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2 Rapport annuel 2013-2014

Valeurs

Le respect

L’association s’engage à être à l’écoute de ses membres et à accorder à chacun égards et considérations. Il en sera de même pour les organismes et les partenaires qui sont en rela-tion avec l’association.

L’intégrité

Dans le cadre de sa vision et de sa mission, l’association agira de façon équitable envers ses clients et ses partenaires. Ainsi, elle ne privilégiera pas indûment une ressource par rapport à une autre, ni un client ou un par-tenaire par rapport à un autre. Elle véhicule donc des valeurs d’honnêteté et de loyauté.

La transparence

La transparence est une valeur faisant réfé-rence à la complète accessibilité de l’infor-mation dans les domaines qui concernent l’ensemble des opérations de l’organisation, dans la mesure où le respect de la confiden-tialité des personnes et des organisations est préservé. L’association fera montre de trans-parence dans l’ensemble de sa gestion et de son processus de décision. Elle respectera les normes généralement reconnues dans le domaine de la gestion concernant la façon de rendre compte de ses actions.

Mission

L’AGISQ se consacre au développement et au maintien de l’expertise de ses membres et à leur reconnaissance professionnelle en tant que leaders de l’information de santé au Qué-bec. Dans le prolongement de cette mission, son action s’organise selon trois axes straté-giques : établir et faire la promotion du rôle prépondérant du gestionnaire de l’information de la santé dans le continuum des soins de santé, concentrer l’expertise de pointe dans tous les champs d’utilisation de l’information de la santé et maintenir la compétence de ses membres par une diffusion de cette expertise adaptée à leurs besoins.

Vision

Le gestionnaire de l’information de la santé est un spécialiste reconnu et respecté dans son domaine d’intervention. L’AGISQ est la référence dans les dossiers traitant de l’infor-mation de la santé au Québec. L’AGISQ dis-pose des ressources humaines, financières et matérielles requises pour maintenir et diffuser l’expertise dans tous les domaines de la ges-tion de l’information de la santé et promouvoir la profession.

Les objectifs 2013-20141. Positionner l’AGISQ en tant que leader en

gestion de l’information de la santé;

2. Soutenir les membres dans le développe-ment et le maintien de leur expertise

3. Actualiser les activités de l’AGISQ.

L’année 2013-2014 qui s’annoncait être une année de transformations ne nous a pas épargnés par les rebondissements avec, entre autres, l’annonce du départ de la direc-trice générale, la démission de deux membres du conseil d’administration pour des motifs de soutien technologique non adéquat pour la participation à distance aux rencontres du conseil ainsi que pour une question de dispo-nibilité professionnelle.

Le conseil a travaillé au processus de sélec-tion en vue de recruter une nouvelle directrice générale, compte tenu du départ de Mme France Thibault après 15 ans de services. En mars 2014, la nomination de Mme Lise Cha-gnon comme directrice générale intérimaire à temps partiel vient combler le poste laissé vacant.

Les membres du conseil d’administration ont dû réaliser en cours d’année un grand nombre d’activités relevant normalement de la direc-tion générale.

Le membership de l’association demeure, pour le CA une préoccupation constante. Sou-haitant être à l’écoute de ses membres et des services qu’ils requièrent, le CA a déjà mis en œuvre quelques recommandations des comi-tés ad hoc: comité sur la gouvernance, groupe de travail sur la formation et groupe de travail sur l’offre de services. Les travaux devront se poursuivre afin d’actualiser les transforma-tions proposées pour l’association au cours de la prochaine année.

Il importe de souligner au cours de cette an-née, les efforts et les implications bénévoles des membres qui ont permis la poursuite des activités de formation continue ainsi que des différents comités opérationnels et perma-nents. Nous les remercions tous et toutes cha-leureusement!

Le conseil souhaite maintenir une offre de for-mation qui réponde aux besoins des membres et en informer ces derniers le plus rapidement possible. À cet effet, la nouvelle directrice générale a déjà le mandat de terminer l’offre de formation de 2014-2015 en plus de voir à mettre en place celle de 2015-2016.

L’équilibre budgétaire a été atteint en 2013-2014. Il importe de le souligner considérant l’importance accordée, justifiée et légitime, pour une saine gestion financière par les membres de l’AGISQ. À cet effet, un déficit budgétaire anticipé de 38 079 $ apparaissait aux prévisions budgétaires 2013-2014. Les résultats finaux démontrent un profit de 20 188 $.

Des dossiers prévus aux objectifs 2013-2014 ont dû être reportés étant donné le contexte et ces mandats feront partie de la planification 2014-2015.

L’offre de formation initiale a été maintenue et l’année 2013-2014 a aussi permis la révision de quelques publications dont « l’Index des sujets étudiés par critère explicites » (mars 2013) et «la Position de AGISQ sur les frais exigibles pour les demandes d’accès » (dé-cembre 2013).

3Rapport annuel 2013-2014

MESSAGE DE LA PRÉSIDENTE ET DU VICE-PRÉSIDENT


MESSAGE DE LA PRÉSIDENTE ET DU VICE-PRÉSIDENT

Pour la première fois, cette année, l’assemblée générale annuelle sera tenue hors des activi-tés des journées de perfectionnement annuelles, tel que demandé par les membres lors de la consultation du printemps 2013.

