utkast - guide till handlingsalternativ€¦ · dokumentet är tänkt att användas som ett...

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

GUIDE TILL HANDLINGSALTERNATIV – ett utbildningsmaterial

Elin Jonsson, Växjö

Anders Karlsson, Ronneby

Anna-Lena Ljungberg, Ljungby

Emil Hagelbäck, Sölvesborg

Jonas Sjöberg, Alvesta

Josefina Andersson, Markaryd

Magdalena Nordin, Karlskrona

Niclas Rosenbalck, Älmhult

Författare Elin Jonsson

Organisation Växjö kommun

Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07

Projekt Förstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge (dnr KS/2012:974)

Version 1.0

Sida 3

Innehåll

1 Sammanfattning .............................................................................................................................. 5

2 Inledning .......................................................................................................................................... 6

2.1 Bakgrund ................................................................................................................................. 6

2.2 Målgrupp ................................................................................................................................. 6

2.3 Versionshantering ................................................................................................................... 6

3 E-förvaltning och behovet av intern handlingsplan ........................................................................ 7

3.1 Digitalisering ............................................................................................................................ 9

3.2 Vidareutnyttjande av offentlig information .......................................................................... 10

4 Insyn, kulturarv och forskning ....................................................................................................... 11

4.1 Organisation och juridik ........................................................................................................ 11

4.2 Arkivredovisning .................................................................................................................... 15

4.3 Tillgängliggöra och levandegöra arkiv ................................................................................... 18

5 Tillsyn och riktlinjer ....................................................................................................................... 21

5.1 Rådgivning ............................................................................................................................. 21

5.2 Utbildning och handledning .................................................................................................. 21

6 Arkivering ute i verksamheten ...................................................................................................... 22

6.1 Informationskartläggning ...................................................................................................... 22

6.2 Dokumentstyrning ................................................................................................................. 23

6.3 Registrering ........................................................................................................................... 24

6.4 Verksamhetsnära arkiv .......................................................................................................... 24

7 Leverans till e-arkiv ........................................................................................................................ 26

7.1 Inventering och prioritering .................................................................................................. 27

7.2 Leveransprojekt ..................................................................................................................... 28

7.3 Arkiveringsverktyg ................................................................................................................. 30

8 Arkivsystem hos centrala arkivfunktionen .................................................................................... 31

8.1 Förvalta analoga arkiv – papper och mikrofilm ..................................................................... 31

8.2 Förvalta digitala arkiv ............................................................................................................ 31

8.3 Metoder för att bevara digital information .......................................................................... 39

9 Att bygga upp en infrastruktur för digitalt bevarande .................................................................. 40



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 4

9.1 Organisatorisk infrastruktur .................................................................................................. 41

9.2 Hantera arkivobjekt ............................................................................................................... 42

9.3 Teknisk infrastruktur ............................................................................................................. 44

10 Att praktiskt införa, förvalta och drifta e-arkiv ......................................................................... 46

10.1 Intressenter ........................................................................................................................... 47

10.2 Projekt ................................................................................................................................... 48

10.3 Upphandling .......................................................................................................................... 51

10.4 Systemförvaltning .................................................................................................................. 53

10.5 Installation och drift .............................................................................................................. 56

11 Litteratur ................................................................................................................................... 60



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 5

1 Sammanfattning Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen och utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer. Det är bakgrunden till att det finns en arkivlag med bestämmelser om bevarande och vård av offentliga arkiv. Lagstiftningen som rör informationshantering och arkiv är teknikoberoende. Myndigheternas arkiv består av allmän information oavsett om den hanteras på papper eller i olika it-system. Arkivmyndigheten ansvarar för överlämnade arkiv och har en lagstadgad tillsynsplikt över andra myndigheter i organisationen.

Så länge det finns en verksamhet som behöver informationen, personal som förstår den och informationssystem som kan behandla den finns till stor del en infrastruktur för bevarande. I slutarkivet hanteras information oberoende av de ursprungliga verksamheterna och informationssystemen. Det innebär att information om det ursprungliga sammanhanget och tekniken också måste bevaras av arkivet. Arkivsystemen kan därför vara av olika typ när det gäller verksamhetsnära arkiv och för långsiktigt bevarande hos arkivmyndighet.

Leveranser från verksamhetssystem till slutarkiv hanteras i ett nära samarbete mellan verksamhet och arkiv. Riksarkivet har tillsammans med statliga och kommunala myndigheter tagit fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som sätter ramarna hur information ska formateras och struktureras inför leverans. För system som ännu inte är anpassade för arkivering kan det bli omfattande och kostsamma projekt. När verksamhetssystem upphandlas finns möjlighet att påverka systemutvecklingen mot en mer standardiserad och långsiktigt hållbar hantering av information.

Att införa e-arkiv handlar både om att bygga upp en arkivorganisation som har kompetens att hantera digitalt bevarande och att införskaffa tekniska stödsystem. Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer.

Oavsett om en fullskalig upphandling genomförs eller om organisationen avropar från ett ramavtal är det viktigt att veta vilka behov som finns och att beställaren har tillräckliga kunskaper för att kunna avgöra om det man köper uppfyller behoven. När en upphandling slutförts ska projektet övergå i förvaltning. Systemförvaltning handlar inte bara om teknik. Det krävs också både arkivkompetens och kunskap om informationssystem och informationshantering.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 6

2 Inledning Detta dokument innehåller en introduktion till verksamhetsområdet arkiv och långsiktigt bevarande. Dokumentet är tänkt att användas som ett utbildningsmaterial och uppslagsbok för de som deltar i kommande projekt. Läsaren får grundläggande kunskaper om vad det innebär att införa och förvalta e-arkiv på lång sikt. Syftet är att organisationer som deltar i samverkan om e-arkiv i Kronoberg och Blekinge ska kunna göra välgrundade vägval i samband med införande av e-arkiv. Även andra organisationer kan ha nytta av att använda dokumentet som en utgångspunkt för sitt arbete med att införa e-arkiv.

Inriktningen är digitalt bevarande av information som skapats och hanterats i digital form, men dokumentet berör även andra områden för att ge en helhetsbild av e-arkivets sammanhang och förutsättningar.

2.1 Bakgrund Dokumentet är framtaget inom ramen för förstudien inför införande av e-arkiv Kronoberg/Blekinge som genomfördes under våren 2013. Arbetet med att ta fram dokumentet redovisas i slutrapporten.

2.2 Målgrupp Dokumentet är avsett att läsas av arkivarier, utredare, projektledare, verksamhetsutvecklare, strateger som arbetar med informationssystem eller it och andra som kommer att vara involverade i arbetet med att införa e-arkiv.

2.3 Versionshantering

Utgåva Datum Kommentar

0.1 2013-02-21 Första utkast

0.2 Utkast till arbetsgruppens möte. Underlag för intressentanalys.

0.3 2013-04-15 Revidering efter träff med juristnätverket.

0.4 2013-05-08 Revidering efter utbildning om arkivsystemet 16 april och utbildning om att arkivera it-system 29 april

0.5 2013-05-16 Kompletterad text. Utskick inför workshop om hot och risker 20 maj samt till kontaktpersoner.

0.6 2013-05-27 Utskick efter workshop hot och risker.

0.7 2013-06-10 Kompletterad med text om att tillgängliggöra och levandegöra, digitalisering, ekonomi.

0.8 2013-06-26 Komplett utkast för synpunkter

0.9 2013-07-29 Reviderad version efter synpunkter. Text om samverkan, nyttor och kostnader flyttats till slutrapport.

1.0 2013-08-07 Publicerad version



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 7

3 E-förvaltning och behovet av intern handlingsplan

Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter

Ovanstående är regeringens vision för e-förvaltningsstrategin som också talar om att it skapar nya möjligheter för förvaltningen att bli mer innovativ och samverkande. De nya möjligheterna att samverka digitalt kan förenkla kontakterna mellan olika myndigheter och mellan myndigheter och medborgare. Det innebär också att innovation och delaktighet kan stödjas, samtidigt som förvaltningens effektivitet och kvalitet ytterligare kan höjas. Medborgarna ska stå i centrum när offentlig förvaltning utvecklar sin digitala service. Det ska vara enkelt att ta tillvara sina rättigheter och uppfylla sina skyldigheter. Det ska även bli lättare att hitta och använda öppna data.1

De mål som regeringen och Sveriges kommuner och landsting (SKL) har satt upp är:

En enklare vardag för medborgare Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten

Bilden visar mål för e-förvaltningen och vad som ingår i de olika områdena.

E-arkiv är en del av målområdet smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet.

1 Med medborgaren i centrum. Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (N2012.37), sidan 4



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 8

Så här står det om e-arkiv i SKL:s handlingsplan:

Det ska vara enkelt för allmänheten, medier, forskare, medarbetare och förtroendevalda att få tillgång till offentlig information elektroniskt. Det förutsätter att det också är enkelt att långsiktigt lagra och bevara handlingar elektroniskt och därmed uppfylla offentlighetslag-stiftningen.2

E-förvaltning innebär att processer i arbetsflöde i offentlig förvaltning sker med stöd av e-tjänster som är automatiserade. E-tjänst betyder en paketerad lösning som tillhandhålls via ett elektroniskt gränssnitt/kanal och som helt eller devis utförs elektroniskt. Tjänsterna kan finnas tillgängliga via mobiltelefoner, läsplattor och så vidare. För att e-samhället ska fungera behövs tillgång till information både på kort och på lång sikt. E-arkivet säkerställer långsiktig informationsförsörjning genom att tillhandahålla information som har hög kvalitet och som är användbar för de e-tjänster och informationssystem som används i e-förvaltningen.

Bilden illustrerar olika intressen som behöver tillgodoses för att åstadkomma en hållbar e-förvaltning.

I en skrivelse har SKL uppmanat kommunerna att ansluta sig till strategi för e-samhället. För att realisera målen i strategin och handlingsplan för e-samhället behöver respektive organisation ta fram en intern handlingsplan. Att införa e-arkiv bör hanteras som en del av den planen. En förutsättning för att kunna realisera nyttor och hantera risker är en ökad samverkan och samförstånd mellan olika intressenter och aktörer. 3

2 Citat ur: Digitala vägen till morgondagens välfärd, handlingsplan för e-samhället 2013–2015, Sveriges kommuner och Landsting 2013, sid. 12. 3 Strategi för e-samhället, Sveriges Kommuner och Landsting 2011



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 9

3.1 Digitalisering Digitalisering handlar om att samhället i sin helhet ska ta tillvara, bidra och påverka det digitaliseringsarbete som initierats genom strategin It i människans tjänst – en digital agenda för Sverige.4 Digitalisering innebär att göra någonting digitalt som från början är ”analogt”. Det han handla både om handläggningsrutiner, tjänster och att skanna pappershandlingar. Ett exempel på digitalisering är att skapa digitala kallelser som kan läsas via surfplattor direkt på sammanträde. Ett annat exempel på digitalisering är att skanna in gamla kartor och ritningar som behövs i verksamheten. Det här området berörs inte närmare i detta dokument.

Bilden visar att digitalisering innebär att göra något digitalt som från början är analogt. Digitalt bevarande handlar om att

bevara information som skapas och hanteras digitalt. Digitaliserad information kan också behöva bevaras.

För att det ska vara möjligt att använda och erbjuda digitala tjänster behövs en grundläggande infrastruktur med väl fungerande elektroniska kommunikationer. Det kräver att nättjänster behandlas på ett säkert sätt. Informationssystem behöver säkras i syfte att värna olika värden i samhället såsom demokrati, personlig integritet, tillväxt samt ekonomisk och politisk stabilitet. För att värna medborgarnas förtroende måste den offentliga förvaltningen slå vakt om den personliga integriteten vid digital informationsöverföring och att det skydd som finns i gällande lagstiftning upprätthålls.

4 http://www.regeringen.se/sb/d/14216/a/177256



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 10

3.2 Vidareutnyttjande av offentlig information Det framgår i regeringens digitala agenda framgår att det är viktigt att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information från myndigheter för både kommersiella och ideella ändamål. E-delegationen arbetar med att samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av handlingar, det som kallas psi (public sector information). Arbetet har sin utgångspunkt i lag (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. E-delegationen har tagit fram en vägledning för vidareutnyttjande av offentlig information. Vägledningen innehåller två huvudsakliga rekommendationer:

Information bör publiceras fritt utan avgifter och krångliga licenser på myndighetens eller kommunens webbplats.

Information bör lämnas ut elektroniskt på begäran.

I vägledningen finns en checklista för att komma igång, en översikt över det rättsliga regelverket samt rekommendationer. 5

3.2.1 Öppna data Öppen innovation handlar om att den bästa kompetensen eller de bästa idéerna inte finns inom den egna organisationen. Öppna data är ett sätt att öppna upp innovationsprocessen och göra externa lösningar möjliga. Data kan komma både från näringsliv, offentlig sektor och privata aktörer. Ett första steg är att det skapas öppna datakällor. Öppna data kan förenklat sägas vara information som är tillgänglig utan inskränkningar i form av prislapp eller immaterialrättsliga hinder.6 VINNOVA utvecklar en teknisk plattform för förmedling av data som tillgängliggjorts för vidareutnyttjande. Plattformen kallas öppnadata.se – en portal för innovation.7 Några ofta använda grundkrav på öppna data är:

Komplett Primär (originalformat, till exempel högupplösta bilder). Aktuell Tillgänglig Maskinläsbar Fri (utan krav på betalning, eller inskränkningar i form av licensvillkor och

registreringsförfaranden) I ett öppet format (öppen standard, alternativt är dokumentationen till formatet fritt

tillgänglig och fri från patentlicensvillkor)8

Arbetet med öppna data är relevant i samband med införande av e-arkiv av två anledningar – dels för att e-arkivet är en källa för information, dels för att kraven på öppna data ger en bra grund för krav på långsiktigt bevarande.

5 Vidareutnyttjande av offentlig information – En vägledning för myndigheter, E-delegationen 2013 6 http://www.vinnova.se/opendata 7 http://öppnadata.se/ 8 http://sv.wikipedia.org/wiki/%C3%96ppen_data



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 11

4 Insyn, kulturarv och forskning Arkiv bildas i samband med att en verksamhet bedrivs, i takt med att information kommer in och dokumentation skapas. Arkiv är därför något som rör alla verksamheter. Inte bara arkivinstitutioner som kommunarkiv, landstingsarkiv, folkrörelsearkiv och Riksarkivet. Arkiv dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen och utgör därigenom ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer. Värde och mening bevaras genom att information förvaltas från den stund som den skapas eller tas emot. Det bidrar till att skapa möjligheter för att bedriva en trovärdig och öppen verksamhet. Med sin roll att säkerställa att det gemensamma minnet bevaras är arkiven en viktig del i samhällsutvecklingen. Arkiven främjar demokrati, delaktighet och skyddar medborgarnas rättigheter

För att kunna förvalta arkiv är det angeläget att:

Följa lagar och bestämmelser som rör arkivhantering. Det finns yrkesmässigt kompetent personal som vårdar och har tillsyn över arkiv. Arkivverksamheten får nödvändiga resurser. Arkiven tillgängliggörs med hänsyn till olika rättigheter som sekretess, integritet och

upphovsrätt.

Ovanstående är en sammanfattning av den internationella arkivdeklarationen.9 Det är också bakgrunden till att det finns en nationell lagstiftning när det gäller offentliga arkiv.

4.1 Organisation och juridik Lagstiftningen som rör informationshantering och arkiv är teknikoberoende. Det finns alltså inga särskilda bestämmelser för e-arkiv. Samma bestämmelser gäller oavsett vilket medium och format som informationen lagras på.

Bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i Tryckfrihetsförordningen (TF). Dessa är utgångspunkten för arkivlagen (1990:782) som innehåller bestämmelser om arkivvård, arkivmyndigheternas uppgifter och gallring.

I lagen presenteras syftet med arkivverksamheten som helhet, här understryks vikten av möjligheten att ta del av arkiven vilka utgör en del av det nationella kulturarvet.

Detta innebär att arkiven ska hållas ordnade och förtecknade så att de tillgodoser

rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipning och förvaltning forskningens behov

I Arkivförordningen (1991:446) finns bestämmelser om när handlingar anses arkiverade, inspektioner av arkivmyndigheten och utlån av handlingar. Bestämmelser om registrering av allmänna handlingar

9 Sammanfattning av den internationella arkivdeklaration som tagits fram av International Council on Archives (ICA).



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 12

finns i offentlighets- och sekretesslagen, tillsammans med bestämmelser för vilka uppgifter som kan undantas från offentlighet. Vidare finns det lagar om hur olika typer av uppgifter som rör enskilda personer får arkiveras, till exempel när det rör socialtjänst eller patientuppgifter. Det finns också allmänna bestämmelser om hur personuppgifter får hanteras i Personuppgiftslagen (PUL). I många olika lagar finns det särskilda bestämmelser om dokumentation och arkiv som har betydelse för arkivbildning och gallring.

4.1.1 Grundläggande juridiska termer Den juridiska termen arkiv används för att beteckna informationsinnehållet. I arkivlagens 3 § slås fast att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och de handlingar som myndigheten beslutar att ta hand om för arkivering.

Termen handling definieras i tryckfrihetsförordningens 2 kapitel:

Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.10

Definitionen är teknikneutral och omfattar all information som förmedlas, och som kan representeras vid upprepade tillfällen. Att bestämmelserna endast skulle handla om pappersdokument är alltså ett missförstånd. Begreppet omfattar även poster och enskilda uppgifter i databaser, rapporter, formulär, elektronisk post, inspelade webbmöten, inlägg i sociala medier och så vidare. Det är anledningen till att ordet information används istället för handling i denna text och i andra texter om elektroniskt bevarande.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och dessutom är antingen inkommen dit eller upprättad där. Även handlingar i databaser som myndigheten har åtkomst till via nätverk (molntjänster) anses förvarade hos myndigheten. Men har börjat tala om allmän information för att understryka att begreppet är medieoberoende. När det står allmän information i texten avses alltså allmän handling.

4.1.2 Kommunala arkiv Det finns särskilda bestämmer när det gäller kommunala arkiv (arkiv hos primärkommuner, landstingskommuner, regionkommuner och kommunalförbund). Kommunallagen (1991:900) hänvisar i 3 kapitel 29 § till arkivlagen där föreskrifterna om kommunala arkiv finns. Fullmäktige utser arkivmyndighet och beslutar om övergripande styrande dokument. Det dokument som på lokal nivå reglerar arkivhanteringen brukar kallas arkivreglemente.

4.1.3 Arkivmyndighet Arkivmyndighet för statliga myndigheter är Riksarkivet. Varje kommun, landsting eller regionförbund har som utgångsläge sin egen arkivmyndighet. Om inte någon annan nämnd eller styrelse utsetts är det kommunstyrelsen eller landstingsstyrelsen som har uppdraget som arkivmyndighet (arkivlagen § 8). Arkivlagen öppnar för att kommunfullmäktige kan utse annan nämnd eller styrelse till uppdraget

10 3§ 2 kap. Tryckfrihetsförordningen



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 13

att vara arkivmyndighet. Det kan exempelvis vara ett kommunalförbund eller en gemensam nämnd, men däremot inte en nämnd i en annan kommun.

Rättigheter och skyldigheter som arkivmyndighet framgår av arkivlagen. Arkivmyndigheten ansvarar för att bevara de arkiv som av olika skäl överlämnats från en myndighet. Det kan bero på att en myndighet eller verksamhet upphört, särskilda överenskommelser eller att myndigheten inte sköter sitt arkiv. Enligt 9 § i arkivlagen övergår hela ansvaret för det material som överlämnas till arkivmyndigheten. Överlämnande av allmänna handlingar till bolag regleras i Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring.

En del arbetsuppgifter räknas som myndighetsutövning. Det innebär att det finns särskilda bestämmelser när det gäller till exempel hur kommunerna kan samverka inom området. Det gäller prövning av utlämnande av allmän information. Arkivmyndigheten har också en lagstadgad tillsynsplikt över andra myndigheter i organisationen, vilket är en av arkivmyndighetens viktigaste uppgifter. Tillsynen går ut på att se till så att kommunens nämnder och företag uppfyller arkivlagens bestämmelser och i viss mån även övrig offentlighetslagstiftning. Tillsynen innebär att arkivmyndigheten, genom dess verkställande tjänstemän, utför inspektioner och medverkar i för kommunen strategiska projekt. Arkivmyndigheten och arkivmyndighetens verkställande organ/tjänstemän, bör vara centralt placerade i den kommunala organisationen för att kunna genomföra uppdraget effektivt.

4.1.4 Central arkivfunktion Den centrala arkivfunktionen är arkivmyndighetens verkställande organ. Den centrala arkivfunktionen har hand om tillsyn och förvaltar de arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten. Arkivfunktionen kan även ha andra uppgifter som definieras i arkivreglementet.

Det finns flera exempel på att arkivmyndighetens verkställande organ (den centrala arkivfunktionen eller kommun- eller stadsarkivet som institution) är placerad som en egen förvaltning. En placering som en enhet under kommunstyrelsen förekommer också. Den juridiska bakgrunden till detta är att kommunallagen 3 kap. anger att en nämnd inte får utöva, i lag eller annan författning föreskriven, tillsyn över sådan verksamhet nämnden själv bedriver.

Den centrala arkivfunktionen har en strategiskt viktig funktion i kommunen, genom att till exempel se till att informationshanteringen i kommunen är korrekt, att relevanta beslut fattas rörande bevarande och gallring, och att gällande lagstiftning om beskrivning av allmänna handlingar uppfylls. Genom medverkan vid kravställning inför upphandling av it-system/-tjänst kan den centrala arkivfunktionen även beskrivas som en controllerfunktion, som genom uppdraget att utöva tillsyn utvärderar och gör uppföljning samt rapporterar till arkivmyndigheten.

4.1.5 Arkivfunktion på myndighet Varje myndighet (nämnd eller kommunalt företag) ansvarar för sitt arkiv fram till dess att det överlämnas till arkivmyndigheten. Myndigheten ska se till att det finns personal som kan ta hand om arkivet så att reglerna följs. Vanligt är att arkivreglementet pekar ut formellt ansvarig för arkivet om inte myndigheten utsett särskild arkivansvarig, samt att arkivredogörare/arkivombud utses för att ta



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 14

hand om den dagliga skötseln av arkivet. Vilka skyldigheter och befogenheter som myndigheterna har när det gäller arkivhanteringen, utöver det som bestäms av lagstiftningen, definieras i styrande dokument som beslutas av fullmäktige (arkivreglemente). Små och mellanstora kommuner har sällan en avdelning eller anställd arkivpersonal hos arkivfunktionerna på nämnder och kommunala företag.

4.1.6 Områden/huvudprocesser För att göra det tydligt vad arkivfunktionernas verksamhetsområde omfattar kan verksamheten delas upp i ett antal områden eller huvudprocesser. Bilden nedan visar en översikt över de olika verksamhetsområdena. De övre fälten visar att ansvar och omfattning är tydlig reglerat i lag. Det gäller registrering av allmänna handlingar och verksamhetsnära arkiv för nämnder och kommunala företag. När det gäller arkivmyndigheten, den centrala arkivfunktionen, handlar det om att utöva tillsyn och förvalta överlämnade arkiv.

Det nedre fältet visar att det inte alltid finns ett tydligt reglerat ansvar och omfattning vad gäller de områden som listas. Dessa områden höjer kvalitén på verksamheten och förbättrar servicen för intressenter och för de tilltänkta målgrupperna. De ökar också i hög grad nyttan och effektiviteten för de kommunala verksamheterna i linje med strategierna för e-samhället.

Arkivmyndigheten och de kommunala myndigheterna kan fungera antingen som leverantör eller som beställare när det gäller olika tjänster knutna till områdena. Antingen i förhållande till varandra eller i förhållande till extern part. Extern part kan vara ett kommersiellt företag, en gemensam driftsorganisation eller en annan myndighet. En förståelse för detta är viktigt för att kunna avgränsa område för till exempel upphandling av it-stöd eller samverkan. Texten i guiden utgår från denna uppdelning.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 15

4.2 Arkivredovisning Arkivredovisningen är ett hjälpmedel för att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar. Genom arkivredovisningen blir det möjligt att överblicka vad som finns i arkivet – centralt och ute i verksamheten. Det blir också möjligt att söka och hämta fram handlingar. Genom att använda metoder för verksamhetsbaserad arkivredovisning är fokus inriktat på verksamheten. Handlingar redovisas i det sammanhang där de skapas och det innebär att sambandet mellan verksamhet och handlingar blir tydligt. Strukturen och sökbarheten förbättras också framför allt för de som arbetar i verksamheten.

Arkivbeskrivningen ger förklarande information till arkivförteckningen, som fungerar som arkivens inventarieförteckning. Handlingarna och hur de hanteras beskrivs i dokumenthanteringsplanen. Vägledande för arkivredovisning är de Föreskrifter om verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4) som Riksarkivet meddelar för statliga myndigheter.

