Vận dụng nguyên tắc phù hợp trong phần hạch toán chi phí

Việt Nam đang tham gia trong một sân chơi sôi động của nền kinh tế thế giới với nhiều

lĩnh vực thuộc nhiều khía cạnh trong đó có hoạt động kế toán tài chính. Trong điều kiện

hội nhập kế toán Việt Nam phải tuân theo những thông lệ chung của kế toán quốc

tế. Trên cơ sở đó kế toán Việt nam đang dần được hoàn thiện với một hệ thống các chuẩn

mực kế toán được xây dựng để phù hợp với yêu cầu hội nhập. Các chuẩn mực này quy

định và hướng dẫn cụ thể các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản giúp cho việc ghi

chép kế toán theo các chuẩn mực và chế độ kế toán đã ban hành, đảm bảo các thông tin

kế toán được trung thực và hợp lý. Trong hệ thống các nguyên tắc kế toán cơ bản được

thừa nhận rộng rãi có nguyên tắc phù hợp.

Nguyên tắc này cho biết việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Vì cơ

sở của nguyên tắc dựa vào kỳ kế toán nên hạch toán chi phí phải căn cứ vào thời gian

đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Điều này là hết sức cần thiết cho các doanh nghiệp vì

có liên quan trực tiếp đến lợi ích của họ. Việc xác định các khoản chi phí hợp lý trong kỳ

tương ứng với phần doanh thu sẽ giúp doanh nghiệp tính toán chính xác thu nhập chịu

thuế TNDN, làm căn cứ để tính thuế TNDN phải nộp nhà nước.

Việc đánh giá nguyên tắc này còn dựa vào phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp

dụng. Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng một trong hai phương pháp kế toán làm nền

tảng cho hệ thống kế toán: Kế toán dồn tích (Accrual basis) và Kế toán dựa trên dòng tiền

(Cash basis). Chế độ kế toán Việt Nam quy định các doanh nghiệp phải hạch toán dựa

trên phương pháp kế toán dồn tích nhằm đảm bảo tính phù hợp giữa doanh thu và chi phí.

Accrual basis, từ nguyên gốc theo tiếng Anh, được dịch sang tiếng Việt theo Chuẩn mực

kế toán Việt Nam là Kế toán dồn tích. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản, Accrual

basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Dự thu – Dự chi. Theo định nghĩa của Chuẩn

mực kế toán chung (VAS 01), “mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên

quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ

kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hay thực tế chi

tiền hoặc tương đương tiền”.

Một ví dụ điển hình của phương pháp Kế toán dồn tích là hoạt động bán chịu. Doanh thu

được ghi nhận vào sổ kế toán khi phát hành hoá đơn, giao hàng thay vì vào thời điểm thu

được tiền. Tương tự, một khoản chi phí phát sinh và được ghi nhận khi hàng đã được đặt

mua hoặc đã chấm công cho công nhân thay vì thời điểm thanh toán tiền. Do đó, điểm

yếu chính của phương pháp Kế toán dồn tích đó là công ty phải trả thuế thu nhập trước

khi thực nhận được tiền từ doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ.

Phương pháp Kế toán thuế dồn tích được lựa cho hầu hết các doanh nghiệp có khối lượng

doanh thu cao, không phân biệt bán chịu hay bán thu tiền ngay, và có kết cấu phức tạp.

Thêm vào đó, những doanh nghiệp trong quá trình hoạt động có liên quan đến Hàng hoá

tồn kho phải áp dụng phương pháp này; và việc áp dụng Kế toán dồn tích là thực sự cần

thiết đối với những doanh nghiệp phát sinh các hoạt động bán chịu, khi đó nó sẽ đảm bảo

tính Phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong một kỳ kế toán nhất định.

Xem xét về chi phí thì theo chuẩn mực kế toán số 01 quy định chi phí là tổng giá trị các

khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các

khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu,

không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Chi phí bao gồm các chi

phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thông

thường của doanh nghiệp và các chi phí khác. Các chi phí được ghi nhận trong Báo cáo

kết quả hoạt động kinh doanh phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi

phí.