L’AGISQ existe par ses membres et pour ses membres! Les membres du CA et nos répondantes au siège social s’investissent pour répondre à vos besoins et ainsi favoriser la reconnaissance de notre professionnalisme. Nous partageons des valeurs et des ambitions qui s’adressent à chacune d’entre vous et c’est collectivement que nous visons les plus grands gains pour la profession. Nous espérons aussi la poursuite du membership et la réintégration d’une majorité d’archivistes médicaux et de gestionnaires de l’information de santé du Québec! Soyons fiers de nos racines, soyons fiers de ce que nous devenons!.

Christiane Hamel, AM, présidenteAlexandre Allard, AMA, vice-président

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LE RAPPORT DU SIÈGE SOCIAL

Depuis le départ de Mme France Thibault, Mmes Carole Drouin, agente de bureau et Guylaine Auger, adjointe administrative, ont maintenu les services aux membres, à temps partagé. Voici donc les tâches spécifiques de chacune et le travail réalisé au cours des neuf derniers mois.

Agente de bureau

Madame Carole Drouin travaille pour l’AGISQ depuis plus de sept ans maintenant. Le quotidien de Mme Drouin est très varié au siège social de l’AGISQ : elle a des res-ponsabilités pré-cises concernant certaines opéra-tions comptables notamment au ni-veau des comptes à recevoir et des facturations aux membres. Elle as-

sume toute la gestion des équipements technologiques.En étroite collaboration avec l’adjointe administrative, Mme Drouin doit assumer la communication des infor-mations relatives aux publications de l’association. Elle est aussi responsable de la reproduction des docu-ments envoyés aux membres. Elle assume la gestion du site internet et du forum de discussion ainsi que la page facebook de l’Agisq, la réception et le suivi des commandes. À tout cela, il faut aussi ajouter l’organi-sation des formations ainsi que les journées de perfec-tionnement.

Adjointe administrativeAu service des membres de l’AGISQ depuis plus de 40

ans maintenant, Madame Guylaine Auger a vu ses fonctions évoluer au fil des ans; de simple secrétaire, son titre d’emploi est passé d’ad-jointe administra-tive afin d’être en mesure de sup-porter la direction générale dans la

réalisation de ses nombreux mandats.Le travail de Mme Auger touche plusieurs volets dif-férents. D’entrée de jeu, elle veille à ce que tous les appels reçoivent l’attention nécessaire et que les suivis soient faits avec célérité. Elle assure aussi la produc-tion de la revue Inter Agisq. Responsable du secréta-riat, elle assure la transcription de tous les documents produits par l’association, supervise la production du calendrier des périodes financières, du dépliant des journées de perfectionnement et du matériel de la cam-pagne de confidentialité.Mme Auger collabore étroitement avec la direction gé-nérale et le comité organisateur dans la préparation des journées de perfectionnement. Elle est aussi respon-sable de la collecte des informations pour la production du rapport annuel et de la mise à jour au registraire des entreprises ainsi que de la gestion documentaire de l’association.

Travail réalisé au cours de la dernière année

Trois parutions de la revue Inter AgisqÀ la suite des articles choisis par le comité d’informa-tion, la mise en page des numéros de juillet, novembre et mars a été réalisée par le siège social. Les parutions de l’Inter Agisq sont disponibles pour les membres sur le site Internet.

Formations sur place et en visioconférencePlusieurs tâches sont reliées à l’organisation des for-mations : promotion, facturation, confirmation, cahier du participant, démarches entourant les visioconfé-rences (branchements, ententes avec le site hôte), ententes avec le formateur, compilation des formulaires d’évaluation.

Calendrier des périodes financièresLes démarches ont été effectuées auprès de la gra-phiste et de l’imprimeur. Par la suite, il y a eu promotion, facturation, postage.

CotisationsEn février, revient la tâche de l’agente de bureau de faire parvenir les avis de renouvellement aux membres. C’est aussi la période de sollicitation à la réintégration. Cette année, 1,143 non-membres archivistes ont été rejoints. Au 16 avril, 24 archivistes ont réintégré.

Rapport annuel 2013-2014

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Publications

Index des sujets étudiés par critères explicites, révision mars 2013.À la suite des informations transmises par les membres, cette publication a été révisée et mise en page par le siège social.

Position de l’AGISQ sur les frais exigibles pour les de-mandes d’accès, juin, révision décembre 2013Le siège social a soutenu la communauté de pratique sur la normalisation de l’accès à l’information dans la correction et la mise en page finale du document qui a été offert aux membres le 16 décembre dernier.

Lexique de termes médicauxLes travaux sont amorcés dans la refonte complète du Lexique de termes médicaux. L’adjointe administrative a fait le lien avec la personne mandatée pour exécuter cette tâche.

CommunicationInfolettresLe siège social a fait parvenir 21 Infolettres dont le but principal est d’informer les membres des nouveautés sur le site. Aussi, plusieurs envois électroniques ont été faits pour rappeler aux membres de s’inscrire aux activités de l’AGISQ : formation continue, formation en ligne, jour-nées de perfectionnement, pour commander le calen-drier des périodes financières, pour la recherche de bénévoles pour les comités, pour la cotisation, pour la recherche d’administrateurs au CA.

Info CAÀ la suite des réunions du conseil d’administration, 5 bulletins Info CA ont été envoyés aux membres et aux non-membres archivistes pour les informer des déci-sions prises.

