UNIVERZITET z a p o s l o v n e s t u d i j eINFORMACIONE TEHNOLOGOJE

SEMINARSKI RADPredmet: Upravljanje IT projektimaTema: Upravljanje komunikacijama na projektu

Mentor: Prof.dr Ilija ui Student: Novica Cvijanovi

Sadraj:Uvod31. Identifikovanje interesnih grupa51.1. Identifikovanje interesnih grupa: ulazi71.2. Identifikovanje interesnih grupa: alati i tehnike81.3. Identifikovanje interesnih grupa: izlazi92. Planiranje komunikacija102.1. Planiranje komunikacije: ulazi122.2. Planiranje komunikacije: alati i tehnike122.3. Planiranje komunikacije: izlazi153. Distribucija informacija163.1. Distribucija informacija: ulazi173.2. Distribucija informacija: alati i tehnike183.3. Distribucija Informacija: izlazi184. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa194.1. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa: ulazi214.2. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa: alati i tehnike224.3. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa: izlazi235. Izvjetavanje o realizaciji245.1. Izvjetavanje o realizaciji: ulazi265.2. Izvjetavanje o realizaciji: alati i tehnike275.5. Izvjetavanje o realizaciji: izlazi296. Literatura31

UvodUpravljanje komunikacijama na projektu ukljuuje procese potrebne za obezbijeivanje pravovremenog i odgovarajueg stvaranja, prikupljanja, distribucije, skladitenja, korienja i krajnjeg brisanja projektnih informacija. Voe projekta provode veinu svog vremena u komuniciranju sa lanovima tima is a ostalim interesnim grupama projekta, bilo da su interni (sa svim organizacionim nivoima) ili izvan organizacije. Efektivna komunikacija stvara most izmeu raznih interesnih grupa ukljuenih u projekat, povezujui ljude sa raznim kulturnim i organizacionim porijekolom, razliite nivoe strunosti kao i razliite poglede na projekat i interese za njegovo izvoenje i konani ishod. Na slici 1 predstavljen je pogled procesa u upravljanju komunikacijama na projektu koji ukljuuje sljedee: 1. Identifikovanje interesnih grupa Proces odreivanja svih ljudi ili organizacija na koje projekat ima uticaj i dokumentovanje odgovarajuih informacija koje se odnose na njihove interese, angaovanje i uticaj na uspjeh projekta. 2. Planiranje komunikacija Proces odreivanja potreba za informacijama interesnih grupa projekta i definisanje pristupa u komunikaciji. 3. Distribucija informacija Proces kojim se omoguava da odgovarajue informacije budu dostupne interesnim grupama projekta kao to je planirano. 4. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa Proces komunikacije i saradnje sa interesnim grupama kako bi se ispunile njihove potrebe i kako bi im se uputila obavjetenja o aktuelnim temama. 5. Izvjetavanje o realizaciji Proces sakupljanja i distribucije informacija o uinku. On ukljuuje izvjetaj trenutnog stanja, mjerenje napretka i predvianje.

Slika 1. Kratak pregled upravljanja komunikacijama na projektu

Dati procesi djeluju uzajamno jedan na drugi, a u meudejstvu su i sa procesima iz ostalih podruja znanja. Svaki proces se pojavljuje najmanje jednom u svakom projektu, u jednoj ili vie projektnih faza, ako je projekat podijeljen na faze. Iako su procesi ovdje predstavljeni kao nezavisne komponente sa dobro definisanim vezama, u praksi oni mogu da se preklapaju i meusobno djeluju na nain koji ovdje nije detaljno opisan. Komunikacione aktivnosti imaju mnogo potencijalnih dimenzija ukljuujui: Unutranju (unutar projekta) i spoljanju (korisnici, ostali projekti, mediji, javnost); Formalnu (izvjetaji, dopisi, upustva) i neformalnu (elektronska pota, rasprave o temi); Vertikalnu (prema gore i prema dole unutar organizacione strukture) i horizontalnu (sa kolegama); Zvaninu (bilten, godinji izvjetaj) i nezvaninu (price iza zatvorenih vrata); Pismenu i usmenu; i Verbalnu i neverbalnu (govorni akcenti, govor tijela).

Veina komunikacionih vjetina su uobiajene za opte upravljanje i upravljanje projektima, kao to su, izmeu ostalih i: Aktivno i efikasno sluanje; Ispitivanje i provjera ideja i situacija kako bi se obezbijedilo bolje razumijevanje; Edukacija tima u cilju poveanja znanja, tako da bude efikasniji; Utvrivanje injenica za identifikaciju ili potvrdu informacija; Postavljanje oekivanja i upravljanje njima; Ubjeivanje osobe ili organizacije da izvri akciju; Pregovaranje izmeu dvije strane za postizanje obostrano prihvatljivog rjeenja; Rjeavanje sukoba kako bi se izbjegao lo uticaj; i Sumiranje, sagledanje i odreivanje sljedeih koraka.

