utformningsprinciper investeringsutfall/budget/prognos

Utformningsprinciper Investeringsutfall/budget/prognos

2013-01-31

Version B

Utfall och masterdata hämtas i Horisonten till Nekksus

Budget och Prognos 1. Skapas direkt, eller kompletteras i Nekksus 2. Skapas i verksamhetens projektsystem och

överförs till Nekksus

= samlad projektuppföljning i Nekksus

Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos, Version B

Principer för investeringsinformation i Nekksus

Huvudbok (Delmodell I)

MasterdataUtfall

Indata Budget/prognos- direkt- justeringar/tillägg

Budget/prognosmall• Investeringsprojekt• Planperiod• Per projekt/projektledare• Per investeringsområde

Projektsystemi verksamheten

Indata Budget/prognos- på

projekt/delprojektnivå- projektledare mfl

Budget/Prognos

Utfall

Nekksus

InvesteringsuppföljningCentralt

InvesteringsuppföljningFörvaltning

Investering

2011 och framåt på detaljnivå.Före 2011 saldo per projekt.

Projektstruktur

2

Investeringsprojekt i Nekksus

Generella förutsättningar

• Investeringar hanteras i sex förvaltningar; 200 Fastighet, 230 Lokalförvaltning, 392 Park och Natur, 393 Idrott och förening, 400 Trafik, 540/560 Vatten/Krets

• Utformningen i Nekksus skall från inledningsvis (fas 1-2) stödja utfallsrapportering, den detaljerade budgetprocessen och de obligatoriska prognosprocesserna, (februari, mars, augusti, oktober)

• Uppföljning av finansiell information kring investeringsprojekt görs via rapporten ”Investeringsprojekt”. Rapporten finns tillgänglig för alla användare i de investerande förvaltningarna och för centrala användare som har tillgång till dessa förvaltningar.

• I Nekksus finns utfallsdata from 2011. De förvaltningar som har behov av informationen för tidigare år har själva sammanställt utfall före 2011 per projekt. Detta har lästs in i Nekksus som ett saldo per 2010-12-31, (även om den avser flera tidigare år). Tänk på att göra rätt val av månad (dec) för att se dessa transaktioner i transaktionsfliken.

• I rapporten visas informationen alltid med koder som innehåller prefix, dvs den treställiga förvaltningskoden. Detta för att det skall vara möjligt att titta på information som avser flera förvaltningar i samma rapport. Vid inmatning av budget/prognos visas alla koder exklusive prefix (undantag ansvar) för att underlätta för användaren vid inmatning. Inmatning sker alltid inom ett prefix.

Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos, Version B 3

Investeringsprojekt i Nekksus, forts

Kontogrupperingar

• Utfall presenteras i Nekksus på de koddelsvärden som bokförförts i Horisonten. Presentationen av utfall görs per kontogrupp. Kontogrupperingen för investeringsprojekt skapas i Nekksus via intervall. Om ett nytt konto läggs till i Horisonten kommer det att sorteras in i dessa intervall. Skulle ett nytt konto falla utanför intervallet kommer det att redovisas under en grupp benämnd SAKNAR GRUPPERING – meddela central systemförvaltning i Nekksus om något konto/värden visas under den grupperingen.

• All manuell inmatning av budget/prognos i Nekksus sker på kontogruppsnivå. Till varje kontogrupp finns ett registreringskonto angivet. Det är på detta konto som budget/prognos lagras.

• Det finns en rapport i Nekksus som visar hur kontogrupperingarna är uppbyggda; ”Kontogruppering budget/prognos”. Välj ”investeringsgruppering” i väljaren för kontostruktur. Här framgår också vilket konto som är registreringskonto för kontogrupperingen (syns också i nodträdet).

• Om budget/prognos kommer från försystem kan budget/prognos också förekomma på kontonivå (andra konton än registreringskontona). Detta styrs av informationen från försystemet.

• För att skapa ”brutto”-uppföljningen finns en överliggande gruppering av konton till Inkomster/utgifter.

• Totalsumman av utfallet på investeringsprojekt benämns ”netto” (inte resultat).

• I rapporten för investeringsprojekt kan utfall på kontonivå brytas ner till kontonivå om kontogruppen markeras.

• För investeringsprojekt finns bara en gällande kontohierarki – inte årliga träd som för resultaträkningen.


Investeringsprojekt i Nekksus, forts

Koder för investeringsprojekt och grupperingar

• I investeringsprojektrapporten visas alla utfallsbelopp som finns bokförda på I-projekt. (Delmodell I i Horisonten)

• Projektkoder och aktuella underkoder hämtas varje natt från Horisonten.

• Endast koder som finns i Horisonten kan användas för registrering av budget och prognos. Detta gäller även koder för sk. ”dummyprojekt”. Om behov av nytt projekt uppstår i budget/prognos arbetet måste detta läggas upp i Horisonten för att efter nästa natt finnas tillgängligt i Nekksus.

• Ett antal underkoder för projekt tas med in till Nekksus. Se nästa bild för översikt av de underkoder som är aktuella för investeringsprojekt

• I samband med inläsning i Nekksus skapas ett antal grupperingar som inte är angivna som underkoder. Att dessa grupperingar blir korrekta följs upp att central systemförvaltning.

• Underkod PRGEN4 grupperas till investeringsområden och förvaltning.

• Underkod Prie grupperas till Prie-grupperingar.

• Underkod PANS grupperas till förvaltning.