Offres d’emploisLe siège social a reçu 13 demandes d’affichage de la-part d’établissements de santé qui ont été publiées sur le site Internet.

Collèges d’enseignementNous sommes en lien de façon régulière avec les coordonnateurs : demandes d’adhésion d’étudiants, réception des adresses électroniques des étudiants de première année, élève ayant obtenu la plus haute note

LE RAPPORT DU SIÈGE SOCIAL


pour l’obtention du Prix Sœur Olivette-Boucher, Soutien

Affaires financièresLes employées du siège social soutiennent la tech-nicienne comptable deux journées par mois lors de l’émission des chèques et le travail de fin de mois. Il y a eu également rencontre avec le comptable en mars pour la fermeture de fin d’année.

Confidentialité 2014L’adjointe administrative travaille en collaboration avec le comité de promotion de la confidentialité dans la conception du matériel promotionnel (démarches avec la graphiste, avec le fournisseur des objets promotion-nels). La campagne sera lancée pendant les journées de perfectionnement : rendez-vous au kiosque de l’AGISQ. Au cours des prochaines semaines, il y aura montage du dépliant promotionnel et par la suite pro-motion en juillet, facturation et postage à l’automne.

Journées de perfectionnement Les employées du siège social ont travaillé en étroite collaboration avec Mme Marie-Ève Sirois qui a été mandatée par le conseil d’administration pour soutenir les membres du comité, dans l’organisation des jour-nées de perfectionnement

Conseil d’administrationDepuis le départ de Mme Thibault, l’adjointe adminis-trative a préparé tous les documents pour les réunions du conseil d’administration. Elle a également fait le lien pour les rencontres du comité sur la gouvernance.

Guylaine Auger, adjointe administrativeCarole Drouin, agente de bureau

LE CA ET SES COMITÉS PERMANENTS


présidenteChristiane Hamel

MSSS

vice-présidentAlexandre Allard

CSSS de Trois-Rivières

trésorièreMarie-Ève SiroisIUCPQ, Québec

administrateurMattieu Audet

CSSS Alphonse-Desjardins, Lévis

administratriceJohanne CarufelCSSS de Laval

administratriceVéronique Smith

Collège Laflèche, Trois-Rivières

LA DIRECTION GÉNÉRALE ET SES COMITÉS OPÉRATIONNELS


LE MEMBERSHIP


Partage des membres par régionau 28 février 2014


LES FORMATIONS

En résumé...

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LES COMITÉS PERMANENTS

Le comité des misesen candidatures

MANDATLa présidente et le vice-président étant en fin de man-dat et afin d’éviter les conflits d’intérêt potentiels, le co-mité fut composé des personnes suivantes: M. Mattieu Audet, administrateur, Mmes Véronique Smith, admi-nistratrice (démission en cours de mandat) et Marie-Ève Sirois, trésorière.Le mandat du comité est de procéder à l’évaluation des candidats au conseil d’administration et de dresser une liste de personnes à recommander aux postes d’admi-nistrateurs.

RÉALISATIONS• Réception et analyse des candidatures reçues lors

d’une rencontre tenue le 1er avril.• Rapport déposé aux membres du conseil d’admi-

nistration en rencontre spéciale du CA le 1er avril 2014.

RECOMMANDATIONS• Procéder à la révision de la politique no 9 (2011) sur

le recrutement des administrateurs.• Procéder à la révision de la procédure de travail no

1 (2011) sur le comité des mises en candidatures.

Mattieu Audet, administrateur et directeur,Marie-Ève Sirois, trésorièreVéronique Smith, administratrice,

Le comité de vérificationdes politiques

MANDATLe comité de vérification des politiques est composé d’un administrateur et du directeur général qui agit à titre de secrétaire du comité.Le mandat de ce comité est de procéder, de façon an-nuelle, à la révision des politiques et à la vérification de l’application de certaines d’entre elles.

RÉALISATIONSLa révision des politiques a été reportée considérant les recommandations du comité sur la gouvernance.

Marie-Ève Sirois, trésorière

Le comité des finances

MANDATSous la direction du trésorier, le comité des finances est composé du président, du vice-président et du directeur général. Le vérificateur comptable peut être invité aux réunions.Le mandat de ce comité est de :• Supporter le directeur général dans la gestion fi-

nancière de l’association;• Analyser les états des résultats mensuels;• Évaluer toutes les dépenses non prévues au bud-

get;• Évaluer les dépassements d’un poste budgétaire;• Exercer les autres mandats qui lui sont confiés par

le CA, notamment : Valider les prévisions budgétaires, superviser le respect du budget et analyser les états des résul-tats financiers;

• Soumettre et faire approuver les prévisions budgé-taires par le CA;

• Faire les recommandations au CA sur toute matière financière.

RÉALISATIONSCette année encore, il a été suggéré, à la suite des commentaires des membres, de ne pas augmenter la cotisation annuelle.Nous avons établi différentes prévisions budgétaires et quatre scénarios ont été déposés au CA: un plus réa-liste avec des diminutions de revenus, un plus optimiste en modifiant certaines dépenses. Toutes les avenues ont été évaluées telles que des changements au siège social, un nouveau modèle de gestion à la direction gé-nérale... Malgré tous les efforts, nous prévoyons quand même un déficit budgétaire.

