user manual aplikasi ppm
TRANSCRIPT
1
User ManualAplikasi Penanganan Pengaduan Masyarakat
2
MANUAL APLIKASI PPM
1. Pendahuluan
Menu aplikasi Penanganan Pengaduan Masyarakat (PPM) di bagi menjadi tiga bagian, yaitu :
Input Pengaduan Baru adalah bagian untuk menginput data pengaduan masyarakat dari berbagaisumber atau media pengaduan.
Pengaduan Masuk adalah bagian untuk menjawab atau menindaklanjuti pengaduan yang masuk.
Pengaduan Keluar adalah bagian untuk melakukan edit terhadap pengaduan yang telah diinputatau diregistrasi.
Level pengguna aplikasi PPM di bagi menjadi empat bagian, yaitu :
User CMAC,
1) Untuk mendaftarkan pengaduan yang masuk di tingkat nasional dan menanganipengaduan dengan level derajat nasional
2) Melakukan review terhadap seluruh PPM yang sudah teregister, yang sudah berstatusProses (sudah ditindaklanjuti)
3) Memberikan status selesai
User ROMS Regional, untuk mendaftarkan pengaduan yang masuk di tingkat ROMS Regional danmenangani pengaduan dengan level ROMS Regional.
User ROMS Provinsi, untuk mendaftarkan pengaduan yang masuk di tingkat provinsi danmenangani pengaduan dengan level derajat provinsi
User Kabupaten/Kota, untuk mendaftarkan pengaduan yang masuk di kabupaten/kota atau desadan menangani pengaduan dengan level derajat kab/kota dan kel/desa
Ada empat tahapan dalam memproses pengaduan, yaitu :
Register atau input pengaduan, adalah proses meng-input laporan pengaduan dari masyarakat.
Tindaklanjut Pengaduan, adalah memberikan penjelasan mengenai hasil verifikasi daninvestigasi, rekomendasi, dan hasil akhir penanganan.
Status Pengaduan, adalah memberikan kesimpulan mengenai status pengaduan apakah belumditindaklanjuti, masih dalam status proses, mendapatkan review dari piusat (CMAC) atau sudahterselesaikan.
3
2. Login
Untuk masuk kedalam aplikasi PPM caranya adalah dengan membuka website Pamsimas terlebih dahulu
dengan mengetikkan www.pamsimas.org pada browser, setelah itu pilih Pengaduan pada menu
Setelah memilih Pengaduan pada menu di website Pamsimas, maka akan tampil halaman menu
pengaduan sebagai berikut
Alamat: http://new.pamsimas.org/index.php?option=com_k2&view=item&layout=item&id=52&Itemid=159
4
Untuk masuk ke dalam Aplikasi PPM pilih aplikasi PPM pada menu, maka akan muncul halaman login
Masukan User Name dan Password pada menu login, setelah itu tekan OK. Jika berhasil Login maka
akan muncul halaman utama PPM. Secara default, halaman utama PPM akan menampilkan Daftar
Pengaduan Masuk. Berikut ini adalah gambar halaman utama aplikasi PPM
5
3. Input Pengaduan Baru
Untuk membuat pengaduan baru atau register pengaduan, klik “Input Pengaduan Baru”. Setelah itu
akan muncul halaman form pengisian data
Pilih Derajat Penanganan dengan cara klik Pilih Derajat pada bagian pilihan. Setelah memilih Derajat
Penanganan, maka akan muncul kolom isian “Ditujukan kepada”. Maksudnya adalah untuk menentukan
level penanganan pengaduan yang akan dibuat.
a. Satlak-KKM, TMF, Kades/Lurah, TKKc, Camat
Ketika memilih derajat ini, maka pada bagian isian “Ditujukan kepada” akan muncul pilihan untuk
menentukan Regional, Provinsi, Kab/Kota dan Desa.