.


Viktiga underkoder i Horisonten för investeringsprojekt

Projekt Underkod Kommentar

xxxIxxxxxx PTYP2 I = Investeringsprojekt, sätts automatiskt i Horisonten

PANS Ansvarig projektledare. Obligatorisk underkod för investeringsprojekt för de förvaltningar som gör budget/prognos per projekt. I de fall PANS ej är angiven i Horisonten kommer de i Nekksus att presenteras under grupperingen ”projektledare saknas”.

Prgen4 Investeringsområden. Obligatorisk underkod för uppföljning enligt centrala krav. Kan vara ett enstaka projekt eller gruppering av projekt. Prgen4 är i Horisonten på en relativt detaljerad nivå. Vid inläsning i Nekksus sker gruppering till överliggande nivåer utifrån intervall.

PRIE Anger om projektet är ett exploateringsprojekt eller övrigt projekt. Prie-koderna har ändrats inför 2013 och har en mer detaljerad indelning än tidigare. Vid inläsning till Nekksus sker gruppering till överliggande nivåer utifrån intervall.

SAMINV Gemensam kod (för samtliga förvaltningar) för exploateringsprojekt. I ”Investeringsprojekt-rapporten heter fliken som visar denna underkod exploateringsprojekt.

UPBUDG Används fn inte. Tänkt att användas för ursprunglig budget i framtiden

PRIOPR Används fn. inte.

PHUV Huvudprojekt – används fn av N400 Trafik för gruppering av projekt.

Spec Underkod

xxxxxxx STYP För gruppering av exploateringsprojektkostnader (N200). Aktuella spec-koder är försedda med STYP utifrån uppföljningsbehov för exploateringsprojekt.


Rapport för ”Investeringsprojekt”

Utformningsprinciper

• Rapporten används för att visa både utfall och budget/prognos för investeringsprojekt. Rapporter för tillsyn och skötsel, reparationer och förebyggande underhåll finns ännu ej framtagna i Nekksus.

• Användare i de investerande enheterna kan se samtliga investerande förvaltningar. Det finns ingen begränsning endast till egen förvaltning.

• Vilka projekt som visas styrs genom val av organisation och projektledare i vänsterkanten. I de fall uppgift om projektledare saknas på projektet, (pga. av att förvaltningen inte använder PANS eller har lämnat fältet tomt på projektet), kommer dessa att visas under en gruppering som heter ”projektledare saknas” per förvaltning.

• Filtrering kan göras med hjälp av de olika flikarna.

• Det utfall som visas som i rapporten styrs av valet av år och månad på samma sätt som i resultaträkningen. OBS val av år och månad har olika betydelse beroende på vilken kolumnuppsättning som används.

• Första två flikarna visar samtliga investeringsprojekt för den valda organisationen (förvaltning eller lägre nivå). Den första fliken visar netto per projekt och den andra fliken visar bruttosiffror per projekt, dvs utgifter/inkomster och netto.

• I de övriga flikarna visas de olika konteringsdimensionerna på samma sätt som i resultaträkningen.

• I rapporten finns också en flik ”Definitioner” som beskriver innehållet i vissa av kolumnerna.

7Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos, Version B 7

Rapport för ”Investeringsprojekt”, forts

Utformningsprinciper, forts

• I rapporten finns också flikar för underkoder: Dessa kan också användas för urval. Tänk på att utnyttja att gjort val följer med till nästa flik.

• Invest.omr – visar ”netto” per investeringsområde. Investeringsområde är en gruppering av underkoden PREGEN4.

• Expl.projekt – visar ”netto” per exploateringsprojekt. Denna flik visar under ”saminv”. I fliken är det möjligt att se samtliga deltagande förvaltningars andel av exploateringsprojekten om summanivån för samtliga förvaltningar väljs i ”Urval ansvar” till vänster i vyn. Denna flik avviker såtillvida att den inte visar förvaltningens total överst utan endast de projekt som är definierade som exploateringsprojekt. Summorna skall alltså vara samma som för Prie = exploateringsprojekt.

• Prie – visar ”netto” per priegruppering och kan brytas ner till enskild priekod.

• Phuv – visar ”netto” per huvudprojekt (underkoden Phuv används för närvarande endast av 400 Trafik.)

• Spec – visar ”netto” per speckod. Speckoderna är grupperade utifrån underkoden STYP. Beteckningarna på STYP motsvarar de grupperingar som skall visas i rapportering av exploateringsprojekt. För fastighet N200 är speckod obligatorisk för exploateringsprojekt och speckoden skall alltid ha en underkod ”STYP” angiven. Det finns ingen kontroll att underkoden är ifylld för en speckod. Fastighet ansvarar själva för att följa upp om några exploateringsprojekt saknar STYP.Övriga förvaltningars speckoder är grupperade under SAKNAR GRUPPERING.




Vilka värden/kolumner som visas i rapporten styrs genom val av kolumnuppsättning. Följande kolumnuppsättningar finns att välja på :

• Projekt - Visar utfall och budget/prognos med fokus på valt år. I rapporten visas också utfall för tidigare år. Den prognos som visas är alltid den senaste godkända prognosen på förvaltningsnivå.

