vad är en process? varför processer? · 2013. 3. 18. · outsourcing (köpa/tillverka) 2....

Vad är en process? och

Varför processer?

Syftet med dagens övning är att studenten skall

få en första insikt och förståelse för de processer

som finns inom inköpsområdet.

Dessutom skall studenten förstå sambandet

mellan processer och arbetet med ständiga

förbättringar.

Varför dokumenterade processer?

• Säkerställa att alla arbetar korrekt.

• Kunskap om arbetssätt skall inte endast finnas hos en individ.

• Inger förtroende.

• Grund för förbättring.

måndag den 18 mars 2013

Varför processer?



Traditionellt tänkande Processorienterat tänkande

De anställda är problemet Processen är problemet

Jag gör mitt arbete Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation

Förändra anställda Förändra processer

Lita inte på någon Samarbeta mot gemensamma lösningar

Vem gjorde fel?! Vad tillät felet att uppstå?

Processorientering - traditionellt tänkande

Effective Sourcing • www.effso.com

Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer

Taktiskt inköp

Strategiskt inköp

Operativt inköp

Upphandlingsprocesser

Omförhandlingsprocesser

Avropsprocesser

Styrprocess

Utvecklingsprocess

Kategoristyrningsprocess

Leveransprocesser

Betalningsprocesser

Mätprocesser

Långt tidsperspektiv

Medellångt tidsperspektiv

Kort tidsperspektiv

Leverantörsutvecklingsprocesser

Kontraktshanteringsprocesser

Kvalitetssäkringsprocesser

Inköpsprocesser

Kontinuerlig mätning

och rapportering

Processer Taktiskt inköp

Upphandling Omförhandling Kontrakt hantering

Leverantörs utveckling

Styrning och planering

Upphandlingsprocessen

Krav specifikation

Anbuds förfrågan

Leverantörs val

Förhandling Beställning

avtal Uppföljning

1. MSU modellen Köpa / tillverka

Kraljicsfält Strategisk Hävstång Flaskhals Icke kritiska

Strategi Partnerskap Konkurrensutsatta

anbud

Säkra försörjning Kategoriintegration

Mål •Skapa

ömsesidiga

åtaganden i lång-

varig relation.

• Hitta bästa kort-

siktiga anbud.

• Säkra kort &

långsiktig

försörjning

•Reducera

försörjningsrisk

•Reducera logistik-

komplexitet

•Öka effektivitet

•Reducera antal

leverantörer

Aktiviteter •Korrekt prognos

•Riskanalys

•Noggrant lever-

antörsval

•Kostnadsanalys

•Rulland

inköpsplan

•Effektiva

processer

•Leverantörsranki

ng

•Förbättra

marknads- och

produktkunskap

•Sök efter

alternativ

•Förflytta

inköpsvolymer

•Konsolidera inköp

•Optimera inköps-

kvantiteter

•Target-pricing

•Korrekt prognos

•Riskanalys

•Bestäm

kundranking

•Utveckla

förebyggande

skydd

•Sök efter

alternativ

•Utveckla

alternativ

•Samla köp för

hela kategorier

•Standardisera

kategorier och

processer

•Utveckla effektiva

orderprocesser

•Delegera order-

hantering

Källa: van Weele 2005, sid 153

Flaskhals Icke kritisk

Strategisk Hävstång

2. MSU modellen Category Management


4. MSU modellen Utveckla leverantörer


7. MSU modellen Leverantörsutveckling kvalitétsstyrning


Tillägg till specifikation av produkt

• Funktionell specifikation (inkl kvalitet).

• Teknisk specifikation (inkl kvalitet).

• Logistisk specifikation.

• Ekonomisk specifikation (inkl risk).

• ”Politisk” specifikation. (informell spec).

Vilka övriga kriterier kan tänkas vara styrande vid val av leverantör…

…förutom att de kan leva upp till produkt specifikation?

15 min diskussion

Inköps roll vs Kravspecifikationen

• Ifrågasätta

• Utmana

• Föreslå alternativ 1. Kvalitetsnivå

2. Omfattning

3. Låsning till leverantör

4. Standard vs Specifik

5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)



8. MSU modellen Strategisk kostnadsstyrning


1. Etablera strategier

och planer för inköp

och försörjning

2. Utveckla

strategier för

organisation och

team

3. Etablera

globalisering

4. Utveckla mätning

av inköp och värde-

kedjan

5. Utveckla och

implementera IS/IT-

system

6. Etablera

kompetensutveckling

och utbildning

Stödprocesser Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen

formulerat av R Monczka.

MSU Modellen – Sex stödprocesser

1. Insourcing eller

outsourcing

(Köpa/tillverka)

2. Utveckla

strategier för

inköpskategorier

3. Etablera och

framhäv en

leverantörsbas av

världsklass

4. Utveckla och

hantera leverantörs-

relationer

5. Integrera leveran-

törer i processen för

utveckling av nya

produkter

6. Integrera leveran-

törer i order-

hanteringsprocessen

7. Leverantörs-

utveckling och

kvalitetsstyrning

8. Strategisk styrning

av kostnader i hela

värdekedjan

Kritiska och

i försörjningskedjan

integrerade processer

Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen

formulerat av R Monczka.

MSU Modellen – Åtta strategiska processer

2009-09-25 19

Inköpsprocessen


Uppföljning Analys

Ständiga förbättringar

21

Engagemangsmatris (RASCI-matris) för att visa olika processroller

Teckna

avtal Förhandla

Utvärdera

anbud

Inhämta

anbud

Utfärda

förfrågan

Definiera

krav

Analysera

behov

Planera

upphandlingen

Inköp

Projektledn.

Försäljning

Kvalitet

Konstruktion

Ekonomi

A=Ansvarig

D=Delaktig

I=Informeras

A

A

A

A A A A A D

D

D

D

D

D

D

D

D D

D

D

D

D

D

I

I

I

I

I I

I

I I

I

I

Upphandlingsprocesser


Cykeldiagram

Förhandla

Inköpscykel

Klassificering verktyg


Balanced Scorecard


26

Behovsorienterad - problemorienterad

inköpsprocess

Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006

Specificera behov

Fastställ kravspecifikation

Skicka anbudsförfrågan

Diskutera & prekvalicera leverantörer

Identifiera möjliga leverantörer

Slutlig förhandling och kontraktstilldelning

Förstå det ekonomiska problemet

Ta fram värdedrivare & beslutskriterier

Utöka lösningsutrymmet med alternativ

Monetär utvärdering av skillnader

Fastställ en problemorienterad specifikation

Projekt-specifik förhandlingsdesign med

tydliga regler

Behovsorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess

Styrprocess – Styrplan

Planering

upphand-

lingar

Översyn

inköps-

verktyg

Översyn

Leverantörs-

strategier

Översyn

inköps-

strategier

Översyn

spend

Översyn

inköps-

organisation

Översyn

Inköps-

processer

Översyn

inköpspolicy

Tidsperspektiv

Årsplan

Jan. Mars Maj Juni Aug. Okt.

Ledning

Försäljning

Produktion

Intressenter

Konstruktion

HR

Kvalitet

Bolagsjurist

Pareto diagram


Pick diagram


Insats

Eff

ek

t S

tor

Liten

Möjligt

Utmana

Stor

Avstå

Genomför

Lit

en

Orderläggning

Konstruktion

Konstruktionsgranskning

Prototyptillverkning

Validering

Serieproduktion Efterkontroll

Skeppning

Transport

Godsmottagning

vad är en process? varför processer? · 2013. 3. 18. · outsourcing (köpa/tillverka) 2....

Documents