uraian tugas dan standar -...
TRANSCRIPT
-
URAIAN TUGAS
DAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
SUB. BAGIAN
UMUM DAN BMN
FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS JAMBI
TAHUN 2014
-
BAGIANUMUMDAN BMN
A. URAIANTUGAS
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIAN TUGAS KASUBAG UMUM DAN BMN
Ir. Suaji
No.Dokumen
NoRevisi
-
Halaman
½
Tanggal terbit
1 September 2015
Ditetapkan oleh Dekan Faperta Unja,
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN
KasubagUmumdanBMNFakultas Pertanian Universitas Jambi
TUGASPOKOK
Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk dan
menilai pelaksanaan kegiatan bawahan di lingkungan sub bagian
umum dan BMNsertamelaksanakan urusanpersuratan, kerumahtanggaan
dan
perlengakapanfakultas,berdasarkanketentuanyangberlakudemikelancara
npelaksanaantugas.
WEWENANG
1. Menegurbawahanyanglalaimelaksanakantugas.
2. Menentukanprioritasperkerjaan
3. MemberinilaiDP3bawahan.
4. Memarafsuratdandokumendinassesuaiketentuan. 5. Menolakhasilkerjabawahanyangtidakrelevan.
6. Memintapetunjukatasan.
7. Menyetujuiizin cutibawahan.
TANGGUNGJAWAB
1. Kebenarandanketepatanrencanadanprogramkerjasubbagian.
2. Keserasiandanketerpaduanhubungan kerja. 3. Kebenarandanketepatanbahankerja.
4. Kebenarandanketepatanhasilkerja.
5. PendayagunaanATKdanAPK.
6. Kelancarandanketepatanpelaksanaantugas.
7. Kedisiplinanbawahan. 8. Kerahasiaansurat,dokumen,datadaninformasi.
9. Kebenaranlaporanpelaksanaantugas.
-
URAIANTUGAS
1. Menyusunprogramkerjatahunansub.Bagiandanmempersiapkan
penyusunanprogramkerjatahunansubbagian.
2. Melaksanakanurusansurat-surat,pengetikandanpengadaanekpedisi,
pengirimandankearsipan.
3. Memeliharakebersihan,keindahandankeamananruangkantor,
halaman,rungakuliah/labsertafasilitasumumlainnya.
4. Melaksanakanurusantamupimpinan,upacaradanpertemuanresmi
lainnyadanperjalanandinas.
5.
Melaksanakanurusanadministrasihubunganmasyarakatdankerjasamaden
gan pihaklainnya.
6. Menyusunrencanapengadaanbarangperlengkapan.
7. Melakukaninventarisasidanmempersiapkanpenghapusanbarang
milik negara.
8. Melakukanpenyimpanan,pendistribusiandanperawatanbarang-barang
perlengkapan. KUALIFIKASI
JABATAN
Pangkat/Golongan: III/c
PendidikanFormal: SarjanaS.1
BidangUmumdanBMNmempunyai
kemampuanmanajerial.
HUBUNGANKERJA
1. Hubungankerjaantarasubbagian/jurusan.
2. Kabag.Tata Usaha
3. Wakil DekanBidang Umum, Perencanaan dan Keuangan. 4. Hubungankerjasamadenganunitlainnya.
-
1. Uraian Tugas Petugas Gudang
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS PELAKSANAGUDANG
Nama Petugas No.Dokumen
No.Revisi
Tgl.
-
Halaman
1/1
Tanggal terbit
1 September 2015
Ditetapkan oleh Dekan Faperta Unja,
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
NAMAJABATAN PetugasGudangFakultas Pertanian Universitas Jambi
TUGASPOKOK
Melaksanakanpencatatanbarangdi gudangdenganbaikdanbenar
TANGGUNGJAWAB Dalammelaksanakantugaspengelolaanperlengkapan,bertanggungjawabkepada KasubagUmumdanBMN
URAIANTUGAS
1. Menerima,menyimpandanmenatabarangdi gudangATK/RT
2. Mencatat dalam kartu stok gudang setiap barang yang masuk dankeluar.
3. Memasukandatasetiapbarangmasukdankeluarkedalamkomputer
4. Menyiapkan barang yang akan dikeluarkan berdasarkan blangko
pengeluaran barangyangtelah/disetujuiditandatangani olehKasubag
Umum dan BMN
5. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pemeliharaan dan
penyerahanbarangdigudangperlengkapan
6. Melaporkanbilaadakehilanganatau kerusakanbarang
7. Menyampaikan laporan setiap bulan kepada atasan
7. Melaksanakantugaslainyangdiberikanolehatasan.
TUJUAN
TerpenuhinyakebutuhanakanbarangATK,RTdanKebutuhanFakultas.
