Upravljanje vremenomBorna Luli, prof.

Uvijek imamo dovoljno vremena ako ga koristimo pravilno.Johann Wolfgang von Goethe

ovjek koji moe upravljati svojim vremenom, moe upravljati gotovo svime. Bernard Borush

Narodne mudrosti...Carpe diem.Nulla dies sine linea.Time waste is life waste! Vrijeme je ivot. Vrijeme je novac.Vrijeme je vrjednije od novca. Moemo dobiti vie novca, ali ne moemo dobiti vie vremena.

Upravljanje vremenom je jedna od najvanijih ivotnih vjetina!Moemo zakljuiti:

to je upravljanje vremenom?To je upravljanje dogaajima i samim sobom kako bi ostvarili eljene rezultate.

to je upravljanje vremenom?

To je sposobnost odreivanja radnih prioriteta, uinkovitog rada i prikladnog delegiranja. Griffin

emu nas ui upravljanje vremenom? Upravljanje vremenom nas ne ui kako da radimo jo vie i dulje, ve nas ui kako da radimo pametnije, a zadatke da obavljamo bre i jednostavnije.

Gdje nam pomae dobro upravljanje vremenom?U prevenciji stresaU poveavanju radne uinkovitosti U ostvarivanju ciljevaU stvaranju ravnotee u ivotu

Kada je potrebno dobro upravljati vremenom?Uvijek i u svim situacijama!

Koje su dobrobiti od upravljanja vremenom? Bit emo efikasniji u rjeavanju poslovaOstvarivat emo bolje rezultate u poslu i u ivotu Bit ete zdraviji, radosniji i zadovoljniji

Kako dobro upravljati vremenom?Upravljanje vremenom trai dobro upravljanje sobom i samodisciplinu.

Ovladavanje vremenom kree iznutra prema van!

vremenomUpravljanjesobom

Kopernikanski preokretMi ne moemo upravljati vremenom!Mi moemo samo upravljati sa samim sobom u odnosu na vrijeme.

Ne moemo kontrolirati koliko imamo vremena, ve samo kako emo ga iskoristiti.Ne moemo birati hoemo li ga potroiti, nego samo kako emo ga potroiti.

Vjeba za kod kueODREIVANJE CILJEVA

to zaista elim od ivota?Koji su moji ivotni ciljevi?Kako bih volio provesti sljedee tri godine?Kako bih ivio kada bih znao da u se za 6 mjeseci preseliti u vjena lovita?

Izjave o ivotnim ciljevima pomau nam dozvati budunost u sadanjost.

Nije hitnoHitno VanoNije vano80 %Model Stephena Coveyja, autora bestellera 7 navika uspjenih ljudiPriprema PlaniranjeSpreavanje krizaOsobno i struno usavravanjeIzgraivanje odnosaKrizne situacijeNeodgodivi posloviRokovi

Prekidi, tel. pozivi, mailovi, dopisi, sastanci...Nevani poslovi, mailovi, razgovori...Gutai vremena - EPP

Q IQ IIIQ IVQ IIVANO - HITNOVANO - NIJE HITNONIJE VANO - HITNONI VANO - NI HITNOHitne: One aktivnosti za koje mi ili drugi smatramo da trae trenutno reagiranje. Vane: Aktivnosti koje su vane za ostvarenje nae misije. Nai najvaniji ciljevi.

VANO I HITNO

Organizacija uiteljskog vijeaIzostanak nastavnikaTunjava uenikaNastavnik izbaen iz taktaIznenadni dolazak ljutitog roditeljaProjekti s kratkim rokom

Q I

NIJE VANO - HITNODopisiSastanciTelefonski poziviPosjetiteljiQ III

NI VANO NI HITNO

Pretraivanje internataUsputni razgovoriOdlazak na FacebookNevana e-pota (ppt, pps, alji dalje mailovi...)Neki telefonski poziviGledanje televizijeQ IV

VANO NIJE HITNOPlaniranje Razvijanje strategijaOsobni i profesionalni rast razvojRazvijanje vizijePrevencijaRazvijanje odnosaQ II

Nije hitnoHitno VanoNije vanoPostavljanje Coveyjevog pitanjaU kojem kvadrantu sada boravim?!

Postavljanje Lakeinovog pitanjaKako da u ovom trenutku najbolje koristim svoje vrijeme?