Pada level pengguna CMAC (user CMAC) dan Regional (user ROMS Regional) , bagian isian pilihan
Regional, Provinsi, Kabupaten & Desa harus diisi semua. Sementara untuk level pengguna Provinsi
(User ROMS Provinsi), kolom pilihan “Pilih Provinsi” akan disable, sehingga pengguna level ini
cukup memilih pilihan Kab/Kota dan Desa saja. Sedangkan pada level pengguna Kab/Kota (User
ROMS Kab/Kota), pilihan Provinsi dan Kab/Kota akan didisable, dan pengguna pada level ini cukup
mengisikan nama Desanya saja. Setelah melakukan pemilihan selanjutnya akan muncul halaman
form pengisian data
b. ROMS Kab/Kota, DPMU, DPIU, TKK
Ketika memilih derajat penanganan ini, maka pada bagian isian kolom “Ditujukan kepada” akan
muncul pilihan Regional, Provinsi dan Kab/Kota
6
Pada level pengguna CMAC dan Regional, bagian isian pilihan Regional, Provinsi & Kabupaten
harus diisi semua. Sementara untuk level pengguna Provinsi, kolom pilihan “Pilih Provinsi” akan
disable, sehingga pengguna level ini cukup memilih pilihan Kab/Kota saja. Sedangkan pada level
pengguna Kab/Kota, pilihan Provinsi dan Kab/Kota akan di disable dan langsung menuju kepada
form pengisian data
c. ROMS Provinsi, PPMU, PPIU, TKP
Ketika memilih derajat penanganan ini, maka pada bagian isian kolom “Ditujukan kepada” akan
muncul pilihan Regional dan Provinsi
Pada level pengguna CMAC dan Regional, bagian isian pilihan Regional dan Provinsi harus diisi.
Sementara untuk level pengguna Provinsi, kolom pilihan “Pilih Provinsi” akan disable, dan akan
langsung menuju kepada form pengisian data
d. ROMS Regional
Pada level pengguna CMAC dan Regional, bagian isian pilihan Regional dan Provinsi harus diisi.
Sementara untuk level pengguna Provinsi, kolom pilihan “Pilih Provinsi” akan disable, dan akan
langsung menuju kepada form pengisian data
e. CMAC, CPMU, CPIU
Pada pilihan ini, maka untuk setiap level pengguna akan langsung menuju ke form pengisian data
Setelah melakukan pemilihan derajat penanganan dan menentukan level penanganan maka selanjutnya
adalah memilih Media/Sumber, Bidang kegiatan dan Kategori. Berikut adalah gambar tampilan setelah
melakukan pilihan derajat penanganan dan tujuan pengaduan
7
Pada bagian Kategori, khusus untuk kategori penyimpangan dana, jika memilih kategori ini maka akan
tampil kolom isian nominal indikasi penyalahgunaan dana. Kolom isian ini wajib untuk diisi dan angka
yang diisi harus lebih besar dari 0. Jika tidak diisi maka proses pengisian data tidak bisa dilanjutkan.
Setelah mengisi nominal uang pada kolom isian, tekan enter atau klik sembarang tempat pada halaman
form register pengaduan. Selanjutnya akan muncul form isian data. Untuk kategori pengaduan selain
kategori pengaduan penyimpangan dana, ketika selesai memilih kategori pengaduan akan langsung
muncul form isian data. Berikut ini adalah gambar form isian data
8
Pada bagian isian Tanggal Terima, Nama Pengadu dan Isi Pengaduan wajib untuk diisi. Jika sudah selesai
melakukan perubahan data, klik Save untuk menyimpan data dan secara otomatis akan mendapat
nomor registrasi sesuai dengan level pengguna (CMAC, Regional, Provinsi & Kab/Kota). Sebagai contoh
nomor registrasi 01000000-1103-003
01000000 merupakan kode registrasi dari level CMAC.
1103 adalah masalah yang muncul di tahun 20(11) bulan Maret (03)
003 urutan masalah yang ke-3 (tiga) pada bulan tersebut
4. Pengaduan Masuk
Halaman ini merupakan daftar pengaduan masuk yang ditujukan kepada anda untuk ditindaklanjuti.