4.2.1 Klassificeringsschema Ett klassificeringsschema har två funktioner: dels att göra arkivet sökbart utifrån verksamhetsområde, och dels för att bevara uppgifter om det ursprungliga sammanhanget. Detta är en grundläggande princip för arkivering som kallas proveniensprincipen. Klassificeringsschemat gör det möjligt att märka upp information med uppgift om vilken verksamhet och process som informationen hanterades i. Klassen (strukturenhet) talar om att en ansökan hör hemma till exempel inom förskoleverksamheten och inte avser bygglov.

Bilden visar en enkel modell för hur ett klassificeringsschema kan vara uppbyggt

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor arbetar med att ta fram en gemensam struktur för att klassificera kommunala verksamheter. Strukturen är hierarkiskt uppbyggd och beskriver verksamheter inom kommuner, landsting och regioner. Schemat är till för att användas som en

Stödjande verksamheter

Hantera personal

Anställa personal

Administrera lön

Beräkna lön

Betala ut lönAvsluta

anställning

Hantera ekonomi Administrera fakturor Betala faktura

Verksamhetsområde Processgrupp Process Aktivitet



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 16

diarieplan men även som stomme för att utarbeta dokumentmetadata, struktur för e-arkivet och förteckningsschema.11

Klassificering som knyter information till sitt verksamhetssammanhang är en grundläggande funktionalitet som beskrivs i en europeisk standard för registreringssystem för olika typer av verksamhetsinformation (MoReq - Modular Requirements for Records Systems). MoReq förvaltas av DLM Forum Foundation.12 Genom klasstillhörigheten får den registrerade informationen en gallringsregel. Funktionalitet för att hantera klasser knutna till ett klassificeringsschema, eller en central katalog för klassificering (klassificeringstjänst), behöver finnas i de verksamhetssystem som hanterar bevarandevärd information.13

4.2.2 Arkivbeskrivning För den som arbetar i en kommunal verksamhet kan det vara självklart hur information hanteras och var den finns. Det som är självklart för den som är mitt uppe i en verksamhet kanske inte alls är begripligt för en utomstående. Saker och ting förändras också med tiden och det som var självklart på 1970-talet kanske inte är självklart 2013.

För att göra informationen tillgänglig för alla och också se till att den är begriplig och kan bevaras ska myndigheter se till att det finns skriftlig dokumentation som förklarar hur allt har gått till. En översiktlig beskrivning av en myndighets informationshantering kallas arkivbeskrivning eller beskrivning av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen beskriver verksamheten och dess förändringar. Syftet med detta är att skapa förståelse för hur ändringar och tillägg i arkivet har skett. Detta gör det enklare att söka i arkivet och förstå varför dokumentationen ser ut som den gör. Till exempel har kanske stipendieansökningar tidigare behandlats av kommunstyrelsen men numera av socialnämnden. Vid en sökning kan det då underlätta om det går att snabbt ta reda på i vilket arkiv informationen finns, för en viss period. De bestämmelser som gäller för beskrivning av arkivet finns i Offentlighets- och sekretesslagen 4 kap. 2 § och Arkivlagen 6 §.

I arkivbeskrivningen ingår uppgifter om myndighetens arkivorganisation, myndighetens organisation och hur den har förändrats samt övergripande verksamhets- och processbeskrivningar och hur verksamheten har förändrats. Det finns uppgifter om register, förteckningar och sökmedel som finns. Det vill säga olika informationssystem och webbtjänster som organisationen använder för att komma åt allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen talar också om vilka tekniska hjälpmedel som terminaler, internetåtkomst, tryckta handlingar eller liknande som allmänheten kan använda för att själva söka information. Slutligen beskrivs vilka uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra myndigheter, bestämmelser om sekretess och gallringsregler.

4.2.3 Dokumenthanteringsplaner För att styra informationshanteringen ute i verksamheten används dokumenthanteringsplaner. I planerna beskrivs hur olika typer av information ska hanteras när det gäller registrering, var 11 http://www.samradsgruppen.se 12 http://www.dlmforum.eu 13 Bilaga 1 Introduktion till MoReq2010, Delrapport DP3 FGS för leveranstypen Ärendehantering, Dnr RA 13-2011/5329, 2013-01-14



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 17

informationen förvaras (fysiskt eller via it-system), bevarande och gallring. Gallringsbeslut är en förutsättning för att få gallra (förstöra) allmänna handlingar.

För att inte planerna ska behöva ändras i takt med organisationsförändringar brukar man utgå från verksamheten. Att ta fram en dokumenthanteringsplan i samband med informationskartläggning med utgångspunkt från verksamhetens processer är därför en bra metod. Bestämmelserna för hur dokumenthanteringsplaner ska hanteras och beslut om gallring ska fattas finns i arkivreglementet. Det ser därför olika ut om det är arkivmyndigheten eller myndigheterna som efter samråd med arkivmyndigheten fattar gallringsbeslut.

4.2.4 Arkivförteckning Arkivförteckningen är en innehållsförteckning som visar vad som finns i arkivet hos den centrala arkivfunktionen. Arkivförteckningarna är till för att användare och framtida forskare ska kunna hitta information och försäkra sig om att det inte finns mer information att hämta. Traditionellt är det ett register över alla de inbundna volymer och boxar som förvaras hos kommunarkivet. Arkivhandlingar förtecknas systematiskt efter sin funktion och inte efter ämne som böckerna i ett bibliotek. För att hantera arkivförteckningar används särskilda förteckningssystem. Verktygen för att förteckna arkiv kan också höra till ett ärende- och dokumenthanteringssystem eller till en e-arkivlösning

Även i e-arkivet behövs sökinstrument och förteckningssystem som gör det möjligt att hitta information och att säkerställa att ingen information har gått förlorad. I ett e-arkiv kan man säga att arkivförteckningen är den logiska sökingången där information knyts till klassificeringsschemat. För att det ska vara möjligt att hitta information om ett särskilt område som till exempel skolhälsovård. I e-arkivet finns också ett inventarium som beskriver lagringshierarki, det vill säga var informationen fysiskt lagras på till exempel hårdiskar eller bandkassetter. Den fysiska ordningen behöver inte vara identiskt med den logiska ordningen när det handlar om elektronisk information.

Arki

vbes

kriv

ning

Ar

kivf

örte

ckni

ng

Doku

men

than

terin

gspl

an

Diar

iepl

an

Kl

assif

icer

ings

sche

ma

Lagr

ings

hier

arki

Arkivfunktion verksamhet Central arkivfunktion

Klassificeringsstrukturen länkar samman dokumenthanteringsplan och arkivförteckning



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 18

4.3 Tillgängliggöra och levandegöra arkiv Alla har rätt att ta del av den information som finns i arkivet, om det inte finns bestämmelser om sekretess som hindrar insyn. Att informationen är åtkomlig innebär inte automatiskt att det är enkelt att söka eller inspirerande att besöka arkivet. För att förbättra servicen och öka nyttan för olika målgrupper behöver arkivet arbeta med att tillgängliggöra och levandegöra materialet.

4.3.1 Arkivet finns till för användarna Att arbeta i arkiv innebär att ha ett varierat och spännande arbete. Arbetet som arkivarie innehåller en mängd arbetsuppgifter som man i allmänhet inte förväntar sig. Den tid är sedan länge förbi då arkivarbete var lika med spindelväv i håret och kusliga källarlokaler.

Numera finns arkivarierna även ovan jord och sysslar med mycket mer än det traditionella arkivarbetet som att förteckna, arkivera, ge råd om dokumenthantering, göra tillsyn med mera. I arkivens verksamhet ingår allt mer olika typer av besöksverksamhet och att publicera information från samlingar på webbplatser och liknande som syftar till att tillgängliggöra men även att marknadsföra respektive arkiv samt de institutioner och föreningar arkivet representerar.

Det kan handla om arkivpedagogik gentemot skolor, tillhandahålla forskare information samt sist men inte minst aktivt arbeta för att marknadsföra arkivet som informationskälla. Det senare genom att ta emot studiebesök, ställa ut arkivmaterial, bild och filmvisningar, historiska bilder och artiklar i lokalpress, webbpublicering, samt medverka på olika sociala medier.

4.3.2 Arkivens roll som förvaltare av kulturarvet Kommun- och landstingsarkiven strävar efter att uppnå de övergripande målen som anges för dessa verksamheter i Arkivlagen. Arkivinstitutionerna arkiverar och vårdar respektive organisations arkivhandlingar från den egna verksamheten men i mån av plats tar man även emot enskilda förenings- och företagsarkiv samt kulturhistoriskt intressanta foton och filmer.

I ett kommunarkiv, landstingsarkiv eller annan institutions arkiv hamnar mycket av det arbete som utförs i respektive organisation. Arkiveringen har pågått ända sedan organisationen grundades, till exempel inrättades kommunerna 1862. Ibland finns det äldre material än så i kommun- och landstingsarkiven. Innehållets spridning är också mycket varierad. Allt från förlossningsjournaler, adoptionshandlingar, olika nämnders protokoll, betygskataloger och taxerings- och uppbördslängder brukar finnas. Med tanke på detta bokstavligen sitter arkiven landet över på ett berg av spännande information i många fall relativt outnyttjat.

4.3.3 Utställningar, arkivpedagogik och studiebesök Ett sätt att tillgängliggöra arkiven på är genom olika typer av arkivbesök, det kan vara allt från enskilda forskare till stora grupper som skolklasser eller föreningar som besöker arkivet.

Arkivpedagogik innebär att skiftande arkivmaterial samlas på till exempel ett ämne. Kopior görs av handlingar, bilder och tidningsklipp som presenteras i en arkivväska eller liknande, dessa kan sedan lånas av skolor, äldreboenden och andra intresserade.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 19

Ett annat sätt att göra arkivets innehåll tillgängligt är att göra utställningar. Under Arkivens dag som arrangeras nationellt årligen andra helgen i november utifrån ett bestämt tema öppnar många arkiv sina dörrar för allmänheten.

Ibland kan det vara svårt att hitta en lämplig lokal för utställningar, har inte arkivet någon egen lokal att tillgå kan man höra om intresse finns bland affärsidkare eller liknande.

4.3.4 Webbplatser Allt fler arkivinstitutioner finns på webben. Här kan arkivets innehåll presenteras via en webbklient där användaren själv kan söka i arkivets förteckningar. Under aktuellt kan nyheter presenteras till exempel utställningar och föreläsningar. Beställningar av betyg och andra handlingar kan göras samt övrig presentation av arkivets innehåll och tjänster.

Ibland finns det möjligheter att surfa in i arkivets bildsamlingar som gjorts tillgängliga via en bilddatabas.

Webbplatserna har avsevärt ökat arkivens tillgänglighet.

4.3.5 Kulturarvet ska digitaliseras En viktig aspekt i den digitalisering som vilar på de offentliga myndigheterna är att tillgängliggöra kulturarvsmaterial. Statliga myndigheter har ålagts att ta fram en strategi och plan för att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial (se Ku2009/2152/KT ). Målet är att samlingar och arkiv i större utsträckning ska bevaras digitalt och tillgängliggöras elektroniskt för



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 20

allmänheten och därmed underlätta för användarna att bli medskapare till den kultur och det kulturarv de använder och brukar.

4.3.6 Digitala "on-demandtjänster" Vissa arkiv i Sverige har börjat digitalisera on demand ("på beställning/begäran") och detta blir allt vanligare. Digitaliseringstekniken bidrar till att förädla myndighetsnytta och kundnytta inom många områden. Det kan röra sig om allt från unika offentliga arkivhandlingar till sammanställning av material som fötts digitalt men där den "digitala ursprungskällan" inte längre finns kvar i verksamheten. Det kan även handla om att visualisera platser och händelser som inte längre går att se och uppleva, men som finns bevarat digitalt i arkiven. On-demandtjänster kan även användas i den egna organisationens verksamhet, men framförallt för tillgänglighet åt allmänheten.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 21

5 Tillsyn och riktlinjer En av arkivmyndighetens viktigare uppgifter är att utöva tillsyn. Tillsynen går ut på att se till att kommunala nämnder och bolag uppfyller arkivlagens bestämmelser och i viss mån även övrig offentlighetslagstiftning. Tillsyn inbegriper att arkivmyndigheten (dess verkställande tjänstemän) genomför inspektioner. Syftet är att säkerställa att de processer inom olika verksamhetsområdens som påverkar hanteringen av allmän information, uppfyller de krav man idag kan ställa på en modern e-förvaltning.

Det mesta av den information som idag produceras och hanteras i en kommun, ett landsting eller en region är elektronisk. Inte minst ur denna aspekt är det viktigt att man gör rätt från början, och arbetar förberedande med tillsynsfrågor. Detta kan konkret innebära kontroll av att den information kommunen/landstinget hanterar är kvalitetssäkrad, att hänsyn tagits till den lagstiftning som finns på området vad gäller tillgänglighet, säkerhet, sökbarhet samt att informationen antingen kan gallras på ett korrekt sätt eller i förekommande fall bevaras med stöd av de standarder som finns för långtidsbevarande. Det kan betonas att begreppet arkiv är teknikneutralt och tidsoberoende. Lagstiftningen gäller alltså även för elektronisk information som produceras idag.

Det har betydelse utifrån vilken organisatorisk plattform som de personer som ska bedriva tillsyn verkar. Arkivarien bör i sin tillsynsroll medverka i strategiska organisationsövergripande arbeten som kan ha långtgående betydelse för organisationens utveckling och informationshantering. Denna roll förutsätter att arkivarien fortlöpande utbildare sig och deltar i relevanta projekt inom och utom organisationen.

Arkivmyndigheten utfärdar riktlinjer. Riktlinjerna syftar till att beskriva hur arkivreglernas krav ska tillämpas för att kommunen/landstinget/regionen ska uppnå en effektiv och ändamålsenlig arkiv- och dokumenthantering som uppfyller de gällande kraven både enligt lagstiftning och enligt organisationens egna direktiv.

5.1 Rådgivning I samband med upphandlingar och verksamhetsförändringar är rådgivning en viktig del i arbetet med att införa e-arkiv. Hur omfattande arbetet blir beror på vilka upphandlingar som planeras och hur de olika projekten prioriteras. Om inte upphandlingsprojekt samordnas och prioriteras kommer det vara svårt att hinna med arbetet med att ge råd och stöd för att ta fram arkivkrav.

5.2 Utbildning och handledning En viktig del av den centrala arkivfunktionens arbete utgörs av utbildning och handledning. Varje kommunal, landstingskommunal och regional nämnd och bolag ska utse en arkivansvarig som i sin tur utser arkivredogörare/arkivombud. Arkivfunktionen anordnar utbildningar för arkivansvariga och arkivredogörare. I arbetet ingår också att handleda och utbilda verksamheten i olika frågor som har med dokumenthantering, offentliget och sekretess och arkivering att göra.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 22

6 Arkivering ute i verksamheten Så länge det finns en verksamhet som behöver informationen, personal som förstår informationen och informationssystem som kan behandla informationen finns en infrastruktur för att bevara information. Verksamhetens behov har stor betydelse för hur det är lämpligt att hantera informationen. Även när en ny organisation skapas (och därigenom en ny arkivbildare), som använder samma information, är det till stor del verksamhetens behov som ställer krav på hanteringen.

Bilden visar att information kan hanteras inom ramen för verksamheten både på kort och på medellång sikt beroende på verksamhetens behov.

6.1 Informationskartläggning Information är en värdefull resurs och för att skydda denna och effektivt återanvända informationen krävs analyser av vilken information som organisationen hanterar och på vilket sätt detta sker. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och Riksarkivet har tillsammans tagit fram en vägledning: Vägledning för processorienterad informationskartläggning, som offentliga myndigheten ska utgå från när man gör informationskartläggning.14

I den kartläggning över informationen som ska göras bör en beskrivning av verksamhetsprocesserna ingå när det gäller de informationsflöden som stödjer dessa, samt av de resurser som används för att hantera informationen. Informationskartläggning ger helhetsförståelse hos organisationen, bidrar till ett gemensamt arbetssätt och möjliggör effektivisering/förbättring

Genom processbeskrivningar skapas förutsättningar för att samtliga inom organisationen delar en gemensam bild av vad som ska göras i organisationen. Denna gemensamma bild är en förutsättning för att effektivt kunna driva och utveckla verksamheten. Informationskartläggningen innebär även att rättsäkerheten säkerställs och att den interna kontrollen över verksamheten underlättas.

14 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och Riksarkivet, Vägledning för processorienterad informationskartläggning, Publ.nr MSB493, november 2012



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 23

Kartläggningar bör ses som en rutin som genomförs regelbundet. Det är viktigt att klargöra vilka roller som behövs för att informationskartläggningen ska fungera och vem som inom organisationen har ansvar för informationen. Om inte kartläggning genomförs kan det få konsekvenser senare i processen när verksamhetssystem ska avställas, levereras eller återanvändas.

Bilden visar att arkivering börjar redan när verksamheten planerar sin informationshantering.

Vid processorienterad informationskartläggning identifieras informationsmängder och de resurser som används för att hantera dem. I och med att informationen är satt i sitt sammanhang går det att se dess funktion i organisationen och därmed kan man också se vilket behov av skydd informationen behöver på kort och lång sikt. Det är positivt med samverkan mellan de som arbetar med informationssäkerhetsfrågor och de som arbetar med arkivfrågor är bra eftersom båda sidor arbetar med informationshantering.

6.2 Dokumentstyrning Dokumentstyrning innebär att man har en säker dokumenthantering för att säkerställa att rätt information i rätt tid kommer fram till medarbetare och medborgare. Man skapar en effektiv dokumenthantering genom standardiserade rutiner, verktyg och tydliga riktlinjer. Det behövs rätt



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 24

kompetens och rätt strukturer för en ständig processförbättring. Målet med dokumentstyrning är ett förenklat, strukturerat och enhetligt arbetssätt med standardiserade rutiner inom en organisation när det gäller hur verksamheten ska dokumenteras.

För att åstadkomma en bra dokumentstyrning krävs att organisationen har tagit fram riktlinjer och planer för vad som ska bevaras av informationen och hur den informationen ska bevaras. Man kan använda sig av verktyg i form av dokumenthanteringssystem för att styra dokumentationen. I ett dokumenthanteringsystem administrerar man dokument och andra elektroniska media inom en organisation. Detta innefattar allt från hantering av arbetsflöden för gemensam redigering av dokument i grupp till versionshantering, granskning, elektronisk publicering, arkivering, indexering, automatiserad sökning och möjlighet att byta ut text i flera dokument. Mallhantering ingår också i ett dokumenthanteringssystem. Genom att alla användare använder samma mallar i organisationen upplever interna och externa kontakter organisationen som en enhet.

6.3 Registrering Alla förvaltningar och kommunala företag behöver ha rutiner och system för att hantera registrering. Enligt grundregeln ska all allmän information registreras utan dröjsmål om de inte kan hållas systematiskt ordnade på annat sätt. Allmän information ska enkelt kunna sökas och hittas. En myndighet måste hålla sin information i sådan ordning att det är enkelt att se vad som finns och söka efter en specifik handling. De bestämmelser som finns är helt teknikneutrala och bestämmelserna gäller all information, även den elektroniska informationen. För att underlätta sökningen av in- och utgående skrivelser och klara bevakningen av ärenden med mera använder myndigheterna administrativa register.

Det finns en internationell standard som specificerar vilka krav man ska ställa på system för registrering och för hantering av information som är av vikt för en verksamhet. Standarden heter MoReq2010 och ska enligt Riksarkivet användas i så stor utsträckning så möjligt av de offentliga myndigheterna.

MoReq2010 innehåller funktionella krav på en rad tjänster som hör till registreringssystem, icke funktionella krav, en ordlista och en informationsmodell. Tanken med standarden är att man ska möjliggöra utbyte av information mellan olika typer av system som fångar och håller ordning på verksamhetsinformation. Detta område håller på att byggas eftersom verksamhetssystemen än så länge inte är anpassade efter standarden.15 I samband med upphandling finns möjlighet att påverka systemutvecklingen mot en mer standardiserad och långsiktigt hållbar hantering av information som motsvarar MoReq2010. För att säkerställa att rätt krav ställs när det gäller informationshantering är det viktigt att tidigt involvera arkivet.

6.4 Verksamhetsnära arkiv Att hålla informationen levande i verksamhetssystem innebär stora kostnader i samband med systembyte och höga krav på prestanda och licenser för olika stödsystem. Genom att leverera information till ett arkivsystem blir det möjligt att hantera information som inte används i den 15 Introduktion till MoReq2010



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 25

dagliga löpande verksamheten på ett enhetligt och effektivt sätt oberoende av de ursprungliga verksamhetssystemen. Arkivsystemen kan vara av olika typer när det gäller verksamhetsnära arkiv och för långsiktigt bevarande hos arkivmyndighet (slutarkiv).

Bilden visar en schematisk skiss på en möjlig lösning för verksamhetsnära arkivering.

Ett verksamhetsnära arkiv är den digitala motsvarigheten till ett analogt närarkiv eller mellanarkiv för papper. I det verksamhetsnära arkivet har verksamheten ansvar för informationen. Ofta finns det produkter anpassade för olika informationstyper eller produktfamiljer/lösningar. När det gäller verksamhetsnära arkiv är verksamhetens behov till stor del styrande för den systemlösning som väljs. Det finns idag flera kommersiella produkter när det gäller verksamhetsnära arkiv och vid införskaffande av ett sådant väljs det som bäst passar informationstypen som ska arkiveras bäst.

Behovet av ett verksamhetsnära arkiv är något som bör bedömas av de verksamhetsansvariga och de som är systemförvaltare för verksamhetssystemen. En bedömning behöver göras av hur länge verksamheten har behov av att ha tillgång till informationen och hur snabbt verksamheten behöver ha fram informationen. Behövs hög tillgänglighet till informationen under en längre tid bör man överväga att använda sig av ett verksamhetsnära arkiv.

Behöver verksamheten ha tillgång till informationen på mycket lång sikt kan en lösning som liknar ett slutarkiv vara nödvändig (till exempel avtal och ritningar som gäller fastigheter). Mellanarkiv avser ofta en lösning som har motsvarande funktionalitet som ett system för slutarkivering, där arkivets krav till stor del är styrande, men där verksamheten fortfarande ansvarar för informationen. Vilken säkerhetsnivå som krävs kan också ha betydelse för val av lösning.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 26

7 Leverans till e-arkiv I det här kapitlet beskrivs hur det går till att leverera information från ett verksamhetssystem till ett slutarkiv för långsiktigt bevarande uppbyggt enligt modellen för Open Archival Information System (OAIS-modellen). De flesta it-system som finns i kommunerna idag använder sig av relationsdatabaser som datalager. Databashanterarna tar hand om lagring och bearbetning av data. Säkerhetskopiering, replikering, migrering till nya versioner, konvertering till nytt it-system, och byte av databaslösning vårdar informationen under systemets livslängd. Så småningom blir systemen föråldrade och behöver avvecklas. Då finns det tre alternativ – att överföra informationen till ett annat verksamhetssystem, behålla det ursprungliga systemet så länge det är tekniskt möjligt eller överföra information till e-arkiv. Alla alternativen för med sig kostnader, antingen för licenser eller för arbetet med att avställa och konvertera eller paketera data för e-arkiv. 16

Bilden visar en schematisk skiss av en leverans till e-arkiv

16 ENSAM-gruppen. Projektdirektiv för Uttag ur verksamhetssystem för leverans till System för Bevarande



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 27

7.1 Inventering och prioritering Strategier, planer och prioriteringsordning behöver upprättas för informationssystemen. Varje kom-mun behöver inventera vilka it-system som finns och vilka system som innehåller allmänna hand-lingar. I praktiken har kommunerna sinsemellan ofta samma uppsättning verksamhetssystem installerade från ett fåtal leverantörer. Det gör att leveransprojekt med fördel kan hanteras som samverkansprojekt för att fördela kostnader och samutnyttja kompetens.

Det kan vara aktuellt att planera leverans av information från verksamhetssystem till arkivsystem vid olika tidpunkter. Motivet till att börja planera arkivering kan ha betydelse för val av arbetssätt och metoder.

Bilden illustrerar några olika skeende när det är aktuellt att titta på arkiveringskrav och leverans till e-arkiv.

Informationen som hanteras i systemen behöver utvärderas med utgångspunkt från om informat-ionen är bevarandevärd eller inte. Om systemet innehåller verksamhetskritisk data kan en risk- och konsekvensanalys genomföras som fördjupat underlag för värdering av bevarandebehov. Detta för att få svar på frågan vilka de verksamhetsmässiga konsekvenserna blir om data i systemet helt eller delvis försvinner. Blir informationen svårare att komma åt eller kan det bli svårare att bevisa informationens äkthet?

Verksamhetssystemen behöver också värderas med utgångspunkt från genomförbarhet när det gäl-ler att leverera till e-arkiv. För att underlätta detta arbete finns en Enkel systemvärdering som kan fyllas i för att få en uppfattning om hur olika system ska hanteras.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 28

7.2 Leveransprojekt Få system är idag anpassade för att leverera direkt till e-arkiv. Det finns dessutom många produkter som inte kommer att utvecklas för e-arkivering. För verksamhetssystem som inte från början är anpassade för att leverera information till e-arkiv blir arbetet med att avställa information omfat-tande. Att leverera information till e-arkiv kommer att hanteras som separata projekt när e-arkivet startas upp. Det kommer att krävas resurser (ekonomiskt och personellt) från den egna organisationen samt deltagande av systemleverantörens konsulter och experter. Erfarenheter från olika myndigheter pekar på att det kostar från ett par hundratusen till över en miljon per it-system.

Det finns en Leveranshandledning som fungerar som ett ramverk för att ta fram riktlinjer och rutiner för att hantera leveranser.17 Handledningen beskriver hur producent (verksamhetssystem) och arkiv samarbetar när elektronisk information ska levereras till arkivsystem. Utgångspunkten är en standard som beskriver leveransfasen och samarbetet mellan verksamhet och arkiv – Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS).18 Metoden går ut på att verksamhet och arkivfunktion i ett nära samarbete kommer fram till hur leveransen ska genomföras. För att bedriva arbetet rationellt och för att säkerställa långsiktigt bevarande krävs att gemensamma specifikationer och informationsmodeller används. Varje gång en leverans planeras måste verksamheten och arkivet aktivt ta ställning till vad som ska levereras och hur det ska ske i praktiken. Resultatet av en genomförd leverans ska bli ett färdigt arkivpaket.

Det finns i stora drag fyra moment som ska genomföras:

1. Utreda förutsättningarna och definiera vilken information som ska arkiveras 2. Fastställa informationspaketet som ska levereras och ta fram en leveransöverenskommelse 3. Överföra informationspaketet 4. Godkänna leveransen efter att ha kontrollerat att leveransen är korrekt genomförd19

Leveranser kan vara automatiserade, det vill säga att verksamhetssystemen ansluts till e-arkivet och leveranserna sköts via maskingränssnitt. Det kan både handla om fortlöpande leveranser, det vill säga att information levereras så fort ett ärende avslutas, eller leveranser av till exempel ett helt års poster i ett ekonomisystem för att arkivera huvudbok och årsjournal. Leveranserna kan också ske manuellt, det vill säga att funktionsansvarig, administratör hos verksamheten eller arkivets personal laddar upp filer eller informationspaket via ett användargränssitt eller portallösning som hör till e-arkivet.

7.2.1 Leveransspecifikation I samband med leveransprojektet fastställs en leveransspecifikation. Specifikationen talar om hur de filer som ska levereras ska formateras och struktureras. I specifikationen listas de element och attri-but som ska finnas med och hur de relaterar till varandra. För att kunna genomföra automatiserade 17 Leveranshandledning tillhörande Vägledning och funktionella krav, projekt e-arkiv och e-diarium eARD, 2013-06-11 18 Consultative Committee for Space Data Systems, Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard, CCSDS651.0-M-1, MAGENTA BOOK, Maj 2004 19 eSamhället och arkivet, Slutrapport Elektroniskt bevarande etapp 2, Sambruk 2011, sid. 19.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 29

kontroller av att filerna är strukturerade och formaterade enligt överenskommelse används till exem-pel XML schema.

Det finns systemspecifika leveransspecifikationer som hör till kommersiella produkter för e-arkiv. Det finns också leveransspecifikationer som tas fram inom ramen för ett projekt eller en förvaltningsorganisation och som ägs av arkivorganisationer. Standardiserade, öppna och tillgängliga specifikationer är en fördel för att åstadkomma långsiktigt bevarande.

Riksarkivet har tillsammans med statliga och kommunala myndigheter tagit fram leveransspecifikat-ioner som är förvaltningsgemensamma (så kallade FGS:er). Det finns förvaltningsgemensamma specifikationer för olika leveranstyper. Leveranstyper är information som hanteras strukturerat på ett likartat sätt. Till exempel löneadministrativ information, oavsett vilket lönesystem som har an-vänts. FGS:erna publiceras på Riksarkivets webbplats via adressen www.riksarkivet.se/e-arkiv.

7.2.2 Avställa information Som utbytesformat för att överföra information från verksamhetssystem till e-arkiv används flata textfiler, där elementen i tabellerna avgränsas av till exempel semikolon, eller textfiler som är strukturerade i enlighet med märkspråk som XML. Fördelen med XML är att elementen och strukturen beskrivs direkt i filen och att språket är läsbart direkt för en människa och inte bara för ett datorprogram.20

Det finns flera olika möjliga lösningar för att avställa data. En del verksamhetssystem har exportfunktionalitet via ett administratörsgränssnitt som gör det möjligt att avställa data i systemoberoende format. De flesta databashanterare har funktioner för export av hela databasen eller enskilda tabeller bland annat till XML. Det finns olika typer av verktyg för export av tabeller, både kommersiella och med öppen källkod. Det gör att det är möjligt att hämta ut sin information utan att vara beroende av leverantören. 21En tredje möjlighet är att beställa en export från systemleverantören, eller rent av att beställa utveckling av en exportfunktion/modul till verksamhetssystemet för att hantera avställning. I det senare fallet är det viktigt att exportfunktionerna stödjer exporten i ett format och en struktur som stöds av FGS för leveranstypen. Det kan också finnas möjlighet att utnyttja maskingränssitt som öppna programmeringsgränssitt (API), webservice eller liknande.

7.2.3 Mappning Data som avställts från ett verksamhetssystem har vanligtvis en systemspecifik datastruktur. För att få data strukturerad enligt en arkivspecifikation måste informationen omstruktureras. Omstrukture-ringen av datat ska ske enligt riktlinjer och kriterier som säkerställer långsiktigt bevarande (arkivbeständighet). Det finns olika typer av mappningsverktyg för att omstrukturera data enligt en leveransspecifikation. De olika verktygen kan vara lämpliga för olika ändamål, kräva olika typer av

20 Elin Jonsson och Karin Bredenberg, De förvaltningsgemensamma specifikationernas ABC, Bilaga 3 till delrapport DP3, FGS för paketstruktur för e-arkiv, 2013-01-14 (Dnr RA 13-2011/5329) 21 ENSAM-gruppen, Projektdirektiv Uttag ur verksamhetssystem för leverans till System för Bevarande, 2012-09-18



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 30

kompetens när det gäller utveckling och programmering och så vidare.22 Mappingen kan, precis som när det gäller avställning, hanteras av en systemleverantör, externa konsulter, inom arkivorganisat-ionen eller inom systemförvaltningsorganisationen som ska leverera information till e-arkiv.

7.2.4 Filformat I verksamheten hanteras kontorsdokument i format som är lämpliga i det dagliga arbetet, till exempel Microsoft Word. Det beror på respektive organisations tekniska plattform vilket format som passar i verksamheten. Verksamhetsformaten är inte alltid lämpliga för till exempel publicering eller för långsiktigt bevarande. När det gäller bevarande ställs krav på att format ska vara bland annat oberoende av specifik programvara eller teknisk plattform, öppna och väldokumenterade. Exempel på format för bevarande för kontorsdokument är olika varianter av PDF-A. Dokument som lagras i verksamhetsformat behöver konverteras till arkivformat senast i samband med leverans. Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer till statliga myndigheter brukar användas som utgångspunkt även för kommunerna och landstingen. Dessa publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA:FS).23

7.2.5 Paketering När det gäller information som ska överföras till ett arkivsystem ska informationen paketeras tillsam-mans med kompletterande information som behövs för att förstå och hantera informationen obero-ende av det ursprungliga systemet. Filerna som levereras paketeras i enlighet med förvaltningsgemensam specifikation för paketstruktur. Som packsedel används ett XML-dokument med information om leveransen som följer en metadatastandard som heter Metadata Encoding and Transmission Standard (METS). Med utgångspunkt från denna standard har Riksarkivet tagit fram en förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för paketstruktur. 24 Det finns också format för att paktetera filer för att förenkla teknisk hantering eller minska storleken på paketen (till exempel Zip eller Tar).

7.3 Arkiveringsverktyg Det finns lösningar som hanterar flera av de moment som beskrivs ovan. De kan antingen vara modu-ler till olika typer av arkivsystem eller självstående arkiveringsverktyg som på olika sätt kan stödja arbetet med uttag, mappning eller paketering av arkivinformation.

22 ENSAM-gruppen 23 http://www.riksarkivet.se/ 24 Riksarkivet, FGS Paketstruktur, Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för paketstruktur för e-arkiv. Aktuell FGS publiceras via adressen http://www.riksarkivet.se/e-arkiv



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 31

8 Arkivsystem hos centrala arkivfunktionen För att hantera arkiv som inte längre används i den löpande verksamheten utan av olika skäl ska överlämnas till det centrala arkivet behövs ett delvis annorlunda arbetssätt än som beskrivits tidigare om verksamhetsnära arkiv.

Bilden visar att när verksamheten har upphört behöver information som ska bevaras överföras till ett centralt arkiv.

I arkivet hanteras information oberoende av de ursprungliga verksamheterna och informations-systemen. Arkivet garanterar att information är äkta, oförändrad och användbar för den målgrupp som i första hand förväntas vilja ta del av informationen. För att upprätthålla det krävs kontinuerliga kontroller, tester och migreringar.

8.1 Förvalta analoga arkiv – papper och mikrofilm Fokus i det här dokumentet är digital information, men det finns anledning att poängtera att den centrala arkivfunktionen även ansvarar för att förvalta analoga arkiv. Det vill säga traditionella arkiv med handlingar på papper eller mikrofilm. I ett traditionellt arkiv garanteras spårbarhet och autenticitet genom förvaring och fysiska egenskaper hos objekten. Till exempel genom egenhändiga signaturer eller pappret som sådant och skrivmedlets kemiska sammansättning (som kan avgöra handlingens ålder). Massdigitalisering och gallring av traditionella arkiv där man helt övergår för att helt övergå till en digital hantering är av denna anledning inte lämpligt. Det är inte heller praktiskt eller ekonomiskt genomförbart med tanke på den mycket stora mängd handlingar som idag förvaras och hanteras på papper.

8.2 Förvalta digitala arkiv Det finns en internationell standard som beskriver ett arkivsystem för att hantera information oberoende av de ursprungliga verksamhetssystemen: Open Archival Information System (OAIS). För att förstå systembeskrivningar när det gäller e-arkiv och kunna ställa krav på systemstöd för långsiktigt bevarande är det viktigt att känna till något om modellen. Därför ingår det en översiktlig beskrivning av modellen och begrepp som används när det gäller arkivsystem. Även verksamhetsnära arkiv kan bygga på samma koncept om verksamheten har behov av åtkomst till information på lång sikt, så kallade mellanarkiv.

Migrera till ny teknisk plattform

Införa nytt verksamhets-system

Starta upp en ny myndighet (arkivbildare)

Verksamhet upphör helt

Personer med kunskap om kontext finns inte längre

Centralt arkiv



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 32

Det öppna systemet för arkivinformation som beskrivs i referensmodellen avser hela arkivorganisationen för ett centralt arkiv och inte bara it-systemet (eller it-systemen) som används. För att kunna upprätthålla de olika funktionerna i modellen behövs resurser i form av finansiering, personer med lämplig kompetens, nödvändiga lokaler och teknisk utrustning. Personalen kan vara anställd av arkivet, eller av en gemensam organisation. Det kan också vara ett kommersiellt företag som tillhandahåller tjänsten.

Med funktion menas en avgränsad del av en verksamhet med personal, verktyg och tekniska stödsystem som behövs för att utföra uppgifterna som hör till. Flera funktioner kan i praktisken dela på personal och tekniska stödsystem och behöver inte motsvaras av organisatoriska enheter. Funktionerna kan i lägre eller högre grad vara automatiserade. Det vill säga kräva mycket manuellt arbete och/eller tekniska stödsystem. De tekniska lösningarna kan vara paketerade som en eller flera produkter för egen drift eller tillhandahållas som en tjänst av en eller flera leverantörer, andra myndigheter eller en gemensam organisation. Produkterna kan vara antingen kommersiella, bygga på öppen källkod eller vara egenutvecklade. Om arkivet ingår i en större organisation kan vissa delar vara gemensamma med de övriga verksamheterna.

Bilden bygger på OAIS-modellen. Förberedelserna för att leverera till e-arkiv beskrivs i kapitel 7.

Producent är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som tillhandahåller information som ska bevaras. Ledningen, som kan vara en del av den större organisation som arkivet ingår i, beslutar om styrande dokument. Konsument är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som använder den information som arkivet bevarar.

Personer, och system, har vissa baskunskaper för att kunna förstå information. Till exempel behövs kunskaper i svenska för att läsa en text skriven på svenska. På samma sätt kan ett operativsystem ha



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 33

vissa baskunskaper, till exempel vilken programvara som ska öppna en viss typ av fil. Information är all typ av kunskap som kan utbytas, och denna information uttrycks alltid av någon typ av data.

Ett informationsobjekt i OAIS-arkiv består av innehållsinformation, bevarandeinformation, paketeringsinformation och beskrivande information. Det vill säga all information som behövs för att kunna hitta, läsa och förstå de handlingar som arkiverats (arkivobjektet).

Varje typ av information motsvaras av dataobjekt. Digitala objekt är de sekvenser med bitar som ska kunna läsas och tolkas av en dator. Fysiska objekt är till exempel ett papper med skrift på. För att kunna tolka digitala objekt behövs representationsinformation som talar om hur objektet kan presenteras på skärmen. Till exempel vad det är för filtyp och vilken programvara som behövs för att läsa och tolka informationen.

I ett arkivsystem hålls de filer som hör till samma arkivobjekt samman i informationspaket. Paketen innehåller innehållsinformation och bevarandeinformation och hålls ihop av paketeringsinformation. Det finns tre typer av informationspaket: leveranspaket, arkivpaket och distributionspaket.

8.2.1 Ta emot leveranser Mottagningsfunktionen i arkivsystemet har personal, verktyg och tekniska stödsystem för att ta emot leveranspaket från en producent, eller från andra funktioner i arkivsystemet. Här förbereds materialet för lagring. Leveranspaketen kvalitetskontrolleras och arkivpaket skapas, formateras och dokumenteras enligt arkivets specifikationer. Beskrivande information som ska användas för sökning överförs till arkivets databas och arkivpaketen till funktionen som hanterar lagring.

Funktionen behöver lagringsutrymme och teknisk utrustning för att ta emot leveranspaket. Om leveranser kräver begränsad åtkomst redan för de personer som hanterar mottagandet, behövs särskilda åtgärder för att säkerställa att inte obehöriga kommer åt informationen i samband med överföring och mottagande.

Personalen och särskilda verktyg kontrollerar att överföringen genomförts utan problem och att leveranspaketen uppfyller de kvalitetskrav som överenskommits. Det kan handla om sådant som kontroll av loggfiler, beräkningar av checksummor eller validering mot XML-schema. Funktionen bekräftar när leveransen genomförts korrekt eller begär att informationen skickas på nytt om något går fel. Funktionen har verktyg och personal som arbetar med att ta emot, packa upp leveranspaket och skapa arkivpaket. Det kan innebära att till exempel konvertera till arkivbeständigt filformat eller att samla in kompletterande information som talar om hur filerna ska tolkas och läsas. Funktionen extraherar eller samlar in beskrivande information från andra källor. Det kan till exempel handla om att tillföra sökord och skapa ”tumnaglar” för att göra det lättare att hitta information.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 34

8.2.2 Hantera lagring Lagringsfunktonen har personal, verktyg och tekniska stödsystem för att förvara, vårda och hämta upp arkivpaket. Funktionen tar emot arkivpaket och lägger till dem för lagring i arkivsystemet samt övervakar och kontrollerar att arkivpaket sparats ner korrekt. Funktionen använder en eller flera lagringplatser för digitala filer. Lagringsplatserna kan finnas lokalt eller vara åtkomliga via nätverk. Lagringsfunktionens uppgift är också att kunna tillhandahålla kopior av arkivpaket till funktionen som hanterar åtkomst.

Hur ofta informationen kommer att återsökas har betydelse för val av lagringssystem och lagringsmedium. Funktionen hanterar lagringshierarkier i enlighet med riktlinjer och statistik. Avgörande för dessa ställningstaganden är bland annat vilken servicenivå som arkivet ska erbjuda och vilken säkerhetsklass som informationen har. Det kan både finnas information som ska vara åtkomlig via nätverk och information som inte får vara åtkomlig via nätverk.

Funktionen hanterar byte av lagringsmedier med hänsyn till att innehållsinformation och bevarandeinformation inte förändras. Lagringsstrukturen och paketeringen kan behöva ändras men detta får inte påverka funktionaliteten hos arkivobjekten (till exempel klickbara länkar). För att säkerställa att inget händer med den arkiverade informationen genomför funktionen felkontroller med hjälp av lämpliga verktyg. Felmeddelanden och felloggar från den hård- och mjukvara som arkivet använder hanteras och kontrolleras av personalen. Funktionen hanterar också säkerhetskopiering och återläsning av säkerhetskopierad information. Vissa arbetsuppgifter som hör till att hantera lagring kan utföras av it-avdelningen hos en större organisation eller en extern leverantör av lagringstjänster.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 35

8.2.3 Hantera data Funktionen för att hantera data har personal, verktyg och tekniska stödsystem för att uppdatera, underhålla och ge åtkomst till sökbar data. Funktionen hanterar både beskrivande information (som behövs för att söka i arkivet) och administrativ data (som behövs för att administrera arkivet). Detta för att kunna genomföra sökningar och generera rapporter.

Personalen administrerar databasen och säkerställer att ingenting förändras oplanerat. Funktionen ansvarar för att skapa scheman och tabeller, hantera användargränssnitt och validering av innehållet. Till sin hjälp har personalen verktyg och rutiner för att kontrollera och säkerställa arkivets integritet.

Funktionen har personal och verktyg som gör det möjligt att genomföra avancerade sökningar. Funktionen tar emot förfrågningar från funktionen som hanterar åtkomst och skickar svar på de frågor som ställts. Rapporter skapas som efterfrågas av de andra funktionerna som hanterar mottagning, åtkomst och administration.

Att hantera data innebär också att lägga till, modifiera eller ta bort information som lagras i databasen. Data kan komma från funktionerna som hanterar mottagningen som tillhandahåller ny beskrivande information (till exempel arkivförteckning). Det kan också handla om att uppdatera kontaktuppgifter till kunder och liknande uppgifter som kommer från administrationen.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 36

8.2.4 Hantera administration Den administrativa funktionen har personal, verktyg och tekniska stödsystem för att utveckla, förvalta och administrera arkivsystemet som helhet. Styrande dokument kommer från ledningen och funktionen återkopplar genom regelbundna rapporter. Administrationen redovisar rapporter, specifikationer och standarder till funktionen som planerar bevarande och får tillbaka analyser, mallar och förslag till strategier och design.

Administrativ personal förhandlar leveransöverenskommelser med producenter (verksamheter som hanterar information som ska bevaras) och tidsplan för leveranser. Till sin hjälp har personalen ärende- och dokumenthanteringssystem för att dokumentera och följa upp verksamheten.

Systemadministrativ personal ansvarar för att införa och förvalta de standarder, specifikationer och riktlinjer som gäller för arkivet. Det handlar till exempel om standarder för filformat, dokumentation, rutiner och manualer för arkivets administration.

Personalen övervaka leveranser som hanteras av mottagningsfunktionen och ansvarar för att kontrollera att innehållet i leveranserna överensstämmer med överenskommelser. Funktionen kontrollerar om det är möjligt för den tilltänkta målgruppen att förstå informationen genom att till exempel anlita externa specialister som representerar den tilltänkta målgruppen. Funktionen har också hand om att testa användbarhet.

Teknisk personal hanterar arkivsystemets konfiguration med alla de verktyg och tekniska stödsystem som ingår. Funktionen har rutiner och verktyg för att hantera konfigurationen. Till funktionen hör även systemtekniska rutiner för att övervaka och förbättra funktionaliteten och driften av arkivsystemet i sin helhet. Funktionen övervakar hur användningen påverkar till exempel systemets prestanda. Underlag kommer i form av rapporter och statik från funktionerna som hanterar data och lagring. Även användarsupport kan ingå i funktionen.

Den administrativa funktionen hanterar förfrågningar som sker automatiserat. Till exempel genom att viss data skickas till en extern databas när ny arkivinformation av viss typ uppdateras. Detta kan vara aktuellt när det gäller integrationer mot verksamhetssystem eller publicering av information i externt åtkomliga databaser. Detta kan ställa särskilda krav på integrationer och maskingränssnitt.

Till funktionen hör personal som arbetar med säkerhet och att hantera risker genom att ta fram rutiner, kontinuitetsplaner och ansvara för informationssäkerheten. Funktionen har ansvar för säkerhet när det gäller behörig personal och fysisk åtkomst till lokaler genom till exempel dörrar och lås. Detta för att säkerställa att arkivsystemet upprätthåller integritet och spårbarhet.

Till funktionen kan också höra kundtjänst som hanterar kundkontakter och synpunkter på arkivets tjänster. Tjänsten kan omfatta kundsupport och till exempel att fakturera för utförda beställningar.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 37

8.2.5 Planera bevarande Planeringsfunktionen har hand om omvärldsbevakning när det gäller teknisk utveckling och målgruppernas behov och önskemål. Personalen bevakar den tilltänkta målgruppen och håller kontakt med både konsumenter och producenter för att identifiera förändringar när det gäller krav på servicenivå och teknik. Det kan handla om önskade filformat, programvaror som används och hur man önskar kommunicera med arkivet. Till exempel om före detta elever i den kommunala skolan vill kunna beställa betygskopior via en e-tjänst. Omvärldsbevakning kan ske till exempel genom enkätundersökningar eller workshops.

Funktionen har hand om att utveckla strategier och specifikationer för att hantera långsiktigt bevarande. Personalen tar fram rekommendationer och bevarandeplaner, som syftar till att säkerställa att arkivet kan hålla information åtkomlig på lång sikt. Även efter det att den ursprungliga tekniska miljön inte finns längre. Funktionen tar fram rekommendationer för migrering som underlag för administrationen. Även standarder och riktlinjer rekommenderas och lämnar över dem till administrationen som formaliserar och som inför dem.

Personalen genomför riskanalyser och bevakar teknisk utveckling samt vilka tjänster som målgruppen efterfrågar eller förväntar sig. Att analysera risker och konsekvenser syftar till att balansera mellan behov och resurser och mellan kortsiktiga och långsiktiga mål. Funktionen tar fram specifikationer för informationspaket och bidrar med råd när dessa införs av administrationen. Personalen planerar för migrering, testmiljöer, genomförande av tester och liknande. Funktionen bevakar också teknologisk utveckling och håller koll på vilka tekniska standarder och plattformar (hårdvara och mjukvara) som håller på att införas. Detta för att förutse om teknik och format som arkivet använder riskerar att bli föråldrade. Till sin hjälp kan personalen använda särskilda tjänster för övervakning av tekniska förändringar.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 38

8.2.6 Hantera åtkomst Åtkomstfunktionen har personal, verktyg och tekniska stödsystem som gör det möjligt för konsumenten att söka efter och hitta var information finns i arkivet. Funktionen gör det möjligt för konsumenten att skicka in förfrågningar och att ta emot efterfrågad information från arkivet.

Handläggare kommunicerar med konsumenterna, hanterar åtkomstnivåer till den arkiverade information och prövar utlämnande. Funktionen har hand om kundservice och förmedlar också uppgifter om betalning för utförda tjänster.

Funktionen skapar distributionspaket som skickas över till konsument. Det kan innebära bland annat att konvertera till ett format som är enkelt att läsa för konsumenten. Till exempel kan data lagras i XML-filer, men när handlingen beställs fram skapas en PDF-fil med formatering som underlättar för mottagaren att ta del av informationen. Kunden kan få åtkomst direkt via publicerad data eller via administrativ personal som söker, paketerar och skickar informationen.

Personalen hanterar menprövning om konsumenten begär ut information som innehålla uppgifter som kan omfattas av sekretess och maskar uppgifter före utlämnande. Beslut att neka att lämna ut uppgifter fattas på delegation från arkivmyndigheten.

Funktionen samordnar alla aktiviteter för att göra information åtkomlig via ett eller flera gränssnitt. Både enkla sökningar, sammanställning av rapporter och beställningar. Information kan vara åtkomlig som rådata via anpassade maskingränssnitt. För direktåtkomst behövs funktionalitet för verifiering av identitet för den användare eller det it-system som begär åtkomst.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 39

8.3 Metoder för att bevara digital information Det finns flera olika metoder för att bevara information digitalt på lång sikt. Det är inte så att ett e-arkiv kan välja en metod. Alla metoder kan vara relevanta beroende på vad det är som ska göras och vad det är som ska bevaras (innehåll, form och/eller funktion).

Museimetoden går ut på att bevara inte bara informationen, utan även programvaror och teknisk utrustning. Det finns förstås många problem med den här metoden. Till exempel att säkerställa tillgång till personer med kunskap om gamla system. Framförallt är risken stor att det på sikt blir svårt eller omöjligt att få tag på reservdelar.

Att emulera är en metod som innebär att de ursprungliga filerna sparas samtidigt som man skapar ny hårdvara eller mjukvara som härmar de ursprungliga. Från början användes metoden mest för gamla spel, men är idag standard att till exempel kunna köra programvaror i en Windows 98 miljö på en dator med Windows 7 som operativsystem.

Att migrera innebär att kontinuerligt flytta över information till nya generationers filformat, databaser och programvaror för att hålla informationen läsbar i aktuell teknisk miljö. Till exempel genom att konvertera information från gamla ordbehandlingsformat till de format som används i verksamhetssystemen, eller från produktspecifika ordbehandlingsformat till öppna dokumentformat som PDF. Ofta finns det bakåtkompatibilitet inbyggd i programvarorna så att till exempel MS Word kan läsa både DOC- och DOCX-filer, men stöd för att läsa gamla filformat tenderar att försvinna med tiden.

Slutligen finns metoden att kapsla in information tillsammans med tillräckligt mycket dokumentation för att i princip kunna återskapa och presentera information i ett system och plattformsoberoende form. Informationspaketen i OAIS-modellen är designade för att kunna kapsla in information på detta sätt.

I realiteten används en kombination av metoder. Arkivet behöver kanske ha gammal teknisk utrustning för att läsa disketter och komma åt informationen. Data kopieras från disketten och konverteras till det format och struktur som behövs för att kunna använda och hantera informationen i arkivets databas. Sedan kapslas data och metadata in i ett arkivpaket för lagring. Ofta paketeras både filerna i ursprungligt format och filer som migrerats till aktuell teknisk miljö.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 40

9 Att bygga upp en infrastruktur för digitalt bevarande När det gäller långsiktigt bevarande, det vill säga bevarande efter att de ursprungliga systemen och infrastrukturen inte längre finns, eller inte har intresse av att hantera informationen, behövs ett annat förhållningssätt än för aktuell information som används frekvent i verksamheten. E-arkivet är mycket mer än en teknisk lösning.

Bilden illustrerar e-arkivet som organisation.

I nuläget skapas informationen hos offentliga myndigheter huvudsakligen i it-system. Systemet för långsiktigt bevarande är i hög grad fortfarande anpassat för papper. Arkivorganisationen är uppbyggd kring arkivlokaler, system med arkivboxar och akter samt kompetens kring klimat, materiel och metoder för att bevara analoga handlingar på framförallt papper.

För att kunna hantera bevarande av digital information för framtida generationer behövs ett tillräckligt stort antal organisationer som på ett säkert och pålitligt sätt kan hantera lagring, migrering och åtkomst till digital information över tid. Vi behöver med andra ord anpassa en infrastruktur som kan hantera även elektroniskt bevarande på ett ansvarsfullt sätt.

Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. Arkivmyndigheten har genom lag ett ansvar för att bevara information för insyn,

E-arkiv

Styrande dokument

Organisation

Ekonomi

Lokaler

Personal

Tekniska stödsystem



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 41

förvaltning och forskning även efter att informationen inte längre behövs i verksamheten. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer. Förutsättningar är också insyn, öppenhet och kommunikation. Det krävs regelbunden utvärdering för att förvissa sig om att organisationen uppfyller kraven.25

Målbilden är en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. Fokus är digitalbaserad information som skapats och hanteras digitalt i framförallt olika verksamhetssystem. E-arkivet ska uppfylla krav på att vara pålitligt, säkert och hållbart. Med andra ord skapa förutsättningar för att ta hand om arkivet i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. För att organisationen ska fungera behövs styrande dokument, beslutsvägar, ekonomi, lokaler, personal och tekniska stödsystem.

I det här avsnittet beskrivs ett önskat börläge och en organisation som har förutsättningar för att hantera långsiktigt digitalt bevarande. Organisationen kan uppfylla kraven både i lagstiftningen och i de standarder som beskrivits i dokumentet. Inriktningen är den centrala arkivfunktionen och bevarande för framtida generationer. Texten bygger på en standard för att utvärdera och certifiera OAIS-arkiv som heter Audit and certification of trustworthy digital repositories.26

9.1 Organisatorisk infrastruktur

9.1.1 Styrande dokument Arkivet har fastslagna styrdokument, arbetssätt och termer som gör det möjligt att styra informationshanteringen och ta hand om information som är tillförlitlig och användbar. Det finns en förståelse både ute i verksamheten, inom olika yrkesgupper och kompetensområden, och hos arkivmyndigheten för vikten av att göra rätt redan från början för att säkerställa bevarande. Arbetssättet stödjer både informationshanteringen i verksamheten, så länge informationen behövs i den löpande verksamheten, och därefter förvaltning av arkiv på lång sikt hos den centrala arkivfunktionen.

Exempel på styrande dokument:

Arkivreglemente Bevarandepolicy Strategisk plan som stödjer arbetet med att uppnå målen Kontinuitetsplan Rutinbeskrivningar och checklistor Verksamhetsplan

25 Audit and certification of trustworthy digital repositories, Recommended practice CCSDS 652.0-M-1, Recommendation for Space Data System Practices, The Consultative Committee for Space Data Systems, Magenta Book 2011 sidorna 1-1, 1-2 och 2-1. 26 Audit and certification of trustworthy digital repositories



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 42

9.1.2 Organisation och bemanning De arbetsuppgifter som ska utföras har identifierats och dokumenterats. Personer med lämplig kompetens har anställts eller anlitats. Personal vidareutbildas i takt med den tekniska utvecklingen och på grund av att fler informationstyper tillförs arkivet. Förutom arkivarier har arkivet tillgång till personer med olika typer av it-kompetens, systemvetare, informationssäkerhetsspecialister och utvecklare. Dessa personer kan vara anställda eller externa konsulter. Det finns tillräckligt med personal för att uppfylla de arbetsuppgifter som identifierats. Detta dokumenteras i till exempel, organisationsschema, arbetsbeskrivningar, kompetensprofiler, roll- och ansvarsbeskrivningar, utbildningsplan och utvecklingsplaner.

9.1.3 Ramverk för att säkerställa bevarande Intressenter och användargrupper identifieras per arkivbildare eller informationstyp som arkivet hanterar. För att sätta ramarna för arkivets verksamhet har konkreta planer tagits fram. På så sätt kan arkivet säkerställa att man arbetar för att bevara information efter strategierna som fastställts.

För att garantera arkivets trovärdighet dokumenteras historik över förändringar i verksamhet, rutiner och tekniska lösningar. Det är möjligt att bevisa att arkivet är intakt och att ingen arkiverad information saknas. Arkivet har rutiner för egenkontroll och utvärderingar som genomförs regelbundet för att kontrollera att arbetet genomförs enligt plan och får den effekt som avses. Det innebär att arkivet fortlöpande arbetar med information- och systemsäkerhet.

9.1.4 Ekonomisk hållbarhet För att få kontroll på ekonomin har arkivet både långsiktiga och kortsiktiga planer. Det genomförs analyser och sammanställs rapporter som beskriver risker, nyttor, kommande investeringar och det ekonomiska läget.

9.1.5 Avtal och licenser Arkivet har tecknat de avtal eller licenser som behövs för att kunna bevara och tillgängliggöra arkiverat material. Det innebär bland annat att arkivet vet vad som gäller för upphovsrättsligt skyddade verk och behandling av personuppgifter. Många filtyper kräver licensierade programvaror för att kunna läsas och bearbetas (till exempel för att migrera till arkivbeständigt format). Om organisationen tar emot arkiv som inte regleras i arkivlagen, tecknas särskilda depositionsavtal. Det finns rutiner för att se till att avtal undertecknas och följs.

9.2 Hantera arkivobjekt

9.2.1 Mottagande Rutinbeskrivningar och dokumenterade processer har tagits fram för att säkra arbetet med att identifiera innehållsinformation och de egenskaper som ska bevaras samt hur leveranser ska genomföras. Det finns mallar för leveransspecifikationer talar om hur information ska struktureras, formateras och paketeras vid leveranstillfället. Arkivorganisationen kan hantera lokala anpassningar av de förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGS), anpassningar av specifikationer från andra arkiv eller framtagande av specifikationer från grunden. Arbetet genomförs i samverkan med externa



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 43

aktörer – både andra myndigheter, leverantörer och studenter. Arkivet har kompetens, rutiner och verktyg som behövs för att autentisera avsändare och validering av mottagna leveranser.

Arkivet har utförlig dokumentation för att säkerställa tillräckligt hög grad av kontroll över de digitala objekt som ska bevaras. Både fysiskt och juridiskt. Till exempel om informationspaketen refererar till information som lagras och hanteras av extern part. Fullständig kontroll över de digitala objekten behövs på ”bit-nivå”. Det innebär att om arkivpaketen hänvisar till ett register med filformat som lagras till exempel hos ett universitet någonstans, så får arkivet antingen hämta hem en kopia eller skriva ett avtal med universitetet för att säkerställa åtkomst till informationen.

Det finns rutiner för att genomföra, avrapportera och utvärdera hur överföring av informationspaket från producent till arkiv fortskrider. Arkivet har konkreta planer och administrativa rutiner för att samla in och sammanställa beskrivande information så att det blir möjligt att skapa arkivpaket.

9.2.2 Skapa arkivpaket Det finns tydliga specifikationer för de arkivpaket som arkivet hanterar. Det gör att det alltid är möjligt att hitta och vårda informationen i arkivet. Arkivet har kompetens, rutiner och verktyg för att skapa arkivpaket från de leveranspaket som tagits emot. Åtgärder och händelser dokumenteras fortlöpande i dagböcker och loggar. Det finns rutinerför att kontrollera att alla leveranspaket tagits om hand på rätt sätt.

Det finns en informationsstruktur som säkerställer att alla paket har en unik identitet som är hållbar över tid. Alla förändringar dokumenteras fortlöpande. Länkningar inom arkivet kan hanteras utan att vara beroende av fysisk förvaringsplats. Arkivet har kompetens, verktyg och resurser för att kunna förse mottagaren med korrekt representationsinformation för samtliga digitala objekt som hanteras. Det vill säga information som behövs för att veta hur filer ska läsas, bearbetar och presenteras i ett användargränssitt. Bland annat har arkivet tillgång till verktyg för att identifiera filtyper. För att vårda informationen i arkivet finns rutiner och manualer för att säkerställa att nödvändig bevarandeinformation hämtas in. Bevarandeinformationen säkerställer spårbarhet och gör det möjligt att kontrollera informationens äkthet.

Arkivet har kompetens, och rutiner för att kontrollera att varje arkivpaket som skapas är fullständigt och korrekt. Till sin hjälp har arkivet oberoende verktyg för att kontrollera integritet samt dokumentation över åtgärder och administrativa rutiner. Syftet är att kunna visa att ingen information har gått förlorad efter att den tillförts till arkivet.

9.2.3 Planera bevarande Arkivet har dokumenterade strategier för hur informationen ska kunna bevaras på lång sikt. Till exempel dokumentation som identifierar risker och strategier för att hantera dem. Arkivet har tillgång till verktyg och personal som övervakar bevarandemiljön och reagerar på och hanterar förändringar. Arkivet övervakar vilket behov och förväntningar olika användargrupper har, bland annat genom undersökningar och möten. Det finns rutiner för att ändra bevarandeplanerna med utgångspunkt från förändrade behov och tekniska förutsättningar. Arkivet har metoder och rutiner för att kontrollera att bevarandeaktiviteterna som genomförs är effektiva.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 44

9.2.4 Bevara arkivpaket Arkivet har detaljerade specifikationer av format, data och olika komponenter i arkivpaketen. Eftersom informationen ska bevaras över mycket lång tid behövs dokumentation bland annat av de konverteringar som arkivpaketen gått igenom på detaljnivå. Arkivet kontrollerar regelbundet efter fastlagda rutiner, att innehållet är intakt med hjälp av fixeringsinformation och loggar från kontroller.

9.2.5 Informationsredovisning Arkivet arbetar med att utreda vilka minimikraven är för att de tilltänkta målgrupperna ska kunna hitta information. Det finns rutiner för att säkerställa att en lägsta nivå av beskrivande information fångas eller skapas. Den lägsta nivån gör det möjligt att hitta arkivpaket, en sökning som kan sägas motsvara en traditionell arkivförteckning. Relationen mellan sökbara begrepp och arkivpaketen är hållbar över tiden. För att säkerställa detta finns rutiner, dokumentation och loggar för att kontrollera att informationen är sökbar och läsbar.

9.2.6 Åtkomst Det finns riktlinjer för åtkomstnivåer som är dokumenterade, införs på ett kontrollerat sätt och följs upp. Arkivet har verktyg och rutiner för att tilldela roller och behörigheter. Användningen av arkivet loggas och tester av att åtkomstnivåer fungerar som avsett genomförs regelbundet. För att se till att det blir gjort har arkivet rutiner för att kontrollera loggar och för att vidta åtgärder så att rutiner följs.

9.3 Teknisk infrastruktur Arkivet använder teknik som är beprövad och den tekniska infrastrukturen kännetecknas av hög säkerhet.

9.3.1 Teknisk säkerhet Arkivet arbetar fortlöpande med att identifiera och hantera risker som gäller den tekniska driften av de stödsystem som används. En säker och pålitlig teknisk infrastruktur är en förutsättning för att garantera bevarande. Det finns en rad olika risker; till exempel beroende av föråldrad teknik, beroende av programvaror utan öppen dokumentation, fel som inträffar när systemen är i drift och så vidare. Arkivet har en fullständig dokumentation av systemkomponenter och kontroll över den tekniska utrustning som används. Det finns rutiner för säkerhetskopiering och återläsning av säkerhetskopior. För att hantera detta finns personal, tjänster och olika typer av tekniska lösningar som övervakar den tekniska miljön och signalerar när förändringar behöver hanteras.

Arkivet använder hårdvara och mjukvara som är lämplig i förhållande till de tjänster som arkivet ska tillhandahålla. Till exempel för att erbjuda en hög och säker servicenivå, enkla leveranser, distribution av och tillgång till information via anpassade leverans- och användargränssnitt, metoder och lösningar för långsiktigt bevarande, migrering och informationssäkerhet.

Arkivet arbetar fortlöpande med att överblicka olika typer av felkällor, interoperabilitet mellan komponenter, vad som händer om versioner uppdateras och konsekvenser för integrationer och prestanda. För att hantera detta övervakas fortlöpande användingen av arkivet, resultatet granskas och rapporteras.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 45

Tekniken som används i arkivet är väl beprövad. Det finns åtkomst till dokumentation och personer kunskaper om alla de tekniska stödsystem som används. Den tekniska personalen och leverantörer är införstådda med att välgrundade beslut måste fattas när den tekniska miljön förändras. Utvärderingar genomförs som identifierar när riskerna med att använda ny teknologi överväger i förhållande till de förväntade fördelarna. För att kunna genomföra de förändringar som krävs finns nödvändiga beslut, finansiering, rutiner för att införa och utvärdera nya system.

Det finns utförlig dokumentation som visar vad som säkerhetskopieras och hur ofta. Tester genomförs regelbundet för att säkerställa att det går att återläsa säkerhetskopior. Arkivet har olika typer av rutiner för att säkerställa arkivets säkerhet. Kontinuitetsplaner finns och uppdateras fortlöpande. Strategier, rutiner och verktyg för att upptäcka korrupt data eller förslust av data finns på plats. Det finns också fastlagda rutiner för att rapportera, hantera och dokumentera incidenter.

Arkivet har rutiner för att hantera och dokumentera säkerhetsuppdateringar med utgångspunkt från riskanalyser. Arbetet genomförs med utgångspunkt från att skydda de arkiverade objektens integritet och säkerställa att ingenting ändras eller gallras okontrollerat. Riskerna bedöms i relation till nyttan med en uppdatering.

De lagringssystem som används påverkar inte arkivobjekten och relationerna när fysiska lagringsmedier som diskar och liknande behöver bytas ut. Arkivet identifierar, hanterar och dokumenterar förändringar av rutiner och arbetssätt som kan påverka arkivets möjligheter att tillhandahålla sina tjänster.

9.3.2 Riskhantering och säkerhetsarbete Arkivet genomför regelbundet risk- och sårbarhetsanalys för att säkerställa kontinuerlig och säker service. Det kan handla om data- och informationshantering, system, personal och fysiska anläggningar. Arkivet har rutiner för att hantera de risker som identifieras. All personal har fastställda roller som reglerar ansvar och behörigheter. Rutinerna för säkerhetskopiering kan även hantera katastrofer, till exempel genom att förvara kopior på flera geografiska platser.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 46

10 Att praktiskt införa, förvalta och drifta e-arkiv Det här kapitlet går på övergripande nivå igenom vad som behöver göras för att införa e-arkiv. Det är viktigt att tänka på att det handlar både om att bygga en arkivorganisation som har kompetens att hantera digitalt bevarande liksom att införskaffa tekniska stödsystem. Arbetet kommer att behöva genomföras etappvis, men på ett strukturerat och målinriktat sätt för att hantera den stora utmaning som det faktiskt är att införa e-arkiv. Det är viktigt att börja med något, eftersom mängden ostrukturerad information och gamla system hela tiden ökar.

Att införa e-arkiv kommer att innebära stora strategiska beslut. Dels för att e-arkivet påverkar alla system som hanterar allmän information och dels för att många frågor handlar om organisation och styrning.

E-arkiv skiljer sig från traditionell pappersarkivering. Det är till exempel svårare att ordna upp information i efterhand. På det sättet berör e-arkiv tydligare hela organisationen och kan inte ses som en fråga endast för arkivfunktionen. I ett e-arkivprojekt bör därför representanter från olika delar av organisationen ingå, så att verksamhetens, teknikens och arkivets samt allmänhetens behov tillgodoses.

Bilden illustrerar att verksamhet, arkiv och it behöver samarbeta med utgångspunkt från allmänhetens behov för att införa e-arkiv på ett bra sätt.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 47

10.1 Intressenter Här redovisas övergripande intressenter som bör vara delaktiva i e-arkivprojekt. Intressenterna är indelade i kärnintressenter, primärintressenter och sekundärintressenter utifrån deras relevans för ett e-arkivprojekt. Intressenterna skiljer sig något åt beroende på om det gäller den centrala arkivfunktionen eller den lokala arkivfunktionen på respektive myndighet (förvaltning eller kommunalt företag). Fördjupade analyser behöver genomföras inför varje projekt. 27

10.1.1 Kärnintressenter (Beslut) Beslutsfattare kommer att ha ett stort inflytande på och vara drivande i ett projekt. Bland kärnintressenterna återfinns kommundirektör eller motsvarande vars beslut och ställningstaganden är avgörande för projektets riktning och genomförande. Organisationernas arkivmyndigheter har en central roll när det gäller finansiering och de organisatoriska formerna för arbetet.

Kompetenser/Ansvar För att kunna fatta nödvändiga beslut behöver beslutsfattarna sätta sig in i frågan på övergripande nivå, gällande nyttor, användningsområden samt konsekvenser för verksamheten och ekonomin.

10.1.2 Kärnintressenter (Planering) Sakkunniga inom olika ämnesområden är en annan grupp som kommer att ha ett stort inflytande. Till kärnintressenter hör organisationernas arkivfunktioner med kunskaper om arkivering och informationshantering samt it-funktionen med dess tekniska kompetens, informationssäkerhets-specialister, juristfunktionen med sina kunskaper om kommunala samarbetsformer, avtalstecknande, upphovsrätt med mera.

Kompetenser/ansvar För att kunna genomföra det praktiska arbetet med att förbereda och införa e-arkiv behöver dessa intressenter ta del av dokumentation om arkivverksamheten och arbeta med fördjupade analyser. Organisationen behöver identifiera vilken kompetens som finns och om det kommer att finnas behov av vidareutbildning eller samverkan.

10.1.3 Primärintressenter (Berörda) Till gruppen av primärintressenter räknas upphandlingsfunktion, systemägare, systemförvaltare och arkivansvariga. De påverkas i hög grad av ett e-arkivprojekt och kommer därför att vilja vara med och påverka det. Till skillnad mot kärnintressenterna kommer de inte i någon högre grad att vara drivande i projektet. När det gäller verksamhetsnära arkiv kan verksamheten förväntas vara pådrivande i högre grad än när det gäller slutarkiv. Till primärintressenterna hör också registratorer, web-ansvariga, övrig administrativ personal samt konsulter.

Kompetenser/ansvar Primärintressenterna behöver vara insatta i frågor om långsiktigt bevarande på ett översiktligt plan och särskilt kunna ställa krav på de verksamhetssystem eller verksamhetsnära arkiv som ska 27 Vi har utgått från den övergripande analys som genomförts av Skåne Nordväst: Förstudierapport samarbete kring e-arkiv, 2012-11-29. Förstudien är inriktad på samverkan, men arbetsgruppen bedömde att intressenterna var relevanta även för projekt inom en kommun.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 48

upphandlas. Aktivt arbete med informationskartläggning och dokumentstyrning är en förutsättning för att på ett effektivt sätt kunna registrera, arkivera och avställa information.

10.1.4 Sekundärintressenter (Brukare) Bland sekundärintressenterna återfinns allmänheten, övriga kommunanställda, journalister, andra myndigheter, forskare, kulturinstitutioner med flera. De har ett relativt lågt intresse av projektet och kommer därför inte aktivt att påverka det. Gemensamt för i denna intressentgrupp är emellertid att alla är möjliga brukare av digitalt lagrad information, varför deras intressen trots allt måste beaktas vid utformningen av ett e-arkiv.

Behov/önskemål Ett e-arkiv säkerställer potentiella brukares behov av snabb tillgänglig åtkomst till arkiverad information. Sekundärintressenternas behov och önskemål har betydelse åtkomstfunktioner, hantering av metadata och andra tjänster som arkivorganisationen ska kunna erbjuda.

10.2 Projekt Projekt är en arbetsmetod med ett bestämt och avgränsat mål, som genomförs under en bestämd tid, har avgränsade resurser och en särskild organisation. I projekt är det ofta många personer inblandade från olika verksamheter och olika organisationer. Projekten kan också pågå under lång tid och de personer som arbetar i projektet kommer och går. Det är bra att ha en projektmodell att utgå från för att förenkla arbetet, göra det effektivare och kunna följa upp så att projekten får önskat resultat. I det här kapitlet beskrivs kortfattat hur projekt kan bedrivas.28

10.2.1 Projektdokumentation Dokumentationen behöver vara ordnad så att nya personer enkelt kan sätta sig in i projektet. Projektet ansvarar också för att hålla ordning på och registrera den dokumentation som är allmän information. Det är bra att använda mallar som gör det enklare att få med all information och följa upp projekt.

Projektdirektivet är en kortfattad beskrivning av mål, resurser och avgränsningar. Det är viktigt att direktivet är tydligt och att det är fastställt och förankrat hos ledningen.

I projektplanen definieras projektet. Projektplanen är underlag för styrning, arbetsfördelning, samordning och uppföljning av olika aktiviteter i projektet. Här beskrivs också projektets organisation och hur den ska bemannas.

För projektet behövs också en budget som beskriver de ekonomiska ramarna för projektet och hur kostnader eventuellt ska fördelas.

Det behövs också en aktivitetsplan som beskriver vad som ska göras, när och av vem.

En särskild kommunikationsplan behövs eftersom det är viktigt med informationsspridning till alla interna och externa intressenter om:

28 Texten utgår från Växjö kommuns projekthandbok på Insidan



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 49

Projektets idé och mål Projektets arbetssätt och planer Hur väl projektet följer planen Vilka problem projektet har Resultatets omfattning och utveckling

Syfte med informationsspridning är att skapa förutsättningar för att:

Alla ska kunna genomföra sina arbetsuppgifter på ett kompetent och effektivt sätt Alla ska känna trygghet Undanröja oro Felaktig information inte får spridning

Informationen ska vara saklig, aktuell, kortfattad, förståelig, märkt med aktuell version och lätt att hitta. Det är viktigt att tänka på att anpassa den till mottagaren och skicka till alla berörda.

Kortfattade lägesrapporter är bra för att göra det möjligt för framförallt styrgruppen att följa projektet.

10.2.2 Projektorganisation Vilken projektorganisation som är lämplig beror på projektets storlek, omfattning och område.

Beställare eller uppdragsgivare är den som äger projektet och fastställer syfte och inriktning. Rollen har ansvar för direktivet och utser projektledare och styrgrupp. Det är också beställaren som förfogar över projektets resurser och är den som ska ta emot slutprodukten.

Projektledaren är den person som ansvarar för att projektet drivs enligt direktiv, planer och mål som är fastställda. I rollen ingår att hantera olika händelser som påverkar projektet samt att leda och samordna arbetet. Projektledaren rapporterar till styrgruppen och har ansvar för dokumentationen. En projektadministratör eller kommunikatör kan behövas för omfattande projekt med många inblandade organisationer och intressentgrupper.

I projektgruppen finns personer med sakkunskap som utses av projektledaren i samråd med uppdragsgivaren. Gruppen är med och planerar projektet, utför kartläggningar, sammanställningar och analyser. Till projektgruppens uppgifter hör också att vara med och arbeta fram förslag, hantera uppföljning och delta vid avrapportering.

Styrgrupp utses av uppdragsgivaren som ofta är ordförande i styrgruppen. Styrgruppen har ansvar för planering, styrning och uppföljning av projektet. Till gruppens uppgifter hör att godkänna projektplan och rapporter, besluta om projektadministrativa frågor av större vikt och hanterar problem som uppstår och som inte kan hanteras av projektledare. Gruppen följer och stöder arbetet i projektet och är med och diskuterar och värderar de förslag som tas fram. Styrgruppen är den beslutande instans dit projektledaren vänder sig i frågor där denne inte har beslutanderätt. Att vara medlem i styrgruppen innebär skyldigheter och rättigheter att ta beslut om projektet. Styrgruppen är den formella förmedlande länken mellan projektet och organisationen i övrigt.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 50

Referensgrupp kan vara sammansatt av personer från olika intressentgrupper eller berörda personer. Den här gruppen är en rådgivande funktion och kan ändras i takt med att man har behov av ny kunskap.

10.2.3 Förstudie En förstudie genomförs för att ta reda på om ett projekt är genomförbart eller inte. Normalt sett är förstudier korta och mindre omfattande än ett projekt. I princip arbetar man på samma sätt som i ett projekt.

10.2.4 Analyser I början av ett projekt identifieras vilka intressenter som finns. Vilka olika grupper som kommer att vara inblandade eller påverkas av projektet dokumenteras. Projektet analyserar vilka krav och önskemål som intressenterna kan förväntas ha, vilka intressenter som har särskild betydelse för projektet och vilka förväntningar på resultatet de har. Andra analyser som behöver genomföras är vilken nytta projektet kan medföra och hur det ska utvärderas. E-delegationen har tagit fram Vägledningen i nyttorealisering som innehåller verktyg för att realisera nyttor i verksamhetsutvecklingen. Nyttoanalyser bör genomföras i samband med varje projekt som genomförs. Även hot och risker som kan behöva hanteras ska analyseras. Det finns en mängd analysverktyg för olika ändamål som kan användas. Om ett omfattande projekt med många delprojekt ska genomföras är det en fördel att bestämma sig för en uppsättning verktyg och modeller som gör det enklare att bland annat jämföra resultat.

10.2.5 Milstolpar För att kunna försäkra sig om att projektet är på rätt väg är det bra att definiera milstolpar. Det betyder att man har beskrivit vad projektet ska ha uppnått vid en viss tidpunkt. Då är det enkelt att se om projektet ligger före eller efter i planeringen.

10.2.6 Avslutning och rapportering Det viktiga med avslutning och rapportering är att ta tillvara på lärdomar från projektet. Allt det som genomförts under projektet redovisas. Det är också viktigt att projektet får ett tydligt avslut eftersom projektledare och projektgrupp bara är engagerade under projektperioden.

Slutrapport är ett beslutsunderlag och ska skrivas med utgångspunkt från den som ska fatta beslut. I slutrapporten ska framgå hur projektet har uppfyllt de mål som satts upp, hur tidsplaneringen har fungerat, en redovisning av ekonomin och av projektorganisationen ska finnas. Slutrapporten bör disponeras efter läsarens perspektiv och inte efter logisk ordningsföljd. Slutligen ska naturligtvis projektets resultat och slutsatser sammanställas tillsammans med förslag till hur arbetet kan fortsätta om projektet ska övergå i ett annat projekt eller en förvaltning.

10.2.7 Uppföljning och utvärdering Efter att projektet är utfört är det viktigt att beställaren utvärderar projektet för att kontrollera att det uppfyller förväntningarna. Detta för att se vilka effekter som resultatet har fått, eller om effekterna är ett direkt resultat av projektet eller är oförutsedda.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 51

10.3 Upphandling Offentlig upphandling regleras av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), som i huvudsak bygger på EU-direktivet 2004/18/EG om offentlig upphandling. Syftet med reglerna är att säkerställa fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital på EU:s inre marknad. Detta för att upphandlande myndigheter och enheter i Europa på ett öppet sätt ska kunna utnyttja konkurrensen och tillvarata de offentligas medel på bästa möjliga sätt. Ovanstående säkerställs genom tillämpning av principerna om likabehandling och icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.29 På lokal nivå finns upphandlingspolicy och delegationsordningar att ta hänsyn till när det gäller upphandling.

Det finns flera olika former av upphandlingar och det behövs naturligtvis kompetens när det gäller upphandlingsfrågor i ett e-arkivprojekt. Förr eller senare blir det aktuellt att upphandla en eller flera lösningar och/eller tjänster av olika slag.

När det gäller tekniska lösningar kan det bli aktuellt att upphandla en produkt, utveckla en egen lösning (äga källkod) eller olika typer av tjänster förknippade med e-arkivering. Även att ansluta till en befintlig arkivorganisation är att betrakta som en upphandling.

10.3.1 Förnyad konkurrensutsättning Upphandling kan genomföras som direktupphandling, egenupphandling eller som avrop från centrala avtal. Ett ramavtal innebär att avtalsvillkoren är fastställda och färdigt att avropa för beställare. Upphandlingar av ramavtal kan göras till exempel i samverkan mellan kommuner eller av särskilda centrala organisationer som SKL Kommentus Inköpscentral (SKI). Om det finns ett ramavtal hos en gemensam inköpsorganisation i botten innebär ett avrop ofta en förnyad konkurrensutsättning

Förnyad konkurrensutsättning kan man säga är en ny upphandling i miniatyr. Nu är det bara de leverantörer som har fått ramavtal som är med i den förnyade konkurrensutsättning, men det är likväl en krävande process att genomföra.

Om förnyad konkurrensutsättning används ska den upphandlande myndigheten

1. skriftligen samråda med de leverantörer som kan genomföra kontraktet (begränsat till de leverantörer som är parter i avtalet),

2. ge leverantörerna en tillräcklig tidsfrist för att komma in med skriftligt anbud för varje enskilt kontrakt,

3. inte ta del av innehållet i mottagna skriftliga anbud innan svarstiden har löpt ut (omfattas av anbudssekretessen i 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)) och

4. tilldela varje enskilt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier för den förnyade konkurrensutsättningen som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet.

29Texten i det här avsnittet bygger på information som publicerats av konkurrensverket. http://www.kkv.se/upphandling



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 52

Villkoren i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Ändringar i sak av villkoren är således inte tillåtna. Om det är nödvändigt får dock villkoren som angetts i ramavtalet preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt.

10.3.2 Upphandlingsprocessen i korthet En offentlig upphandling inleds med identifiering av behov och analys av hur behovet kan tillgodoses. Därefter planeras upphandlingen och en beräkning av kontraktets totala värde ska göras. Beräkningen av värdet syftar till att fastställa hur kontraktets totala värde förhåller sig till de så kallade tröskelvärdena, som avgör vilka regler som ska tillämpas.

I princip ska all offentlig upphandling annonseras. Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas och valet av förfarande avgörs av upphandlingens beräknade värde, vem som upphandlar och kategori av tjänst. Direktupphandlingar behöver inte annonseras och annonsering behöver inte heller ske i vissa särskilt i lagen angivna situationer vid förenklat förfarande och vid förhandlat förfarande.

En ansökan eller ett anbud som inkommer för sent får inte tas upp till prövning, även om avsändaren inte har orsakat förseningen. Det finns också bestämmelser för hur mottagande och öppning av anbud ska gå till (9 kap 7 § LOU). Därefter kontrolleras om någon av leverantörerna ska eller får uteslutas. Nästa steg är kvalificering som innebär att anbudsgivarens lämplighet granskas med utgångspunkt från de krav som ställts när det gäller leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Fasen avslutas med att anbuden utvärderas med utgångspunkt från det som skrivits i annonsen och förfrågningsunderlaget. Saker som inte ingick i underlaget får inte tas upp eller beaktas senare under upphandlingen.

När beslut fattats ska de anbudssökande och anbudsgivarna underrättas om beslut, och om skälen för besluten, om att sluta ett ramavtal eller att tilldela ett kontrakt. Detta för att leverantören ska kunna ansöka om överprövning. Om anbudssökande eller anbudsgivare begär det ska upplysningar lämnas när det gäller skälen för att leverantörens ansökan har avslagits eller anbud förkastats. Vid direktupphandling behöver inte underrättelsen göras skriftligt.

En leverantör kan enligt 16 kap. LOU föra talan om överprövning i allmän förvaltningsdomstol. Överprövning kan begäras när det gäller en pågående upphandling, om leverantören anser att en upphandlande myndighet har brutit mot lagen och om detta samtidigt har medfört eller kan komma att medföra att leverantören lider skada. Resultatet kan bli att upphandlingen måste göras om, eller om ett avtal kan ogiltigförklaras, till exempel om ett avtal är resultatet av en otillåten direktupphandling.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 53

10.4 Systemförvaltning Efter en genomförd upphandling övergår projektet i förvaltning. Det är viktigt att tänka på att systemförvaltning inte bara handlar om it. Det behövs både verksamhetskompetens och kunskap om informationssystem och informationshantering. Ofta är verksamheten och it delaktiga, men det saknas kompetens när det gäller informationssystem och informationshantering.30

10.4.1 Systemtänkande handlar om att se helheten I sin enklaste form kan man definiera systemtänkande som ett sätt att se på en organisation som helhet. E-arkivets service behöver utformas för att passa de identifierade målgruppernas behov. Då gäller det att tänka både på medborgare som vill ha insyn i myndigheternas verksamhet och på forskare som behöver data för sitt arbete.

10.4.2 Utmaningar När ett införande är klart är det inte helt ovanligt att kunden är missnöjd med det som levererats. Det finns mycket som leverantörerna kan göra bättre, men det är viktigt att inse att vi inte får ett bättre systemstöd än vi förmår att beskriva i kravunderlaget. Hur bra ett införande lyckas beror till stor del på hur vi som verksamhet och organisation lyckas, inte på själva valet av systemstöd.

Det faktum att det är människor som ska utföra olika uppgifter som har med systemförvaltning att göra glöms ofta bort. Det kan innebära kommunikationssvårigheter och att uppgifter faller mellan stolarna. Samverkan mellan olika kompetenser är viktigt för att lyckas, men det kan samtidigt vara svårt att samarbeta och skapa samsyn. När man kommer till skarp drift och ska börja arbeta med systemförvaltning tar ofta orken slut. Därför gäller det att rusta sig för detta i ett tidigt skede i projektet.

10.4.3 Nyttan med en bra förvaltningsorganisation Nyttan med ett it-system kan inte mätas och värderas förrän det börjar användas. Det vill säga, när it-systemet är anskaffat och projektet har övergått till en förvaltningssituation. I förvaltnings-situationen används it-systemen och måste vid upprepade tillfällen ändras i takt med den verksamhet som stöds. För att kunna organisera systemförvaltningsarbetet är det nödvändigt att förstå vad som behöver göras och göra det möjligt att styra verksamheten förknippad med systemförvaltning.

10.4.4 Förvaltningsverksamhet Förvaltningen är det som görs och en förvaltningsorganisation måste bemannas med personer för att fungera. Det finns två olika saker som behöver göras i en förvaltningsorganisation. Det ena är vidmakthållande; att rätta fel, ge stöd till användare och se till att den dagliga driften och underhållet fungerar. Det andra är vidareutveckling som handlar om att göra anpassningar och förbättringar. Detta kan också handla om att man måste städa upp efter misslyckanden.

30 Texten baseras på en utbildning som hölls av Jessika Svedberg (projektledare hos Växjö kommun) under förstudien inför införande av e-arkiv. Utgångspunkten modellerna pm3 och Itm5 (där processerna följer de som finns i ITIL).



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 54

Förvaltningsverksamhet är det som görs inom ramen för förvaltning. Alltså det arbete som görs i en förvaltningssituation. Det finns olika delar av förvaltningsverksamheten att tänka på. Med förvaltningsstyrning menas åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. Ändringshantering handlar om att genomföra åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initierats i förvaltningsobjekt och dess omvärld. Syftet är att förvaltningsobjektet ska vara korrekt och aktuellt. Användarstöd handlar om de aktiviteter och åtgärder som görs i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjektet. Daglig drift och underhåll handlar om åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och it-system i syfte att göra it-systemet tillgängligt för användarna.

Målet med systemförvaltning är:

Kostnadseffektivt för verksamheten Ökad nytta och bättre avkastning på genomförda investeringar Ökad kompetens och behovsstyrd utveckling Användare nöjda med verksamhetsstöd Stabil drift och hög tillgänglighet

Syftet är att genom ett tydligt förvaltningsuppdrag på ett effektivt sätt säkerställa att det vi ska förvalta får avsedd nytta för verksamheten.

10.4.5 Att lyckas med systemförvaltning Peder Brandt, Dataföreningen, har skrivit en rapport som är en sammanställning av en enkät som skickades ut till de 200 största företagen och organisationerna i Sverige i maj 2012. Den generella frågeställningen var: ”hur de bedriver systemförvaltning”. En av frågeställningarna var: ”vad krävs för att lyckas med systemförvaltningsarbetet (vilka situationsfaktorer är viktigast och grad av uppfyllande)”31

I listan finns en sammanställning av de 10 viktigaste faktorerna med högsta betyg för att lyckas:

1. Kunskap om verksamhetens behov 2. Respekt och erkännande från företagsledningen 3. Definierat leverantörs/ägarförhållande 4. Tillgång till kompetent personal 5. Välskrivna och accepterade servicenivå avtal (SLA Service Level Agreement) 6. Goda ledare för förvaltningsarbetet 7. Gruppsammanhållning och trevligt arbetsklimat 8. Etablerad och fungerande förvaltningsmodell 9. Strategi för systemförvaltning 10. Fungerande bemanningsplanering

31 Peder Brandt, Hur bedriver man systemförvaltning idag, Stockholm 2012



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 55

10.4.6 Systemförvaltningsmodell Modeller och ramverk är redskap för människor för att skapa en gemensam begreppsbild som är grund för kommunikation och styrning i en organisation. En förvaltningsmodell behövs för att förvaltning alltid involverar flera parter inom en organisation. Verksamhetens parter och it-parterna har ett gemensamt ansvar men för skilda delar, och förvaltningsmodellen hjälper till att reda ut dessa ansvarsförhållanden. Förvaltningsmodellen är ett ramverk som beskriver hur ett förvaltningsarbete kan utföras. Optimalt är att verksamheten och it tillsammans definierar förvaltningsobjekten (systemen) och dess ingående produkter, sen tittar man på hur man kan dela på risker och kostnader.

Vi måste definiera det som ska förvaltas och det utgör sedan förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Det vi ska förvalta är it-relaterade objekt, produkter och tjänster som rör det system vi ansvara för. Avgränsningen bör ske utifrån den verksamhet som ska stödjas. En del kallar helt enkelt det som ska förvaltas för förvaltningsobjekt. Objektet kan vara ett informationssystem, men även en databas, ett operativsystem, datorer, kringutrustning och så vidare. Vanligtvis är det ett verksamhetssystem som ska stödja en verksamhet.

10.4.7 Styrning Det finns olika perspektiv när det gäller förvaltningsstyrning. Det strategiska perspektivet är 2-5 år och ibland länge när man talar om arkivering. Det taktiska perspektivet sträcker sig inte längre än det närmaste året och den operativa nivån är det dagliga löpande arbetet. På den strategiska nivån behövs en förvaltningsstrategi och på den taktiska nivån en förvaltningsplan.

10.4.8 Roller Rollbeskrivningarna bör utgöra ett ramverk. En person (befattningshavare) kan ha flera roller, speciellt i mindre organisationer för mindre system. Ju fler roller en person har desto svårare kan det bli att få tydlighet kring uppdragen. Det är viktigt att beskriva de olika rollerna, med ansvar och befogenheter och gärna vilken kompetensnivå respektive roll ska ha.



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 56

Det finns i princip två tillvägagångssätt att definiera roller.

1. Det schablonmässiga sättet - innebär i princip att kopiera och modifiera tidigare roller.

2. Det processorienterade sättet - innebär att vi utgår ifrån de processer vi ska använda/använder. Man kan börja med det schablonmässiga sättet eftersom det är enklare och snabbare och sedan gå över till det processorienterade (då behöver rollerna definieras om).

10.5 Installation och drift En grundläggande förståelse för tekniken som används för att hantera information är nödvändig för att kunna arbeta med e-arkiv. I det här kapitlet beskrivs några av de mest grundläggande områdena och begreppen. I samband med att ett it-system införs krävs olika former av förberedelse, teknisk installation, uppsättning, integrationer, utbildning för teknisk personal och så vidare. Med uppsättning menas att anpassa systemet till den verksamhet den ska stödja, till exempel organisations- och innehållsstrukturer.

10.5.1 System Ett system består av olika programvaror, information, användare, instruktioner, rutiner med mera. Stödsystemen kan vara både analoga och digitala. Till exempel kan en verksamhet använda sig av ett digitalt diarium för att registrera allmänna handlingar och ett arkivskåp med hängmappar för att lagra inkomna och upprättade handlingar.

När det gäller de digitala stödsystemen (verksamhetssystemen) består dessa av olika databaser, register, programvaror, användargränssnitt, maskingränssnitt för integrationer, stödregister (som till exempel befolkningsregister). I slutändan är verksamhetssystemen designade för att kunna interagera med en mänsklig användare som ska kunna bearbeta eller ta del av informationen via användargränssnitt.

För att verksamhetssystemen ska fungera behövs olika typer av bakomliggande system. Det handlar om till exempel operativsystem, användardatabas, nätkommunikation, lagringssystem, säkerhetskopiering med mera. Exakt hur systemen sätts upp varierar beroende på strategier och tekniska förutsättningar.

Information

System

Program

Hårdvara



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 57

Registreringssystem

Söktjänster

Inte

rnw

ebb,

sam

arbe

tsyt

a, p

roje

kt

Kontaktstöd/ kundtjänst

Ärende- och dokument-hantering

Administrativa system

Individ-information/

journaler

Verksamhetsnära arkiv

Systemstöd kärnverksamhet

Ärende-information

Register-information

Individ-information

Slutarkiv

Öppet arkiv -system

Bakomliggande system

Användar-databas

Nätverk Operativ-system

Kontors-program

Säkerhets-system

E-tjänster

Knutpunkt

Stödregister

Befolkning-register

Fastighets-register

Skiss som försöker visa hur arkivet skulle kunna placera sig i systemsammanhang



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 58

10.5.2 Program De olika verksamhetssystemen byggs som sagt upp bland annat av olika programvaror. Även i en paketerad lösning eller produkt ingår det vanligtvis ett flertal olika program. Program är data i form av instruktioner som en dator kan tolka och utföra (exekvera). Detta är något som den som använder ett system eller installerar ett system inte egentligen märker av. Det har betydelse för att förstå komplexiteten och om det uppstår problem eller fel i installationen. Det har också betydelse för långsiktigt bevarande eftersom metoden som vanligtvis används idag i första hand går ut på att bevara information (data) och inte program.

Program eller programpaket distribueras och installeras ofta med hjälp av särskilda verktyg för att en it-avdelning inte ska behöva gå runt till alla arbetsplatser installera. När det gäller verksamhetssystem installeras vissa program centralt på servrar och vissa lokalt på klienter (datorn eller arbetsstationen). Det gör man för att till exempel kunna använda samma informationskälla/databas. En server är en dator som utför arbetsuppgifter i ett nätverk. Den får sina arbetsuppgifter från andra datorer, normalt inte direkt från mänskliga användare. Förutom de program som tillhör en specifik lösning behövs till exempel kontorsprogram, e-postklient och webbläsare med olika insticksprogram för att kunna utföra önskad funktionalitet. Efter installationen arbetar den driftstekniska personalen med att övervaka och felsöka den tekniska miljön, hantera programfixar (patchar), installera nya versioner.

De program som installeras kan vara antingen kommersiella, licensierade produkter, egenutvecklade lösningar eller ofta olika kombinationer av dessa. Öppen källkod, eller öppen programvara (open source) avser oftast datorprogram där källkoden är tillgänglig att använda, läsa, modifiera och vidaredistribuera för den som vill. Dessa programvaror utvecklas ofta av en grupp personer, organisationer och företag tillsammans. Begreppet ska inte förväxlas med programvaror som är gratis (free ware), dessa programvaror har ofta begränsningar när det gäller möjlighet att ta del av dokumentation och modifiera. Det finns fördelar och nackdelar både med licensierade programvaror och öppna programvaror. Öppen källkod talas det ofta om i samband med elektroniskt bevarande eftersom det anses förbättra möjligheterna att hantera bevarande på lång sikt, efter att leverantörer slutat stödja en produkt och det inte längre finns personer med kunskap om systemen att tillgå. Så mycket metadata och dokumentation av olika slag ska finnas i arkivet att det praktiskt taget är möjligt att bygga nya lösningar när behov uppstår.

10.5.3 Hårdvara För att kunna ta del av den information som bevaras ditigalt behövs någon form av maskin för att köra programmen och visa eller projicera information. Det kan röra sig om stationära eller bärbara datorer, läsplattor, mobila enheter som telefoner och handdatorer, Google-glasögon eller annan tänkbar utrustning (devices).

Det behövs också någon typ av fysisk lagring som kan läsas av de program som används för att maskinen ska kunna förmedla information till den mänskliga mottagaren. Data lagras alltid fysiskt någonstans, även om det är i ”molnet”. Disk är ett lagringsmedium i form av roterande skiva, till exempel hårddisk. Diskar kan vara magnetiska (hårddisk, diskett) eller optiska (cd, dvd). För att hålla



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 59

information behövs någonting som är fysiskt stabilt även om det teoretiskt sätt kan vara på en mikroskopisk nivå.

10.5.4 Driftstjänster Driftstjänster kan tillhandahållas av en egen it-avdelning eller av en gemensam organisation. Systemtekniker kan vara anställd personal eller externa aktörer som utför arbetet på uppdrag av beställaren.

Det finns olika typer av driftstjänster. Att erbjuda ”mjukvara som tjänst” är ett sätt att leverera färdiga eller konfigurerbara tillämpningsprogram (applikationer) över internet. Det innebär att ett program körs som en internettjänst med internet som bärare.32 Både programvaran och data lagras centralt på servrar. ”Plattform som tjänst” innebär att en miljö med bakomliggande system erbjuds där kunder kan utveckla och installera egna tillämpningsprogram.33Slutligen kan också teknisk infrastruktur erbjudas som tjänst på nätet. Exempel på it-infrastrukturella tjänster är lagring, nätverk och servrar med mera där kunden kan hyra in sig och installera såväl tillämpningsprogram som den tekniska plattformen (operativsystem med mera).

Det finns flera olika sätt att installera driftstjänster. Antingen som ett publikt moln som ägs och hanteras av en tredje part som säljer resurser till flera kunder på samma infrastruktur. Eller som ett privat moln som levereras på en infrastruktur dedikerad åt endast en kund och ägs och hanteras av användaren själv eller av tredje part. Branschmoln - molntjänsten levereras på en infrastruktur dedikerad åt kunder med en gemensam kravbild (ex. sjukvård) och ägs/hanteras av en eller flera av kunderna i samarbete alternativt av tredje part. Hybridmoln är en sammansättning av två eller flera av molntyperna ovan. 34

Med molnet menas att programvara och lagringskapacitet erbjuds som en tjänst till slutanvändare som är verksamma inom olika områden eller för olika privata ändamål. Exempel på molntjänst är Facebook eller Google Documents. För att någonting ska betraktas som ett moln brukar resurserna upplevas som oändliga och användaren betalar bara för den del som används. Fem egenskaper som anses känneteckna en molntjänst: Självbetjäning, nätdistribuerad och klientoberoende, gemensam resurspool, dynamisk kapacitetsanpassning samt att kunden betala för vad som används. 35

32 Software as a Service (SaaS). Den som erbjuder mjukvara som tjänst kallas ASO Application service provider. 33 Platform as a Service (PaaS) 34 Infrastructure as a Service (IaaS) 35 National Institute of Standards and Technology (NIST) http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-145/SP800-145.pdf



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 60

11 Litteratur Brandt, Peder, Hur bedriver man systemförvaltning idag, Stockholm 2012

Consultative Committee for Space Data Systems, Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard, CCSDS651.0-M-1, MAGENTA BOOK, Maj 2004

Consultative Committee for Space Data Systems Audit and certification of trustworthy digital repositories, Recommended practice CCSDS 652.0-M-1, Recommendation for Space Data System Practices, Magenta Book 2011

eSamhället och arkivet, Slutrapport Elektroniskt bevarande etapp 2, Sambruk 2011

E-delegationen, Vidareutnyttjande av offentlig information – En vägledning för myndigheter, 2013

ENSAM-gruppen. Projektdirektiv för Uttag ur verksamhetssystem för leverans till System för Bevarande

International Council on Archives, Universal Declaration on Archives, november 2012.

Med medborgaren i centrum, regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning (N2012.37)

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och Riksarkivet, Vägledning för processorienterad informationskartläggning, Publ.nr MSB493, november 2012

National Institute of Standards and Technology (NIST) http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-145/SP800-145.pdf

Riksarkivet, De förvaltningsgemensamma specifikationernas ABC, Bilaga 3 till delrapport DP3, FGS för paketstruktur för e-arkiv, 2013-01-14 (Dnr RA 13-2011/5329)

Riksarkivet, Förstudie e-arkiv och e-diarium, rapport, 2011

Riksarkivet, Introduktion till MoReq2010, Bilaga 1, Delrapport DP3 FGS för leveranstypen Ärendehantering, Dnr RA 13-2011/5329, 2013-01-14

Riksarkivet, FGS Paketstruktur, Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för paketstruktur för e-arkiv. Aktuell FGS publiceras via adressen http://www.riksarkivet.se/e-arkiv

Riksarkivet, Leveranshandledning tillhörande Vägledning och funktionella krav, projekt e-arkiv och e-diarium eARD, 2013-06-11,

Skåne NordVäst, Förstudierapport samarbete kring e-arkiv, 2012-11-29, sidan 10

Sveriges kommuner och Landsting, Digitala vägen till morgondagens välfärd, handlingsplan för e-samhället 2013–2015, 2013.

Sveriges Kommuner och Landsting, Strategi för e-samhället, 2011



Telefon 0470-413 07

Datum 2013-08-07


Version 1.0

Sida 61

En digital agenda i människans tjänst - Sveriges digitala ekosystem, dess aktörer och drivkrafter, SOU 2013:31

Webbplatser:

http://www.dlmforum.eu

http://www.samradsgruppen.se

http://digitaliseringskommissionen.se/

http://www.vinnova.se/opendata

http://öppnadata.se/

http://www.kkv.se/upphandling

http://www.skl.se/e-arkiv

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Al

lmän

han

dlin

g Ju

ridisk

term

för a

tt b

etec

kna

hand

ling

som

fö

rvar

as h

os e

n m

yndi

ghet

och

som

de

ssut

om a

ntin

gen

inko

mm

it di

t elle

r up

prät

tats

där

.

Allm

änna

han

dlin

gar k

an in

nehå

lla u

ppgi

fter

som

är o

ffent

liga

elle

r hem

liga

(sek

rete

ssbe

lagd

a). E

n ha

ndlin

g an

ses i

nkom

men

då

den

anlä

nt ti

ll m

yndi

ghet

en e

ller t

ill e

n be

hörig

bef

attn

ings

hava

re o

ch u

pprä

ttad

då

den

expe

dier

ats e

ller p

å an

nat s

ätt f

ärdi

gstä

llts.

Al

lmän

na h

andl

inga

r är t

ill e

xem

pel:

- Reg

ister

post

i lis

ta, f

örte

ckni

ng e

ller d

atab

as d

är u

ppgi

fter

skriv

s in

fort

löpa

nde

- J

ourn

alan

teck

ning

- E

-pos

t elle

r and

ra m

edde

land

en/in

lägg

som

skic

kas f

rån

en m

edbo

rgar

e, e

tt

före

tag

elle

r en

anna

n m

yndi

ghet

(ino

m e

ller u

tom

kom

mun

en)

- E-p

ost e

ller a

ndra

med

dela

nden

/inlä

gg so

m sk

icka

s ut (

expe

dier

as)

- Pro

toko

ll so

m ju

ster

as

- Rap

port

er, r

utin

besk

rivni

ngar

och

and

ra d

okum

ent s

om fä

rdig

stäl

lts

Allm

än in

form

atio

n M

otsv

arar

den

jurid

iska

term

en a

llmän

ha

ndlin

g

Anvä

ndar

e Ro

ll so

m h

ar b

ehör

ighe

t och

åtk

omst

till

info

rmat

ion

och

funk

tione

r i e

tt

info

rmat

ions

syst

em

Anvä

ndar

grän

ssni

tt

Grän

ssni

tt so

m h

jälp

er ti

ll m

ed in

tera

ktio

nen

mel

lan

män

nisk

a oc

h te

knik

, det

vill

säga

den

pr

esen

tatio

n av

ett

it-s

yste

m so

m

anvä

ndar

en se

r på

skär

men

Graf

iskt g

räns

snitt

som

und

erlä

ttar

anv

ändn

ing

av o

lika

type

r av

info

rmat

ions

syst

em. I

nfor

mat

ion

pres

ente

ras m

ed h

jälp

av

flika

r, ru

brik

er,

men

yer,

hjäl

pkna

ppar

, fär

g oc

h fo

rm m

ed m

era.

Arki

v Ar

kiv

bild

as i

sam

band

med

att

en

verk

sam

het b

edriv

s, i

takt

med

att

in

form

atio

n ko

mm

er in

elle

r dok

umen

tatio

n sk

apas

.

Jurid

isk te

rm so

m b

etec

knar

den

sam

lade

män

gden

allm

änna

han

dlin

gar,

ober

oend

e av

med

ium

och

form

at, s

om fö

rvar

as h

os e

n m

yndi

ghet

. Enl

igt

Arki

vlag

en b

ildas

en

myn

digh

ets a

rkiv

av

de a

llmän

na h

andl

inga

rna

från

m

yndi

ghet

ens v

erks

amhe

t och

han

dlin

gar s

om m

yndi

ghet

en b

eslu

tar a

tt

arki

vera

. En

myn

digh

et so

m b

edriv

er sk

ilda

verk

sam

hets

gren

ar k

an b

ilda

flera

ar

kiv.

Ar

kiva

nsva

rig

Roll

som

har

form

ellt

ansv

ar fö

r ark

ivet

hos

en

myn

digh

et (n

ämnd

elle

r kom

mun

alt

före

tag)

Arki

vans

vare

t på

myn

digh

eten

regl

eras

i ar

kivr

egle

men

te e

ller m

otsv

aran

de.

Vanl

igtv

is fö

rval

tnin

gsch

efen

om

myn

digh

eten

inte

har

uts

ett n

ågon

ann

an.

Arki

vbes

kriv

ning

Sk

riftli

g do

kum

enta

tion

med

öve

rsik

tlig

besk

rivni

ng a

v en

myn

digh

ets a

rkiv

och

in

form

atio

nsha

nter

ing.

Kalla

s ock

så b

eskr

ivni

ng a

v al

lmän

na h

andl

inga

r. Ar

kivb

eskr

ivni

ngen

bes

kriv

er

myn

digh

eten

s ver

ksam

het o

ch o

rgan

isatio

n oc

h hu

r det

har

förä

ndra

ts, s

amt

söki

ngån

gar,

best

ämm

else

r om

sekr

etes

s och

gal

lring

sreg

ler.

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Ar

kivb

estä

ndig

Eg

ensk

ap h

os e

n ha

ndlin

g so

m fr

amst

ällts

m

ed m

etod

er o

ch te

knik

er lä

mpl

iga

för

lång

siktig

t bev

aran

de

Arki

vbild

are

Org

anisa

tion

elle

r per

son

som

bild

ar a

rkiv

Ti

ll ex

empe

l en

näm

nd e

ller e

tt k

omm

unal

t för

etag

. Om

en

myn

digh

et h

ar

olik

a ve

rksa

mhe

tsgr

enar

kan

des

sa a

nses

bild

a eg

na a

rkiv

. Ar

kive

rad

Egen

skap

hos

han

dlin

g so

m sk

a do

kum

ente

ras o

ch ti

llför

as a

rkiv

syst

emet

Ka

n av

se in

form

atio

n bå

de i

verk

sam

hets

syst

em o

ch i

arki

vsys

tem

. I

Arki

vför

ordn

inge

n fin

ns b

estä

mm

else

r för

när

han

dlin

gar ä

r ark

iver

ade.

Al

lmän

na h

andl

inga

r i ä

rend

en a

rkiv

eras

när

äre

ndet

är a

vslu

tat (

har

slutb

ehan

dlat

s). D

å be

stäm

mer

myn

digh

eten

ock

så v

ilka

utka

st,

tjäns

tean

teck

ning

ar m

m so

m sk

a ar

kive

ras.

Allm

änna

han

dlin

gar s

om in

te

tillh

ör e

tt ä

rend

e sk

a ar

kive

ras s

å sn

art d

e ha

r jus

tera

ts a

v m

yndi

ghet

en e

ller

på a

nnat

sätt

färd

igst

ällts

. När

det

gäl

ler r

egist

er, j

ourn

aler

och

lika

nde

är

varje

ant

eckn

ing

arki

vera

d så

snar

t som

den

är k

lar.

Arki

verin

gsve

rkty

g Te

knisk

lösn

ing

som

han

tera

r olik

a m

omen

t fö

rkni

ppad

e m

ed a

tt a

vstä

lla, s

truk

ture

ra

och

pake

tera

info

rmat

ion

efte

r le

vera

nssp

ecifi

katio

n.

Mod

ul ti

ll ve

rksa

mhe

tsys

tem

elle

r sjä

lvst

åend

e ar

kive

rings

verk

tyg

som

på

olik

a sä

tt k

an st

ödja

arb

etet

med

utt

ag, m

appn

ing

och/

elle

r pak

eter

ing.

Arki

vfun

ktio

n Ve

rksa

mhe

t som

bed

rivs f

ör a

tt h

ante

ra

arki

vet m

ed ti

llhör

ande

per

sona

l, ve

rkty

g oc

h te

knisk

a st

ödsy

stem

Arki

vfun

ktio

nen

kan

vara

inte

grer

ad i

en a

nnan

ver

ksam

het e

ller b

etra

ktas

so

m e

n se

para

t ark

ivin

stitu

tion

(kom

mun

arki

v el

ler l

ands

tings

arki

v). I

nom

ko

mm

uner

finn

s det

båd

e en

cen

tral

ark

ivfu

nktio

n ho

s ark

ivm

yndi

ghet

en o

ch

arki

vfun

ktio

n ho

s näm

nder

och

kom

mun

ala

före

tag.

Ar

kivi

nstit

utio

n Fo

rmel

l org

anisa

tion

med

ark

ivlo

kale

r, ar

kiva

rier o

ch tj

änst

er fö

r att

läm

na u

t ha

ndlin

gar,

sam

t vår

da o

ch ti

llgän

glig

göra

ar

kiv

för o

lika

mål

grup

per.

Arki

vmyn

digh

et

Myn

digh

et so

m h

ar ti

llsyn

och

kan

ta ö

ver

arki

v fr

ån a

ndra

myn

digh

eter

O

m in

te n

ågon

ann

an n

ämnd

elle

r sty

relse

har

uts

etts

har

kom

mun

styr

else

n el

ler l

ands

tings

styr

else

n up

pdra

get s

om a

rkiv

myn

digh

et fö

r ko

mm

unen

/land

stin

get.

Arki

vmyn

digh

et fö

r sta

tliga

myn

digh

eter

är

Riks

arki

vet.

Ar

kivo

bjek

t Ar

kivo

bjek

tet ä

r det

som

är f

örem

ål fö

r be

vara

nde

i ark

ivsy

stem

et.

Det b

ehöv

s bev

aran

dein

form

atio

n, p

aket

erin

gsin

form

atio

n oc

h be

skriv

ande

in

form

atio

n fö

r att

kun

na h

itta,

han

tera

, läs

a oc

h fö

rstå

de

hand

linga

r som

ar

kive

rats

. De

olik

a ty

pern

a av

info

rmat

ion

mot

svar

as i

sin tu

r av

info

rmat

ions

obje

kt.

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Ar

kivo

mbu

d Ro

ll so

m h

ar ti

ll up

pgift

att

ta h

and

om d

en

löpa

nde

info

rmat

ions

förv

altn

inge

n (a

rkiv

vård

en) h

os e

n nä

mnd

elle

r kom

mun

alt

före

tag.

Till

uppg

ifter

na h

ör a

tt k

änna

till

best

ämm

else

r och

anv

isnin

gar,

hålla

in

form

atio

n or

dnad

och

åtk

omlig

, del

ta n

är d

okum

ent-

och

gal

lring

spla

ner

tas f

ram

, gal

lra o

ch se

till

så a

tt in

form

atio

n ha

nter

as e

nlig

t dok

umen

t- o

ch

gallr

ings

plan

och

leve

rera

info

rmat

ion

till k

omm

unar

kive

t. Ka

n oc

kså

benä

mna

s ark

ivre

dogö

rare

. Ar

kivp

aket

In

form

atio

nspa

ket s

om h

ante

ras a

v ar

kivs

yste

met

Et

t elle

r fle

ra a

rkiv

pake

t ska

ps a

v et

t elle

r fle

ra le

vera

nspa

ket s

om h

ar ta

gits

em

ot a

v ar

kivs

yste

met

och

kom

plet

tera

nde

met

adat

a m

ed b

eskr

ivan

de

info

rmat

ion

och

beva

rand

einf

orm

atio

n.

(Arc

hiva

l Inf

orm

atio

n Pa

ckag

e, A

IP, i

OAI

S-m

odel

len)

Ar

kivr

edog

örar

e M

otsv

arar

term

en a

rkiv

ombu

d

Arki

vred

ovis

ning

Re

gist

rerin

gssy

stem

för a

tt fö

rstå

sa

mba

nden

mel

lan

verk

sam

het o

ch

info

rmat

ion

(han

dlin

gar)

Arki

vred

ovisn

inge

n gö

r det

möj

ligt a

tt ö

verb

licka

, sök

a ef

ter o

ch h

ämta

fram

in

form

atio

n so

m h

ar a

rkiv

erat

s. A

rkiv

redo

visn

inge

n be

står

av

arki

vbes

kriv

ning

, dok

umen

than

terin

gspl

aner

och

ark

ivfö

rtec

knin

g.

Arki

vsys

tem

Et

t inf

orm

atio

nssy

stem

som

bev

arar

in

form

atio

n fö

r fra

mtid

en i

syft

e at

t gör

a de

n til

lgän

glig

för a

llmän

hete

n ob

eroe

nde

av

de u

rspr

ungl

iga

info

rmat

ions

syst

emen

och

ve

rksa

mhe

tern

a. A

rkiv

syst

emet

har

fu

nktio

nalit

et fö

r att

ta e

mot

, ark

iver

a, la

gra,

vå

rda,

adm

inist

rera

, sök

a oc

h lä

mna

ut

info

rmat

ion.

Ett a

rkiv

info

rmat

ions

syst

em e

nlig

t OAI

S-m

odel

len

föru

tsät

ter a

tt:

- Ark

ivet

och

pro

duce

nten

har

kom

mit

över

ens o

m v

ilken

info

rmat

ion

som

sk

a be

vara

s.

- Ark

ivet

har

den

kon

trol

l öve

r inf

orm

atio

nen

som

beh

övs f

ör a

tt g

aran

tera

lå

ngsik

tigt b

evar

ande

. - A

rkiv

et h

ar ta

git s

tälln

ing

till h

ur d

en ti

lltän

kta

mål

grup

pen

ska

kunn

a ta

del

av

och

förs

tå in

form

atio

n so

m fi

nns h

os a

rkiv

et.

- Inf

orm

atio

nen

är m

öjlig

att

förs

tå u

tan

att d

e pe

rson

er o

ch

verk

sam

hets

syst

em so

m e

n gå

ng p

rodu

cera

de in

form

atio

nen

finns

kva

r. - D

okum

ente

rade

rutin

er o

ch a

nisn

inga

r föl

js så

att

info

rmat

ione

n ka

n be

vara

s oav

sett

vad

som

hän

der,

och

att i

nfor

mat

ion

som

är ä

kta,

ofö

ränd

rad

och

spår

bar.

- Ark

ivet

tillg

ängl

iggö

r den

bev

aran

de in

form

atio

nen

för d

en ti

lltän

kta

mål

grup

pen.

Ba

skun

skap

In

form

atio

n so

m e

n pe

rson

elle

r ett

it-

syst

em k

an fö

rvän

tas h

a ku

nska

p om

och

so

m b

ehöv

s för

att

förs

tå in

form

atio

n i e

tt

arki

vsys

tem

.

Med

tide

n fö

ränd

ras b

asku

nska

pen

vilk

et in

nebä

r att

ark

ivsy

stem

et m

åste

ko

mpl

ette

ra si

n do

kum

enta

tion

(rep

rese

ntat

ions

info

rmat

ion)

i ta

kt m

ed

tiden

. (K

now

ledg

e ba

se i

OAI

S-m

odel

len)

Be

skriv

ande

info

rmat

ion

In

form

atio

n so

m a

nvän

ds fö

r att

und

erlä

tta

sökn

ing

och

best

älln

ing

av in

form

atio

n i e

tt

arki

vsys

tem

.

(Des

crip

tive

Info

rmat

ion

i OAI

S-m

odel

len)

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Be

vara

ndei

nfor

mat

ion

De

n in

form

atio

n so

m ä

r nöd

vänd

ig fö

r att

ku

nna

beva

ra in

nehå

llsin

form

atio

nen

i ett

ar

kivs

yste

m.

Info

rmat

ione

n ka

n ka

tego

riser

as so

m in

form

atio

n om

: upp

kom

st

(Pro

vena

nce

Info

rmat

ion)

, ref

eren

s (Re

fere

nce

Info

rmat

ion)

, fö

ränd

rings

skyd

d (F

ixity

Info

rmat

ion)

och

sam

man

hang

(Con

text

In

form

atio

n).

(Pre

serv

atio

n De

scrip

tion

Info

rmat

ion,

PDI

, i O

AIS-

mod

elle

n).

Cent

ral a

rkiv

funk

tion

Arki

vfun

ktio

n ho

s ark

ivm

yndi

ghet

De

n ce

ntra

la a

rkiv

funk

tione

n ka

n fr

amfö

rallt

hos

stör

re k

omm

uner

ha

form

en a

v en

sepa

rat b

edriv

en v

erks

amhe

t som

ark

ivm

yndi

ghet

ens

verk

stäl

land

e or

gan,

ege

n fö

rval

tnin

g el

ler e

nhet

und

er k

omm

unst

yrel

se ti

ll ex

empe

l, oc

h up

pfat

tas s

om e

n ar

kivi

nstit

utio

n (k

omm

unar

kiv

elle

r la

ndst

ings

arki

v).

Data

Re

pres

enta

tion

av in

form

atio

n på

ett

fo

rmal

isera

t sät

t som

pas

sar f

ör ö

verf

örin

g,

tolk

ning

och

bea

rbet

ning

(utf

örd

av

män

nisk

or e

ller a

v au

tom

atisk

a hj

älpm

edel

)

- En

tabe

ll m

ed si

ffror

- B

okst

äver

som

bild

ar o

rd o

ch m

enin

gar

- Ins

peln

ing

av n

är n

ågon

pra

tar

- En

sekv

ens m

ed b

itar s

om k

an to

lkas

av

en p

rogr

amva

ra

- Ett

före

mål

som

kan

ana

lyse

ras (

till e

xem

pel p

rove

r)

Data

bas

Upp

gift

er so

m h

ante

ras i

ord

nad

och

stru

ktur

erad

form

med

möj

lighe

t till

sö

knin

gar o

ch ra

ppor

ter

Till

skill

nad

från

dok

umen

t kan

info

rmat

ione

n i e

n da

taba

s sam

man

stäl

las o

ch

visa

s på

flera

olik

a sä

tt. H

andl

inga

rna

är in

te fi

xera

de fr

ån b

örja

n ut

an

sam

man

stäl

ls ge

nom

att

ang

e ol

ika

sökk

riter

ier.

En

dat

abas

är i

nte

i sig

själ

v et

t dok

umen

t men

kan

gen

erer

a do

kum

ent.

Da

taob

jekt

An

tinge

n et

t fys

iskt o

bjek

t elle

r dig

italt

obje

kt so

m ä

r för

emål

för r

egist

rerin

g el

ler

arki

verin

g

(Dat

a O

bjec

t i O

AIS-

mod

elle

n)

Digi

talb

aser

ad

Skap

ad o

ch h

ante

rad

i dig

ital f

orm

Be

tyde

r att

till

exem

pel e

tt d

okum

ent u

rspr

ungl

igen

s skr

evs i

ett

or

dbeh

andl

ings

prog

ram

och

spar

ades

som

fil p

å et

t dig

italt

lagr

ings

med

ium

Di

gita

liser

a At

t gör

a nå

got d

igita

lt so

m fr

ån b

örja

n va

r an

alog

t De

t kan

han

dla

både

om

han

dläg

gnin

gsru

tiner

, tjä

nste

r och

att

till

exem

pel

konv

ente

ra h

andl

inga

r till

dig

italt

form

at g

enom

att

skan

na p

appe

r.

Digi

talis

erad

Ko

nver

tera

d til

l dig

ital f

orm

från

en

anal

og

förla

ga

Till

exem

pel o

m e

tt p

appe

rsdo

kum

ent s

kann

as e

ller f

otog

rafe

ras m

ed

digi

talk

amer

a Di

gita

lt ob

jekt

Se

kven

s med

bita

r som

ska

kunn

a lä

sas o

ch

tolk

as a

v en

dat

or.

Dire

ktåt

kom

st

Åtko

mst

till

info

rmat

ion

geno

m in

logg

ning

el

ler i

nteg

ratio

n m

ella

n ol

ika

info

rmat

ions

syst

em

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Di

strib

utio

nspa

ket

Info

rmat

ions

pake

t som

sam

man

stäl

lts

utifr

ån e

tt e

ller f

lera

ark

ivpa

kten

och

som

sk

icka

s till

en

kons

umen

t eft

er fö

rfrå

gan

till

arki

vsys

tem

et

Det v

ill sä

ga d

et in

form

atio

nspa

ket s

om lä

mna

s ut f

rån

ett a

rkiv

syst

em.

(Diss

emin

atio

n In

form

atio

n Pa

ckag

e, D

IP, i

OAI

S-m

odel

len)

Doku

men

t In

form

atio

n so

m sk

apas

, sam

man

stäl

ls el

ler

tas e

mot

som

en

enhe

t och

är f

äst p

å et

t hå

llbar

t med

ium

elle

r hål

ls sa

mm

an i

ett

best

ändi

gt fo

rmat

.

Det v

ill sä

ga e

n fa

st o

ch st

rukt

urer

ad in

form

atio

nsm

ängd

(inn

ehål

l och

form

) so

m k

an h

ante

ras o

ch u

tväx

las s

om e

n en

het m

ella

n an

vänd

are

och

syst

em.

Till

exem

pel e

tt p

roto

koll

som

lagr

as so

m e

tt P

DF-d

okum

ent.

Doku

men

t- o

ch

gallr

ings

plan

St

yran

de d

okum

ent m

ed h

ante

rings

-an

visn

inga

r och

bes

lut o

m g

allri

ng a

v in

form

atio

n

Plan

en st

yr b

åde

info

rmat

ion

som

han

tera

s i e

lekt

roni

sk fo

rm o

ch p

å pa

pper

. Al

la ty

per a

v ha

ndlin

gar s

om h

ante

ras i

ver

ksam

hete

n be

skriv

s

Doku

men

tatio

n En

avg

räns

ad m

ängd

info

rmat

ion

(han

dlin

gar)

som

sam

man

häng

er m

ed e

n vi

ss v

erks

amhe

t elle

r äm

ne

Doku

men

than

terin

g Fu

nktio

n fö

r att

adm

inist

rera

dok

umen

t och

an

dra

elek

tron

iska

med

ia in

om e

n or

gani

satio

n

Dett

a in

nefa

ttar

han

terin

g av

arb

etsf

löde

n fö

r sam

arbe

te m

ed re

dige

ring,

ve

rsio

nsha

nter

ing,

gra

nskn

ing,

ele

ktro

nisk

pub

licer

ing,

ark

iver

ing,

inde

xerin

g,

auto

mat

isera

d sö

k oc

h by

t ut t

ext i

fler

a do

kum

ent,

och

mal

lhan

terin

g.

Doku

men

tmal

l M

all s

om sy

ftar

till

att g

öra

det e

nkla

re a

tt

skap

a do

kum

ent m

ed rä

tt g

rafis

k pr

ofil

och

oblig

ator

iska

uppg

ifter

(met

adat

a)

Doku

men

tmal

lar k

an li

knas

vid

ofu

llstä

ndig

a do

kum

ent s

om m

an m

åste

fylla

på

med

ett

inne

håll

för a

tt d

et sk

all b

li et

t rik

tigt d

okum

ent,

en so

rts

gene

ralis

erad

e fo

rmul

är. E

xem

pel ä

r mal

lar f

ör sk

rivel

ser,

rapp

orte

r, pr

otok

oll o

ch li

kand

e. Ä

ven

stan

dard

inst

älln

inga

r är d

okum

entm

alla

r. Ti

ll ex

empe

l mal

len

”Nor

mal

” i M

icro

soft

Wor

d (n

orm

al.d

ot).

Do

kum

ents

tyrn

ing

Funk

tion

som

säke

rstä

ller a

tt rä

tt

info

rmat

ion

kom

mer

fram

till

med

arbe

tare

oc

h m

edbo

rgar

e i r

ätt t

id.

Till

exem

pel g

enom

att

infö

ra st

anda

rdise

rade

rutin

er, v

erkt

yg o

ch ty

dlig

a rik

tlinj

er n

är d

et g

älle

r hur

en

verk

sam

het s

ka d

okum

ente

ras.

E-ar

kiv

En o

rgan

isatio

n so

m h

ar ti

ll up

pgift

att

be

vara

info

rmat

ion

digi

talt

för f

ram

tida

gene

ratio

ner.

E-ar

kive

t upp

fylle

r kra

v på

sä

kerh

et, p

ålitl

ighe

t och

hål

lbar

het.

E-ar

kive

t säk

erst

älle

r lån

gsik

tig in

form

atio

nsfö

rsör

jnin

g ge

nom

att

til

lhan

dahå

lla in

form

atio

n so

m h

ar h

ög k

valit

et o

ch ä

r anv

ändb

ar fö

r de

e-tjä

nste

r och

info

rmat

ions

syst

em so

m a

nvän

ds i

e-fö

rval

tnin

gen.

Org

anisa

tion

inne

bär s

tyra

nde

doku

men

t, bu

dget

, lok

aler

, per

sona

l och

tekn

iska

stöd

syst

em m

ed m

era

som

beh

övs f

ör a

tt k

unna

upp

fylla

kra

ven

i ark

ivla

gen

och

inte

rnat

ione

lla st

anda

rder

. E-

förv

altn

ing

Proc

esse

r i a

rbet

sflö

de i

offe

ntlig

förv

altn

ing

som

sker

med

stöd

av

e-tjä

nste

r som

är

auto

mat

isera

de

E-fö

rval

tnin

g fö

ruts

ätte

r ver

ksam

hets

utve

cklin

g i o

ffent

lig fö

rval

tnin

g so

m

drar

nyt

ta a

v it

kom

bine

rad

med

org

anisa

toris

ka fö

ränd

ringa

r och

nya

ko

mpe

tens

er.

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g E-

tjäns

t En

pak

eter

ad lö

snin

g so

m ti

llhan

dahå

lls v

ia

ett e

lekt

roni

skt g

räns

snitt

/kan

al o

ch in

nebä

r at

t akt

ivite

ter u

tför

s hel

t elle

r del

vis

elek

tron

iskt

E-tjä

nste

n ha

nter

ar ti

ll ex

empe

l for

mul

är o

ch b

lank

ette

r via

web

bsid

a el

ler

andr

a ka

nale

r, öv

erfö

ring

av in

form

atio

n, m

otta

gand

e oc

h ko

ntro

ll sa

mt

åtko

mst

via

min

a sid

or

Fil

En fi

l är e

n sa

mlin

g da

ta so

m ä

r lag

rad

unde

r et

t filn

amn

i ett

filsy

stem

Et

t elle

r fle

ra d

igita

la o

bjek

t kan

lagr

as i

en fi

l

Filfo

rmat

De

t sät

t att

ord

na in

form

atio

nen

i en

fil so

m

gör a

tt d

et k

an ö

ppna

s med

ett

viss

t pr

ogra

m.

File

r inn

ehål

ler i

nfor

mat

ion

som

är o

synl

ig fö

r anv

ända

ren,

men

som

pr

ogra

mm

et b

ehöv

er fö

r att

kun

na lä

sa, v

isa o

ch ä

ndra

inne

hålle

t i fi

len.

Det

är

sätt

et a

tt o

rdna

den

na in

form

atio

n so

m k

alla

s för

filfo

rmat

. Mån

ga

filfo

rmat

är k

nutn

a til

l bes

täm

da p

rogr

am, t

ill e

xem

pel t

ill M

icro

soft

Wor

d el

ler E

xcel

. And

ra fi

lform

at ä

r obe

roen

de a

v sp

ecifi

ka p

rogr

am, s

om jp

g fö

r bi

lder

och

mp3

för m

usik

. Inf

orm

atio

n so

m ä

r lag

rad

i ett

filfo

rmat

inne

hålle

r in

form

atio

n so

m p

rogr

amm

et b

ehöv

er fö

r att

bea

rbet

a da

tam

ängd

en,

data

män

gden

s olik

a de

lar o

rdna

de i

en b

estä

md

ordn

ing

sam

t sjä

lva

data

män

gden

kod

ad p

å et

t sät

t som

pro

gram

met

kan

tolk

a. F

ilfor

mat

ang

es i

de fl

esta

ope

rativ

syst

em m

ed fi

lnam

nsän

delse

r, so

m ib

land

är d

olda

för

anvä

ndar

en (t

ill e

xem

pel .

doc)

. Fo

rmat

mal

l Gr

afisk

mal

l som

tala

r om

hur

text

skal

l fo

rmat

eras

och

visa

s i w

ebbg

räns

snitt

An

vänd

s till

exe

mpe

l för

att

pre

sent

era

info

rmat

ion

på w

ebbs

idor

. Fo

rmat

mal

len

tala

r om

vilk

et te

cken

snitt

som

skal

l anv

ända

s och

hur

stor

a te

ckne

n sk

all v

ara,

var

tabb

arna

skal

l lig

ga, v

ilka

indr

agni

ngar

som

beh

övs.

Fo

rmat

mal

larn

a de

finie

rar u

tsee

ndet

hos

rubr

iker

, van

lig te

xt, v

anlig

text

m

ed in

drag

, och

hur

det

ska

se u

t i o

lika

styc

ken.

Anv

änds

till

exem

pel f

ör a

tt

styr

a ut

seen

det p

å fle

ra o

lika

web

bsid

or, s

å at

t det

enk

elt g

år a

tt ä

ndra

ut

seen

det p

å he

la w

ebbp

lats

en sa

mtid

igt.

Förv

altn

ings

gem

ensa

m

spec

ifika

tion

(FGS

) St

rukt

urer

ad b

eskr

ivni

ng a

v fu

nktio

nella

oc

h/el

ler t

ekni

ska

krav

som

speg

lar e

tt

beho

v so

m d

elas

av

hela

elle

r del

ar a

v de

n of

fent

liga

förv

altn

inge

n

Syft

et m

ed e

n FG

S är

att

säke

rstä

lla ö

nska

d fu

nktio

nalit

et o

ch

inte

rope

rabi

litet

såvä

l ino

m fö

rval

tnin

gen

som

vid

kon

takt

er m

ed

med

borg

are

och

före

tag.

FGS

:er a

nvän

ds fö

r att

före

nkla

utv

eckl

ing,

up

phan

dlin

g oc

h in

föra

nde

av e

nhet

liga

lösn

inga

r, m

insk

a ko

stna

dern

a sa

mt

att s

kapa

föru

tsät

tnin

gar f

ör a

tt u

nder

lätt

a sö

knin

g oc

h åt

eran

vänd

ning

av

info

rmat

ion

i han

dlin

gar o

ch ä

rend

en. E

n FG

S ka

n in

nehå

lla e

gna

spec

ifika

tione

r elle

r ref

erer

a til

l and

ra sj

älvs

tänd

iga

och

friv

illig

a st

anda

rder

. En

FGS

får e

n st

yran

de v

erka

n nä

r den

anv

änds

i fö

resk

rifte

r, up

phan

dlin

gsun

derla

g oc

h vä

gled

ning

ar. D

et fi

nns b

land

ann

at F

GS:e

r som

ka

n an

vänd

as so

m m

all f

ör le

vera

nssp

ecifi

katio

ner .

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Fö

ränd

rings

skyd

d In

form

atio

n so

m d

okum

ente

rar m

etod

som

an

vänd

s för

att

förs

äkra

att

info

rmat

ion

inte

ha

r för

ändr

ats p

å et

t opl

aner

at sä

tt.

Kan

till e

xem

pel u

tgör

as a

v en

kon

trol

lsum

ma

elle

r che

cksu

mm

a. E

n de

l av

beva

rand

einf

orm

atio

nen

i OAI

S-m

odel

len.

Gallr

ing

Avlä

gsna

och

förs

töra

han

dlin

gar e

ller

uppg

ifter

i ar

kiv,

van

ligen

enl

igt f

asts

tälld

a re

gler

och

rutin

er

Förs

töra

allm

änna

han

dlin

gar e

ller u

ppgi

fter

i al

lmän

na h

andl

inga

r elle

r vid

ta

andr

a åt

gärd

er m

ed h

andl

inga

rna

som

med

för

- för

lust

av

bety

delse

bära

nde

data

, - f

örlu

sta

av m

öjlig

a sa

mm

anst

älln

inga

r,

- för

lust

av

sökm

öjlig

hete

r, el

ler

- för

lust

av

möj

lighe

ter a

tt b

edöm

a ha

ndlin

garn

as a

uten

ticite

t Ko

nver

terin

g ka

n in

nebä

ra g

allri

ng o

m d

et in

te lä

ngre

går

att

sam

man

stäl

la

sam

ma

rapp

orte

r som

inna

n. O

m e

n el

ektr

onisk

han

dlin

g m

ed d

igita

l sig

natu

r sk

rivs u

t gal

lras m

öjlig

hete

n at

t bed

öma

hand

linge

ns a

uten

ticite

t. Ha

ndlin

g Ju

ridisk

term

som

bet

eckn

ar fö

rmed

lad

info

rmat

ion

som

är å

tkom

lig o

ch k

an

pres

ente

ras u

ppre

pade

gån

ger

Best

ämm

else

r om

vad

som

är e

n ha

ndlin

g fin

ns i

Tyck

frih

etsf

öror

dnin

gen

kap.

2 §

3. E

n ha

ndlin

g ka

n va

ra b

åde

i tex

t och

i bi

ld. D

et k

an v

ara

både

ett

pa

pper

med

skrif

t, en

insp

elni

ng e

ller e

n di

gita

lt la

grad

dat

afil

som

bar

a ka

n vi

sas u

pp m

ed te

knisk

t hjä

pmed

el (s

om e

n da

tor e

ller b

ands

pela

re).

Hand

linga

r är t

ill e

xem

pel:

- En

insp

elni

ng a

v et

t sam

tal

- Utk

ast t

ill e

tt p

roto

koll

- Upp

gift

er e

ller f

orm

ulär

/rap

port

er i

ett i

t-sy

stem

Dä

rem

ot ä

r till

exe

mpe

l ett

tele

fons

amta

l int

e en

han

dlin

g Ha

ndlin

gssl

ag

En m

ängd

han

dlin

gar s

om ti

llkom

mer

gen

om

en p

roce

ss

Till

exem

pel a

lla h

andl

inga

r som

före

kom

mer

när

ett

byg

glov

han

dläg

gs.

Varje

gån

g et

t byg

glov

han

dläg

gs h

ante

ras u

ngef

är sa

mm

a up

psät

tnin

g ha

ndlin

gar (

ansö

kan

och

beslu

t mm

). Ha

ndlin

gssla

get o

mfa

ttar

en

elle

r fle

ra

hand

lings

type

r Ha

ndlin

gsty

p Ha

ndlin

g so

m ti

llkom

mer

gen

om a

tt e

n ak

tivite

t gen

omfö

rs u

ppre

pat

Till

exem

pel u

pprä

ttas

ett

pro

toko

ll nä

r det

just

eras

. Pro

toko

ll är

en

hand

lings

typ

och

just

erin

gen

är e

n ak

tivite

t. N

är e

tt ä

rend

e di

arie

förs

(a

ktiv

itet)

skap

as e

n re

gist

erpo

st m

ed u

ppgi

fter

om

det

akt

uella

äre

ndet

, det

är

en

hand

lings

typ

mot

svar

ande

ett

man

uellt

regi

ster

kort

(han

dlin

gsty

p). N

är

en p

rivat

pers

on a

nsök

er o

m fö

rsko

lepl

ats k

omm

er d

et in

en

hand

ling

av

type

n "a

nsök

an o

m fö

rsko

lepl

ats"

. Ha

nter

ings

anvi

snin

g An

visn

inga

r för

hur

info

rmat

ion

ska

hant

eras

nä

r det

gäl

ler f

örva

ring,

sort

erin

g, g

allri

ng

och

sekr

etes

s

Anvi

snin

garn

a do

kum

ente

ras v

anlig

tvis

i dok

umen

than

terin

gspl

anen

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Hä

ndel

se

Best

ånds

del i

en

aktiv

itet s

om b

estå

r av

utby

te m

ella

n pe

rson

er e

ller s

yste

m

Info

rmat

ions

förs

örjn

ing

Aktiv

itete

r och

resu

rser

som

syft

ar ti

ll at

t sa

mla

in o

ch ti

llgän

glig

göra

info

rmat

ion

för

olik

a be

hov

Ett s

yste

m fö

r inf

orm

atio

nsfö

rsör

jnin

g in

nehå

ller t

re d

elar

: - E

n ka

talo

g fö

r sök

ning

- K

ällo

r i fo

rm a

v ol

ika

regi

ster

, ver

ksam

hets

syst

em, ä

rend

e- o

ch

doku

men

than

terin

gssy

stem

, bib

liote

k oc

h ar

kivs

yste

m m

m

- Kom

mun

ikat

ione

r - T

jäns

ter f

ör a

tt b

estä

lla e

ller h

ämta

info

rmat

ion

Info

rmat

ions

förv

altn

ing

Verk

sam

het f

ör a

tt ta

em

ot e

ller s

kapa

in

form

atio

n so

m sk

a ha

nter

as, d

istrib

uera

s oc

h til

l slu

t bev

aras

elle

r gal

lras

Med

han

tera

men

as a

tt sy

stem

atise

ra, b

eskr

iva,

redo

visa

, avg

räns

a oc

h sk

ydda

info

rmat

ion.

I in

form

atio

nsfö

rval

tnin

g in

går:

- Pos

töpp

ning

(bre

v oc

h in

korg

ar i

t.ex.

e-p

osts

yste

m e

ller s

ocia

la m

edie

r)

- Reg

istre

ring

- Val

av

mat

eria

l och

met

oder

för a

tt fr

amst

älla

han

dlin

gar

- Avg

räns

ning

, str

uktu

rerin

g oc

h be

slut o

m b

evar

ande

/gal

lring

- V

ård

och

skyd

d (s

yste

m o

ch lo

kale

r)

- Att

hål

la h

andl

inga

r/up

pgift

er å

tkom

liga

så a

tt d

e ka

n til

lgän

glig

göra

s Ka

n oc

kså

benä

mna

s ark

ivvå

rd.

Info

rmat

ions

kart

lägg

ning

Ar

bete

med

att

kar

tlägg

a oc

h do

kum

ente

ra

verk

sam

hete

ns p

roce

sser

och

in

form

atio

nsflö

den

som

stöd

jer d

essa

, sam

t re

surs

er so

m a

nvän

ds fö

r att

han

tera

in

form

atio

n

Grun

d fö

r bla

nd a

nnat

dok

umen

than

terin

gspl

an.

Info

rmat

ions

pake

t St

rukt

ur fö

r att

hål

la sa

mm

an o

ch fö

rkla

ra

sam

band

mel

lan

filer

som

ska

hant

eras

i et

t ar

kivs

yste

m.

Pake

t med

inne

hålls

info

rmat

ion

och

beva

rand

einf

orm

atio

n so

m b

evar

as i

ett

arki

vsys

tem

. En

kata

logs

truk

tur m

ed e

n XM

L-fil

som

bes

kriv

er v

ilka

filer

som

in

går o

ch sa

mba

nden

mel

lan

dem

(dat

a, m

etad

ata

och

form

atm

alla

r).

Info

rmat

ion

Pack

age

i OAI

S m

odel

l öve

r inf

orm

atio

nspa

kets

upp

bygg

nad.

In

form

atio

nsob

jekt

Et

t dat

aobj

ekt t

illsa

mm

ans m

ed

repr

esen

tatio

nsin

form

atio

n i e

tt a

rkiv

syst

em

Till

exem

pel e

n se

kven

s med

bita

r till

sam

man

s med

upp

gift

om

filty

p oc

h pr

ogra

mva

ra so

m b

ehöv

s för

att

pre

sent

era

info

rmat

ion

i läs

bar f

orm

. In

form

atio

n O

bjec

t i O

AIS-

mod

elle

n In

form

atio

nssy

stem

Et

t sys

tem

som

sam

lar,

lagr

ar, b

earb

etar

och

di

strib

uera

r inf

orm

atio

n. In

form

atio

nen

ska

vara

åtk

omlig

och

anv

ändb

ar fö

r dem

som

an

vänd

er sy

stem

et.

Met

oder

och

ver

ktyg

för a

tt st

rukt

urer

a, fö

rvar

a oc

h gö

ra in

form

atio

n sö

kbar

. Et

t inf

orm

atio

nssy

stem

är e

tt sy

stem

som

bes

tår b

åde

av m

änsk

liga

aktiv

itete

r och

av

den

tekn

iska

utru

stni

ng so

m a

nvän

ds fö

r att

han

tera

in

form

atio

n. S

yste

met

ska

stöd

ja k

omm

unik

atio

n oc

h ar

bete

. In

form

atio

nssy

stem

kan

var

a bå

de m

anue

lla o

ch h

ante

ras m

ed IT

-stö

d

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g In

form

atio

nssä

kerh

et

Förm

ågan

att

upp

rätt

hålla

öns

kad

konf

iden

tialit

et, r

iktig

het o

ch ti

llgän

glig

het

när d

et g

älle

r inf

orm

atio

n oc

h in

form

atio

nstil

lgån

gar

Inne

hålls

info

rmat

ion

De

t inn

ehål

l som

är f

örem

ål fö

r bev

aran

de i

ett a

rkiv

syst

em

Best

år a

v da

ta m

ed ti

llhör

ande

repr

esen

tatio

nsin

form

atio

n. E

tt e

xem

pel p

å in

nehå

llsin

form

atio

n ka

n va

ra e

n en

da ta

bell

med

siffr

or so

m re

pres

ente

rar

och

förs

tås s

om te

mpe

ratu

rer,

men

inte

till

exem

pel d

en d

okum

enta

tion

som

fö

rkla

rar d

ess h

istor

ia o

ch u

rspr

ung

(bes

kriv

ande

info

rmat

ion)

. Co

nten

t Inf

orm

atio

n i O

AIS-

mod

elle

n

Inte

grer

a At

t få

någo

t att

sam

man

smäl

ta ti

ll en

hel

het

elle

r ino

rdna

någ

ot so

m e

n na

turli

g de

l i

någo

t ann

at

I de

flest

a fa

ll av

ses a

utom

atise

rad

info

rmat

ions

över

förin

g m

ella

n sjä

lvst

ändi

ga sy

stem

med

öve

rbry

ggan

de a

v de

skill

nade

r som

finn

s mel

lan

dess

a sy

stem

. Det

kan

ock

så rö

ra si

g om

syst

emin

tegr

atio

n dä

r fle

ra o

lika

frist

åend

e sy

stem

kop

plas

ihop

för a

tt fu

nger

a til

lsam

man

s.

Inte

rope

rabi

litet

Fö

rmåg

a ho

s sys

tem

, org

anisa

tione

r elle

r ve

rksa

mhe

tspr

oces

ser a

tt fu

nger

a til

lsam

man

s och

kun

na k

omm

unic

era

med

va

rand

ra g

enom

att

öve

rens

kom

na re

gler

fö

ljs

Kana

l Ko

ntak

tsät

t som

anv

änds

för f

örm

edlin

g av

in

form

atio

n oc

h tjä

nste

r Ka

nale

r kan

finn

as m

ella

n m

änni

skor

, mel

lan

syst

em sa

mt m

ella

n m

änni

ska

och

syst

em. E

xem

pel p

å ka

nale

r är w

ebbe

n, sm

s, te

lefo

nsam

tal,

pers

onlig

t m

öte.

Kata

logt

jäns

t En

dat

abas

som

lagr

as c

entr

alt o

ch d

är o

lika

syst

em k

an sö

ka o

ch h

ämta

info

rmat

ion

Ord

et a

nvän

ds o

ftas

t för

info

rmat

ion

av te

knisk

t sla

g. T

ill e

xem

pel u

ppgi

fter

om

dat

orer

, pro

gram

varo

r, an

vänd

arna

mn

med

mer

a. In

form

atio

nen

lagr

as

som

obj

ekt o

ch fö

r var

je o

bjek

t fin

ns se

dan

spec

ifika

upp

gift

er so

m IP

-ad

ress

er, e

-pos

tadr

esse

r och

löse

nord

till

exem

pel.

Kl

ass

Olik

a ni

våer

som

redo

visa

s i e

nlig

het m

ed e

tt

klas

sific

erin

gssc

hem

a.

Olik

a kl

asse

r som

repr

esen

tera

r ver

ksam

het,

proc

esse

r, ak

tivite

ter o

ch

tran

sakt

ione

r. Kl

asse

n re

dovi

sas s

om e

n st

rukt

uren

het.

Kl

assi

ficer

ings

sche

ma

Syst

emat

isk st

rukt

ur fö

r att

kny

ta

info

rmat

ion

till s

itt v

erks

amhe

ts-

sam

man

hang

Anvä

nds i

ark

ivre

dovi

snin

g fö

r att

stru

ktur

era

till e

xem

pel d

iarie

plan

elle

r fö

rtec

knin

gspl

an e

fter

ver

ksam

hete

ns p

roce

sser

Klas

sific

erin

gstjä

nst

Funk

tiona

litet

för a

tt h

ante

ra k

lass

ifice

ring

av in

form

atio

n va

d gä

ller v

erks

amhe

ts-

sam

man

hang

enl

igt s

om e

tt fa

stst

ällt

klas

sific

erin

gssc

hem

a

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Ko

nsum

ent

Pers

on e

ller i

t-sy

stem

som

anv

ände

r tjä

nste

r fö

r att

söka

eft

er o

ch få

åtk

omst

till

info

rmat

ion

som

bev

aras

av

ett a

rkiv

syst

em.

Den

roll

som

inne

has a

v pe

rson

er e

ller i

t-sy

stem

som

anv

ände

r ar

kivs

yste

mje

t. Ko

nsum

ent k

an v

ara

en fo

rska

re e

ller b

esök

are,

ett

ve

rksa

mhe

tssy

stem

elle

r en

anst

älld

hos

ark

ivm

yndi

ghet

en.

Konv

erte

ring

Om

vand

ling

av fi

ler (

text

, mus

ik, f

oto,

vid

eo)

från

ett

filfo

rmat

till

ett a

nnat

, elle

r frå

n an

alog

t till

dig

italt

form

at. A

vser

äve

n om

vand

ling

av d

atas

truk

tur i

sam

band

med

til

l exe

mpe

l byt

e av

ver

ksam

hets

syst

em.

Leve

rans

obje

kt

Själ

va le

vera

nsen

som

gen

omfö

rs a

v in

form

atio

n fr

ån v

erks

amhe

tssy

stem

till

arki

vsys

tem

.

Upp

gift

er o

m t.

ex. a

rkiv

bild

are,

syst

emre

dovi

snin

g, m

appn

ings

doku

men

t til

lsam

man

s med

de

arki

vobj

ekt s

om le

vere

ras.

Leve

rans

pake

t De

t inf

orm

atio

nspa

ket s

om le

vere

ras a

v en

pr

oduc

ent t

ill a

rkiv

syst

emet

och

som

ligg

er

till g

rund

för e

tt e

ller f

lera

ark

ivpa

ket.

Öve

rför

ing

av in

form

atio

n fr

ån e

tt v

erks

amhe

tssy

stem

elle

r ann

at

arki

vsys

tem

i et

t enl

igt O

AIS

stru

ktur

erat

info

rmat

ions

pake

t som

följe

r öv

eren

skom

mel

se m

ella

n pr

oduc

ent o

ch a

rkiv

(Sub

miss

ion

Agre

emen

t). E

tt

info

rmat

ions

pake

t för

leve

rans

bes

tår a

v et

t elle

r fle

ra le

vera

nsob

jekt

. (S

ubm

issio

n In

form

atio

n Pa

ckag

e, S

IP, i

OAI

S-m

odel

len.

) Le

vera

nspr

ojek

t Pr

ojek

t för

att

gen

omfö

ra le

vera

ns fr

ån

prod

ucen

t till

ark

ivsy

stem

i en

lighe

t med

en

leve

rans

över

ensk

omm

else

.

Leve

rans

spec

ifika

tion

Ett d

okum

ent s

om b

eskr

iver

de

regl

er so

m

gälle

r för

en

spec

ifik

typ

av le

vere

rad

info

rmat

ion,

till

exem

pel h

ur fi

ler s

ka

form

ater

as o

ch d

ata

stru

ktur

eras

.

Den

spec

ifika

tion

som

gäl

ler f

ör e

n vi

ss le

vera

nsty

p. E

tt e

xem

pel k

an v

ara

den

FGS

för "

ären

de- o

ch d

okum

enth

ante

ring"

som

tas f

ram

av

DP5.

Myn

digh

eter

ka

n oc

kså

fram

stäl

la e

gna

leve

rans

spec

ifika

tione

r för

ege

ndef

inie

rade

le

vera

nsty

per.

Le

vera

nsty

p

En ty

p av

leve

rans

till

arki

vsys

tem

som

de

finie

ras i

en

leve

rans

spec

ifika

tion

Varje

leve

rans

typ

besk

rivs a

v en

leve

rans

spec

ifika

tion.

En

leve

rans

typ

defin

iera

s utif

rån

tekn

isk st

rukt

ur o

ch/e

ller t

emat

iskt o

mrå

de fö

r inn

ehål

let

vilk

et a

vgör

s av

typ

av le

vere

rand

e sy

stem

. Exe

mpe

l på

leve

rans

type

r är

"äre

nde-

och

dok

umen

than

terin

g", "

ekon

omi"

och

"dat

abas

er".

Leve

rans

över

ensk

omm

else

Do

kum

ent s

om b

eskr

iver

öve

rens

kom

mel

se

mel

lan

prod

ucen

t och

ark

iv.

Öve

rens

kom

mel

se so

m tr

äffa

ts m

ella

n ar

kive

t och

pro

duce

nten

och

som

sp

ecifi

cera

r hur

dat

a sk

a le

vere

ras.

I öv

eren

skom

mel

sen

besk

rivs f

orm

at,

inne

håll

och

logi

ska

stru

ktur

er sa

mt h

ur in

form

atio

n sk

a öv

erfö

ras t

ill

arki

vsys

tem

et. D

etal

jera

d te

knisk

bes

kriv

ning

i le

vera

nssp

ecifi

katio

n so

m k

an

vara

en

bila

ga ti

ll le

vera

nsöv

eren

skom

mel

sen.

Su

bmiss

ion

Agre

emen

t i O

AIS-

mod

elle

n

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Lå

ngsi

ktig

t bev

aran

de

Att b

evar

a in

form

atio

n en

tids

perio

d lä

ngre

än

livs

tiden

för s

yste

met

(hår

dvar

a oc

h m

jukv

ara)

Mas

king

räns

snitt

Et

t grä

nssn

itt so

m k

an a

nvän

das a

v ol

ika

prog

ram

varo

r för

att

kom

mun

icer

a m

ed

vara

ndra

Om

ett

mas

king

räns

snitt

är ö

ppet

och

väl

dok

umen

tera

t und

erlä

ttar

det

in

tegr

atio

n m

ella

n ol

ika

info

rmat

ions

syst

em

Met

adat

a Da

ta o

m d

ata

Met

adat

a ka

n an

vänd

as fö

r att

bes

kriv

a in

nehå

llet o

ch h

ur u

ppgi

fter

(dat

a) ä

r st

rukt

urer

ade.

Met

adat

a an

vänd

s för

att

und

erlä

tta

sökn

ing,

sort

erin

g,

tolk

ning

och

upp

följn

ing.

Met

adat

a an

vänd

s till

exe

mpe

l i d

okum

entm

alla

r så

att

info

rmat

ion

om d

okum

ente

ts fö

rfat

tare

, nam

n, ti

tel,

iden

titet

och

da

tum

. I e

tt re

gist

er ö

ver a

llmän

na h

andl

inga

r (di

ariu

m) ä

r det

upp

gift

om

da

tum

, avs

ända

re/m

otta

gare

, bes

kriv

ning

av

inne

håll

och

unik

iden

titet

M

etad

ata

anvä

nds o

ckså

för a

tt fö

rkla

ra v

ad u

ppgi

fter

i et

t reg

ister

bet

yder

. O

m e

n ra

d m

ed si

ffror

är e

tt p

erso

nnum

mer

elle

r ett

tele

fonn

umm

er.

Mig

rera

By

ta te

knisk

pla

ttfo

rm fö

r ett

it-s

yste

m

sam

tidig

t som

man

beh

ålle

r ver

ksam

hete

ns

data

och

eve

ntue

llt ä

ven

prog

ram

men

.

Mig

rerin

gen

kan

inne

bära

byt

e av

hår

dvar

a, ti

ll ex

empe

l frå

n st

orda

tors

yste

m

till p

erso

ndat

orer

i nä

tver

k, b

yte

av o

pera

tivsy

stem

elle

r byt

e av

da

taba

shan

tera

re. D

et k

rävs

van

ligen

att

man

kon

vert

erar

dat

a oc

h an

pass

ar

elle

r skr

iver

om

pro

gram

M

ärks

pråk

Fi

lform

at so

m a

nvän

ds fö

r att

stru

ktur

era

och

klas

sific

era

info

rmat

ion

så a

tt

info

rmat

ione

n bl

ir lä

sbar

för m

ånga

olik

a pr

ogra

m, o

ch ä

ven

dire

kt fö

r en

män

sklig

lä

sare

.

Anvä

nds f

ör a

tt u

tbyt

a in

form

atio

n m

ella

n ol

ika

syst

em e

ller f

ör h

andl

inga

r so

m k

omm

er in

via

e-t

jäns

ter.

Doku

men

ten

bygg

s upp

av

särs

kild

a te

xtko

der

(så

kalla

de ta

ggar

elle

r ele

men

t) so

m in

te sy

ns n

är d

okum

ente

t pre

sent

eras

fö

r anv

ända

ren

i sin

slut

gilti

ga fo

rm.

Offe

ntlig

förv

altn

ing

Verk

sam

het s

om v

erks

tälle

r bes

lut f

atta

de

av st

atsm

akte

rna

och

andr

a po

litisk

a fö

rsam

linga

r

Skol

- och

bar

nom

sorg

sför

valtn

inge

n i V

äxjö

kom

mun

Pake

terin

gsin

form

atio

n

Info

rmat

ion

som

anv

änds

för a

tt b

eskr

iva

och

hålla

ihop

ett

info

rmat

ions

pake

t i e

tt

arki

vsys

tem

.

Met

adat

a so

m ta

lar o

m v

ilka

filer

som

ingå

r i e

tt in

form

atio

nspa

ket h

ur d

e hö

r iho

p.

(Pac

kagi

ng In

form

atio

n i O

AIS-

mod

elle

n)

Plat

tfor

m

Spec

ifik

upps

ättn

ing

dato

rutr

ustn

ing,

pr

ogra

mva

ror e

ller k

ombi

natio

n av

des

sa

Plat

tfor

m k

an ti

ll ex

empe

l var

a en

viss

pro

cess

or, e

ller e

tt v

isst

oper

ativ

syst

em. D

e un

derli

ggan

de sy

stem

en h

ar b

etyd

else

för a

tt

verk

sam

hets

syst

emen

ska

kunn

a fu

nger

a på

öns

kat s

ätt.

Plat

tfor

m k

an o

ckså

va

ra e

n up

psät

tnin

g ve

rksa

mhe

tsst

ödja

nde

syst

em so

m fu

nger

ar so

m b

as fö

r at

t byg

ga u

pp o

lika

hand

lägg

ning

srut

iner

.

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Po

rtal

W

ebbp

lats

som

huv

udsa

klig

en in

nehå

ller

ingå

ngar

till

info

rmat

ion

från

olik

a kä

llor,

ett

stör

re a

ntal

tjän

ster

elle

r web

bpla

tser

med

en

gem

ensa

m n

ämna

re

Syft

et m

ed p

orta

len

är a

tt p

aket

era

info

rmat

ions

resu

rser

elle

r tjä

nste

r frå

n fle

ra h

åll p

å et

t öve

rskå

dlig

t sät

t, så

att

info

rmat

ions

söka

re o

ch a

nvän

dare

lo

tsas

rätt

.

Proc

ess

Avgr

änsa

d fö

ljd a

v ak

tivite

ter s

om

före

kom

mer

upp

repa

t i v

erks

amhe

ten

En

pro

cess

som

är b

eskr

iven

kan

aut

omat

isera

s i e

tt a

rbet

sflö

de

Proc

essb

eskr

ivni

ng

En b

eskr

ivni

ng i

visu

ell f

orm

elle

r i te

xt a

v en

sp

ecifi

k pr

oces

s Be

roen

de sy

ftet

med

pro

cess

besk

rivni

ngen

inne

hålle

r den

na b

eskr

ivni

ng a

v ak

tivite

ter,

ansv

ar, i

nfor

mat

ions

hant

erin

g m

m

Prod

ucen

t Ro

ll so

m ti

llhan

dahå

ller i

nfor

mat

ion

som

ska

beva

ras i

ett

ark

ivsy

stem

De

t kan

var

a en

per

son,

ver

ksam

het e

ller i

t-sy

stem

som

tillh

anda

hålle

r den

in

form

atio

n so

m sk

a be

vara

s. D

etta

kan

om

fatt

a ex

tern

a ar

kivs

yste

m e

ller

inte

rna

arki

vsys

tem

, per

sone

r elle

r sys

tem

. (P

rodu

cer i

OAI

S-m

odel

len)

Pr

ogra

m

Data

i fo

rm a

v in

stru

ktio

ner s

om e

n da

tor

kan

tolk

a oc

h ut

föra

(exe

kver

a)

Proj

ekt

Ett a

ntal

sam

ordn

ade

och

styr

da a

ktiv

itete

r m

ed st

art-

och

slut

datu

m, i

nitie

rade

för a

tt

uppn

å et

t mål

som

upp

fylle

r spe

cifik

a kr

av,

inkl

usiv

e i t

id, k

ostn

ader

och

resu

rser

Publ

icer

a Åt

gärd

en a

tt g

öra

info

rmat

ion

tillg

ängl

ig fö

r al

lmän

hete

n

Via

till e

xem

pel w

ebbp

ublic

erin

gsve

rkty

g el

ler ä

rend

e- o

ch

doku

men

than

terin

gssy

stem

Re

gist

erpo

st

Sam

man

höra

nde

data

om

en

pers

on, e

tt

före

mål

elle

r en

händ

else

En

pos

t bru

kar m

otsv

aras

av

en ra

d i e

n ta

bell

i rel

atio

nsda

taba

s. V

arje

pos

t be

står

av

fält

som

nam

n, a

dres

s, te

lefo

nnum

mer

. Pos

ten

iden

tifie

ras a

v et

t ny

ckel

fält,

till

exem

pel p

erso

nnum

mer

. Pos

ter v

erks

amhe

tssy

stem

som

är

regi

stre

rade

, sig

nera

de e

ller p

å an

nat s

ätt f

ärdi

ga ä

r allm

än h

andl

ing.

Regi

stre

rings

syst

em

Info

rmat

ions

syst

em so

m få

ngar

och

hål

ler

ordn

ing

på v

erks

amhe

tsin

form

atio

n.

Kan

vara

en

inte

grer

ad d

el a

v et

t ver

ksam

hets

syst

em e

ller e

tt se

para

t sys

tem

fö

r att

sam

la in

och

han

tera

info

rmat

ion

som

är i

nkom

men

elle

r upp

rätt

ad

(färd

igst

älld

). Ti

ll ex

empe

l dia

riesy

stem

. Mot

svar

ar R

ecor

ds S

yste

m i

MoR

eq20

10.

Repr

esen

tatio

ns-

info

rmat

ion

De

n in

form

atio

n so

m h

ör ti

ll et

t in

form

atio

nsob

jekt

och

som

gör

att

ett

da

taob

jekt

blir

mer

beg

riplig

t.

Begr

epp

i OAI

S m

odel

l öve

r inf

orm

atio

nspa

kets

upp

bygg

nad.

Till

exe

mpe

l in

form

atio

n om

vilk

en te

cken

kodn

ing

som

gäl

ler f

ör e

n fil

, så

den

kan

läsa

s up

p til

l beg

riplig

text

elle

r upp

gift

om

filfo

rmat

och

vilk

a pr

ogra

mva

ror s

om

behö

vs fö

r att

läsa

file

n.

(Rep

rese

ntat

ion

Info

rmat

ion

i OAI

S-m

odel

len)

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Se

kret

essm

arke

ring

En m

arke

ring

som

ska

uppl

ysa

anvä

ndar

e om

at

t det

kan

finn

as se

kret

essu

ppgi

fter

och

att

en

prö

vnin

g be

höve

r ske

före

utlä

mna

nde

Sekr

etes

smar

kerin

g sk

a up

pfyl

la k

rave

n i 5

kap

5 §

i of

fent

lighe

ts- o

ch

sekr

etes

slage

n. A

v m

arke

ringe

n sk

a fr

amgå

: Till

ämpl

ig

sekr

etes

sbes

täm

mel

se, d

atum

, myn

digh

et so

m g

jort

ant

eckn

inge

n

Spec

ifika

tion

Deta

ljera

d be

skriv

ning

av

hur d

ata

och

met

adat

a sk

a do

kum

ente

ras o

ch

stru

ktur

eras

Inne

hålle

r såd

ant s

om n

amn

på a

ttrib

ut, v

ilka

teck

en so

m ä

r till

åtna

för o

lika

type

r av

data

, om

fälte

n m

åste

fylla

s i e

ller i

nte.

Spår

U

ppgi

fter

som

dok

umen

tera

s så

att d

et b

lir

möj

ligt a

tt g

å til

lbak

a oc

h ko

ntro

llera

vad

so

m h

ar h

änt

Anvä

nds f

ör fe

lsökn

ing,

obe

hörig

åtk

omst

och

att

inte

info

rmat

ion

har

man

ipul

erat

s på

ett o

tillå

tet s

ätt

Exem

pel:

- Log

gfile

r - H

istor

ik k

nute

n til

l hän

delse

r På

pap

pers

doku

men

t säk

erst

älls

spår

barh

et ti

ll ex

empe

l vid

felrä

ttni

ng a

tt

det f

elak

tiga

orde

t str

yks o

ch a

tt rä

ttel

sen

signe

ras a

v de

n so

m g

ör d

en

Spår

barh

et

Möj

lighe

t att

kon

trol

lera

urs

prun

g, ä

kthe

t, be

foge

nhet

och

beh

örig

het

Möj

lighe

t att

följa

bak

åt v

ad so

m h

ar h

änt m

ed e

tt re

gist

rera

t obj

ekt e

ller

doku

men

t gen

om h

ände

lselo

gg e

ller m

otsv

aran

de

Stan

dard

Ö

vere

nsko

mm

else

mel

lan

part

er o

m h

ur

någo

t ska

utf

öras

, vilk

en in

nehå

ller

besk

rivni

ngar

, reg

ler o

ch re

kom

men

datio

ner

för a

llmän

gilti

g oc

h up

prep

ad a

nvän

dnin

g

En st

anda

rd ä

r van

ligtv

is do

kum

ente

rad

i for

m a

v be

skriv

ning

ar, r

egle

r och

re

kom

men

datio

ner f

ör a

llmän

gilti

g oc

h up

prep

ad a

nvän

dnin

g. D

et fi

nns

inte

rnat

ione

lla st

anda

rdise

rings

orga

n so

m ti

ll ex

empe

l ITU

, AN

SI, I

EEE

och

ISO

. Det

finn

s ock

så st

anda

rder

som

upp

ståt

t spo

ntan

t. De

kal

las "

de fa

cto-

stan

dard

er".

Sy

stem

adm

inis

trat

ör

Roll

som

har

till

uppg

ift a

tt a

dmin

istre

ra o

ch

konf

igur

era

ett i

nfor

mat

ions

syst

em

Syst

emad

min

istra

töre

n ha

r till

upp

gift

att

stöd

ja v

erks

amhe

ten

med

kun

skap

om

syst

emet

så a

tt n

ytta

n m

ed sy

stem

et k

omm

er ti

ll sin

rätt

. Sy

stem

adm

inist

ratö

ren

har e

n be

hörig

het s

om st

år h

ögre

än

andr

a ro

ller o

ch

kan

ändr

a oc

h til

ldel

a be

hörig

hete

r, lö

seno

rd, ä

ndra

syst

emin

stäl

lnin

gar o

ch

para

met

rar m

ed m

era

Syst

emäg

are

Roll

som

har

form

ellt

ansv

ar fö

r ett

viss

t in

form

atio

nssy

stem

Ti

ll ex

empe

l org

anisa

tione

ns c

hef m

ed a

nsva

r för

ans

kaffn

ing,

ny-

/vid

are-

/avv

eckl

ing,

förv

altn

ing

sam

t ans

var f

ör k

rav

på d

rift,

säke

rhet

och

an

vänd

ning

av

ett i

nfor

mat

ions

syst

em in

om ra

men

för a

ntag

na m

ål o

ch

ekon

omisk

a ra

mar

Sä

kerh

etsk

opia

Ko

pia

av d

atam

ängd

, tag

en fö

r att

man

vid

be

hov

ska

kunn

a åt

erst

älla

förlo

rad

info

rmat

ion

Ord

et b

acku

p an

vänd

s oft

a.

Säke

rhet

skop

ierin

g Fu

nktio

n fö

r att

skap

a sä

kerh

etsk

opio

r, sä

ker

förv

arin

g oc

h ru

tiner

för a

tt å

ters

tälla

in

form

atio

n

Oft

a pr

atar

man

om

att

ta b

acku

p el

ler g

öra

back

up.

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Ti

llgän

glig

het

Möj

lighe

t att

kun

na a

nvän

da e

n re

surs

elle

r en

tjän

st i

förv

änta

d ut

strä

ckni

ng o

ch in

om

önsk

ad ti

d

Tillg

ängl

ighe

t är b

eroe

nde

av fö

rmåg

a oc

h fö

ruts

ättn

inga

r hos

båd

e an

vänd

aren

och

leve

rant

ören

av

en re

surs

. Till

gäng

lighe

t kan

avs

e t.e

x.

funk

tions

hind

er, g

eogr

afi,

info

rmat

ions

säke

rhet

och

tekn

isk p

rest

anda

. Till

ex

empe

l möj

lighe

ten

att f

å en

text

upp

läst

med

aut

omat

ik. A

tt in

form

atio

n fin

ns p

ublic

erad

på

Inte

rnet

inne

bär o

ckså

tillg

ängl

ighe

t eft

erso

m

kons

umen

ten

inte

beh

över

kom

ma

till e

n vi

ss p

lats

för a

tt ta

del

av

info

rmat

ion.

Tj

änst

Pa

kete

rad

serv

ice

elle

r lös

ning

som

erb

juds

fö

r att

tillg

odos

e et

t beh

ov

Pake

tera

d be

tyde

r att

en

tjäns

t kan

erb

juda

s i sa

mm

a fo

rm ti

ll fle

ra

mot

taga

re o

ch o

fta

även

pris

sätt

as.

Upp

rätt

ad h

andl

ing

Info

rmat

ion

som

dok

umen

tera

ts i

sin

slutg

iltig

a fo

rm

När

en

hand

ling

anse

s upp

rätt

ad re

gler

as i

Tryc

kfrih

etsf

öror

dnin

gen

kap

2 §

7 Ha

ndlin

g är

upp

rätt

ad ti

ll ex

empe

l när

: - H

andl

inge

n ha

r exp

edie

rats

- Ä

rend

et so

m h

andl

inge

n til

lhör

är k

lart

- N

är h

andl

inge

n ha

r fär

digs

tällt

s på

någo

t ann

at sä

tt (t

ill e

xem

pel g

enom

att

de

n bö

rjar a

nvän

das i

ver

ksam

hete

n)

- Dia

rium

, jou

rnal

, reg

ister

elle

r ann

an fö

rtec

knin

g är

allm

än h

andl

ing

så sn

art

som

det

har

gjo

rts i

ordn

ing

för a

tt fö

ra in

upp

gift

er e

ller a

ntec

knin

gar

- Bes

lut n

är d

et ä

r exp

edie

rat e

ller m

edde

lat

- Pro

toko

ll el

ler j

ämfö

rbar

a an

teck

ning

ar n

är d

et h

ar ju

ster

ats

Utb

ytes

form

at

Stan

dard

elle

r filf

orm

at fö

r ide

ntifi

erin

g oc

h ut

byte

av

data

elem

ent

Utk

ast

Olik

a ve

rsio

ner a

v et

t dok

umen

t som

inte

är

färd

igst

ällt

elle

r till

exe

mpe

l en

regi

ster

post

so

m in

te ä

r sig

nera

d

Ett u

tkas

t som

inte

är e

n up

prät

tad

hand

ling

enlig

t def

initi

onen

i tr

yckf

rihet

sför

ordn

inge

n oc

h so

m in

te a

rkiv

erat

s. U

tkas

t är e

n de

l av

arbe

tsm

ater

iale

t som

han

tera

s i e

tt ä

rend

e.

Verk

sam

het

Viss

typ

av m

ålin

rikta

t arb

ete

som

utf

örs

fort

löpa

nde

Ve

rksa

mhe

ter ä

r till

exe

mpe

l att

sköt

a om

kom

mun

ens m

ark,

bed

riva

omso

rg

för ä

ldre

elle

r sko

la fö

r bar

n oc

h un

gdom

ar

Verk

sam

hets

base

rad

arki

vred

ovis

ning

Ar

kivr

edov

isnin

g so

m u

tgår

från

ve

rksa

mhe

tens

pro

cess

er o

ch a

ktiv

itete

r för

at

t red

ovisa

info

rmat

ion

Verk

sam

hets

funk

tion

En fu

nktio

n ha

r i u

ppgi

ft a

tt u

tför

a en

elle

r fle

ra d

elar

av

en p

roce

ss

För a

tt k

unna

utf

öra

funk

tione

n be

hövs

per

sona

l, re

surs

er, t

ekni

ska

hjäl

pmed

el o

ch ru

tiner

för a

tt u

tför

a vi

ssa

aktiv

itete

r (ex

dia

riefö

ra,

fakt

urer

a). V

erks

amhe

tssy

stem

har

funk

tiona

litet

som

stöd

jer e

n el

ler f

lera

ve

rksa

mhe

tsfu

nktio

ner.

2013

-08-

07

Term

De

finiti

on

Förk

larin

g Ve

rksa

mhe

tsnä

ra a

rkiv

O

lika

type

r av

lösn

inga

r för

att

han

tera

ar

kive

rad

info

rmat

ion

och

där v

erks

amhe

ten

ansv

arar

för i

nfor

mat

ione

n

Verk

sam

hets

nära

ark

iv k

an d

elas

upp

i nä

rark

iv o

ch m

ella

nark

iv

Verk

sam

hets

syst

em

Info

rmat

ions

syst

em so

m ä

r avs

ett a

tt

anvä

ndas

i en

avg

räns

ad v

erks

amhe

t Sy

stem

et k

an st

ödja

olik

a ty

per a

v re

gist

er, d

okum

ent,

jour

nala

ntec

knin

gar,

ären

deha

nter

ing

och

arbe

tsflö

den.

Äre

ndeh

ante

rings

- och

re

gist

rerin

gssy

stem

sam

t ver

ksam

hets

nära

ark

iv k

an v

ara

pake

tera

de i

sam

ma

prod

ukt/

syst

emlö

snin

g. E

tt v

erks

amhe

tssy

stem

för a

tt ti

ll ex

empe

l st

ödja

arb

etet

med

eko

nom

isk re

dovi

snin

g ka

n fö

reko

mm

a so

m e

tt fl

erta

l ol

ika

prod

ukte

r elle

r till

ämpn

inga

r.

Verk

tyg

En te

knisk

lösn

ing

som

har

funk

tiona

litet

för

att l

ösa

en a

vgrä

nsad

upp

gift

Ti

ll ex

empe

l ett

form

ulär

verk

tyg

som

inne

hålle

r olik

a fu

nktio

ner f

ör a

tt sk

apa

och

adm

inist

rera

form

ulär

. Elle

r upp

följn

ings

verk

tyg

som

inne

hålle

r olik

a st

atist

ik- o

ch ra

ppor

t fun

ktio

ner

Vers

ions

hant

erin

g St

öd fö

r att

han

tera

att

olik

a ve

rsio

ner a

v do

kum

ent,

källk

odsf

iler e

ller p

rogr

am k

an

åter

skap

as, o

ch ä

ndrin

gar g

jord

a i d

essa

tid

igar

e ve

rsio

ner k

an sp

åras

Vers

ions

hant

erin

g in

nebä

r en

möj

lighe

t till

kon

trol

l av

förä

ndrin

gar i

tidi

gare

ve

rsio

ner a

v en

han

dlin

g. G

er sp

årba

rhet

när

till

exem

pel m

ånga

per

sone

r ar

beta

r med

sam

ma

hand

ling/

ären

de.

Åtko

mst

Fu

nktio

nalit

et so

m e

n an

vänd

are

är b

ehör

ig

att h

a til

lgån

g til

l i e

tt in

form

atio

nssy

stem

M

öjlig

het a

tt h

ämta

och

läsa

info

rmat

ion

elle

r att

anv

ända

utr

ustn

ing

i dat

or,

prog

ram

elle

r nät

verk

. Rät

tighe

t att

kom

ma

åt v

iss in

form

atio

n (e

ller

resu

rser

) i e

tt d

ator

syst

em e

ller n

ätve

rk.

Ären

desy

stem

In

form

atio

nssy

stem

som

und

erlä

ttar

och

styr

ad

min

istra

tivt a

rbet

e, fr

ån a

tt ä

rend

e ko

mm

er u

pp ti

ll at

t bes

lut f

atta

s och

ve

rkst

älls

I äre

ndes

yste

m st

uktu

rera

s inf

orm

atio

n sa

mla

t i ä

rend

en (f

råga

som

tas u

pp

för b

ehan

dlin

g)

Öve

rför

ing

Et

t till

fälle

när

dat

a fö

rs ö

ver t

ill e

tt

arki

vsys

tem

En

leve

rans

till

ett a

rkiv

syst

em k

an sk

e i f

lera

öve

rför

inga

r (el

ler o

mgå

ngar

). En

öve

rför

ing

tillh

ör e

n oc

h en

dast

en

leve

rans

över

ensk

omm

else

. En

över

förin

g ka

n om

fatt

a en

elle

r fle

ra le

vera

nspa

ket.

(Dat

a Su

bmiss

ion

Sess

ion

i OAI

S-m

odel

len)