upravljanje projektima temeljni principi...•specifikacije točno onog što je potrebno za svaki...
TRANSCRIPT
UPRAVLJANJE PROJEKTIMATemeljni principi
1DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
DNK SUSTAVADefinitivno Neophodne Komponente
• LJUDI - stvaranje uspješnih TIMOVA• CILJEVI - učinkovito upravljanje PROJEKTIMA • PROCESI - učinkovito i RACIONALNO poslovanje s
minimalnim troškovima • KOMUNIKACIJA - ICT kao alat i potencijalna
konkurentska prednost poslovnog sustava• KVALITETA - u svakom segmentu poslovanja (od
procesa do proizvoda)
2DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Projekt ???
• Ima kraj i početak• Provodi se kako bi zadovoljio ciljeve• Obično se provodi timski• Ima ograničene resurse i vrijeme
3DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Upravljanje projektima
Proces koji pomaže isporučivanje projekta: • na vrijeme• u skladu s proračunom• u skladu s željenom kvalitetom
Uz što je moguće manje neugodnihiznenađenja
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 4
Faze upravljanja projektima
1. Definiranje – Odlučivanje što se mora napraviti
2. Planiranje – Odlučivanje kako će se napraviti3. Implementiranje – Provođenje4. Ocjenjivanje – Učenje iz onoga što je
napravljeno
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 5
Proces upravljanja projektom
“Planiranje, planiranje, planiranje i ponovno planiranje. To je tajna uspjeha. Nemojte žuriti u akciju.”
(Navod vrlo uspješnog voditelja projekata)
Definiranje
PlaniranjePlaniranjePlaniranje
Implementiranje
Ocjenjivanje
Slijedeći projekt
6DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
IT projekti – uspjeh vs. neuspjeh• IT projekti u velikom kompanijama
– 80-90% ne zadovoljava standarda djelovanja– 80% kasni ili su prekoračili proračun– 40% je napušteno
• Vrlo slična situacija je i u malim biznisima.
Ostali inovativni projekti vjerojatno imaju sličnu razinu neuspjeha.
Projekti imaju veću vjerojatnost uspjeha - UKOLIKO SE NJIMA DOBRO UPRAVLJA!
7DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Vježba: Zašto projekti ne uspijevaju
• Napravite listu razloga zašto projekti ne uspijevaju.
• Navedite primjere projekata u kojima ste sudjelovali ili ste čuli o njima
8DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Zašto projekti uspijevaju• Odličan voditelj projekta• Dobro planiranje i kontrola• Predan i sposoban projektni tim• Snažna orijentacije prema cilju• Jasni kriteriji uspjeha• Točna predviđanja troškova• Dostupnost financiranja• Nedostatak birokracije• Snažan “projektni prvak”
9DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Na osnovu studije koju je provela NASA na 650 projekata
PROJEKTNI PRVAK
Osnovna potpora za voditelja projekta
• Osoba višeg managementa i utjecaja• Iznimno predana uspjehu projekta
Pomaže pri uklanjanju prepreka
Pomaže pri donošenju teških odluka
Umiruje ljude koje ste uznemirili
10DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Voditelj projektaVoditelj projekata treba:• koristiti dobre procese za upravljanje projektima• Osigurati da ima dobro uravnotežen tim• Podržavati i ohrabriti svoj tim• Zadržavati usredotočenost svih na ciljevima – a posebno
vremenu• Raditi blisko s klijentima – i upravljati njihovim očekivanjima• Nadzirati provođenje i poduzimati korektivne aktivnosti• Rješavati probleme i prepreke
Ocjenjuje se ovisno o uspjehu ili neuspjehu projekta
11DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Benchmarking - učite od najboljih
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 12
FAZA INICIRANJA PROJEKTA
• Projektna izjava• Projektni ciljevi i prepreke• Klijentova odluka o počinjanju ili ne
počinjanju projekta
13DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Projektna izjava klijentaVrijeme
Trošak
•IMPLEMENTACIJA NOVOG INTEGRIRANOG POSLOVNOG PROGRAMA •Provjereno programsko rješenje domaćeg dobavljača•Kvalitetniji poslovni izvještaji•Za trošak manji od 25.000 EUR•U roku od ŠEST mjeseci
Faza iniciranja
14DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
PRETPOSTAVKE
• Pretpostavke pravimo kako bi uštedjeli vrijeme – linija manjeg otpora.
• Kako možemo biti sigurni da su točne?• Prošlo iskustvo može biti loš vodič• Izazovite pretpostavljene prepreke• Provjerite pretpostavljene potrebe klijenata• Provjerite pretpostavljenu strukturu nagrađivanja
• Nastavite postavljati pitanja: Tko? Što? Kako? Kada? Koliko? Gdje? Zašto?
15DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Netočni podaci(provjerite činjenice)
Pravljenje pretpostavki(postavljajte pitanja) Zatvoreno
promišljanjeUmišljene prepreke(uklonite prepreke)
Nedovoljni inputi(tražite savjete, stajališta, informacije)
KAKO NAPRAVITI POGREŠNO!
16DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Projektni ciljeviSpecifični CILJEVI, detaljnije nego u
projektnoj izjavi klijenta
Provjera i izazovi projektne izjave klijenta kako bi se identificirale stvarne potrebe:• Program mora biti jednostavan za uporabu.• Sve poslovne funkcije moraju biti obuhvaćene.• Mogućnost povezivanja s dobavljačima.• Opcija povezivanja s web stranicom i budućim web shopom.• Smanjenje troškova održavanja.• Mogućnost iskorištenja određenih postojećih programskih
rješenja.
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 17
Prepreke projekta
PREPREKE koje će ograničiti načine pomoću kojih se mogu postići ciljevi.
Dobro razmislite o preprekama koje možda nisu bile definirane od strane klijenta:• Projekt može početi najranije u roku od 4 tjedna od
sada.• Maksimalno pet dana prekida rada na postojećoj
platformi.• Ne smije biti ometanja rada tijekom implementacije.• Maksimalno korištenje postojeće računalne opreme.• Moraju se koristiti samo zaposlenici za rad na
implementaciji.• Nema rada vikendom.
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 18
Isplativost projekta
• Uvijek morate pokušate odrediti koristi i to vrijednosno - Cost/Benefit analiza
• Da li ukupni troškovi uključuju sve?• Da li godišnja ušteda odražava sve koristi?• Da li godišnji troškovi odražavaju sve troškove?• Ukupno: izgleda li to razumno???• Da li biste uložili vlastiti novac u projekt?
Koristi projektaMaterijalne (jednostavno za odrediti)• Povećanje prodaje• Omogućavanje povećanja prodajne cijene• Smanjenje troškova proizvodnje• Smanjenje cjelokupni troškova (rashoda)Nematerijalne (teško za odrediti)• Povećanje zadovoljstva kupaca• Poboljšanje imagea tvrtke• Priprema za budući rast• Uklanjanje potencijalnih prijetnji• Smanjenje “gnjavaže”
Troškovi projekta
Materijalni (jednostavni za odrediti)• Stvarno potrošeni novac• Utrošeno vrijeme zaposlenika• Utrošeno vrijeme uprave• Poremećaj proizvodnjeNematerijalni (teško za odrediti)• Neugodnost za kupce• Izgubljena prodaja• Rizik gubitka ako nešto krene loše• Izgubljena reputacija ako nešto krene loše
Što to klijent stvarno želi?
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 22
PRIORITETI: hitno ili bitno?
JAKO BITNOMANJE HITNO
MANJE BITNOMANJE HITNO
MANJE BITNOJAKO HITNO
JAKO BITNOJAKO HITNO
23DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Potvrdite zahtjeve klijenta
Provjerili ste PROJEKTNU IZJAVUi oblikovali detaljne CILJEVE i
istražili ste sve PREPREKE
• Obratiti se ponovo klijentu kako bi potvrdili da razumijete stvarne ciljeve i prepreke.