• Utfall, netto per år – Visar utfall per år för de senaste 4 åren, dvs innevarande år och 3 år tidigare. I Nekksus finns data på transaktionsnivå från 2011. Vissa förvaltningar har lagt in utfall före 2011 som ett totalbelopp per 2010. Detta innebär att under 2013 så kommer rapporten att visa 2010-2013. 2014 är önskemålet att 2010 och 2011 summeras i första kolumnen – funktionalitet för detta skall om möjligt utvecklas. Kolumnuppsättningen kan användas för att följa utfall på enstaka projekt.

• Planperiod budget – Visar budget för planperioden och kommande framtida år på samma sätt som i inmatningsmallen för budget. För passerade år innebär detta att budget är ersatt med utfall enligt de regler som gäller för budgetgenerering – se vidare bild 30. Val måste också göras av vilken budgetversion som skall visas. Jämförande utfallskolumn utfall 2012 visar alltid utfallet för det år som budgeten påbörjas för att ha som stöd eftersom utfallet för året inte är fastställt när budgetarbetet påbörjas. Val av år och period i huvudet på rapporten saknar relevans för vad som visas

• Planperiod prognos - Visar prognos för planperioden och kommande framtida år på samma sätt som i inmatningsmallen för prognos. Val måste också göras i rapporthuvudet av vilken ”Version planperiod” som skall visas. Inledande kolumnen ”Utfall tidigare år” (fn 2010) summerar ej in i summa för planperioden men i summa för projektet ”Total” längst till höger. Jämförande utfallskolumn ”Utfall ack 20xx” relaterar till valt år i huvudet på rapporten. Utfallet som visas är alltid utfall tom innevarande månad (dagens datum) . Val av period i huvudet på rapporten saknar relevans för vad som visas


Betydelsen av år och period i kolumnuppsättningarna


Kolumnuppsättning

Projekt Utfall• Valt år och period avgör vilket utfall som visas.Budget• Val av år avgör vilken budget som hämtas. Budgetsiffrorna hämtas från innevarande års version av

budget.Prognos• I prognos visas senast godkända prognos (för resp. förvaltning) för valt år.

Utfall netto per år Utfall• Valt år och period påverkar inte innehållet i fliken. • Rapporten visar alltid helårsvärden.

Planperiod budget BudgetVersion planperiod måste väljas. Fn är budgeten för planperioden 2011-2014 den enda som kan väljas. Inför budget 2014 kommer ytterligare möjlighet till val av budgetversion. Val av år/period påverkar inte vad som visas.

Planperiod prognos PrognosVersion planperiod måste väljas.Den valda prognosen behöver inte vara godkänd. Här kan man följa prognosen under pågående prognosarbete.Utfallskolumnen ”Utfall Ack 20xx” styrs av vilket år som väljs och innevarande månad när rapporten körs. Periodval är ej relevant. Utfallet som visas är alltid utfall tom innevarande månad (dagens datum) . Val av period i huvudet på rapporten saknar relevans för vad som visas



Transaktioner Utfall

• Denna flik skall användas i kolumnuppsättningen Projekt eller Utfall netto per år. Transaktioner visas på samma sätt som i resultaträkningen per period eller ackumulerat beroende på vilket belopp som markerats. Denna flik bör inte användas när urvalet är samtliga förvaltningar eftersom antalet rader då blir mycket stort. Det går att avbryta visningen genom att hoppa till en annan flik.

Transaktioner Budget/Prognos

• För att kunna se vilka transaktioner som har byggt upp budget och prognos finns fliken Transaktioner Budget/Prognos. Denna flik skall användas i kolumnuppsättningen Planperiod prognos eller Planperiod budget.

• I denna flik visas alla transaktioner som byggt upp budget och prognos för aktuell version. Här framgår också när och av vem de sparats.

• I de fall Budget/Prognos består av utfall, (som är fallet för alla passerade år inom planperioden) kommer de underliggande utfallstransaktionerna att visas (summerade per kodkombination och år). I kolumnen ”Sparat av” kommer namnet på den som kört kopieringen att visas.

• För de inmatade beloppen visas respektive inmatat belopp med datum och namn på inmatare.

• I fliken visas alla år som det finns inom versionen – Om man väljer transaktionsfliken för totalen av alla förvaltningar kommer det därför att bli en mängd transaktioner som visas. Tänk därför på att först använda möjligheterna att filtrera i flikarna innan transaktionsfliken används.


Centrala krav för investeringsbudget/prognos

Centrala krav

• Respektive investerande förvaltning skall kunna redovisa budget/prognos för sina investeringsprojekt uppdelade på:

• Förvaltning

• Område/projekt – (Investeringsområde, gruppering av PRGEN4) Grupp av projekt eller enstaka projekt. Indelningen bestäms för varje förvaltning i samråd med SLK. Tänk på att kravet på investeringsområde även gäller för de förvaltningar som matar in budget/prognos per projekt. Belopp på dummyprojekt måste finnas på investeringsområdenivå.

• Exploateringsprojekt/Investeringsprojekt (PRIE)

• För exploateringsprojekt skall också en uppdelning kunna ske utifrån om mark, park etc. (STYP - underkod på spec; gäller för N200).

• Uppföljning av utfall, budget och prognos per år inom planperioden men också budget/prognos för perioder efter denna.

.


Inmatning av investeringsbudget/prognos i Nekksus

Inmatning av budget/prognos

• Inmatningsmall för investeringsbudget/prognos har sin ingång via projekt, inte ansvar som inmatningsmall för drift.

• Budget och prognos för I-projekt skapas i Nekksus via inmatningsmallar eller via inläsning från försystem.