1. Identifikovanje interesnih grupaIdentifikovanje interesnih grupa je proces odreivanja svih ljudi ili organizacija na koje projekat ima uticaj i dokumentovanje odgovarajuih informacija koje se odnose na njihove interese, angaovanje i uticaj na uspjeh projekta (vidjeti sliku 2 i 3). Interesne grupe projekta su osobe ili organizacije kao to su kupci , sponzori, organizacije koje izvode projekat i javnost koja je aktivno ukljuena u projekat, ili iji interesi mogu pozitivno ili negativno uticati na izvrenje i zavretak projekta. Oni isto tako mogu uticati na projekat i njegove ishode. Interesne grupe mogu biti na razliitom nivou ununtar organizacije i mogu posjedovati razliite nivoe pristupa, ili se mogu nalaziti spolja u odnosu na izvrnu organizaciju projekta.Za uspjeh projekta veoma je znaajno da se interesne grupe odrede u poetnoj fazi projekta, kao i da se uradi analiza njihovih interesovanja, oekivanja, vanosti i uticaja. Strategija se moe razviti za svaku interesnu grupu i odrediti nivo i vrijeme uticaja interesnih grupa kako bi se postigao maksimalni pozitivan uticaj i ublaio potencijalni negativan uticaj. Procjenu i odgovarajuu strategiju bi trebalo povremeno provjeriti tokom izvrenja projekta kako bi se usaglasile sa potencijalnim promjenama.Veina projekta e imati veliki broj interesnih grupa. Kako je vrijeme voe projekta ogranieno i treba da bude iskorieno na najefikasniji nain, ove interesne grupe treba da budu klasifikovane prema interesima, uticaju i ueu u projektu. Ovo omoguava voi projekta da se usmjeri na odnose potrebne za obezbjeenje uspjeha projekta.

Slika 2. Identifikovanje interesnih grupa: ulaz, alati i tehnike i izlazi

Slika 3. Dijagram toka podataka u indetifikovanju interesnih grupa

1.1. Identifikovanje interesnih grupa: ulazi1. Povelja projektaPovelja projekta moe se da obezbijedi informacije o unutranjim i spoljanjim stranama ukljuenim u projekat i onima koji se nalaze pod uticajem projekta, kao to su sponzor(i) projekta, korisnici, lanovi tima, grupe i departmani koji uestvuju u projektu, kao i ostale osobe ili organizacije na koje projekat utie. 2. Dokumenti za nabavkuUkoliko je sam projekat rezultat aktivnosti nabavke ili je zasnovan na odreenom ugovoru, onda su ugovorne strane kljune interesne grupe projekta. Ostale uesnike, kao to su dobavljai, takoe treba smatrati interesnim grupama projekta koje su dio liste interesnih grupa.3. Faktori okruenja preduzeaFaktori okruenja preduzea koji mogu da utiu na identifikovanje interesnih grupa ukljuuju, ali nisu ogranieni na: organizacionu ili kompanijsku kulturu i strukturu, i standarde vlade ili industrije (npr., propisi, standardi za proizvode).4. Vrijednosti organizacionog procesaVrijednosti organizacionog procesa koji mogu da utiu na identifikovanje interesnih grupa ukljuuju, ali nisu ograniene na: ablon registra interesnih grupa, nauene lekcije iz prethodnih projekata, i registar interesnih grupa iz prethodnih projekata.

1.2. Identifikovanje interesnih grupa: alati i tehnike1. Analiza interesnih grupaAnaliza interesnih grupa je proces sistematskog prikupljanja i analiziranje kvantitavnih i kvalitativnih informacija kako bi se utvrdilo ije interese treba uzeti u obzir tokom projekta. Ona identifikuje interese, oekivanja i uticaj interesnih grupa i povezuje ih sa svrhom projekta. Ona takoe pomae u identifikovanju odnosa izmeu interesnih grupa koji se mogu iskoristiti za izgradnju potencijalnih partnerstva za poveanje projektnih mogunosti za uspjeh.

Slika 4. Primjer moi/interesa matrice sa interesnim grupama2. Procjena strunjakaDa bi se obezbijedila sveobuhvatna identifikacija i lista interesnih grupa, procjenu i strunost bi trebalo traiti od grupa ili pojedinaca sa specijalizovanim treningom ili znanjem u predmetnim oblastima, kao to su: vii menadment, ostale jedinice unutar organizacije, identifikovane kljune interesne grupe, voe projekta koje su radile na slinim projektima (direktno ili kroz nauene lekcije), eksperti (SME) u specifinim poslovnim ili projektnim oblastima, industrijske grupe ili konsultanti, i profesionalni i tehniki saradnici.Procjena strunjaka moe da se dobije kroz individualne konsultacije (jedan na jedan sastanci, intervjui, itd.) ili kroz ispitivanje javnosti (grupne diskusije, ankete, itd.).

1.3. Identifikovanje interesnih grupa: izlazi1. Registar interesnih grupaGlavna izlazna veliina iz procesa identifikovanja interesnih grupa je registar interesnih grupa. On sadri sve detalje koji se odnose na identifikovane interesne grupe i ukljuuje, ali se ne ograniava na: Osnovne informacije: Ime, pozicija organizacije, poloaj, uloga u projektu, kontakt informacije; Informacije o procjeni: Osnovni zahtjevi, glavna oekivanja, potencijalni uticaj na projekat, faza u ivotnom ciklusu sa najveim interesima; i Klasifikacija interesnih grupa: Unutranje/spoljanje, podrka/neutralne/otpor, itd.

2. Strategija upravljanja interesnim grupamaStrategija upravljanja interesnim grupama definie pristup poveanja podrke i smanjenja negativnog uticaja interesnih grupa tokom cijelog ivotnog ciklusa projekta. Ukljuuje elemente kao to su: kljune interesne grupe koje mogu znaajno da utiu na projekat, stepen uea u projektu za svaku interesnu grupu, i interesne grupe i njihovo upravljanje (kao grupe).Uobiajeni nain predstavljanja strategije upravljanja interesnim grupama je kroz matricu interesnih grupa. Primjer prazne matrice sa zaglavljem u prvom redu dat je na slici 5.

