koristite kriterijume u upitu. Kriterijumi predstavljaju pravila koja uključujete u dizajn upita. Ako želite da se pri svakom pokretanju upita od vas zatraži vrednost ili obrazac, možete da kreirate parametarski upit.

Kreiranje parametarskog upita je podjednako jednostavno kao i kreiranje upita koji koristi kriterijume. Možete da dizajnirate upit koji će od vas tražiti deo neke informacije, npr. broj dela, ili više informacija, npr. dva datuma.Parametarski upit će za svaki parametar prikazati poseban dijalog koji od vas traži vrednosti tih parametara.

Koraci u kreiranju parametarskog upita:

1. Kreirajte upit za izdvajanje, a zatim ga otvorite u prikazu dizajna.

2. U red Criteria polja na koje želite da se parametar primeni, između uglastih zagrada upišite tekst koji želite da se prikaže u dijalogu parametra kao što možete videti na sledećoj slici:

Unošenjem oznake željenog odeljenja (u primeru navedenog IVF1), dobićemo prikaz učenika koji su deo tog odeljenja:

Pokretanjem parametarskog upita vaš prozor će imati sledeći izgled:

Određivanje tipova podataka parametara

U Accessu je Text podrazumevani tip podatka za parametre. Ako će se parametar koristiti kao kriterijum u koloni upita tipa Date/Time ili Number, morate svakom parametru koji se upisuje u okvir za dijalog Enter Parameters Vaule dodeliti tip podatka. Tipovi podataka određuju se u okviru za dijalog Query Parameters. Ako imate više parametara, oni mogu biti istog ili različitog tipa.

ZaključakCilj projektovanja upita za izbor podataka jeste da se

sirovi podaci konvertuju u korisne informacije. Projektovanje upita za podršku u odlučivanju u proizvodnim aplikacijama baza

podataka, predstavlja kombinaciju umetnosti i nauke.Primenite intuiciju i induktivan pristup kada projektujete

upite za podršku u odlučivanju. Access olakšava promenu načina prikazivanja vaših upita u pogledu Datasheet. Kao i kada su u pitanju muzika, slikarstvo, igra i druge grane umetnosti, vežbanje i eksperimentisanje je ključno za umetnost upita. Ovo je posebno tačno kada projektujete upite koji predstavljaju izvor podataka za izvedene tabele (PivotTables) i izvedene dijagrame (PivotCharts). Naučni deo projektovanja upita jeste optimizovanje performansi upita. Sve proizvodne aplikacije baze podataka isporučuju skupove rezultata upita posredstvom neke vrste mreže, obično lokalne mreže (Local Area Network, LAN), ali češće posredstvom oblasne mreže (Wide Area Network, WAN), kao što je Internet.

Performanse upita koji se izvršavaju na mreži LAN, a posebno na mreži WAN zavise od mnoštva faktora, od kojih je najvažniji saobraćaj na mreži , a zatim tip veza u mreži. Iako je širokoprusni pristup Internetu postao veoma rasprostranjen, većina korisnika Interneta i dalje uspostavlja vezu preko komutiranih modema. Čak i ako pišete upite koji bi trebalo da se izvršavaju na jednom PC-ju, planirajte korišćenje vaše aplikacije u mrežu.

Kada su u pitanju podaci na mreži, što ih je manje to je bolje. Ograničite količinu podataka, koje vaš upit vraća, samo na one koji su neposredno potrebni vašoj aplikaciji. Količinu podataka, koju „preko žice“ šaljete do baze podataka na PC-ju korisnika, možete da minimizujete na dva načina- postavljanjem preciznih kriterijuma i ograničavanjem broja kolona.

Naučna strana projektovanja upita zahteva detaljnu analizu i deduktivno zaključivanje. Prilikom projektovanja sopstvenih upita imajte na umu ova osnovna pravila koja su prikazani u lekciji u „Upiti u Access-u“, kako bi ostvarili što bolje rezultate.