valgdrevet strategi i det offentlige med playing to win
TRANSCRIPT
Valgdrevet strategi
Hellerup, januar 2015
Anvendelse af Playing to Win tankegangen i det offentlige
2
De organisationer, som har størst succes med strategi, træffer klare samt reale valg, og mobiliserer organisationen i at gennemføre dem
KLART ENGAGEMENT KLARE OG REALE VALG
Høj ambition
Tydeligt hvad vi vil gøre, for at opfylde den
Valg mellem forskellige, gensidigt udelukkende ideer
Tydeligt, hvad vi ikke vil gøre, og hvad vi holder op med at gøre
Forudsætningerne for succes er formuleret og undersøgt
Tydeligt for den enkelte, hvad han eller hun skal gøre
Tydeligt for den enkelte, hvorfor det er vigtigt
De overordnede, strategiske valg er accepterede og opleves som troværdige
Der er en klar retning
Det er klart, hvilke styringsmål der fortæller om strategien lykkes
Medarbejdere og mellemledere har mulighed for at træffe deres egne valg for at nå det overordnede mål
3
Alle organisationer kan få større effekt af strategiarbejdet ved at gentænke strategiprocessen
HVORDAN KAN EN ANDERLEDES STRATEGIPROCES SIKRE STØRRE EFFEKT AF STRATEGIEN?
Hvordan: Identificér de valg, vi faktisk skal træffe, og gør dem til omdrejningspunkt for processen.
Hvordan adskiller det sig: Helt fra begyndelsen peger analyser og involvering direkte på de valg, der skal træffes.
1
2
4
3
Gør processen valgdrevet
Brug målrettede analyser gennem hele processen
Skab en reel og styret involvering
Gør implementeringen til en del af processen
Hvordan: Brug analysekræfterne målrettet til at belyse valgene. Øg analysedybden på de mest afgørende områder, efterhånden som indsigten vokser.
Hvordan adskiller det sig: Med samme analysekraft kan man få dybere og mere målrettet dokumentation, end hvis man analyserer bredt i projektets tidlige faser.
Hvordan: Involver nøglemedarbejdere i at validere muligheder, kriterier og datagrundlag, som understøtter de valg, der skal træffes.
Hvordan adskiller det sig: Involvering bliver en ressource af ideer, viden og analysekraft, og medarbejderne føler reelt ejerskab til de valg, der bliver truffet.
Hvordan: En del af valideringen består i at teste, hvordan organisationen forholder sig til potentielle valg. Organisationen er således selv med til at teste forudsætningerne for de valg, der træffes.
Hvordan adskiller det sig: Når de strategiske valg træffes, er de allerede forstået og bredere accepteret i organisationen
4
Strategi er at træffe valg og fravalg Detaljeret årsplanlægning kan være beroligende, men det er ikke en strategi. Strategi handler om at turde udfordre organisationens grundlæggende forudsætninger og træffe valg. Strategiprocessen skal sikre, at de vigtigste valg bliver formuleret, og at der bliver truffet reale valg, som bagefter bliver ført ud i livet.
Hvilke ydelser skal vi holde op med at levere? Hvad skal vi købe af andre?
Hvilken værdi vil vi skabe?
Nøglespørgsmål om valg og fravalg
Hvordan udvikler og leverer vi de rette tilbud, og til hvilke
myndigheder/borgere/kunder?
Hvilke kompetencer skal vi opbygge?
5
Vi sikrer klare og reale valg gennem fokus på 5 spørgsmål
• Hvilke kundesegmenter vil vi fokusere på i kerneforretningen? • Hvilke behov har disse segmenter? • Hvilke ydelser/services leverer vi til disse segmenter? • Hvilken roller og opgaver skal vi i øvrigt varetage for andre offentlige
organisationer?
• Hvad er vores profil overfor eller værditilbud til vores kundesegmenter? • Hvilke kanaler/kontaktflader har vi til de udvalgte kundesegmenter? • Hvordan fordeler vi vores ressourcer på tværs af segmenterne?
• Hvad er vores primære ledelses- og funktionelle kompetencer? • Hvilke aktiver er centrale? (fx data/IT) • Hvilke partnerskaber er centrale?
• Hvilken organisatorisk struktur og governance skal vi have? • Hvilke nøgleprocesser skal kodificeres? • Hvilke performance mgmt. systemer styrer vi efter? (KPI’er) • Hvilke værdier driver vores adfærd?
Hvordan bliver vi succesfulde?
Hvad er vores ambition?
Hvor skal vi fokusere?
Hvilke evner og kompetencer skal være tilstede?
Hvilke måle- & styringssystemer har vi behov for?