Như vậy, chuẩn mực đã quy định rõ ràng về các yếu tố chi phí. Và với nghị định

164/2003-NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật thuế Thu nhập doanh nghiệp và thông tư

128/2003/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định 164/2003-NĐ-CP đã cụ thể hóa nguyên

tắc chi phí phải phù hợp với doanh thu. Theo đó thì chỉ có các khoản chi phí hợp lý mới

được trừ để tính thu nhập chịu thuế, cụ thể bao gồm:

+ Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ

với mức trích khấu hao được tính vào chi phí hợp lý theo quyết định của Bộ trưởng Bộ

Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ:

Hạch toán :

Nợ TK 641,642

Có TK 214

+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng vào sản xuất

kinh doanh hàng hóa, dịch vụ liên quan đến doanh thu và thu nhập chịu thuế trong kỳ tính

theo định mức tiêu hao vật tư hợp lý và giá thực tế xuất kho. Theo chuẩn mực kế toán số

02 “ Hàng tồn kho”: khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi

nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng

được ghi nhận, cụ thể hạch toán:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511

Có TK 333.1

đồng thời ghi:

Nợ TK 632

Có TK 156,155

Hay theo chuẩn mực kế toán số 15 “ Hợp đồng xây dựng”, nội dung chi phí của hợp đồng

xây dựng xác định chi phí của hợp đồng xây dựng bao gồm chi phí liên quan đến hợp

đồng trong suốt giai đoạn kể từ khi ký hợp đồng cho đến khi kết thúc hợp đồng. Cụ thể

gồm các khoản :

- Chi phí liên quan trực tiếp đến từng hợp đồng (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí

nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí thuê nhà xưởng, máy móc…)

- Chi phí chung liên quan đến hoạt động của các hợp đồng và có thể phân bổ cho từng

hợp đồng cụ thể ( chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý chung trong xây dựng…)

- Chi phí khác có thể thu lại từ khách hàng theo các điều khoản của hợp đồng (chi phí

giải phóng mặt bằng, chi phí triển khai..)

Hạch toán:

Nợ TK 621,622,623,627

Nợ TK 133

Có TK liên quan

Kết chuyển xác định giá thành công trình :

Nợ TK 154

Có TK 621,622,623,627

đồng thời ghi bút toán xác định doanh thu tương ứng tùy trường hợp hợp đồng xây dựng

được thanh toán theo tiến độ kế hoạch hay thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện.

+ Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, tiền ăn ca theo quy định của Bộ

luật lao động. Theo quy định khoản 1.c, Điều 9 của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp thì

các cơ sở kinh doanh ( trừ các DNNN) nếu chưa xây dựng được tổng quỹ lương, tiền

công và các khoản phụ cấp theo hướng dẫn của nhà nước thì được trả lương theo hợp

đồng lao động nhưng phải đảm bảo tốc độ tăng tiền lương, tiền công không vượt quá tốc

độ tăng thu nhập chịu thuế.

Hạch toán:

Nợ TK 641,642

Có TK 334

+ Chi phí nghiên cứu khoa học, công nghệ, chi thưởng sáng kiến cải tiến mà sáng kiến

này mang lại hiệu quả, chi phí cho đào tạo lao động theo chế độ quy định, chi cho y tế

trong nội bộ cơ sở kinh doanh….

Hạch toán:

Nợ TK 641,642

Có TK liên quan

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài khác phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất

kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có chứng từ, hóa đơn theo chế độ quy định, chi phí về công

tác phí, phụ cấp tầu xe đi nghỉ phép theo quy định của Bộ luật lao động…:

Hạch toán:

Nợ TK 641,642

Có TK liên quan

+ Tiền thuê TSCĐ hoạt động theo hợp đồng thuê. Theo chuẩn mực kế toán số 06 “ Thuê

tài sản” nội dung ghi nhận thuê tài sản trong báo cáo tài chính của bên cho thuê:

Đối với hoạt động cho thuê tài chính : các chi phí trực tiếp ban đầu để tạo ra doanh thu tài

chính như tiền hoa hồng và chi phí pháp lý phát sinh khi đàm phán ký kết hợp đồng

thường do bên cho thuê chi trả và được ghi nhận ngay vào chi phí trong kỳ khi phát sinh

hoặc được phân bổ dần vào chi phí theo thời hạn cho thuê tài sản phù hợp với việc ghi

nhận doanh thu.

