valuta- og eu-prosjekter i maconomy prosjektregnskapssystem – datainnsamling og registrering

1

Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy. Per Inge Andresen. 15.11.2005

Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem –

Datainnsamling og registrering

15.11.2005Per Inge Andresen

2

Agenda• Avgrensninger og begrepsavklaringer• Databehov• Finansieringskategorier• Prosjektdata• Budsjettering• Prising• Merverdiavgift (mva.)• Indirekte kostnader• Rapportering


3

Avgrensninger• Kun forhold som er spesielle for følgende

prosjekttyper tas opp i det følgende:– EU-prosjekter– Valutaprosjekter

• Fokus:– Datainnsamling– Registrering– Rutiner– Tilpasninger av systemoppsett og layout som man bør kjenne til

• Det vises forøvrig til:– den generelle løsningen i Maconomy– generelle retningslinjer og veiledning for registrering av data


4

Begrepsavklaringer• Valutaprosjekt

a) Et prosjekt hvor fakturering (kundefaktura) skjer i annen valuta enn NOK (norske kroner)

b) Et prosjekt som får sine innbetalinger i annen valuta enn NOK

• EU-prosjekt– Et prosjekt hvor et av EU-kommisjonens organer er

finansieringskilde• Innbetalingen kan komme til NTNU fra:

a) EU-kommisjonens organ, hvis NTNU er koordinator fo prosjektet

b) En annen virksomhet, som er koordinator for prosjektet– Normalt skulle finansieringskategorien følge innbetalings-

kilden, men det gjøres et unntak for prosjekter hvor midler går fra EU via en koordinator til NTNU.


5

Generelle databehov

• Databehov som gjelder øvrige prosjekter, gjelder også EU- og valutaprosjekter– Prosjektdata

– Budsjett

– Faktureringsbetingelser


6

Særskilte databehov – valutaprosjekter• Faktureringsvaluta

– Hvis mer enn én valuta (flere kunder med ulik valuta):

– => Delprosjekt for hver valuta

• Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet• Er det avtalt fast salgspris målt i

faktureringsvalutaen?


7

Særskilte databehov – EU-prosjekter• Finansieringskilde

– Forskningsdirektoratet (DG Research)?– Annet direktorat eller EU-organ?

• Type EU-prosjekt (instrument, action)– Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv.

• Kontraktsnr. overfor EU• Prosjektnavn i kontrakt med EU• Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet og avtalt bidrag

fra EU• Er NTNU koordinator for prosjektet?


8

Finansieringskategorier

• EU-prosjekter– EU – rammeprogram forskning

• Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning (FP5, FP6)

– EU – Marie Curie

– EU – utenom forskningsdirektoratet• Prosjekter finansiert av andre EU-organer enn forsklningsdirektoratet

• Valutaprosjekter– Utland forøvrig

– Andre finansieringskategorier?• Hver enhet må undersøke om man har prosjekter som skal faktureres i

annen valuta enn NOK, og som man mener skal høre til en annen finansieringskategori. Ta i så fall kontakt.


9

Valg av finansieringskategori

• Finansieringskategori velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt


10

Valg av budsjettmal

• Ny budsjettmal for EU-prosjekter– Tilpasset spesielle krav for

EU

– Navn på mal: EU

• Budsjettmal velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt


11

Valuta• Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for

finansieringskategoriene for EU og ”Utland forøvrig”:– EUR

• Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for øvrige finansieringskategorier:– NOK

• For andre valutavalg:– Velg ”Ingen budsjettmal” ved opprettelse av prosjektet

– Velg valuta i vinduet (fanebladet) ”Priser”

– Registrer prisdata

– Registrér budsjettlinjer


12

Valg av annen valuta enn NOK• Hvis man:

a) velger en mal som har en annen valuta enn NOK, ellerb) bytter til en annen valuta enn NOK (forutsetter at man har valgt

”Ingen budsjettmal”)

• vil man få melding om at prisliste og prosjekt har ulik valuta

• Dette er kun til orientering.


13

Valg av valuta som ikke ligger i mal1. Velg ”Ingen budsjettmal” i

trinn 1 ved opprettelse av prosjekt

2. Etter trinn 2, naviger til vinduet (fanebladet) “Priser”.

3. I delvinduet (øya) “Priser”, velg valuta. Se figur.

4. Legg inn andre data i Priser

5. Legg inn budsjett


14

Finansieringskategori, budsjettmal, prosjektnummer og valuta

Prosjekt-kategori

Finansierings-kategori

Budsjett-mal

Prosjnr.

Valuta

EU-prosjekter

EU –

rammeprogram

EU 62x EUR

EU –

Marie Curie

EU 62x EUR

EU – utenom forskningsdir.

Alle (inkl. ingen mal)

62x EUR

Valuta-prosjekter

Utland forøvrig Alle unntatt EU-mal

36x

65x

Budsj.mal: EUR

Uten budsj.mal: Valgbart

Andre finans. kategorier?

Avh. av finans.kat.

??? Avhengig av finans.kat.


15

Delprosjekt - Ulike grunner• Fordeling på kunder• Kunder med ulik valuta - NB!• Aktivitetstyper i EUs rammeprogram for forskning• Inndeling i faser • Kostnadsoppfølging• Ulik Mva-behandling

– NB! Ikke oppdrag og bidrag under samme hovedprosjekt

• Ulik inntektsføring • Ulike kostnadssted• Ulike prosjektledere


16

Prosjektdata

• Prosjektnavn1. Først: Kortnavn (acronym) på prosjektet i kontrakten med EU

2. Deretter: Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU

• ”Prosjektbeskrivelse”1. Før opp nåværende prosjektnr. først i dette feltet!

2. For EU-prosjekter: – Legg også til prosjekttype (instrument /action type) i samme felt

– Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv.

• ”NFR kontraktsnummer/ Ref hos kunde”– Registrér prosjektets kontraktsnr. hos EU i dette feltet

• Eks.: SES6-CT-2004-502661


17

Registrering av kunde

• EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator– Velg kundenr. 79841 (European Commission)

• EU-prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator– Den virksomheten som er koordinator skal registreres som kunde


18

Finansiering fra flere kunder

• Må ha kundeopplysninger for alle kundene• Dersom 75% av finansieringen kommer fra kunder

innenfor samme finansieringskategori, velges denne• Selv om det fra nå av bare skal faktureres en kunde på

prosjektet, må også tidligere fakturerte kunder registreres på prosjektet.

• Hvordan tidligere inntekter på prosjektet skal fordele seg mellom de ulike kundene, må det gis beskjed om FØR konvertering av saldo.


19

Valutakurs i budsjett• Budsjetter for valuta- og EU-prosjekter skal ha fast valutakurs

– dvs. daglige kurssvingninger skal ikke ha innvirkning på budsjettet, kun på regnskapsføring og fakturering

• Fast valutakurs for budsjett oppnås ved å registrere kursdato for budsjett– Dette gjøres i vinduet (fanebladet) ”Priser”

– Kort veiledning i dette vinduet

– Kurstabell vil bli gjort tilgjengelig

• Valg av budsjettkurs (dvs. kursdato)– For nye prosjekter anbefales å velge 01.01.05 som kursdato

– For prosjekter som er igang:• Sjekk om avtalt budsjettkurs er tilgjengelig i kurstabell• Ta kontakt dersom kurs mangler i tabellen


20

Periodisering av budsjett

• Forutsetning for at periodisering skal fungere for valuta- og EU-prosjekter:– Det må være registrert gjeldende kursdato for budsjett

• Husk generelle retningslinjer for periodisering av budsjett for år 2003 og tidligere

• Ta gjerne kontakt med en av våre kontaktpersoner (se oversikt) hvis det er behov for hjelp med dette


21

Valutakurs i regnskap og fakturering• Valutakurser for regnskapsføring og fakturering

oppdateres daglig• Lik valutakurs i OF og Maconomy• Posteringsdato = Kursdato


22

Fra to til tre prisbegreper• Før tilpasning for valuta:

– Kostpris

– Salgspris

• Etter innføring av fakturering i annen valuta:– Kostpris NOK

– Salgspris NOK

– Salgspris VAL (valuta)

• Gjennomgående endring av layout– Salgspris VAL = Salgspris i prosjektets faktureringsvaluta

• Ledetekster

• Kolonneoverskrifter

• For prosjekter med fakturering i NOK:– Salgspris VAL inneholder beløp i NOK


23

Valutarisiko

• Salgspris NOK vs. Salgspris VAL– Størrelsesforholdet vil variere ved regnskapsføring og fakturering,

avhengig av valutakurs på posteringsdato

• Ulike kilder til valutaavvik (kursavvik)– Budsjettdato vs. posteringsdato for påløpte kostnader

– Posteringsdato for påløpte kostnader vs. Fakturadato

– Fakturadato vs. betalingsdato


24

Ny prisgruppe: EU-grunnlag

• Prisgruppen ”EU-grunnlag” følger med malene for følgende finansieringskategorier:– EU – rammeprogram forskning


• Innholdet i ”EU-grunnlag”– De fleste arter for fakturerbare direkte kostnader som ikke inngår i

prisgruppen ”dirlønn”

– Unntak: Eksternt kjøp av tjenester

• ”EU-grunnlag”s funksjon– Grunnlag for overhead som godtas av EU – sammen med ”dirlønn”


25

Prislister og avvikende priser• EU-prosjekter

– Malene for EU-prosjekter har ingen salgsprisliste– Salgspris skal styres av valgt avanse i vinduet (fanen) ”Priser”

• Styring av avtalt salgspris (ikke for EU-prosjekter)– Det er ”Salgspris VAL” som kan styres, ikke ”Salgspris NOK”– For prosjekter som faktureres i NOK, vil beløp i ”Salgspris VAL” være lik

beløp i ”Salgspris NOK”

• Følgende størrelser må sees i sammenheng ved vurdering av priser:– Kostpris NOK– Avanse %– Valutakurs for budsjett– Salgspris VAL


26

Personalkostnader – EU-prosjekter (1)• EU krever detaljert dokumentasjon av arbeidsinnsats som

skal finansieres av EU!• Valgmuligheter for dokumentasjon:

a) Timeføring i Maconomy

b) Ompostering i OF• Vanlig omposteringsbilag er ikke god nok dokumentasjon• Kopi av timelister må legges ved omposteringsbilaget• Ved beregning av timepris for ompostering må man bruke timeprisene som

brukes for samme prosjekt i Maconomy

• Anbefaling– Bruk timeføring i Maconomy, unngå manuelt etterarbeid


27

Personalkostnader – EU-prosjekter (2)• Begrenset omfang av personalkostnader som må

dokumenteres– Fast ansatte finansieres ikke av EU (under Additional Cost)

• Unntak: Aktivitetskategorien ”Management of the consortium”

– Egeninnsats må ikke dokumenteres

– Personlig godtgjørelse til stipendiater, post doc, o.l. under Marie Curie medfører ikke krav til dokumentasjon av medgått arbeidstid


28

Utgående merverdiavgift (mva)

• Ingen mva-vurdering, definert som bidrag utenfor avgiftsområdet i mal for følgende finansieringskategorier:– EU – rammeprogram forskning


• Mva-vurdering nødvendig for følgende finansieringskategorier:– EU – utenom forskningsdirektoratet

– Utland forøvrig


29

Inngående mva. EU-prosjekter – Budsjettering• EU godtar ikke mva som gyldig (tillatt) kostnad• => Mva må skilles ut fra kostnader i budsjett og

regnskapsrapportering til EU!• Budsjettér alle innkjøp (i artskl. 4, 6 og 7) ekskl. mva.• Beregn 25% mva. for alle innkjøp

– En forenkling, ser bort fra ulike mva-satser for reiser, m.m.

• Budsjettér sum mva. på oppgave (art) 7794 og 9054:– Oppgave 7794: ”Antall” og ”Kostpris, tot”, med positivt fortegn– Oppgave 9054: ”Antall” og ”Kostpris, tot”, med negativt fortegn


30

Inngående mva. EU-prosjekter – Regnskapsføring• Daglig rutine:

– Mva må konteres fortløpende på art (konto) 7794 for hvert kjøp, på EU-prosjektet :

a) ved registrering i innkjøpssystemet , hvis det registreres bestilling i innkjøpssystemet

b) ved registrering av mottatt leverandørfaktura, hvis det ikke er registrert bestilling i innkjøpssystemet

– Fakturabeløp ekskl. mva. konteres på ordinær kostnadsart

• Periodisk rutine:– Ompostering i OF for enhetens EU-prosjekter:

• Beløp: Saldo art 7794 + Saldo art 9054 (motsatt fortegn!) for hvert EU-prosjekt

• Kredit art 9054 (Dekning mva EU-prosjekter, godskrevet prosjekt), på EU-prosjektet

• Debet art 9154 (Dekning mva EU-prosjekter, belastning), på eierstedets ramme


31

Indirekte kostnader EU-prosjekter (1)• Før konvertering:

– Belastning av indirekte kostnader må være ajour for EU-prosjekter!

• Etter konvertering:– Nytt prinsipp

• Brutto belastning av indirekte kostnader på samme måte som for andre prosjekter

– NTNUs beregning av indirekte kostnader belastes internt– Dette inngår ikke i budsjett eller regnskapsrapport til EU

• Det beløp som godtas som overhead av EU beregnes i rapport


32

Indirekte kostnader EU-prosjekter (2)• Registrering av satser (brutto, egenandel og netto)

– Definert i maler, uten adgang til endring for følgende finansieringskategorier::

• EU – rammeprogram forskning• EU – Marie Curie

– Satsene må registreres for følgende finansieringskategorier:• EU – utenom forskningsdirektoratet• Utland forøvrig


33

Indirekte kostnader EU-prosjekter (3)• Egenandel av indirekte kostnader

– Må beregnes manuelt, og omposteres i OF for EU-prosjekter

– Beregningsmetode:• [Saldo art 9113] – [Sum ”Overheads” i ”Rapportgrunnlag EU”]

– Ompostering• Kredit art 9052, på EU-prosjektet• Debet art 9152, på eierstedets ramme


34

Rapportering

• Tilpasning av rapporter til bruk for valuta vil bli gjennomført– Ikke klart ennå

• Egen rapport er laget:– ”Rapporteringsgrunnlag EU”

• Ytterligere rapportutvikling vil bli vurdert ved behov


35

Tidsfrister

• Registrering kan starte tirsdag 15.11.05 kl. 12:00

• Prosjektene bør om mulig attesteres og anvises fortløpende

• Alle prosjektene må være registrert, attestert og anvist i Maconomy innen 01.12.2005

• Ta kontakt i god tid dersom det blir problemer med denne tidsfristen

• Ikke mulig å fakturere på prosjektene i OF eller Maconomy før saldo er konvertert og kontrollert


36

Kontaktpersoner

• Generelle spørsmål:– May-Britt Larsen

• Tlf.: 98051. E-post: [email protected]

– Lars Gunnar Indreiten• Tlf.: 98134. E-post: [email protected]

– Marit Øien• Tlf.: 98061. E-post: [email protected]

• Spesielle rutiner og krav for EU-prosjekter:– Per Inge Andresen

• Tlf.: 98078. E-post: [email protected]


valuta- og eu-prosjekter i maconomy prosjektregnskapssystem – datainnsamling og registrering

Documents