-
2. Uraian Tugas Pengadministrasi Barang
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS PELAKSANAPEMEGANG BARANG
Nama Petugas No.Dokumen No.Revisi -
Halaman
1/1
TanggalTerbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP - UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN
Pengadministrasi BarangFakultas Pertanian Universitas Jambi
TUGASPOKOK
Terlaksananya pencatatanbarangdenganbaikdanbenardiFAKULTAS
PERTANIANUniversitas Jambi
TANGGUNGJAWAB DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdan BNM
URAIANTUGAS
1.
Membuatperencanaanpembelian/pengadaanbarangberupaATK,RT,cetak
an danalat-alatlistrik
2. Menerima, mencatatdalam suatu buku setiap barang yang telah
dibeli/diadakansesuatuperaturanyangberlaku.
3. Membuat beritaacara serah terima barang dan diserahkan kepada
pengelolabaranginventaris.
4. Membuatrekappenerimaan,pengeluaranbarangsetiapbulan 5. Membuatlaporanbulanan,triwulandantahunankepadaatasan.
6. Bertanggungjawabterhadappengelolaan,pengurusanbarangdigudang
perlengkapanbarang.
7. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pemeliharaan dan
penyerahanbarangdigudangperlengkapanbarang.
8. Melaksanakantugaslainyangdiberikanatasan TUJUAN
TertatanyaadministrasibarangATK,RT,cetakan,listrikdankebutuhan
Fakultasdenganbaik.
-
3. Uraian Tugas Pengelola Inventaris Barang
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS PENGELOLAINVENTARISBARANG
Nama Petugas NOMORDOKUMEN
NOMORREVI
SI
-
HALAMAN
1/1
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP - UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN
PengelolaInventarisBarangFakultas Pertanian Universitas Jambi
TUGASPOKOK
Melaksanakanpengelolaanbaranginventarissecarabaikdanbenar
TANGGUNGJAWAB DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdan BMN
URAIANTUGAS
1. Melaksanakanpencatatanadministrasibaranginventaris
2. Melaksanakanpemberiankodefikasi
3. MenerbitkandanmemasangDaftarInventarisRuangan
4. Membuatlaporanmutasibarang.
5. Membuatlaporanpengadaanbaranginventarissecaraberkala(per
triwulan)
6. Mengawasisegalajenisperbaikan/pemeliharaanbaranginventaris 7. Mengusulkanpenghapusanbarang
8. Melaksanakantugaslainyangdiberikanolehatasan
TUJUAN
Terciptanyaadministrasipengelolaanbaranginventarissecaratertib di
lingkunganFakultas Pertanian Universitas Jambi
-
4. Uraian Tugas Pendistribusi Surat
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS TATAUSAHA
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS.
NIP: 19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN
Petugas Pendistribusi SuratFakultas Pertanian Universitas Jambi
TUGASPOKOK
Menyelenggarakanadministrasisurat menyuratdan ketatalaksanaandi
lingkunganFakultas Pertanian Universitas Jambi
TANGGUNGJAWAB
DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubag.Umumda
nBMN
URAIANTUGAS
1. Menerima surat/dokumen masuk dan keluar, baik internal
maupuneksternalyangakandidisposisidanditandatanganioleh
Dekan danWakil Dekan
2. Memberikan surat yang telah ditandatangani Dekan dan
Wakil DekankeSubBagian 3. Memberikan surat yang telah didisposisi pimpinan kepada
KepalaTataUsaha
4. Mencatat/menyimpan dan mengarsipkan surat keluar dari
FAKULTAS PERTANIAN
5. Mengontrolprosessuratmasukdankeluar 6. MelayanikebutuhanuntukrapatPimpinan
7. Menerima dan memproses Surat Perintah Perjalanan Dinas
(SPWADEK) dan mencatat dalam buku
Pegawaiyangbertugasmembantu pimpinan / tugas kedinasan
yang memakaikendaraan.SPPJ
8. Mengaturpemakaiantelepon &fax 9. MelaksanakantugaslainyangdiberikanPimpinan
10.Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasansebagai
pertanggungjawaban.
TUJUAN
Terciptanyapenyelenggaraanadministrasisuratmenyuratdan
ketatalaksanaanyangbaikdantepatwaktu
-
5. Uraian Tugas Caraka
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS Pelaksana Tata Usaha
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS.