Nợ TK 635

hoặc Nợ TK 242

Nợ TK 133.1

Có TK 111, 112

Đối với tài sản cho thuê hoạt động:

+ Chi phí cho thuê hoạt động bao gồm cả khấu hao tài sản cho thuê, được ghi nhận là chi

phí trong kỳ khi phát sinh

+ Chi phí trực tiếp ban đầu để tạo ra doanh thu từ nghiệp vụ cho thuê hoạt động được ghi

nhận ngay vào chi phí trong kỳ khi phát sinh hoặc phân bổ dần vào chi phí trong suốt thời

hạn cho thuê phù hợp với việc ghi nhận doanh thu cho thuê hoạt động.

Nợ TK 627 (nếu chi phí cho thuê nhỏ)

Nợ TK 242 (Chi phí cho thuê phát sinh liên quan nhiều năm tài chính)

Nợ TK 133.1

Có TK 214 ( 214.1, 214.3)

Có TK 334,111,112…

+ Các khoản chi như chi cho lao động nữ, chi bảo vệ cơ sở, các khoản trích lập BHXH,

BHYT, KPCĐ thro tỷ lệ quy định, chi bảo hộ lao động hoặc chi trang phục theo số thực

chi nhưng không quá 500.000đồng/người/năm:

Hạch toán:

Nợ TK 641,642

Có TK liên quan

+ Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ của ngân hàng, các

tổ chức tín dụng, các tổ chức tín dụng kinh tế theo lãi suất thực tế căn cứ vào hợp đồng

vay. Chi trả lãi tiền vay của các đối tượng khác theo lãi suất thực tế khi ký hợp đồng vay

nhưng không quá 1,2 lần mức lãi suất cho vay cùng thời điểm của ngân hàng thương mại

có quan hệ giao dịch với cơ sở kinh doanh:

Hạch toán:

Nợ TK 635

Có TK liên quan

+ Các khoản về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng công nợ khó đòi, dự

phòng giảm giá chứng khoán, trích lập dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quy định các

mức trích lập này không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp:

Hạch toán:

Nợ TK 632,642,635

Có TK 159, 139, 129, 351

+ Chi phí về tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ trong kỳ bao gồm: chi phí bảo quản, đóng gói,

vận chuyển, bốc xếp, thuê kho bãi, bảo hành sản phẩm, hàng hóa:

Hạch toán:

Nợ TK 641,642…

Có TK liên quan

+ Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch, đối

ngoại, chi hoa hồng môi giới, chi phí hội nghị và các loại chi phí khác theo số thực chi

nhưng tối đa không vượt quá 10% tổng số các khoản chi phí hợp lý:

Hạch toán:

Nợ TK 641,642

Có TK liên quan

+ Các khoản thuế, phí, lệ phí có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh

nghiệp thực nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật:

Hạch toán:

Nợ TK 641,642

Có TK 333

+ Chi phí quản lý kinh doanh do công ty ở nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại

Việt Nam theo tỷ lệ quy định.

Qua việc quy định cụ thể chi tiết các khoản mục chi phí như trên để các doanh nghiệp khi

tiến hành áp dụng nguyên tắc phù hợp trong hạch toán sẽ đảm bảo tính chính xác thông

tin phản ánh trên báo cáo tài chính. Tuy nhiên nếu có sự bất hợp lý nào trong quá trình

xác định chi phí thì khoản chi phí đó sẽ bị loại trừ ra khỏi phần chi phí hợp lý. Như các

khoản chi phí khấu hao TSCĐ vượt mức khấu hao theo chế độ quy định, chi phí NVL

nhiên liệu vượt định mức tiêu hao hợp lý, chi phí lãi tiền vay vượt mức khống chế, chi

phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại vượt quá 10% tổng chi phí hợp lý (không bao gồm

giá vốn hàng bán)….

Nguyên tắc phù hợp cùng với các nguyên tắc khác luôn được quán triệt và thực hiện đầy

đủ sẽ giúp cho công tác kế toán được thuận lợi, xác định chính xác nghĩa vụ của mỗi

doanh nghiệp đối với nhà nước căn cứ vào các khoản chi phí đã được hạch toán hạch toán

đúng, đủ và kịp thời. Hơn nữa, việc vận dụng linh hoạt nguyên tắc này trong thực tế góp

phần nâng cao năng lực đội ngũ kế toán trong xu thế mới.

Kế Toán | Kế Toán Thuế | Kế Toán Viên