RECOMMANDATIONSDes mesures doivent être prises pour augmenter le membership qui constitue la principale source de finan-cement de l’AGISQ.D’autres sources de financement doivent être évaluées afin d’augmenter les revenus.

Marie-Ève Sirois, trésorière, directriceAlexandre Allard, administrateur Mattieu Audet, administrateur

LES RAPPORTS ANNUELS DES COMITÉS


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Le comité d’éthiqueet déontologie

MANDAT

Sous la direction d’un administrateur, le comité d’éthique et déontologie est composé d’un second administrateur, du directeur général et d’un membre dont la nomination est approuvée par le conseil d’administration.

Le mandat de ce comité est de recevoir, étudier et faire un suivi de toute plainte ou manquement à l’éthique professionnel et au code de déontologie.

RÉALISATIONS

Le comité n’a pas eu à intervenir car aucune plainte, situation à risque, aucun événement, incident ou accident n’est survenu.

RECOMMANDATIONS • Procéder à la révision du code de déontologie

(2010) au cours de la prochaine année (2014-2015) et s’assurer d’y intégrer l’information en provenance du document sur le profil de compétences de l’archiviste médical.

Mattieu Audet, administrateur et directeurJohanne Carufel, administratriceMariette Lamarre, représentante des membres, IUCPQ, Québec

LES COMITÉS PERMANENTS


Le comité d’étude de membership des membres affiliés

MANDAT

Sous la direction du président, le comité d’étude de membership des membres affiliés est composé de deux administrateurs et du directeur général.

Le mandat de ce comité est de soutenir le directeur général dans l’analyse des demandes de membership.

RÉALISATIONS

Nous avons reçu une demande et elle a été acceptée.

Les membres affiliés, une belle opportunité pour un partage d’expertises.

Christiane Hamel, présidente, directriceJohanne Carufel, administratriceMarie-Ève Sirois, trésorière

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LES COMITÉS OPÉRATIONNELS

Le comité d’éducation

Le comité d’éducation est un comité opérationnel qui relève du directeur général et qui est composé d’un ou d’une représentante de chacun des quatre collèges d’enseignement. Le comité se réunira au besoin, sur convocation du directeur général.

Son objectif est de soutenir le directeur général dans toutes les questions touchant, de près ou de loin, le secteur de l’éducation.

MANDAT

• Étudier les demandes de reconnaissance d’acquis reçues et faire des recommandations au conseil d’administration;

• Poursuivre le développement de partenariat avc la CHIMA;

• Obtenir de la CHIMA les objectifs d’apprentissage pour les GIS, traduits en français;

• Préparer et faire la demande de changement de nom du programme en archives médicales pour la technique en GIS auprès du MELS en fournissant la documentation nécessaire lorsque requise;

• Négocier avec le MSSS pour que les collèges aient un accès au Web explorateur;

• Demander un accès au Lotus Notes pour les col-lèges.

RÉALISATIONS

Les membres du comité se sont réunis le 25 mars et le 6 juin. Par contre, considérant le départ de Mme Thi-bault, aucun rapport annuel n’a été rédigé.

France Thibault, directrice du comitéMario Morissette, Collège O’Sullivan de MontréalLysann Hounzell, Collège AhuntsicPascale Lamarre, Cégep de la Gaspésie et des IlesVéronique Smith, Collège LaflècheCaroline Salvail, Cégep régional de Lanaudièreà l’Assomption.

Le comité d’information

MANDAT

Le mandat du comité d’information est de s’assurer de la publication de la revue Inter AGISQ et ce, trois fois par année. Pour ce faire, il y a sélection d’articles d’intérêt pour les membres de l’association et demande d’autorisations nécessaires à leur parution. Il y a également sollicitation des membres et des comités de l’AGISQ ainsi que de toute autre personne qui a un intérêt particulier pour les archives médicales afin qu’ils nous rédigent des articles sur divers sujets liés à la gestion de l’information.

RÉALISATIONS

Cette année encore, le comité d’information a continué de travailler sur la qualité et la diversité des articles à paraître. Mmes Julie Bouthillette (ancienne directrice) et Tammy David ont travaillé entre autres sur une nouvelle chronique juridique suite à une sollicitation de la part d’une avocate. Elles ont également recherché de nouveaux collaborateurs et auteurs pour notre publication.

Au cours de l’année, elles ont sollicité des membres de l’association ainsi que des partenaires du réseau de la santé et des services sociaux pour l’écriture d’articles et de chroniques dans la revue. De plus, elles ont entretenu des recherches dans les principales sources d’actualité dans le domaine de la santé. Elles ont ainsi été en mesure de publier les trois publications de l’année. L’AGISQ remercie le travail exécuté par Mmes Bouthillette et David tout au long de ces dernières années au sein du comité de l’information.

Le comité d’information suggère une fois de plus que nous sollicitions davantage les membres, que ce soit pour rédiger, rechercher ou suggérer des articles. L’implication des membres est importante si nous voulons conserver une revue à l’image de notre profession. Également, étant seul sur le comité, je sollicite la participation de chacun et de chacune d’entre vous pour me suggérer des articles intéressants à faire paraître dans l’Inter AGISQ pour les deux prochaines parutions de l’année 2014.

Jessica Nadeau, directrice, CSSS Champlain-Charles Le Moyne, Greenfield Park


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Le comité de promotion de la confidentialité

MANDAT

Le mandat général est de suggérer au conseil d’administration tous les moyens ou actions nécessaires dans le but d’assurer la promotion de la confidentialité.

De façon plus spécifique, le mandat se réalise sur deux ans; la première année est consacrée à l’élaboration du matériel de promotion, alors que pendant la deuxième année, nous planifions le déroulement de la campagne, nous vivons pleinement les activités promotionnelles et nous faisons le bilan et le recensement du matériel à déposer sur le site de notre association.

RÉALISATIONS

Nous avons défini le thème et nous avons soumis des idées à la graphiste pour illustrer celui-ci de façon dynamique et actuelle pour bien imager le concept entourant la campagne de novembre 2014.

Plusieurs échanges téléphoniques et électroniques ont été faits afin de choisir des objets et des outils promotionnels pertinents et adaptables pour les différents centres.

Des efforts furent entrepris afin de diminuer les dépenses reliées au comité en utilisant les moyens de communication virtuels. Un seul déplacement fut nécessaire. Le lancement de la campagne 2014 se fera durant les journées de perfectionnement.

Nous savons tous que ce champ d’activités est très important pour permettre la visibilité de notre profession dans nos milieux respectifs.

Josée Lafontaine, directrice, CSSS de l’Énergie,Shawinigan-SudJohanne Carufel, CSSS de Laval


LES COMITÉS OPÉRATIONNELS

MANDAT• Collaborer avec le siège social lors d’un processus

de consultation des membres;• Faire le lien avec le siège social lors de formations

organisées par l’AGISQ ;• Assumer, aux deux ans, la coordination de la

campagne de confidentialité;• Organiser une rencontre régionale, selon l’intérêt

des membres.

01-09-11Bas St-Laurent, Côte Nord,Gaspésie

RÉALISATIONS

Organisation et structuration des formations en visioconférence.

RECOMMANDATIONS

Considérant le désir et le besoin grandissant des visioconférences lors de la tenue des formations et considérant la distance géographique parfois considérable entre deux établissements pour une région donnée, il est suggéré :

• de maintenir un maximum de branchements tels qu’offerts présentement;

• de maintenir le processus d’échange par courriel pour répondre aux différentes interrogations des membres en lien avec la pratique.

Marie-Christine BreaultCentre de protection et de réadaptation de la Côte Nord


LES REPRÉSENTANTSRÉGIONAUX

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02Saguenay/Lac-Saint-Jean

FORMATION

Les archivistes médicaux de la région ont eu l’opportunité de participer aux formations offertes par l’AGISQ en visioconférence.

RÉUNIONS

Aucune rencontre du comité régional réunissant tous les membres de l’AGISQ n’a été tenue. Par contre, les membres du comité régional des chefs de services se sont réunis à quelques reprises pour discuter de sujets communs sous la présidence de Mme Mélanie Dionne, chef de service des archives médicales du CSSS Cléophas-Claveau.

Mélanie Dionne, CSSS Cléophas-Claveau

03/12Capitale Nationale,Chaudière-AppalachesFORMATION


RÉUNIONS

Aucune rencontre du comité régional réunissant tous les membres de l’AGISQ n’a été tenue.

Marie-Ève Rousseau, IUSMQ, Québec.

04Mauricie/Centre du Québec

Il fut impossible de recruter un représentant.

LES REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX

05Estrie

FORMATION


RÉUNIONS

Nous n’avons pas tenu de rencontre régionale cette année.

RECOMMANDATION

Il serait utile de recevoir un liste des non-membres de la région afin de faire des envois personnalisés.

Sylvain Perreault, CSSS du Granit, Lac Mégantic

06Montréal

Aucun rapport reçu.

Jeannette Neault, Hôp. Louis-H. Lafontaine

07OutaouaisAucun rapport reçu.

Sylvie Dumont, CSSS de Gatineau




08/10Abitibi/Nord du Québec

ÉCHANGES

Quelques contacts ont été faits auprès des membres de la région afin de les informer de ma disponibilité pour toute question ou suggestion sur différents sujets.

FORMATION

Des membres ont participé à la formation légale tenue le 14 février dernier.

RENCONTRE D’INFORMATION PROVINCIALE D’AVRIL 2013

Quelques archivistes ont participé à cette rencontre provinciale sur l’avenir de l’AGISQ, en visioconférence.

ÉLECTIONS

Après avoir sollicité les membres à poser leur candidature, plusieurs archivistes m’ont répondu ne pas être certaines de renouveler leur adhésion à l’AGISQ. Après consultation auprès du siège social, j’ai convenu de retarder les élections. Les deux principales raisons évoquées sont les suivantes: la cotisation est trop élevée car elles ne peuvent s’inscrire ni aux formations ni aux journées de perfectionnement. Pour quelques- unes, elles n’ont pas obtenu réponses aux questions soulevées en lien avec les démissions de trois membres du conseil, lors de la encontre d’information provinciale.

De mon côté, mon mandat de représentante régionale est terminée et je quitte pour un congé de maternité en avril.