Slika 5. Primjer matrice analize interesnih grupaNeke informacije koje se odnose na odreenu strategiju upravljanja interesnim grupama mogu biti previse povjerljive da bi se ukljuile u zajedniki document. Voa projekta mora po sopstvenom nahoenju da odredi koje informacije treba ukljuiti u strategiju upravljanja interesnim grupama. 2. Planiranje komunikacijaPlaniranje komunikacija predstavlja proces odreivanja potreba interesnih grupa projekta za informacijama i definisanja pristupa u komunikaciji (vidjeti slike 6 i 7). Proces planiranja komunikacija odgovara potrebama informisanja i komuniciranja interesnih grupa; na primjer, kome, kada i od koga je nekome potrebna informacija. Dok svi projekti dijele potrebu komuniciranja projektnim informacijama, potreba za informacijom i metod distribucije se veoma razlikuju. Identifikovanje potreba interesnih grupa za informisanjem i odreivanje odgovarajuih sredstava za ispunjenje tih potreba vaan su faktor za uspjeh projekta.

Nepravilno planiranje komunikacije e dovesti do problema kao to su kanjenje u dostavi poruka, dostavljanje vanih informacija pogrenoj publici ili nedostatak komunikacije prema zahtijevanim interesnim grupama. Komunikacioni plan omoguava voi projekta da dokumentuje pristup kako bi se komunikacija sa interesnim grupama odvijala to efektivnije i efikasnije. Efektivna komunikacija znai da je informacija data u pravilnoj formi, u pravo vrijeme i da ima pravi uticaj. Efikasna komunikacija znai pruanje samo potrebnih informacija. Na veini projekata, planiranje komunikacije vri se veoma rano, kao to je tokom razvoja plana upravljanje projektom. Ovo omuguava da se resursi, kao to su vrijeme i budet, dodijele komunikacionim aktivnostima. Rezultate ovog planiranja bi trebalo redovno provjeravati tokom projekta i po potrebi mijenjati kako bi se obezbijedio nastavak primjene.Proces planiranja komunikacije je vrsto povezan sa faktorima poslovnog okruenja, jer e organizaciona struktura imati veliki uticaj na zahtjeve projektne komunikacije.

Slika 6. Planiranje komunikacije: ulazi, alati i tehnike i izlazi

Slika 7. Dijagram toka podataka u planiranju komuniciranja

2.1. Planiranje komunikacije: ulazi1. Registar interesnih grupaRegistar interesnih grupa je opisan u dijelu 1.3.1.2. Strategija upravljanja interesnim grupamaStrategija upravljanja interesnim grupama je opisana u dijelu 1.3.2.3. Faktori okruenja preduzeaSvi faktori okruenja preduzea se koriste kao ulazne veliine za ovaj proces jer komunikacija mora biti prilagoena okruenju projekta.4. Vrijednosti organizacionog procesaSve vrijednosti organizacionog procesa se koriste kao ulazne veliine za proces planiranja komunikacije. Nauene lekcije i informacije iz iskustva su od posebne vanosti jer mogu da prue uvid u odluke o pitanjima vezanim za komunikaciju i rezultate tih odluka u prethodnim, slinim projektima. Dato se moe koristiti kao vodi za planiranje komunikacionih aktivnosti tekueg projekta.

2.2. Planiranje komunikacije: alati i tehnike1. Analiza komunikacionih zahtjevaAnaliza zahtjeva za komunikacijom odreuje potrebne interesnih grupa za informacijom. Predmetni zahtjevi su definisani kombinacijom vrste i formata potrebnih informacija sa analizom vrijednosti tih informacija. Resursi projekta su utroeni samo na komunikacione informacije koje doprinose uspjehu, ili gdje nedostatak komunikacije moe da izazove neuspjeh. Voa projekta treba da razmotri broj potencijalnih komunikacionih kanala ili putanja kao indikatore kompleksnosti komunikacije projekta. Ukupan broj komunikacionih kanala je n(n-1)/2 gde n predstavlja broj interesnih grupa. Stoga, projekat sa 10 interesnih grupa ima 10(10-1)/2=45 potencijalnih komunikacionih kanala. Kljuna komponenta pri planiranju stvarne komunikacije je da se odredi i ogranii ko e komunicirati sa kim i ko e dobiti koje informacije.Informacije koje se koriste za odreivanje zahtijeva projektne komunikacije ukljuuju: organizacione grafike, projektnu organizaciju i odnose izmeu odgovornosti interesnih grupa, oblasti, departmane i specijaliste ukljuene u projekat, logistiku koliki broj ljudi e biti ukljuen u projekat i na kojim lokacijama, potrebu unutranjih informacija (npr., komunikacija unutar organizacije), potrebe spoljnih informacija (npr., komunikacija sa medijima, javnou ili partnerima), i informacije o interesnim grupama iz registra interesnih grupa i voenje strategije interesnih grupa. 2. Komunikaciona tehnologijaMetod koji se koristi za prenos informacija izmeu interesnih grupa se veoma razlikuje. Na primjer, projektni tim moe da koristi tehnike kao to su kratki razgovori pa sve do dugih sastanaka, ili od jednostavnih pisanih dokumenata do materijala (na primjer, terminski planovi i baze podataka) kojima se moe pristupiti preko mree kao metod komunikacije.3. Komunikacioni modeliOsnovni model komunikacije, prikazan na slici 8, pokazuje kako se informacije alju i primaju izmeu dvije strane, definisane kao poiljalac i primalac. Kljune komponente ovog modela ikljuuju: Kodiranje. Prevoenje misli i ideja u jezik razumljiv drugima. Poruka i povratna poruka. Izlaz kodiranja. Medijum. Metod koji se koristi za prenos poruke. Smetnje. Sve to ometa prenos i razumijevanje poruke (na primjer, udaljenost, nepoznata tehnologija, nedostatak osnovnih informacija). Dekodiranje. Prevod poruke nazad u razumljive misli ili ideje.Na slici 8 predstavljen je osnovni komunikacioni model. Svojstvo modela lei u aktivnosti prepoznavanje poruke. Prepoznavanje znai da je primalac poslao signal da je primio poruku, ali ne mora da znai i da je razumio poruku. Druga akcija je odgovor na poruku, to znai da je primalac dekodirao, razumio i odgovorio na poruku.