NIP: 19560512 198403 1 004
NAMAJABATAN
PelaksanaTataUsahaFakultas Pertanian Universitas Jambi
TUGASPOKOK
MelaksanakanprosesadministrasisuratmenyuratdiFAKULTAS PERTANIAN
Universitas Jambi
TANGGUNGJAWAB
DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdanUmu
m
URAIANTUGAS
1. Melaksanakanpengirimansuratdanmencatatnyadalambuku
ekspedisi
2. Melaksanakanpendistribusiansurat-suratsesuaidengandisposisi
3. Melaksanakanfotokopidinas
4. Menjagakebersihandan kerapianruangDekan,Wakil DekanI, Wakil
DekanII,Wakil DekanII,Ruang TataUsahadanruangRapat Senat.
5.
Menjagakeamanan/menguncidanmembukaruangTataUsahadanr
uangsidang
6. Melaksanakantugaslainyangditugaskanpimpinan
7. Melaporkanpelaksanaantugaskepadaatasansebagaipertanggung
jawaban.
TUJUAN
Terciptanyapelayananadministrasiyangbaikdantertibdilingkungan
Fakultas Pertanian Universitas Jambi
-
6. Uraian Tugas Agenda Surat
FAK.
PERTANIAN
UNJAJAMBI
URAIANTUGAS AGENDASURAT
NOMORDOKUMEN
NOMORREVI
SI
-
HALAMAN
1/1
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN
AgendaSuratFakultas Pertanian Universitas Jambi
TUGASPOKOK
MenyelenggarakanpengagendaansuratmasukdankeluardiFakultas
TeknikUniversitas Jambi.
TANGGUNGJAWAB
DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdanB
MN.
URAIANTUGAS
1.
Menerimasuratmasukdankeluarkemudiandicatatkanpa
dabuku agendabaikinternalmaupuneksternal
2. Memberikanlembarandisposisipadasuratmasuk 3. Mencatatdan memberinomor agendapadasuratmasukdan
keluarbaikinternal maupuneksternal
4. Menataarsip suratmasukdankeluar.
5. Menuliskanalamatdantujuanuntuksuratkeluarkemudian
mencatatpadabuku ekspedisi
6. Melaksanakantugaslainyangdiberikanatasandalamrangka
pelaksanaantugas. TUJUAN
Terlaksananyatertibpengagendaansurat
-
7. Uraian Tugas Pengawas Kebersihan dan Keamanan
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS RUMAHTANGGA
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALA
MAN
1
/
1
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN
Pengawas Kebersihan dan Keamanani
TUGASPOKOK
MelaksanakanPengawasan Kebersihan dan Keamanan
TANGGUNGJAWAB
Dalammelaksanakantugasbertanggungjawab kepadaKasubagUmumdan
BMN
URAIANTUGAS
1. MengawasipelaksanaanpekerjaanCleaningService
2. Mengawasipelaksanaanpiketsiang/malam 3. Mengawasipelaksanaanpekerjaanpetugaskebun/taman
4.
Bertanggungjawabatasketertiban/keamanandankebersihan
di lingkunganFakultas Pertanian Universitas Jambi
5.
Bertanggungjawabatasberfungsinyafasilitaskerja
di lingkunganFakultas Pertanian Universitas
Jambi 6. BertanggungjawabataspemakaianOHPdanWireless 7. Membantukesulitan-
kesulitanteknisdariparaanggotayang
menjaditanggungjawabnya.
8. Melaksanakantugaslainyangditugaskanpimpinan
9. Melaporkanhasilpekerjaanpadaatasan TUJUAN
Terciptanyakeamanan,ketertiban,kebersihandanberfungsinyafasilit
askerja di lingkunganFAKULTAS PERTANIAN.
-
8. Uraian Tugas Petugas Taman
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS PETUGASKEBUN
NOMORDOKUMEN
NOMORREVIS
I
-
HALAMAN
1/1
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN
PetugasTamanFakultas Pertanian Universitas Jambi
TUGASPOKOK
Menjaga kebersihan dan merawat tanaman dilingkungan Fakultas
PertanianUniversitas Jambi.
TANGGUNGJAWAB
DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdanPe
rlengkapan,melaluiKaurRumah Tangga.
URAIANTUGAS
1. Bertanggungjawabataskebersihanhalaman/rumput
2. Memeliharakeindahantamandantanamandalampot
3. Memberipupuk tanamansecaraberkala
4. Menjalankantugaslainyangdiberikanpimpinan
TUJUAN
TerciptanyakebersihandankeindahandilingkunganFAKULTAS
PERTANIANUniversitas Jambi.
