vakans- planering · 2018-03-05 · i bilden syns nu valet vakant planering. när denna bild...

© Medvind Informationsteknik AB

Vakans-planering

MedvindArbetstid

Manual

Version 2015.08

© Medvind Informationsteknik AB Sida 2

Innehåll

Innehåll

Vad är en vakans i systemet? ............................................................ 3

Hur ser man vakansen? .................................................................... 3

Bild Vakanser ............................................................................... 3

Bild Resursbehov .......................................................................... 4

Flik Vakansplanering ..................................................................... 4

Hur skapas vakansen? ................................................................... 5

Frånvaro ..................................................................................... 5

Vakanta pass ............................................................................... 6

Vakant schemarad ........................................................................ 7

Vakant schemarad i planeringen .................................................. 8

Vakant schemarad i schemat ....................................................... 9

Att ändra en vakans ..................................................................... 10

Frånvaro .................................................................................... 10

Vakant schemarad ....................................................................... 10

Ändra tiden en dag ...................................................................... 11

Dela tiden en dag ........................................................................ 12

Presentation av vakanser .............................................................. 12

Hur tillsätter man vakansen?............................................................ 13

Direkt från vakansbilden ............................................................... 13

Från fliken Vakansplanering .......................................................... 14

Fliken Vakansplanering.................................................................... 14

Publicera vakant pass på Passmarknaden .......................................... 15

Medarbetarens bild ...................................................................... 18

Boka medarbetare som skapat intresseanmälan på publicerat pass ....... 18

Sekretess ...................................................................................... 20


Vad är en vakans i systemet?

En vakans kan uppstå på flera sätt i systemet

Om medarbetaren eller planeraren rapporterar en frånvaro som är

markerad som ”Ska ersättas” så uppstår en vakans för dessa tider.

(Den som är planerare kan naturligtvis avmarkera eller markera

hela eller delar av frånvaron som ska ersättas)

Planeraren kan skapa vakant pass för enskilda dagar. Kan vara hela

arbetspass eller enskilda klockslag.

Slutligen kan man ange en schemarad som vakant för valfri period.

Hur ser man vakansen?

Bild Vakanser Vakanser visas i ett eget fönster under planeringsbilden. Samtliga

vakanser visas.

Samtliga ej bemannade pass

visas här.

Vakanser som skapats p.g.a frånvaro visas med rött


Bild Resursbehov

Flik Vakansplanering Under fliken Vakansplanering kan du se alla vakanser och även se tillsatta

vakanser.

I grafen kan vakansen visas i en

avvikande färg. När vakansen/behovet är

ersatt, ändras färgen. Detta gör det

lättare att se om man täcker upp behovet om vakansen ersätts.

Här är behovet täckt


Hur skapas vakansen?

Frånvaro

Då man lagt in en frånvaro som ska ersättas, syns vakansen i bilden Vakanser.

När man lägger in en ny frånvaro, finns

valet ”Skall ersättas” = visas som

vakans

Detta sätts automatiskt på de

frånvaroorsaker som man i

tabellunderhåll, markerat ”Skall

ersättas”

Om man istället markerar Nej, visas

ingen vakans

I Vakant t.o.m kan man ange om endast delar av

frånvaroperioden ska visas som vakans.

T.o.m-datum kan förlängas vid behov

Om man ställer sig med markören

på en vakans, kan man se vilken person som ligger bakom vakansen


Vakanta pass Du kan skapa en vakans utan att det finns en frånvaro. Kanske utifrån hur

grafen ser ut. För att du ska kunna göra detta måste du ha behörighet till

funktionsnummer 164 under modul 7.

Du markerar önskad planeringsgrupp och dag i bilden vakanser och välja

Nytt pass.

Du får då upp en bild där du anger vilken tid som ska vara vakant

Fyll i din aktuella uppgifter och välj Spara

Genom att klicka på Arbetspass, får du

fram en lista på aktuella pass i planeringen

Du kan ange krav på personalgrupp

och/eller kompetenser. Denna

information följer sedan med vid

eventuell Vikariebeställning, Sök

ersättare eller Vakans för

medarbetaren (om vakansen publiceras på Passmarknaden).


