Útboð…. hvað – hvernig?
DESCRIPTION
Útboð…. Hvað – Hvernig?. Guðmundur Hannesson Forstöðumaður ráðgjafarsviðs Ríkiskaup. 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám. 6. marz Undirbúningur útboða Markmið - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Útboð….Hvað – Hvernig?
Guðmundur HannessonForstöðumaður ráðgjafarsviðsRíkiskaup
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Dagskrá
6. marz Undirbúningur útboðaMarkmiðVerkefnastjórnun
27. marz ÚtboðsgögnLíftímakostnaðurMatslíkön
3. apríl TilboðsgerðMat tilboða Samningsgerð og –stjórnunVerkefni
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Fimmtudagur 6. marzUndirbúningur útboða
Hvernig verða verkefni til? Samskipti við kaupanda/kaupendurSamskipti við seljendurNýsköpunar- og þróunarverkefniHvað á að bjóða út – hvað ekki?Hvers vegna á að bjóða út?Árangur útboða – hvernig mældur?
MarkmiðSkýr markmiðÞarfir notenda / kaupendaEndurskoðuð markmið
VerkefnastjórnunHvað og hvers vegna?Hlutverk / greining hagsmunaaðilaÁhættumatVerkefni (PID skjal)
45 mín
45 mín
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Fimmtudagur 27. marzÚtboðsgögn
SkilgreiningarRegluverk og tæknilýsingLágmarkskröfurSKAL – ÞARF kröfurMarkmið -> Matsþættir Matsþættir –> GögnSamningsdrögHöfundar / afnota / ráðstöfunarréttur
LíftímakostnaðurHvað er … ?Hvernig notaður ?Dæmi – hugbúnaður / rannsóknartæki
MatslíkönVerð og/eða gæði ?Matsþættir og markmiðDæmi - ítrun
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Fimmtudagur 3. aprílTilboðsgerð
Hvernig gerir maður tilboð?Hvað skiptir máliFyrirspurnir/svör á tilboðstímaLeikreglur - jafnræði og gegnsæi
Mat á tilboðumHvað er metið ?Hvernig metið – hver metur?Gildi tilboða, hæfi bjóðendaTaka tilboða - rökstuðningur
SamningsstjórnunAð teknu tilboðiHlutverk kaupanda og seljandaHvað gerist á samningstíma…
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Spurningar ?
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Hvað er útboð ?
Innkaupaferli sem á að tryggja:
samkeppni og jafnræði milli bjóðenda
gegnsæ, formleg samskipti milli og bjóðenda og kaupanda
kaupanda hagstæðustu kaupin (GH)
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Undirbúningur útboða
Hvers vegna á að bjóða útSkýra þarfir kaupandaVirkja samkeppni – seljenda/hugmyndaStyrkja samningsstöðu
Upphaf verkefnisLögboðin útboðsmörkEðli verkefnis
Kaupandi (eftirspurn)Hvað á að kaupa – bjóða út?Hvað er með / ekki með - afmörkun
Seljendur (framboð)Nýsköpun / þróunarverkefni
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Markmið
Hvert er markmið verkefnisinsHverjar eru raunverulegar þarfir kaupandaHver er kaupgetan?Endurskoðun markmiða
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Markmið og þarfir
Það sem kaupandann langar í
Það sem kaupandi segir útboðsaðila
Skilningur útboðsaðila á því sem sagt er
Það sem útboðsaðili áætlar að kaupa
Það sem útboðsaðili kaupir
Það sem kaupandann raunverulega vantar
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Verkefnastjórnun
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
..hugarfar og aðferðafræði ekki hugbúnaður !
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Verkefni > Verkefnastjóri ?
Verkefni Skýr markmiðSkilgreint upphaf og endirTengist mörgum aðilumEr einstakt í sinni röðÁætlun um kostnað, tíma og efndir
VerkefnastjóriFramkvæmdastjóri verkefnisins
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Vandi verkefnastjórans...
“Hin heilaga þrenning”
Tími
Kostnaður
Efndir
Markmið
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Verkefni verkefnastjórans !Hver er umgjörð verkefnisins ?
• Hver er eigandinn ?• Hver er verkefnishópurinn og skipulag hans?• Hver er fjárhags- og tímaáætlun ?• Hverjir eiga hlut að máli ?
Hvert er verkefnið ?• Hvert er markmið verkefnisins ?• Hvaða þarfir á verkefnið að uppfylla ?• Hvaða afurð á verkefnið að skila ?• Hverjir eru áfangar verkefnisins ?• Hvert og hvernig er áhættumat unnið?
