Výběr HRIS

5.6. 2014 Petr Kadlec, Jan Pavelka

2

HR snídaně vážně i s humorem

Výběr HRIS 1.  historie a definice HRIS 2.  10 kroků správného výběru 3.  implementace a podpora 4.  náhled na český trh

3

Evoluce HRIS

Současnost"2010"2000"1990"1980"1970"

Stra

tegi

cký

přín

os"

HR evidence"Mzdový systém"

Mainframe"

HR Operativa/ERP""Personální evidence, Mzdy"

Klient/server"

HR Business Partnering""

Nábor, Vzdělávání, Kompenzace"Samoobslužné portály"

Samostatné HRIS"

Strategické HR "

Talent management, Kompetence"Řízení výkonnosti, Nástupnictví"

Cloud"

4

Co představuje HRIS

Zaměstnanecké portály"

Rozšířené"interakce"

Manažerské portály"

Reporting, "Analytické nástroje"

Nábor"Talent "management"

Plánování "pracovní síly" Onboarding" Vzdělání a

rozvoj"Karierní plány,

nástupnictví"Řízení výkonnosti,"cíle, kompetence"

Odměňování"Odměňování"

Personální evidence"

Transakční "zpracování"

Mzdy" Docházka,"evidence času" Systemizace" Legislativa, zvyklosti"

Výkazy do st. institucí"

Benefity"

5

5 NEJ důvodů způsobů jak na HRIS 1.  dostat náklady na pracovní sílu pod kontrolu 2.  rychlost a zpřístupnění informací 3.  soulad s legislativou a regulacemi 4.  snížení administrativní zátěže HR oddělení 5.  zvýšení hodnoty lidského kapitálu (TM)

6

10 kroků správného výběru

7

1. Kdy nazrál čas •  Neplní funkční požadavky •  Nesplňuje legislativní a zvyklostní požadavky •  Technologicky nevyhovuje •  Nerespektuje procesy, chybí celé procesy •  Svazuje organizaci, přizpůsobuje se systému, nikoliv

systém požadavkům organizace •  V nastavení našich procesů je naše know how, naše

výhoda před konkurencí •  Potřeba změny

8

1. Neexistuje perfektní řešení!

Je to jako s oblečením...

9

1. Trendy a vlivy v HR

Globalizace – kulturní rozdíly"

mobilní technologie, BYOD, cloud"

Sociální sítě Gen X/Y/Z" Big data"

Omezená závislost na vlastním IT"

web 2.0, html5,

dynamika"

Jiní uživatelé HRIS"

Motivace a angažovanost"

Nová role HR"

10

1. Nasazení HRIS v cloudu

¾"

A v jaké skupině jste vy?

11

2. Kdo odpovídá za výběr

HR versus CIO"

Tým"

HR ředitel + další HR manažeři "

IT"

Sponzor, CFO, Fin."

Mzdový specialista"

Musí být"•  Mzdový systém, legislativní shoda"•  Mzdové reporty a výstupy do

lokálních institucí, výstup účetnictví"•  Personální administrativa"•  Docházka"•  Vykazování času"•  Vzdělávání"•  BOZP, lékařské prohlídky"•  Uživatelské customizace"•  Standartní sada reportů, uživatelsky

upravitelné reporty a výstupy"•  Bezpečnost, role, přístupová práva,"Bylo by potřeba"•  Kontrolingové výstupy"•  Jazykové mutace"•  Podpora procesního řízení"•  Notifikace, workflow, "•  Integrační nástroje"•  Nábor"•  benefitní systémy"Vypadalo by pěkně"•  Analytické výstupy"•  Plánování nástupnictví"•  BI, KPIs"•  Self service portály"•  životní cyklus zaměstnance"•  Onboarding"•  karierní plánování"•  rozvojové plány"•  hodnocení výkonosti"•  plánování nástupnictví"•  outplacement""

F"I"L"T"R"

12

3. RFI – žádost o informace •  Volitelný krok •  Pro získání dalších informací:

•  ceny •  trendy •  technologie •  možní dodavatelé

•  Hrubé síto

13

3.  Kategorie  HR  systémů Korporátní  systémy  

•  procesní  řízení,  moderní  trendy,  reportovací  nástroje,  BI  •   analyAcké  a  integrační  nástroje  •  integrace  mzdových  systémů  •  SAP,  PeopleSo*,  ...  Elanor...  

Lokální  systémy  •  Opoždění  oproA  korporátním  systémů,  jistá  rezistence  •  Rozšířené  mzdové  a  personální,  chápání  mezd  jako  jedné  z  

klíčových  oblasL    •  Národní  legislaAva,    zvyklosA,  výkaznictví  •  Mnohdy  tlustý  klient,  windows  aplikace  •  KS  program,  Perm,  OKbase,  Target,  Vema,  Nugget,  Ron,  

Datacentrum,  ...  