Val av inmatningsnivå

• Det finns två olika alternativ att mata in budget/prognos på investeringsprojekt;

• på projektnivå,

• på investeringsområde.

• Förvaltningen väljer själv vilken nivå som man vill använda sig av. Valet registreras i Nekksus via en arbetsyta ”Val av inmatningskolumner per förvaltning” som underhålls av central systemförvaltning. 1= investeringsområde; 0 = projekt (PANS)

• Följande gäller för 2013:

• Fastighet –projekt

• Lokalnämnden –investeringsområde

• Park och Natur – projekt

• Idrott och Förening – projekt

• Trafik – projekt

• Gbg vatten/Kretslopp – investeringsområde


Inmatning av investeringsbudget/prognos i Nekksus, forts

Inmatningsmall budget/prognos

• Budget/prognos görs endast på kontogrupp och ej på konto, det finns därför inget behov av detaljerad mall som för driftbudget/prognos.

• Eftersom investeringsbudget inte är periodiserad per månad kommer inmatningen endast att hantera årsbelopp, ej månader. Underlag för mer detaljerad likviditetsuppföljning måste därför hämtas ur andra sammanställningar.

• Varje förvaltning kan själva bestämma vilka koddelar som skall visas i inmatning utöver konto – se nästa bild. Samma urval gäller för både budget och prognos.

• Flikar i inmatningsmall per projekt eller per investeringsområde:

• Översikt (visar aktuellt projekt eller investeringsområde)

• Inmatning (per projekt eller investeringsområde)

• Kommentarer (per projekt eller investeringsområde)

• Avstämning/Godkännande (visar alla projekt för investeringsområdet eller för projektledaren)

• För budget skapas inget budgetförslag utan tidigare utfall/budget skapar inmatningsrader som användaren kompletterar med budgetvärden. För prognos skapas prognosförslag utifrån föregående budget eller prognos.

• Utfall för innevarande år i inmatningsmallarna uppdateras varje natt.


Koddelar för inmatning av budget/prognos

Koddelar i inmatningsmall budget/prognos (utöver projekt)


Kontogrupp Ansvar Motpart Verk Objekt Spec

Fastighet X X X

Lokalförvaltningen X X

Park och Natur X X X

Idrott och förening X X X

Trafik X X

Krets/Vatten X

15

Inmatning av investeringsbudget/prognos i Nekksus, forts

Inmatningsmall kommentarer

• Kommentarerna per projekt eller investeringsområde i prognosinmatningen visas i godkännanaderapporten för överliggande nivå = förvaltningsnivå.

• Kommentarerna per projekt eller investeringsområde i budgetinmatningen finns synliga i budgetinmatningen.

• För de förvaltningar som gör budget/prognos på investeringsområde lagras kommentaren på det valda investeringsområdet, intervallgrupperingen. Om man tar bort någon av dessa grupper kommer de kommentarer som finns på området att försvinna. Kommentaren lagras alltså inte på något registreringsprojekt.

• För de förvaltningar som registrerar på projektnivå kommer kommentaren att lagras på det valda projektet.


Inmatning av budget/prognos på projektnivå

För de förvaltningar som valt att mata in budget/prognos på projektnivå (200, 392, 393, 400) gäller följande:

• Samtliga investeringsprojekt som är öppna under budgetåret är tillgångliga för inmatning i inmatningsmallen för budget/prognos. (Ingen selektering på from datum sker eftersom det finns behov av att kunna ändra budget/prognos för framtida år på stängda projekt.)

• Vid inmatning görs först en selektering per projektledare. Vid inmatning av budget krävs att användaren först väljer förvaltning och därefter projektledare. Samtliga projekt för den valda projektledaren visas och därifrån väljs aktuellt projekt för inmatning.

• För de förvaltningar som registrerar på projektnivå är underkoden PANS obligatorisk. Om den trots det ej är ifylld kommer det att finnas en gruppering per förvaltning som heter ”projektledare saknas”. Under den finns de projekt som saknar ”PANS”.

• I de fall framtida budget/prognos inte ännu är definierad på projektnivå måste dessa belopp läggas in på någon form av dummyprojekt minst per investeringsområde.


Inmatning av budget/prognos på investeringsområde

För de förvaltningar som valt att mata in budget/prognos på investeringsområden (230, 540) gäller följande:

• Varje investeringsprojekt har i Horisonten en underkod som heter PRGEN4. Alla PREGEN4 värden tas in i Nekksus. Dessa är på en relativt detaljerad nivå. I Nekksus sker en gruppering av PRGEN4-värdena i två nivåer uppåt för att kunna visa informationen mer summerad och för att kunna registrera budget/prognos på en mer summerad nivå.

• Det är grupperingsnivån ovanför PRGEN4 som är den nivå som kan väljas för budget/prognos.

• För varje investeringsområde (grupp av PRGEN4) måste ett projekt finnas angivet (sk registreringsprojekt) i bakgrunden som blir det projekt på vilken budget/prognos registreras. Om användaren försöker spara en budget/prognos på ett investeringsområde som inte har något projekt angivet kommer att detta felsignaleras. Om inmatning sker på investeringsområde kan ”dummyprojekt” användas och dessa måste läggas upp i Horisonten.

• Uppgift om vilket projekt som är registeringsprojekt underhålls i en arbetsyta ”Investeringsbudget – koppla projekt till investeringsområde”. Denna underhålls av central systemförvaltning.