Untuk menindaklanjuti pengaduan yang masuk, klik nomor registrasi pengaduan. Selanjutnya akan
muncul halaman form pengisian data
9
Ada beberapa bagian pada halaman ini, yakni :
1. Informasi Pengaduan
2. Identifikasi Pengaduan
3. Hasil Verifikasi dan Investigasi
4. Target, Rekomendasi Penanganan, dan Fasilitasi Penanganan
5. Pengaduan yang berkaitan dengan penyalahgunaan dana
6. Hasil Akhir Penanganan
7. Keterangan
8. Dokumen Bukti Penyelesaian PPM
9. Status
10. Save
1) Informasi Pengaduan
Pada bagian ini berisikan informasi – informasi umum tentang pengaduan yakni nomor pengaduan,
isi pengaduan, fokus pengaduan, tindak lanjut penanganan dan rekomendasi.
10
2) Identifikasi Pengaduan
Untuk mengisi tabel identifikasi pengaduan, klik text “ » Klik disini untuk mengisi tabel
Identifikasi Pengaduan «”.
Setelah itu akan muncul halaman sebagai berikut
Proses pengisian data tabel yakni sebagai berikut
o Untuk menambahkan data klik Add, setelah itu akan muncul halaman pengisian data
Nama : Merupakan nama pihak yang dihubungi
Jabatan : Merupakan jabatan dari pihak yang dihubungi
Lokasi/Identitas : Merupakan asal, tempat, alamat, email atau pun no hp pihak
yang dihubungi
Hasil Identifikasi : Merupakan tempat untuk menuliskan hasil identifikasi dan
pengelompokan/klasifikasi (bidang kegiatan, kategori masalah,
dan derajat masalah) berdasarkan data pengaduan yang masuk
untuk menentukan langkah penanganan selanjutnya
Jika ingin menyimpan data, klik save untuk menyimpan data
o Untuk melakukan perubahan terhadap data yang sudah ada klik edit pada tabel
11
Klik Update untuk menyimpan data
o Untuk menghapus data klik Delete pada tabel
Untuk memunculkan data yang telah disimpan pada tabel Identifikasi Pengaduan, klik refresh
pada table
3) Hasil Verifikasi dan Investigasi
Merupakan bagian untuk menuliskan hasil uji silang untuk menguji kebenaran dari
laporan/pengaduan tersebut melalui proses verifikasi, konfirmasi, investigasi dan klarifikasi yang
diberikan oleh pihak-pihak terkait di lapangan, dengan tujuan untuk mendapatkan kejelasan pokok
permasalahan sebenarnya. Hal ini termasuk obyek dan subyek yang diadukan.
4) Target, Rekomendasi Penanganan, dan Fasilitasi Penanganan
Merupakan bagian untuk menuliskan fasilitasi penanganan pengaduan/tindak turun tangan yang
didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan analisa yang dilakukan secara berjenjang
sesuai dengan kewenangan dari masing-masing wilayah atau penanganan pengaduan yang
didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkompeten dalam penanganan pengaduan. Dan tuliskan
juga setiap proses mengenai: waktu, tempat dan nama para pihak yang terkait.
5) Pengaduan yang berkaitan dengan penyalahgunaan dana
Bagian isian ini akan muncul jika pengaduan berkaitan dengan penyalahgunaan dana
Isian Nominal
dana
12
Berikut ini adalah keterangan dari kolom isian nominal dana
o Nomor 1 merupakan keterangan nominal indikasi dana yang disalahgunakan. Kolom ini
bukan merupakan kolom isian hanya berisikan keterangan. Nominal yang tertera
merupakan hasil input dari yang pertama kali melakukan register pengaduan tersebut
o Nomor 2 merupakan isian untuk nominal dana yang disalahgunakan yang telah terbukti.