1. korak - PLANIRANJEI najbljea tinta bolja je od najboljeg pamenja.Kineska poslovica

Q II

1. korak - PLANIRANJE

ivotno planiranjeGodinje planiranjeMjeseno planiranje Tjedno planiranjeDnevno planiranje

Q II

1. korak - PLANIRANJEKamen temeljac svih uspjenih sustavaZahvaljujui planiranju vidimo veu slikuPareto-naelo 80/2080% rezultata dolazi nakon obavljanja 20% prioritetnih zadataka.

1. korak - PLANIRANJE

Plan se uvijek moe promijeniti, ali samo kada imamo plan. Q II

1. korak - jo je vano rei da je PLANIRANJE IVOTA NAJVANIJE PLANIRANJE!ivotno planiranje pomoi e nam da definiramo kako elimo ivjeti i ime se sve jo elimo baviti.

Definirajmo sami sebi koji su nam dugoroni ciljevi, a koji su nam kratkoroni.

Q II

2. korak - POSTAVLJANJE PRIORITETAS liste definirajte prioritete

Ovo je vana aktivnost koja nam pomae da vrijeme i energiju dobro koristimo

Identificiranje zadataka kojima emo se najvie posvetiti i koji prvi moraju biti zavreni

Q II

A aktivnosti najvaniji poslovi i zadatci. B aktivnosti bitne, ali manje vane aktivnosti od prethodne skupine C aktivnosti - aktivnosti koje mogu ekati2. korak - POSTAVLJANJE PRIORITETAQ II

Napraviti dnevnu to-do listu Lista svih zadataka koje sutra moramo obaviti Ukljuiti sve sastanke i telefonske razgovore Rangirati ih prema vanosti i hitnosti (A, B, C)Ako iz QII nema nijednog zadatka, dodati barem jedan.Q II

Dnevna to-do lista Datum: Srijeda 14/04/101.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski2.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski3.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski4.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski5.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski6.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski

Datum: Srijeda 14/04/101.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski2.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski3.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski4.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski5.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski6.________________________________ PrioritetVisokiSrednjiNiski

Napraviti tjednu To-Do listuPopisati sve planirane tjedne aktivnostiNapraviti raspored koji e nam najvie odgovarati Zapisati ih u tjedni planer

Tjedni raspored

VrijemePonedjeljakUtorakSrijedaetvrtakPetakSubotaNedjelja6:007:008:009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:0021:0022:0023:0024:00

3. korak - OBAVLJANJE POSLOVAPrije nego to krenemo na 3. korak, prisjetimo se jo jednom da je UPRAVLJANJE VREMENOM = UPRAVLJANJE SAMIM SOBOM!

Stoga, osvijestimo si...U kojem dijelu dana sam najuinkovitiji?Koji su mi najdrai, a koji najtei poslovi?Obavljam li prvo lagane ili teke zadatke? Koliko u postotcima vremena troim u svakom od 4 kvadranta.

Nije hitnoHitno VanoNije vanoKoliko vremena dnevno provedem u svakom kvadrantu?!Hitno VanoNije vanoNije hitno

3. korak - OBAVLJANJE POSLOVA 4 D Do - ini Delegate - delegiraj Delay odgodi do daljnjeg Delete - izbrii

Preprjeke u upravljanju vremenomPrekidiUpadanje stranakaGubljenje vremena

Preprjeke u upravljanju vremenomNejasni ciljeviNeorganiziranost Nemogunost rei ne

Preprjeke u upravljanju vremenomPrevie aktivnosti odjednomStres Posao bez uitka

to moemo uiniti da otklonimo preprjeke?Osvjetavanje da preprjeke postoje Identificiranje preprjekaNaini njihova otklanjanja

Unutarnje preprjeke ili kradljivci vremena1. Problem - KANJENJE

ZATO OPET KASNITE ?