-
B.KEGIATAN
1. SOP PengadaanUntukBarang/ Jasa
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS PENGADAANUNTUKBARANG/JASA
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Prosespembelian/penggadaanalatbaranginventarisdankeperluan jasa
lainnya untukkeperluanFakultas Pertanian Universitas Jambi.
TUJUAN
Terlaksananyapengadaanbarang/ alat danjasadiFAKULTAS PERTANIAN
Universitas Jambisecaratertibdanbenar.
KEBIJAKAN
PROSEDUR
1. Bagian/JurusanmengusulkankeWakil Dekan Bidang Umum,
Perencanaan dan Kepegawaian;
2. Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan dan Kepegawaianmendisposisikan kepada Kepala Tata Usaha untuk
diusulkan dalam perencanaan Fakultas Pertanian Universitas
JambiJambi,untuktahun berikutnya;
3. KepalaTataUsahamelaluiKasubagUmum dan BMN mencariinformasitentangspesifikasibarangdanhargaantara lain
penawaranyangpernahdiajukanolehcalon rekanan; 4. KasubagU m u m d a n B M N memberitahukaninformasi
tentangspesifikasialatdanhargakepadaW a k i l
Dekandanbagian/bidangyangbersangkutandanmemintapersetujuan
,jikasetuju, maka bagian/bidangtersebutmemaraf/menanda
tanganipada lembaran spesifikasi tersebut dan jika tidak disetujui
maka Kepala TataUsahaberusahauntukmencarikanyanglainnya;
5. Berdasarkan persetujuan ini, Dekan c/q Wakil Dekan Bidang
Umum, Perencanaan dan Kepegawaian memasukkan kedalam
daftar usulan perencanaan Fakultas Pertanian Universitas Jambi.
6. DekanFakultas Pertanian Universitas Jambimembuatsurat
perintahpelaksanaanpembeliankepadaPanitiaPengadaanyang telah
ditunjukberdasarkanSKDekanFakultas Pertanian Universitas
Jambi UNITTERKAIT
Pimpinan/Bagian/SubBagian
-
2. SOP Permintaan Bahan Habis Pakai dan Praktikum ke Rektorat
FAK.
PERTANIAN
UNJA
URAIANTUGAS Permintaan BahanHabisPakaidanPraktikumkeRektorat
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Setiappermintaanbahanoperasionalhabispakai(ATK,RT)danPratikumyan
g dibutuhkanuntukJurusandanFakultasdalamprosesbelajarmengajar.
TUJUAN
Sebagaipedomandalampermintaanbahanhabispakaidanbahan
pratikumuntukkeperluanjurusandan fakultasdalamprosesbelajar
mengajar.
KEBIJAKAN
PROSEDUR
1. Membuat surat permintaan bahan habis pakai dan pratikum per
semesterkepadaKetuaJurusandengantembusankeKepalaLabor
(Kalab);
2. SuratpermintaanhabispakaidanpratikumditujukanpadaDekan
melalui Wakil Bidang Umum, Perencanaan dan Kepegawaian;
3. Dekan mendisposisikanpada Wakil Bidang Umum, Perencanaan dan
Kepegawaian, Kabag TU dan Kasubag.Umum dan
BMNtentangbahan-bahanhabispakaidanpratikumuntuk diseleksi;
4. Daftarpermintaandiseleksi,disesuaikandenganalokasidanayangtersediaberdasarkandariasumsianggarantahunlaluuntukdibahasdalamrapatbersamakajur;
5. Dekan mengundangsemua kajur, Wakil Bidang Umum, Perencanaan
dan Kepegawaian, Kabag Tata Usaha dan Kasubag. Umum dan
BMNuntukmembahas pengusulanbahanhabis pakaidanbahan
pratikum.
6. Hasil keputusan rapat anggaran bahan habis pakai dan bahan
pratikum,dibuatkansuratpermintaankeUniversitas Jambi/Rektorat
7. PihakRektoratmenunjukrekanan
danmembuatSPK(SuratPerintahKerja) berdasarkan
rekomendasidari Fakultas untuk pengadaan bahan-bahan
ATKdanPratikumtersebut. UNITTERKAIT
Pimpinan/Bagian/SubBagian
-
ALUR PERMINTAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI
Penjelasan:
1. Fakultas mengusulkan kebutuhan ke Universitas, dan diserahkan ke Tim Penerima Barang Fakultas, selanjutkan diserahkan ke Petugas Gudang;
2. Permintaan barang dari unit/sub. Unit ditujukan ke Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan dan Keuangan;
3. Untuk menelusuri hasil permohonan dapat diketahui melalui Kasubbag. Umum dan BMN dan penyerahan barang melalui petugas pendistribusian.