Isian pada kolom ini boleh lebih besar atau lebih kecil dari nominal indikasi dana yang
disalahgunakan (nomor 1)
o Nomor 3 merupakan isian untuk nominal dana yang sudah dikembalikan. Isian pada bagian
ini harus lebih kecil atau sama dengan nilai hasil pembuktian penyimpangan dana (nomor 2)
o Nomor 4 merupakan keterangan nominal dana yang belum dikembalikan. Nominal dana
yang belum dikembalikan merupakan hasil dari pengurangan nominal dari hasil pembuktian
penyimpangan dana (nomor 2) dengan nominal dana yang sudah dikembalikan (nomor 3).
Nominal dana akan muncul secara otomatis ketika data sudah disimpan (Klik tombol Save)
6) Hasil Akhir Penanganan
Merupakan bagian untuk menuliskan hasil kesepakatan/persetujuan dari para pihak dalam
penyelesaian inti masalah.
7) Keterangan
Bagian ini merupakan informasi (keterangan), yang dibuat oleh orang yang melakukan register
pengaduan tersebut.
8) Dokumen Bukti Penyelesaian PPM
Bagian ini merupakan informasi dari file yang di upload. Jika ada file yang di upload, maka pada
bagian ini akan muncul image atau gambar. Image tersebut bisa diklik apabila ingin melakukan
preview.
9) Status
Bagian ini merupakan keterangan dari status pengaduan. Status pengaduan terdiri dari 4 bagian
Belum ditindaklanjuti : merupakan status dimana pengaduan tersebut ditindaklanjuti
Sedang diproses dan menunggu review dari pusat : merupakan status yang sudah
ditindaklanjuti namun belum ataupun masih menunggu review yang dilakukan oleh TA PPM
CMAC
Review : Merupakan status dimana pengaduan yang sedang dan telah ditindaklanjuti, sudah
dilakukan pengecekan atau review oleh TA PPM CMAC
Selesai : Merupakan status dimana pengaduan sudah dianggap selesai. Status selesai dalam
pengaduan ditentukan atau ditetapkan oleh TA PPM CMAC.
13
10) Save
Tombol Save digunakan untuk menyimpan data. Klik tombol Save jika sudah selesai melakukan
pengisian data
Pada halaman Daftar Pengaduan Masuk, jika ingin membaca secara lengkap dan detail isi dari
pengaduan klik tanda (+) maka akan muncul tampilan yang memperlihatkan isi pengaduan secara detail
dan lengkap
Pada halaman Pengaduan Masuk terdapat kolom dengan nama “File” dimana pada kolom tersebut akan
muncul text “Upload”. Bagian ini digunakan untuk menambahkan file/dokumen sebagai pelengkap dari
pengaduan. Upload file hanya dilakukan bilamana kategori pengaduan adalah Peyimpangan Dana. File –
file yang dimasukan merupakan file Berita Acara, Surat Pernyataan, Bukti Pengembalian Dana dan Bukti
Penerimaan Dana. Jenis file yang dimasukan pada aplikasi adalah jenis file image (JPG, JPEG, PNG) dan
ukuran file agar kurang dari 1MB.
Untuk memasukan file, klik Upload pada tabel. Tulisan “Upload” pada tabel akan muncul setelah
pengaduan tersebut ditindak lanjuti.
14
Setelah klik upload pada tabel, maka akan muncul halaman untuk memasukan file
Klik browse untuk mencari file yang akan dimasukan.
Upload File
15
Setelah itu klik open untuk memasukan file yang sudah dipilih. Sehingga akan muncul file yang telah
dimasukan tadi. Selanjutnya apabila ingin memasukan file lain klik browse kembali.
Apabila sudah selesai melakukan pencarian file, klik Save untuk menyimpan data. Apabila upload data
berhasil maka akan tulisan/text “upload foto berhasil” dan juga muncul gambar yang kita upload pada
bagian preview file.
Untuk melakukan preview file, klik pada bagian file tersebut sehingga akan muncul tampilan dile
tersebut dengan ukuran yang sebenarnya.