• Razjasnite sve što nije jasno.• Klijent donosi prvo odluku o počinjanju / odustajanju
24DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Faza definiranja projekta
• Upravljanje projektom• Projektni stakeholderi• Kreiranje strukture i liste
aktivnosti• Specifikacija aktivnosti• Zahtjevi za resursima i
procjena troškova• Klijentova odluka o početku
ili obustavi
25DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Shareholderi (dionici) ?
Svi koji imaju interes u uspjehu / neuspjehu projekta
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 26
Stakeholderi i uključivanje
Dobijte njihov pristanak• Ti ljudi mogu zaustaviti Vaš projekt• Potreban Vam je njihov pristanak za ono što radite.
Savjetujte se s njima• Ti ljudi imaju važne informacije, mišljenja ili potrebe.• Dobijte njihovu potporu i pomoć u provođenju Vašeg projekta.
Obavještavajte ih• Ti ljudi imaju periferalni interes u projekt. Obavještavajte ih tako da se osjećaju
uključenima u slučaju da imaju nešto korisno dodati.
Ignorirajte ih• Ti ljudi imaju minimalni interes u projekt. Obavijestite ih, čisto reda radi, ukoliko je
to jednostavno napraviti. Ako nije, ignorirajte ih.
Faza definiranja
27DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
ISHIKAWA (FISHBONE) DIJAGRAM
ProjektUtjecaj
Obavijest Pristanak
Ignore Savjet
28DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Struktura poslova projektaFaza definiranja
Identificiranje zadataka koje je potrebno provesti, detaljnije prikazano
Implementacija ERP
1.0 Snimanje stanja i izbor programa
2.3 Transfer postojećih podataka
3.0 Implementacija
1.1 Snimkapostojećegstanja
1.2 Izbor programa i dobavljača
1.3 Edukacijazaposlenika
2.0 Priprema za uvođenje
2.1 Plan uvođenja
2.2 Hardware
NB ‘Zadaci” u plavom
29DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Lista zadataka za “ERP implementacija
1.0 Snimanje stanja i izbor programa1.1 Snimka postojećeg stanja 2 tjedna
1.2 Izbor programa i dobavljača 2 tjedna1.3 Edukacija zaposlenih 2 tjedna
2.0 Priprema za uvođenje2.1 Plan uvođenja 4 tjedna2.2 Hardware 4 tjedna2.3 Transfer postojećih podataka 2 tjedna
3.0 Implementacija 24 tjedna
(Napomena: Zadaci su napisano plavo italikom)
Faza definiranja
30DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Definiranje zadataka
• Nakon podjele projekta u zadatke moguće je neovisno raditi na svakom od njih
• Specificirajte što je to, što je moguće detaljnije• Odredite potrebne resurse• Procijenite trajanje i troškove• Odredite koji se zadatka prethodno mora
napraviti• Odredite odgovornu osobu.
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 31
Specifikacije• Specifikacije točno onog što je potrebno za svaki
zadatak u strukturi poslova projekta.
• Ukoliko ne specificirate točno što želite, nećete dobiti točno ono što želite.
• Ukoliko niste sigurni – provedite istraživanje, napravite prototipe, itd.
• Napišite – tako da osoba koja to radi nema nedoumica.• Uključite kriterije prihvaćanja (i specificirajte vanjske
suce ukoliko je to važno).
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 32
Resursi
• Specificiranje sredstava koja su potrebna za ispunjenje zadataka u strukturi poslova projekta.
• Koristi se za planiranje i određivanje troškova.
• Ljudi– Tko? Koliko dugo? Na ugovor?
• Objekti– Radne površine, usluge raznih odbora, transport
• Oprema / materijal– Alat, strojevi, telefaksi, računala, itd.
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 33
Trošak projekta• Procjenjivanje troškova zasnovano na zahtjevima za
sredstvima zadataka• Procjene su točnije što se više planira• Nemojte se zaustaviti na ranim grubim procjenama.• Rane procjene su +-100% ili čak i gore.• Čak i na kraju faze planiranja je teško napraviti bolje od
+-25%• Primjeri kategorija troškova:
– direktna potrošnja na materijal i izvođače– vlastito osoblje potrebno za projekt– izgubljena proizvodnja kao rezultat ometanja
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 34
Faza definiranja je završena
• Povratak klijentu s ciljevima, preprekama, strukturom poslova, procjenom troškova i vremenskim okvirom.