Slika 8. Osnovni komunikacioni model

Sastavni dijelovi modela komunikacije moraju da se uzmu u obzir kada se raspravlja o komunikacijama na projektu. Kao dio procesa komunikacije, poiljalac je odgovoran za slanje jasne i potpune informacije tako da primalac moe ispravno da je primi, kao i za potvrdu razumijevanja. Primalac je odgovoran za potvrdu da je informacija primljena u potpunosti, razumljiva i potvrena. Neuspijeh u komunikaciji moe negativno da utie na projekat. Postoji mnogo izazova pri korienju ovih komponenti u cilju efektivne komunikacije sa interesnim grupama projekta. Treba uzeti u obzir visokostruni, multinacionalni projektni tim. Za jednog lana tima, da uspjeno iskomunicira tehniki koncept drugom lanu tima u drugoj dravi moe da ukljui kodiranje poruke na odgovarajuem jeziku, slanje poruke koristei razne tehnologije i omoguavanje primaocu da dekodira poruku i odgovori na nju ili da obezbijedi povratnu informaciju. Bilo kakve smetnje e izvriti uticaj na pravo znaenje originalne poruke.4. Metode komunikacijePostoji nekoliko metoda komunikacije koji se koriste za distribuciju informacija interesnim grupama projekta. Ove metode mogu uopteno da budu klasifikovane na: Interaktivnu komunikaciju. Izmeu dvije ili vie strana obavljanje obostranih razmjena informacija. To je najefikasniji nain da se obezbijedi zajedniko razumijevanje svih uesnika na odreenu temu, i ukljuuje sastanke, telefonske razgovore, video konferencije, itd. Push komunikaciju. Slanje informacije odreenim primaocima koji bi trebalo da je imaju. Dato omoguava distribuciju informacije ali ne obezbjeuje potvrdu da je informacija dospjela i bila razumljiva namijenjenoj publici. Komunikacija guranjem informacija ukljuuje pisma, memorandume, izvjetaje, elektronsku potu, faksove, govorne poruke, saoptenja, itd. Pull komunikaciju. Koristi se za veliku koliinu informacija, ili za mnogobrojnu publiku koja zahtijeva od primaoca da pristupe sadraju komunikacije po svom nahoenju. Ove metode ukljuuju Internet sajtove, elektronsko uenje, riznicu znanja, itd.Voa projekta odluuje, na osnovu zahtjeva komunikacije, koji komunikacioni metod, na koji nain i kada da koristi u projektu.

2.3. Planiranje komunikacije: izlazi1. Plan upravljanja komunikacijamaPlan upravljanja komunikacijama je sadran u okviru, ili je pomoni plan, plana upravljanja projektom. Plan upravljanja komunikacijama moe biti formalan ili neformalan, vrlo detaljan ili okvirno opisan i zavisi od potreba projekta.2. Auriranje projektnog dokumentaProjektni dokumenti koji mogu biti aurirani ukljuuju ali nisu ogranieni na: raspored projekta, registar interesnih grupa, i strategiju upravljanja interesnim grupama.

3. Distribucija informacijaDistribucija informacija je proces kojim se omoguava da odgovarajue informacije budu dostupne interesnim grupama projekta kao to je i planirano. Izvodi se tokom cijelog ivotnog ciklusa projekta i u svim procesima upravljanja. Fokus je uglavnom na izvrnim procesima, koji ukljuuju implementaciju plana upravljanja komunikacijama, kao i odgovore na neoekivane zahtjeve za informacijama. Efektivna distribucija informacija ukljuuje niz tehnika, meu kojima su: Poiljalac primalac modeli. Petlje povratnih informacija i prepreke u komunikaciji. Izbor medija. Specifine situacije kada se bira izmeu pisane i verbalne komunikacije, neformalnog memoranduma i formalnog izvjetaja i kada komunicirati licem u lice, a kada putem elektronske pote. Stil pisanja. Aktivno nasuprot pasivnog, struktura reenica i izbor rijei. Tehnike upravljanja sastancima. Priprema dnevnog reda i odnos prema konfliktima. Tehnike prezentacije. Govor tijela i dizajn vizuelnih nastavnih sredstava. Tehnike olakavanja. Postizanje konsezusa i prevazilaenje prepreke.

