utbildning i beställning till betalning i winst 2.0
DESCRIPTION
Utbildning i Beställning till betalning i Winst 2.0. Syfte med dagen. Förstå vad förändringen innebär Förstå och kunna tillämpa regler vid kontering Förstå hur ni gör för att - Beställa & Leveranskvittera - Hantera fakturor - Attestera Veta vart ni kan hitta hjälp - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Utbildning i
Beställning till betalning i Winst 2.0
Syfte med dagen
• Förstå vad förändringen innebär
• Förstå och kunna tillämpa regler vid kontering
• Förstå hur ni gör för att
- Beställa & Leveranskvittera
- Hantera fakturor
- Attestera
• Veta vart ni kan hitta hjälp
• Veta vem ni kan kontakta och när
Nyckelpunkter
•Nytt utseende
•Handla på ramavtal i Winst – enklare hantering
•Nya steg• Leveranskvittens
• Ändrat flöde – beslutsattest innan ordern går iväg
• Orderbekräftelse
• Större eget ansvar – igår stickprov innan betalning, idag efter
• Eskalering uppåt – attest måste göras i tid
• Möjligt att beställa för alla i förvaltningen
• Nytt system – för alla
3NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A
Vi kommer inte att gå igenom• Regler för inköp • Hur man söker fram produkter, leverantörer etc i Winst
Osäker? - Information om instruktioner ges i slutet av bildspelet- En kurs har just anordnas, fler kommer- Förvaltningens Inköpshandbok
Dagens schema
Område
Inledning
Vad är Beställning till Betalning?
Attestreglerna
Kontering
Winst - Översikt
Systemvisning – Bildspel
Var du kan hitta/få hjälp
Praktiska övningar
Beställning till betalning (Winst 2.0) – varför genomförs förändringen?
Vad innebär förändringen?
•Inköp och fakturor hanteras i samma system!
Lättare att göra rätt
Lättare att följa uppTidsvinst på sikt
Vad är nyttan/effekten?
Förändringar mot idag för den som beställer och/eller hanterar fakturor
• Beställ i Winst
• Attestera innan leverantören får ordern
• Obligatorisk leveranskvittens
• Möjligt beställa för alla – kontering ansvar styr
Beställning
• Görs i Winst
• Leveranskvittens – fakturan går iväg automatiskt
• Gasell avvecklas (helt tomt 31/3 – hantera)
Fakturahantering
*) Beställ IT-utrustning i Beställningsportalen
Större egetansvar
Attestregler
Nya attestregler för hela staden
Nya attestregler och nytt arbetssätt
Nya regler• Kontrollattest: Beställa/kontera/leveranskvittera/godkänna faktura
• Beslutsattest: Attestera beställning / attestera faktura• Intraservice gör kontroll innan betalning går iväg
2-handsprincipen: En faktura ska alltid hanteras av minst två personer (kontrollattestant & beslutsattestant)
Vad ska vi göra?
Från beställning till betalning
Granska och kontera
Granska och kontera AttestAttest
Fakturanstämmer med
leveranskvittensen
Fakturanstämmer med
leveranskvittensen
Chefattesterar
Chefattesterar
Beställ i Winst
Beställ i Winst
FakturorFakturor
BetalningBetalning
1
Beställningsflöde Fakturaflöde
Matchning mot abonnemang
Matchning mot abonnemang
2
3
JaNej
Leverans-kvittera
Leverans-kvittera
Kontrollattestant
Du ska kontrollera att:
•Varan är mottagen eller tjänsten är utförd
•Fullständiga uppgifter på fakturan-pris, kvantitet, tid, leveransadress
•Utgiften har inte tidigare belastat verksamheten
•Rätt beräknad
•Rätt konterad
•Stämmer med beställning och avtal
•Framgår ej vad som köpts = bifoga kvitto/följesedel!
Tillämpning i Winst
• Inget specifikt moment i Winst heter kontrollattest
• Utförs då man:
1 a. Skickar beställning till attestant
1 b. Leveranskvitterar när varorna kommit
2. Acceptera faktura en ”vild faktura” (som i Gasell)
Leveranskvittens
• En kontrollattest
• Obligatoriskt – annars betalas inte fakturan
• Utförs av beställaren
• När du fått varan / tjänsten är utförd – vänta inte!
Beslutsattestant:
Du ska kontrollera att:
•Händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag
•Beställaren är behörig
•Kompletta underlag
•Rätt konterad
•Belastar rätt period
•Fakturan är kontrollattesterad
Tillämpning i Winst
• Görs av den som attesterar beställning eller faktura.
• Utförs då man:
1. Trycker på ”Godkänn beställning”
2. Trycker på ”Acceptera faktura”.’
Kan utföras i mobiltelefonen (via app)
Förändringar i beslutsattest påverkar arbetssättet
•Flödesstyrt – går ej att skicka fakturor för beslutsattest•Attestera beställning inom 24 timmar – annars upp en nivå•Attesteras faktura inom 6 arbetsdagar – annars upp en nivå•Frånvaro – delegera attesten•Beslutsattest - leverantören får beställningen•Flera ansvar - fakturan passera alla attestanter
Delegering av attest
• Kontakta din verksamhetsekonom
• Enbart begränsad period i Winst (undvik stående delegationer)
• Fakturor går inte att skicka vidare för beslutsattest
Kontering
Vad du måste känna till för att vara kontrollattestant och beslutsattestant
Rätt kontering
•Kontoplan i ekonomihandboken, klass 6-7
•Förkontering i Winst
•Använd förval och favoriter i Winst
•Ansvar för kontering – beställare/kontrollant
•Kontroll av kontering - attestant
Kontering – samma som i Gasell
Allmänt
• Gemensam kodsträng
• Du ser alla koddelar
• Konto och Ansvar är obligatoriska
• Ingen motpart
Konto Ans Verk Obj Akt SpecPeriodfrom
Antal per.
Proj
Fakturainnehåll, vad säger lagen?
Delegationen - gäller
Attest av egna kostnader
Utgångspunkt: Förbjudet att attestera egna kostnader
Tre olika möjligheter - attestant eller beställare måste ta ansvar och initiativ
1. Funktionen ”Beställa för annan”
2. Funktionen ”Eget köp”
3. Beställaren anger attestanten som granskare
2-handsprincipen är inbyggd i Winst
När ska du inte beslutsattestera
•Egna kostnader i tjänsten
•Betalning till närstående
•Om du inte är opartisk
•Som ersättare om ord attestant är på plats
22NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A
Representation, resor, utbildning
•Attesteras av närmast överordnad chef
•Ange syfte och deltagare
•Max momsavdrag är moms beräknad på 90 kr per person för mat vid representation
(12 % moms = du får bara dra av 10,8 kr/person)
• Frågor kontakta er verksamhetsekonom
Ändra ingående moms
•Leasing fordon
•Representation
•Frågor kontakta er verksamhetsekonom
Periodisering
•Fakturan avser kommande månad eller månader
•Hyror (alla oavsett belopp)
•Gryning abonnemang
•Övr > 10 tkr
Nytt sätt att periodisera
• Användaren anger från vilken period periodiseringen ska gälla och antalet perioder.
• Period from anges som:
• 00 = Innevarande månad (förvalt)
• 01 = Start nästa månad,
• 02 = Start om två månader.
• osv
• Antal perioder anges som antal 1-12.
Exempel:
Faktura i mars avseende april, maj & juni.
Period from: 01, Antal perioder: 3
Kommuninterna fakturor
• Ingen automatisk periodisering på interna fakturor
• Kontrollera alltid periodiseringen på leverantörsfakturan och periodisera likadant
Står i texten på fakturabilden
Hur hanteras sekretess?
• Sekretessmarkering – vissa leverantörer, mottagarkod/referens, manuell hantering
• Hantera sekretess – särskild behörighet
Hade igår = har idag
Förslag för organiseringen av inköp
•Ha få beställare - lättare att få in vanan
•Fasta dagar för återkommande beställningar - attestanten är beredd
•Använd mallar
•Använd favoriter och förval
•Ta hjälp av ekonomiavdelning och varandra
•Undvik samlingsfakturor – måste gå förbi varje attestant (tar lång tid)
WINST - Överblicksbild
Vad ska vi göra?
Från beställning till betalning
Granska och kontera
Granska och kontera AttestAttest
Fakturanstämmer med
leveranskvittensen
Fakturanstämmer med
leveranskvittensen
Chefattesterar
Chefattesterar
Beställ i Winst
Beställ i Winst
FakturorFakturor
BetalningBetalning
1
Beställningsflöde Fakturaflöde
Matchning mot abonnemang
Matchning mot abonnemang
2
3
JaNej
Leverans-kvittera
Leverans-kvittera
Du når Winst via intranätet
SYSTEMVISNING WINST
1. Beställning i Winst av produkter
Beställare
Skapar och konterar
beställningen
Kontrollattest
Ch
ef
Attesterar beställning
Beslutsattest
Beställare
Leverenskvittens
Kontrollattest
Leverans-kvittens
Leverans-kvittens
Attest av beställningAttest av
beställning
Skapa och kontera
beställning
Skapa och kontera
beställning
Betalning
Betalningsattest
Första sidan i Winst (Beställare)
Skapa beställning (Beställare)
Skapa varukorg (Beställare)
Beställningen (Beställare)
Kontera beställning (Beställare)
Skicka beställning (Beställare)
Beställningen skickad för beslutsattest (Beställare)
Första sidan för beslutsattestant (Chef)
Godkänn beställning (Chef)
Beställning (Chef)
Godkänn beställning - Beslutsattest (Chef)
Order skapad (Chef)
Första sidan för leveranskvittens (Beställare)
Leveranskvittens (Beställare)
Leveranskvittens (Beställare)
Status på order (Beställare)
Avvaktar godkännande av orderbekräftelse 1 (Beställare)
Avvaktar godkännande av orderbekräftelse 2 (Beställare)
2. Vild faktura (ej beställt i Winst) och tjänster
Granska och kontera
Granska och kontera AttestAttest
Beställare
Granskar och konterar faktura.
KontrollattestC
hef
Attesterar faktura.
Beslutsattest
Betalning
Betalningsattest
FAKTURA
Fakturan går ut i flödet till
användaren efter
mottagarkod eller namn.
Ankomst-hanteringAnkomst-hantering
Första sida för kontrollattestant (Beställare)
Fakturor att hantera (Beställare)
Granska och kontera faktura (Beställare)
Fakturan ligger för attest (Beställare)
Första sidan för beslutsattestant (Chef)
Fakturor att hantera (Chef)
Acceptera faktura – Beslutsattest (Chef)
Faktura Klar (Chef)
3. Abonnemang
Dagsläget
Kommunleasing AB (KLAB) – Alla Telia – Frivilligt
Framöver
Ekonomiavdelningen informerar om när abonnemangkan läggas upp och för vilka leverantörer
Under utvärdering
Abonnemang
Granska och kontera
Granska och kontera AttestAttest
Beställare
KontrollattestC
hef
Beslutsattest
Betalning
Betalningsattest
FAKTURA
Matchar ej mot abonnemang
Matchar ej mot abonnemang
Matchar mot abonnemangMatchar mot abonnemang Betalning Syns i Nekksus
Syns i Winst& Nekksus
STÖDJANDE DOKUMENT OCH SUPPORT
Stödjande dokument
I mappen Beställning till Betalning
(Intranätet – Styrande dokument – Ekonomi – Ekonomiutbildningar)
•Manual för Winstanvändare
•Länk till datorhjälp (inspelade filmer med röst)
•Dagens utbildningsmaterial
•Guide för attest i mobilen
•Guide för att beställa i Winst utanför stadens nätverk
•Länk till datorhjälpen för att söka fram varor/tjänster
•Inköpshandboken (Intranätet – Styrande dokument – Ekonomi – Inköpshandbok)
65NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A
Support
Din verksamhetsekonom
Användare
Frågor? Kontakta din verksamhetsekonom
Inköpsfrågor? Kontakta inköpssamordnaren Henrik Hellberg Lizama
Extra kurser och öppet hus på Gårdavägen meddelas senare
Nytt system – var ute i god tid!Systemet är nytt även för oss.
Går det långsamt? Testa först att släcka ner webbläsaren (alla fönster!)
Tid för praktik
•Logga in i Winst
•Övningsexempel
- Beställ vara, kontera och makulera
- Lägg upp favoriter: ansvar
•Har du beställningar eller fakturor att hantera?
•Frågor
Skapa beställning 1
Skapa beställning 2
Skapa beställning 3
Skapa beställning 4
Favoriter och förval 1
Favoriter och förval 2