Klijent donosi odluku početak / odustajanje
35DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Faza planiranja projekta
• Dodjela odgovornosti• Gannt mapa / Mrežna karta• Niveliranje resursa• Analiza problema / mogućnosti• Poboljšanje procjene troškova• Konačna odluka početak/odustajanje
36DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Tko će ga provoditi?
Kolika je novina projekt za tim?
Samo Vi
Vi i stranci
Vi i Vaše bliske kolege
Članovi tima su to već prije radili
Nitko to nije prije radio
Neki članovi su to već prije radili ili samo malo.
Značajno istraživanje potrebno za faze definiranja i planiranja. Potražite savjet.
Vrlo jednostavno: samo su potrebni outline planovi.
Značajno istraživanje i planiranje potrebno za provjeru znanja i koordiniranje zadataka.
Značajno istraživanje potrebno, posebno u fazi definiranja. Potražite savjet.
Značajno planiranje potrebno za razmjenu znanje i koordiniranje zadataka.
Preteško; podijeliti u pod-projekte
Umjereno planiranje potrebno, uglavnom u fazi definiranja.
Koliko treba planirati projekt
Srednje planiranje kako bi se pronašlo/podijelilo znanje i koordinirali zadaci.
37DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Dodjela odgovornosti
• TKO radi ŠTO?
• Stavite ime za svaku kućicu u strukturi poslova projekta– Oni su odgovorni za izvršavanje zadatka na
vrijeme, korištenjem potrebnih resursa.– Oni pomažu kod boljeg definiranja trajanja,
resursa, itd.– Oni vam se obraćaju u slučaju problema.
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 38
GANTT mapa
‘Bar mapa’ zadataka koja pokazuje raspored aktivnosti
Kreirao Henry L Gantt, oko 1900
Zadatak 1Zadatak 2Zadatak 3Zadatak 4Zadatak 5
Tjedan 1 Tjedan 2 Tjedan 3 Tjedan 4 Tjedan 5
39DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Mrežni dijagrami
• Dijagram mrežnih aktivnosti i njihovih odnosa
• Jednostavniji za uporabu nego Gantt mapa kod većih projekata.
• Struktura važnosti i prioriteta može biti jasnija.• Jednostavniji za ažuriranje i kreiranje kritičnih
putova, vremena koje se gubi, itd.• Nisu dobri kao Gantt za manje projekte ili
pokazivanje vizualnog napredovanja.
40DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Mrežna mapa: Projekt preseljenje ureda
Zauzeti tvrtku za seobu Vrijeme provođenja
Vrijeme provođenjaProvjeraopreme Naruči novu opremu
Ažuriranje imenika, i sl.
Planiranje seobe zaposlenih
DizajnSale zasastanke
Provjerapravila
Provjeri brojeve
Razgovors zapos.
Dizajnureda
ČišćenjeSoba Re-model Struja Bojanje
SeobaNamješt.Tepisi
Seobaopreme
Seobazaposl,
1
5 15
8
6 10 15 8 4 2 2 1
2
5
3 5 20
105
2
41DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Niveliranje resursa
• Pomicanje aktivnosti kako bi se nivelirali potrebni resursi
• Projekti imaju vrhove aktivnosti (npr. visoka potreba za konzultantima u ranim fazama)
• Tražite načine za fazne aktivnosti (npr. programirajte dio i počnite implementaciju dok se slijedeći dio programira)
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 42
Analiza problema i mogućnosti
• Kritično ispitivanje planova za identificiranje potencijalnih problema i mogućnosti
• Napišite stvari koje mogu krenuti loše.• Kreirajte ‘planove’ za one koje će se
najvjerojatnije dogoditi ili su vrlo štetne.• Pokušajte pronaći bolje načine za obavljanje
stvari.DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 43
Koristite pomoć kolega/stručnjaka.
Murphy's law?