• Hvad er det styrende formål med organisationen? • Hvad er de strategiske mål? • Hvad er de økonomiske mål? 1
2
3
4
5
STRATEGISKE SPØRGSMÅL: FORSTÅELSE:
6
Vi sikrer analytisk dybde og organisatorisk engagement gennem 7 faste skridt
Definer de primære strategiske udfordringer baseret på indsigt og analyser – uden at ‘koge havet’
Opstil et antal muligheder, der kan løse udfordringen
For hver prototype oplistes de bagvedliggende antagelser om “hvad skal vi tro på…” for at denne mulighed er strategisk fornuftig
Identificer de antagelser, som er mest kritiske for at træffe et valg
For hver af de kritiske antagelser: design og gennemfør valide test, der er tilstrækkelige til at skabe ledelsesopbakning
Sammenlign resultater og foretage valg – kaskadér derefter beslutninger til resten af organisationen
Definer den strategiske udfordring
Opstil strategiske valgmuligheder
Udarbejd prototyper
Oplist bagvedliggende antagelser
Identificer “valgbarrierer”
Vælg og kaskader
Design og gennemfør valide tests
Iterér, kassér og genopbyg mulighederne til få gensidigt udelukkende attraktive prototyper
Invester lidt for at lære meget ved at udvikle
hurtige prototyper
Fokuser på de antagelser, som er kritiske for at
træffe et valg
SYV SKRIDT
7
Relevante medarbejdere involveres i valgprocessen…
Strategisk udfordring
En mulig løsning
En alternativ løsning
En tredje løsning
Antagelser/barrierer
Antagelser/barrierer
Antagelser/barrierer
Test af barrierer
Test af barrierer
Test af barrierer
Fravalgt idé
Fravalgt idé
Strategien
Nøglemedarbejdere & ledere
Er idéerne formuleret skarpt nok? Er der flere muligheder?
Har vi fået øje på alle barrierer?
Kan vi opfylde forudsætningerne?
8
Strategiprocessen kan gennemføres over 5 faser
Belyse relevante optioner indenfor nuværende og nye opgaver samt beskrive et antal løsninger, som kunne være en ønsket fremtidig tilstand for kunder og Styrelse
• Introducere strategikonceptet
• Fastlægge rammer for strategien og drøfte Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses ambition
• Definere udfordringerne og hvilke strategiske valg, der skal foretages (baseret på tilgængelig viden i organisationen og tidligere analyser)
• Beskrivelse af mindst 2 gensidigt udelukkende succesfortællinger samt beskrivelse af status quo for hvert valg
Foretag valg
• Identifikation af gaps
• Udvælgelse og detaljering af kommercielle og organisatoriske initiativer, der skal gennemføres for at realisere de valgte strategiske løsninger
Implementeringsplan
• Kvalificering af hvem, der gør hvad, hvornår og hvordan
• Forventnings-afstemning ift. leverancer og tid
• Definition af opfølgningsmål for strategien
1. Identifikation af de strategiske valg og løsningsmuligheder
5. Planlægning af gennemførelse
2. Forudsætninger og testdefinition
4. Valg og strategiske initiativer
Opstille de nøgleantagelser eller forudsætninger, som løsningerne er baseret på og identificere, hvad der skal analyseres
• Hvad skal være sandt for at denne løsning er en god idé?
• Definere nøgletests og udføre analyser af kriterierne
DEN OVERORDNEDE PROJEKTPROCES
Gennemførsel af eventuelle analyse-aktiviteter
• Analysernes karakter og omfang defineres i fase 2
• Eksempler på analyser kan være:
• Markedsanalyse
• Interviews med eksterne interessenter
3. Tests
Workshop 1: Ambition, strategiske valg og prototyper på løsninger
WS1
Workshop 2: Specificer forudsætninger for valg og igangsættelse af analyser
WS2
Workshop 3: Gennemføre valg og detaljere strategiske initiativer
WS3
Workshop 4: Implementeringsplan: Planlægning og gennemførelse af valg
WS4
9
Projektets produkt er et kortfattet strateginotat med implementeringsplan samt beskrivelse af valg og fravalg
Ved projektets afslutning afrapporteres strategien i et kortfattet strateginotat. Notatet indeholder: 1. Besvarelse af de 5
strategiske spørgsmål 2. Transformationskort og
roadmap (se eksempel s. 9-10)
3. Forudsætninger for valg og fravalg
4. Samlet analysepakke med resultater af eventuelle analyser
PRODUKTET EKSEMPLER FRA PROJEKT I SKAT
Problemer kan være komplicerede. Det kan løsninger ikke.
11
Koncernstrategi
Strategi
Forskningsstrategi, Fundraisingstrategi
Strategi
Leverandør- og indkøbsstrategi
Strategiproces 2014
Strategi for det nære sundhedsvæsen
Virksomhedsstrategi
Strategi for bedre uddannelser
Strategi og reorganisering
Vi har solid erfaring med strategi og strategiske transformationer
Ledelsesstrategi
Koncernstrategi
12
Implements implementeringsprincipper
5 IMPLEMENTERINGSPRINCIPPER Effekt • Sikrer forretningsindsigt • Sætter forretnings- og menneskelige mål
Vigtighed • Udfordrer forandringens vigtighed • Arbejder både med erkendelses- og adfærdsændringer Mennesker • Identificerer de “rigtige mennesker” og faciliterer dialogen på
professionel vis • Diskuterer teamets og konsulenternes styrker/svagheder
Energi • “Tager organisationen på” • Tænker stemning før indhold
Autenticitet • Giver ærlig feedback, både fagligt og personligt • Giver udtryk for vores egen kvalificerede mening og står ved
den