Du har nu fått ett nytt pass i bilden vakanser samt även fått den aktuella

vakansen i grafen.

Vakant schemarad Om du har en schemarad som saknar bemanning så kan du även lägga in denna som en vakans. För att du ska kunna göra detta måste du ha

behörighet till funktionsnummer 165 under modul 7.

En vakant schemarad kan skapas direkt i grundschemat eller i vakansbilden.

Om man vill arbeta med vakanta schemarader, bör man då man

skapar/ändrar ett grundschema, ange aktuell arbetstidsregel. Anledningen är att helgkalendern ligger på arbetstidsregeln och för att inte arbetspass ska rulla ut på röda dagar, bör man i schemat ange aktuell

arbetstidsregel.


Vakant schemarad i planeringen

Markera din planeringsgrupp och välj Ny vakant schemarad

Du får då upp följande bild

Om du önskar kan du även ange personalgrupp och kompetens

Du har nu fått en ny rad i bilden vakanser

Välj aktuellt schema och rad. I benämningen kan

du ange ett enklare namn för schemat. Om du inte anger någon benämning, visas schemats namn

Du måste ange gäller fr.o.m och t.o.m


Vakant schemarad i schemat

Öppna ditt grundschema, markera den rad i schemat som du vill

vakantsätta. I bilden syns nu valet Vakant planering.

När denna bild öppnas väljer du Ny

Resultatet blir sedan det samma som när du gjorde det från planeringen

Nu väljer du vilken

planeringsgrupp den vakanta raden ska visas i

Du kan se att denna

schemarad inte är markerad

som vakans, eftersom det står

(0).

Klicka på Vakant planering


Att ändra en vakans

Frånvaro Du ändrar hur länge en frånvaro ska visas som vakant, genom att ändra

datum för Vakant t.o.m. Om personen kommer tillbaka tidigare och frånvaron avslutas, så försvinner vakansen.

Vakant schemarad För schemaraden kan du markera den aktuella raden och välja Ändra vakant schemarad. Du kan då ändra datumet för hur länge schemat ska

vara vakanta.


Ändra tiden en dag

Oavsett om vakansen är en frånvaro, schemarad eller arbetspass så kan

du alltid ändra innehållet i en dag så länge den inte är skickad som en

vikariebeställning.

I exemplet ovan har vi valt en frånvaro, men det är samma oavsett. Ändra tiden och välj Spara. Det är nu den ändrade tiden som är vakansen

(den frånvarande personens tider är oförändrade).

Klicka på Ändra eller dubbelklicka på passet


Dela tiden en dag Om du behöver dela på passet för att bemanna med två olika personer,

kan du redan här bestämma att dela detta. Markera aktuellt tillfälle och

välj Dela.

Du får nu två rader.

Observera att det endast är pass och schemarader som du kan dela här. Frånvaro kan inte delas innan du har sökt en ersättare.

Presentation av vakanser Under Visa i bilden Vakanser kan man välja hur man vill att vakanserna

presenteras.

Väljer man att även bocka för Visa anteckningar, visas kommentaren, om

en sådan är gjord på det vakanta passet. Denna kommentar används vid

beställning av vikarie till Bemanningsenheten.

Ange tidpunkten

för delningen. Klicka sedan på OK


Hur tillsätter man vakansen?

Från alla fönster där du ser vakansen kan du välja att söka efter personal på olika sätt.

Du kan markera vakansen och direkt välja Sök ersättare. Har man ett

Advox-konto kan man från Sök ersättare, skicka dubbelriktade sms. Man

kan även lägga till kandidater från Sök ersättare.

Om man använder Bemanningsmodulen kan man istället välja Beställ

vikarie

Du kan slutligen publicera vakansen på medarbetarens web-sida

(Passmarknad). Därifrån kan medarbetaren markera att han/hon önskar bemanna vakansen. Detta kallar vi för en lokal beställning.

Direkt från vakansbilden Direkt på vakansbilden kan du välja att Söka ersättare, Beställa vikarie eller

att Publicera passet för medarbetaren.