16
Jika proses upload telah selesai, lihat pada halaman Pengaduan Masuk. Pada kolom File akan ada icon
seperti peniti yang menandakan bahwa pengaduan tersebut terdapat file yang sudah di upload. Namun
apabila file yang telah dimasukan tadi belum muncul, klik “disini” untuk melakukan refresh pada
halaman tersebut
Icon File Yang
Sudah Diupload
Untuk Melakukan
refresh
17
5. Pengaduan Keluar
Halaman ini merupakan daftar pengaduan keluar hasil dari pengaduan yang telah diinput atau di
register oleh anda. Bagian ini bisa pula digunakan untuk melakukan edit pengaduan yang telah
diregister.
Jika ingin melakukan perubahan data, klik nomor registrasi. Setelah itu akan muncul halaman form
pengisian data seperti gambar beikut ini
Jika telah selesai melakukan perubahan data, klik tombol Update untuk menyimpan data
18
6. Menu search
Pada aplikasi PPM ini juga tersedia kolom pencarian (search) yang terdapat pada menu Pengaduan
Masuk dan Pengaduan Keluar
Untuk melakukan pencarian data, masukan kata kunci pada kolom pencarian. Setelah itu tekan enter
atau klik gambar icon . Jika ingin menghapus kata kunci yang sudah diisikan, klik Reset
7. Laporan
Menu ini digunakan untuk melihat pengaduan – pengaduan yang sudah teregistrasi dan juga progres
dari PPM. Menu laporan terdiri dari submenu sebagai berikut :
1. Daftar Pengaduan
2. Rekap Progress
3. Rekap Berdasarkan Ketegori
4. Rekap Penyimpangan Dana berdasarkan Sumber/Media
5. Rekap Penyimpangan Dana Berdasarkan Derajat
6. Arsip PPM
19
1) Daftar Pengaduan
Pada bagian ini kita bisa melihat seluruh pengaduan yang telah diregistrasi, baik oleh CMAC,
Regional, Provinsi ataupun Kab/Kota.
Untuk melihat proses penyelesaian penanganan pengaduan, klik pada nomor registrasi pengaduan
setelah itu akan tampak halaman yang berisikan informasi terhadap penyelesaian penanganan
pengaduan seperti tampak pada gambar berikut ini :
20
Pada halaman ini terdiri dari beberapa bagian, yakni :
a. Inti / Fokus Isi Pengaduan
Bagian ini berisikan garis besar dari subtansi pengaduan yang diadukan
b. Identifikasi Pengaduan
Merupakan tabel yang berisikan pihak – pihak yang dihubungi dalam penyelesaian
penanganan pengaduan
c. Hasil verifikasi dan investigasi (termasuk fakta lapangan)
Merupakan bagian yang menjabarkan proses dari penyelesaian penanganan pengaduan
d. Target, Rekomendasi Penanganan, dan Fasilitasi
Merupakan informasi tentang target penyelesaian pengaduan ataupun rekomendasi
penanganan pengaduan dan juga fasilitasi
e. Pengaduan Yang Berkaitan Dengan Penyalahgunaan Dana
Bagian ini akan muncul apabila pengaduan tersebut merupakan pengaduan dengan
kategori penyimpangan dana. Pada bagian ini berisikan nominal dari penyimpangan dana
mulai dari indikasi penyimpangan dana, terbukti dana yang disalahgunakan, pengambalian
dana dan dana yang belum dikembalikan
f. Hasil Akhir Penanganan
Merupakan bagian yang menjabarkan tentang hasil akhir dari penyelesaian penanganan
pengaduan
g. Status
Bagian ini merupakan tingkatanan atau status dari penanganan pengaduan. Status tersebut
terdiri dari empat yaitu belum ditindaklanjuti, proses, review pusat dan selesai
h. Review Dari Pusat
21
Merupakan isian dari hasil review yang dilakukan oleh CMAC terhadap proses penanganan
pengaduan. Apabila pada pengaduan proses penyelesaiannya belum memenuhi syarat
untuk dinyatakan selesai, maka CMAC akan memberikan catatan yang akan muncul pada
bagian ini.
i. Dokumen Bukti Penyelesaian PPM
Bagian ini berisikan dokumen – dokumen pendukung proses penyelesaian pengaduan
dengan kategori penyimpangan dana. Bagian ini dikhususkan untuk pengaduan dengan
kategori penyimpangan dana.