Slika 9. Distribucija informacija: ulazi, alati i tehnike i izlazi

Slika 10. Dijagram toka podataka u distribuciji informacija

3.1. Distribucija informacija: ulazi1. Plan upravljanja projektomPlan upravljanja projektom sadri plan upravljanja komunikacijama koji je opisan u dijelu 2.3.1. 2. Izvjetaji o realizacijiIzvjetaji o realizaciji se koriste za distribuciju informacija o napredovanju i statusu projekta; oni bi trebalo da budu dostupni prije poetka sastanka u vezi sa projektom i trebalo bi da budu to precizniji i aktuelniji.Predvianja se auriraju i ponovo objavljuju na osnovu mjerenja napretka u trenutku posmatranja dok se projekat izvrava. Ove informacije se odnose na prethodni projektni uinak a mogu da utiu na budunost, na primjer, procjene na kraju i procjene do zavretka. Informacije za predvianje se dobijaju korienjem metoda ostvarene vrijednosti, ali se mogu koristiti i druge metode kao to su slinost sa prethodnim projektima, naknadna procjena preostalog rada, ukljuivanje uticaja spoljanjih dogaaja u terminski plan i ostale. Ove informacije bi trebalo da budu dostupne zajedno sa informacijama o napretku i ostalim vanim informacijama koje moraju da budu distribuirane kao razlog za donoenje odluke.

3. Vrijednosti organizacionog procesaVrijednosti organizacionog procesa koje mogu da utiu na proces distribucije informacija ukljuuju, ali nisu ograniene na: politike, procedure i upustva za distribuciju informacija, ablone, i iskustvene3.2. Distribucija informacija: alati i tehnike1. Metode komunikacijeZa distribuciju informacija se koriste pojedinani i grupni sastanci, video i audio konferencije, dopisivanje preko raunara i ostale metode komunikacije na daljinu.2. Alati za distribuciju informacijaInformacije o projektu se mogu distribuirati koristei razne alate, koji ukljuuju: Distribuciju tampanih dokumenata, sistem rune dostave, lanaka i zajedniki pristup elektronskoj bazi podataka; Alate za elektronsku komunikaciju i konferenciju, kao to su elektronska pota, faks, telefonska sekretarica, telefon, video i Internet konferencija, Internet prezentacije i Internet objavljivanje, i Elektronske alate za upravljanje projektom, kao to su Internet okruenje za planiranje i softver za upravljanje projektom, softver koji podrava sastanke i virtuelnu kancelariju, portali i alati za upravljanje zajednikim radom.

3.3. Distribucija Informacija: izlazi1. Auriranje vrijednosti organizacionog procesaVrijednosti organizacionog procesa koji mogu biti aurirani ukljuuju, ali nisu ogranieni na: Obavijetenja interesnih grupa. Interesnim grupama mogu biti dostavljene informacije o rijeenim problemima, odobrenim izmjenama i trenutnom stanju projekta. Projektni izvjetaji. Formalni i neformalni izvjetaji o projektu opisuju stanje projekta i ukljuuju nauene lekcije, opis problema, izvjetaje o zavretku projekta i izlazne veliine iz ostalih podruja znanja. Prezentacija projekta. Projektni tim snabdijeva informacijama na formalan ili neformalan nain jednu ili sve interesne grupe. Metode Informisanja i prezentacije trebali bi uskladiti sa potrebama publike. Projektni zapisi. Projektni zapisi mogu da ukljue korespodenciju, memorandume, kratke zapise tokom sastanka i ostale dokumente koji opisuju projekta. Ove informacije bi trebalo, koliko je to mogue i prikladno, da budu odravane na organizovan nain. lanovi tima projekta mogu takoe da vode rauna o biljekama u projektnoj svesci ili registru, koji mogu da budu u tampanoj ili elektronskoj formi. Povratne informacije od interesnih grupa. Informacije dobijene od interesnih grupa koje se odnose na operacije projekta mogu biti proslijeene i koriene za izmjenu ili poboljanje budueg uinka projekta. Dokumentacija o nauenim lekcijama. Dokumentacija ukljuuje razloge problema, logiku izabranih korektivnih akcija i ostale vidove nauenih lekcija o distribuciji informacija. Nauene lekcije su dokumentovane i distribuirane tako da ine dio iskustvene baze podataka kako za projekat tako i za organizaciju koja izvrava projekat.

4. Upravljanje oekivanjima interesnih grupaUpravljanje oekivanjima interesnih grupa je proces komunikacije i saradnje sa interesnim grupama kako bi se ispunile njihove potrebe i kako bi im se uputila obavjetenja o aktuelnim temama (vidjeti slike 11 i 12). Upravljanje oekivanjima interesnih grupa zahtijeva komunikacione aktivnosti usmjerene prema projektnim interesnim grupama sa uticajem na njihova oekivanja, zabrinutost i otklonjene probleme, kao to su: Aktivno upravljanje oekivanjima interesnih grupa u cilju poveanja vjerovatnoe za prihvatanje projekta uz pregovaranje i uticaj na njihove elje da se postignu i odre ciljevi projekta; Usmjeravanje na pitanje koja jo uvijek nisu postala problemi, obino u vezi sa predvianjem buduih problema. ova pitanja treba da se otkriju i prodiskutuju uz dodjeljivanje rezika; i Rasvjetljavanje i rjeavanje problema koji su identifikovani. Rjeenje moe dovesti do promjene zahtjeva ili moe biti razmatrano izvan projekta, na primjer, da se odloi za neki drugi projekat ili fazu ili da se izmjesti na neki drugi organizacioni entitet.Upravljanje oekivanja momae da se povea vjerovatonoa uspjeha projekta uz mogunost da interesne grupe razumiju prednosti i rizike projekta. Ovo im omoguava da budu aktivne pristalice projekta i da pomognu u procjeni rizika projektnih opcija. Ueem njihovih reakcija u projektu, preventivne mjere se mogu preduzeti da se dobije njihova podrka ili minimiziraju potencijalni negativni uticaji.Voa projekta je odgovoran za upravljanje oekivanjima interesnih grupa. Aktivno upravljanje oekivanjima interesnih grupa smanjuje rizik od neispunjenja ciljeva projekta i svrhe postojanja usljed nerijeenih pitanja interesnih grupa, kao i poremeaja ogranienja u toku projekta.