TIP X1.Radi istovremeno vie stvari2.Dok radi jedno priprema i misli na druge poslove3.Uporan je i ne odustaje lako4.Ima mnogo zadataka a i sam pronalazi nove5.Poinje raditi rano ujutro6.Voli napraviti bolje nego je bilo ili se oekuje7.Nastoji izvriti obeanja i lako ih daje8.Sve radi ubrzano,kao da ga netko ili neto juriTIP Y1.Spontan je i osjeajan2.Drugi ga lako odvue u neplaniranu situaciju3.Obavlja stvari polako (svakako ne brzo)4.Obaveze nastoji pamtiti, ne zapisuje ih5.Ima dosta elja, a malo ciljeva6.Voli se druiti7.Rijetko si zadaje precizne rokove8.Smilja isprike i opravdanja kad kasni TIP Z1.Rastao je u sredini u kojoj se tonostnije osobito naglaavala2.Znaajan dio ivota proveo je unetrinom radnom okruenju3.esto ga iznenadi prometna guva pa kasni i zbog tog4.O trikovima i zanatu planiranja nijeuio na teajevima5.U koli su tolerirali kanjenje na satove6.Nema svoj tip rokovnika ni metoda upravljanja vremenom

TIP X

Visoka predanost radu, radoholiar koji je sav posveen poslu. Njegova prezaposlenost glavni je uzrok kanjenju. Kad doletina sastanak, obino ispuhuje Uh, kakav teak dan. A svaki mu je dan slian.To je osoba u stresu, u kroninoj nestaici vremena, zato kasni.TIP Y

Spontana, brigama neoptereena osoba, nije sklona natjecanjima nivelikim dostignuima. Ne mari za priznanja kojem je cijena veliki trud.Vie cijeni meuljudske odnose nego ciljeve i posao. Lako ga se odvue od rada i cilja, lako se zavede, uvijek je spreman pridruiti se nekom ili neem.Uza sve to ide nedovoljna osobna posveenost ciljevima, rokovima,preciznosti, planiranju. Kasni jer ima vremena. TIP Z

Sredina izmeu dva gornja tipa, to je prosjeno(ne)organizirana osoba.Mogla bi biti tonija kad bi se toga dosjetila. Kanjenje je kod nje posljedicanedovoljne svijesti o vremenu i rokovima i pomanjkanja znanja oplaniranju. Meu ljudima takvih je kasnilica najvie.Iz prirunika UINKOVITI MENADER

Unutarnje preprjeke2. Problem ODLAGANJE

Omiljena mjesta za bijeg...Druenje (kave, dui rukovi, telefoni, facebook...)itanje (mailovi, internet, novine...)Napravi sam (kada radite neto to biste mogli prepustiti nekom drugom)Pretjerivanje (previe detaljni, previe kritini, previe brbljavi... Bjeanje (kada radimo neto nepotrebno) Sanjarenje

Kako nadvladati odlaganja?Osvijestiti gaPoeti s neim lakimVee poslove podijeliti u manjeNapraviti dnevni raspored i postaviti prioritetePostaviti rok za obavljanje zadatka i pridravati ga se

Unutarnje preprjeke ili kradljivci vremenaPerfekcionizamNedovoljna motiviranostUmorNegativne emocijeNedisciplina i neorganiziranost

Vanjske preprjekeTri su vrste vanjskih kradljivaca vremena: zadatci, papiri i ljudi.

Na poslu odvojiti vrijeme za sebe i drugeKada ste dostupni:vrijeme za sastanke, konzultacije, razgovore, rutinske poslove... Kada ste nedostupni:vrijeme kada radite vane poslove, vrijeme za planiranje, vrijeme za vas kada ne elite prekidanja...

Kako izbjei produljenje sjednice?Dobra priprema je pola obavljenog poslaImati tono utvren dnevni red i potruditi se da svi sudionici budu ranije upoznati s njim Izbjei stavljanje novih toaka u zadnji as (jasno izrei pravila sastavljanja dnevnog reda)Predvidjeti koliko bi sastanak mogao trajati i na glas rei kada predviate zavretak sastankaUtvrdite o emu je potrebno postii dogovor tijekom sastanka

Kako izbjei produljenje sjednice?Vraanje razgovora u zadane okvire - biti svjestan kada razgovor moe otii u drugom smjeru (razgovora se samo o dogovorenim temama)Voditi rauna o vremenu i petnaest minuta prije kraja rei da jo imamo upravo toliko vremena da sve zavrimo

Gdje moemo pronai vrijeme?