14

4. Rozpočet/ROI •  Obhájení investice před sponzorem •  Projektové řízení – dodržení rozpočtu a času •  Cloud vs. on-premise

15

5. RFP – žádost o nabídku •  Seznámení se společností •  Popis HRIS •  Popis funkcionalit systému •  Technické požadavky na prostředí •  Požadavek na cenu (včetně implementace, školení a údržby) •  Závazná struktura nabídky •  Požadavek na reference •  Popis služeb service desk •  Žádost o demo •  Vzorové licenční podmínky •  Smlouva na podporu

•  Je 15 stránek hodně nebo málo?

16

5. Výběrové řízení •  Trocha legislativy •  Organizace VŘ •  Na co si dát pozor •  Zadávací dokumentace

17

5. Požadavky na dodavatele •  Řešení v dané vertikále, v odpovídající velikosti •  Partnerský dlouhodobý vztah •  Supportní systém, dostupnost 5/8, 5/12, 7/24 •  Reference v daném oboru, referenční návštěvy •  Implementační a supportní tým komunikují •  Projektové řízení

•  Typy dodavatelů:

ERP čisté HRIS TM a vzdělávání Outsourcing

18

6. Posouzení nabídek •  Multikriteriální výběr •  Barevná tabulka •  Hodnotící komise •  Doplňující dotazy

•  Racionální kritéria vs. intuice. Navíc všichni mají SAP J

19

7. Užší výběr a reference •  Čím se vaše společnost zabývá? •  O kterých dalších systéme jste přemýšleli? •  Proč jste se rozhodli pro zvolený systém? •  Jak jednoduchý/složitý byl proces implementace? •  Byl projekt v souladu s plánem? •  Jak dlouho trvalo zaměstnancům osvojit si nový systém? •  Jaká byla kvalita zaškolení a je kvalita podpory? •  Jaká je kvalita aktuální verze software? •  Máte významnější problémy od doby implementace? •  Systém a nastavení plní vaše očekávání? •  Rozhodli by jste se znovu pro stejný systém? •  Nejsložitější etapa spolupráce s dodavatelem? •  Doporučil by jste dodavatele dalším obdobným společnostem?

Demo Proof of Concept

20

8. Rozhodnutí •  Vyhodnocení •  Komunikace k účastníkům •  Poděkování poraženým •  Výběr 2 dodavatelů pro analytickou fázi?

ANO" NE"

21

9. Vyjednávání

22

10. Smlouva Klíčové části: •  dodávka licencí •  smlouva o dílo – implementace •  ceny za ČD konzultantů •  SLA – podpora:

•  software + hardware •  řešení – specifický vývoj, integrace, ...

23

Implementace •  Projektové řízení •  Sponzor, PM, architekt dodavatele, seniorní uživatel,

schéma odpovědností •  Dodržení kvality •  Dodání v čase a v rozpočtu •  Ošetření a řízení rizik •  Změnové řízení •  Integrace a importy dat

24

Letem českým světem

ADP  

outsourcing"TM a

vzdělávání"čisté HR IS" ERP"

Poče

t řeš

ení"

19"

25"

6"

1"

DATACENTRUM  2  Elanor  Global  Java  EdiAon  FLUXPAM  HR  info  HR  plus  HR  Vema  HRES  -­‐  HR  EffecAveStaff  Lanteria  Kompas2  KS  mzdy  PROFi  MAGION  Gazela  Magma  HCM  NUGGET  OKbase  P&I  LOGA  PAMICA  2012  PERM  PERMIS  RONMZDY  -­‐  PROFI  SOFTIP  Human  Resources  

ABRA  Gx  Altus  Vario  AZ.PRO  Bílý  Motýl  BYZNYS  ERP  DUNA  MZDY  EPASS®  Exact  Synergy  Enterprise  HELIOS  Green  HELIOS  Orange  HELIOS  SPIN  HELIOS  Wéčko  IDEA-­‐mzdy  IFS  Aplikace  KARAT  KelSQL  Microsok  Dynamics  AX  myWAC  Oracle  E-­‐Business  Suite  Oracle  Fusion  HCM  Oracle  JD  Edwards  Orsok  PeopleSok  Enterprise  HCM  QI  SAP  ERP  HCM  

Atollon  Lagoon  Recruitment  LMC  G2  Oracle  Taleo  Cloud  Service  Perfolean  plusPortal  SuccessFactors  

25

Zhodnocení HR technologií ZDARMA Audit dle metodiky HRAT*

•  analýza stávajících systémů a jejich vazba na okolí •  podpora HR procesů •  identifikace silných stránek a oblastí ke zlepšení •  doporučení vhodných typů HR IS •  2 dny na pracovišti •  do 3 týdnů závěrečná zpráva •  platí do října 2014

* HR Assessment by Talterra

26

Pozvánka na další snídani 1. Spolupráce s absolventy

2. Plánování nástupnictví

3. Na personální audit pozitivně