Isabelle Bougie-Lefebvre, CSSS Rouyn-Noranda

13/14/15Laval/Lanaudière/Laurentides


16Montérégie


Lecteur officiel

MANDAT SPÉCIFIQUE

Le lecteur officiel doit s’enquérir de tout changement dans les dispositions législatives (loi et règlements) ayant un impact sur la profession afin de maintenir à jour le Guide « Extraits des lois régissant le fonctionnement des services d’archives médicales et d’accueil ».

Il doit également être à l’affût d’informations juridiques nouvelles qu’il juge d’intérêt pour les membres de l’association.

Finalement, il doit répertorier les décisions de la CAI.

RÉALISATIONS

En ces temps où l’information pullule et où le temps est compté, il peut être intéressant d’avoir une personne qui fasse le tour de la documentation pour nous en faire ressortir l’essentiel. C’est ce qui m’a motivée en juin dernier d’accepter le mandat de lectrice officielle des lois pour le compte de notre association. Cette tâche m’impose de prendre connaissance de manière régulière de différents documents de référence ayant une incidence sur notre profession. Pour ce faire, j’ai consulté :• les avis juridiques ainsi que des lois et règlements

publiés dans la Gazette officielle du Québec; • les circulaires générées par le MSSS;• les décisions des tribunaux dont notamment la CAI;• toute autre source d’information ayant une

incidence sur les règles d’accès aux dossiers des usagers incluant le DSQ.

Cette lecture a entraîné la transmission de deux publications, l’une en septembre 2013 et l’autre en janvier 2014. Celles-ci peuvent être consultées sur le site internet de l’AGISQ dans la Section membre sous le menu Accès aux lois. Ainsi, pour chaque thème, on retrouve un bref résumé du contenu ainsi que les liens appropriés. Ceci permet à chacun, selon son intérêt, d’avoir un accès plus détaillé à l’information dont il a besoin. Pour la poursuite de mon mandat, je compte procéder de la même manière, c’est-à-dire regrouper l’information et acheminer un document sur une base cyclique. En espérant que cette formule vous convienne et surtout qu’elle vous soit utile.

Andrée Dubreuil, Collège Ahuntsic

LES DÉLÉGUÉS

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Comité de normalisation desformulaires du dossier de l’usager du réseau de la santé et desservices sociaux

Avec tous les mouvements et toutes les discussions qui ont eu cours depuis les dernières années, je crois important de vous rappeler les rôles et fonctions du comité.

Le comité de normalisation des formulaires du dossier de l’usager du réseau de la santé et des services sociaux est un comité aviseur auprès du MSSS et relève de la direction générale des services de santé et médecine universitaire (DGSSMU), plus spécifiquement de la direction de l’organisation des services médicaux et technologiques.

Dans la poursuite de ses fins, le comité de normalisation des formulaires du dossier de l’usager du réseau de la santé et des services sociaux peut procéder à des consultations, solliciter des opinions et créer des groupes de travail. Certains groupes de travail ont des mandats spécifiques selon la nature des formulaires et ils ont à répondre à l’intérieur d’échéanciers précis.

Il se réunit entre 6 et 12 fois par année selon le besoin, l’endroit et l’horaire qui accommodent la majorité des membres.

Il regroupe des représentants du MSSS et de différentes associations et fédérations : CMQ, FMSQ, FMOQ, ACMDPQ, AGISQ, AQESSS, OIIQ et conférence des Agences de services de santé et de services sociaux. Les membres sont recommandés par les associations respectives pour une période de deux ans.

MANDAT• Définir une stratégie pour répondre aux besoins de

normalisation du réseau en précisant les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir.

• Rationaliser et normaliser les formulaires de dossier de l’usager dans les établissements du réseau de la santé et des services sociaux.

• S’assurer que les formulaires normalisés tiennent compte des aspects légaux, économiques et des obligations à l’égard de l’évaluation des actes professionnels.

• Normaliser les contenus des formulaires électroniques du Dossier de santé du Québec (DSQ) et donner des avis d’orientation du dossier clinique.

RESPONSABILITÉS:• Identifier les besoins du réseau relatifs à la

normalisation des formulaires. • Définir les principes directeurs et les actions

stratégiques à entreprendre. • Identifier les moyens nécessaires pour appuyer ces

actions. • Évaluer les propositions du comité utilisateur du

DSQ pour normaliser les formulaires électroniques et le contenu des services de conservation régionaux.

• Mettre en place des groupes de travail pour effectuer les évaluations des propositions du comité utilisateur du DSQ afin qu’ils soumettent leurs synthèses normatives au CNFDU.

• Proposer des arrimages avec d’autres comités de travail pour diffuser l’information.

• Élaborer ou contribuer à l’élaboration ou à l’analyse des projets de formulaires nécessaires pour les établissements.

• Valider tout formulaire à l’aide d’une consultation réseau faite par les membres du comité.

• Évaluer la nécessité de rédiger un guide d’utilisation pour chaque formulaire et le valider avant l’envoi.

• Transmettre le formulaire au MSSS, s’assurer de sa mise en œuvre, de sa diffusion et du suivi.

• Réviser sur demande des établissements ou des diverses associations, les formulaires déjà en utilisation.

• Répondre à toute question qui pourrait lui être soumise par le MSSS et le réseau en lien avec les formulaires.

• Évaluer l’utilisation des formulaires dans les établissements du réseau et recommander le retrait de ceux qui ne sont pas utilisés.

• Fournir au MSSS un avis sur les moyens à prendre pour promouvoir l’utilisation des formulaires normalisés dans les établissements.

• Maintenir à jour la liste des formulaires existants. • Favoriser la transition du formulaire papier vers le

formulaire électronique en vue de l’intégration avec tous les systèmes médico-administratifs.

Cette année fut encore bien remplie en ce qui concerne les activités du comité de normalisation des formulaires. Des réunions ont été tenues en avril, juin, octobre, novembre, décembre et février.

Les travaux concernant le rôle et le mandat du comité se sont poursuivis tout au long de l’année. Le document de vision a été présenté au MSSS et les orientations ont été acceptées. L’arrimage avec la direction générale des technologies de l’information du MSSS s’est amorcé. Une circulaire du MSSS devrait voir le jour au cours

LES DÉLÉGUÉS


des prochains mois, afin que la normalisation devienne un incontournable pour tout ce qui concerne le dossier de l’usager. Certains formulaires sont déjà obligatoires, d’autres le deviendront. Le guide concernant les règles de conception des formulaires a été approuvé par le contentieux du MSSS et vous est maintenant disponible. C’est en continuité avec son mandat que les membres du comité de normalisation ont voulu publier ce document afin de tracer les règles à suivre dans l’élaboration de nouveaux formulaires. Un processus de demande de normalisation de formulaires, ainsi qu’un cadre normatif pour les données des formulaires sont en discussion.

Nous avons adopté les formulaires suivants :• AH-261P Paramètres fondamentaux (signes vitaux)

pédiatrique;• AH-604 Traumatologie – notes d’évolution en

soins infirmiers;• AH-605 Traumatologie – notes d’évolution en soins

infirmiers - feuille complémentaire;• AH-608 Plan d’action pour les crises d’asthme;• AH-611 Programme québécois de dépistage

prénatal de la trisomie 21;• AH-702 Colposcopie longue;• AH-706 Programme de dépistage de la surdité

chez le nouveau-né;• Registre des accidents relatifs aux dispositifs

médicaux.

Nous avons adopté des modifications pour les formulaires suivants :• AH-223 Rapport d’incident accident;• AH-261 Paramètres fondamentaux (signes vitaux)

adulte.Nous procédons actuellement à une refonte du dossier obstétrical et à une refonte du dossier vaccinal.

Plusieurs demandes ont été reçues. Un suivi sérieux est apporté à chacune d’entre elles avec un objectif de normalisation des pratiques.Un grand merci à chacune et chacun d’entre vous qui s’implique dans les activités de normalisation, que ce soit par des demandes au comité, des commentaires, des réponses à nos appels à tous, ainsi que par votre implication aux comités de normalisation de chacun de vos établissements.Vous collaborez ainsi étroitement à l’amélioration de la pratique professionnelle et, par le fait même, à la qualité des soins et des services aux usagers du réseau.

Lise ChagnonDéléguée de l’AGISQPrésidente du comité

Site Internet etforum de discussion

MANDAT GÉNÉRALLe délégué supporte l’agente de bureau dans la gestion du site Internet et du forum de discussion.

RÉALISATIONS

FacebookJ’ai acheminé 35 articles au siège social pour insertion sur Facebook depuis mai 2013. Le site compte maintenant 239 « j’aime ».

Ce sont donc maintenant 239 archivistes qui reçoivent automatiquement ces articles via leur lien Facebook.

Site internetLa majorité du contenu du site internet ayant été conçu durant le mandat 2010-2011, peu d’améliorations étaient nécessaires aux pages accessibles au grand public.

La page d’accueil est nourrie régulièrement par plusieurs actualités ainsi que la revue de presse qui touche la profession.

14 articles ont été insérés dans la section Nouvelles depuis le 1 janvier 2013.

32 articles ont été insérés dans la section Revue de presse depuis le 1 janvier 2013.Plus d’une quarantaine d’articles ont été insérés au cours de la dernière année sur différents sujets : financement de la santé, organisation des services de santé et services sociaux, confidentialité, etc…

L’infolettre envoie un lien aux membres vers les nouvelles, revues de presse et documents du centre de documentation.

Forum de discussion

Des messages sont publiés régulièrement sur le forum de discussion. Je n’ai pas eu à intervenir pour modérer des discussions.

Josée Lafontaine, CSSS de l’Énergie

LES COMMUNAUTÉSDE PRATIQUE

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Accès à l’information

MANDAT

Son action s’organise selon trois axes stratégiques:

• Établir et faire la promotion du rôle prépondérant de l’information de la santé dans le continuum des soins de santé.

• Concentrer l’expertise de pointe dans tous les champs d’utilisation de l’information de la santé.

• Maintenir la compétence de ses membres par une diffusion de cette expertise adaptée à leurs besoins.

Elle s’emploie donc à faire connaître le rôle de l’archiviste médical, qui est d’assurer l’accès, la conservation et la protection des informations de la santé, en plus d’offrir une formation continue et des publications à ses membres.

RENCONTRES ET RÉALISATION

Les membres de la communauté de pratique se sont réunis à de multiples reprises en vue de produire le document intitulé Position de l’AGISQ sur les frais exigibles pour les demandes d’accès, juin 2013, qui a été révisé en décembre 2013.