Jedna od osobina dobrog upravljanja vremenom je dobro koritenje praznog hoda Na putu do posla ili kueU ekaonicama U stanci za kavuU vrijeme objedaNa putovanjima Za vrijeme sna

to sve moemo uiniti tijekom praznog hoda?Obavljati razgovore mobitelom Odgovarati na e-mailove ili sms-oveitati zabavne PPTGledati filmove dok glaamo rubljeitati knjige dok smo na wc-u

Savjeti koji pomau...Pitajte se: je li ovo A, B ili C posao.Izbjegavajte isprazne razgovore koji troe vrijemeOdaberite pravo vrijeme za svaki posaoIdentificirajte smetnje koje vam kradu vrijeme

Savjeti koji pomau...Ograniite svaki posao na vrijeme koje je za njega potrebno:a) Postavite rokove b) Odluite koliko ete vremena tome posvetitic) Ne rasteite poslove

The ABCs of Time ManagementArrive a little early for every date or appointmentBe enthusiastic in everything you doComplete every assigned task

Podsjetnik Dnevno i tjedno planiranje (1. korak) - popis zadataka Postavljanje prioriteta (2. korak) Zavretak poslova (3. korak) - vodite rauna o rokovima - ne odlaite poslove koje ne volite

I najvanije:Ne zaboravite odvojiti vrijeme za sebe!Q II

Pria za kraj Jedan od suradnika Stephena Coveyja, ispriao je sljedeu priu: Na seminaru kojeg sam pohaao, predava je u jednom trenutku rekao: A sada je na redu kviz. Tada je na stol izvadio praznu staklenku, a potom je do nje stavio i vee komade kamenja, pa upitao: to mislite koliko kamenja moemo staviti u staklenku?

Nakon to je pridobio nau pozornost, rekao je: Dobro, hajde da vidimo. Stavio je prvi kamen, pa drugi... Trei.... I tako ih je stavljao sve dok staklenka nije bila puna. Onda je upitao: Je li sada staklenka puna? Svi smo odgovorili: Da!

No tada je profesor izvadio ispod stola posudu sa ljunkom i poeo ga sipati u staklenku s kamenjem. ljunak je zauzimao prostor izmeu kamenja. Tada nas je opet upitao: Je li staklenka sada puna?

Poueni iskustvom odgovorili smo: Vjerojatno nije. Tono! odgovorio je i posegnuo za novom staklenkom. U njoj se nalazio pijesak kojega je poeo sipati u prvu staklenku. Pijesak je popunio prostor izmeu kamenja i ljunka. Profesor nas je tada ponovno upitao: Je li staklenka puna? Nije! povikali smo svi.

Odgovorio je: Bravo! I poeo nalijevati vodu u staklenku. Nakon to je ulio etvrtinu vode u staklenku, upitao nas je: A sad, recite mi, koja je poanta? Netko je rekao: Pa, uvijek postoje rupe i ako radi jako naporno, uvijek e moi ugurati nove stvari u svoj ivot.

Ne odgovorio je to nije poanta.

Poanta je u tome da:Prvo stavite Veliko kamenje!

The PresentVrijeme je dar

*Upravljanje sobom - Samoupravljanje ***

Counter-intuitive. By default spend time in QI9:05 - 9:2535*Counter-intuitive. By default spend time in QI9:05 - 9:2535*Obino si postavim pitanje to mi je prioritet u ovome trenutku?To pitanje moemo postaviti kada imamo mnogo poslova ili kada smo rastreseni, umorni...*14*Gjde jo elimo otputovati?

**Ask for ideas***Jesam li jutarnji ili veernji tip?*Nacrtajte svaki kvadrant i u njega napiite sve aktivnosti koje ste juer radili. Counter-intuitive. By default spend time in QI9:05 - 9:2535****All work and no play**Iz prirunika za zadovoljne UINKOVITI MENADERGoran Tudor i suradnici

*7 najeih pogrjeaka**Zadatci: planirati, odrediti prioritete, postaviti rokovePapiri: 4 dLjudi: vrijeme kad smo dostupni i kad smo nedostupni.*Otvorena vrataTihi sat**Dok hodamo*Upitajmo se koje je to veliko kamenje u naem ivotu. I njega stavimo na prvo mjesto u ivotu. *3Prolost je zauvijek zavrila

Budunost je nepoznanica

Ali sadanjost je dar

Zato je i zovemo

Present