• I de fall man har valt att lägga budget/prognos på investeringsområde skall utfallet med automatik summeras upp i denna nivå i inmatningsmallarna.

• Om man har valt att lägga budget (prognos) på investeringsområde kommer valet av projektledare i inmatningsbilden inte att vara relevant. Välj därför alltid summeringsnivån ”Underkod PANS” i projektledarväljaren - annars kommer inmatningen att bli fel.


Investeringsbudget i Nekksus

Ingen godkännandeprocess

• För budget skapas ingen godkännandeprocess. Budgeten uppdateras så snart användaren sparar. För att undvika misstag skall endast de användare som är anmälda från förvaltningarna ha tillgång till inmatningsmallen. Dessa användare läggs in via en arbetsyta av central systemförvaltning.

• Detta innebär också att förvaltningarna löpande måste själva kontrollera att alla projekt blivit korrekt budgeterade och att förvaltningens totala belopp är korrekta.

• Budgeten visas löpande i investeringsprojektrapporten under kolumnuppsättningen ”Planperiod budget”.

• I kolumnuppsättningen Projekt visas alltid innevarande års budgetversion fram till slutet av januari i efterföljande år. Bytet styrs genom att central systemförvaltare ändrar vilken budget som visas i nodträdet.

Budgetjusteringar

• Eventuella budgetjusteringar läggs in i samma inmatning och dessa slår igenom så snart de är sparade. Det går inte att visa olika versioner av budget under året utan endast en senaste version finns tillgänglig.

• Under fliken ”Transaktioner budget/prognos” kan man följa vilka transaktioner som byggt upp eller förändrat budgeten.

• Eftersom fg prognos utgör prognosförslag för nästa prognos måste eventuella budgetjusteringar som lagts in också göras i nästa prognos. Budgeten som visas i prognosinmatningen som jämförelse är alltid senast sparade budget inklusive budgetjusteringar.

• Tänk på möjligheten att begränsa antalet användare som har tillgång till inmatningen för att minimera risken för felaktiga justeringar.


Investeringsbudget i Nekksus

Budgetversioner

• Investeringsbudget finns i en version per år, denna version omfattar dock flera år.

• De olika versionerna benämns Budget XXXX för planperiod XXXX-XXXX. Även om planperioden endast omfattar 4 år kommer budget att kunna läggas på 8 år i varje version.

• Den budget för vilken inmatning nu påbörjas är ”Budget 2013 för planperioden 2011-2014”. Under hela 2013 kan budgetjusteringar göras av denna och den kommer då att ändras i enlighet med dessa. Inför budget 2014 måste en ny version skapas som då skall ha namnet ”Budget 2014 för planperioden 2011-2014”.

• I samband med inmatning under senare delen av 2013 måste användaren kunna välja vilken version som skall påverkas. (Ej löst i nuvarande utformning 1.5).

• I rapporten för investeringsprojekt presenteras budgetvärden på olika sätt i olika kolumnuppsättningar.


Inmatning av budget 2013

Budgetinmatning för Budget 2013.

När budgetinmatningen genereras skall följande gälla:

• Belopp visas alltid i tkr vänt tecken (utgifter = minustecken)

• * Utfallskolumnen för 2012 är inmatningsbar men uppdateras med automatik när 2012 är stängd (2013-01-28).

• I mallen visas också utfall 2012 löpande som information.

21Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos, Version B

Kolumn Innehåll från start Inmatning/Ej inmatning Skall innehålla 31/1

Budget 2011 Utfall 2011 (från Horisonten) Ej inmatningsbar Utfall 2011

Budget 2012 Budget 2012 (från Horisonten) Inmatningsbar Utfall 2012*

Budget 2013 Blank Inmatningsbar Budget 2013






Budget >2018 Blank Inmatningsbar Budget 2019

Budget 2013 för planperioden 2011-2014.

Årsbudget för jämförelse mot utfall i uppföljningsrapport under 2013 (efter 31:e jan)

21

Investeringsprognos i Nekksus

Investeringsprognos

• Investeringsprognos görs i fyra versioner per år, varje version omfattar flera år. Versionerna är kopplade till planperioderna och benämns

• Inv. Prognos feb 20xx för planperioden 2011-2014

• Inv. Prognos mars 20xx för planperioden 2011-2014

• Inv. Prognos aug 20xx för planperioden 2011-2014

• Inv. Prognos okt 20xx för planperioden 2011-2014

• Varje prognos innehåller prognos för åren i planperioden men också möjlighet att lägga prognos för framtida år, 2015-2018 per år och resterande i en summa för 2019 och framåt.

• Respektive prognosprocess genereras av central systemförvaltning enligt den tidtabell som fastställs för respektive år. Investering följer samma tidtabell som för drift.

• Inför prognosen kopieras föregående budget/prognos som prognosförslag, det innebär t ex att prognos för planperioden i prognosförslaget kommer att vara samma som budget för planperioden vid första prognosen som görs.

• Central systemförvaltning gör alltid en avstämning mellan föregående budget/prognos och ny prognos på totalnivå per förvaltning direkt efter att prognosförslag genererats. För detta ändamål används investeringsprojektrapporten. Hänsyn måste tas till PANS FX som inte ingår i prognosförslag.

• Eftersom ett prognosförslag alltid skapas genom en kopiering av föregående budget/prognos så måste respektive inmatare gå in och göra de förändringar som skall göras gentemot tidigare version. Om man t ex. har lagt budget på dummyprojekt och prognosen skall läggas på ”riktiga” projekt måste prognosen för dessa dummyprojekt justeras.


Investeringsprognos i Nekksus

Investeringsprognos –

• Inmatningsmallen för prognos innehåller en kolumn för ”aktuell budget”. Den innehåller alltid senaste sparade budget för respektive år. Alltså inklusive alla ev budgetjusteringar.

Undantag för Fastighet 200, PANS FX

• För förvaltning 200 skapas inget prognosförslag för kommande år för de projekt som har PANS = FX (exploateringsprojekten) eftersom prognos för dessa projekt kommer att läsas in från försystem. Annars finns risk att prognosförslag skapas på något projekt där prognossiffror inte kommer från försystem eller likn.

• Detta löses genom att prognosförslag skapas men sedan tas alla värden bort för år som är större än >innevarande år – 1 (tex för 2013 tas alla värden för 2013 och framåt bort) för de projekt som har PANS = FX.

• Tänk på detta när prognosförslaget för varje ny prognos jämförs med föregående prognos på totalnivån.


Investeringsprognos i Nekksus, forts

Godkännandeprocess

• För prognos finns en godkännandeprocess i två nivåer.

• Prognos matas in på uppgiftsnivå och godkänns i nästa steg på förvaltningsnivå.

• Prognosprocessen genereras av central systemförvaltare vid samma tillfällen som driftprognos. Första prognosen kommer att genereras redan i slutet av vecka 6.

• När prognosprocessen är genererad går respektive lokal systemförvaltare in och kopplar användare till respektive uppgift och aktivitet på samma sätt som för driftbudget/prognos. Första gången detta görs måste användare kopplas till alla uppgifter och aktiviteter. Därefter kommer dessa uppgifter att kopieras från föregående prognos och endast förändringar behöver göras. Alla förvaltningens användare kommer att vara möjliga att välja, (inte bara de som har tillgång till investeringsbudgetinmatning).

• För de förvaltningar som gör budget/prognos (230, 560) per investeringsområde skapas en prognosuppgift per investeringsområde. Den som kopplas till uppgiften matar in och klarmarkerar per investeringsområde och sedan går uppgiften vidare till den som har aktiviteteten att godkänna på förvaltningsnivå.

• För de förvaltningar som gör budget/prognos på projekt (200, 392, 393, 400) kommer en uppgift att skapas per ”PANS”. I uppgiften ingår att göra prognos för de projekt som är kopplade till denna PANS. När alla projekt är kompletta, klarmarkeras uppgiften och sedan går uppgiften vidare till den som har aktiviteteten att godkänna på förvaltningsnivå.

• För uppgifterna måste samma person skall vara angiven som godkännare och inmatare – annars kommer ett fel att uppstå.



Godkännandeprocess, forts

• Förvaltningen kan följa status på prognosprocessen på samma sätt som för driftbudget/prognos. I rapporten Status –processflöde. Välj aktuell process och förvaltningens status för processen visas.

• Tänk på att ändringar av PANS eller PRGEN4 som görs efter att processen genererats inte slår igenom förrän till nästa prognosprocess. Nya projekt som läggs upp kommer dock att komma med varje natt eftersom uppgiften genereras på PANS-nivå och omfattar alla underliggande projekt.

• Det går att generera om en prognosprocess efter det att den genererats första gången. Om så sker kommer de nya uppgifterna inte att innehålla några värden från tidigare budget/prognos.



Godkännanderapport

• För godkännandet på förvaltningsnivå finns en godkännanderapport som visas hos den användare som har uppgiften att godkänna aktiviteten för förvaltningen.

• Rapporten liknar investeringsprojektrapporten och kan användas på samma sätt vad gäller val mellan flikar etc. Denna visar dock endast förvaltningens siffror – t ex om man tittar under fliken exploateringsprojekt så ser man inte alla förvaltningar utan bara den som omfattas av aktiviteten.

• I fliken kommentarer visas alla underliggande kommentarer som matats in i processen. För 230 och 560 innebär detta att kommentarer finns på investeringsområden. För övriga visas alla kommentarer per projekt.

• Tänk på att när man trycker på godkännande så godkänns hela förvaltningen – inte bara det eventuella urval av denna som gjort i rapporten.

• I rapporten finns möjlighet att skicka tillbaka en uppgift till underliggande nivå på samma sätt som i driftbudget/prognos.




Godkännandeprocess – investeringsområden (230 och 540/560)

• För de förvaltningar som lägger budget/prognos på investeringsområden är prognosprocessen uppbyggd kring investeringsområden. Uppgiften skapas per investeringsområden (första nivån av gruppering av PRGEN4). En aktivitet skapas sedan per förvaltning som är nästa gruppering inom PRGEN4. Uppgifter skapas endast för de investeringsområden som har projekt kopplade till sig. (Uppgifter kommer att skapas för de investeringsområden som har ett nyckel (samma som titel) och underliggande barn. För andra grupperingar skapas inte någon uppgift.)

• Alla projekt skall vara försedda med en PRGEN4 och klarmarkering skall göras per investeringsområde för att förvaltningen skall kunna godkännas som helhet. Om det finns projekt som inte tillhör något aktivt investeringsområde skall dessa grupperas till ett investeringsområde som heter t ex ”Gamla projekt”. Detta investeringsområde måste också godkännas i prognosprocessen. Om det finns utfall för tidigare år på dessa projekt så kommer de att utgöra en del av prognosen för planperioden. Om det finns utfall för innevarande år på dessa projekt måste ett prognosbelopp läggas in motsvarande utfallet.

• Underkoden PREGEN4 är obligatorisk för alla Investeringsprojekt och hanteras via Horisonten, eventuella byten av PREGEN4 hanteras alltså där. Tänk på innan ändring att inte projektet är registreringsprojekt för investeringsområdet.

• I Nekksus sker grupperingar av PREGEN4 till investeringsområden. Dessa grupperingar skapas genom intervall och när ett nytt värde för PRGEN4 läggs upp måste säkerställas att detta ingår i de intervall som finns definierade. För att underlätta detta arbete finns en avstämningsrapport som central systemförvaltning kontrollerar. Meddela alltid central systemförvaltning när nya PRGEN4 skapas.

27



Godkännandeprocess – PANS (200,392,393,400)

• .För de förvaltningar som lägger budget/prognos på projektnivå är prognosprocessen uppbyggd kring projektledaren (PANS). Uppgiften skapas per PANS. Uppgift kommer att skapas för alla PANS som har en nyckel (samma som titel) och underliggande projekt. Övriga får ingen PANS:

• En aktivitet skapas sedan per förvaltning som är en gruppering av samtliga PANS.

• Alla projekt skall vara försedda med en PANS och klarmarkering skall göras per PANS för att förvaltningen därefter skall kunna godkännas som helhet. Om det finns projekt som inte längre är aktiva och hanteras av någon PANS kan dessa grupperas till en PANS som heter t ex ”Gamla projekt”. Denna PANS måste också godkännas i prognosprocessen. Om det finns utfall för tidigare år på projekt som är kopplade till denna PANS så kommer det att utgöra en del av prognosen för planperioden. Om det finns utfall för innevarande år på dessa projekt måste ett prognosbelopp läggas in motsvarande utfallet.

• Underkoden PANS hanteras via Horisonten, eventuella byten av PANS hanteras där.

• De förvaltningar som har sin process uppbyggd kring PANS skall ha denna underkod obligatorisk i Horisonten för att undvika projekt som inte är kopplade till någon PANS.

• Även för de förvaltningar som lägger budget/prognos på projekt är underkoden PREGEN4 obligatorisk och av stor vikt för uppföljningen. I Nekksus sker grupperingar av PREGEN4 till investeringsområden. Dessa grupperingar skapas genom intervall och när ett nytt värde för PRGEN4 läggs upp måste säkerställas att detta ingår i de intervall som finns definierade. För att underlätta detta arbete finns en avstämningsrapport som central systemförvaltning kontrollerar. Meddela alltid central systemförvaltning när nya PRGEN4 skapas.

28

Integration försystem

Integration försystem (Projektstruktur för Fastighet 200)

• För fastighet kommer budget/prognosvärden att integreras från Projektstruktur. En fil från projektstruktur kommer att läsas in – istället för att budget/prognos matas in på dessa projekt. Informationen i filen innehåller uppgift om version och budget/prognosbelopp per år för projekt och övriga koddelar. Koderna måste vara giltiga koder i Nekksus, det finns ingen felhantering vid inläsningen

• Budget/prognos kommer att läsas in på dessa projekt som alla skall ingå i PANS= FX. För PANS FX kommer en uppgift att skapas på samma sätt som för andra PANS och denna uppgift skall godkännas innan förvaltningens budget kan godkännas. Förvaltningen kan efter det att filen lästs in göra eventuella justeringar eller tillägg.

• Det skapas inget prognosförslag för PANS= FX. I filen finns endast belopp för de projekt som har budget/prognos. Vid inläsning läses informationen i filen över eventuell tidigare registrerad information på dessa projekt. Om filen av någon anledning måste läsas om måste budget/prognos för dessa projekt nollas ut innan ny inläsning görs. Annars finns risk att någon gammal budget/prognos ligger kvar sedan tidigare inläsning.

• Rutin för filskick, felhantering etc skall utvecklas under Fas 2.


Konto Ansvar Verk Motpart Objekt Projekt Aktivitet Spec Belopp Version År

4625 2303456 Xxx Xxx 230xxx 230Ixxxxxx 230xxxxx 230xxx 9999.99 Invbdg13_11_14 2012

4625 2303456 Xxx Xxx 230xxx 230Ixxxxxx 230xxxxx 230xxx 9999.99 Invbdg13_11_14 2013

Etc.


Manuell inregisteringManuell inmatning möjlig, när jan är stängt görs inläsning av utfallAutomatisk fyllda

Planperiod budget/prognos samband2013 Budget 2013 för planperioden 2011-2014 2012-12-05 I inmatningsmall från start Utfall 2011 Budget 2012 Blank Blank* Läses in när jan 2012 är stängt. Skall innehålla Utfall 2011 Utfall 2012* Budget 2013 Budget 2014

2013-01-31 Sparas i Nekksus som Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

Prognos 1 2013 för planperioden 2011-2014 2013-02-15 I inmatningsmall från start Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014Skall innehålla Utfall 2011 Utfall 2012 Prognos 2013 Prognos 2014

2013-03-?? Sparas i Nekksus som Prognos 2011 Prognos 2012 Prognos 2013 Prognos 2014

Prognos 2 2013 för planperioden 2011-2014 2013-03-15 I inmatningsmall från start Prognos 2011 Prognos 2012 Prognos 2013 Prognos 2014Skall innehålla Utfall 2011 Utfall 2012 Prognos 2013 Prognos 2014






2014 Budget 2014 för planperioden 2011-2014 2013-11-?? I inmatningsmall från start Prognos 2011 Prognos 2012 Prognos 2013 Prognos 2014* Läses in när jan 2011 är stängt. Skall innehålla Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013* Budget 2014

2014-01-31 Sparas i Nekksus som Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014

30

Prognosinmatning på projekt (200, 392, 393, 400)


En uppgift skapas per PANS därefter väljer användaren det projekt som inmatning skall ske på.