Verkefnisskjal (1)Tilgangur skjals: Þetta skjal lýsir stærri verkefnum hjá Ríkiskaupum. Það leggur
grunninn að ákvarðanatöku og stjórnun verkefnisins. Í skjalinu er lögð áhersla á að lýsa því hvernig staðið verður að verkefninu og er það hugsað sem handbók fyrir þátttakendur. Lýst er markmiðum og skipulagi verkefnisins, helstu verkþáttum, afurðum o.s.frv. Í skjalinu er einnig tiltekið hversu miklu má kosta til verkefnisins, hvenær verkefninu skal ljúka og hverjar eru væntingar til ávinnings. Nauðsynlegum gátlistum er beitt eftir þörfum
Gert er ráð fyrir að þetta skjal taki litlum breytingum eftir að stjórnhópur verkefnisins hefur samþykkt það. Vísað verður til þessa skjals við alla meiri háttar ákvarðanatöku í verkefninu. Það verður einnig notað við lok verkefnisins til að leggja mat á stjórnun þess og verður lagt til grundvallar við mat á því hvort verkefnið hafi skilað þeim árangri sem að var stefnt í upphafi.
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Verkefnisskjal (2)1. Bakgrunnur / Þarfagreining: Tilgreina hvers vegna hugmynd
að verkefninu varð til, og hvaðan þörf fyrir verkefnið er upp runnin. Ef verkefnið hefur að markmiði, að breyta högun, ferlum eða kerfum, þarf að lýsa forsögu þeirra þátta. Einnig telja til ástæður þess, að sú nálgun sem lýst er í PID skjali, var valin umfram aðrar leiðir.
2. Markmið: Til hvers er ætlast með framkvæmd verkefnisins. Ekki þarf að tilgreina einstaka þætti, því þeir koma fram í viðskiptafæri (Business Case). Hafa skal í huga að markmið þurfa að vera mælanleg.
3. Forsendur / afmörkun: Ef verkefnahópurinn þarf að gefa sér einhverjar forsendur, sem hann getur lítil eða engin áhrif haft á, þarf að tilgreina þær hér. Hvað er innan verkefnis hvað er fyrir utan, hverju tengist það.
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Verkefnisskjal (3)4. Afurðir verkefnis. Segja frá helstu afurðum verkefnisins. Ekki
þarf að gera nákvæman lista yfir allar afurðir, því hann er að finna í verkefnisáætlun.
5. Tímaskorður: Hvenær skal verkefninu vera lokið ? 6. Fjárhagslegar skorður: Hver er fjárhagsrammi þessa
verkefnis ?7. Viðskiptafæri/Business Case: (Stutt) Hver er ávinningur
fyrirtækisins með afurð verkefnisins ? Setja inn útreikning á núvirði og telja til aðra þætti viðskiptafæris, sem ekki er hægt að setja tölugildi við. Einnig þarf að koma fram hvaða ráðstafanir þarf að gera til að ná fram tilætluðum ávinningi. Hafa skal í huga að markmið um ávinning þurfa að vera mælanleg
8. Áhættumat/Risk Analysis: Fram þarf að koma hverjir áhættuþættirnir eru og til hvaða viðbragða þarf að taka til að lágmarka áhættu verkefnisins.
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Verkefnisskjal (4)9. Verkáætlun: Setja inn flæðirit með helstu verkþáttum.
Lykilupplýsingar, s.s. hvenær verkþættir eru unnir, í hvaða röð, hverjir vinna, o.s.fr.
10. Kostnaðaráætlun: Heildarkostnaður verkefnisins. Helstu kostnaðarþættir og hvenær þeir falla til. Nota upplýsingar úr Viðskiptafæri
11. Skipulag verkefnis: Skipurit verkefnisins, hlutverk og ábyrgð einstakra hópa. Samskiptamáti og fundir.
12. Skilyrði: Hvaða ytri skilyrði eru verkefninu sett. s.s. lög, umhverfi, tækni, stefna fyrirtækisins.
13. Meðhöndlun frávika: Skorður sem verkefnastjóra eru settar varðandi frávik frá tíma, kostnaði og gæða. Hvar liggur aðgerðabil og hvað þarf verkefnastjóri að gera, fari verkefnið út fyrir viksmörk
14. Aðrar upplýsingar: Annað sem koma þarf fram varðandi verkefnið
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Verkefnastjórnun ......
Hvað ?– Skilgreining á verkefni, verkefnastjóra og
verkefnastjórnun Hvernig ?
– Gátlisti fyrir verkefni og...
– www.vsf.is Verkefnastjórnunarfélag Íslands– www.ogc.gov.uk Office of Government Commerce – Stjórnun á tímum hraða og breytinga (Þórður Víkingur Friðgeirsson)
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám
Áfangar verkefnis
Eldmóður Vonbrigði Óðagot Leit að blóraböggli Saklausum refsað Þeim hrósað sem ekkert gerðu
6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám