Muutosjohtaminen on

mahdollisuus

Pertti Olamaa, Tieturi Oy

1

”Aloitteentekijä kohtaa vastustusta kaikkien

niiden taholta, jotka hyötyisivät vanhan

instituution säilyttämisestä ja

välinpitämättömyyttä niiden taholta,

jotka hyötyisivät uudesta”

Macchiavelli (1469-1527)

• Vaikeampaa suunnitella

• Epäonnistumisherkempää

• Vaarallisempaa johtaa

- kuin toiminnallisen muutoksen toteuttaminen.

On muistettava, ettei ole olemassa mitään: 2

Muutosvisio ja siihen sitoutuminen 3

• Muutoksessa tarvitaan

kiehtova kuva

tulevaisuudesta

• Näkyvä

• Ymmärrettävä

• Konkreettinen

• Saavutettavissa oleva

• Innostava

”Vision tulee motivoida

ryhmää ja sinua ja antaa sinulle

lisää energiaa ja ymmärrystä

muutoksen tekemiseen”

Visio jalkautuu

muutoshankkeina

ja -projekteina

Toiminnan kehittäminen

Visio ja strategia

Tietojärjestelmien kehittämishanke

Toiminnan kehittämishanke

Tiedon hallinnan kehittämishanke

Hankesalkun hallinta

Arkkitehtuurin hallinta

Hankehallinta

Toiminnan ja talouden suunnittelu

4

Kokonaisarkkitehtuuri on

kokonaisvaltaista toiminnan kehittämistä,

joka johtaa muutoksiin.

Projektijohtaminen, projektikulttuuri sekä

kyky muutoksen johtamiseen ja

läpivientiin kulkevat yhdessä.

5

6

Mitä ketterä strategia vaatii?

• Strateginen herkkyys (heikkojen signaalien tulkinta)

• Johdon kollektiivinen sitoutuminen (yksimielisyys visiosta)

• Resurssien liikkuvuus (kyky nopeisiin

uudelleenallokointeihin) Yves Doz, Mikko Kosonen: Nopea strategia, 2008

Strateginen ketteryys vaatii huipputason

projektikulttuuria ja hankehallinnan

tasoa!

Projektikulttuuri, mitä se on käytännössä?

7

Organisaatio toteuttaa oikeita hankkeita ja projekteja – ja vain niitä

• Selkeät perusteet, tavoitteet ja kytkennät visioon ja strategiaan

• Huolellinen valmistelu, perusteltu priorisointi sovituilla kriteereillä

Organisaatio tekee hankkeita ja projekteja oikein

• Toimivat, koko organisaatiossa yhdenmukaiset ja vakioidut projektityön menetelmät, jotka tiedetään, osataan ja joita käytetään

Käytössä on vakioitu, hyväksytty ja laadukas ohjausmalli

• Tehokas tavoitteisiin ohjaus

• Proaktiivinen ja positiivinen asenne

• Jatkuva halu kehittämiseen ja kehittymiseen

Kuka johtaa muutosta (muutoshankkeen organisaatiossa)?

Hankkeen vetäjä

Toimittajan/asiakkaan

projektipäälliköt

Toimittajan/asiakkaan

projektiryhmät

Hankkeen johtoryhmä

Proj.

1

Proj.

2

Proj.

3

Niin suuri, että riittävä edustus!

Niin pieni kuin mahdollista!

Tehokas!

Läsnä!

Jäseninä ne,

joilla suurin intressi

hankkeen onnistumiseen.

Jokaisella jäsenellä oma

rooli ja vastuu!

Projektien

ohjausryhmät Projektien

ohjausryhmät Projektien

ohjausryhmät

Ohjaus painottuu

osaamiseen ja tukeen,

ei liiketoimintaan!

Salkunhallintaryhmä

Hankkeen ohjausryhmä

Hankkeen omistava

johtoryhmä

Hallinnoi

muutoshankkeen

sisältävää

salkkua.

Hankkeen organisaatio

Hankkeen

ohjausryhmä

Hankkeen omistaja

8

Ohjausryhmän rooli muutoksen johdossa 9

• Muutoshankkeen yhteydessä tarvitaan toimenpiteitä muutoksen

tukemiseksi ja muutosvastarinnan käsittelemiseksi ja

hyödyntämiseksi

• Ohjausryhmän ja sen jäsenten keskeisiä tehtäviä ovat :

• Muutosvalmiuden rakentaminen omassa intressiryhmässä ja

• Muutosjohtajana toimiminen tarvittaessa

• Hankkeen vetäjän roolina muutoksen johtamisessa on mm.:

• Muutosviestinnän toteuttaminen sovitun suunnitelman ja tehtyjen

päätösten mukaisesti

• Vastuu tiedon tuottamisesta ja sen oikeellisuudesta

• Omalta osaltaan muutosagenttina toimiminen

Muutosjohtamisen sudenkuopat

liittyvät usein viestintään

10

• Kerrotaan vasta sitten, kun tiedetään

varmasti tarpeeksi myös yksityiskohdista

• Ei harkita riittävästi viestintätapaa ja

sanoman muotoilua - lähetetään muistio

• Kerrotaan vain niille, joita muutos

suoraan koskee

• Luotetaan pelkästään passiivisiin

kanaviin – esim. Intranet, sähköposti

• ’Kertasivelyllä kuntoon’? – Muutoksen

hyötyjä ei toisteta eri kanavia

hyödyntämällä

• Ei varmisteta viestin perillemenoa -

oletetaan, että ihmiset lukevat annetun

materiaalin

“A FAILED PROJECT IS OFTEN A BADLY COMMUNICATED ONE!”

Kunpa se olisikin näin helppoa... 11

…mutta ei se ole. Jo muinaiset suomalaiset

osoittivat muutosvastarintaa...

12

• ”Minkä nuorena oppii, sen vanhana

taitaa.”

• ”Ei vanha koira opi uusia temppuja.”

• ”Vanha keino on parempi kuin

pussillinen uusia.”

• ”Vanhassa vara parempi.”

• ”Parempi katsoa kuin katua”.

Muutosvastarinnan olemus

• Todellinen ilmiö, ”viisas ystävä”

• Luonnollinen suojamekanismi

• Hyvä ilmiö muutoksen alussa mutta

myöhemmin aiheuttaa karilleajon vaaran

• Opas muutosta ohjattaessa

• Ilmenee mm. huhuina, väärän tiedon

levittämisenä, haittojen suurenteluna,

pelkoina, passiivisuutena, toivottomuutena

• Saattaa aiheuttaa stressiä ja uupumusta

Oikea tapa suhtautua

muutosvastarintaan

on uteliaisuus!

13

Suhtautuminen muutosvastarintaan 14

• Lupa vastustamiseen, kun on aihetta

• ’Murtaminen’ hankaloittaa kehitystyötä

• Ei poistu käskien ja moittien

• Vaikeneminen EI ole myöntymisen merkki

• Mykkää vastustusta ei saada käsitellyksi

• Osallistava tapa vs. määräävä tapa

Muutosvastarinnan voittaminen

Mahdolliset muutosvastarinnan

lähteet:

• Keskijohto

• Projektitiimin jäsenet

• Asiakkaan/käyttäjän edustajat

• …kuka tahansa

Muutosvastarinnan voittaminen:

• Luo kommunikoimalla yhteinen

käsitys muutoshankkeen

tavoitteista ja liiketoiminnallisista

päämääristä

• Pidä kaikki lupaukset

• Ylläpidä vilpitöntä, positiivista

ilmapiiriä, keskity ratkaisuihin –

älä ongelmiin

• Varmista johdon tai sponsorin

tuki projektille

Prosessit ja organisaatiot

eivät muutu, vaan ihmiset

–yksi kerrallaan!

15

Mitä muutoksen onnistumisen edellyttää? 16

Päätöksen-

tekijöiden

sitoutuminen

muutoksen

läpivientiin

Organisaation

kulttuurin

vahvuus ja

muutosvalmius

Organisaatiokulttuuri • Omaksutut mallit ja tavat • Suhtautuminen uuteen • Muutosvalmius • Tapa ratkaista ongelmia

Muutosvastarinta

• Luonnollista konservatismia • Tasapainottava tekijä • Henkilökohtaista, mutta

selitetään yleisillä syillä

Johdon sitoutuminen • Halu sitoutua, varmuus • Panostus, määrätietoisuus • Käyttäytyminen

Muutos-

hanke

Muutos-

johtaminen

Muutosjohtaminen neutraloi

ja hyödyntää

muutosvastarintaa

Miten lisätään muutosvalmiutta? 17

• Muutoshanke perustuu sovittuun ohjausmalliin, jolla

muutosta hallitaan proaktiivisesti

• Ennen hanketta tehdään arvio tulevasta

osaamistarpeesta

• Hankkeen alussa suunnitellaan miten osaamista

kehitetään

• Oikeat ja parhaat henkilöt sitoutetaan muutoksen

läpivientiin

• Oman henkilöstön ja ulkopuolisten asiantuntijoiden roolit

ja vastuut ovat selvillä jo ennakolta!

Onnistuneen muutoshankkeen piirteitä 18

• Ylin johto on sitoutunut ja ohjaa tiiviisti prosessia

• Hankkeen osalliset osaavat muutoksen johtamisen ja

osallistavat työtavat

• Sidosryhmien edustajat ovat mukana alusta lähtien

• Muutoksen johtaminen on hankkeen painopiste

• Sekä liiketoiminnalliset että psykologis-sosiaaliset tekijät

huomioidaan

• Muutokset viedään läpi viivyttelemättä ja hyvin

informoiden

• Viestintä on säännöllistä ja tehokasta

Joka astuu pehmeästi, kulkee kauas.

Kiinalainen sanalasku

Miten työ muutoshankkeessa jakaantuu? 19

uuden toimintamallin suunnittelu (1%)

malliin liittyvä viestintä

ja kouluttaminen (9%)

muutoksen

toteuttaminen

käytännön työssä

ohjauksen ja

seurannan avulla

(90%)

Ihmisten osaaminen ja motivaatio ratkaisevaa

muutoksen onnistumisessa, ei prosessi!

Ihmisten auttaminen muuttumaan vaatii toimenpiteitä

kaikilta organisaatiotasoilta!

Helsinki, Tampere, Tukholma, Göteborg

Pertti Olamaa

Tieturi – valmentaa paremmaksi!

Kiitos ajastanne!

20