Slika 11. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa: ulazi, alati i tehnike i izlazi

Slika 12. Dijagram toka podataka u upravljanju oekivanjima interesnih grupa

4.1. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa: ulazi1. Registar interesnih grupaRegistar interesnih grupa (vidjetio dio 1.3.1) predstavlja listu interesnih grupa koje imaju veze sa projektom. Koristi se kako bi se obezbijedilo da sve interesne grupe budu ukljuene u komunikaciji projekta.2. Strategija upravljanja interesnim grupamaRazumijevanje ciljeva i svrhe postojanja interesnih grupa se koristi za odreivanje strategije upravljanja oekivanjima interesnih grupa. Strategija je dokumentovana u dokumentu strategija upravljanja interesnim grupama (vidjeti dio 1.3.2).3. Plan upravljanja projektomPlan upravljanja projektom sadri plan upravljanja komunikacijama opisan u dijelu 2.3.1. Zahtjevi i oekivanja interesnih grupa obezbjeuju razumijevanje ciljeva i svrhe postojanja interesnih grupa i stepen komunikacije koju zahtijevaju tokom projekta. Potrebe i oekivanja su odreeni, analizirani i dokumentovani u planu upravljanja komunikacijama, koji je pomoni plan plana upravljanja projektom.4. Zapis o problemuZapis o problemu ili zapis o odreenoj aktivnosti se moe koristiti za dokumentovanje i nadgledanje prilikom otklanjanja problema. On moe da se koristi za olakanje komunikacije i obezbjeenje zajednikog razumijevanja problema. Problemi najee ne porasti toliko da bi se tretirali kao projekat ili aktivnost, ali im se obino posveuje izvjesna panja u cilju odravanja dobrih i konstruktivnih radnih odnosa izmeu interesnih grupa, ukljuujui i lanove tima.Problemi se jasno iznose i kategorizuju na osnovu hitnosti i potencijalnog uticaja. Odreenoj akciji se dodjeljuje vlasnik i pri tome se odreuje planirani datum zavretka. Nerijeena pitanja mogu da budu osnovni izvor konflikata i kanjenja projekta.5. Zapis o promjeniZapis o promjeni se koristi za dokumentovanje promjena koje se deavaju tokom projekta. Ove promjene i njihov uticaj na projekat, vrijeme, trokove i rizik moraju biti saoptene odgovarajuim interesnim grupama.6. Vrijednosti organizacionog procesaVrijednosti organizacionog procesa koje mogu da utiu na upravljanje oekivanjima interesnih grupa ukljuuju, ali nisu ograniene na: komunikacione zahtjeve organizacije, procedure u upravljanju problemima, procedure za kontrolu promjena, i iskustvene informacije o prethodnim projektima.

4.2. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa: alati i tehnike1.Metode komunikacijeMetode komunikacije za svaku identifikovanu interesnu grupu u planu upravljanja komunikacijama se koriste tokom upravljanja interesnim grupama.2. Vjetine meuljudskih odnosaVoa projekta primjenjuje odgovarajue vjetine u razvoju meuljudskih odnosa za upravljanje oekivanjima interesnih grupa. Na primjer: izgradnja povjerenja, rjeavanje sukoba, aktivno sluanje, i prevazilaenje otpora prema promjenama.3. Menaderske vjetineMenadment je akt upravljanja i kontrole grupe ljudi u cilju koordinacije i usaglaavanja grupe prema ostvarivanju ciljeva izvan mogunosti pojedinanog angaovanja. Menaderske vjetine koje koristi voa projekta ukljuuju ali nisu ograniene na: vjetine prezentacije, pregovaranje, vjetine pisanja, i javni govor.

