uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
TRANSCRIPT
Uusi tila, uusi tapa tehdä työtäKonserniesikunnan monitilatoimisto 2014
Konserniesikunnan monitilatoimistoon kaupungin pilottikohde
• 35 konserniesikunnan työntekijää luopui maaliskuussa 2014 työhuoneistaan ja siirtyi monitilatoimistoon.
• Monitilatoimistossa on 22 nimeämätöntä työpistettä.
• Lisäksi on erilaisia työskentelyyn sopivia tiloja mm. piipahduspisteet (neuvottelusohvat- ja tuolit), hiljaisen työn tila sekä neuvotteluhuoneita.
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
2
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
3
Tilankäyttö tehostuu
• Tavoitteena taloudellinen tehokkuus ja energian säästö
• Luovutaan tarpeettomista tiloista• Tilat muuntojoustaviksi ja tehokkaampaan käyttöön• Edustavampi - enemmän Espoon kaupungin
imagon näköinen• Pilotti toimii esimerkkinä kaupungin
tilakehittämiselle
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
4
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
5
Konserniesikunnan työskentely uudistuu
• Kehitetään uusia työtapoja• Kannustetaan yhdessä
tekemiseen• Monipuoliset mahdollisuudet työn
tekemiseen• Liikkuva työ• Lisää työn laatua ja mielekkyyttä• Yhdessä tehdyt pelisäännöt
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
6
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
7
Aikataulu
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
8
Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu2013 2014
Suunnittelu
Remontti
Kalustaminen
Pelisääntöjen luominen Pelisääntöjen tarkentaminen
Viestintä (työpajat, infot, yksikkökokoukset, työtila, Yammer…)
Väistö-muutto
Muutto
Kaluste-, tekstiili- ja AV-laitekilpailutukset
Työskentelytapakysely
• Suunnittelu käynnistyi syksyllä 2012. • Lokakuussa 2012 toteutettiin työtapakysely sekä tilojen käyttöastemittaus.• Henkilöstön toiveita suunnitteluun kartoitettiin työpajassa keväällä 2013.• Työskentelytapakyselyä toteutetaan kuukausittain ainakin vuoden 2014 loppuun. Tuloksia käydään läpi yhteisissä infoissa.
Kustannukset 545 000 euroa
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
9
330 000110 000
65 00020 000
20 000
Remontti
Kalusteet ja tekstiilit
Suunnittelu
AV-laitteet
Muut (muutot,valmennus jne.)
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
10
Miten kustannukset hoidetaan?
• Citycon maksoi remontin (330 000 euroa) ja me maksamme sen korotettuna vuokrana takaisin seuraavan 4 vuoden kuluessa
• Neljännestä kerroksesta vapautunut tila 410 m² vuokrataan edelleen kaupungin muille yksiköille mm. Vanhuspalvelujen kotihoidolle
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
11
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
12
Omat resurssit
• Projektiryhmä• Työmäärä• Työskentelytapa
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
13
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
14
Uudistus on kokonaisuus
Tilat
Ihmiset
Työvälineet
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
15
Uusi tapa tehdä työtä –avainasioita
Pelisäännöt• Luotu yhdessä• Pidetään ajan
tasalla
Työvälineet• Paperiton ja
liikkuva työskentely mahdollista
Liikkuva työ• Liikkuvan työn
sopimukset kaikille
• Tavoitettavuus säilyy
Yhteisöllisyys• Osallistuminen• Tiedon
jakaminen
Osaaminen• Työvälineiden
käytön tehokkuuteen panostettu
• Koulutusta kaikille yksiköille
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
16
Tätä teemme konserniesikunnassa
17
Konserniesikunta johtaa, ohjaa ja valvoo kaupunkikonsernia kaupunginjohtajan johdolla
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
18
Konserniesikunnan yksiköt ja ryhmät vastaavat konserniesikunnan tehtävistä
monialaisella asiantuntijuudella ja esikunnan ja koko konsernin edustajista koostuvilla asialähtöisillä tiimeillä sekä
verkostomaisella toimintatavalla.
Konserniesikunta edistää
• hyvää hallintoa • päätöksentekoa • yhtenäisiä
toimintatapoja • kaupungin
elinvoimaisuutta • kestävää kehitystä.
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
19
Konsernihallinnon organisaatio
2014
20
Kon
sern
ihal
linto Konserni-
esikunta(kaupungin-
johtaja)
Strategia ja talous -yksikkö
Strategia ja kehittäminen
Tietohallintoryhmä
Hankinnan ohjaus
Taloussuunnittelu
Rahoitus
Konserniohjaus
Hallinto- ja lakiasiat -yksikkö
Henkilöstöyksikkö
Kaupunkikehitys-yksikkö
Palvelut ja laatu –yksikkö
Viestintäyksikkö
Sisäinen tarkastus
(tarkastus-johtaja)
Tutustu uuteen tilaan videolla
2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä
21
Espoon kaupunkimonitilatoimisto