Untuk memudahkan dalam melihat tindaklanjut penanganan pengaduan bisa dilakukan dengan 2
cara, yang pertama seperti pada langkah – langkah diatas yakni dengan melakukan klik (kiri) pada
nomor pengaduan. Sementara yang ke dua adalah dengan melakukan klik kanan pada nomor
pengaduan, lalu pilih new tab untuk membuka halaman baru. Cara yang ke dua ini bisa
memudahkan kita apabila ingin melihat lebih dari satu pengaduan.
Pada daftar pengaduan ini kita juga bisa melakukan pencarian pengaduan. Pada aplikasi tersedia
pencarian berdasarkan :
Propinsi
Kab/Kota
Media/Sumber
Kategori
Bidang
Derajat
Status
Untuk melakukan pencarian pengaduan, jika ingin menggunakan fasilitas aplikasi PPM, klik tanda
panah lalu pilih salah satu pilihan. Jika ingin melakukan pencarian berdasarkan kata kunci, masukan
kata kunci pada kotak pencarian. Kata kunci yang dimakasud bisa berupa nomor pengaduan, lokasi
22
atau pun focus dari masalah. Setelah melakukan pilihan ataupun memasukan kata kunci, klik icon
pencarian. Dan jika ingin mengembalikan pada tampilan awal daftar pengaduan, memunculkan
seluruh pengaduan, klik reset.
Pengaduan – pengaduan yang terdapat pada Daftar Pengaduan bisa juga diconvert kedalam bentuk
excel. Dimana dalam format excel tersebut akan muncul secara detail isi dari pengaduan. Untuk
convert kedalam excel, klik icon excel yang terapat pada pojok kanan atas seperti pada gambar
berikut ini
Setelah melalakukan klik pada icon excel, akan muncul perintah untuk melakukan pendownloadan
terhadap file tersebut.
2) Rekap Progress
Menu ini berisikan rekap progress pengaduan untuk melihat status pengaduan per propinsi.
Icon Convert
to Excel
23
Rekap Progress ini juga bisa dilakukan convert kedalam file excel. Caranya adalah dengan klik bagian
icon excel dan lakukan pendownloadan terhadap file tersebut.
3) Rekap Berdasarkan Ketegori
Pada menu ini berisikan rekap progres pengaduan berdasarkan kategori. Dari rekap ini kita bisa
melihat pekembangan PPM dilihat dari kategori pengaduan.
Rekap progres ini juga bisa diconvert kedalam excel. Caranya adalah dengan mengklik icon excel
dan lakukan pendownloadan
4) Rekap Penyimpangan Dana Berdasarkan Sumber/Media
Pada menu ini berisikan rekap progres pengaduan dari kategori penyimpangan dana dengan
berdasarkan sumber/media. Pada rekap ini kita bisa melihat perkembangan status PPM kategori
penyimpangan dana berdasarkan sumber/media.
Jika ingin melakukan convert kedalam file excel, klik icon excel dan lakukan pendownloadan
5) Rekap Penyimpangan Dana Berdasarkan Derajat
Pada menu ini berisikan progres dari pengaduan kategori penyimpangan dana dengan berdasarkan
derajat penanganannya.
24
Untuk melakukan convert progres tersebut kedalam file excel, klik icon excel dan lakukan
pendownloadan
6) Arsip PPM
Merupakan menu untuk mendownload file – file yang berkaitan tentang PPM. Saat ini pada Arsip
PPM tersedia Daftar Pengaduan Pamsimas dan Progres PPM Pamsimas (dalam bentuk Power Point)
yang di update setiap akhir bulan. Untuk melakukan download terhadap file tersebut, klik nama file
tersebut dan lakukan pendownloadan