4.3. Upravljanje oekivanjima interesnih grupa: izlazi1. Auriranje vrijednosti organizacionog procesaVrijednosti organizacionog procesa koje mogu biti uurirane ukljuuju, ali nisu ograniene na: uzroke problema, obrazloenje izabranih korektivnih akcija, i nauene lekcije iz upravljanja oekivanjima interesnih grupa.2. Zahtjevi za promjenomUpravljanje oekivanjima interesnih grupa moe da dovede do zahtjeva za promjenama proizvoda ili projekta. To moe takoe da ukljui po potrebi korektivne ili preventivne mjere.3. Auriranje plana za upravljanje projektomElementi plana upravljanja projektom koji mogu biti uurarani ukljuuju ali nisu ogranieni na plan upravljanja komunikacijama. Dato se aurira kada se identifikuje novi ili izmijenjeni komunikacioni zahtjev. Na primjer, ukoliko ne postoji potreba za komunikacijom, neefikasan metod moe biti zamijenjen nekim drugim metodom, ili mogu da se identifikuju novi zahtjevi komunikacije.4. Auriranje projektnog dokumentaProjektni dokumenti koji mogu biti aurirani ukljuuju ali nisu ogranieni na: Strategiju upravljanja interesnim grupama. Ona se aurira kao rezultat upuivanja pitanja za razmatranje i rjeavanje problema. Na primjer, moe biti odreeno da interesne grupe imaju dodatne potrebe za informacijama. Registar interesnih grupa. On se aurira kako se informacije o interesnim grupama mijenjaju, kada se nove interesne grupe identifikuju ili kada registrovane interesne grupe nisu vie ukljuene ili na njih projekat vie ne utie, ili pak kada su nastale neke druge izmjene za odreenu interesnu grupu. Zapis o problemu. On se aurira kada se novi problemi identifikuju i aktuelni problemi rijee.

5. Izvjetavanje o realizacijiIzvjetavanje o realizaciji je proces sakupljanja i distribucije informacija o uinku. On ukljuuje izvjetaj o trenutnom stanju, mjerenje napretka i predvianje (vidjeti slike 13 i 14). Proces izvjetavanja o realizaciji podrazumijeva periodino prikupljanje i analizu poetnih podataka u odnosu na stvarne podatke u cilju razumijevanja i komunikacije napretka i uinka projekta kao i predvianje projektnih rezultata.Izvjetaji o realizaciji bi trebalo da na odgovarajuem nivou obezbijede informacije za svaku publiku. Format moe biti u rasponu od jednostavnih izvjetaja stanja do detaljnog izvjetaja. Jednostavan izvjetaj stanja moe da prikae informacije o realizaciji, kao to je procenat uraenog ili stanje kontrolnih tabli za svaku oblast (na primjer, obim, raspored, trokove i kvalitet). Detaljni izvjetaji mogu da ukljue: analizu prethodnog rada, trenutno stanje rizika i problema, zavren rad tokom perioda, naredni posao koji treba zavriti, rezime odobrenih promjena tokom perioda, i ostale vane informacije koje moraju biti pregledane i o kojima se mora prodiskutovati.Kompletan izvjetaj bi trebalo takoe da sadri prognoziran zavretak projekta (ukljuujui vrijeme i trokove). Ovi izvjetaji mogu biti pripremani na redovnoj osnovi ili prema potrebi.

Slika 13. Izvjetavanje o realizaciji: ulazi, alati i tehnike i izlazi

Slika 14. Dijagram toka podataka izvjetavanja o realizaciji

5.1. Izvjetavanje o realizaciji: ulazi1. Plan upravljanja projektomPlan upravljanja projektom prua informacije o osnovi projekta. Osnova za mjerenje uinka je odobren plan za projektni rad koji se poredi sa zavretkom projekta dok se odstupanje mjeri u cilju upravljanja kontrolom. Osnova za mjerenje uinka obino integrie obim, raspored i trokove projekta, ali moe i da ukljui tehnike i parametre kvaliteta.2. Informacije o izvrenom raduInformacije koje se prikupljaju iz projektnih aktivnosti o rezultatima uinka su: trenutno stanje ishoda, napredak kroz terminski plan, i nastali trokovi.3. Mjerenje izvrenog radaMjerenje izvrenog rada se koristi za razvoj metrike projektnih aktivnosti u cilju procjene stvarnog napretka u poreenju sa planiranim napretkom. Ove metrike ukljuuju ali nisu ograniene na: planirani u odnosu na stvarni terminski plan, planirani u odnosu na stvarne trokove, i planirano u odnosu na stvarno tehniko izvrenje.4. Predvianje budetaInformacije o predvianju budeta iz kontrole trokova odnose se na dodatna sredstva koja e se zahtjevati za preostali rad, kao i na prognozu o zavretku ukupnog rada na projektu.5. Vrijednosti organizacionog procesaVrijednosti organizacionog procesa koje mogu da utiu na proces izvjetaja o radu ukljuuju ali nisu ograniene na: ablone izvjetaja, politike i procedure koje definiu mjerenja i pokazatelje koji e biti korieni, i organizaciono definisane granice odstupanja.

5.2. Izvjetavanje o realizaciji: alati i tehnike1. Analiza odstupanjaAnaliza odstupanja je naknadna slika o uzroku razlike izmeu osnovnog i stvarnog uinka. Proces analize odstupanja moe da varira u zavisnosti od podruja primjene, korienih standarda i industrije. Uobiajeni koraci su: Provjera kvaliteta prikupljenih informacija kako bi se osiguralo da su one kompletne, dosljedne prethodnim podacima i vjerodostojne u poreenju sa ostalim projektima ili stanju informacija; Odreivanje odstupanja, poredei stvarne informacije sa osnovom projekta uz biljeenje svih razlika kako pozitivnih tako i negativnih za ishod projekta. Upravljanje ostvarenom vrijednosti koristi posebne jednaine za kvantifikovanje odstupanja. Odreivanje uticaja odstupanja na trokove i terminski plan projekta kao i na ostale oblasti projekta (na primjer., prilagoavanje uinka kvaliteta i obima promjena, itd.).Ako je mogue, treba analizirati trendove odstupanja i nalaze o izvoru odstupanja i oblasti uticaja.2. Metode predvianjaPredvianje je proces prognoziranja budueg rada na projektu na osnovu dosadanjeg uinka. Metode predvianja mogu da budu svrstane u razliite kategorije: Metode vremenske serije. Metode vremenske serije koriste podatke iz prolosti kao osnovu za prognozu buduih ishoda. Primjeri metoda u ovoj kategoriji mogu da ukljue ostvarenu vrijednost, kretanje aritmetike sredine, ekstrapolaciju, linearno predvianje, procjenu trenda i rast krive. Uzrone/ekonometrijske metode. Neke metode predvianja koriste pretpostavke da je mogue identifikovati osnovne faktore koji mogu uticati na promjenljive koje se predviaju. Na primjer, prodaja kiobrana moe da zavisi od vremenskih uslova. Ako su uzroci razumljivi, projekcije zavisnopromjenljive mogu da se odrede i koriste za predvianje. Primjeri metoda u ovoj kategoriji ukljuuju regresionu analizu koristei linearnu regresiju ili nelinearnu regresiju, autoregresivno kretanje aritmetike sredine (ARMA) i ekonometrije. Metode procjene. Metode procjene predvianja ukljuuju intuitivnu procjenu, miljenje i procjene vjerovatnoe. Primjeri metoda koje spadaju u ovu kategoriju su kompozitno predvianje, ankete, Delfi metod, razvoj scenarija, tehnoloko predvianje i analogno predvianje. Ostale metode. Ostale metode mogu biti simulacija, predvianje vjerovatnoe i grupno predvianje.

3. Komunikacione metodeSastanci pregleda stanja mogu da se koriste za razmjenu i analizu informacija o napretku i uinku projekta. Voa projekta obino koristi push tehniku komunikacije (definisan u dijelu 2.2.4) za distribuciju izvjetaja o realizaciji.4. Sistemi izvjetavanjaSistem izvjetavanja voi projekta slui kao standardni alat za prikupljanje, skladitenje i distribuciju informacija interesnim grupama o trokovima, napretku terminskog plana i uinku projekta. Softverski paketi omoguavaju voi projekta da spoji izvjetaje iz nekoliko sistema i da omogui distribuciju izvjetaja interesnim grupama projekta. Primjeri formi distribucije mogu da ukljue tabelarno izvjetavanje, tabelarnu analizu i prezentacije. Grafike mogunosti se mogu koristiti za razvoj vizuelnog prikazivanja informacija o projektnom radu.5.5. Izvjetavanje o realizaciji: izlazi1. Izvjetaji o realizacijiU izvjestajima o realizaciji organizuju se i rezimiraju prikupljene informacije i prezentuju rezultati analize u poreenju sa osnovom za mjerenje uinka. Izvjetaji bi trebalo da prue informacije o stanju i napredovanju, sa detaljima koje zahtjevaju razliite interesne grupe, kao to je dokumentovano u planu upravljanja komunikacijama. Uobiajeni formati izvjetaja uinka ukljuuje grafikone, S-krive, histograme i tabele. Analiza odstupanja, analiza ostvarene vrijednosti i podaci predvianja esto su ukljueni kao dio izvjetavanja o uinku. Na slici 15 predstavljen je tabelarni prikaz podataka ostvarenih vrijednosti (dio 3.2.1).Izvjetaji o realizaciji se izdaju periodino i njihov format moe biti u rasponu od jednostavnih izvjetaja stanja do detaljnih izvjetaja. Jednostavni izvjetaj stanja moe da prikae samo informacije o uinku kao to su procenat zavrenog ili kontrolnu tablu stanja za svaku oblast (na primjer, obim, raspored, trokovi i kvalitet). Detaljni izvjetaji mogu da ukljue: analizu prethodne realizacije, trenutno stanje rizika i problema, zavren rad tokom perioda izvjetavanja, rad koji treba da se zavri tokom sljedeeg perioda izvjetavanja, rezime odobrenih promjena u datom periodu, rezultati analize odstupanja, prognoziran zavretak projekta (ukljuujui vrijeme i trokove), i ostale relevantne informacije koje treba pregledati i o kojima treba prodiskutovati.

Slika 15. Primjer tabelarnog izvjetaja o uinku

2. Auriranje vrijednosti organizacionog procesaVrijednosti organizacionog procesa koje mogu biti aurirane ukljuuju ali nisu ograniene na formate izvjetaja i dokumente o nauenim lekcijama, ukljuujui uzroke problema, razloge izabranih korektivnih akcija i ostale vrste nauenih lekcija o izvjetavanju o realizaciji. Nauene lekcije su dokumentovane kako bi bile dio iskustvene beze podataka kako za trenutni projekat tako i za izvrnu organizaciju.3. Zahtjevi za promjenomAnalize realizacije projekta obino proizvode zahtjeve za promjenom. Ovi zahtjevi za promjenom se obrauju kroz proces izvoenja integrisane kontrole promjena po sljedeem: Preporuene korektivne akcije ukljuuju promjene koje stavljaju oekivani budui rad projekta u ravan sa planom upravljanja projektom, i Preporuene preventivne akcije mogu da smanje vjerovatnou buduih negativnih projektnih izvrenja.

6. Literatura

1. Vodi kroz korpus znanja za upravljanje projektima, Fakultet tehnikih nauka, Novi Sad, 2010Banja Luka, maj, 201431