• I fliken ”Översikt” visas prognosen per valt projekt.

• I fliken ”Inmatning” görs inmatning per projekt – för varje inmatning trycker man på sparaknappen. De koddelar som visas är samma för prognos som för budget. I utfallskolumnen visas ”tickande” ack utfall tom innevarande månad. I inmatningen visas också utfall för tidigare år. Detta belopp summeras inte in i prognos för planperioden men i totalen för projektet

• I fliken ”Kommentar” kan kommentarer läggas per projekt. Kommentarer från tidigare prognosversioner kan visas. Dessa visas också i godkännanderapporten.

• I fliken ”Avstämning/Godkännande” visas prognosen per projekt som ingår i respektive PANS ansvar. Här finns knappen för att klarmarkera uppgiften.

OBS!! Tänk på att inte trycka på klarmarkering innan hela uppgiften (samtliga projekt) är klar!!!.

Hoppa inte från inmatningsfliken eller från kommentarsfliken direkt till ett nytt projekt i vänstermarginalen utan att ha sparat. Då uppstår ett fel och prognossiffrorna måste omregistreras. Det hjälper inte att svara ”avbryt” på frågan som ställs. – Detta är en ”bugg” i produkten som kommer att åtgärdas i kommande version.

31


Inmatning av budget/prognos, projekt

32

I flik Översikt visas endast aktuellt projekt. I flik Avstämning/Godkännande (fliken finns endast i prognosinmatning) visas samtliga projekt per projektledare.

Inmatning av investeringsbudget urval på • förvaltning – • projektledare och • projekt.

Inmatning av investeringsprognos • En uppgift per projektledare-

respektive projekt väljs för inmatning.

Prognos inmatning på investeringsområde (230, 560)


En uppgift skapas per investeringsområde

• I fliken ”Översikt” visas prognosen per investeringsområde.

• I fliken ”Inmatning” görs inmatning per investeringsområde. De koddelar som visas är samma för prognos som för budget. I utfallskolumnen visas ”tickande” ack utfall tom innevarande månad. I inmatningen visas också utfall för tidigare år. Detta belopp summeras inte in i prognos för planperioden.

• I fliken ”Kommentar” kan kommentarer läggas per investeringsområde. Dessa kommentarer visas i sedan i godkännanderapporten. Här finns också möjlighet att välja att läsa kommentarer från tidigare prognoser.

• I ”Avstämning/Godkännande” visas prognosen per investeringsområde men också värdena för samtliga ingående projekt. Här framgår vilket projekt som är registreringsprojekt för investeringsområdet. Här finns knappen för att klarmarkera uppgiften.

Tänk på att alltid göra ett val av investeringsområde innan inmatningen påbörjas. Om inte detta görs går det ej att registrera något i inmatningen. Dock går det att lägga en kommentar men denna går inte att spara utan att ett fel uppstår.

33


Inmatning av budget/prognos, investeringsområde

34

I flik Översikt visas endast aktuellt investeringsområde. I flik Avstämning/Godkännande (fliken finns endast i prognosinmatning) visas samtliga projekt per valt investeringsområde. Där framgår också vilket som är registreringsprojekt för investeringsområdet.

Inmatning av investeringsbudget urval på • förvaltning – • Projektledare (totalnivå) och • Investeringsområde

Inmatning av investeringsprognos • En uppgift per

investeringsområde

OBSVid inmatning på investeringsområde måste överskriften Underkod PANS markeras.

Sammanslagning av krets och vatten

• Från 2013-01-01 kommer Kretsloppsnämnden 560 och Göteborg Vatten 540 att slås samman till en förvaltning. Förvaltningens prefix kommer att vara 560.

• Ett saldo av periodens (månadens) utfall på investeringsprojekt kommer varje månad att bokföras per konto, ansvar, verk, motpart och projekt. (ansvar = ansvar för vatten).

• De pågående investeringsprojekt som idag har prefix 540 kommer att läggas upp på nytt med prefix 560 med giltighet from 2013-01-01. Projekten kompletteras med korrekta underkoder som inleds med prefix 560. Detta innebär att ett pågående projekt kommer att kunna bestå av ”två” projekt. Eftersom ansvaren inom 540 från 2013-01-01 kopplas till förvaltning 560 kommer både 540 och 560 projektet att synas under förvaltning 560 för 2013.

• Investeringsbudget läggs in i Nekksus på förvaltning 560 – per investeringsområde på projekt som inleds med 560. För att utfallet på de projekt som inleds med 540 skall sorteras in i investeringsområdena för 560 kommer underkoden PRGEN4 för 540-projekten att inledas med 560. Samma sak görs för underkoden SAMINV där 540 byts till 560.


utformningsprinciper investeringsutfall/budget/prognos

Documents