BAGIAN PENGADAAN
BARANG UNIVERSITAS
USULAN
KEBUTUHAN
BARANG
TIM PENERIMA BARANG
1. IR. SUAJI 2. SAID ALI FADLI 3. MUHAMMAD TOHA
PENYIMPANAN BARANG
HABIS PAKAI DIGUDANG
PERMINTAAN
BARANG DARI
UNIT/SUB UNIT
PETUGAS
PENDISTRIBUSIAN BARANG
HABIS PAKAI DARI GUDANG
PELAPORAN
STOCK/SISA KE
SUBBAG. UMUM DAN
BMN
STOCH/SISA
PENDISTRIBUSIAN
BARANG HABIS PAKAI
WADEK.BID. UMUM,
KEUANGAN DAN
PERENCANAAN
KASUBBAG. UMUM
DAN BMN
EVALUASI
WADEK, KABAB,KASUBBAB
-
3. SOP Permintaan dan Pengeluaran Barang Habis Pakai di lingkungan
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PERMINTAANDANPENGELUARAN
BARANGHABISPAKAIDILINGKUNGANFAKULTAS PERTANIAN
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Bahan operasional habis pakai (ATK,RT) dan Pratikum
merupakan bahan-bahankebutuhanuntuk Jurusan dan Fakultas
dalamproses belajar mengajar.
TUJUAN
Sebagaiacuan untuk memenuhi permintaan dan pengeluaran
bahanhabispakai dan pratikumdalamlingkungan FAKULTAS
PERTANIAN. KEBIJAKAN
ManualOrganisasi Fakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1. Mengisi dan menandatangani blangko Permintaan Barang
rangkap 2
2. Mengetik danmenanda tangani bahan-bahan yang telah di
disetujui oleh Kasubag Umumdan BMN pada blanko
yangtersedia.
3. Mengeluarkan barang-barang yangdiminta berdasarkan
permitaan yang telah di Acc/disetujui.
4. Membukukan dan memfilekan pada kartu stock dan buku
pembantu lainnya.
5. Mengarsipkan bukti permintan dan pengeluaranbarang.
UNITTERKAIT
Pimpinan/Bagian/Sub Bagian
-
4. SOP Pendistribusian Barang Inventaris
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PENDISTRIBUSIANBARANGINVENTARIS
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Barang inventaris yang baru diterima dan milik Fakultas Teknik
UNIVERSITAS JAMBIJambibaik yang dibeli atau hadiah untuk
didistribusikankepadayangmembutuhkan/meminta.
TUJUAN
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pendistribusian barang
inventarisyangbarudiadakanolehpanitiapenerimaataubaruditerima untuk
Fakultas Pertanian Universitas Jambi.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasi Fakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1. Petugasmembuatberitaacarapenyerahanbarangpadaunit
/bagianyangmeminta sesuai Acc pimpinan.
2. Penerima menanda tangani Berita Acara penyerahan
barangdandiketahuiolehKepalaTataUsaha/Wakil Dekan
Bidang Umum, Perencanaan dan Keuangan.
3. Menyerahkan barang dan menambahkannya pada Daftar
Inventaris Ruangan yangbersangkutan.
UNITTERKAIT
Pimpinan/Bagian/Sub Bagian
-
5. SOP Pemberian Kodefikasi Barang
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PEMBERIANKODIFIKASIBARANG
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Pemberiansimbolatau tandakepadasetiapbaranginventarisFakultas
PertanianUniversitas Jambi.
TUJUAN
untuk mempermudahpenata usahaan, pengawasan dan
pengenalanbarangmilikFakultas Pertanian Universitas Jambi.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1. Petugaspengelolabaranginventarismengelompokkanbarang
inventarissesuaijenisnya.
2. Pengelola barangmembuat kodifikasi tertentu berdasarkan
barangyang tercatatpadadaftarinduk ruangan.
3. Menempelkankodeyang telah dibuatkepadabaranginventaris.
UNITTERKAIT
Pimpinan/Bagian/SubBagian
-
6. SOP PeminjamanBarang Inventaris untuk Kepentingan Dinas
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PEMINJAMANBARANGINVENTARIS UNTUK
KEPENTINGANDINAS
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Peminjaman barang Inventaris milik Fakultas Teknik Universitas
Jambiolehbidangataubagian yangdigunakan untuk
kepentingan/keperluanprosesbelajarmengajardan kepentingandinas.