Alexandre Allard, CSSS de Trois-Rivières, directeurAnick Beauséjour, CSSS de Rouyn-NorandaMarie-Christine Breault, CPRCN, Baie-ComeauMartine Côté, CHUQ, Hôtel-Dieu de QuébecMélanie Dionne, CSSS Cléophas-Claveau, La BaieSylvie Dumont, CR La Ressource, GatineauMarie-Josée Lalonde, CSSS du Suroît, Salaberry-de-ValleyfieldJacinthe Maillé, CR La Myriade, St-Charles-BorroméeJulie Montplaisir, CSSS-IUGS, Sherbrooke

Communauté de pratiquearchivistes médicaux en milieu CLSC

MANDAT

Codification :• Harmoniser et standardiser la codification du cadre

normatif CLSC;• Assurer un suivi dans les problématiques de la

codification;• Participer au forum de discussion CLSC;• Partager des outils;.Gestion de l’information :Offrir aux membres différents outils (tableau, processus, conseil…) sur l’utilisation et le pilotage des différentes applications utilisées en CLSC (ICLSC, Impromptu, DSIE, RSIPA, Panorama, SIA entrepôt de données Logibec).

Gestion des dossiers :Favoriser le partage des connaissances. Divulgation :Favoriser le partage des connaissances.

OBJECTIFS

Nous désirons partager notre expérience, regrouper la documentation et diffuser l’information.

Concernant le cadre normatif, nous ne pouvons pas répondre aux questions car il existe des instances officielles.

Nous voulons tenir compte des autres communautés de pratique déjà en place.

Nous avons discuté des différentes options pour nos rencontres. Compte-tenu de la distance entre nous et des restrictions budgétaires, il est difficile (voire impossible) de se rencontrer en personne. La tentative de rencontre virtuelle en soirée dans la douceur de nos foyers ayant échoué, il nous restait comme choix : la conférence téléphonique ou la visioconférence. Nous avons opté pour le deuxième choix. Des archivistes ont dû se désister car les visioconférences doivent se tenir le jour avant 16 h selon les disponibilités.

LES COMMUNAUTÉS DE PRATIQUE



Nous avons constaté que les guides de l’AGISQ traitant des CLSC demandent une révision : Guide de rédaction d’une politique pour la gestion des dossiers des usagers en CLSC (2000); Analyse du dossier bio-psychosocial en CSSS (mission CLSC) (2006) et L’archiviste médicale en CSSS dans la mission CLSC (2007).

RÉALISATIONS

Nous avons demandé à l’AGISQ de créer sur le site Internet, une section pour notre communauté de pratique. Plusieurs documents y sont accessibles.

L’AGISQ a créé un espace dans le forum de discussion du site Internet pour les membres en CLSC afin de recueillir de l’information, d’échanger dans différents dossiers. N’oubliez pas de vous abonner …

Mme Sylvie Castilloux, membre du comité, a rédigé un article dans la revue Inter AGISQ de mars 2014 afin d’informer les autres archivistes de nos actions.

Nous croyons en cette communauté de pratique qui permettra de briser l’isolement et de créer des liens entre les archivistes en CLSC.

RECOMMANDATIONS

Nous demandons à l’AGISQ de faire des représentations auprès du MSSS concernant l’application du cadre normatif, le comité provincial n’est plus actif, il n’y a pas de pilote provincial et dans plusieurs régions, il n’y a aucun pilote régional ou à temps très partiel.

Les guides publiés par l’AGISQ concernant les CLSC ne sont pas à jour. Est-ce que l’AGISQ souhaite confier la mise à jour des guides à la communauté de pratique?

Maryse Vachon, directrice, CSSS Sud de LanaudièreAnick Beauséjour, CSSS Rouyn-NorandaSindie Bonin, CSSS Haute-YamaskaSylvie Boucher, CSSS LavalSylvie Castilloux, CSSS de Sept-IlesLysann Hounzell, Collège AhuntsicGeneviève Paquette-Landry, CSSS Haute-Gaspésie



Gestion de l’information

MANDAT

• Produire un guide afin d’uniformiser les pratiques dans les collectes et la validation des données pour obtenir une information validée et de qualité permettant d’améliorer la cohérence des informations entre les différents systèmes d’information.

• Optimiser la transmission d’information (rapports) permettant de soutenir les membres dans leurs organisations dans la prise de décision;

• Exercer un rôle de vigie pour la cohérence et la validation de l’information provenant des différents systèmes d’information déployés dans le réseau en produisant des outils, procédures et processus);

• Outiller les membres, lors de changements significatifs (reddition de comptes, analyse de performance);

• Informer les membres des nouveautés concernant la gestion de l’information;

• Maximiser l’utilisation du site Web de l’AGISQ en mettant à la disposition des membres différents outils pouvant être utiles dans leur travail.

• Susciter les échanges professionnels sur le forum de discussion.

• Proposer des sujets de formation.

RÉALISATIONS

La communauté de pratique sur la gesttion de l’information n’a pas tenue de rencontre cette année. Nous profitons de l’occasion pour vous informer que nous sommes à la recherche de deux nouveaux membres.

Guylaine Allard, directrice, AQESSSSylvie Hubert, CHUMMonica Ouellet, CSSS de Dorval-Lachine-Lasalle

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NOTES


valeurs mission - agisq · valeurs le respect l’association s’engage à être à l’écoute de...

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