Om du väljer exempelvis Sök ersättare för en vakans och inte bemannar hela

passet, kommer den kvarvarande tiden att vara kvar som en vakans.

Du kan markera en eller flera dagar.

Väljer du Beställ vikarie, går en beställning till en gemensam

bemanningsenhet.

Om man beställer en vikarie, ändras vakansens färg i

Vakansbilden för att markera att en vikarie är beställd.

Färgen visar att vakansen är under hantering.


Från fliken Vakansplanering Du har samma valmöjligheter på denna bild

Fliken Vakansplanering

Vakansplaneringsfliken visar alla vakanser som uppstått på grund av

frånvaro, vakanta schemarader eller vakanta pass. Det kan vara lämpligt att gruppera bilden på datum.

I kolumnen Förnamn, ser du personens namn om det är en frånvaro eller om det

är ett vakant pass eller en vakant schemarad. Du kan nu välja om du vill Söka

ersättare, Beställa vikarie eller publicera detta för medarbetaren. Det val du gjort visas i Vikariestatus.

Om man endast bemannat delar av ett pass så visas det här, och du kan sedan

välja att bemanna resterande del med annan person.

På bilden ser du även vilken status vakansen har, vem som ersätter och vilken tid ersättaren har


Publicera vakant pass på

Passmarknaden För att detta ska vara möjligt, krävs licens för modulen Vakansplanering

samt för modulen Passmarknad.

Man kan publicera arbetspass från tre olika vyer: - Sök ersättare

- Bilden Vakanser

- Fliken Vakansplanering

Observera att man endast kan publicera ett pass åt gången

Från Sök ersättare


I bilden Vakanser och i fliken Vakansplanering, markerar du den aktuella

vakansen och klickar på ”Publicera till medarbetare”.

Bilden Vakanser

Fliken Vakansplanering

När du gör detta val, får du upp följande bild

Om man väljer att ange krav på personalgrupp och kompetenser, så

kommer vakansen inte att publiceras för medarbetare som inte uppfyller

dessa krav. I denna bild har du även möjlighet att ändra tiderna om du

inte vill täcka hela det vakanta passet.

Klicka på knappen Välj org. Som förslag får du upp den organisation som

har vakansen, men du kan välja ytterligare organisationer.

Här väljer du till vilka

organisationer som du vill publicera passet


När du klickar på Spara, kan medarbetarna se de nya vakanserna på

bilden för Passmarknad.

Här kan du skriva en kommentar som visas för medarbetarna


Medarbetarens bild

Under valet Passmarknad och fliken Tillgängliga arbetspass, visas de

nya vakanserna.

Om medarbetaren är intresserad av passet, markerar han/hon den

aktuella raden och klickar på Skapa intresseanmälan.

När en intresseanmälan är skapad, försvinner passet från fliken Tillfälliga

pass och visas istället under fliken Mina byten.

Boka medarbetare som skapat

intresseanmälan på publicerat pass Under fliken Bemanning visas de personer som skapat en

intresseanmälan på ett publicerat pass.

Ja står för att

passet är publicerat på

Passmarknaden J=1 står för att en person skapat en

intresseanmälan från

Passmarknaden


När du i den övre bilden markerar aktuellt pass, visas vem som skapat

intresseanmälan i den nedre bilden. Du bokar in personen genom att

klicka på Boka.

Kandidatstatusen ändras till Bokad och den inbokade kandidaten visas

med aktuellt pass i den aktuella Planeringen.

Vakansen försvinner från bilden Vakanser.

När du klickat på Boka, får du upp en bild varifrån

det är möjligt att skicka ett meddelande till den som

fått passet och även ett meddelande till de personer som inte fått passet

Vad som ska stå i meddelandet lägger du in i

Tabellunderhåll – Systeminställningar –

Meddelande - mallar


Sekretess

Modul Funktion

7 164 Tillåt skapa/ändra vakanta pass 7 165 Tillåt skapa/ändra vakanta schemarader

7 167 Publicera pass i planering

7 168 Sök ersättare - kandidathantering 9 118 Intresseanmälan publicerade pass

vakans- planering · 2018-03-05 · i bilden syns nu valet vakant planering. när denna bild...

Documents