TUJUAN
Agar barang inventaris milik Fakultas Teknik UNIVERSITASJAMBI
Jambitercatatdengantertibdanaman.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1.Bidang/bagianmembuatdanmengajukanpermohonantertulisyang
ditanda tanganiolehketuaJurusan/ StafPengajardimasukkankeKepala
TataUsaha.
2.KepalaTataUsahameneruskankepadaWakil DekanIIuntuk
mendapatpersetujuan.
3.BiladisetujuiakanditeruskanpadaKasubagUmumdanpengelolabarang
inventaris.
4.PengelolaakanmembuatkanSuratPeminjaman.
5.Pengelolabaranginventarisakan menyerahkanbarangtersebutdan
mencatatnyadalambuku peminjaman.
UNITTERKAIT
Pimpinan/Bagian/SubBagian
-
ALUR PEMINJAMAN FASILITAS FAKULTAS
Penjelasan:
1. Peminjam ruangan bersama, ruangan rapat senat, dan fasilitas lainnya, mengajukan permohonan ke Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanan dan Keuangan;
2. Untuk menelusuri surat permohonan ke Kasubbag. Umum dan BMN.
7. SOP Pembuatan Daftar Inventaris Ruangan
Peminjam
Mahasiswa,
DosenSub. Bagian,
Jurusan/Prodi
Petugas
Catat Identitas:
1. Nama Peminjam 2. Nama barang 3. Tgl/jam 4. Jaminan 5. Penyerahan
Pengembalian
1. Periksa barang 2. Tgl/jam
kembali 3. Pengambilan
jaminan 4. Sanksi
Wadek. Umum, Peren-
canaan dan Keuangan
1. Ruangan Bersama; 2. Ruangan Rapat
Senat; 3.
Peralatan/Fasilitas
Kasubbag Umum
dan BMN
Pelaporan
Ke Kasubbag Umum dan
BMN
Evaluasi
Wadek, Kabag dan
Kasubbag
Pengantian alat/
perbaikan
Pembalian/penamb
ahan
-
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PEMBUATANDAFTARINVENTARIS RUANGAN
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Pembuatan daftar yang berisi nama barang inventaris yang ada di
ruangantertentu.
TUJUAN
Untukmemantaudanmengetahuikeberadaanbaranginventarisdisuatu
ruangan.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1. Membuat daftar barang inventaris yang ada dengan
mencantumkan : nama barang, kode / nomor inventaris,
banyaknyadankeadaannya.
2. Penanggungjawabruanganmencocokkandanmenandatangani
daftar tersebutdandiketahuiolehKepalaBagianTata Usaha.
3. Barang yang telah tercatat pada kartu tersebut tidak boleh
dipindahkan /ditukar denganruanganlaintanpasepengetahuan
pengelolabaranginventaris.
UNITTERKAIT
Bagian/ SubBagian/ Jurusan/ Laboratorium
-
8. SOP PerbaikanBarang Inventaris
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PERBAIKAN BARANGINVENTARIS
NOMORDOKUME
N
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Perbaikan barangmilikFakultas Pertanian Universitas Jambiyang
dinyatakanrusak(rusakringan,rusakberat)sehingga
da
pat berfungsilagi.
TUJUAN
Agar baranginventaris Fakultas Teknik UNIVERSITAS
JAMBIJambidapat berfungsidanberdayagunakembali.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1. MembuatlaporantertuliskepadaWakil DekanBidang Umum,
Perencanaan dan Kepegawaian c/qKepalaBagianTata Usaha
diteruskan ke Subbag. Umum dan BMN;
2. Kepala TataUsaha mendisposisikan ke Kasubag Umum dan BMN agar melakukan koordinasi dengan bagian dan
Jurusanuntukmeneliti/memeriksakebenaranlaporanpemakai
barang;
3. KepalaSub. BagianUmumdanBMNmenyampaikanhasil
pemeriksaankepadaWakil DekanBidang Umum,
Perencanaan dan Kepegawaian c/qKepalaTataUsaha,
denganrekomendasi:
a. Rusakdapatdiperbaiki. b. Rusakdapatdiperbaikidenganpenggantiansuku
cadang.
c. Rusakdapatdiperbaikimelaluipihakketiga.
d. Rusaktidak dapatdiperbaiki.
4. Wakil DekanB i d a n g U m u m , P e r e n c a n a a n d a n
K e p e g a w a i a n /KepalaTataUsahadenganberdasarkan pada
rekomendasiinimemutuskanuntukmemperbaikibarangtersebut
. UNITTERKAIT
Bagian/ SubBagian/ Jurusan/ Laboratorium
-
9.TamuPimpinan
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PELAYANANTAMUPIMPINAN
NOMORDOKUMEN
NOMORREVIS
I
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN
Seseorangatau kelompok orangeksternalyangakanmenemuipimpinan.
TUJUAN
Sebagaikerangkaacuanpenerapanlangkah-
langkahdalampenerimaantamu pimpinan.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1.
Tamuyanghendakmenemuipimpinanmelaporpadaresepsionis
atau petugas.
2. Petugas menanyakanmaksuddan tujuandanakanmenemuisiapa
3. Tamudiarahkanuntukmengisibuku tamu.
4. PetugasakanmenghubungidanmemberitahuPimpinanyang
dimaksuddantamudipersilahkanuntukmenunggu. UNITTERKAIT
SubBagian
-
10. SOP SuratMasuk
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR SURATMASUK
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN
Suatuprosespenyampaiansuratmasukbaikinternalmaupuneksternal.
TUJUAN
Sebagaiacuanpenerapanlangkah-langkahalursuratmasukbaikinternal
maupuneksternalsecaratertibdanteratur
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1. Agendaris menerima surat masuk dan mencatatnya dalam
bukuagendasertadilampiridengankartukendalidanlembardis
posisi
2. Surat-surat yangsifatnya segera di photo kopi dulu dan
kopiannyadiserahkanpadaKTU.
3. SuratdimasukkankeruangDekanuntukdidisposisi 4. SetelahdidisposisiDekandanWakil Dekanyangterkait, surat
tersebut disampaikankepadaKepalaTataUsaha
5. KTUmendisposisisurattersebutkeSubBagianyangterkait.
6. Suratdiprosesatau disimpandiSubBagian
UNITTERKAIT
Dekan, WADEK / KTU / Jurusan / Sub Bag.
-
11. SOP SuratKeluar
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR SURATKELUAR
NOMORDOKUME
N
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN
SuatuprosespenyampaianSuratKeluarbaikinternalmaupuneksternal
Fakultas Pertanian Universitas Jambi
TUJUAN
Sebagaibahanacuanpenerapanlangkahlangkahalursuratkeluarbaik
internalmaupuneksternalsecaratertibdanteratur
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1. Pengola(Sub
Bagian/Jurusan)menyerahkansuratkepadaKepalaTataUsahauntuk
diparaf.
2. KepalaTataUsahamenyerahkansurattersebutuntukdiparafolehWakil Dekanyangterkait: BidangIolehWakil
DekanIBidangIIolehWakil DekanIIBidangIIIolehWakil DekanIII
3. Dekanmenandatanganisuratyangtelah diparafolehWakil Dekan 4. Agendarismemberinomor surat,memberiamplop,menulisalamat,
mencatatdibukuekspedisidanmengirimsurattersebutkealamatyan
g dituju.
5. Arsipsuratdisimpan: a. 1 lembardifileSuratKeluarAgendaris
b. 1 lembarpadapengolah(SubBagian/Jurusan)
UNITTERKAIT
Dekan, WADEK / KTU / Jurusan / Sub Bagian.
-
12. SOP PemakaianRuangR a p a t S e n a t
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PEMAKAIAN RUANGSIDANGDEKANAT
NOMORDOKUM
EN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN
Ruangan Rapat Senat yangberkapasitaslebihkurang75orang
TUJUAN
Sebagaikerangkaacuanpenerapanlangkah-
langkahuntukpemakaian ruangansidang.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi
PROSEDUR
1) MengajukanpermohonankepadaWakil DekanBidang
Umum Perencanaan dan Keuanganmelalui
Kasubbag Umum dan BMN yaitu3harisebelumpemakaian.
2)
Mencantumkanjadwalpemakaiandalamsuratpermohon
anyaitu :
a. Hari,tanggaldanjamdilaksanakannyaacara b. Jumlahpeserta c. Alatpenunjangyangdibutuhkan(OHP,Wireless)
3) RumahTangga menyediakanfasilitasyang dibutuhkan.
4)
SetelahselesaiacarapeminjamharusmelaporkepadaRumahta
nggadanmengembalikanalat penunjangyangdipakai.