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 44
Upravljanje rizicima
• Prioritet određuje odnos između vjerojatnosti pojave rizika i utjecaja na projekt
• Strategije odnosa prema riziku– Izbjegavanje– Transfer (prijenos)– Smanjenje vjerojatnosti– Prihvaćanje rizika (posljedica)
45DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Prioriteti: Upravljanje rizikom
VELIKI UTJECAJMANJA VJEROJATNOST
MANJI UTJECAJMANJA VJEROJATNOST
MANJI UTJECAJVELIKA VJEROJATNOST
VELIKI UTJECAJVELIKA VJEROJATNOST
46DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Završeno planiranje projekta
• Povratak klijentu s detaljnim rasporedom i bolje definiranom procjenom troškova.
• Pravo trošenje uskoro počinje.
Klijent donosi odluku o početku/odustajanju
Tada “zamrzavate” projektni plan.
47DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Faza implementacije
• Nadzor i kontrola• Promjene projekta• Završavanje i
ocjenjivanje
48DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Nadziranje i kontrola projekta• Provjeravanje da se projekt odvija: na VRIJEME, u skladu s
PRORAČUNOM, prema KVALITETI
• VRIJEME:– korištenje Gannt mape
• TROŠAK:– provjerite fakture nasuprot procjenama– zabilježite vrijeme korištenja osoblja
• KVALITETA:- provjerite završeni rad u odnosu na specifikacije.- izdajte “listu rezervacija” za rad za poboljšavanje- obavite testiranje ukoliko je potrebno
49DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Tim voditelja projekta (Vaša mreža)
Napredovanje projekta• Dnevni red:• Na vrijeme?• Prema proračunu?• Prema specifikaciji?• Problemi?
50DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
SOFTWARE – PRO vs KONTRA
• Nameću metodologiju i sustavni pristup• Logična struktura• Timska komunikacija• Brzi i kvalitetni izvještaji• What if scenario analiza• Lijepo izgledaju ☺
51DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
TIM BRIEFING
52DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Promjene projekta• Suočavanje s kasnim PROMJENAMA projekta
• Mijenjajte plan samo ako morate. (Promjene u ovoj fazi su iznimno skupe).
• Čuvajte se perfekcionista koji gube puno vremena prije nego što ispune svoje zadatke.
• Ukoliko je kontrola teška:– navedite posljedice po troškove– tražite sastanak menadžmenta ili s “projektnim prvakom”– postanite neugodni
53DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Projekt je završen
• Predajte proizvod vašem zadovoljnom klijentu.
• Nemojte se još opustiti – još imate dva zadatka….
54DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Završetak & ocjenjivanje• NAUČITE kako to napraviti BOLJE slijedeći puta
• Navedite:– stvari koje su prošle dobro– Stvari koje su prošle loše
• Istražite:– Uzroke problema– Koji su procesi bili korisni
• Izvjestite:– Kratki napisani izvještaj o lekcijama
• Pohvalite/nagradite:– Osigurajte da svi dobiju pohvalu koju zaslužuju– Ne zaboravite vanjskoj osoblje
55DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Sustav stalnog poboljšanja - Ne budite Sizif!
VRIJEME
Poboljšanje
DOCHECK
PLANACT
Sustav -baza znanja
standard
upravljanja
56DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013
Upravljanje projektima
• Umjetnost izvršavanja projekata– Na VRIJEME– Prema PRORAČUNU– U skladu s KVALITETOM
• Pojedinačno ili u timu
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 57
Umjesto Zaključka – među nama rečeno
• Pretpostavke su opasne iako štede vrijeme • Sagledajte cjelinu - odnos projekta i okruženja• Ne zaboravite na detalje - znaju biti jako važni• Planiranje je naporno, ali štedi novce, živce, vrijeme
... i čuva radno mjesto• Određivanje prioriteta je teško ali neophodno• Dobra komunikacija je temelj uspjeha - jedna slika
govori više od tisuću riječi• Zapamtite i dokumentirajte što je bilo dobro a što
loše i pokušajte to poboljšati - sjetite se Sizifa!
DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 58
Pitanja
Ima li pitanja?
(da ne ispadne da ne pitamo)
59DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013