UNITTERKAIT
WADEKII/ KTU/ SubBagian/
-
13. KerjaSopirPimpinan
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR KERJASOPIRPIMPINAN
NOMORDOKUMEN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN
Pegawai yangbertugas membantu pimpinan / tugas kedinasan yang
memakaikendaraan. TUJUAN
Sebagaipedomandalammelakukantugas.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi.
PROSEDUR
1. MenjemputmobilkerumahPimpinan.
2. Mencek mobilapakahsudahlayakjalanatau tidak
3. Membersihkanmobil.
4. Setelah mobilselesai dibersihkanmaka sopir memberi tahu pimpinanbahwamobiltelah bisadigunakan.
5. SetelahpimpinansampaidikantorsopirmelaporkeKasubag umum.
6. Jikasopiringin memakaikendaraandinasmakaharus melaporkeKasubagUmum dan BMN.
7. Sopir harusselalu berada ditempat sampai pimpinan pulangkantor untukdiantarkembalipulangkerumah.
UNITTERKAIT
Pimpinan/ SubBagian/ Jurusan
-
14. PemakaianMobilDinasUntukKeperluanDinas
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PEMAKAIANMOBILDINASUNTUKKEPERLUANDINAS OLEH
UNITLAIN
NOMORDOKUMEN
NOMORRE
VISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN
Saranatransportasiyangberupakendaraanbermotorroda4miliknegara
yang digunakan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas
diFAKULTAS PERTANIAN
TUJUAN
Untukkelancarantugaskedinasan
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi.
PROSEDUR
1. MemberitahukepadaKasubagUmumbahwayangbersangkutan
memerlukanmobiluntukdinas.
2. KasubagumummemberitahukepadapimpinanbahwamobilNo
Polisi…..dipakaiuntukkeperluandinasdenganlokasitujuanjelas
.
3. Setelah
mendapatpersetujuan,Kasubagumummemerintahkansopir
untuksiapberjalan.
4. Setelahselesai,sopirmelaporkembalikepadaKasubagUmum. UNITTERKAIT
Pimpinan/ SubBagian/ Jurusan
-
15. PemakaianMobilDinasKeluar Daerah
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR PEMAKAIANMOBILDINASKELUARDAERAH
NOMORDOKUMEN
NOMORRE
VISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Pemakaianmobildinasdi luarkotaJambi.
TUJUAN
UntukkelancarantugasPimpinan.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi.
PROSEDUR
1. PimpinanmemberitahuKasubagUmumdan BMN
bahwaakandinaskeluardaerah denganmemakai mobildinas..
2. KasubagUmumdan BMN membuatSuratTugasuntuksopir.
3. KasubagUmumdan BMN
memintakanuangmakandanhonorsopirpadaKasubagKeuangan.
4. Setelahkembali,sopir melaporpadaKasubagUmum dan BMN.
UNITTERKAIT
Pimpinan/ SubBagian/ Jurusan
CATATAN
KalauPimpinankeluardaerahtidakmemakaikendaraandinas,mobil
diserahkan/ dipooldiDekanat.
-
16. Servis Kendaraan Dinas
FAK.
PERTANIAN
UNJA
PROSEDUR SERVICE KENDARAAN
NOMORDOKUM
EN
NOMORREVISI
-
HALAMAN
1/1
SOP
Tanggal terbit
1 September 2015
DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA
Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS
NIP.19560512 198403 1 004
PENGERTIAN
Perbaikankendaraandinaspadabengkelyangditunjuk.
TUJUAN
Untukkelancarantransportasikedinasan.
KEBIJAKAN
ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi.
PROSEDUR
1. Sopirmelaporkepadapimpinanyangbersangkutanbahwamobil
akan diservice.
2. Pimpinan yang bersangkutan memberitahu kepada Kasubag Umum dan BMN bahwa mobil akan diservice dan
sopir menerangkankerusakkanapa
sajayangadakepadaKasubagUmum dan BMN.
3. Kasubag Umumdan BMN memintaRumahTanggamencek kebenarandarilaporankerusakansopiryangbersangkutan.
4. KasubagUmummembuatWorkOrder(WO)padabengkelyang ditunjuk,.WOtersebutharusdisetujui terlebih dahulu
olehKepala Tata UsahadanWakil DekanBidsng Umum,
Perencanaan dan Keuangan.
5. SopirmembawamobilkebengkeldenganmenyerahkanWO.
6. Setelah mobildiperbaiki,sopirmembawamobilkembali.
UNITTERKAIT
WADEKII/ KTU/SubBagian/Bengkel